perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ADMIINISTR RASI KEARSIPA AN DINA AS PENDIDIKA AN P PEMUDA A DAN OLAHR RAGA KABUPA K ATEN BOYOL LALI
TUGAS AKHIR Diajukann Untuk Meemenuhi Seebagian Perssyaratan Daalam Mempeeroleh Sebu utan V Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam m bidang dministrasi Mannajemen Ad
Oleh: Pungkyy Dharmawaan Wicaksaana D15130 077
PRO OGRAM ST TUDI DIPL LOMA III MANAJEME M EN ADMIN NISTRASI FA AKULTAS ILMU I SOSIAL DAN POLITIK P UNIVERS SITAS SEB BELAS MA ARET SURAKA ARTA 2016 6 commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO “Langit yang tujuh, bumi dan semua yang ada di dalamnya bertasbih kepada Allah SWT. Dan tak ada satupun melainkan bertasbih dan memuji-Nya, tetapi kamu sekalian tidak mengerti tasbih mereka. Sesungguhnya Dia adalah Maha Penyantun lagi Maha pengampun” (QS. Al_Israa’ ayat: 44) “Saya tidak pernah gagal. Tetapi saya justru menemukan 10.000 cara yang tidak tepat.”(Thomas Alva Edison) “Kesuksesan seseorang tidak diukur dalam meter, kilogram, gelar universitas, atau latar belakang keluarga. Namun diukur dengan cara berfikir.” (David J. Schwartz) “Titik awal dari semua prestasi adalah keinginan yang kuat.” (Napoleon Hill)
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Ibu tercinta terima kasih untuk segala do’a,kasih sayang, perhatian, pengertian, dan dukungannya. Bapak tercinta yang selalu memberi motivasi dan semangat terus menerus. Keluarga besarku yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, terimakasih sudah memberi warna dalam hidupku. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si yang selalu bersemangat dalam membimbing Tugas Akhir ini. Para Sahabatku jurusan Manajemen Administrasi khususnya kelas A yang tak mungkin bisa aku sebutkan satu persatu yang selalu memberi support dan terimakasih telah memberi pengalaman berkesan selama 3 tahun bersama. Untuk penulis sendiri yang telah berusaha penuh untuk menyelesaikan Program Studi D III Manajemen Administrasi. commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir, yang berjudul “Administrasi Kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali”. Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan Vocation Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu hingga terselesaikannya tugas akhir ini, khususnya kepada: 1. Ibu
Endang
Martini
S.Pd.,
M.Si.selaku
dosen
pembimbingTugasAkhiryang telah memberikan pengarahan, saran dan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini. 3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret. 4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. 6. Bapak Budi Suprapto, SE selaku Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali yang telah memberikan izin penulis untuk melaksanakan program commit to user magang dan pengamatan untuk penulisan tugas akhir ini.
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Lilis, Ella yang telah memberi semangat, membantu dan memberikan saran kepada penulis. 8. Seluruh pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali, yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini. 9. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan dukungan moral dan materil. 10. Sahabat-sahabat penulis yang selalu menemani dan menghibur dalam kejenuhan. 11. Teman-teman Manajemen Administrasitahun 2013 khususnya kelas A yang selalu menjadi penyemangat, teman seperjuangan dan teman belajar yang menyenangkan. 12. Semuapihak
yang
telahmembantudalampenulisanlaporantugasakhirini,
yang tidakdapatpenulissebutkansatu-persatu. Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas Akhir iini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.
Boyolali, 30 Mei 2016
Pungky Dharmawan Wicaksana
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..........................................................................................i HALAMAN PERSETUJUAN ...........................................................................ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................iii HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................................iv HALAMAN MOTTO ........................................................................................v HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................vi KATA PENGANTAR .......................................................................................vii DAFTAR ISI ......................................................................................................ix DAFTAR BAGAN ............................................................................................xii DAFTAR GAMBAR .........................................................................................xiii DAFTAR TABEL ..............................................................................................xiv DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................xv ABSTRAK .........................................................................................................xvi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .........................................................................1 B. Rumusan Masalah ..................................................................................3 C. Tujuan Pengamatan ................................................................................3 D. Manfaat Pengamatan...............................................................................4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan ........5 1. Administrasi ....................................................................................5 a. Pengertian administrasi ............................................................5 b. Unsur-unsur administrasi .........................................................6 c. Proses-proses administrasi .......................................................8 2. Kearsipan .........................................................................................8 a. Pengertian arsip ........................................................................8 b. Tujuan arsip ..............................................................................9 commit to user c. Jenis arsip .................................................................................10
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
d. Fasilitas kearsipan ....................................................................13 e. Ruang kearsipan .......................................................................21 f. Pegawai kearsipan ....................................................................22 3. Administrasi Kearsipan...................................................................23 a. Pengertian administrasi kearsipan ............................................23 b. Proses administrasi kearsipan ..................................................24 B. Metode Pengamatan ...............................................................................40 1. Lokasi Pengamatan .........................................................................40 2. Jenis pengamatan ............................................................................41 3. Sumber Data ...................................................................................42 4. Teknik Pengumpulan data ..............................................................43 5. Teknik Analisis Data ......................................................................44 BAB III DESKRIPSI INSTANSI A. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali .............49 1. Alamat ............................................................................................50 2. Dasar hukum ..................................................................................50 3. Visi dan misi ..................................................................................50 4. Tujuan ............................................................................................50 5. Data pegawai ..................................................................................51 6. Analisis jabatan ..............................................................................53 7. Struktur organisasi dinas ................................................................101 B. BidangPendidikan Anak Usia Dini, Non Formal dan Informal ...........102 1. Dasar hukum ..................................................................................102 2. Tujuan ............................................................................................102 3. Struktur organisasi bidang PAUDNFI ...........................................103 BAB IV PEMBAHASAN A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .........................................................104 B. Penyimpanan Arsip ...............................................................................112 C. Pemeliharaan Arsip ...............................................................................115 D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ......................................................116 commit to user E. Fasilitas arsip ........................................................................................118
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ...........................................................................................124 B. Saran .....................................................................................................126 Daftar Pustaka Lampiran
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................48 Bagan 4. 1 Alur pengelolaan Surat Masuk .........................................................108 Bagan 4.2 Alur pengelolaan Surat Keluar .........................................................111
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1
Stopmap....................................................................................13
Gambar 2. 2
Stopmap....................................................................................14
Gambar 2. 3
Map jepitan ...............................................................................14
Gambar 2. 4
Map tebal..................................................................................15
Gambar 2. 5
folder........................................................................................16
Gambar 2. 6
guide.........................................................................................16
Gambar 2. 7
filing
cabinet.............................................................................17Gambar 2. 8
almari
arsip ...............................................................................18Gambar 2. 9
rak
arsip....................................................................................18Gambar 2. 10 rotari filing...............................................................................19Gambar 2. 11
meja
arsip.................................................................................20 Gambar 2. 12 alat tulis kantor.........................................................................20Gambar 2. 13
kartu
kendali.............................................................................27 Gambar 2. 14 lembar tunjuk silang.................................................................27 Gambar 2. 15 buku agenda surat masuk.........................................................28 Gambar 2. 16 buku ekspedisi internal.............................................................28Gambar 2. 17
buku agenda
surat keluar..........................................................29 Gambar 3. 1
Struktur organisasi dinas ..........................................................101
Gambar 3. 2
Struktur organisasi Paudnfi ......................................................103
Gambar 4. 1
macam-macam arsip dinas ......................................................105
Gambar 4. 2
arsip di bidang PAUDNFI ......................................................113
Gambar 4. 3
fasilitas kearsipan dinas ...........................................................121
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Data Karyawan berdasarkan statusnya ...........................................52 Tabel 3.2 Data Karyawan berdasarkan pendidikannya ..................................52 Tabel 3.3 Data Karyawan berdasarkan golongannya .....................................52
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Tugas 2. Surat Keterangan Magang 3. From Monitoring Magang 4. From Penilaian Magang 5. Surat keterangan selesai magang 6. Pedoman wawancara
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK Pungky Dharmawan Wicaksana. D1513077. ADMINISTRASI KEARSIPAN DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN BOYOLALI. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret. Tahun 2016. Hal 126. Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor yang berupa warkat, suratsurat, dan dokumen/berkas kantor lainnya yang disimpan dan dipelihara untuk membantu kelancaran kegiatan perkantoran dalam rangka mencapai tujuan.Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali merupakan salah satu instansi pemerintahan yang memberikan pelayanan pendidikan bagi masyarakat. Oleh karena itu, keberadaan arsip sangat menunjang peningkatan kualitas kinerja dan pelayanan administrasi Dinas Pendidikan. Pengelolaan arsip yang dilakukan harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, agar arsip dapat memberikan manfaat bagi kegiatan operasional Dinas Pendidikan.Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Administrasi Kearsipanpada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali. Metode yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkanadministrasi kearsipan mulai dari surat masuk diterima petugas satpam sampai dengan dimusnahkan yang dituangkan dalam bentuk kalimatkalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan karyawan, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan dan dokumen.Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis interaktif yaitu dalam bentuk proses pengumpulan data selama kegiatan pengumpulan data berlangsung. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali, diketahui bahwa adminitrasi kersipan mengenaisurat masuk: surat diterima satpam, diberikan ke subbag umum dan kepegawaian untuk diproses, diberikan kepala dinas dan sekretaris untuk ditindaklanjuti, dimasukan buku agenda, diedarkanke bidang/subbgaian, surat terima staff dan dimasukan buku agenda milik bidang/subbagian, diserahkan kepala bidang/kepala subbagian, dikembalikan ke staff untuk diarsipkan. Untuk pengurusan surat keluar: kepala bidang/kepala subbagian memuat konsep surat, surat diketik staff, dimintakan paraf kebid/kasubbag, dimintakan tandatangan kepala dinas, dimintakan nomor dan cap di subbag umum dan kepegawaian. Administrasi kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali sudah berjalan dengan baik dan penulis tidak menemukan ada kendala dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar. Kata kunci: Administrasi, Arsip, dan Administrasi commit to user Kearsipan
xvii
