PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI ANALISIS EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta

SKRIPSI

Oleh: Franssiscus Aris Riyadi NIM: 092114104

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2014

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI



Dalam duka pasti ada harapan untuk suka Dalam Keputusasaan pasti ada harapan untuk semangat lagi Dalam sakit pasti ada harapan untuk sembuh Dalam miskin pasti ada harapan untuk kaya Dalam gagal pasti ada harapan untuk berhasil Dalam ketidakberdayaan pasti ada harapan untuk mempunyai kekuatan Dalam ketakutan pasti ada harapan untuk berani

“Harapan & usaha keras berhasil mengalahkan berbagai masalah hidup” Kupersembahkan karya ini untuk Tuhan Yesus, Bapakku Dionisius Dwi Istiarjo (Alm) dan Ibuku Sarmini, Kakakku Yudi dan Adikku Devi

iv



UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: Analisis Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta dimajukan untuk diuji pada tanggal 16 Desember 2014 adalah hasil karya saya: Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagaian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol yang menujukan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 30 Januari 2015 Yang membuat pernyataan,

(Franssiscus Aris Riyadi)

vi


KATA PENGANTAR Puji syukur dan terimakasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat meneyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1.

Tuhan Yesus yang selalu memberikan berkat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi.

2.

Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc.,Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma

yang

telah

memberikan

kesempatan

untuk

belajar

dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis. 3.

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

4.

Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Akt.,QIA. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

5.

Dr. FA. Joko Susanto, M.M.,Akt.,QIA. selaku dosen pembimbing skripsi yang telah meluangkan banyak waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini.

vii


6.

M. Trisnawati R.,S.E.,M.Si.,Akt.,QIA. dan Lisia Apriani, S.E.,M.Si.,Akt., QIA selaku dosen pembimbing akademik Fakultas Ekonomi Sanata Dharma.

7.

Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Akt.,QIA. dan Ir. Drs. Hansiadi Yuli H.,M.Si ., Akt.,QIA. selaku dosen penguji yang membantu penulis dalam proses ujian skripsi.

8.

Para Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta, yang telah memberikan fasilitas dan bekal ilmu pengetahuan selama menempuh kuliah.

9.

Para Staf Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang mendukung penulis dalam pembuatan skripsi.

10. Bapak Agus Riyanto selaku kepala bagian keungan PD Taru Martani, Ibu Theresia Sujirah selaku kepala departemen pembelian PD Taru Martani, Ibu Hana selaku operator dan personalia PD Taru Martani, Ibu Eny Nurpitasari selaku kepala departemen personalia PD Taru Martani yang telah membantu penulis memberikan informasi, saran, dan dukungan dalam penulisan skripsi. 11. Alm. Bapak yang selalu memberikan doa dan dukungan dari surga, serta menjadi sumber inspirasi saya. Ibu yang selalu memberikan cinta, kasih sayang, doa, kerja keras untuk membiayai kuliah dan kehidupan penulis, menemani disaat sakit, yang selalu ada dan tidak pernah meninggalkan dikeadaan yang seburuk apapun, dan selalu memberikan yang terbaik hingga penulis mampu menyelesaikan proses studi penulis. 12. Kak Yudi dan Dek Devi yang selalu memberikan doa dan semngat kepada penulis.

viii


13. Teman-teman seperjuangan prodi akuntansi angkatan 2009 yang telah menemani, mendukung, dan membantu penulis selama kegiatan perkulihan. 14. Temanku Agata yang membantu dan membimbing penulis menyelesaikan skripsi. 15. Teman-teman komunitas Cana yang selalu memberikan nasehat, semangat, dan hiburan pada saat proses mengerjakan skripsi. 16. Teman-temanku yang setia Yos, Yosse, Angga, Dio, Anton, Titok, Erik, Anes, Budi, Hed, Mayu, Angelin, Martin, Nita, Ita, Aster, Ima, Hans, Dhimas, Dion, Pak Jalur, Ajeng, Gita, Topan, Maryun, Candra, Charles, Arton, Redy, Titok, Restu, Joko, Marry, Kristin, Fani, Mas Oko,

dan

semuanya yang tidak dapat aku sebutkan satu per satu atas segala dukungan dan doa dalam penulisan skripsi. 17. Rm. Elias yang selalu memberikan doa serta sentilan-sentilan yang menggugah semangat penulis dalam mengerjakan skripsi. 18. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga semua kebaikan dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis, mendapat berkat dan rahmat dari Tuhan yang Maha Kasih. Akhirnya kata demi kesempurnaan skripsi ini, maka saran dan kritik membangun dari para pembaca sangatlah penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kemajuan kita bersama. Yogyakarta, 30 Januari 2015

(Franssiscus Aris Riyadi)

ix


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL……………………………………………………………...i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING………………………………..ii HALAMAN PENGESAHAN…………………………………………...………iii HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN…………………………………iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS…………………………....v HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS…………………vi KATA PENGANTAR…………………………………………………….. …...vii DAFTAR ISI……………………………………………………………………..x DAFTAR TABEL……………………………………………………………...xiii DAFTAR GAMBAR……………………………………………………...……xiv ABSTRAK…………………………………………………………………....…xv ABSTRACT………...…………………………………………………………..xvi BAB I. PENDAHULUAN………….…………………………………….…........1 A. Latar Belakang Masalah….……………………………………………......1 B. Rumusan Masalah………………….………………………….…………..3 C. Tujuan Penelitian………………………………………………………….3 D. Manfaat Penelitian………………………………………………………...3 E. Sistematika Penulisan………………………………………………….…..4 BAB II. LANDASAN TEORI……………………………………………….…..6 A. Sistem Akuntansi………………………………………...………………..6

x


B. Sistem Pembelian………...…………………………………...…………...8 C. Pengendalian Intern………………………………………......…………..13 D. Tujuan Pengendalian Intern.………………………………………...…...23 E. Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian………….…...……..…….24 F. Statistical Sampling untuk Pengujian Kepatuhan…………………..……27 G. Standar Mutu dan Waktu…………..………………………...………..…27 H. Bagan Alir (Flow Chart) Dokumen Sistem Pembelian……………..…...28 BAB III. METODE PENELITIAN……………………...…………….……. 33 A. Jenis Penelitian………………………………….…..……………............33 B. Tempat dan Waktu Penelitian………………………...………….…........33 C. Subyek dan Obyek Penelitian…………………………..…………..........33 D. Data………………………………………………..…………….............34 E. Teknik Pengumpulan Data……………………….………………......... 35 F. Teknik Pengambilan Sampel…………………….……………….......... 35 G. Teknik Analisis Data………………………….…………………............37 BAB IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN……………………….…..42 A. Sejarah Perusahaan………………………………………….……...........42 B. Visi dan Misi Perusahaan………………………………………...............44 C. Struktur Organisasi…………………………………………….................45 D. Budaya Perusahaan………………….…………………………….…......47 E. Produksi…………………………....…………………………………......47 BAB V. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN…………………….…......55 A. Uji Pendahuluan Pengendalian Intern Sistem Pemeblian Bahan

xi


Baku di PD Taru Martani…………………………………………….......55 B. Uji Kepatuhan Sistem Pembelian Bahan Baku di PD Taru Martani.........56

BAB VI. PENUTUP………………………………………………………….....70 A. Kesimpulan…………………………………..……………………..........70 B. Keterbatasan Penelitian...………………………………………………...70 C. Saran………………….……...…….………………………………..........71 DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………........ ...73 LAMPIRAN

xii


DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3-1. Besarnya sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan…..…..40 Tabel 3-2. Evaluasi Hasil: Keandalan 95%…………………...……………....41 Tabel 5-2. Dokumen Populasi Sistem Pembelian Bahan Baku…..……..…...57 Tabel 5-3. Hasil Pemilihan Sampel Dokumen Sistem Pembelian PD Taru Martani …………………………………………………..58 Tabel 5-4. Hasil Pemeriksaan Terhadap Dokumen Sistem Pembelian PD Taru Martani…………………………………………………..59 Tabel 5-5. Hasil Pemeriksaan Terhadap Dokumen Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan)…………….…………….................60 Tabel 5-6. Evaluasi Hasil Pemeriksaan Efektivitas Pengendalian Intern Pembelian bahan Baku…….……..….…………………….63 Tabel 5-1. Tabel Kuesioner Pengendalian Intern………………………..…...81

xiii


DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2-1. Sistem Pembelian………………………………………………...30 Gambar 2-2. Sistem Pembelian (Lanjutan)………………………………….. 31 Gambar 2-3. Sistem Pembelian (Lanjutan)………………………………….. 32 Gambar 4-1. Struktur Organisasi PD Taru Martani …………….………….46 Gambar 4-2. Aliran Proses Produksi Cerutu…………………………………51 Gambar 5-1. Sistem Pembelian PD Taru Martani ………………………….. 76 Gambar 5-2. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan) ……….......... 77 Gambar 5-3. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan)..……………. 78 Gambar 5-4. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan) .……………. 79 Gambar 5-5. Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan) ………...…...80

xiv


ABSTRAK ANALISIS EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU Studi Kasus di PD Taru Martani Yogyakarta Franssiscus Aris Riyadi NIM: 092114104 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2014 Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani Yogyakarta untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern. Meminimalisir terjadinya kesalahan atau pun kecurangan didalam sistem pembelian, perlu dilakukan pengendalian intern yang efektif. Analisis efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan bahan baku dilakukan dengan menggunakan dua metode. Metode pertama yaitu uji pendahuluan, metode yang dilakukan untuk menentukan kuat atau lemahnya pengendalian intern sistem pembelian di perusahaan, dengan alat bantu berupa kuesioner pengendalian intern sistem pembelian bahan baku. Metode kedua yaitu uji kepatuhan, metode yang dilakukan untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku dengan menganalisis sampel berupa semua dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian. Analisis sampel tersebut dengan menggunakan metode statistical sampling yaitu attribute sampling dengan model stop-or-go-sampling. Berdasarkan hasil penelitian dengan menggunakan metode uji pendahuluan terhadap pengendalian intern sistem pembelian bahan baku diperoleh kesimpulkan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah kuat, terbukti dari hasil dua puluh pertanyaan pada kuesioner sebanyak 75% menjawab “ya”. Berdasarkan hasil penelitian dengan menggunakan metode uji kepatuhan, diperoleh kesimpulan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah tidak efektif. Kata kunci: pengendalian intern, efektivitas pengendalian intern, sistem pembelian bahan baku

xv


ABSTRACT THE EFFECTIVENESS ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEM ON RAW MATERIAL PURCAHSE SYSTEM A Case Study at PD TaruMartani Yogyakarta FranssiscusArisRiyadi NIM : 092114104 Sanata Dharma University Yogyakarta 2014 The aim of this research is to identify the internal control effectiveness on raw materials purchase system applied at PD TaruMartani. To minimize errors or fraud in the purchase system, it requires an effective internal control system. Analysis the internal control effectiveness on raw materials purchase system was done by two methods. The first method is a preliminary test to determine the advantages and weaknesses of the internal control of purchase system. The second method is the compliance test to determine the effectiveness of internal control on raw materials purchase system by analyzing all purchase system documents. Analysis of the samples was done by statistical sampling method namely attribute sampling with stop-or-go-sampling model. The results showed that the internal control on raw materials purchasing system at PD Taru Martani was strong. It was proved by the results of the twenty questions in the questionnaire that 75% of total respondents had affirmative answers. Based on the results of the compliance test, it was concluded that the internal control on raw materials purchase system at PD Taru Martani was ineffective. Keyword: internal control, effective internal control system, raw materials purchase system.

xvi


BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada masa sekarang ini pelaku bisnis harus bisa beradaptasi dengan perkembangan zaman di era globalisasi. Perusahaan selaku pelaku bisnis dituntut untuk bertahan dalam kondisi ini, tidak hanya itu perusahaan juga harus bisa berkembang dalam kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan khususnya pada perusahaan manufaktur dapat berkembang dengan meningkatkan mutu dan kinerja perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan meningkatkan mutu sumber daya yang dimiliki perusahaan baik berupa sumber daya manusia dan sumber daya modal. Selain itu untuk meningkatkan kinerja perusahaan dapat dilakukan dengan perancangan, pengorganisasian, dan pengendalian sistem dalam suatu perusahaan. Perusahaan manufaktur mempunyai kegiatan yang tidak dapat ditangani langsung oleh pihak manajer sendiri, sehingga perusahaan harus melibatkan banyak orang dalam aktivitas perusahaan tersebut. Kegiatan pokok perusahaan manufaktur adalah pembelian bahan baku, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk yang sudah jadi kepada konsumen baik secara kredit maupun secara tunai. Pembelian bahan baku merupakan salah satu kegiatan pokok perusahaan manufaktur yang perlu diperhatikan secara khusus. Hal ini disebabkan karena transakasi pembelian biasanya mencakup jumlah rupiah relatif besar dan frekuensi terjadinya transakasi juga relatif tinggi. Dengan demikian dalam menentukan bahan baku perlu diperhitungkan sebaik

mungkin untuk melindungi bahan baku dari

1


2

berbagai hal, misalnya: pencurian, kerusakan bahan baku akibat penyimpanan yang terlalu lama, dan keterlambatan pengiriman. Hal tersebut perlu adanya pengendalian intern sistem pembelian bahan baku, sehingga pembelian bahan baku dapat terkontrol sesuai dengan kebutuhan dan juga tidak terjadi kekurangan ataupun kelebihan bahan baku didalam gudang. Meminimalisir terjadinya kesalahaan atau pun kecurangan didalam sistem pembelian, perlu dilakukan pengendalian intern yang efektif. Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall, 2009:6). Kinerja perusahaan yang baik dapat diukur dari efektivitas pengendalian intern perusahaan. Efektivitas merupakan salah satu konsep yang memiliki arti penting. Efektivitas merupakan kemampuan organisasi dalam mencari sumber dan manufakturnya secara efisien dalam mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu pengendalian intern harus dievaluasi secara berkala, untuk mengetahui apakah sistem tersebut berjalan dengan semestinya dan dimodifikasi seperlunya sesuai dengan keadaan. Hal ini dilakukan karena setiap proyeksi berdasarkan hasil penelitian atas pengendalain intern yang berlaku sekarang mungkin tidak lagi efektif dimasa yang akan datang. Berdasarkan uraian di atas dan mengingat pentingnya pengendalian intern pada kegiatan perusahaan salah satunya sistem pembelian bahan baku, maka penelitian ini diharapkan dapat mengevaluasi efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani


3

B. Rumusan Masalah Apakah pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani efektif? C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani guna meningkatkan efektivitas pengendalian intern. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Universitas Sanata Dharma Sebagai bahan untuk menambah kepustakaan mengenai evaluasi efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku. 2. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi perusahaan mengenai efektivitas pengendalian intern, khususnya untuk sistem pembelian bahan baku. 3. Bagi Penulis Penulis dapat kesempatan untuk menerapkan teori yang telah diperoleh selama kuliah dan berguna untuk mengembangkan pengetahuan khususnya mengenai efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku serta permasalahannnya sehingga dengan demikian penulis dapat membandingkan antara teori dengan praktek yang sesungguhnya.


4

E. Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Merupakan bab pendahuluan yang menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan masalah, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Merupakan bab yang menguraikan tentang dasar-dasar teoritis yang mendasari penulisan masalah, yang nantinya akan dapat dijadikan sebagai landasan berpikir bagi penulis dalam mengolah data yang diperoleh dan menganalisa permasalahan yang diajukan dalam penelitian. BAB III METODE PENELITIAN Merupakan bab yang menguraikan jenis penelitian, tempat penelitian, waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dicari, teknik pengumpulan data, teknik pengambilan sampel, dan teknik analisis data. BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Merupakan bab yang menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, Sistem organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab perusahaan, dan produksi. BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN Merupakan bab yang menguraikan tentang data hasil penelitian pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang kemudian dianalisis dan dibahas.


5

BAB VI PENUTUP Dalam bab ini berisi ringkasan hasil analisis dan menjelaskan tentang kesimpulan, keterbatasan, dan saran untuk diusulkan kepada manajemen perusahaan sehubungan dengan permasalahan yang dibahas dalam skripsi.


BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Akuntansi Pengertian sistem akuntansi adalah organisasi fomulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001:3). Unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Fomulir Fomulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Fomulir sering disebut istilah dokumen, karena dengan fomulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Fomulir sering pula disebut dengan istilah media, karena fomulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh fomulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah fomulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, and cats. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data keungan dan data lainnya. Contoh

6


7

jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal umum. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keungan yang dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keungan, dipihak lain dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keungan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keungan untuk menyeajikan laporan keungan. 4. Buku Pembantu Jika data keungan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keungan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keungan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor computer.


8

B. Sistem Pembelian Pengertian sistem pembelian yaitu, “Sistem pembelian adalah prosedur kegiatan yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi 2001:299), dalam hal penelitian ini adalah pengadaan bahan baku. Unsur sistem pembelian adalah sebagai berikut: 1. Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang berkaitan dalam dalam sistem pembelian, adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001: 299-300): a. Fungsi Gudang Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan yang telah diterima oleh fungsi permintaan. b. Fungsi Pembelian Bertanggung

jawab

untuk

memperoleh

informasi

mengenai

harga

barang.Menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi Penerimaan Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menetukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang


9

bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli. 2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian adalah (Mulyadi, 2001:301-303): a. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam fomulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok unutk memeperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi peneriman, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatatan utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.


10

d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan bemutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai sumber sebagai catatan terutang. 3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi, 2001:303-308): a. Surat Permintaan Pembelian Fomulir ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan bermutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian tersebut. Surat permintaan ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, atau satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.


11

b. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumalah rupiah pembelian yang besar. c. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih, dokumen ini terdiri dari: 1) Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikel;uarkan oleh perusahaan. 2) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, diminta tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. 3) Tembusan Bagi Unit Peminta Barang Tembusan ini dikirim kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.


12

4) Arsip Tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. 5) Arsip Pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6) Tembusan Fungsi Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasok seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 7) Tembusan Fungsi Akuntansi Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagi salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menujukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.


13

e. Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. f. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah (Mulyadi 2001:308-310): a. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register) b. Jurnal Pembelian c. Kartu Utang d. Kartu Persediaan C. Pengendalian Intern Pada Oktober 1987, The National Commission on Fraudulent Financial Reporting (yang lebih dikenal dengan sebutan The treadway Commission Report) menghasilkan kajian yang disebut COSO framework model of internal control.


14

COSO (Commiitte of Sponsoring Organization) adalah komite yang diorganisir oleh lima organisasi profess, yaitu IIA, AICPA, IMA, FEI, dan AAA (Gondodiyoto, 2007:266). COSO mengeluarkan definisi tentang pengendalian intern pada tahun 1992. COSO memandang pengendalian internal merupakan rangkaian tindakan yang menembus seluruh organisasi. COSO juga membuat jelas bahwa pengendalian internal berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring. Pengendalian bukanlah sesuatu yang ditambahkan ke dalam proses manajemen tersebut, akan tetapi merupakan bagian integral (bagian tak terpisahkan) dalam proses tersebut. Model COSO adalah salah satu model pengendalian internal yang banyak digunakan oleh para auditor sebagai dasar untuk mengevaluasi, mengembangkan internal control. Menutut COSO (The Committee of Sponsoring Organization) yang dikutip oleh Amin (2000,p.3) dalam bukunya yang berjudul COSO Based Auditing, sistem pengendalian intern didefinisikan dalam suatu batasan pengertian sebagai berikut: Internal Control: a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed toprovide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in following categories: 1. Effectiveness and efficiency of operations. 2. Realibility of fianacial reporting. 3. Compliance with applicable laws and regulations. Key point model COSO adalah: 1. Internal Control is process. 2. Internal Control is affected by people (board of director, manager, other personnel.


15

3. Internal Control can be expected to provide only reasonable assurance. 4. Internal Control is geated to the achievement of objectives. Menurut model COSO, internal control adalah suatu proses, melibatkan seluruh anggota oraganisasi, dan memiliki tiga tujuan utama, yaitu: efektivitas dan efisiensi operasi, mendorong keandalan laporan keuangan, dan dipatuhinya hukum dan peraturan yang ada (Gondodiyoto, 2007:267). Artinya dengan adanya sistem pengendalian internal, maka diharapkan perusahaan dapat bekerja atau beroperasi secara efektif dan efisien, penyajian informasi dapat diyakini kebenarannya dan semua pihak akan mematuhi semua peraturan dan kebijakan yang ada baik peraturan dan kebijakan perusahaan ataupun aturan (legal/hokum) pemerintah. Dengan dipatuhinya pertauran dan kebijakan maka penyimpangan dapat dihindari. Salah satu diagram model COSO adalah sebagai berikut:

Sumber: Drs. Sanyoto Gondodiyoto SE., MKom., MComm. (IS)., MM(SI).,PIA., Akuntan, Audit Sistem Informasi, Mitra Wacana Media, 2007:267.


16

(Singleton, 2007:28) Pernyataan Standar Audit (Statement On Auditing Standards-SAS) No. 78 sesuai dengan berbagai rekomendasi komite organisasi pendukung dari komisi treadway (Committee of sponsoring Organization of the Treadway Commission-COSO). Pengendalian internal, seperti didefinisikan dalam SAS 78, terdiri atas lima komponen: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian. 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar untuk keempat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan arah perusahaan dan pengaruh kesadaran pihak manajemen dan para karyawannya akan pengendalian. Lingkungan pengendalian memiliki beberapa elemen penting: a. Nilai intergritas dan etika pihak manajemen. b. Struktur perusahaan. c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit perusahaan d. Pihak manajemen dan gaya beroprasi. e. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang. f. Metode pihak manajemen untuk menilai kinerja. g. Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh lembaga yang berwenang. h. Kebijakan dan praktik perusahaan untuk mengelola sumber daya manusianya. SAS 78 mengharuskan para auditor memiliki pengetahuan yang memadai untuk menilai sikap dan kesadaran pihak manajemen perusahaan, dewan


17

komisaris, dan para pemilik atas pengendalian intern. Paragraf berikut ini memberikan contoh berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mendapatkan pemahaman mengenai lingkungan pengendalian: a. Auditor harus menilai integritas pihak manajemen perusahaan dan dapat menggunakan lembaga penyelidik untuk memberikan laporan mengenai latar belakang para manajer pentingnya. Beberapa dari empat KAP besar menggunakan bekas agen-agen FBI yang bertanggung jawab utamanya adalah melakukan pemeriksaan latar belakang atas klien yang ada dan yang akan datang. Jika tampak kualifikasi yang sangat meragukan mengenai integritas klien terkait, maka auditor harus mengundurkan diri dari audit tersebut. Reputasi dan integritas pihak manajemen adalah faktor-faktor yang sangat penting dalam menentukan dapat tidaknya suatu perusahaan diaudit. Para auditor tidak dapat berfungsi dengan benar dalam lingkungan yang manajemen kliennya dianggap tidak beretika dan rusak. b. Auditor harus memperhatikan berbagai kondisi yang akan memungkinkan pihak manajemen suatu perusahaan melakukan penipuan. Beberapa dari kondisi yang jelas tersebut dapat berupa kurangnya modal kerja yang memadai, kondisi industry yang negative, peringkat kredit yang buruk, dan syarat yang ekstrem dari bank atau perjanjian yang mengikat. Jika para auditor menghadapi kondisi semacam ini, pemeriksaan mereka harus memberikan pertimbangan dengan hati-hati kemungkinan adanya laporan keuangan yang menipu. Ukuran yang tepat harus dilakukan, dan setiap usaha harus dilakukan untuk mengungkap penipuan apapun.


18

c. Auditor harus memahami bisnis dan indistri kliennya serta harus mengetahui berbagai kondisi luar biasa dalam industry tersebut yang mungkin dapat mempengaruhi audit terkait. Para auditor harus membaca bebrbagai literatur yang berkaitan dengan indistri dan membuat diri mereka mengenal baik berbagai risiko yang inheren dalam bisnis tersebut. d. Auditor harus menentukan apakah dewan komisaris perusahaan secara aktif dilibatkan dalam pembentukan kebijakan bisnis dan apakah dewan tersebut memonitor pihak manajemen serta operasi perusahaan. Fungsi audit internal yang independen dan yang bertanggung jawab pada komite audit dewan komisaris adalah lingkungan pengendalian yang sempurna. e. Dari struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, auditor dapat menilai apakah pemisahaan antar berbagai fungsi di perusahaan telah memadai. Secara khusus, auditor harus memperhatikan pemisahaan tugas di dalam dan antar fungsi akuntansi dengan berbagai area fungsional lainnya. 2. Penilaian Risiko Perusahaan harus melakuakn penilaian risiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan. Berbagairisiko dapat timbul dari berbagai perubahan lingkungan, seperti berikut ini: a. Perubahan dalam lingkungan operasional yang membebankan berbagai tekanan persaingan baru atas perusahaan. b. Personel baru yang memiliki pemahaman berbeda atau tidak memadai atas pengendalian internal.


19

c. Sistem informasi baru atau yang direkayasa ulang sehingga mempengaruhi pemrosesan transaksi.pertumbuhan yang signifikan dan cepat hingga mengalahkan pengendalian internal yang ada. d. Implementasi teknologi yang baru ke dalam proses produksi atau sistem informasi yang berdampak pada pemrosesan transaksi. e. Pengenalan lini baru produk atau aktivitas di mana perusahaan hanya memiliki pengalaman sedikit mengenainya. f. Restrukturisasi organisasional yang mengakibatkan pengurangan dan/atau relokasi personel hingga operasi bisnis serta pemrosesan transaksi terkena pengaruhnya. g. Masuk ke pasar asing yang dapat berdampak pada pembuatan laporan keuangan. SAS 78 mengharuskan para auditor mendapatkan pengetahuan yang cukup atas prosedur penilaian risiko perusahaan untuk memahami bagaimana cara pihak manajemen mengidentifikasi, membuat prioritas, serta mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan pelaporan keungan. 3. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, serta mencatat berbagai transaksi perusahaan dan untuk menghitung aktiva serta kewajiban yang terkait. Kualitas dari informasi yang dihasilkan oleh SIA berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk melakukan tindakajn dan mengambil keputusan sehubungan dengan operasi perusahaan serta untuk


20

membuat laporan keuangan yang andal. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan dapat melakukan berbagai hal sebagai berikut: a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang valid. b. Menyediakan informasi secara tepat waktu mengenai berbagai transaksi dalam detail yang memadai untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan keungan yang benar. c. Secara akurat mengukur nilai keuangan berbagai transaksi agar pengaruhnya dapat dicatat ke dalam laporan keuangan. d. Secara akurat mencatat berbagai transaksi dalam periode waktu terjadinya. SAS 78 mengharuskan para auditor untuk mendapatkan cukup pengetahuan mengenai sistem informasi perusahaan untuk memahami berbagai aspek berikut ini: a. Penggolongan transaksi yang material bagi laporan keuangan dan bagaimana transaksi-transaksi tersebut dilakukan. b. Berbagai catatan akuntansi beserta akunnya yang diginakan dalam pemrosesan transaksi yang material. c. Langkah-langkah pemrosesan transaksi yang dilibatkan dari awal suatu peristiwa ekonomi hingga perhitungan masuknya ke dalam laporang keuangan. d. Proses pelaporan keuangan yang digunakan untuk membuat laporan keungan, pengungkapan, dan berbagai prediksi akuntansi.


21

4. Pengawasan Pengawasan (monitoring) adalah proses di mana kualitas dari desain dan operasi pengendalian internal dapat dinilai. Penilaian ini dapat dicapai dengan prosedur yang terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan. Para auditor internal perusahaan dapat memonitor aktivitas entitas terkait dalam berbagai prosedur yang terpisah. Mereka dapat mengumpulkan bukti kecukupan pengendalian

dengan

menguji

berbagai

pengendalian,

kemudian

mengkomunikasikan kekuatan serta kelemahan pengendalian ke pihak manajemen. Sebagai bagian dari proses ini, para auditor internal membuat rekomendasikan khusus untuk perbaikan pengendalian.pengawasan yang berjalan dapat dicapai dengan mengintegrasikan berbagai computer khusus ke dalam sistem informasi yang mengukap data penting dan /atau memungkinkan uji pengendalian dilakukan sebagai bagian dari operasi rutin. Mudul audit melekat semacam ini memungkinkan pihak manajemen dan para auditor memepertahankan keberlanjutan yang konstan atas fungsinnya pengendalian internal serta integritas data transaksi. Teknik

lainnya

untuk

mewujudkan

pengawasan

berjalan

adalah

penggunaan secara hati-hati laporan manajemen. Laporan yang tepat waktu memungkinkan para manajer di area-area fungsional seperti penjulan, pembelian,

produksi,

dan

pengeluaran

kas

untuk

mengawasi

serta

mengendaliakn operasi mereka. Dengan meringkas berbagai aktivitas, memperlihatkan berbagai tren, serta mengidentifikasi berbagai perkecualian


22

dari kinerja normal, laporan manajemen yang didesain dengan baik dapat memberikan bukti atas fungsinya atau gagalnya pengendalian internal. Model COSO juga dapat digambarkan dalam diagram berikut ini. Secara vertical dapat dilihat: Definisi (batasan pengertian) pengendalian intern, katagori (tujuan atau objectives) yang hendak dicapai dengan dirancangnya pengendalian intern: yaitu efektivitas, efisien oprasi, proses pelaporan yang akurat, dan kepatuhan pada aturan, serta komponen (lingkungan pengendalian, risiko, aktivitas pengendalian, informasi-komunikasi, dan pemantauan (monitor). Unsur-unsur sistem pengendalian intern sangat penting karena sistem mempunyai beberapa unsur dan sifat-sifat tertentu yang dapat meningkatkan kemungkinan dapat dipercayainya data-data akuntansi serta tindakan pengamanan terhadap aktiva dan catatan perusahaan. Setiap unsur mempunyai kaitan langsung dengan tujuan pengendalian internal serta langkah-langkah yang dapat ditempuh perusahaan untuk memenuhinya. Unsur paling penting dari yang kompeten dan dapat dipercaya. Orang-orang yang jujur dan bekerja secara efeisien selalu mampu untuk bekerja dengan segala kesungguhan, meskipun hanya didukung oleh sedikit unsur pengendalian lainnya, dan meskipun kelima unsur pengendalian lain tersebut begitu kuat, akan tetapi orang-orang yang berantakan. Memang, memepekerjakan para pelaksanaan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak dengan sendirinya akan memenuhi syarat untuk membuat sistem memadai. Setiap orang mempunyai sejumlah kekurangan lahirlah sesuai dengan kodratnya, misalnya rasa bosan atau kecewa, dan persoalan-persoalanpribadi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan kerjanya, atau tujuan hidupnya mungkin berubah.


23

Dari sudut kepentingan audit, mempertimbangan mengenai kompetensi dan integritas setiap karyawan selalu mempunyai makna yang penting, meskipun sangat sukar untuk melakukannya, dan menggunakan sebagai bagian dari dari evaluasi sistem secara keseluruhan. Agar sistem dapat berfungsi sebagaimana mestinya dan pekerjaan dapat diselenggarakan dengan baik harus ditetapkan pertanggungjawaban untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu bagi orang-orang tertentu pula. Jadi apabila ada tugas yang tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya, dapat diminta pertanggungjawaban tersebut agar yang bersangkutan dapat bekerja lebih giat serta hati-hati, dan manajemen dapat lebih mudah mengawasinya. D. Tujuan Pengendalian Intern Tujuan pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua, yaitu: pengendalain akuntansi (internal administrative control). Pengendalian akuntansi, yang merupakan bagian dari pengendalian intern, meliputi kebijakan dan prosedur yang terutama digunakan untuk menjaga kekayaan atau catatan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan dan akuntansi, sedangkan pengendalian administrative meliputi kebijakan dan prosedur yang diutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 1992: 69). Manajemen merancang pengendalian intern yang efektif dengan empat pokok berikut ini (Mulyadi, 1992: 68-70): 1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi Kekayan fisik perusahaan dapat dicuri, disalah gunakan, atau hancur karena kecelakan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi oleh suatu pengendalian


24

yang memadai. Begitu juga dengan kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik, seperti piutang dagang akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting (seperti kartu piutang atau account receivable file) tidak dijaga. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Pengelola di dalam mengambil keputusan harus didasarkan pada informasi yang dapat diandalkan. Untuk itu pengelola harus memiliki informasi yang dapat diteliti dan dapat dipercaya. Kualitas informasi akan tergantung pada pengendalian intern. Semakin efektif sistem maka pengendalian intern yang digunakan semakin efektif informasi yang dihasilkan. 3. Mendorong efisiensi Pengawasan suatu oraganisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang tidak perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada setiap aspek perusahaan dan mencegah pemakaian sumber-sumber perusahaan ecara tidak efisien, maka kemungkinan besar catatan keuangan juga kurang dapat diandalkan. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan yang diterapkan. Sistem pengendalian intern dapat dipakai untuk menjamin bahwa prosedur-prosedur dan aturan-aturn yang diterapkan itu telah ditaati oleh para karyawan. E. Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian Unsur pengendalian intern sistem pembelian dijabarkan sebagai berikut (Mulyadi, 2001:311-312):


25

1. Organisasi Adapun perincian dari keempat unsur pengendalian intern adalah sebagai berikut: a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan, b. Fungsi pembelian harus terpisah dari akntansi, c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang, d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan olehlebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. 2. Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Pengendalian Intern Sistem Pembelian Adapun otorisasi dan prosedur pencatatan pengendalian intern sistem pembelian sebagai berikut: a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk batang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang e.

lebih tinggi


26

f. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. g. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Praktik yang Sehat a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakainya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat

order

pembelian

bernomor

tercetak

dan

pemakainnya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemaok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.


27

h. Pembayaran faktur dari pemasok dilakuakn sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. i. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap +”lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. F. Statistical Sampling untuk Pengujian Kepatuhan Dalam pemeriksaan tidak dikumpulkan semua bukti untuk merumuskan pendapatnya, melainkan melakukan pengujian terhadap transaksi sebagaian bukti untuk membuat kesimpulan mengenai karateristik seluruh bukti. Salah satu cara pengujian karateristik ini dapat dilakukan dengan melakukan statistical sampling (Mulyadi, 1992:159). Dalam statistical sampling dipilih anggota sampel secara acak dari seluruh anggota populasi dan menganalisis hasil pemeriksaan terhadap anggota sampel secara matematis. Sampel merupakan bagian obyek dari populasi yang akan diambil sebagai contoh dalam penelitian, sedangkan populasi merupakan sekumpulan data yang ada dalam perusahaan yang dijadikan obyek penelitian. Statistical sampling dibagi menjadi dua yaitu atribut sampling dan variable sampling. Attribute sampling atau proportional sampling digunakan terutama untuk menguji efektivitas struktur pengndalian intern dalam pengujian kepatuhan, sedangkan variable sampling digunakan terutama untuk menguji nilai rupiah yang tercantum dalam rekening dalam pengujian subtantif (Mulyadi, 1992:161).


28

G. Standar Mutu dan Waktu Kualitas bahan baku sangat menetukan produk akhir yang dihasilkan. Oleh karena itu, maka pengawasan kualitas bahan baku mutlak dilakukan perusahaan. Standar mutu bahan baku yang diterima ditentukan oleh perusahaan itu sendiri. Menurut Ahyari (1986), beberapa hal yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan agar kualitas bahan bakunya sesuai dengan diinginkan, adalah: a. Seleksi sumber bahan baku b. Dari beberapa sumber bahan baku yang ada, dipilih sumber-sumber yang memasok bahan baku sesuai dengan criteria yang diperlukan perusahaan. c. Pemeriksaan dokumen pembelian bahan baku d. Dengan pemeriksaan dapat diketahui apakah bahan baku yang diminta dengan standar mutu yang telah ditetapkan dapat dipenugi oleh pemasok. e. Pemeriksaan penerimaan bahan baku f. Pemeriksaan dilakukan agar bahan baku tersebut sesuai dengan dokumen pembelian yang ada, baik dalam jumlah maupun kulaitasnya. H. Bagan Alir (Flow Chart) Dokumen Sistem Pembelian Sistem

flowchart

adalah

teknik

menjelaskan

suatu

sistem

dengan

menggunakan simbol-simbol yang disajikan secara diagram. Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) keuntungan dari flowchart adalah sebagai berikut: 1. Memberikan gambaran secara visual mengenai rencana organisasi dan prosedur yang terkoordinir.


29

2. Memakai cara ini lebih sederhana dalam bentuk lukisan (descriptive) termasuk pedoman prosedur dan praktek akuntansi. 3. Flowchart tidak mudah disalah artikan karena simbol lebih menjelaskan daripada kalimat. 4. Menyajikan aspek pengendalian lebih ringkasan dan jelas. Kelemahan utama flowchart sebagai teknik untuk menyelidiki pengawasan intern adalah bahwa pembuatannya memerlukan waktu yang cukup lama terutama

dalam

pemeriksaan

pertama

kali.

Berdasarkan

unsur-unsur

pengendalian intern tersebut diatas, maka dirancang sistem akuntansi pembelian yang bagan alir dokumennya disajiakan pada gambar 2-1, gambar 22, gambar 2-3 (Mulyadi, 2001:168-170).


Bagiam Pembelian

Bagian Gudang

Mulai

1

6

Membuat surat permintaan pembelian

Laporan 3 Penerimaan barang

Dari Pemasok

5

Surat 1 Permintaan Pembelian


Membuat surat order pembelian

2 Surat 1 Permintaan Pembelian

30

Surat 1 Permintaan Pembelian

Membandingkan

kartu Gudang

Mengirim faktur

4

T 3 2 1 T

Surat Order 1 Pembelian

Laporan Penerimaan barang Faktur

Dikirim ke pemasok

2

3

T

7

Gambar 2-1. Sistem Pembelian Sumber: Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. (hal 168)


Bagian Utang

Bagian Penerimaan 2


3

4

7



Faktur

Menerima Barang dari Pemasok Membandingkan

Membuat Laporan Penerimaan Barang Membuat Bukti Kas Keluar Surat Order Pemebelian 4

Laporan Penerimaan Barang

3

4

2 Surat Order Pembelian

Laporan 1 Penerimaan Barang

3

Faktur 2 Bukti Kas Keluar

4

5

1

6 T

Register Bukti Kas Keluar

8

T

Arsip Bukti Kas Keluar yang Belum Dibayar

Gambar 2-2. Sistem Pembelian (Lanjutan) Sumber: Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. (hal. 169)

31


Bagian kartu Persediaan

8

Bukti Kas Keluar

2

Kartu Persediaan

N

Selesai

Gambar 2-3. Sistem Pembelian (Lanjutan) Sumber: Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. (hal.170)

32


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dipakai adalah studi kasus. Penelitian ini dilakukan dengan menyajikan konsep teoritis pengendalian intern sistem pembelian bahan baku, kemudian diuraikan hasil penelitian lapangan dan akhirnya dianalisis untuk memperoleh kesimpulan. B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian Lokasi penelitian ini bertempat di PD Taru Martani Yogyakarta. 2. Waktu Penelitian Waktu penelitian dilakukan pada bulan Desember 2013 sampai dengan November 2014 C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian Subjek penelitian ini adalah pihak-pihak yang terlibat dalam pemberian informasi terkait penelitian yaitu: a. Pemimimpin Perusahaan b. Karyawan Perusahaan Bagian Gudang c. Karyawan Perusahaan Bagian Pembelian d. Karyawan Perusahaan Bagian Persediaan

33


34

e. Karyawan Perusahaan Bagian Penerimaan Barang f. Karyawan Perusahaan Bagian Akuntansi 2. Obyek Penelitian Obyek penelitian adalah dokumen sistem pembelian bahan baku PD Taru Martani Yogyakarta yaitu: 1. Surat Permintaan Barang 2. Surat Permintaan Pembelian 3. Surat Penawaran Harga 4. Purchase Order 5. Laporan Penerimaan Barang 6. Bukti Kas Keluar 7. Surat Permintaan Pembayaran D. Data Data yang dicari untuk mendukung dalam penelitian adalah: 1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan. 2. Struktur Organisasi. 3. Deskriptif jabatan dan organisasi yang berkaitan dengan sistem pembelian bahan baku. 4. Prosedur yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku sebagai berikut: a. Prosedur permintaan pembelian bahan baku b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok


35

c. Prosedur order pembelian d. Prosedur penerimaan barang e. Prosedur pencatatan utang dan persediaan f. Dokumen, fomulir, dan catatan yang digunakan g. Flowchart (bagan alir) sistem pembelian bahan baku E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Metode pengumpulan data dengan cara menanyakan secara langsung kepada karyawan baik karyawan inti maupun pelaksanaan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. 2. Observasi Metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti. 3. Dokumentasi Metode pengumpulkan data dengan cara mencatat data-data atau keterangan dari buku-buku, catatan dan laporan perusahaan. 4. Kuesioner Metode pengumpulan data dengan menggunakan daftar pertanyaan secara tertulis mengenai unsur pengendalian intern terhadap pembelian bahan baku. F. Teknik Pengambilan Sampel Untuk menjawab rumusan masalah, teknik pengambilan sampel yang ditempuh adalah:


36

1. Menetukan Populasi Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah semua dokumen sumber dan dokumen pendukung dari transaksi-transaksi pembelian bahan baku. 2. Menentukan Sampel Dalam penelitian ini menjadi sampel adalah dokumen dari transaksi-transaksi sistem pembelian bahan baku pada bulan Januari 2014-Oktober 2014 yang diambil secara acak sebanyak 60 sampel. Sampel yang diambil dari populasi dengan cara acak manual yaitu dengan membuat kode sampel dari masingmasing dokumen sistem pembelian bahan baku yang diteliti dengan menggunakan huruf “A”- “Z” tergantung jumlah dokumen yang diteliti. Kemudian masing dokumen diurutkan dari nomor satu sampai dengan selesai tergantung jumlah populasi yang diteliti berdasarkan kode sampel. Lalu penulis mengacak nomor tersebut seperti arisan setelah nomor tersebut keluar maka nomor tersebut dicocokan dengan urutan kode sampel, jika nomor itu ada yang sesuai maka dokumen tersebut merupakan dokumen yang dijadikan sampel. Cara ini dimaksudkan agar setiap anggota populasi memiliki peluang yang sama untuk menjadi sampel. 3. Menentukan Atribut Atribut yang digunakan dalam penelitian adalah kelengkapan dokumen pendukung, otorisasi, kesesuaian dengan dokumen pendukung, dan nomor urut tecetak.


37

G. Teknik Analisa Data Untuk menjawab rumusan masalah yang ada, maka dilakukan teknik analisis data yang ditempuh dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Melakukan uji pendahuluan guna mengetahui kuat atau lemahnya pengendalian intern. Hal tersebut dilakukan dengan analisis deskriptif dengan menggunakan metode deskriptif persentase (DP) yaitu dengan melihat dari besarnya presentase menjawaba “ya” pada kuesioner pengendalian intern. Penghitungan indeks presentase dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut (Harnani, 2010:49):

%

n x100% N

Keterangan: n = jumlah menjawab “ya” N = Jumlah seluruh jawaban % = Tingkat keberhasilan yang dicapai Adapun penafsiran terhadap analisis deskriptif terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut (Harnani 2010:49-50): a. Menentukan presentase maksimal yaitu 100% b. Menentukan presentase minimal yaitu 0%


38

c. Menentukan rentang presentase (r%), diperoleh dari pengurangan presentase minimal terhadap presentase maksimal, maka didapatkan yaitu 100%0%=100% d. Menetukan interval kelas presentase, diperoleh dari pembagian kriteria terhadap rentang presentase, maka didapatkan yaitu 100%:4=25% e. Menetapkan kriteria yaitu sangat kuat, kuat, kurang kuat, tidak kuat (lemah) f. Menentukan kriteria kekuatan dan kelemahan pengendalian intern sebagai berikut: 1) 00,00%-25,00%= tidak kuat 2) 26,00%-50,00%= kurang kuat 3) 51,00%-75,00%= kuat 4) 76,00%-100,00%= sangat kuat 2. Setelah dilakukan uji kepatuhan untuk mengetahui kuat atau lemahnya pengendalian intern sistem pembelian, selanjutnya dilakukan pengujian kepatuhan guna mengetahui efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan perusahaan. Uji kepatuhan tersebut dilakukan dengan menganalisis sampel berupa dokumen sumber dan dokumen pendukung yang disertai adanya otorisasi dari pihak yang berwenang, kesesuaian catatan dokumen dengan dokumen pendukung, dan dokumen bernomor urut tercetak. Dalam analisis terhadap sampel tersebut dengan menggunakan metode statistical sampling yaitu attribute sampling dengan model stop or go sampling. Metode ini apabila auditor tidak menemukan penyimpangan atau


39

kesalahan tertentu yang telah ditetapkan maka dapat menghentikan pengambilan sampel . Prosedur pengambilan sampel adalah sebagai berikut (Mulyadi 2002:254): a. Penentuan attribute yang akan diperiksa untuk menguji efektivitas pengendalian intern. Dalam hubungannya dengan pengujian pengendalian intern, Attribute adalah penyimpangan dari atau tidak adanya unsur tertentu dalam suatu pengendalian intern yang seharusnya ada. Attribute yang dipriksa adalah sebagai berikut: 1) Adanya Otorisasi dari pihak yang berwenang 2) Kelengkapan dokumen pendukung 3) Kesesuaian antara catatan pada dokumen yang diteliti dengan catatan yang tercantum dalam dokumen pendukungnya. 4) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian bernomor urut tercetak. b. Penentuan populasi yang akan diambil sampelnya. Dalam pengujian pengendalian terhadap sistem pembelian, maka yang menjadi populasi adalah dokumen-dokumen dalam sistem pembelian di PD Taru Martani. c. Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota populasi. Untuk menemukan besarnya sampel yang akan diambil dari populasi tersebut secara statistik, maka penulis mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut: 1) Penentuan tingkat keandalan (reliability level) atau disingkat R%. tingkat keandalan adalah probabilitas benar dalam mempercayai efektivitas


40

pengendalian intern. Dalam penelitian ini penulis menentukan tingkat keandalan sebesar 95% atau R%=95%. 2) Penentuan batas ketepatan atas yang diiinginkan (desired upper precision limit atau DUPL). Dalam penelitian ini penulis menetukan DUPL sebesar 5%. 3) Penggunaan tabel penentuan besarnya sampel untuk menentukan besarnya sampel minimum. Menentuan besarnya sampel yang tersedia adalah disusun menurut R% yaitu sebesar 95% (lihat tabel 3-1). Tabel 3-1. Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan Desired Upper Besarnya Sampel atas Dasar Pengujian Pengendalian Precision Limit 90% 95% 97,5% 10% 9% 8% 7% 6% 60 5% 4% 3% Sumber: Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Salemba Empat, Jakarta. (hal. 258) d. Pemeriksaan sampel berdasarkan attribute yang menunjukan efektivitas unsur pengendalian intern. Kemudian menetukan AUPL (lihat tabel 3-2), dengan melihat banyaknya sampel yang diteliti yaitu sebesar 60 lembar dan tingkat keandalan 95% atau R%=95%, hasil dari AUPL dibandingkan dengan hasil DUPL untuk menentukan efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku.


41

Tabel 3-2. Evaluasi Hasil: Keandalan 95% Number of Observed Occurrence Upper Precision Limit: Percent Rate of Occurrence SS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 14 16 18 20 25 30 35 40 45 10 0 1 2 20 0 1 2 3 4 5 30 0 1 2 4 5 6 8 9 40 0 1 2 3 4 6 7 9 11 13 50 0 1 2 3 4 5 8 10 12 15 17 60 0 1 2 3 4 5 6 7 10 13 15 18 21 70 0 1 2 3 4 5 6 8 9 12 15 18 22 25 80 0 1 2 3 4 5 6 8 9 10 14 18 22 25 29 90 0 1 2 3 4 6 7 9 11 12 16 20 25 29 23 100 0 1 2 3 4 5 7 9 10 12 14 19 23 28 33 38 Sumber: Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Salemba Empat, Jakarta. (hal. 263) e. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute anggota sampel. 1) Jika AUPL=DUPL, artinya unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif. 2) Jika AUPLDUPL, artinya unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah tidak efektif.

50 6 10 15 19 24 29 33 38 43


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Perusahaan Taru Martani didirikan pertama kali pada tahun 1918, oleh seseorang produsen cerutu dari Belanda. Lokasi awal perusahaan berada didaerah Bulu, pinggir jalan Magelang Yogyakarta. Kemudian pada tahun1921 lokasi pindah di jalan Kompol B, Suparto 2A, PO BOX 1167 Yogyakarta 5525, Kelurahan Baciro, Kecamatan Gondokusuman. Padatahun yang sama usaha itu diubah menjadi perseroan terbatas bernama N.V. Negresco. Seiring dengan pendudukan Jepang di Indonesia tahun 1942, N.V. Negresco diambil alih oleh pemerintah jepang dan berganti nama menjadi “Jawa Tobbaco Kojo”. Produksinya mulai meluas tidak hanya cerutu bermerek “Momo Taro”tetapi juga rokok putih bermerek “Mizuho”dan “Koa”. Pemerintah jepang mendatangkan mesin-mesin produksi rokok putih dari B.A.T Cirebon. Pada saat pemerintahan Jepang jatuh pada tahun 1945, Jawa Tobbaco Kojo diambil alih oleh Pemerintah RI. Sri Sultan Hamengku Buwono IX mengganti nama perusahaan itu menjadi “Taru Martani” yang mempunyai arti daun yang menghidupi. Produksinya meliputi cerutu bermerek “Daulat” dan rokok bermerek “Abadi”. Jumlah karyawannya saat itu mencapai 2000 orang. Pada Tahun 1949 perusahaan ini diambil alih kembali oleh N.V. Negresco. Mesin-mesin rokok putih dikembalikan kepada B.A.T Cirebon. Perusahaan

42


43

mengalami kemunduran karena N.V. Negresco belum dapat aktif memproduksi cerutu sampai tahun 1951. Pada tahun 1952 Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta

bersama

bank

industri negara Jakarta mengambil inisiatif untuk menghidupkan kembali perusahaan tersebut dengan mendirikan PT Taru Martani. Direktur pertamanya adalah Profesor Mr. Kertanegara (1952-1957) yang dibantu oleh tenaga ahli dari Belanda yaitu Habraken. Pada awalnya mereka memproduksi cerutu merek Seri Senator, Mundi Victor, Elcomercia, dan Cigarillos. Selain itu juga memproduksi kertas sigaret dengan merek Cheveaux Blanes. Kemudian pada perkembangannya (1957) mereka mulai

memproduksi

rokok

kretek

bermerek

“Roro

Mendut”

dan

“Roro

Jonggrang”serta tembakau shag lokal. Sehubung dengan aksi Irian Barat yang terjadi tahun 1960.Semua perusahaan Belanda diambil alih oleh Pemerintah RI. Karena PT Taru Martani belum dibayar lunas maka setatusnya masih menjadi milik Belanda. Perusahaan ini kemudian dinasionalisasi dan dimasukan kedalam Departemen Perindustrian Rakyat dengan nama Pabrik Cerutu dan Tembakau Shag Taru Martani. Pada tahun 1966 perusahaan PT Taru Martini kembali diserahkan kepada Pemerintah Daerah Yogyakarta dan statusnya diubah menjadi Perusahaan Daerah (PD). Dalam melebarkan sayap pada tahun 1972, pemerintah DIY bekerja sama dengan perusahaan Belanda, Douwe Egberts Tabaksmaatchappij B.V di Utrecht, Holland agar dapat mengekspor cerutu ke Belanda. Mereka membentuk perusahaan patungan “PT TARU MARTANI BARU” yang produksinya meliputi cerutu


44

bermerek seri Senator, Mundi Victor, Adipati, Ramayana, dan Panther. Mulaitahun 1973 juga diproduksi tembakau shag bermerek Van Nelle, Countryman dan White Ox. Selama 14 tahun (1972-1986)

perusahaan belum mendapatkan laba dan

sebaliknya terus merugi. Melihat kondisi tersebutpada tahun 1986 pihak Douwe Egberts Tabaksmaatchappij B.V Holland menarik diri dari perusahaan. Mulai Juli 1986 PT Taru Martani Baru kembali menjadi Perusahaan Daerah (PD). Melihat kondisi keungan perusahaan yang sangat kritis,

pemerintah

daerah

mencarikan pinjaman uang ke beberapa bank, akhirnya diperoleh pinjaman sebesar 700 juta rupiah dari Bank Pembangunan Indonesia (Bapindo). Setelah mendapatkan suntikan dana, perkembangan PD Taru Martani cukup menggembirakan, bahkan pada tahun 1989 mulai dapat mengekspor produknya ke mancanegara yaitu Belanda, Belgia, dan Jerman serta Amerika Serikat. Saat ini dengan kondisi perusahaan yang terus berkembang PD Taru Martani sudah mulai merambah pasar Prancis, Republik Ceko, Taiwan, dan Australia serta ASEAN. B. Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi Visi PD Taru Martani adalah mewujudkan masyarakat atau sumber daya manusia yang berketerampilan, berpengetahuan, dan berakhlak dalam mengelola dan mengendalikan sumber daya alam, sumber daya ekonomi secara komprehensif, terpadu, dan berkesinambungan sehingga pada gilirannyaakan diperoleh masyarakat yang berkeadilan, makmur, dan sejahtera. Selain itu menjadikan

perusahaan

menjadi

lokomotif

ekonomi

yang

dapat


mendayagunakan kemasyarakatan

seluruh dan

potensi

yang

kesejahteraan

bagi

dimiliki masyarakat

guna

45

memberikan

khususnya

yang

berdomisili di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Misi Misi PD Taru Martani adalah mendorong terbentuknya fungsi dan peran perusahaan sebagai lokomotif ekonomi yang berorientasi pada laba (profit oriented). Dengan bertindak secara “Komersial” dengan tujuan memberikan kontribusi Pendapat Asli Daerah (PAD) sebesar-besarnya pada pemegang saham, dan sekaligus berorientasi pula pada peningkatan kemasyarakatan (benefit oriented ) bagi para “Stake Holder”. C. Struktur Organisasi Dalam usaha mencapai visi dan misi, perusahaan perlu menyusun struktur organisasi dengan baik, sebab dengan struktur oraganisasi tersebut akan memperjelas tugas, wewenang, dan tanggungjawab serta dapat mempelancar arus informasi dari atasan ke bawahan dan sebaliknya. Struktur organiasasi untuk setiap perusahaan tidaklah sama karena dengan kebutuhan masing-masing perusahaan yang juga berlainan. Adapun struktur organisasi PD Taru Martani dapat dilihat pada gambar 4-1.


46

GU BERN U R

BAD AN PEN GAW AS

D IREKTU R PEN GAW AS

SATU AN PEN GAW AS IN TERN D IREKTU R TEKN O LO GI TERAPAN TEPAT GU N A

D IV ISI PEM ASARAN

D IV ISI PRO D U KSI CERU TU

D IV ISI PRO D U KSI SHAG

D IV ISI PEN ELITIAN D AN PEN GEM BAN GAN

D IV ISI PEM ELIHARAAN

D EV ISI KO RPO RAT KO M U N IKASI

D IV ISI AKU N TAN SI D AN KEU AN GAN

D IV ISI PEN GEM BAN GAN SU M BER D AY A IN SAN I

D IV ISI PEN GEM BAN GAN U SAHA

D EPARTEM EN Penjualan D alam N egeri

D EPARTEM EN Persiapan Cerutu

D EPARTEM EN Persiapan Shag

D EPARTEM EN Pengembangan Produk

D EPARTEM EN Listrik & Air

D EPARTEM EN Informasi dan Komunikasi

D EPARTEM EN Akuntansi

D EPARTEM EN U mum

D EPARTEM EN Kemasan U saha

D EPARTEM EN Ekspor-Impor

D EPARTEM EN Pengelolan Cerutu

D EPARTEM EN Pengeloalan Shag

D EPARTEM EN Tenologi Informasi

D EPARTEM EN Permesinan

D epartemen Seketariat

D EPARTEM EN Keuangan

D EPARTEM EN Personalia

D EPARTEM EN Kewirausahaan

D EPARTEM EN Ekspedisi

D EPARTEM EN Pembelian

D EPARTEM EN Pengemasan Cerutu

D EPARTEM EN Pengemasan Shag

D EPARTEM EN Gudang Cerutu

D EPARTEM EN Gudang Shag

D EPARTEM EN Legal D EPARTEM EN Percetakan

D EPARTEM EN Pembengkelan

D EPARTEM EN Bangunan

Gambar 4-1. Struktur Organisasi PD TARU MARTANI YOGYAKARTA Sumber: PD TARU MARTANI


47

D. Budaya Perusahaan Budaya PD Taru Martani pada prinsipnya berlandaskan pada 3 sasaran utama yaitu: 1. Mengusahakan rasa aman baik karyawannya. 2. Mengembangkan lingkungan kerja yang kondusif untuk menciptakan rasa aman. 3. Membentuk budaya manusia yang berintegrasi. Sebagai manusia yang berintegrasi pada prinsipnya tiap tindakan dilandaskan pada tiga nilai-nilai utama yakni: (1) Ibadah yang diwujudkan dalam (2) kerja keras dan kerja cerdas (3) demi mencapai kesejahteraan individu dan perusahaan. Sebagai penunjang budaya perusahaan agar dapat terimplementasi dengan baik, perusahaan memayunginya dengan kebijakan “Corporate Governance” yang bijaksana dan dinamis. Untuk mencapai optimalisasi itu dalam struktur organisasi perusahaan dirancang konsep “Strategic Committee” yang menjadi jembatan antara kebijakan strategis dan penjabaran oprasional yang menyusun dan menetapkan kebijakan manajerial perusahaan, dimana selanjutnya akan dilaksanakan oleh jajaran kepala seksi yang tergabung dalam “Implementation Committee”. E. Produksi 1. Personalia Tenaga kerja merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk mendukung aktivitas produksi perusahaan. PD Taru Martani merupakan sebuah


48

perusahaan yang mengolah bahan baku menjadi produk jadi tentu membutuhkan tenaga kerja. Setelah diseleksi dan diterima, karyawan tersebut diberi pelatihan langsung di tempat kerja. Perusahaan melakukan aktivitas kerja selama 5 hari dalam satu minggu.Perusahaan aktivitas perusahaan dimulai dari pukul 06.3015.30 WIB. 2. Proses Produksi Tahap-tahap dalam proses produksi adalah sebagai berikut: a. Persiapan Pada proses persiapan ini meliputi : 1) Penimbangan Tembakau yang akan diproses diperiksa mutunya, disusun komposisinya sesuai dengan merk cerutu yang akan diproduksi kemudian baru dilakukan penimbangan. 2) Pembasahan Daun tembakau dilepas dari bal-bal yang masih dalam keadaan terkait dalam bendel-bendel, dicelupkan kedalam air kemudian diberdirikan di rak-rak agar proses pelembaban bias berlangsung dengan rata. 3) Stripping atau rowek Stripping atau rowek merupakan bagian untuk menghilangkan tangki daun tembakau. Pemisahaan ini ada tiga macam, yaitu: a) Pembungkus luar (deckblad) b) Pembungkus dalam (omblad)


49

c) Isi cerutu (filler) Daun tembakau yang dijadikan decblad dan omblad pemisahan daunnya disobek atau melalui proses rowek secara manual. Untuk omblad dilanjutkan proses pemotongan yang disesuaikan dengan mal yang dibutuhkan. Daun tembakau yang digunakan sebagai pembungkus dalam (omblad) dikirim ke bagian kepompong, sedangkan untuk pembungkus luar (deckblad) dikirim kebagian pelintingan atau disimpan di lemari pendinginan untuk digunakan kemudian hari. Daun tembakau yang dijadikan filler dimasukan ke dalam mesin stripping, pada bagian ini tidak menggunakanb tenaga manusia sama sekali. Proses selanjutnya filler tersebut dikeringkan dalam drying drum samapai prosentase tertentu. Setelah itu filler disimpan dalam kantingkantong plastik untuk menunggu proses selanjutnya. b. Pengelohan Pengolahan cerutu ini melalui beberapa bagian, sebagai berikut: 1) Bagian Pembuatan Kepompong Dibagaian ini filler dan omblad dibentuk menjadi popen (calon cerutu) yang bentuknya seperti kepompong. Proses ini ada yang menggunkan proses mesin, proses setengah mesin, dan proses manual. Pada proses yang menggunakan mesin hasilnya dimasukan dulu ke plot kemudian dipres selama satu jam kemudian dimasukan ke oven dan dipres lagi, setelah itu baru dikirim ke bagian pelintingan.


50

2) Bagian Pelintingan Di bagaian pelintingan, kepompong dilinting dengan deckblad, sehingga cerutu menjadi sempurna. Pelintingan ini menggunakan tenaga manusia yang mempunyai keahlian khusus. 3) Bagian Potong/Sortir Cerutu yang sudah dilinting ditunggu sampai keras.Setelah cerutu keras kemudian dipotong dan disortir sesuai ukuran merek masing-masing. 4) Bagian Fumigasi Bagian fumigasi adalah bagian digunkan agar cerutu terbebas dari hama terutama hama lasoderma. Cerutu dimasukan kedalam drum yang berisi obat pengawet phottoxin. Proses selanjutnya cerutu dimasukan ke dalam kamar pengeringan dengan suhu 27 0 C

selama satu bulan dan

pendinginan selama satu bulan untuk menghilangkan telur-telur hama yang mungkin masih menempel pada cerutu. 5) Bagian label dan packing Pada bagian ini cerutu diberi cincin dan cellophane(bungkus kertas kaca) selanjutnya dilakukan pengepakan dan diberi pita bandrol dan cellopane, kemudian dimasukan ke dalam box dan dikirim ke bagian ekspedisi untuk siap dipasarkan.


51

Secara garis besar aliran proses pembuatan cerutu dapat dijelaskan seperti pada gambar 4-2. 3. Jenis Produksi Dan Bahan Baku Produk-produk yang dihasilkan ada dua macam yaitu jenis tembakau dan cerutu. PD Taru Martani menghasilkan berbagai jenis cerutu, yaitu: a. Senator Sejak tahun 1918 PD Taru Martani sudah memproduksi cerutu dengan model dan ukuran yang sama dengan merek Senator, hanya secara resmi penggunaan merek Senator baru dimulai pada tahun

1952. Cerutu Senator generasi

pertama diproduksi dengan knak (lancip seperti peluru) yang merupakan model orisinil cerutu dan dibuat dengan ukuran royal. Persiapan Leaf Preparation Filler Blending Binder Wrapper

Pengepakan Cerutu Cigar Packing/Finising Banding, Cellophaning, Packing

Ekspedisi Expedition Repacking In Outer Carton Export Marking

Proses Pembuatan Kepompong Buch Making Procces

Proses Pelintingan Cerutu Cigar Wapping Process

Filler Binder

Bunches Wrapper

Fumigasi, Pendinginan, Pengeringan, Fermentasi Funmigation, Freezing, Drying, Fermentation

Potong/Sortir Cigar Cutting & Sortation

Shiping Acording To : TOQ/Q TOP TOD

Gambar 4-2. Aliran Proses Produksi Cerutu Sumber: PD TARU MARTANI


52

b. Mundi Victor Sama halnya dengan Senator, mandi Victor Boheme juga diproduksi sejak 1918, tetapi mulai menggunakan merek Mundi Victor resinya adalah tahun 1952. c. Adipati PD Taru Martani mulai memproduksi cerutu dengan “nama Indonesia” Tahun 1972, dengan diproduksinya cerutu dengan merek Adipati. Merek ini dibuat dalam 4 ukuran yaitu: Adipati Super Corona, Adipati Patella, Asipati Slim Patella, dan Asipati Halft Corona. d. Ramayana Pada Tahun 1972 diproduksi cerutu Ramayana. Merek Ramayana dibuat dalam 9 ukuran yaitu: Ramayana Corona, Ramayana Super Corona, Ramayana Senioritas, Ramayana Cigarillos, Ramayana Cuban Corona, Ramayana Cuban Perfecto, Ramayana Rothschild, Ramayana Super Rothschild, dan Ramayana Churchill. e. Borobudur Cerutu Borobudur mula diproduksi dalam 1 ukuran yaitu Borobudur Cigarillos dengan ukuran 5/8” x 20 (90 x 8,5mm). Tujuan awal cerutu Borobudur adalah membidik pasar pemula dengan maksud agar para


53

penggemar rokok dapat mencoba cerutu cigarillos yang ukurannya sama dengan rokok kretek. Semua jenis cerutu menggunakan bahan baku yang sama yaitu tembakau murni, perbedaan dari beberapa jenis cerutu yang sama yaitu tembakau murni, perbedaan dari beberapa jenis cerutu yang diproduksi disebabkan oleh komposisi campuran tembakau atau blending, bahan penolong yang berupa saus (khusus untuk konsumen Amerika), serta ukuran dari cerutu. Terdapat tiga jenis utama tembakau yang digunkan untuk memproduksi cerutu. Ketiga jenis tersebut, yaitu: a. Tembakau untuk pembungkus luar (deckblad), tembakau ini kuat b. Tembakau untuk pembungkus dalam (omblad), tembakau ini bersifat seperti tembakau deckblad. c. Tembakau untuk isi cerutu (filler). Bahan penolong yang digunakan berupa flavour atau saus dan lem DMC. Khusus untuk filler dari Havana dan Brasil perusahaan menetapkan safety stock sebesar 50 % dari pembelian. Untuk tembakau filler dapat disimpan lebih dari lima tahun. PD Taru Martani juga memproduksi dan memasarkan tembakau shag atau tembakau iris. Dengan merek sebagai berikut: 1) Van Nelle Van Nelle dikemasdengan 2 kemasan 50 gram dan 25 gram, Van Nelle mulai diproduksi tahun 1949.Merek ini dipercayakan oleh Imperial


54

Tobacco Ltd. Belanda. (dahulu adalah Douwe Egberts) untuk diproduksi oleh Taru Martani diindonesia. Van Nellemenja difavorit di daerah Jawa dan Sumatra. 2) Drum Drum dikemas didalam poches 40 gram, seperti halnya Van Nelle, Drum juga dikerjakan oleh Taru Martani berdasarkan lisensi dan Imperial Tobacco Ltd. Drum mulai dipasarkan sejak tahun 1997, dengan target segmen pasar utamanya anak muda yang berada diperkotaan dengan menggunakan semboyan “latihlah jarimu”, Drum telah memperkenalkan trend melinting rokok kepada generasi muda di Indonesia. 3) Countery Man Country man dikemas dengan kemasan 50 gram, pada tahun 1972. Merek ini sanagt digemari dan menjadi favorit tembakau shag diluar pulau jawa. Khususnya Kalimantan Barat, Sumatra Utara, Jambi, dan Riau.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai keadaan pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD Taru Martani dapat dilihat pada lampiran kuesioner (lihat tabel 5-1), dokumen sumber, dan prosedur akuntansi yang dilihat pada flowchart sistem pembelian PD Taru Martani (Gambar 5-1, 5-2, 5-3, 5-4, 5-5). A. Uji Pendahuluan Pengendalian Intern Sistem Pembelian Bahan Baku di PD Taru Martani Uji

pendahuluan

dilakukan

guna

mengetahui

kuat

atau

lemahnya

pengendalian intern sistem pembelian bahan baku du PD Taru Martani. Dalam mengukur kuat atau lemahnya pengendalian intern sistem pembelian bahan baku tersebut menggunakan alat bantu berupa kuesioner pengendalian intern yang dapat dilihat pada tabel 5-6 halaman 81-82. Dengan melihat jawaban atas pertanyaan pada tabel kuesioner tersebut dapat dicari besarnya peresentase jumlah jawaban “ya” dengan melakukan perhitungan indeks presentase sebagai berikut: Diketahui : - Jumlah jawaban “ya”

= 15

- Jumlah seluruh jawaban = 20

Jawab

:

Pr esentase

jawaban " ya "

55

n x 100 % N 15 x 100 % 20 75%


56

Berdasarkan hasil perhitungan presentase bahwa dari 20 pertanyaan pada kuesioner sebanyak 75% menjawab “ya”, Maka dapat disimpulkan bahwa kuatnya pengendalian Intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani. B. Uji Kepatuhan Sistem Pembelian Bahan Baku di PD Taru Martani Pengujian kepatuhan dilakukan untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern dalam sistem pembelian bahan baku. Dalam pengujian kepatuhan ini digunakan dengan metode statistical sampling yaitu attribute sampling dengan model stop-or-go sampling. Dokumen-dokumen yang digunakan sebagai populasi dalam uji kepatuhan adalah dokumen sistem pembelian bahan baku PD Taru Martani yaitu surat permintaan barang, surat permintaan pembelian, purchase order, laporan penerimaan barang, bukti kas keluar, surat permintaan pembayaran. Oleh sebab dokumen surat penawaran harga tidak ada karena perusahaan mendapatkan informasi tentang harga dengan menggunakan telepon, maka tidak dapat dilakukan uji kepatuhan terhadap dokumen ini. Attribute yang diperiksa adalah: 1. Kelengkapan dokumen pendukung 2. Adanya otorisasi dari pihak yang berwenang 3. Kesesuaian antara catatan pada dokumen yang diteliti dengan catatan yang tercantum dalam dokumen pendukungnya. 4. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian bernomor urut tercetak.


57

Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah semua dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian bahan baku selama bulan Januari 2014-Oktober 2014. DUPL yang penulis pakai sebesar 5% dengan tingkat keandalan 95%, hal tersebut didasarkan pada keyakinan penulis kesalahan didalam populasi adalah kecil. Berdasarkan tabel 3-1 penentuan jumlah sampel minimum stop-or-go-sampling dapat diketahui bahwa dengan tingkat keandalan 95%, DUPL 5% maka jumlah sampel minimumnya adalah 60 sampel dari semua populasi dokumen yang berkaitan sistem pembelian di PD Taru Martani. Dokumen yang berkaitan sistem pembelian di PD Taru Martani adalah sebagai berikut: Tabel 5-2. Dokumen Sistem Pembelian Bahan Baku PD Taru Martani Kode Sampel A B C D E F

Nama Dokumen Surat Permintaan Barang Surat Permintaan Pembelian Purchase Order Laporan penerimaan Barang BKK Surat Permintaan Pembayaran Jumlah Sampel

Jumlah Dokumen 217 217 217 539 1480 217 2887

Pemilihan anggota sampel sebanyak 60 lembar dilakukan secara acak. Hasil pemilihan sampel dapat dilihat pada tabel 5-3.


Tabel 5-3. Hasil Pemilihan Sampel Dokumen Sistem Pembelian PD Taru Martani No.

No. Sampel Dokumen

No.

No. Sampel Dokumen

No.

No. Sampel Dokumen

E290 1 B1 2 E433 3 E51 4 A134 5 E485 6 B6 7 F130 8 F42 9 A142 10 E445 11 A43 12 13 E162 F124 14 E604 15 A136 16 E291 17 E1328 18 19 E550 A128 20 Sumber: Data diolah

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

A92 A55 B55 E173 E242 E1157 A112 E147 C18 C35 F59 B24 E190 A102 B43 E362 A75 F107 E1461 D05

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

E295 F78 B42 E350 A139 A195 E1320 C44 B11 E50 B70 C04 D392 E186 E52 A66 E476 D210 A2 E1072

Pemeriksaan terhadap attribute dan sampel dokumen sistem pembelian dapat dijelaskan pada tabel 5-4 dan tabel 5-5.

58


Tabel 5-4. Pemeriksaan Terhadap Dukumen Sistem Pembelian PD Taru Martani No. Nomor Sampel Nomor Attribute Keterangan Dokumen 1 2 3 4 1 E290 √ √ √ X √ = Ada B1 2 √ √ √ X X = Tidak Ada E433 3 √ √ √ X E51 4 √ √ √ X A134 5 √ √ √ X E485 6 √ √ √ X B6 7 √ √ √ X F130 8 √ √ √ X F42 9 √ √ √ X A142 10 √ √ √ X E445 11 √ √ √ X A43 12 √ √ √ X E162 13 √ √ √ X 14 F124 √ √ √ X E604 15 √ √ √ X A136 16 √ √ √ X E291 17 √ √ √ X E1328 18 √ √ √ X E550 19 √ √ √ X 20 A128 √ √ √ X A92 21 √ √ √ X A55 22 √ √ √ X B55 23 √ √ √ X E173 24 √ √ √ X E242 25 √ √ √ X E1157 26 √ √ √ X A112 27 √ √ √ X E147 28 √ √ √ X C18 29 √ √ √ X C35 30 √ √ √ X F59 31 √ √ √ X B24 32 √ √ √ X 33 E190 √ √ √ X A102 34 √ √ √ X B43 35 √ √ √ X E362 36 √ √ √ X Sumber: Data diolah

59


60

Tabel 5-5. Tabel Pemeriksaan Terhadap Dukumen Sistem Pembelian PD Taru Martani (Lanjutan) No. Nomor Sampel Nomor Attribute Keterangan Dokumen 1 2 3 4 37 A75 √ √ √ X √ = Ada F107 38 √ √ √ X X = Tidak Ada E1461 39 √ √ √ X D05 40 √ √ √ X E295 41 √ √ √ X F78 42 √ √ √ X B42 43 √ √ √ X E350 44 √ √ √ X A139 45 √ √ √ X A195 46 √ √ √ X E1320 47 √ √ √ X C44 48 √ √ √ X B11 49 √ √ √ X 50 E50 √ √ √ X B70 51 √ √ √ X C04 52 √ √ √ X D392 53 √ √ √ X E186 54 √ √ √ X E52 55 √ √ √ X 56 A66 √ √ √ X E476 57 √ √ √ X D210 58 √ √ √ X A2 59 √ √ √ X E1072 60 √ √ √ X Sumber: Data diolah Keterangan Attribute: 1. Kelengkapan dokumen pendukung 2. Adanya otorisasi dari pihak yang berwenang 3. Kesesuaian antara catatan pada dokumen yang diteliti dengan catatan yang tercantum dalam dokumen pendukungnya.


61

4. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian bernomor urut tercetak. Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap 60 sampel berdasarkan attribute yang ditentukan (lihat tabel 5-4 dan tabel 5-5), selanjutnya mengevaluasi hasil pemeriksaan attribute terhadap sampel dokumen sistem pembelian bahan baku untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern pembelian bahan baku maka ditentukan AUPL dengan melihat tabel 3-2, dengan melihat tingkat keandalan sebesar 95% dan DUPL= 5%. Evaluasi pemeriksaan sampel berdasarkan attribute adalah sebagai berikut: a. Attributte 1 Berdasarkan attribute satu, hasil pemeriksaan sampel adalah bahwa jumlah sampel yang memiliki kesalahan adalah 0. Berdasarkan hasil pemeriksaan efektivitas pengendalian intern pada tabel 3-2 yaitu AUPL= 4% atau dengan kata lain AUPL

62

pembelian bahan baku adalah efektif. Hal tersebut karena semua dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. c. Attribute 3 Berdasarkan attribute tiga, hasil pemeriksaan sampel adalah bahwa jumlah sampel yang memiliki kesalahan adalah sebanyak 0 sampel. Sehingga hasil pemeriksaan efektivitas pengendalian intern pada tabel 3-2 ditemukan AUPL= 4% atau dengan kata lain AUPL50% atau dengan kata lain AUPL>DUPL, maka dapat disimpulkan pengendalian intern sistem pembelian bahan baku adalah tidak efektif. Dengan kata lain bahwa ada dokumen yang tidak bernomor urut tercetak, hal tersebut dapat dilihat dari hasil pemeriksaan bahwa dari semua dokumen yang diteliti tidak bernomor urut tercetak. Untuk lebih jelasnya dalam melihat hasil pemeriksaan pengendalian intern sistem pembelian bahan baku dapat melihat rangkuman hasil pemeriksaan pada tabel 5-6.


63

Tabel 5-6. Evaluasi Hasil Pemeriksaan Pengendalian Intern Sistem Pembelian Bahan Baku Nomor Jumlah Jumlah DUPL AUPL Temuan Attribute Sampel Kesalahan 1 60 0 5% 4% Efektif 2 60 3 5% 4% Efektif 3 60 0 5% 4% Efektif 4 60 60 5% >50% Tidak Efektif Berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap attribute terhadap sampel dokumen dalam sistem pembelian bahan baku yaitu AUP>DUPL, maka dapat disimpulkan pengendalian intern dalam sistem pembelian bahan baku PD Taru Martani adalah tidak efektif. B. Pembahasan Salah satu hal yang semakin dipandang penting oleh manajemen dalam menghadapi persaingan bisnis diera globalisasi ini adalah terlaksananya pengendalian intern memadai bagi perusahaan. Berdasarkan analisis data yang telah dikemukakan pada bagian pertama, langkah selanjutnya adalah pembahasan. Bagian kedua ini akan membahas secara lebih rinci tentang efektivitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani. Pertama kali yang dilakukan adalah uji pendahuluan, hal tersebut dilakukan untuk mengetahui kuat atau lemahnya pengendalian intern sistem pembelian pada PD Taru Martani dengan alat bantu berupa kuesioner. Berdasarkan hasil jawaban pada kuesioner, sebanyak 75% menjawab “ya”. Berdasarkan hasil tersebut maka dapat dikatakan bahwa pengendalian sistem pembelian adalah kuat. Hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:


64

1. Struktur Organisasi Struktur organisasi di PD Taru Martani dapat dikatakan telah memisahkan tanggung jawab secara tidak tegas. Transaksi pembelian telah melibatkan beberapa fungsi yaitu fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi akuntansi, dan fungsi penerimaan. Adanya rangkap tugas atau tanggungjawab fungsi antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan, dimana satu karyawan mempunyai dua tanggungjawab yaitu mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan menyimpan barang yang telah diterima perusahaan selain itu juga karyawan tersebut menerima barang dari pemasok setelah itu melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, bagian gudang juga bertanggung jawab guna menetukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan, selain itu bagian gudang juga membuat laporan penerimaan barang yang dikirim kebagian pembelian. 2. Sistem Otorisasi Setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang

untuk

itu.

Otorisasi

terjadinya

transaksi

dilakukan

dengan

membubuhkan tandatangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau pendukung. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data


65

akuntansi yang dicatyat terjamin ketelitian dan keandalannya. Pada PD Tru Martaani sudah menerapkan sistem otorisasi yang baik pada setiap dokumen, dimana semua dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 3. Praktik yang Sehat Pada dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku masih menggunakan pernomoran manual atau ditulis tangan. Pemakaian nomor urut manual pada surat permintaan barang, surat permintaan pembelian, purchase order, bukti penerimaan barang, bukti kas keluar, dan surat permintaan pembayaran dapat menimbulkan tindakan penyelewengan. Akan lebih aman bagi perusahaan jika menggunakan nomor urut terceta, karena penggunaan nomor urut tercetak tersebut dipertanggujawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan dokumen tersebut dan juga dapat 4. Pengujian Kepatuhan Pengujian

kepatuhan

yang

digunakan

untuk

mengetahui

efektivitas

pengendalian intern sistem pembelian bahan baku. Dalam menentukan efektifitas pengendalian intern sistem pembelian bahan baku yang menjadi populasi adalah dokumen-dokumen dalam sistem pembelian yang ada di PD Taru Martani. Ada beberapa macam dokumen-dokumen yang diteliti yaitu surat permintaan barang, surat permintaan pembelian, surat pesanan pembelian, laporan penerimaan barang, bukti kas keluar, surat permintaan pembayaran. Tetapi, PD Taru Martani tidak setiap saat menggunakan surat penawaran harga dalam memperoleh informasi


66

tentang harga bahan baku dari pemasok karena perusahaan dalam memperoleh informasi harga melewati telepon, maka pengujian terhadap surat penawaran harga tidak dilakukan Uji kepatuhan terhadap dokumen-dolumen dalam sistem pembelian PD Taru Martani menggunakan model stop-or-go-sampling. Tingkat keandalan yang digunakan sebesar 95% dan tingkat kesalahan maksimum yang dapat diterima sebesar atau DUPL sebesar 5%. Dengan demikian, sampel yang diambil dari setiap dokumen sebesar 60 anggota sampel. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap attributeattribute yang ditentukan sebelumnya terhadap 60 anggota sampel. 60 anggota sampel tersebut didapat dari pemilihan acak dari populasi yaitu dengan membuat kode sampel dari masing-masing dokumen sistem pembelian bahan baku yang diteliti dengan menggunakan kode sampel dengan huruf “A”- “Z” tergantung banyaknya dokumen yang diteliti. Kemudian masing dokumen diurutkan dari nomor satu sampai dengan selesai tergantung jumlah populasi yang diteliti berdasarkan kode sampel. Lalu penulis mengacak nomor tersebut seperti arisan setelah nomor tersebut keluar maka nomor tersebut dicocokan dengan urutan kode sampel, jika nomor itu ada yang sesuai maka dokumen tersebut merupakan dokumen yang dijadikan sampel. Cara ini dimaksudkan agar setiap anggota populasi memiliki peluang yang sama untuk menjadi sampel. Dokumen-dokumen yang menjadi populasi yaitu surat permintaan barang, surat permintaan pembelian, purchase oreder, laporan penerimaan barang, bukti kas keluar, surat permintaan pembayaran yang ditotal sebanyak 2887 sampel dokumen, dimana dokumen tersebut dari bulan Januari 2014-Oktober 2014.


67

Setelah dilakukan pemilihan 60 sampel dokumen secara acak dari total populasi yaitu sebanyak 2887 sampel dokumen, selanjutnya dilakukan pemeriksaan guna menentukan efektivitas sistem pembelian bahan baku di perusahaan yaitu dengan menentukan besarnya AUPL dari setiap attribute dalam pemeriksaan dengan melihat tabel 3-2. Setelah menemukan besarnya AUPL kemudian dibandingkan antara besarnya AUPL dan DUPL untuk menentukan efektivitas pengendalian intern pembelian bahan baku perusahaan. Berdasarkan hasil pemeriksaan attribute yang dapat dilihat pada tabel 5-12 bahwa dapat disimpulkan pengendalian intern dalam sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani secara umum adalah tidak efektif karena AUPL>DUPL. Hasil pemeriksaan pada attribute pertama bahwa jumlah sampel yang memiliki kesalahan sama dengan 0. Berdasarkan hasil pemeriksaan efektivitas pengendalian intern pada tabel 3-2 yaitu AUPL= 4% atau dengan kata lain AUPL

68

sebanyak 0 sampel. Sehingga hasil pemeriksaan efektivitas pengendalian intern ditemukan AUPL= 4% atau dengan kata lain AUPL50% atau dengan kata lain AUPL>DUPL, maka dapat disimpulkan pengendalian intern sistem pembelian bahan baku adalah tidak efektif. Dengan kata lain bahwa ada dokumen yang tidak bernomor urut tercetak, hal tersebut dapat dilihat dari hasil pemeriksaan bahwa dari semua dokumen yang diteliti tidak bernomor urut tercetak. Berdasarkan hasil analisis data dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani secara umum adalah tidak efektif, karena AUPL>DUPL. Ketidak efektifan tersebut terlihat dari semua dokumendokumen dalam sistem pembelian bahan baku yang tidak bernomor urut tercetak, dengan kata lain bahwa perusahaan menggunakan nomor dokumen sistem pembelian yaitu dengan manual atau ditulis tangan.


BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil uji pendahuluan dengan pemeriksaan dan penghitungan hasil kuesioner bahwa dari 20 pertanyaan sebamyak 75% menjawab “ya”, dengan begitu dapat disimpulkan bahwa kuatnya pengendalian intern sistem pembelian di PD Taru Martani. Berdasarkan hasil pemeriksaan Attribute terhadap anggota sampel dokumen, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengendalian intern sistem pembelian bahan baku di PD Taru Martani adalah tidak efektif, hal tersebut karena AUPL>DUPL. hal tersebut dikarenakan tidak ada nomor tercetak pada dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian seperti surat permintaan barang, surat permintaan pembelian, surat pesanan pembelian, surat penawaran harga, laporan penerimaan barang, bukti kas keluar, dan surat permintaan pembayaran. Nomor dokumendokumen tersebut manual atau ditulis tangan semua. B. Keterbatasan Penelitian Tidak adanya dokumen surat penawaran harga karena PD Taru Martani dalam memperoleh informasi mengenai harga bahan baku melewati telepon. Sehingga penulis tidak biasa memasukan dokumen tersebut dalam bagian pemeriksaan sampel. Hasil kesimpulan berdasarkan analisis data dan pembahasan dengan asumsi informasi dan data-data yang diperoleh mengenai penerapan pengendalian intern dalam sistem

70


71

pembelian dari pimpinan perusahaan, bagian pembelian, bagian personalia, bagian akuntansi, bagian gudang merupakan data yang sebenarnya di PD Taru Martani. C. Saran Adapun saran-saran yang dapat diberikan yang mungkin berguna bagi pengendalian intern terhadap sistem pembelian bahan baku untuk perusahaan sebagai bahan pertimbangan adalah sebagai berikut: 1. Sebaiknya ada pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi quality control atau penerimaan barang, dimana fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan

barang

yang

diterima

dari

pemasok.

Sedangkan

fungsi

penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan telah diterima oleh fungsi penerimaan. Pemisahan kedua fungsi tersebut mengakibatkan penyerahan masing-masing tanggungjawab ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya. 2. Sebaiknya dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian bernomor urut tercetak. Hal tersebut perlu dilakukan karena dapat digunakan untuk

pengecekan

ada

tidaknya

dokumen

yang

hilang,

Untuk

pertanggungjawaban karyawan yang diberi kepercayaan untuk mengisi dan menyimpan dokumen, mendeteksi kecurangan karyawan, dan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan


72

tersebut. Format dokumen disesuaikan dengan prinsip dasar perancangan formulir sehingga informasi yang terkait dengan pembelian bahan baku dapat terekam dengan baik dan akan mengurangi kegiatan klerikal dari bagian yang terkait dengan prosedur. 3. Sebaiknya upaya meningkatkan pengendalian intern dengan lebih maksimal pada sistem pembelian bahan baku melalui pelaksanaan unsur-unsur pengendalian intern yaitu struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. Sebaiknya PD Taru Martani mempertimbangkan untuk merancang kembali sistem pembelian bahan baku agar tercipta pengendalian intern yang efektif.


DAFTAR PUSTAKA Ahyari, A. 1986. Pengendalian Produksi. Buku 1, Edisi keempat. BPFE, Yogyakarta. Dyckman, Thomas R, Davis, Charles J, and Dukes, Roland E. (2001). Intermediate Accounting, 5th ed., New York: Irwin Mc Graw-Hill, USA. Gondodiyoto, Sanyoto., MKom., MComm. (IS)., MM (SI)., PIA., Akuntan. 2007. Audit Sistem Informasi. Edisi Revisi. Mitra Wacana Media, Jakarta. Hall, James A. 2009. Accounting Information System. Salemba Empat, Yogyakarta. Harnani, Sri. 2010. Evaluasi Kekuatan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU). http://eprints.uns.ac.id/6157/1/Unlock-k.pdf. Diakses tanggal 12 November 2014. Jusup Haryono, AL. 2001. Auditing (Pengauditan) (Buku 1). Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi-YKPN, Yogyakarta. Kachfi, Harry. 2009. Analisis Pelaksanaan Internal Audit pada PT Indosat (Persero) Jakarta.http://www.gunadarma.ac.id/library/article/graduate/economy/2009/ Artikel_20205564.pdf. Diakses tanggal 12 November 2014. Lukman, Ali, dkk. 1999. Kamus Besar Bahasa Indonesia (edisi kedua), Jakarta: Balai Pustaka, PT. (Persero) Penerbitan dan Percetakan. Mulyadi. 1989. Organisasi Teori, Struktur dan Proses. FPIPS-IKIP, Yogyakarta. Mulyadi. 1992. Pemeriksaan Akuntansi. Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu EkonomiYKPN, Yogyakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Salemba Empat, Jakarta. Munawir. 1995. Auditing Modern (edisi 3). Salemba Empat, Jakarta. Munawir. 1995. Auditing Modern. BPFE, Yogyakarta. Pedoman Penulisan Skripsi Universitas Sanata Dharma. (2010). Universitas Sanata Dharma. BPFE, Yogyakarta.

73


74

Setyawan, Jhony, T. 1998. Pemeriksaan Kinerja (Performance Auditing), Edisi pertama. BPFE, Yogyakarta. Singleton, Hall. 2007. Information Technology Auditing and Assurance. Salemba Empat, Yogyakarta. Trisnawati, Liena. 1995. Analisis Pengendalian Persediaan. http://repository.ipb.ac.id /bitstream/handle/123456789/31193/A95ltr.pdf. Di-akses tanggal 27 Mei 2013.


LAMPIRAN

75


Bagian Gudang Mulai Dari Pemasok 2 Menerima Prmintaan Pmbelian dari Departemen yang membutuhkan

Bersama Barang SP

Surat Pengantar

2

Membuat Srat Prmintaan Pmbelian

PO

Memeriksa dan membandingkan barang yang datang dengan Surat Pesanan

2

PO

1

Membuat Laporan Peneriman Barang

1

N SP

2

LPB

3

LPB

PO : Purchase Order

Laporan Penerimaan Barang

2 1

LPB : Laporan Penerimaan Barang SPH : Surat Penawaran Harga SPB : Surat Permintaan Pembelian

4

BKK : Bukti Kas Keluar SP : Surat Pesanan

T 3

Kartu Gudang

Gambar 5-1. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI Sumber: PD TARU MARTANI

76


Bagian Pembelian

1

PO

1A

Mendapatan jawaban dari pemasok

1

Tidak

Membuat Surat Penawaran

Diotorisasi Divisi akuntnasi dan keuangan

Prosedur dihentikan dan diulang dari awal

Ya

Surat Penawaran Membuat surat pesanan

Dikirim ke pemasok, minimal 3 pemasok Surat Penawaran Harga (SPH)

SP

1

SP

2

Surat Pesanan 1

SPH PO

1

2 Laporan 1 Pembelian N

Pemasok

Selesai Pemasok 2

1A 7 T

Gambar 5-2. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI (Lanjutan) Sumber: PD TARU MARTANI

77


Bagian Pembelian

Pemasok

3

Faktur

Laporan 1 Penerimaan Barang Mencatat tanggal penerimaan pada surat pesanan lembar 1

Membuat surat Permintaan Pembayaran

Memeriksa Faktur

Faktur

Surat Permintaan Pembayaran 4

4 N


78


Bagian Kasir

Bagian Akuntansi

6 5

4

Surat Permintaan 1 Pembayaran

LPB

2

BKK

2

Faktur Surat Permintaan 1 Pembayaran

Membuat Bukti Kas Keluar

Mencatat Jurnal Kas

Otorisasi Surat Permintaan Pembayaran

SPP BKK BKK Bukti Kas Keluar

Jurnal Pengeluaran Kas

3 2

1

Otorisasi SPB

Surat Permintaan Pembayaran

6

Selesai

2 Pemasok

Laporan 1 Harian Kas

5

7 T


79


Sistem Pengawas Intern

7

LHK

1

Laporan 1 Pembelian

Memeriksa kebenaran

LHK

1

Laporan Pembelian

1

T

Selesai LHK : Laporan Harian Kas

Gambar 5-5. Sistem Pembelian PD TARU MARTANI (Lanjutan) Sumber: PD TARU MARTAN

80


81

Tabel 5-1. Koesioner Pengendalian Intern Sistem Pembelian

Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian Organisasi

Sistem Otorisasi

Prosedur Pencatatan

Praktik yang Sehat

Koesioner Pengendalian Intern Sistem Pembelian Pertanyaan

1. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang? 2. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang? 3. Apakah fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi penyimpanan barang? 4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan olehlebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. 5. Apakah Surat permintaan pembelian sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 6. Apakah surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 7. Apakah laporan penerimaan barang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 8. Apakah buti kas keluar diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 9. Apakah pencatatan terjadinya utang berdasarkan bukti kas keluar yang didukung dengan bukti pendukung? 10. Apakah pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 11. Apakah Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang? 12. Apakah Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian? 13. Apakah laporan penerimaan barang bernomot urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian?

Ya

Tidak

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√

√


82

Lanjutan

Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian

Sumber: Data diolah

Koesioner Pengendalian Intern Sistem Pembelian Pertanyaan 14. Apakah laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang? 15. Apakah pemasok dipilih berdasar-kan jawaban penawaran harga pesa-ing dari berbagai pemasok? 16. Apakah fungsi penerimaan barang hanya memeriksa dan menerima barang jika fungsi tersebut telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian? 17. Apakah fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi ba-rang tersebut kemudian memban-dingkan dengan tembusan surat or-der pembelian? 18. Apakah ada pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pema-sok, sebelum faktur tersebut dipro-ses untuk dibayar? 19. Apakah pembayaran faktur dilakukan sesuai syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesem-patan untuk memperoleh potongan tunai? 20. Apakah buti kas kelaur beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok? Jumlah

Ya

Tidak √

√ √

√

√

√

√

15

5


Pedoman Wawancara A. Prosedur Permintaan Bahan Baku 1. Siapakah yang meminta dilakukan pembelian ? 2. Apakah menggunakan surat permintaan pembelian? 3. Apakah surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak? 4. Siapakah yang mengotorisasi surat permintaan pembelian? B. Prosedur Order Pembelian Bahan Baku 1. Siapakah yang mengadakan order pembelian? 2. Apakah menggunakan surat order pembelian? 3. Apakah menggunakan nomor urut tercetak? 4. Siapakah yang mengotorisasi surat order pembelian bahan baku? 5. Apakah pemilihan pemasok didasarkan pada harga terendah? Bagaimana kebijakan pemilihan pemasok? 6. Jumlah pemasok yang dikehendaki perusahaan? 7. Apakah perusahaan menetukan standar mutu bahan kepada para pemasok? C. Prosedur Penawaran Harga dari Pemasok 1. Siapakah yang mengadakan permintaan penawaran harga pada pemasok? Apakah dilaksanakan secara tender? 2. Apakah menggunakan surat penawaran harga kepada pemasok? Apakah dilaksanakan setiap kali melakukan pembelian? 3. Apakah Surat permintaan penawaran harga bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawaban oleh pihak yang berwenang? 4. Bagaimana pendistribusian surat prosedur permintaaan harga? 5. Bagaimana kriteria pemilihan pemasok?

83


84

D. Prosedur Permintaan Bahan Baku 1. Siapakah yang menerima bahan baku yang dibeli dari pemasok? Apakah dibuatkan laporan penerimaan barang dan siapakah yang membuatnya? 2. Apakah laporan penerimaan barang bernomor tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang? 3. Siapakah yang mengotorisasi laporan penerimaan barang? 4. Apakah bahan baku yang diterima selalu dipriksa, dilakukan pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan pemasok? 5. Bagaimana pendistribusian penerimaan barang yang telah dibuat? 6. Siapakah yang menyimpan bahan baku yang diterima dari pemasok dan telah diteliti? E. Kegiatan Sistem Pembelian Bahan Baku 1. Bagaimana uraian kegiatan sistem pembelian bahan baku? 2. Bagaiamana bagan alir (flowchart) sistem pembelian bahan baku? 3. Apa saja fungsi yang melaksanakan transaksi pembelian bahan baku dari awal samapai akhir? 4. Apakah fungsi-fungsi tersebut dipisahkan?


85


86

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents