PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Wahyu Hardianto NIM : 07 2114 089

PROGRAM STUDI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Wahyu Hardianto NIM : 07 2114 089

PROGRAM STUDI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015 i


ii


iii


Yesterday is history , Tomorrow is a Mystery , but Today is a Gift. That is Why it is Called the Present

(Master Oogway, Kungfu Panda)

Lebih baik segera menyalakan lilin, daripada mengutuk kegelapan. Umur membuat kita bertambah bodoh pada saat ia membuat kita bertambah arif (Gus Mus)

Skripsiini kupersembahkan untuk: Allah SWT Almarhum Ayahku Hari Widodo Ibuku Dina Kardinah dan Adik Nanda

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 31 Agustus2015 Yang membuat pernyataan,

Wahyu Hardianto

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN KAMPUS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama

: Wahyu Hardianto

Nomor Mahasiswa

: 072114089

Demi kepentingan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul. Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mangalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberi royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal 31Agustus 2015 Yang menyatakan,

Wahyu Hardianto

vi


KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan

rahmat

dan

karunia-Nya

sehingga

penulis

dapat

menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Allah SWT yang senantiasa melimpahkan kasih dan berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 2. Drs. JohanesEkaPriyatma, M.Sc., Ph.D. selakuRektor Universitas Sanata Dharma. 3. Dr. H. HerryMaridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. 4. Drs. YP. Supardiyono,M.Si.,Ak.,QIA.,CA.selaku Kaprodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. 5. Trisnawati Rahayu, S.E.,M.Si.,Ak.,QIA.,CA.selaku Dosen pembimbing yang dengan sabar membantu danmembimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

vii


6. Seluruh dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan bimbingan, bantuan, dan kerjasama yang baik selama penulis belajar di Universitas Sanata Dharma. 7. Bapak Subandri selaku Pimpinan Andrias Pratama Motor yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian. 8. Keluarga Besar Asrama Mahasiswa Kabupaten Kutai Barat“ Tanaa Purai Ngeriman” Yogyakarta dan Teman-Teman Mahasiswa Akuntansi Angkatan 2007 yang sudah membantu penulis dalam berbagai hal. 9. Semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 31Agustus 2015

WahyuHardianto

viii


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN........................................................................

iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................

iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ......................

v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS .....................

vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................. vii HALAMAN DAFTAR ISI ...........................................................................

ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................... xiii HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................... xiv ABSTRAK .................................................................................................... xv ABSTRACT................................................................................................... xvi

BAB I

PENDAHULUAN ....................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah.............................................................

1

B. Rumusan Masalah ......................................................................

2

C. Tujuan Penelitian .......................................................................

3

D. Manfaat Penelitian .....................................................................

3

E. Sistematika Penulisan ................................................................

4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...........................................................

6

A. Sistem Akuntansi .......................................................................

6

1. Pengertian Sistem dan Prosedur...........................................

6

2. Karakteristik Sistem .............................................................

7

3. Pengertian Sistem Akuntansi ...............................................

9

4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi ............................................

9

ix


B. Informasi ...................................................................................

10

1. Pengertian Informasi ...........................................................

10

2. Kualitas Informasi ...............................................................

10

C. Sistem Informasi Akuntansi .....................................................

11

1. Pengertian Sistem Informasi ...............................................

11

2. Komponen Sistem Informasi ...............................................

11

3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi...............................

13

D. Sistem Informasi Penjualan Kredit ..........................................

14

1. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit....................................................................................

14

2. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen.......................

15

3. Dokumen yang Digunakan...................................................

16

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan .....................................

19

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit....................................................................................

20

6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ...............

21

E. Pengembangan Sistem ...............................................................

24

1. Pengertian Pengembangan Sistem .......................................

24

2. Tujuan Pengembangan Sistem .............................................

25

3. Alasan Pengembangan Sistem .............................................

25

4. Prinsip Pengembangan Sistem .............................................

26

5. Tahap Pengembangan Sistem...............................................

28

F. Analisis Sistem ..........................................................................

31

1. Pengertian Analisis Sistem...................................................

31

2. Langkah-langkah Analisis Sistem........................................

31

3. Sumber Informasi dalam Analisis Sistem ............................

32

4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem ......

32

G. Desain Sistem ............................................................................

32

1. Pengertian Desain Sistem.....................................................

32

2. Tujuan Desain Sistem...........................................................

33

3. Desain Komponen Sistem ....................................................

33

x


H. Alat-alat Komunikasi dalam Sistem ..........................................

36

1. Bagan Alir ...........................................................................

36

2. Diagram Arus Data ..............................................................

37

3. Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................

38

4. Kamus Data .........................................................................

40

5. Tabel Keputusan ..................................................................

41

Sistem Pengendalian Interen (SPI) ............................................

42

1. Definisi Sistem Pengendalian Interen .................................

42

2. Tujuan Sistem Pengendalian Interen ...................................

42

3. Unsur Sistem Pengendalian Interen ....................................

42

4. Jenis-jenis Sistem Pengendalian Interen .............................

43

Review Penelitian Terdahulu ....................................................

43

BAB III METODA PENELITIAN .......................................................

45

A. Jenis Penelitian ..........................................................................

45

B. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................

45

C. Subjek dan Objek Penelitian .....................................................

45

D. Data yang Digunakan dalam Penelitian ....................................

46

E. Teknik Pengumpulan Data ........................................................

46

F. Teknik Analisis Data .................................................................

47

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................

51

A. Sejarah Pendirian Perusahaan ...................................................

52

B. Lokasi Perusahaan .....................................................................

53

C. Struktur Organisasi ....................................................................

53

D. Kebijakan Akuntansi .................................................................

54

I.

J.

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .............................

57

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit di Andrias Motor Bantul.................................................................

57

1. Deskripsi kegiatan .................................................................

57

2. Fungsi yang Terkait...............................................................

58

3. Prosedur yang digunakan ......................................................

59

4. Unit Organisasi yang Terkait.................................................

60

xi


5. Sistem Pengendalian Intern ...................................................

61

6. Dokumen yang digunakan.....................................................

62

7. Catatan yang digunakan ........................................................

63

B. Identifikasi Masalah ...................................................................

63

C. Pemecahan Masalah ...................................................................

66

D. Pelaksanaan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Andrias Pratama Motor Bantul .................

69

1. Perancangan Masukan .........................................................

69

2. Perancangan Database .........................................................

74

3. Perancangan Prosedur .........................................................

81

4. Perancangan Keluaran .........................................................

90

BAB VI PENUTUP ................................................................................

92

A. Kesimpulan ................................................................................

92

B. Keterbatasan Penelitian .............................................................

93

C. Saran ..........................................................................................

94

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................

95

LAMPIRAN.................................................................................................

96

xii


DAFTAR TABEL

Tabel 1

Rancangan Kamus Data Tabel Transaksi ....................................

76

Tabel 2

Rancangan Kamus Data Tabel Data Konsumen ..........................

78

Tabel 3

Rancangan Kamus Data Tabel Faktur Penjualan ........................

79

xiii


DAFTAR GAMBAR

Gambar I

: Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..............

21

Gambar II

: Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..............

22

Gambar III : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..............

23

Gambar IV : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..............

24

Gambar V

: Struktur Organisasi Andrias Pratama Motor Bantul ...........

53

Gambar VI : Tampilan Entry Data Konsumen.........................................

69

Gambar VII : Tampilan Entry Kendaraan Masuk .....................................

70

Gambar VIII: Tampilan Entry Penjualan Tunai ........................................

71

Gambar XI : Tambilan Entry Penjualan Kredit .......................................

72

Gambar X

: Diagram ERD .....................................................................

75

Gambar XI : Diagram CRC .....................................................................

76

Gambar XII : Perancangan Diagram Alir Sistem Penjualan pada Andrias Pratama Motor Bantul .........................................................

82

Gambar XIII: Perancangan Diagram Alir Bagian Kredit .........................

83

Gambar XIV: Perancangan Diagram Alir Bagian Gudang........................

84

Gambar XV : Perancangan Diagram Alir Bagian Penagihan ...................

85

Gambar XVI: Perancangan Diagram Alir Bagian Pengiriman ..................

86

Gambar XVII: Perancangan Diagram Alir Bagian Akuntansi ....................

87

Gambar XVII: Perancangan Diagram Arus Data .......................................

89

xiv


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Andrias Pratama Motor Bantul Wahyu Hardianto NIM : 07 2114 089 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2014

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit dan mengetahui permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul, (2) Memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai bagi kebutuhan Andrias Pratama Motor Bantul. Jenis penelitian ini adalah studi kasus.Subjek yang diteliti adalah Bagian Penjualan, Bagian Kredit, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman, Bagian Penagihan, Bagian Akuntansi. Objek dalam penelitian ini adalah sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan.Teknik Pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, dan kuesioner. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Andrias Pratama Motor Bantul belum melaksanakan penerapan sistem akuntansi penjualan kredit dengan baik dan benar, (2) Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul adalah: (a) Perancangan Masukan, terdiri dari: Rancangan Entry Data Konsumen; Rancangan Entry Kendaraan Masuk; Rancangan Entry Penjualan Tunai; dan Rancangan Entry Penjualan Kredit, (b) Perancangan Database, terdiri dari: Perancangan Diagram Hubungan Antar Entitas; dan Perancangan Kamus Data, (c) Perancangan Prosedur, terdiri dari: Perancangan Diagram Alir (Flowchart); Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram-DAD); dan Perancangan Jurnal, (d) Perancangan Keluaran, terdiri atas: Perancangan Keluaran Eksternal; dan Perancangan Keluaran Internal.

xv


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF CREDIT SALES Case Studies in Andrias Pratama Motor Bantul Wahyu Hardianto Sanata Dharma University Yogyakatya This research aims to: (1) Describe the implementation of accounting system of credit sales and describe the problems that occur in the implementation of accounting system of credit sales in Andrias Pratama Motor Bantul, (2) Provide a proposed design of accounting information system of credit sales that was suitable with Andrias Pratama Motor Bantul. This research is a case study. The subjects studied are the Sales Department, Credit Department, Warehouse Department, Delivery Department, Billing Department, and Accounting Department. The object of this research is credit sales system applied by the company. Data collection techniques used were observation, interviews, documentation, and questionnaires. Data analysis technique used was descriptive. Results of this research showed that Andrias Pratama Motor Bantul had not applied accounting system of credit sales properly, (2) The proposed design for accounting information systems of credit sales in Andrias Pratama Motor Bantul are: (a) Input Design, that consists of: Consumer Data entry; Vehicle Entry; Cash Sales Entry and Credit Sales Entry, (b) Database Design, that consists of: Entity Relationship Diagram and Data Dictionary, (c) Procedure Design, that consists of: Flowchart Design (Flowchart); Data Flow Diagram (DFD) and Journal, (d) Output Design, that consists of: External Output and Internal Output.

xvi


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi saat ini persaingan bisnis yang harus dihadapi perusahaan semakin besar. Perusahaan harus memiliki keunggulan kompetitif untuk dapat bertahan. Keunggulan kompetitif dapat diciptakan dalam berbagai macam, yaitu keunggulan dalam pelayanan konsumen, kualitas produk, persaingan harga jual, dan keunggulan-keunggulan lainnya. Dari berbagai macam keunggulan yang telah disebutkan di atas, sistem informasi juga merupakan salah satu faktor yang sangat berpengaruh bagi keberhasilan jangka panjang perusahaan untuk memenangkan persaingan (Romney & Steinbart, 2003:3). Banyak Perusahaan yang mulai memperhatikan pengembangan sistem informasi mereka demi kemajuan perusahaan di era globalisasi ini. Hal ini terbukti dengan semakin meningkatnya permintaan konsumen terhadap teknologi canggih demi terpenuhinya kebutuhan akan informasi seperti penggunaan software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi dengan menggunakan teknologi sudah sangat banyak. Sofware Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan pada perusahaan dapat membuat laporan eksternal, mendukung aktivitas rutin, mendukung pengambilan keputusan, perencanaan dan

1


2

pengendalian, dan menerapkan pengendalian internal (Rama & Jones, 2008:7-8). Banyak aktivitas dalam perusahaan, salah satunya adalah aktivitas penjualan. Aktivitas penjualan merupakan bagian dari siklus pendapatan, merupakan rangkaian proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya (Rama, 2008:4). Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada pembeli membelanjakan sekarang penghasilan yang akan diterima mereka di masa yang akan datang (Mulyadi, 2001:249). Alasan penulis memilih penjualan kredit karena perusahaan manufaktur dan sebagian besar perusahaan manufaktur menggunakan sistem penjualan kredit yang merupakan bagian yang penting dari perusahaan karena transaksi penjualan kredit berkaitan dengan pendapatan yang merupakan sumber kelangsungan hidup bagi perusahaan. Dari latar belakang ini, maka penulis mencoba melakukan penelitian mengenai “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul”.

B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut, ada beberapa hal yang dapat diangkat dan dijadikan sebagai rumusan masalah, yaitu:


1.

3

Bagaimanakah sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul?

2.

Bagaimanakah usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai untuk Andrias Pratama Motor Bantul?

C. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah dalam penelitian ini, adapun tujuan dari penelitian adalah untuk: 1.

Mengetahui sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul.

2.

Memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai bagi Andrias Pratama Motor Bantul.

D. Manfaat Penelitian Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1.

Bagi Perusahaan Ditujukan kepada perusahaan agar menjadi masukan atau saran bagi pengembangan dan penerapan sistem terutama yang terkait dengan penjualan kredit.


2.

4

Bagi Universitas Sanata Dharma Penelitian ini diharapkan akan menjadi salah satu informasi yang dapat memperkaya wawasan, kepustakaan dan menjadi referensi bagi mahasiswa yang ingin mengembangkan penelitian tentang ini.

3.

Bagi Penulis Penelitian ini diharapkan dapat menjadi sarana dalam menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi akuntansi yang dimiliki oleh penulis yang telah diterima di kegiatan perkuliahan dan juga diharapkan dapat menambah wawasan penulis.

E. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini, disusun sebagai berikut: Bab I

: Pendahuluan Bab ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II : Tinjauan Pustaka Bab ini berisi mengenai kajian-kajian teori yang digunkan sebagai dasar penelitian skripsi ini. Kajian-kajian teori ini terdiri dari: sistem akuntansi, informasi, sistem informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi penjualan kredit, pengembangan sistem, analisis sistem, desain sistem, alat komunikasi dalam sistem, dan review penelitian terdahulu.


5

Bab III : Metoda Penelitian Bab ini berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian yaitu: jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek penelitian, data yang dibutuhkan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan Bab ini berisi tentang gambaran umum terhadap jenis perusahaan yang diteliti. Bab V : Temuan Lapangan dan Pembahasan Bab ini berisi analisis terhadap sistem informasi akuntansi yang ada dalam perusahaan dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang ditawarkan oleh penulis Bab VI : Penutup Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian dan saransaran yang dapat diberikan penulis kepada perusahaan dan keterbatasan penelitian dalam penulisan skripsi.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Akuntansi 1.

Pengertian Sistem dan Prosedur Pengertian sistem menurut beberapa ahli dapat didefinisikan sebagai berikut: a.

Menurut Raymond McLeod,Jr.: Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan (McLeod, 2001:9).

b.

Menurut Mulyadi: Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Mulyadi, 2001:2).

c.

Menurut Romney: Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian

prosedur

menurut

Mulyadi

(2001:2)

dapat

didefinisikan sebagai berikut: “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,

6


7

yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.” 2.

Karakteristik Sistem Menurut

Jogiyanto

(2005:3-6),

suatu

sistem

mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu: a.

Komponen-komponen Sistem (components) Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

b.

Batas Sistem (boundary) Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

c.

Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan (merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan).

d.

Penghubung Sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya


8

penghubung ini maka sumber-sumber daya dapat mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. e.

Masukan Sistem (input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan dapat dibagi dua, yaitu: 1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi. 2) Masukan Sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan hasil/keluaran.

f.

Keluaran Sistem (output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa masukan bagi sistem yang lain.

g.

Pengolah Sistem (process) Bagian pengolah sistem akan mengubah masukan sistem menjadi keluaran sistem.

h.

Sasaran Sistem (objectives) Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan sistem, karena jika suatu sistem tidak memiliki hal tersebut, maka operasi suatu sistem menjadi tidak berguna.


3.

9

Pengertian Sistem Akuntansi Arti sistem akuntansi menurut Mulyadi yaitu organisasi, formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2001:3).

4.

Unsur-unsur Sistem Akuntansi Sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur (Mulyadi, 2001:3-5). Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai berikut: a.

Formulir Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir dapat diartikan sebagai dokumen karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi direkam di atas secarik kertas. Selain itu, formulir juga dapat diartikan sebagai media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi didalam organisasi ke dalam catatan.Contoh dari formulir,misalnya: faktur penjualan,cek dan bukti kas masuk.

b.

Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keungan atau data lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal penjualan.


c.

10

Buku besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

d.

Buku Pembantu Buku Pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

e.

Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain yang berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.

B. Informasi 1.

Pengertian Informasi Pengertian informasi menurut Jogiyanto adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 2003:8).

2.

Kualitas Informasi Informasi juga memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut John Burch dan Gary Grudnitski, seperti yang tertulis dalam buku Jogiyanto, diibaratkan dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003:10). Pilar-pilar tersebut adalah:


a.

11

Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

b.

Tepat pada waktunya berarti informasi yang pada penerima tidak boleh terlambat.

c.

Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya (user).

C. Sistem Informasi Akuntansi 1.

Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi menurut Roberth A.Leitch dan K.Roscoe Davis dalam buku karangan Jogiyanto adalah sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jogiyanto, 2003:11).

2.

Komponen Sistem Informasi Sistem informasi sebagai suatu kesatuan dari beberapa unsure memiliki komponen-komponen yang utama. Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (Mulyadi, 2001:12-14), komponen-komponen utama system informasi adalah sebagai berikut:


a.

12

Blok Masukan (Input Block) Suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam sistem.

b.

Blok Model (Model Block) Suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran (logico-mathematical).

c.

Blok Keluaran (Output Block) Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi,juga merupakan factor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.

d.

Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi dalam sistem informasi berbasis computer (computerbased information systems), terdiri dari tiga komponen, yaitu: komputer dan penyimpanan data diluar, telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).

e.

Blok Basis Data (Data Base Block) Merupakan suatu blok yang digunakan untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.


f.

13

Blok Pengendalian (Control Block) Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam, kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lain-lain.

3.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Ada bermacam-macam pengertian dari sistem informasi akuntansi yang dikeluarkan oleh para ahli sistem, diantaranya adalah sebagai berikut: a.

Menurut Stephen A.Moscove dan Mark G.Simkin: Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

memproses,

menganalisis,

mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) (Jogiyanto, 2005:17). b.

Menurut Robert G. Murdick, Thomas C.Fuller, dan Joel E.Ross: Sistem informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah,dan pihak-pihak lainnya (Jogiyanto, 2005:17).


c.

14

Menurut Goerge H. Bodnar dan William S. Hopwood: Sistem informasi Akuntansi adalah Kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informsi in dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.

D. Sistem Informasi Penjualan Kredit 1.

Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:211-213), ada beberapa fungsi di dalam perusahaan yang terkait dengan sistem penjualan kredit yaitu: a.

Fungsi Penjualan Fungsi penjualan merupakan suatu fungsi yang bertanggungjawab dalam menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan,

meminta

otorisasi

kredit,

menentukan

tanggal

pengiriman, mengisi surat order pengiriman,membuat back order (surat yang dibuat tidak tersediannya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan). b.

Fungsi Kredit Tanggungjawab dari fungsi kredit adalah meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.


c.

15

Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, dan menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d.

Fungsi Pengiriman Fungsi Pengiriman dalam sistem penjualan kredit bertanggungjawab dalam hal penyerahan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang.

e.

Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk: mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan

piutang

kepada

debitur,

membuat

laporan

penjualan,mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 2.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Menurut Mulyadi, ada beberapa informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit, yaitu: a.

Jumlah pendapatan menurut jenis produk

b.

Jumlah piutang kepada setiap debitur

c.

Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu

d.

Nama dan alamat pembeli

e.

Kuantitas produk yang dijual


3.

f.

Nama wiraniaga yang melakukan penjualan

g.

Otorisasi pejabat yang berwenang

16

Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit ada beberapa macam (Mulyadi, 2001:214-217). Dokumendokumen tersebut adalah sebagai berikut: a.

Surat Order Pengiriman Surat order pengiriman ini merupakan lembar pertama yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang sesuai dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di dalam dokumen tersebut. Tembusan dari surat order pengiriman ini terdiri dari: 1) Tembusan Kredit (Credit Copy) Tembusan Kredit ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 2) Surat Pengakuan (Acknowledement Copy) Surat Pengakuan diguunakan untuk memberitahu pelanggan bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini dikirimkan oleh bagian penjualan. 3) Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat


17

terdiri dari 3 lembar dengan ketentuan:1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditanda tangani oleh wakil perusahaan angkutan umum, 2 lembar lainnya untuk perusahaan angkutan umum. 4) Slip Pembungkus (Packing Slip) Slip pembungkus ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi barang yang diterima. 5) Tembusan gudang (warehouse copy) Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 6) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. 7) Arsip indek silang (Cross-Index Copy) Tembusan Surat Order Pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan. b.

Faktur Penjualan dan Tembusannya, yaitu : 1) Faktur Penjualan Merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.


18

2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu piutang. 3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 4) Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. 5) Tembusan wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh funsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya

telah

dipenuhi

sehingga

memungkinkannya

menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. c.

Rekapitulasi harga pokok penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.


d.

19

Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar untuk melakukan pencatatan ke dalam jurnal umum.

4.

Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit ada beberapa macam (Mulyadi, 2001:219). Catatan akuntansi tersebut adalah sebagai berikut: a.

Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara kredit maupun secara tunai.

b.

Kartu Piutang Kartu piutang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap debitur.

c.

Kartu Persediaan Catatan akutansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d.

Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e.

Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akutansi tertentu.


5.

20

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit Menurut

Mulyadi,dalam

bukunya

yang

berjudul

Sistem

Akuntansi, dalam membentuk Sistem Penjualan Kredit,ada prosedurprosedur yang saling berkaitan (Mulyadi, 2001:219-220), yaitu: a.

Prosedur order penjualan Pada prosedur order penjualan,fungsi penjualan akan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order tersebut. Kemudian, fungsi penjualan akan membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada fungsi-fungsi yang lain.

b.

Prosedur persetujuan kredit Pada prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari fungsi kredit.

c.

Prosedur Pengiriman Dalam prosedur pengiriman, fungsi pengiriman akan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman.

d.

Prosedur penagihan Di dalam prosedur ini, fungsi penagihan akan membuat faktur penjualan, kemudian mengirimkannya kepada pembeli.

e.

Prosedur pencatatan piutang Pada prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.


f.

21

Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

g.

Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Prosedur dimana fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual pada periode akuntansi tertentu.

6.

Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Bagian Order Penjualan

4

Mulai

Surat Order Pengiriman

Menerima Order dari pelanggan

6

7

2 1


Surat Order Mencatat tgl.pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9

Membuat surat Order & pengiriman faktur

2 Surat Order Pengiriman

9

1

8 7 6 5 4 3 2 Surat Order Pengiriman

1

1 ke pelanggan

2

3

A

T

7

Gambar I : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi (2001:227-230)


Bagian Kredit 3

Bagian Pengiriman

Bagian Gudang 1

7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy)


22

5

1

2

Bersama dengan barang


1

5 4 3 Surat Order 2 Pengiriman

Memeriksa status kredit

Menyiapkan barang Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang

Memberi Otorisasi kredit

Menyerahkan barang Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum

Ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus

5 7 Surat Order Pengiriman (Credit Copy)


4

1 3 2 Bersama dengan barang


1 N

5

4

Kartu Gudang

Diserahkan kepada perusahaan umum 6

Gambar II : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi (2001:227-230)


23

Bagian Piutang Bagian Penagihan 8

7

SOP

1


2

Surat muat

2

1

Faktur

Membuat Faktur

5 4 3 2 Faktur

Dikirim ke pelanggan

1

9

10

8

Kartu Piutang

Dikirim ke wiraniaga

Gambar III : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi (2001:227-230)

N


Bagian Kartu Persediaan

Bagian Jurnal

9

10

3

Faktur

24

Faktur

11

4

Rekap. HPP Bukti Memorial

Kartu Persediaan

Membuat rekapitulasi HPP

N

Secara Periodik

N

Rekapitulasi HPP

Membuat Bukti Memorial

Rekap. HPP Bukti Memorial

11

Jurnal Penjualan

Selesai

Jurnal Umum

N

Gambar IV : Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi (2001:227-230)

E. Pengembangan Sistem 1.

Pengertian Pengembangan Sistem Pengembangan sistem dapat diartikan sebagai menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara


25

keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005:35). 2.

Tujuan Pengembangan Sistem Dalam melakukan pengembangan sistem,ada beberapa tujuan yang dapat dicapai (Mulyadi, 2001:19-20). Tujuan-tujuan tersebut adalah sebagai berikut: a.

Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan informasi yang baru.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh informasi yang sudah ada, baik mengena mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c.

Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 3.

Alasan Pengembangan Sistem Suatu sistem perlu dikembangkan atau diganti karena ada beberapa alasan (Jogiyanto, 2005:35-36). Alasan-alasan pengembangan sistem yaitu: a.

Adanya

permasalahan-permasalahan

(problems)

didalam sistem yang lama, yang dapat berupa: 1) Ketidakberesan 2) Pertumbuhan organisasi b.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan (oppurtinities)

c.

Adanya instruksi-instruksi (directives)

yang

timbul


26

Pengembangan suatu sistem tersebut nantinya akan berkaitan dengan PIECES (Jogiyanto,2005:37-38) yang dimaksud dengan PIECES adalah: 1) Performance, yaitu peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga akan menjadi lebih efektif. 2) Information, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3) Economy, yaitu peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunaan biaya yang terjadi. 4) Control, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi

dan

memperbaiki

kesalahan-kesalahan

serta

kecurangan-kecurangan yang telah dan akan terjadi. 5) Efficiency, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi. 6) Services, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 4.

Prinsip Pengembangan Sistem Dalam mengembangkan sistem, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan (Jogiyanto, 2005:38-41). Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:


a.

27

Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen. Suatu sistem yang sudah selesai dikembangkan,informasinya akan digunakan oleh manajemen. Maka,sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh pihak manajemen.

b.

Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Sistem yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang besar, apalagi jika menggunakan teknologi yang mutakhir, maka sistem yang dikembangkan juga merupakan investasi modal yang besar.

c.

Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. Orang-orang yang terlibat dalam suatu sistem akan menentukan berhasil atau tidaknya sistem tersebut, baik dalam hal proses pengembangan, implementasi, maupun dalam hal proses operasi. Oleh karena itu, maka sebaiknya orang-orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem adalah orang-orang yang terdidik.

d.

Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem. Dalam melakukan pengembangan sistem, umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan personil dalam bentuk tim untuk mengerjakannya. Tanpa ada perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan mencapai hasil yang memuaskan.


e.

28

Proses pengembangan sistem tidak harus urut. Proses pengembangan sistem dikatakan tidak harus urut tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama/serentak.

f.

Jangan takut membatalkan proyek. Prinsip ini merupakan pantangan dalam pengembangan sistem,tetapi kadang-kadang dalam suatu keadaan yang mendesak, prinsip ini memang dapat dilakukan, terutama jika sistem yang mau dikembangkan tersebut memang sudah tidak layak untuk dilanjutkan lagi.

g.

Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem. Dokumentasi sangat penting dalam pengembangan sistem karena dengan adanya dokumentasi, maka analis sistem dapat melakukan komunikasi dengan pengguna sistem mengenai sistem yang baru dikembangkan tersebut dan juga dengan adanya dokumentasi dapat mendorong keterlibatan pengguna sistem.

5.

Tahap Pengembangan Sistem Menurut

Jogiiyanto

(2005:41-51)

ada

beberapa

tahap

pengembangan sistem atau sering diebut dengan siklus hidup pengembangan sistem tahap-tahap tersebut diantaranya: a.

Menurut Robert A.Leich dan K.Roscoe Davis: 1) Analisis sistem a) Definisi kebutuhan dan pendekatan alternative.


29

b) Desain sistem secara umum atau secara konsep. 2) Desain dan implementasi sistem a) Desain sistem terinci. b) Rancang bangun program dan perencanaaan implementasi. c) Pemrograman dan pengetesan: (1) Pengetesan system (2) Konversi (3) Implementasi d) Penilaian sistem b.

Menurut Frederick H.: 1) Awal dari proyek sistem 2) Analisis dan penilaian sistem 3) Desain dan seleksi sistem 4) Implementasi sistem 5) Pemeriksaan setelah implementasi 6) Perawatan sistem

c.

Menurut Joseph W.Wilkinson: 1) Perencanaan sistem 2) Analisis Sistem: a) Penelitian terhadap sistem yang ada b) Analisis dari temuan penelitian. c) Identifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi d) Identifikasi kebutuhan sistem


30

e) Penyerahan laporan analisis sistem 3) Desain sistem: a) Evaluasi dari alternatif sistem b) Persiapan rancang bangun desain c) Penyerahan laporan desain sistem 4) Justifikasi dan seleksi sistem: a) Penentuan kelayakan desain b) Permintaan usulan pengadaaan perangkat keras dan perangkat lunak c) Evaluasi usulan-usulan sistem d) Penyeleksian perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem. 5) Implementasi sistem: a) Penerapan rencana dan pengendalian untuk implementasi. b) Eksekusi dari kegiatan-kegiatan implementasi c) Pengawasan dan penilaian dari sistem baru 6) Operasi dan penilaian sistem Meskipun ada banyak sekali penjabaran mengenai tahapan pengembangan sistem, sebenarnya kesemuanya itu dapat diringkas (Jogiyanto, 2003:433-434). Bentuk ringkas dari tahapan pengembangan sistem adalah: a.

Analisis sistem: 1) Studi Pendahuluan


31

2) Studi kelayakan 3) Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan pemakai. 4) Memahami sistem yang ada 5) Menganalisis hasil penelitaian b.

Perancangan sistem: 1) Perancangan awal 2) Perancangan rinci

c.

Implementasi sistem

d.

Operasi dan perawatan sistem

F. Analisis Sistem 1.

Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi

dan

mengevaluasi

kesempatan-kesempatan, kebutuhan-kebutuhan

permasalahan-permasalahan,

hambatan-hambatan

yang

diharapkan

yang

sehingga

terjadi

dapat

dan

diusukan

perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005:129). 2.

Langkah-langkah Analisis Sistem Dalam melakukan analisis sistem, ada langkah-langkah yang perlu diperhatikan (Jogiyanto, 2005:130). Langkah-langkah dalam analisis sistem adalah: a) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah-masalah.


32

b) Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada. c) Analyze, yaitu menganalisis sistem. d) Report, yaitu membuat laporan hasil analitis. 3.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem Sumber-sumber informasi dalam kegiatan analisis sistem ada bermacam-macam

(Mulyadi,

2001:48).

Sumber

informasi

untuk

pengembangan sistem adalah: a) Sistem akuntansi yang sekarang digunakan. b) Sumber interen yang lain. c) Sumber-sumber luar. 4.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: a) Wawancara b) Kuesioner c) Metode analisis kelompok d) Pengamatan e) Pengambilan sample dan pengumpulan dokumen

G. Desain Sistem 1.

Pengertian Desain Sistem Desain sistem adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem yang baru (Cushing, 1995:348). Menurut Robert J.Verzello/John Reuter III:


33

“Desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk” (Jogiyanto, 2005:196). 2.

Tujuan Desain Sistem Menurut Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain Sistem, ada dua tujuan dalam desain sistem (Jogiyanto, 2005:197), yaitu: a.

Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

b.

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada program computer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

3.

Desain Komponen Sistem Pada bagian desain komponen sistem ini, akan diutarakan hal-hal yang berkaitan dengan desain dari komponen sistem, yaitu: desain model, ouput, input, database, teknologi, dan control. a.

Desain model Desain model dapat dilakukan dalam dua bentuk, yaitu: 1) Physical system, misalnya: bagan alir sistem (systems flowchart) 2) Logical model, misalnya: Diagram Arus Data

b.

Desain output Dalam sistem informasi, jenis-jenis keluaran dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok, yaitu:


1) Keluaran

internal:

keluaran

yang

dimasksudkan

34

untuk

mendukung kegiatan manajemen, misalnya: laporan terinci, laporan ringkasan, dan lain-lain. 2) Keluaran eksternal: keluaran yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkan, misalnya: faktur, cek. Tanda terima pembayaran, dan lain-lain. c.

Desain input Proses desain masukan meliputi tiga tahapan utama, yaitu: 1) Penangkapan data: proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukanoleh organisasi ke dalam dokumen dasar (bukti transaksi). 2) Penyiapan data: proses mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. 3) Pemasukan data: proses memasukkan data ke dalam komputer.

d.

Desain database Dasar data sebenarnya dibentuk dari kumpulan beberapa file. Adapun tipe-tipe dari file adalah: 1) File induk, terdiri dari: a) File induk acuan: file induk yang recordnya jarang berubah, misalnya:file daftar gaji. b) File induk dinamik: file induk yang recordnya sering berubah, misalnya: file daftar persediaan.


35

2) File transaksi yitu file yang digunakan untuk merekam data hasil suatu transaksi yang terjadi. 3) File laporan adalah file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. 4) File sejarah adalah file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tapi perlu disimpan untuk keperluan masa dating. 5) File pelindung yaitu file yang masih aktif dan digunakan sebagai cadangan. 6) File kerja e.

Desain teknologi Teknologi terdiri dari tiga perangkat utama, yaitu: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat teknisi (brainware).

f.

Desain control Desain control terdiri dari pengendalian-pengendalian yang ada diperusahaan, yaitu: 1) Pengendalian organisasi 2) Pengendalian dokumentasi 3) Pengendalian keamanan fisik 4) Pengendalian keamanan data 5) Pengendalian perangkat keras 6) Pengendalian komunikasi


36

H. Alat-alat Komunikasi dalam Sistem 1.

Bagan Alir Bagan alir merupakan salah satu alat komunikasi dalam sistem. Jogiyanto, dalam buku Analisis dan Desain Sistem, menguraikan hal-hal yang terkait dengan bagan alir (Jogiyanto, 2005:795-806), sebagai berikut: a.

Pengertian Bagan Alir Bagan alir adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005:795).

b. Jenis-jenis Bagan Alir Bagan alir dapat dibagi ke dalam lima jenis, yaitu: 1) Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. 2) Bagan alir dokumen, yaiu bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk batasan-batasannya. 3) Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedannya terletak pada digunakannya gambar-gambar computer dan peralatan yang lain selain penggunaan symbol bagan alir. 4) Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari program. 5) Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses dalam suatu prosedur.


2.

37

Diagram Arus Data Menurut Jogiyanto, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan Diagram Arus Data (Jogiyanto, 2005:700-712), yang akan diuraikan satu persatu sebagai berikut. a.

Pengertian Diagram Arus Data Menurut Jogiyanto, diagram arus data adalah diagram yang menggunakan notasi notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.

b. Simbol-simbol dalam Diagram Arus Data Ada beberapa simbol yang digunakan dalam Diagram Arus Data (DAD), yaitu 1) Kesatuan luar (external entity) atau batas sistem (boundary) Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan masukan atau menerima keluaran sistem. 2) Arus data (data flow) Arus data dalam DAD diberi symbol panah dan mengalir diantar proses, simpanan data, dan kesatuan luar karena arus data tersebut menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.


38

3) Proses (process) Proses merupakan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4) Simpanan data (data store) Simpanan data merupakan simpanan dari suatu data yang dapat berupa suatu file di computer, arsip, catatan, tabel acuan, dan lain-lain. c.

Bentuk-bentuk Diagram Arus Data Ada dua macam bentuk Diagram Arus Data, yaitu 1) Diagram Arus Data Fisik (DADF) yaitu diagram arus data yang akan lebih tepat jika digunakan untuk menggambarkan sistem yang sudah ada. 2) Diagram Arus Data Logika (DADL) yaitu diagram arus data yang akan lebih tepat jika digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan.

3.

Entity Relationship Diagram (ERD) a.

Pengertian ERD Menurut Romney (2003:134), diagram hubungan-entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema dasar data dengan menunjukkan entitas yang dimodelkan serta hubungan antar entitas tersebut.


39

b. Jenis-jenis entitas dalam ERD Jenis-jenis entitas yang terdapat dalam diagram hubungan entitas ada bermacam-macam (Romney, 2003:135-137). Jenis-jenis entitas tersebut adalah sebagai berikut: 1) Sumber daya, yaitu hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. 2) Kegiatan, yaitu berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. 3) Pelaku, yaitu orang-orng dan organisasi yang terliba dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. c.

Jenis-jenis Hubungan dalam Diagram Hubungan-Entitas Ada tiga jenis hubungan antar entitas dalam ERD, yaitu: 1) Hubungan satu-ke-satu (one-to-one), terjadi jika kardinalitas (menunjukkan

perumpamaan

dalam

satu

entitas

dapat

dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya) maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1. 2) Hubungan

satu-ke-banyak

(one-to-many),

terjadi

jika

kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah satu dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.


40

3) Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many), terjadi jika kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah N. 4.

Kamus Data a.

Pengertian Kamus Data Kamus data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (Jogiyanto, 2005:725).

b. Isi Kamus Data Ada beberapa hal yang harus dimasukan dalam kamus data (Jogiyanto, 2005:726-728). Hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam kamus data adalah: 1) Nama arus data 2) Alias atau nama lain, ditulis jika perlu untuk membedakan antara nama pelaku yang satu dengan pelaku yang lainnya. 3) Bentuk data, harus dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunannya sewaktu perancangan sistem. 4) Arus data yang menunjukkan dari nama data mengalir dan ke mana data akan menuju. 5) Penjelasan, digunakan untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat di dalam kamus data. 6) Periode, yaitu penunjuk kapan terjadiny arus data.


41

7) Volume yang menunjukkan volume rata-rata dan volume puncak dari suatu arus data. 8) Struktur data yang menunjukkan arus data yang dicatat di dalam kamus data terdiri dari item-item apa saja. 5.

Tabel Keputusan a.

Pengertian Tabel Keputusan Tabel keputusan adalah tabel yang digunakan sebagai alat bantu untuk menyelesaikan logika di dalam program (Jogiyanto, 2005:781).

b. Struktur Tabel Keputusan Suatu tabel keputusan hendaknya mengandung struktur tertentu seperti ditulis oleh Jogiyanto dalam buku Analisis dan Desain

Sistem

(Jogiyanto,

2005:781-782).

Struktur

tabel

keputusannya adalah: 1) Condition stub, yang menunjukkan kondisi-kondisi yang akan diseleksi. 2) Condition entry yang berisi kemungkinan-kemungkinan dari kondisi-kondisi yang diseleksi. 3) Action stub yang berisi pernyataan-peryataan yang akan dikerjakan baik kondisi yang diseleksi terpenuhi maupun tidak terpenuhi. 4) Action entry yang digunakan untuk member tanda tindakan mana yang akan dilakukan dan yang tidak akan dilakukan.


I.

42

Sistem Pengendalian Interen (SPI) Menurut Mulyadi (2001:163-182), pembahasan mengenai sistem pengendalian interen (SPI) mencakup beberapa hal berikut: 1.

Definisi Sistem Pengendalian Interen Definisi mengenai Sistem Pengendalian Interen (SPI), yaitu Sistem pengendalian interen meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.

Tujuan Sistem Pengendalian Interen Sistem Pengendalian Interen memiliki beberapa tujuan, yaitu:

3.

a.

Menjaga kekayaan organisasi

b.

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

c.

Mendorong efisiensi, dan

d.

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur Sistem Pengendalian Interen Sistem Pengendalian Interen memiliki beberapa unsur, yaitu: a.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

b.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.


c.

43

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

d. 4.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Jenis-jenis Sistem Pengendalian Interen Sistem Pengendalian Interen dibagi menjadi dua bagian,yaitu: a.

Pengendalian interen akuntansi, terdiri dari 1) Pengendalian aplikasi (application control), meliputi a) Pengendalian preventif b) Pengendalian detektif/korektif 2) Pengendalian umum (general control)

b.

J.

Pengendalian interen administratif

Review Penelitian Terdahulu Penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan kredit yaitu Analisis dan Perancangan Sitem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit yang dilakukan oleh Ignatius Aryono Putranto (2008). Studi kasus penelitiannya yaitu pada perusahaan manufaktur PT PG/PS Madu Baru Madukismo. Hasil kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa PT PG/PS Madu baru Madukismo belum melakukan penerapan sistem akuntansi penjualan kredit dengan baik dan permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit yaitu belum adanya pemisahan tugas dan prosedur pencatatan yang kurang tepat.


44

Penelitian yang lain adalah Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada perusahaan menengah yaitu Pringgading Craft yang dilakukan oleh E. Yuli Kartika (2004). Kesimpulan yang diambil dari penelitian ini adalah bahwa pada perusahaan tersebut, sudah ada sistem akuntansi penjualan tetapi dalam bentuk yang sederhana, dan beberapa masalah yang muncul dari sistem yang telah ada tersebut.


BAB III METODA PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Studi kasus atau case-study merupakan bagian dari metode kualitatif yang hendak mendalami suatu kasus tertentu secara lebih mendalam dengan melibatkan pengumpulan beraneka sumber informasi (Raco, 2010:49). Penulis menggunakan bentuk penelitian studi kasus karena mengangkat fenomena yang terjadi di Andrias Pratama Motor Bantul, yaitu mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1.

Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di Andrias Pratama Motor Bantul yang beralamat di Jalan Parangtritis Km. 12 Kadibeso, Sabdodadi, Bantul, Yogyakarta.

2.

Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan selama bulan Mei 2014 sampai dengan bulan Juli 2014.

C. Subjek dan Objek Penelitian 1.

Subjek Penelitian Subjek yang diteliti adalah:

45


2

a.

Bagian Penjualan

b.

Bagian Kredit

c.

Bagian Gudang

d.

Bagian Pengiriman

e.

Bagian Penagihan

f.

Bagian Akuntansi

46

Objek Penelitian Objek dalam penelitian ini adalah sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan.

D. Data yang Digunakan dalam Penelitian 1.

Gambaran umum perusahaan,

2.

Bagian gudang

3.

Bagian akuntansi

4.

Bagian penjualan

5.

Bagian pengiriman

6.

Bagian penagihan

7.

Bagian kredit

E. Teknik Pengumpulan Data Teknik Pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:


1.

47

Metode Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan langsung atau melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian subjek penelitian, untuk memperoleh informasi atau data yang dibutuhkan mengenai kegiatan penjualan yang dilakukan dan mengenai gambaran umum perusahaan.

2.

Metode Observasi Observasi adalah kegiatan pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang diteliti. Melalui hal ini penulis akan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul. Kegiatan dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan hingga pesanan tersebut di proses dan menjadi sebuah faktur.

3.

Metode Dokumentasi Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan melihat berkas, catatan, dokumen, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan transaksi penjualan kredit Andrias Pratama Motor Bantul. Data yang diperoleh berupa faktur pajak, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan dokumen akuntansi yang digunakan oleh Andrias Pratama Motor Bantul.

F. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan adalah:


1.

48

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama adalah mengenai pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit dalam perusahaan, dilakukan dengan teknik analisis kualitatif deskriptif, yaitu dengan menggambarkan keadaan yang sebenarnya yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul.

2.

Teknik analisis data yang digunakan adalah untuk menjawab rumusan masalah yang kedua berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut: a.

Perancangan masukan Perancangan masukan dapat dilakukan dengan beberapa cara (Jogiyanto, 2005:376-391), yaitu: 1) Merancang dokumen dasar. 2) Mengurangi jumlah masukan dalam dokumen dasar. 3) Membuat kode

b.

Perancangan proses Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam perancangan proses ada beberapa macam yaitu perancangan diagram arus data (Jogiyanto, 2005:699-721), seta perancangan entity relationship diagram (Romney,2003:138). 1) Perancangan diagram alir dengan ketentuan:


49

a) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. b) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas. c) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir. d) Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu kegiatan. e) Masing-masing kegiatan di dalam suatu bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. f)

Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.

2) Perancangan diagram arus data dengan ketentuan: a) Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di dalam sistem. b) Identifikasi semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan luar. c) Gambar diagram konteks terlebih dahulu. d) Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang aada di sistem terlebih dahulu. e) Gambar sketsa DAD untuk overview diagram berdasarkan proses pada diagram berjenjang.


f)

50

Gambar DAD untuk level-level berikutnya untuk tiap-tiap proses

yang

dipecah-pecah

sesuai

dengan

bagan

berjenjangnya. g) Gambar DAD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. h) Gabungkan semua DAD yang telah dibuat ke dalam satu diagram. 3) Perancangan ERD dengan ketentuan: a) Mengidentifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar member-untukmenerima b) Mengidentifikasi sumber daya dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku kegiatan yang terlibat. c) Analisis

setiap

kegiatan

pertukaran

ekonomi

untuk

menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan. d) Tetapkan kardinalitas setiap hubungan. c.

Perancangan keluaran, yaitu dengan merancang format laporan keluaran yang dihasilkan dari sistem akuntansi penjualan kredit.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Pendirian Perusahaan Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebuah perusahaan berbentuk CV yang bergerak di bidang perdagangan motor dan mobil bekas. Perusahaan ini pertama kali berdiri pada tahun 1999 dengan mengkhususkan diri pada penjualan motor bekas secara cash. Seiring dengan perkembangan perusahaan, pada tahun 2003 perusahaan mulai melayani penjualan dengan sistem kredit bekerjasama dengan sebuah lembaga keuangan BUKP dengan pembatasan konsumen khusus kredit untuk wilayah Kabupaten Bantul dengan radius area maksimal 20 km dari lokasi perusahaan. Pada saat ini, Andrias Pratama Motor Bantul sudah melayani permintaan sepeda motor bekas baik cash maupun kredit untuk konsumen dalam area yang lebih luas, yaitu seluruh wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta yang meliputi Kabupaten Bantul, Kabupaten Kulon Progo, Kabupaten Sleman, Kabupaten Gunung Kidul, dan Kotamadya Yogyakarta. Radius area konsumen yang bisa dicover pelayanan perusahaan juga sudah lebih luas, yaitu mencapai radius 60 km. Hal ini tidak terlepas dari tersedianya sumber daya manusia yang melayani bidang perkreditan, baik untuk urusan pemasaran, survey, maupun penagihan. Seiring dengan dukungan modal yang lebih kuat, perusahaan mulai melebarkan bisnisnya dalam perdagangan mobil bekas, baik secara cash maupun kredit. Konsumen

51


52

perusahaan saat ini sudah tersebar di semua kabupaten di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk kepentingan pelayanan konsumen, perusahaan juga membuka sebuah cabang khusus gerai penjualan di tempat lain meski masih dalam watu wilayah Kabupaten Bantul.

B. Lokasi Perusahaan Andrias Pratama Motor Bantul berlokasi di Kabupaten Bantul, tepatnya di Jl. Parangtritis KM 12 Bantul Yogyakarta. Lokasi kantor Andrias Pratama Motor Bantul cukup strategis, berada di pinggir jalan utama Jl. Parangtritis, dengan jarak tempuh sekitar 20 km dari arah kota Yogyakarta, dengan waktu tempuh sekitar 20 menit. Kantor Andrias Pratama Motor Bantul di Jl. Parangtritis ini menempati bangunan seluas 9 x 6 meter persegi, selain sebagai kantor administrasi dan pelayanan konsumen, juga sekaligus sebagai showroom untuk kendaraan bermotor yang menjadi barang dagangan perusahaan.

C. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Struktur organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu

wewenang,

maka

wewenangnya tersebut.

dia

harus

dapat

mempertanggungjawabkan


53

Andrias Pratama Motor Bantul sebagai salah satu organisasi perusahaan yang bergerak di bidang pengkreditan motor mempunyai struktur organisasi yang tersusun secara jelas. Struktur organisasi tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Direktur

Operations Manager

Staf Administrasi & Keuangan

Supply & Stock

Finance & Acc

Sales Outdoor

Marketing/ Penjualan

Collector

Sales Counter

Gambar V : Struktur Organisasi Andrias Pratama Motor Bantul Sumber : Bagian HRD Andrias Pratama Motor Bantul

D. Kebijakan Akuntansi Kebijakan akuntansi adalah batang tubuh standar akuntansi, pendapat, penafsiran, aturan, dan regulasi yang digunakan oleh Andrias Pratama Motor Bantul dalam melaporkan keuangan. Kebijakan akuntansi Andrias Pratama Motor Bantul meliputi pilihan prinsip-prinsip, dasar-dasar, konvensi, peraturan dan prosedur yang digunakan manajemen Andrias Pratama Motor Bantul dalam penyusunan dan penyajian laporan keuangan. Beberapa jenis


54

kebijakan akuntansi Andrias Pratama Motor Bantul dapat digunakan untuk subjek yang sama. Pertimbangan dan atau pemilihan perlu disesuaikan dengan kondisi Andrias Pratama Motor Bantul. Sasaran pilihan kebijakan yang paling tepat akan menggambarkan realitas ekonomi Andrias Pratama Motor Bantul secara tepat dalam bentuk keadaan keuangan dan hasil operasi. Kebijakan akuntansi yang diterapkan di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: 1.

Penyajian laporan keuangan Penyajian laporan keuangan Andrias Pratama Motor Bantul disusun berdasarkan

nilai

historis

(historical

cost

accounting),

yaitu

menggunakan harga pada saat transaksi dan menganggap bahwa hargaharga akan stabil. 2.

Laporan arus kas Laporan arus kas Andrias Pratama Motor Bantul merupakan laporan keuangan yang berisi informasi aliran kas masuk dan aliran kas keluar dari Andrias Pratama Motor Bantul selama periode tertentu. Penyajian informasi ini diklasifikasikan menurut jenis kegiatan yang menyebabkan terjadinya arus kas masuk dan kas keluar tersebut.

3.

Pengakuan pendapatan dan beban Pengakuan pendapatan dan beban yang dilakukan oleh Andrias Pratama Motor Bantul adalah dengan mengakui hasil penjualan kredit sebagai pendapatan

dengan

menggunakan

metode

presentasi

penjualan

berdasarkan tingkat penjualan kredit yang telah dilakukan oleh Andrias


55

Pratama Motor Bantul, sehingga dengan adanya uang muka dan termin yang dibayarkan pelanggan barulah Andrias Pratama Motor Bantul mengakuinya sebagai pendapatan. Sedangkan, untuk masalah pengakuan beban, Andrias Pratama Motor Bantul mengakui suatu hal sebagai beban berdasarkan biaya-biaya yang dikeluarkan berhubungan langsung dengan penjualan kredit tersebut. 4.

Setara kas Setara kas Andrias Pratama Motor Bantul adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan.

5.

Piutang usaha Piutang usaha (account receivable) Andrias Pratama Motor Bantul timbul akibat adanya penjualan kredit. Piutang usaha Andrias Pratama Motor Bantul adalah piutang yang timbul dari aktivitas penjuaan kredit yang tidak didukung dengan perjanjian tertulis untuk penyelesaiannya.

6.

Persediaan Persediaan kendaraan bermotor di Andrias Pratama Motor Bantul adalah kendaraan bermotor yang tersedia di showroom yang siap untuk dijual sekarang ataupun di masa yang akan datang.


7.

56

Aktiva tetap Aktiva tetap Andrias Pratama Motor Bantul adalah aktiva berujud yang digunakan dalam operasi perusahaan dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan.

8.

Beban ditangguhkan Beban ditangguhkan Andrias Pratama Motor Bantul adalah deferred charges, yaitu pengeluaran yang belum merupakan biaya dalam tahun buku yang sedang berjalan, tetapi masih tercatat sebagai harta.

9.

Taksiran Pajak Penghasilan Taksiran pajak penghasilan Andrias Pratama Motor Bantul adalah jumlah agregrat pajak kini (current tax) dan pajak tangguhan (deferred tax) yang diperhitungkan dalam penghitungan laba atau rugi pada satu periode.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul Sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: 1.

Deskripsi Kegiatan Penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan oleh bagian penjualan. Setelah dilakukan pengecekan atas status motor yang akan dipesan dan pembayaran pelanggan, lalu dilakukan disposisi oleh kadiv penjualan. Jika dilayani maka pesanan tersebut akan diproses dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. Divisi administrasi pemasaran akan melengkapi data yang diperlukan dan membuat agenda surat pesanan sebagai ringkasan pesanan yang diterima dan diserahkan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan motor sesuai dengan surat pesanan. Setelah motor disiapkan, operator komputer yang ada di divisi gudang ekspedisi akan melakukan barcoding dan secara otomatis sistem dalam komputer akan memperbaharui jumlah piutang pelanggan yang bersangkutan. Langkah selanjutnya, operator komputer akan mencetak printout faktur pajak dan daftar pengiriman.

57


58

Setelah faktur pajak, daftar pengiriman dan motor sudah selesai disiapkan, maka daftar pengiriman dan motor akan diserahkan ke pihak ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diperiksa

kebenaran

data

faktur.

Faktur

yang

telah

diperiksa

kebenarannya akan diserahkan ke divisi piutang dagang beserta dengan salinan surat pesanan sebagai dasar penagihan kepada pelanggan. 2.

Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: a.

Fungsi Penjualan Fungsi ini dilakukan oleh bagian penjualan dan divisi administrasi pemasaran yang fungsinya menerima surat order pembeli, meminta otorisasi kredit, memberikan otorisasi adanya penjualan kredit, membuat agenda surat pesanan, dan menambahkan konsumen baru.

b.

Fungsi Kredit Fungsi ini dilakukan oleh divisi piutang dagang dan bagian penjualan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan.

c.

Fungsi Gudang Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan,


59

membuat faktur pajak, membuat daftar pengiriman, melakukan packaging, dan menyerahkan ke bagian ekspedisi pengiriman, serta penerimaan retur. d.

Fungsi Pengiriman Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk memberikan label alamat, dan memutuskan jasa ekspedisi yang akan digunakan.

e.

Fungsi Penagihan Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur. Namun, pembuatan faktur yang terjadi di Andrias Pratama Motor Bantul dibuat oleh operator komputer di divisi gudang ekspedisi.

f.

Fungsi Akuntansi Fungsi

akuntansi

dilakukan

oleh

divisi

pembukuan

yang

bertanggung jawab membuat jurnal, membuat rekapitulasi harga pokok penjualan, mengarsipkan faktur pajak, dan membuat laporan untuk kepentingan manajemen. 3.

Prosedur sistem penjualan kredit Prosedur sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut: a.

Prosedur order penjualan


60

Dalam prosedur ini, bagian order penjualan menerima order dari pelanggan. Bagian order penjualan kemudian membuat surat order dan mengirimkannya kepada pelanggan. b.

Prosedur pengiriman/serahterima motor Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan motor kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum dari surat order pengiriman yang diterima dari bagian order penjualan, atau bagian stock menyerahkan kendaraan yang sudah ditransaksikan kepada pembeli di kantor.

c.

Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya

kepada

pelanggan.

Kemudian

melakukan

penagihan kepada debitur. 4.

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut: a.

Bagian order penjualan, terdiri atas: 1) Menerima surat order dari pelanggan. 2) Mengisi surat order pengiriman motor sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:


61

a) Lembar ke 1: Merupakan surat muat (bill of landing) yang dipakai sebagai bukti penyerahan motor. b) Lembar ke 2: Merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut abjad untuk melayani setiap pertanyaan dari pelanggan. b.

Bagian akuntansi, terdiri atas: 1) Membuat jurnal penjualan atas dasar transaksi tersebut. 2) Mencatat semua transaksi penjualan kredit dari awal sampai berakhirnya penjualan kredit ke dalam kartu piutang.

5.

Elemen-elemen sistem pengendalian intern yang terkait dalam penjualan kredit Elemen sistem pengawasan intern dalam sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul hanyalah sederhana, yaitu sebagai berikut: a.

Elemen organisasi, terdiri atas: 1) Fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi pemberian otorisasi pemberian kredit. 2) Fungsi pencatatan piutang terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi otorisasi kredit tidak terpisah dengan fungsi penjualan. 3) Fungsi

pencatat

penerimaan kas.

piutang

tidak

terpisah

dengan

fungsi


62

4) Transaksi penjualan kredit hanya dilaksanakan oleh beberapa fungsi akuntansi. b.

Elemen sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, terdiri atas: 1) Penerimaan order dari pelanggan diotorisasikan oleh fungsi penjualan. 2) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada fakur penjualan. 3) Pencatatan piutang dicatat ke dalam kartu piutang.

c.

Elemen praktik yang sehat, terdiri atas: 1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang.

6.

Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit Dokumen surat perintah pengiriman di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut: a.

Surat Perintah Pengiriman (SPP) Surat Perintah Pengiriman (SPP) merupakan surat perintah yang ditujukan pada bagian gudang untuk mempersiapkan motor-motor yang hendak dikirim.


b.

63

Tembusan pesanan penjualan (sales order copy) Tembusan pesanan penjualan (sales order copy) merupakan tembusan yang diserahkan pada bagian pembuatan sebagai kontrol surat perintah pengiriman sebelum motor-motor dikirim dari gudang.

c.

Slip pengepakan (packing slip) Slip pengepakan (packing slip) merupakan tembusan yang ditempelkan pada motor yang akan dikirim ke pelanggan untuk mengidentifikasi pengiriman serta memudahkan bagian penerimaan pelanggan untuk melakukan pengecekan.

d.

Tembusan untuk arsip (control copy) Tembusan untuk arsip (control copy) merupakan tembusan untuk disimpan oleh bagian penerimaan.

7.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit Di Andrias Pratama Motor Bantul ini, catatan akuntansi yang digunakan hanya jurnal penjualan, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit maupun tunai.

B. Identifikasi Masalah Berdasarkan data deskripsi sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul yang penulis peroleh, maka menurut penulis ada beberapa temuan-temuan yang penulis temukan sebagai indikator adanya masalah di Andrias Pratama Motor Bantul. Indikator-


64

indikator tersebut dapat menyebabkan terhambatnya Andrias Pratama Motor Bantul dalam mencapai tujuan. Temuan-temuan yang dapat diungkap adalah: 1.

Prosedur sistem penjualan kredit Berdasarkan keterangan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis menemukan beberapa masalah di Andrias Pratama Motor Bantul, antara lain: a.

Prosedur order penjualan tidak memberikan informasi yang penting pada surat order pengiriman.

2.

b.

Belum adanya prosedur persetujuan tentang penjualan kredit.

c.

Belum adanya prosedur pencatatan tentang piutang penjualan.

d.

Belum adanya prosedur pencatatan pendapatan penjualan.

e.

Belum adanya prosedur pencatatan harga pokok.

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Berdasarkan keterangan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis menemukan beberapa masalah di Andrias Pratama Motor Bantul, antara lain: a.

Belum adanya bagian penjualan kredit yang meneliti status kredit yang diberikan pada pelanggan.

b.

Belum adanya bagian gudang yang menyiapkan motor yang dipesan oleh pelanggan.

c.

Bagian pengiriman motor yang termasuk dalam unit organisasi belum difungsikan sebagaimana fungsinya.


3.

65

Elemen-elemen sistem pengendalian intern yang terkait dalam penjualan kredit Berdasarkan keterangan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis menemukan beberapa masalah yang dihadapi Andrias Pratama Motor Bantul, antara lain: a.

Tidak terpisahnya fungsi otorisasi kredit dengan fungsi penjualan.

b.

Belum terpisahnya fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penerimaan kas.

c.

Transaksi penjualan kredit hanya dilaksanakan oleh beberapa fungsi akuntansi

4.

Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit Berdasarkan keterangan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa dokumen yang terkait yang digunakan dalam penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul sudah baik dan tidak perlu lagi adanya penambahan-penambahan maupun pengurangan dalam dokumen tersebut.

5.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit Berdasarkan uraian tersebut, dapat penulis temukan adanya masalah yang dihadapi Andrias Pratama Motor Bantul, yaitu tidak adanya kartu piutang yang digunakan untuk mencatat setiap mutasi dan saldo piutang kepada debitur.


66

C. Pemecahan Masalah Bertitik tolak dari perumusan masalah, analisa teori serta situasi dan kondisi Andrias Pratama Motor Bantul, maka dikemukakan beberapa alternatif pemecahan masalah yang dihadapi Andrias Pratama Motor Bantul tersebut. Adapun alternatif pemecahan masalah tersebut adalah: 1.

Alternatif pemecahan masalah untuk prosedur sistem penjualan kredit, meliputi: a.

Memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan penjualan. Tujuan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan penjualan adalah untuk mengetahui siapa pelanggan, alamat pelanggan, jenis dan identitas barang yang dibeli berikut harga unitnya, dan kapan pengirimannya. Hal ini dilakukan agar identitas pelanggan dan kendaraan bermotor yang dibeli jelas sehingga tidak terjadi kekeliruan dalam penanganan tindak lanjut.

b.

Menetapkan prosedur persetujuan kredit. Maksud ditetapkannya prosedur persetujuan kredit adalah untuk mengadakan perjanjian antar pihak Andrias Pratama Motor Bantul dengan pihak pelanggan agar diketahui berapa yang pantas diberikan kredit dan bagaimana atau berapa lama jangka waktu pengembalian. Hal ini untuk menghindari piutang yang tak tertagih pada pelanggan.

c.

Menetapkan prosedur pencatatan piutang, maksudnya adalah agar penjualan dapat tercatat dengan benar, baik mengenai jumlah


67

maupun waktu sehingga piutang dapat diketahui perkembangan dan dapat tertagih tepat pada waktunya. d.

Menetapkan laporan pendapatan penjualan, maksudnya adalah untuk mengetahui bahwa selama periode tertentu Andrias Pratama Motor Bantul mengalami rugi atau laba.

2.

Alternatif pemecahan masalah untuk unit organisasi yang terkait dalam penjualan kredit, meliputi: a.

Menetapkan bagian kredit yang berfungsi untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan karena frekuensi penjualan Andrias Pratama Motor Bantul yang paling sering terjadi adalah penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari bagian kredit.

b.

Menetapkan bagian gudang, maksudnya adalah agar melakukan transaksi penjualan kredit dan agar ada fungsi khusus yang menyiapkan motor yang dipesan dan menyerahkan pada bagian pengiriman atau konsumen langsung. Hal ini untuk mempercepat proses penjualan dan meningkatkan service pada pelanggan.

c.

Menetapkan bagian pengiriman motor. Pengiriman motor di Andrias Pratama Motor Bantul ini sebenarnya dilakukan oleh sales outdoor dan sales counter, yang tugasnya tidak hanya mengirimkan motor pada pelanggan, tetapi ada beberapa tugas yang lain. Hal ini dimaksudkan agar dalam pengiriman motor ada fungsi khusus yang


68

menangani dan siapa yang bertanggung jawab pada motor yang dikirim. 3.

Alternatif pemecahan masalah untuk elemen sistem pengendalian intern penjualan kredit, meliputi: a.

Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi pemberi otorisasi kredit, maksudnya agar mempermudah menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Di dalam fungsi penjualan mempunyai

kecenderungan

untuk

menjual

motor

sebanyak-

banyaknya dengan mengabaikan dapat tidaknya tertagih piutang yang timbul. Untuk itu, fungsi pemberian otorisasi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit berdasarkan analisis riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh pelanggan. b.

Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penerima kas. Hal ini untuk menutup kesempatan karyawan untuk melakukan kecurangan karena kalau fungsi pencatat piutang tidak terpisah dari fungsi penerima kas, maka kesempatan untuk melakukan kecurangan terbuka lebar dengan cara menunda pencatatan penerima kas dari debitur atau menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadi.

c.

Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. Hal ini agar dalam melaksanakan penjualan kredit dapat lebih sistematis dengan melibatkan beberapa fungsi yang terkait, juga agar tercipta kerjasama antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain,


69

dan untuk menghindari adanya kecurangan dalam Andrias Pratama Motor Bantul. 4.

Alternatif pemecahan masalah untuk catatan akuntansi penjualan kredit adalah dengan menyelenggarakan kartu piutang. Kartu ini digunakan untuk mencatat setiap mutasi dan saldo piutang kepada debitur, juga sebagai rekening control piutang dalam buku besar.

D. Pelaksanaan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Andrias Pratama Motor Bantul 1.

Perancangan Masukan (Input) a.

Rancangan Entry Data Konsumen

Gambar VI : Tampilan Entry Data Konsumen

1) No. Customer diisi dengan kode masing-masing konsumen. 2) Nama Customer diisi dengan nama konsumen. 3) Alamat diisi dengan alamat konsumen.


70

4) Telp diisi dengan nomor telepon konsumen. 5) Kode Pos diisi dengan kode pos lokasi konsumen. 6) Tempat Lahir diisi dengan tempat lahir konsumen. 7) Tanggal Lahir diisi dengan tanggal lahir konsumen. 8) Pekerjaan diisi dengan status pekerjaan konsumen. 9) Jenis Identitas diisi dengan jenis identitas/tanda pengenal konsumen. 10) No. Identitas diisi dengan nomor registrasi sesuai yang tertera di kartu identitas konsumen. 11) Alamat Identitas diisi dengan alamat konsumen sesuai dengan yang tertera di kartu identitas. b. Rancangan Entry Kendaraan Masuk

Gambar VII : Tampilan Entry Kendaraan Masuk

1) Tanggal Masuk diisi dengan tanggal masuknya kendaraan.


71

2) No. Seri diisi dengan Nomor Seri Kendaraan sesuai yang tertera di BPKB. 3) Type diisi dengan type kendaraan. 4) Jenis diisi dengan jenis kendaraan. 5) Warna diisi dengan warna kendaraan. 6) Tahun diisi dengan tahun perakitan kendaraan. 7) No. Mesin diisi dengan nomor mesin kendaraan. 8) No. Rangka diisi dengan nomor rangka kendaraan. 9) Harga Kendaraan diisi dengan harga jual kendaraan. c.

Rancangan Entry Penjualan Tunai

Gambar VIII : Tampilan Entry Penjualan Tunai

1) No. Urut diisi dengan nomor urut transaksi penjualan tunai. 2) Tanggal Penjualan diisi dengan tanggal terjadinya transaksi penjualan tunai. 3) Tanggal Delivery diisi dengan tanggal dikirimnya kendaraan.


72

4) No. Customer diisi dengan kode masing-masing konsumen. 5) Nama Customer diisi dengan nama masing-masing konsumen. 6) Alamat diisi dengan alamat konsumen. 7) Telp diisi dengan nomor telepon konsumen. 8) No. Seri diisi dengan nomor seri kendaraan yang dibeli. 9) Type diisi dengan type kendaraan yang dibeli. 10) No. Rangka diisi dengan nomor rangka kendaraan yang dibeli. 11) No. Mesin diisi dengan nomor mesin kendaraan yang dibeli. 12) Harga Jual diisi dengan harga yang disetuju pada saat transaksi. 13) Jenis diisi dengan jenis penjualan (tunai). d. Rancangan Entry Penjualan Kredit

Gambar IX : Tambilan Entry Penjualan Kredit 1) No. Urut diisi dengan nomor urut transaksi penjualan kredit.


73

2) Tanggal Pesan diisi dengan tanggal terjadinya transaksi penjualan kredit. 3) Tanggal Delivery diisi dengan tanggal dikirimnya kendaraan. 4) No. Customer diisi dengan kode masing-masing konsumen. 5) Nama Customer diisi dengan nama masing-masing konsumen. 6) Alamat diisi dengan alamat konsumen. 7) Telp diisi dengan nomor telepon konsumen. 8) No Seri diisi dengan nomor seri kendaraan yang dibeli. 9) Type diisi dengan type kendaraan yang dibeli. 10) No. Mesin diisi dengan nomor mesin kendaraan yang dibeli. 11) No. Rangka diisi dengan nomor rangka kendaraan yang dibeli. 12) Harga Jual diisi dengan harga yang disetuju pada saat transaksi. 13) Jenis diisi dengan jenis penjualan (kredit). 14) No. Urut diisi dengan nomor urut transaksi penjualan kredit. 15) DP (%) diisi dengan jumlah uang muka yang dibayarkan oleh konsumen dalam bentuk persen. 16) DP (Rp) diisi dengan jumlah uang muka yang dibayarkan oleh konsumen dalam bentuk rupiah. 17) Sisa Pembayaran diisi dengan jumlah sisa pembayaran yang harus dibayar dibayarkan oleh konsumen.


2.

74

Perancangan Database a.

Perancangan Diagram Hubungan Antar Entitas Untuk melakukan perancangan ERD pada Andrias Pratama Motor Bantul, ada tahapan-tahapan yang harus dilakukan terlebih dahulu, yaitu pertama kali mengidentifikasi dan menetapkan seluruh entitas yang terlibat dalam diagram tersebut, yang dalam hal ini menggunakan permodelan REA (Resources, Events, Agents). Permodelan REA yang terdapat di Andrias Pratama Motor Bantul dalam hal ini adalah Transaksi sebagai sumber (Resources), Faktur/Penjualan sebagai kegiatan (Events), dan Konsumen sebagai pelaku (Agents). Langkah kedua adalah menentukan Attibut Key dari masingmasing entitas tersebut. Atribut Key yang disertakan di setiap (himpunan) entitas merupakan atribut terpenting yang merupakan identitas pembeda masing-masing entitas yang ada. Dalam hal ini, atribut pada entitas transaksi adalah No Urut SPK (Surat Pesanan Konsumen), atribut pada entitas Faktur Penjualan Kredit adalah Nomor Faktur, dan atribut pada entitas konsumen adalah Nomor Customer. Langkah ketiga adalah mengidentifikasi dan menentukan relasi antar himpunan entitas yang ada beserta kunci tamunya (foreign key). Dalam hal ini, saling hubungan antar entitas yang ada adalah:


75

1) Hubungan antara Transaksi dengan Konsumen 2) Hubungan antara Transaksi dengan Faktur 3) Hubungan antara Faktur dengan Konsumen Rancangan diagram ERD pada Andrias Pratama Motor Bantul dapat dilihat pada gambar berikut:

TRANSAKSI

N

I

Menerima transaksi

KONSUMEN

I

Membuat

Mengirim

M

N FAKTUR

Gambar X : Diagram ERD

Langkah berikutnya adalah menentukan derajad relasi untuk masing-masing

(himpunan)

relasi

atau

batasan

jumlah

keterhubungan (Cardinality Ration Constrain) antara satu entity dengan entity lainnya. Dalam hal ini, Cardinality Ration Constrain pada Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut:


N

TRANSAKSI

I

76

KONSUMEN

M

I

M

N FAKTUR

Gambar XI : Diagram CRC b. Perancangan Kamus Data Perancangan Kamus Data adalah penjabaran dari detil aitemaitem yang terdapat dalam tabel relasi antar entitas. Perancangan kamus data untuk Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: 1) Tabel Transaksi Tabel 1 Rancangan Kamus Data Tabel Transaksi No.

Field Name

Type C D D C C

Default Value Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

Field Size 10 10 25

1 2 3 4 5

No. Urut Tanggal Pesan Tanggal Delivery No. Customer Nama Customer

6

Alamat

C

Not Null

25

7 8 9 10 11 12 13

Telp No. Seri Type No. Mesin No. Rangka Harga Jual Jenis Transaksi

C C C C C N C

Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

10 15 15 15 15 10

Format

PK/FK

Character dd/mm/yy dd/mm/yy Character Long Character Long Character Character Character Character Character Character Number Character

PK

FK


No.

Field Name

Type

14 15 16 17

No. Urut DP (%) DP (Rp) Sisa Pembayaran

C N N N

Default Value Not Null Not Null Not Null Not Null

Field Size 10 -

77

Format

PK/FK

Character Number Number Number

PK

Tabel 5.1 adalah tabel kamus data untuk tabel Transaksi. Pada tabel tersebut, terdapat 17 nama field yang merupakan bagian dari tabel Transaksi. Field-field tersebut memiliki tipe data yang berbeda-beda. Untuk field No. Urut, No. Customer, Nama Customer, Alamat, Telp, No. Seri, Type, No. Mesin, No. Rangka, Jenis Transaksi, dan No. Urut merupakan tipe data karakter (C). Untuk field Harga Jual, DP (%), DP (Rp), dan Sisa Pembayaran merupakan tipe data angka (N). Sedangkan, untuk field Tanggal Pesan dan Tanggal Delivery merupakan tipe data tanggal (D). Khusus untuk data yang bertipe tanggal, format yang

digunakan

adalah

format

tanggal/bulan/tahun

(dd/mm/yy). Pada field Telp, memiliki default value Null, yang berarti bahwa field tersebut tidak harus diisi. Sedangkan, field yang lain memilki default value Not Null, yang berarti bahwa field-field tersebut harus diisi. Field No. Urut merupakan Foreign Key karena field tersebut merupakan field ‘asing’ bagi tabel Transaksi setelah terhubung dengan field Data Konsumen.


78

Field No. Customer merupakan Primary Key karena field tersebut merupakan kunci utama untuk menghubungkan tabel Transaksi dengan tabel Faktur Penjualan. 2) Tabel Data Konsumen Tabel 2 Rancangan Kamus Data Tabel Data Konsumen No.

Field Name

Type

1 2

No. Customer Nama Customer

C C

Default Value Not Null Not Null

Field Size 10 25

3

Alamat

C

Not Null

25

4 5 6 7 8 9 10 11

Telp Kode Pos Tempat Lahir Tanggal Lahir Pekerjaan Jenis Identitas No. Identitas Alamat Identitas

C C C D C C C C

Null Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

10 8 8 10 8 10 25

Format

PK/FK

Character Long Character Long Character Character Character Character dd/mm/yy Character Character Character Character

PK

Tabel 5.2 adalah tabel kamus data untuk tabel Data Konsumen. Pada tabel tersebut, terdapat 11 nama field yang merupakan bagian dari tabel Data Konsumen. Field-field tersebut memiliki tipe data yang berbeda-beda. Untuk field No. Customer, Nama Customer, Alamat, Telp, Kode Pos, Tempat Lahir, Pekerjaan, Jenis Identitas, No. Identitas, dan Alamat Identitas merupakan tipe data karakter (C). Sedangkan, untuk field Tanggal Lahir merupakan tipe data tanggal (D). Khusus


79

untuk data yang bertipe tanggal, format yang digunakan adalah format tanggal/bulan/tahun (dd/mm/yy). Pada field Telp dan Kode Pos, memiliki default value Null, yang berarti bahwa kedua field tersebut tidak harus diisi. Sedangkan, field yang lain memilki default value Not Null, yang berarti bahwa field-field tersebut harus diisi. Field No. Customer merupakan Primary Key karena field tersebut merupakan kunci utama untuk menghubungkan tabel Data Konsumen dengan tabel Transaksi dan tabel Data Konsumen dengan tabel Faktur Penjualan. 3) Tabel Faktur Penjualan Tabel 3 Rancangan Kamus Data Tabel Faktur Penjualan No.

Field Name

Type

1 2 3 4

No. Faktur Tanggal Faktur No. Customer Nama Customer

C D C C

Default Value Not Null Not Null Not Null Not Null

Field Size 10 10 25

5

Alamat

C

Not Null

25

6 7 8 9 10 11 12 13

Telp Termin Kredit Harga Penjualan Jenis Transaksi No. Urut DP (%) DP (Rp) Sisa Pembayaran

C C N C C N N N

Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null

10 8 10 10 -

Format Character dd/mm/yy Character Long Character Long Character Character Character Number Character Character Number Number number

PK/FK

FK

FK


80

Tabel 5.3 adalah tabel kamus data untuk tabel Faktur Penjualan. Pada tabel tersebut, terdapat 13 nama field yang merupakan bagian dari tabel Faktur Penjualan. Field-field tersebut memiliki tipe data yang berbeda-beda. Untuk field No. Faktur, No. Customer, Nama Customer, Alamat, Telp, Termin Kredit, Jenis Transaksi, dan No. Urut merupakan tipe data karakter (C). Untuk field Harga Penjualan, DP (%), DP (Rp), dan Sisa Pembayaran merupakan tipe data angka (N). Sedangkan, untuk field Tanggal Faktur merupakan tipe data tanggal (D). Khusus untuk data yang bertipe tanggal, format yang

digunakan

adalah

format

tanggal/bulan/tahun

(dd/mm/yy). Pada field Telp, memiliki default value Null, yang berarti bahwa field tersebut tidak harus diisi. Sedangkan, field yang lain memilki default value Not Null, yang berarti bahwa field-field tersebut harus diisi. Field No. Customer dan No. Urut merupakan Foreign Key karena kedua field tersebut adalah field ‘titipan’ dari tabel Transaksi dan Data Konsumen


3.

81

Perancangan Prosedur a.

Perancangan Diagram Alir (Flowchart) Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yg menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Perancangan Diagram Alir (Flowchart) pada Andrias Pratama Motor Bantul dapat dilihat pada gambar berikut:


82

BAGIAN PENJUALAN Mulai

2

Menrima Order Konsumen

SKP

SPK Apakah barang diterima di kantor YA

TIDAK

Memasukkan Data Konsumen

Database Konsumen

Membuat SSTB

Membuat SP Membuat SKP

2

2

2 1 1

SSTB

SP

1

SKP

N

N

1

3

SPK : Surat Pesanan Konsumen SKP : Surat Konfirmasi Penjualan SP : Surat Pengiriman SSTB : Surat Serah Terima Barang

Gambar XII : Perancangan Diagram Alir Bagian Penjualan pada Andrias Pratama Motor Bantul


BAGIAN KREDIT 1

1 SKP Konsumen

Memverifikasi SKP

TIDAK

Apakah SKP disetujui

YA

Mengotorisasi SKP

SKP

2

SKP : Surat Konfirmasi Penjualan

Gambar XIII : Perancangan Diagram Alir Bagian Kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul

83


BAGIAN GUDANG 3

5

6

1

1

SP

SP 1

SSTB

SSTB

SPB 1

Membuat SPB Mencocokkan SP / SSTB dengan SPB SPB

Bersama dengan Barang

1 SP SSTB

1 SP

1

SSTB

1

SPB

6

4 N

8

SPB : Surat Pengeluaran Barang SP : Surat Pengiriman SSTB : Surat Serah Terima Barang

Gambar XIV : Perancangan Diagram Alir Bagian Gudang pada Andrias Pratama Motor Bantul

84


BAGIAN PENAGIHAN 4

1

SP 1

SSTB

Database Konsumen

Memproses Transaksi

Database Barang

Membuat Faktur

3 2 1

Faktur 1

SSTB SP

1 Konsumen

N

5

7

SP : Surat Pengiriman SSTB : Surat Serah Terima Barang

Gambar XV : Perancangan Diagram Alir Bagian Penagihan pada Andrias Pratama Motor Bantul

85


86

BAGIAN PENGIRIMAN

7

Faktur

8

1

SP

1

Mencocokkan Faktur dengan SP

Menyerahkan barang ke konsumen

1

Faktur SP

1

N

9

SP

: Surat Pengiriman

Gambar XVI : Perancangan Diagram Alir Bagian Pengiriman pada Andrias Pratama Motor Bantul


87

BAGIAN AKUNTANSI

9

Faktur

1

Mencatat transaksi

Kartu piutang

Membuat laporan keuangan

Jurnal penjualan Faktur

1

N

Selesai

Gambar XVII : Perancangan Diagram Alir Bagian Akuntansi pada Andrias Pratama Motor Bantul


88

b. Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram – DAD) Diagram Arus Data atau yang sering disebut sebagai Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Diagram Arus Data mempunyai empat komponen utama yaitu entitas (entities), proses (process), media penyimpanan (data storage) dan arus data (data flows). Keempat komponen tersebut menggambarkan arus sistem agar mudah dipahami. Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram-DAD) pada Andrias Pratama Motor Bantul dapat dilihat pada gambar berikut:


89

Bagian Kredit

Menerima Pembayaran

Permintaan Barang Konsumen

Nota Penjualan

Transaksi Penjualan Kredit

Nota Penjualan

Persetujuan Penjualan Konsumen

Faktur Penjualan

Surat Persetujuan Pengiriman Barang

Faktur

Bagian Pengiriman

Gambar XVIII : Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram-DAD)

c.

Perancangan Jurnal Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh Andrias Pratama Motor Bantul dalam merancang jurnal: 1) Studi terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan Percangan jurnal dimulai dari studi terhadap karakteristik transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan. 2) Pembuatan Jurnal Standar Setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memperlajari ciri khas transaksi tersebut untuk dapat menentukan rekening-rekening buku besar yang terkait dalam pencatan transaksi tersebut. Atas dasar ini dibuat


jurnal

standar

untuk

mencatat

transaksi-transaksi

90

yang

berfrekuensi tinggi. 3) Percanangan Jurnal Jurnal

standar

kemudian

dipakai

sebagai

dasar

untuk

menentukan kolom-kolom yang harus dicantumkan dalam jurnal khusus.

4.

Perancangan Keluaran Perancangan keluaran pada Andrias Pratama Motor Bantul merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya. Analisis dan perancangan sistem tipe keluaran Andrias Pratama Motor Bantul dapat dibedakan atas: a.

Eksternal Tujuan keluaran untuk informasi diluar organisasi pemakai. Contoh: faktur, check, tanda terima pembayaran, dan lain-lain.

b.

Internal Tujuan keluaran untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai. Contoh: laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dan lainlain. Hal yang harus diperhatikan Andrias Pratama Motor Bantul

dalam perancangan keluaran antara lain: a.

Tipe keluaran (Eksternal, Internal)


91

b.

Isi keluaran (keterangan atau informasi)

c.

Format keluaran (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik)

d.

Frekuensi keluaran (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu) Langkah-langkah perancangan keluaran pada Andrias Pratama

Motor Bantul adalah: a.

Menentukan kebutuhan keluaran dari sistem yang baru

b.

Keluaran yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.

c.

Menentukan parameter dari keluaran.


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil temuan lapangan dan hasil dari perancangan yang telah dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: 1.

Andrias Pratama Motor Bantul belum melaksanakan penerapan sistem akuntansi penjualan kredit dengan baik dan benar. Hal ini terlihat dari belum adanya fungsi-fungsi dari dokumen-dokumen tertentu yang dipakai dalam sistem akuntansi penjualan kredit. Ada beberapa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi penjualan kredit yang dilaksanakan oleh Andrias Pratama Motor Bantul, yaitu: a.

Masalah-masalah yang terjadi pada prosedur sistem penjualan kredit, meliputi: 1) Prosedur order penjualan tidak memberikan informasi yang penting pada surat order pengiriman; 2) Belum adanya prosedur persetujuan kredit; 3) Belum adanya prosedur pencatatan piutang; 4) Belum adanya prosedur pencatatan pendapatan penjualan; dan 5) Belum adanya prosedur pencatatan harga pokok.

b.

Masalah-masalah yang terjadi pada unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, meliputi: 1) Belum adanya bagian

91


92

kredit yang meneliti status kredit yang diberikan pada pelanggan; 2) Belum adanya bagian gudang yang menyiapkan motor yang dipesan oleh pelanggan; dan 3) Bagian pengiriman motor yang termasuk dalam unit organisasi belum difungsikan sebagaimana fungsinya. c.

Masalah-masalah

yang

terjadi

pada

elemen-elemen

sistem

pengendalian intern yang terkait dalam penjualan kredit, meliputi: 1) Tidak terpisahnya fungsi otorisasi kredit dengan fungsi penjualan; 2) Belum terpisahnya fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penerimaan kas; dan 3) Transaksi penjualan kredit hanya dilaksanakan oleh beberapa fungsi akuntansi. d.

Masalah pada catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit, yaitu tidak adanya kartu piutang yang digunakan untuk mencatat setiap mutasi dan saldo piutang kepada debitur

2.

Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: a.

Perancangan Masukan, terdiri dari: 1) Rancangan Entry Data Konsumen; 2) Rancangan Entry Kendaraan Masuk; 3) Rancangan Entry Penjualan Tunai; dan 4) Rancangan Entry Penjualan Kredit.

b.

Perancangan Database, terdiri dari: 1) Perancangan Diagram Hubungan Antar Entitas; dan 2) Perancangan Kamus Data.


c.

93

Perancangan Prosedur, terdiri dari: 1) Perancangan Diagram Alir (Flowchart); 2) Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram-DAD); dan 3) Perancangan Jurnal.

d.

Perancangan Keluaran, terdiri atas: 1) Perancangan Keluaran Eksternal; dan 2) Perancangan Keluaran Internal.

B. Keterbatasan Penelitian Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.

Penelitian ini terbatas pada proses pemenuhan pesanan motor oleh pelanggan hingga motor dikirim ke pelanggan, sehingga sistem ini belum bisa diintegrasikan dengan sistem-sistem yang lain, seperti sistem retur penjualan.

2.

Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul hanya bisa memberikan contoh sistemnya saja dan tidak sampai pada tahap pengembangan dan pemeliharaan.

3.

Sistem penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul melakukan kerja sama dengan Lembaga Keuangan Leasing / Koperasi, sehingga secara administrasi diakui penjualan kredit, namun sebenarnya Andrias Pratama Motor Bantul menerima uang tunai dari Lembaga Keuangan Leasing / Koperasi.


94

C. Saran Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan untuk Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: 1.

Sebaiknya Andrias Pratama Motor Bantul mulai memisahkan fungsifungsi yang terkait dengan penjualan kredit agar tidak terjadi tumpang tindih wewenang antar bagian, misalnya dengan memisahkan fungsi penjualan dan fungsi kredit, serta memisahkan fungsi akuntansi dan fungsi kas.

2.

Sebaiknya Andrias Pratama Motor Bantul mulai melaksanakan sistem informasi akuntansi secara terpadu agar masing-masing bagian dapat terlaksana dengan baik dan informasi yang dibutuhkan antar bagian yang terkait dengan penjualan kredit dapat tersampaikan dengan lebih akurat.


DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H. and William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Cushing, E.B. dan R.Kosasih. 1995. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan. (ed.7). teremahan. R.Kosaih. Jakarta: Erlangga Jogiyanto, H.M. 2007. Metodologi Penelitian Bisnis: Salah Kaprah dan Pengalaman-Pengalaman. Yogyakarta: BPFE Jogiyanto, H.M.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. (ed.3). Yogyakarta: Andi Offset Kartika, Yuli. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit-Studi Kasus pada Perusahaan Pringgading Craft. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. McLeod Jr, Raymond. and George Schell. 2001. Management Information System. 8th edition. New Jersey: Prentice Hall Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi.(ed.3). Jakarta: Salemba Empat Putranto, Aryono.2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit-Studi Kasus pada PT PG/PS Madu Baru Madukismo. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma Raco, J. R. 2010. Metode Penelitian Kualitatif: Jenis, Karakteristik dan Keunggulannya. Jakarta: Grasindo Rama V, Dasaratha.And Frederick L.Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Romney, B.Marshal and Paul Steinbart. 2003. Accounting Information System. 9th edition. New Jersey: Prentice Hall

95


LAMPIRAN

96


97

Lampiran 1 : Pedoman wawancara PEDOMAN WAWANCARA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus pada Andrias Pratama Motor Bantul

1. Bagaimanakah sejarah berdirinya Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: CV ini mulai beroperasi tahun 1999 sebagai dealer penjualan motor bekas secara cash. Kemudian, tahun 2003 CV ini mulai melayani penjualan dengan sistem kredit yang bekerjasama dengan lembaga keuangan BUKP dengan pembatasan konsumen khusus kredit untuk wilayah Kabupaten Bantul dengan radius area maksimal 20 km dari lokasi perusahaan. 2. Di mana alamat Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: CV ini beralamat di Jalan Parangtritis Km. 12 Kadibeso, Sabdodadi, Bantul, Yogyakarta. 3. Bagaimanakah struktur organisasi Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: Struktur organisasi di CV ini terdiri dari Direktur yang merupakan pimpinan CV Andrias Pratama Motor, Operations Manager, Staf Administrasi &


98

Keuangan, Supply & Stock, Finance & Acc, Marketing (terdiri dari Sales Outdoor dan Sales Counter), Collector. 4. Apa saja kebijakan akuntansi yang diterapkan di Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: Kebijakan akuntansi yang diterapkan di CV ini meliputi: a.

Penyajian laporan keuangan

b.

Laporan arus kas

c.

Pengakuan pendapatan dan beban

d.

Setara kas

e.

Piutang usaha

f.

Persediaan

g.

Aktiva tetap

h.

Beban ditangguhkan

i.

Taksiran Pajak Penghasilan

5. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: Menurut saya, penerapan sistem akuntansi penjualan kredit di CV ini masih kurang baik dan benar, karena

belum ada fungsi-fungsi dari dokumen-

dokumen tertentu yang dipakai dalam sistem akuntansi penjualan kredit. 6. Apakah terdapat permasalahan yang menghambat dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul?


99

Jawaban: Iya, ada. 7. Jika ada, masalah apa saja yang dapat menghambat pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: a.

Masalah-masalah yang terjadi pada prosedur sistem penjualan kredit, meliputi: 1) Prosedur order penjualan tidak memberikan informasi yang penting pada surat order pengiriman; 2) Belum adanya prosedur persetujuan kredit; 3) Belum adanya prosedur pencatatan piutang; 4) Belum adanya prosedur pencatatan pendapatan penjualan; dan 5) Belum adanya prosedur pencatatan harga pokok.

b.

Masalah-masalah yang terjadi pada unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, meliputi: 1) Belum adanya bagian kredit yang meneliti status kredit yang diberikan pada pelanggan; 2) Belum adanya bagian gudang yang menyiapkan motor yang dipesan oleh pelanggan; dan 3) Bagian pengiriman motor yang termasuk dalam unit organisasi belum difungsikan sebagaimana fungsinya.

c.

Masalah-masalah yang terjadi pada elemen-elemen sistem pengendalian intern yang terkait dalam penjualan kredit, meliputi: 1) Tidak terpisahnya fungsi otorisasi kredit dengan fungsi penjualan; 2) Belum terpisahnya fungsi pencatatan piutang dengan fungsi penerimaan kas; dan 3) Transaksi penjualan kredit hanya dilaksanakan oleh beberapa fungsi akuntansi.


d.

100

Masalah pada catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit, yaitu tidak adanya kartu piutang yang digunakan untuk mencatat setiap mutasi dan saldo piutang kepada debitur

8. Bagaimana alternatif pemecahan masalah untuk memperbaiki pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: a.

Alternatif pemecahan masalah untuk prosedur sistem penjualan kredit, meliputi: 1) Memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan penjualan. 2) Menetapkan prosedur persetujuan kredit. 3) Menetapkan prosedur pencatatan piutang. 4) Menetapkan pencatatan pendapatan penjualan.

b.

Alternatif pemecahan masalah untuk unit organisasi yang terkait dalam penjualan kredit, meliputi: 1) Menetapkan bagian kredit. 2) Menetapkan bagian gudang. 3) Menetapkan bagian pengiriman motor.

c.

Alternatif pemecahan masalah untuk elemen sistem pengendalian intern penjualan kredit, meliputi: 1) Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi pemberi otorisasi kredit, 2) Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penerima kas.


101

3) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi. d.

Alternatif pemecahan masalah untuk catatan akuntansi penjualan kredit adalah dengan menyelenggarakan kartu piutang.

9. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai bagi Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sesuai bagi CV ini

adalah

meliputi:

Perancangan

Masukan,

Perancangan

Database,

Perancangan Prosedur, Perancangan Keluaran. 10. Komponen-komponen apa saja yang dibutuhkan untuk perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul? Jawaban: a.

Perancangan Masukan, terdiri dari: 1) Rancangan Entry Data Konsumen; 2) Rancangan Entry Kendaraan Masuk; 3) Rancangan Entry Penjualan Tunai; dan 4) Rancangan Entry Penjualan Kredit.

b.

Perancangan Database, terdiri dari: 1) Perancangan Diagram Hubungan Antar Entitas; dan 2) Perancangan Kamus Data.

c.

Perancangan Prosedur, terdiri dari: 1) Perancangan Diagram Alir (Flowchart); 2) Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow DiagramDAD); dan 3) Perancangan Jurnal.

d.

Perancangan Keluaran, terdiri atas: 1) Perancangan Keluaran Eksternal; dan 2) Perancangan Keluaran Internal.


Lampiran 2 : Surat Keterangan Penelitian

102


Lampiran 3 : Tanda Terima Pencairan Kredit

103


Lampiran 4 : Tanda Setoran Asuransi Kredit

104


Lampiran 5 : Kuitansi Penjualan

105


106

Lampiran 6 : Surat Konfirmasi Penjualan

CV ANDRIAS PRATAMA MOTOR Jl. Parangtritis Km. 12 Kadibeso, Sabdodadi, Bantul, Yogyakarta Telp. 0274-367775, 0274-7439780

Nomor Hal

: 001/PK/I/2014 : Konfirmasi Penjualan Kredit

Bantul, 6 Mei 2014

Yth. Sdr. Soenjoyo Jl. Harmonika 123 Yogyakarta Dengan hormat, Sesuai dengan pesanan Sdr. Soenjoyo pada tanggal 6 Mei 2014 tentang pesanan T120ss FU FD 1 warna Hitam sebagaimana terdapat dalam brosur CV ANDRIAS PRATAMA MOTOR tahun 2014, kami informasikan bahwa kami telah menerima dokumen dokumen informasi tentang data diri Saudara dengan rincian sbb : 1. 2. 3. 4. 5.

Foto Copy KTP Suami / Istri Foto Copy Kartu Keluarga Foto Copy Rek Listrik Foto Copy Rek Tabungan minimal 3 bulan terakhir Foto Tempat Usaha / Toko dan Bon -bon usaha

Dengan ini kami akan segera memproses pesanan Saudara setelah disurvei dan jika Aplikasi Kredit Saudara disetujui, maka selang 1 s/d 3 hari kerja pesanan dapat dikirim / diambil di kantor atau sesuai permintaan jadwal pengiriman dari Saudara. Kami ucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik ini.

Hormat kami,

Manajer Penjualan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents