PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Jati Kurniawan NIM : 082114082

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Jati Kurniawan NIM : 082114082

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013

i




HALAMAN PERSEMBAHAN

Hidup itu adalah perjuangan Jalan begitu panjang dan terbentang, Jangan kau lewatkan tanpa harapan

Kupersembahkan untuk : Tuhan Yesus Kristus yang maha pengasih Orang Tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang Mas Singgih dan Mbak Galuh Sahabat-sahabat ku

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 29 Juli 2013 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 6 Juli 2013 Yang membuat pernyataan,

Jati Kurniawan

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas sanata Dharma Nama

: Jati Kurniawan

Nomor Mahasiswa

: 082114082

Demi pengenbangan ilmu pengetahuan saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya berjudul : ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta) Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikanya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal : 15 Agustus 2013 Yang menyatakan

(Jati Kurniawan)

vi


KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala rahmat dan karunianNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM

INFORMASI

AKUNTANSI

PEMBELIAN

PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta). Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang memberikan dorongan, bimbingan, petunjuk, dan nasihat selama proses penyelesaian skripsi ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih sebesar-besarnya kepada: 1. Dr. H. Herry Maridjo., M.Si. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma 2. Drs. YP. Supardiyono., M.Si., Akt., QIA Selaku Ketua Program Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. 3. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. Selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, koreksi, masukan, dan dorongan dalam penulisan skripsi ini

vii


4. Seluruh dosen program studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma, yang telah memberikan ilmu selama penulis menjalani studi di Universitas sanata Dharma 5. dr. Y. Wibowo Seorahjo, MMR selaku pimpinan dari Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta yang telah memberikan ijin penelitian 6. Mbak Sisil selaku akuntan dari Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, Mbak Betty selaku pimpinan gudang Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, serta seluruh karyawan yang telah membantu dalam melakukan penelitian terimakasih atas kerjasama selama melakukan penelitian. 7. Kepada orang tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang Riil Supadmini, terima kasih tak ternilai untuk dukungan doa, moril dan materil yang telah diberikan kepada penulis hingga skripsi ini selesai 8. Kepada Kakak dan Mbak ku, Singgih dan Galuh atas support-nya dalam megerjakan skripsi 9. Teman-temanku Akuntansi Bayu, Dicki, Lilik, Sita, Ana, Pipin, Dimas Situr, Kecruk, Willy, Anang, Rony, Bowo, Pandu, Unggara, Ucup, Ridwan, Artha, Gondang, dan Endi untuk semua dukungan dan persahabatan. Tidak lupa juga terimakaasih kepada Pak Niko Cornelius Putra yang telah membantu dalam mengoresksi Flow Chart dan Data Flow Diagram dalam skripsi ini. 10. Teman-teman Kontrakan 278 Biksu, Plenthus, Plenthi, Solopox, Yuyud, Leo dan Diko.

viii


11. Teman-teman dari BeforeGath Yuli, Rendy, Endra, Dyas, dan Ayu 12. Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat disebutkan satu, persatu hingga skripsi ini dapat terselsesaikan dengan baik. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan

Yogyakarta, 16 April 2013

Jati Kurniawan

ix


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ........................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................... v HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................................ vii HALAMAN DAFTAR ISI .......................................................................................... x HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................................... xiv HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xv ABSTRAK ............................................................................................................... .. xviii

BAB I

PENDAHULUAN ................................................................................... 1 A. B. C. D. E. F.

BAB II

Latar Belakang Masalah..................................................................... Rumusan Masalah .............................................................................. Tujuan Penelitian ............................................................................... Batasan Masalah ................................................................................ Manfaat Penelitian ............................................................................. Sistematika Penulisan ........................................................................

1 2 3 4 4 5

TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 6 A. Sistem Akuntansi .............................................................................. 1. Pengertian Sistem dan Prosedur .................................................. 2. Karakteristik Sistem ..................................................................... 3. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi ...................................................

x

6 6 7 9 9


B. Sistem Akuntansi Persediaan 1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan ............. 2. Dokumen yang Digunakan .......................................................... 3. Catatan Akuntansi yang digunakan ............................................ C. Informasi ........................................................................................... 1. Pengertian Informasi ................................................................... 2. Kualitas Informasi ....................................................................... D. Sistem Informasi Akuntansi .............................................................. 1. Pengertian Sistem Informasi ....................................................... 2. Komponen Sistem Informasi ...................................................... 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ...................................... E. Sistem Pengendalian Intern ............................................................... 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ....................................... 2. Unsur Pengendalian Intern .......................................................... 3. Lingkungan Pengendalian ........................................................... F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik ............................................................. 1. Pengendalian Secara Umum ....................................................... 2. Pengendalian Aplikasi ................................................................ G. Pengembangan Sistem ...................................................................... 1. Pengertian Pengembangan Sistem .............................................. 2. Prinsip Pengembangan Sistem .................................................... H. Analisis Sistem .................................................................................. 1. Pengertian Analisis Sistem ......................................................... 2. Langkah-langkah Analisis Sistem................................................ I. Perancangan (Desain) Sistem ........................................................... 1. Pengertian Perancangan Sistem .................................................. 2. Tujuan Desain Sistem ................................................................. 3. Desain Input ................................................................................. J. Bagan Alir (Flow Chart) .................................................................... 1. Pengertian Bagan Alir .................................................................. 2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir ................................................ K. Diagram Alir Data ............................................................................. 1. Pengertian Diagram Alir Data (Data Flow Diagram .................. 2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data ................................... 3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir data ..................................... 4. Keterbatasan DFD .......................................................................

xi

10 12 14 14 14 15 15 15 16 17 18 18 18 19 19 19 23 30 30 30 31 31 31 33 33 34 34 35 35 35 37 37 37 44 45


L. Database ............................................................................................ M. Kamus Data ....................................................................................... 1. Pengertian Kamus Data ................................................................ 2. Isi Kamus Data ............................................................................ N. Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................. 1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ......................... 2. Langkah-langkah Pembuatan ERD ............................................. O. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................ BAB III

METODE PENELITIAN......................................................................... 52 A. B. C. D. E. F.

BAB IV

Jenis Penelitian .................................................................................. Waktu Penelitian ............................................................................... Subjek dan Objek Penelitian ............................................................. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ Data Penelitian .................................................................................. Teknik Analisis Data .........................................................................

52 52 52 53 54 54

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT PANTI RINI YOGYAKARTA .................................................................................... 58 A. B. C. D. E. F. G. H.

BAB V

45 47 47 47 48 48 49 50

Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini ........................................... Visi .................................................................................................... Misi ................................................................................................... Moto/Semboyan ................................................................................ Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini ..................................... Pelayanan Pasien Rawat Inap ........................................................... Struktur Organisasi ........................................................................... Personalia ..........................................................................................

58 61 61 61 62 63 64 76

TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM ................. 81 A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta .................. 1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian ....................................... 2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan ................................ 3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ...................................................... 4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian ................................

xii

81 81 82 84 85


B.

C. D. E. F.

G.

H. I.

BAB VI

5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini ................................................................ Permasalahan yang ditemukan .......................................................... 1. Mengidentifikasi Permasalahan .................................................. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah .......................................... 3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan ....................................... 4. Mengidentifikasi Personil Kunci ................................................ Perancangan Sistem Informasi Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini ............................................................ Perancangan Struktur Organisasi ...................................................... Perancangan Input ............................................................................. Perancangan Database ....................................................................... 1. Peracangan Entity Relationship Diagram (ERD) ........................ 2. Perancangan Kamus Data ........................................................... Perancangan Prosedur Pembelian ..................................................... 1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart) ................................... 2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD) .................................... 3. Perancangan Jurnal ..................................................................... Perancangan Output .......................................................................... Perancangan Pengendalian ................................................................ 1. Pengendalian Umum ................................................................... 2. Pengendalian Aplikasi ................................................................

87 91 91 91 92 93 93 95 96 106 106 110 114 119 126 135 136 138 138 140

PENUTUP................................................................................................ 143 A. Kesimpulan ....................................................................................... 143 B. Keterbatasan ...................................................................................... 145 C. Saran ................................................................................................. 146

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 147 LAMPIRAN .................................................................................................................. 148

xiii


DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir ........................................................................................ 36 Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian persediaan obat .............................................................................. 82 Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini.............................. 84 Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ..................................... 85 Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat .................................................. 110 Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok .............................................................. 111 Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian ................................................. 111 Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian ........................................................... 112 Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang .............................. 113 Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian ................................................ 114 Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum ............................................................. 138 Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data .................................. 140 Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data ..................................... 141 Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data ..................................... 142 Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data ......................................... 142

xiv


DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD ........................................................... 38 Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD .................................................................. 38 Gambar 2.3 Simbol Proses Dalam DFD ....................................................................... 40 Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD ...................................................................... 42 Gambar 2.5 Simbol dalam ERD ................................................................................... 48 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. ........................ 75 Gambar 5.1 Flow Chart pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang ......................... 87 Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir. Pembelian Panti Rapih ............................................................................... 88 Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat bagian Keuangan ...................... 89 Gambar 5.4 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi ..................... 90 Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian ....................... 95 Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat ..................... 97 Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok ................................................... 98 Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok .................................................. 98 Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat ....................................... 100 Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat ..................................... 100 Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian ............................................. 101 Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat .......................... 103 Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat................. 104 Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian ..................................................... 105

xv


Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat ..................... 108 Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat ..................................... 109 Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Gudang ....................................................................................................... 120 Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Fungsi Pembelian ........................................................................................ 121 Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Pembelian Panti Rapih ... 122 Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Penerimaan ......................................................... 123 Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan ....................................................................................... 124 Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi .............................................................................. 125 Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat .................. 126 Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat .............. 127 Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0 ................................................................ 128 Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian ................ 129 Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat SOP ............................ 130 Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke pemasok ..... 131 Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat ...... 132 Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat ... 133 Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan Pembelian Persediaan Obat ........................................................................ 134

xvi


Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ............................................................................... 136 Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ................................................ 137 Gambar 5.34 Perancangan Output Data Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ................................................. 137 Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ........................................ 138

xvii


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

JatiKurniawan NIM: 082114082 UniversitasSanata Dharma Yogyakarta 2013 Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang dijalankan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (2) Memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat yang sesuai bagi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, dokumentasi, dan observasi. Langkah-langkah yang ditempuh dalam pencapaian tujuan penelitian ini adalah (1) Melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang diterapkan oleh rumah sakit (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, (3) membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat bagi rumah sakit. Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa: (1) Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem akuntansi pembelian dengan baik, (2) permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yaitu belum adanya pemisahan tugas antara fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, (3) perancangan sistem informasi pembelian persediaan obat yang sesuai dengan kondisi Rumah Sakit Panti Rini yang meliputi perancangan input, perancangan database, perancangan prosedur, perancangan output, dan perancangan pengendalian.

xviii


ABSTRAK ANALYSIS AND DESIGNING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN MEDICINE INVENTORY PURCHASE A CASE STUDY AT PANTI RINI HOSPITAL, YOGYAKARTA JatiKurniawan Sanata Dharma University Yogyakarta

This study aims (1) to determine the implementation of accounting system in medicine inventory purchase applied in Panti Rini Hospital, Yogyakarta, (2) to provide a proposed design of accounting information system in medicine inventory purchase that correspond with condition at Panti Rini Hospital, Yogyakarta. The type of research is a case study. The data were collected through interview, documentation, and observation. The steps taken to achieve research objectives are: (1) doing descriptive analysis of medicine inventory purchase system applied to the hospital, (2) identifying the problems and their causes in applying the accounting system of medicine inventory purchase, (3) propose an accounting information system of medicine inventory purchase design for this hospital. The results showed that (1) Panti Rini Hospital had not been implemented the accounting system of medicine inventory purchase properly, (2) the problem was no separation between the warehouse function, purchasing function, and receiving function. Other result was a proposed design that correspond with Panti Rini Hospital condition that consist of input design, database design, output design, and controls design.

xix


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah. Dijaman

sekarang

teknologi

berkembang

sangat

pesat

dan

sangat

mempengaruhi segala bidang khususnya di bidang ekonomi. Banyak perusahaanperusahaan maupun organisasi non profit mulai beralih menggunakan teknologi dalam melakukan kegiatannya. Untuk dapat bertahan, para pelaku bisnis berusaha selalu meningkatkan dan memperbaiki kualitas teknologi dalam berbagai bidang. Begitu pula kualitas teknologi dalam bidang pembelian persediaan, yang mempunyai peranan penting bagi perusahaan dagang maupun manufaktur.. Dalam hal ini banyak perusahaan maupun organisasi yang mulai memperhatikan pengembangan sistem informasi demi kemajuan perusahaan untuk bersaing di dunia bisnis yang semakin meng global , dimana nanti perkembangan sistem informasi ini akan menghasilkan informasi yang handal. Sistem informasi yang akan dibahas adalah sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan. Pembelian persediaan barang dagang merupakan kegiatan yang sangat penting karena persediaan barang dagang harus ada sebelum perusahaan atau organisasi melakukan proses perdagangan. Pembelian persediaan merupakan kegiatan dari aktivitas pengeluaran kas, dimana kas yang keluar ini nantinya akan diubah menjadi bentuk persediaan barang.

1


2

Dalam pembelian persediaan barang dagang dibutuhkan suatu sistem yang tepat agar terhindar kecurangan yang dapat merugikan perusahaan maupun organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA Pembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut (Heripracoyo,Sulistyo: 2009,1). Sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan dapat merekam semua kegiatan transaksi yang terjadi tentang pembelian persediaan barang dagang. Dari semua rekaman transaksi pembelian persediaan maka akan tercipta informasi, dimana informasi ini merupakan output dari sistem informasi tersebut yang

akan

digunakan oleh menejemen perusahaan maupun organisasi untuk membuat keputusan serta mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas tentang proses pembelian persediaan barang dagang. Dalam hal ini penulis melakukan studi kasus pada sistem informasi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

B. Rumusan Masalah Rumusan masalah dari penelitian ini adalah : 1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang diterapkan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?


3

2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat yang sesuai untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?

C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah : 1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang telah berjalan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. 2. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

D. Batasan Masalah Penelitian ini dilakukan hanya pada lingkup pembelian persediaan obat secara eksternal yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta Penelitian yang dilakukan terbatas hanya pada analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat. Perancangan input berupa form masukan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian persediaan dan perancangan output berupa laporan-laporan yang berkaitan dengan pembelian persediaan.


4

E. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis Penelitian ini bermanfaat bagi penulis untuk menambah wawasan dan pengetahuan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi khususnya di bagian sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan 2. Bagi Organisasi Mengetahui apakah sistem yang dipakai oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta tersebut sudah efektif, dan memeperoleh usulan sistem yang baru. 3. Bagi Universitas Menambah referensi karya tulis khususnya karya tulis di bidang sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan

F. Sistematika Penulisan Bab I

: Pendahuluan Dalam Bab ini akan diuraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan


Bab II

5

: Landasan Teori Dalam bab ini menguraikan teori – teori yang digunakan oleh penulis dalam melakukan pengolahan data dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian.

Bab III

: Metode Penelitian Bab ini menguraikan jenis penelitian yang digunakan, waktu dan lokasi yang digunakan untuk malakukan penelitian, obyek penelitian, data yang dicari,teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV

: Gambaran Umum Rumah Sakit Dalam bab ini akan diuraikan tentang seluk beluk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta dan gambarannya mengenai struktur organisasi dan pihak-pihak yang terlibat didalamnya.

Bab V

: Analisis dan Perancangan Sistem Bab ini berisi tentang analisis dan perancangan sistem informasi pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. Data yang dipakai berdasarkan data yang diterima selama penelitian.

Bab IV

: Penutup Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan keterbatasan dalam penulisan skripsi.


BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem dan Prosedur Pengertian sistem menurut beberapa ahli dapat didefinisikan sebagai berikut: a. Menurut Raymond McLeod,Jr.: Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan (McLeod : 2001 : 9). b. Menurut Mulyadi: Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Mulyadi, 2001: 2). c. Menurut Romney: Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney, 2005 : 2). Pengertian prosedur menurut Mulyadi dapat didefinisikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk

6


7

menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5). 2. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu: a. Komponen-komponen Sistem (components) Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem. b. Batas Sistem (boundary) Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan (merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan). d. Penghubung Sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini maka


8

sumber-sumber daya dapat mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. e. Masukan Sistem (input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan dapat dibagi dua, yaitu: 1) Masukan perawatan

(maintenance input) yaitu energi yang

dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi 2) Masukan sinyal

(signal input) yaitu energy yang diproses untuk

mendapatkan hasil/keluaran. f. Keluaran Sistem (output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa masukan bagi sistem yang lain. g. Pengolah Sistem (process) Bagian pengolah

sistem akan mengubah masukan sistem menjadi

keluaran sistem h. Sasaran Sistem (objectives) Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan sistem, karena jika suatu sistem tidak memiliki hal tersebut, maka operasi suatu sistem menjadi tidak berguna.


9

3. Pengertian Sistem Akuntansi Arti sistem akuntansi menurut Mulyadi yaitu organisasi formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2001: 3). 4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur (Mulyadi, 2001: 3-5). Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai berikut: a. Formulir Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir dapat diartikan sebagai dokumen karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi direkam di atas secarik kertas. Selain itu, formulir juga dapat diartikan sebagai media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti kas masuk. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan atau data lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal penjualan, jurnal


10

pembelian. Dalam mencatat jurnal ada dua metode yaitu metode perpetual dan metode periodik 1) Metode Perpetual Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di pembukuan.Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan. Cirri –ciri metode perpetual dalam perjunalan adalah : a) Pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening persediaan b) Harga pokok pembelian dihitung untuk tiap transaksi pembelian c) Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis persediaan 2) Metode Periodik Pada metode ini, apabila terjadi pembelian maka jurnalnya adalah mendebit rekening pembelian dan mengkredit kas atau utang dagang. Jika terjadi penjualan maka jurnalnya adalah mendebit rekening kas/ piutang dagang dan mengkredit rekening penjualan. Untuk mengetahui


11

persediaan akhir dilakukan inventarisasi atau stock opname pada akhir periode c. Buku besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku Pembantu Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan Hasil akhir dari proes akuntansi adalah laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain yang berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.

B. Sistem Akuntansi Persediaan Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi. 1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku yaitu (Mulyadi, 2001: 569-580): a. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah


diterima oleh fungsi

12

enerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan

serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu juga bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai posisi persediaan di gudang. Fungsi gudang berada di tangan bagian pembelian. b. Fungsi Penerimaan Fungsi Penerimaan bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab atas penerimaan barang dari fungsi

pembelian. Fungsi penerimaan berada di tangan bagian

penerimaan. c. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok. Fungsi ini juga menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi pengiriman berada di tangan bagian pengiriman. d. Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian berada di tangan bagian pembelian.


13

e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan utang dan catatan setiap jenis bahan baku yang disimpan di gudang. Selain itu juga bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual dan dibeli kedalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi berada di tangan bagian Akuntansi. f. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan Panitia penghitungan fisik persediaan bertanggungjawab melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan dilakukan oleh karyawan selain dari bagian gudang 2. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:303-308) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.


14

b. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan denga fungsi sebagai berikut, yaitu surat order pembelian, tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan bai unit peminta barang, arsip tanggal penerimaan, arsip pemasok, tembusan fungsi penerimaan, dan tembusan fungsi akuntansi. d. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat Perubahan Order Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepda pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.


15

f. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice). 3. Catatan Akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi (2001:308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian Persediaan adalah: a. Register bukti kas keluar (voucher register) b. Jurnal Pembelian c. Kartu Utang d. Kartu Persediaan

C. Informasi 1. Pengertian Informasi Pengertian informasi menurut Jogiyanto adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 2003: 8).


16

2. Kualitas Informasi Informasi juga memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut John Burch dan Gary Grudnitski, seperti yang tertulis dalam buku Jogiyanto, diibaratkan dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilarpilar tersebut adalah: a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya (user).

D. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Pengertian sistem informasi menurut Roberth A.Leitch dan K.Roscoe Davis dalam buku karangan Jogiyanto adalah sebagai berikut: Sistem informasi adalah

suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2003: 11).


17

2. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi sebagai suatu kesatuan dari beberapa unsur memiliki komponen-komponen yang utama. Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (Mulyadi.2001 : 12-14), komponen-komponen utama sistem informasi adalah sebagai berikut a. Blok Masukan (Input Block) Suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam sistem. b. Blok Model (Model Block) Suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran (logico-mathematical model). c. Blok Keluaran (Output Block) Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.


18

d. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi dalam sistem informasi berbasis computer (computer-based information sistems), terdiri dari tiga komponen, yaitu: komputer dan penyimpanan data di luar, telekomunikasi, dan perangkat lunak (software). e. Blok Basis Data (Data Base Block) Merupakan suatu blok yang digunakan untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebuutuhan pemakai informasi. f. Blok Pengendalian (Control Block) Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam, kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lainlain. 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Ada bermacam-macam pengertian dari sistem informasi akuntansi yang dikeluarkan oleh para ahli sistem, di antaranya adalah sebagai berikut: a. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin: Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

memproses,

menganalisis,

mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi


19

financial yang relevan bagi pihak- pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) (Jogiyanto, 2005: 17). b. Menurut Robert G. Murdick, Thomas C.Fuller, dan Joel E.Ross: Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi

yang

bertanggungjawab

untuk

menyediakan

informasi

keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya (Jogiyanto, 2005:1)

E. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 2. Unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:


20

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem

wewenang

dan

prosedur

pencatatan

yang

memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 3.

Lingkungan Pengendalian Menurut Mulyadi (2001:172), lingkungan pengendalian memiliki empat unsur, yaitu: a. Filosofi dan gaya manajemen b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan c. Metode pengendalian manajemen d. Kesadaran pengendalian

F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik 1. Pengendalian Secara Umum Menurut Jogiyanto (2005:250-254), pengendalian secara umum terdiri dari:


21

a. Pengendalian Organisasi Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggung jawab (segregation of responbilities) yang tegas. b. Pengendalian Dokumentasi Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut: 1) Mempelajari cara mengoperasikan sistem. 2) Sebagai bahan training. 3) Dasar pengembangan sistem lebih lanjut 4) Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian hari. 5) Materi acuan bagi pemeriksa sistem. Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa sebagai berikut: 1) Dokumentasi prosedur Dokumen prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu. 2) Dokumentasi sistem Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan alir (sistem flowchart) atau diagram arus data.


22

3) Dokumentasi program Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flow-chart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structure chart serta cetakan program. 4) Dokumentasi operasi Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedurprosedur mengoperasikan program. 5) Dokumentasi data Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. c. Pengendalian Perangkat Keras Pengendalian

perangkat

keras

(hardware

control)

merupakan

pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya d. Pengendalian Keamanan Fisik Pengendalian keamanan fisik jika tidak dilakukan secara semestinya maka dapat mengakibatkan: 1) Menurunnya operasi kegiatan 2) Membahayakan sistem 3) Hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan


23

4) Hilangnya harta kekayaan milik perusahaan Pengendalian keamanan fisik dapat berupa: 1) Penempatan satpam 2) Pengisian agenda kunjungan 3) Penggunaan tanda pengenal 4) Penggunaan closed-circuit television 5) Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah Alat-alat pengaman tambahan yang dapat digunakan untuk mengendalikan hal-hal yang dapat menyebabkan sesuatu yang fatal: 1) Saluran air 2) Alat pemadam kebakaran 3) UPS (Uninteruptible Power Sistem) 4) Stabilizer 5) AC (Air Conditioner) 6) Pendeteksi kebakaran e. Pengendalian Dalam Keamanan Data Beberapa cara pengendalian untuk menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak, dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak adalah:


24

1) Dipergunakan data log 2) Proteksi file 3) Pembatasan pengaksesan (access restriction) 4) Data backup dan recovery f. Pengendalian Komunikasi Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. 2. Pengendalian Aplikasi Menurut Jogiyanto (2005:254-259), pengendalian aplikasi terdiri dari: a. Pengendalian Masukan (input control) Tujuan pengendalian input adalah untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan. Pengendalian input adalah penting karena input yang salah maka outputnya juga akan salah (GIGO/ Garbage In Garbage Out), selain itu apabila input telah melewati tahap pengolahan, akan sangat sulit dideteksi. Pada tahap data capture (penangkapan data), pengendalian yang dapat dilakukan adalah: 1) Nomor urut tercetak pada dokumen dasar. Dokumen dasar harus diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuan


25

dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui bila ada dokumen yang hilang (kelengapan data). 2) Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar. Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing field data, sehingga kelebihan digit atau karakter dapat terlihat. 3) Kaji ulang (review) data. Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali data yang dicatatnya dengan meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran datanya. 4) Verifikasi data (data verification) Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya. Pengendalian yang berupa programmed check adalah: 1) Echo check Pengendalian ini dilakukan dengan menampilkan terlebih dahulu semua input di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya sebelum direkamkan ke file database. 2) Existence check Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan input dengan


26

daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.

3) Matching check Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan. 4) Field check Field data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe fieldnya. 5) Sign check Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positip ataukah negatip. 6) Relationship check atau Logical check Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal. Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal, maka akan ditolak oleh komputer. 7) Limit atau reasonable check Nilai dari input data diperiksa kembali untuk menentukan apakah nilai ini cukup beralasan atau tidak. 8) Range check Nilai yang dimasukkan juga dapat diseleksi supaya tidak keluar dari


27

jangkauan nilai yang sudah ditentukan. 9) Self-checking digit check Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekaan ini digunakan

karena

operator

cenderung

melakukan

kesalahan

memasukkan digit-digit data. 10) Sequence check Sequence check memeriksa urutan dari dari record-record data yang dimasukkan dengan cara membandingkan nilai field record tersebut dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan. 11) Label check Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal yang ada di pita magnetik atau di disk magnetik dapat diperiksa untuk dicocokkan dengan yang seharusnya digunakan. 12) Batch control total check Batch control total check umumnya diterapkan pada pengolahan data dengan metode batch processing, yaitu transaksi dikumpulkan terlebih dahulu selama satu periode tertentu dan bersama-sama digunakan untuk meng-update file induk. Untuk meyakinkan apakah kumpulan transaksi tersebut sudah lengkap dan benar atau belum, maka dapat dilakukan batch control total check, yang dapat berupa:


28

a) Financial total, adalah total dari nilai rupiah suatu field, misalnya total dari nilai penjualan. b) Hash total, adalah total dari kode-kode suatu field yang bukan merupakan nilai rupiah, misalnya total dari kode barang. c) Record total, adalah total dari jumlah lembar dokumen dasar atau jumlah record. 13) Zero-balance check Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit tersebut harus imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol. Zerobalance check akan melakukan pengecekan selisih antara dua sisi tersebut harus imbang. b. Pengendalian Pengolahan (processing control) Tujuan pengendalian ini adalah untuk mencegah kesalahan- kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Pengecekan-pengecekan kesalahan pengolahan dapat berupa: 1) Control total check

Pada tahap pengolahan, control total check dapat digunakan untuk meyakinkan bahwa semua data yang diolah tetap lengkap dan telah benar.


29

2) Matching check

Pada tahap pengolahan data, pencarian data di suatu file yang tidak ketemu

harus

dapat

dideteksi.

Matching

check

merupakan

pengendalian untuk melakukan hal itu. 3) Reference file check

Kesalahan penggunaan data yang diambil dari file acuan (reference file) dapat didetetksi dengan cara mencetak isi file acuan yang digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. Hasil cetakan isi file acuan kemudian dapat diperiksa kebenarannya. 4) Limit or reasonable check

Pada tahap input, pengecekan ini ditujukan pada kewajaran dari data input yang dimasukkan ke komputer, sedang dalam tahap pengolahan, pengecekan ini ditujukan pada hasil pengolahannya. 5) Croosfooting check

Croosfooting check dilakukan dengan menjumlahkan masing- masing item data secara ke samping (horisontal) dan secara independen juga dilakukan penjumlahan secara tega (vertikal). Total penjumlahan ke samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama. 6) Record Locking

Proses konkruensi terjadi karena record yang sama di dalam suatu file dipergunakan oleh lebih dari satu pemakai. Untuk mengatasi


30

konkruensi dapat dilakukan dengan mengunci record yang sedang dipergunakan, sehingga tidak dapat dipergunakan oleh pemakai lain. c. Pengendalian keluaran (output control) Tahapan dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah: 1) Tahap menyediakan media laporan 2) Tahap memproses program yang dihasilkan laporan 3) Tahap pembuatan laporan di file (printer file) 4) Tahap mencetak laporan di media kertas 5) Tahap pengumpulan laporan 6) Tahap mengkaji ulang laporan 7) Tahap pemilihan laporan 8) Tahap distribusi laporan 9) Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan 10) Tahap pengarsipan laporan 11) Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan Pengendalian yang dilakukan pada laporan yang berbentuk softcopy: 1) Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan 2) Pengendalian pada tampilan di layar terminal


31

G. Pengembangan Sistem 1.

Pengertian Pengembangan Sistem Menurut

Jogiyanto

(2005:35),

“Pengembangan

sistem

(sistem

development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada”. 2. Prinsip Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005:38-41), prinsip-prinsip pengembangan sistem adalah sebagai berikut: a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen b.

Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

c.

Sistem yang dikembangkan memerlukan orang terdidik

d. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut f. Jangan takut membatalkan proyek g. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.


32

H. Analisis Sistem 1. Pengertian Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan,

hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 2.

Langkah-langkah Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005:130-150), langkah-langkah analisis sistem adalah: a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan, yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai. Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah: 1) Mengidentifikasi penyebab masalah Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat


33

dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. 2) Mengidentifikasi titik keputusan Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang mennyebabkan sesuatu terjadi

sebagai identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat

digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. 3) Mengidentifikasi personil-personil kunci b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 1) Menentukan jenis penelitian 2) Merencanakan jadwal penelitian a) Mengatur jadual wawancara b) Mengatur jadwal observasi c) Mengatur jadwal pengambilan sampel 3) Membuat penugasan penelitian 4) Membuat agenda wawancara 5) Mengumpulkan hasil penelitian c. Analyze, yaitu menganalisis sistem 1) Menganalisis kelemahan sistem a) Menganalisis distribusi pekerjaan


34

b) Menganalisis pengukuran pekerjaan c) Menganalisis keandalan d) Menganalisis dokumen e) Menganalisis laporan 2) Menganalisis kebutuhan informasi Pemakai/ Manajemen d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

I. Perancangan (Desain) Sistem 1. Pengertian Perancangan Sistem Pengertian perancangan (desain) sistem yang dikutip oleh

Jogiyanto

(2005, 196) adalah: a. Menurut Robert J. Verzello/ John Reuter III The stage of the development cycle which follow analysis: definition of functional requirement and

reparation

of implementation

specification; describing how a sistem is to constructed. (Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.) b. Menurut George M. Scoot Sistem design determines how a sistem will accomplish what it must accomplish; it involves configuring the software and hardware component


35

of a sistem so that after the instalation to the sistem will fully satisfy the sistem specifications established at the end of the sistems analysis phase. (Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.). 2. Tujuan Desain Sistem a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. 3. Desain Input Komponen input dalam suatu program diseuaikan dengan bentuk- bentuk form dokumen yang akan digunakan sebagi data masukan. Desainer harus membuat program yang user friendly karena biasanya karyawan yang memnggunakan program tersebut merupakan karyawan dari lapisan operasional yang berpendidikan tidak terlalu tinggi. Dalam program akuntansi ada 2 data masukan utama, yaitu: a. Desain input data kode perkiraan akuntansi b. Input data jurnal transaksi


36

J. Bagan Alir (Flow chart) 1. Pengertian Bagan Alir Menurut Jogiyanto (2005: 795, b)agan alir (flow chart)

adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. 2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir

Pedoman-pedoman pembuatan bagan alir menurut Jogiyanto (2005:795-799) adalah: a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditujukan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan di mana akan berakhirnya d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya persiapkan dokumen, atau hitung gaji. e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas mengunakan simbol penghubung. g.

Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.


37

Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem dapat dilihat dalam tabel di bawah ini Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Simbol Arti

N A

Simbol

Arti

Dokumen

Proses

Kegiatan Manual

Operasi Luar/Komputer

Simpanan urut angka Arsip sementara

Pngurutan offline Drum Magnetik/ penyimpanan komputer Pita kertas berlubaang Penjelasan

Karto Plong Keyboard

Display

C

Arsip Permanen

Garis alir Penghubung

Catatan


38

K. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) 1. Pengertian Diagram Alir Data Diagram alir data menurut Mulyadi (2001:57) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. 2. Simbol yang digunakan dalam Diagram Alir data (Jogiyanto, 2005:700-707) Menurut Jogiyanto (2005:700-707) simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Data adalah : a. External Entity (kesatuan luar ) atau boundary (batas sistem) Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar biasanya berupa : 1) Suatu kantor, dpartemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembbangkan. 2) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang dikembangkan 3) Sustu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti langganan dan pemasok 4) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan


39

5) Sumber asli dari suatu transaski 6) Penerima akhir dari sustu laporan yang dihasilkan oleh sistem Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotan dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD Sumber. Jogiyanto (2005:701) b. Data flow (arus data) Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah

Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD Sumber: Jogiyanto (2005:702) Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut 1) Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. 2) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. 3) Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. 4) Masukan untuk komputer. 5) Komunikasi ucapan. 6) Surat-surat atau memo.


40

7) Data dibaca atau direkam ke suatu file. 8) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda. 9) Tranmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain. Dalam menggambarkan arus data, konsep-konsep yang perlu diperhatikan: 1) Konsep paket dari data (Packet Data) Bila dua atau lebih data megalir dari sustu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai sustu arus data tunggal. Karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai suatu arus data, walaupun misalnya terdidri dari beberapa dokumen, 2) Konsep arus data menyebar (diverging data flow) Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda. 3) Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Arus data mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda, dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama. 4) Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses. Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan proses.


41

c. Process (proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keuar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul atau

Gambar 2.3 Simbol Proses dalam DFD Sumber: Jogiyamto (2005:705) Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, yaitu meliputi: 1) Identifikasi Proses Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menujukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses. 2) Nama Proses Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.

Nama

dan

proses

harus

jelas

dan

lengkap

menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dan proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja. Nama dari proses diletakkan di bawah proses di simbol proses.


42

3) Pemrosesan Untuk physical DFD yang menujukkan proses tidak hanya proses dari komputer tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin, dan lain-lain, maka pemrosesan harus ditunjukkan. Pemrosesan ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan. Untuk Logical DFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan dan bila pemroses akan disebutlkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses: 1) Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menhasilkan sebuah arus data 2) Sustu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data 3) Suatu proses yang menerima suatu arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data. d. Data store (simpanan data) Simpanan data (data store) merupakan simpanan data yang dapat berupa sebagai berikut : 1) Suatu file atau database di sistem komputer. 2) Suatu arsip atau catatan manual.


43

3) Sustu kotak tempat data di meja seseorang. 4) Suatu tabel acuan manual. 5) Suatu agenda atau buku. Simpanan data DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD Sumber : Jogiyanto (2005:707) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggambarkan simpanan data di DFD 1) Hanya proses daja yang berhubungan dengan simpanan data karena menggunakan atau merubah data simpanan data adalah suatu proses. 2) Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update dapat berupa : a) Menambah atau menyimpan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data b) Menghapus record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data. c) Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data.


44

3) Arus data yang berasal dari simpanan adata ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disc atau tape) berarti membaca data dari suatu record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data. 4) Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan data update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut ini : a) Menggunakan sbuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data, atau b) Menggunakan arus data yang terpisah 3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir Data Pedoman untuk menggambarkan Diagram Alir Data menurut Jogiyanto (2005:713) adalah : a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang terlibat di sistem. b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram) d. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem


45

terlebih dahulu. e. Gambarlah sketsa Diagram Air Data untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di diagram berjenjang. f. Gambarlah Diagram Alir Data untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan diagram berjenjangnya. 4. Keterbatasan DFD a. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop) b. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision) c. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.

L. Database Database adalah sebuah objek yang kompleks untuk menyimpan informasi yang terstruktur yang diorganisir dan disimpan dalam suatu cara yang mengijinkan pemakainya untuk mengambil informasi dengan cepat dan efisien. Secara lebih sederhana pengertian database adalah kumpulan tabel- tabel yang saling berhubungan. Database Management Sistem (DBMS) adalah software yang digunakan untuk membuat database. Contoh dari DBMS adalah Microsoft Accesc, SQL Server, Microsoft Excel, FoxPro, dan lain-lain. Sebuah database dioperasikan oleh seorang Data-base Administrator (DBA) yaitu orang yang bertanggungjawab


46

terhadap sumber daya data dan DBMS. Database merupakan kumpulan dari tabel-tabel yang terdiri dari: Baris, sering disebut sebagi instance dari data atau record; dan kolom, sering disebut sebagai attributes atau field. Dalam database tabel-tabel berisi elemen data dan primary key. Primary key (kunci utama) merupakan elemen data yang mempunyai nilai yang unik dan digunakan untuk menghubungkan dengan table lain (menjadi foreign key di table lain). Karakterisitk pendekatan database menurut Wilkinson (2000: 190-194) adalah: 1. Independensi Data (data Independence), database elemen dalam database mempunyai standar yang sama 2. Konsistensi Data (Data Consistency), setiap data elemen dalam database mempunyai standar yang sama. 3. Satu kali memasukkan dan menyimpan data (One Data Entry and Storage), dengan hanya memasukkan data satu kali dapat digunakan untuk banyak aplikasi dan user. 4. Kasatuan data (Data integration), database menyediakan simpanan data terpusat untuk digunakan. 5. Shared data ownership, semua data dalam database dimiliki bersama oleh pengguna data. 6. Manajemen data yang tersentraslisasi.


47

7. Penyerderhanaan manajemen dan akses data. Keuntungan menggunakan database antara lain: 1. Menghilangkan inkonsistensi 2. Meningkatkan aksesibilitas. 3. Mengontrol redundancy Sedangkan kerugiannya antara lain: 1. Biaya relatif mahal. 2. Membuat banyak perubahan yang mendasar. 3. Risiko kehilangan data yang besar, hilang atau rusaknya suatu data akan mempengaruhi data secara keseluruhan.

M. Kamus Data 1. Pengertian Kamus Data Menurut Jogiyanto (2005:725), kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhab-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat dibuat padda tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun tahap perencanaan sistem. Kamus data dibuat berdasarkan Diagram Arus Data dan berisi keterangan lebih lanjut tentang Diagram Arus Data. 2. Isi Kamus Data Isi kamus data meurut Jogiyanto (2005: 726-728) adalah:


48

a. Nama arus data, dibuat berdasarkan nama dari Diagram Arus Data. b. Alias, dibuat karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departeman satu dengan yang lainnya. c. Bentuk data, dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variable, parameter, dan field d. Arus data, menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. e. Penjelasan untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD. f. Periode, menunjukkan kapan terjadinya arus data. g. Volume, digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemrosesan dan alan output. h. Struktur data, menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item apa saja.

N. Entity Relationship Diagram (ERD) 1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ERD melukiskan isi dari database secara grafis yang menunjukkan berbagai entitas dan relasi yang penting antar entitas tersebut.


49

Dalam ERD simbol-simbol yang digunakan:

Entitas

Relationship

Gambar 2.5 Simbol dalam ERD. 2. Langkah-langkah Pembuatan ERD Menurut Wilkinson (2000:199-202), langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat ERD adalah: a. Membangun entitas dan relationship Untuk memulai mambuat ERD, kita harus membangun lingkup proses yang akan dibuat dam mambuat daftar entitas. Entitas adalah semua sumber daya (resources) yang digunakan perusahaan, kejadian (event) yang dialami perusahaan dan orang (agent) yang berhubungan dengan perusahaan. Dengan batasan yang telah kita buat, selanjutnya kita membangun beberapa segment ERD, masing-masing menunjukkan dua entitas yang dihubungkan oleh relationship. Segment meliputi kelompok elemen data yang dibutuhkan oleh 1 user atau lebih. Masing-masing segment dalam ERD harus termasuk entitas yang mempunyai hubungan satu sama lain.


50

b. Menghubungkan entitas dan relationship Segmen-segmen perlu diinterigasikan dalam bentuk struktur ERD. Pengintegrasian berisi penempatan entitas dalam segmen dan dihubungkan dengan segmen lain yang menghubungkan entitas yang sama. c. Menentukan kardinalitas relationship Kardinalitas menunjukkan pada hubungan numerial antar entitas dalam ERD. Kardinalitas tergantung pada hal-hal spesifik dalam perusahaan, seperti organizational constraint dan peraturan-peraturan. Ada tiga tipe kardinalitas, yaitu 1) One-to-one (1:1) Relationship (Hubungan satu ke satu) Kardinalitas ini ada pada saat satu kejadian dari entitas berhubungan dengan satu hanya satu kejadian dari entitas yang berhubungan. 2) One-to-many (1:N) Relationship (Hubungan satu ke banyak) Kardinalitas ini ada saat satu entitas yang mempunyai labih dari satu (banyak) kejadian berhubungan dengan entitas dengan satu kejadian. 3) Many-to-many (M:N) Relationship (Hubungan banyak ke banyak) Kardinalitas ini ada saat masing-masing entitas dihubungkan mempunyai lebih dari saru kejadian. Hubungan many-to-many


51

biasanya dengan menggunakan entitas asosiatif yang membentuk primary key dari entitas-entitas yang harus dihubungkan.

O. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005:41), daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (sistems planning), analisis sistem (sistems analysis), desain sistem (sistems design), seleksisistem (sistems selection), implementasi sistem (sistems implementation), dan perawatan sistem (sistems maintenance)


BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu melakukan penelitian untuk memperoleh data secara langsung terhadap objek tertentu mengenai sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat, sehingga hasil kesimpulan yang diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada objek yang diteliti.

B. Tempat dan Waktu Penelitian Tempat

: Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

Waktu

: Penelitian dilakukan pada bulan November 2012 sampai dengan Januari 2013

C. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian a. Pimpinan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta b. Bagian Akuntansi c. Bagian Gudang d. Bagian Pembelian Persediaan e. Bagian Penerimaan Barang

52


53

2. Objek Penelitian a. Bagian – bagian yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan. b. Dokumen – dokumen dan bukti – bukti tentang terjadinya persediaan

D. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara dilakukan melalui tanya jawab secara langsung kepada pimpinan atau karyawan yang ditunjuk oleh pimpinan pada bagian yang bersangkutan. 2. Dokumentasi Dokumentasi dilakukan melalui pengumpulan data pembelian persediaan dengan mempelajari dokumen melalui arsip Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta 3. Obeservasi Pengumpulan data pembelian persediaan dengan melihat dan mengamati kegiatan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta secara langsung.


54

E. Data Penelitian Data yang dipakai dalam penelitian ini adalah : 1. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta 2. Struktur Organisasi 3. Deskripsi Jabatan 4. Prosedur Persediaan 5. Dokumen, formulir, dan catatan tentang pembelian persediaan

yang

digunakan oleh organisasi tersebut.

F. Teknik Analisis Data Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah pertama yaitu mengetahui sistem akuntansi pembelian pada persediaan yang digunakan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta itu adalah dengan cara membuat deskripsi dan menjabarkan sistem akuntansi pembelian pada persediaan yang sudah ada di dalam organisasi. Langkah analisis tentang sistem akuntansi pembelian pada persediaan diperoleh dengan mengidentifikasi, yaitu : 1. Mengidentifikasi permasalahan Pada tahap ini dilakukan teknik wawancara untuk mengetahui permasalahan yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian 2. Mengidentifikasi penyebab permasalahan Setelah

melakukan

identifikasi

permsalahan,

berikutnya

adalah


55

mengidentifikasi penyebab permasalahan. 3. Mengidentifikasi titik keputusan Pada tahap ini, identifikasi dilakukan dengan mengacu pada bagan alir sistem yang terdapat pada organisasi, sehingga dapat diketahui latak permasalahan yang terjadi. 4. Identifikasi personil kunci Pada tahap ini. Identifikasi dilakukan dengan mengacu pada dokumen deskripsi jabatan yang ada di organisasi Informasi didapat dengan memeriksa bagian-bagian yang terkait dalam sistem persediaan tersebut dengan cara wawancara, dokumentasi, dan melakukan observasi bagian-bagian terkait dan juga dengan cara menganalisis hasil dari teknik pengumpulan data yang telah dilakukan sebelumnya.

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua berkaitan dengan perancangan

sistem informasi akuntansi pembelian

persediaan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi adalah sebagai berikut: Setelah melakukan tahap-tahap diatas, maka selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat dengan cara sebagai berikut :


56

1. Memisahkan tugas dan tanggung jawab secara tegas dengan membuat struktur organisasi dan Job description. 2. Merancang input dalam sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan dengan membuat form elektronik untuk merekam data pemasok persediaan barang dagang, data persediaan barang dagang, data pembelian barang dagang, data order pembelian persediaan, data laporan penerimaan persediaan, data penerimaan persediaan, data pembayaran, data faktur pembelian persediaan, data akun, dan data bank. 3. Merancang Entity Relationship Diagram (ERD), Merancang diagram alir (Flow Chart) dan perancangan Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto, 2005: 795 – 721). a. Perancangan diagram alir dengan ketentuan : 1) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir. 4) Masing-masing kegiatan di dalam bagian alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. 5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan


57

yang semestinya. 6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7) Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar. b. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) dengan ketentuan (Jogiyanto, 2005: 795 – 721) : 1) Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di dalam sistem. 2) Identifikasikan semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan luar. 3) Gambar diagram konteks terlebih dahulu. 4) Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. 5) Gambar sketsa DFD untuk overview diagram berdasarkan proses pada diagram berjenjang. 6) Gambar DFD untuk level-level berikutnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. 7) Gambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. 8) Gabungkan semua DFD yang telah dibuat ke dalam satu diagram. 4. Perancangan keluaran, yaitu dengan merancang format laporan keluaran yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan.


BAB IV GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT PANTI RINI YOGYAKARTA

A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini Pada awalnya Rumah Sakit Panti Rini adalah sebuah klinik bersalin dan poliklinik umum yang dirintis oleh Romo Hovens. SJ dan Dewan Paroki Kalasan, yang terletak di Jalan Solo Km. 12,5 Tirtomartani, Kalasan Sleman Yogyakarta 55571. Klinik ini dibangun dengan maksud menyelenggarakan pelayanan kesehatan kepada semua lapisan dan golongan masyarakat yang membutuhkan, dengan cara pelayanan professional, dan mengusahakan kesejahteraan bagi semua yang berkarya didalamnya dengan semangat Kristiani. Dalam perkembangannya, pengurus klinik ini mengalami kesulitan terutama tenaga dan biaya, maka tahun 1967, dengan berat hati Dewan paroki menyerahkannya kepada Yayasan Panti Rapih untuk dijadikan cabangya. Peyerahan dilaksanakan melalui Romo Widijono, selaku Romo Paroki Kalasan pada waktu itu. Dalam tahun yang sama Sr. Alexia. CB beserta beberapa tenaga perawat dan bidan Panti Rapih ditugaskan di sana untuk menagnani klinik tersebut. Atas usaha Yayasan Panti Rapih, perizinan poliklinik dapat diperoleh pada tanggal 22 November 1968. Untuk semetara poliklinik Panti Rini menempati bangunan yang sebenarnya oleh warga Paroki Kalasan dibangun untuk Pastoran.

58


59

Semakin hari dirasa perlu untuk mengusahakan tempat pemindahan poliklinik ini. Maka pada tahun 1969, Yayasan Panti Rapih berhasil membeli tanah yang terletak di sebelah Gereja Kalasan dengan luas seluruhnya 4485 m2. Sebelum keadaan mengizinkan membangun gedung tersebut, tanah yang bersangkutan semantara diolah dan disuburkan untuk ditanami sayur-sayuran, buah-buahan, dan peternakan ayam. Melalui cara ini mambantu memberikan penyuluhan kepada masyarakat kesehatan lingkungan dan gizi juga peyuburan tanah pertanian, dan peternakan. Pada awal tahun 1972 klinik bersalin umum mulai dibangun dan dapat diselesaikan pada awal Agustus 1972. Tanggal 10 Agustus dalam tahun yang sama

gedung

baru

tersebut

diberkati

oleh

Bapak

Kardinal

Yustinus

Darmoyuwono. Pr, dab haru itu juga dibuka secara resmi oleh Bapak Camat Kalasan Bapak Projosuharto. Sejak dipindahkannya Sr. Alexia. CB ke Mertoyudan dan pada tahun 1972. Perkembangan karya pelayanan kesehatan mengalami pasang surut, karena tidak adanya pembimbing yang perpengalaman dibidang pelayanan kesehatan dan setiap enam bulan terjadi pergantian tenaga, sehingga mutu pelayanan semakin menurun dan mengalami kemunduran. Pimpinan Suster-suster Cinta Kasih Santo Carolus Borromeus, Yayasan Panti Rapih dan Dewan Paroki Kalasan menyetujui agar Klinik Bersalin dan Poliklinik Umum ini ditutup. Dokter Kabupaten Kalasan, tidak menyetujui usul tersebut,


60

tetapi menasehati agar Yayasan Panti Rapih dan para pelaksananya tidak putus asa dalam usaha melanjutkan karya pelayanan tersebut. Akhirnya klinik ini dapat diteruskan hingga berkambang sampai saat ini. Setelah mengalami beberapa perkembangan dan peraturan, Poliklinik Bersalin dan Poliklinik Umum Panti Rini. Masyarakat mengenalnya dengan nama RB-BP Panti Rini. Ketika Banyak masyarakat yang semakin merasakan dan menyadari akan pentingnya kesehatan dengan melihat perkembangan pelayanan RB-BP Panti Rini maka dari pihak Yayasan Panti Rapih berencana meningkatkan pelayanan kepada warga yang berekonomi lemah khususnya yang tinggal di pedesaan kawasan Yogyakarta Timur dan Jawa Tengah bagian barat daya. Karena itu dikembangkanya RB-BP Panti Rini menjadi sbuah Rumah Sakit. Maka peningkatannnya dimulai dengan izin prinsip dari Dinas Kesehatan dengan SK Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 0072/Yan/Med/RSK/S/1988, pada tanggal 2 Februari 1988, usaha terus dijalankan dengan pembangunan gedung, melengkapi peralatan kesehatan dan peralatan rumah tangga. Dengan berbagai usaha daj kerja sama berbagai pihak terutama kesediaan dari pihak Departemen Kesehatan untuk memberikan izin, maka diresmikannya berdiri Rumah Sakit Umum Pratama Panti Rini pada tanggal 10 Juni 1993. Gedung baru ini diberkati oleh Romo Djojosiswoyo. Pr, Vikep Prop. DIY Yogyakarta dan diresmikan oleh Bapak Drs. Arifin Ilias sebagai Bupati Kepala


61

Daerah Kabupaten Sleman dan didampingi oleh Yayasan Panti Rapih, pimpinan Suster-suster Cinta Kasih Santo Carolus Borromeus, Romo Paroki beserta Dewannya.

B. Visi Dalam kesadaran terpanggil untuk meneruskan karya Allah dalam menyeharkan manusia seutuhnya serta untuk melaksanakan amanat penyenbuhan Yesus Kristus kepada semua manusia yang adalah ciptaan dan citra Allah. Tanpa membedakan agama, budaya, suku, dan social. Sebab itu sebagai bersama rekan kerja akan membrikan pelayanan yang optimal dengan empati, cinta, dan tepat demi kepuasan pasien yang kami layani.

C. Misi Dijiwai semangat cinta kasih kepasa sesama, berupaya menggalang hidup yang sehat secara menyeluruh (holistic). Dalam pelayanan mengutamakan kepuasan, kesejahteraan, dan produktifitas yang optimal bagi semua.

D. Motto/semboyan “Pendamping setia anda di kala sehat dan sakit” Tujuannya : 1. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.


62

2. Menguatkan kesadaran dan kemampuan hidup sehat masyarakat. 3. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman dan teknologi. 4. Mengupayakan kesejahteraan karyawan.

E. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini Kalasan 1. Pelayanan 24 jam meliputi : Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Farmasi, Unit Laboratorium, Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Ambulance 118. 2. Pelayanan Rawat Jalan yaitu Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi dan Poloklinik Spesialis, antara lain : Kebidanan dan Penyakit kandungan, Penyakit dalam, Kesehatan anak, Bedah Umum yaitu (tulang, anak, onkologi), Syaraf, Mata,THT, Kulit dan Kelamin. 3. Pelayanan dan tindakan medic yaitu Operasi/bedah dan Persalinan 4. Pelayanan Rawat Inap Meliputi : a. Kelas Utama Tempat tidur untuk pasien dan satu bed untuk penunggu, ruang ber AC, kulkas, Water Heater, ruang tamu, paket buah selamat datang, kamar mandi dalam dan telepon. b. Kelas I Tempat tidur bagi pasien dan satu bed bagi penunggu, ruang ber AC, televise dan kamar mandi dalam


63

c. Kelas II Kamar untuk dua pasien, yaitu dua bed pasien, satu buah kipas angin dan kamar mandi dalam. d. Kelas III Satu ruangan untuk enam orang pasien, pasien dibedakan menurut jenis kelaminnya, setiap pasien dapat dijaga oleh satu orang penunggu. e. Ruang Isolasi f. Ruang Bayi 5. Pelayanan Penunjang Medis : Laboratorium, Radiologi/CT-Scan/USG, Fisioterapi dan Farmasi. 6. Pelayanan

kesehatan

yang

meliputi

:

General

Check-Up,

Home

Care/Perawatn Rumah, Pemeriksaan Bayi sehat dan Imunisasi, Penyuluhan kesehatan masyarakat, Pusat Informasi diabetes dan Dislipidema (PIDD), Konsultasi Gizi, Pelayanan Pramuruki (merawat Pasien dirumah), Pendidikan dan pelatihan Pramurukti.

F. Pelayanan Pasien Rawat Inap Tujuan prosedur pasien rawat inap memberikan kemudahan dalam proses pelayanan pasien dan rawat inap, pelayanan rawat inap bisa cepat dan cermat serta hak dan kewajiban pasien bisa terlaksana dengan baik. Kebijakan yaitu penerima pasien rawat inap melalui poliklinik/UGD/Kamar bersalin.


64

G. Struktur Organisasi Struktur organisasi yang berlaku di Rumah Sakit Panti Rini sesuai dengan Surat

Keputusan

Pengurus

Yayasan

Panti

Rapih

Nomor

23-

B/YPR/K/B/VIII/2011 yang ditetapkan pada tanggal 1 Agustus 2011. Tugas mengenai masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Direktur Tugas direktur adalah: a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan aman, nyaman serta penuh cinta kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki terhadap rumah sakit. b. Mengkaji: 1) Peraturan/ketetapan kebijakan dari Yayasan, Gereja dan Pemerintah 2) Struktur, UTW, Protap 3) Progam kerja, laporan keuangan APB dan Realisasinya 4) Permasalahan dalam pengelolaan rumah sakit 5) Kebutuhan dan penggunaan tenaga pelayanan, dan sarana dan prasarana 6) Perkembangan kebutuhan pelayanan kesehatan dan kaitannya dengan situasi sosial, ekonomi, dan budaya masyarakat, bangsa/negara dan dunia


65

7) Perkembangan sosial ekonomi dan perubahan pasar dan tingkat kelemahan. c. Merencanakan

dan

menganggarkan

tentang

pengelolaan

dan

pengembangan serta investasi untuk rumah sakit yang meliputi: 1) Organisasi dan Manajemen 2) Pelayanan 3) Ketenagaan 4) Fasilitas 5) Keuangan dan Akuntansi d. Melaksanakan,

mengorganisir,

mengarahkan/memotivasi,

membina,

mengendalikan, mengsupervisi, dan mengevaluasi, serta menindak lanjuti dan mengembangkan seluruh kegiatan pelayanan yang berkaitan dengan aktivitas sumber daya baik insani maupun non insani dalam bidang administrasi/manajemen

dan

pelaksanaan

teknis

informasi

secara

keseluruhan dari Rumah Sakit Panti Rini Kalasan Yogyakarta. e. Penilaian dan Pelaporan: 1) Penilaian: Melakukakan evaluasi tentang pelaksanaan dan hasil kerja dari kegiatan pengelolaan rumah sakit.


66

2) Pelaporan: a) Membuat dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban secara berkala maupun insedential baik lisan maupun tertulis kepada BP yayasan tentang: 1)) Pelaksanaan serta hasil kerja pengelolaan rumah sakit 2)) Keuangan dan Realisasi APB rumah sakit b) Membuat dan menyerahkan laporan kegiatan pelayanan rumah sakit kepada Dep. Kes sesuai ketentuan yang berlaku. 2. KPRS Tugas KPRS antara lain a. Mengembangkan program keselamatan pasien di rumah sakit b. Menyusun kebijakan dan prosedur terkait dengan program keselamatan pasien rumah sakit c. Menjalankan peran untuk melakukan maotivasi, edukasi, konsultasi, pemantauan dan panilaian tentang terapan program keselamatan pasien rumah sakit. 3. Skretariat Direksi Tugas Sekretariat direksi antara lain a. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi b. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal dan eksternal perusahaan.


67

c. Menyiapkan laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan Sekretaris secara benar dan tepat waktu 4. Komite Medik Komite medik bertugas membantu direktur dalam menyusun standar pelayanan dan memantau pelaksanaannya serta memantau pelaksanaan tugas tenaga medik. Komite medik membawai staf medis fungsional. 5. Staf Medis Fungsional Tugas Staf Medis Fungsional antara lain : a. Melaksanakan kegiatan profesi yang meliputi prosedur diagnosis, pengobatan, pencegahan, pencegahan akibat penyakit, peningkatan dan pemulihan b. Meningkatkan kemampuan sesuai dengan profesinya, melalui program pendidikan/pelatihan berkelanjutan 6. Kepala Seksi Pelayanan Medis dan Penunjang Medis Tugas kepala seksi pelayanan dan penunjang medis adalah: a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki baik data lingkup tanggungjawabnya maupun instansi secara keseluruhan. b. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan dan penunjang medik.


68

c. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan rumah sakit. d. Melaksanakan,

mengorganisir,

mengarahkan

motivasi,

membina,

mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan seluruh kegiatan pelayanan. e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi pelayanan dan penunjang medik. f. Mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya seperti kepala UGD; kepala subseksi radiologi, patologi klinik dan fisioterapi; kepala subseksi farmasi; kepala subseksi pelayan gizi dan produksi makanan; dan kepala sub seksi rekam medis. 7. Kepala Seksi Pelayanan Keperawatan Tugas kepala seksi pelayanan keperawatan adalah: a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki, baik dalam lingkup tanggung jawabnya maupun instansi secara keseluruhan. b. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan rumah sakit. c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan dan penunjang medik.


69

d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan atau memotivasi, membina, mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan seluruh kegiatan pelayanan. e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi pelayanan keperawatan. f. Mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya seperti sub seksi rawat inap umum dan IMC; sub seksi rawat nifas, rawat neonatus, kamar bersalin dan poliklinik kebidanan; subseksi rawat jalan dan kamar bedah. 8. Kepala Seksi Administrasi Tugas dari kepala seksi administrasi adalah: a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki, baik dalam lingkup tanggung jawabnya maupun instansi secara keseluruhan. b. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan rumah sakit. c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan medis dan penunjang medis. d. Melaksanakan,

mengorganisir,

memberikan

motivasi,

membina,

mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan seluruh kegiatan pelayanan.


70

e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi administrasi dan keuangan. 9. Kepala UGD Tugas Kepala UGD adalah : a. Membuat perencanaan jenis dan jumlah peralatan keperawatan yang diperlukan b. Menyiapkan fasilitas dan lingkungan UGD untuk kelancaran pelayanan serta memudahkan pasien menerima pelayanan c. mengawasi kebersihan lingkungan-mengatur tataruang UGD agar

memudahkan

dan

memperlancar

pelayanan

yang

diberikankepada pasien d. Mengkaji Kebutuhan Pasien, dengan cara mengamati keadaan pasien (tanda vital, kesadaran, mental, keluhan) e. Menyiapkan bahan pemeriksaan penunjang sesuai kebutuhan f. Melakukan tindakan darurat sesuai kebutuhan pasien d. Membantu pasien selama pemeriksaan dokter e. Melaksanakan tindakan pengobatan sesuai programpengobatan yang ditentukanoleh dokter 10. Kepala Subseksi Radiologi, Patologi, Klinik dan Fisioterapi Kepala Subseksi Radiologi, Patologi, Klinik dan Fisioterapi mempunyai tugas menyediakan semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarakan


71

kegiatan diagnose penyakit melalui pemeriksaan radiologi/sonografi dan pengobatan melalui radio terapi, 11. Kepala Subseksi Farmasi Tugas Kepala subseksi Farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi di rumah sakit meliputi : perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemberian obat, pengendalian, penghapusan, pelaporan dan evaluasi 12. Kepala Subseksi Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan Tugas Kepala Subseksi Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan adalah : a. Pengadaan makanan kepada pasien rawat inap b. Bertanggung jawab atas makanan yang diberikan kepada pasien rawat inap. c. Menyajikan makanan yang dapat menunjang gizi kepada pasien dan menyesuaikan makanan yang diberikan dengan penyakit pasien rawat inap. 13. Kepala Subseksi Rawat Inap Umum dan IMC Tugas Kepala Rawat Inap Umum dan IMC adalah membuat perencanaan tugas keparawatan yang diperlukan, dan keperawatan sesuai pasien. 14. Kepala Subseksi rawat nifas, noenatus, kamar bersalin dan poliklinik kebidanan


72

Tugas kepala subseksi rawat nifas, neonatus, kamar bersalin dan poliklinik kebidanan adalah a.

menjaga kesehatan ibu dan bayinya, baik fisik maupun psikologik

b.

melaksanakan

sharing

yang

komprehensif,

mendeteksi

masalah,

mengobata atau merujuk bila terjadi komplikasi pada ibu maupun bayinya c.

memberikan pendidikan kesehatan tentang perawatan kesehatan diri, nutrisi, keluarga berencana, menyusui, pemberian imunisasi kepada bayi, dan perawatan bayi sehat

15. Kepala Subseksi Rawat Jalan dan Kamar Bedah Tugas Kepala Rawat Jalan dan Kamar Bedah adalah menyediakan fasilitas terhadap penyelenggaraan kegiatan pelayanan Poliklinik Rawat Jalan dan mengatur pelayanan pembedahan sesuai kebutuhan. 16. Kepala Subseksi Rekam Medis a. penyediaan rekam medis untuk pelayanan pasien dan penggunaan

lainnya b. melaksanakan

prosedur

pasien-pulang

(discharge)

dan

kelengkapan rekam medis setelah pasien keluar atau meninggal c. membuat kode penyakit dan kode operasi dari pasien yang sudah

keluar atau yang meninggal d. melakukan pengarsipan (filing) atau penyimpanan rekam medis


73

e. mengevaluasi pelayanan rekam medis 17. Kepala Subseksi Personalia, Humas, Diklat dan UPKM Tugas Kepala Subseksi Personalia, Humas, Diklat dan UPKM adalah : a. Perekrutan karyawan b. Pengadaan dan usulan tentang SDM ke direktur. c. Pengembangan karyawan rumah sakit. 18. Kepala Subseksi Keuangan Tugas Kepala Subseksi Keuangan adalah bertanggung jawab dalam seluruh kegiatan keuangan yang dilakukan oleh rumah sakit. 19. Kepala Subseksi Akuntansi Tugas Kepala Subseksi Akuntansi adalah bertanggung jawab atas penyajian pelaporan keuangan rumah sakit antara lain : a. Membukukan laporan harian berdasarkan setoran harian dari buku saldo dari keuangan b. Mengecek bukti transaksi kas masuk dan kas keluar c. Mengarsip dan menyimpan semua bukti transaksi keuangan d. Mencatat semua piutang dan hutang yang timbul e. Membuat/mennyusun laporan keuangan


74

20. Kepala Subseksi Rumah Tangga dan Logistik Tugas Subseksi Rumah Tangga dan Logistik adalah bertanggung jawab atas pengadaan perlengkapan penyelenggaraan kerumah tanggaan rumah sakit antara lain : a. Melakukan seleksi terhadap permintaan barang dari gudang umum b. Menyusun kebutuhhan barang dan peralatan rutin yang meliputi barang non medis dan peralatan lainnya. 21. Kepala Subseksi Keamanan dan Kendaraan Tugas Kepala Subseksi Keamanan dan Kendaraan adalah a. Bertanggung jawab atas keamanan rumah sakit b. Mengatur pengunjung yang akan membesuk pasien sesuai jam besuk yang telah ditentukan. c. Bertanggung jawab atas transportasi untuk antar jemput pasien.


Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

75


76

H. Personalia 1. Karyawan Karyawan yang bekerja di Panti Rini ada dua status, yang pertama merupakan pegawai tetap dan yang kedua adalah pegawai kontrak. Jumlah karyawan yang ada di Rumah Sakit Panti Rini sebanyak 183 orang. 2. Sistem Perekrutan Karyawan Rumah Sakit Panti Rini dalam meruakan perusahaan yang bersifat sosial atau non profit oriented. Sehingga dalam pengadaan tenaga kerja tidak melakukan pemasangan iklan tenaga kerja terbuka bagi siapa saja yang mampu dan sesuai dengan standar penerimaan karyawan di Rumah Sakit Panti Rini. 3. Sistem Penggajian Rumah sakit membedakan sistem penggajian, antara karyawan tetap dengan karyawan kontrak. Sistem penggajian yang ditetapkan oleh Yayasan Panti Rapih untuk Rumah Sakit Panti Rini. Komponen upah pekerja tetap dan pegawai tidak tetap adalah sebagai berikut: a. Upah pekerja tetap di lingkungan yayasan terdiri atas : 1) Upah Pokok 2) Upah Kinerja: a) Insentif Fungsional b) Insentif Kehadiran


77

c) Insentif Lembur d) Insentif Jaga Malam e) Insentif Kelebihan Beban Akademik 3) Upah tenaga medik diatur tersendiri dengan keputusan Yayasan. b. Pekerja tidak tetap 1) Gaji honorarium tetap 2) Insentif harian yang disesuaikan dengan proporsi pendidikan dan profesi masing-masing 4. Hari Kerja dan Jam Pekerja Tetap Rumah Sakit Panti Rini menetapkan peraturan setiap karyawan bekerja 6 hari kerja dan setiap harinya bekerja selama 7 jam. Terdapat pembedaan pembagian kerja antara perawat dan non perawat. 5. Golongan/Ruang Pertama dan Tertinggi Bagi Pekerja Tetap RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta memberikan pekerjaan kepada karyawan sesuai dengan ijazah terkahir yang dimiliki oleh karyawan tersebut. 6. Prosedur Penarikan dan Pengunduran Diri Karyawan a. Prosedur penarikan karyawan 1) Mengarsip surat lamaran masuk. 2) Memilih surat lamaran yang sudah terarsip dan memenuhi kriteria permintaan/kebutuhan tenaga.


78

3) Menyerahkan surat lamaran kepada kepala seksi administrasi untuk dimintakan acc kepada direktur dalam menentukan calon karyawan terpilih untuk mengikuti test tertulis dan test praktek. 4) Membuat surat panggilan test untuk calon karyawan terpilih. 5) Menghubungi via telepon (jika ada data) kepada calon karyawan. 6) Mengirim surat panggilan test. 7) Mempersiapkan test tertulis untuk calon karyawan. 8) Merekapn nilai test tertulis dan test praktek. 9) Menyerahkan data nilai test kepada kepala seksi administrasi untuk menentukan calon terpilih test wawancara. 10) Mempersiapkan test wawancara. 11) Mempersiapkan test kesehatan bagi calon karyawan. 12) Mempersiapkan test psikologi. 13) Membuat rekapan nilai test keseluruhan. 14) Menyerahkan data nilai kepada kepala seksi administrasi dilanjutkan kepada direktur untuk menentukan karyawan diterima. 15) Direktur bersama tim membuat kesepakatan penerimaan calon karyawan. 16) Memberikan informasi/surat pemberitahuan diterima atau tidak dalam seleksi calon karyawan tersebut. 17) Memberikan orientasi rumah sakit kepada karyawan baru.


79

18) Menyerahkan karyawan baru kepada sub seksi yang meminta. 19) Memberikan data karyawan baru kepada staf personalia bagian kesejahteraan karyawan dan file karyawan. b. Prosedur pengunduran diri karyawan 1) Karyawan yang bermaksud mengundurkan diri membuat surat permohonan pengunduran diri yang ditujukan kepada direksi RS Panti Rapih

melalui

kepala

bagian

personalia,

2

bulan

sebelum

mengundurkan diri. 2) Surat pengunduran diri setelah dibubuhi cap agenda masuk dan dicatat dalam buku agenda masuk, diserahkan kepada kabag personalia untuk dibubuhi paraf. 3) Dibuatkan informasi relevan tentang data-data karyawan yang bersangkutan

dan

alasan

pengunduran

diri

karyawan

yang

bersangkutan. 4) Surat pengunduran diri dan informasi relevan tersebut dijadikan satu dan dimasukkan ke dalam file karyawan. 5) Map/file karyawan diserahkan kepada direksi untuk mendapatkan persetujuan. 6) Setelah disetujui direksi, karyawan yang bersangkutan diberikan jawaban atas permohonan yang termaksud.


80

7) Dibuatkan SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja bagi karyawan tetap, sedangkan untuk karyawan kontrak hanya diberikan surat keterangan pengalaman kerja. 8) SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja diserahkan kepada direksi untuk dibubuhi tanda tangan, dan diperbanyak sesuai kebutuhan: a) Untuk karyawan yang bersangkutan b) Untuk map/file karyawan yang bersangkutan c) Untuk diarsip 9) SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja dapat diserahkan kepada karyawan termaksud dengan menggunakan buku ekspedisi, setelah karyawan termaksud memenuhi persyaratan sudah tidak ada tanggungan di RS Panti Rini dengan menunjukkan surat bebas tanggungan.


BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta Deskripsi sistem akuntansi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah dengan cara pembelian secara eksternal.Pembelian secara eksternal dimulai dengan bagian gudang membuat surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada Rumah Sakit Panti Rapih, kemudian Rumah Sakit Panti Rapih menerima surat permintaan tersebut, setelah itu Rumah Sakit Panti Rapih mengirim tagihan biaya pembelian obat ke Panti Rini, kemudian pihak Panti Rini membayarkan tagihan tersebut kepada pihak Panti Rapih atau langsung ke pemasok. 1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian Dalam melakukan sistem akuntansi pembelian persediaan obat rumah sakit terdapat beberapa fungsi yang terdapat didalamnya. Berikut ini adalah rangkuman fungsi-fungsi yang terlibat didalam pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta : Tabel Rangkuman Hasil Analisis Fungsi-fungsi terkait dalam pembelian persediaan obat.

81


82

Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian persediaan obat. Praktek No.

Keterangan

Teori Ada

1.

Fungsi Gudang



2.

Fungsi Pembelian



3.

Fungsi Penerimaan



4.

Fungsi Akuntansi



Tidak

Fungsi pembelian dilakukan oleh fungsi gudang Fungsi penerimaan dilakukan oleh fungsi gudang

S Sumber : Data diolah Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan fungsi penerimaan dilakukan oleh fungsi gudang, sehingga fungsi gudang disini mempunyai tugas ganda mulai dari melakukan pemesanan, menerima barang, dan kemudian meyimpannya dan dapat disimpulkan Rumah Sakit Panti Rini belum secara penuh memisahkan fungsi yang berkaitan dengan pembelian karena semua pembelian persediaan obat dilakukan oleh fungsi gudang. 2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan Dalam melakukan pembelian persediaan obat, Rumah Sakit Panti Rini terdapat prosedur prosedur yang dilakukan seperti berikut :


83

a. Prosedur Order Pembelian Order pembelian dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang ini membuat surat order sebanyak lima rangkap yang ditujukan untuk bagian akuntansi, bagian keuangan , bagian pembelian Panti Rapih, bagian gudang, dan pemasok. Kemudian

surat order pembelian tersebut

diserahkan kepada sopir yang akan mengantar surat order tersebut ke Rumah Sakit Panti Rapih. Sebelum berangkat, sopir mengisi dan menandatangai buku perjalanan. b. Prosedur Penerimaan Barang Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang menerima barang yang telah dipesan dan menerima faktur penjualan yang telah di buat oleh pemasok, kemudian bagian gudang membuat surat bukti penerimaan barang sebanyak empat rangkap yang ditujukan untuk bagian akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian pembelian. c. Prosedur Pencatatan Barang Pencatatan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang membuat data kartu gudang.


84

3. Dokumen –dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian Dalam melaksanakan prosedur pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini menggunakan beberapa dokumen yang terkait dengan pembelian, dokumendokumen itu adalah Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini Praktek No. Teori Ada Tidak 1. Surat Permintaan Pembelian



2. Surat Penawaran Harga



3. Surat order pembelian



4. Laporan penerimaan barang

 

5. Surat perubahan order 6. Bukti kas keluar



Sumber : Data diolah Dari tabel diatas sistem pembelian Rumah sakit menggunakan dokumen Surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar. Surat permintaan pembelian tidak digunakan karena fungsi gudang dalam pembelian langsung membuat surat order pembelian tanpa melakukan permintaan pembelian terlebih dahulu. Dalam proses pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini juga tidak menggunakan surat penawaran harga karena harga sudah ditetapkan oleh pihak pemasok sehingga dalam proses pembelian tidak memerlukan dokumen tersebut. Untuk surat perubahan order, Rumah Sakit


85

Panti Rini tidak menggunakannya, karena pembelian jarang sekali melakukan perubahan order, jikapun ada perubahan maka surat perubahan order ini diganti dengan surat order pembelian yang dikirim kembali ke pemasok. 4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian Dalam melaksanakan proses pembelian terdapat beberapan catatan-catatan yang menunjang proses pembelian. Catatan yang terdapat dalam sistem pembelian di Panti Rini adalah Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. Praktek No. Teori Ya Tidak 1.

Register Kas Keluar



2.

Jurnal Pembelian



3.

Kartu Utang

4.

Kartu Persediaan

 

Sumber : Data diolah Dari tabel diatas dapat dilihat Sistem Akuntansi Pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini dalam mencatat adanya utang belum menggunakan kartu utang, pada prakteknya kartu utang ini digantikan dengan faktur dari pemasok, dimana faktur ini disimpan menurut tanggal faktur oleh fungsi akuntansi yang kemudian digunakan untuk melihat jika ada utang yang belum dibayar


86

Dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, terdapat beberapa catatan pembantu, catatan tersebut adalah a. Buku Perjalanan/ekspedisi Buku perjalanan/ekspedisi ini digunakan oleh bagian gudang untuk mengecek jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini dibawa oleh sopir untuk mengantar Surat Order Pembelian ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini di dalamnya berisi tentang 1) Jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim 2) Tanda Tangan kepala gudang Rumah Sakit Panti Rini sebagai pembuat Surat Order Tersebut. 3) Tanda tangan sopir sebagai bukti telah diantarkan 4) Tanda tangan bagian pembelian Rumah Sakit Panti Rapih sebagai bukti telah diterimanya Surat Order Tersebut b. Buku Habis Persediaan Buku habis persediaan dibuat dan digunakan oleh gudang untuk mengecek jumlah persediaan yang berada di dalam gudang, buku habis persediaan digunakan oleh gudang sebagai pedoman pembelian.


87

5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Bagan alir sistem akuntansi pembelian persediaan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut :

Gambar 5.1 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang


88

Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir, dan Pembelian Panti Rapih


Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan

89


Gambar 5.4 : Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi

90


91

B. Permasalahan yang ditemukan 1. Mengidentifikasi Permasalahan Permasalahan –permasalahan yang terjadi dalam proses pembelian obat di Rumah sakit Panti Rini Adalah a. Semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan persediaan sehingga Dokumen-dokumen pembelian sering tercampur, salah catat, dan rekap dokumen oleh gudang sering terdapat kekeliruan. b. Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Dari permasalahan-permasalahan yang terjadi diatas dapat di identifikasi kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut antara lain: a. Permasalahan yang pertama adalah .Semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang. Gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan persediaan sehingga dokumen-dokumen pembelian sering ada yang salah catat, dan rekap dokumen oleh gudang sering terdapat kekeliruan. Masalah ini dapat diidentifikasi bahwa penyebab masalah ini adalah Fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pembelian. b. Permasalahan kedua adalah Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada. .masalah ini dapat diidentifikasi bahwa yang


92

menyebabkan masalah ini adalah tidak adanya surat permintaan pembelian. Pembelian obat langsung dilakukan oleh bagian gudang dengan cara membuat surat order pembelian yang sebelumnya sudah ditandatangani oleh apoteker, dan kegiatan ini dapat dilakukan sewaktuwaktu dengan pedoman jumlah barang yang ada. 3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan a. Penyebab masalah yang pertama adalah terjadinya tugas ganda yang dilakukan oleh salah satu fungsi atau lebih yaitu, fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pembelian.. Titik keputusan yang mengakibatkan permasalahan ini adalah “Pemisahan tanggung jawab dalam proses pembelian”. Proses pembelian persediaan obat seharusnya terdapat fungsi-fungsi yang terlibat didalamnya. Fungsifungsi tersebut adalah Fungsi Pembelian, Fungsi Gudang, dan Fungsi penerimaan. Fungsi Pembelian berperan untuk memesan persediaan obat kepada pemasok, fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk menerima dan mengecek persediaan yang telah dikirim oleh pemasok sebelum diserahkan ke gudang, sedangkan fungsi gudang berperan untuk menyimpan persediaan obat dan memantaunya memlalui kartu gudang. b. Penyebab masalah yang kedua adalah tidak adanya surat permintaan pembelian. Titik keputusan masalah ini terletak pada “Penggunaan dokumen-dokumen pembelian”. Proses pembelian persediaan obat


93

seharusnya terdapat Surat permintaan pembelian, dimana surat permintaan pembelian ini akan dicocokan dengan anggaran pembelian yang telah ditentukan sebelumnya agar pengeluaran dapat terkendali. 4. Mengidentifikasi Personil Kunci Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan menngacu pada diagram alir dokumen dan deskripsi jabatan Bagian Gudang 1) Membuat Surat Order Pembelian 2) Melakukan pembelian ke supplier 3) Menerima barang dan faktur dari pemasok 4) Membuat Laporan Bukti Penerimaan Barang

C. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Setelah melakukan penelitian dan mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini, penulis akan memberi solusi untuk mengatasi permaslahan yang dialami. 1. Masalah pertama yaitu : Dokumen pembelian sering tercampur karena semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan persediaan.


94

Solusi yang diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan merancang prosedur pencatatan data dokumen ke dalam komputer, kemudian data tentang pembelian di simpan ke dalam komputer dapat dikelompokkan sehingga tidak akan tercampur, untuk dokumen tertulis akan disimpan berdasarkan nomor ke dalam rak dokumen. 2. Masalah Kedua : Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada. Solusi yang diberikan untuk permasalahan ini adalah Sebelum melakukan pembelian, pelaksanan fungsi pembelian melihat dulu anggaran yang ada untuk pembelian, jika anggaran memenuhi, maka akan langsung dibuatkan Surat Order Pembelian, tetapi jika anggaran tidak memenuhi, maka bagian pembelian akan melaporkannya ke kepala subseksi farmasi.


95

D. Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat Rancangan

struktur

dibuat

berdasarkan

permasalahan

yang

telah

teridentifikasi sebelumnya. Perancangan struktur ini dilakukan dengan harapan agar kinerja Rumah Sakit Panti Rini dapat menjadi lebih baik khususnya pada bagian pembelian persediaan obat. Rancangan struktur organisasi bagian pembelian adalah sebagai berikut : Kepala Subseksi Farmasi

Pelaksana Fungsi Pembelian

Pelaksana Fungsi Penerimaan

Pelaksana Fungsi Gudang

Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat Pada gambar diatas tidak ada perubahan struktur yang mencolok, dan hanya mengalami perubahan pada bagian tertentu yaitu perubahan tanngung jawab bagian pembelian dan bagian penerimaan. Hal ini disebabkan karena secara umum struktur organisasi Rumah sakit Panti Rini sudah baik. Rancangan Job Description untuk masing-masing bagian dalam struktur diatas adalah sebagai berikut:


96

1. Pelaksana Fungsi Pembelian a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pembelian b. Melakukan hubungan pembelian dengan pemasok c. Melakukan pemeriksaan atas surat permintaan pembelian yang masuk d. Membuat surat order pembelian 2. Pelaksana Fungsi Penerimaan a. Bertanggung jawab atas barang masuk yang telah dibeli b. Melakukan penccocokan dan pemeriksaan antara surat order pembelian dengan barang yang masuk, yang meliputi perhitungan jumlah barang yang masuk dan kondisi fisik c. Membuat dukumen penerimaan barang masuk d. Memberikan tanda tangan pada faktur dari pemasok 3. Pelaksana Fungsi Gudang a. Memeriksa jumlah persediaan b. Melakukan permintaan pembelian kepada karayawan bagian pembelian c. Memasukkan persediaan dalam Kartu Gudang

E. Perancangan Input Masukan (input) adalah data yang dimasukkan ke dalam suatu sistem informasi dengan cara dan media tertentu. Pemasukan input data ini kemudian akan diolah dan akan menghasilkan keluaran yang disebut output.


97

Berikut ini adalah rancangan input pembelian persediaan obat untuk Rumah Sakit Panti rini Yogyakarta. 1. Surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian digunakan dan dibuat oleh karyawan gudang untuk meminta kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat kepada pemasok. Rancangan Surat Permintaan Pembelian adalah senagai berikut :

Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat


98

2. Data Pemasok Form Data Pemasok adalah untuk memasukkan nama-nama pemasok. Data Pemasok ini digunakan oleh Karyawan Pembelian untuk memilih pemasok dalam melakukan pembelian.

Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok

Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok


99

Keterangan gambar 5.7 dan gambar 5.8 : a. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok masing-masing pemasok. b. Nama Pemasok diisi dengan nama perusahaan pemasok yang memasok barang persediaan. c. Alamat diisi dengan alamat pemasok barang d. Kota diisi dengan kota tempat pemasok e. Email diisi dengan email pemasok f. Kontak diisi dengan kontak pemasok g. Tabel data pemasok menampilkan data-data pemasok yang akan memasok barang persediaan. 3. Data Persediaan Form Input Data Persediaan ini dapat digunakan oleh Karyawan Gudang untuk mengecek jumlah persediaan yang ada di Gudang dan dapat dijadikan pedoman untuk melakukan permintaan pembelian.


Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat

Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat

100


101

Keterangan Gambar 5.9 dan Gambar 5.10 a. Kode Barang diisi dengan kode setiap barang b. Nama Barang diisi dengan nama barang persediaan c. Satuan diisi dengan satuan barang persediaan d. Stock awal diisi dengan jumlah yang ada di gudang e. Tabel Data Persediaan menampilkan tentang daftar persediaan yang ada di dalam gudang 4. Surat Order Pembelian Form Input Surat Order Pembelian ini diisi oleh Karyawan Pembelian dan kemudian dicetak setelah itu Karyawan Pembelian akan meyerahkan kepada pemasok persediaan.

Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian


102

Keterangan : a. Nomor Order Pembelian akan terisi secara otomatis b. Kode Pemasok diisi dengan Kode Pemasok yang dipilih c. Tanggal Bukti akan terisi secara otomatis d. Nama dan Alamat Pemasok akan terisi bersamaan dengan terisinya Kode Pemasok e. Kode Barang diisi Kode Barang yang akan dipesan f. Nama Barang berisi nama barang yang dipesan g. Jumlah berisi jumlah barang yang dipesan h. Satuan berisi satuan yang dipakai dalam pemesanan barang i. Harga beli diisi harga persatuan barang yang akan dipesan j. Total akan terisi secara otomatis 5. Laporan Penerimaan Barang Form penerimaan Persediaan obat ini diisi oleh Karyawan Penerimaan. Form ini juga digunakan untuk pelaporan penerimaan barang dan meng-update data persediaan .


Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat Keterangan : a. Nomor Laporan Penerimaan Barang akan terisi sedara otomatis b. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok yang dipilih c. Nama Pemasok akan terisi ketika kode pemasok sudah dipilih d. Tanggal akan terisi secara otomatis e. Kode Barang berisi kode barang yang diterima f. Jumlah berisi jumlah barang yang diterima g. Satuan adalah satuan barang yang diterima h. Harga beli adalah harga barang yang diterima i. Total akan terisi secara otomatis

103


104

6. Faktur Pembelian Form ini digunakan untuk memasukkan data-data mengenai pembayaran faktur pembelian kepada pemasok. Form ini diisi oleh bagian akuntansi.

Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat Keterangan : a. Nomor Faktur diisi dengan Nomor Faktur dan akan terisi secara otomatis b. Tanggal Faktur diisi dengan tanggal faktur dan akan terisi secara otomatis c. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok d. Nama Pemasok diisi dengan nama pemasok e. Harga diisi dengan harga barang persediaan yang telah dibeli


105

f. Uang Muka diisi dengan uang muka apabila Pembelian sebelimnya telah menyerahkan uang muka g. Jatuh Tempo diisi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran h. Syarat diisi dengan syarat pembayaran yang telah disepakati terlebih dahulu dengan pemasok 7. Perancangan output Order Pembelian

Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian


106

F. Perancangan Database 1. Perancangan Entity Relantionship Diagram (ERD) Dalam melakukan perancangan Diagram hubungan antar entitas untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, kita harus menentukan entitas-entitas yang terkait dalam diagram tersebut. Entitas-entitas tersebut adalah : a. Resource (sumber)

: persediaan

b. Event (kegiatan)

: Pembelian, (surat permintaan pembelian, surat

order pembelian) Laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok c. Agent (pelaku)

: Pemasok

setelah menentukan entitas yang ada yang terkait, langkah selanjutnya adalah menentukan hubungan antar entitas tersebut, hubungan antar entitas dalam Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah : a. Persediaan dengan Pembelian Persediaan dengan pembelian mempunyai hubungan Many to Many, maksudnya adalah setiap satu jenis persediaan dapat dilakukan lebih dari satu pembelian, dan setiap pembelian dapat membeli banyak persediaan. b. Pembelian dan pemasok Pembelian dengan pemasok mempunyai hubungan One to Many, maksudnya setiap satu jenis pembelian dapat memesan pada satu pemasok, dan pemasok dapat melayani lebih dari satu pembelian.


107

c. Pemasok dan Laporan penerimaan barang Pemasok dan Laporan penerimaan barang mempunyai hubungan One to Many setiap pemasok dapat membuat lebih dari satu laporan penerimaan barang, dan laporan penerimaan barang hanya dibuat untuk satu pemasok. d. Persediaan dengan laporan penerimaan barang Persediaan dan laporan penerimaan barang mempunyai hubungan Many to Many, maksudnya setiap satu jenis persediaan yang diterima dapat membuat lebih dari satu laporan penerimaan barang, dan setiap laporan penerimaan barang dapat dibuat lebih dari satu jenis persediaan yang diterima e. Pemasok dengan faktur Pemasok dengan faktur mempunyai hubungan One to Many, maksudnya setiap pemasok dapat mengirim lebih dari satu faktur, dan setiap faktur hanya dikirim oleh satu pemasok


108

Gambar rancangan ERD untuk Rumah Sakit Panti Rini Adalah Sebagai Berikut :

Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat


109

Setelah membuat ERD selanjutnya kita akan membuat Relationship Tabel untuk setiap tabel yang terkait. Rancangan Relationship Tabel untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut :

Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat


110

2. Perancangan Kamus Data Perancangan kamus data merupakan penjabaran atas detil dari item-item yang terdapat dalam tabel relasi entitas. Adapun istilah-istilah dalam membaca kamus data, istilah-istilah tersebut antaralain adalah Type C yang berarti Character, Type Data N yang berarti Number, Default Value Not Null yang berarti field-field yang tersedia tidak boleh kosong, atau harus diisi, Defalut Value Null yang berarti field-field yang tersedia tidak harus diisi. Perancangan kamus data untuk aktivitas pembelian di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut a. Tabel Persediaan Obat Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat No . 1.

Field Name Kode Barang

2.

Type C

Default Value Not Null

Field Size 5

Fomat Character

Kode Jenis

C

Not Null

5

Character

3.

Nama Barang

C

Not Null

20

Character

4.

Satuan

C

Null

10

Character

5.

Stock Awal

N

Not Null

10

Number

6.

Stock Akhir

N

Not Null

10

Number

PK/ FK PK


111

b. Tabel Pemasok Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok No. Field Name Type Default Field Value Size 1. Kode Pemasok C Not Null 5

Format Character

2

Nama Pemasok

C

Not Null

20

Character

3.

Alamat

C

Null

50

Character

4.

Kota

C

Null

20

Character

5.

Kode Pos

C

Null

15

Character

6.

Telepon

C

Null

15

Character

7.

Fax

C

Null

15

Character

8.

Email

C

Null

20

Character

9.

Kontak

C

Null

15

Character

PK/ FK PK

c. Tabel Order Pembelian Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian No. Field Name Type Default Field Value Size 1. No Order C Not Null 5

Format Character

2.

Kode Barang

C

Not Null

5

Character

3.

Nama Barang

C

Not Null

10

Character

4.

Tanggal Pemesanan

D

Not Null

-

dd/mm/yy

PK/ FK PK


5.

D

Not Null

-

dd/mm/yy

6.

Tanggal dibutuhkan Kode Pemasok

C

Not Null

5

Character

7.

Nama Pemasok

C

Not Null

20

Character

8.

Jumlah

N

Not Null

-

Number

9

Satuan

C

Null

10

Character

112

d. Tabel Pembelian Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian No. Field Name Type Default Field Value Size 1. No Order C Not Null 5

Format Character

PK/ FK FK FK

2.

Kode Barang

C

Not Null

5

Character

3.

Satuan

C

Null

10

Character

4.

Harga Beli

N

Null

-

Number

5.

Jumlah

N

Null

-

Number

6.

Diskon

C

Null

10

Character

7.

Total

N

Null

-

Number

8.

Total Akhir

N

Null

-

Number


113

e. Tabel Laporan Penerimaan Barang Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang No. Field Name Type Default Field Format Value Size 1. No. Laporan C Not Null 5 Character Penerimaan 2. Kode Barang C Not Null 5 Character 3.

Nama Barang

C

Not Null

20

Character

4.

C

Not Null

5

Character

5.

No Order Pembelian Kode Pemasok

C

Not Null

5

Character

6.

Nama Pemasok

C

Not Null

20

Character

7.

Tanggal Terima

D

Not Null

-

dd/mm/yy

8.

Jumlah

N

Not Null

-

Number

9.

Satuan

C

Null

10

Character

10.

Harga Beli

N

Not Null

-

Number

11.

Total

N

Not Null

-

Number

PK/ FK


114

f. Tabel Faktur Pembelian Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian No. Field Name Type Default Field Value Size 1. No. Faktur C Not 5 Null 2. No Jurnal C Null 5

Format

PK/ FK

Character Character

3.

Tanggal faktur

D

Null

dd/mm/yy

4.

Kode Pemasok

C

5

Character

5.

Nama Pemasok

C

20

Character

6.

Uang Muka

N

Not Null Not Null Null

7.

Keterangan

C

Null

50

Character

8

Jatuh Tempo

D

Null

9.

Syarat Pembelian

C

Null

dd/mm/yy 10

Character

G. Perancangan Prosedur Pembelian Perancangan Prosedur untuk sistem akuntansi Pembelian Rumah sakit Panti Rini Yogyajarta meliputi perancangan Diagram Alir (Flow chart), Diagram Arus Data (DFD), dan perancangan Jurnal. 1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart) Dalam membuat perancangan Flow Chart, ada beberapa hal yang harus dilakukan yaitu :


115

a. Perancangan Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini adalah sebagai berikut : 1) Fungsi Gudang Fungsi Gudang dilakukan oleh Karyawan Gudang. Karyawan Gudang melakukan pengecekan terhadap persediaan obat dan melakukan permintaan pembelian kepada Karyawan Pembelian 2) Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian dilakukan oleh Karyawan Pembelian yang bertanggungjawab untuk membuat surat order pembelian (SOP) dan melakukan pemesanan persediaan obat. 3) Fungsi Penerimaan Barang. Fungsi penerimaan dilakukan oleh Karyawan Penerimaan yang menerima barang serta melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitas persediaan obat sebelum disimpan di gudang. 4) Fungsi Akuntansi Bagian Akuntansi mempunyai tanggung jawab untuk membukukan dan mencatat segala transaksi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini, terutama dalam kasus ini adalah transaski pembelian persediaan obat.


116

b. Perancangan Prosedur-prosedur dalam pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut 1) Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Obat Prosedut permintaan pembelian dilakukan oleh karyawan gudang karyawan gudang bertugas untuk mengecek jumlah persediaan melalui kartu gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak 2 lembar yang akan ditujukan ke karyawan Pembelian dan disimpan sebagai arsip. 2) Prosedur Pembelian Persediaan Obat Karyawan Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari Karyawan Gudang dan kemudian membuatkan Surat Order Pembelian sebanyak 5 lembar yang ditujukan ke pemasok, Panti Rapih, Penerimaan,Bagian akuntansi, dan untuk diarsipkan. 3) Prosedur Penerimaan Persediaan Obat Karyawan Penerimaan menerima barang beserta faktur dari pemasok, kemudian karyawan penerimaan mencocokan barang yang datang dengan Surat Order Pembelian yang telah diterima sebelumnya, jika barang yang datang sesuai pesanan, fungsi pembelian akan membuat Laporan Penerimaan Barang, dan jika barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan maka karyawan penerimaan akan membuatkan faktur pembelian dan dikembalikan ke pemasok lagi


117

4) Prosedur Pencatatan Faktur Pembelian Prosedur pencatatan Faktur dilakukan oleh bagian akuntansi, dimana bagian akuntansi ini akan memperoleh laporan penerimaan barang serta faktur dari bagian penerimaan, dari dokumen tersebut maka bagian akuntansi akan memasukkannya kedalam faktur pembelian, 5) Prosedur Peyimpanan Persediaan Obat. Prosedur penyimpanan persediaan obat dilakukan oleh karyawan gudang yang telah menerima barang dari karyawan penerimaan, dan kemudian karyawan gudang mengisi kartu gudang untuk data persediaan. c. Dokumen Pembelian Dokumen yang akan digunakan untuk proses pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah 1) Surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian berisi tentang permintaan persediaan obat. Surat ini berfungsi untuk memberikan perintah kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat sesuai dengan pesanan yang telah dibuat.


118

2) Surat Order Pembelian Surat Order Pembelian (SOP) dibuat oleh Karyawan Bagian Pembelian yang berfungi sebagai surat pesanan kepada pemasok untuk mengirimkan obat ke Rumah Sakit. 3) Laporan Penerimaan Barang Laporan

Penerimaan

Barang

dibuat

oleh

Karyawan

Bagian

Penerimaan. Laporan Penerimaan Barang berisi tentang barang yang sudah masuk dan dikirim oleh pemasok ke Rumah Sakit 4) Bukti Kas Keluar Bukti Kas keluar dibuat oleh bagian keuangan setelah melakukan pembayaran pembelian kepada pemasok. d. Catatan yang digunakan untuk pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah : 1) Jurnal Pembelian Jurnal Pembelian Persediaan digunakan untuk mencatat transaski pembelian persediaan. 2) Faktur Pembelian Faktur Pembelian berisi tentang harga barang yang telah dibeli, dan di dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo waktu pembayaran.


119

3) Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok pembelian. e. Perancangan Flow chart Pembuatan rancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat digunkan untuk memberikan gambaran jelas mengenai aliran dokumen yang digunakan dalam pembelian persediaan obat. Rancangan Flow Chart pembelian persediaan obat dibuat berdasarkan perancangan fungsi-fungsi yang terkait.


Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Gudang

120


Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Pembelian

121


Keterangan OP : Order Pembelian

Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Panti Rapih

122


Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Karyawan Penerimaan

123


Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan

124


Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi

125


126

2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD) Diagram Arus Data (DFD) merupakan alat untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (top level) dan memecah-mecahkannya menjadi bagian yang lebih rinci (lower level). Perancangan Diagram Arus Data dapat dilihat di gambar berikut a. Perancangan Konteks Diagram

Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat


b. Perancangan diagram berjenjang

Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat

127


c. Perancangan Diagram level 0

Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0

128


d. Perancangan Diagram Level 1 1) Diagram level 1 untuk proses 1

Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian

129


130

2) Diagram level 1 untuk proses 2

Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat Surat Order Pembelian


131


Keterangan SOP : Surat Order Pembelian

Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke Pemasok


132


Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat


133


Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat.


134

6) Diagram Level 1 untuk proses 6

Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan Pembelian Persediaan Obat


135

3. Perancangan Jurnal Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut a. Pembelian Persediaan Obat secara kredit : Pembelian

XX

Utang

XX

b. Pelunasan utang Utang

XX

Kas

XX

c. Penggunaan persediaan Pemakaian Persediaan Persediaan

XX XX


136

H. Perancangan Output 1. Laporan Order Pembelian Persediaan Obat RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671

Laporan Order Pembelian Barang Tanggal

No. Order Pembelian

Kode Barang

Nama Barang

Jumlah Pemesanan

Harga

Jumlah Harga

Total Harga

Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Order Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta Untuk pembelian obat golongan G yaitu obat golongan obat keras, dilakukan pelaporan pembelian obat ke dinas kesehatan.


137

2. Laporan Penerimaan Persediaan Obat RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671

Laporan Penerimaan Barang Tanggal

No. Order Pembelian

Kode Barang

Nama Barang

Jumlah diterima

Harga

Jumlah Harga

Total Harga

Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta 3. Laporan Data Persediaan Obat RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671

Laporan Persediaan Obat Kode Barang : Nama Barang : Tanggal Unit

Titik Pemesanan Kembali :

Masuk Satuan

Unit

Keluar Satuan

Unit

Saldo Satuan

Gambar 5.34 Perancangan Output Laporan Data Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta


138

4. Jurnal Pembelian

Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

I. Perancangan Pengendalian Perancangan Pengendalian yang dibuat untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

adalah

perancangan

pengendalian

umum

dan

perancangan

pengendalian aplikasi, perancangan pengendalian dapat dilihat sebagai berikut :


139

1. Pengendalian Umum Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum Kategori Pengendalian yang Deskripsi Pengendalian Pengendalian dibutuhkan Pengendalian Organisasi

Pemisahan tugas dan tanggung jawab antar bagian

Pengendalian Dokumentasi

-

Pengendalian Perangkat Keras

Pengendalian keamanan fisik

Pengendalian keamanan data

Dokumentasi prosedur Dokumentasi sistem Dokumentasi program Dokumentasi Operasi Dokumen data Pengendalian ini dimasksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware malfunction) Pengendalian untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia di yang terlibat didalamnya Dipergunakan data log Proteksi file Pembatasan pengeksesan Backup data dan recovery data

Pemisahan antara fungsi pembelian, penerimaan, dan gudang Pemisahan antara fungsi akuntansi, dan keuangan

Pengendalian ini biasanya sudah terdapat pada perangkat keras itu sendiri.

Disediakan alat-alat yang dapat mengantisipasi jika ada bencana yang terjadi.

Akses ke program menggunakan password Memasang software yang dapat mengantisipasi terjadinya kerusakan pada file. Hanya karyawan yang ditunjuk yang dapat mengakses data Melakukan backup dan recovery secara periodik


140

2. Pengendalian Aplikasi Pengendalian Aplikasi untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut : a. Pengendalian masukan (input) Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data Pengendalian Keterangan Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Nomor urut tercetak Dokumen harus Nomor urut Surat pada dokumen diberi nomor urut Permintaan Pembelian, tercetak agar ketika Surat Order Pembelian, ada dokumen yang Laporan Penerimaan, dan hilang dapat Faktur pembelian diketahui Ruang maksimum Menyediakan ruang Semua kolom pada form untuk field pada maksimum untuk input dokumen masing-masing field pada dokumen, sehingga kelebihan karakter dapat terlihat. Field size ini dapat dilihat di kamus data Kaji ulang (review) Meneliti kembali Semua kolom pada form data kembali input kelengkapan dan kebenaran datanya Verifikasi data Dokumen dasar Semua dokumen yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya oleh personilyang lainnya


141

Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data Pengendalian Keterangan Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Echo Check Data yang diketikkan Semua form input pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan ditampilkan (echo) Existence Check Kode yang Semua kode yang dimasukkan terdapat pada setiap dibandingkan dengan dokumen dan form daftar kode-kode input pembelian yang valid dan sudah diprogram Matching Check Membandingkan Field kode pemasok kode yang dan kode barang dimasukkan dengan field di file induk yang bersangkutan Field Check Field dicocokan Semua field pada dengan tipe fieldnya, form input data apakah bertipe numerik, alphabetic, ataukah tanggal Limit/Resonable Check Apakah data cukup Jumlah transaksi beralasan atau tidak pembelian dengan jumlah persediaan Sign Check Field data bertipe Kolom harga, numerik dapat kuantitas, diskon, diperiksa untuk total harga menentukan kebenaran pengisiannya Zero-Balance Check Bila transaksi Faktur pembelian merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, missal nilai debit dan nilai kredit.


142

Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data Pengendalian Keterangan Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Matching Check Pada tahap Semua field kode pengolahan data, yang terdapat pada pencarian data di form suatu file yang tidak ketemu harus dapat dideteksi Reference File Check Kesalahan Semua field kode penggunaan data yang terdapat pada yang diambil dari file form acuan dapat dideteksi. Limit and Reasonable Pengecekan terhadap Kolom harga, satuan, check batas limit dan diskon, dn total kewajaran suatu nilai. harga.

Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data Pengendalian Keterangan Distribusi pelaporan

Mengkaji ulang laporan

Bagian gudang : laporan pembelian barang Bagian pembelian : Laporan persediaan barang Akuntansi : semua laporan Pemimpin semua laporan Sebelum laporan-laporan itu didistribusikan maka laporanlaporan itu harus dikaji ulang agar bebas dari kesalahan penyajian


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil temuan lapangan dan hasil perancangan yang telah dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan sistem akuntansi pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem akuntansi pembelian persediaan obat dengan baik. Hal ini terlihat dari belum adanya fungsi-fungsi, dokumen-dokumen tertentu yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat. 2. Adanya beberapa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, yaitu belum adanya pemisahan tugas yang tepat antara bagian-bagian yang terkait dengan pembelian persediaan obat sehingga menyebabkan munculnya perangkapan wewenang. Contohnya adalah fungsi pembelian dan fungsi penerimaan belum dipisahkan dengan fungsi gudang, sehingga semua kegiatan pembelian persediaan obat dan penerimaan dilakukan oleh fungsi gudang. Permasalahan yang lain diantaranya adalah belum adanya surat permintaan pembelian sehingga pembelian terkadang tidak sesuai dengan anggaran dan bagian gudang langsung membuat surat order pembelian.

143


144

3. Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut : a. Perancangan Masukan terdiri dari : 1) Surat permintaan pembelian 2) User Interface Entri Data Pemasok 3) User Interface Entri Data Persediaan Obat 4) User Interface Entri Surat Order Pembelian 5) User Interface Entri Penerimaan Persediaan 6) User Interface Entri Faktur Pembelian Persediaan Obat b. Perancangan Proses, terdiri dari : 1) Perancangan Basis Data, yaitu a) Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram) b) Tabel Hubungan Entitas (Relationship Table) c) Kamus Data 2) Perancangan Prosedur, yaitu: a) Diagram Alir (Flowchart) b) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) c) Jurnal


145

c. Perancangan Keluaran 1) Laporan Pembelian Persediaan Obat 2) Laporan Penerimaan Persediaan Obat 3) Laporan Persediaan Obat 4) Jurnal Pembelian d. Perancangan Pengendalian 1) Pengendalian Umum 2) Pengendalian Aplikasi a) Pengendalian Masukan b) Pengendalian Proses c) Pengendalian Keluaran

B. Keterbatasan Penelitian Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Dalam membuat peneilitian ini penulis hanya sampai pada tahap perancangan sehingga program yang dirancang dalam penelitian ini tidak dapat dijalankan dengan sepenuhnya. 2. Penelitian ini terbatas pada proses pembelian persediaan sehingga sistem ini belum bisa diintegrasikan dengan sistem lain.


146

C. Saran Beberapa saran yang dapat penulis sampakan untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah 1. Sebaiknya Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta mulai melakukan pemisahan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian, sehingga tidak akan terjadi lagi tugas dan wewenang ganda oleh salah satu fungsi, misalnya dengan memisahkan fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi gudang. 2. Sebaiknya sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini menggunakan Sistem Informasi Akuntansi karena data yang diperoleh dan informasi yang dibutuhkan akan lebih baik dan akurat.


DAFTAR PUSTAKA

Aryono Putranto, Ignasius. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit: Studi kasus pada PT PG/PS MADU BARU MADUKISMO. Skripsi. Yogykarta: Universitas Sanata Dharma. Heripracoyo, Sulistyo. 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia : BINUS University Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto,2005,Pengenalan Komputer.Yogyakarta: Andi Offset. MADCOMS. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian-Penjualan dan Inventory dengan MS Access. Yogyakarta: Andi Offset. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Ni Luh Sari, Widhiyani. Desain Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Berbasis Komputer Pada Perusahaan Konstruksi. Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi :Universitas Udayana, Denpasar Novianto Suyoto,Stevanus. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai: Studi Kasus Pada Perusahaan Kerajinan Sain’s Craft Wisma Gebang Yogyakarta. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Dasaratha V, Rama/Frederick L.Jones.2009. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat. Sandra Herawati,Debora, 2008, Analisis dan Peraancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Paket Wisata: Studi Kasus pada Yunika Tour & Travel, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Sasmawati. 2008. Analisis Dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan: Studi Kasus di PT. X, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Prisicillia, Wenny. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor: Studi Kasus di Perusahaan CV. Bestone Indonesia, Muntilan. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

147


LAMPIRAN

148


149


150


151

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents