Aan de Raad
Aan de commissie:
Made, 01-04-14 Reg.nr. 14int01525
Datum vergadering: Agendapunt :
Opinieronde / peiling Opinieronde / peiling: 08-05-14
Agendapunt: 7
Onderwerp:
Behoeftenonderzoek voor het communicatiebeleidsplan 2014-2018 Portefeuillehouder:
Bijlagen:
Drs. G.L.C.M. de Kok
1. Stellingen en prioriteiten
Ambtelijke coördinatie:
Ter inzage:
afdeling Bestuurs- en Management Ondersteuning Steller:
Anneke van Omme en Remko van der Steen Samenvatting:
Voor het nieuwe communicatiebeleidsplan 2014-2018 doen we vooraf drie soorten communicatieonderzoek. 1. Extern onderzoek via de burgerenquête Waar Staat Je Gemeente met extra vragen over communicatie. (peiling najaar 2013, resultaten eind maart ) 2. Deskresearch naar trends en ontwikkelingen (eind februari – april) 3. Intern behoeftenonderzoek om de behoeften van de belanghebbende partijen van de gemeente Drimmelen op het gebied van communicatie te peilen. (eind februari – medio april) Deze drie onderzoeken bieden inzicht voor het nieuwe communicatiebeleidsplan. De raad zien wij als een belangrijke belanghebbende partij voor het behoeftenonderzoek. Daarnaast heeft de raad een rol om een besluit te vormen over het communicatiebeleidsplan, wanneer dit gereed is. In de opinieronde van 8 mei lichten wij de stellingen en prioriteiten van het college toe aan de raad en voeren wij direct een peiling uit met stellingen en prioriteiten. Elke fractie kan daarnaast zelf twee prioriteiten inbrengen.
VOORGESCHIEDENIS EN/OF AANLEIDING
Het college ontwikkelt eens per vier jaar een communicatiebeleidsplan. Het huidige communicatiebeleidsplan liep tot en met eind 2013. Omdat er in 2013 geen resultaten van de burgerenquête beschikbaar waren, zijn wij pas dit jaar gestart met de voorbereidingen voor een nieuw communicatiebeleidsplan voor 2014-2018. Voordeel hiervan is dat we de nieuwe raad direct na de verkiezingen kunnen meenemen in het behoeftenonderzoek dat ten grondslag ligt aan het communicatiebeleidsplan.
Het behoeftenonderzoek richt zich op de communicatie (in de breedste zin van het woord). Het doel van dit behoeftenonderzoek is in kaart brengen op welke manier en in welke mate de belanghebbende partijen van gemeente Drimmelen communicatief benaderd willen worden. Externe belanghebbende partijen van gemeente Drimmelen: • Inwoners via burgerenquête WSJG 2014 • Media via interviews
Interne belanghebbende partijen van gemeente Drimmelen: • College B&W met groepsdiscussie en stellingen • Managementteam met groepsdiscussie en stellingen • Medewerkers via met groepsdiscussie en stellingen • Gemeenteraad via opinieronde op 8 mei 2014, de raad is immers het hoogste orgaan binnen de gemeente en stelt het uiteindelijke plan vast. NB: De externe doelgroepen recreanten en ondernemers vallen buiten de scope van het onderzoek. Deze zijn al benoemd in het beleidsplan vrijetijdseconomie. Uitgangspunten uit dit beleidsplan nemen we mee in het communicatiebeleidsplan. DOELSTELLING
Het doel van deze opinieronde: De behoeften peilen aan de hand van acht thema’s (drie tot zes stellingen per thema). Prioriteiten aangeven per thema, inclusief de mogelijkheid om zelf twee prioriteiten in te brengen per fractie. ONDERWERPEN/PEILPUNTEN
De behoeften zullen gepeild worden aan de hand van acht thema’s. Deze thema’s zijn gekozen omdat deze vier jaar geleden ook zijn bevraagd in de raad en komen terug in het op te stellen communicatiebeleidsplan. Er is een thema bijgekomen ten opzichte van de vorige periode, namelijk thema 7 over sociale media. Thema 4 over burgerparticipatie is aangevuld met overheidsparticipatie. Hieronder een overzicht van alle thema’s: 1. Imago 2. Blauwgroene gemeente 3. Externe communicatie 4. Burgerparticipatie en overheidsparticipatie 5. Interne communicatie 6. Raadscommunicatie 7. Sociale media 8. Risico- en crisiscommunicatie
2
Binnen elk thema zullen drie tot zes stellingen worden gepresenteerd aan de raad. De raad kan voor of tegen de stelling stemmen met een groen of rood papier. Met de stellingen peilen we de meningen van de raad. Vervolgens gaan we de prioriteiten van de raad peilen. Het college heeft per thema al een prioriteit opgesteld, deze vindt u onderaan de volgende pagina. Daarnaast kan elke fractie zelf twee prioriteiten inbrengen, bij voorkeur vooraf bij de griffie. TOELICHTING OP ONDERWERPEN/PEILPUNTEN
De acht thema’s zijn gekozen omdat zij zich lenen voor een mogelijke discussie en onderdeel gaan uitmaken van het communicatiebeleidsplan.
Thema 1: Imago De stellingen gaan over het beeld wat buitenstaanders hebben van de gemeente als politiek/bestuurlijke organisatie en over de gemeente als dienstverlener.
Thema 2: Blauwgroene gemeente De stellingen gaan over positionering en de slogan.
Thema 3: Externe communicatie De stellingen gaan over de verschillende manieren om inwoners te informeren via diverse media.
Thema 4: Burgerparticipatie en overheidsparticipatie De stellingen gaan over hoe de gemeente inwoners betrekt bij beleid, luistert en openstaat voor initiatieven.
Thema 5: Interne communicatie De stellingen gaan over de informatieverstrekking van de organisatie naar de raad.
Thema 6: Raadscommunicatie De stellingen gaan over de informatieverstrekking van de raad naar de inwoners.
Thema 7: Sociale media De stellingen gaan over inzet van sociale media.
Thema 8: Risico- en crisiscommunicatie De stellingen gaan over crisiscommunicatie en het actief informeren van inwoners over mogelijke risico’s.
3
Per thema heeft het college de volgende prioriteiten aangedragen: 1. De inwoners meer vertrouwen geven in de gemeente door meer open communicatie van het bestuur. 2. De slogan ‘De blauwgroene gemeente’ uitbreiden met ‘aan de Biesbosch’. 3. Verschillende communicatiemiddelen naast elkaar inzetten om inwoners goed te informeren, goed naar inwoners te luisteren en de mogelijkheid te bieden voor interactie. 4. Participatie van inwoners faciliteren, in deze tijd van bezuinigingen. 5. De organisatie moet de raad goed informeren. 6. Voldoende middelen voor de raad om inwoners te informeren en inspraak te bieden. 7. Meer capaciteit inzetten op sociale media. 8. Burgers actief informeren over risico’s en crisissituaties in de gemeente. ARGUMENTEN BIJ ONDERWERPEN/PEILPUNTEN
Thema’s : De thema’s zijn tot stand gekomen vanuit het communicatiebeleidsplan van vier jaar geleden (de vorige periode). Deze thema’s zijn vier jaar geleden ook zijn bevraagd in de raad en komen weer terug in het nieuw op te stellen communicatiebeleidsplan. Door nieuwe ontwikkelingen is er een thema bijgekomen ten opzichte van de vorige periode, namelijk thema 7 over sociale media. Thema 4 over burgerparticipatie is aangevuld met overheidsparticipatie. Stellingen: Ook voor de stellingen geldt dat de basis hiervoor ligt in het vorige communicatiebeleidsplan. Het grootste deel van de stellingen is onveranderd gebleven. Het andere deel van de stellingen is, mede door nieuwe trends en ontwikkelingen, door het college herzien, aangepast of toegevoegd. Prioriteiten: Om belangrijke zaken van minder belangrijke zaken te kunnen scheiden en de hoofdlijnen op communicatiegebied voor de komende tijd te kunnen uitstippelen heeft het college per thema prioriteiten opgesteld. Een prioriteit is in dit geval een samenvatting van één of meerdere stellingen binnen een thema. Het college staat ook open voor de inzichten van de raad op communicatiegebied. Daarom kunnen de fracties ieder twee prioriteiten inbrengen. WAAR MOETEN WE OP LETTEN?
De raad kan via deze opinieronde haar keuzes aangeven en prioriteiten inbrengen om de richting van het communicatiebeleidsplan te bepalen. WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN
Gemeenteraad, gemeentelijke organisatie, college van B&W, media en inwoners (via WSJG).
4
VERVOLG/HOE GAAN WE DIT DOEN
Stellingen Om te reageren op de stellingen delen we groen en rood papier (eens/oneens) uit. We lichten elk thema toe. De stellingen gaan we per thema af en projecteren we op het scherm. De stellingen zijn toegevoegd als bijlage bij dit voorstel. Inventarisatie prioriteiten Vervolgens inventariseren we de prioriteiten. De fracties kunnen -liefst voorafgaand aan de opinieronde- zelf twee prioriteiten aanleveren bij de griffie. Deze verwerken, clusteren en nemen we mee voor toetsing tijdens de opinieronde. Het college heeft per thema al één prioriteit geformuleerd, deze zijn bijgevoegd in de bijlagen. Deze acht prioriteiten worden aangevuld door de eigen inbreng van de fracties. Als er overlap is clusteren we prioriteiten. Bepalen prioriteiten De raadsleden krijgen twee verschillende kleuren stickers om aan te geven wat de prioriteiten zijn. Ieder raadslid krijgt twee groene stickers (prioriteit) en één oranje sticker (geen prioriteit). De stellingen worden op flipovers geschreven en de raadsleden krijgen de gelegenheid om de stickers te plakken. WAT HEBBEN WE HIERVOOR NODIG (VOOR DE VERDERE UITWERKING)?
Uitgangspunt hierbij is dat de prioriteiten in het communicatiebeleidsplan in de periode van vier jaar binnen het bestaande budget worden uitgevoerd, tenzij de raad daar anders over denkt. HOE GAAN WE COMMUNICEREN?
N.v.t. Dit gaat om een intern onderzoek. RESUMÉ WAAROVER MEN ZICH MOET UITSPREKEN:
Aan de raad wordt deze opinieronde gevraagd: Wat zij de belangrijkste items vinden op communicatiegebied: Aan de hand van stellingen (eens/oneens), zie bijlagen; Aan de hand van een prioriteitenlijst, zie bijlagen. Per fractie twee prioriteiten bedenken en deze bij voorkeur (uiterlijk 6 mei einde dag) aanleveren bij de griffie.
Burgemeester en wethouders van Drimmelen, drs. C. Smits Secretaris
5
drs. G.L.C.M. de Kok Burgemeester
