KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
Penataan Tata Laksana Dalam Rangka Penerapan e-Government
DEPUTI BIDANG TATALAKSANA 2012
Reformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas dunia
REFORMASI BIROKRASI
TATA LAKSANA
TATA LAKSANA PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR DAN ADMINISTRASI UMUM
KELEMBAGAAN, SDM, TATA LAKSANA, AKUNTABILITAS, PELAYANAN PUBLIK, PENGAWASAN.
SISTEM, PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA
1.
PENATAAN TATA LAKSANA
2.
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
3.
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH (SMSDP)
TATA LAKSANA
Tata Laksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH
SMSDP merupakan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program/kegiatan di lingkungan instansi pemerintah.
PENATAAN TATA LAKSANA Program dan Kegiatan
Indikator Kinerja Keluaran (Outputs)
1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi
Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan
2. Pembangunan atau pengembangan e-Government
Tersedianya eGovernment pada masing-masing Kementerian/Lembaga
Hasil (Outcomes)
Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan
Tatalaksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagian-bagian kelengkapan keluaran suatu tatalaksana
PermenPAN 12/2011
Pengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tatalaksana (business process) sesuai dengan kebutuhannya
• Penataan tatalaksana dilakukan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. • Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
Dua jenis pendekatan perancangan proses baru yang dapat dilakukan: 1. Pendekatan pertama adalah dengan cara mengkaji peta proses yang dikerjakan pada saat ini , kemudian masing-masing sub-proses tersebut dilihat kemungkinannya untuk dilakukan eliminasi , simplifikasi, integrasi , dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi yang ada. 2. Pendekatan kedua adalah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) terhadap apa yang telah di lakukan oleh pemerintah negara lain sehubungan dengan proses serupa, dan mencoba untuk menerapkannya di Indonesia (biasanya akan dipilih proses yang terbaik dari hasil perbandingan, atau yang kerap dikenal dengan istilah ”best practices”) . Jika kedua pendekatan ini di lakukan – baik secara terpisah maupun bersama-sama – maka akan terjadi sebuah perbaikan kinerja proses.
SERA • Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification)
S
• Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reengineering)
E
R
• Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination)
A • Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)
A Secara prinsip, perancangan proses baru dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan sebuah cikalbakal atau embrio dari lahirnya sebuah konsep ”Electronic Government” (e-Government) di Indonesia “e-Government refers to the use by government agencies of information technologies that have the ability to transform relations with citizens , businesses , and other arms of government.” (Word Bank)
e-Government e-Government yang juga disebut e-gov, adalah: penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.
Tujuan e-Government
Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas, cepat, dan terjangkau masyarakat luas.
Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.
Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembagalembaga negara serta penyediaan fasilitas dialog publik.
Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien
Manfaat e-Government:
Meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada masyarakat dan komunitas negara lainnya;
Memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas di kalangan penyelenggara pemerintahan;
Mereduksi biaya transaksi, komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam proses pemerintahan;
Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas.
PERAN e-Government Peran Utama
Peningkatan dan Inovasi Pelayanan Publik
Pembangunan e-Government
Peran Lainnya
Pemecahan Masalah Nasional
Wujud Pengembangan TIK
Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat Sumber : Kemenkominfo
e-Gov’t di Indonesia tidak hanya menyelenggarakan pemerintahan secara elektronik , tetapi juga sebagai penggerak atas pencapaian citacita nasional dan sebagai perangsang industri TIK dan pembangunan nasional pada umumnya
Pengembangan e-Government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi: Suprastruktur eGovernment
Infrastruktur jaringan
Infrastruktur informasi
Infrastruktur aplikasi
• yang memuat antara lain e-leadership, sdm, dan peraturan;
• yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan. • yang memuat antara lain struktur data, format data, data sharing, dan sistem pengamanannya. • yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi antarmuka (interface), dan aplikasi back office.
Transformasi Menuju e-Government
PARAMETER Perubahan Budaya Kerja Penggunaan Internet Perubahan Bisnis Proses Penggunaan Infrastruktur TIK SOP dan Kebijakan Sistem Dokumentasi Elektronik Peraturan dan Perundangan Penggunaan Sistem Aplikasi Leadership Standarisasi Metadata Transaksi Elektronik
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (PERMENPAN DAN RB NOMOR 6 TAHUN 2011)
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).
§ Efisiensi dan efektifitas pekerjaan
§ Penghematan Kertas dan
Tempat Penyimpanan
§ Berkurangnya risiko kehilangan dokumen dan kemudahan pencarian dokumen § Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas § Mendukung kebijakan
perkantoran elektronis guna menuju e-Government
Arsitektur : Web Based menyediakan Pengarsipan
Server & Database
Web Aplikasi TNDE User Akses aplikasi
Akses aplikasi
User
User
• Jaringan Komputer à suatu sistem berbasis LAN (Local Area
Network) ataupun Wireless Network yang terkoneksi antar bagian
• Server à perangkat keras yang menjalankan
aplikasi jaringan computer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan
• Komputer klien
• Scanner à Pemindai dokumen
§ SDM
à Operator, Administrator
Surat Masuk
1. Disposisi
2. Surat Keluar
3.
Surat Pejabat memeriksa Surat dan melakukan Disposisi
Petugas Mencatat Agenda & Scan Dokumen
DISPOSISI
Menyimpan Disposisi
Pembuat Disposisi Server & Database terpusat Persetujuan & Koreksi Membaca Disposisi Pembuatan Laporan
Disposisi lanjut Penerima Disposisi
Pembuatan Konsep Surat
Koreksi & Persetujuan
Draft Tersimpan di Database Surat dicetak, tanda tangan, cap dan di Agendakan
Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasi Perubahan paradigma dalam persuratan Kedisiplinan staf.
SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAHAN (SMSDP)
Terwujudnya percepatan integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.
Terwujudnya kompatibilitas integrasi sistem manajemen sumber daya instansi pemerintah.
Memudahkan pelayanan publik dengan pemanfaatan sistem manajemen sumber daya pemerintah.
•
SMSDP merupakan salah satu contoh implementasi sistem informasi pada instansi pemerintah di bidang sumberdaya: 1. SMSDP meliputi persiapan, penganggaran, pengadaan, dan evaluasi pengelolaan sumberdaya pemerintah. 2. Sumberdaya yang diatur dalam SMSDP meliputi keuangan, barang, dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan. 3. SMSDP menghubungkan setiap proses dari hulu ke hilir pemanfaatan sumberdaya untuk mendapatkan hasil yang optimal. 4. Keterkaitan antar setiap proses dalam SMSDP akan mewujudkan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa pemerintah yang efektif dan efisien.
SMSDP menghubungkan beberapa sub sistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah. Keterkaitan antar sub sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:
1. PERENCANAAN (Planning) – Meliputi perencanaan kebutuhan sumber daya yang ada pada setiap instansi pemerintah. Rencana dibuat dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. 2. PENGANGGARAN (Budgeting) – Sistem informasi yang mengelola anggaran yang dibutuhkan dalam pemenuhan dan pengelolaan kebutuhan sumber daya. 3. PENGADAAN (Procurement) – Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dilakukan secara elektronik,mulai tahapan pengumuman lelang dan seleksi sampai dengan penetapan pemenang.
4. PENGENDALIAN (Controlling) – Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian proses pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah dibandingkan dengan perencanaan yang telah dilakukan. 5. KINERJA (Performance) – Pengukuran kinerja (performance measurement) yang berkaitan dengan seluruh proses yang ada pada SMSDP.
1. 2. 3. 4. 5.
Jaringan Komputer Komputer Server Perangkat Klien Perangkat Pendukung Sistem Keamanan
1. Pengelola SMSDP merupakan unit kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidang teknologi informasi dan komunikasi. 2. Sumber daya manusia merupakan administrator yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data induk dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi, sesuai dengan kebijakan masingmasing instansi. 3. Standard Operating Procedure/SOP dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing-masing, sesuai dengan struktur organisasi.
