PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh:

Puspita Damayanti 072114030

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015



SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh:

Puspita Damayanti 072114030

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015


:



Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya... Bapa tidak memberi apa yang kita harapkan, melainkan Ia memberi apa yang kita butuhkan.

Skripsi ini ku persembahkan kepada: Tuhan Yesus & Bunda Maria Ibu & Bapakku tercinta Adikku Irfan & Ningrum Seseorang yang ku sayangi Semua sahabatku


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas dan diajukan untuk diuji pada tanggal 19 November 2014 adalah hasil karya saya. Dengan ini, saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri, saya tiru, atau saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberika pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 06 Desember 2014 Yang menyatakan,

Puspita Damayanti


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama

: Puspita Damayanti

Nomor Mahasiswa

: 072114030

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:


Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari penulis, selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Yogyakarta, 06 Desember 2014 Yang menyatakan,

Puspita Damayanti


KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas. Skripsi ini ditulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Penulisan skripsi ini dapat selesai dengan baik berkat bantuan berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1.

Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

2.

A. Diksa Kuntara, S.E., MFA., QIA., selaku dosen pembimbing dalam penyusunan skripsi ini.

3.

Bapak Nicko, Ibu Ilsa, Bapak Joko, Bapak Fani, Bapak Supar, dan Ibu Ninik yang telah meluangkan waktu memberi pengarahan untuk menyempurnakan skripsi ini.

4.

Semua dosen Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan ilmu dan mengajarkan banyak hal.

5.

Bapak Sophie selaku pemilik Toko Tas yang telah mengijinkan penulis melakukan penelitian di toko milik beliau, karyawan Toko Tas yang


dengan senang hati bekerja sama dengan penulis, khususnya Ibu Lani yang telah membantu menyiapkan data yang penulis butuhkan. 6.

Ibu, Bapak, Irfan, Ningrum, Tante Ari, dan anggota keluarga lainnya yang selalu memberikan dukungan, nasehat, dan doa.

7.

Denal Sukma Dewa yang selalu memberikan semangat, doa, dan pengorbanan agar penulis tidak menyerah untuk menyelesaikan skripsi ini.

8.

Sahabat-sahabatku (Yustina, Pipin, Rere, Bima, Byar, CERLO, Visia, Uut, Hagung, dan Mas Adhi) yang mau berbagi suka duka dengan penulis.

9.

Teman-teman yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, senang sekali dapat berbagi pengalaman dengan kalian.

Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca untuk menyempurnakan skripsi ini. Semoga skripsi ini bermanfaat dan dapat menjadi masukan bagi rekan-rekan dalam menyusun skripsi.

Yogyakarta, 06 Desember 2014

Puspita Damayanti


DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................v HALAMAN PUBLIKASI ..................................................................................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR ..................................................................... vii HALAMAN DAFTAR ISI .................................................................................... ix HALAMAN DAFTAR TABEL .......................................................................... xiii HALAMAN DAFTAR GAMBAR ........................................................................xv HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ................................................................. xvii ABSTRAK ......................................................................................................... xviii ABSTRACT ........................................................................................................... xix

BAB I : PENDAHULUAN.....................................................................................1 A. Latar Belakang Masalah ............................................................................1 B. Rumusan Masalah ......................................................................................4 C. Tujuan Penelitian .......................................................................................4 D. Manfaat Penelitian .....................................................................................4 E. Sistematika Penelitian ................................................................................5

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA .........................................................................7 A. Sistem Informasi Akuntansi .......................................................................7 1. Sistem ....................................................................................................7 2. Informasi ...............................................................................................8 3. Akuntansi ..............................................................................................9 4. Sistem Informasi Akuntansi ................................................................10


B. Sistem Pengendalian Internal ...................................................................11 1. Definisi Sistem Pengendalian Internal ................................................11 2. Unsur Sistem Pengendalian Internal ...................................................11 C. Siklus Pembelian......................................................................................12 1. Deskripsi Kegiatan ..............................................................................12 2. Fungsi yang Berkaitan dengan Siklus Pembelian ...............................12 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian ......................13 4. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian ..........................15 5. Catatan yang Digunakan dalam Siklus Pembelian..............................20 6. Pengendalian dalam Siklus Pembelian................................................23 7. Informasi yang Dihasilkan dalam Siklus Pembelian..........................25 D. Pengembangan Sistem .............................................................................25 1. Pengertian Pengembangan Sistem ......................................................25 2. Alasan Dilakukan Pengembangan Sistem ...........................................26 3. Tujuan Pengembangan Sistem ............................................................26 4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................................27 a. Kebijakan dan perencanaan sistem ..................................................28 b. Analisis sistem ................................................................................29 c. Desain sistem ...................................................................................32 d. Seleksi sistem ..................................................................................41 e. Implementasi sistem ........................................................................41 f. Perawatan sistem ..............................................................................41 E. Alat-alat Komunikasi dalam Pengembangan Sistem ...............................41 1. Bagan alir dokumen (Document Flowchart) .......................................41 2. Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................................46 3. Kamus Data .........................................................................................47

BAB III : METODA PENELITIAN...................................................................48 A. Jenis Penelitian.........................................................................................48 B. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................................48 C. Subyek dan Obyek Penelitian ..................................................................48


D. Data yang Dibutuhkan .............................................................................49 E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................................49 F. Teknik Analisis Data................................................................................50

BAB IV : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN............................................53 A. Sejarah Singkat Perusahaan .....................................................................53 B. Struktur Organisasi ..................................................................................54 C. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab ................................................54 D. Personalia .................................................................................................58 E. Pemasaran ................................................................................................60 F. Produk ......................................................................................................60

BAB V : ANALISIS DAN PERANCANGAN ...................................................61 A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ................................61 1. Aktivitas Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ............................61 2. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ...........................................................................................61 3. Dokumen yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ...........................................................................................63 4. Catatan Akuntansi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ...........................................................................................65 5. Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ............................66 B. Identifikasi Masalah Sistem Akuntnsi Pembelian Perusahaan ................71 1. Identifikasi Masalah ............................................................................71 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ..................................................72 3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan ...............................................73 4. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci ..........................................74 C. Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ..........76 1. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian .................76 2. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ..................77 3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ........78


4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ............................................................................................78 5. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas ........................................................................................79 6. Sistem Otorisasi yang Memberikan Perlindungan yang Cukup..........80 7. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi ....................................................................................81 8. Kesesuaian Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ....82 9. Ketidaksesuaian Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan .............................................................................................................83 D. Pengantar Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ............85 E. Perancangan Struktur Organisasi .............................................................90 F. Perancangan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Setiap Bagian dalam Rancangan Struktur Organisasi .....................................................91 G. Perancangan Prosedur ..............................................................................94 H. Perancangan Database ...........................................................................104 I. Perancangan Masukan ...........................................................................108 J. Perancangan Keluaran ...........................................................................119 K. Perancangan Pengendalian.....................................................................128

BAB VII : PENUTUP ........................................................................................133 A. Kesimpulan ............................................................................................133 B. Keterbatasan ...........................................................................................134 C. Saran ......................................................................................................134

DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................135 LAMPIRAN .........................................................................................................136


DAFTAR TABEL

Tabel II.1.

Judul

Halaman

Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar ...............................................43

IV.1. Waktu Kerja Karyawan .............................................................................59

V.1.

Penerapan Teori Mengenai Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian .........................................................76

V.2.

Penerapan Teori tentang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian.........................................77

V.3.

Penerapan Teori tentang Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ...........................................................78

V.4.

Penerapan Teori tentang Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ...........................................................78

V.5.

Penerapan Teori tentang Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas ................................................79

V.6.

Penerapan Teori tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ...........................................................80

V.7.

Penerapan Teori tentang Adanya Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi ..........................81

V.8.

Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Identifikasi Masalah ...................................................................................86

V.9.

Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Perusahaan .............................87

V.10. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pemasok ........................................105 V.11. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Barang...........................................105 V.12. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Beli Detail .....................................106 V.13. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Beli Master ...................................106


Tabel

Judul

Halaman

V.14. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Retur Detail ..................................107 V.15. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Retur Master .................................107 V.16. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pelunasan ......................................108 V.17. Usulan Pengendalian Umum ....................................................................128 V.18. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Penangkapan Data........129 V.19. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Pemasukan Data ...........130 V.20. Rancangan Pengendalian Pengolahan Data .............................................131 V.21. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Hardcopy..................132 V.22. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Softcopy ....................132


DAFTAR GAMBAR

Gambar

Judul

Halaman

II.1.

Proses Pencatatan Akuntansi ........................................................................9

II.2.

Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian .............................14

II.3.

Surat Permintaan Pembelian ......................................................................15

II.4.

Surat Permintaan Penawaran Harga ...........................................................16

II.5.

Surat Order Pembelian ...............................................................................17

II.6.

Laporan Penerimaan Barang ......................................................................18

II.7.

Surat Perubahan Order Pembelian .............................................................19

II.8.

Bukti Kas Keluar ........................................................................................20

II.9.

Register Bukti Kas keluar ..........................................................................21

II.10. Jurnal Pembelian ........................................................................................21 II.11. Kartu Utang ................................................................................................22 II.12. Kartu Persediaan ........................................................................................22 II.13. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..........................................................27 IV.1. Struktur Organisasi TokoTas .....................................................................54

V.1.

Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Toko Tas ..................68

V.2.

Usulan Struktur Organisasi ........................................................................90

V.3.

Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian .....97

V.4.

Usulan Prosedur Penerimaan Barang dalam Aplikasi Komputer ............101

V.5.

Usulan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian dalam Aplikasi Komputer ..................................................................................................103

V.6.

Rancangan Entity Relationship Diagram dengan Microsoft Access ........104

V.7.

Rancangan Menu Utama ..........................................................................108

V.8.

Rancangan Form Master Barang Dagang ................................................109

V.9.

Rancangan Form Master Pemasok ...........................................................111

V.10. Rancangan Form Transaksi Pembelian ....................................................112


Gambar

Judul

Halaman

V.11. Rancangan Form Transaksi Retur Pembelian ..........................................115 V.12. Rancangan Form Transaksi Pelunasan Pembelian ...................................117 V.13. Usulan Daftar Barang Dagang .................................................................119 V.14. Usulan Daftar Pemasok ............................................................................120 V.15. Usulan Keluaran Laporan Penerimaan Barang ........................................120 V.16. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Manajer ...........................................121 V.17. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Admin 1 ..........................................121 V.18. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Pemasok ..........................................121 V.19. Usulan Keluaran Rincian Pelunasan ........................................................122 V.20. Usulan Keluaran Laporan Jatuh Tempo Pembelian .................................122 V.21. Usulan Keluaran Kartu Utang ..................................................................123 V.22. Usulan Keluaran Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir ......................123 V.23. Usulan Keluaran Laporan Pembelian per Bulan ......................................124 V.24. Usulan Keluaran Laporan Retur Pembelian per Bulan ............................124 V.25. Usulan Keluaran Laporan Pelunasan per Bulan .......................................125 V.26. Usulan Keluaran Jurnal Pembelian ..........................................................125 V.27. Usulan Keluaran Jurnal Retur Pembelian ................................................126 V.28. Usulan Keluaran Jurnal Kas Keluar .........................................................126 V.29. Usulan Keluaran Neraca Saldo ................................................................127


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul

Halaman

1.

Surat Keterangan Penelitian .....................................................................137

2.

Daftar Pertanyaan .....................................................................................138

3.

Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan ................................139


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Studi Kasus pada Toko Tas Puspita Damayanti NIM : 072114030 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2015 Penelitian ini bertujuan memberikan saran berupa rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas. Rancangan sistem informasi akuntansi pembelian diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan untuk mengatasi masalah dan menghindari adanya potensi kecurangan dalam sistem pembelian. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) mendeskripsikan sistem akuntansi pembelian di Toko Tas, (2) mengidentifikasi masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas, dan (3) membuat rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas. Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian Toko Tas belum berjalan dengan baik. Masalah dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas adalah kesalahan pencatatan menentukan harga jual saat penerimaan barang, salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko yang diberikan saat penerimaan barang, dan pembayaran faktur pembelian yang tidak terorganisir. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang dibuat terdiri dari perancangan (1) struktur organisasi yang baru, (2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab untuk setiap bagian dalam struktur organisasi yang baru, (3) prosedur penerimaan barang, retur pembelian dan pembayaran faktur pembelian, (4) database berupa Entity Relationship Diagram dan kamus data menggunakan Microsoft Access 2010, (5) data masukan, (6) data keluaran, dan (7) pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian.

Kata kunci: pembelian, sistem informasi akuntansi, perancangan sistem


ABSTRACT ANALYSYS AND DESIGN OF PURCHASE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM A Case Study at Toko Tas Puspita Damayanti NIM : 072114030 Sanata Dharma University Yogyakarta 2015 The aims of this research is providing proposed design of purchase accounting information system that is appropriate to Toko Tas condition. Purchase accounting information system design is expected to meet the needs of the company to resolve the problem and avoid the potential fraud in the purchasing system. This research is a case study. Data was collected through interview, observation, and documentation. The data analysis procedures are as follow (1) describing the purchasing accounting system at Toko Tas, (2) identifying the problem, and (3) preparing the proposed design of purchase accounting information system that suitable with Toko Tas condition. The results showed that the purchase accounting system at Toko Tas was not appropriately implemented. The problems were error in recording the determined selling price, misidentified merchandize based on store code, and unorganized of the purchase invoice payment. The proposed purchase accounting information system were designing (1) a new organizational structure, (2) job descriptions of the new organizational structure, (3) procedures processing of receipt, purchase returns and purchase invoice payment, (4) database in the form of Entity Relationship Diagram and data dictionary using Microsoft Access 2010, (5) input data, (6) output data, and (7) controls system required.

Key words: purchase, accounting information system, system design


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam dunia bisnis merupakan hal yang wajar dan tidak dapat dihindari. Sebuah perusahaan harus mampu berkompetisi dengan perusahaan pesaingnya agar dapat terus bertahan. Namun sebelum berkompetisi dengan pihak eksternal (perusahaan pesaing), perusahaan harus melihat kondisi internalnya terlebih dahulu. Kondisi yang dilihat adalah kinerja sistem internal perusahaan apakah sudah baik atau belum. Jika kondisi perusahaan tersebut belum baik maka bagaimana perusahaan dapat berkompetisi dengan perusahaan pesaing. Oleh sebab itu, cara berkompetisi dengan perusahaan pesaing dapat dimulai dengan penerapan suatu sistem akuntansi yang baik dalam perusahaan. Menurut Jogiyanto (2005:17), secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan

(recording),

pengelompokan

(classifying),

perangkuman

(summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Jika sistem akuntansi suatu perusahaan berjalan dengan baik maka akuntansi dapat memberikan informasi tentang kejadian di perusahaan dalam jangka waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban manajemen kepada pemilik.

1


2

Untuk perusahaan yang aktivitasnya semakin kompleks sehingga semakin sulit untuk mengingat atau mengetahui semua aktivitas yang terjadi dalam jangka waktu tertentu, sistem akuntansi perusahaan juga harus mengalami penyesuaian. Penyesuaian tersebut dapat berupa perbaikan sistem yang ada atau benar-benar mengganti sistem yang sudah ada di sebuah perusahaan dengan sistem yang baru karena pengaruh kebutuhan informasi keuangan yang diinginkan harus relevan, akurat, dan tepat waktu. Apalagi saat ini teknologi informasi yang berkembang dengan cepat menuntut perusahaan untuk melakukan penyesuaian sistem yang ada supaya dapat bertahan hidup. Penggunaan sistem akuntansi secara manual dapat menimbulkan resiko kesalahan pencatatan yang lebih besar dari pada sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi. Alasannya, sistem akuntansi secara manual yang berarti segala pencatatannya masih dilakukan oleh manusia mempunyai faktor human error yang lebih besar apalagi jika aktivitas perusahaan sudah kompleks sehingga pencatatan yang begitu banyak juga menjadi rumit. Menurut Jogiyanto (2005:17), sistem akuntansi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA (accounting information system atau AIS). Siklus transaksi pertama dalam sebuah perusahaan adalah siklus pembelian. Menurut Dasaratha dan Frederick (2008:3), siklus pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa. Siklus pembelian menjadi penting bagi sebuah perusahaan karena berkaitan dengan penentuan barang atau jasa apa saja yang seharusnya dibeli oleh


3

perusahaan dan berapa besar juga kapan perusahaan harus membayar barang atau jasa yang telah dibeli tersebut. Perusahaan dapat merugi jika terjadi kesalahan dalam siklus pembelian. Penumpukan barang yang diakibatkan dari kesalahan pembelian merupakan bentuk pemborosan kas perusahaan. Khususnya untuk perusahaan dagang, kurangnya pembelian menyebabkan perusahaan tidak dapat memenuhi keinginan konsumen dan mengurangi keuntungan perusahaan. Karena pembayaran dari sebuah pembelian biasanya relatif tinggi, siklus pembelian dapat menyebabkan kecurangan atau penyalahgunaan kas perusahaan untuk hal yang tidak semestinya. Dengan demikian sistem akuntansi untuk siklus pembelian memerlukan pengendalian interen dan penyesuaian jika dalam sistem tersebut ada hal yang tidak tepat apalagi menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Contoh perusahaan yang masih menggunakan sistem akuntansi secara manual adalah Toko Tas. Toko Tas merupakan perusahaan dagang yang menjual berbagai macam tas. Toko Tas membutuhkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu untuk menentukan suatu kebijakan supaya tercipta pengendalian yang lebih baik dan menguntungkan bagi perusahaan. Salah satu kebijakan yang harus dibuat adalah menentukan barang dagang apa saja yang harus dibeli dan kapan harus membelinya. Akibat dari pembelian barang dagang tersebut, Toko Tas harus mempunyai catatan mengenai pembayaran atas pembelian barang dagang tersebut. Pembayaran yang tepat waktu dapat menguntungkan perusahaan karena biasanya memperoleh diskon pembayaran


4

yang lebih banyak dan lebih cepat mendapatkan kiriman barang kembali. Kesalahan informasi yang dihasilkan dari sistem pembelian dapat menjadi masukan yang tidak tepat untuk sistem yang menggunakan keluaran dari sistem pembelian. Oleh karena itu sistem akuntansi pembelian di Toko Tas perlu di analisis dan dilakukan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang dapat memudahkan Toko Tas untuk membuat laporan terkait dengan pembelian, membantu dalam menentukan sebuah kebijakan, dan tentunya meminimalisir resiko terjadinya human error.

B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimanakah rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas?

C. Tujuan Penelitian Tujuan dilakukan penelitian ini adalah memberikan saran berupa rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan Toko Tas.

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Toko Tas Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi saran dan menambah informasi yang bermanfaat dalam pengembangan dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian di Toko Tas.


5

2. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi penelitian mahasiswa Universitas Sanata Dharma. 3. Bagi Penulis Penelitian ini sebagai wujud penerapan materi yang telah diterima selama kuliah dan diharapkan menambah wawasan dan pengalaman penulis.

E. Sistematika Penulisan BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan skripsi.

BAB II

: TINJAUAN PUSTAKA Bab ini membahas mengenai teori-teori yang akan digunakan sebagai

dasar

untuk

mendeskripsikan,

menganalisis,

dan

melakukan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian. BAB III

: METODA PENELITIAN Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dibutuhkan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

BAB IV

: GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini akan membahas mengenai gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas,


6

wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam struktur organisasi, personalia, pemasaran, dan produk yang disediakan perusahaan. BAB V

: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Bab ini membahas deskripsi sistem akuntansi pembelian yang ada pada perusahaan (aktivitas, fungsi, dokumen, catatan, prosedur, dan digambarkan dalam bentuk bagan alir sistem (flowchart)), mengiidentifikasi masalah yang terjadi, menganalisis penerapan teori dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan, membahas pengantar perancangan, rancangan struktur organisasi, rancangan tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing fungsi dalam struktur organisasi, rancangan prosedur, rancangan database,

rancangan

masukan,

rancangan

keluaran,

dan

rancangan pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian. BAB VI

: PENUTUP Bab ini membahas kesimpulan penelitian, keterbatasan penelitian, dan saran yang diharapkan berguna bagi perusahaan.


7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Sistem Menurut Diana dan Setiawati (2011:3), sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut

Jogiyanto

(2005:3-5)

suatu

sistem

mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: a. Komponen Sistem (components). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. b. Batas Sistem (boundary). Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (enviroments). Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung

Sistem

(interface).

Penghubung

merupakan

media

penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya sehingga antar subsistem dapat saling berintegrasi membentuk satu kesatuan.

7


8

e. Masukan Sistem (input). Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yang artinya energi yang dimasukkan supaya sistem beroperasi dan masukan sinyal (signal input) yang artinya energi yang diproses untuk menghasilkan keluaran. f. Keluaran Sistem (output). Keluaran adalah hasil dari pengolahan energi dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan tidak berguna. g. Pengolah Sistem (process). Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Tujuan (goal) atau Sasaran (objectives) Sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas) atau sasaran (dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit). 2. Informasi Menurut Jogiyanto (2005:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Jogiyanto (2005:10) menyebutkan kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. b. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan,

berarti

pemakainya.

informasi

tersebut

mempunyai

manfaat

untuk


9

3. Akuntansi Akuntansi merupakan proses mengidentifikasi, mengukur, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi bisnis tersebut (pengguna informasi). Pada dasarnya fokus utama dari akuntansi adalah transaksi bisnis. Transaksi bisnis direkam dalam dokumen sumber (nota/faktur, nota retur, dan lain-lain). Dokumen tersebut dicatat ke dalam jurnal dan buku pembantu. Jurnal secara umum dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu jurnal umum (merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus) dan jurnal khusus (merupakan jurnal yang dirancang khusus untuk mencatat transaksi yang sering berulang, seperti transaksi penjualan dan pembelian). Buku pembantu adalah catatan individual atas piutang dan utang. Setelah dicatat ke dalam jurnal, pencatatan selanjutnya ke buku besar. Buku besar adalah kumpulan catatan atas rekening individual. Selanjutnya, dari total setiap rekening buku besar, dibuatlah neraca lajur yang akan menjadi dasar untuk menyusun laporaan keuangan. (Diana dan Setiawati, 2011:14-18) Transaksi

Dokumen

Buku Pembantu

Jurnal

Buku Besar

Gambar II.1 : Proses Pencatatan Akuntansi Sumber : Diana dan Setiawati (2011:15)

Neraca Lajur

Laporan Keuangan


10

4. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Nugroho (2001:4), sistem informasi akuntasi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam Jogiyanto (2005:17), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi

yang

mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

memproses,

menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihakpihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Diana dan Setiawati (2011:5-7) menyebutkan tujuh tujuan dari sistem informasi akuntansi, yaitu: a. Mengamankan harta atau kekayaan perusahaan. b. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan. c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal. d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan). f. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan. g. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.


11

B. Sistem Pengendalian Internal 1. Definisi Sistem Pengendalian Internal Diana

dan

mendefinisikan

Setiawati

(2011:83)

pengendalian

menyebutkan

internal

sebagai

bahwa

COSO

proses

yang

diimplementasikan oleh dewan direksi, manajemen, serta seluruh staf dan karyawan di bawah arahan mereka dengan tujuan untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapainya tujuan pengendalian. Tujuan pengendalian tersebut meliputi: a. Efektivitas dan efisiensi operasi. b. Reliabilitas pelaporan keuangan. c. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada. 2. Unsur Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2010:164-168), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsioanal secara tegas. b. Sistem

wewenang

dan

prosedur

pencatatan

yang

memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapat, dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.


12

C. Siklus Pembelian 1. Deskripsi Kegiatan Menurut Mulyadi

(2010:299), sistem akuntansi

pembelian

digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. 2. Fungsi yang berkaitan dengan Siklus Pembelian Mulyadi (2010:299-300) menyebutkan fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Fungsi gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan di gudang dan menyimpan barang yang telah diterima dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. d. Fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian


13

ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian Mulyadi (2010:301-303) menyebutkan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah: a. Prosedur permintaan pembelian. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. Setelah menerima balasan penawaran harga dari berbagai pemasok, fungsi pembelian melakukan pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian. Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok dan memberitahukan kepada unit-unit lain dalam perusahaan mengenai order yang dikeluarkan perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang atas barang yang diterima tersebut. Kemudian fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan dan melaporkan penerimaan barang tersebut kepada fungsi akuntansi.


14

e. Prosedur pencatatan utang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen yang berkaitan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur tagihan dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan manajemen.

Fungsi Gudang

Permintaan pembelian (1)

Permintaan penawaran harga (2) Fungsi Pembelian

Penawaran harga (3)

Pemasok

Order pembelian (4) Penyimpanan barang (6) Fungsi Penerimaan

Laporan penerimaan barang (7)

Penerimaan barang dari pemasok (5)

Fungsi Akuntansi

Peneriman faktur dari pemasok (6)

Gambar II.2 : Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:301)


15

4. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian Mulyadi (2010:303-308) menyebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Surat permintaan pembelian. Formulir ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Biasanya formulir ini dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. No. SPP.475689 Tanggal: ..../..../ 19...

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta. Dari Bagian: .......................... Sifat permintaan : Biasa Segera

Digunakan untuk: ................... Mendesak

Kuantitas Nomor Part atau Nomor Katalog Ukuran

Kirim ke ............................................ Bebankan ke Dep .................No. Rek .................... Tanggal diperlukan ...../ ...../ 19..... Diperlukan oleh ............................... Disetujui oleh ..................................

Penjelasan Lengkap

Diisi oleh Bagian Pembelian Pemasok Harga per unit Total Harga Nomor SOP

Harga yang lalu .................................. Pemasok yang lalu ............................. Ya untuk dibeli ..................................

Gambar II.3 : Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:304)

b. Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang jumlah rupiah pembeliannya besar dan pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi.


16

PT Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta,55281 Telepon (0274) 86104 Fax (0274) 86104

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Catatan: Kepada Yth.

Kepada Yth.

Permintaan penawaran harga ini bukan merupakan order pembelian. Tgl. SPPH Tgl. Penyerahan Barang

Silahkan menawar kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia mempertimbangkan barang subtitusi. Kuantitas No.Part Keterangan Harga per unit

Potongan

Kepada Yth.

Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB................ dan syarat pembayaran......................dengan jangka waktu pengiriman..................hari setelah order pembelian kami terima. Nama Perusahaan Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat di atas.

Harga Bersih

Tanda Tangan

Gambar II.4 : Surat Permintaan Penawaran Harga Sumber: Mulyadi (2010:306)

c. Surat order pembelian. Dokumen ini dibuat sebanyak tujuh lembar dan digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 1) Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim ke pemasok. 2) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan ini dikirim kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok, dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian. 3) Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini sebagai bukti bahwa barang yang diminta oleh unit peminta barang telah dipesan.


17

4) Arsip Tanggal Penerimaan Fungsi Pembelian. Tembusan ini sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak adtang pada waktu yang telah ditetapkan. 5) Arsip Pemasok Fungsi Pembelian. Tembusan ini sebagai daftar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6) Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan ini sebagai dasar fungsi penerimaan untuk melakukan penghitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok. 7) Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan ini digunakan sebagai salah satu dasar mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. PT Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta,55281 Telepon (0274) 86104 Fax (0274) 86104

No.809876756

SURAT ORDER PEMBELIAN Kepada Yth. Kirim ke: No.Urut

Nama Barang

Spesifikasi Barang

Satuan

Kuantitas

Tanggal: Syarat: Tgl. Diperlukan: Harga Satuan

Jumlah Harga

Jumlah Penting: Penerimaan barang ditutup jam16.00, kecuali dengan janji khusus.

Manajer Bagian

Gambar II.5 : Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:87)

d. Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan yang tercantum dalam surat order pembelian.


18

PT Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui: ...........................................................................tgl .....................19.......... Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi: ................................................................................... Nama perusahaan pengirim: ............................................................................................................. Alamat: ............................................................................................................................................... No. Mobil

No. Segel dan Kondisi

No. Surat Order Pembelian

Jml.Bungkus atau Biji

Macam Pembungkus

Penjelasan lengkap ttg. barang merek,mutu,dsb

Diperiksa oleh:

Ukuran

No. Surat Order Pengiriman Tanda pada pembungkus

Kuantitas

Kondisi pada saat diterima

Diterima oleh:

Gambar II.6 : Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (2010:234)

e. Surat Perubahan Order Pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Dokumen ini dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.


19


SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN No. Srt. Perub. Order Pembelian Tgl. Kepada Yth. No. Surat Order Pembelian Kode

Kuantitas

Satuan

Keterangan

Tgl. Harga per satuan Total Harga

Menurut order pembelian kami yang lalu: Diubah menjadi: Penjelasan:

Manajer Bagian Pembelian

Gambar II.7: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:308)

f. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian, sebagai perintah pengeluaran kas untuk membayar utang kepada pemasok, dan sebagai surat pemberitahuan kepada pemasok mengenai maksud pembayaran.


20


BUKTI KAS KELUAR Dibayarkan kepada Tgl.

No. Rekening

Keterangan

No. BKK: 678908 No. Cek: ............................ Tgl. Dibayar: ..../ ..../19.... Jumlah Rupiah

Total Potongan % Bersih Penjelasan : Dicatat

Tgl.

Disetujui

Tgl.

Diperiksa

Tgl.

Diisi

Tgl.

Gambar II.8 : Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2010:309)

5. Catatan yang Digunakan dalam Siklus Pembelian Mulyadi (2010: 308-310) menyebutkan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: a. Register Bukti Kas Keluar. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.


21

Halaman sebelah kiri

REGISTER BUKTI KAS KELUAR Tgl. Dikeluarkan untuk

No. BKK

Dibayar Tgl. No. Cek

Halaman sebelah kanan Biaya Administrasi Biaya Pemasaran Debit Debit No. Rek Jumlah No. Rek Jumlah

(VOUCHER REGISTER) BKK Potongan yang akan Pembelian dibayar Kredit

Biaya Produksi Dep. 1 Debit No. Rek Jumlah

Pembelian Debit No. Rek Jumlah

Biaya Produksi Dep. 2 Debit No. Rek Jumlah

Biaya Angkut Debit No. Rek Jumlah

Lain-lain Debit Nama

No. Rek

Gambar II.9 : Register Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2010:310)

b. Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. Halaman: ........

JURNAL PEMBELIAN Tanggal

Keterangan

Nomor Bukti

Utang Dagang Kredit

Persediaan Kredit

Gambar II.10 : Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi (2010:109)

Lain-lain Debit No. Rek Jumlah

Jumlah


22

c. Kartu Utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. KARTU UTANG Nama Kreditur Alamat Tgl.

No. Rekening:

Keterangan

Fol

√

Debit

Kredit

D/

Saldo

Gambar II.11 : Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2010:311)

d. Kartu Persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan ynag dibeli. KARTU PERSEDIAAN Nama Barang No. Rekening

Kode Barang Titik Pesanan Kembali

EOQ

Satuan Maximum

Gudang

No. Lantai

No. Lokasi

Minimum Sifat Khusus Barang

Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo Tgl. No. Jml. Sisa Tgl. LPB Kuantitas Harga Jumlah Tgl. No. Kuantitas Harga Jumlah Kuantitas Harga Jumlah SOP Dipesan Pesanan Satuan Harga BPBG Satuan Harga Satuan Harga

Gambar II.12 : Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi (2010:140)


23

6. Pengendalian dalam Siklus Pembelian Mulyadi (2010:312) menyebutkan pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: a. Organisasi 1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. 2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.


24

5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. 6) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Praktik yang Sehat 1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggugjawabkan oleh fungsi penerimaan. 4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. 5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.


25

8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 10)

Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh

fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. 7. Informasi yang Dihasilkan dalam Siklus Pembelian Informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi pembelian menurut Mulyadi (2010:303) adalah sebagai berikut: a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali. b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. c. Order pembelian yang telah dipenuhi pemasok. d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

D. Pengembangan Sistem 1. Pengertian Pengembangan Sistem Menurut

Jogiyanto

(2005:35),

pengembangan

sistem

berarti

menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.


26

2. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005:35-36), sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal, yaitu: a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan atau karena pertumbuhan organisasi sehingga sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan pasar bersaing. Jika pesaing dapat memanfaatkan kesempatan yang ada, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi yang ada maka kesempatan tersebut akan jatuh ke tangan pesaing. c. Adanya instruksi dari pimpinan atau luar organisasi (contohnya pemerintah). 3. Tujuan Pengembangan Sistem Jogiyanto (2005:37-38) menyatakan dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan berhubungan dengan PIECES, yaitu sebagai berikut: a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap hasil kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.


27

c. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi . d. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang dan akan terjadi. e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi (sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum). f. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Kebijakan dan perencanaan sistem

awal proyek sistem

Analisis sistem

Desain (perancangan) sistem secara umum

Desain (perancangan) sistem terinci

pengembangan sistem

Seleksi sistem

Implementasi (penerapan) sistem

Perawatan sistem

manajemen sistem

Gambar II.13 : Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto (2005: 52)


28

a. Kebijakan dan perencanaan sistem Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk perencanaan sistem karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang perlu diperbaiki. Sedangkan perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem yang terdiri dari estimasi kebutuhankebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. (Jogiyanto, 2005:71-73) Berikut merupakan proses dari perencanaan sistem (Jogiyanto, 2005:74-75) : 1) Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem. a) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan. b) Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem. c) Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem. d) Menetapkan kendala proyek-proyek sistem. e) Menentukan proyek-proyek sistem prioritas. f) Membuat laporan perencanaan sistem. g) Meminta persetujuan manajemen.


29

2) Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem. a) Menunjuk team analis. b) Mengumumkan proyek pengembangan sistem. 3) Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem. a) Melakukan studi kelayakan. b) Menilai kelayakan proyek sistem. c) Membuat usulan proyek sistem. d) Meminta persetujuan manajemen. b. Analisis sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan

kesempatan-kesempatan,

mengevaluasi hambatan-hambatan

permasalah-permasalah, yang

terjadi

dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. (Jogiyanto, 2005:129) Berikut merupakan langkah-langkah

dalam analisis sistem

(Jogiyanto, 2005:133-150) : 1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Tugas-tugas yang harus dilakukan seorang analis adalah:


30

a) Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji

ulang

subyek-subyek

permasalahan yang diperoleh pada tahap perencanaan sistem. b) Mengidentifikasi Titik Keputusan. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dokumen sistem bagan alir formulir dari perusahaan dapat digunakan sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan. c) Mengidentifikasi

Personil-Personil

Kunci.

Mengidentifikasi

personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan. 2) Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. a) Menentukan jenis penelitian. b) Merencanakan jadwal penelitian (jadwal wawancara, observasi, pengambilan sampel, dan sebagainya). c) Membuat penugasan penelitian. d) Membuat agenda wawancara supaya tidak ada materi yang terlewatkan. e) Mengumpulkan hasil penelitian. Hal-hal yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian adalah: (1) waktu untuk melakukan suatu kegiatan, (2) kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama, (3) pengambilan sampel,


31

(4) formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan sistem lama, (5) elemen-elemen data, (6) teknologi yang digunakan di sistem lama, dan (7) kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/ manajemen. 3) Analyse, yaitu menganalisis sistem (menganalisis hasil penelitian). a) Menganalisis kelemahan sistem. (1) menganalisis distribusi pekerjaan, yaitu beban dari masingmasing personil/unit dalam menangani kegiatan yang sama. (2) menganalisis penguluran kinerja. (3) menganalisis keandalan, yaitu menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. (4) menganalisis dokumen, yaitu menganalisis apakah dokumen yang ada itu penting, penggunaannya efektif, dan perlu tembusan atau tidak. (5) menganalisis laporan, yaitu menganalisis apakah laporan mudah disiapkan dan ada duplikasi file atau tidak. (6) menganalisis teknologi, yaitu menganalisis apakah teknologi dapat menangani volume rata-rata data tanpa penundaan yang berarti atau tidak. b) Menganalisis kebutuhan informasi pemakai.


32

4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Tujuan utama penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: a) Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan. b) Meluruskan kesalahpengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen. c) Meminta pendapat dan saran manajemen. d) Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi. c. Desain sistem 1) Pengertian desain sistem Desain sistem dapat diartikan sebagai berikut (Jogiyanto, 2005:197) : a) Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b) Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. c) Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. e) Penggambaran,

perencanaan,

dan

pembuatan

sketsa

atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. f) Mengkonfigurasi

dari

komponen-komponen

hardware dari suatu sistem.

software

dan


33

2) Tujuan dan Sasaran Desain Sistem Dua tujuan utama desain sitem adalah (Jogiyanto, 2005:197) : a) Memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan b) Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Sasaran yang harus dicapai supaya tujuan desain sistem terpenuhi (Jogiyanto, 2005:197-198) : a) Desain sitem harus berguna, mudah dipahami, dan nantinya mudah digunakan. b) Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. c) Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan mendukung keputusan yang akan dilakukan manajemen. d) Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, pengendalian intern.

orang-orang,

software,

hardware,

dan


34

3) Desain Komponen Sistem Komponen sistem informasi yang perlu didesain adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2005:211-265): a) Desain model (1) Physical system menunjukkan kepada pengguna bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Alat yang tepat untuk menggambarkan physical system adalah bagan alir sistem. (2) Logical model menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Alat yang tepat untuk menggambarkan logical model adalah diagram arus data. b) Desain keluaran Keluaran pada tahap desain ini adalah keluaran yang berupa tampilan di media keras atau di layar video. (1) Keluaran internal adalah keluaran yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen, misalnya laporan terinci, laporan ringkasan, dan lain-lain. (2) Keluaran eksternal adalah keluaran yang didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan, misalnya faktur, cek, tanda terima pembayaran, dan lain-lain.


35

c) Desain masukan Proses memasukkan data melibatkan tahapan berikut: (1) Penangkapan data merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan organisasi ke dalam dokumen dasar (bukti transaksi). (2) Penyiapan data merupakan pengubahan data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. (3) Pemasukan

data

merupakan

proses

membacakan

atau

memasukkan data ke dalam komputer. d) Desain database Database dibentuk dari kumpulan file, diantaranya sebagai berikut: (1) File induk, terdiri dari: (a) File induk acuan, yaitu file induk yang recordnya jarang berubah nilainya, misalnya file daftar gaji. (b) File induk dinamik, yaitu file induk yang nilai recordnya sering berubah sebagai akibat dari suatu transaksi, misalnya file induk persediaan. (2) File transaksi (file masukan) merupakan file yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi. (3) File laporan (file keluaran) merupakan file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.


36

(4) File sejarah (file arsip) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang. (5) File pelindung merupakan salinan file yang masih aktif dan digunakan sebagai cadangan. (6) File kerja (file sementara) e) Desain teknologi Teknologi terdiri dari tiga perangkat, yaitu perangkat keras (hardwear), perangkat lunak (software), dan perangkat teknisi (brainware). f) Desain kontrol (1) Pengendalian secara umum (a) Pengendalian organisasi, dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas. (b) Pengendalian dokumentasi (c) Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang

dipasang

di

dalam

komputer

oleh

pabrik

pembuatnya. (d) Pengendalian keamanan fisik dapat berupa penempatan satpam, pengisian agenda kunjungan, penggunaan tanda pengenal,

penggunaan

closed

tersedianya pintu darurat satu arah.

circuit

television,


37

(e) Pengendalian keamanan data dapat dilakukan dengan digunakanya

data

log,

proteksi

file.

Pembatasan

pengaksesan, data backup dan recovery. (f) Pengendalian komunikasi untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. (2) Pengendalian aplikasi (a) Pengendalian masukan Pada tahap penangkapan data, pengendalian yang dapat dilakukan adalah: - Nomor urut tercetak pada dokumen dasar. - Ruang maksimum untuk setiap field di dokumen dasar. - Meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran data. - Memverifikasi kelengkapan dan kebenaran data. Pengendalian pada program aplikasi dapat dilakukan dengan: - Echo check, yaitu menampilkan semua masukan terlebih dahulu di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya sebelum direkam ke file database. - Existence check, yaitu membandingkan masukan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.


38

- Matching check, yaitu membandingkan kode yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan. - Field check, yaitu mencocokkan nilai dari field data yang dimasukkan dengan tipe fieldnya. - Sign check, yaitu menentukan filed data yang bertipe numerik telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif ataukah negatif. - Relationship check atau logical check, yaitu memeriksa hubungan antara item-item data yang dimasukkan ke komputer, jika tidak masuk akal maka akan ditolak oleh komputer. - Limit atau reasonable check, yaitu menentukan apakah nilai dari input data cukup beralasan atau tidak. - Range check, yaitu menyeleksi nilai data yang dimasukkan supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang ditentukan. - Self-checking digit check, yaitu memeriksa kebenaran digit-digit data yang dimasukkan. - Sequence check, yaitu memeriksa urutan dari recordrecord data yang dimasukkan. - Label check, yaitu mencocokkan label internal pada pita magnetik atau disk magnetik sesuai dengan file yang seharusnya digunakan.


39

- Batch control total check, yaitu mengumpulkan transaksi selama satu periode tertentu dan bersamasama digunakan untuk memperbaharui file induk. - Zero-balance check, yaitu mengecek selisih antara dua sisi yang harus imbang (nilai debet dengan kredit). (b) Pengendalian pengolahan - Control total check, yaitu meyakinkan bahwa semua data yang diolah tetap lengkap dan telah benar. - Matching check, yaitu pencarian data di suatu file yang tidak ketemu harus dapat dideteksi. - Reference file check, yaitu mencetak isi file acuan yang digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. - Limit or reasonable check, yaitu mengecek kewajaran hasil pengolahan data. - Croosfooting check, yaitu total penjumlahan ke samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama. - Record locking, yaitu mengunci record yang sedang digunakan sehingga tidak dapat digunakan oleh pemakai lain.


40

(c) Pengendalian keluaran Tahap dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah: - Tahap menyediakan media laporan - Tahap memproses program yang dihasilkan laporan - Tahap pembuatan laporan di file - Tahap mencetak laporan di media kertas - Tahap pengumpulan laporan - Tahap mengkaji ulang laporan - Tahap pemilihan laporan - Tahap distribusi laporan - Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan - Tahap pengarsipan laporan - Tahap

pemusnahan

laporan

yang

sudah

tidak

diperlukan Pengendalian pada laporan yang berbentuk softcopy adalah: - Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan - Pengendalian pada tampilan di layar terminal


41

d. Seleksi sistem Tahap seleksi sistem (systems selection) merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. (Jogiyanto, 2005:561) e. Implementasi sistem Tahap implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. (Jogiyanto, 2005:573) f. Perawatan sistem

E. Alat-alat Komuniksi dalam Pengembangan Sistem 1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) a. Pengertian bagan alir Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. (Jogiyanto, 2005:795) b. Pedoman pembuatan bagan alir (Jogiyanto, 2005:795) : 1) Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dan dimana akan berakhir.


42

4) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. 5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. 6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7) Menggunakan simbol-simbol bagan alir yang standar. c. Macam-macam bagan alir Ada lima macam bagan alir (Jogiyanto, 2005:796-805), yaitu: 1) Bagan alir sistem (systems flowchart), yaitu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. 2) Bagan alir dokumen (document flowchart), atau disebut bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. 3) Bagan alir skematik (schematic flowchart), merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem. Perbedaannya adalah bagan alir ini selain menggunakan simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lain yang digunakan. Penggunaan gambar-gambar tersebut memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya. 4) Bagan alir program, merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat berdasarkan bagan alir sistem.


43

5) Bagan alir proses, merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri dan berguna bagi analis sistem untuk mengambarkan proses dalam suatu prosedur. d. Simbol bagan alir Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar Simbol

1

2

Nama

Keterangan

Dokumen

Menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.

Dokumen dan tembusannya

Faktur Surat Muat 2 SOP Faktur Penjualan

2 2

Berbagai dokumen

Catatan

On-page connector

Akhir arus 1

dokumen

Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63

Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman yang sama. Menunjukkan akhir arus dari suatu dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti tercantum di dalam simbol tersebut.


44

Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar (lanjutan) Simbol

Nama

1

Awal arus dokumen

Off-page connector Kegiatan manual Keterangan, komentar

Terminal

Arsip sementara

Arsip permanen

On-line computer process Keying (typing,verifyng) Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63

Keterangan Menunjukkan awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti tercantum di dalam simbol tersebut. Menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman yang berbeda. Menggambarkan kegiatan manual, seperti: mengisi formulir, menerima pesanan, dan lain-lain. Untuk menambahkan keterangan guna memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem akuntansi. Merupakan tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang. Merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.


45

Tabel II.1. Simbol Bagan Alir Dokumen yang Standar (lanjutan) Simbol

Nama

Keterangan

Pita magnetik

Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik.

On-line storage

Garis alir

Pertemuan garis alir

Persimpangan garis alir

ya

Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk online. Mengarahkan arah proses pengolahan data. Jika arah menunjuk ke bawah dan ke kiri, anak panah tidak harus dicantumkan. Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masingmasing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.

Keputusan

Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.

Masuk ke sistem

Menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.

tidak

Dari pemasok

Keluar dari Ke sistem penjualan

Sumber: Mulyadi, 2010: 60-63

sistem

Menggambarkan keluar ke sistem lain.


46

2. Entity Relationship Diagram (ERD) a. Pengertian Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema dasar data dengan menunjukkan entitas yang dimodelkan serta hubungan antar entitas tersebut. (Romney, 2006:134) b. Jenis-jenis entitas dalam Entity Relationship Diagram 1) Sumber daya, yaitu hal-hal bernilai ekonomis bagi organisasi. 2) Kegiatan, yaitu berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. 3) Pelaku, yaitu orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. (Romney, 2006:135-137) c. Jenis hubungan dalam Entity Relationship Diagram 1) Hubungan satu ke satu (one to one), terjadi jika kardinalitas (yaitu perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya) maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1. 2) Hubungan satu ke banyak (one to many), terjadi jika kardinalitas maksimum dari satu entitas dalam hubungan adalah satu dan kardinalitas entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah M. 3) Hubungan banyak-ke banyak (many to many), terjadi jika kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah M. (Romney, 2006:144-145)


47

3. Kamus Data a. Pengertian kamus data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. (Jogiyanto, 2005:725) b. Isi kamus data Menurut Jogiyanto (2005:726-728), hal-hal yang harus dimasukkan dalam kamus data adalah: 1) Nama arus data 2) Alias atau nama lain, ditulis jika perlu untuk membedakan antara nama pelaku yang satu dengan pelaku yang lainnya. 3) Bentuk data untuk memudahkan pengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. 4) Arus data yang menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. 5) Penjelasan untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat di dalam kamus data. 6) Periode, yaitu penunjuk kapan terjadinya arus data. 7) Volume yang menunjukkan volume rata-rata dan volume puncak dari suatu arus data. 8) Struktur data yang menunjukkan arus data yang dicatat di dalam kamus data terdiri dari item-item apa saja.


48

BAB III METODA PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus dan lapangan. Menurut Indriantoro dan Supomo (2002: 26), studi kasus dan lapangan merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Oleh sebab itu, hasil kesimpulan dari penelitian ini hanya berlaku bagi subyek khususnya obyek yang diteliti dan berlaku pada waktu tertentu.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Penelitian ini dilaksanakan pada Toko Tas yang terletak di daerah Yogyakarta. 2. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Oktober tahun 2013.

C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek penelitian terdiri dari manajer perusahaan, bagian administrasi, bagian gudang, dan pramuniaga. 2. Obyek penelitian ini berupa dokumen, catatan, dan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tas di Toko Tas.

48


49

D. Data yang Dibutuhkan 1. Gambaran umum perusahaan. 2. Struktur organisasi perusahaan dan deskripsi jabatan. 3. Prosedur, catatan, dokumen, dan fungsi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian barang dagangan perusahaan.

E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara. Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subyek penelitian yang mempunyai kaitan terhadap obyek penelitian. 2. Observasi. Obervasi merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat dan mengamati kegiatan perusahaan secara langsung tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan subyek yang diteliti. 3. Dokumentasi. Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan mendokumentasikan data-data perusahaan yang berkaitan dengan obyek penelitian.


50

F. Teknik Analisis Data Langkah-langkah yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah adalah sebagai berikut: 1.

Analisa deskriptif Analisa deskriptif digunakan untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya mengenai sistem akuntansi pembelian yang sudah ada di dalam perusahaan. Analisa ini dilakukan dengan metode wawancara dan observasi. Deskripsi ini meliputi: a. Deskripsi aktivitas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan. b. Deskripsi fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan. c. Deskripsi dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan. d. Deskripsi catatan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan. e. Deskripsi prosedur yang dijalankan perusahaan. f. Deskripsi bagan alir dokumen setiap prosedur yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian yang sudah ada di dalam perusahaan.

2.

Mengidentifikasi masalah dalam perusahaan Identifikasi masalah dari sistem akuntansi pembelian perusahaan dilakukan dengan cara melihat dan mengamati kegiatan perusahaan secara langsung. Kemudian dibuat rumusan masalah apa saja yang terjadi di perusahaan. Jika diperlukan, dilakukan juga wawancara terhadap subyek


51

penelitian untuk mengetahui masalah apa yang dihadapi dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan. Masalah perusahaan

yang dihadapi

selanjutnya

dalam sistem akuntansi

diidentifikasi.

Langkah-langkah

pembelian identifikasi

masalahnya adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi penyebab masalah. Setiap masalah yang terjadi pastilah ada penyebabnya, maka tahap berikutnya dilakukan identifikasi penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan. Identifikasi ini dilakukan dengan teknik observasi, dokumentasi, dan wawancara terhadap subyek penelitian. b. Mengidentifikasi titik-titik keputusan. Identifikasi pada tahap ini mencari titik-titik keputusan manakah yang memunculkan penyebab masalah terjadi. Identifikasi ini dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan. c. Mengidentifikasi personil-personil kunci. Identifikasi personil yang secara langsung maupun tidak langsung berperan menimbulkan masalah dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan. Identifikasi ini dilakukan dengan mengacu pada deskripsi jabatan yang terdapat dalam perusahaan. 3.

Melakukan analisis penerapan teori sistem akuntansi pembelian dengan kondisi yang sudah ada dalam perusahaan.

4.

Membuat pengantar perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dengan membuat usulan perbaikan berdasarkan identifikasi masalah sistem


52

akuntansi pembelian perusahaan dan berdasarkan penerapan teori sistem akuntansi pembelian di dalam perusahaan. 5.

Merancang struktur organisai yang baru yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

6.

Merancang tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap bagian dalam rancangan struktur organisasi yang baru.

7.

Merancang prosedur pengolahan data pembelian perusahaan dan merancang bagan alir dokumennya (document flowchart) sesuai dengan langkah-langkah di dalam landasan teori.

8.

Merancang database menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan kamus data yang digunakan untuk menjelaskan atribut dari data yang mengalir di sistem menggunakan program Microsoft Access 2010.

9.

Merancang masukan berupa form yang berkaitan dengan pencatatan pembelian perusahaan.

10. Merancang keluaran berupa Daftar Barang Dagang, Daftar Pemasok, Laporan Penermaan Barang, Surat Retur, Rincian Pelunasan, Laporan Jatuh Tempo Pembelian, Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir, Laporan Pembelian per bulan, Laporan Retur per bulan, Laporan Pelunasan per bulan, Jurnal Pembelian, Jurnal Retur Pembelian, Jurnal Kas Keluar, dan Neraca Saldo. 11. Merancang pengendalian yang diperlukan dalam sistem informasi akuntansi pembelian yang baru.


53

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan Toko Tas berdiri tahun 1973 dan terletak di salah satu jalan ternama di Yogyakarta. Toko Tas bergerak dibidang perdagangan yang menjual berbagai macam tas. Toko Tas merupakan toko milik perseorangan yang baru satu kali berganti kepemilikan. Pemilik yang pertama adalah orang tua dari pemilik saat ini. Toko Tas mulai beroperasi setelah mendapatkan pramuniaga untuk melayani pembeli dan pegawai bagian gudang. Pemilik pertama sendiri yang menangani masalah administrasi dan diteruskan oleh anaknya atau pemilik saat ini. Lama-kelamaan bagian administrasi diserahkan pada pegawai yang mampu menangani administrasi. Pemilik juga mengangkat seorang manajer untuk mengurus operasional toko namun pemilik toko masih berperan langsung dalam pengeluaran kas toko. Jika ada masalah yang tidak biasa, manajer akan mengkonsultasikan masalah tersebut ke pemilik toko. Tahun 2005, Toko Tas pindah ke alamat baru yang letaknya lebih banyak dilewati para pejalan kaki yang memungkinkan menjadi calon pembeli. Tempat baru Toko Tas juga lebih luas sehingga mendukung lebih banyak lagi barang dagang yang dapat dijual.

53


54

B. Struktur Organisasi Menurut Mulyadi (2010: 165), struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Berikut merupakan struktur organisasi Toko Tas: Pimpinan

Manajer

Admin 1

Admin 2

Kasir

Gudang

Pramuniaga

Satpam

Gambar IV.1. Struktur Organisasi Toko Tas Sumber : Data yang diolah

C. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap bagian dalam struktur organisasi Toko Tas adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan a. Bertanggung jawab secara penuh atas segala kegiatan dan usaha yang dijalankan toko. b. Mengambil keputusan untuk masalah yang tidak biasa.


55

c. Mengeluarkan kas untuk membayar utang yang telah jatuh tempo. d. Menggaji semua pegawai berdasarkan slip gaji dan daftar gaji yang telah disiapkan admin 1 dan manajer. 2. Manajer a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional toko. b. Mengecek data barang yang diterima dengan data barang yang ada di faktur pembelian. c. Menyiapkan faktur pembelian yang hampir jatuh tempo. d. Mengatur retur pembelian. e. Mengecek nota penjualan rangkap 2 dengan laporan masuk keluar barang dari gudang. f. Melakukan wawancara dan menyeleksi pegawai baru. g. Membuat daftar gaji untuk gudang, pramuniaga, dan satpam. 3. Admin 1 a. Membuat laporan penjualan harian berdasarkan nota pejualan rangkap 2 yang telah diperiksa manajer. b. Membuat laporan kerajinan pramuniaga berdasarkan nota penjualan rangkap 3. c. Membuat slip gaji untuk manajer, admin, dan kasir. d. Membuat laporan pembelian dan laporan pelunasan dengan periode satu bulan. e. Membuat laporan kas dengan periode satu bulan berdasarkan laporan kas harian dari kasir.


56

f. Membuat rincian pembayaran utang. 4. Admin 2 a. Mencatat penerimaan barang, retur pembelian, dan barang yang terjual ke dalam kartu admin. b. Mengecek perhitungan fisik persediaan yang dilakukan oleh gudang dan pramuniaga. 5. Kasir a. Bertanggung jawab atas transaksi penjualan. b. Menerima nota penjualan rangkap 2 dari pembeli dan memasukkan nominal rupiah ke dalam mesin register. c. Menerima uang pembayaran dari pembeli. d. Memberikan barang, uang kembalian dari pembayaran jika ada, dan memberikan nota penjualan rangkap 1 kepada pembeli. e. Membuat undang-undang penjualan berdasarkan nota penjualan rangkap 2. Undang-undang penjualan tersebut diserahkan kepada gudang ketika pergantian jam kasir. f. Membuat laporan kas harian sebanyak 2 rangkap berdasarkan total nota penjualan rangkap 2 yang terekam oleh mesin register. g. Menghitung uang yang diterima dan jumlah uang tersebut harus sesuai dengan total nota penjualan rangkap 2 yang terekam oleh mesin register. Uang yang tersisa di laci kasir hanyalah uang modal. h. Menyerahkan nota penjualan rangkap 2 dan laporan kas harian rangkap 2 kepada manajer Toko Tas.


57

i. Membungkus laporan kas harian rangkap 1 beserta uang yang diterima selama bertugas dan diserahkan kepada pimpinan. 6. Gudang a. Bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang dari gudang. b. Membuat laporan masuk keluar barang dan membandingkannya dengan undang-undang penjualan yang dibuat oleh kasir. Laporan masuk keluar barang diserahkan kepada manajer. c. Mencatat barang datang ke dalam buku barang datang. d. Membuat laporan penerimaan barang (LPB) berdasarkan buku barang datang sebanyak 2 rangkap. LPB rangkap 1 diserahkan kepada manajer dan LPB rangkap 2 diserahkan kepada admin 2. e. Membuat surat jalan retur sebanyak 3 rangkap. Surat jalan retur rangkap 1 diserahkan kepada manajer, surat jalan retur rangkap 2 diserahkan kepada pemasok bersama dengan barang yang diretur, dan surat jalan retur rangkap 3 untuk arsip gudang. 7. Pramuniaga a. Melayani permintaan barang dari pembeli. b. Membuat nota penjualan sebanyak 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 bersama barang yang diinginkan pembeli diserahkan ke kasir, nota penjualan rangkap 2 diserahkan kepada pembeli, dan nota penjualan rangkap 3 diserahkan kepada admin 1. c. Membuat laporan barang terjual sebanyak 2 rangkap. Laporan barang terjual rangkap 1 digunakan pramuniaga untuk dicatat ke dalam buku


58

barang terjual sesuai dengan jenis barang dagang yang terjual dan laporan barang terjual rangkap 2 diserahkan kepada gudang. d. Melakukan perhitungan fisik atas sisa barang dagang. e. Bertanggung jawab atas jumlah dan catatan barang dagang di etalase. 8. Satpam a. Bertanggung jawab atas keamanan toko. b. Membawakan paket barang datang dari pemasok ke gudang. c. Mengemas barang yang diretur dan mengirimkannya ke pemasok lewat jasa pengiriman paket.

D. Personalia Toko Tas belum memiliki bagian personalia secara terpisah dalam struktur organisasinya. Awalnya pemilihan manajer, admin, kasir, gudang, pramuniaga, dan satpam dilakukan oleh pemilik. Pemilik pun pernah menjabat langsung sebagai admin. Setelah memutuskan untuk mengangkat karyawan yang menjabat sebagai admin, pemilik menyerahkan tanggung jawab pemilihan karyawan kepada manajer Toko Tas. Saat ini jumlah seluruh karyawan Toko Tas ada 17 orang. Manajer terdiri dari satu orang, admin terdiri dari dua orang, kasir terdiri dari dua orang, gudang terdiri dari empat orang, pramuniaga terdiri dari enam orang, dan satpam terdiri dari dua orang. Saat diterima sebagai karyawan baru, Toko Tas akan memberikan masa percobaan selama tiga bulan untuk menentukan apakah karyawan tersebut sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan Toko Tas. Jika lolos


59

dari masa percobaan, Toko Tas akan memberikan surat perjanjian kerja dalam jangka waktu tertentu. Waktu kerja karyawan Toko Tas dalam sehari adalah delapan jam kecuali untuk kasir yang masuk kerja pada shift II hanya bekerja selama tujuh jam. Berikut adalah pembagian waktu kerja untuk setiap bagian : Tabel IV.1. Waktu Kerja Karyawan Toko Tas Bagian

Shift

Jam Kerja

Manajer

I

Pkl. 08.45-14.00 Pkl. 17.45-21.00

Admin dan

I

Pkl. 08.45-17.00

Satpam

II

Pkl. 12.45-21.00

I

Pkl. 08.45-17.00

II

Pkl. 13.45-21.00

I

Pkl. 08.45-17.00

dan

II

Pkl. 12.45-21.00

Gudang

III

Pkl. 08.45-14.00 Pkl. 17.45-21.00

Kasir

Pramuniaga

Sumber : Data yang diolah Untuk malam hari raya dan hari Sabtu, karyawan yang masuk siang keluar pukul 21.30. Karyawan yang telah bekerja selama satu bulan mendapatkan hak untuk libur satu kali dalam sebulan. Pramuniaga, bagian gudang, dan satpam mendapatkan gaji setiap akhir bulan. Sedangkan manager, admin, dan kasir mendapatkan gaji setiap awal bulan kerja berikutnya. Setiap karyawan yang telah bekerja lebih dari tiga bulan, karyawan tersebut berhak mendapatkan gaji yang dicicil setiap hari minggu sebesar Rp 5.000,-.


60

E. Pemasaran Pemasaran Toko Tas sudah cukup terbantu dengan terletak di salah satu jalan ternama di Yogyakarta yang tidak pernah sepi para pengunjung. Dahulu setiap pembeli di Toko Tas selalu diberi hadiah berupa stiker. Seiring perkembangan toko yang berpindah ke alamat baru, Toko Tas cukup memberikan pelayanan terbaik kepada pembeli sehingga pembeli yang pernah datang ke Toko Tas mau menjadi pelanggan tetap toko. Plastik pembungkus belanjaan juga tertera nama, alamat, dan nomor telepon toko sehingga pembeli dapat membantu pemasaran jika mempunyai kenalan yang ingin berbelanja ke Toko Tas.

F. Produk Barang dagangan yang disediakan Toko Tas berupa tas, dompet, dan sabuk. Tas yang tersedia berupa tas sekolah, tas wanita, tas pesta, tas pinggang, tas kantor, dan koper.


61

BAB V ANALISIS DAN PERANCANGAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian yang Dijalankan Perusahaan 1. Aktivitas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan Pembelian dimulai ketika barang dari pemasok datang ke toko. Barang akan diterima oleh gudang dan faktur pembelian akan dibawa oleh manajer. Gudang akan mencatat barang apa saja yang datang dari pemasok dan menyiapkan segala yang diperlukan sampai barang siap diserahkan ke pramuniaga. Kemudian pramuniaga akan mencatat barang apa saja yang ia terima dari gudang dan meletakkan barang dagangan di etalase. Sebelum manajer melakukan pelunasan faktur pembelian, manajer akan meminta pramuniaga dan gudang untuk menyiapkan apakah ada barang dagangan yang layak diretur ke pemasok atau tidak. Setelah rincian pembayaran disiapkan oleh manajer, rincian pembayaran beserta dokumen yang mendukung untuk pelunasan faktur pembelian akan diserahkan kepada pimpinan toko untuk dilunasi. 2. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan a. Gudang Bagian gudang bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gudang; masuk (datang dari pemasok) dan keluar (retur pembelian) barang dagangan; mencatat penerimaan dan retur barang dagangan.

61


62

b. Pramuniaga Bagian pramuniaga bertanggung jawab atas jumlah dan catatan tas di etalase (juga di gudang jika ada); melakukan stok barang di etalase dan di gudang; menyisihkan barang yang akan diretur. c. Manajer Manajer bertanggung jawab mencocokkan jumlah barang yang datang dengan faktur dari pemasok; meminta pramuniaga melakukan stok dan meretur barang; menyiapkan rincian pembayaran untuk pelunasan faktur pembelian beserta dokumen-dokumen lainnya untuk keperluan pelunasan tersebut. d. Pimpinan Pimpinan akan memeriksa rincian pembayaran beserta dokumen yang disertakan untuk pelunasan faktur pembelian dari manajer. Kemudian pimpinan akan melunasi faktur pembelian tersebut melalui teller di bank atau mesin ATM. e. Admin 1 Admin 1 bertugas membuat laporan pembelian dan laporan pelunasan dengan periode satu bulan. f. Admin 2 Admin 2 bertugas mencatat penerimaan barang dan retur pembelian ke dalam kartu admin berdasar dokumen yang dibuat oleh bagian gudang. Admin 2 juga bertugas mengecek perhitungan fisik tas yang dilakukan oleh pramuniaga.


63

3. Dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan a. Faktur pembelian Dokumen ini berasal dari pemasok. Faktur pembelian rangkap 2 datang bersama dengan barang. Ketika jatuh tempo, pemasok akan mengirim faktur pembelian rangkap 1 sebagai bentuk penagihan. b. Buku barang datang Dokumen ini dibuat oleh gudang untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. c. Laporan penerimaan barang (LPB) Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan buku barang datang. LPB rangkap 1 diserahkan kepada manajer, digunakan untuk memastikan bahwa barang yang datang sesuai dengan faktur pembelian, dan LPB rangkap 2 diserahkan kepada admin 2, digunakan untuk mencatat adanya penambahan persediaan dalam kartu admin. d. Kartu kecil Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk dipasang di contoh barang dagangan. Dokumen ini berisi kode toko, harga, jumlah barang yang datang, warna barang, kode pabrik, merek barang, dan kapan barang tersebut datang. e. Buku datang tas Dokumen ini dibuat oleh pramuniaga untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang berdasar kartu kecil dari gudang.


64

f. Kartu stok tas Catatan ini dibuat oleh pramuniaga dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang. g. Kartu stok admin Catatan ini dibuat oleh admin 1 dan digunakan untuk mencatat persediaan yang ada di etalase juga di gudang berdasarkan dokumen dan catatan akuntansi yang berkaitan dengan persediaan. Kartu admin juga digunakan untuk mengecek kartu stok tas yang dibuat oleh pramuniaga. h. Surat jalan retur Dokumen ini dibuat oleh gudang sebanyak 3 rangkap untuk menunjukkan jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang yang diretur (barang dikembalikan ke pemasok karena rusak atau tidak laku). Surat jalan rangkap 1 diserahkan ke manajer, rangkap 2 diserahkan ke pemasok bersama dengan barang yang diretur, dan rangkap 3 digunakan oleh admin 2 untuk mengurangi catatan persediaan yang dia miliki kemudian diarsip oleh gudang. i. Rincian pembayaran Catatan ini dibuat oleh manajer berdasarkan penghitungan rupiah dari faktur pembelian, surat jalan retur, dan administrasi bank. j. Bukti kas keluar (BKK) Dokumen ini digunakan sebagai pengajuan pembayaran atas faktur pembelian dari manajer ke pimpinan.


65

k. Bukti transfer Dokumen ini berasal dari bank yang digunakan sebagai bukti pelunasan atas faktur pembelian. Biasanya pembayaran dilakukan melalui ATM, maka bukti transfer akan dikeluarkan oleh mesin ATM. Jika pembayaran dilakukan melalui teller, maka bukti transfernya adalah slip transfer rangkap 2. 4. Catatan yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan Toko Tas tidak memiliki catatan akuntansi tersendiri, pencatatan transaksi dilakukan pada : a. Laporan pembelian selama 1 bulan Setiap tanggal 1, manajer akan menyerahkan semua faktur pembelian bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pembelian sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar pembelian yang telah dilakukan oleh toko. b. Laporan pelunasan utang selama 1 bulan Setiap tanggal 1, manajer juga akan menyerahkan semua faktur pembelian yang telah dilunasi selama 1 bulan sebelumnya kepada admin 1 untuk dibuat laporan pelunasan sehingga dapat diketahui dalam sebulan berapa besar pengeluaran kas yang telah dilakukan oleh toko untuk keperluan pelunasan faktur pembelian.


66

5. Prosedur yang dijalankan perusahaan a. Prosedur penerimaan barang Fungsi yang terkait dalam prosedur penerimaan barang ada 4 bagian, yaitu gudang, manajer, pramuniaga, dan admin 2. Fungsi gudang menerima, mengidentifikasi, dan membuat dokumen yang berkaitan dengan barang yang diterima dari pemadok (buku barang datang, laporan penerimaan barang, dan kartu kecil). Fungsi manajer bertugas memeriksa faktur pembelian dengan buku barang datang dan menentukan harga jual setiap barang. Fungsi pramuniaga mencocokkan kartu kecil dengan barang yang diterima dari gudang dan mencatatnya di buku barang datang tas sebelum barang diletakkan di etalase. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, admin 2 akan membuat kartu stok admin. b. Prosedur perintah retur pembelian Prosedur perintah retur pembelian dimulai ketika manajer memeriksa kartu stok tas dan menentukan ada barang yang perlu diretur atau tidak. Jika ada yang diretur, manajer akan meminta pramuniaga untuk menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu stok tas. Setelah menerima barang yang diretur bersama kartu stok tas dari pramuniaga, fungsi gudang akan membuat surat jalan retur. Admin 2 yang sudah menerima surat jalan retur dari gudang akan merekap retur ke dalam kartu stok admin.


67

c. Prosedur pencatatan dan pelunasan utang Prosedur pencatatan dan pelunasan utang terdiri dari 3 fungsi yang terkait, yaitu admin 1, manajer, dan pimpinan. Admin 1 merekap pembelian (sebagai bentuk timbulnya utang) yang terjadi dalam 1 bulan. Untuk melunasi utang, manajer akan menyiapkan rincian pembayaran dan bukti kas keluar. Pimpinan akan mengecek rincian pembayaran dan semua dokumen pendukung yang telah disiapkan manajer dan kemudian digunakan untuk melunasi utang pembelian melalui bank. Admin 1 akan merekap pelunasan utang yang terjadi dalam 1 bulan.


Membuat dokumen penerimaan barang

dari Pemasok

2

Mulai

Buku Barang Datang dengan Seri Toko & Harga Jual

Menerima barang dari pemasok

PRAMUNIAGA

MANAJER

GUDANG

Berdasarkan data yang tertera di barang

Diterima bersama dengan barang datang

Membuat LPB, Kartu Kecil & Label Harga

2 Faktur Pembelian

ADMIN 2

1

4

6

Buku Barang Datang dengan Seri Toko

Kartu Kecil & Label Harga

LPB

Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang ber-Seri Toko

Buku Barang Datang

2

Mencatat & mecocokkan barang yang diterima dari gudang Merekap penambahan barang dagang Buku Datang Tas

2

Menentukan HARGA JUAL

1 LPB Kartu Kecil & Label Harga

Membuat SERI TOKO

2 Faktur Pembelian

Buku Barang Datang dengan Seri Toko

Buku Barang Datang dengan Seri Toko & Harga Jual

Bersama dengan barang yang dipajang di etalase

1 LPB = Laporan Penerimaan Barang

4

5

6

T

2

Membuat Kartu Stok Tas

Kartu Stok Admin

Kartu Stok Tas

3

7

8

T Digantungkan di barang

Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1

T

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 69

GUDANG

MANAJER

PRAMUNIAGA

7

9

10

Kartu Stok Tas

Kartu Stok Tas

Kartu Stok Tas

Menentukan barang yang diretur

13

Bersama dengan barang yang diretur

Membuat Surat Jalan Retur

Menyisihkan barang yang diretur dari etalase & mengenolkan Kartu Stok Tas

ADMIN 2

8

12

Kartu Stok Admin

3 Surat Jalan Retur

Merekap retur di Kartu Stok Admin

3 Surat Jalan Retur

3 2 Kartu Stok Tas

Kartu Stok Tas

3 Surat Jalan Retur

1 Surat Jalan Retur

Kartu Stok Admin

Kartu Stok Tas

9

10

T

11

12

T

Untuk pemasok dikirim bersama barang

Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan (lanjutan) Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin 1

A

13


ADMIN 1 5

3

PIMPINAN

MANAJER 16

11

14

1

1 2 Faktur Pembelian

2 Faktur Pembelian

LPB

1 Surat Jalan Retur Rincian Pembayaran

1 Surat Jalan Retur

1 LPB

1

2 Faktur Pembelian

2 Faktur Pembelian 1 Surat Jalan Retur

Laporan Pembelian

BKK Bukti Transfer Membuat Rincian Pembayaran & menyiapkan BKK

Laporan Pelunasan

Mengecek Rincian Pembayaran & dokumen pendukungnya

Mendokumentasikan pelunasan dalam 1 bulan

LPB 2 Faktur Pembelian

1 Surat Jalan Retur Rincian Pembayaran

Rincian Pembayaran

Bukti Transfer

1

2 Faktur Pembelian

LPB

BKK Mendokumentasikan pembelian dalam 1 bulan

1 2 Faktur Pembelian 1 Surat Jalan Retur


File Laporan Pembelian

Membayar utang melalui Bank

LPB

1 LPB

Laporan Pembelian

Slip Transfer / Kartu ATM

LPB

LPB

1

Dari Bank

15

17

1

Rincian Pembayaran

Rincian Pembayaran

LPB 2 Faktur Pembelian

BKK

1 Surat Jalan Retur

BKK Untuk Pemasok

Bukti Transfer

Rincian Pembayaran

Laporan Pelunasan

BKK

File Laporan Pelunasan

T

Slip Transfer / Kartu ATM Bukti Transfer

T

14

T

17

T

15 Selesai

LPB = Laporan Penerimaan Barang

Gambar V.1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian pada Perusahaan (lanjutan) Sumber: Hasil Wawancara dengan Admin

N

16


71

B. Identifikasi Masalah Sistem Akuntansi Pembelian Perusahaan Mengidentifikasi masalah merupakan salah satu langkah dalam menganalisis sistem. Masalah dapat diidentifikasi sebagai suatu persoalan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan suatu sasaran dari sistem tidak tercapai. Langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Mengidentifikasi Masalah Identifikasi masalah dibatasi pada masalah yang terjadi dalam kaitannya

dengan

pelaksanaan

sistem

akuntansi

pembelian

dalam

perusahaan. Masalah yang terjadi dalam perusahaan adalah: a. Kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Harga jual yang ditentukan terlalu tinggi dari harga jual yang disebutkan dalam faktur pembelian memang menguntungkan perusahaan. Namun jika harga jual yang ditentukan lebih rendah dari harga jual yang disebutkan dalam faktur pembelian, perusahaan akan mengalami kerugian berupa kurangnya pendapatan yang seharusnya diterima saat transaksi penjualan. Penentuan harga jual suatu barang dagang ada dalam prosedur penerimaan barang yang dilaksanakan oleh gudang. b. Salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko. Bagian gudang bertugas memberikan kode toko untuk barang yang baru saja datang. Pemberian kode toko yang salah dapat menyebabkan kesalahan pula untuk pemberian kode barang datang selanjutnya. Barang yang sama namun diberi kode toko yang berbeda mempunyai resiko terjadi penumpukkan barang. Barang yang berbeda namun diberi kode


72

toko yang sama dapat menyebabkan kesalahan saat transaksi penjualan. Barang dapat terjual dengan harga lebih mahal atau bahkan lebih murah dari harga sebenarnya sehingga menimbulkan lebih atau malah kurangnya laba perusahaan. c. Pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian. Pembelian

barang

dagang

dilakukan

dengan

cara

kredit.

Perusahaan harus membayar pembelian barang dagang tersebut ketika faktur pembelian sudah jatuh tempo. Pemasok akan segera mengirim barang ke perusahaan setelah semua faktur pembelian atas nama pemasok tersebut telah dilunasi. Jika terlambat melunasi faktur pembelian maka perusahaan beresiko kekurangan barang dagang untuk dijual. Persediaan barang dagang yang tidak dapat memenuhi permintaan konsumen dapat mengurangi pendapatan perusahaan untuk memperoleh laba. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan yang terjadi karena ada suatu sebab yang menimbulkannya. Dari subjek masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, dapat diidentifikasi kemungkinan terjadinya masalah tersebut: a. Permasalahan yang pertama adalah kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang. Masalah yang mendasari ini adalah harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang


73

diketahui berbeda di akhir bulan saat admin 1 membuat laporan pembelian (tidak langsung diketahui ketika barang datang). b. Permasalahan yang kedua adalah kesalahan mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko. Masalah yang mendasari ini adalah barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda (rangkap kode toko). c. Permasalahan

yang

ketiga

adalah

pemasok

mengeluh

tentang

pembayaran faktur pembelian. Masalah yang mendasari ini adalah pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. 3. Mengidentifikasi Titik-Titik Keputusan Setelah penyebab masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Sebagai dasar dari diidentifikasi titik keputusan, dapat digunakan bagai alir yang dipunyai

perusahaan. Penjelasan dari titik keputusan untuk penyebab

masalah dalam perusahaan ini adalah: a. Penyebab masalah pertama adalah harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat admin 2 membuat laporan pembelian (tidak langsung diketahui ketika barang datang). Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan


74

laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan spesifikasi barang yang datang. b. Penyebab masalah kedua adalah barang yang berbeda mempunyai kode toko yang sama atau barang yang sama mempunyai kode toko yang berbeda (rangkap kode toko). Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah bagian gudang membuat kode toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari admin 2 yang belum tentu update. c. Penyebab masalah ketiga adalah pembayaran faktur pembelian yang terlambat dan potongan tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah waktu pembayaran faktur pembelian dilakukan hanya dengan cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual barulah faktur tersebut dilunasi. 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada dalam perusahaan serta deskripsi jabatannya. a. Gudang 1) Menerima barang dari pemasok. 2) Membuat dokumen penerimaan barang. 3) Membuat seri toko, kartu kecil, dan laporan penerimaan barang. 4) Membuat surat jalan retur.


75

b. Manajer 1) Membandingkan faktur pembelian dengan buku barang datang berseri toko. 2) Menentukan harga jual jika pada label barang barang dari pemasok tidak disebutkan harga jualnya. 3) Menentukan barang yang diretur. 4) Membuat rincian pembayaran dan menyiapkan bukti kas keluar. c. Pramuniaga 1) Mencatat dan mencocokkan barang yang diterima dari gudang. 2) Membuat kartu stok tas. 3) Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan mengenolkan kartu stok tas. d. Admin 1 1) Mendokumentasikan pembelian dalam 1 bulan. 2) Mendokumentasikan pelunasan pembelian dalam 1 bulan. e. Admin 2 1) Membuat kartu stok admin. 2) Merekap pembelian dan retur pembelian di kartu stok admin. f. Pimpinan 1) Mengecek rincian pembayaran dan dokumen pendukungnya. 2) Membayar utang melalui bank.


76

C. Penerapan Teori dalam Sistem Akuntansi Pembelian di Toko Tas 1. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian Tabel V.1. Penerapan teori mengenai fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Fungsi gudang Fungsi ini dijalankan oleh bagian gudang (menyimpan barang di √ gudang) dan pramuniaga (menyimpan barang di etalase). Fungsi pembelian Tidak ada fungsi pembelian karena tidak ada pemilihan pemasok saat pengadaan barang. Barang akan langsung dikirim √ oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi sehingga tidak diperlukan order pembelian kepada pemasok. Fungsi penerimaan Fungsi ini dijalankan oleh bagian √ gudang. Fungsi akuntansi Fungsi ini dijalankan oleh √ manajer, admin 1, dan admin 2. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara


77

2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian Tabel V.2. Penerapan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Prosedur permintaan Tidak ada prosedur pembelian permintaan pembelian. Barang akan langsung dikirimi √ oleh pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi. Prosedur permintan Tidak ada prosedur permintan penawaran harga dan penawaran harga dan pemilihan pemasok pemilihan pemasok. √ 1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Prosedur order Tidak ada prosedur order pembelian pembelian. Barang langsung dikirimi oleh √ pemasok setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi. Prosedur penerimaan Bagian gudang menerima barang barang dari pemasok dan √ membuat dokumen yang berkaitan dengan penerimaan barang tersebut. Prosedur pencatatan Admin 1 bertugas mencatat utang semua utang dan pelunasan faktur pembelian barang dagangan. √ Manajer bertugas menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan oleh pimpinan untuk melunasi faktur pembelian barang dagangan. Prosedur distribusi Tidak ada prosedur distribusi √ pembelian pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara


78

3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Tabel V.3. Penerapan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Surat permintaan Toko tidak membuat surat permintaan √ pembelian pembelian. Surat permintaan Toko tidak membuat surat permintaan √ penawaran harga penawaran harga. Surat order Toko tidak membuat surat order √ pembelian pembelian. Laporan Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang √ penerimaan barang setelah menerima barang dari pemasok. Surat perubahan Toko tidak membuat surat perubahan √ order order. Bukti kas keluar Manajer membuat bukti kas keluar ketika √ menyiapkan pembayaran utang dari faktur pembelian. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara

4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Tabel V.4. Penerapan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dengan sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Register bukti kas Toko tidak membuat jurnal permbelian. √ keluar Jurnal pembelian √ Toko tidak membuat jurnal permbelian. Kartu utang Toko hanya membuat laporan pembelian √ per bulan yang digunakan sebagai catatan utang. Kartu persediaan Toko tidak membuat kartu persediaan untuk mencatat harga pokok persediaan √ yang dibeli, kartu persediaan yang dibuat toko hanya mencatat keluar masuk barang. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara


79

5. Stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara tegas Tabel V.5. Penerapan teori tentang stuktur organisasi yang memisahkan tangung jawab fungsional secara tegas dengan yang ada di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Fungsi pembelian Tidak ada fungsi pembelian, harus terpisah dari sehingga fungsi penerimaan √ fungsi penerimaan tidak merangkap menjalankan fungsi pembelian. Fungsi pembelian Tidak ada fungsi pembelian, harus terpisah dari sehingga fungsi akuntansi tidak √ fungsi akuntansi merangkap menjalankan fungsi pembelian. Fungsi penerimaan Gudang melaksanakan fungsi harus terpisah dari penerimaan dan fungsi fungsi penyimpanan, namun hanya penyimpanan √ sebagian barang saja yang barang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga. Transaksi Transaksi pembelian di Toko pembelian harus Tas hanya dilaksanakan oleh dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan fungsi gudang, √ akuntansi, tanpa fungsi pembelian, pembelian. penerimaan, dan akuntansi Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara


80

6. Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya Tabel V.6. Penerapan teori tentang adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya dengan yang ada di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Surat permintaan pembelian Sistem akuntansi diotorisasi oleh fungsi pembelian Toko Tas gudang/ fungsi pemakai tidak melaksanakan √ barang prosedur yang menghasilkan surat permintaan pembelian. Surat order pembelian Sistem akuntansi diotorisasi oleh fungsi pembelian Toko Tas pembelian/ pejabat yang tidak melaksanakan √ lebih tinggi prosedur yang menghasilkan surat order pembelian. Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan diotorisasi oleh fungsi barang diotorisasi oleh penerimaan barang √ gudang yang berfungsi menerima barang dari pemasok. Bukti kas keluar diotorisasi Bukti kas keluar oleh fungsi akuntasi/ √ diotorisasi oleh manager. pejabat yang lebih tinggi Pencatatan terjadinya utang Pencatatan terjadinya didasarkan pada bukti kas utang di Toko Tas keluar yang didukung dengan hanya didasarkan pada √ surat order pembelian, laporan penerimaan laporan penerimaan barang, barang dan faktur dari dan faktur dari pemasok pemasok. Pencatatan ke dalam kartu Tidak ada pencatatan utang dan register bukti kas dan otorisasi ke dalam √ keluar diotorisasi oleh fungsi kartu utang dan register akuntansi bukti kas keluar. Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara


81

7. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Tabel V.7. Penerapan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dengan yang ada di Toko Tas Praktek Teori Keterangan Tidak Sesuai Sesuai Surat permintaan pembelian Sistem akuntansi pembelian bernomor urut tercetak dan Toko Tas tidak melaksanakan pemakaiannya √ prosedur yang menghasilkan dipertanggungjawabkan oleh surat permintaan pembelian. bagian fungsi gudang Surat order pembelian Sistem akuntansi pembelian bernomor urut tercetak dan Toko Tas tidak melaksanakan pemakaiannya √ prosedur yang menghasilkan dipertanggungjawabkan oleh surat order pembelian. fungsi pembelian Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya sudah pemakaiannya dipertangung√ dipertangungjawabkan oleh jawabkan oleh fungsi fungsi penerimaan namun penerimaan belum bernomor urut tercetak. Pemasok dipilih berdasarkan Tidak ada prosedur permintan jawaban penawaran harga penawaran harga dan bersaing dari berbagai pemilihan pemasok. pemasok √ 1 merek barang hanya dimiliki oleh 1 pemasok dan pemasok sudah menetapkan harga netto yang tidak dapat ditawar. Barang hanya diperiksa dan Tidak ada prosedur yang diterima oleh fungsi menghasilkan surat order penerimaan jika fungsi ini pembelian. Barang yang datang √ telah menerima tembusan surat dari pemasok akan langsung order pembelian dari fungsi diperiksa dan diterima oleh pembelian fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan melakukan Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan diterima dari pemasok dengan cara menghitung, cara menghitung dan √ menginspeksi barang tersebut menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order dengan tembusan surat order pembelian pembelian.


82

Lanjutan Tabel V.7. Teori

Praktek Tidak Sesuai Sesuai

Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam √ faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan √ rekening kontrol utang dalam buku besar Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran √ guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap ‘lunas’ oleh fungsi √ pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok Sumber: Data yang diolah dari hasil wawancara

Keterangan Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur. Sistem akuntansi pembelian Toko Tas tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’.

8. Kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan kesesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori: a. Terdapat fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi. b. Terdapat prosedur penerimaan barang dan pencatatan utang. c. Sudah terdapat laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar. d. Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan tidak mempunyai fungsi pembelian.


83

e. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi pembelian karena perusahaan tidak mempunyai fungsi pembelian. f. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. g. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi (manajer). h. Terdapat pengecekan terhadap faktur pembelian yang dilakukan oleh manajer dan admin 1 di awal bulan berikutnya dari diterimanya faktur.

9. Ketidaksesuaian sistem akuntansi persediaan perusahaan dengan teori Berdasarkan Tabel V.1 sampai dengan Tabel V.7, berikut merupakan ketidaksesuaian sistem akuntansi pembelian perusahaan dengan teori: a. Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian. b. Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, dan prosedur distribusi pembelian. c. Tidak ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan order. d. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan. e. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga. f. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order pembelian.


84

g. Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar. h. Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register buki kas keluar. i. Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang. j. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. k. Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangungjawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. l. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order pembelian. m. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. n. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara periodik. o. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau hanya dengan perkiraan. p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’.


85

D. Pengantar Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Perancangan dibuat berdasarkan kelemahan sistem yang lama dan apa yang perusahaan butuhkan untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu. Berikut adalah rancangan perbaikan sistem akuntansi pembelian berdasarkan identifikasi masalah dan penerapan teori dalam sistem yang telah perusahaan jalankan.


Tabel V.8. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Identifikasi Masalah No

Masalah

1. Kesalahan informasi menentukan harga jual saat barang datang.

Penyebab Masalah

Harga jual barang pada faktur pembelian dan label dari pabrik di barang diketahui berbeda di akhir bulan saat Admin 1 membuat laporan pembelian (tidak langsung diketahui ketika barang datang). 2. Salah Barang yang berbeda mengidentifikasi mempunyai kode toko yang barang berdasarkan sama atau barang yang sama kode toko. mempunyai kode toko yang berbeda (rangkap kode toko). 3. Pemasok mengeluh Pembayaran faktur pembelian tentang pembayaran yang terlambat dan potongan faktur pembelian. tunai yang sudah tidak berlaku tetap saja dipotongkan dalam pembayaran. Sumber: Data yang diolah

Titik Keputusan

Usulan rancangan/ rekomendasi

Manajer menunda mengecek faktur pembelian dengan laporan barang dagang yang dibuat oleh bagian gudang berdasarkan spesifikasi barang yang datang.

Membuat rancangan yang mengharuskan harga jual pada faktur pembelian dan label barang dari pabrik dicek langsung saat barang datang.

Bagian gudang membuat kode toko untuk barang datang berdasarkan kartu stok dari Admin 2 yang belum tentu update. Waktu pembayaran faktur pembelian ditentukan dengan cara perkiraan atau kadang ketika barang yang terdapat pada faktur pembelian sudah banyak yang terjual.

Membuat rancangan aplikasi komputer yang dapat membantu membuat kode toko tidak dobel. Membuat rancangan laporan pembelian yang di dalammnya menyebutkan tanggal jatuh tempo faktur pembelian dan setiap hari dapat dicek mana yang sudah jatuh tempo.


Tabel V.9. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berdasarkan Penerapan Teori dengan Praktek No

Titik Keputusan Sistem

Rancangan Perbaikan Sistem Akuntansi Pembelian

a.

Transaksi pembelian di Toko Tas hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, penerimaan, dan akuntansi, tanpa fungsi pembelian. Tidak ada prosedur permintaan pembelian, prosedur permintan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, dan prosedur distribusi pembelian. Belum ada surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dan surat perubahan order. Tidak ada otorisasi terhadap surat permintaan pembelian dan surat order pembelian. Tidak memiliki surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian fungsi gudang. Tidak memiliki surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. Tidak ada catatan akuntansi yang digunakan.

Penulis mengusulkan: fungsi, prosedur, dan dokumen yang berkaitan dengan order pembelian memang tidak perlu dibentuk (tidak dapat diterapkan) karena ketika Toko Tas melakukan order barang kepada pemasok maka barang yang diorder tidak dapat diretur ketika masih utuh (tidak laku). Pemasok akan mengirimkan barang yang baru ketika faktur pembelian yang lama telah dilunasi, oleh sebab itu pelunasan faktur pembelian akan lebih diperhatikan dalam perancangan usulan program. Dengan cara membuat peringatan jika ada faktur pembelian yang akan jatuh tempo.

b.

c.

d. e.

f.

g.

Sumber: Data yang diolah

Penulis mengusulkan: merancang program yang dapat menghasilkan kartu utang dan kartu persediaan. Meski tidak ada jurnal pembelian, program yang dirancang dapat menghasilkan berapa besar saldo utang dagang dan menyebutkan harga pokok persediaan barang dagang.


Lanjutan Tabel V.9. h. Gudang melaksanakan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan, namun hanya sebagian barang saja yang disimpan bagian gudang. Fungsi penyimpanan juga dilaksanakan oleh pramuniaga.

i.

j.

Pencatatan terjadinya utang hanya didasarkan pada laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok, tanpa ada surat order pembelian dan bukti kas keluar

Tidak ada pencatatan dan otorisasi ke dalam kartu utang dan register buki kas keluar. k. Tidak melaksanakan prosedur yang menghasilkan buku besar dan buku pembantu utang sehingga tidak ada rekonsiliasi secara periodik. l. Laporan penerimaan barang pemakaiannya sudah dipertangungjawabkan oleh fungsi penerimaan namun belum bernomor urut tercetak. m. Barang yang datang dari pemasok akan langsung diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan tanpa menunggu surat order pembelian. n. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut tanpa membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Sumber: Data yang diolah

Penulis mengusulkan: penyimpanan tetap dilaksanakan oleh gudang dan pramuniaga karena dapat saling mengecek kebenaran jumlah barang. Jika penyimpanan semua diserahkan ke pramuniaga atau gudang saja, dapat terjadi dobel fungsi penjualan dengan penyimpanan untuk pramuniaga dan fungsi penerimaan dengan penyimpanan untuk gudang. Penulis mengusulkan: pencatatan utang di dalam program akan secara otomatis tercatat ketika memasukkan transaksi pembelian. Dokumen sumbernya tetap laporan peneriman barang dan faktur pembelian. Penulis mengusulkan: setiap memasukkan transaksi pembelian dalam program maka secara otomatis ada pembaharuan dalam kartu utang setiap pemasok (buku pembantu utang) dan catatan utang 1 bulan dalam buku besar. Penulis mengusulkan: laporan penerimaan barang yang dihasilkan oleh program akan dibuat bernomor urut tercetak dan diotorisasi oeh fungsi penerimaan. Penulis mengusulkan: fungsi penerimaan langsung menerima dan memeriksa barang yang diterima dari pemasok tanpa membandingkan dengan surat order pembelian karena tidak ada prosedur order pembelian. Proses pemeriksaan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok ini harus segera dilaksanakan supaya dapat segera dicocokkan dengan faktur pembelian.


Lanjutan Tabel V.9. o. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan ketika barang yang terdapat pada faktur sudah banyak yang terjual atau kadang hanya dengan perkiraan. p. Fungsi pengeluaran kas hanya memberikan bukti transfer ketika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi tanpa memberi cap ‘lunas’.

Sumber: Data yang diolah

Penulis mengusulkan: rancangan program yang dapat memberikan informasi kapan suatu faktur pembelian sudah jatuh tempo. Penulis mengusulkan: bukti transfer dari bank sudah cukup menyatakan suatu faktur pembelian sudah dilunasi (bukti dari pihak eksternal yang independen). Tetapi penulis masih mengusulkan dalam rancangan program, jika ada faktur pembelian yang sudah dilunasi, maka Admin 1 harus mengupdate data komputer bahwa ada faktur pembelian yang telah lunas.


90

E. Perancangan Struktur Organisasi Usulan struktur organisasi Toko Tas dibuat berdasarkan komponen struktur organisasi yang sudah ada. Komponen struktur organisasi yang sudah ada diurutkan berdasarkan tanggung jawab dan wewenang yang diberikan dalam perancangan sistem informasi akuntansi yang baru. Pimpinan Manajer Admin 1 Admin 2 Kasir

Gudang

Pramuniaga

Satpam

Gambar V.2. Rancangan Struktur Organisasi Toko Tas Sumber: Data yang diolah


91

F. Perancangan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Setiap Bagian dalam Rancangan Sruktur Organisasi Tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap komponen dalam rancangan struktur organisasi Toko Tas adalah sebagai berikut (cenderung menerangkan tugas yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian) : 1. Pimpinan a. Bertanggung jawab secara penuh atas segala kegiatan dan usaha yang dijalankan toko. b. Mengambil keputusan untuk masalah yang tidak biasa. c. Menggaji semua pegawai berdasarkan slip gaji dan daftar gaji yang telah disiapkan Admin 1 dan manajer. d. Mengecek rincian pembayaran utang dan dokumen pendukungnya. e. Membayar utang ke pemasok melalui bank. 2. Manager a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional toko. b. Melakukan wawancara dan menyeleksi pegawai baru. c. Membuat daftar gaji untuk gudang, pramuniaga, dan satpam. d. Menentukan harga jual pada faktur pembelian. e. Mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur pembelian. Jika ya maka manager harus menyiapkan faktur pembelian yang belum dilunasi. Jika tidak maka manager harus menghubungi pemasok untuk meminta dispensasi jatuh tempo faktur pembelian.


92

f. Menyiapkan bukti kas keluar dan mengarsip bukti-bukti pelunasan. 3. Admin 1 a. Bertanggung jawab atas pencatatan barang menggunakan komputer. b. Membuat slip gaji untuk manajer, admin, dan kasir. c. Membandingkan faktur pembelian dengan buku barang datang. d. Merekap penambahan dan pengurangan barang dagang ke dalam aplikasi komputer. e. Menyiapkan rincian pembayaran faktur pembelian. f. Mengupdate kartu utang dan kartu persediaan. g. Mencetak laporan pembelian, retur pembelian, jatuh tempo, kartu utang, dan pelunasan utang per bulan sesuai kebutuhan toko. 4. Admin 2 a. Bertanggung jawab atas pencatatan barang secara manual. b. Merekap penambahan dan pengurangan barang dagang ke dalam kartu stok manual. 5. Kasir a. Bertanggung jawab atas transaksi penjualan. b. Menerima nota penjualan rangkap 2 dari pembeli dan memasukkan nominal rupiah ke dalam mesin register. c. Menerima uang pembayaran dari pembeli. d. Memberikan barang, uang kembalian dari pembayaran jika ada, dan memberikan nota penjualan rangkap 1 kepada pembeli.


93

e. Membuat undang-undang penjualan berdasarkan nota penjualan rangkap 2. Undang-undang penjualan tersebut diserahkan kepada gudang ketika pergantian jam kasir. f. Membuat laporan kas harian sebanyak 2 rangkap berdasarkan total nota penjualan rangkap 2 yang terekam oleh mesin register. g. Menghitung uang yang diterima dan jumlah uang tersebut harus sesuai dengan total nota penjualan rangkap 2 yang terekam oleh mesin register. Uang yang tersisa di laci kasir hanyalah uang modal. h. Menyerahkan nota penjualan rangkap 2 dan laporan kas harian rangkap 2 kepada manajer Toko Tas. i. Membungkus laporan kas harian rangkap 1 beserta uang yang diterima selama bertugas dan diserahkan kepada pimpinan. 6. Gudang a. Bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang dari gudang. b. Membuat laporan masuk keluar barang berdasarkan transaksi pejualan dan membandingkannya dengan undang-undang penjualan yang dibuat oleh kasir. Laporan masuk keluar barang diserahkan kepada manajer. c. Membuat dokumen penerimaan barang, kartu kecil dan label harga barang. d. Mengepak barang yang diretur. 7. Pramuniaga a. Melayani permintaan barang dari pembeli.


94

b. Membuat nota penjualan sebanyak 3 rangkap. Nota penjualan rangkap 1 bersama barang yang diinginkan pembeli diserahkan ke kasir, nota penjualan rangkap 2 diserahkan kepada pembeli, dan nota penjualan rangkap 3 diserahkan kepada Admin 1. c. Melakukan perhitungan fisik atas sisa barang di gudang dan etalase. d. Bertanggung jawab atas jumlah dan catatan tas di etalase. e. Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan gudang. 8. Satpam a. Bertanggung jawab atas keamanan toko. b. Membawakan paket barang datang dari pemasok ke gudang. c. Mengirim barang yang diretur ke pemasok lewat jasa pengiriman paket.

G. Perancangan Prosedur Usulan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian untuk Toko Tas menekankan pada pencatatan secara komputerisasi. Untuk prosedur pemesanan pembelian yang disebutkan dalam teori tidak dapat diterapkan di Toko Tas. Alasannya, Toko Tas sudah memiliki kesepakatan dengan semua pemasok bahwa setiap kali faktur pembelian yang lama telah dilunasi maka pemasok akan mengirimkan model baru atau barang yang laku dipasaran ke Toko Tas.


95

Berikut penjabaran usulan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian untuk Toko Tas berdasarkan rancangan bagan alir dokumen : 1. Prosedur Penerimaan Barang Bagian gudang bertugas menerima barang datang dari pemasok dan membuat dokumen penerimaan barang di buku barang dagang berdasarkan data barang yag diterima. Bersamaan dengan barang datang, manajer menerima faktur pembelian barang yang datang dan bertugas menentukan harga jual untuk setiap barang. Selanjutnya Admin 1 mencocokkan data dan merekap buku barang datang dan faktur pembelian ke dalam sistem komputer yang menghasilkan laporan penerimaan barang sebanyak 2 lembar. Laporan penerimaan barang lembar pertama diserahkan kepada manager bersama dengan faktur pembelian sebagai arsip yang nantinya digunakan untuk melunasi pembelian barang dagang. Laporan penerimaan barang lembar ke dua diserahkan kepada Admin 2 untuk direkap ke dalam kartu stok manual. Buku barang dagang yang telah dicek oleh Admin 1 diserahkan kembali kepada bagian gudang untuk membuat kartu kecil dan label harga. Bagian gudang akan menempeli semua barang yang datang dengan label harga dan untuk barang yang dipajang di etalase diberi kartu kecil. 2. Prosedur Retur Pembelian dan Pelunasan Admin 1 setiap pertengahan dan akhir bulan bertugas memberikan laporan jatuh tempo pembelian dan laporan barang dagang kepada manajer sebagai dasar mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur


96

pembelian atau tidak. Jika tidak melakukan pelunasan maka manajer akan menghubungi pemasok untuk meminta dispensasi jatuh tempo pembelian dan meminta Admin 1 memperbaharui data kartu utang kapan tanggal jatuh tempo yang baru atas pembelian barang dagang. Jika manajer memilih melunasi dan melakukan retur pembelian maka manajer harus menyiapkan faktur pembelian dan laporan penerimaan dagang untuk diserahkan kepada Admin 1. Manajer juga akan meminta pramuniaga untuk menyisihkan barang yang akan diretur dari etalase dan gudang. Setelah barang dagang yang diretur jumlahnya sesuai dengan daftar di laporan barang dagang dengan tanda retur, Admin 1 akan membuat rincian pelunasan faktur pembelian yang telah diterima dari manajer dan membuat 3 macam surat retur untuk barang yang akan dikembalikan kepada pemasok. Barang yang diretur dipak bersama dengan surat retur tanpa harga jual juga harga beli dan dikirim ke pemasok oleh bagian gudang. Secara manual, Admin 2 akan merekap retur pembelian menggunakan surat retur dengan harga jual ke dalam kartu stok tas. Admin 1 menyerahkan rincian pembayaran beserta faktur pembelian, laporan peneriman barang, dan surat retur dengan harga beli ke manajer untuk dicek dan dibuat bukti kas keluar. Pimpinan akan melunasi faktur pembelian berdasarkan bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya. Bukti transfer pembayaran akan diserahkan kepada pemasok dan bukti kas kelaur beserta dokumen pendukung pelunasan pembelian akan diarsip oleh manajer.


MANAJER

GUDANG

dari Pemasok

3

Mulai

2 Faktur Pembelian

Buku Barang Datang

Menerima barang dari pemasok

ADMIN 1

ADMIN 2

1

2

Buku Barang Datang

2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual

Diterima bersama dengan barang datang

5

2 LPB

Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang

Membuat dokumen penerimaan barang

Berdasarkan data yang tertera di barang

Membuat Kartu Kecil & Label Harga

Merekap Faktur Pembelian dan Buku Barang Datang

Menentukan Harga Jual pada Faktur Pembelian

Merekap penambahan barang dagang

Update Kartu Utang Update Kartu Persediaan Transaksi Pembelian Buku Barang Datang


Kartu Kecil & Label Harga

Kartu Stok Tas 2 LPB 1 LPB 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual

Bersama dengan barang yang diletakkan di etalase

1

LPB = Laporan Penerimaan Barang

Pramuniaga

Buku Barang Datang

T

6

2

Manajer 3

5

4

Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ( Prosedur Penerimaan Barang )

T


ADMIN 1

PRAMUNIAGA

4

8

10

2 Faktur Pembelian

Update Kartu Utang

11

Laporan Barang Dagang dengan tanda retur

Update Kartu Utang Update Kartu Persediaan

2

6

13

Kartu Stok Tas

3 Surat Jalan Retur

Menyisihkan barang yang diretur dari etalase dan gudang

Transaksi Retur Pembelian

Laporan Barang Dagang

ADMIN 2

Bersama dengan barang yang diretur dari pramuniaga

2 Surat Jalan Retur Laporan Barang Dagang dengan tanda retur

Merekap barang yang diretur & menyiapkan rincian pembayaran

Update Kartu Persediaan

Laporan Jatuh Tempo

9


1 LPB

GUDANG

Menyiapkan/ mengepak barang yang diretur

Merekap retur di Kartu Stok Tas

2 Surat Jalan Retur

3 Surat Jalan Retur

3 Laporan Barang Dagang dengan tanda retur

1 Surat Jalan Retur 1 LPB 2 Faktur Pembelian

Barang diserahkan ke Bagian Gudang

Rincian Pembayaran Laporan Barang Dagang dengan tanda retur

7

11

12

13

10


T

Untuk pemasok dikirim bersama barang

LPB = Laporan Penerimaan Barang BKK = Bukti Kas Keluar

Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Lanjutan ( Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian )

Kartu Stok Tas

A

T


PIMPINAN

MANAJER

14 1 LPB 2 Faktur Pembelian

Dari Bank

7


Laporan Jatuh Tempo

12

1 Surat Jalan Retur

Laporan Barang Dagang

1 Surat Jalan Retur

15

1 LPB 2 Faktur Pembelian

1 LPB 2 Faktur Pembelian

Rincian Pembayaran

Mengecek Rincian Pembayaran & dokumen pendukungnya

Bukti Transfer

Tidak

Ya Laporan Barang Dagang dengan tanda retur

Membayar utang melalui Bank

Rincian Pembayaran

Rincian Pembayaran

Mengambil keputusan melakukan pelunasan dan retur pembelian

BKK

1 Surat Jalan Retur

Menyiapkan BKK

Menghubungi pemasok meminta dispensasi jatuh tempo

Laporan Jatuh Tempo

1 LPB

LPB 2 Faktur Pembelian 1 Surat Jalan Retur

1 Meminta admin 1 meng-update Kartu Utang

Menyiapkan Faktur Pembelian yang akan dilunasi

Rincian Pembayaran

1

Rincian Pembayaran BKK

LPB BKK


2 Faktur Pembelian


Untuk Pemasok

Laporan Jatuh Tempo

Bukti Transfer

T

15

N

T

8

9

4

14 Selesai

LPB = Laporan Penerimaan Barang BKK = Bukti Kas Keluar

Gambar V.3. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Lanjutan ( Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian Lanjutan )


100

Selain usulan prosedur berdasar bagan alir dokumen di atas, ada pula usulan untuk aplikasi komputer Toko Tas. Admin 1 yang mempunyai tugas untuk menjalankan aplikasi komputer di Toko Tas. Berikut penjabaran prosedur dalam usulan aplikasi komputer untuk Toko Tas : 1. Penerimaan barang dagang Admin 1 merekap buku barang datang dan faktur pembelian dengan harga jual ke dalam aplikasi komputer toko dengan memilih menu master barang lalu memilih submenu daftar data barang. Dalam submenu daftar data barang Admin 1 mengecek barang yang datang adalah barang yang sudah atau belum pernah toko beli. Jika toko belum pernah membeli barang yang baru saja datang, maka Admin 1 harus membuat master barang tersebut dengan memilih submenu input data barang. Jika toko pernah membeli barang yang baru saja datang, maka Admin 1 dapat langsung merekap barang datang ke dalam menu transaksi pembelian. Selesai merekap, Admin 1 mencetak 2 lembar laporan penerimaan barang dagang dan buku barang datang diserahkan kembali ke bagian gudang. Namun sebelum diserahkan ke gudang, Admin 1 telah menuliskan harga jual dan seri toko untuk barang yang baru saja datang ke dalam buku barang datang.


101

ADMIN 1 dari Gudang

dari Manajer

Buku Barang Datang


Membandingkan Faktur Pembelian dengan Buku Barang Datang Menu Master Barang Submenu Daftar Barang Datang Mengecek barang datang dalam daftar di komputer Tidak

Masih punya Ya Menuliskan Harga Jual dan Kode Toko di Buku Barang Datang

Membuat master barang datang Submenu Input Data Barang

Merekap barang datang Menu Transaksi Pembelian

Mencetak data yang dibutuhkan 2 LPB 1 LPB 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual Buku Barang Datang dengan Harga Jual dan Seri Toko

Admin 2 Gudang

Manajer

Gambar V.4. Usulan Prosedur Penerimaan Barang dalam Aplikasi Komputer ( Merekap Faktur Pembelian dan Buku Barang Datang )


102

2. Retur pembelian dan pelunasan Admin 1 mencetak laporan jatuh tempo dengan cara mengaktifkan aplikasi toko dan memilih menu report jatuh tempo pembelian. Untuk mencetak laporan barang dagang, Admin 1 memilih menu report barang. Setelah Admin 1 menerima laporan barang dagang dengan tanda retur dari pramuniaga, maka Admin 1 akan merekap retur barang dagang dengan memilih menu transaksi retur pada aplikasi toko. Selesai merekep, Admin1 mencetak 3 macam surat jalan retur. Bersama faktur pembelian dan laporan penerimaan barang dari manajer juga surat jalan retur, Admin 1 akan membuat rincian pelunasan dengan memilih menu transaksi pelunasan.


ADMIN 1 dari Pramuniaga

dari Manajer


1 LPB 2 Faktur Pembelian dengan Harga Jual

Merekap barang yang diretur & menyiapkan rincian pembayaran Menu Transaksi Retur Menu Transaksi Pelunasan

Mencetak data yang dibutuhkan

2

3

1 Surat Jalan Retur 1 LPB 2 Faktur Pembelian Rincian Pembayaran Laporan Barang Dagang dengan tanda retur

Admin 2 Gudang

Manajer

Gambar V.5. Usulan Prosedur Pelunasan dan Retur Pembelian dalam Aplikasi Komputer ( Merekap Barang yang Diretur dan Menyiapkan rincian Pembayaran )

103


104

H. Perancangan Database Perancangan database berisi rancangan Entity Relationship Diagram untuk mendokumentasikan simpanan data dan rancangan kamus data untuk mendokumentasikan keterangan tiap tabel. 1. Perancangan Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram menggambarkan rancangan database dan hubungan antar database tersebut. Perancangan database ini digunakan untuk menyimpan data-data akuntansi dalam perusahaan.

Gambar V.6. Rancangan Entity Relationship Diagram untuk sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas dengan Microsoft Access Sumber: Data yang diolah


105

2. Perancangan Kamus Data Perancangan kamus data ini berdasarkan pada tabel yang ada di perancangan Entity Relationship Diagram, yaitu kamus data untuk Tabel Barang, Tabel Beli Detail, Tabel Beli Master, Tabel Pemasok, Tabel Retur Detail, Tabel Retur Master, dan Tabel Pelunasan.

Tabel V.10. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pemasok File Name Data Type KodePemasok Text NamaPemasok Text Alamat Text Tlp Text Fax Text Sales Text Hp Text Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 4 Yes (No Duplicates) 255 255 255 255 255 255

Tabel V.11. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Barang File Name Data Type KodeBarang Text NamaBarang Text Artikel Text Warna Text Stok Number HargaBeli Currency HargaJual Currency Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 7 Yes (No Duplicates) 255 255 255


106

Tabel V.12. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Beli Detail File Name Data Type NoBeli Text KodeBarang Text Jumlah Number HargaBeli Currency Subtotal Currency Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 8 Yes (Duplicates OK) 7

Tabel V.13. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Beli Master File Name Data Type NoBeli Text TglBeli Date/Time NoFaktur Text TglFaktur Date/Time TglJatuhTempo Date/Time KodePemasok Text Currency Total Number Disc1 Currency Diskon1 Number Disc2 Currency Diskon2 Number Disc3 Currency Diskon3 Currency TotalBeli Keterangan Text TglKU Date/Time Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 8 Yes (No Duplicates) 255

4

255


107

Tabel V.14. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Retur Detail File Name Data Type NoRetur Text KodeBarang Text Jumlah Number HargaBeli Currency Subtotal Currency Keterangan Text Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 8 Yes (Duplicates OK) 7

255

Tabel V.15. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Retur Master File Name Data Type NoRetur Text TglRetur Date/Time KodePemasok Text Angkutan Text TglAngkut Date/Time Currency Total Number Disc1 Currency Diskon1 Number Disc2 Currency Diskon2 Number Disc3 Currency Diskon3 Currency TotalRetur Date/Time TglPotKU Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 8 Yes (No Duplicates) 4 255


108

Tabel V.16. Rancangan Kamus Data untuk Tabel Pelunasan File Name Data Type NoPelunasan Text TglPelunasan Date/Time KodePemasok Text NoBeli Text Currency TotalBeli NoRetur Text Currency TotalRetur Currency Bank Currency TotalPelunasan Date/Time TglKU Keterangan Text Sumber: Data yang diolah

Field Size Indexed 10 Yes (No Duplicates) 4 8 8

255

I. Perancangan Masukan 1. Rancangan tampilan Menu Utama Menu utama merupakan tampilan awal ketika aplikasi toko diaktifkan.

Gambar V.7. Rancangan Menu Utama Sumber: Data yang diolah


109

Keterangan : a. Form master terdiri dari 2 form yang berfungsi untuk menginput daftar barang dagang toko dan menginput profil pemasok. b. Form transaksi terdiri dari 3 form yang masing-masing berfungsi untuk merekap transaksi pembelian, retur pembelian, dan pelunasan pembelian. c. Kolom report terdiri dari 8 laporan (daftar pemasok, daftar barang dagang, harga pokok persediaan akhir, daftar pembelian per bulan, daftar retur pembelian per bulan, jatuh tempo pembelain, kartu utang, dan daftar pelunasan per bulan). 2. Form Master Daftar Barang Dagang Form master daftar barang dagang terdiri dari 2 sub menu, yaitu input data barang dan daftar data barang. Sub menu input data barang digunakan untuk memasukkan data barang dagang. Sub menu daftar data barang berisi tampilan semua data barang yang telah diinput ke dalam aplikasi toko.

Gambar V.8. Rancangan Form Master Barang Dagang Sumber: Data yang diolah


110

Keterangan : a. Kode Barang : diisi kode barang dengan format 1 huruf dan 3 digit angka tanpa spasi, contoh A123. b. Nama Barang : diisi merek barang. c. Artikel : diisi nama pabrik atau kode pabrik dari pemasok. d. Warna : diisi warna barang. e. Stok : diisi jumlah barang saat pertama kali dimasukkan dalam sistem komputer. f. Harga beli : diisi harga beli barang per unit. g. Harga jual : diisi harga jual barang per unit. 3. Form Master Daftar Pemasok Form master daftar pemasok terdiri dari 2 sub menu, yaitu input data pemasok dan daftar data pemasok. Sub menu input data pemasok digunakan untuk memasukkan data pemasok. Sub menu daftar data pemasok berisi tampilan semua data pemasok yang telah diinput ke dalam aplikasi toko.


111

Gambar V.9. Rancangan Form Master Pemasok Sumber: Data yang diolah Keterangan : a. Kode Pemasok : diisi kode pemasok dengan format 4 huruf singkatan dari nama pemasok, contoh Akin Jaya kode pemasoknya AKJY. b. Nama Pemasok : diisi nama pemasok. c. Alamat : diisi alamat pemasok. d. Tlp : diisi nomer telepon kantor pemasok. e. Fax : diisi nomer fax kantor pemasok. f. Sales : diisi nama sales dari pemasok. g. Hp : diisi nomer handphone sales dari pemasok. 4. Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang.


112

Gambar V.10. Rancangan Form Transaksi Pembelian Sumber: Data yang diolah

Keterangan : d. No Beli : diisi nomer beli pembelian dengan format tanpa spasi B, tanggal, bulan, tahun, dan urutan pembelian di hari yang sama, contoh B040713A. e. Tgl Beli : diisi tanggal pembelian atau tanggal barang datang. f. No Faktur : diisi nomer faktur yang tertera di nota pembelian dari pemasok.


113

g. Tgl Faktur : diisi tanggal faktur yang tertera di nota pembelian dari pemasok. h. Tgl Jatuh Tempo : diisi tanggal jatuh tempo nota pembelian kapan harus segera dilunasi. i. Kode Pemasok : diisi kode pemasok dengan cara memilih kode pemasok yang telah tersedia dalam list combo box. j. Nama Pemasok : diisi nama pemasok yang otomatis muncul ketika kode pemasok sudah terisi. k. Alamat : diisi alamat pemasok yang otomatis muncul ketika kode pemasok sudah terisi. l. Kode Barang : diisi kode barang dengan cara memilih kode pemasok yang telah tersedia dalam list combo box. m. Nama Barang : diisi merek barang yang otomatis muncul ketika kode barang sudah terisi. n. Artikel : diisi nama pabrik atau kode pabrik dari pemasok yang otomatis muncul ketika kode barang sudah terisi. o. Warna : diisi warna barang yang otomatis muncul ketika kode barang sudah terisi. p. Harga beli : diisi harga beli barang per unit. q. Jumlah : diisi jumlah barang yang dibeli untuk setiap artikel. r. Subtotal : terisi otomatis perkalian harga beli dengan jumlah barang. s. Total : terisi otomatis jumlah seluruh subtotal.


114

t. Diskon 1 : diisi diskon 1 dalam persen yang diberikan oleh pemasok sehingga dikotak sebelah kiri muncul diskon 1 dalam rupiah. u. Diskon 2 : diisi diskon 2 dalam persen yang diberikan oleh pemasok sehingga dikotak sebelah kiri muncul diskon 2 dalam rupiah. v. Diskon 3 : diisi diskon 3 dalam persen yang diberikan oleh pemasok sehingga dikotak sebelah kiri muncul diskon 3 dalam rupiah. w. Total Beli : terisi otomatis total dikurangi diskon 1, 2, dan 3 dalam rupiah. x. Tgl KU : diisi tanggal keluar uang atau kapan pembelian dilunasi. 5. Form Transaksi Retur Pembelian Form transaksi retur pembelian digunakan untuk mencatat semua retur pembelian karena barang tidak laku atau ada barang yang rusak. Form ini dicetak dalam 3 model dan masing-masing model diserahkan kepada : a. manajer, dalam surat retur yang tercantum adalah harga beli karena digunakan dalam pelunasan nota pembelian. b. pemasok, dalam surat retur tidak disebutkan harga barang karena hanya untuk menunjukan barang apa saja yang diretur ke pemasok. c. Admin 2, dalam surat retur yang tercantum adalah harga jual karena untuk mengecek harga jual barang saat mengurangi stok manual.


115

Gambar V.11. Rancangan Form Transaksi Retur Pembelian Sumber: Data yang diolah

Keterangan : a. No Retur : diisi nomer retur pembelian dengan format tanpa spasi R, tanggal, bulan, tahun, dan urutan retur pembelian yang dilakukan di hari yang sama, contoh R140813A. b. Tgl Retur : diisi tanggal retur pembelian. c. Kode Pemasok : diisi kode pemasok dengan cara memilih kode pemasok yang telah tersedia dalam list combo box.


116

d. Nama Pemasok : diisi nama pemasok yang otomatis muncul ketika kode pemasok sudah terisi. e. Alamat : diisi alamat pemasok yang otomatis muncul ketika kode pemasok sudah terisi. f. Angkutan : diisi nama sales yang membawa barang retur atau nama perusahaan jasa yang mengirimkan ke pemasok. g. Tgl Angkutan : diisi tanggal barang retur dibawa sales atau dititipkan ke perusahaan jasa pengiriman. h. Kode Barang : diisi kode barang dengan cara memilih kode pemasok yang telah tersedia dalam list combo box. i. Nama Barang : diisi merek barang yang otomatis muncul ketika kode barang sudah terisi. j. Artikel : diisi nama pabrik atau kode pabrik dari pemasok yang otomatis muncul ketika kode barang sudah terisi. k. Warna : diisi warna barang yang otomatis muncul ketika kode barang sudah terisi. l. Harga beli : diisi harga beli barang per unit. m. Jumlah : diisi jumlah barang yang dibeli untuk setiap artikel. n. Subtotal : terisi otomatis perkalian harga beli dengan jumlah barang. o. Keterangan : diisi sebab barang diretur. p. Total : terisi otomatis jumlah seluruh subtotal. q. Diskon 1 : diisi diskon 1 dalam persen yang diberikan oleh pemasok sehingga dikotak sebelah kiri muncul diskon 1 dalam rupiah.


117

r. Diskon 2 : diisi diskon 2 dalam persen yang diberikan oleh pemasok sehingga dikotak sebelah kiri muncul diskon 2 dalam rupiah. s. Diskon 3 : diisi diskon 3 dalam persen yang diberikan oleh pemasok sehingga dikotak sebelah kiri muncul diskon 3 dalam rupiah. t. Total Retur : terisi otomatis total dikurangi diskon 1, 2, dan 3 dalam rupiah. u. Tgl Potong KU : diisi tanggal keluar uang yang terkait dengan retur. 6. Form Transaksi Pelunasan Pembelian Form transaksi pelunasan pembelian berfungsi untuk mencatat kapan dan berapa besar kas yang dikeluarkan perusahaan untuk membayar pembelian barang dagang.

Gambar V.12. Rancangan Form Transaksi Pelunasan Pembelian Sumber: Data yang diolah


118

Keterangan : a. No Pelunasan : diisi nomer pelunasan pembelian dengan format tanpa spasi L, tanggal, bulan, tahun, dan urutan pelunasan pembelian yang dilakukan di hari yang sama, contoh L150913A. b. Tgl Pelunasan : diisi tanggal dilakukan pelunasan pembelian. c. Kode Pemasok : diisi kode pemasok dengan cara memilih kode pemasok yang telah tersedia dalam list combo box. d. Nama Pemasok : diisi nama pemasok yang otomatis muncul ketika kode pemasok sudah terisi. e. No Beli : diisi nomer pembelian dengan cara memilih yang tersedia dalam list combo box. f. No Retur : diisi nomer retur dengan cara memilih yang tersedia dalam list combo box. g. Total Beli : diisi total pembelian yang akan dilunasi. h. Total Retur : diisi total retur yang akan dipotongkan dalam pelunasan. i. Bank : diisi biaya administrasi dari bank. j. Total Pelunasan : terisi otomatis yang merupakan hasil perhitungan total beli dikurangi total retur dan bank. k. Tgl KU : diisi tanggal keluar uang. l. Keterangan : diisi nama bank yang digunakan untuk mentransfer uang pelunasan kepada pemasok.


119

J. Perancangan Keluaran Sistem komputer akan selalu menghasilkan keluaran yang baru karena setiap ada bagian yang mempengaruhi dokumen dirubah maka laporan yang dihasilkan juga akan berubah. Berikut merupakan usulan keluaran yang berhubungan sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas yang dihasilkan dari aplikasi komputer. 1. Daftar barang dagang Keluaran daftar barang dagang digunakan untuk mengetahui barang apa saja dan berapa jumlah barang yang dimiliki perusahaan. Banyak sedikitnya pembelian barang dagang akan mempengaruhi isi laporan ini.

Gambar V.13. Usulan Daftar Barang Dagang Sumber: Data yang diolah

2. Daftar pemasok Keluaran daftar pemasok digunakan untuk mengetahui profil semua pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan. Jika ingin mengkonfirmasi mengenai pembelian, perusahaan tidak kesulitan mencari data pemasok.


120

Gambar V.14. Usulan Daftar Pemasok Sumber: Data yang diolah

3. Laporan penerimaan barang Keluaran laporan penerimaan barang (LPB) digunakan sebagai bukti penerimaan barang dagang yang dibeli dari pemasok.

Gambar V.15. Usulan Keluaran Laporan Penerimaan Barang Sumber: Data yang diolah

4. Surat retur a. Untuk manajer Keluran surat retur untuk manajer digunakan sebagai bukti pendukung perhitungan pelunasan faktur pembelian barang dagang. Oleh sebab itu, dalam surat retur ini disebutkan harga beli untuk mengetahui total rupiah barang yang diretur.


121

Gambar V.16. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Manajer Sumber: Data yang diolah

b. Untuk Admin 2 Keluran surat retur untuk Admin 2 digunakan sebagai dasar pencatatan pengurangan barang dagang dalam stok manual perusahaan. Dalam surat retur ini disebutkan harga jual supaya Admin 2 dapat mengoreksi bahwa harga jual barang yang diretur sesuai dengan catatan manual yang Admin 2 miliki.

Gambar V.17. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Admin 2 Sumber: Data yang diolah

c. Untuk pemasok Keluran surat jalan retur untuk pemasok digunakan sebagai bukti barang dagang yang dikembalikan kepada pemasok.

Gambar V.18. Usulan Keluaran Surat Retur untuk Pemasok Sumber: Data yang diolah


122

5. Rincian pelunasan Keluaran

rincian

pelunasan

digunakan

untuk

mengajukan

pembayaran utang kepada pimpinan supaya melunasi pembelian.

Gambar V.19. Usulan Keluaran Rincian Pelunasan Sumber: Data yang diolah

6. Laporan jatuh tempo pembelian Keluaran laporan jatuh tempo pembelian digunakan untuk mengetahui faktur pembelian mana yang sudah mendekati waktu jatuh tempo untuk segera dilunasi. Laporan ini dicetak setiap tanggal 1 dan 16 setiap bulan.

Gambar V.20. Usulan Keluaran Laporan Jatuh Tempo Pembelian Sumber: Data yang diolah


123

7. Kartu utang per pemasok Keluaran kartu utang per pemasok digunakan sebagai dokumen untuk menganalisis faktur pembelian mana yang sudah atau belum dilunasi dalam satu pemasok.

Gambar V.21. Usulan Keluaran Kartu Utang Sumber: Data yang diolah

8. Laporan harga pokok persediaan akhir Keluaran laporan harga pokok persediaan akhir digunakan untuk mengetahui harga pokok persediaan dari stok akhir barang dagang. Jumlah stok akhir barang dagang dipengaruhi banyak sedikitnya pembelian barang dagang. Akhirnya harga pokok persediaan akhir digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan.

Gambar V.22. Usulan Keluaran Laporan Harga Pokok Persediaan Akhir Sumber: Data yang diolah

9. Laporan pembelian per bulan Keluaran laporan pembelian per bulan digunakan untuk mengetahui pembelian yang sudah dilakukan perusahaan dalam sebulan. Total


124

pembelian digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan. Dalam laporan ini diketahui juga tanggal pelunasan pembelian (tgl KU). Jika ‘tgl KU’ terisi bulan yang sama dengan tanggal pembelian maka pembelian dilakukan secara cash. Jika ‘tgl KU’ kosong atau terisi bulan yang tidak sama dengan tanggal pembelian maka pembelian dilakukan secara kredit.

Gambar V.23. Usulan Keluaran Laporan Pembelian per Bulan Sumber: Data yang diolah

10. Laporan retur per bulan Keluaran laporan retur per bulan digunakan untuk mengetahui kepada pemasok mana saja retur dilakukan dan berapa total retur yang dilakukan perusahaan dalam sebulan. Total retur dalam sebulan digunakan dalam laporan laba rugi perusahaan.

Gambar V.24. Usulan Keluaran Laporan Retur per Bulan Sumber: Data yang diolah

11. Laporan pelunasan per bulan Keluaran laporan pelunasan per bulan digunakan sebagai daftar seluruh faktur pembelian yang sudah dilunasi dan mengetahui total pelunasan dalam sebulan. Total pelunasan akan digunakan dalam laporan keuangan (neraca) perusahaan.


125

Gambar V.25. Usulan Keluaran Laporan Pelunasan per Bulan Sumber: Data yang diolah

12. Jurnal Pembelian Keluaran dari aplikasi komputer juga menghasilkan jurnal pembelian. Setiap kali terjadi transaksi pembelian maka aplikasi komputer akan langsung memproses data transaksi tersebut dan menghasilkan jurnal pembelian. Jurnal pembelian dapat dilihat di menu report bagian jurnal pembelian.

Gambar V.26. Usulan Keluaran Jurnal Pembelian Sumber: Data yang diolah 13. Jurnal Retur Pembelian Setiap kali terjadi transaksi retur pembelian maka aplikasi komputer akan langsung memproses data transaksi tresebut dan menghasilkan jurnal retur pembelian. Jurnal retur pembelian dapat dilihat di menu report bagian jurnal retur pembelian.


126

Gambar V.27. Usulan Keluaran Jurnal Retur Pembelian Sumber: Data yang diolah

14. Jurnal Kas Keluar Jurnal kas keluar akan dihasilkan oleh aplikasi komputer setelah data pelunasan faktur pembelian dimasukkan dalam menu transaksi pelunasan. Jurnal kas keluar dapat dilihat di menu report bagian jurnal kas keluar.

Gambar V.28. Usulan Keluaran Jurnal Kas Keluar Sumber: Data yang diolah

15. Neraca Saldo Aplikasi komputer yang diusulkan ke perusahaan menghasilkan rekening saldo berjalan sehingga saldo rekening dapat diketahui setiap saat dan dapat langsung ditampilkan dalam neraca saldo. Neraca saldo dapat dilihat pada menu report bagian neraca saldo. Rekening dalam usulan neraca saldo hanya rekening yang berkaitan dengan sistem pembelian saja.


127

Gambar V.29. Usulan Keluaran Neraca Saldo Sumber: Data yang diolah

Dalam usulan sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas, penulis masih menggunakan beberapa dokumen dengan fungsi yang sama dari sistem yang telah berjalan (gambar dapat dilihat dilampiran), yaitu : 1. Buku barang datang, dibuat oleh bagian gudang untuk mencatat barang yang dari pemasok. 2. Kartu kecil, dibuat oleh bagian gudang untuk menuliskan data dari sampel barang yang dipajang di etalase. 3. Kartu stok tas, dibuat oleh Admin 2 untuk mendokumentasikan masuk keluarnya barang dagang. 4. Bukti kas keluar, dibuat oleh manajer untuk mengajukan pembayaran faktur pembelian kepada pimpinan dan oleh pimpinan diarsip sebagai bukti pelunasan faktur pembelian.


128

K. Perancangan Pengendalian Sistem informasi yang baik harus dapat mencegah, menjaga, dan melacak dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Untuk maksud ini maka sistem informasi harus mempunyai pengendalian. Jenis pengendalian yang diterapkan untuk sistem informasi berbasis komputer adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. (Wenny Prisicillia, 2010:189) Berikut merupakan usulan pengendalian untuk sistem informasi akuntansi pembelian Toko Tas. 1. Pengendalian Umum Tabel V.17. Usulan Pengendalian Umum Nama Pengendalian No. Keterangan Pengendalian yang Dibutuhkan a. Pengendalian Pemisahan tugas dan - Fungsi pembelian oleh manajer organisasi pemisahan tanggung terpisah dengan fungsi penerimaan jawab yang tegas. oleh gudang. - Fungsi pembelian oleh manajer terpisah dengan fungsi akuntansi oleh Admin 2 untuk pencatatan manual dan Admin 1 untuk pencatatan dengan komputer. - Fungsi penerimaan dan penyimpanan barang memang masih didelegasikan kepada gudang, namun dalam penerimaan barang masih ada Admin 1 yang mengecek data barang yang diterima dengan faktur pembelian. - Fungsi akuntansi oleh admin terpisah dengan fungsi kas oleh pimpinan. b. Pengendalian i.Dokumentasi - Prosedur, sistem, program, operasi, dokumentasi prosedur dan data perlu didokumentasikan ii.Dokumentasi sistem supaya ada acuan dalam menjalankan iii.Dokumentasi operasional perusahaan. program - Pelatihan kepada fungsi yang terkait iv.Dokumentasi operasi jika ada perubahan atau v.Dokumentasi data pengembangan sistem.


129

Lanjutan Tabel V.17. Nama Pengendalian No. Keterangan Pengendalian yang Dibutuhkan c. Pengendalian i.Pemeriksaan pariti - Pengendalian ini biasanya sudah perangkat ii.Pemeriksaan gaung dipasang dalam komputer oleh pabrik keras iii.Pemeriksaan validitas pembuatnya. iv. Pemeriksaan kesalahan lain-lain d. Pengendalian i.Pengawasan terhadap - Ada satpam yang mengawasi orang keamanan pengaksesan yang keluar masuk toko. fisik ii. Pengaturan lokasi - Penempatan komputer di ruangan fisik yang jauh dari jangkauan orang iii. Penggunaan alat-alat banyak dan hanya yang berwenang pengaman yang dapat menggunakan fasilitas komputer. - Penggunaan UPS, stabiliser, closedcircuit television, dan alat pemadam kebakaran. e. Pengendalian i. Digunakan data log - Akses komputer menggunakan keamanan ii. Proteksi file password. data iii. Pembatasan - File yang penting diproteksi. pengaksesan Data tidak hanya disimpan dalam iv. Data backup dan komputer, ada pencatatan manual jika recovery komputer rusak. f. Pengendalian Tidak ada. Tidak memerlukan pengendalian komunikasi komunikasi karena tidak terhubung dengan jaringan komputer lain. Sumber : Jogiyanto (2005:250-254) dan data yang diolah

2. Pengendalian Aplikasi a) Pengendalian masukan Tabel V.18. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Penangkapan Data Pengendalian Bagian yang Memerlukan Pengendalian Nomor urut tercetak pada Semua data transaksi diberi nomor urut dokumen dasar tercetak dari aplikasi komputer dengan format tertentu dan berbeda-beda supaya tidak terjadi tumpang tindih nomor antar transaksi yang berbeda. Ruang maksimum untuk Setiap field pada data aplikasi diberi setiap field di dokumen dasar ruang maksimum (field size). Sumber : Jogiyanto (2005:255) dan data yang diolah


130

Lanjutan Tabel V.18. Pengendalian Meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran data Memverifikasi kelengkapan dan kebenaran data

Bagian yang Memerlukan Pengendalian Ada pilihan previous, next, dan edit dalam record aplikasi komputer. Semua dokumen dapat diperiksa oleh fungsi yang berkaitan atau atasan dari fungsi tersebut. Contoh: Meski hanya Admin 1 yang mengolah data dalam aplikasi komputer, keluaran dari aplikasi dapat dicek kebenarannya oleh manejer. Sumber : Jogiyanto (2005:255) dan data yang diolah

Tabel V.19. Rancangan Pengendalian Masukan pada Tahap Pemasukan Data Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Echo check Semua input ditampilkan terlebih dahulu di layar terminal supaya dapat dicek kebenarannya sebelum direkam ke database. Existence check Nomor pada transaksi pembelian diawali dengan huruf ‘B’, nomor pada transaksi retur pembelian diawali dengan huruf ‘R’, dan nomor pada transaksi pelunasan diawali dengan huruf ‘L’. Matching check - Kode pemasok, nama pemasok, alamat, kode barang, nama barang, artikel, dan warna pada input transaksi pembelian. - Kode pemasok, nama pemasok, alamat, kode barang, nama barang, artikel, dan warna pada input transaksi retur pembelian. - Kode pemasok, nama pemasok, no beli, dan no retur pada input transaksi pelunasan. Field check - Stok, jumlah, disc1, disc2, dan disc3 tipe fieldnya numerik. - Harga beli, harga jual, subtotal, total, diskon1, diskon2, diskon3, total beli, total retur, dan total pelunsan tipe fieldnya currency. - Tanggal faktur, tanggal beli, tanggal jatuh tempo, tanggal retur, tanggal angkut, tanggal KU, dan tanggal pelunasan tipe fieldnya date/time. Sign check Semua field bertipe numerik dan currency jika diawali dengan tanda’-‘ dan berada dalam tanda ‘( )’ maka data yang dimasukkan salah. Sumber : Jogiyanto (2005:255-259) dan data yang diolah


131

Lanjutan Tabel V.19. Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Limit atau Jumlah barang yang dibeli paling banyak 12 pc reasonable check untuk 1 artikel. Range check Kode pertama untuk transaksi pembelian ‘B’, transaksi retur pembelian ‘R’, dan pelunasan pembelian ‘L’. Sequence check - Dalam 1 transaksi pembelian, semua nomer beli yang di-input-kan harus sama. - Dalam 1 transaksi retur pembelian, semua nomer retur yang di-input-kan harus sama. Batch control total Total pembelian, total retur pembelian, total check pelunasan, dan total harga pokok persediaan dicek di akhir bulan. Sumber : Jogiyanto (2005:255-259) dan data yang diolah

b) Pengendalian pengolahan Tabel V.20. Rancangan Pengendalian Pengolahan Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Control total check - Subtotal, total, diskon1, diskon2, diskon3, dan total beli pada menu transaksi pembelian. - Subtotal, total, diskon1, diskon2, diskon3, dan total retur pada menu transaksi retur pembelian. - Subtotal dan total pelunasan pada menu transaksi pelunasan pembelian. Matching check Terdapat menu pencarian pada form master barang dan pemasok, form transaksi pembelian dan retur pembelian. Reference file - Selain submenu input data barang, tersedia juga check submenu daftar data barang untuk mengecek data yang telah dimasukan dalam menu master barang. - Selain submenu input data pemasok, tersedia juga submenu daftar data pemasok untuk mengecek data yang telah dimasukan dalam menu master pemasok. Limit or reasonable Stok barang selalu berjumlah positif. Jika sampai check negatif berarti ada ketidakwajaran dan harus dilakukan pengecekan. Sumber : Jogiyanto (2005:259-261) dan data yang diolah


132

c) Pengendalian keluaran Tabel V.21. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Hardcopy Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Tahap - Admin 1 yang mempunyai wewenang untuk menyediakan mencetak laporan. media laporan - Cap pengesahan di simpan terpisah dari ruang Admin 1. Tahap pembuatan Satu printer hanya digunakan oleh satu bagian dan laporan di file letaknya dekat dengan perangkat komputer printer Tahap mencetak Hanya pihak yang berkepentingan yang berhak laporan di media mencetak laporan. kertas Tahap distribusi Laporan harus diserahkan dari dan ke pihak yang laporan bersangkutan tanpa melalui perantara yang tidak berkepentingan. Tahap pengarsipan Laporan diarsip dalam satu map sesuai dengan laporan nama laporan dan diurutkan berdasarkan nomor dalam laporan tersebut. Sumber : Jogiyanto (2005:262-265) dan data yang diolah

Tabel V.22. Rancangan Pengendalian Keluaran dalam Bentuk Softcopy Pengendalian Bagian yang Membutuhkan Pengendalian Pengendalian pada - Monitor komputer di letakkan menghadap ke tampilan di layar tembok. terminal. - Mengaktifkan screen saver pada layar monitor. - Menggunakan password saat mengaktifkan aplikasi komputer dan password hanya diketahui oleh pihak yang berkepentingan. Sumber : Jogiyanto (2005:265) dan data yang diolah


133

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sistem akuntansi pembelian Toko Tas belum berjalan dengan baik. Masalah dalam sistem akuntansi pembelian di Toko Tas adalah kesalahan pencatatan menentukan harga jual saat penerimaan barang, salah mengidentifikasi barang berdasarkan kode toko yang diberikan saat penerimaan barang, dan pemasok mengeluh tentang pembayaran faktur pembelian yang tidak terorganisir. Perancangan sistem informasi akuntansi diusulkan berdasarkan identifikasi masalah sistem akuntansi pembelian perusahaan dan berdasarkan perbandingan penerapan teori sistem akuntansi pembelian dengan yang ada di perusahaan. Perancangan yang dihasilkan adalah perancangan (1) struktur organisasi yang baru, (2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab untuk setiap bagian dalam struktur organisasi yang baru, (3) prosedur penerimaan barang, retur pembelian dan pembayaran faktur pembelian, (4) database berupa Entity Relationship Diagram dan kamus data menggunakan Microsoft Access 2010, (5) data masukan, (6) data keluaran, dan (7) pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian. Perbaikan tersebut diharapkan membantu perusahaan mendapatkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu juga menciptakan pengendalian yang lebih baik dan menguntungkan bagi perusahaan.

133


134

B. Keterbatasan Penelitian Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Waktu penelitian terbatas sehingga penelitian hanya sampai tahap perancangan

sistem

informasi

akuntansi

pembelian

saja

(belum

diimplementasikan). 2. Data yang digunakan dalam penelitian hanya terbatas pada satu contoh bukti transaksi pembelian dari satu pemasok saja. Data tersebut diasumsikan sama dengan bukti transaksi pembelian dari pemasok yang lainnya.

C. Saran 1. Perusahaan sebaiknya memperbaiki sistem yang telah berjalan supaya masalah-masalah yang timbul tidak terus berulang. Pengendalian intern perusahan juga perlu ditingkatkan untuk meminimalisir resiko kecurangan dan human error. 2. Perusahaan

sebaiknya

mempertimbangkan

menggunakan

sistem

komputerisasi untuk mempermudah pengolahan infomasi perusahaan dan mempermudah dalam pengambilan keputusan. 3. Jika perusahaan mau menggunakan rancangan penulis untuk diterapkan dalam perusahaan maka rancangan dan software yang dibuat penulis harus dibuat mencakup seluruh transaksi dalam perusahaan karena penelitian ini hanya menggunakan satu contoh bukti transaksi pembelian saja.


135

DAFTAR PUSTAKA

Aditya, Yohanes Alphian Bayu. 2011. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Pembelian Barang Dagang Swalayan: Studi Kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin’s. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo. 2002. Metodologi Penelitian Bisnis: untuk Akuntansi dan Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Kedua. Yogyakarta: BPFE. Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori, dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Madcoms. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian – Penjualan dan Inventory dengan MS Access. Yogyakarta: Penerbit Andi. Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi Cetakan ke 3. Jakarta: Salemba Empat. Prabowo, Fx. Devan Budi. 2013. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai: Studi Kasus di CV Gema Sakti Perkasa. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Pramono, Teguh. 2013. Serial Membangun Database Sekolah: Sistem Informasi Perpustakaan dengan Microsoft Access 2010. Yogyakarta: Skripta. Pratikno, Andri dan Richardo Putra Waluyo. 2011. Super Access: 5 Langkah Mudah Membuat Aplikasi Dagang. Jakarta: Gramedia. Prisicillia, Wenny. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Eksport: Studi Kasus di Perusahaan CV Bestone Indonesia, Muntilan. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Rama, Dasaratha V dan Frederick L Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1 Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat. Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

135


LAMPIRAN

136

136


137


138

DAFTAR PERTANYAAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1.

Apa nama perusahaan?

2.

Kapan perusahaan berdiri?

3.

Siapa pemilik dan pemimpin perusahaan yang pertama dan sekarang?

4.

Dimanakah letak perusahaan saat didirikan?

5.

Apakah perusahaan pernah berpindah alamat?

6.

Apa alasan pemilihan lokasi penempatan perusahaan?

7.

Bagaimana struktur organisasi?

8.

Apa saja tugas masing-masing bagian?

9.

Siapa yang memimpin bagian personalia?

10. Berapa jumlah karyawan perusahaan? 11. Bagaimana cara perusahaan merekrut karyawan? 12. Bagaimana pembagian waktu kerja karyawan? 13. Bagaimana sistem penggajian dalam perusahaan? 14. Bagaimana cara perusahaan memasarkan produk yang dimiliki? 15. Jenis barang apa saja yang dijual perusahaan?

B. Sistem Akuntansi Pembelian 1.

Bagaimana aktivitas sistem akuntansi pembelian perusahaan secara umum?

2.

Bagian atau fungsi apa saja yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan dan apa tugas dan wewenangnya?

3.

Dokumen apa saja yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan?

4.

Catatan akuntansi apa saja yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan?

5.

Bagaimana prosedur sistem akuntansi pembelian perusahaan?

6.

Apa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian perusahaan?


FAKTUR PEMBELIAN

139


LAPORAN PENERIMAAN BARANG (LPB)

140


BUKU BARANG DATANG

KARTU KECIL

141


BUKU DATANG TAS

KARTU STOK TAS

142


KARTU STOK ADMIN

SURAT JALAN RETUR

143


RINCIAN PEMBAYARAN

BUKTI KAS KELUAR

144

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents