PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT Studi Kasus pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013

i







KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1.

Rama Wiryono Priyatamtama SJ selaku Rama Rektor Universitas Sanata Dharma

yang

telah

memberikan

kesempatan

untuk

belajar

dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis. 2.

Bapak Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt., QIA selaku Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

3.

Bapak Iwan Guntoro selaku kepala bidang distribusi dan administrasi pemasaran, Bapak Sulis, Bapak Anton, Bapak Danang, Ibu Vina, Bapak Rian dan bagian-bagian yang terkait pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta yang telah berkenan membantu penulis dalam mencarikan data yang dibutuhkan.

4.

Orang tua penulis, Bapak Heribertus Supriyanta dan Ibu Elizabeth Anna Dwi Ratnawati yang selalu berusaha memperhatikan, memberi masukan dan vii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................. ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iii HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........................... v HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ......................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR .................................................................. vii HALAMAN DAFTAR ISI ................................................................................ ix HALAMAN DAFTAR TABEL ........................................................................ xi HALAMAN DAFTAR GAMBAR .................................................................... xii ABSTRAK ......................................................................................................... xiii ABSTRACT ....................................................................................................... xiv BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1 A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1 B. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3 C. Manfaat Penelitian ....................................................................... 3 D. Rumusan Masalah ........................................................................ 4 E. Batasan Masalah .......................................................................... 4 F. Sistematika Penulisan .................................................................. 5 BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 7 A. Sistem dan Prosedur .................................................................... 7 B. Sistem Akuntansi ......................................................................... 9 C. Sistem Informasi Akuntansi ........................................................ 11 D. Pengolahan Data Elektronik ........................................................ 15 E. Pengendalian Intern ..................................................................... 19 F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ............................................. 20 1. Fungsi yang Terkait ............................................................... 20 2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen ......................... 22 3. Dokumen yang digunakan ..................................................... 22 4. Catatan Akuntansi yang digunakan ....................................... 25 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ......................... 26 6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................ 28 G. Pengembangan Sistem ................................................................. 32 1. Alasan Pengembangan Sistem ............................................... 32 2. Tujuan Pengembangan Sistem ............................................... 33 H. Analisis Sistem ............................................................................ 33 1. Pengertian Analisis Sistem .................................................... 33 2. Tahap Analisis Sistem ........................................................... 34 I. Desain Sistem .............................................................................. 35 J. Alat Komunikasi dalam Sistem ................................................... 35 1. Bagan Alir Dokumen ............................................................. 35 2. Diagram Arus Data ................................................................ 40 K. Review Penelitian Terdahulu ....................................................... 41 ix


BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 45 A. Jenis Penelitian ............................................................................ 45 B. Subyek dan Obyek Penelitian ...................................................... 45 1. Subyek Penelitian .................................................................. 45 2. Obyek Penelitian .................................................................... 45 C. Waktu dan Lokasi Penelitian ....................................................... 46 1. Waktu Penelitian .................................................................... 46 2. Lokasi Penelitian ................................................................... 46 D. Data yang diperlukan ................................................................... 46 E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 46 F. Teknik Analisis Data ................................................................... 47 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .......................................... 52 A. Sejarah Perusahaan ...................................................................... 52 B. Visi dan Misi ............................................................................... 53 C. Lokasi Perusahaan ....................................................................... 54 D. Struktur Organisasi Perusahaan ................................................... 54 E. Bidang Usaha ............................................................................... 65 F. Proses Penerbitan ......................................................................... 66 G. Bagian Personalia ........................................................................ 67 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ....................................... 69 A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 69 1. Deskripsi Kegiatan ................................................................. 69 2. Fungsi yang Terkait ............................................................... 70 3. Dokumen yang digunakan ...................................................... 72 4. Catatan yang digunakan.......................................................... 75 5. Prosedur yang dilakukan oleh Perusahaan ............................ 76 6. Pengendalian Internal ............................................................ 79 7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan ...................... 84 B. Identifikasi Masalah .................................................................... 86 1. Identifikasi Masalah yang Terjadi ........................................ 86 2. Identifikasi Penyebab Masalah .............................................. 88 3. Identifikasi Titik Keputusan .................................................. 89 4. Identifikasi Personil- personil Kunci ..................................... 90 C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ....................... 91 1. Perancangan Fungsi ............................................................... 91 2. Perancangan Jaringan Prosedur ............................................. 93 3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan .................. 97 4. Perancangan Bagan Alir Dokumen ....................................... 102 5. Perancangan Diagram Arus Data .......................................... 117 BAB VI PENUTUP ......................................................................................... 127 A. Kesimpulan .................................................................................. 127 B. Keterbatasan Penelitian ............................................................... 129 C. Saran ............................................................................................ 130 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 132 LAMPIRAN ....................................................................................................... 134 x


DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen .......................................................... 36 Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram) ................................................ 41 Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ...................................................................................... 58 Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ...................................................................................... 67 Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ...................................................................................... 68 Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ...................................................................................... 72 Tabel 5.2 Ringkasan Dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 74 Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 76 Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................................................................... 78 Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi dan Solusi yang ditawarkan Bagi Perusahaan .............................................................................. 92 Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang Berkaitan dengan Sistem Penjualan Kredit .............................................................................. 93 Table 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 96 Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ................................................ 98 Tabel 5.9 Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalam Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................................................................................... 118

xi


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 5.1 Gambar 5.2 Gambar 5.3 Gambar 5.4 Gambar 5.5 Gambar 5.6 Gambar 5.7 Gambar 5.8 Gambar 5.9 Gambar 5.10 Gambar 5.11 Gambar 5.12 Gambar 5.13

Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ..................... 28 Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................................................................. 55 Struktur Organisasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana .. 56 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan .............................. 56 Struktur Organisasi Departemen Percetakan .............................. 57 Struktur Organisasi Departemen Keuangan ............................... 57 Proses Penerbitan Buku .............................................................. 66 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta ................................................. 85 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru ................................ 94 Usulan Surat Pesanan Penjualan ................................................ 99 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................. 112 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ................................. 118 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 119 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta .................................. 120 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 121 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 122 Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 123 Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 124 Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 125 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta ....................... 126

xii


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT STUDI KASUS PADA PENERBIT-PERCETAKAN KANISIUS YOGYAKARTA Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2013 Penelitian ini bertujuan untuk: (1) mengetahui sistem akuntansi penjualan kredit yang berjalan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, (2) untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem akuntansi penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah: (1) melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan, (2) mengidentifikasi masalah yang terjadi dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, lalu (3) melakukan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa (1) sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah cukup mendukung operasi perusahaan. Namun, ada beberapa masalah yang ditemukan antara lain order yang tertunda untuk dilayani karena dokumen sumber yang tidak memadai, ketidaktepatan dalam pembuatan faktur karena pembagian tugas dan wewenang fungsi gudang dan fungsi penagihan yang belum jelas, risiko terjadinya piutang tidak tertagih karena belum dilakukan sistem otorisasi kredit yang jelas, dan potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan kredit karena belum dilakukan sistem otorisasi yang baik, (2) perancangan sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta berdasarkan pada prosedur yang telah berjalan dengan melakukan beberapa perubahan dan perbaikan untuk memberikan solusi dalam mengatasi masalah yang dihadapi. Perancangan yang dilakukan antara lain perancangan fungsi, perancangan prosedur, perancangan usulan dokumen baru, perancangan bagan alir dokumen, dan perancangan diagram arus data.

xiii


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING SYSTEM OF CREDIT SALES A CASE STUDY AT KANISIUS PUBLISHER-PRINTING YOGYAKARTA Alfonsia Kartika Ratna Putri NIM: 092114034 Sanata Dharma University Yogyakarta 2013

The aims of this research were: (1) to know the procedure of the credit sales accounting system done by Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta, and (2) to suggest a design of credit sales accounting system for Kanisius PublisherPrinting Yogyakarta. The steps taken to reach the aims of this research were: (1) doing descriptive analysis on credit sales accounting system applied by the company, (2) identifying the problems that faced by the company by identifying the problems, the causes of the problems, the decision points, and the key person of the problems, then (3) designing the credit sales accounting system for Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta. The result of this research showed that (1) credit sales accounting system in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta had adequately supported company operation. However, there were some problems found, such as unserved- pending order because inadequate source document, inaccurate in invoicing because of the division of tasks and authority of the warehouse function and the billing function were not appropriate. There are risk of uncollectible receivables because the inappropriate credit authorization system, and the potential emergence of consumers who did not deserve credit because the inappropriate new customers adding authorization system. (2) The design of credit sales accounting system in Kanisius Publisher-Printing Yogyakarta was based on procedure which was on going by making some changes and improvements to provide a solution to overcome the problems faced. The design included the function design, procedure design, new document design, flowchart design, and data flow diagram design.

xiv


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, kebutuhan akan informasi merupakan hal yang penting dalam masyarakat. Pentingnya informasi menuntut semua pihak untuk dapat menyajikan informasi dengan akurat dan tepat waktu. Hal ini juga terjadi dalam sebuah entitas atau perusahaan. Informasi yang akurat dan tepat waktu akan menjadi informasi yang bernilai tinggi bagi entitas. Melihat pentingnya hal ini, informasi diharapkan dapat disajikan dengan jelas agar tidak menimbulkan salah tafsir dari para penggunanya. Terkait dengan aktivitas perusahaan, suatu perusahaan atau entitas akan selalu dihadapkan pada berbagai alternatif kebijakan. Oleh karena itu, peran informasi menjadi penting karena informasi yang dihasilkan akan menjadi dasar bagi entitas untuk melakukan pengambilan keputusan bagi setiap alternatif kebijakan tersebut. Salah satu aktivitas perusahaan yang penting adalah transaksi penjualan. Melalui

transaksi penjualan,

perusahaan

akan menerima

pendapatan guna memperoleh keuntungan dan membiayai biaya operasional perusahaan. Salah satu jenis penjualan yang belakangan ini menjadi pilihan bagi masyarakat luas yaitu penjualan kredit. Melalui penjualan kredit, pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan berkala sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat dengan perusahaan atau suatu entitas bisnis. 1

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 2

Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam penjualan kredit. Beberapa contohnya yaitu mengenai piutang pelanggan, kebijakan kredit yang diberikan

kepada

pelanggan,

pengendalian

intern

dalam

kegiatan

penjualannya, serta berbagai risiko yang timbul. Berdasarkan hal tersebut, maka kehadiran sebuah sistem akuntansi diperlukan guna menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini juga telah dikemukan oleh Mulyadi (2001: 3) bahwa definisi dari sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan

oleh

manajemen

guna

memudahkan

pengelolaan

perusahaan. Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang ada di Yogyakarta. Meskipun demikian, pangsa pasar Penerbit-Percetakan Kanisius mencakup seluruh Indonesia. Buku yang ditawarkan pun tidak kurang dari ribuan jenis dan pelanggan yang dimiliki tidak sedikit. Oleh karena itu, guna mendapatkan kepuasan pelanggan, perusahaan harus memberikan pelayanan yang baik. Proses yang berjalan selama ini, Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta mempunyai database bersama yang bisa memberikan segala informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Namun, dalam praktik yang terjadi di perusahaan, masih ada beberapa kelemahan yang ditemukan di perusahaan. Kelemahan tersebut disadari maupun tidak ternyata memberi pengaruh bagi jalannya operasional perusahaan.


Menyadari akan pentingnya sebuah sistem akuntansi penjualan kredit, maka hal ini menjadi dorongan bagi penulis untuk melakukan penelitian ini. Selain itu, penulis juga berharap bisa memberikan masukan bagi perusahaan yang akan penulis teliti.

B. Tujuan Penelitian Tujuan penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu: 1. Untuk mengetahui sistem penjualan kredit yang berlangsung di PenerbitPercetakan Kanisisus Yogyakarta. 2. Untuk memberikan usulan mengenai rancangan sistem penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

C. Manfaat Penelitian Manfaat penulis melakukan penelitian mengenai sistem penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yaitu: 1. Bagi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Penelitian ini diharapkan berguna sebagai masukan bagi PenerbitPercetakan Kanisisus Yogyakarta mengenai sistem penjualan kredit dan sumbangan pemikiran tentang sistem penjualan. 2. Bagi Universitas Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi di dalam pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang akuntansi,


khususnya mengenai sistem penjualan kredit, serta dapat memperkaya wawasan dalam berpikir serta dapat menambah kepustakaan. 3. Bagi Peneliti Peneliti mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh di bangku perkuliahan, serta melatih dan mengembangkan kemampuan dalam mengevaluasi dan perancangan sistem. 4. Bagi Peneliti Selanjutnya Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan acuan dan perbandingan bagi penelitian selanjutnya.

D. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka penulis membuat beberapa rumusan masalah, sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta? 2. Bagaimana usulan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit bagi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta?

E. Batasan Masalah 1. Mengingat sistem penjualan kredit antara penerbit dan percetakan itu berbeda, maka penulis memberi batasan masalah agar pembahasan lebih terfokus yaitu mengenai sistem penjualan kredit yang ada di bagian


penerbitan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta yang dilakukan pada lingkup penjualan DIY/ Jawa Tengah. 2. Selama ini dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari, PenerbitPercetakan Kanisius mempunyai database bersama yang berisi berbagai informasi antara lain pelanggan, jumlah stok yang dimiliki ,dsb. Bertujuan untuk membuat penelitian ini lebih terfokus, penulis hanya akan membahas mengenai alur dokumen dan diagram arus data, tanpa merubah program yang selama ini sudah dimiliki. Oleh karena itu, penelitian ini hanya akan membahas mengenai prosesnya.

F. Sistematika Penulisan Bab I

: Pendahuluan Bab ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: latar belakang masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, rumusan masalah, batasan masalah, dan sistematika penulisan.

Bab II

: Landasan Teori Bab ini berisi mengenai kajian-kajian teori yang digunakan sebagai dasar dalam penulisan skripsi ini. Kajian teori tersebut terdiri dari: sistem dan prosedur, sistem akuntansi, sistem informasi akuntansi, pengolahan data elektronik, pengendalian intern, sistem akuntansi penjualan kredit, pengembangan sistem, analisis sistem, desain sistem, alat komunikasi dalam sistem, dan review penelitian terdahulu.


Bab III

: Metode Penelitian Bab ini berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian, yaitu: jenis penelitian, subyek dan obyek penelitian, waktu dan lokasi penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV

: Gambaran Umum Perusahaan Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan yang diteliti.

Bab V

: Analisis Data dan Pembahasan Bab ini berisi analisis terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan dan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit yang penulis usulkan kepada perusahaan.

Bab VI

: Penutup Bab ini berisi mengenai kesimpulan penelitian yang telah dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan keterbatasan penelitian dalam penulisan skripsi.


BAB II LANDASAN TEORI

Penjualan kredit merupakan salah satu kegiatan inti perusahaan dalam rangka memperoleh keuntungan guna kelangsungan hidup perusahaan. Seiring berjalannya waktu, perkembangan perusahaan akan menuntut adanya perbaikan atau pengembangan dari sistem yang berjalan. Oleh karena itu, sebagai dasar dalam menjawab rumusan masalah, berikut ini adalah teori yang relevan. A. Sistem dan Prosedur Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama (Jogiyanto, 2005: 2). Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5). Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:

7


1. Komponen atau elemen sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batas sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Sifatnya kadang menguntungkan dan kadang dapat merugikan sistem yang ada. 4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung

sistem

merupakan

media

penghubung

antara

subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber daya mengalir antara satu subsistem ke subsistem yang lainnya. 5. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Masukan

perawatan

(maintenance

input)

yaitu

energi

yang

dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi.


b. Masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan hasil/ keluaran. 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah Sistem (Process) Bagian pengolah sistem akan mengubah input menjadi output. 8. Sasaran Sistem (Objective) Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

B. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3). Menurut Mulyadi (2001: 3-5) sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur. Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:


1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Selain itu formulir sering disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti kas masuk. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan atau data lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal penjualan. 3. Buku Besar Buku Besar (General Ledger) merupakan kumpulan rekeningrekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini, disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini, disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mengelompokan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk menyajikan laporan keuangan.


4. Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) Buku pembantu (Subsidiary Ledger) merupakan suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (Books of Final Entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain setelah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi. 5. Laporan Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan penjualan barang, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.

C. Sistem Informasi Akuntansi 1. Informasi Informasi menurut Jogiyanto (2005: 8) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang


menerimanya. Informasi juga harus memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto, diibaratkan dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilar tersebut adalah: a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya (user). 2. Sistem Informasi Sistem informasi menurut Leitch dan Roscoe dalam Jogiyanto (2003: 11) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen bangunan sistem terdiri dari enam blok. Menurut Mulyadi (2001: 12-14), komponen-komponen utama sistem informasi adalah sebagai berikut: a. Blok Masukan (Input Block) Blok masukan adalah suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media


yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data ke dalam sistem. b. Blok Model (Model Block) Blok model adalah suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran (logicomathematical model) c. Blok Keluaran (Output Block) Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya. d. Blok Teknologi (Technologi Block) Teknologi

dalam

sistem

informasi

berbasis

komputer

(computer-based information systems), terdiri dari tiga komponen yaitu komputer dan penyimpanan data di luar telekomunikasi, dan perangkat lunak (software). e. Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.


f. Blok Pengendalian (Control Block) Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam, kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lain-lain. 3. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi (Rama, 2008: 17). Menurut Moscove dan Simkin dalam Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi

yang

mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

memproses,

menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihakpihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Menurut Murdick, Fuller, dan Ross dalam Jogiyanto (2005: 17) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya.


D. Pengolahan Data Elektronik Menurut Jogiyanto (2010: 505-512) komponen-komponen dalam sistem pengolahan data elektronik yaitu: 1. Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras adalah peralatan fisik yang digunakan dalam sistem. Komponen perangkat keras terdiri dari central processing unit (CPU), perangkat untuk input (masukan) dan output (keluaran). Komponen yang paling penting adalah central processing unit (CPU) yang terdiri dari unit pengontrol, unit penyimpanan internal, dan arithmetic-logic-unit. 2. Perangkat Lunak (software) Komponen ini terdiri dari program-program dan penggerak yang memfasilitasi pemograman dan pengoperasian komputer. Beberapa jenis perangkat lunak komputer: a. Program Sistem Nama lain program sistem yaitu supervisory program yang fungsinya adalah melakukan fungsi-fungsi umum yang diperlukan untuk pengoperasian komputer seperti melakukan tugas tertentu. Program sistem mencakup hal-hal berikut: 1) Sistem operasi mengatur pengoperasian komputer, termasuk peralatan input dan output, pusat penyimpanan, pelaksanaan program, dan manajemen files.


2) Program utility melakukan tugas-tugas umum pengolahan data seperti penyalinan, reorganisasi data dalam file, menyortir, merging, dan pencetakan. Jenis program utility lain bisa digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang penggunaan perangkat

lunak

dan

perangkat

keras,

membantu

dalam

mendeteksi penggunaan komputer tanpa ijin atau mengubah program dan data, dan membantu dalam pengujian sistem baru. 3) Compilers dan assemblers menerjemahkan bahasa pemrograman tertentu menjadi instruksi dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh komputer. 4) Sistem manajemen database digunakan oleh perusahaan yang menyelenggarakan database berbantuan komputer. Program ini mengontrol catatan ata dan files secara independen dari program aplikasi yang memungkinkan dilakukan perubahan dalam data atau menggunakan data. b. Program Aplikasi Program aplikasi berisi instruksi yang memungkinkan komputer untuk melaksanakan tugas pengolahan data tertentu untuk pemakai. Program aplikasi dioperasikan secara tersendiri dalam keadaan tertentu. Namun, dalam sistem modern yang semakin berkembang sekarang ini, program dirancang sebagai bagian dari sistem yang terintegrasi. Program aplikasi bisa dikembangkan sendiri oleh pemakai atau bisa juga dibeli dari penjual perangkat lunak.


3. Pengorganisasian dan Metoda Pengolahan Data a. Metode Pengorganisasian Data Metode pokok yang digunakan dalam pengorganisasian data yaitu: 1) Metode File Tradisional Dua tipe file yang digunakan dalam metode ini yaitu master file dan file transaksi. Master file berisi informasi mutakhir tentang kelompok data tertetu, misalnya saldo saat ini rekening piutang dagang atau persediaan. File transaksi berisi detil transaksi-transaksi individual kelompok yang sama, seperti penjualan kredit harian atau pengeluaran kas harian. File-file tersebut bisa diorganisasi untuk diproses secara berurutan (sequential) atau diproses secara akses langsung (direct access). Jika secara berurutan file transaksi yang bersangkutan harus disortir dengan urutan yang sama sebelum bisa digunakan untuk memutakhirkan master file. Jika file akses langsung, file transaksi tidak perlu disortir sebelum diproses. 2) Metode Database Metode

ini

didasarkan

pada

pengadaan

dan

penyelenggaraan satu file akses langsung untuk segala macam aplikasi yang menggunakan data yang sama. Setiap elemen data hanya disimpan (stored) satu kali, tetapi bisa diakses oleh semua program aplikasi yang telah diotorisasi.


b. Metode Pengolahan Data Metode pengolahan data yang banyak digunakan dalam praktik yaitu: 1) Batch Entry/Pengolahan Batch Pada metode ini data dikumpulkan menurut kelompok transaksi lalu dimasukkan dan diolah berdasarkan bacthes. 2) On-line Entry/Pengolahan Batch Pada metode ini transaksi-transaksi individual dimasukkan secara langsung ke dalam komputer pada saat transaksi terjadi melalui terminal. File transaksi yang bisa dibaca oleh mesin dikumpulkan pada saat transaksi dimasukkan ke komputer. File ini selanjutnya diproses untuk memutakhirkan master file. 3) On-line Entry/Pengolahan On-line Perbedaan entry/pengolahan

metode batch

ini adalah

dengan master

metode file

on-line

dimutakhirkan

bersamaan dengan pemasukkan data dan dihasilkan log transaksi yang terdiri dari catatan mengenai seluruh transaksi berdasarkan urutan waktu terjadinya. Agar terdapat alur transaksi, setiap transaksi ditandai dengan nomor identifikasi melalui program komputer.


E. Pengendalian Intern COSO (Committee of Sponsoring Organizations) pada tahun 1992 menerbitkan laporan berjudul Internal Control–Integrated Framework. Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan efisiensi operasi (Jusup, 2010: 252). Kontrol internal menurut COSO yang dimuat dalam buku Sawyer (2005: 61-62) menyatakan adanya lima komponen kontrol internal, yaitu: 1. Lingkungan Pengendalian Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen. 2. Penentuan Risiko Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua


bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis. 3. Aktivitas Pengendalian Komponen

ini

mencakup

aktivitas-aktivitas

yang

dulunya

dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan. 4. Informasi dan Komunikasi Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk mengelola operasinya. 5. Pengawasan Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.

F. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit 1. Fungsi yang Terkait dengan Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001: 211-213), fungsi yang terkait dalam


sistem penjualan kredit adalah: a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pembelian. b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada pelanggan atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwewenang. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur


bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, membuat laporan penjualan, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 213), yaitu: a. Jumlah pendapatan menurut jenis produk b. Jumlah piutang kepada setiap debitur c. Jumlah harga pokok produk yang dijual dalam jangka waktu tertentu d. Nama dan alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang 3. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001: 214-216) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah:


a. Surat order pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok yang digunakan untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Tembusan surat order pengiriman terdiri dari: 4) Tembusan Kredit (Credit Copy) Tembusan kredit ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 5) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Surat pengakuan digunakan untuk memberitahu pelanggan bahwa order telah diterima dan dalam proses pengiriman. Surat ini dikirimkan oleh bagian penjualan. 6) Surat Muat (Bill of Lading) Surat muat digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. 7) Slip Pembungkus (Packing Slip) Slip pembungkus ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan dalam mengidentifikasi barang yang diterima. 8) Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Tembusan ini dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum di dalam surat order


pengiriman, agar menyerahkan barang ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 9) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Tembusan dari surat order pengiriman ini diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. 10) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Tembusan dari surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan. b. Faktur dan tembusannya, yaitu: 1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies) Faktur penjualan adalah lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. 2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk melakukan pencatatan piutang ke dalam kartu piutang. 3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 4) Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi


penagihan ke fungsi akuntansi untuk sebagai dasar dalam menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. 5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi dan juga sebagai bukti pendukung bagi pembuatan bukti memorial. d. Bukti memorial Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi. 4. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001: 218-219) catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan.


b. Kartu Piutang Kartu piutang adalah buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap debitur. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2001: 219-220), yaitu: a. Prosedur Order Penjualan Pada prosedur order penjualan, fungsi penjualan akan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order tersebut. Kemudian, fungsi penjualan akan membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada fungsi-fungsi yang lain.


b. Prosedur Persetujuan Kredit Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c. Prosedur Pengiriman Fungsi

pengiriman

dalam

prosedur

pengiriman

akan

mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman. d. Prosedur Penagihan Fungsi penagihan di dalam prosedur ini, membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kembali kepada pembeli. e. Prosedur Pencatatan Piutang Pada prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan Fungsi

akuntansi

dalam

prosedur

distribusi

penjualan

mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Prosedur ini merupakan prosedur dimana fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.


6. Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Bagian Order Penjualan mulai

4

menerima order dari pelanggan

surat order 7 pengiriman

6

2 surat order 1 pengiriman

surat order

membuat surat order pengiriman

mencatat tanggal pengiriman lembar 9

2

9 8 5

6


7

4 3 2 surat order 1 pengiriman

A 1

2

3

7 T

ke pelanggan

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230


Bagian Kredit

Bagian Gudang

3

1

surat order 7 pengiriman (credit copy)

Bagian Pengiriman

5

2



bersamaan dengan barang

5 4 3

surat order 2 pengiriman memeriksa status kredit

memberi otorisasi kredit

surat order 7 pengiriman (credit copy)

menyiapkan barang

menempel surat order pengiriman pada pembungkus

menyerahkan barang

barang


menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan

bersama dengan barang

umum

ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus

5

4

kartu gudang

4

5 3 2 surat order 1 pengiriman

N

6 diserahkan kepada perusahaan angkutan umum

Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit (Lanjutan) Sumber: Mulyadi, 2001: 227-230


Bagian Penagihan

Bagian Piutang

8

7

surat muat 2 2

SOP


1

faktur

membuat faktur

kartu piutang 5 4 3 2 faktur

1

N dikirim ke wiraniaga dikirim ke pelanggan 9

8

10



Bagian Jurnal

Bagian Kartu Persediaan

9

faktur

10

3

faktur

11

4

rekap HPP Bukti memorial

kartu persediaan N

N membuat rekapitulasi HPP

secara periodik

rekapitulasi HPP

N membuat bukti memorial

jurnal penjualan

selesai

jurnal umum

rekap HPP bukti memorial

11



G. Pengembangan Sistem Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem

yang

telah

ada

(Jogiyanto,

2005:

35).

Hal-hal

mengenai

pengembangan sistem yaitu: 1. Alasan Pengembangan Sistem Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan beberapa alasan (Jogiyanto, 2005: 35-36). Alasan-alasan tersebut adalah: a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan dapat berupa: 1) Ketidakberesan 2) Petumbuhan organisasi b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) c. Adanya instruksi-instruksi (directives) Menurut Jogiyanto (2005: 37-38) pengembangan suatu sistem nantinya akan berkaitan dengan PIECES, yang artinya: a. Performance, yaitu peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehinggan akan menjadi lebih efektif. b. Information, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. c. Economy, peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.


d. Control, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang telah dan akan terjadi. e. Eficiency, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi. f. Services, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. 2. Tujuan Pengembangan Sistem Pengembangan sistem dilakukan ada beberapa tujuan yang hendak dicapai. Menurut Mulyadi (2001: 19-20) tujuan-tujuan tersebut adalah: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola informasi yang baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh informasi yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

H. Analisis Sistem 1. Pengertian Analisis Sistem Analsis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan

kesempatan-kesempatan,

mengevaluasi

permasalahan-permasalahan,

hambatan-hambatan,

yang

terjadi

dan


kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005:129). 2. Tahap Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 130) langkah-langkah dalam analisis sistem adalah: a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah, mencakup: 1) Mengidentifikasi penyebab masalah Pada tahap ini analis sistem akan melakukan identifikasi mengenai penyebab masalah atas suatu masalah yang terjadi di perusahaan. Langkah ini merupakan awal dalam mengidentifikasi masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan Langkah selanjutnya setelah melakukan identifikasi terhadap penyebab masalah, analis sistem akan mengidentifikasi titik keputusan yang digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah diidentifikasi sebelumnya. 3) Mengidentifikasi personil kunci Langkah yang terkahir setelah menemukan penyebab masalah

dan

menentukan

titik

keputusan,

analis

sistem

mengidentifikasi personil kunci yang secara langsung mauoun tidak langsung sebagai penyebab masalah. b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.


c. Analize, yaitu menganalisis sitem. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

I.

Desain Sistem Menurut Verzello/ Reuter III dalam Jogiyanto (2005: 196) desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefisinian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Menurut Jogiyanto (2005: 197) dalam buku Analisis dan Desain Sistem, ada tujuan dalam desain sistem, yaitu: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

J.

Alat Komunikasi dalam Sistem 1. Bagan alir Bagan alir adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika (Jogiyanto, 2005: 795). Simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen dapat dilihat pada Tabel 2.1.


Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen No 1

Gambar

Nama

Dokumen

Keterangan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.

2 Dokumen dan tembusannya

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Berbagai Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket.

3

4

Catatan

5 On-page Connector

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Simbol ini digunakan untuk menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman yang sama.


Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) 6

Akhir arus dokumen

Simbol ini menunjukkan akhir arus dari suatu dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum dalam simbol tersebut.

Awal arus dokumen

Simbol ini menunjukkan awal arus dokumen yang berasal dari simbol penguhubung halaman yang sama, yang bernomor seperti tercantum di dalam simbol tersebut.

7

8 Off-page Connector

9 Kegiatan Manual

10

Keterangan Komentar

Simbol ini digunakan untuk menghubungkan bagan alir yang terletak pada halaman yang berbeda. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual, seperti menerima order penjualan, mengisi formulir, dan lain-lain. Simbol ini memungkinkan ahli sistem untuk menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.



Arsip Sementara

12

Arsip permanen

13 On-line Computer Process

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.

14

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan pemasukan data ke Keying (typing, dalam komputer verifying) melalui on-line terminal.

15

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik.

Pita Magnetik

16 On-line Storage

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip arsip komputer yang berbentuk on-line.



Keputusan

18

Garis Alur

19

Persimpangan Garis Alir

20 Pertemuan Garis Alir

21 Terminal

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.

Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak perlu dicantumkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan, tetapi jika arus dokumen mengarah ke atas dan ke kiri, anak perlu dicantumkan. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem akuntansi.



Masuk ke Sistem

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.

Keluar ke Sistem

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.

23

Sumber: Mulyadi, 2001: 60-63

2. Diagram Arus Data (DFD/ Data flow Diagram) Menurut Jogiyanto (2005: 700) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette, dan lain sebagainya). Simbol yang digunakan dalam pembuatan Data Flow Diagram bisa dilihat pada Tabel 2.2.


Tabel 2.2 Simbol DFD (Data Flow Diagram) No 1

Gambar

Nama

Kesatuan luar

2 Arus Data

3

Proses

4 Simpanan Data

Keterangan Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Arus data menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simpanan data merupakan simpanan dari sebuah data.

Sumber: Jogiyanto (2005: 700-707)

K. Review Penelitian Terdahulu Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dilakukan oleh Putranto (2008). di PT PG/ PS Madu Baru Madukismo, teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu wawancara, dokumentasi, dan kuisioner. Untuk menganalisis data, langkah yang ditempuh yaitu dengan menggunakan teknik analisis deskriptif, mengidentifikasi masalah dan penyebab yang dihadapi perusahaan, merancang sistem yang terdiri dari perancangan struktur organisasi,


perancangan input, perancangan database, perancangan proses, perancangan output dan perancangan pengendalian. Kesimpulan yang dapat diambil PT PG/ PS Madu Baru Madukismo belum melakukan penerapan sistem akuntansi penjualan kredit dengan baik. Permasalahan yang muncul disebabkan karena belum adanya pemisahan tugas dan prosedur pencatatan yang kurang tepat. Penelitian lain tentang Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dilakukan oleh Sari (2004) pada PT Kusumatex Yogyakarta dalam skripsinya menggunakan metode wawancara, kuisioner, dokumentasi, dan observasi. Langkah yang digunakan untuk menganalisis data yaitu dengan analisis deskriptif, mengindentifikasi masalah meliputi penyebab masalah, titik keputusan dan personil kunci, kemudian membandingkan sistem akuntansi penjualan kredit beserta pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di perusahaan dengan teori, merancangkan sistem akuntansi penjualan kredit untuk perusahaan. Kesimpulan yang dapat diambil PT Kusumatex sudah memiliki sistem akuntansi penjualan kredit dan pengendalian intern sudah dilaksanakan cukup baik, tetapi pengendalian intern dalam penggunaan dokumen dan catatan kurang baik, permasalahan yang muncul adalah pengendalian intern dalam pelaksanaan prosedur dan penggunaan dokumen belum dilaksanakan dengan baik, pembatalan atau penundaan pengiriman pesanan kepada konsumen karena persediaan barang tidak mencukupi pesanan, pelaksanaan sistem


akuntansi penjualan kredit di dalam perusahaan sebagian sudah tepat atau sesuai dengan teori. Penelitian yang lain yaitu penelitian yang dilakukan oleh Hendarti dan Fanny Margaretta (2008) dengan judul analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan. Metode yang digunakan yaitu studi kepustakaan, studi lapangan (observasi langsung, wawancara, dan teknik analisis). Kesimpulan yang dapat diambil yaitu ditemukan beberapa kelemahan dari sistem yang berjalan, yaitu tidak adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas (bagian penerima pembayaran, penagihan dan pembuat laporan dirangkap oleh bagian keuangan), tidak adanya informasi khusus mengenai piutang pelanggan, tidak adanya informasi mengenai pembatasan limit kredit pelanggan, adanya kesulitan dalam melakukan pengawasan pengiriman barang cetakan kepada pelanggan, adanya kesulitan dalam pembuatan laporan dan jurnal. Selain memaparkan mengenai kelemahan dari sistem yang berjalan, penulis juga memberikan usulan perbaikan antara lain melakukan perekrutan karyawan baru untuk ditempatkan pada fungsi penerimaan kas dan kasir, membuat sistem yang dapat menampilkan informasi yang berisi piutang pelanggan yang akan jatuh tempo, jatuh tempo dan yang lewat jatuh tempo, sistem yang dapat menyediakan informasi yang jelas mengenai limit kredit pelanggan yang selalu up to date, membuat sistem yang dapat menampilkan informasi yang berisi pesanan yang baru diterima, dalam proses dan yang siap untuk dikirim. Perusahaan dapat mengontrol waktu pengiriman pesanan pelanggan secara akurat, membuat sistem yang


menyediakan fasilitas aplikasi yang dapat mendukung pembuatan laporan secara cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan pihak yang bersangkutan.


BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu penelitian yang dilakukan dengan meneliti kegiatan perusahaan secara langsung mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

B. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian a. Bagian penjualan b. Bagian gudang c. Bagian akuntansi d. Bagian pengiriman e. Bagian penagihan f. Bagian kredit 2. Obyek Penelitian Objek dari penelitian ini adalah prosedur penjualan kredit yang diterapkan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

45


C. Waktu dan Lokasi Penelitian 1. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan November 2012 sampai dengan Februari 2013. 2. Lokasi penelitian akan dilakukan di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta.

D. Data yang diperlukan 1. Gambaran umum perusahaan 2. Struktur organisasi (termasuk tugas, wewenang dan deskripsi jabatan) 3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan 4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan

E. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu: 1. Metode Wawancara Wawancara merupakan teknik mengajukan pertanyaan langsung atau melakukan tanya jawab secara lisan dengan bagian subjek penelitian, untuk memperoleh informasi atau data yang dibutuhkan mengenai kegiatan penjualan yang dilakukan dan mengenai gambaran umum perusahaan. 2. Metode Observasi Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang diteliti. Melalui hal ini penulis akan


melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Kegiatan dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan hingga pesanan tersebut di proses dan menjadi sebuah faktur. 3. Metode Dokumentasi Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan melihat berkas, catatan, dokumen, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan transaksi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta. Data yang diperoleh berupa faktur pajak, alur penjualan yang terjadi di perusahaan, dan dokumen akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

F. Teknik Analisis Data Teknik yang digunakan oleh penulis untuk menjawab rumusan masalah adalah: 1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, dilakukan dengan cara melakukan

analisis

deskriptif,

yaitu

menggambarkan

atau

mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang berlangsung di PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta. Pendeskripsian yang dilakukan meliputi gambaran secara umum proses penjualan kredit, fungsi yang terkait dengan penjualan kredit, dokumen apa saja yang digunakan oleh


perusahaan, catatan apa saja yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat transaksi, dan yang terakhir adalah prosedur yang dilakukan oleh perusahaan, menjelaskan mengenai pengendalian internal yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian, perhitungan risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemonitoran. 2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua yaitu mengenai usulan rancangan sistem penjualan kredit di PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta, yaitu: a. Menemukan permasalahan dalam sistem yang ada, maka penulis mewawancarai pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit.

Berdasarkan

hasil

wawancara

maka

akan

dilakukan

pengidentifikasian masalah dengan langkah: 1) Mengidentifikasi masalah yang terjadi Langkah awal yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah yang ada di perusahaan yaitu dengan mencari dan menemukan masalah yang dihadapi perusahaan dalam sistem penjualan kredit. Cara mengindentifikasi dengan melakukan wawancara kepada orang yang terkait dengan penjualan kredit serta melakukan observasi mengenai sistem yang berjalan dalam penjualan kredit. 2) Mengidentifikasi penyebab masalah Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi penyebab yang mengakibatkan permasalahan yang telah ditemukan dan


diidentifikasi. Cara mengidentifikasi penyebab masalah yaitu dengan melakukan analisis terhadap data-data yang diperoleh selama proses penelitian. 3) Mengidentifikasi titik keputusan Setelah menemukan penyebab timbulnya suatu masalah, langkah selanjutnya yaitu menentukan titik keputusan yang mengakibatkan sebab masalah itu muncul, sehingga titik keputusan bisa digunakan untuk memperbaiki masalah yang telah diidentifikasi. 4) Mengidentifikasi personil-personil kunci Langkah yang terakhir yaitu mengidentifikasi personil yang secara langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab masalah itu muncul. b. Mengevaluasi sistem yang berjalan apakah telah sesuai dengan kebutuhan pemakainya. c. Membuat rancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit. d. Membuat rancangan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit. e. Membuat rancangan dokumen baru yaitu surat pesanan penjualan. f. Membuat bagan alir dokumen (flowchart) untuk sistem yang diusulkan, langkah-langkahnya: 1) Menentukan fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit


2) Menentukan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit. 3) Menentukan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem penjualan kredit. 4) Menentukan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit. 5) Menggambar bagan alir dokumen yang diusulkan dengan cara: a) Menggambarkan bagan alir sistem dari atas ke bawah dengan jelas dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman b) Menunjukkan kegiatan di dalam bagan alir sistem dengan jelas. c) Menunjukkan dengan jelas kegiatan akan dimulai dari mana dan berakhir dimana. d) Menggunakan suatu kata yang akan mewakili suatu pekerjaan untuk masing-masing kegiatan didalam bagan alir dokumen. e) Mengurutkan masing-masing kegiatan didalam bagan alir sistem dalam urutannya yang semestinya. f) Menunjukkan dengan jelas kegiatan yang terpotong dan akan disambung dengan menggunakan simbol penghubung. g) Memberikan uraian penjelasan atas rancangan bagan alir sistem yang telah dibuat. g. Membuat bagan alir data atau DFD (data flow diagram) untuk sistem yang diusulkan, langkah-langkah yang dilakukan:


1) Mengidentifikasi entitas yang terlibat di dalam sistem penjualan kredit 2) Mengidentifikasi masukan dan keluaran yang terlibat dalam entitas 3) Membuat diagram konteks 4) Membuat bagan berjenjang untuk semua proses 5) Membuat DFD untuk level 0 dan level 1 untuk tiap prosesnya


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan Pada tanggal 26 Januari 1922, sebuah percetakan bernama Canisius Drukkerij didirikan di Yogyakarta sebagai sebuah karya misi. Percetakan ini membantu menyediakan buku-buku pelajaran bagi sekolah kaum pribumi serta buku-buku doa bagi Gereja Katolik di Indonesia. Sekitar tahun 1928, Canisius Drukkerij mencetak beberapa majalah pergerakan, seperti Tamtama Dalem dan Swaratama yang memberi kontribusi penting dalam perjuangan kaum muda di Indonesia untuk meraih kemerdekaan. Pada masa awal kemerdekaan, Pemerintah Indonesia mempercayai Percetakan Kanisius untuk mencetak ORI, Oeang Republik Indonesia. Itulah pertama kalinya ORI dicetak dan diedarkan sebagai alat perjuangan mempertahankan kemerdekaan setelah proklamasi 17 Agustus 1945. Setelah

penyerahan

kedaulatan

Republik

Indonesia,

Indonesia

memasuki era baru, yaitu "Proses Indonesianisasi". Percetakan Kanisius memberikan kontribusi dalam proses indonesianisasi dengan menerbitkan buku-buku pelajaran berbahasa Indonesia. Sejak saat itu karya Kanisius bukan hanya percetakan, melainkan juga penerbitan. Memasuki tahun 1970-an, Penerbit dan Percetakan Kanisius dikelola dalam kerja sama harmonis antara pastor Jesuit dan awam. Pada periode ini 52


terjadi begitu banyak langkah modernisasi, pengembangan sumber daya manusia, dan kemandirian finansial. Pada pertengahan tahun 1990-an Kanisius memperluas bidang layanan hingga ke jenis produk majalah dan multimedia. Kini, setelah 91 tahun berkarya, Kanisius tetap berkomitmen untuk menghadirkan produk-produk media yang diharapkan mampu memberikan pencerahan dan memberdayakan manusia, membangkitkan sensititivitas manusia terhadap kondisi di sekitarnya.

B. Visi dan Misi Visi : Penerbit-Percetakan Kanisius menjadi penerbit-percetakan profesional yang berperan aktif dalam panggilan gereja untuk mewujudkan masyarakat yang lebih beriman dan bermartabat.

Misi: 1. Menyediakan produk dan jasa yang berkualitas di bidang penerbitan dan percetakan untuk Gereja dan dunia pendidikan. 2. Mengembangkan kompetensi karyawan untuk bekerja dalam tim demi kepuasan pelanggan. 3. Menyelenggarakan pemasaran yang etis dan efektif. 4. Membangun sinergi dengan mitra-mitra strategis secara intensif.


5. Mengembangkan tata kelola perusahaan yang sehat, transparan, dinamis dan akuntabel. 6. Mendukung karya pendidikan.

C. Lokasi Perusahaan Lokasi perusahan terletak di Kota Yogyakarta dengan alamat lengkap Jalan Cempaka 9, Deresan, Yogyakarta 55281. Mengingat jumlah pelanggan yang tersebar di seluruh penjuru nusantara serta beberapa kota di luar negeri, Penerbit dan Percetakan Kanisius mendirikan beberapa kantor pemasaran yang terletak di Bandung, Jakarta, Surabaya, dan Palembang.

D. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan maupun suatu organisasi diperlukan keberadaanya. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi yang terdapat pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat di gambar 4.1. Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta terdiri atas empat departemen, yaitu departemen SDM dan sarana prasarana, departemen penerbitan, departemen percetakan, dan departemen keuangan.


DIREKTUR Wakil Direktur

Kepala Divisi SIM

S. Ware

Kepala Divisi Audit Internal

H. Ware

Kepala Divisi Sekretariat Perusahaan .

MANAJER SDM dan SARANA PRASARANA

MANAJER PENERBITAN

MANAJER PERCETAKAN

MANAJER KEUANGAN

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Masing-masing departemen yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

memiliki

seorang sekretaris

yang membantu

pekerjaan

sekretariatan untuk masing-masing departemen. Namun, khusus untuk departemen penerbitan, sekretariat yang dimiliki merupakan sebuah divisi. Hal ini dikarenakan, banyaknya personil yang ada di dalamnya dan mengerjakan berbagai tugas yang berkaitan dengan penerbitan. Pada gambar 4.2 merupakan gambar struktur organisasi deparetemen SDM dan sarana prasarana beserta dengan seorang kepala bidang dan divisi yang ada di bawahnya. Pada gambar 4.3 menggambarkan struktur organisasi departemen penerbitan beserta beberapa kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya. Lalu pada gambar 4.4 merupakan gambar struktur organisasi departemen percetakan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya, sedangkan pada gambar 4.5 merupakan gambar struktur organisasi


departemen keuangan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya. MANAJER SDM dan SARANA PRASARANA SEKRETARIAT SDM & Sarpras

Kepala Bidang SDM dan SARANA PRASARANA

Kepala Divisi Sarana Prasarana

Kepala Divisi Perencanaan dan Pengembangan

Kepala Divisi Kepegawaian

Gambar 4.2 Struktur Organisiasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

MANAJER PENERBITAN

Sekretariat Penerbitan

Kepala Bidang Distribusi dan Admin Pemasaran

Kepala Divisi Gudang& Ekspedisi

Kepala Divisi Admin Pemasaran

Kepala Bidang Pen. Gerejawi

Kepala Divisi Redaksi

Kepala Divisi Pemasaran

Kepala Bidang Pen. Pendidikan/ Umum

Kepala Divisi Redaksi

Kepala Divisi Pemasaran

Kepala Bidang Penjualan

Kepala Bidang Penerbitan Digital

Kepala Divisi Buku Elektronik

Kepala Divisi Promosi Internet & Multimedia

Kadiv TAKOM

Kadiv DIY-Jateng

Kepala KPJ

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kepala KPB

Kepala KPP


MANAJER PERCETAKAN

SEKRETARIAT

Kepala Bidang PEM. JASA CETAK

Kadiv Teknik

Kadiv Pemasaran

Kadiv Administrasi

Kepala Bidang PERENC. PRODUKSI & LOGISTIK (PPIC)

Kadiv Penjadwalan dan Analisa

Kadiv Logistik

Kepala Bidang PRODUKSI

Kadiv Pracetak

Kadiv Cetak

Kadiv Pasca-Cetak

Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

MANAJER KEUANGAN

SEKRETARIAT KEUANGAN

Kepala Bidang Keuangan

Kepala Divisi PEMBUKUAN & AUDIT

Kepala Divisi PIUTANG DAGANG (AR)

Kepala Divisi PEMBELIAN

Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kadiv Kalkulasi


Setiap divisi yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki tugas masing-masing. Pada Tabel 4.1 mendeksripsikan tentang tugas dari setiap divisi yang ada di Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta. Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta No 1

Nama Bagian Direktur

2

Wakil Direktur

2

Kepala Divisi SIM a. Software

Tugas Mempimpin perusahaan dan membuat kebijakan yang berkaitan dengan perusahaan. Mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi strategi mutu produk dan jasa perusahaan. Memberi arahan bagi terciptanya komitmen mutu manajemen perusahaan, mengoordinasi pelaksanaan program kerja manajemen secara terpadu. Serta, mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi strategi jejaring perusahaan.

Mengelola sistem aplikasi dan/ atau program-program untuk mendukung operasional perusahaan. Mengelola pemeliharaan sistem aplikasi dan program pendukung operasional perusahaan. b. Hardware

3.

Kepala Divisi Internal Audit

4.

Kepala Divisi Sekretariat Perusahaan

Mengelola jaringan komputer perusahaan. Mengelola sistem penyimpanan data/ server seluruh unit kerja di perusahaan. Mengelola penyediaan perangkat komputer dan perawatannya. Merencanakan dan menyusun program audit internal perusahaan. Menjalankan audit internal di seluruh unit kerja perusahaan. Memberikan rekomendasi perbaikan kepada direksi (sebagai penentu kebijakan) berdasarkan hasil temuan audit internal. Menjalankan kegiatan kesekretariatan perusahaan dan pengelolaan dokumendokumen perusahaan. Mengelola kegiatan corporate public relations/ kehumasan. Mengelola kegiatan corporate social responsibility.


Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan) 5

Manajer SDM dan Sarana Prasarana

a. Sekretariat SDM dan Sarana Prasarana

Mengelola pembelajaran dan pengembangan organisasi, mengembangkan upaya pemberdayaan SDM maupun sarana dan prasarana fisik. Mengelola rekrutmen dan pelatihan SDM sesuai kebutuhan organisasi. Hingga, mengelola peraturan-peraturan organisasional dan administrasi serta database kepegawaian. Melakukan pekerjaan support kesekretariatan untuk seluruh bagian SDM dan Sarana Prasarana

b. Kepala Divisi Sarana Prasarana

Mengelola sarana dan prasarana untuk mendukung proses operasional perusahaan. Mengelola pelayanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan lingkungan perusahaan. Mengelola penggunaan dan perawatan kendaraan dinas perusahaan. Mengelola sistem keamanan aset dan lingkungan perusahaan.

c. Kepala Divisi Kepegawaian

Mengelola dan menjalankan proses pemberian kompensasi (gaji) dan fasilitas kesejahteraan karyawan. Melakukan pengelolaan database karyawan untuk keperluan pemberian kompensasi dan fasilitas kesejahteraan karyawan. Menjalankan proses administrasi kepersonaliaan.

d. Kepala Divisi Perencanaan dan Pengembangan

Menyusun perencanaan strategi pengembangan kompetensi karyawan. Melakukan pengembangan karyawan melalui program-program training dan program lain yang dapat mendukung peningkatan kompetensi karyawan. Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.


Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan) 6. Manajer Penerbitan

a. Divisi Sekretariat Penerbitan

b. Kepala Bidang Distribusi dan administrasi pemasaran 1) Kepala Divisi Gudang dan Ekspedisi

2) Divisi Administrasi Pemasaran

c. Kepala Bidang Pen. Gerejawi 1) Kepala Divisi Redaksi

Mengelola pengembangan usaha penerbitan sesuai visi-misi organisasi, mengembangkan bidangbidang dalam lingkup departemen penerbitan hingga siap menjadi unit bisnis strategik. Mengoordinasikan aspek-aspek pengembangan produk dan pengembangan pasar secara seimbang sehingga terjadi pertumbuhan usaha yang sehat. Mengoordinasikan aktivitas bidangbidang dalam lingkup departemen penerbitan hingga menjadi produktif. Menerima naskah yang dibuat oleh penulis (eskternal) dan mengelompokkan naskah untuk didistribusikan kepada divisi yang terkait, yaitu divisi produk gerejawi atau divisi produk kependidikan/ umum. Mengurus seluruh kegiatan administrasi yang berkaitan dengan naskah dan pengarang.

Melakukan penataan buku dalam gudang. Melakukan pelayanan buku pesanan dari customer. Melakukan pelayanan retur dari customer. Memproses laporan transaksi customer. Menangani complain dari customer. Mengaudit faktur-faktur penjualan. Melakukan analisis laporan transaksi.

Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah Produk Gerejawi. Menjalankan proses pengerjaan naskah. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian


Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan) 2) Kepala div Pemasaran

d. Kepala Bidang Pen. Pendidikan/ Umum 1) Kepala Divisi Redaksi

2) Kepala Divisi Pemasaran

e. Kepala Bidang Penerbitan Digital 1) Kepala Divisi Buku Elektronik

2) Kepala Divisi Promosi Internal dan Multimedia

f.

Kepala Bidang Penjualan 1) Kadiv TAKOM

Memetakan pasar dan potensi omset. Memonitor dan melayani penjualan produk gerejawi. Memonitor dan menjalankan program-program promosi produk gerejawi. Memonitor penyelesaian pembayaran tagihan customer.

Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah produk kependidikan/ umum. Menjalankan proses pengerjaan naskah. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian. Memetakan pasar dan potensi omset. Memonitor dan melayani penjualan produk kependidikan/ umum. Memonitor dan menjalankan program-program promosi produk kependidikan/ umum. Memonitor penyelesaian pembayaran tagihan customer.

Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah produk digital book. Menjalankan proses pengerjaan naskah digital. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian. Mengelola website Kanisius sebagai sarana promosi sekaligus sebagai sarana penjualan produk. Memproduksi produk-produk multimedia sebagai bahan support atau pendukung produk baru dari bidang gerejawi maupun pendidikan.

Melakukan pelayanan penjualan retail atas produk buku dan multimedia di showroom Kanisius. Menangani keluhan penjualan dari customer. Melakukan pekerjaan administrasi pelayanan penjualan customer showroom. Menjalankan fungsi pemeliharaan hubungan dengan relasi/ customer.


Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan) 2) Kadiv DIY/ Jateng

Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area DIY Jateng. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area DIY Jateng.

3) Kepala KPJ

Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Jakarta. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area Jakarta.

4) Kepala KPB

Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Bandung. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area Bandung.

5) Kepala KPS

Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Surabaya. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area Surabaya.

6) Kepala KPP

7

Manajer Departemen Percetakan

a. Sekretariat Percetakan

Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Palembang. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area Palembang. Mengelola pengembangan layanan percetakan untuk mendukung usaha penerbitan sesuai visi-misi organisasi, mengoordinasi aktivitas bidang-bidang dalam lingkup departemen percetakan hingga menjadi produktif. Mengelola pengembangan usaha jasa percetakan dan mengoordinasikan proses pelaksanaan dan pemeliharaan ISO SMM 9001: 2008. Melakukan pekerjaan support kesekretariatan untuk seluruh bagian percetakan.


Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan) b. Kepala Bidang Pem. Jasa Cetak 1) Kadiv Pemasaran

2) Kadiv Administrasi

c. Kepala Bidang Perencanaan Produksi dan Logistik (PPIC) 1) Kadiv Penjadwalan dan Analisa

2) Kadiv Logistik

d. Kepala Bidang Produksi 1) Kadiv Pracetak

Mencari order dan melayani order pelanggan jasa cetak. Melakukan pengembangan relasi produk jasa cetak. Menjalankan pekerjaan administrasi pelayanan jasa cetak sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Melakukan penjadwalan dan pendistribusian order yang masuk. Mengontrol perjalanan order sehingga tepat dalam pengerjaan dan tepat waktu. Menganalisis order yang telah selesai. Melakukan penelusuran penyimpangan order dan proses penanganan complain produk. Melakukan penerimaan dan pengiriman barang yang telah selesai diproses. Melakukan penutupan order. Menjalankan penataan serta pengamanan bahan baku dan bahan pembantu. Menjalankan prosedur administrasi pergudangan. Menjalankan pengerjaan order sesuai permintaan.

Melakukan pemeriksaan file sebelum masuk ke proses cetak. Melakukan penyesuaian file untuk masuk ke proses cetak. Melakukan pembuatan plat cetak sebagai master untuk cetak offset.

2) Kadiv Cetak

Melakukan pengerjaan order cetak offset dan cetak digital. Melakukan pemeliharaan ringan mesin-mesin cetak/ press.

3) Kadiv Pascacetak

Melakukan pengerjaan order pasca pencetakan, seperti jahit, potong, jilid, wrapping, dll. 2)


Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)

8

e. Kadiv Teknik

Melakukan perawatan dan perbaikan mesin-mesin produksi. Memeriksa dan mendata mesin-mesin serta sparepart produksi.

f.

Melakukan penghitungan biaya produksi, membuat laporan biaya produksi, dan membuat data faktur.

Kadiv Kalkulasi

Manajer Keuangan

a. Sekretariat Keuangan

b. Kepala Bidang Keuangan 1) Kepala Divisi Pembukuan dan Audit

Mengelola strategi, sirkulasi anggaran penerimaan dan pengeluaran perusahaan. Mengelola administrasi perpajakan untuk organisasi. Mengelola sirkulasi dan pengembangan keuangan agar keuangan perusahaan sehat dan bertumbuh. Mengoordinasi pembuatan laporan keuangan (bulanan, tahunan) bagi internal dan eksternal. Serta, bertugas mengelola administrasi perpajakan untuk organisasi Melakukan pekerjaan support kesekretariatan untuk seluruh bagian keuangan.

Membuat laporan keuangan. Melakukan penataan dan pengarsipan bukti transaksi. Memonitor pembelian dan penggunaan bahan atau alat kerja dan pembiayaan. Melakukan analisa terhadap arus keuangan perusahaan dan memberikan rekomendasi untuk penyehatan keuangan perusahaan.

2) Kepala Divisi Piutang Dagang (AR)

Melakukan penagihan piutang kepada customer. Melakukan pengawasan AR (Accounts Receivable) customer dan kantor pemasaran. Menjalankan kegiatan administrasi AR (Accounts Receivable).

3) Kepala Divisi Pembelian

Melayani permintaan pengadaan dan pembelian barang. Menyelenggarakan kegiatan administrasi keuangan.

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


E. Bidang Usaha Motto yang saat ini menjadi perhatian dalam setiap karya perusahaan adalah “Menjadi Mitra Gereja dan Dunia Pendidikan”. Penerbit-Percetakan Kanisius menerbitkan buku dan multimedia yang bertujuan untuk memberikan manfaat pencerahan bagi banyak orang, sekaligus mampu menjaga keberlangsungan perusahaan dalam karya terutama untuk dua bidang tersebut. Berkarya di tengah dinamika masyarakat Indonesia yang beragam, Penerbit-Percetakan Kanisius memilih untuk menerbitkan produk yang memotivasi dan memberdayakan manusia untuk aktualisasi diri secara optimal, mandiri, dan bertanggung jawab, dalam berbagai aspek kehidupan. Produk-produk yang saat ini menjadi bidang garapan Penerbit-Percetakan Kanisius adalah buku-buku gerejawi serta buku-buku pendidikan dan umum. Kategori buku pendidikan dan umum yang diterbitkan oleh PenerbitPercetakan Kanisius beraneka ragam, meliputi: a. buku-buku teks untuk sekolah dan perguruan tinggi, baik formal maupun informal. b. buku-buku

inspirasi

pendidikan

yang

memotivasi

orang

untuk

menerapkan pendekatan alternatif yang kreatif dan menyenangkan c. buku-buku referensi di bidang pertanian-peternakan, teknologi tepat guna, hobi, kriya, kepribadian, psikologi, kesehatan d. buku-buku referensi sosial, ekonomi, budaya, dan filsafat Kategori buku gereja yang diterbitkan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius, meliputi:


a. buku-buku doa b. liturgi c. inspirasional d. kitab suci e. teks teologi f. spiritualitas g. serta, sejarah gereja

F. Proses Penerbitan Proses penerbitan buku baru melalui tahapan yang tidak mudah dan tidak sebentar. Pada Gambar 4.6 terdapat ringkasan proses penerbitan yang harus dilalui oleh seorang pengarang apabila naskahnya akan diterbitkan.

Gambar 4.6 Proses Penerbitan Buku Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


Langkah pertama penerbitan sebuah buku baru yaitu penerimaan naskah dari pengarang. Naskah yang diterima oleh Penerbit-Percetakan Kanisius kemudian di seleksi dalam sebuah forum yang bernama Forum Seleksi Naskah. Setelah melalui berbagai pertimbangan, naskah tersebut jika lolos akan dilanjutkan ke forum yang kedua yaitu Forum Rencana Bisnis. Jika dalam forum tersebut lolos, naskah akan diedit oleh seorang editor. Setelah melalui proses editor, naskah akan masuk ke Administrasi Buku (Administrasi Produksi). Lalu naskah akan siap dicetak di percetakan dan hasil cetakan akan masuk ke gudang sebagai stok buku.

G. Bagian Personalia Menurut Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah orang yang terikat dalam hubungan kerja dengan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta setelah diangkat sebagai karyawan tetap dengan surat keputusan Ketua Yayasan. 1. Jumlah Karyawan Rincian jumlah karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius per Januari 2013 adalah sebagai berikut: Tabel 4.2 Total Jumlah Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Jenis Kelamin Pria Wanita Total Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Jumlah 135 orang 206 orang 341 orang


2. Jam Kerja Selama masa hubungan kerja tersebut, karyawan PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta memiliki waktu kerja, yakni terdiri atas 5 kali 7 jam sehari ditambah 1 kali 5 jam sehari atau setara dengan 40 jam seminggu. Rincian waktu kerja karyawan sebagai berikut: Tabel 4.3 Jadwal Kerja Karyawan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Hari Senin s/d Jumat Sabtu

Jam Kerja Pk. 07.30-15.00 Pk. 07.30-13.00

Istirahat Pk 11.30-12.00 Pk 11.30-12.00

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Selama masa hubungan kerja tersebut, karyawan yang sedikitnya telah bekerja selama satu tahun berhak mendapatkan istirahat tahunan selama 12 hari kerja, diluar hari minggu atau hari libur nasional dan libur melahirkan bagi karyawan perempuan selama tiga bulan.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung pada PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1. Deskripsi Kegiatan Penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan oleh bidang penjualan. Surat pesanan dari pelanggan bisa menggunakan format dari perusahaan atau dari pelanggan. Setelah dilakukan pengecekan atas status A/R dan pembayaran pelanggan, lalu dilakukan disposisi oleh kadiv penjualan. Jika dilayani maka pesanan tersebut akan diproses dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. Divisi administrasi pemasaran akan melengkapi data yang diperlukan dan membuat agenda surat pesanan sebagai ringkasan pesanan yang diterima dan diserahkan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan surat pesanan. Setelah barang disiapkan, operator komputer yang ada di divisi gudang ekspedisi akan melakukan barcoding dan secara otomatis sistem dalam komputer akan memperbaharui jumlah piutang pelanggan yang bersangkutan. Langkah selanjutnya, operator komputer akan mencetak printout faktur pajak dan daftar pengiriman. 69


Setelah faktur pajak, daftar pengiriman dan barang sudah selesai disiapkan, maka daftar pengiriman dan barang akan diserahkan ke pihak ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diperiksa kebenaran data faktur. Faktur yang telah diperiksa kebenarannya akan diserahkan ke divisi piutang dagang beserta dengan salinan surat pesanan sebagai dasar penagihan kepada pelanggan. 2. Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Fungsi ini dilakukan oleh bidang penjualan dan divisi administrasi pemasaran yang fungsinya menerima surat order pembeli, meminta otorisasi kredit, memberikan otorisasi adanya penjualan kredit, membuat agenda surat pesanan, dan menambahkan konsumen baru. b. Fungsi Kredit Fungsi ini dilakukan oleh divisi piutang dagang dan bidang penjualan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan.


c. Fungsi Gudang Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, membuat faktur pajak, membuat daftar pengiriman, melakukan packaging, dan menyerahkan ke bagian ekspedisi pengiriman, serta penerimaan retur. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk memberikan label alamat, dan memutuskan jasa ekspedisi yang akan digunakan. e. Fungsi Penagihan Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur. Namun, pembuatan faktur yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dibuat oleh operator komputer di divisi gudang ekspedisi. f. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan yang bertanggung jawab membuat jurnal, membuat rekapitulasi harga pokok penjualan, mengarsipkan faktur pajak, dan membuat laporan untuk kepentingan manajemen. Penjelasan mengenai fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.1 merupakan ringkasan fungsifungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta beserta dengan penjelasannya. Tabel 5.1 Ringkasan Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Fungsi Fungsi Penjualan Fungsi Kredit Fungsi Gudang Fungsi Pengiriman Fungsi Penagihan

Fungsi Akuntansi

Keterangan Fungsi ini dilakukan oleh bidang penjualan dan divisi administrasi pemasaran. Fungsi ini dilakukan oleh divisi bidang penjualan dan divisi piutang dagang. Perusahaan memiliki fungsi gudang yang dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi. Fungsi pengiriman dilakukan divisi gudang ekspedisi. Perusahaan memiliki fungsi penagihan yaitu divisi piutang dagang, tetapi tugas pembuatan faktur tidak dilakukan oleh fungsi penagihan. Perusahaan memiliki fungsi akuntansi.

Sumber: Data diolah

3. Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Surat Pesanan Dokumen ini digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan. Semua salesman baik kantor pusat maupun kantor pemasaran menggunakan form atau bentuk yang sama. Namun, apabila ada pelanggan yang menghendaki menggunakan form pembelian dari perusahan mereka, hal itu diperkenankan, tanpa harus menggunakan


form surat pesanan dari Kanisius. Dokumen ini akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diteliti kelengkapannya. b. Agenda Surat Pesanan Dokumen ini dibuat oleh divisi administrasi pemasaran sebanyak dua rangkap. Dokumen ini berisi ringkasan pesanan pelanggan yang nantinya akan diserahkan ke divisi gudang ekspedisi. c. Form Pelayanan Order Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pelayanan order yang telah dilayani serta order yang tidak terlayani yang disebabkan jumlah stock yang habis atau buku yang tidak dimiliki. Dokumen ini sebagai bukti siapa saja yang bertanggung jawab atas pelayanan order yang telah dilakukan. d. Faktur Pajak Dokumen ini dibuat oleh operator komputer di divisi gudang ekspedisi yang terdiri dari tiga rangkap. Faktur ini nantinya akan digunakan sebagai dasar penagihan ke pelanggan. e. Daftar Pengiriman Daftar pengiriman merupakan dokumen yang dibuat oleh divisi gudang ekspedisi. Dokumen ini serupa dengan faktur pajak yang dibuat sebanyak empat rangkap. Namun, formatnya tidak sama seperti faktur hanya isinya yang sama dengan faktur pajak yang telah dibuat.


f. Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh divisi pembukuan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. Cara pembuatan rekap harga pokok penjualan ini dengan menginputkan di komputer lalu printoutnya akan keluar. Pembuatan dokumen ini dibuat sebulan sekali dengan menggunakan faktur pajak sebagai dokumen sumbernya. Penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.2 merupakan ringkasan dokumen-dokumen apa saja yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan penjelasannya. Tabel 5.2 Ringkasan dokumen-dokumen yang digunakan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Dokumen Surat Pesanan Agenda Surat Pesanan Faktur Pajak Form Pelayanan Order Daftar Pengiriman Rekap Harga Pokok Penjualan Sumber: Data diolah

oleh

Keterangan Perusahaan memiliki surat pesanan tetapi tidak bernomor urut tercetak. Dokumen ini merupakan ringkasan surat pesanan yang diterima perusahaan. Perusahaan menggunakan faktur yaitu faktur pajak dan bernomor urut tercetak. Form pelayanan order merupakan dokumen di gudang untuk mencatat order yang terlayani dan tidak terlayani. Isi dokumen ini sama seperti faktur pajak. Perusahaan memiliki rekapitulasi harga pokok penjualan yang dibuat sebulan sekali oleh fungsi akuntansi.


4. Catatan yang digunakan Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit yang digunakan oleh perusahaan adalah: a. Jurnal Penjualan Transaksi penjualan kredit yang terjadi di Kanisius akan dicatat oleh divisi pembukuan ke dalam jurnal penjualan sebagai bukti adanya penjualan kredit. b. Jurnal Umum Jurnal ini dibuat oleh divisi pembukuan sebagai catatan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. c. Buku Pembatu A/R Catatan ini merupakan catatan yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat A/R yang dimiliki oleh pelanggan. Catatan ini disiapkan oleh bagian keuangan. Penjelasan mengenai catatan yang digunakan oleh PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.3 merupakan ringkasan catatan yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan penjelasannya.


Tabel 5.3 Ringkasan Catatan yang digunakan oleh Percetakan Kanisius Yogyakarta Catatan Akuntansi Jurnal Penjualan Jurnal Umum Buku Pembantu A/R

Penerbit-

Keterangan Perusahaan membuat jurnal penjualan. Perusahaan membuat jurnal umum untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan penjualan kredit. Catatan yang berisi A/R pelanggan.

Sumber: Data diolah

5. Prosedur yang dilakukan oleh perusahaan Prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Prosedur Pesanan Penjualan Prosedur ini berawal dari diterimanya surat pesanan dari pembeli oleh bidang penjualan. Apabila informasi yang diterima belum lengkap, maka informasi yang diperlukan akan ditambahkan oleh divisi administrasi pemasaran. Pada prosedur ini, divisi administrasi pemasaran akan membuatkan agenda surat pesanan yang merupakan ringkasan pesanan pelanggan dan akan mengirimkannya kepada divisi lain yaitu divisi gudang ekspedisi. b. Prosedur Persetujuan Kredit Pada

prosedur

ini,

bidang

penjualan

akan

melakukan

pengecekan terhadap A/R pelanggan di dalam database pelanggan atau mendapatkan informasi dari divisi piutang dagang. Setelah itu, pada surat pesanan yang diterima dari pelanggan akan diberikan cap disposisi yang menyatakan bahwa order ini bisa dilayani atau tidak. Namun, dalam surat pesanan ini, tidak ada otorisasi tertulis dari fungsi


kredit. Surat pesanan yang sudah dicap disposisi diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. c. Prosedur Pengeluaran Barang Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat pesanan yang sudah diterima. Setelah barang disiapkan, maka akan dilakukan barcoding dan packaging lalu diserahkan ke ekspedisi. d. Prosedur Pengiriman Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi akan membuatkan label alamat pelanggan dan menyerahkan daftar pengiriman kepada pihak ekspedisi untuk dikirimkan kepada pelanggan sesuai dengan pesanan. e. Prosedur Penagihan Pada prosedur ini, divisi gudang ekspedisi yang mengeluarkan faktur pajak. Namun, yang melakukan penagihan kepada pelanggan tetap dilakukan oleh divisi penagihan. f. Prosedur Pencatatan Piutang Pada prosedur ini, pencatatan piutang sudah otomatis dilakukan saat divisi gudang ekspedisi membuat faktur. Setelah faktur sudah berhasil dikeluarkan maka otomatis jumlah piutang pelanggan akan terbaharui.


g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan dilakukan dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin dilakukan, yaitu sebulan sekali. Penjelasan mengenai prosedur yang dilakukan oleh PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit telah dijelaskan sebelumnya. Tabel 5.4 merupakan ringkasan prosedur yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam transaksi penjualan kredit beserta dengan penjelasannya. Tabel 5.4 Ringkasan Prosedur yang dilakukan oleh PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta Prosedur Prosedur order penjualan Prosedur persetujuan kredit

Prosedur Pengiriman Prosedur penagihan

Prosedur pencatatan piutang Prosedur distribusi penjualan Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Sumber: Data diolah

Keterangan Bagian penjualan menerima order dari pelanggan. Prosedur persetujuan kredit terdapat dalam prosedur penjualan dan setiap orang bisa memonitor jumlah A/R pelanggan melalui database pelanggan, tetapi tidak ada otorisasi adanya persetujuan kredit. Perusahaan mengirim barang sesuai dengan surat pesanan. Bagian yang melakukan penagihan adalah divisi penagihan. Namun, yang membuat faktur adalah divisi gudang ekspedisi. Perusahaan melakukan prosedur ini, tetapi kegiatannya sudah terkomputerisasi. Perusahaan melakukan prosedur ini, melalui database perusahaan yang bisa diakses semua divisi. Perusahaan melakukan prosedur ini, yang dilakukan oleh divisi pembukuan. Kegiatan ini dilakukan setiap bulan.


6. Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pengendalian internal berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Pengendalian internal yang baik dalam perusahaan akan meminimalkan risiko yang timbul. Berikut ini pengendalian internal yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta atas aktivitas penjualan kredit yang terjadi di perusahaan. Pembahasan mengenai pengendalian internal akan dilihat dari sudut pandang komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations). a. Lingkungan Pengendalian 1) Integritas dan Nilai-nilai Etika Pimpinan dan karyawan yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta saling mengenal baik satu sama lain. Hal ini terlihat saat jam makan siang, karyawan makan siang bersama di kantin belakang kantor dan mereka terlibat percakapan yang mencerminkan keakraban diantara para karyawan. Pemimpin dalam perusahaan berusaha untuk menciptakan iklim kerja yang baik dengan membangun rasa kekeluargaan yang erat antar karyawannya. Rasa kekeluargaan ini akan membuat karyawan bekerja dengan nyaman dan menjunjung tinggi nilai etika. Hubungan yang baik akan memudahkan bagi pimpinan untuk mengkomunikasikan mengenai kebijakan dan peraturan yang ada di perusahaan.


Para karyawan dalam perusahaan juga selalu bersikap baik kepada konsumen maupun kepada tamu yang datang ke perusahaan. Hal ini terlihat dari bagian receptionist yang menjadi penerima tamu dalam perusahaan, mereka selalu sabar dan tersenyum dalam menerima tamu perusahaan. Perusahaan juga mempunyai aturan tertulis mengenai jam masuk, jam istirahat dan jam pulang kerja. Peraturan tersebut juga telah disosialisasikan kepada semua karyawan sehingga tidak ada karyawan

yang

melanggar.

Selain

itu,

perusahaan

juga

memberlakukan sangsi tegas bagi karyawan yang melanggar peraturan. 2) Komitmen terhadap Kompetensi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki proses perekrutan karyawan yang memadahi. Perekrutan karyawan dilakukan

apabila

bagian

atau

divisi

yang

bersangkutan

mengajukan permintaan perekrutan karyawan ke departemen sarana, prasarana dan sumber daya manausia. Perekrutan dilakukan dengan tes tertulis serta wawancara oleh divisi yang membutuhkan. Setelah itu, perusahaan juga melakukan pelatihan guna menunjang kompetensi karyawan. 3) Dewan Komisaris dan Komite Audit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dalam struktur organisasinya tidak terdapat dewan komisaris tetapi memiliki


internal audit. Namun, sayangnya internal audit yang dimiliki oleh perusahaan baru saja terbentuk, sehingga kinerja dari internal audit belum terlalu nampak dan belum bisa dinilai baik buruknya maupun efektif tidaknya. 4) Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi Penerbit-Percetakan

Kanisius

Yogyakarta

memiliki

prosedur tertulis tentang proses penjualan kredit yang ada di perusahaan. Prosedur ini tertulis dalam SOP (Standart Operating Procedure) yang dimiliki oleh masing-masing divisi yang bersangkutan. Ini menunjukkan bahwa masing-masing karyawan dapat mengetahui tugas dan wewenangnya sehingga karyawan tidak bingung mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Berkaitan dengan penjualan kredit yang berlangsung, perusahaan tidak memiliki peraturan mengenai ketentuan batas limit pemberian kredit kepada pelanggan. Pelanggan yang masih mempunyai hutang kepada perusahaan masih bisa melakukan transaksi tanpa melihat berapa jumlah piutang yang masih dimiliki. 5) Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki struktur organisasi yang jelas yang menggambarkan tugas dan wewenang masing-masing divisi. Selain itu, struktur organisasi selalu


diperbaharui sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta perubahan yang dilakukan selalu dikomunikasikan kepada karyawan. 6) Penetapan Kewenangan dan Tanggungjawab Penerbit-Percetakan

Kanisius

Yogyakarta

memiliki

pembagian tugas dan wewenang untuk masing-masing divisi yang ada di perusahaan. Hal ini membuat karyawan bisa melakukan tugas dan wewenangnya sesuai dengan apa yang seharusnya sehingga tidak terjadi penugasan ganda. 7) Kebijakan dan Praktik di Bidang Sumber Daya Manusia Kebijakan mengenai sumber daya manusia yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik. Kegiatan terlihat dari kebijakan perusahaan dalam perekrutan karyawan baru yang berkompeten, perlindungan dan jaminan sosial bagi karyawan,

pemberian

penghargaan

bagi

karyawan

yang

berprestasi, pemberian pelatihan karyawan untuk menunjang kompetensinya. b. Perhitungan Risiko Menurut COSO, perhitungan risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum. Oleh karena itu, apabila terdapat risiko maka manajemen membuat rencana tindakan perbaikan atas risiko yang dihadapai perusahaan. Risiko-risiko yang terjadi di dalam proses penjualan kredit di Penerbit-Percetakan Kanisius


Yogyakarta antara lain risiko terhadap pencurian persediaan perusahaan, risiko kesalahan penginputan data dalam faktur pajak, risiko tidak tertagihnya piutang usaha, dan risiko pemberian kredit yang diberikan kepada pelanggan yang tidak tepat. c. Informasi dan Komunikasi Pencatatan atas transaksi penjualan kredit yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah dicatat sesuai dengan periode yang berjalan. Hal ini terlihat dari dilakukannya pelaporan mengenai rekapitulasi harga pokok produk yang terjual dilakukan setiap bulannya serta pengontrolan atas piutang pelanggan yang dilakukan secara rutin. d. Aktivitas Pengendalian Pengendalian terhadap proses penjualan kredit yang terjadi di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah cukup baik. Terlihat dalam pengendalian fisik terhadap dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan. Dokumen dan catatan akuntansi tersebut telah diarsip sesuai dengan abjad nama pelanggan, sehingga dalam pencariannya mudah dilakukan. Namun, dalam hal penomoran dokumen surat pesanan, tidak ada penomoran urut tercetak pada dokumen tersebut. Berkaitan dengan pemisahan tugas dan wewenang, dalam hal pembagian tugas dan wewenang fungsi kredit dilakukan oleh bidang penjualan dengan melihat database pelanggan atau meminta informasi dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi tertulis dari


divisi piutang dagang yang merupakan fungsi kredit. Selain itu, tugas pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi. e. Pemonitoran Pemonitoran atas kegiatan penjualan kredit pada PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta terlihat dari laporan yang diterima oleh manajer atas setiap transaksi yang terjadi, sehingga manajer bisa melakukan pemonitoran kinerja dari bawahannya dan melakukan penilaian apakah pencapaian yang dicapai sudah memenuhi target. Lalu adanya peran pimpinan dalam setiap kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan merupakan salah satu bentuk pemonitoran. Contoh yang lain yaitu dibentuknya auditor internal untuk melakukan penilaian atau evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi manajemen. 7. Gambar Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan yang dilaksanakan Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Gambaran mengenai sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat pada gambar 5.1. Gambar tersebut merupakan bagan alir dokumen (Flowchart) yang terjadi di perusahaan.


Gambar 5.1 Mekanisme Pelayanan Surat Pesanan pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

85


B. Identifikasi Masalah Setelah memahami sistem penjualan kredit yang telah berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, penulis menemukan ada beberapa kelemahan mengenai kegiatan transaksi penjualan kredit yang berjalan. Identifikasi masalah dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang berisi mengenai pengendalian intern yang terkait dengan sistem penjualan kredit yang berlangsung di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta serta melakukan observasi langsung terjadinya kegiatan transaksi penjualan kredit tersebut. Daftar pertanyaan yang dibuat oleh penulis, didalamnya terdapat dua pilihan jawaban, yaitu jawaban “ya” yang artinya pengendalian intern tersebut telah dilakukan, dan jawaban “tidak” yang artinya pengendalian intern tersebut belum dilakukan. Daftar pertanyaan yang disampaikan akan dilampirkan. 1. Identifikasi Masalah yang Terjadi Berdasarkan daftar pertanyaan dan observasi, penulis menemukan kelemahan dalam sistem penjualan kredit yang berlangsung di perusahaan, yaitu: a. Order yang tertunda untuk dilayani. Pesanan yang diterima oleh bidang penjualan tidak dalam format yang standar dan ada yang tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan bisa diterima dari surat, dari telepon, atau staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggannya berupa entitas bisnis,


pelanggan bisa menggunakan format dari entitas bisnis tersebut. Surat pesanan yang diterima oleh divisi administrasi pemasaran terkadang hilang atau terselip. Apabila surat pesanan itu hilang atau terselip, terkadang perusahaan meminta surat pesanan lagi dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan tertundanya penanganan order dari pelanggan. b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur. Proses pembuatan faktur pajak dikeluarkan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi dan dipertanggungjawabkan oleh divisi administrasi pemasaran, termasuk proses audit terhadap data faktur dan penomoran nomor faktur. Divisi piutang dagang yang berada di bawah pengawasan bagian keuangan yang bertugas menagih pada konsumen tidak mengetahui proses pembuatannya. Hal ini mengindikasikan tidak ada pemeriksaan silang yang terjadi antar departemen yang mengakibatkan tugas dan wewenang terpusat pada satu departemen. Berdasarkan hal tersebut, terdapat ketidaktepatan dalam pembuatan faktur, antara lain diskon yang diberikan kepada masing-masing pelanggan, ketidaktepatan dalam penginputan jumlah order yang terlayani. c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih Sebelum pesanan atau order dari pelanggan mengenai penjualan kredit diproses, baiknya ada persetujuan kredit atas penjualan kredit tersebut. Selama ini, persetujuan kredit yang dilakukan hanya dengan melihat pada database konsumen atau


dengan meminta informasi dari divisi piutang dagang. Namun, tidak ada otorisasi berupa tanda tangan oleh divisi piutang dagang mengenai kredit tersebut. d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit. Penambahan data konsumen baru merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan awal penjualan kredit. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa penjualan dilakukan kepada pembeli yang tepat dan sudah mendapat persetujuan. 2. Identifikasi Penyebab Masalah Berdasarkan masalah yang terjadi tersebut, penyebab yang melandasi terjadinya permasalahan tersebut yaitu: a. Masalah order yang tertunda untuk dilayani, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah dokumen sumber yang hilang atau terselip. b. Masalah ketidaktepatan dalam pembuatan faktur, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah pembuatan faktur pajak yang dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi. c. Masalah risiko terjadinya piutang tidak tertagih, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada surat pesanan. d. Masalah potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah divisi administrasi pemasaran yang melakukan penambahan ke dalam database konsumen.


3. Identifikasi Titik Keputusan Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang mendasari suatu hal terjadi. Dasar yang bisa digunakan untuk melakukan pengidentifikasian titik keputusan yaitu bagan alir atau flowchart. Titik keputusan yang menjadi penyebab permasalahan diatas adalah sebagai berikut: a. Titik keputusan dari penyebab masalah dokumen sumber yang hilang atau terselip adalah dokumen sumber yang dimiliki oleh divisi administrasi pemasaran tidak berbentuk formal dan tidak bernomor urut tercetak. b. Titik keputusan dari penyebab masalah pembuatan faktur pajak dilakukan oleh operator komputer divisi gudang ekspedisi adalah program pembuatan faktur pajak berada di divisi gudang ekspedisi. c. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak ada otorisasi tertulis dari bagian kredit pada surat pesanan adalah bagian kredit tidak menerima dokumen sumber untuk diberi otorisasi. Pemberian otorisasi hanya dengan melihat pada database pelanggan atau melalui telepon. d. Titik keputusan dari penyebab masalah divisi administrasi pemasaran yang melakukan penambahan ke dalam database konsumen adalah tugas dan wewenang bagian kredit dilakukan oleh divisi adminitrasi pemasaran. Apabila penambahan konsumen dilakukan oleh divisi yang melakukan penjualan dan tidak ada pengecekan dari divisi kredit, akan menimbulkan risiko pengendalian.


4. Identifikasi Personil-personil Kunci Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan mengacu pada bagian alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen dan deskripsi jabatan. a. Karyawan divisi gudang ekspedisi 1) Melakukan pelayanan buku pesanan dari pelanggan. 2) Melakukan barcoding barang dan pembuatan faktur pajak, daftar pengiriman, serta packaging. 3) Melakukan pengiriman b. Karyawan divisi administrasi pemasaran 1) Menerima order dari pelanggan 2) Mengaudit faktur penjualan 3) Menambahkan pelanggan baru c. Karyawan divisi piutang dagang 1) Melakukan penagihan kepada konsumen 2) Mengontrol A/R pelanggan


C. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta Transaksi penjualan kredit merupakan transaksi rutin yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta walaupun perusahaan juga melayani penjualan secara tunai dan penjualan konsinyasi. Berdasarkan hasil identifikasi masalah yang telah diuraikan, ditemukan beberapa kelemahan yang dapat menimbulkan permasalahan bagi perusahaan. Berikut ini adalah masalah yang dapat diidentifikasi serta solusi yang ditawarkan bagi perusahaan. Pada tabel 5.5 terdapat penjelasan masalah yang dapat diidentifikasi beserta dengan solusi yang ditawarkan bagi perusahaan. Beberapa cara dan masukan bagi perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, antara lain: 1. Perancangan Fungsi Fungsi yang ditawarkan untuk perbaikan tidak menambah dari fungsi yang ada sebelumnya. Namun, perbaikan ini hanya menambah tugas dan wewenang pada fungsi penjualan, fungsi kredit, dan fungsi penagihan. Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan tugas dan wewenang pada fungsi penjualan dan fungsi gudang. Tabel 5.6 merupakan ringkasan mengenai tugas dan wewenang fungsi yang mengalami perubahan serta perbaikan yang diusulkan.


Tabel 5.5 Masalah yang dapat diidentifikasi ditawarkan Bagi Perusahaan No 1

Masalah yang Teridentifikasi Order yang tertunda untuk dilayani.

2

Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur

3

Risiko terjadinya piutang tidak tertagih.

4

Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit

Sumber: Data Diolah

dan

Solusi

yang

Solusi yang ditawarkan Perusahaan disarankan untuk membuat surat pesanan penjualan yang berbentuk formal dan disarankan pula surat pesanan penjualan tersebut bernomor urut tercetak. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada order yang terlewatkan. Selain itu, apabila surat pesanan penjualan ada yang hilang atau terselip, masih ada surat pesanan yang asli tanpa harus meminta dua kali pada pelanggan. Perusahaan disarankan untuk memindahkan program atau kebijakan pembuatan faktur pajak ke divisi piutang dagang. Dasar pembuatan faktur pajak dengan menggunakan daftar pengiriman, form pelayanan order dan surat pesanan penjualan, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan pembuatan faktur. Perusahaan disarankan untuk memberikan surat pesanan penjualan beserta tembusannya pada departemen keuangan, yang diwakili oleh divisi piutang dagang sebelum order dilayani. Selain bertujuan untuk memberikan informasi pada departemen keuangan mengenai order apa saja yang diterima pada hari yang bersangkutan, juga bertujuan untuk mengotorisasi pemberian kredit. Perusahaan disarankan untuk memberikan tugas dan wewenang pada divisi piutang dagang untuk melakukan pengecekan mengenai penambahan konsumen baru. Apabila dilakukan penambahan konsumen baru, divisi administrasi pemasaran bertugas untuk memasukkan data konsumen baru ke dalam database konsumen dan memberikan informasi mengenai konsumen tersebut pada divisi piutang dagang. Lalu divisi piutang dagang melakukan pengecekan atas penambahan konsumen tersebut pada database konsumen dan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti telah dilakukan pengecekan pada surat pesanan penjualan disposisi. Setelah itu penambahan konsumen baru bisa dianggap sah.


Tabel 5.6 Ringkasan Usulan Fungsi yang berkaitan dengan Sistem Penjualan Kredit Tugas dan Wewenang Fungsi yang Berlangsung Usulan Fungsi Penjualan Tidak membuat surat Membuat surat pesanan penjualan. pesanan penjualan. Membuat surat agenda Tidak membuat pesanan. agenda surat pesanan. Fungsi Kredit Tidak memberikan Memberikan otorisasi otorisasi tertulis pada tertulis pada surat surat pesanan pesanan penjualan. penjualan. Tidak melakukan Melakukan pengecekan atas pengecekan atas penambahan penambahan konsumen baru. konsumen baru. Fungsi Gudang Membuat Faktur Tidak Membuat Pajak Faktur Pajak Fungsi Penagihan Tidak membuat Membuat Faktur Faktur Pajak. Pajak. Sumber: Data diolah

2. Perancangan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Rancangan jaringan prosedur yang baru tidak mengurangi atau menambah prosedur yang selama ini sudah berjalan di PenerbitPercetakan Kanisius Yogyakarta. Prosedur yang diusulkan, hanya menambah kegiatan pada prosedur pesanan penjualan dan prosedur persetujuan kredit serta mengurangi kegiatan pada prosedur pesanan penjualan. Salah satu kegiatan yang diusulkan adalah kegiatan otorisasi atas adanya penambahan konsumen baru. Seorang konsumen bisa melakukan pembelian secara kredit apabila sudah pernah melakukan transaksi tunai serta mempunyai bukti-bukti lain yang mendukung kepercayaan terhadap


konsumen tersebut. Bukti-bukti pendukung antara lain bidang penjualan mengetahui tempat atau instansi konsumen tersebut dan mempunyai informasi mengenai kemampuan konsumen dalam melunasi hutangnya. Bukti bahwa surat pesanan yang diterima berasal dari konsumen baru yaitu pemberian cap pada surat pesanan oleh bidang penjualan. Gambar 5.2 merupakan usulan cap yang menyatakan bahwa order berasal dari konsumen baru. Tabel 5.7 merupakan ringkasan perbandingan kegiatan yang dilakukan pada prosedur yang selama ini berjalan di perusahaan dengan prosedur yang diusulkan.

Gambar 5.2 Rancangan Cap Disposisi Konsumen Baru


Komponen di dalam cap disposisi konsumen baru adalah sebagai berikut: a. Disposisi Ada dua macam keputusan dalam disposisi. Disposisi yang pertama apakah disposisinya diterima dan yang kedua apakah ditolak. Disposisi diterima apabila konsumen sudah pernah melakukan pembelian secara tunai, serta konsumen mampu meyakinkan perusahaan bahwa bisa melunasi hutangnya, dan apabila sebaliknya maka disposisi ditolak. b. Nama Konsumen Nama konsumen diisikan dengan nama konsumen atau instansi yang akan melakukan pembelian secara kredit. c. Alamat Alamat diisikan dengan alamat konsumen atau instansi yang terkait. d. Riwayat Riwayat diisikan dengan kapan terkahir kali konsumen melakukan pembelian secara tunai. Kolom juga bisa diisi dengan informasi terkait tentang konsumen yang bisa menjadi informasi pendukung. e. Tanda Tangan Bidang Penjualan Tanda tangan bidang penjualan sebagai bukti bahwa bidang penjualan telah melakukan disposisi atas surat pesanan konsumen.


f. Tanda Tangan Divisi Aministrasi Pemasaran Tanda tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa divisi ini telah melakukan penambahan konsumen baru pada database konsumen. g. Tanda Tangan Divisi Piutang Dagang Tanda tangan divisi piutang dagang sebagai bukti bahwa divisi ini telah melakukan pengecekan pada database konsumen atas penambahan konsumen baru. Tabel 5.7 Ringkasan Usulan Kegiatan yang dilakukan pada Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Kegiatan Prosedur yang Berlangsung Usulan Prosedur Tidak ada kegiatan Ada kegiatan Pesanan memberikan cap memberikan cap Penjualan disposisi konsumen baru disposisi konsumen baru pada surat pesanan. pada surat pesanan. Tidak ada kegiatan Ada kegiatan membuat membuat surat pesanan surat pesanan penjualan. penjualan. Ada kegiatan membuat Tidak ada kegiatan agenda surat pesanan. membuat agenda surat pesanan. Prosedur Tidak memberikan Ada kegiatan Persetujuan otorisasi tertulis pada memberikan otorisasi Kredit surat pesanan penjualan. tertulis pada surat pesanan penjualan. Tidak melakukan Melakukan pengecekan pengecekan terhadap terhadap database database konsumen atas konsumen atas penambahan konsumen penambahan konsumen baru dan tidak baru dan membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangan pada surat tangan pada surat pesanan disposisi sebagai pesanan disposisi sebagai bukti telah dilakukan bukti telah dilakukan pengecekan. pengecekan. Sumber: Data diolah


3. Perancangan Dokumen Surat Pesanan Penjualan Surat pesanan merupakan sebuah media awal yang dapat merekam order yang diminta oleh pelanggan. Selama ini perusahaan memiliki surat pesanan, tetapi dalam pengunaannya masih ditemukan beberapa kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain, order yang diterima dari berbagai sumber, misalnya email, telepon, sales, serta surat pesanan entitas bisnis pelanggan, tidak disalin dalam surat pesanan yang dimiliki perusahaan. Dampaknya apabila ada surat pesanan yang hilang, perusahaan harus meminta dua kali kepada pelanggan. Kelemahan yang lain, surat pesanan yang dimiliki perusahaan tidak bernomor urut tercetak, sehingga perusahaan tidak bisa mengontrol apakah ada order yang terlewatkan. Solusi yang ditawarkan bagi perusahaan untuk mengatasi kelemahan tersebut yaitu diusulkan adanya sebuah surat pesanan yang baru yang dapat merekam semua inti permintaan order pelanggan. Surat pesanan tersebut diberi nama surat pesanan penjualan. Tujuan dengan dibuatnya surat pesanan penjualan, apabila ada pesanan dari pelanggan, perusahaan bisa menyalin order tersebut ke dalam surat pesanan penjualan. Sehingga apabila surat order yang asli hilang, perusahaan mempunyai salinan tanpa harus meminta dua kali kepada pelanggan. Tujuan lainnya yaitu dengan dibuatnya surat pesanan penjualan yang bernomor urut tercetak, perusahaan bisa melakukan pengawasan mengenai order yang akan dilayani sehingga tidak ada yang terlewatkan.


Penggunaan dokumen dalam kegitan penjualan kredit pada perusahaan, diusulkan untuk tidak menggunakan dokumen agenda surat pesanan. Alasan tidak digunakannya dokumen tersebut yaitu agar tidak terlalu banyak dokumen kertas yang digunakan oleh perusahaan. Selain itu informasi yang sebelumnya ada di agenda surat pesanan sudah ada pada dokumen yang baru yaitu surat pesanan penjualan. Tabel 5.8 merupakan ringkasan usulan dokumen yang digunakan oleh perusahaan. Lalu pada gambar 5.3 merupakan rancangan surat pesanan penjualan. Tabel 5.8 Ringkasan Usulan Dokumen yang digunakan Pada Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dokumen Yang Berlangsung Usulan Agenda Surat Ada Tidak digunakan Pesanan Surat Pesanan Tidak ada Dibuat dan digunakan Penjualan oleh divisi administrasi pemasaran Sumber: Data diolah


Gambar 5.3 Usulan Surat Pesanan Penjualan


Penggunaan dokumen dalam kegitan penjualan kredit pada perusahaan, dius a. No. SPP No. SPP merupakan singkatan dari Nomor Surat Pesanan Penjualan. Nomor ini digunakan untuk mencatat urutan surat pesanan penjualan yang digunakan oleh divisi administrasi pemasaran untuk mencatat pesanan konsumen. b. Tanggal Tanggal diisi dengan tanggal kapan surat pesanan penjualan dibuat oleh divisi administrasi pemasaran. c. No Customer Nomor Customer digunakan untuk mencatat nomor customer yang melakukan pembelian. d. Nama Nama diisi dengan nama customer yang disesuaikan dengan nomor customer yang ada di atasnya. e. Wiraniaga Wiraniaga diisi nama wiraniaga atau sales yang melakukan penjualan. f. Ship To Ship To digunakan untuk informasi alamat lengkap barang yang akan dikirim.


g. No No digunakan untuk menulis nomor urutan buku yang dipesan oleh pelanggan. h. Kode Buku Kode buku digunakan untuk mengidentifikasi kode buku yang dipesan oleh pelanggan. i. Judul Buku Judul buku digunakan untuk menulis judul buku yang dipesan oleh pelanggan. j. Jumlah eks Jumlah eks adalah jumlah eksemplar buku yang dipesan oleh pelanggan. k. Harga Harga digunakan untuk menulis harga buku yang dipesan oleh pelanggan. l. Diskon Diskon digunakan untuk mengidentifikasikan diskon yang diterima oleh pelanggan atas buku yang dipesan. m. Harga Akhir Harga akhir untuk mengidentifikasikan harga akhir dari buku yang dipesan oleh pelanggan setelah dikurangi diskon.


n. Jumlah Jumlah

digunakan

untuk

mengidentifikasikan

jumlah

keseluruhan yang dibayar oleh pelanggan.. o. Divisi Piutang Dagang Divisi piutang dagang merupakan tempat untuk tanda tangan divisi piutang dagang sebagai bukti otorisasi penjualan kredit. p. Divisi Administrasi Pemasaran Divisi administrasi pemasaran merupakan tempat untuk tanda tangan divisi administrasi pemasaran sebagai bukti bahwa penggunaan surat pesanan penjualan telah diotorisasi oleh divisi administrasi pemasaran. 4. Perancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Pada perancangan bagan alir dokumen yang baru ini, penulis lebih menekankan pada perubahan tugas pada fungsi yang terkait. Selain itu pada peracangan bagan alir yang baru ini penulis melakukan penambahan dan pengurangan dokumen yang digunakan. Pada gambar 5.4 terdapat gambaran bagan alir dokumen yang diusulkan penulis kepada perusahaan. Beberapa hal yang perlu dilakukan apabila membuat diagram alir tersebut, yaitu: a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah sebagai berikut:


1) Fungsi Penjualan Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian penjualan dan divisi administrasi pemasaran. Bidang dan divisi ini berada di bawah pengawasan manajer penerbitan. Bagian penjualan fungsinya adalah untuk menerima order dari pelanggan. Divisi administrasi pemasaran fungsinya adalah untuk membuat surat pesanan penjualan dan meminta otorisasi kredit pada divisi piutang dagang untuk memastikan dan mengotorisasi bahwa order yang diterima layak untuk diproses, serta melakukan penambahan atas konsumen baru pada database konsumen. 2) Fungsi Kredit Fungsi kredit dilakukan oleh divisi piutang dagang atau A/R. Divisi ini berada di bawah pengawasan manajer keuangan. Fungsi ini bertugas untuk memberikan otorisasi kredit dan bertanggung jawab dalam pembuatan faktur pajak. Otorisasi dituliskan di surat pesanan penjualan yang diterima dari divisi administrasi pemasaran. Selain itu, fungsi ini juga bertugas untuk melakukan pengecekan pada database konsumen atas penambahan konsumen yang dilakukan oleh divisi administrasi pemasaran. 3) Fungsi Gudang Fungsi gudang dilakukan oleh divisi gudang. Divisi ini berada di bawah pengawasan manajer penerbitan. Divisi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang, membuat daftar


pengiriman dan bertanggung jawab untuk menyerahkan barang ke bagian pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman dilakukan oleh divisi gudang dan menggunakan ekspedisi diluar perusahaan. Divisi ini berada di bawah pengawasan manajer penerbitan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat label alamat pelanggan, serta memilih ekspedisi yang akan digunakan dan memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan yang dipesan. 5) Fungsi Penagihan Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur pajak. Oleh karena itu, pembuatan faktur pajak yang digunakan sebagai dasar penagihan dibuat oleh divisi piutang dagang yang merupakan fungsi penagihan. 6) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan. Divisi ini berada di bawah pengawasan manajer keuangan. Fungsi dari divisi ini adalah untuk menghasilkan laporan dan membuat jurnal.


b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit 1) Prosedur Pesanan Penjualan Prosedur ini dimulai dari penerimaan order dari konsumen yang diterima oleh bagian penjualan. Bagian penjualan akan melakukan pengecekan terhadap data konsumen apakah konsumen baru atau konsumen lama. Jika konsumen baru, maka bagian penjualan akan memberikan cap yang menyatakan order dari konsumen baru. Langkah selanjutnya untuk konsumen lama dan konsumen baru adalah pengecekan A/R dan record pembayaran konsumen. Apabila konsumen tidak layak untuk mendapatkan kredit, bagian penjualan akan membuatkan surat proforma. Apabila konsumen dianggap layak untuk mendapatkan kredit, bagian penjualan akan melakukan disposisi terhadap surat order yang diterima. Surat order pelanggan yang sudah didisposisi akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diproses dan dicek kelengkapannya. Divisi administrasi pemasaran akan melakukan penambahan data konsumen apabila di dalam surat pesanan yang didisposisi ada cap konsumen baru. Divisi administrasi pemasaran akan membubuhkan tanda tangan pada surat pesanan yang sudah didisposisi sebagai bukti bahwa penambahan sudah dilakukan dan akan dicek kebenarannya oleh


divisi piutang dagang. Langkah selanjutnya, divisi administrasi pemasaran akan membuatkan surat pesanan penjualan sebanyak dua rangkap. Surat pesanan yang sudah didisposisi dan surat pesanan penjualan akan diserahkan ke bagian kredit untuk otorisasi kredit dan pengecekan penambahan konsumen baru. Setelah diotorisasi, surat pesanan penjualan rangkap kedua akan diserahkan ke divisi gudang ekspedisi. 2) Prosedur Persetujuan Kredit Prosedur ini dimulai dengan diterimanya surat pesanan yang sudah didisposisi dan surat pesanan penjualan dari divisi administrasi pemasaran. Divisi piutang dagang akan melakukan pengecekan terhadap database konsumen dan apabila konsumen tersebut dianggap layak untuk menerima kredit, maka divisi ini akan memberikan otorisasi. Selain melakukan otorisasi kredit, divisi piutang dagang juga melakukan pengecekan untuk penambahan konsumen baru. Surat pesanan yang sudah didisposisi dan dicap konsumen baru merupakan dokumen sumber untuk melakukan pengecekan. Setelah melakukan pengecekan terhadap database konsumen, divisi piutang dagang membubuhkan tanda tangan pada surat pesanan yang sudah didisposisi. Pengecekan dimaksudkan untuk memastikan bahwa data konsumen baru sudah tercatat dan data


yang ada dalam database sudah benar. Setelah itu order baru bisa diproses. 3) Prosedur Pengeluaran Barang Prosedur ini dimulai dengan diterimanya surat pesanan penjualan rangkap kedua oleh divisi gudang dari divisi piutang dagang. Setelah diterimanya surat pesanan penjualan, divisi gudang akan membuat form pelayanan order sejumlah dua rangkap. Berdasarkan form tersebut, informasi mengenai berapa jumlah barang yang keluar dan order yang tidak terlayani, serta siapa yang bertanggung jawab dapat diketahui. Setelah produk disiapkan dan dilakukan barcoding, maka akan menghasilkan daftar pengiriman yang berisi informasi mengenai barang dan harga yang akan dikirim. 4) Prosedur Pengiriman Surat pesanan penjualan, form pelayanan order, serta daftar pengiriman akan diserahkan ke bagian lain dalam divisi gudang

untuk

dibuatkan

label

alamat

konsumen.

Daftar

pengiriman rangkap ketiga akan diserahkan ke pihak ekspedisi sebagai surat jalan dan dasar penagihan ekspedisi kepada perusahaan dikemudian hari.


5) Prosedur Penagihan Pada prosedur ini, pembuatan faktur pajak dilakukan oleh divisi piutang dagang. Setelah itu, faktur pajak yang telah dibuat akan digunakan sebagai dasar melakukan penagihan. 6) Prosedur Pencatatan Piutang Prosedur ini dilakukan oleh divisi piutang dagang. Pencatatan piutang sudah otomatis terjadi saat faktur pajak sudah tercetak. 7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Pada prosedur ini, pencatatan harga pokok penjualan dilakukan dengan menggunakan faktur pajak sebagai sumbernya. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang secara rutin dilakukan, yaitu sebulan sekali c. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit 1) Surat Pesanan Surat pesanan merupakan dokumen awal yang digunakan untuk

menangkap

informasi

pesanan

konsumen

sebelum

dipindahkan ke surat pesanan penjualan. Surat pesanan bentuknya bermacam-macam. Surat pesanan bisa berupa surat pesanan dari entitas pelanggan, atau berupa email, sedangkan pesanan melalui telepon atau sales perusahaan dicatat pada surat pesanan yang lama.


2) Surat Pesanan Penjualan Surat pesanan penjualan merupakan dokumen sumber adanya pesanan dari konsumen. Dokumen ini dibuat atas dasar surat pesanan yang diterima dari konsumen, email, atau surat pesanan perusahaan yang lama. Surat pesanan penjualan dianggap sah dan bisa diproses setelah mendapat otorisasi dari divisi piutang dagang. Surat pesanan penjualan juga telah bernomor urut tercetak, sehingga dalam penggunaanya bisa dikontrol untuk memastikan tidak ada order yang terlewatkan. 3) Form Pelayanan Order Form

pelayanan

order

merupakan

dokumen

yang

dikeluarkan oleh divisi gudang ekspedisi untuk menandakan bahwa order telah terlayani. Salah satu rangkapnya akan diserahkan ke divisi piutang dagang sebagai sarana konfirmasi jumlah piutang pelanggan dan jumlah barang yang keluar dari gudang apakah sesuai dengan pesanan. 4) Daftar Pengiriman Daftar pengiriman merupakan dokumen yang dibuat oleh divisi gudang ekspedisi. Dokumen ini isinya serupa dengan faktur pajak yang dibuat sebanyak empat rangkap. Namun, formatnya tidak sama seperti faktur pajak hanya isinya yang sama.


5) Faktur Pajak Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh divisi piutang dagang yang bernomor urut tercetak. 6) Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh divisi pembukuan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. Cara pembuatan rekap harga pokok penjualan ini dengan menginputkan di komputer lalu printoutnya akan keluar. Pembuatan dokumen ini dibuat sebulan sekali dengan menggunakan faktur pajak sebagai dokumen sumbernya. d. Catatan Akuntansi yang digunakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta 1) Jurnal Penjualan Jurnal penjualan merupakan jurnal yang dibuat oleh divisi pembukuan. Jurnal ini memuat informasi mengenai penjualan kredit dan dasar pembuatannya adalah faktur pajak yang telah diaudit kebenarannya. 2) Jurnal Umum Jurnal umum merupakan jurnal yang dibuat oleh divisi pembukuan. Jurnal ini juga memuat informasi lain yang berhubungan dengan penjualan kredit.


3) Buku Pembantu A/R Buku pembantu A/R merupakan catatan yang berisi informasi mengenai data piutang pelanggan. Catatan ini dibuat oleh bagian keuangan. Catatan akuntansi yang selama ini telah digunakan sudah mampu merekam semua informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. Oleh karena itu, tidak ada perubahan untuk catatan akuntansi yang digunakan dalam proses penjualan kredit.


e. Perancangan Diagram Alir Sistem Penjualan Kredit Bidang Penjualan mulai

menerima surat pesanan dari pelanggan

cek data konsumen, A/R dan pembayaran

kons

mencap disposisi dan cap kons baru oleh kepala bidang penjualan

ya

dipenuhi

surat pesanan yang sudah didisposisi dan cap kons baru

tidak

membuat surat proforma 1 surat proforma SP

pelanggan

A SP

: Surat Pesanan

Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


Divisi Administrasi Pemasaran

1

4

5

8 konsumen mengirimkan DP

SPd

SPd

Form order 2 DP SPP

FP

4

DP

2

2 2

melengkapi data SPd A memasukkan data konsumen baru

merekonsiliasi kons

SPP Form order 2 SPd FP DP 4 DP membuat SPP

: Surat Pesanan Penjualan : Surat Pesanan yang sudah didisposisi : Faktur Pajak : Daftar Pengiriman

SPd

SPP SPP

2

2 SPP

1

SPd A

6

2

Gambar 5.4 Rancangan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)


Divisi Piutang Dagang

2

6

2 SPP

7

form order 2

1

DP

SPP

1

4

SPd

diotorisasi

merekonsiliasi

mengecek data konsumen baru

membuat FP

SPP SPd FP DP

: Surat Pesanan Penjualan : Surat Pesanan yang sudah didisposisi : Faktur Pajak : Daftar Pengiriman

FP

kons

3 2 2 SPP

FP

1

SPP

SPd

1 1

form order 2 DP

4 8

7 A 5

3

pelanggan

9



Divisi Gudang Ekspedisi

3

SPP

2 SPP DP

: Surat Pesanan Penjualan : Daftar Pengiriman

membuat form order

2 form order 1

barangl menyiapkan produk

menginput barcode dan membuat daftar pengiriman

konsumen

melakukan packaging

DP

membuat label untuk alamat konsumen dan data pengiriman

pengiriman

4 3 2 DP

1 2

form order SPP

1

2

ekspedisi

T 4 bersama barang

pelanggan



Divisi Pembukuan

9

DP FP

4 3

N

rekap harga pokok penjualan

Jurnal Penjualan

FP DP

Jurnal Umum

Buku Pembantu A/R

selesai

: Faktur Pajak : Daftar Pengiriman



5. Perancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Langkah yang dilalui dalam perancangan diagram arus data sistem informasi akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, sebagai berikut: a. Menentukan semua kesatuan luar yang terlibat dalam sistem. Kesatuan luar yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta adalah sebagai berikut: 1) Konsumen 2) Bagian Penjualan 3) Divisi Administrasi Pemasaran 4) Divisi Piutang Dagang 5) Divisi Gudang Ekspedisi 6) Divisi Pembukuan b. Menentukan masukan dan keluaran yang terlibat dengan kesatuan luar. Data masukan dan keluaran yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta dapat dilihat pada tabel 5.9.


Tabel 5.9

Tabel Data Masukan dan Keluaran yang Terlibat dalam Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

Kesatuan Luar Konsumen Bagian Penjualan Divisi Admin Pemasaran Divisi Piutang dagang Divisi Gudang Ekspedisi

Masukan Order pelanggan Surat pesanan SPdisposisi, DP, SPP, FO, FP SPd, SPP, FO, FP, DP

Keluaran

Divisi Pembukuan

FO, Daftar Pengiriman

Surat Pesanan Disposisi Surat Pesanan Penjualan Otorisasi Kredit, faktur

Surat Pesanan Penjualan

Pengeluaran barang, Daftar Pengiriman, form pelayanan order Jurnal Penjualan, Jurnal Umum, Bukti Memorial

Sumber: Data diolah c.

Menggambar Diagram Konteks (Context Diagram) DIAGRAM KONTEKS a Konsumen

Proforma, DP

SP f Divisi Pembukuan

jurnal, bukti memo

SP

proforma, SPd

FO, DP

0 transaksi penjualan kredit

SPd, DP, SPP, FO, FP

SPP, DP, FO

e Divisi Gudang Ekspedisi

b Bagian Penjualan

SPP

SPP

SPd, SPP, FP

d Divisi A/R

c Divisi Administrasi Pemasaran

SPd, SPP, FO, FP, DP SPP : Surat Pesanan Penjualan SPd : Surat Pesanan yang sudah didisposisi FP : Faktur Pajak DP : Daftar Pengiriman FO : Form Pelayanan Order

Gambar 5.5 Gambar Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit pada Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


d. Menggambar Bagan Berjenjang (Hierarchy Chart) BAGAN BERJENJANG 0 transaksi penjualan

1

2

3

4

5

6

7

menerima order

melayani order

memproses order

mengotorisasi order dancek

memenuhi order

membuat faktur pajak

mencatat transaksi penj, kredit

konsbaru

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

4.1

4.2

6.1

6.2

mengecekdata konsdancek

mendisposisi dancapkons baru

membuat surat proforma

memasukkan datakons

membuat SPP

mengecekdata konsbaru

mengotorisasi order

merekonsiliasi FO, SPPt, DP

mencetakFP

A/R

5.1

5.2

5.3

5.4

membuat Form PelayananOrder

mengambil barang

membuat Daftar Pengiriman

membuat label

7.1

7.2

7.3

membuat rekapHPP

membuat jurnal

membuat buku pembantuA/R

SPP SPPt FP DP FO HPP

: Surat PesananPenjualan : Surat PesananPenjualanyangsudahdiotorisasi : Faktur Pajak : Daftar Pengiriman : FormPelayananOrder : HargaPokokPenjualan

Gambar 5.6 Rancangan Bagan Berjenjang Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta

119


a. Menggambar Diagram Level 0 (Overview Diagram) berdasarkan Bagan Berjenjang DIAGRAM LEVEL 0

a Konsumen

SPP SPPt SPd FP DP FO

1

order

proforma

menerima order SP b Bagian Penjualan

: Surat Pesanan Penjualan : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi : Surat Pesanan yang sudah didisposisi : Faktur Pajak : Daftar Pengiriman : Form Pelayanan Order

data kons 2

SP

SPd

melayani order

c Divisi Administrasi pemasaran

data kons dan stat A/R

kons

SPd

rekam data pesanan 3

SPPt

SPP

memproses order

data SPP

d divisi A/R SPPt

data barang

4

rekam data kons

kons baru kons

mengotorisasi order dan cek kons baru

barang rekam DP

5 memenuhi order

SPP, SPd

SPPt

e divisi gudang

kons

DP

rekam kirim database pengiriman

rekam data FP d divisi A/R FO, SPPt DP

6 *

FO, SPPt DP

membuat faktur pajak

FP, DP

FP data jurnal

f Divisi Keuangan

jurnal penjualan

7 data jurnal

FP, DP

jurnal umum

mencatat transaksi penj kredit

daftar A/R buku pembatu A/R

rekam HPP rekap HPP

Gambar 5.7 Rancangan Diagram Level 0 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


b. Menggambar diagram bagan arus data untuk level berikutnya DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2

2

b Bagian Penjualan

2.1

SP

2.2

SP

mengecek A/R

mendisposisi

SP disposisi

3

order yang tidak layak dilayani

2.3 membuat proforma data konsumen

proforma

Gambar 5.8 Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 3

3 kons

kons

rekam data kons b bagian penjualan

SPd

3.1 memasukkan data kons baru

SPd

rekam data SPP 3.2 membuat SPP

SPP 4

SPP : Surat Pesanan Penjualan SPd : Surat Pesanan didisposisi




4

c divisi administrasi pemasaran

SPP, SPd

4.1 mengecek data kons baru

SPP, SPd

4.2 mengotorisasi order

SPPt

5

SPP : Surat Pesanan Penjualan SPd : Surat Pesanan didisposisi SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi




5

barang

FO

data barang

rekam pelayanan order e divisi gudang ekspedisi

SPPt

5.1 membuat FO

5.2

SPPt. FO

SPPt. FO

mengeluarkan barang

DP

kons

data order terlayani 5.3 membuat DP

data kons 6 FO, SPPt, DP

SPPt, FO, DP 5.4 kirim

data membuat pengiriman label alamat

SPPt : Surat Pesanan Penjualan yang sudah diotorisasi DP : Daftar Pengiriman FO : Form Pelayanan Order




6

e divisi gudang

FO, SPPt, DP

6.1

6.2

merekonsiliasi FO, SPPt, DP

mencetak Faktur Pajak

FP, DP 7

rekam data faktur pajak Faktur Pajak



c. Menggambar Diagram arus Data untuk Pelaporan Manajemen DIAGRAM LAPORAN KEPADA MANAJER 7.1 data faktur FP

rekap data faktur

membuat rekap HPP

7.2

f MANAJER

FP

membuat jurnal

DP

daftar review keputusan manajer

data pengiriman

rekap data faktur

7.3

FP membuat buku pembantu A/R

kons

FP DP

: Faktur Pajak : Daftar Pengiriman

data konsumen

Gambar 5.13 Rancangan Diagram Laporan Kepada Manajer Sistem Penjualan Kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta


BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan analisis dan perancangan sistem akuntansi penjualan kredit berdasarkan hasil temuan yang diperoleh dari Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta, sebagai berikut: 1. Sistem akuntansi penjualan kredit yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta telah cukup mendukung kegiatan operasional perusahaan. Hal ini terlihat dari perusahaan yang mampu menjalankan rutinitas kegiatan operasional penjualan kredit. Namun, ada beberapa masalah yang ditemukan dalam prosedur sistem akuntansi penjualan kredit di perusahaan, sebagai berikut: a. Order yang tertunda untuk dilayani yang disebabkan dokumen sumber yang dimiliki perusahaan tidak mampu merekam informasi pesanan pelanggan dengan baik. b. Ketidaktepatan dalam pembuatan faktur yang disebabkan belum adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas antara fungsi gudang dan fungsi penagihan. c. Risiko terjadinya piutang tidak tertagih yang disebabkan belum dilakukan sistem otorisasi pesanan penjualan kredit yang jelas. d. Potensi munculnya konsumen yang tidak layak mendapat kredit yang disebabkan belum dilakukan sistem otorisasi dalam penambahan konsumen baru. 127


2. Perancangan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta didasarkan pada prosedur yang selama ini telah berjalan di perusahaan. Perancangan sistem yang baru memberikan solusi pada perusahaan dalam mengatasi masalah yang dihadapi dengan beberapa perbaikan dan perubahan. Perancangan yang dilakukan antara lain: a. Perancangan fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit dengan menambahkan tugas dan wewenang pada beberapa fungsi, yaitu: 1) Fungsi penjualan ditambahkan tugas dan wewenang untuk membuat surat pesanan penjualan. 2) Fungsi

kredit

ditambahkan

tugas

dan

wewenang

untuk

memberikan otorisasi kredit dan pengecekan atas data konsumen baru. 3) Fungsi penagihan ditambahkan tugas dan wewenang untuk membuat faktur pajak. Selain itu perancangan fungsi melakukan pengurangan pada tugas dan wewenang, yaitu: 1) Fungsi penjualan tidak membuat agenda surat pesanan. 2) Fungsi gudang tidak membuat faktur pajak. b. Perancangan prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit dengan menambahkan kegiatan pada beberapa prosedur, yaitu:


1) Prosedur pesanan penjualan ditambahkan kegiatan memberi cap disposisi konsumen baru, dan kegiatan membuat surat pesanan penjualan. 2) Prosedur persetujuan kredit ditambahkan kegiatan memberi otorisasi kredit dan pengecekan data konsumen baru pada database konsumen. Selain itu, perancangan prosedur melakukan pengurangan kegiatan pada prosedur pesanan penjualan. Pada prosedur tersebut tidak ada kegiatan membuat agenda surat pesanan pesanan. c. Perancangan usulan dokumen baru yaitu dokumen surat pesanan penjualan. d. Perancangan bagan alir dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius. e. Perancangan diagram arus data yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit Penerbit-Percetakan Kanisius.

B. Keterbatasan Penelitian 1. Penelitian ini tidak berhasil memperoleh Standart Operating Procedure (SOP) yang dimiliki perusahaan. Penulis mendeskripsikan tugas dan wewenang divisi yang terkait, prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit, catatan yang digunakan oleh perusahaan berdasarkan hasil wawancara dengan kepala bidang distribusi dan administrasi pemasaran, kepala divisi administrasi pemasaran, kepala


divisi gudang dan ekspedisi, personil pada divisi pembukuan dan audit, dan personil pada divisi piutang dagang, serta berdasarkan hasil observasi pada kegiatan penjualan kredit dan dokumentasi beberapa dokumen yang digunakan. Pada penelitian yang akan datang diharapkan peneliti dapat melakukan perbandingan dan analisis terhadap Standart Operating Procedure yang ada di perusahaan. 2. Penelitian ini tidak berhasil mendapatkan akses untuk memperoleh dokumen rekap harga pokok penjualan dan daftar pengiriman serta catatan berupa jurnal penjualan, jurnal umum, dan buku pembantu A/R dari divisi pembukuan dan divisi gudang ekspedisi. Hal ini disebabkan dokumen

dan

catatan

tersebut

merupakan

kepentingan

internal

perusahaan.

C. Saran Berdasarkan analisis data terhadap sistem akuntansi penjualan kredit, direkomendasikan beberapa saran antara lain: 1. Surat pesanan penjualan yang telah dirancang sebaiknya dapat digunakan oleh perusahaan untuk meminimalkan order yang terlewatkan dan dapat digunakan sebagai salinan apabila surat pesanan yang asli hilang atau terselip. 2. Pemisahan tugas dan wewenang yang telah dirancang diharapkan dapat diterapkan oleh perusahaan untuk meminimalkan terjadinya ketidaktepatan dalam pembuatan faktur.


3. Kebijakan baru mengenai batas limit kredit, otorisasi kredit, dan otorisasi dalam penambahan konsumen diharapkan dapat diterapkan

oleh

perusahaan untuk meminimalkan risiko terjadinya piutang tidak tertagih dan risiko munculnya konsumen yang tidak layak mendapatkan kredit. 4. Perusahaan sebaiknya membuat perbaikan pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan. Perbaikan dapat dilakukan sesuai dengan peracangan yang telah diusulkan dalam penelitian ini dengan manfaat: a. Mendeskripsikan alur kegiatan secara lebih jelas. b. Memperjelas aliran dokumen yang digunakan perusahaan. c. Memperjelas divisi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit.


DAFTAR PUSTAKA

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Gambaran Umum Penerbit dan Percetakan Kanisius http://www.kanisiusmedia.com/page/detail/1. Diakses Desember 2012.

Yogyakarta. tanggal 28

Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. (ed 4). Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Hendarti, Henny, dan Fanny Margaretta. 2008. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan”. Jurnal Ichsan Gorontalo. Vol.3, No.2, Mei-Juli. Jogiyanto, H.M.2005. Analisis Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Jusup, Al. Haryono. 2010. Auditing (Pengauditan) Buku 1. Yogyakarta: STIE YKPN. Jusup, Al. haryono. 2002. Auditing (Pengauditan) Buku 2. Yogyakarta: STIE YKPN. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Pengertian Struktur Organisasi. http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi. Diakses tanggal 24 April 2013. Putranto, Ignatius Aryono. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit – studi kasus pada PT PG/ PS Madu Baru Madukismo. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Rama,V Dasaratha. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Sari, Anita Rohmah. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit- studi kasus pada PT Kusumatex. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma

132


Sawyer, Lawrence B., Mortimer A., James H. Scheiner. 2005. Audit Internal Sawyer Buku 1. (ed.5). Penerjemah: Desi Andhariani dan Ika Permatasari. Jakarta: Salemba Empat. Supardiyono, YP., YFM. Gien Agustinawansari, Yusef Widya Karsana. 2010. Panduan Penulisan dan Ujian Skripsi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.


LAMPIRAN


Lampiran 1: Daftar Pertanyaan No 1 2 3 4

5

6

7

9

10

11

12

Pertanyaan Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit? Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit? Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi kas? Apakah transaksi penjualan dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi? Apakah penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman? Apakah persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat pengiriman)? Apakah pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman? Apakah terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan? Apakah pencatatan dalam kartu piutang dan jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber? Apakah pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat? Apakah surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan?

Ya √

Tidak

Keterangan

√ √ √

√

√

√

√

Penerimaan order dari pembeli dengan memberi tanda cap disposisi pada surat order. Pemberian kredit tidak membubuhkan tanda tangan.

Pengiriman barang kepada pelanggan dengan menggunakan daftar pengiriman. Belum ada form, by phone

√

√

√

Pencatatan piutang sudah otomatis terjadi saat faktur pajak sudah tercetak. Surat order tidak bernomor urut tercetak.


13

Apakah faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan?

14

Apakah secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur untuk menguji ketelitian catatam piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut? Apakah secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar? Apakah jumlah persediaan yang masuk dan keluar dicatat dalam kartu gudang? Apakah sales order diarsipkan di bagian penjualan? Apakah pembukuan dilaksanakan oleh bagian akuntansi? Apakah pencatatan pengeluaran barang dicatat pada saat barang tersebut keluar dari gudang? Apakah ada training untuk menunjang kompetensi karyawan? Apakah disetiap bagian ada standar operasional prosedur perusahaan? Apakah pemilik ikut serta dalam peninjauan kinerja perusahaan? Apakah ada komite audit yang teridir dari beberapa orang dewan komisaris? Apakah perusahaan mempunyai struktur organisasi tertulis dan diperbarui sesuai perkembangan? Apakah di dalam struktur organisasi tergambar jelas garis wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi yang ada? Apakah pembagian wewenang dan tanggung jawab dituliskan dalam uraian tugas? Apakah perusahaan memberikan penghargaan bagi prestasi karyawan seperti bonus atau promosi jabatan? Apakah perusahaan memiliki aturan tertulis berkaitan dengan jam masuk, jam istirahat dan jam pulang kerja? Apakah ada penentuan kredit limit secara tertulis untuk para pelanggannya?

15

16 17 18 19

20 21 22 23 24

25

26

27

28

29

√

Faktur pajak yang digunakan urut, tetapi tidak dibuat oleh fungsi penagihan. Yang mengirimkan adalah fungsi penagihan sekaligus melakukan penagihan. Per bulan

√

Langsung terkomputerisasi

√

√

√ √ √

Dengan barcode

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Tidak ada limit kredit


30

31

32

Apakah dilakukan pemeriksaan berkala atas penjualan, piutang dan kas perusahaan? Apakah ada sanksi tegas untuk karyawan yang melakukan kesalahan atau penyelewengan? Apakah transaksi penjualan kredit disetujui oleh manajer kredit sebelum barang dikirimkan?

√ √ √

Penjualan kredit disetujui oleh bidang penjualan.


Lampiran 2: Surat Persetujuan Penelitian


Lampiran 3: Cap Disposisi Persetujuan Penjualan Kredit


Lampiran 4: Surat Pesanan Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta


Lampiran 5: Form Pelayanan Order Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta


Lampiran 6: Faktur Pajak Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta


Lampiran 7: Agenda Surat Pesanan


Lampiran 8: Surat Proforma

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents