Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer. De lijst is aangemaakt op: Gegevens zijn geregistreerd tot en met de maand: juli 2011

Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer De lijst is aangemaakt op: Gegevens zijn geregistreerd tot en met de maand:

zondag 7 augustus 2011 juli 2011

Dit overzicht bevat titels en 'samenvattingen' van berichten, berichtjes, artikelen en publicaties die het terrein van het informatiebeheer raken. Ze zijn gerubriceerd op basis van de ‘lifecycle of documents’ uit het rapport ‘Management of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)’, United Nations, New York, 1990. (blz 27-34). Als laatste is een overzicht van termen opgenomen die zijn gerelateerd aan de onderwerpen van de geregistreerde titels. Het begrip 'informatiebeheer' omvat het geheel van de informatievoorziening en het archiefbeheer. Synoniem aan 'Informatiebeheer' is het begrip 'Records management'. De berichtjes etc. zijn binnen de rubrieken gesorteerd op titel.

Registratuur De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen. J. Lakeman, Het praktijksysteem der Nederlandsche registratuur ter dienste van de gemeente-administratie, F.W. Salomons, Amsterdam, 1919.

Aangemaakt : 7-8-2011

Pagina 1 van 13

© Reference manager : R.S. Jonker

Informatiebeheer - overzicht

juli 2011

Levenscyclus van gegevens 0 :-)

Algemeen 9416 Universele verklaring over archieven (Publicatie) Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, Leeuwarden, 2011. Vastgestelde vertaling

Archief Nederlandse vertaling van de Universal declaration on archives, vastgesteld tijdens de ledenvergadering van de KVAN op 7 juni 2011 in Leeuwarden. Overige begrippen

Bewaarbelang; Cultureel belang; Erfgoed; Ethiek; Gedragscode; Vernietigingsbelang.

Verwijzing (URL of bestandsnaam) Engelse tekst ~ http://www.geldersarchief.nl/files/Files_Actueel/declaration.PDF

Tekst op internet ~ http://www.kvan.nl/files/nota/UNIVERSELE_VERKLARING_OVER_ARCHIEVEN_2.pdf

Zie ook ~ http://www.kvan.nl/kvan/vakkennis/universele-verklaring.phphttp://www.kvan.nl/kvan/vakkennis/universele-verklaring.php


Pagina 2 van 13



juli 2011

Levenscyclus van gegevens 1

Ontstaan 9415 Digital standards bibliography version 3.0 Claire McClelland (Rapport) Collections Council of Australia Ltd, Rundle Mall SA 5000, 2009. ISSN Number: 978 0 9775443 8 7

Standaard This bibliography was initially developed in preparation for the CCA’s Summit on Digital Collections in 2006, and was revised, updated and expanded throughout 2008. Comments were sought from the collections sector until early 2009, and our thanks go to our colleagues who contributed. Our thanks are also extended to consultant Claire McClelland, who has compiled and edited this bibliography. The CCA is confident that the bibliography will prove a valuable resource for the sector. It directs the user to manuals and guidelines on issues including digital recordkeeping, preservation, accessibility, security, metadata, and copyright, among others. Continual improvement and expansion of the Bibliography and the Standards And Guidelines E-directory will help the collections sector embrace the potential of digital technologies in preserving and providing access to all kinds of collections. Overige begrippen

Collectie; Informatieobject; Metadata; Project; Records Management.

Verwijzing (URL of bestandsnaam) Bibliografie op internet ~ http://www.collectionscouncil.com.au/Portals/0/Digital%20standards%20bibliography,%20Version%203,%20July%202009.pdf

Toelichting op de site van CCA ~ http://www.collectionscouncil.com.au/Default.aspx?tabid=660

9417 Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ); onderdeel van de

GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) (Rapport) Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, Den Haag, 2010. Versie 1.0 (in gebruik) september 2010

RGBZ Het model specificeert de gegevens en hun samenhang die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken. Op basis van het model kunnen betrokkenen bij, en geïnteresseerden in een zaak geïnformeerd worden. Dit loopt van ex- en interne initiatoren van een zaak via medebehandelaars daarvan en belangstellenden in de publicatie van de zaak of het resultaat daarvan, tot management dat behoefte heeft aan sturingsinformatie. Met de gegevens in het model moet men ook (achteraf) een zaak kunnen verantwoorden, zowel inhoudelijk (is de zaak goed afgehandeld) als qua proces (is de zaak op de juiste wijze afgehandeld), en desgewenst de (behandeling van de) zaak kunnen reconstrueren. Overige begrippen

Referentiemodel; Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken.

Verwijzing (URL of bestandsnaam) Tekst op internet ~ http://www.voitc.nl/files/PDF/zaakgericht%20werken/RGB%20Zaken%201%200%20%28in%20gebruik%29%20201000922.pdf


Pagina 3 van 13



juli 2011

Levenscyclus van gegevens 2.3

Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid 9414 Auditing van recordsmanagement B.J. Glashouwer (Artikel) Archiefbeheer in de praktijk, 2010. 6576-1

Audit Informatie is grondstof, olie of smeermiddel om de organisatie adequaat te doen functioneren. De bedrijfsvoering van organisaties kan sterk verbeterd worden door het efficiënt inrichten van de digitale documenthuishouding. Ook valt er geld te besparen en het milieu kan qua duurzaamheid worden ontlast door de juiste gegevens (niet te veel, niet te weinig) voor de juiste werkprocessen toe te snijden en waar verplicht geschoonde (digitale) dossiers tijdig (niet te vroeg, niet te laat) over te dragen aan een archiefinstelling. Voor de uitvoering van ondernemingsrisicomanagement wordt veelal gebruikgemaakt van de COSO-ERM (Enterprise Risk Management) methodiek of de nieuwere standaard ISO 31000. De toepassing van CobiT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) of verwante systemen zorgt er dan ook voor dat de IT aansluit bij de business; de IT de bedrijfsvoering mogelijk maakt, IT-systemen op verantwoorde wijze worden ingezet en IT-risico’s worden beheerst. Het reguliere management van een organisatie onderkent niet vaak zelfstandig de tekortkomingen in de informatievoorziening en de informatiesystemen. Bij vraagstukken rondom een adequate informatievoorziening, toegesneden informatiesystemen, records- en informatiemanagement is de assistentie van een IT-auditor onontbeerlijk. In het kader van digitaal archiefbeheer kunnen bijvoorbeeld relevant zijn een toets of advies ten aanzien van de compliance aan de regelgeving, bewaarbeleid, storage management of kosten. Voor dit gebied zijn aanvullende toetskaders voorhanden als ISO 15489 (organisatie), NEN 2082 (software) of NEN-ISO 27001 (informatiebeveiliging). De overheid besteedt momenteel veel aandacht aan de kwaliteit van de informatie. Na een inventarisatie van de stand van zaken hebben de nieuw aangestelde CIO’s (Chief Information Officers) van het rijk nu de handen ineengeslagen om in een gezamenlijk aanpak meters te maken. Een essentieel element daarbij is dat de best practices voor een bepaalde situatie of technische omgeving van het ene departement aan andere departementen ter beschikking worden gesteld, zodat deze ze kunnen inpassen in hun eigen werkwijzen. Auditors kunnen toegevoegde waarde bieden door toetsing aan kaders als de opgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIR). Overige begrippen


Archiefinspectie; Baseline; ISO 31000; NEN-ISO 15489-1 (nl); NEN-ISO/IEC 27002; Toezicht.

Pagina 4 van 13



juli 2011


Gebruik, afstemming en toezicht 9415 Digital standards bibliography version 3.0 Claire McClelland (Rapport) Collections Council of Australia Ltd, Rundle Mall SA 5000, 2009. ISSN Number: 978 0 9775443 8 7





3.2

Vaststellen verantwoordelijkheden 9414 Auditing van recordsmanagement B.J. Glashouwer (Artikel) Archiefbeheer in de praktijk, 2010. 6576-1

Audit Informatie is grondstof, olie of smeermiddel om de organisatie adequaat te doen functioneren. De bedrijfsvoering van organisaties kan sterk verbeterd worden door het efficiënt inrichten van de digitale documenthuishouding. Ook valt er geld te besparen en het milieu kan qua duurzaamheid worden ontlast door de juiste gegevens (niet te veel, niet te weinig) voor de juiste werkprocessen toe te snijden en waar verplicht geschoonde (digitale) dossiers tijdig (niet te vroeg, niet te laat) over te dragen aan een archiefinstelling. Voor de uitvoering van ondernemingsrisicomanagement wordt veelal gebruikgemaakt van de COSO-ERM (Enterprise Risk Management) methodiek of de nieuwere standaard ISO 31000. De toepassing van CobiT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) of verwante systemen zorgt er dan ook voor dat de IT aansluit bij de business; de IT de bedrijfsvoering mogelijk maakt, IT-systemen op verantwoorde wijze worden ingezet en IT-risico’s worden beheerst. Het reguliere management van een organisatie onderkent niet vaak zelfstandig de tekortkomingen in de informatievoorziening en de informatiesystemen. Bij vraagstukken rondom een adequate informatievoorziening, toegesneden informatiesystemen, records- en informatiemanagement is de assistentie van een IT-auditor onontbeerlijk. In het kader van digitaal archiefbeheer kunnen bijvoorbeeld relevant zijn een toets of advies ten aanzien van de compliance aan de regelgeving, bewaarbeleid, storage management of kosten. Voor dit gebied zijn aanvullende toetskaders voorhanden als ISO 15489 (organisatie), NEN 2082 (software) of NEN-ISO 27001 (informatiebeveiliging). De overheid besteedt momenteel veel aandacht aan de kwaliteit van de informatie. Na een inventarisatie van de stand van zaken hebben de nieuw aangestelde CIO’s (Chief Information Officers) van het rijk nu de handen ineengeslagen om in een gezamenlijk aanpak meters te maken. Een essentieel element daarbij is dat de best Aangemaakt : 7-8-2011

Pagina 5 van 13



juli 2011

Levenscyclus van gegevens 3.2

Vaststellen verantwoordelijkheden practices voor een bepaalde situatie of technische omgeving van het ene departement aan andere departementen ter beschikking worden gesteld, zodat deze ze kunnen inpassen in hun eigen werkwijzen. Auditors kunnen toegevoegde waarde bieden door toetsing aan kaders als de opgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIR). Overige begrippen

3.7


Beveiliging 9414 Auditing van recordsmanagement B.J. Glashouwer (Artikel) Archiefbeheer in de praktijk, 2010. 6576-1

Audit Informatie is grondstof, olie of smeermiddel om de organisatie adequaat te doen functioneren. De bedrijfsvoering van organisaties kan sterk verbeterd worden door het efficiënt inrichten van de digitale documenthuishouding. Ook valt er geld te besparen en het milieu kan qua duurzaamheid worden ontlast door de juiste gegevens (niet te veel, niet te weinig) voor de juiste werkprocessen toe te snijden en waar verplicht geschoonde (digitale) dossiers tijdig (niet te vroeg, niet te laat) over te dragen aan een archiefinstelling. Voor de uitvoering van ondernemingsrisicomanagement wordt veelal gebruikgemaakt van de COSO-ERM (Enterprise Risk Management) methodiek of de nieuwere standaard ISO 31000. De toepassing van CobiT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) of verwante systemen zorgt er dan ook voor dat de IT aansluit bij de business; de IT de bedrijfsvoering mogelijk maakt, IT-systemen op verantwoorde wijze worden ingezet en IT-risico’s worden beheerst. Het reguliere management van een organisatie onderkent niet vaak zelfstandig de tekortkomingen in de informatievoorziening en de informatiesystemen. Bij vraagstukken rondom een adequate informatievoorziening, toegesneden informatiesystemen, records- en informatiemanagement is de assistentie van een IT-auditor onontbeerlijk. In het kader van digitaal archiefbeheer kunnen bijvoorbeeld relevant zijn een toets of advies ten aanzien van de compliance aan de regelgeving, bewaarbeleid, storage management of kosten. Voor dit gebied zijn aanvullende toetskaders voorhanden als ISO 15489 (organisatie), NEN 2082 (software) of NEN-ISO 27001 (informatiebeveiliging). De overheid besteedt momenteel veel aandacht aan de kwaliteit van de informatie. Na een inventarisatie van de stand van zaken hebben de nieuw aangestelde CIO’s (Chief Information Officers) van het rijk nu de handen ineengeslagen om in een gezamenlijk aanpak meters te maken. Een essentieel element daarbij is dat de best practices voor een bepaalde situatie of technische omgeving van het ene departement aan andere departementen ter beschikking worden gesteld, zodat deze ze kunnen inpassen in hun eigen werkwijzen. Auditors kunnen toegevoegde waarde bieden door toetsing aan kaders als de opgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIR). Overige begrippen



Pagina 6 van 13



juli 2011


Bewaren 9415 Digital standards bibliography version 3.0 Claire McClelland (Rapport) Collections Council of Australia Ltd, Rundle Mall SA 5000, 2009. ISSN Number: 978 0 9775443 8 7






Pagina 7 van 13



juli 2011

De rubrieken Levenscyclus van gegevens 0 Algemeen Engelse term:

1 Ontstaan Ontstaan en identificatie Engelse term: Creation and identification

1.1 Definitie Definitie van het begrippen als informatiebeheer, archief, archiefbescheiden etc, beschrijving van de toepassing en reikwijdte daarvan. Engelse term: Defining electronic records

1.2 Benoeming informatiesysteem Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden) opgemaakt etc. worden. Engelse term: Identifying electronic records systems

1.3 Benoemen bestanddeel Begrenzing van de eenheid die als enkelvoudig bestanddeel te beschouwen is (archiefbestanddeel, archiefstuk, item, object, archiefblok, informatie-object). Bijvoorbeeld: Document of registratie. Engelse term: Identifying electronic records

2 Waarderen Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het bepalen van de uiteindelijke bestemming van de archiefbescheiden. Engelse term: Appraisal

2.1 Bepalen van de waarde Het vaststellen van de waarde van gegevens in een bepaalde context. Engelse term: Appraising

2.2 Bepalen van de bewaartermijnen Het vaststellen van de bewaartermijnen ten behoeve van overbrenging of vernietiging. Engelse term: Scheduling

2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid Het vaststellen van de juridische waarde van de gegevens, garanderen van de authenticiteit en de betrouwbaarheid (volledigheid, juistheid, beschikbaarheid en controleerbaarheid). Engelse term: Assuring legality

3 Gebruik, afstemming en toezicht Opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie op basis van informatiebehoefte van de organisatie, burgers, politiek, bestuur, controllers, juristen en archiefbewaarplaats. Engelse term: Control and use


Pagina 8 van 13



juli 2011

Levenscyclus van gegevens

3.1 Bewaken kosten Bewaken van de kosten die beheershandelingenmet zich meebrengen. Kosten/baten en risico's. Engelse term: Controlling costs

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden Bepaling van de organisatieonderdelen, overheidsorganen, die verantwoordelijk zijn voor de gegevens. Dit kan zijn als als eigenaar of houder. Ook bepaling herkomst. Engelse term: Assigning responsability

3.3 Fysiek beheer Fysieke opslag van de archiefbescheiden en aanwijzing van verantwoordelijken voor het fysiek beheer. Engelse term: Storing

3.4 Integratie Standaardisatie en uitwisseling. De opslag van gegevens in verschillende formaten mag geen barriere zijn voor de toegankelijkheid en uitwisseling. Engelse term: Integrating access

3.5 Documentatie Beschrijving van gegevens en systemen (metadata). Bepaling van standaarden voor documentatie. Ook ten behoeve van het bewaren van de context. Engelse term: Documenting

3.6 Beschikbaarstellen Het feitelijk gebruik en het vaststellen van regels en afspraken voor het gebruik. Ook beschikbaarheid. Engelse term: Providing for use

3.7 Beveiliging Het waarborgen van logische en fysieke beveiliging, ten behoeve van de continuiteit van de organisatie, de vertrouwelijkheid van informatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Engelse term: Assuring security

4 Bewaren Betreft het landurig bewaren vanuit het gezichtspunt van de archiefbewaarplaats. Vanuit het gezichtspunt van de archiefvormer is het verwijderen. Was: Verwijderen (overdragen of vernietigen) Selectie en vernietiging van de informatie volgens de selectielijst die is vastgesteld in de waarderingsfase. Tevens overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Was: Overdragen (of vernietigen) Engelse term: Disposition

4.1 Duurzaamheid Het garanderen van de duurzame toegankelijkheid van de betrokken informatieobjecten. Was: "Het garanderen van de duurzaamheid van de betrokken gegevensdragers. " Engelse term: Preserving media


Pagina 9 van 13



juli 2011

Levenscyclus van gegevens

4.2 Bewaren context Bewaren van de originele functionaliteit en de documentatie daarover. Ook in geval van conversie. Engelse term: Preserving functionality

5 Wegwerken van mijn achterstand Er liggen nog publicaties en dergelijke die ik nog niet had opgenomen. Voor de duidelijkheid komt die achterstand ook hier te staan. Een deel heb ik ook via delicious beschikbaar: http://delicious.com/FBVF Engelse term:

999 Websites / webpagina's Interessante websites ofpagina's op websites Engelse term:


Pagina 10 van 13



juli 2011

Overzicht termen Archief Bevat :

In plaats van :

Afgesloten archief; Archiefafdeling; Archiefbescheiden; Archiefblok; Archive group; Bedrijfsarchief; Bedrijfsinformatie; Centraal archief; Datawarehouse; Deelarchief; Dienstarchief; Dynamisch archief; E-mail-archief; Familiearchief; Geheim archief; Huisarchief; Kabinetsarchief; Open archief; Persoonlijk archief; Schaduwarchief; Semi-statisch archief; Softwarearchief; Statisch archief; Verenigingsarchief; Virtueel archief; Webarchief; Werkarchief. Overheidsdocumentatie.

Onderdeel van:

Collectie; Informatiehuishouding.

Synoniem :

Administratie; Archiv; Archive.

Zie ook :

Archiefbewaarplaats; Archiefdienst; Archiefsysteem; Archival bond; Archival fonds; Archives; Bronnen; Cultureel erfgoed; Datadomein; Fonds; Informatieinfrastructuur; Information management compliance; Legacydatabase; Orde; Procesgebonden informatie; Record group; Record Keeping System; Records management compliance; Registratuur.

Bevat : Onderdeel van:

Audit van beheersprocessen; DRAMBORA; EDP-audit; Information audit; ITAudit; SISA. Identiteitsbeheer; Toezicht.

Zie ook :

Functiescheiding; Horizontaal toezicht.

In plaats van :

Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken.

Onderdeel van:

GEMMA; Referentiemodel.

Audit

RGBZ

Standaard Bevat :

Onderdeel van:


ANSI; ANSI X3.23; AS1; AS2; ASCII; Atom; Attention Profile Markup Language; Basic Semantics Register; Beschrijvingsstandaard; Blocks Extensible Exchange Protocol; CALS; CDF; CGM; Character set; CIDOC-CRM; CMIS; Common Communications Format; DDF; De facto-standaard; De jurestandaard; Descriptive standards; DIDL; DIN 16554.2; DIN 31644; DIRKS; DOD5015.2; DRCP; DSS; Dublin Core Metadata Element Set; EAD; ebMS; EDI; EDRM; HTML; Internationale Financiële Rapportage Standaarden; IPTC; ISIL; ISO 10149; ISO 10303; ISO 11108; ISO 11798; ISO 12757-2; ISO 13490; ISO 14145-2; ISO 14721:2003; ISO 15511:2003; ISO 15836:2009; ISO 190051:2005; ISO 28500:2009; ISO 30300; ISO 30301; ISO 31000; ISO 38500; ISO 6199; ISO 8211; ISO 8601:2004; ISO 8824; ISO 8825; ISO 8879; ISO 8879:1986; ISO 9660; ISO 9706; ISO/IEC 10646-1; ISO/IEC 13250:2000; ISO/IEC 27002; ISO/IEC 8859-1; ISO/IEC 8879; ISO/ISEC 10918; ISO/ISEC 8632-1; ISO/TR 15489-2:2001; ISO/TR 26122; ISO/TS 23081-1-2004(E); ISODIS 15489-1; ITIL; ITU; JPEG; METS; MIReG; MODS; MoReq; MoReq2; NEN 2082; NEN 2728; NEN 2748; NEN 3434:2007; NEN-ISO 15489-1 (nl); NENISO 23081-1:2006; NEN-ISO 23081-2:2009 (en); NEN-ISO/IEC 27002; NENISO/IEC 27002 (nl); Netwerkprotocol; NLCS; NPR-ISO/TR 15489-2 (nl); NPRISO/TS 23081-1:2004 en; OAI; OAI-ORE; OAI-protocol; ODA/ODIF; ODF; Open Archival Information System; Open standaard; OpenDoc; Operationele standaard; ORE; OSI-model; OXML; PDF; PDF/A; Premis; ReMANO; RFC3335; RFC4122; RSS; Semantic IS Standard; Semantische standaard; SGML; SKOS; SLD; Specificatie; SPOTS; SQL2; STEP; STP; Technische standaard; TIFF; UDC; UML; Universal Preservation Format; UOF; Webprotocol; WMS; X.500; Xades; XAM; XBRL; Z39.19-2005; Z39.50; Z39.85.2001; Z39.88. Kwaliteitssysteem.

Pagina 11 van 13



juli 2011

Standaard Zie ook :


AGLS; Archiveringsformaat; DURP; Ethernet; GILS; GPRS; GSM; Inkapselingsformaat; IP; Koppelvlak; Metadataformaat; MMS; Normen; NPR; OWMS; OWMS 3.5; Referentiekader; RFC; SMS; TCP/IP; Topic maps; Uitwisselingsformaat; UMTS; W3C recommendation; WAP.

Pagina 12 van 13



juli 2011

De gegevens komen uit een met behulp van MS-Access ontwikkelde Reference Manager. Mijn waardering van de publicaties: :-)) = zeer interessant :-) = interessant :-( = matig, maar juist daarom geschikt om op te nemen.

Inlichtingen over deze lijst bij: Rienk Jonker E-mail:

[email protected]

Website http://labyrinth.rienkjonker.nl Del.icio.us http://www.del.icio.us/fbvf

De overzichten staan ook op mijn eigen site (http://labyrinth.rienkjonker.nl/literatuur)

Copyright Creative Commons Licence 3.0 Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen 3.0 Generiek


Pagina 13 van 13


Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer. De lijst is aangemaakt op: Gegevens zijn geregistreerd tot en met de maand: juli 2011

Recommend Documents