PENDAHULUAN. Latar Belakang

PENDAHULUAN Latar Belakang Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan kesalahan atau kekeliruan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang teratur ini disebut Standard Operating Procedures (SOP). Standard Operating Procedure memiliki peran penting dalam sebuah organisasi, dengan adanya Standard Operating Procedure pekerjaan dapat disederhanakan supaya

langsung berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat.

Dengan adanya Standard Operating Procedure, keuntungan mudah diraih, pemborosan dapat diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. (Ekotama, 2010:20) Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (DP GKJ) berdiri pada tanggal 1 Agustus 1975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dengan diterbitkannya Undang-Undang Dana Pensiun nomor 11 tahun 1992, maka bentuk badan hukum Yayasan Dana Pensiun GKJ diubah menjadi Dana Pensiun GKJ. Melalui proses penyesuaian selama dua tahun dari tahun 1992 sampai tahun 1994 Dana Pensiun GKJ disahkan tanggal 28 Juni 1994. Dana Pensiun GKJ adalah salah satu Lembaga Keuangan non Bank. Dana Pensiun GKJ merupakan DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya. Karakteristik DP GKJ yaitu menerima iuran pensiun, lalu mengelola iuran pensiun tersebut dalam bentuk investasi yang nantinya akan dibayarkan dalam bentuk manfaat pensiun kepada peserta. Aktivitas tersebut berhubungan dengan 1

pengelolaan uang. Sehingga sangat penting bagi DP GKJ untuk memiliki sistem keuangan yang baik, standar, konsisten dan sistematis. Sejauh ini belum ada suatu prosedur standar yang mengatur mengenai aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga. Padahal aktivitas keuangan merupakan aktivitas utamadi Dana Pensiun GKJ. Apabila tidak ada aturan standar dalam aktivitas keuangantentu dapat menimbulkan salah persepsi antar karyawan, tidak dapat mengevaluasi pekerjaan, apakah pekerjaan sudah berjalan secara efektif atau belum. Selain itu prosedur standar juga bertujuan agar setiap karyawan memiliki pembagian tugas yang jelas dan tidak ada rangkap tugas maupun saling lempar tanggung jawab. Dengan semakin berkembangnya aktivitas di Dana Pensiun GKJ, dan adanya peraturan dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-136/BL/2006 tentang Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun, maka diperlukan Standard Operating Procedure untuk mendukung aktivitas di Dana Pensiun GKJ. Standard Operating Procedure merupakan modal yang penting bagi organisasi untuk mengendalikan kegiatan dalam koridor yang efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis serta dalam pengambilan keputusan. Semakin besar organisasi, semakin besar tuntutan untuk memiliki perangkat kontrol yang memadai. Semua itu bisa terwujud pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga apabila Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki panduan yang jelas dalam melaksanakan aktivitas keuangan dan investasinya. Menyusun pedoman Standard Operating Procedure (SOP) yang baik pada dasarnya menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan dan memperbaharuinya sesuai dengan perkembangan yang ada. Masalah Penelitian Aktivitas utama di Dana Pensiun GKJ berkaitan dengan sistem keuangan, seperti penerimaan iuran pensiun, pembayaran manfaat pensiun, penempatan dan pelepasan dana investasi. Bahkan aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ hampir mencakup semua aktivitas yang ada. Belum adanya Standard Operating Proceduredi

2

Dana Pensiun GKJ, mengakibatkan Dana Pensiun GKJ tidak memiliki pedoman dalam pengambilan keputusanterutama dalam menjalankan aktivitas rutinnya. Sehingga sulit mengevaluasi apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan. Misalnya saja dalam pembayaran biaya operasional kantor, siapakah yang seharusnya melakukan pembayaran, apakah boleh setiap bagian melakukan pembayaran. Jika tidak ada SOP tentu saja sulit untuk menetapkan hal-hal seperti ini. Sekarang ini para karyawan yang ada sudah terbilang lama bekerja di Dana Pensiun GKJ , sehingga mereka sudah terbiasa dengan alur pekerjaan yang ada. Tetapiapabila nantinya terjadi rotasi karyawan atau pergantian karyawan, hal ini dapat menimbulkan masalah bagi karyawan baru apabila tidak ada pedoman Standard Operating Procedure, karena karyawan

baru

tersebut

masih

belum

mengetahui

apa

yang

menjadi

tanggungjawabnya, bagaimana alur pekerjaan yang ada sehingga fungsi mereka tidak dapat berjalan dengan maksimal serta aktivitas-aktivitas di Dana Pensiun GKJ menjadi kurang efektif. Serta memungkinkan adanya rangkap tugas antara satu bagian dengan bagian yang lain,misalnya saja dalam pembuatan kwitansi yang seharusnya dikerjakan oleh kasir terkadang dikerjakan oleh bagian administrasi, lalu dalam urusan pendataan peserta yang seharusnya dilakukan oleh bagian administrasi terkadang masih dilakukan oleh kepala kantor. Karena tidak terdapat aturan baku sehingga memungkinkan para karyawan untuk bertukar-tukar tugas. Persoalan Penelitian 1. Bagaimana sistem keuangan Dana Pensiun GKJ? 2. Bagaimana struktur organisasi, job description, pedoman pengendalian internal, kebijakan-kebijakan operasional dan administratif, pedoman operasional, pedoman administratif, formulir atau dokumen yang digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk Bagian Kasir, Bagian Administrasi, dan Bagian Pembukuan di Dana Pensiun GKJ? Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk membuat desain Standard Operating Procedure pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ sehingga Dana Pensiun GKJ 3

memiliki pedoman operasional yang dapat digunakan untuk pelaksanaan kegiatan sehingga kegiatan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi berjalan efektif, terstandarisasi, dan sistematis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan untuk memperbaiki Sistem Keuangan DP GKJ supaya DP GKJ memiliki sistem yang lebih efektif dan efisien. Telaah Teoritis Standard Operating Procedure Menurut Tambunan (2008:79-80) Standard Operating Procedure adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu organisasi yang adalah anggota-anggota organisasi, dapat berjalan secara efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis. Unsur-unsur Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:120-143) adalah : 1. Tujuan, untuk kepentingan apa Standard Operating Procedure ini dibuat. 2. Kebijakan, sebagai pedoman dan rujukan yang harus ditaati dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Petunjuk Operasional, untuk mengarahkan pengguna dalam memahami berbagai bentuk tampilan dan simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan. 4. Pihak Terlibat, pihak atau unit atau fungsi-fungsi yang terlibat dalam prosedur yang bersangkutan. 5. Formulir, bentuk standar dari dokumen-dokumen kosong atau lazim juga disebut blanko atau dokumen, yang digunakan dalam menjalankan prosedur tertentu dalam Standard Operating Procedure sebagai media yang menghubungkan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di antara pihak-pihak terlibat.

4

6. Masukan, seperti pengisian formulir, blanko, atau dokumen. 7. Proses, data dan informasi yang terdapat di dalam masukan diubah menjadi informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambil keputusan dan melaksanakan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan dan target-target yang ditetapkan, baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang. 8. Laporan, hasil pengolahan yang memiliki makna tertentu dan dapat dimanfaatkan sebagai sumber pengambilan keputusan di dalam organisasi. 9. Validasi, untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah absah atau valid. 10. Kontrol, tindakan yang dilakukan untuk menjaga agar setiap keputusan dan tindakan dalam organisasi berjalan sesuai standar dan aturan yang sudah ditetapkan. Manfaat Standard Operating Procedure (SOP) Manfaat Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:96-104) adalah : 1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatankegiatan organisasi, operasional, dan administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan untuk membuat kebijakan-kebijakan organisasi menjadi lebih layak terap dan mencapai manfaat yang optimal. 2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi diharapkan mampu berperan mengurangi pengulangan kerja yang tidak perlu. 3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan mampu membuat birokrasi kegiatannya menjadi lebih jelas dan tidak berbelit-belit. 4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, blanko, dan laporan-laporan yang terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi mampu mengadminiastrasikan kegiatannya secara baik.

5

5. Menjadi pedoman penilaian efektifitas kegiatan organisasi. Denngan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi memiliki ukuranukuran kinerja yang lebih baik. 6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu dalam konteks mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi diharapkan memiliki rangkaian alur kerja yang terpadu satu sama lain.

Metode-metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Metode penyusunan Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:259-267) adalah : 1. Penyusunan Baru Penyusunan baru adalah pilihan metode yang diterapkan untuk membuat Standard Operating Procedure yang baru, yang sebelumnya belum ada pada organisasi. Yang dimaksud belum ada, dapat berupa dua kondisi yaitu : a. Standard Operating Procedure memang benar- benar belum ada di dalam organisasi, dalam arti baru dijalankan setelah Standard Operating Procedure bersangkutan selesai dibuat. Untuk kondisi ini, biasanya terjadi di organisasi yang baru sama sekali, atau yang baru saja menambah cakupan operasional, atau bisa juga mengubah cakupan operasionalnya secara drastis yang sama sekali berbeda dengan sebelumnya. Ketika belum ada manual atau pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan kegiatan, biasanya organisasi atau perusahaan akan meniru apa yang biasanya dilakukan oleh organisasi atau perusahaan lain yang sejenis atau ”dianggap sejenis” yang sudah menjalankan pola operasional yang sama. Bahkan beberapa organisasi, menggunakan buku manual atau buku pedoman Standard Operating Procedure yang dimiliki oleh

6

organisasi lainnya dengan cara menggandakan saja tanpa mengubah atau menyesuaikannya sedikitpun. Dan apabila ternyata Standard Operating Procedure yang ditiru dari organisasi lain tidak cocok atau tidak efektif , maka organisasi harus segera menyusun Standard Operating Procedure sesuai kebutuhan organisasinya. Dalam kondisi inilah dilaksanakan penyusunan prosedur operasional yang baru sekaligus dituangkan ke dalam buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru. b. Standard Operating Procedure, secara praktek ada atau sudah ditetapkan di dalam organisasi tetapi belum ada Standard Operating Procedure tertulis yang disajikan secara sistematis dalam bentuk pedoman Standard Operating Procedure, sehingga di dalam praktek penerapannya sering berbeda-beda, baik dilakukan oleh unit-unit atau anggota-anggota organisasi, atau malah bisa terjadi unit atau anggota yang sama melakukan langkah berbeda saat dilakukan dalam kesempatan berbeda. Untuk kondisi ini, sangat mirip dengan kondisi dimana organisasi dapat menggunakan prosedur operasional dari organisasi lainnya, yaitu secara praktek prosedur sudah ada dan cocok, meskipun konsistensinya rendah karena belum dibuatnya pedoman baku. Karena itu yang perlu dilakukan adalah segera menyusun buku pedoman Standard Operating Procedure, agar menjadi formal dan standar. Perlu dipahami bahwa yang dimaksud dengan penyusunan baru dalam penjelasan ini adalah penyusunan buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru, terlepas dari apakah prosedur-prosedur operasional standarnya secara praktek sudah jalan atau belum, serta juga terlepas dari apakah prosedur operasional standar dimaksud meniru atau berasal dari praktek organisasi lainnya atau yang

7

dilakukan sendiri oleh organisasi, tetapi belum disusun dalam bentuk buku manual atau buku pedoman. 2. Pengembangan Sebagian Pengembangan atau dapat disebut juga perbaikan sebagian adalah metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk Standard Operating Procedure yang sudah dijalankan dalam sebuah organisasi. Jadi yang dilakukan dalam metode ini bukan menambah Standard Operating Procedure yang baru tapi memperbaiki salah satu atau lebih Standard Operating Procedure yang telah ada dalam buku pedoman Standard Operating Procedure.

3. Pengembangan Keseluruhan Pengembangan atau dapat disebut perbaikan keseluruhan adalah metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk prosedurprosedur operasional yang sudah dilaksanakan. 4. Pengembangan Berkala Pengembangan atau perbaikan secara berkala adalah metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure yang sudah ada, seperti pengembangan sebagian dan pengembangan keseluruhan. Tetapi pada pengembangan berkala yang lebih ditekankan adalah rutinitas kegiatan pengembangan dan pemeliharaan Standard Operating Procedure, yang sifatnya sudah terjadwal (scheduled). Cakupan pengembangan berkala bisa dilakukan secara sebagian maupun secara keseluruhan, tergantung pada kondisi saat pengembangan berkala dilakukan.

8

Teknik-teknik penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 2011:180-198) Dalam menyusun Standard Operating Procedure harus memahami teknik-teknik, ada tiga dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure yaitu : 1. Teknik Naratif Teknik ini menggunakan kekuatan kata dan kalimat dalam menyusun Standard Operating Procedure untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan di dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun administrasi. Teknik naratif ini semakin baik cara penyampaian, semakin baik pula potensi kemudahan pemahaman oleh pelaksana prosedur. Prinsip-prinsip tentang keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi sangat penting agar tidak ada perbedaan persepsi di antara para pembaca dan pelaksana prosedur. Narasi prosedur yang efektif adalah yang segera dapat dipahami oleh orang yang membacanya dan ketika dibaca oleh orang lain memberikan pemahaman yang sama. Kegagalan menyajikan narasi yang efektif akan menyebabkan Standard Operating Procedure dengan teknik ini diabaikan pengguna atau kalau dipraktekkan selalu menjadi perdebatan karena perbedaan pemahaman. Kegunaan penerapan terbaik teknik naratif dalam penyusunan Standard Operating Procedure adalah : 

Untuk menjelaskan kebijakan-kebijakan atau penjelasan yang bersifat peraturan.



Untuk prosedur yang memiliki cakupan langkah-langkah yang sederhana.



Untuk prosedur dengan Pihak Terlibat yang tidak banyak.



Untuk prosedur dengan cakupan formulir, blanko, dokumen dan laporan-laporan yang tidak banyak variasinya.

9

2. Teknik Bagan Arus (flowchart) Teknik bagan arus ini adalah teknik spesifik yang sangat dikenal dalam pengembangan sistem informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik bagan arus menggunakan simbol-simbol khas yang memiliki makna atau merepresentasikan makna yang berbeda satu dengan yang lainnya. Teknik bagan arus adalah teknik yang sangat spesifik yang banyak digunakan dalam pengembangan Standard Operating Procedure. Teknik bagan arus sangat jelas cirinya dibandingkan teknik naratif, karena menggunakan banyak gambar berupa simbol dan kolom-kolom. Pembuatan kolom-kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang digunakan. Dalam praktek, ada beberapa teknik bagan arus yang dikenal, yaitu : 

Teknik

Bagan

Arus.

Merupakan teknik

bagan arus

yang

menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan arus data, informasi dan urutan-urutan operasi suatu sistem. Teknik ini paling tepat digunakan oleh auditor, analisis sistem, perancang sistem, dan juga pemrogaman aplikasi. 

Bagan

Arus Analitis. Merupakan teknik bagan arus yang

menggunakan simbol-simbol di dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan aliran dokumen dan proses yang terjadi di antara entitas atau unit yang berbeda-beda dalam organisasi. 

Teknik Bagan Arus Dokumen. Adalah teknik bagan arus yang hanya menggambarkan aliran dokumen di dalam sistem sehingga simbol yang digunakan adalah simbol dokumen saja.



Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen. Agak berbeda dengan teknik bagan arus dokumen, dalam teknik ini yang ditekankan adalah distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak kopi atau rangkapan. Teknik ini dapat digunakan sebagai pendukung teknik bagan arus dokumen.

10



Teknik Bagan IPO (Input Process Output). Ini adalah teknik bagan arus yang menekankan kepada penjelasan suatu proses, yang menunjukkan masukan dan keluaran sistem.



Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output). Teknik bagan arus ini adalah kumpulan teknik IPO, yang menggambarkan tidak hanya satu proses, tapi lebih dari satu proses. Di dalam suatu organisasi, pada dasarnya sedikit sekali proses yang berdiri sendiri, dan oleh karena itu bagan HIPO ini membantu menunjukkan hubungan dan rangkaian dari berbagai proses. Seperti yang telah dijelaskan, rangkaian proses dalam organisasi bekerja sebagai suatu satu sistem yang harmonis.



Teknik DFD (Data Flow Diagram).Teknik bagan arus ini sangat khas, baik penggunaan simbol atau alirannya dan digunakan oleh para analisis sistem dan perancang sistem.



Teknik Bagan Arus Program. Teknik ini merupakan pendukung teknik DFD, yang menggambarkan fungsi-fungsi pemrosesan dalam sistem.



Teknik Bagan Arus Blok. Ini adalah teknik bagan arus yang sama dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan menurut masing-masing fungsi pemrosesan.



Teknik

Bagan

Arus

Sistem.

Teknik

ini

merupakan

cara

penggambaran yang khas, dengan grafis atau piktoralm untuk menujukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran dokumen dan operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi. Dalam teknik bagan arus, dikenal berbagai kelompok simbol, sesuai kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran tertentu. Pemanfaatan simbol-simbol secara efektif sesuai langkah prosedur yang diwakili, akan menentukan efektifitas bagan arus. Kelompok simbol ini terdiri atas:

11

Simbol bagan arus dasar (basic flowchart symbols) Simbol penyimpanan untuk penyimpanan (storage flowchart symbols) Simbol bagan arus penghubung kegiatan-kegiatan (activity connector flowchart symbols) Simbol bagan arus kegiatan rinci di dalam proses (detail activity in process flowchart symbols) Simbol bagan arus alur atau garis penghubung (flowlines flowchart symbols) Simbol bagan arus untuk menunjukkan perangkat keras yang digunakan di dalam sistem dan prosedur (computer hardware symbols) Kegunaan penerapan terbaik bagan arus dalam penyusunan Standard Operating Procedure adalah:  Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkahlangkah yang banyak.  Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkahlangkah yang kompleks dalam variasi yang banyak.  Untuk Standard Operating Procedure yang melibatkan banyak departemen, bagian atau unit dalam organisasi.  Untuk Standard Operating Procedure yang mempunyai kaitan proses dengan prosedur-prosedur lain di dalam organisasi.  Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup banyak kopi atau rangkapan dokumen, formulir, blanko, dan laporan yang didistribusikan untuk banyak pihak di dalam maupun di luar organisasi.

3. Teknik Tabular Teknik tabular menggunakan bentuk tabel untuk membuat Standard Operating Procedure tertentu. Teknik ini sangat spesifik karena tidak semua Standard Operating Procedure dapat disajikan dalam bentuk tabel. Teknik 12

ini pada umumnya efektif untuk Standard Operating Procedure sebagai berikut : Kegiatan yang bersifat analisis Kegiatan yang sangat standar Kegiatan yang berupa penjadualan Teknik ini dalam beberapa kondisi tidak dapat berdiri sendiri, karena digunakan sebagai alat bantu untuk teknik penyajian lain. Teknik tabular ini juga lazim digunakan untuk Standard Operating Procedure jurnal standar dalam kegiatan akuntansi perusahaan. 4. Teknik Campuran (Gabungan) Teknik ini merupakan gabungan dari ketiga teknik yang telah dijelaskan di atas yaitu teknik naratif, teknik bagan arus dan teknik tabular. Dalam prakteknya, gabungan atau kombinasi ketiga teknik ini memang banyak digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami oleh semua yang terlibat dan juga berkepentingan. Masing-masing teknik memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat saling menutupi ketika diterapkan bersama-sama. Penggunaan campuran teknik naratif, teknik bagan arus, serta teknik tabular dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 

Digunakan

bersamaan

untuk

semua

Standard

Operating

Procedure yang ada di dalam pedoman Standard Operating Procedure. Dengan cara ini, maka setiap prosedur mencakup teknik naratif dan teknik bagan arus dan tambahan teknik tabular sesuai dengan kebutuhan. 

Digunakan

sesuai

kebutuhan

setiap

Standard

Operating

Procedure. Bila menggunakan cara campuran ini, maka akan ada prosedur yang hanya menggunakan teknik naratif, ada yang hanya menggunakan teknik bagan arus, dan ada yang menggunakan gabungan dari keduanya. Tabulasi digunakan sebagai pendukung

13

kelengkapan informasi untuk meningkatkan efektifitas Standard Operating Procedure. Dalam hal ini, teknik tabular memang bukan merupakan subtitusi atau pengganti salah satu teknik naratif atau bagan arus melainkan sebagai pendukung. Bagian-bagian Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 2008:297-334) Bagian-bagian penyajian Standard Operating Procedure adalah : 

Headings (Kepala Judul) Headings atau Kepala Judul merupakan format tampilan standar yang ditetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu Standard Operating Procedure. Headings ini terletak di bagian atas setiap halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi halaman prosedur yang bersangkutan. Menurut Tambunan ada tiga kelompok bentuk Headings, yaitu : 1. Simple Headings Dalam Headings sederhana ini hanya ditampilkan tiga jenis informasi saja, yaitu : Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur 2. Controllable Headings Dalam Headings yang informatif tentang masalah penerbitan dan revisi ini, ditampilkan lebih banyak informasi dibadingkan sebelumnya, termasuk tanggal penerbitan dan revisi prosedur, yaitu secara lengkap mencakup : Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur Tanggal Penerbitan 14

Revisi yang Ke… Informasi tentang “Revisi yang Ke…” ini menunjukkan apakah prosedur yang bersangkutan telah mengalami revisi atau belum, dan sudah berapa kali. Informasi ini sangat bermanfaat untuk mendukung evaluasi dan kontrol terhadapprosedur tersebut. Informasi tanggal penerbitan adalah tanggal awal masa berlaku prosedur yang bersangkutan. 3. Accountable Headings Dalam Headings ini, penekanan informasi banyak terletak pada masalah penanggungjawab dari prosedur. Informasi yang tampil dalam Headings tidak hanya tanggal terbit, tetapi lebih banyak tetang siapa atau pihak mana (Unit, Departemen, atau Bagian) yang melaksanakan prosedur dan juga siapa yang menyusun dan menyetujui penulisan dan penerbitan prosedur tersebut. Informasi yang terdapat dalam Headings ini adalah: Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur Pengguna Prosedur Tanggal Penerbitan Penyusun Prosedur Penyetuju Prosedur 

Penjelasan Terkait Isi Prosedur Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah : 1.

Tujuan Prosedur Pernyataan tujuan dari Standard Operating Procedure merupakan hal yang sangat penting. Tujuan prosedur berbeda dengantujuan buku pedoman, karena adanya lingkup dan cakupan. Tujuan buku

15

pedoman lebih umum, tujuan Standard Operating Procedure lebih spesifik, sesuai masing-masing prosedur. 2.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi Standard Operating Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami dengan baik, sebelum melaksanakannya dengan efektif.

3.

Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur. Tidak hanya yang bersifat spesifikasi teknis prosedur tertentu, tetapi juga peraturan dan kebijakan yang berlaku umum dalam organisasi.

4.

Teknik yang Digunakan Dalam bagian ini, yang disajikan adalah teknik yang digunakan dalam

penyusunan

Standard

Operating

Procedure.

Jika

diperlukan dapat saja ditampilkan makna dari simbol-simbol yang digunakan dalam Standard Operating Procedure. Tetapi, jika makna simbol-simbol yang digunakan telah disajikan di awal buku pedoman Standard Operating Procedure, tidak perlu lagi melakukan

ulang

saji

dalam

setiap

Standard

Operating

Procedure. 5.

Pihak Terlibat Pihak-pihak terlibat adalah orang, bagian, departemen, divisi, atau fungsi-fungsi lain yang ada di dalam organisasi. Dalam teknik naratif, penjelasan dilakukan secara mengalir mengikuti arus data dan informasi, tanpa harus membagi-bagi berdasarkan pihak-pihak terlibat, seperti halnya pada teknik bagan arus. Dengan teknik bagan arus, banyak organisasi yang merasa perlu untuk membuat kolom tersendiri untuk pihak luar organisasi. Bisa juga dengan

16

cara tidak membuat kolom khusus untuk pihak luar, tetapi memanfaatkan simbol yang dapat mewakili tindakan dengan tepat. 6.

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan Dalam bagian ini, yang disajikan adalah daftar dan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang berbeda dengan Standard Operating Procedure lainnya. Tetapi setiap formulir, blanko, dan/atau dokumen dapat digunakan di lebih dari satu Standard Operating Procedure. Alur formulir, blanko, dan/atau dokumen inilah yang akan menentukan ke prosedur mana saja akan mengalir. Sama dengan pada penyajian pihak teribat, maka daftar formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan dalam suatu Standard

Operating

Procedure

harus

disajikan

lengkap,

sedangkan formatnya sendiri disajikan dalam bagian lampiran. 7.

Laporan-laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang Dihasilkan ini fungsinya hampir sama dengan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan tetapi untuk laporan-laporan yang dihasilkan suatu Standard Operating Procedure. Perbedaannya adalah proses yang dilalui. Laporan adalah hasil akhir dari proses atau subproses, sedangkan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan sebagai masukan.

8.

Kaitan dengan Prosedur Lain Hampir selalu setiap prosedur memiliki kaitan dengan prosedur lainnya di dalam organisasi ataupun prosedur lain yang ada di luar sistem organisasi. Bagian penjelasan ini adalah wadah yang disediakan untuk menunjukkan hubungan antara suatu prosedur dengan prosedur lainnya. Kaitan dengan prosedur lain ini penting sekali disajikan, karena memberikan dua manfaat, yaitu pada saat penyusunan membantu tim penyusun memahami posisi prosedur, sedangkan pada saat penggunaan membantu para pengguna untuk kerja berulang (reworks) atau birokrasi yang tidak perlu. Hubungan prosedur tidak hanya terjadi dengan prosedur lain yang

17

ada di dalam organisasi, tetapi juga yang terdapat di luar organisasi. 9.

