Overheid in Verbinding Workshop Inkoop Anno 2015: van harde onderhandelaar Naar flexibele bruggenbouwer
Alexander Arsatt Ro ‘is
THEMA: INKOOP 2015 Van harde onderhandelaar naar flexibele bruggenbouwer
• In deze workshop neem ik u mee in de inkoopwereld van drie gemeentelijke inkooporganisaties. • In deze gemeenten is of wordt ‘business-gedreven inkoop’ volledig ingevoerd. Wat houdt dat in? En waarin onderscheidt zo’n inkooporganisatie zich mogelijkerwijs van de uwe?
Programma -
Introductie van de inleider
Case 1: - Gemeente Utrecht Case 2: - Gemeente Haarlemmermeer Case 3: - Gemeente Schiedam
Introductie van de inleider • TU Delft (Stedebouwkunde) • 20 jaar in de inkoopwereld actief • Directeur Inkoop Heineken • Nederlandse Spoorwegen • NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement) • ZZP – Associé van JS Consultancy • Projectleider Inkoopprofessionalisering bij: • gemeente Rotterdam (2008-2009) • gemeente Nijmegen (2010) • gemeente Utrecht (2013-2014) • gemeente Haarlemmermeer (2014-2015) • gemeente Schiedam (2015-2017)
• gemeente Den Haag (2015-2018)
Kort rondje • Wat weet je van inkoop?
• Wat houd de inkoopwereld bezig?
De inkoopwereld
DE KLASSIEKE INKOOP
HET INKOOP PROBLEEM
Inkoop werd niet gezien als een volwaardig vak
Inkoop had een slecht (lees: administratief) imago
Inkoop stond erom bekend om vooral te zeggen wat niet mag
Op de inkoopafdeling werkten vaak niet de grootste talenten
Inkoop Beroepsprofielenonderzoek 1998 4 rollen: Hoofd Inkoop Senior inkoper Inkoper Junior inkoper
Inkoop nog bekeken vanuit zijn eigen “silo” Traditioneel voortkomend uit MBO richting HBO Professionals opgeleid in MIL/NEVI 1/NEVI 2 Nog weinig doorstroming vanuit “de business”
Imago inkoper blijft achter!
Inkoop Beroepsprofielenonderzoek Beeld van de professie: spin in het web
Inkoop Beroepsprofielenonderzoek 2014 Nieuwe functienamen
• • • • • • • • • •
Trendwatcher inkoop Inkoop & supply chain manager Sourcing manager Contractregisseur CPO Director Strategic Sourcing Accountmanager Inkoop Inkoopanalist Inkoop Business Partner Inkoopstrateeg!
De vier inkoopportfolio’s van Peter Kraljic (McKinsey, 1983) Hoog Hefboomproducten
Strategische producten
Routineproducten
Knelpuntproducten
Invloed op financieel resultaat
Laag Toeleveringsrisico Laag
Hoog
Het inkoopjargon (1992) Strategische Inkoop
Tactische Inkoop
1 Strategische Segment Plannen
2
3
Operationele Inkoop
4
Europees
Aanbesteden Nationaal
Aanbesteden
5
6
E-Procurement CONTRACT
Leveranciersen contractmanagement
De nieuwe wereld
• Boardroom Alignment • Best Value Procurement • MSP’s (Managed Service Providers)
De trend: Businessgedreven inkoop
Managementboek van het Jaar 2010
Grote veranderingen “Resultaat in organisatieperspectief”
Jurriën Brombacher Hoofd Concerninkoop
Alexander Arsath Ro’is Implementatiemanager inkoop
Factsheet: wie is Utrecht? 322.000 inwoners 4.500 ambtenaren 42 (25 + 17) inkopers € 1,25 mrd begroting € 0,5 mrd inkoopvolume 7.000 leveranciers (+1)
Waar komen we vandaan?
Hoofddoelstellingen project KWALITATIEF:
• Inkoopfunctie van tactisch naar strategisch niveau brengen • Inkoopfunctie in de organisatie (terug)brengen via productgroepeigenaren en decentrale inkopers • Inkoopfunctie inzetten als instrument in realiseren van maatschappelijke doelstellingen • Goed functionerend Inkoopsysteem uitrollen KWANTITATIEF: • Concrete bijdrage leveren aan financiële taakstelling van €15 mio.
Deelprojecten FASE 1: • 1. Opstarten en institutionaliseren Product Groep Eigenaren
• 2. Positioneren maatschappelijke college doelstellingen in inkooporganisatie (duurzaam, Social return, MKB) • 3. Meten van inkoopvolwassenheid (G-4) • 4. Ontwikkelen/Trainen van huidige inkoopcommunity
• 5. Inkoopmarketing (inspiratiebijeenkomsten) FASE 2: • 6. Creëren inkoopstrateeg
• 7. Inrichten state-of-the-art Inkooporganisatie (COIN 2.0) • 8. Verdere ontwikkeling Contractmanagement • 9. Inrichten operationeel geautomatiseerd inkoopsysteem
Overzicht productgroepeigenaren Productgroep
Nr
Productgroepeigenaar
IRM/Dir
1
Afvalstromen en buitenruimte
Aad Jongeneel
Goof de Wit
2
Complexe Bereikbaarheids- en Buitenruimte Projecten
Douwe Verburg
Goof de Wit
3
Groen*
Johan Teuling
Goof de Wit
4
Grond/weg en waterbouw *
Hilde Eleveld a.i.
Goof de Wit
5
Ingenieursdiensten en onderzoek
Joep Mooren
Goof de Wit
6
Nuts
Cees van Wengerden
Goof de Wit
7
Rioleringen*
Han van Ringelenstein
Goof de Wit
8
Straatmeubilair*
Hilde Eleveld a.i.
Goof de Wit
9
Voer- en vaartuigen
Wim de Graaf
Goof de Wit
10
Financiële producten
Ed de Haan
Jan Bakker
11
Communicatiemateriaal
Eelko van den Boogaard
Marjon Nooter
12
Facilitaire diensten*
Bob Strookappe en Thomas Blom
Marjon Nooter
13
HRM*
Nick Creemers
Marjon Nooter
14
ICT*
Siem Huijsman en Thomas Kruse
Marjon Nooter
15
WMO/ Sociaal domein* incl GGGD
Toke Tom en Rene Groen
Toke Tom
16
Culturele zaken
Monique Dirven
Nico Jansen
17
Utiliteitsbouw*
Afd. Portefeuillemanagement
Bas Stam
Inkoop 3.0 Gemeente Haarlemmermeer
Luyke Venema Alexander Arsath Ro’is
25
Facts and Figures Inkopen 2014 Inkoopvolume
€ 120 Miljoen
Aantal leveranciers
2400 Leveranciers
Aantal regionale leveranciers
960 Leveranciers (47%)
Cluster
Inkoopvolume 2013
Bijv. Productgroepen Fysiek Domein
•
Grond/ weg/ waterbouw
B&O
€ 65 Miljoen
•
infrastructurele projecten
P&P
€ 16 Miljoen
•
Utiliteitsbouw
Info+
€ 8,5 Miljoen
SDV
€ 15 Miljoen (+ € 40 Miljoen in 2015)
•
WMO/Sociaal Domein
Sociaal Domein
Hoe vertaalt zich dit voor de gemeente Haarlemmermeer in deelprojecten? 1.
Opstarten en institutionaliseren Productgroepeigenaren
2.
Vertalen politieke thema’s naar inkoopstrategie (Duurzaamheid, Social Return, MKB en ZZP)
3.
Ontwikkelen/Trainen van huidige inkoopcommunity en stakeholders van inkoop
4.
Inkoopmarketing (inspiratiebijeenkomsten)
5.
Doorontwikkeling afdeling I&A + verdere ontwikkeling Contractmanagement (incl. implementatie contractmanagementsysteem)
6.
Inrichten operationeel geautomatiseerd inkoopsysteem
7.
Ontwikkelen inkoop intelligence
8.
Samenhang/-werking met ontwikkeling Inkoop Sociaal Domein (samenhang subsidies en inkoop, (her)positionering I&A)
Observaties 2014
Terugkerende verbeterthema’s zijn: 1. Inkoop ‘opereert’ vaak star, strak vanuit de procedure (focus op rechtmatigheid, sterke controlerende functie) 2. De strategische adviesfunctie en denkkracht ontbreekt en/of nog niet ingezet 3. Laat I&A mij verrassen met de nieuwste ontwikkelingen in inkoopland (‘soms nog te bescheiden’) 4. Laat I&A mij de spiegel voorhouden met spendanalyses van wat ik inkoop 5. Noodzaak van goed ingericht en ondersteund contractmanagement
Waarom Inkoopprofessionalisering? 1. De gemeente kiest steeds meer om gemeentelijke taken uit te besteden. Het selecteren van de juiste partners en producten is hierbij cruciaal. 2. Het besef dat politieke/maatschappelijke en ambtelijke doelstellingen eerder gehaald kunnen worden door het inzetten van de inkoopfunctie.
3. Het besef dat een professionele inkoopfunctie de schakel is tussen de binnen- en buitenwereld en dus het visitekaartje is. 4. Inkoop bedraagt 40% van de gemeentelijke begroting. Het besef bij veel bestuurders en directies dat inkoop nog één van de weinige knoppen is waar aan gedraaid kan worden.
Wat houdt Inkoopprofessionalisering in? – inkoop op de kaart zetten (inspiratiesessies, innovatieve aanbestedingen)
– de inkoopvolwassenheid meten – kiezen voor een mantra (boek Gerco Rietveld ‘Businessgedreven inkoop’
– de inkopers en de stakeholders te trainen op moderne kennis en kunde – het ontwikkelen van inkoop ‘intelligence’ (data, feiten, metingen) – het gemak en de transparantie van inkopen te vergroten d.m.v. ‘een’ inkoop- en contractmanagement systeem
Wat hebben we het afgelopen jaar gedaan? Introduceren ‘Businessgedreven Inkoop’ 2-daagse training van Gerco Rietveld ihkv HLMR Inkoop Academy 1e Productgroepeigenaren bekend!! Productgroepeigenaren koppelen aan inkoopadviseurs (met name aandacht voor Info+, B&O, HRM) Op 29 oktober samen met Ondernemend Hoofddorp succesvolle bijdrage aan Ondernemerscongres (resulterend in verzoek wethouder Reinders om in 2015 3 opvolgbijeenkomsten te organiseren) Ontwikkelde langetermijnvisie (Stip op de horizon) met enthousiasme door Inkoopboard ontvangen; afdeling is bezig dit plan te concretiseren en eigen accenten aan te brengen!
Voorlopig hoogtepunt Management(thema)bijeenkomst i.h.k.v. Inkoop op 12 maart 2015 Stand van zaken (Productgroepeigenaren) Bekendmaking naamswijziging Presentatie Jurrien Brombacher (gem. Utrecht) 3 Parallelsessies: 1. BVP/Prestatieinkoop 2. Contractmanagement 3. Inkoop Sociaal Domein
Actuele stand van zaken Organisatie-eenheid Stafbureau Corporate Control Human Resource Management Klant Contact Centrum Sociaal Domein (Cluster MOZ per 01.01.2016) Beheer en Onderhoud Ingenieursbureau Info+ Facility Management
Productgroepeigenaar
De Staat van Inkoop Gemeente Schiedam
Raymond Lefel Alexander Arsath Ro’is
35
Visie op Inkoop 2018
• Het is een LT visie met de volgende onderdelen: 1. De inkoopdoelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau 2. Hoe een moderne vorm van inkoop (businessgedreven inkoop) de organisatie verder kan helpen 3. Het instellen van een Tenderboard 4. Welke rollen zijn nu en in de toekomst nodig? 5. De positionering van deze rollen in de organisatie 6. Inschatting van de benodigde inkoopformatie nu en in de toekomst
36
Context
• Het belang van inkoop staat niet meer ter discussie • Het maakt qua Inkoopvolwassenheid niet uit of een inkoop boven of onder de Europese drempels zit • Er komt geen afdeling Inkoop; er komt wel een sterke zelfopgeleide inkoopcommunity • Deze inkopers (nieuwe stijl) zullen binnen hun domein budgethouders helpen en stimuleren, maar ook confronteren met de risico’s die hun handelen met zich meebrengt en de verbindend rol met leveranciers invullen.
Inkoopcommunity gemeente Schiedam 2015-2016
38 Context
(2)
• De productgroepeigenaren zijn verantwoordelijk zijn voor delen van het inkoopvolume waardoor businessgedreven inkoop mogelijk wordt. • Businessgedreven inkoop – waarbij businessdoelstellingen prioriteit hebben boven functionele inkoopdoelstellingen – is een leidend thema voor de professionalisering van de inkoopfunctie. • Het inkoopbureau MVS draagt bij aan de grotere, complexe, aanbestedingstrajecten voor de 3 gemeenten en het maken van gezamenlijk inkoopbeleid. • Er komt een Tenderboard
39
Businessgedreven inkoop • • • • • • •
De behoefte komt vanuit de directie Er is een Tenderboard Er zijn productgroepen Er komen productgroepeigenaren Er komen multidisciplinaire inkoopteams Er worden inkoop strategieen ontwikkeld De belangrijkste daarvan worden gepresenteerd en getoetst aan de Tenderboard op rechtmatigheid en doelmatigheid
40Inkooporganisatie
2018
• Strategisch – Inkoopstrateeg/inkoopbeleidsmedewerker (0,60,8 FTE) – Productgroepeigenaren (10-15 mensen) • Tactisch – Professionele inkopers (3,5 FTE) – Inkoopcontroller (0,5 FTE) – Inkoopanalist (0,5 FTE) – Inkoopaanspreekpunten (14 mensen) • Operationeel – Contractbeheerders (1,5 FTE)
Lessen / adviezen 1. Denk goed na over hoe u de inkoopfunctie wilt gaan professionaliseren > welk mantra kiest u? 2. Kiest u voor een inkoopafdeling of een inkoopfunctie? 3. Stel een langetermijnvisie op (2018-2019) 4. Benader het project als een veranderkundige uitdaging 5. Benoem een interne projectleider cq. kwartiermaker (Den Haag) 6. Zorg ervoor dat het vooral leuk is!
Ambitie
Extern Het zijn van en gezien worden als top 3-dienstverlener in het bijdragen aan organisatie doelstellingen en het ontwikkelen en bemiddelen van (jonge) professionals en managers middels gespecialiseerde diensten op advies, interim, mobiliteit, opleidingen en W&S. Intern Het hebben van een persoonlijk en inspirerende werkomgeving, met continue focus op ontwikkeling, waarin prestaties gestimuleerd en resultaten gewaardeerd worden.
Kwaliteit Programma
Klant Tevredenheid Onderzoek (KTO) Communicatie Directie Kwaliteit Management Systeem (ISO) Kwaliteitsmanager
Kwaliteit product- en proceseigenaren Ontwikkelprogramma
