PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Merapi Distribusi Group & Baking Center Cabang CV Tira Persada Yogyakarta SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Eska Dia NIM : 062114126 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Merapi Distribusi Group & Baking Center Cabang CV Tira Persada Yogyakarta SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Eska Dia NIM : 062114126 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013

i




“Semua Akan Indah Pada Waktunya”

じかんがたくさんかかってもきっとゆめをとれ (Jikan ga takusan kakatte mo kitto yume wo tore) “Raih yang kau inginkan walaupun membutuhkan waktu yang lama” (Penulis)

Skripsi ini kupersembahkan kepada: -Keluargaku-Sahabat-sahabatku-

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT (Studi Kasus di Merapi Distribusi Grup & Baking Center Cabang CV Tira Persada Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 22 Juli 2013 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 11 September 2013 Yang membuat pernyataan,

Eska Dia

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertandatangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma : Nama

: Eska Dia

Nomor Induk Mahasiswa

: 062114126

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di Merapi Distribusi Grup & Baking Center Cabang CV Tira Persada Yogyakarta Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengallihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal : 11 September 2013 Yang menyatakan

Eska Dia

vi


KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan berkat dan rahmat-Nya, yang tiada henti sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Penjualan Kredit” ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir, P. Wiryono Priyotamtama, S.J, selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk belajar dan mengembangkan kepribadian. 2. Drs. Y.P. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA Selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk membimbing dan memberi masukan dalam penyusunan skripsi ini. 3. Bapak Handy Kiatarto selaku pemilik perusahaan Merapi Distribusi Grup yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian.

vii


4. Karyawan-karyawati Head Office dan CV Tira Persada yang sudah memberikan segala pemenuhan informasi yang dibutuhkan dan semangat dalam pengerjaan skripsi ini. 5. Kedua orang tuaku yang super hebat, kakak, adik, dan seluruh keluarga besar yang telah memberikan dukungan dan semangat. 6. Teman-temanku yang selalu memberikan semangat, obrolan-obrolan gak jelas: Bayu, Hanung, Esti, Candra, Safira, Tezty, Fenti, Rozky, Joan, Bili, K’ Evi, K’ Wahyu, Mas Dana, Mas Husni, ‘Pai Ndok, Vera, Yun2, Mas Wahyu, Decy, Veni, Eli, Mea, Nila, Liani, Gita, Doni, Roni, Langgeng, Bang Her, Agung, Aan. 7. Teman-teman yang katanya “Genk Kobra” atas kegilaannya, dukungannya : Ringga, Ari, Zar, Septian, Adib, Moeh, Arif, Vaula, Eka, Lona, Pauline, Hany, Gilang, Merza. 8. Teman-teman sanggar tari “Sekar Mayang” : ibu Rini, Lista, mbak Diana, Anita, dkk. 9. Teman-teman Papmi DIY, deadlinenya bareng terus ma skripsi. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Yogyakarta, 8 Juli 2013

Penulis

viii


DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................ ii HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................ iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........................ v HALAMAN PERNYATAAN PUBLIKASI ................................................. vi HALAMAN KATA PENGANTAR.............................................................. vii HALAMAN DAFTAR ISI ........................................................................... ix HALAMAN DAFTAR TABEL .................................................................... xii HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................... xiii ABSTRAK ................................................................................................... xiv ABSTRACT ................................................................................................... xv BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1 A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1 B. Rumusan Masalah ................................................................... 2 C. Tujuan Penelitian .................................................................... 3 D. Manfaat Penelitian .................................................................. 3 E. Sistematika Penulisan.............................................................. 4 BAB II LANDASAN TEORI .................................................................... 6 A. Sistem ..................................................................................... 6 1. Pengertian Sistem .............................................................. 6 2. Karakteristik Sistem .......................................................... 6 B. Sistem Akuntansi .................................................................... 9 1. Pengetian Sistem Akuntansi .............................................. 9 2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ......................................... 9 C. Sistem Penjualan Kredit .......................................................... 10 1. Pengertian Penjualan, Penjualan Kredit dan Sistem Penjualan10 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit .......... 11 3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit 12 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit ................................................................................ 12 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit13 D. Sistem Pengendalian Intern ..................................................... 14 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern .............................. 14 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern.................................... 14 3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit 15 E. Pengembangan Sistem............................................................. 17 1. Pengertian Pengembangan Sistem ..................................... 17 2. Tujuan Pengembangan Sistem ........................................... 18 3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem .................................. 18 F. Analisis Sistem ....................................................................... 19 1. Pengertian Analis Sistem ................................................... 19 2. Langkah-Langkah Dalam Analis Sistem ............................ 19

ix


G. Perancangan Sistem ................................................................ 1. Pengertian Perancangan Sistem ......................................... 2. Tujuan Perancangan Sistem ............................................... H. Bagan Alir (flowchart) ............................................................ I. Diagram Arus Data (data flow diagram) ................................. BAB III METODE PENELITIAN .............................................................. A. Jenis Penelitian ....................................................................... B. Waktu dan Tempat Penelitian .................................................. 1. Waktu Penelitian ............................................................... 2. Tempat Penelitian.............................................................. C. Subjek dan Objek Penelitian.................................................... 1. Subjek Penelitian ............................................................... 2. Objek Penelitian ................................................................ D. Data Penelitian ........................................................................ E. Teknik Pengumpulan Data ...................................................... F. Teknik Analisis Data ............................................................... BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN....................................... A. Sejarah Berdirinya Merapi Group ............................................ B. Perkembangan Cabang ............................................................ C. Lokasi Perusahaan................................................................... D. Visi dan Misi Merapi Group .................................................... E. Struktur Organisasi Merapi Group Cabang CV Tira Persada ... BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ................................... A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit pada CV Tira Persada........ Yogyakarta.............................................................................. 1. Fungsi-fungsi yang ada dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ................................................... 2. Dokumen-dokumen yang ada dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ............................................. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ................................... 4. Jaringan prosedur yang ada dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ............................................. B. Perbandingan kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan kredit di dalam Standar Operating Prosedure dengan praktek yang dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta ..................... 1. Prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit ................................................................................. 2. Prosedur persetujuan kredit ............................................... 3. Prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit ................................................................. 4. Prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit ................................................................. 5. Prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit .................................................................

x

20 20 21 22 24 27 27 27 27 27 27 27 27 28 28 29 32 32 32 34 34 35 37 37 38 40 41 42

46 46 48 48 50 50


6. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsi -onal .................................................................................. 52 7. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ........................... 53 8. Praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi..................... 54 C. Analisis untuk menjawab permasalahan kedua ........................ 57 1. Gambar flowchart sistem penjualan kredit yang dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta ........................ 57 2. Identifikasi masalah penjualan kredit ................................. 62 a) Mengidentifikasi Masalah ............................................ 62 b) Mengidentifikasi Penyebab Masalah ............................ 62 c) Mengidentifikasi Titik Keputusan ................................ 63 d) Mengidentifikasi Personil Kunci .................................. 64 3. Rancangan Struktur Organisasi CV Tira Persada Yogyakarta 68 4. Rancangan Bagan Alir (flowchart) sistem penjualan kredit 77 5. Rancangan Data Flow Diagram ......................................... 92 6. Rancangan Keluaran.......................................................... 101 BAB VI PENUTUP .................................................................................... 110 A. Kesimpulan ............................................................................. 110 B. Keterbatasan Penelitian ........................................................... 111 C. Saran ....................................................................................... 111 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 112 LAMPIRAN ................................................................................................. 113

xi


DAFTAR TABEL Tabel 1 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen ...................................... 23 Tabel 2 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan . 46 Tabel 3 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) .......... 47 Tabel 4 Perbandingan prosedur persetujuan kredit yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur persetujuan kredit di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan 48 Tabel 5 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan ..................................................................................... 48 Tabel 6 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) ..................................................................... 49 Tabel 7 Perbandingan prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pencatatan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan ..................................................................................... 50 Tabel 8 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan ..................................................................................... 50 Tabel 9 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) ..................................................................... 51 Tabel 10 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) ..................................................................... 52 Tabel 11 Perbandingan struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional dalam praktek sistem penjualan kredit perusahaan dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan................ 52 Tabel 12 Perbandingan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan .............................. 53 Tabel 13 Perbandingan praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem penjualan kredit dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan ................................................. 54

xii


DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3 Gambar 4 Gambar 5 Gambar 6 Gambar 7

Siklus Hidup Pengembangan Sistem .......................................... Simbol Kesatuan Luar ................................................................ Aliran Data ................................................................................ Proses ........................................................................................ Simpanan Data ........................................................................... Hubungan Entitas, Aliran Data, Proses, dan Penyimpanan Data . Struktur Organisasi Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta ................................................................................ Gambar 8 Flowchart sistem penjualan kredit .............................................. Gambar 9 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) .............................. Gambar 10 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) ............................. Gambar 11 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) .............................. Gambar 12 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) .............................. Gambar 13 Rancangan Struktur Organisasi CV Tira Persada Yogyakarta ..... Gambar 14 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit ............ Gambar 15 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) Gambar 16 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) Gambar 17 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) Gambar 18 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) Gambar 19 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) Gambar 20 Rancangan Konteks Diagram ...................................................... Gambar 21 Rancangan Diagram Berjenjang .................................................. Gambar 22 Rancangan Diagram Level 0 (nol) .............................................. Gambar 23 Rancangan DFD level 1 proses 1 ................................................ Gambar 24 Rancangan DFD level 1 proses 2 ................................................ Gambar 25 Rancangan DFD level 1 proses 3 ................................................ Gambar 26 Rancangan DFD level 1 proses 4 ................................................ Gambar 27 Rancangan DFD level 1 proses 5 ................................................ Gambar 28 Rancangan DFD untuk Pelaporan Manajemen ............................ Gambar 29 Rancangan Surat Order Penjualan ............................................... Gambar 30 Rancangan Faktur Penjualan ....................................................... Gambar 31 Rancangan Kartu Semua Persediaan Semua Pemasok ................. Gambar 32 Rancangan Kartu Persediaan Per Barang .................................... Gambar 33 Rancangan Laporan Penjualan .................................................... Gambar 34 Rancangan Laporan Piutang Per Pelanggan ................................ Gambar 35 Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales ....................... Gambar 36 Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales Per Area ......... Gambar 37 Rancangan Laporan Umur Piutang Pelanggan ............................

xiii

19 24 24 25 25 26 36 57 58 59 60 61 68 77 78 79 80 81 82 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT Studi Kasus di “Merapi Distribusi Grup & Baking Center” Cabang CV Tira Persada Yogyakarta Eska Dia NIM : 062114126 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2013 Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui apakah penerapan sistem penjualan kredit pada Merapi Distribusi Grup & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta telah sesuai dengan Standart Operating Procedure sistem penjualan kredit perusahaan, (2) untuk memberikan rancangan sistem penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Latar belakang masalah berisi kebutuhan perusahaan akan pengembangan sistem yang sesuai dengan perusahaan setelah melihat adanya kendala-kendala yang timbul dari sistem yang telah berjalan. Jenis penelitian ini berupa studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan wawancara, dokumentasi, dan observasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang sudah ada dalam perusahaan, (2) mencocokkan antara kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan kredit yang tertuang di dalam Standart Operating Procedure dengan praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit di perusahaan, (3) mengidentifikasi masalah dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, (4) melakukan perancangan sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta. Hasil penelitian yang diperoleh adalah : (1) sistem penjualan kredit pada CV Tira Persada Yogyakarta sudah sesuai dengan Standart Operating Procedure sistem penjualan kredit namun masih dibutuhkan pembenahan dalam menjalankan SOP, (2) diusulkan bagan alir, diagram arus data, dan formulir- formulir untuk pengembangan sistem.

xiv


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF CREDIT SALES SYSTEM A Case Study at “Merapi Distribusi Grup & Baking Center” Branch CV Tira Persada Yogyakarta

Eska Dia NIM : 062114126 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2013 The objectives of this research were: (1) to assess whether the application of the system of credit sales at Merapi Distribution Group & Baking Center CV Tira Persada Yogyakarta branch is in accordance with the Standard Operating Procedure corporate credit sales system, (2) to give credit sales system design according to the needs of the company. Background of the research is the need for development of the accounting system at the company considering any constrains arising from the system that has been running. The type of the research was a case study. Data was collected by interviews, documentation and observation. The techniques used in analyzing the data were (1) describing the existing system of credit sales in the company, (2) veryfing between the company’s policy regarding credit sales system in the Standard Operating Procedure with the practice of credit sales in the company, (3) identifying the problem by identify the problem, the cause of the problem, the decision points and the key personnel, (4) designing the credit sales system of CV Tira Persada Yogyakarta. The results of the analysis were: (1) system of credit sales at CV Tira Persada Yogyakarta is in accordance with the Standard Operating Procedure of credit sales system but still need improvements in the running SOP, (2) the new flowcharts, data flow diagram, and forms for the future development of the systems were proposed.

xv


BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Aktivitas penjualan merupakan tujuan utama perusahaan dagang, sehingga banyak cara yang ditempuh oleh perusahaan untuk memperbaiki sistem penjualan yang mereka miliki mulai dari cara tradisional sampai cara modern. Seiring dengan berkembangnya teknologi yang sangat pesat, banyak sekali perusahaan-perusahaan yang memanfaatkan teknologi untuk memperbaiki sistem penjualan mereka untuk mendapatkan informasi yang berkualitas. Sistem penjualan yang dapat memberikan informasi yang berkualitas tersebut harus dirancang sesuai dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan perusahaan. Merapi Distribusi & Baking Center merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi bahan-bahan bakery yang aktivitas kesehariannya mengirimkan barang yang telah dipesan outlet/pelanggan, dimana kegiatan penjualan terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan kredit menjadi salah satu perhatian perusahaan karena konsumen mendapat kemudahan untuk mendapatkan barang namun tidak diwajibkan langsung membayar. Melihat banyaknya penjualan yang dilakukan secara kredit, maka akan timbul piutang dagang pada perusahaan. Dalam penagihan piutang dapat terjadi kemungkinan bahwa piutang belum tertagih pada batas jatuh temponya. Dengan adanya piutang yang tertunggak tersebut, maka dapat terjadi penurunan dana perusahaan. Agar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan usahanya, perusahaan dituntut untuk lebih maju dalam

1


2

bidangnya, hal ini menyebabkan kebutuhan perusahaan akan pengembangan sistem menjadi semakin meningkat. Dalam kegiatan penjualan kredit yang dilakukan perusahaan melibatkan berbagai fungsi diantaranya fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi gudang, fungsi piutang, fungsi penagihan, fungsi akuntansi. Dengan demikian akan mudah

terjadi

kemungkinan

penyimpangan

atau

kesalahan

seperti

perangkapan fungsi dalam satu kegiatan, Pada kegiatan ini seharusnya terdapat fungsi penagihan yang tepisah dari fungsi kasir, fungsi penjualan terpisah dari fungsi lainnya. Untuk mengatur agar tidak terjadi perangkapan tugas, maka diperlukan sebuah sistem yang sesuai agar aktivitas penjualan dapat berjalan dengan baik. Mengingat pentingnya sistem penjualan kredit bagi perusahaan, maka penulis tertarik untuk menganalisis dan merancang sistem penjualan kredit pada perusahaan Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, penelitian ini mengangkat masalah sebagai berikut: 1. Apakah sistem penjualan kredit pada Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta yang telah diterapkan sudah sesuai dengan Standart Operating Procedure penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta?


3

2. Bagaimana rancangan sistem penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta? C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang dilaksanakan pada perusahaan Merapi Distribusi cabang Tira Persada Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui apakah penerapan sistem penjualan kredit telah sesuai dengan Standart Operating Procedure penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta. 2. Untuk memberikan rancangan sistem penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan informasi bagi perusahaan Merapi Distribisi & Baking Center cabang CV Tira Pesada Yogyakarta mengenai sistem penjualan kredit. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Dapat menambah kepustakaan dan sebagai referensi yang dapat dipakai oleh mahasiswa untuk penelitian lebih lanjut apabila ada penelitian sejenis berikutnya. 3. Bagi Penulis


4

Penulis dapat menerapkan teori-teori yang sudah diperoleh selama kuliah dalam penerapannya pada perusahaan. E. Sistematika Penulisan Bab I

Pendahuluan Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II

Landasan Teori Bab ini berisikan teori-teori yang dipakai untuk mengolah data atau dasar penulisan penelitian ini, yaitu sistem penjualan kredit, sistem pengendalian intern, serta analisis dan perancangan sistem.

Bab III

Metode Penelitian Bab ini menguraikan tentang jenis penelitian, waktu dan tempat penelitian, subyek dan objek penelitian, data penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV

Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum, struktur organisasi perusahaan yang diteliti oleh penulis.

Bab V

Analisis Data dan Pembahasan Bab ini berisi analisis dan pembahasan terhadap sistem penjualan kredit perusahaan dan perancangan sistem penjualan kredit yang diberikan peneliti kepada perusahaan.


Bab VI

5

Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah pada bagian pendahuluan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan keterbatasan peneliti dalam melaksanakan penelitian.


BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem 1. Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 2) terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. 2. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 3) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:

6


7

a. Komponen Sistem Sistem terbentuk dari kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem itu sendiri untuk menjalankan suatu fungsi dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas Sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. d. Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem


8

dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. f. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang dikeluarga.


9

B. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3) adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 2. Unsur- unsur Sistem Akuntansi Unsur- unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3-5) adalah sebagai berikut: 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dari formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam pencatatan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening- rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.


10

4. Buku Pembantu Buku pembantu terdiri dari rekening- rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan penjualan barang, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya, dan sebagainya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi. C. Sistem Penjualan Kredit 1. Pengertian Penjualan, Penjualan Kredit, dan Sistem Penjualan Penjualan merupakan suatu aktivitas penyerahan hak seseorang atas suatu benda kepada orang lain dari orang yang menerima hak atas barang tersebut. Penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 202) adalah penjualan yang dilakukan perusahaan jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Sistem penjualan merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan tentang penjualan yang terjadi di perusahaan yang dikoordinasi


11

sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, tentang penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001: 204) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order pembelian. b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.


12

f. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. 3. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit a. Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. b. Faktur dan tembusannya. Faktur dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Rekapitilasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.


13

b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap- tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. b. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c. Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.


14

d. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. e. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. D. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001: 165), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern ada beberapa hal yaitu:


15

a. menjaga kekayaan organisasi. b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. mendorong efisiensi. d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit adalah: a. Struktur Organisasi. 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari funsi kredit 2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4) Transaksi penjualan kredit harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman 2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkakn tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)


16

3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman 4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut 5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan 6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit) 7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat c. Praktik yang Sehat 1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan 2) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan 3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut


17

4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. E. Pengembangan Sistem 1. Pengertian Pengembangan Sistem Pengembangan Sistem adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005: 35). Dengan dikembangkan sistem yang baru, maka diharapkan akan menjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut ini: a. Performance (Kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari: 1) Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dilakukan suatu saat tertentu. 2) Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. b. Information (Informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. c. Economy (Ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.


18

d. Control (Pengendali), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangankecurangan yang dan akan terjadi. e. Efficiency (Efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. f. Services (Pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 2. Tujuan Pengembangan Sistem Menurut Mulyadi (2001: 19) terdapat 4 tujuan pengembangan sistem, yaitu: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 41), siklus hidup pengembangan sistem didefinisikan sebagai suatu proses pengembangan sistem yang memiliki beberapa tahap dari mulai sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap yang dapat dilihat dari gambar dibawah ini.


19

Kebijakan dan Perencanaan Sistem Analisis Sistem Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan Sistem Secara Rinci Seleksi Sistem Implementasi Sistem Perawatan Sistem

Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem F. Analisis Sistem 1. Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya (Jogiyanto, 2005: 129). 2. Langkah- langkah dalam analisis sistem Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah- langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu sebagai berikut:


20

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Dalam kegiatan ini, ada 3 (tiga) masalah yang harus diidentifikasi, yaitu: 1) Mengidentifikasi penyebab masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan. 3) Mengidentifikasi personil- personil kunci. b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. G. Perancangan Sistem 1. Pengertian Perancangan Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 197), perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut: a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem b. Pendefinisian dari kebutuhan- kebutuhan fungsional c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk e. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi f. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen- komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.


21

2. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan utama dari perancangan sistem adalah sebagai berikut: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli- ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk mencapai tujuan diatas, analis sistem harus dapat mencapai sasaransasaran sebagai berikut: a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan

transaksi,

pelaporan

manajemen

dan

mendukung

keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugastugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer. d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing- masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode- metode, orangorang, perangkat keras, perangkat lunak, dan pengendalian intern.


22

H. Bagan Alir ( flowchart) Menurut Jogiyanto (2005: 795), bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Pedoman dalam menggambar bagan alir adalah sebagai berikut: 1.

Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari kiri suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. 4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. 5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghung. 7. Gunakan simbol-simbol bagan alir yang standar. Simbol-simbol yang dipakai dapat dilihat pada tabel dibawah ini.


23

Tabel 1 Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (flowchart) No. 1

2

3

4

5

6

7

8 9

10

Simbol

Keterangan Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua dokumen berupa formulir untuk merekam transaksi. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi dari formulir. Penghubung pada halaman yang sama. Simbol ini merupakan penghubung bagan pada halaman yang sama. Penghubung pada halaman yang berbeda. Simbol ini merupakan penghubung bagan pada halaman yang berbeda. Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang nantinya akan diambil kembali. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses lagi Komputer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer. Keying. Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer. Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang dibuat dalam pemrosesan data. Garis alir. Simbol ini menggambarkan arah proses.

11 12

Mulai/berakhir. Simbol ini menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem.

13

Hard disk. Simbol ini menunjukkan input/output menggunakan hard disk.


24

I. Diagram Arus Data (data flow diagram) Data arus diagram (DFD) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun

rancangan sistem yang mudah

dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Beberapa simbol yang digunakan pada data arus diagram adalah sebagai berikut: 1. Kesatuan Luar/Entitas Kesatuan luar di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

a

b

c

d

kesatuan luar A

kesatuan luar B

kesatuan luar C

kesatuan luar D

Gambar 2 Simbol Kesatuan Luar 2. Aliran Data Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Aliran data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Informasi yang didapat/ informasi yang dihasilkan Gambar 3 Aliran Data


25

3. Proses Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Identifikasi Nama proses

Gambar 4 Proses 4. Simpanan Data Penyimpan data merupakan penyimpanan data yang dapat berupa: a. Suatu file atau basis data di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual. c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual. e. Suatu agenda atau buku.

Simpanan data D1

Gambar 5 Simpanan Data


26

b kesatuan luar B

a kesatuan luar A

1 Simpanan data D1

Proses 1

2 Proses 2

c kesatuan luar C

Gambar 6 Hubungan Entitas, Aliran data, Proses, dan Penyimpanan Data Pedoman dalam pembuatan DFD, yaitu sebagai berikut: 1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem. 2. Identifikasikan semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan luar. 3. Gambar diagram konteks. 4. Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. 5. Gambar sketsa DFD untuk overview diagram berdasarkan proses di bagan berjenjang. 6. Gambar DFD untuk level- level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap- tiap proses yang dipecah- pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. 7. Gambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Penelitian dilakukan secara langsung di lokasi penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data dan kesimpulan yang diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada waktu tertentu. B. Waktu dan Tempat Penelitian 1. Waktu Penelitian Penelitian ini akan dilaksanakan pada bulan Februari - Maret 2013. 2. Tempat Penelitian Penelitian ini akan dilaksanakan pada perusahaan Merapi Distribusi cabang CV Tira Persada Yogyakarta yang beralamatkan di Jalan Magelang KM 7,8 Mlati Sleman. C. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian Subjek dalam penelitian ini adalah: a. Bagian Penjualan b. Bagian Kasir c. Bagian Gudang d. Bagian Akuntansi 2. Objek Penelitian a. Dokumen atas kegiatan penjualan kredit. b. Prosedur pengendalian sistem penjualan kredit.

27


28

D. Data Penelitian Data yang diperlukan dalam melakukan penelitian ini adalah: 1. Gambaran umum perusahaan. 2. Struktur organisasi dan deskripsi jabatan. 3. Prosedur

yang mengatur

sistem

penjualan

kredit

dan

prosedur

pengendalian berjalannya sistem yang diterapkan. 4. Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit. E. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain adalah wawancara, dokumentasi, dann observasi untuk memperoleh data berdasarkan pengamatan langsung. 1. Wawancara Peneliti mengadakan tanya jawab langsung dengan pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan data yang lebih jelas mengenai aktivitas penjualan kredit. 2. Dokumentasi Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data-data dengan melihat catatan dan dokumen sumber serta dokumen pendukung yang berkaitan dengan aktivitas penjualan kredit. Pengamatan dilakukan pada dokumen perusahaan mengenai pengaturan sistem penjualan kredit, struktur organisasi perusahaan dan pengendalian internnya.