Lampiran-lampiran Biasanya, bagian paling akhir dari penjelasan adalah tentang lampiran-lampiran yang digunakan di dalam Standard Operating Procedure yang bersangkutan. Dalam bagian ini, yang disajikan adalah

daftar

lampiran-lampiran

yang

diperlukan

untuk

memperjelas prosedur, sedangkan isi dan format lampiran disajikan di bagian akhir prosedur. Lampiran dapat berupa formulir, blanko, dokumen, laporan, dan kutipan peraturan yang terkait harus disajikan yaitu jika dalam prosedur lain sebelumnya, format-format yang bersangkutan telah disajikan atau apabila berkaitan dengan peraturan dan kebijakan ekstern. Cara ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi penyajian Standard Operating Procedure. 

Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern (dari luar organisasi) yang berkaitan dengan Standard Operating Procedure disajikan dalam bagian terpisah (atau khusus) meskipun pada bagian lampiran sudah disajikan alasan yang mendasari adalah karena tidak semua prosedur memiliki kaitan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan dari luar organisasi. Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang disajikan adalah yang memiliki pengaruh terhadap Standard Operating Procedure, yang apabila diabaikan akan mengurangi efektifitas prosedur.



Isi Prosedur Setelah selesai dengan bagian-bagian penjelasan yang diperlukan oleh Standard Operating Procedure, selanjutnya adalah penyajian Standard Operating Procedure sesuai dengan teknik yang digunakan. Apa yang digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh

18

pengguna dengan menggunakan teknik dan simbol yang benar. Efektifitas suatu prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta bagaimana prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan maksudnya oleh setiap pembacanya. 

Lampiran-lampiran Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure lebih tepat disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata formulir, blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan kebijakan yang terkait dengan Standard Operating Procedure yang bersangkutan.

METODE PENELITIAN Objek penelitian Objek penelitian yang akan diteliti adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga yang beralamat di Jalan Yos Sudarso Nomor 5 Salatiga. Jenis data dan sumber data Data primer berupa data dari hasil wawancara dengan staff di setiap bagian mengenai alur kerja, kebijakan yang berlaku, dokumen yang digunakan dan laporan yang dihasilkan. Sedangkan data sekunder berupa data tentang profil, job description, peraturan dan kebijakan terkait prosedur, validasi, pihak-pihak yang terlibat, dokumen-dokumen yang digunakan dan struktur organisasi dalam sistem keuangan Dana Pensiun GKJ, serta laporan-laporan yang dihasilkan. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada staff mulai dari kepala kantor, staff bagian kasir, bagian administrasi umum dan bagian akuntansi di Dana Pensiun GKJ Salatiga yang bertujuan untuk mendapatkan informasi. Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. 19

Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis didasarkan pada interprestasi logis dari sifat dan hubungan antar fenomena yang diteliti sehingga dapat memnerikan gambaran yang jelas atas suatu objek secara sistematis, faktual. Deskriptif sendiri berarti menggambarkan denngan jelas situasi yang ada. Sedangkan teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedure di Dana Pensiun GKJ adalah teknik campuran yaitu menggabungkan teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Teknik naratif dipilih karena di Dana Pensiun GKJ terdapat banyak kebijakan dan peraturan, dengan menggunakan teknik naratif kebijakan dan peraturan tersebut dapat dijelaskan dengan baik dibandingkan dengan menggunakan teknik yang lain. Sedangkan teknik bagan arus (flowchart) dipilih supaya dalam menggambarkan langkah-langkah kerja yang ada di Dana Pensiun secara rinci dan tepat.Langkah analisis terdiri dari: 1. Menganalisia kecukupan data dan informasi, apakah data yang diperoleh sudah cukup menjadi dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure (SOP). 2. Menetapkan sistematika penyajian Standard Operating Procedure (SOP), bagaimana sistematika yang paling tepat dan sesuai dengan ciri dan karakter organisasi. 3. Menetapkan media penyajian Standard Operating Procedure (SOP). 4. Menyusun dan menyajikan Standard Operating Procedure (SOP). ANALISIS DATA Objek penelitian yang akan dibahas adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga. Dana Pensiun GKJ Salatiga didirikan

pada tanggal 1 Agustus 1975 sebagai bentuk

kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dana Pensiun merupakan salah satu lembaga DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus

20

dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya. Sistem Keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki tiga bagian yaitu bagian kasir, bagian administrasi, dan bagian pembukuan, dengan dikepalai oleh seorang kepala kantor. Sistem keuangan di Dana Pensiun GKJ memiliki tiga prosedur yang berkaitan dengan keuangan, yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, danprosedur investasi. Ketiga prosedur tersebut sudah mencakup aktivitas yang ada di Dana Pensiun GKJ. Prosedur penerimaan kas berkaitan dengan semua kegiatan penerimaan kas di Dana Pensiun GKJ, contohnya : Prosedur Penagihan Iuran Pensiun, Prosedur Penerimaan Sewa Kos. Sedangkan prosedur pengeluaran kas berkaitan dengan semua kegiatan pengeluaran kas di Dana Pensiun GKJ Salatiga, contohnya : Prosedur pembuatan Surat Perintah Membayar Uang, Prosedur Pembayaran Manfaat Pensiun, Prosedur Membayar Pajak. Prosedur investasi berkaitan dengan penempatan maupun penarikan investasi. Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ masih belum memiliki SOP dan job description dari tiap-tiap bagian masih saling tumpang tindih sehingga berpotensi terjadi penggelapan dan penyelewengan. Serta sulit untuk mengevaluasi apabila terjadi kesalahan.

21

Struktur

organisasi

yang

terdapat

di

Dana

Pensiun

Sinode GKJ Sebagai Pemilik

Lembaga GKJ Yayasan GKJ Sebagai Mitra

Salatiga

:

Sinode Gereja Lain Sebagai Mitra Pendiri

Deputat Penatalayanan Sinode GKJ Sebagai Pendiri Rapat Tahunan

Deputat Lain Sinode

GKJ

Deputat Sinode Gereja Sebagai Mitra Pendiri

Dewan Pengawas DP GKJ

Pengurus DP GKJ

Kepala Kantor

Bagian Administrasi

Kasir

Bagian Pembukuan

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Dana Pensiun GKJ

Job Description di Dana Pensiun GKJ Salatiga Pengurus Dana pensiun GKJ berfungsi sebagai penyelenggara dan pengelola dana pensiun dengan keputusan yang ditetapkan rapat tahunan serta kebijakan umum pendiri. Pengurus dana pensiun berkewajiban : a. Mengelola Dana Pensiun GKJ dengan mengutamakan kepentingan anggota dan pihak yang berhak atas manfaat pensiun.

22

b. Bertindak teliti, terampil, bijaksana, dan cermat dalam melaksanakan tanggungjawabnya mengelola Dana Pensiun GKJ. c. Mengelola kekayaan Dana Pensiun GKJ sesuai dengan arahan investasi yang digariskan pendiri dengan berpedoman pada ketentuan investasi dan menteri keuangan. d. Menyampaikan secara berkala kepada menteri keuangan : 1. Laporan keuangan dan Laporan Investasi yang telah diaudit akuntan publik 2. Laporan yang disusun oleh pengurus dan aktuaris sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan menteri. 3. Laporan aktuaria yang disusun sekurang-kurangnya tiga tahun sekali atau setiap kali terjadi perubahan manfaat pensiun dan perubahan penghasilan dasar yang mengakibatkan perubahan pendanaan. e. Menyampaikan keterangan kepada anggota mengenai : 1. Neraca dan perhitungan hasil usaha menurut bentuk dan susunan dan waktu yang ditetapkan menteri. 2. Hal-hal yang timbul dalam rangka kepesertaan dalam bentuk, susunan, dan waktu yang ditetapkan menteri. 3. Setiap terjadi perubahan peraturan dana pensiun. f. Merahasiakan keterangan pribadi yang menyangkut masing-masing anggota. Dalam mengelola organisasi dan usaha Dana Pensiun GKJ, pengurus berwenang untuk : a. Melakukan tindakan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan ketentuan atau peraturan yang berlaku. b. Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal pengelolaan administrasi dan investasi dana pensiun dengan mengutamakan efisiensi dan efektivitas kerja. c. Mewakili Dana Pensiun GKJ secara langsung dan menurut hukum didalam dan diluar pengadilan dalam setiap dan semua masalah dengan Dana Pensiun GKJ.

23

d. Mengikat perjanjian dengan pihak lain dengan Dana Pensiun GKJ untuk melakukan segala tindakan hukum berkenaan dengan kegiata usaha maupun pemilikan dana pensiun. e. Menilai danmengusulkan penerimaan, pengangkatan dan promosi karyawan Dana Pensiun GKJ kepada deputat penatalayanan untuk ditindaklanjuti. Struktur kepengurusan dan uraian tugas pengurus yayasan Dana Pensiun GKJ terdiri dari Ketua Pengurus, Sekretaris Pengurus, Bendahara Pengurus, dan dua orang anggota. Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, ditetapkan uraian tugas sebagai berikut : A. KETUA PENGURUS 1. Tugas dan Wewenang : a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan di dalam pengadilan bersama dengan salah seorang Pengurus lainnya yang terkait; b. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan organisasi Dana Pensiun GKJ; c. Memimpin Rapat Pengurus Dana Pensiun GKJ; d. Mengkoordinir pelaksanaan keputusan yang menyangkut kebijakan dan operasional Dana Pensiun GKJ; e. Menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Sekretaris atau Bendahara; f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lainnya bersama Bendahara; g. Menunjuk salah seorang atau lebih Pengurus untuk melakukan tugas tertentu; h. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas; i.

Memantau penerbitan Buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ.

24

2. Hubungan tanggung jawab : a. Ketua Pengurus bertanggung jawab kepada Badan Pelaksana Sinode GKJ selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

B. SEKRETARIS PENGURUS 1. Tugas dan Wewenang : a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan dan di dalam pengadilan bersama dengan Ketua; b. Menyiapkan dan menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Ketua; c. Mengelola administrasi surat-surat masuk dan keluar; d. Mengadministrasikan data kepesertaan dan pemuktakhiran data secara berkala; e. Menghitung penerimaan iuran pensiun dan pembayaran manfaat pensiun; f. Menyiapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan kepesertaan; g. Melakukan sosialisasi dan menetapkan tata cara penyampaian pendapat dari peserta; h. Membuat notula rapat Pengurus; i.

Mengkoordinasikan laporan-laporan;

j.

Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas. 2. Hubungan tanggung jawab : a. Sekretaris Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

C. BENDAHARA PENGURUS 1. Tugas dan Wewenang : a. Mempersiapkan konsep pengembangan dana milik Dana Pensiun GKJ;

25

b. Memonitor dan menganalisis perkembangan pasar keuangan dan indikator makro lainnya; c. Membuat konsep Rencana Investasi untuk waktu yang akan datang; d. Melaksanakan dan mengevaluasi realisasi Arahan Investasi; e. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan keuangan dan investasi bersama dengan Ketua; f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lain bersama dengan Ketua; g. Mempersiapkan konsep rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Dana Pensiun GKJ; h. Membuat projected cash flow Dana Pensiun GKJ; i.

Mempersiapkan informasi dan data untuk Aktuaria;

j.

Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas. 2. Hubungan tanggung jawab : a. Bendahara Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

D. ANGGOTA PENGURUS I 1. Tugas dan Wewenang : a. Mengelola penerbitan buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ; b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan kerohanian di lingkungan Dana Pensiun GKJ; c. Memimpin renungan dan doa pada rapat Pengurus; d. Menjadi penghubung Pengurus dengan Badan Pelasana Sinode GKJ selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ; e. Menyiapkan rekruitmen, penempatan, promosi, monitoring dan evaluasi kinerja pegawai Dana Pensiun GKJ; f. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

26

g. Mempergunakan fasilitas kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas. 2. Hubungan tanggung jawab : a. Anggota Pengurus I bertanggung jawab kepada Ketua; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

E. ANGGOTA PENGURUS II 1. Tugas dan Wewenang : a. Mempersiapkan legal draft untuk kepentingan internal dan eksternal Dana Pensiun GKJ; b. Memantau perkembangan dan mempelajari peraturan perundangan Dana Pensiun GKJ; c. Memantau pelaksanaan kontrak-kontrak dan peraturan yang berkaitan dengan aktivitas Dana Pensiun GKJ; d. Mengelola inventarisasi dan penyimpanan semua aset kekayaan milik Dana Pensiun GKJ; e. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua; f. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas. 2. Hubungan tanggung jawab : c. Anggota Pengurus II bertanggung jawab kepada Ketua; d. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

F. KEPALA KANTOR 1. Menerima tugas atau pekerjaan dari Pengurus 2. Mengatur tugas atau pekerjaan di kantor. 3. Mengarahkan pegawai di dalam melaksanakan tugas. 4. Mendistribusikan pekerjaan. 5. Membuka surat-suratatauemail masuk. 6. Meneruskan surat-surat atau email masuk kepada Pengurus sesuai bidangnya. 7. Mengkonsep surat-surat atau email keluar.

27

8. Mengoreksi surat-surat atau email keluar. 9. Mengoreksi daftar pembayaran pensiun. 10. Melayani pendaftaran peserta. 11. Menghitung Iuran Pensiun dan PS peserta baru. 12. Menghitung manfaat pensiun Pensiunan baru. 13. Menyiapkan undangan rapat Pengurus 14. Menyiapkan materi rapat Pengurus. 15. Menyiapkan daftar hadir rapat Pengurus. 16. Melayani rapat Pengurus. 17. Membuat konsep notula rapat Pengurus. 18. Melayani tamu : a. Peserta (perorangan, lembaga, gereja, klasis). b. Pemerintah. c. Kantor Pajak. d. Bank. e. Akuntan. f. Appraisal. g. Umum 19. Memberikan informasi dan pertimbangan kepada Pengurus hal-hal yang perlu segera dilaksanakan. 20. Menyampaikan kegiatan kantor kepada Pengurus. 21. Membantu pengurus dalam hal investasi : a. Membuat daftar deposito. b. Mencari informasi untuk penempatan investasi. c. Setelah

ada

keputusan

pengurus,

melaksanakan

penempatan,

perpanjangan dan pemindahan investasi. d. Memantau perkembangan kondisi keuangan bank. e. Membantu pengurus dalam hal berhubungan dengan perusahaan sekuritas dan Bank. 22. Membuat konsep Rencana Anggaran Pembayaran Pensiun. 23. Membuat konsep Rencana Anggaran Penerimaan Iuran Pensiun.

28

24. Membuat konsep Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja. 25. Membantu Pengurus, menyiapkan data untuk penyusunan Rencana Investasi (Triwulan dan Tahunan). 26. Membuat perbandingan Rencana vs Realisasi Pendapatan dan Belanja. 27. Mengoreksi Buku Kas. 28. Mengoreksi Buku Bank. 29. Memfiat atau paraf kuitansi penerimaan dan pengeluaran untuk diteruskan kepada Pengurus. 30. Menyiapkan data untuk aktuaris. 31. Membantu Dewan Pengawas : a. Membuat undangan rapat Dewan Pengawas. b. Menyiapkan materi rapat Dewan Pengawas. c. Melayani rapat Dewan Pengawas. d. Menyampaikan informasi yang diperlukan Dewan Pengawas triwulan. e. Menghubungi Auditor. f. Menghubungi Appraisal. g. Manghubungi Aktuaris. 32. Kepegawaian : menyampaikan informasi kepegawaian kepada Pengurus, Kantor Sinode (Penilaian, Kenaikan berkala, kenaikan golongan).

G. ADMINISTRASI 1. Mengagenda surat (masuk dan keluar). 2. Mengarsip surat (masuk dan keluar). 3. Meneliti kelengkapan data calon peserta. 4. Mengetik Surat Keputusan Peserta baru . 5. Mengetik Surat Keputusan Pensiun Pensiunan baru. 6. Mengetik perhitungan IP peserta baru. 7. Menyiapkan pengiriman Surat Keputusan Peserta atau Pensiun. 8. Proses Pensiun Peserta : a. Meneliti kelengkapan data Peserta. b. Menghitung masa kerja Peserta.

29

c. Menghitung jumlah Pensiun Peserta. d. Menyiapkan Surat Keputusan Pensiun Peserta. e. Mengirim Surat Keputusan Pensiun kepada Peserta. 9. Mengetik surat keputusan kenaikan pensiun. 10. Mengetik daftar kenaikan pensiun. 11. Mendokumentasi peraturan-peraturan. 12. Mencatat mutasi perubahan peserta (Aktif, Pasif, BK). 13. Tugas-tugas penggandaan. 14. Membantu tugas kuriratauekspedisi. 15. Membuat tagihan tunggakan IP.

H. KASIR 1. Menerima dan membuat kuitansi setoran IP dan PS (tunai, bank). 2. Meneruskan kuitansi setoran IP dan PS ke bagian keuangan. 3. Membuat kuitansi penerimaanataupengeluaran kas. 4. Menerima setoran Sewa Kos. 5. Membantu tugas pengurus dalam mengambil atau setor uang keatau dari bank. 6. Membayar uang pensiun baik tunai maupun melalui bank. 7. Menyiapkan biaya transport Pengurus, Dewan Pengawas, Pendiri : a. Rapat rutin. b. Program perkunjungan. c. Kegiatan Badan Kerjasama Dana Pensiun Kristen se Indonesia (BKS). d. Kegiatan Pemerintah (Departemen Keuangan, ADPI). e. Kegiatan PT. Jisawi Finas. f. Kegiatan Pendiri. g. dll. 8. Membayar biaya pegawai, pengurus, pengawas : a. Gaji, tunjangan, dan honor Pegawai. b. Honor Pengurus dan Dewan Pengawas.

30

9. Membayarkan uang langganan : a. Air. b. Listrik. c. Telepon. d. Koran. 10. Menyiapkan SPMU. 11. Menyimpan kas kecil. 12. Membuat rekap kas harian beserta bukti pembayaran dan penerimaan. Diteruskan kepada kepala kantor untuk diparaf, kemudian dimintakan tanda tangan Bendahara Pengurus. 13. Membuat buku kas harian. 15. Membayar pajak. 16. Menyediakan kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan kantor. 17. Membayar pengeluaran kegiatan kantor lainnya. 18. Menyimpan buku giro atau cek, tabungan, bilyet deposito. 19. Melayani pemeriksaan (Pengurus atau Pengawas, Auditor).

I. PEMBUKUAN 1. Menerima berkas bukti penerimaan dan pengeluaran dari Keuangan. 2. Membendel, menyimpan berkas bukti penerimaan dan pengeluaran. 3. Membuat laporan kas bulanan. 4. Membuat laporan investasi bulanan. 5. Membuat laporan Keuangan dan penjelasan (semesterandantahunan). 6. Membuat laporan Investasi dan penjelasan tahunan. 7. Urusan pajak : menyusun laporan fiscal. 8. Meminta tanda tangan atas pekerjaan yang perlu disahkan oleh yang berwenang.

31

Komponen SOP Komponen SOP yang akan dibahas terdiri dari 10 komponen.

A. Penjelasan Terkait Isi Prosedur Bagian ini memuat berbagai hal yang terkait dengan isi prosedur secara langsung. Bagian ini memuat informasi paling banyak tentang suatu prosedur operasional standar. Yang termasuk dalam bagian ini adalah: 1. Tujuan Prosedur Dalam bagian ini dijelaskan mengenai tujuan dibuatnya Standard Operating Procedure untuk setiap prosedur yang ada di DP GKJ. Tujuan Prosedur Penerimaan Kas 1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas dari Iuran Pensiun dan penerimaan kas yang berasal dari kegiatan investasi. 2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporanlaporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan penerimaan kas oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. Tujuan Prosedur Pengeluaran Kas 1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan pembayaran Manfaat

Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak

maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ. 2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporanlaporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat.

32

3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus untuk pengeluaran kas. Tujuan Prosedur Investasi 1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan investasi yang ditetapkan DP GKJ. 2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus. Meliputi: setiap penempatan dana untuk investasi harus melalui persetujuan Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. 2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi dari Standard Operating Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami prosedur dengan baik sebelum melaksanakannya dengan efektif. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Penerimaan Kas Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun. Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan

33

untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin. 1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar tagihan telepon,listrik dan air. 2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangansumbangan. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Investasi Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun investasi yang berupa aset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi investasi harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. 3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Penerimaan Kas Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur penerimaan kas adalah: 1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. 2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui oleh Bendahara Pengurus. 3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp 5.000.000,00. 4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

34

Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus diserahkan kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Pengeluaran Kas Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur pengeluaran kas adalah: 1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan fotocopy). 2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang disetujui oleh Bendahara Pengurus. 3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus. 4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus, menggunakan cekatauslip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus. 5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabunganataugiro) harus dilakukan dengan segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas untuk menghindari cash on hand yang berlebihan. 6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi akuntansi harus diotorisasi oleh Kepala Kantor. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Investasi Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur investasi adalah: 1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. 2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas. 3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati oleh Pengurus (dalam rapat).

35

4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan Bendahara Pengurus. 5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus. 6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus. 7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi. 4. Teknik yang Digunakan Teknik yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas dan prosedur investasi adalah teknik campuran yaitu penggabungan dari teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). 5. Pihak yang Terlibat Dalam bagian ini, disajikan pihak-pihak yang terlibat dalam Standard Operating Procedure. Pihak yang Terlibat bisa berasal dari internal DP GKJ maupun dari luar DP GKJ. Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas Pihak yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas yaitu, pihak internal yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu pihak-pihak diluar DP GKJ yang bekerjasama atau berhubungan dengan DP GKJ menyangkut segala kegiatan penerimaan kas.Pihak Internal dalam prosedur penerimaan kas adalah: 1. Kepala Kantor 2. Bagian Administrasi 3. Kasir 4. Bagian Pembukuan 5. Pengurus

36

Pihak eksternal dalam prosedur penerimaan kas adalah: 1. Peserta DP GKJ 2. Pemberi kerja 3. Bank Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Pengeluaran Kas Dalam prosedur pengeluaran kas pihak yang terlibat yaitu pihak internal yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan pengeluaran kas. Pihak Internal dalam prosedur pengeluaran kas adalah: 1. Kepala Kantor 2. Bagian Administrasi 3. Bagian Pembukuan 4. Kasir 5. Bendahara Pengurus Pihak Eksternal dalam prosedur pengeluaran kas adalah: 1. Peserta DP GKJ 2. Pemberi kerja 3. Bank 4. PLN, PDAM, Telkom 5. Penerima sumbangan Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Investasi Dalam prosedur investasi pihak yang terlibat dibagi menjadi dua yaitu pihak internal yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan investasi.

37

Pihak Internal dalam prosedur investasi adalah: 1. Kepala Kantor 2. Kasir 3. Bagian Pembukuan 4. Bendahara Pengurus Pihak Eksternal dalam prosedur investasi adalah : 1. Bank 2. Sekuritas 3. Penyewa kamar kos 4. Pembeli asset 6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan Dalam bagian penjelasan ini, yang disajikan adalah daftar dari formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan dalam setiap Standard Operating Procedure. Setiap Standard Operating Procedure menggunakan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang berbeda-beda. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan Kas Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan Kas terdiri dari : 1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun Daftar ini merupakan daftar yang berisi perhitungan berapa jumlah tunggakan dan iuran yang menjadi kewajiban peserta.Daftar ini dibuat per klasis. Dengan atribut seperti: a. Nama b. GKJ c. Tunggakan(kelebihan) d. Kewajiban satu bulan e. Jumlah kewajiban

38

f. Jumlah bulan g. Setoran h. Jumlah setoran per tahun i.

Tunggakan

j.

Jumlah Iuran Pensiun

2. Kwitansi (rangkap 3) Kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran untuk peserta yang membayar iuran pensiun, pembayarn sewa kos baik pembayaran yang dilakukan secara tunai maupun lewat bank. Kwitansi ini memiliki atribut yang sama dengan kwitansi pada umumnya yaitu: a. Telah terima dari.. b. Uang sejumlah c. Guna membayar d. Terbilang e. Tempat, tanggal dan tandatangan 3. Nota Penerimaan Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara

Pengurus

untuk

diperiksa

dan

ditandatangani.

Nota

Penerimaan ini memiliki atribut: a. Nomor nota penerimaan b. Hari/tanggal c. Nomor kwitansi d. Keterangan e. Nomor rekening f. Jumlah 5. Bukti Bank Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika menerima pembayarn iuran pensiun, menerima pembayaran kos melalui bank.

39

6.

Jurnal Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas terdiri dari : 1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun adalah daftar yang perhitungan manfaat pensiun yang harus dibayarkan kepada peserta. Daftar ini dibuat setiap bulan dan per klasis. Dengan atribut: a. Nama b. Unit kerja/GKJ/Lembaga/Yayasan c. Nomor peserta d. Jabatan e. K: Kawin, TK:Tidak Kawin f. Jumlah pensiun sebelum pajak g. Potongan PPh pasal 21 h. Jumlah pensiun setelah pajak i.

Tanda tangan penerima pensiun

2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor Daftar ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai yang nantinya juga akan dicantumkan dalam SPMU untuk member gaji kepada para pegawai di DP GKJ. 3. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke Bendahara untuk ditandatangani.

40

4.

Nota Pembayaran Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara

Pengurus

untuk

diperiksa

dan

ditandatangani.

Nota

pembayaran memiliki atribut: a. Nomor nota pembayaran b. Hari/tanggal c. Nomor kwitansi d. Keterangan e. Nomor rekening f. Jumlah 5. Bukti Pembayaran Bukti Pembayaran ini berupa bukti-bukti pembayaran yang dilakukan untuk operasional DP GKJ. Seperti bukti pembayaran listrik dari PLN, bukti pembayaran telepon dari Telkom, bukti pembayaran air dari PDAM. 6. Bukti Transfer Bank Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika membayarkan manfaat pensiun melalui bank. 7.


Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Investasi Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas terdiri dari : 1. Rencana Investasi Rencana investasi dibuat oleh Bendahara Pengurus berupa rencana penempatan investasi untuk jangka waktu kedepan. 2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)

41

SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke Bendahara untuk ditandatangani. 3. Kwitansi Internal Kwitansi internal ini digunakan sebagai pelengkap untuk bukti-bukti pembayaran. Untuk transaksi seperti pembayaran yang bersifat kecil. 4. Form Penempatan Investasi Form Penempatan Investasi dibuat oleh Kepala Kantor yang kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara dan Ketua memeriksa Form Penempatan Investasi kemudian menentukan dimana penempatan investasi akan dilakukan. Form penempatan investasi ini memiliki atribut seperti : a. Nama tempat b. Bunga c. Nominal d. Jangka waktu e. Keputusan Pengurus 5. Form Pelepasan Investasi Form PelepasanInvestasi dibuat oleh Kepala Kantor kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara dan Ketua memeriksa Form Pelepasan Investasi kemudian menentukan investasi mana yang akan dilepas. Dengan atribut: a. Tempat investasi b. Return per tahun c. Nilai wajar d. Lama kepemilikan e. Keputusan pengurus

42

6. Nota Penerimaan Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota penerimaan ini memilik atribut: a. Nomor nota penerimaan b. Hari/tanggal c. Nomor kwitansi d. Keterangan e. Nomor rekening f. Jumlah 7. Nota Pembayaran Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota pengeluaran ini memiliki atribut: a. Nomor nota pembayaran b. Hari/tanggal c. Nomor kwitansi d. Keterangan e. Nomor rekening f. Jumlah 8.

Bukti Investasi Bukti yang diterima saat melakukan investasi pada sekuritas.

9.


7. Laporan-laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur penerimaan kas dihasilkan dua laporan, yaitu:

43

1. Laporan Perubahan Kas Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas disebutkan secara lebih detail dan rinci. 2. Laporan Arus Kas Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada. Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Pengeluaran Kas 1. Laporan Perubahan Kas Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas disebutkan secara lebih detail dan rinci 2. Laporan Arus Kas Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada. Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Investasi 1. Laporan Posisi Portofolio Investasi Laporan posisi portofolio ini memberi informasi mengenai posisi dari setiap investasi yang dilakukan oleh DP GKJ. 2. Laporan Hasil dan Biaya Investasi Laporan ini memberikan informasi mengenai hail investasi yang diperoleh dan biaya investasi yang dikeluarkan untuk keperluan investasi. 3. Laporan Mutasi Deposito Laporan ini dibuat untuk melaporkan penempatan deposito, adakah pencairan dalambulan tersebut, perpanjangan dan kapan jatuh tempo dari deposito tersebut.

44

4. Daftar Deposito Merupakan daftar rincian deposito yang ada dilengkapi dengan nominal, jangka waktu, tanggal penempatan dan tanggal jatuh tempo, prosentase bunga, dan jumlah bunga yang didapat tiap bulan. 8. Kaitan dengan Prosedur Lain Kaitan Prosedur Penerimaan Kas dengan Prosedur Lain Prosedur penerimaan kas terkait dengan prosedur investasi Kaitan Prosedur Pengeluaran Kas dengan Prosedur Lain Prosedur pengeluaran kas terkait dengan prosedur investasi Kaitan Prosedur Investasi dengan Prosedur Lain Prosedur investasi terkait dengan prosedur penerimaan kas dan prosedur pengeluaran kas 9. Lampiran-lampiran Lampiran-lampiranuntuk Prosedur Penerimaan Kas 1.

Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun

2.

Kwitansi (rangkap 3)

3.

Nota Penerimaan

4.

Bukti Penerimaan

5.

Bukti Bank

6.

Jurnal

7.

Laporan Perubahan Kas

8.

Laporan Arus Kas

Lampiran-lampiran untuk Prosedur Pengeluaran Kas 1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun 2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)

45

3.

Nota Pengeluaran

4. Bukti Pembayaran 5. Bukti Transfer Bank 6. Kwitansi Internal 7. Jurnal 8. Laporan Perubahan Kas 9. Laporan Arus Kas Lampiran-lampiran untuk Prosedur Investasi 1. Rencana Investasi 2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) 3. Form Penempatan Investasi 4. Form Pelepasan Investasi 5. Nota Penerimaan 6. Nota Pengeluaran 7. Bukti-bukti Investasi 8. Jurnal 9.

Laporan Posisi Portofolio Investasi

10. Laporan Hasil dan Biaya Investasi 11. Laporan Mutasi Deposito 12. Daftar Deposito B. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur 1. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Penerimaan Kas Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur penerimaan kas adalah: 1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria kepada Pemberi Kerja atauPeserta secara rutin setiap bulan.

46

2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja besarnya ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris. 3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya. 4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya perubahan gaji. 5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti penerimaan iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.

2. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Pengeluaran Kas Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur pengeluaran kas adalah: 1.

PPh pasal 21 Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17 UU PPh Tahun 2000.

2.

PPh pasal 23 Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan. Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan penggunaan harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.

3.

PPh pasal 25 Badan Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan : a.

Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah

sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena Pajak. b.

Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008

tentang Pajak Penghasilan :Wajib Pajak badan dalam negeri dengan

47

peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00

mendapat

fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto sampai dengan Rp4.800.000.000,00.

3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Investasi Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur investasi adalah: 1.

Biaya investasi umum terdiri dari : a) Custodian fee dengan tarif

0 – 0,25% yaitu biaya untuk

pengelolaan reksadana. b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli reksadana. c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual reksadana. d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya untuk pengelolaan investasi. Biaya-biaya yang disebutkan diatas adalah tariff umum, tetapi untuk setiap sekuritas mempunyai kebijakan yang berbeda-beda. 2.

Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November.

3.

Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik atas laporan investasi paling lambat 1 bulan setelah disampaikan kepada Menteri Keuangan.

C. Isi Prosedur Isi

prosedur

adalah

penyajian

teknik

penyusunan

Standard

Operating

Proceduresesuai dengan teknik yang digunakan. Teknik penyusunan yang digunakan

48

adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik narasi dengan teknik bagan arus (flowchart). D. Lampiran-lampiran Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Penyusunan Standard Operating Procedure Sistem Keuangan DP GKJ Standard Operating Proceduredisusun dengan menggunakan teknik campuran yaitu penggabungan antara teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Standard Operating Proceduredisajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas dengan spasi 1,5, disajikan dengan bingkai halaman. Menggunakan accountable headings, dengan susunan isi pedoman sebagai berikut : 1. Tujuan prosedur 2. Penjelasan singkat tentang prosedur 3. Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur 4. Teknik yang digunakan 5. Pihak terlibat 6. Formulir,blanko, dan/atau dokumen yang digunakan 7. Laporan-laporan yang dihasilkan 8. Kaitan dengan prosedur lain 9. Lampiran-lampiran 10. Peraturan dan kebijakan eksternal terkait prosedur 11. Isi prosedur Media penyajian Standard Operating Procedureyang digunakan yaitu menyajikan Standard

Operating

Proceduredalam

49

bentuk

hardcopy.

DANA PENSIUN GKJ Prosedur

Terbit : 25 Juli 2012

Penerimaan Disusun :

Kas

Jessica Juliani

Bagian : KEUANGAN

Disetujui : Yusak Marthin S

I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan : 1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas dari Iuran Pensiun. 2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporanlaporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. Contohnya : penerimaan daftar peserta pensiun, penyampaian tagihan pensiun kepada peserta. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan penerimaan kas oleh kasir berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahar Pengurus. II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun. Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai penerimaan, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini.

50

III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini 1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. 2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui oleh Bendahara Pengurus. 3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp 5.000.000,00. 4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas. Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus diserahkan kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi. IV. Teknik Penyajian yang Digunakan Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). V. Pihak Terlibat a) Pihak Internal : 1. Kepala Kantor 2. Bagian Administrasi 3. Kasir 4. Bagian Pembukuan 5. Pengurus b) Pihak Eksternal : 1. Peserta DP GKJ 2. Pemberi kerja 3. Penyewa kamar kos 4. Bank

51

VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah : 1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun 2. Kwitansi (rangkap 3) 3. Nota Penerimaan 4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun 5. Bukti Bank 6. Jurnal VII. Laporan-laporan yang dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah : 1. Laporan Perubahan Kas 2. Laporan Arus Kas VIII. Kaitan dengan prosedur lain Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi IX. Lampiran-lampiran 1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayarn Iuran Pensiun 2. Kwitansi (rangkap 3) 3. Nota Penerimaan 4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun 5. Bukti Bank 6. Laporan Perubahan Kas 7. Laporan Arus Kas X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal 1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria kepada Pemberi Kerja/Peserta secara rutin setiap bulan. 2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja besarnya ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris. 3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya.

52

4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya perubahan gaji. 5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti penerimaan iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.

53

Bagian Administrasi 1. Menyiapkan daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, dibuat rangkap 2. 2. Daftar daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, rangkap kedua disimpan. 3. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun rangkap pertama dikirimkan kepada pemberi kerja dan peserta. 4. Menerima kwitansi rangkap 1 dan rekap penerimaan IP dari Kasir. 5. Menyesuaikan rekap penerimaan dengan daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun. 6. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun yang sudah disesuaikan.

Bagian Kasir 1. Menerima pembayaran iuran pensiun, pembayaran kos. Membuat kwitansi rangkap tiga sebagai bukti penerimaan. 2. Menyerahkan kwitansi rangkap pertama ke peserta/penyewa kos, kwitansi rangkap kedua ke bagian administrasi (hanya untuk pembayaran iuran pensiun) dan kwitansi rangkap ketiga ke bagian pembukuan. 3. Membuat nota penerimaan beserta dengan bukti-bukti, lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara. 5. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti transaksi.

54

Bagian Pembukuan 1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir. 2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada. 3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas. 4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 5. Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara. 6. Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang sudah ditandatangani oleh Bendahara diarsip sesuai tanggal.

Kepala Kantor 1. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Kalau belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 2. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas dari bagian Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Apabila belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Apabila sudah benar diserahkan ke Bendahara.

Bendahara Pengurus 1. Memeriksa nota penerimaan, apabila sudah benar memberi tandatangan. Jika masih ada kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 2. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas memberi tandatangan apabila sudah benar. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi.

55

SOP Penerimaan Kas Bagian Administrasi

1

Mulai

1 Daftar tunggakan/ kewajiban dan pembayaran IP

2

2 Kwitansi

Rekap Penerimaan IP

Menyesuaikan rekap dengan daftar perhitungan IP Peserta/ Pemberi Kerja

Daftar perhitungan IP yg sudah disesuaikan

D

56

SOP Penerimaan Kas Kasir

2

Peserta

2 Kwitansi Menerima pembayaran Membuat Rekap Penerimaan IP

Tunai

3

Menerima pembayaran kos

2 Kwitansi

Tunai/bank?

Tunai/bank? Bank

Tunai

Rekap Penerimaan IP

2 Kwitansi

Cek ke rek bank

Uang

1

Membuat Kwitansi

Membuat nota penerimaan

Bank Cek ke rek bank

Uang

1 NP

Membuat Kwitansi

1 Kwitansi

2

Diserahkan KK

3

3 1 NP

Penyewa kos 1 Kwitansi

2

3

4

2

1 Peserta

57

2

7

5

Penyewa kos

2

3

1 NP yang sudah diparaf

Diserahkan ke Bendahara


6

2 1 NP paraf dan tandatangan

8

2

2

N

SOP Penerimaan Kas Kepala Kantor 9

4

1

NP NP


Memeriksa Laporan

Sesuai?

Sesuai?

Ya

Dikembalikan untuk direvisi

1

Laporan Arus Kas

Memeriksa NP

Tidak

NP NP

2

Tidak Dikembalikan untuk direvisi

Memberi Paraf

2


5

Ya

2

Laporan Arus Kas

Memberi Paraf


Laporan Arus Kas yg sudah diparaf

10

58

Laporan Perubahan Kas yg sudah diparaf

SOP Penerimaan Kas Bendahara Pengurus

Bagian Pembukuan

6

8

10


2

Laporan Perubahan Kas yang sudah diparaf

Laporan Arus Kas yang sudah diparaf

Memeriksa NP

Memeriksa laporan

Sesuai?

Sesuai?

11

1 NP paraf dan tandatangan

Laporan Perubahan Kas yg sudah ditandangani

N

D

Membuat Jurnal

D

Tidak

Ya



Tidak

Menandatangani NP

2

1 2 NP yang sudah ditandatangani

Jurnal

Ya



Membuat Laporan

Menandatangani Laporan





Laporan Arus Kas

9

7

11

59

Laporan Arus Kas yg sudah ditandangani

Selesai

Lampiran-lampiran 1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun

2. Kwitansi

60

3.Nota Penerimaan

4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun No

Klasis

Jumlah Penerimaan

1

61

5. Bukti Bank

62

6. Jurnal

Jurnal ini sudah otomatis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.

63

7. Laporan Perubahan Kas

64

8. Laporan Arus Kas

65

DANA PENSIUN GKJ


Prosedur Pengeluaran Kas

Disusun : Jessica Juliani

Bagian : KEUANGAN


I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan : 1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan pembayaran Manfaat

Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak

maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ. 2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporanlaporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus untuk pengeluaran kas. II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin. 1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar tagihan telepon,listrik dan air. 2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangansumbangan. Setiap transaksi pembayaran tidak dapat dilakukan tanpa mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur, harus dilakukan atas persetujuan Kepala Kantor DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai pembayaran Manfaat pensiun, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini

66

III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini 1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan fotocopy). 2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang disetujui oleh Bendahara Pengurus. 3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus. 4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus, menggunakan cek/slip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus. 5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabungan/giro) harus dilakukan dengan segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas untuk menghindari cash on hand yang berlebihan. 6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi akuntansi harus diotorisasi oleh Kepala Kantor. IV. Teknik Penyajian yang Digunakan Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). V. Pihak Terlibat a) Pihak Internal : 1. Kepala Kantor 2. Bagian Administrasi 3. Bagian Pembukuan 4. Kasir 5. Pengurus b) Pihak Eksternal : 1. Peserta DP GKJ 2. Pemberi kerja 3. Bank 4. PLN, PDAM, Telkom 5. Penerima sumbangan

67

VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah : 1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun 2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor 3. SPMU 4. Nota Pengeluaran 5. Bukti Pembayaran 6. Bukti Transfer Bank VII. Laporan-laporan yang dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah : 1. Laporan Perubahan Kas 2. Laporan Arus Kas VIII. Kaitan dengan prosedur lain Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi IX. Lampiran-lampiran 1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun 2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor 3. SPMU 4. Nota Pembayaran 5. Bukti Pembayaran 6. Bukti transfer Bank 7. Laporan Perubahan Kas 8. Laporan Arus Kas X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal 1. PPh pasal 21 Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17 UU PPh Tahun 2000. 2. PPh pasal 23 Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan. Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan penggunaan harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.

68

3. PPh pasal 25 Badan Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan : a.

Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena Pajak.

b. Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan : Wajib Pajak badan dalam negeri dengan peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00 mendapat fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto sampai dengan Rp4.800.000.000,00. 4. PBB Tarif PBB yaitu = 0,5 % X NJKP

69

Bagian Administrasi 1. Menyiapkan daftar perhitungan Manfaat Pensiun. 2. Daftar perhitungan Manfaat Pensiun diserahkan ke bagian kasir. 3. Menerima kwitansi rangkap 1 dari kasir Bagian Kasir 1. Menerima daftar perhitungan Manfaat Pensiun dari bagian administrasi. 2. Membuat daftar biaya hidup tenaga kantor. 3. Membuat SPMU kemudian diserahkan ke kepala kantor. 4. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi dari Kepala Kantor maka SPMU diserahkan ke Bendahara. 5. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Bendahara. 6. Mengeluarakan uang untuk melakukan pembayaran. 7. Membuat nota pengeluaran, menyerahkan nota pengeluaran beserta dengan bukti-bukti transaksi ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 8. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi maka nota pengeluaran diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa. 9. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, jika tidak maka nota pengeluaran rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan, sedangkan nota pengeluaran rangkap kedua diarsip. Bagian Pembukuan 1. Menerima nota pengeluaran yang sudah ditandatangani oleh Bendahara dari Kasir. 2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada. 3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas. 4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 5. Merevisi Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas apabila ada koreksi dari Kepala Kantor dan Bendahara. 6. Mengarsip Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas sesuai tanggal.

70

Kepala Kantor 1. Memeriksa SPMU dari Kasir apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir utuk direvisi. Jika sudah benar memberi paraf kemudian diserahkan ke Kasir. 2. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir, apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar memberi paraf kemudian diserahkan ke Kasir. 3. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas, apabila sudah sesuai kepala kantor memberi paraf kemudian menyerahkan ke Bendahara. Jika masih terdapat kesalahan maka dikembalikan ke Bagian Pembukuan. Bendahara Pengurus 1. Memeriksa SPMU dari Kasir. Jika sudah benar maka Bendahara memberi tanda tangan, jika belum dikembalikan ke Kasir untuk diperbaiki. 2. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir yang sudah diparaf oleh Kepala Kantor, jika sudah benar Bendahara memberi tanda tangan jika terdapat kesalahan nota pengeluaran dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 3. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas, apabila sudah sesuai Bendahara

memberi paraf kemudian diserahkan ke Bagian

Pembukuan. Jika masih terdapat kesalahan maka dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi.

71

SOP Pengeluaran Kas Bagian Administrasi MULAI

Data dari peserta

Menghitung besarnya manfaat pensiun

2 1 Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun

Menyerahkan daftar pembayaran manfaat pensiun ke Kasir

1 Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun

2 D

1

72

SOP Pengeluaran Kas Kasir 1

3

1 Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun

Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor

1

2

3

4 1 SPMU yg sudah diparaf

SPMU

1 SPMU

Menyerahkan SPMU ke Kepala Kantor

2

3

2

3

4 1

2

3

1 SPMU yg sudah ditandatangani

SPMU yg sudah diparaf


2

3

2

3

2

3

4

1 NPn

2

1 NPn yang sudah diparaf

4 Tunai

Tunai/bank?

Uang

4

2

4

Bank


Transfer ke bank

8

1 Bukti Transfer Bank

Kwitansi

SPMU

2

2

1 NPn yang sudah ditandatangani

2

Disertai dengan bukti-bukti pembayaran

73

2

NPn

Diserahkan ke Bagian Pembukuan

6

10

1

2

9


Membuat NPn

2


Mengeluarkan Uang

1

1

4

Menyerahkan SPMU ke Bendahara

Membuat SPMU

8

5

2

M

SOP Pengeluaran Kas Kepala Kantor

2

1

2

3

4 1

Benar?

Benar?

Tidak

Ya

Dikembalikan ke Kasir

Memberi paraf

2


SPMU

Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Arus Kas

Memeriksa NPn

Memeriksa SPMU

1

Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas

2

NPn

SPMU

3

11

6

2

3

Benar?

Tidak

Ya


Memberi paraf

Tidak

YA

Dikembalikan ke Bagian Pembukuan

Memberi paraf

4 1


2

NPn

3

7

74

2

Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas

Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang sudah diparaf

12

SOP Pengeluaran Kas Bendahara Pengurus

4

1 SPMU yg sudah diparaf

2

3

4

1


2

3


Memeriksa Laporan

Benar?

Benar?

Tidak

Ya

Dikembali -kan

Menandatangani

4 1 SPMU yg ditandatangani

2

3

4


Memeriksa NPn

Benar?

Dikembali -kan

2

NPn yang sudah diparaf

Memeriksa SPMU

Tidak

13

8

Menandatangani

1 2 NPn yang sudah diparaf

5


9

75

2

Ya

Dikembalikan

Menandatangani

Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang sudah diparaf

Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang ditandatangani

14

SOP Pengeluaran Kas Bagian Pembukuan

12

10


D Laporan Arus Kas


Membuat Jurnal

14



D Diserahkan ke Bendahara

Jurnal

13


Diserahkan ke Kepala Kantor

Laporan Arus Kas



Membuat Laporan

Laporan Arus Kas

Laporan Perubahan Kas yang ditandatangani


11

76

Laporan Arus Kas yang ditandatangani

D Selesai

Lampiran-lampiran 1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun

2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor

77

3. SPMU

4. Nota Pembayaran

78

5. Bukti Pembayaran

79

6. Bukti Bank

80

7. Jurnal

Jurnal ini sudah otomatis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.

81

8. Laporan Perubahan Kas

9. Laporan Arus Kas

82

DANA PENSIUN GKJ


Prosedur Investasi

Disusun : Jessica Juliani

Bagian : KEUANGAN


I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan : 1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan investasi yang ditetapkan DP GKJ. 2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus. Meliputi:setiap penempatan dana untuk investasi harus sepengetahuan Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun investasi yang berupa asset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi investasi harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai investasi, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini. III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini 1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

83

2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas. 3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati oleh Pengurus (dalam rapat). 4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan Bendahara Pengurus. 5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus. 6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus. 7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi. IV. Teknik Penyajian yang Digunakan Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). V. Pihak Terlibat a) Pihak Internal : 1. Kepala Kantor 2. Kasir 3. Bagian Pembukuan 4. Pengurus b) Pihak Eksternal : 1. Bank 2. Sekuritas 3. Penyewa kamar kos VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah : 1. Rencana Investasi 2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) 3. Kwitansi Internal 4. Form Penempatan Investasi 5. Form Pelepasan Investasi

84

6. Bukti Investasi 7. Nota Penerimaan 8. Nota Pengeluaran 9. Jurnal VII. Laporan-laporan yang dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah : 1. Laporan Posisi Portofolio Investasi 2. Laporan Hasil dan Biaya Investasi 3. Laporan Daftar Deposito 4. Laporan Mutasi Deposito VIII. Kaitan dengan prosedur lain Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Penerimaan Kas dan Prosedur Pengeluaran Kas IX. Lampiran-lampiran 1. Rencana Investasi 2. SPMU 3. Kwitansi Internal 4. Form Penempatan Investasi 5. Form Pelepasan Ivestasi 6. Bukti Investasi 7. Nota Penerimaan 8. Nota Pengeluaran 9. Jurnal 8. Laporan Posisi Portofolio Investasi 9. Laporan Hasil dan Biaya Investasi 10. Laporan Daftar Deposito 11. Laporan Mutasi Deposito

85

X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal 1. Biaya investasi umum terdiri dari : a) Custodian fee dengan tarif 0 – 0,25% yaitu biaya untuk pengelolaan reksadana. b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli reksadana. c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual reksadana. d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya untuk pengelolaan investasi. Setiap sekuritas mempunyai kebijakan masing-masing. 2. Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November. 3. Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik atas laporan investasi paling lambat 1 bulan disampaikan kepada Menteri Keuangan.

86

Kepala Kantor 1. Menerima rencana investasi dari Bendahara, kemudian membuat rencana penempatan investasi dalam bentuk form penempatan investasi. 2. Menyerahkan form penempatan investasi ke Bendahara. 3. Merevisi form penempatan investasi apabila ada koreksi dari Bendahara. Jika tidak ada koreksi dari Bendahara form penempatan investasi diserahkan ke Kasir. 4. Memeriksa SPMU dari kasir, apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor memberi paraf. 5. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir, apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor member paraf. 6. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi dari bagian Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Apabila belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Apabila sudah benar diserahkan ke Bendahara. 7. Membuat Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito kemudian diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa. 8. Menerima Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito dari Bendahara, apabila ada revisi maka Kepala Kantor memperbaiki laporan tersebut tetapi jika tidak ada revisi maka laporan tersebut diarsip. Bagian Kasir 1. Menerima form penempatan investasi dari Kepala Kantor. 2. Membuat SPMU kemudian diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 3. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi dari Kepala Kantor maka SPMU diserahkan ke Bendahara. 4. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Bendahara. 5. Mengeluarkan uang untuk melakukan penempatan investasi. 6. Membuat nota pengeluaran, menyerahkan nota pengeluaran beserta dengan bukti-bukti investasi ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 7. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi maka

87

nota pengeluaran diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa. 8. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, jika tidak maka nota pengeluaran rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan, sedangkan nota pengeluaran rangkap kedua diarsip. Bagian Pembukuan 1. Menerima nota pengeluaran yang sudah ditandatangani oleh Bendahara dari Kasir. 2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada. 3. Membuat Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi 4. Menyerahkan Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 5. Merevisi Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi jika ada koreksi dari Kepala Kantor dan Bendahara. 6. Mengarsip Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang sudah ditandatangani oleh Bendahara. Bendahara Pengurus 1. Memeriksa fom penempatan investasi dari Kepala Kantor. Setelah memutuskan investasi mana yang akan dipilih maka form penempatan investasi dikembalikan ke Kepala Kantor. 2. Memeriksa form penempatan investasi, apabila ada kesalahan dikembalikan ke Kepala Kantor untuk direvisi. Jika sudah benar ditandatangani. 3. Memeriksa SPMU dari Kasir, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 4. Memeriksa nota pengeluaran, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi, Laporan Mutasi Deposito, dan Daftar Deposito apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kepala Kantor dan Bagian Pembukuan untuk direvisi.

88

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi Kepala Kantor Mulai

Menerima Rencana investasi

Rencana Investasi

Membuat Rencana Penempatan

FPI FPI

1 2

2

1 FPI FPI yang sudah ditandatangani

2 D 1

2

3

Disertai dengan buktibukti

4

SPMU

Menyerahkan Rencana Penempatan ke Kasir

1

Memeriksa NPn

Tidak

Memberi paraf



4 1

2

3

Tidak

Memberi paraf

1 3

Benar?

Ya

Benar? Ya

2

2

NPn

Memeriksa SPMU

2 FPI yang sudah ditandatangani

3

8

4


4


2

1 NPn

SPMU 9 Membuat Laporan

5

Laporan Mutasi Deposito

Daftar deposito

15

89


9

2

2

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi Kepala Kantor 16

13



Laporan Hasil dan Biaya Investasi

Benar?

Memberi paraf

Tidak Dikembalikan ke Bagian Pembukuan

Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang sudah diparaf

Laporan Posisi Portofolio Investasi yang sudah diparaf

14

Daftar deposito yang ditandatangani

Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani

D

Memeriksa Laporan

Ya

Daftar deposito



14

90

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi Bendahara Pengurus

1

FPI FPI

6

10

1 2

1

2

3

4


SPMU yg sudah diparaf

Menganalisis Rencana Penempatan Investasi

2

Memeriksa NPn

Memeriksa SPMU Setuju? Tidak

Ya

Memberi tanda tidak

Memberi tanda iya

Benar

Tidak

Dikembalikan untuk direvisi FPI FPI

1

Tidak

Menandatangani


Benar

Ya

Menandatangani

2

1 SPMU yang sudah diparaf

Menandatangani FPI


2

3

4 1 SPMU yang sudah ditandatangani

2

7

Dikembalikan ke Kepala Kantor


Ya

2 2

91

2

3

4


2


11

2

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi Bendahara Pengurus

15



Daftar deposito


Memeriksa Laporan

Tidak

Benar

Ya



Daftar deposito

16

Menandatangani



17



16

92

Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang sudah ditandatangani

17

Laporan Posisi Portofolio Investasi yang sudah ditandatangani

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi Kasir

7

5

3

1 FPI yang sudah ditandatangani

1 SPMU

2

3

4


1

3


SPMU

Diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa

1

2

3

4 1 SPMU yang sudah diparaf

2

3

4

3

2

3

1

2

3

NPn


Melakukan investasi

4

Bank

Uang

Cek di rek bank

Slip Bank/ Bukti dari sekuritas

SPMU Membuat NPn 4 1 NPn

8

93

2



10

6

4

2


Tunai/bank? Tunai

11

4 1

SPMU yg sudah ditandatangani

Diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa

Membuat SPMU

2

2

9


2


2


12

2

2

D

SOP Investasi untuk Penempatan Investasi Bagian Pembukuan

12






15

Membuat Laporan


Diserahkan Kepala kantor untuk diperiksa Laporan Posisi Portofolio Investasi





D Selesai



Jurnal


D


Membuat Jurnal


17

14

Laporan Hasil dan Biaya Investasi 13

94

Kepala Kantor 1. Membuat rencana pelepasan investasi dalam bentuk form pelepasan investasi. 2. Menyerahkan form pelepasan investasi ke Bendahara. 3. Merevisi form pelepasan investasi apabila ada koreksi dari Bendahara. Jika tidak ada koreksi dari Bendahara form pelepasan investasi diserahkan ke Kasir. 4. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Jika belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi dan Laporan Hasil dan Biaya Investasi dari Bagian Pembukuan, apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor memberi paraf. 6. Membuat Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito lalu diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa. 7. Merevisi Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito jika ada koreksi dari Bendahara. Apabila tidak ada revisi maka Kepala Kantor mengarsip Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito urut tanggal. Bagian Kasir 1. Menerima form pelepasan investasi dari kepala kantor. 2. Melakukan pelepasan investasi, kemudian membuat kwitansi. 3. Membuat nota penerimaan rangkap kedua lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa. 4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara. 5. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti transaksi. Bagian Pembukuan 1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir. 2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.

95

3. Membuat Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi. 4. Menyerahkan Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi, Kepala Kantor untuk diperiksa. 5. Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara. 6. Mengarsip Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang sudah ditandatangani oleh Bendahara.

Bendahara Pengurus 1. Memeriksa fom pelepasan investasi dari Kepala Kantor. Setelah memutuskan investasi mana yang akan dilepas maka form pelepasan investasi dikembalikan ke Kepala Kantor. 2. Memeriksa form pelepasan investasi, apabila ada kesalahan dikembalikan ke Kepala Kantor untuk direvisi. Jika sudah benar ditandatangani. 3. Memeriksa SPMU dari Kasir, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 4. Memeriksa nota pengeluaran, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya Investasi, Laporan Mutasi Deposito, dan Daftar Deposito apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kepala Kantor dan Bagian Pembukuan untuk direvisi.

96

SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi Kepala Kantor

Mulai

Daftar Investasi

2

FPI 1 FPL yang sudah ditandatangani

10

5

2

1


2

NP


D

Membuat Rencana Pelepasan

FPI FPL

1

1 2

Menyerahkan Rencana Pelepasan ke Kasir

Memeriksa NP

1 FPL yang sudah ditandatangani

Benar?

2 NP NP

Memberi paraf

1

2

Laporan Posisi Portofolio Investasi yang diparaf

Dikembalikan ke Pembukuan


Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang diparaf

6 Membuat Laporan


Daftar deposito

12

11


Tidak

Tidak


Memberi paraf


YA

Benar?

Ya

3

Memeriksa Laporan

2

6

97


SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi Kepala Kantor

13


Daftar deposito



D

98

SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi Bendahara Pengurus

7

1

FPI FPL

1 2


Menganalisis Rencana Pelepasan Investasi


2

Setuju?

Benar Ya

Memberi tanda tidak

Memberi tanda iya

2

Memeriksa Laporan

Tidak

Ya


Menandatangani

2

1 NP yang sudah ditandatangani


Benar

Tidak

Ya

Menandatangani



2

Daftar deposito 2



Daftar deposito

Memeriksa NP

Tidak

1 FPI FPL yang sudah ditandatangani

12

8

13

99




14




13

14

SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi Kasir

3

4

1 FPL yang sudah ditandatangani

Membuat NP

1 NP

Melakukan Pelepasan

Tunai/ Bank?

1 NP

Membuat NP

2

1

2

1


2

NP yang sudah diparaf


2


9


2

2 7

5

Membuat Kwitansi

Kwitansi internal

NP NP

Diserahkan KK

Cek di rek Bank

Uang

8

6

Disertai dengan bukti-bukti

4

100

2

D

SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi Bagian Pembukuan 9

11


Membuat Jurnal

Jurnal

Membuat Laporan




14

Laporan Posisi Portofolio Investasi yang diparaf

Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang diparaf





D Selesai

Diserahkan ke Bendahara Laporan Hasil dan Biaya Investasi yang sudah diparaf


12


10

101

D

Lampiran-lampiran 1. Rencana Investasi

102

2. SPMU

3.Kwitansi Internal

103

4. Form Penempatan Investasi

104

5. Form Pelepasan Investasi

105

6. Bukti Investasi

106

7. Nota Penerimaan

8. Nota Pembayaran

107

9. Jurnal

Jurnal ini sudah otomotis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.

108

10. Laporan Posisi Portofolio

109

11. Laporan Hasil dan Biaya Investasi

110

12. Laporan Mutasi Deposito

111

13. Laporan Mutasi Deposito

112

Analisis dan Pembahasan Tabel 1 Tabel Analisis dan Pembahasan Komponen Struktur organisasi

Job Description

Kriteria Struktur organisasi yang baik, terdapat : 1. Spesialisasi kerja yaitu pembagian kerja sudah sesuai kemampuan karyawan 2. Departementalisasi yaitu membagi karyawan dalam bagian-bagian 3. Rantai komando yaitu menggambarkan siapa harus melapor kepada siapa 4. Rentang kendali adalah seberapa efektif pimpinan dapat mengawasi anak buahnya 5. Sentralisasi/ desentralisasi menggambarkan pada tingkat mana keputusan dibuat.

1.

Penempatan karyawan sesuai dengan kemampuan, dan keahlian masing-masing karyawan.Beban kerja yang dilaksanakan karyawan harus merata. Tidak ada satu karyawan yang mendapat beban kerja terlalu banyak maupun terlalu sedikit.

Pelaksanaan Pada struktur organisasi DP GKJ: 1. Sudah terdapat pembagian kerja yang sesuai dengan kemampuan karyawan. 2. Sudah terdapat bagian yang terpisah dalam menjalankan tugasnya yaitu bagian kasir, bagian asministrasi dan bagian pembukuan. 3. setiap bagian harus melapor kepada kepala kantor kemudian melapor kepada pengurus. 4. sejauh ini kepala kantor masih bisa mengawasi tiap bagian secara efektif, belum mengalami kendala. 5. Pada DP GKJ keputusan dibuat pada tingkat atas sehingga lebih mengarah sentralisasi. Penempatan karyawan di DP GKJ sudah sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dan selama ini setiap karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan hasil yang baik. Beban kerja yang dilaksanakan setiap bagian juga sudah merata.

113

Kekurangan

Masih ada beberapa pekerjaan kepala kantor yang semestinya dapat dilakukan oleh bagian administrasi misalnya saja pekerjaan kepala kantor dalam menerima tamu, dan membuat surat undangan rapat. Karena di DP GKJ hanya terdapat lima karyawan, terkadang ketika ada

Tabel 1 Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) satu bagian yang pekerjaannya sedang sangat banyak karyawan lain akan membantu. Hal ini dilakukan atas sepengetahuan kepala kantor, akan tetapi alangkah lebih baik apabila tiap bagian berfokus pada pekerjaannya masing-masing. Pedoman internal

pengendalian

1. 2. 3. 4.

Adanya pemisahan tugas antar bagian. Otorisasi oleh pihak tertentu. Setiap transaksi yang terjadi harus disertai bukti-bukti. Pengawasan dari pengurus.

1.

2.

114

Setiap bagian di DP GKJ melakukan pekerjaan yang berbeda-beda. Bagian Kasir yang menerima uang tidak melakukan pencatatan. Pencatatan dilakukan oleh bagian Pembukuan. Perhitungan iuran pensiun dan manfaat pensiun dilakukan oleh bagian administrasi. Setiap penempatan atau pelepasan investasi harus melalui keputusan pengurus. Kepala kantor tidak dapat melakukan investasi tanpa persetujuan dari pengurus. Yang berhak melakukan penarikan dan penyetoran hanya Kasir. Bagian lain tidak diperbolehkan.

Tabel 1 Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) 3.

4.

Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif

1. 2. 3.

Saldo maksimal cash on hand. Penyetoran ke bank dilakukan dengan segera maksimal satu hari dari tanggal penerimaan. Kebijakan investasi mengenai batas maksimum kerugian dan batas minimum keuntungan investasi.

115

Setiap transaksi yang terjadi baikmenyangkut penerimaan kas, pengeluaran kas dan investasi harus disertai dengan bukti pembayaran asli. Sehingga meminimalkan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Bendahara Pengurus melakukan pengawasan yang baik. Melakukan pemeriksaan terhadap laporan yang terkait transaksi yang terjadi secara rutin. 1. DP GKJ sudah melaksanakan saldo maksimal cash on hand, apabila saldo cash on hand sudah melebihi saldo maksimal maka kasir akan segera menyetorkan . 2. Penyetoran juga sudah dilakukan maksimal satu hari setelah tanggalpenerimaan.

Dalam melakukan penempatan investasi dan pelepasan investasi kepala kantor dan pengurus sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada Pengurus, kepala kantor selalu mencantumkan besar keuntungan dan kerugian. Sehingga pengurus juga dapat menganalisa apakah hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Tabel 1 Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) 3.

4.

116

Dalam melakukan penempatan investasi dan pelepasan investasi kepala kantor dan pengurus sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada Pengurus, kepala kantor selalu mencantumkan besar keuntungan dan kerugian. Sehingga pengurus juga dapat menganalisa apakah hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Bendahara Pengurus melakukan pengawasan yang baik. Melakukan pemeriksaan terhadap laporan yang terkait transaksi yang terjadi secara rutin.

Tabel 1 Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif

1. 2.

3.

Formulir atau dokumen yang digunakan

Saldo maksimal cash on hand. Penyetoran ke bank dilakukan dengan segera maksimal satu hari dari tanggal penerimaan. Kebijakan investasi mengenai batas maksimum kerugian dan batas minimum keuntungan investasi.

1.Pedoman dari Kementerian Keuangan mengenai format form investasi. 2.Kriteria form yang baik yaitu memiliki nomor cetak, informasi yang disampaikan jelas, terdapat ruang yang cukup untuk mengisi, terdapat ruang untuk otorisasi.

1.DP GKJ sudah melaksanakan saldo maksimal cash on hand, apabila saldo cash on hand sudah melebihi saldo maksimal maka kasir akan segera menyetorkan . 2.Penyetoran juga sudah dilakukan maksimal satu hari setelah tanggal penerimaan. 3.Dalam melakukan penempatan investasi dan pelepasan investasi kepala kantor dan pengurus sudah memenuhi ketentuan yang ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada Pengurus, kepala kantor selalu mencantumkan besar keuntungan dan kerugian. Sehingga pengurus juga dapat menganalisa apakah hal tersebut sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku. 1. Formulir penempatan dan pelepasan investasi secara format sudah memenuhi tetapi perlu ditambahkan nomor dokumen dan tanggal. 2. Kwitansi, kwitansi internal, nota penerimaan dan nota pengeluaran tidak ada nomor urut tercetak. 3. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi yaitu ketika memasukkan transaksi sudah otomatis terhubung dengan buku besar sehingga pekerjaan lebih efisien. Dan pekerjaan dapat terselesaikan tepat waktu.

117

Banyak aktivitas yang terkait dengan kas maka kasir melakukan banyak tugas. Terutama dalam menyetor ke bank, kasir melakukan pembayaran tagihan untuk operasional kantor, membayarkan manfaat pensiun peserta ke bank. Hal ini tentu saja memakan banyak waktu. Terutama dalam pembayaran manfaat pensiun untuk banyak peserta.

1.

Belum adanya nomor urut tercetak pada beberapa form yang digunakan seperti formulir penempatan dan pelepasan investasi, kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran.

Tabel 1 Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan) Laporan-laporan yang dihasilkan

KMK No. 76/KMK.017/1995 dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep2959/LK/1995 mengenai format laporan keuangan yang harus dihasilkan oleh Dana Pensiun.

1.Laporan yang dihasilkan oleh DP GKJ sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.

118

Pembahasan 1. Struktur organisasi Menurut

Robbins

(1999:281-291)

dalam

bukunya

yang

berjudul

“Manajemen”, struktur organisasi yang baik harus melibatkan lima unsur penting yaitu : spesialisasi kerja, derpatementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada DP GKJ terdapat spesialisasi kerja, pekerjaan yang ada sudah dibagi sesuai dengan kemampuan masing-masing karyawan. Derpatementalisasi juga sudah dilakukan sehingga pada DP GKJ terdapat bagian kasir, bagian administrasi dan bagian pembukuan. Rantai komando juga sudah tergambar dengan jelas siapa harus melapor kepada siapa dari tingkat atas sampai tingkat yang paling bawah. Rentang kendali juga dapat dicapai secara efektif karena karyawan yang ada di DP GKJ tidak banyak sehingga kepala kantor dapat mengawasi anak buah dengan baik. Sentralisasi juga sudah tergambar dengan jelas yaitu bahwa keputusan-keputusan diambil pada tingkat atas saja. 2. Job Description Pembagian tugas untuk tiap bagian sudah adil dan merata tidak ada bagian yang pekerjaannya terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pekerjaan juga sudah dibagi bedasarkan kemampuan masing-masing karyawan yang ada. Tetapi terkadang pada prakteknya satu bagian dengan bagian yang lain saling membantu apabila ada bagian yang sibuk. Misalnya saja ketika kasir sedang sibuk maka bagian administrasi akan membantu dalam penerimaan iuran pensiun. Jika hal ini terjadi secara terus menerus tentu saja akan berakibat tidak baik karena karyawan bisa saling melempar tanggung jawab. Kemudian job description kepala kantor dengan bagian administrasiseperti melayani pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat pengurus, melayani tamu lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.

119

3. Pedoman Pengendalian Internal Pengendalian internal sudah baik. Dengan adanya pemisahan tugas, bagian yang mengelola uang tidak boleh melakukan pencatatan, otorisasi bagian tertentu seperti penarikan dan penyetoran uang hanya bisa dilakukan oleh kasir, penempatan dan pelepasan investasi harus melalui persetujuan pengurus. Sehingga tetap tercipta pengendalian yang baik. Kekurangan yang ada yaitu ketika kasir sedang banyak pekerjaan tetapi hari itu juga diharuskan untuk ke melakukan penarikan atau penyetoran di Bank tentu saja membuang waktu sehingga pekerjaan tidak dapat berjalan secara efisien. Alangkah lebih baik jika DP GKJ bisa menjalin kerjasama dengan bank sehingga dapat menghemat waktu untuk melakukan pembayaran manfaat pensiun.

4. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif Ditetapkannya batas maksimal cash on hand yaitu sebesar Rp 5.000.000,00 dapat meminimalisasi terjadinya penggelapan maupun hilangnya uang. Sudah ditetapkannya batas minimum keuntungan investasi dan batas maksimum kerugian

investasi

menjadi

pedoman

yang

baik,

sehingga

dalam

melaksanakan investasi benar-benar dipertimbangkan secara matang tidak asal dalam menempatkan dana. Pihak-pihak yang terlibat dalam setiap aktivitas sudah mewakili kebutuhan pada DP GKJ baik untuk pihak iternal sudah melibatkan bagian yang sesuai yaitu bagian administrasi, bagian kasir, dan bagian pembukuan, kepala kantor serta pengurus. Pihak ekternal meliputi Bank, penyewa kamar kos, peserta pensiun serta sekuritas. Sudah mewakili kegiatan di DP GKJ.

5. Formulir atau dokumen yang digunakan Desain dokumen yang baik yaitu dengan menggunakan nomor dokumen yang tercetak secara urut (pre-numbered) untuk meminimalkan resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta mencegah kecurangan. Kemudian terdapat informasi penunjang seperti nama dokumen, tanggal, alamat. Selain itu dokumen yang baik juga memiliki ruang seperti baris atau kotak untuk

120

mengelompokkan informasi, terdapat ruang untuk tanda tangan sebagai bukti bahwa dokumen atau formulir tersebut sudah dikaji ulang dan disetujui. Formulir dan dokumen yang sudah baik yaitu : 1. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, daftar pembayaran manfaat pensiun, rencana investasi sudah baik. Sudah terdapat informasi yang jelas (nama, tanggal, alamat), terdapat ruang yang cukup untuk mengisi informasi yang diperlukan, terdapat tempat untuk otorisasi yang jelas (tandatangan dan cap). 2. Nota penerimaan, nota pengeluaran, kwitansi, sudah memiliki ruang yang cukup untuk menulis informasi, juga terdapat ruang untuk otorisasi. 3. Form penempatan dan pelepasan investasi sudah terdapat ruang untuk memilih investasi sehingga pengguna tidak perlu menulis pilihannya. 4. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi sehingga memudahkan pekerjaan dan hasil yang dicapai bisa tepat waktu.

Formulir dan dokumen yang perlu diperbaiki adalah : a) Kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran perlu ditambahkan nomor urut tercetak supaya mempermudah dalam pengarsipan sehingga meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen. b) Kwitansi internal perlu ditambahkan nama DP GKJ dan nomor urut tercetak. Nomor urut tercetak ini berguna supaya mencegah resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, dan meminimalkan kecurangan. c) Form penempatan dan form pelepasan investasi memiliki desain warna yang sama dan tidak terdapat kop DP GKJ. Juga perlu ditambahkan

adanya

nomor

dokumen

dan

tanggal.

Supaya

meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta memudahkan pengarsipan. 6. Laporan-laporan yang Dihasilkan Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format dan memiliki atribut yang sesuai dengan peraturan yang ada yaitu KMK No. 76/KMK.017/1995

121

dan

Keputusan

Direktur

Jenderal

Lembaga

Keuangan

No.

Kep-

2959/LK/1995.

PENUTUP Kesimpulan Penelitian ini bertujuan membuat desain SOP untuk sistem keuangan DP GKJ. Sistem Keuangan di DP GKJ mempunyaitiga prosedur utama yang bersangkutan dengan kas yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur investasi. Struktur organisasi sudah memenuhi kriteria struktur organisai yang baik, job descriptionsudah adil di tiap-tiap bagian walaupun masih ada bagian yang saling lempar tanggung jawab. Seperti ketika kasir sibuk bagian administrasi bisa membantu kasir. Pedoman pengendalian internal sudah baik, terdapat pemisahan tugas, pihak-pihak yang harus mengotorisasi. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif yang sudah ditetapkan dapat berjalan dijalankan dengan baik juga sudah mengikuti aturan dari Departemen Keuangan. Sudah ada desain yang baik seperti memiliki nomor cetak, terdapat informasi yang jelas seta ruang untuk mengisi informasi maupun ruang untuk otorisasi. Tetapi ada beberapa formulir perlu dibenahi desainnya. Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format KMK No. 76/KMK.017/1995 dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep2959/LK/1995.

Saran Dari hasil penelitian sebaiknya DP GKJ melakukan beberapa pembaharuan, seperti: 1. Memperbaharui desain dokumen dan formulir yang digunakan : a) Form Penempatan Investasi dan Form Pelepasan Investasi. Kedua form tersebut didesain dengan warna yang berbeda antara Form Penempatan Investasi dengan Form Pelepasan Investasi. Sehingga lebih mudah untuk membedakan serta ditambahkan nomor dokumen dan tanggal untuk memudahkan pengarsipan. (Lampiran 2 dan Lampiran 4) 122

b) Membuat kwitansi internal yang disertai dengan kop DP GKJ, sehingga lebih jelas. Kwitansi internal ini juga harus disertai nomor urut tercetak untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen, serta memudahkan pengarsipan. (Lampiran 5) c) Kwitansi eksternal perlu ditambahkan nomor urut tercetak. Bertujuan untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen, memudahkan pengarsipan, serta menghindari kecurangan. (Lampiran 6) d) Untuk nota penerimaan dan nota pengeluaran sebaiknya nomor yang ada pada nota diganti dengan nomor urut tercetak yang bertujuan untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen sertauntuk menghindari kecurangan. (Lampiran 7 dan 8) 2. Bekerja sama dengan bank dalam bentuk sistem payroll untuk membayar manfaat pensiun kepada peserta. Sehingga DP GKJ tidak perlu membuat slip lalu ke bank untuk membayarkan manfaat pensiun kepada peserta. DP GKJ hanya perlu memberi daftar pembayaran kepada bank kemudian bank yang akan melakukan pembayaran kepada peserta dana pensiun. Sehingga lebih mempermudah kerja kasir dan dapat menghemat waktu. Kerjasama ini sebaiknya dilakukan dengan Bank BNI dan bank BRI. Karena mayoritas peserta pensiun memiliki rekening di kedua bank tersebut. 3. Job description kepala kantor seperti melayani pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat pengurus, lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.

123

DAFTAR PUSTAKA

Ekotama,Suryono.2010. Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure. Yogyakarta: Media Presindo Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMPYPKN Mulyadi, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Robbins, Stephen B and Marry Coulter, 1999. Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo Romney, Marshall B and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information System. Jakarta: Salemba Empat Supramono, Utami. 2004. Desain Proposal Penelitian Akuntansi dan Keuangan. Yogyakarta: Andi. Tambunan, 2008. Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta: Maiestas Publishing. Tambunan, 2011. Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta:Maiestas Publishing. http://www.djlk.depkeu.go.id/danapensiun/defaultkosong.asp?a=arsip http://franciskokrido.blogspot.com/2012/05/struktur-organisasi.html http://www.scribd.com/doc/96178231/New-Microsoft-Office-Word-Document http://shafiyyah.blog.uns.ac.id/2010/02/25/sop/ http://www.ortax.org/ortax/?mod=forum&page=show&idtopik=28892 http://www.pajakonline.com/engine/learning/view.php?id=760

124

PENDAHULUAN. Latar Belakang

Recommend Documents