29

3. Observasi Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung kegiatan perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penjualan kredit. F. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menjawab permasalahan pertama, yaitu dengan cara: a. Mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang sudah ada dalam perusahaan yang meliputi: fungsi, dokumen, catatan akuntansi, jaringan prosedur yang terkait dengan sistem penjualan kredit. b. Mencocokkan antara kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan kredit yang tertuang di dalam Standar Operating Prosedure dengan praktek pelaksaan sistem penjualan kredit di perusahaan. Pencocokan ini dilakukan dengan cara membuat tabel check list untuk setiap komponen yang ada. Komponen ini meliputi: 1) Prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit 2) Prosedur persetujuan kredit 3) Prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit 4) Prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit 5) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional 6) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan


30

7) Praktik yang sehat di dalam pelaksanaan fungsi Sistem penjualan kredit dikatakan sesuai jika terdapat kesamaan antara Standar Operating Prosedure dengan praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit pada perusahaan. 2. Untuk menjawab permasalahan kedua, yaitu dengan cara: a. Menggambarkan sistem penjualan kredit yang telah dilakukan CV Tira Persada Yogyakarta dalam bentuk bagan alir (flowchart). b. Melakukan identifikasi masalah yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit dengan cara: 1) Mengidentifikasi penyebab masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan. 3) Mengidentifikasi personil- personil kunci. c. Merancang usulan struktur organisasi yang baru untuk perusahaan CV Tira Persada Yogyakarta. d. Merancang usulan bagan alir (flowchart) sistem penjualan kredit. e. Merancang data flow diagram dari konteks diagram hingga level-level yang diperinci sesuai dengan bagan diagram berjenjang yang dirancang . f. Merancang keluaran, yaitu: 1) Rancangan surat order penjualan. 2) Rancangan faktur penjualan. 3) Rancangan kartu semua persediaan semua pemasok. 4) Rancangan kartu persediaan per barang.


5) Rancangan laporan penjualan. 6) Rancangan laporan piutang pelanggan per pelanggan. 7) Rancangan laporan piutang pelanggan per sales. 8) Rancangan laporan piutang pelanggan per sales per area. 9) Rancangan laporan umur piutang pelanggan.

31


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Berdirinya Merapi Group Merapi Group Distribution Company merupakan holding company yang memiliki spesifikasi usaha di bidang distribusi consumer goods. Sebagai sebuah holding company, pertumbuhan Merapi Group diawali dengan berdirinya UD Merapi di Jl. M. Yusuf No. 11 kota Muntilan Jawa Tengah pada

tahun

1988

yang

pada

awalnya

memegang

lisensi

untuk

mendistribusikan barang komoditi dari PT Unilever Indonesia di wilayah Muntilan. Produk MIDUO dari PT Mayora juga sempat dipasarkan UD Merapi yang berkedudukan di Magelang untuk wilayah Kedu dan sekitarnya pada tahun 1998. Kemudian pada tahun 1999 UD Merapi juga mendapat kepercayaan untuk mendistribusikan produk PT Helios Arnott’s Indonesia. B. Perkembangan Cabang Pada tahun 1996 MERAPI GROUP membuka cabang baru dengan nama CV Intraco Niaga di Muntilan yang memasarkan komoditi dari PT Tiga Raksa Satria untuk daerah Magelang, Kedu dan Wonosobo. Tahun 1998 dibuka CV Intraco Niaga Yogyakarta untuk memasarkan produk dari PT Helios Arnott’s Indonesia di daerah Yogyakarta. Pada tahun 1997 berdiri cabang CV Tira Niaga di Yogyakarta yang juga memasarkan produk PT Tiga Raksa Satria. Tahun 1998 barang komoditi yang dipasarkan CV Tira Niaga bertambah dengan produk Aneka Margarin ( MotherChoice, Danish, BOS, dll ) dari PT Sinar Meadow International

32


33

Indonesia dan pada saat yang hampir sama CV Tira Niaga kembali mendirikan dua cabang baru yang masing-masing berkedudukan di Solo dan Semarang. Kedua cabang baru CV Tira Niaga ini juga memasarkan produk dari PT Sinar Meadow International Indonesia di wilayah sekitarnya. Pada tahun 2002 produk Fermipan dari PT Sangra Ratu Boga ikut bergabung dengan CV Tira Niaga. Seiring dengan berjalannya waktu, CV Tira Niaga pada saat ini telah berganti nama dengan nama CV Tira Persada untuk area Yogyakarta dan Solo, sedangkan untuk Semarang berganti nama dengan CV Tira Persada Jaya. Pada bulan April 2007, Merapi Group mendapat kesempatan bekerjasama dengan PT Pasific Indomas untuk memasarkan produk minyak goreng Madina dan Avena serta margarine Pamin. Produk dari PT Pasific Indomas ini dipasarkan oleh UD Merapi Magelang. Pada tahun 2007 UD Merapi juga memasarkan beberapa produk utama dari PT URC Indonesia seperti permen Maxis, Dynamite, Alus, serta snack Piattos, Sea Crunch, dan lain sebagainya. Awal Februari tahun 2009 Merapi Group kembali membuka satu cabang baru di Purwokerto di bawah manajemen CV Tira Persada dan CV Intraco Niaga. Dengan spesifikasi usaha yang hampir sama dengan CV Tira Persada Yogyakarta, CV Tira Persada Solo, maupun CV Tira Persada Jaya Semarang, divisi baru dari Merapi Group ini pada tahap awal memasarkan produkproduk dari PT Sinar Meadow International Indonesia (margarine), PT Sangra Ratu Boga (Fermipan), dan PT Federal Food Internusa (Coklat), sedangkan CV Intraco Niaga memasarkan produk dari PT Stanli Trijaya Mandiri (Padimas).


34

Pada tahun 2012 UD Merapi Magelang dan CV Intraco Niaga Yogyakarta sudah tidak beroperasi lagi. Kini MERAPI GROUP memiliki 4 cabang/divisi usaha yang tersebar di wilayah Jawa Tengah dan DI Yogyakarta, yaitu: 1. CV Tira Persada Yogyakarta 2. CV Tira Persada dan CV Intraco Niaga Purwokrto 3. CV Tira Persada Solo 4. CV Tira Persada Jaya Semarang C. Lokasi Perusahaan Merapi Distribusi Group cabang Tira Persada bersamaan dengan Kantor pusat/ head office Merapi Distribusi Group berkedudukan di Jl. Magelang Km 7,8 No. 49 Sendangadi, Mlati Sleman, Yogyakarta D. Visi dan Misi Merapi Group 1. Visi Merapi Group : Growing Up Together To Be A Proffesional Team 2. Misi Merapi Group : a. Memegang komitmen kemitraan yang tertuang dalam perjanjian kerjasama dengan mitra usaha b. Melaksanakan kegiatan distribusi di wilayah propinsi Jawa Tengah dan DIY c. Melaksanakan monitoring pencapaian target distribusi dan penjualan d. Mengevaluasi hasil yang telah dicapai serta sistem dan strategi yang telah dijalankan guna perbaikan dan penyesuaian lebih lanjut e. Memperhatikan perkembangan pasar sebagai wacana pengambilan keputusan


35

f. Melaksanakan Team Building dan Training bagi seluruh karyawan g. Menggunakan informasi teknologi sebagai sentra informasi dalam menjalankan kegiatan operasional E. Struktur Organisasi Merapi Group Merapi Group didirikan dan dipimpin oleh seorang General Manager (GM) yaitu Bapak Handy Kiatarto. Dalam mengatur perusahaannya, GM dibantu oleh karyawan karyawati yang berada di kantor pusat/Head Office Merapi Group, dimana terdapat beberapa bidang yaitu: Business Manager (BM), Sekretaris HRD, Internal Audit, Administrasi dan Keuangan, Accounting dan Pajak. Struktur organisasi yang dibuat adalah sstruktur organisasi yang ada pada Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta, yaitu:


36

Sales Manager

Sales Supervisor

Accounting

Kasir

Salesman

Kepala Gudang

Admin Penjualan

Driver

Collector

Helper

Gambar 7 Struktur Organisasi Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit pada CV Tira Persada Yogyakarta Penjualan yang dilakukan CV Tira Persada Yogyakarta adalah penjualan tunai dan penjualan kredit dengan wilayah pemasaran kabupaten dan kota Daerah Istimewa Yogyakarta. Sistem penjualan kredit ini dimulai dengan adanya order dari outlet/pelanggan yang akan membeli dan memesan barang. Order ini bisa dilakukan melalui telepon, sms, datang langsung ke CV Tira Persada ataupun perantara salesman. Order tersebut diterima bagian penjualan kemudian dibuatkan faktur penjualan rangkap 4, dimana untuk penjualan kredit, rangkap ke 1 yaitu faktur penjualan yang berwarna putih diserahkan ke kasir untuk disimpan hingga akhir pelunasan outlet/pelanggan, rangkap ke 2 yang berwarna merah dipegang outlet/pelanggan hingga outlet/pelanggan tersebut menyelesaikan kewajibannya dan ditukar dengan faktur rangkap yang berwarna putih, rangkap ke 3 yang berwarna kuning, disimpan admin penjualan untuk lampiran kartu stock persediaan, sedangkan rangkap ke 4 yang berwarna hijau, disimpan oleh bagian gudang untuk lampiran kartu stock persediaan bagian gudang. Pada saat penagihan, admin piutang (kasir) membuat daftar tagihan sesuai dengan faktur rangkap yang berwarna putih yang disimpan sebelumnya untuk dilakukan penagihan oleh perusahaan kepada outlet/pelanggan atas piutang, dan pelunasan piutang tersebut akan

37

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 38

tercatat sebagai penerimaan kas perusahaan. Penerimaan kas ini kemudian oleh bagian kasir dibuatkan bukti kas masuk (BKM). 1. Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertugas menerima order dari outlet/pelanggan. Order ini dapat diterima melalui telepon, sms, datang langsung, ataupun order yang dibawa oleh salesman. Bagian penjualan lalu mengecek ketersediaan barang yang kemudian dibuatkan faktur penjualan beserta informasi-informasi yang dibutuhkan. Kemudian diotorisasi dengan membubuhkan tandatangan serta cap perusahaan pada faktur penjualan. b. Fungsi Kredit Fungsi kredit dipegang oleh sales supervisor yang bertanggung jawab dalam

memeriksa

dan

menyetujui

adanya

penambahan

outlet/pelanggan baru, dimana sales supervisor ini yang berhak menentukan pemberian kredit untuk outlet/pelanggan yang baru ini. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang dipegang oleh kepala gudang yang bertanggung jawab pada keluar masuknya barang dalam gudang, menyimpan barang dan menyiapkan barang yang telah dipesan oleh outlet/pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Setelah mendapatkan


faktur penjualan dari fungsi penjualan, kepala gudang membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan.

d. Fungsi Pengiriman Fungsi Pengiriman berada di tangan driver, dimana driver bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar faktur penjualan yang sudah dibuat oleh fungsi penjualan. Driver juga membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan. Setelah barang sampai di outlet/pelanggan, kemudian outlet/pelanggan memberi cap outlet dan tandatangan pada faktur. e. Fungsi Piutang Fungsi piutang berada di tangan kasir, dimana kasir dapat menyimpan faktur penjualan kredit dan membuat daftar tagihan yang akan ditagihkan ke outlet/pelanggan. Setelah pencetakan daftar tagihan, diotorisasi dengan membubuhkan tandatangan bagian piutang (sebagai yang menyerahkan daftar tagihan sebelum dilakukan penagihan), salesman (sebagai yang menerima daftar tagihan sebelum dilakukan penagihan), bagian akuntansi (untuk memeriksa kecocokan data yang akan ditagih). Setelah dilakukan penagihan, daftar tagihan tersebut diserahkan kembali ke bagian piutang dengan dibubuhi tandatangan salesman (sebagai yang menyerahkan setelah penagihan), kasir (sebagai yang menerima daftar tagihan beserta hasil tagihannya), bagian akuntansi (untuk memeriksa kecocokan data).


f. Fungsi Penagihan Fungsi penagihan berada ditangan collector yang bertanggung jawab dalam melakukan penagihan ke outlet/pelanggan. Collector dapat dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi pengiriman, salesman, sales supervisor. g. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk memeriksa daftar tagihan, memeriksa laporan umur piutang dagang yang dibuat oleh kasir, memeriksa dan menandatangani bukti kas masuk yang dibuat oleh kasir, serta melakukan input kas besar pada komputer. 2. Dokumen-dokumen yang terkait dengan Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta a. Faktur Penjualan Faktur penjualan ini terdiri dari 4 rangkap. Rangkap ke-1 disimpan oleh kasir untuk dibuatkan daftar tagihan. Faktur rangkap ke-2 disimpan admin penjualan. Faktur rangkap ke-3 dipegang oleh outlet/pelanggan

yang

kredit

hingga

terlunasi

kewajibannya,

sedangkan faktur rangkap ke-4 dipegang oleh bagian gudang untuk lampiran kartu stok persediaan. b. Tanda Terima Pembayaran Tanda terima pembayaran ini dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk outlet/pelanggan, rangkap 2 untuk kasir, dan rangkap 3 untuk bagian piutang. Tanda terima pembayaran ini digunakan untuk bukti pembayaran yang dilakuakan oleh outlet/pelanggan.


c. Daftar Tagihan Piutang Daftar tagihan piutang ini berfungsi sebagai daftar outlet/pelanggan yang akan ditagih oleh collector sebagai acuan penagihan. Pembuatan daftar ini didasarkan atas tanggal jatuh tempo yang diberikan di awal pembuatan faktur penjualan oleh bagian penjualan ataupun atas permintaan collector. d. Bukti Kas Masuk (BKM) Bukti kas masuk ini dibuat oleh kasir setelah diterima hasil dari tagihan yang dilakukan oleh collector. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta a. Kas Intern (KI) Kas intern ini dibuat oleh admin penjualan untuk mencatat penjualan tunai ataupun kredit, dan diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, dan sales supervisor b. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan kas intern yang dibuat oleh bagian penjualan. c. Buku Piutang per Sales Buku piutang per sales digunakan untuk mencatat setiap piutang yang timbul dan mencatat setiap pembayaran yang dilakukan oleh outlet/pelanggan. Buku ini dibuat sesuai dengan jumlah salesman yang ada guna memisahkan outlet/pelanggan mana saja yang dipegang oleh masing-masing salesman.


d. Buku Rekap Faktur Buku rekap faktur, digunakan untuk mencatat penjualan yang terjadi baik penjualan tunai maupun kredit. Buku ini berisi hari/tanggal, nama outlet, jumlah penjualan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, bagian piutang. e. Buku Rekap Delivery Buku ini dibuat oleh kepala gudang sebagai bukti penyerahan dan penerimaan faktur penjualan dari bagian gudang ke bagian pengiriman. f. Kartu Stok Persediaan Kartu stok persediaan ini digunakan untuk mencatat barang masuk dan barang keluar. Kartu stok ini dibuat 2 dengan pembuat yang berbeda, yaitu admin penjualan dan bagian gudang, agar barang dapat terkontrol. 4. Jaringan Prosedur yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta a. Prosedur Order Penjualan Fungsi penjualan menerima order dari outlet/pelanggan melalui telepon, calon pembeli datang langsung, order yang dibawa oleh salesman kemudian fungsi penjualan mengecek ketersediaan barang lalu membuatkan 4 rangkap faktur penjualan dan menambahkan informasi penting pada faktur tersebut. Faktur ini kemudian diotorisasi dengan membubuhkan cap perusahaan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, pembawa barang, dan outlet/pelanggan. Tandatangan dan cap outlet/pelanggan ini dilakukan jika barang sudah diterima outlet/pelanggan.


b. Prosedur Persetujuan Kredit Persetujuan kredit di lakukan oleh Sales Manager, dimana bila ada outlet/pelanggan baru harus dibuat register terlebih dahulu dan selama dua bulan harus melakukan pembelian secara cash untuk kemudian direview apakah layak mendapat kredit atau tidaknya. Jika outlet tersebut

layak

diberikan

kredit,

maka

oleh

Sales

Manager

diberitahukan kepada akunting untuk status kreditnya. c. Prosedur Pengiriman Barang Fungsi pengiriman dapat dilakukan oleh salesman, driver, sales supervisor. Fungsi ini mengirimkan barang sesuai dengan faktur penjualan yang dibuat oleh admin pejualan. Faktur penjualan yang dibawa oleh fungsi pengiriman ini adalah semua faktur rangkap, dimana untuk penjualan kredit faktur yang berwarna merah diserahkan ke outlet/pelanggan untuk pegangan sampai melunasi kewajibannya. Faktur rangkap lainnya kembali dan diserakan ke masing-masing fungsi yang berhak. d. Prosedur Penagihan Piutang Fungsi piutang yang dipegang oleh kasir membuatkan daftar tagihan sesuai dari faktur rangkap ke-1 yang disimpan kasir dengan mengurutkan tanggal jatuh temponya atau atas permintaan collector. Daftar tagihan ini beserta faktur rangkap ke-1 kemudian di pegang oleh collector untuk dilakukan penagihan kepada outlet/pelanggan. Daftar tagihan ini setelah dicetak kemudian diotorisasi oleh admin


piutang, penerima daftar tagihan, bagian akuntansi. Sekembalinya collector dalam melakukan tagihan kemudian diotorisasi oleh kasir, penyerah daftar tagihan dan hasilnya, bagian akuntansi. e. Prosedur Pencatatan Piutang Pencatatan piutang ini dilakukan oleh bagian kasir. Outlet/pelanggan yang kredit dicatat dalam buku piutang per sales. Catatan ini terdiri dari hari dan tanggal, nama outlet/pelanggan, nomer faktur penjualan, nominal harga, pelunasan, keterangan. Kolom pelunasan ini di isi oleh nomer bukti kas masuk dan jumlahnya, kolom ini isi sampai outlet/pelanggan selesai atas

kewajibannya.

Sedangkan kolom

keterangan diisi apabila outlet/pelanggan sudah selesai menyelesaikan kewajibannya. Kolom ini diisi dengan huruf “L” dimana artinya adalah “Lunas”. Kasir harus merekap piutang ini dengan input di komputer untuk

mengelompokkan

nama

outlet/pelanggan

serta

jumlah

tanggungannya, sehingga didapat laporan piutang pelanggan. f. Prosedur Pencatatan Penjualan Admin penjualan mencatat penjualan ini pada buku rekap faktur dan kas intern (KI). Pencatatan pada buku rekap faktur ini dilakukan setelah dicetaknya faktur penjualan. Buku ini berisikan hari dan tanggal, nama outlet/pelanggan, nominal harga, kolom otorisasi. Kolom otorisasi ini terdiri dari 3 bagian yaitu admin penjualan, kolom sebelum barang dikirim dan kolom setelah barang dikirim. Admin penjualan


memberikan tandatangan lebih dahulu untuk manandakan faktur telah siap

dan

sesuai,

setelah

pengiriman

admin

penjualan

juga

membubuhkan tandatangan untuk faktur penjualan tunai. Sebelum barang dikirim kepala gudang, harus menandatangani buku ini, kemudian setelah barang dikirim bagian-bagian tersebut harus menandatangani buku ini lagi, guna diketahui apakah faktur penjualan tersebut kembali atau tidak, dan terkadang ada perubahan dari faktur tunai menjadi kredit begitu pula sebaliknya. Untuk faktur kredit maka bagian piutang harus tandatangan di buku rekap faktur ini. Pencatatan pada kas intern (KI) dilakukan oleh admin penjualan. Catatan ini dibuat dalam 1 lembar kertas setiap harinya dengan format yang sudah ditentukan yaitu nama outlet/pelanggan baik tunai ataupun kredit, nominal harga, jumlah potongan-potongan yang diberikan perusahaan. KI ini diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, sales supervisor.


B. Perbandingan Kebijakan Perusahaan Mengenai Sistem Penjualan Kredit di dalam Standar Operating Prosedure dengan Praktek yang Dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta 1. Prosedur Order Penjualan yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit. Tabel 2 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan SOP

Praktek

Temuan

Surat order penjualan dibuat oleh Salesman rangkap 2. Asli untuk admin penjualan, rangkap 1 untuk outlet/pelanggan. Surat pesanan ditandatangan, cap, nama outlet, approval SS/SM. Jika tidak ada SS/SM bisa dimintakan ke bagian akuntansi Admin penjualan input Surat Order Penjualan ke komputer Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan (4 rangkap) atas surat order penjualan yang sudah diinput di komputer

Salesman dan admin penjualan menerima order dan dibuatkan surat order pada kertas kecil tanpa ada otorisasi dari outlet dan approval SS/SM

Surat order hanya berbentuk secarik kertas yang sewaktuwaktu dapat hilang, dan tidak ada otorisasi manapun.

Admin penjualan tidak pernah input surat order penjualan ke komputer Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan empat rangkap atas surat order dari secarik kertas

Admin penjualan tidak mengikuti SOP

Faktur penjualan harus di berikan tandatangan admin penjualan, kepala gudang, driver, cap perusahaan.

Faktur penjualan dan rangkapannya diotorisasi admin penjualan, kepala gudang, driver dan diberi cap perusahaan Admin penjualan membuat Admin penjualan dan mencetak Faktur Pajak membuat dan mencetak Penjualan faktur pajak penjualan

Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan berdasarkan surat order penjualan dari secarik kertas diatas yang kurang bisa dipertanggungjawab kan Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP


Tabel 3 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) SOP

Praktek

Temuan

Admin penjualan merekap faktur penjualan yang akan dikirim ke Buku Rekap Faktur Penjualan dan menyerahkan faktur penjualan asli dan rangkapannya ke kepala gudang Admin penjualan tandatangan pada buku rekap faktur sebelum faktur dikirim Admin penjualan mencatat pengeluaran barang atas faktur penjualan di kartu stock manual admin Admin penjualan merekap faktur penjualan di kas intern (KI) Admin penjualan membuat laporan penjualan terinci dengan memisahkan diskon penjualannya

Admin penjualan merekap faktur penjualan ke buku rekap faktur dan menyerahkan faktur penjualan dan rangkapannya ke kepala gudang

Sesuai dengan SOP

Admin penjualan tandatangan pada buku rekapa faktur sebelum faktur dikirim Admin penjualan mencatat pengeluaran barang atas faktur penjualan di kartu stock manual admin Admin penjualan merekap faktur penjualan di KI

Sesuai dengan SOP

Admin penjualan membuat laporan penjualan terinci dengan memisahkan diskon penjualan

Pembuatan laporan ini tidak cepat disajikan dan terkadang salah hitung

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP


2. Prosedur Persetujuan Kredit Tabel 4 Perbandingan prosedur persetujuan kredit yang ada dalam sistem penjualam kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur persetujuan kredit di dalam SOP siste penjualan kredit perusahaan. SOP Outlet baru harus dibuat register terlebih dahulu dan minimal dua bulan harus cash terlebih dahulu untuk kemudian direview apakah layak mendapatkan kredit atau tidaknya

Praktek Outlet baru dibuat register, dan direview kelayakan kreditnya

Temuan Sesuai dengan SOP, tetapi seiring berjalannya waktu banyak outlet yang melebihi jatuh tempo pelunasan kewajibannya

3. Prosedur Pengiriman Barang yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit. Tabel 5 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan. SOP

Praktek

Kepala gudang memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan faktur penjualan Bagian gudang memberikan otorisasi pada faktur penjualan Kepala gudang tandatangan pada buku rekap faktur sebelum faktur dikirim Kepala gudang merekap faktur penjualan di Buku Rekap Delivery

Kepala gudang memeriksa barang dengan kesesuaian faktur Kepala gudang memberikan tandatangan pada faktur Kepala gudang tandatangan pada buku rekap faktur Kepala gudang membuat rekap faktur penjualan pada buku rekap delivery Kepala gudang menyerahkan barang beserta faktur penjualan kepada Driver

Kepala gudang menyerahkan barang beserta faktur penjualan kepada Driver.

Temuan Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP


Tabel 6 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) SOP Driver mengecek dan memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan faktur penjualan. Driver tandatangan di buku delivery Driver atau Salesman memintakan tandatangan, cap, dan nama jelas outlet/pelanggan pada faktur penjualan setelah menyerahkan pesanan Driver atau salesman memberikan faktur penjualan rangkap 2 yang sudah diotorisasi ke outlet untuk disimpan sampai pelunasannya Faktur penjualan yang sudah terkirim oleh driver kembali ke kepala gudang kemudian tandatangan di buku delivery Faktur yang kembali dari kepala gudang diperiksa kembali bukti penerimaan barangnya dan dikembalikan ke admin penjualan kemudian kepala gudang dan admin penjualan tandatangan di buku rekap faktur setelah faktur terkirim

Praktek

Temuan

Driver mengecek dan memeriksa barang dengan kesesuaian faktur dan tandatangan pada buku delivery

Sesuai dengan SOP

Driver atau Salesman meminta otorisasi outlet pada faktur penjualan setelah penyerahan barang

Sesuai dengan SOP

Outlet diberikan faktur penjualan rangkap 2 yang sudah diotorisasi untuk disimpan sampai outlet melunasi kewajibannya Driver dan kepala gudang tandatangan di buku delivery kolom faktur terkirim

Sesuai dengan SOP

Kepala gudang dan admin penjualan tandatangan di buku rekapa faktur setelah faktur terkirim

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP


4. Prosedur Pencatatan Piutang yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit. Tabel 7 Perbandingan prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pencatatan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan. SOP Bagian piutang (kasir) mencatat tembusan faktur penjualan kredit pada buku piutang per sales Bagian piutang (kasir) membuat laporan piutang per pelanggan dan diserahkan ke Head Office (HO) per 3 harian

Praktek Bagian piutang (kasir) mencatat penjualan kredit pada buku piutang per sales Bagian piutang (kasir) membuat laporan piutang per pelanggan dan diserahkan ke HO


Penyerahan laporan piutang ke HO lebih dari 3 hari

5. Prosedur Penagihan Piutang yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit. Tabel 8 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan. SOP

Praktek

Bagian piutang (kasir) membuatkan daftar tagihan bedasarkan faktur penjualan warna putih

Bagian piutang (kasir) membuat daftar tagihan berdasarkan faktur penjualan warna putih

Mintakan tandatangan SS/SM untuk control aging faktur

SS/SM tandangan saat bagian tersebut ada ditempat. Daftar tagihan dikumpulkan terlebih dahulu baru dimintakan tandatangan Daftar tagihan diotorisasi oleh bagian piutang (kasir) sebelum diserahkan ke Collector

Daftar tagihan diotorisasi oleh bagian piutang

Temuan Bagian Piutang dan Kasir dilakukan oleh satu orang. Hal ini dapat terjadi tindakan kecurangan Karena SS/SM tidak selalu ada ditempat, untuk menggantikannya adalah bagian akuntansi. Sesuai dengan SOP


Tabel 9 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) SOP Minta tandatangan collector atas bukti penerimaan fakturnya Collector melakukan penagihan ke outlet/pelanggan dengan membawa faktur penjualan rangkap yang berwarna putih (asli) Atas penerimaan pembayaran, collector membuat Tanda Terima Pembayaran (TTP) TTP dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk outlet/pelanggan, rangkap 2 untuk Kasir dan rangkap 3 untuk admin Piutang. Dalam TTP harus ada TTD, Cap dan Nama outlet Collector membawa hasil tagihan dan diserahkan ke kasir. Atas setoran tersebut, oleh Kasir diberikan tandatangan pada daftar tagihan dan memeriksa kecocokan informasinya Collector tandatangan pada daftar tagihan saat menyerahkan hasil tagihan Kasir membuat Bukti Kas Masuk (harus ditanda tangani oleh penyetor dan penerima) Kasir input hasil setoran tunai di Buku Kas Besar

Praktek

Temuan

Collector membubuhkan tandatangan pada daftar tagihan setelah menerima faktur putih (asli) Collector melakukan penagihan ke outlet/pelanggan dengan membawa faktur penjualan asli

Sesuai dengan SOP

Collector membuatkan TTP atas penerimaan pembayaran outlet/pelanggan TTP dibuat 3 rangkap dan ditandatangani, diberikan cap serta nama jelas dari outlet/pelanggan

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP

Collector menyerahkan Sesuai hasil tagihan ke kasir dan SOP kasir memberikan TTD serta memeriksa kecocokan informasinya

dengan

Collector membubuhkan tandatangan pada bagian penyetor Kasir membuat Bukti Kas Masuk kemudian memintakan tandatangan penyetor (collector) dan penerima (kasir) Kasir input hasil setoran tunai di buku kas besar

Sesuai SOP

dengan

Sesuai SOP

dengan

Sesuai SOP

dengan


Tabel 10 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) SOP Praktek Temuan Admin Piutang input hasil Admin piutang (kasir) Sesuai dengan tagihan ke komputer dan input hasil tagihan ke SOP Buku Piutang komputer dan buku piutang Pelunasan pembayaran Pelunasan pembayaran Sesuai dengan dengan Cek/BG wajib dengan cek/BG langsung SOP langsung ditulis no ditulis no rekening cabang rekening Cabang Faktur yang belum tertagih Faktur yang belum tertagih Sesuai dengan disimpan kembali oleh disimpan kembali oleh SOP bagian piutang (kasir) bagian piutang (kasir) untuk dibuatkan daftar untuk dibuatkan daftar tagihan selanjutnya tagihan selanjutnya

6. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional. Tabel 11 Perbandingan struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional dalam praktek sistem penjualan kredit perusahaan dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan. SOP Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas Transaksi penjualan kredit harus dilakukan oleh berbagai fungsi

Praktek Bagian akuntansi terpisah dari admin penjualan Bagian akuntansi terpisah dari bagian kasir Transaksi penjualan kredit dilakukan oleh bagian penjualan, gudang, pengiriman, kasir, akuntansi


Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP


7. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Tabel 12 Perbandingan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan. SOP

Praktek

Faktur penjualan diotorisasi oleh bagian penjualan, kepala gudang, pengiriman dengan membubuhkan tandatangan dan cap perusahaan Faktur penjualan diotorisasi oleh outlet/pelanggan dengan membubuhkan cap outlet dan tandatangan serta nama jelas outlet Daftar tagihan diotorisasi oleh admin piutang, bagian penagihan, SS/SM Daftar tagihan diperiksa oleh sales supervisor

Faktur penjualan diotorisasi oleh admin penjualan, gudang, salesman, pengiriman dan diberikan cap perusahaan. Sesampainya barang di outlet/pelanggan, faktur ini diotorisasi oleh outlet/pelanggan dengan dibubuhkan tandatangan, cap outlet, dan nama jelas outlet Daftar tagihan diotorisasi oleh admin piutang, bagian penagihan, bagian akuntansi Daftar tagihan diperiksa oleh sales supervisor

Pencatatan laporan umur piutang dagang diperiksa oleh bagian akuntansi Pencatatan bukti kas masuk diotorisasi oleh penyetor, kasir, dan bagian akuntansi

Pencatatan laporan umur piutang dagang diperiksa oleh bagian akuntansi Pencatatan bukti kas masuk diotorisasi oleh penyetor, kasir, dan bagian akuntansi


Sesuai dengan SOP

SS/SM digantikan oleh bagian akuntansi Daftar tagihan diperiksa oleh SS satu minggu sekali Sesuai dengan SOP Sesuai dengan SOP


8. Praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi. Tabel 13 Perbandingan praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem penjualan kredit dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan. SOP Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan dipertanggungjawabkan oleh admin penjualan Daftar tagihan bernomor urut tercetak dan dipertanggungjawabkan oleh bagian piutang (kasir) Secara periodik diadakan pengecekan kas besar yang diinput di komputer dengan rekening koran yang dapat diminta di kantor pusat

Kas yang diterima atau cek harus disetorkan ke Bank selambatlambatnya kesesokan harinya setelah penerimaan

Praktek

Temuan

Faktur penjualan ini bernomer urut tercetak

Sesuai dengan SOP

Daftar tagihan bernomor urut tercetak dan dpertanggungjawabkan oleh bagian piutang (kasir)

Sesuai dengan SOP

Bagian akuntansi meminta rekening koran pada staf yang berhak memegang buku bank dan yang berhak membuka data rekening melalui internet banking pada kantor pusat untuk dicocokkan dengan kas besar yang dibuat oleh kasir Kas yang diterima atau cek disetorkan ke Bank keesokan harinya setelah penerimaan

Sesuai dengan SOP

Sesuai dengan SOP

Berdasarkan hasil perbandingan antara SOP sistem penjualan kredit dengan praktek yang dilaksanakan pada CV Tira Persada Yogyakarta seperti yang sudah ditampilkan diatas, terdapat praktek yang tidak sesuai yaitu pembuatan surat order penjualan yang hanya dibuat dalam secarik kertas, adanya perangkapan tugas yaitu bagian piutang dan kasir serta admin


penjualan membuat laporan penjualan beserta perincian potongan-potongan penjualan, dimana pembuatan laporan ini tidak cepat disajikan dan terkadang salah hitung. a. Surat order penjualan yang dibuat dalam secarik kertas sewaktu-waktu dapat hilang. Hal ini dapat mengganggu jalannya kegiatan penjualan, dimana jika kertas ini hilang, bagian penjualan atau salesman harus menghubungi outlet/pelanggan kembali yang dapat memakan waktu lebih lama lagi. Surat order penjualan ini dibuat untuk menganalisis permintaan

outlet/pelanggan

terhadap

suatu

produk

dengan

ketersediaan produk yang ada dalam perusahaan. Pihak manajemen dapat melihat bagaimana realisasi pemunuhan order outlet ini dengan ketersediaannya di perusahaan. b. Perangkapan tugas yaitu bagian piutang dan kasir. Walaupun dalam SOP tidak ada pengaturan mengenai pemisahan tugas antara bagian piutang dan kasir, seharusnya bagian ini dipisah. Perangkapan tugas ini sangat beresiko terhadap penyelewengan kekuasaan dan tindakan kecurangan

yang

dapat

dilakukan

oleh

bagian

ini

apalagi

pengerjaannya masih dilakukan secara manual. Jika pekerjaan ini dilakuakan secara komputerisasi menggunakan softwere aplikasi, maka dapat diberikan password dalam membuka bagian-bagian yang diwenangkan, jadi walaupun ada perangkapan tugas, data-data dan informasinya tidak bisa dimanipulasi.


c. Admin penjualan membuat

laporan penjualan beserta perincian

potongan-potongan penjualan, dimana pembuatan laporan ini tidak cepat disajikan dan terkadang salah hitung. Laporan ini diserahkan kepada Sales Manager, bagian akuntansi untuk dibuatkan laporan keuangan bulanan. Penulis menyimpulkan bahwa sistem penjualan kredit yang ada pada perusahaan secara garis besar sudah sesuai dengan SOP tetapi masih dibutuhkan pembenahan dalam menjalankan SOP.


C. Analisis untuk menjawab permasalahan kedua, yaitu: 1. Gambar flowchart sistem penjualan kredit yang dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta. Bagian Penjualan

5

Mulai

4

Menerima Order dari

3

Outlet/ Pelanggan

Faktur 1 Penjualan

Membuat Faktur Berdasarkan Pesanan

Database Outlet & Pelanggan

Ttd buku rekap faktur

4 3 Kas Intern

2 Faktur 1 Penjualan 2

Kartu Stok

7 6 11

Mengisi buku rekap faktur dan ttd

Gambar 8 Flowchart sistem penjualan kredit


Bagian Gudang 2

7

4

Faktur 4 Penjualan

3 2 Faktur 1 Penjualan

Otorisasi pada buku ekspedisi

Mengeluarkan barang berdasarkan faktur & ttd

Kartu Stok

Menyerahkan barang & faktur ke bag. pengiriman

T

4 3 2 Faktur 1 Penjualan

Otorisasi pada buku rekap faktur & delivery

Bersama Barang 3

Gambar 9 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan)


Bagian Pengriman 3

Bersama Barang

4

4 4

3 3

2 2

Faktur 1 Penjualan

Faktur 1 Penjualan

Otorisasi pada buku rekap faktur, delivery & ttd faktur

Outlet membubuh -kan ttd dan cap outlet 4 4

3 2

3

Faktur 1 Penjualan

2 Faktur 1 Penjualan

Mengirim barang beserta faktur ke outlet

5


Ke Pelanggan

Otorisasi pada buku rekap faktur

4



Bagian Kasir 8

6

9

Bersama dgn hasil tagihan

Faktur 1 Penjualan

Faktur 1 Penjualan

DT Faktur 2 Penjualan

Mengisi buku piutang

Membuat Daftar Tagihan

Daftar Tagihan

Otorisasi Daftar Tagihan

Membuat Bukti Kas Masuk


Bukti Kas Masuk

8 DT Faktur 1 Penjualan

9

Otorisasi Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Masuk

12 10

Dibawa Collector Untuk dilakukan penagihan

Mengisi buku piutang



Bagian Akuntansi

10

11

DT


BKM

KI

Otorisasi BKM, KI, DT

N Input Bukti Kas Masuk

Jurnal Penjualan

Selesai



2. Identifikasi Masalah Penjualan Kredit a) Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Identifikasi masalah dilakukan untuk menentukan masalah-masalah yang terdapat di dalam sistem

dan

menjadi

penghambat

tercapainya

tujuan

sistem.

Permasalahan yang terjadi di dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada adalah sebagai berikut: 1) Adanya piutang yang tak tertagih 2) Penyusunan laporan-laporan yang kurang cepat dan tepat 3) Adanya penggelapan dana b) Mengidentifikasi Penyebab Masalah 1) Adanya

piutang

yang

tak

tertagih.

Masalah

ini

dapat

diidentifikasikan dengan prosedur pemberian kredit yang sudah dilakukan dengan dengan benar, tetapi untuk penjualan kredit selanjutnya setelah registrasi, outlet mulai menunda pelunasan kewajibannya, dan ada juga outlet yang tutup tanpa sepengetahuan sales manager CV Tira Persada. 2) Penyusunan laporan-laporan yang kurang cepat dan tepat. Masalah ini dapat diidentifikasikan dengan pemisahan potongan-potongan harga penjualan yang diberikan oleh perusahaan kepada outlet masih dilakukan secara manual, sehingga admin penjualan lupa


untuk memasukkan data penjualan dan terkadang suka salah dalam penghitungan 3) Adanya penggelapan dana. Masalah ini dapat diidentifikasikan dengan pengendalian intern yang belum dilaksanakan dengan baik, dimana adanya perangkapan fungsi kasir dan fungsi piutang. c) Mengidenifikasi Titik Keputusan 1) Pada

permasalahan

pertama

yaitu

outlet

yang

menunda

pembayaran dan tutup. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah kurangnya kontrol terhadap pemberian kredit pada outlet dan pemberian kredit yang tidak memiliki batas pengambilan barang sebelum faktur kredit lunas, sehingga outlet dapat dengan mudah terus menerus membeli barang dengan menumpukkan faktur kreditnya. Tidak adanya peringatan otomatis mengenai piutang, dan pencatatan yang masih manual sehingga

bagian

yang berwenang

agak

kesulitan

mengontrol piutang. 2) Pada permasalahan kedua dimana kegiatan pencatatan yang mengharuskan untuk memisahkan potongan-potongan harga penjualan yang diberikan oleh perusahaan kepada outlet. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah sistem pencatatan penjualan yang masih dilakukan secara manual. 3) Pada permasalahan ketiga dimana adanya pengendalian intern yang belum

dilaksanakan

dengan

baik.

Titik

keputusan

yang


mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah belum adanya struktur organisasi yang memisahkan fungsi dan wewenang secara tegas. Disini fungsi kasir merangkap sebagai fungsi piutang, sehingga bagian ini juga menyimpan faktur penjualan kredit pelanggan dan melakukan pencatatan yang berhubungan dengan penerimaan dana perusahaan. d) Mengidentifikasi Personil Kunci Identifikasi personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta deskripsi jabatan. 1) Bagian Penjualan Tugas-tugas : 

Mencocokkan surat pesanan dengan Data Daftar Outlet, untuk menverifikasi apakah outlet tsb outlet baru /tidak (untuk pemberian kreditnya)



Membuat dan menyetak Faktur Penjualan dan menandatangani Faktur tersebut



Membuat dan menyetak Faktur Pajak Penjualan



Merekap Faktur Penjualan di Kas Intern dan mencocokannya dengan Buku Ekspedisi/Buku Rekap Faktur



Cek TTD, Cap dan Nama Terang Outlet atas faktur penjualan



Input di Kartu Stok atas Penjualan barang (dibantu Kasir)


2) Bagian Gudang 

Dilarang mengeluarkan barang tanpa ada faktur penjualan yang sah serta memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan faktur penjualan



Input barang yang masuk dan keluar ke Kartu Stok Manual Gudang



Mencatat pengiriman barang atas Faktur Penjualan di Buku Delivery



Cek TTD, Cap dan Nama Terang Outlet atas Faktur penjualan yang kembali dari pengiriman



Stok Opname random harian, mingguan, bulanan, tahunan



Segera menginformasi perubahan status barang (BS ke Baik, Baik ke BS) dan membuatkan laporannya

3) Bagian Pengiriman 

Mengecek dan memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan Faktur Penjualan



Mengirim barang ke Outlet (cek TTD, Cap dan Nama Terang Outlet)



Bertanggung jawab atas barang di box yang akan dikirim

4) Bagian Piutang (kasir) 

Menyimpan faktur penjualan kredit







Memeriksa, menerima dan membuat Bukti Kas Masuk atas hasil setoran Salesman tunai dan input di Kas Besar



Membuat setoran Bank dan menyetorkan hasil tagihan ke Bank



Membuat Bukti Bank Masuk atas penerimaan pembayaran lewat transfer dari outlet, pencairan BG.



Input pencairan BG di Buku BG



Meminta print out rekening koran setiap satu pekan sekali sebagai Bukti Bank Masuk/Keluar dan dicocokkan dengan semua bukti transaksi bank



Memeriksa dan menginput hasil tagihan Salesman ke Komputer dan Buku Piutang



Membuat Laporan aging overdue Piutang Dagang approval Accounting, SS/SM



Mengkros check Kas Intern dengan data komputer

5) Bagian Penagihan (Salesman) 

Menagih faktur penjualan kredit



Menyetor uang hasil tagihan ke Kasir pada hari yang sama (tidak boleh dibawa pulang)



Bertanggung jawab terhadap piutang outlet

6) Bagian Akuntansi 

Memeriksa dan menandatangani Bukti Kas Masuk dan Bukti Bank Masuk



Input transaksi Kas Besar, Kas Kecil, Bank di komputer




Input pencairan BG di komputer



Memeriksa dan menandatangani Laporan Penerimaan BG bulanan, Laporan Tolakan BG



Memeriksa Laporan Overdue Piutang Dagang



Merekap Faktur Pajak Keluaran, Nota Retur Pajak Keluaran, Faktur Pajak Masukan, Nota Retur Pajak Masukan



Menyimpan arsip semua transaksi untuk keperluan pajak dan Audit



Ketepatan pengumpulan, kebenaran, keakuratan dan kewajaran penyajian Laporan Keuangan

Melihat sistem yang telah berjalan pada CV Tira Persada Yogyakarta sebagian besar telah memenuhi SOP, dan masalah- masalah yang timbul lebih disebabkan oleh kurangnya fasilitas perusahaan untuk menunjang transaksi penjualan hingga pelaporan-pelaporannya maka penulis mencoba merancang struktur

organisasi

serta

job

description

secara

tegas

memisahkan

tanggungjawab dan wewenang masing-masing bagian, merancang bagan alir, merancang data arus diagram, serta merancang keluaran yang lebih dibutuhkan perusahaan jika nantinya akan di buatkan aplikasi komputerisasi.


3. Rancangan struktur organisasi CV Tira Persada Yogyakarta

Sales Manager

Accounting

Sales Supervisor

Admin Piutang

Salesman

Kasir

Admin Penjualan

Driver

Kepala Gudang

Collector

Helper

Gambar 13 Rancangan Struktur Organisasi CV Tira Persada Yogyakarta


Tugas dan wewenang tiap jabatan pada CV Tira Persada Yogyakarta adalah sebagai berikut: a) Sales Manager 1) Memeriksa, menyetujui atau menolak Order Booking yang diajukan SS 2) Memeriksa daftar tagihan yang akan ditagih 3) Memeriksa dan menandatangani Bukti Kas Masuk serta Bukti Kas Keluar, Bukti Bank Masuk serta Bukti Bank Keluar 4) Memeriksa dan menandatangani PPU serta realisasi PPU 5) Memeriksa dan menandatangani Perincian Biaya lain-lain, Laporan Pemakaian BBM, Ikhtisar Penggunaan Kas Kecil 6) Memeriksa dan menandatangani Perhitungan Bonus Tahunan 7) Memeriksa dan menandatangani Permohonan BG untuk Transfer ke Prinsipal 8) Memeriksa dan menandatangani Penagihan Antar Cabang/HO 9) Memeriksa dan menandatangani Laporan Penerimaan BG Bulanan, Laporan Tolakan BG 10) Memeriksa Laporan Overdue Piutang Dagang 11) Membuat target omzet Cabang dan SS seta menganalisa penjualan 12) Memeriksa dan menganalisa Laporan Keuangan yang dibuat oleh bagian akuntansi b) Sales Supervisor 1) Menentukan area Salesman


2) Membuat Order Booking 3) Memeriksa sisa Order Booking yang belum terkirim Prinsipal 4) Memberikan persetujuan kredit untuk outlet/pelanggan kemudian memberikan data outlet/pelanggan tersebut ke bagian yang berwenang. 5) Memeriksa, menyetujui atau menolak Surat Pesanan yang diajukan oleh Salesman 6) Memeriksa daftar tagihan yang akan ditagih 7) Memeriksa dan menandatangani Bukti Kas Masuk serta Bukti Kas Keluar 8) Memeriksa dan menandatangani PPU serta Realisasi PPU 9) Memeriksa dan menandatangani Bukti Bank Masuk serta Bukti Bank Keluar 10) Memeriksa dan menandatangani laporan Penerimaan BG bulanan serta Laporan Tolakan BG 11) Memeriksa Laporan Overdue Piutang dagang  Action atas Laporan Piutang Dagang yang sudah overdue 12) Memeriksa Laporan Harian Salesman 13) Membuat Target bulanan Salesman dan Realisasinya 14) Membuat Laporan New Outlet dan analisa registrasi outlet baru 15) Membuat Rekap Laporan Penjualan per Customer, per Salesman 16) Membuat Work Plan bersama SM dan Accounting 17) Kunjungan ke outlet


18) Menggantikan SLD yang tidak masuk 19) Memberikan informasi yang tepat dan akurat c) Salesman (SLD) 1) Membuat Jadwal Kunjungan 2) Membuat planning penjualan 3) Membuat surat pesanan 4) Mengetahui posisi stock terakhir barang sebelum TO 5) Menagih faktur penjualan kredit 6) Menyetor uang hasil tagihan ke Kasir pada hari yang sama (tidak boleh dibawa pulang) 7) Customer service pada toko dan customer 8) Merchandising 9) Membawa sample box produk baru ke toko d) Bagian Akuntansi 1) Mengkros check Kas Intern dengan data komputer 2) Memeriksa laporan umur piutang 3) Input KIL di komputer 4) Memeriksa dan menandatangani bukti semua transaksi 5) Input transaksi Kas Besar, Kas Kecil, Bank di komputer 6) Membuat PPU dan realisasi PPU 7) Membuat perhitungan gaji, lembur dan insentif karyawan dan menberikan gaji karyawan 8) Input pencairan BG di komputer


9) Memeriksa dan menandatangani Laporan Penerimaan BG bulanan, Laporan Tolakan BG 10) Memeriksa Laporan Overdue Piutang Dagang 11) Membuat Laporan MR 12) Merekap Faktur Pajak Keluaran, Nota Retur Pajak Keluaran, Faktur Pajak Masukan, Nota Retur Pajak Masukan 13) Membuat Laporan Stock Opname 14) Membuat Work Plan bersama SM dan SS 15) Membuat master customer, master persediaan 16) Menyimpan arsip semua transaksi untuk keperluan pajak dan Audit 17) Ketepatan pengumpulan, kebenaran, keakuratan dan kewajaran penyajian Laporan Keuangan e) Admin Piutang 1) Membuat daftar tagihan piutang outlet/pelanggan 2) Menyimpan faktur penjualan kredit 3) Mengisi buku rekap piutang per sales 4) Mengarsipkan dokumen penagihan piutang 5) Membuatkan surat tagihan kepada outlet/pelanggan 6) Membuat laporan umur piutang dengan otorisasi bagian akuntansi dan sales supervisor/ sales manager f) Kasir 1) Memeriksa, menerima dan membuat Bukti Kas Masuk atas hasil setoran Salesman tunai dan input di Kas Besar


2) Membuat semua bukti transaksi dengan lampirannya 3) Menyetorkan uang ke bank 4) Memeriksa dan membayar klaim biaya 5) Input pencairan BG di Buku BG 6) Meminta print out rekening korang setiap satu pekan sekali sebagai Bukti Bank Masuk/Keluar dan dicocokkan dengan semua bukti transaksi bank 7) Membuat laporan Penerimaan BG bulanan serta Laporan Tolakan BG 8) Memeriksa dan menginput hasil tagihan collector ke Komputer dan Buku Piutang g) Admin Penjualan 1) Mencocokkan surat pesanan dengan Data Daftar Outlet, untuk menverifikasi apakah outlet tsb outlet baru /tidak (untuk pemberian kreditnya) 2) Input Surat Pesanan yang sudah disetujui oleh SS/SM ke komputer 3) Membuat Surat Order Penjualan 4) Membuat dan menyetak Faktur Penjualan dan menandatangani Faktur tsb 5) Membuat dan menyetak Faktur Pajak Penjualan 6) Merekap Faktur Penjualan di Kas Intern dan mencocokannya dengan Buku Rekap Faktur


7) Cek TTD, Cap dan Nama Terang Outlet atas faktur penjualan yang kembali dari gudang 8) Input di Kartu Stok atas keluar masuknya barang 9) Update Price List 10) Stock Opname mingguan h) Kepala Gudang 1) Dilarang mengeluarkan barang tanpa ada faktur penjualan yang sah menurut SOP 2) Mengecek dan menerima barang dari Principal, TTD, Cap dan Nama terang di Faktur penjualan 3) Input barang yang masuk dan keluar ke Kartu Stock Manual Gudang 4) Mencatat pengiriman barang atas Faktur Penjualan di Buku Delivery 5) Memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan Faktur Penjualan 6) Cek TTD, Cap dan Nama Terang Outlet atas faktur penjualan yang kembali dari pengiriman 7) Stock Opname random harian, mingguan, bulanan, tahunan 8) Segera menginformasi perubahan status barang (BS ke Baik, Baik ke BS) dan membuat laporannya 9) Memisahkan fungsi gudang baik dan BS 10) Dilarang menerima titipan barang dari Customer/Outlet


11) Memastikan pendingan kiriman barang yang sudah dicetak fakturnya tidak lebih dari 1 (satu) hari i) Collector 1) Melakukan penagihan ke outlet/pelanggan berdasarkan daftar tagihan yang dibuat oleh bagian piutang 2) Membawa dan menjaga dokumen daftar tagihan beserta faktur 3) Menyerahkan hasil tagihan ke kasir beserta dokumen-dokumennya j) Driver 1) Mengecek dan memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan Faktur Penjualan 2) Mengirim barang ke Outlet (cek TTD, Cap dan Nama Terang Outlet 3) Membantu aktivitas loading 4) Mencatat dan membuat laporan KM berangkat dan pulang kendaraan 5) Membuat laporan biaya pemakaian BBM kendaraan dilampiri dengan Kartu BBM 6) Bertanggung jawab atas barang di box yang akan dikirim 7) Bertanggung jawab atas kebenaran klaim biaya Ongkos Bongkar, Parkir, Service, Mel, Izin Masuk


k) Helper 1) Menyediakan semua alat penunjang yang dipasang di sekitar Outlel

utk membantu mempercepat arus produk ke Konsumen, misal: poster, sticker, hanger, leaflet, dan lain-lain 2) Bertanggung jawab dengan Driver atas barang di box yang akan

dikirim


4. Rancangan Bagan Alir (Flowchart) sistem penjualan kredit

Bagian Penjualan

6

Mulai

4

Menerima Order dari

3

Outlet/ Pelanggan

T

Faktur 1 Penjualan DB Outlet & barang

Membuat Surat Order Membuat Faktur Berdasarkan SO & perubahannya

Ttd buku ekspedisi

DB Outlet & barang


Kartu Stok

2 Membuat Surat Jalan

8 7

Surat Jalan

4

Mengisi buku rekap faktur dan ttd

Gambar 14 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit


Bagian Gudang 2

8

4

Faktur 4 Penjualan

3 2 Faktur 1 Penjualan


Mengeluarkan barang berdasarkan faktur & ttd

Kartu Stok Menyerahkan barang & faktur ke bag. pengiriman

T


Otorisasi pada buku rekap faktur & buku delivery

Bersama Barang 3

Gambar 15 Rancangan bagan alir sistem penjualan kredit (lanjutan)


Bagian Pengiriman 3

Bersama Barang

4

5

4 4

Surat Jalan

3

3

2 2

Faktur 1 Penjualan

Dipegang Pengirim

Otorisasi pada buku ekspedisi, delivery & ttd faktur

Faktur 1 Penjualan

Outlet membubuh -kan ttd dan cap outlet 4 4

3 2

3

Faktur 1 Penjualan

2 Faktur 1 Penjualan Mengirim barang beserta faktur & SJ ke outlet


6

Ke Pelanggan


5

Gambar 16 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan)


Bagian Piutang 9


Faktur 1 Penjualan

DB Penjualan & BKM

Membuat Surat Tagihn

Surat Tagihan

DB Penjualan

Dikirim ke outlet/pelanggan


Daftar Tagihan

9

T


DT Faktur 1 Penjualan

10 Dibawa Collector Untuk dilakukan Penagihan



Bagian Kasir

10 Bersama dgn hasil tagihan DT Faktur 2 Penjualan


Membuat Pelunasan (BKM)

DB Daftar Tagihan

Bukti Kas Masuk

Otorisasi Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Masuk

11



Bagian Akuntansi

11

DT BKM Faktur 2 Penjualan

Otorisasi BKM, DT

N

Selesai



a) Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta 1) Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertugas menerima order dari outlet/pelanggan. Order ini dapat diterima melalui telepon, sms, datang langsung, ataupun order yang dibawa oleh salesman. Bagian penjualan lalu mengecek ketersediaan barang yang kemudian dibuatkan faktur penjualan beserta informasi-informasi yang dibutuhkan. Kemudian diotorisasi

dengan

membubuhkan

tandatangan

serta

cap

perusahaan pada faktur penjualan. 2) Fungsi Kredit Fungsi kredit dipegang oleh sales supervisor yang bertanggung jawab dalam memeriksa dan menyetujui adanya penambahan outlet/pelanggan baru, dimana sales supervisor ini yang berhak menentukan pemberian kredit untuk outlet/pelanggan yang baru ini. 3) Fungsi Gudang Fungsi gudang dipegang oleh kepala gudang yang bertanggung jawab pada keluar masuknya barang dalam gudang, menyimpan barang dan menyiapkan barang yang telah dipesan oleh outlet/pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Setelah mendapatkan faktur penjualan dari fungsi penjualan, kepala gudang membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan.


4) Fungsi Pengiriman Fungsi Pengiriman berada di tangan driver, dimana driver bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar faktur penjualan yang sudah dibuat oleh fungsi penjualan. Driver juga membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan. Setelah barang sampai di outlet/pelanggan, kemudian outlet/pelanggan memberi cap outlet dan tandatangan pada faktur. 5) Fungsi Piutang Fungsi ini menyimpan faktur penjualan kredit dan membuat daftar tagihan yang akan ditagihkan ke outlet/pelanggan. Sebelumnya fungsi ini membuatkan surat tagihan yang dikirimkan ke outlet/pelanggan, kemudian mencetak daftar tagihan, diotorisasi dengan membubuhkan tandatangan bagian piutang (sebagai yang menyerahkan daftar tagihan sebelum dilakukan penagihan), salesman (sebagai yang menerima daftar tagihan sebelum dilakukan penagihan),

bagian akuntansi (untuk memeriksa

kecocokan data yang akan ditagih). Setelah dilakukan penagihan, daftar tagihan tersebut diserahkan kembali ke bagian piutang dengan

dibubuhi

tandatangan

salesman

(sebagai

yang

menyerahkan setelah penagihan), kasir (sebagai yang menerima daftar tagihan beserta hasil tagihannya), bagian akuntansi (untuk memeriksa kecocokan data).


6) Fungsi Kasir Fungsi ini menerima hasil tagihan yang dibawa oleh collector kemudian membuatkan bukti kas masuk sesuai dengan hasil tagihan kemudian diotorisasi oleh penyetor, kasir, dan bagian akuntansi. bukti kas masuk ini kemudian diserahkan ke bagian akuntansi. 7) Fungsi Penagihan Fungsi penagihan berada ditangan collector yang bertanggung jawab dalam melakukan penagihan ke outlet/pelanggan. Kemudian hasil tagihan yang didapat segara diserahkan ke kasir hari itu juga. 8) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk memeriksa daftar tagihan, memeriksa laporan umur piutang dagang yang dibuat oleh kasir, memeriksa dan menandatangani bukti kas masuk yang dibuat oleh kasir, serta melakukan input kas besar pada komputer. b) Dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta 1) Faktur Penjualan Faktur penjualan ini terdiri dari 4 rangkap. Rangkap ke-1 disimpan oleh kasir untuk dibuatkan daftar tagihan. Faktur rangkap ke-2 dipegang oleh outlet/pelanggan hingga terlunasi kewajibannya. Faktur rangkap ke-3 disimpan admin penjualan, sedangkan faktur


rangkap ke-4 dipegang oleh bagian gudang untuk lampiran kartu stok persediaan. 2) Surat Jalan Surat jalan ini dibuat oleh admin penjualan setelah faktur penjualan. Surat ini berisikan nama outlet, nama dan jumlah barang yang dikirim. Dokumen ini dibuat untuk pemeriksaan barang dan jumlah yang akan dikirim oleh bagian pengiriman. 3) Tanda Terima Pembayaran Tanda terima pembayaran ini dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk outlet/pelanggan, rangkap 2 untuk kasir, dan rangkap 3 untuk bagian piutang. Tanda terima pembayaran ini digunakan untuk bukti pembayaran yang dilakuakan oleh outlet/pelanggan. 4) Surat Tagihan Surat

tagihan

ini

dibuat

oleh

bagian

piutang

untuk

mengkonfirmasikan jumlah tagihan ke outlet/pelanggan sebelum dilakukan penagihal oleh collector. 5) Daftar Tagihan Piutang Daftar tagihan piutang ini berfungsi sebagai daftar outlet/pelanggan yang akan ditagih oleh collector sebagai acuan penagihan. Pembuatan daftar ini didasarkan atas tanggal jatuh tempo yang diberikan di awal pembuatan faktur penjualan oleh bagian penjualan ataupun atas permintaan collector.


6) Bukti Kas Masuk (BKM) Bukti kas masuk ini dibuat oleh kasir setelah diterima hasil dari tagihan yang dilakukan oleh collector. c) Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta 1) Kas Intern (KI) Kas intern ini dibuat oleh admin penjualan untuk mencatat penjualan tunai ataupun kredit, dan diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, dan sales supervisor 2) Jurnal Penjualan Jurnal penjualan dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan kas intern yang dibuat oleh bagian penjualan. 3) Buku Piutang per Sales Buku piutang per sales digunakan untuk mencatat setiap piutang yang timbul dan mencatat setiap pembayaran yang dilakukan oleh outlet/pelanggan. Buku ini dibuat sesuai dengan jumlah salesman yang ada guna memisahkan outlet/pelanggan mana saja yang dipegang oleh masing-masing salesman. 4) Buku Rekap Faktur Buku rekap faktur, digunakan untuk mencatat penjualan yang terjadi baik penjualan tunai maupun kredit. Buku ini berisi hari/tanggal, nama outlet, jumlah penjualan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, bagian piutang.


5) Buku Rekap Delivery Buku ini dibuat oleh kepala gudang sebagai bukti penyerahan dan penerimaan faktur penjualan dari bagian gudang ke bagian pengiriman. 6) Kartu Stok Persediaan Kartu stok persediaan ini digunakan untuk mencatat barang masuk dan barang keluar. Kartu stok ini dibuat 2 dengan pembuat yang berbeda, yaitu admin penjualan dan bagian gudang, agar barang dapat terkontrol. d) Jaringan Prosedur yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta 1) Prosedur Order Penjualan Fungsi penjualan menerima order dari outlet/pelanggan melalui telepon, calon pembeli datang langsung, order yang dibawa oleh salesman kemudian fungsi penjualan mengecek ketersediaan barang lalu membuatkan 4 rangkap faktur penjualan dan menambahkan informasi penting pada faktur tersebut. Faktur ini kemudian diotorisasi dengan membubuhkan cap perusahaan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, pembawa barang, dan outlet/pelanggan. Tandatangan dan cap outlet/pelanggan ini dilakukan jika barang sudah diterima outlet/pelanggan.


2) Prosedur Persetujuan Kredit Persetujuan kredit di lakukan oleh Sales Manager, dimana bila ada outlet/pelanggan baru harus dibuat register terlebih dahulu dan selama dua bulan harus melakukan pembelian secara cash untuk kemudian direview apakah layak mendapat kredit atau tidaknya. Jika outlet tersebut layak diberikan kredit, maka oleh Sales Manager diberitahukan kepada akunting untuk status kreditnya. 3) Prosedur Pengiriman Barang Fungsi pengiriman dapat dilakukan oleh salesman, driver, sales supervisor. Fungsi ini mengirimkan barang sesuai dengan faktur penjualan yang dibuat oleh admin pejualan. Faktur penjualan yang dibawa oleh fungsi pengiriman ini adalah semua faktur rangkap, dimana untuk penjualan kredit faktur yang berwarna merah diserahkan ke outlet/pelanggan untuk pegangan sampai melunasi kewajibannya. Faktur rangkap lainnya kembali dan diserakan ke masing-masing fungsi yang berhak. 4) Prosedur Penagihan Piutang Fungsi piutang yang dipegang oleh kasir membuatkan daftar tagihan sesuai dari faktur rangkap ke-1 yang disimpan kasir dengan mengurutkan tanggal jatuh temponya atau atas permintaan collector. Daftar tagihan ini beserta faktur rangkap ke-1 kemudian di pegang oleh collector untuk dilakukan penagihan kepada


outlet/pelanggan. Daftar tagihan ini setelah dicetak kemudian diotorisasi oleh admin piutang, penerima daftar tagihan, bagian akuntansi. Sekembalinya collector dalam melakukan tagihan kemudian diotorisasi oleh kasir, penyerah daftar tagihan dan hasilnya, bagian akuntansi. 5) Prosedur Pencatatan Piutang Pencatatan

piutang

ini

dilakukan

oleh

bagian

kasir.

Outlet/pelanggan yang kredit dicatat dalam buku piutang per sales. Catatan ini terdiri dari hari dan tanggal, nama outlet/pelanggan, nomer faktur penjualan, nominal harga, pelunasan, keterangan. Kolom pelunasan ini di isi oleh nomer bukti kas masuk dan jumlahnya, kolom ini isi sampai outlet/pelanggan selesai atas kewajibannya.

Sedangkan

kolom

keterangan

diisi

apabila

outlet/pelanggan sudah selesai menyelesaikan kewajibannya. Kolom ini diisi dengan huruf “L” dimana artinya adalah “Lunas”. Kasir harus merekap piutang ini dengan input di komputer untuk mengelompokkan

nama

outlet/pelanggan

serta

jumlah

tanggungannya, sehingga didapat laporan piutang pelanggan. 6) Prosedur Pencatatan Penjualan Admin penjualan mencatat penjualan ini pada buku rekap faktur dan kas intern (KI). Pencatatan pada buku rekap faktur ini dilakukan setelah dicetaknya faktur penjualan. Buku ini berisikan hari dan tanggal,


nama outlet/pelanggan, nominal harga, kolom otorisasi. Kolom otorisasi ini terdiri dari 3 bagian yaitu admin penjualan, kolom sebelum barang dikirim dan kolom setelah barang dikirim. Admin penjualan

memberikan

tandatangan

lebih

dahulu

untuk

manandakan faktur telah siap dan sesuai, setelah pengiriman admin penjualan juga membubuhkan tandatangan untuk faktur penjualan tunai.

Sebelum

barang

dikirim

kepala

gudang,

harus

menandatangani buku ini, kemudian setelah barang dikirim bagianbagian tersebut harus menandatangani buku ini lagi, guna diketahui apakah faktur penjualan tersebut kembali atau tidak, dan terkadang ada perubahan dari faktur tunai menjadi kredit begitu pula sebaliknya. Untuk faktur kredit maka bagian piutang harus tandatangan di buku rekap faktur ini. Pencatatan pada kas intern (KI) dilakukan oleh admin penjualan. Catatan ini dibuat dalam 1 lembar kertas setiap harinya dengan format yang sudah ditentukan yaitu nama outlet/pelanggan baik tunai ataupun kredit, nominal harga, jumlah potonganpotongan yang diberikan perusahaan. KI ini diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, sales supervisor.


5. Rancangan Data Flow Diagram a) Rancangan konteks diagram e Admin Piutang

f Akuntansi

Faktur Kredit

Faktur Penjualan, Laporan

a Outlet

c Gudang Order

Faktur Penjualan

0

b salesman

Penjualan Kredit Order

Faktur Kredit LaporanLaporan

g Sales Supervisor

Gambar 20 Rancangan Konteks Diagram

d Pengiriman


b) Rancangan diagram berjenjang

Gambar 21 Rancangan Diagram Berjenjang


c) Rancangan diagram level 0 (nol)

Diagram Level 0 (Overview Diagram) DB Barang

DB Salesman

Data Barang Data Sales

DB Outlet Data Outlet

a* Outlet/ Pelanggan

Data SO

1

Order

FP & Tembusan Yg sdh diotorisasi

DB SO

Daftar Faktur

Memproses Order Outlet/ Pelanggan

DB SJ Data SJ FP Merah

FP, SJ

d

2 Memproses Pengiriman

Pengiriman FP, SJ

3 Kas Intern Merekam Penjualan FP Putih Data Sales

FP & Tembusan yg sdh diotorisasi

Data BKM

4 Memproses Penagihan

a*

f Akuntansi

Menagih

Data Outlet Daftar Faktur

Hasil Tagihan

5 Memproses LaporanPendokumentasian Laporan Transaksi

g Sales Supervisor

Arsip Penj.

DB Salesman

DB BKM

Outlet/ Pelanggan

DB Penjualan

Ikht Penjualan Buku Besar

Data DT

Data DT

Data Sales Data Barang Data BKM

DB Outlet DB Penjualan DB DT

DB DT DB Salesman

DB Barang DB BKM

Gambar 22 Rancangan Diagram Level 0 (nol)


d) Rancangan diagram level 1

1 1.1


Order

Menerima Order Outlet/ Pelanggan Order

1.2 Membuat Order Penjualan SO

c

1.3

FP

Membuat Faktur Penjualan

Gudang

Data Sales Data Outlet

Data Barang

Daftar Order

Daftar Order

DB Salesman

DB Outlet

DB Barang

DB SO

DB SO

Daftar Faktur DB Penjualan

Faktur Penjualan

2

Faktur Penjualan

d Pengiriman

SJ

1.4 Mencetak Surat Jalan

Daftar Faktur DB Penjualan DB SJ

Gambar 23 Rancangan DFD level 1 proses 1


2

2.1 FP

2

Menyiapkan Barang

FP & tembusannya

2.2

a*

FP&tembusannya

Outlet/ Pelanggan

FP&tembusan yg sudah diberi cap&ttd outlet FP tembusan yg berwarna merah

Mengirim Barang

2.3 Memberkan FP kredit

FP & tembusan

3



3

FP & Tembusan

3

3.1

FP warna putih

4

Menerima FP & tembusannya

3.2 Kas Intern Merekap Penjualan

Arsip Penjualan



4

Data Outlet DB Outlet 4.1 FP Putih

4


Data Sales

DB Salesman

Data Faktur DB Penjualan Daftar Tagihan DB DT

Data Outlet

4.2 Membuat Surat Tagihan

Data BKM

DB Outlet DB BKM

Daftar Tagihan, Surat Tagihan

4.3 Otorisasi DT dan ST

Daftar Tagihan, Surat Tagihan


FP Putih, DT, ST

4.4

Hasil Tagihan

Melakukan Penagihan


5


5 Daftar Tagihan 5.1

5

Hasil Tagihan

Data BKM

Merekam Transaksi

DB DT

DB BKM

Data Barang DB Barang

5.2 Posting ke Buku Besar

Ikht. Penjualan

DB Buku Besar

f 5.3

Akunting Laporan - Laporan

Mencetak Laporan

i Sales Supervisor


PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI100

e) Rancangan diagram untuk pelaporan manajemen

5.3 DB Salesma DB Outlet DB Penjualan

Nama Sales Data Outlet

5.3.1

Laporan Penjualan

Mencetak Laporan Penjualam

Data Penjualan f

DB Salesman

Nama Sales

DB Outlet

Data Outlet

DB BKM

DB Pemasok

Akuntansi 5.3.2

Laporan Piutang

Mencetak Laporan Piutang

g Sales Supervisor

Data BKM

Data Pemasok Data Barang

DB Barang DB Data Penjualan Penjualan Data Pembelian DB Pembelian

5.3.3

Laporan Persediaan

Mencetak Laporan Persediaan

Gambar 28 Rancangan DFD untuk Pelaporan Manajemen

Akan Digunaka


6. Rancangan Keluaran a) Rancangan Surat Order Penjualan

Keterangan pada perhitungan: Penjualan Gross : Total sebelum disc seluruhnya Potongan Disc1 : Total sebelum disc 'barang yang kena disc' X persen (%) disc 1 Potongan Disc2 : Total sebelum disc item yang kena disc setelah dikurangi disc 1 X persen (%) disc 2 Potongan Disc3 : Total sebelum disc item yang kena disc setelah dikurangi disc 1 dan disc 2 X persen (%) disc 3 Potongan Disc Cash : (Penjualan Gross - potongan disc 1 - potongan disc 2 - potongan disc 3) X potongan disc cash DPP : Penjualan gross - potongan disc 1 - potongan disc 2 potongan disc 3 - potongan disc cash PPn 10% : Dpp X 10% Total Penjualan : DPP + PPn 10% Gambar 29 Rancangan Surat Order Penjualan


b) Rancangan Faktur Penjualan

Gambar 30 Rancangan Faktur Penjualan


c) Rancangan Kartu Semua Persediaan Semua Pemasok

Gambar 31 Rancangan Kartu Semua Persediaan Semua Pemasok


d) Rancangan Kartu Persediaan Per Barang

Gambar 32 Rancangan Kartu Persediaan Per Barang


e) Rancangan Laporan Penjualan

Gambar 33 Rancangan Laporan Penjualan


f) Rancangan Laporan Piutang Per Pelanggan

Gambar 34 Rancangan Laporan Piutang Per Pelanggan


g) Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales

Gambar 35 Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales


h) Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales Per Area

Gambar 36 Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales Per Area


i) Rancangan Laporan Umur Piutang Pelanggan

Gambar 37 Rancangan Laporan Umur Piutang Pelanggan


BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan analisis data yang dilaksanakan dengan melakukan analisis dan perancangan sistem, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem penjualan kredit yang ada di Merapi Group & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta secara garis besar sudah sesuai dengan Standar Operasional Procedure perusahaan namun terdapat praktek yang tidak sesuai yaitu pembuatan surat pesanan yang hanya dibuat dalam secarik kertas dan adanya perangkapan tugas yaitu bagian piutang dan kasir. 2. Perancangan sistem penjualan kredit pada Merapi Group & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta meliputi: a. Perancangan struktur organisasi, yaitu menambahkan bagian piutang yang sebelumnya bagian ini belum ada, perancangan tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian dalam struktur organisasi. b. Perancangan

bagan

alir

dokumen

penjualan

kredit,

yaitu

menambahkan surat order penjualan, surat jalan, dan surat tagihan. Menghilangkan KI (Kas Intern) c. Perancangan diagram arus data. d. Perancangan keluaran, meliputi surat order penjualan, faktur penjualan, kartu semua persediaan semua pemasok, kartu persediaan per barang, laporan penjualan, laporan piutang pelanggan per pelanggan, laporan

110


piutang pelanggan per sales, laporan piutang pelanggan per sales per area, laporan umur piutang pelanggan. B. Keterbatasan penelitian Berdasarkam penelitian yang telah dilakukan, penelitian ini mempunyai keterbatasan yaitu: perusahaan tidak memiliki bagan alir dokumen pelaksanaan sistem penjualan kredit. Peneliti menggambarkan bagan alir dokumen dengan melihat

kegiatan sehari-hari perusahaan mengenai

pelaksanaan sistem penjualan kredit. C. Saran Setelah mengadakan penelitian dan menganalisis temuan di dalam praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit, maka untuk meningkatkan pelaksanaan sistem penjualan kredit disarankan beberapa hal sebagai berikut: 1. Diperlukan adanya bagan alir dokumen tentang prosedur dan SOP pengendalian intern pada perusahaan Merapi Distribusi Grup & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta. 2. Diperlukan adanya penggunaan aplikasi software penjualan untuk distribusi agar pembuatan surat order penjualan dapat dilakukan dengan baik, pelaporan dapat diserahkan tepat waktu dan real time serta jika ada perangkapan tugas dapat diberikan password dalam membuka bagianbagian yang diwenangkan. 3. Pada penelitian yang akan datang diharapkan peneliti dapat melakukan analisis sistem menggunakan bagan alir dokumen dan SOP mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan.


DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain. Penerbit Andi, Yogyakarta Haryono, Hagung. 2012. Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan. Skripsi: Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi. Universitas Sanata Dharma. Yogyakarta. Kwang En, Tan dan Jane Dorothy S. 2011. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Untuk Meminimalisasi Piutang Tak Tertagih (Studi Kasus Pada Perusahaan Sepatu “X”). Akurat Jurnal Ilmiah Akuntansi. Nomor 05 Tahun ke-2 Mei-Agustus Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Penerbit Salemba Empat. Jakarta Putra, Laurensius Julian P. 2012. Analisis dan Perancangan Sistem Penerimaan Kas. Skripsi: Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi. Universitas Sanata Dharma. Yogyakarta.


LAMPIRAN

113


114


115


116


117


118

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents