Programma Inkoop Innovatie Urgent Een ondernemender houding van de overheid

Ministerie van Economische Zaken

Plan van aanpak Programma Inkoop Innovatie Urgent Een ondernemender houding van de overheid

SAMEN INNOVATIEVE instrumentenkoﬀer OPLOSSINGEN BEDENKEN Inkoopvolume van Nederland is 57,5 miljard euro 8 boegbeeldthema’s

INNOVATIEMARKT.NL Slim inkopende overheid

20 innovatiegerichte inkoopproject Programma Inkoop Innovatie Urgent Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd 1

02-08-13 14:24

Min. EZ_A4_Plan van aanpak programma inkoop Innovatie urgent -hfst.5.indd 2

02-08-13 14:24

Inhoud

Management samenvatting plan van aanpak

5

1

7 7 7 8 9 9

2

3

Context 1.1 Beleidsdoelstellingen innovatiegericht inkopen 1.2 Rollen Rijk, regionale en locale overheden 1.3 Innovatie en innovatiegericht inkopen 1.4 Relatie andere beleidstrajecten: topsectoren, Green Deals en grondstoffennotitie 1.5 Relatie met duurzaam inkopen 1.6 Meerwaarde programma Inkoop Innovatie Urgent voor deelnemende overheden en bedrijven 1.7 Meerwaarde actieve sturing innovatiegericht inkopen

10 10

Doelstelling en specificatie van de resultaten 2.1 Doelstellingen 2.2 Middelen en resultaten 2.3 Resultaten innovatiegericht inkopen in 2013 2.3.1 Sponsoren, initiëren, versterken en ondersteunen van innovatiegerichte inkoop projecten 2.3.2 Ontwikkeling online instrumentenkoffer voor innovatiegericht inkopen 2.3.3 Onderzoeken en uitwerken monitoring en financiering 2.3.4 Tweede Kamerbrief innovatiegericht inkopen 2.3.5 Aansluiten op dossiers binnen de directie Ondernemerschap 2.3.6 Ontwikkelen kennis en resultaten via Europese projecten en trajecten 2.4 Communicatie

12 12 12 12 12 15 16 16 16 16 17

Organisatie 3.1 Regiegroep inkoop innovatie urgent 3.2 Team innovatiegericht inkopen

19 19 20

4 Planning

21

5

22 22 22 22 23 24 26 28 30 30 30 31

Bijlagen Bijlage 1: Organisatie Leden van de regiegroep Aanspreekpunten boegbeeldthema’s Leden team innovatiegericht inkopen Bijlage 2: Overzicht Knelpunten Bijlage 3: Projecten inkoop innovatie urgent (tabel) Bijlage 4: Projecten inkoop innovatie urgent (mindmap) Bijlage 5: Ondernemende overheid Verkenning, richtingen De ondernemende overheid, die innovaties uit de markt haalt Verbinden met markt en activeren bedrijfsleven

Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. | 3


02-08-13 14:24

4 | Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid.


02-08-13 14:24

Management samenvatting

Het totale inkoopvolume van de Nederlandse overheden, exclusief AWBZ-gelden, ligt op ongeveer 57,5 miljard euro (14,5 miljard rijksoverheid en 43 miljard regionale overheden). De ambitie is om een slim inkopende overheid te zijn, die innovaties stimuleert om haar vragen op te lossen. Brief Inkoop Innovatie Urgent De toenmalige minister van Economische Zaken, Van der Hoeven stuurde de brief aan de Tweede Kamer naar aanleiding van de motie Aptroot/Besselink (27 406 127). Daarin heeft ze de Tweede Kamer geïnformeerd over de aanpak van innovatiegericht inkopen, de indicator innovatiegericht inkopen en de 20 voorbeelden op dit gebied. Nieuwe aanpak Vanaf januari 2009 is gekozen voor een nieuwe aanpak, die alle instrumenten omvat voor het ontlokken van innovaties via inkoop. Daarbij is ook benadrukt dat innovatiegericht inkopen een vraaggericht instrument is, waarbij de wensen van de overheidsopdrachtgever leidend moeten zijn. In de Bedrijfslevenbrief van september 2011 heeft het kabinet zich uitgesproken om zich erop te richten 2,5% van het inkoopbudget à ca. 60 miljard euro te laten besteden aan innovatiegericht inkopen, ofwel 1,5 miljard euro. Dit zou in de praktijk een boost krijgen door een programma met concrete projecten te ontwikkelen. Medio 2012 is met de start van het programma Inkoop Innovatie Urgent (IIU) een stap gemaakt naar een betere verbinding tussen het bedrijfsleven en de inkoopkracht van de overheden. Samenwerkingsverbanden Door deze nieuwe aanpak wordt er bijvoorbeeld meer samengewerkt tussen SBIR en innovatiegericht inkopen, vooral op dat deel van de SBIR dat zich leent voor inkoop door de overheid (meestal de departementale SBIR). Bij innovatiegericht inkopen is de overheid de lead customer voor het inkopen van innovaties. Het doel is tweeledig: 1. Een effectievere en efficiëntere dienstverlening door inkoop van innovatieve producten en diensten (en dit heeft tot gevolg dat). 2. Het vergroten van de thuismarkt – en daarmee samenhangend – het exportpotentieel van bedrijven. Voorbeeldprojecten Het programma IIU wil ruim 20 innovatiegerichte inkoopprojecten realiseren op acht boegbeeldthema’s. Deze projecten dienen als voorbeeld voor andere overheden om beter om te gaan met innovatie in projecten. Met het uitvoeren van deze projecten krijgen de aanbestedende diensten meer voor minder geld en doen zij ervaringen op met innovatiegericht inkopen. Bijeenkomsten en instrumenten Er worden bijeenkomsten georganiseerd om ervaringen uit de projecten met andere overheden te delen en nieuwe instrumenten onder de aandacht te brengen. Deze instrumenten maken het (herhaald) inkopen van innovaties mogelijk en nemen hindernissen in het inkoopproces weg. Voor het programma zijn een website en een virtuele innovatiemarkt ontwikkeld. In 2013 wordt het platform verder uitgebouwd en gestroomlijnd voor marktontmoetingen en uitnodigingen voor bijeenkomsten. Daarnaast wordt de instrumentenkoffer verder ontwikkeld. Onderzocht wordt wat de overkoepelende site zal moeten worden voor de verschillende online platforms.



02-08-13 14:24

Regiegroep Voor de realisatie van dit programma is een regiegroep Inkoop Innovatie Urgent ingericht, met vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven en verschillende overheidsorganisaties, Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen. De directeur-generaal van Rijkswaterstaat, Jan Hendrik Dronkers is voorzitter van de regiegroep. Sponsor en ambassadeur De regiegroep is verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma IIU. Zij fungeren als sponsor en ambassadeur voor één of meerdere projecten uit de boegbeeldthema’s. Een sponsor monitort en ondersteunt het project, zorgt eventueel voor het verkrijgen van commitment bij andere overheden en marktpartijen en is het gezicht naar buiten bij formele communicatie. Een ambassadeur zorgt voor het gedachtegoed van innovatiegericht inkopen via bijvoorbeeld artikelen en presentaties. Trajecten Vanuit de EU zijn er in toenemende mate mogelijkheden om financiering te krijgen voor innovatiegericht inkopen, met inbegrip van precommercieel inkopen. PIANOo, Agentschap NL, Rijkswaterstaat en regionale overheden nemen deel aan deze trajecten. Zij fungeren ook als intermediair naar overheidsorganisaties voor nieuwe trajecten. Lopende trajecten worden zoveel mogelijk aangesloten op nationale initiatieven. Samenhang communicatiemiddelen Innovatiegericht inkopen kan nog veel meer bekendheid krijgen. In 2012 zijn een aantal initiatieven genomen voor het ontwikkelen van communicatiemiddelen. In 2013 zullen activiteiten worden ondernomen om deze middelen in samenhang in te zetten bij training, voorlichting en presentaties. Boost innovatiegericht inkopen Bij innovatiegericht inkopen ligt de nadruk tot nu to vooral op het stimuleren, makelen en schakelen. Dat heeft zijn beperkingen in de mogelijkheden van EZ om innovatiegericht inkopen te sturen en beïnvloeden. In 2013 heeft de minister van EZ aan de Tweede Kamer toegezegd te rapporteren over de voortgang van het programma Inkoop Innovatie Urgent (IIU). Tevens zal dan gerapporteerd worden over de mogelijkheden om innovatiegericht inkopen een boost te geven. Als bijlage zal een projectenboek aangeboden worden, met de mooiste voorbeelden op het gebied van Innovatiegericht Inkopen. Onderzocht zal worden hoe de sturingsmogelijkheden van EZ vergroot kunnen worden via • Het uitwerken van de instrumenten tot maximaal 6 voorkeursmodellen en contouren van een beleidskader, die ter invoering aan Rijks- en regionale overheid worden aangeboden. • Het onderzoeken van de mogelijkheid om via een sturingsmodel overheden te stimuleren om innovatiegericht in te kopen. Daarnaast zal een start gemaakt worden met het verkennen en implementeren van de rol van het bedrijfsleven als lead customer. Vanuit innovatiegericht inkopen ligt de focus op de rol van grote bedrijven als uitvoerder van grote trajecten. Vooral in de bouw zijn grote bedrijven verantwoordelijk voor ontwikkeling en beheer van complexe infrastructuurprojecten. Op het gebied van verlichting spelen bedrijven zoals Philips en Oxram een cruciale rol in vernieuwing van de keten.



02-08-13 14:24

Context

1.1 Beleidsdoelstellingen innovatiegericht inkopen De inkoopbudgetten zijn groot. Het totale inkoopvolume van Nederlandse overheden, exclusief AWBZ-gelden, ligt op ongeveer 57,5 miljard euro (14,5 miljard rijksoverheid, 43 miljard regionale overheden).1 Bij innovatiegericht inkopen is de overheid de lead customer voor het inkopen van innovaties. Initiëren en stimuleren Het kabinet richt zich erop dat de overheid 2,5% van het totale inkoopbudget besteedt aan innovatiegericht inkopen.2 De nadruk ligt tot nu toe op het initiëren en stimuleren van nieuwe innovatiegerichte inkooptrajecten en het stimuleren van het gebruik van inkoopinstrumenten, die het inkopen van innovatieve oplossingen mogelijk maken. Het programma IIU heeft hierin een aanjaag en voorbeeldfunctie. Door zich te richten op de landelijke, regionale overheid, overige non-profit organisaties en gezondheidszorginstellingen. Het initiatief voor het programma IIU komt van het ministerie van Economische Zaken (EZ) en past in de bredere doelstelling van het kabinet om in het kader van het bedrijfslevenbeleid innovatie te stimuleren. Dit wil het kabinet realiseren in nauwe samenwerking tussen overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen. Boost Naast initiëren en stimuleren zal in 2013 ook gezocht worden om gerichter te sturen op de mate waarin landelijke en regionale overheden innovatiegericht inkopen en zo innovatiegericht inkopen, via een sturingsmodel en – indien mogelijk - financiële instrumenten. Dit sluit ook aan op de vraag vanuit de Tweede Kamer om te innovatiegericht inkopen een ‘boost’ te geven. Voortgangsrapportage programma IIU De minister heeft in het begrotingsdebat met de Tweede Kamer toegezegd om nog dit jaar een start te maken met alle projecten van het programma IIU en hierover de Tweede Kamer te rapporteren. In september – rond Prinsjesdag – wordt een brief aan de Tweede Kamer gestuurd met een voortgangsrapportage over het programma en een voorstel voor verdere sturing door EZ via een sturingsmodel en financiële instrumenten. Als bijlage zal een projectenboek gemaakt worden.

1.2 Rollen Rijk, regionale en locale overheden EZ speelt op verschillende manieren een rol in de verhouding tussen markt en overheid, die mede bepalend is voor de samenwerking tussen deze partijen en de rol van aanbesteding daarin. Een belangrijk element hierin is de nieuwe aanbestedingswet die EZ heeft voorbereid. Als expertisecentrum aanbesteden stimuleert en ondersteunt PIANOo professionalisering van aanbestedende diensten. Op het snijvlak van inkoop en innovatie heeft EZ vooral een beleidsmatige rol. EZ is eerstverantwoordelijke voor innovatie. Innovatiegericht inkopen is één van de vraaggerichte innovatie-instrumenten (zie bijlage 4 met een totaaloverzicht van innovatie-instrumenten). Door deze combinatie van rollen is EZ in staat om een sleutelrol te vervullen in het stimuleren en ondersteunen van innovatiegericht inkopen. 1

2

Onderzoek van het Instituut voor Onderzoek van Overheidsuitgaven (IOO) naar het totale inkoopvolume van Nederlandse overheden (2009) Brief aan de Tweede Kamer, Naar de top; het bedrijfslevenbeleid in actie(s), 13/09/2011, dat zou neerkomen op een totaal van ongeveer 1,5 miljard euro.



02-08-13 14:24

Regiegroep Andere overheden, zeker omdat het inkoopvolume van EZ zelf relatief klein is, zijn primair aan zet om innovatiegericht inkopen invulling te geven. Daarom is voor de realisatie van het programma IIU een regiegroep ingericht, met vertegenwoordigers uit de verschillende overheidsorganisaties, zoals rijk, gemeenten en provincies en het bedrijfsleven (bijlage 1: leden regiegroep). Als één van de grotere overheidsinkopers van Nederland heeft Rijkswaterstaat (RWS) toegezegd een trekkersrol te willen vervullen. De directeur-generaal van RWS, Jan Hendrik Dronkers, is voorzitter van de regiegroep IIU. Innovatieve en duurzame oplossingen Het is een goed moment om overheden te laten samenwerken op het onderwerp innovatiegericht inkopen. Door slinkende budgetten zijn overheidsorganisaties op zoek naar innovatieve oplossingen die met hetzelfde of soms zelfs minder geld een effectievere en efficiëntere dienstverlening realiseren. Gezocht wordt naar duurzame oplossingen die vaak nog niet op grote schaal op de markt zijn. In veel rapportages, zoals het advies over duurzaam inkopen van VNO NCW3, wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het belang van innovatiegericht inkopen voor het verduurzamen van onze samenleving.

1.3 Innovatie en innovatiegericht inkopen Een innovatie is de succesvolle implementatie van een inventie. Dat is een uitvinding of een idee voor een nieuwe technologie, product of dienst. Als deze inventie in gebruik wordt genomen en waarde toevoegt, kan het een innovatie genoemd worden. In bijlage 4 wordt in meer detail ingegaan op de definitie van innovatie. Daarbij wordt ook een onderscheid gemaakt in radicale en incrementele innovatie, van invloed op het inkoopproces. Innovatiegericht inkopen is het doelgericht zoeken naar een innovatieve oplossing of het ruimte bieden aan marktpartijen om een innovatieve oplossing te ontwikkelen of aan te bieden. Daarbij staat het resultaat voorop, het realiseren van een innovatie. Innovatiegericht aanbesteden is niet hetzelfde als innovatief aanbesteden. Innovatief aanbesteden is het vernieuwen van het aanbestedingsproces. Denk bijvoorbeeld aan functioneel specificeren, het gebruik van EMVI criteria, risicomanagement, het regelen van intellectueel eigendom en life cycle costing. Innovatief aanbesteden is vaak ondersteunend aan innovatiegericht inkopen. De opdrachtgevende partij geeft via innovatiegericht inkopen innovatieve bedrijven een kans door: • het inkoopproces zo in te richten dat innovatieve bedrijven een kans krijgen (hoe?); • de keten van betrokken bedrijven te vergroten, met speciale aandacht voor MKB; • binnen haar organisatie implementatie van innovaties mogelijk te maken; In het programma IIU wordt aandacht besteed aan instrumenten op het gebied van innovatief inkopen. Daarnaast willen we het bedrijfsleven, veelal het innovatieve MKB uitdagen en stimuleren om een bijdrage te leveren aan de inkoopbehoefte van de overheid en zo hun marktkansen te vergroten. De doelstellingen van innovatiegericht inkopen door de overheid zijn: 1. Vanuit de vraagzijde (inkoper): maatschappelijke inkoopvragen oplossen en zo bijdragen aan een effectievere en efficiëntere overheid. 2. Vanuit de aanbodzijde (bedrijfsleven): het vergroten van de thuismarkt en daarmee vaak ook het exportpotentieel van bedrijven door ontwikkeling en toepassing van innovatieve producten en diensten. Het kan niet voldoende benadrukt worden! Voor de inkopende partij is innovatie geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om processen te verbeteren en betere, vaak duurzamere producten en diensten te krijgen tegen dezelfde kosten. 3

Advies Duurzaam Inkopen, 24/06/2011, VNO NCW, MKB Nederland, MVO Nederland.



02-08-13 14:24

1.4 Relatie andere beleidstrajecten: topsectoren, Green Deals en grondstofennotitie Aanbevelingen in andere trajecten Topsectorenagenda’s In de verschillende topsectorenagenda’s zijn aanbevelingen gedaan voor de overheid in haar rol als lead customer voor het inkopen van innovaties, zoals het opnamen van een streefpercentage van 2,5% van alle overheidsinkopen besteden aan innovatiegericht het inrichten van proeftuinen en pilots voor innovaties die later ingekocht kunnen worden, nieuwe businessmodellen alsmede de samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven stimuleren. Grondstoffennotitie Het kabinet heeft in de grondstoffennotitie toegezegd dat de overheid met haar eigen inkoopbeleid en bedrijfsvoering efficiënt, duurzaam en innovatief (her)gebruik van grondstoffen stimuleert, onder meer door bij de aanbestedingspraktijk van onder meer grote bouwprojecten - naast het energieverbruik - ook verduurzaming en beperking van het grondstoffengebruik een rol te laten spelen en in de eigen bedrijfs-voering van het Rijk aandacht te schenken aan het terugwinnen van strategische grondstoffen door ketenafspraken over productontwerp, het beter benutten van afvalstromen, het afnemen van diensten in plaats van producten en het terugwinnen van fosfaat uit afvalwater.

1.5 Relatie met duurzaam inkopen Met de verplichting voor overheden om in 2010 10% duurzaam in te kopen is dit onderwerp stevig verankerd in alle geledingen van de inkoop. Het programma duurzaam inkopen bestaat inmiddels niet meer als aparte programmadirectie. Gekozen is voor een nieuwe aanpak duurzaam inkopen met veel aandacht voor maatwerk, aansluiting bij eigen strategische duurzaamheidsdoelstellingen en samenwerking met het bedrijfsleven. De nieuwe aanpak duurzaam inkopen heeft veel raakvlakken met innovatiegericht inkopen. Omgekeerd is duurzaamheid een belangrijk aanjager voor het inkopen van innovaties door de overheid. In 2013 wordt verkend hoe in de nieuwe situatie de samenwerking vorm kan krijgen, ook in de communicatie. In overleg tussen VNO-NCW, MKB Nederland, I&M, EZ en de voorzitter van de regiegroep zijn in 2012 een aantal projecten gestart, zoals afvalloze overheid en duurzame weg. Dit heeft geleid tot inkoop van duurzame innovaties en het ontwikkelen van enkele aanbestedingsinstrumenten ondergebracht in het programma IIU.



02-08-13 14:24

1.6 Meerwaarde programma Inkoop Innovatie Urgent voor deelnemende overheden en bedrijven Het programma IIU is bedoeld voor overheidsopdrachtgevers die: • Een concrete vraag/probleem hebben waar een vernieuwende oplossing voor nodig is. • Een toekomstig vraag/probleem hebben waar bestaande oplossingen geen antwoord op hebben. • Continu behoefte hebben aan betere werkprocessen en producten, zonder dat er een specifieke vraag ligt. De meerwaarde van deelname aan de boegbeeldthema’s binnen het programma IIU voor overheidspartijen is: 1. Morele en politieke steun: • Politieke aandacht en ondersteuning voor het inkopen van innovatieve oplossingen voor eigen vraagstukken. • Bevestiging en waardering voor deze koplopers. 2. Ondersteuning • Eenvoudig contacten leggen met de verschillende bedrijven en kennisinstellingen in de topsectoren. • Ondersteuning bij een aanpak, die aan waarde wint gedurende het traject. • Beter inzicht in zowel de eigen situatie als van de andere (markt)partijen. • Dialoog met marktpartijen en kennisinstellingen. • Ondersteuning bij het organiseren van communicatie. 3. Kennis en kunde • Vergroten van de kennis en kunde van het innovatiegericht inkopen proces en het toepassen van bijbehorende instrumenten. • Vragen over het project in de innovatiemarkt duurzame innovaties - Aanbestedingsexpertise via PIANOo, EZ en Agentschap NL - Aansluiting op relevante Europese trajecten in huidig framework en horizon 20204 4. Uitstraling • Ontmoeting van gelijkgestemde overheden, waarmee afgestemd en eventueel samengewerkt kan worden. • Communicatie over het project op bijeenkomsten en op de websites. De meerwaarde van dit programma voor het bedrijfsleven is: • Beter en eerder inzicht in de behoeftes/vragen van de overheid. • Mogelijkheid om de denkrichting van de aanbestedende overheden te beïnvloeden op basis van de ingebrachte expertise. • Versterking van het wederzijdse commitment om tot realisering van projecten te komen. • Aansluiting op Europese trajecten in huidig framework en horizon 20/20. • Het matchen van ontwikkelingen van marktpartijen met concrete ideeën en plannen van de overheid in bijvoorbeeld marktontmoetingen. Daaruit kunnen concrete aanbestedingen volgen, die uiteraard de Europese regels volgen.

4

Horizon 2020 is het nieuwe geïntegreerde programma van de eu dat alle europese research en innovatiefondsen omvat.



02-08-13 14:24

1.7 Meerwaarde actieve sturing innovatiegericht inkopen Financiële instrumenten Uit de inventarisatie van Berenschot blijkt dat er op dit moment geen financiële instrumenten zijn om innovatiegericht inkopen bij de overheid te stimuleren. In de praktijk zien we echter dat de baten van het inkopen van innovatieve oplossingen niet altijd bij de eerste inkoper neerslaan en dat dit soort trajecten hogere transactiekosten met zich mee brengen. Uit een eerste inventarisatie van transactiekosten van een innovatiegericht inkoopproces blijkt dat de kosten soms twee maal zo hoog zijn en dat het proces zelf een veel langere doorlooptijd heeft. Met financiële instrumenten kan EZ deze belemmering wegnemen en krijgt ook veel meer inzicht in de trajecten die lopen. Uitgangspunt is dat overheden zelf ook een belangrijke investering doen. Onderzocht zal worden of het mogelijk is om dit te realiseren in de huidige tijd van bezuinigingen. Zelfsturingsmodel Met een zelfsturingsmodel zullen overheden actief en op een positieve manier gestimuleerd worden om innovatieve oplossingen in te kopen. Dat geeft vanuit EZ meer beinvloedingsmogelijkheden dan uitsluitend makelen en schakelen. Dit model is in ontwikkeling en zal gekoppeld worden aan de instrumentenkoffer.



02-08-13 14:24

2. Doelstelling en specificatie van de resultaten

2.1 Doelstellingen Programma Inkoop Innovatie Urgent Om innovatiegericht inkopen te bevorderen heeft het programma IIU de volgende doelstellingen: Het ontsluiten en verder ontwikkelen van het gedachtegoed achter innovatiegericht inkopen: • Het stimuleren, ondersteunen en realiseren van projecten als voorbeeld om andere overheden bewust te maken van kansen en mogelijkheden van innovatie in projecten en aanbestedingen. • Het ontsluiten en verder ontwikkelen van het gedachtegoed en instrumenten voor innovatiegericht inkopen. De nadruk bij dit programma ligt op het makelen en schakelen vanuit de vraagkant en sturingsmodel. Monitoring en financiering Om innovatiegericht inkopen te bevorderen, hebben monitoring en financieringsinstrumenten de volgende doelstellingen: • Meer overheden bereiken en meer voorbeelden van innovatiegericht inkopen naar boven halen. • Actiever sturen op innovatiegericht inkopen door de overheid.

2.2 Middelen en resultaten Om de doelstellingen te realiseren zetten we de volgende middelen in: 1. Sponsoren: initiëren, versterken en ondersteunen van innovatiegerichte inkoop projecten binnen de boegbeeldthema”s. 2. Netwerken: het verbinden van overheden onderling en van overheden met marktpartijen. 3. Instrumenten: het delen en ontwikkelen van instrumenten ter ondersteuning van het innovatiegericht inkopen proces. 4. Instrumenten: het wegnemen van belemmeringen in het innovatiegerichte inkoopproces. 5. Actief deelnemen: aansluiten bij nationale initiatieven 6. Actief deelnemen: aansluiten bij Europese projecten en trajecten voor het verkrijgen van financiering, het opdoen van ervaring en om invloed uit te oefenen. 7. Communicatie: informeren, betrokkenheid en matchen 8. Benchmarking en financiering: monitoring en financiering

2.3 Resultaten innovatiegericht inkopen in 2013 2.3.1

Sponsoren, initiëren, versterken en ondersteunen van innovatiegerichte inkoop projecten

De volgende acht boegbeeldthema’s zijn geformuleerd: • Duurzame mobiliteit, energie en smart grids • Dynamisch verkeersmanagement • Facilitair management en interieur gebouwen • Gebouwde omgeving, gevels en daken • Gezondheidszorg • Grondstoffenschaarste • Management van watersystemen • Veiligheid



02-08-13 14:24

Binnen deze thema’s zijn ruim 20 projecten geselecteerd, die zich richten op minimaal één van de fases in het inkoopproces: • haalbaarheid • ontwikkeling • prototype In bijlage 5 is een overzicht opgenomen van de geselecteerde projecten binnen de boegbeeldthema’s en de fase waarin deze projecten zich bevinden. Deze projecten hebben allemaal een sponsor gekregen. Het doel is om voor de zomer alle projecten van start te laten gaan dan wel – als ze al van start zijn gegaan- een fase te laten doorlopen. In de vergadering van de regiegroep Inkoop Innovatie Urgent van juni 2013 is gerapporteerd over de voortgang van de projecten. Deze rapportage zal ook een plek krijgen in de Tweede Kamerbrief.

“Het verbinden van overheden onderling en van overheden met marktpartijen.” Ontmoetingen markt, overheid en kennisinfrastructuur In onderstaande tabel staan de activiteiten voor 2013 en 2014. Geplande bijeenkomsten

Bijeenkomst

Organisatie

Datum

Marktontmoeting openbare verlichting in Eindhoven

Gemeente Eindhoven met team IIU

2 oktober 2013

Expertmeeting precompetitief inkopen in Den Haag

Rijkswaterstaat met team IIU

Juni 2013

Regionale bijeenkomst innovatiegericht inkopen in combinatie met marktontmoeting openbare verlichting/gebouwde omgeving in Eindhoven

Gemeente Eindhoven en de regio Noord Brabant en Limburg met team IIU

Oktober 2013

Workshop bouwlogistiek in Rotterdam

Gemeente Rotterdam met team IIU

Oktober 2013

Regionale bijeenkomst innovatiegericht inkopen en marktontmoeting Zorg en Biobased Economy in Enschede

Gemeente Enschede met team IIU

November 2013

Innovatie-estafette in Amsterdam

Team IIU, met EZ en Rijkswaterstaat

November 2013

Workshop instrumenten innovatiegericht inkopen in Den Haag

Team IIU in samenwerking met de rijksacademie

December 2013

Workshops innovatiegericht inkopen met verschillende thema’s in Den Haag

Team IIU, in samenwerking met BZK en de rijksacademie

2013

Pro-LITE

Oktober 2013

Workshop transport

TRANSFORM

November 2013

High Level workshop

UK en Nederland

Eerste kwartaal 2013

Nationaal

Internationaal Expertmeeting verlichting in Den Haag

Nog te plannen bijeenkomsten (optioneel) Mogelijk bezoek aan Brussel met een vertegenwoordiging uit de regiegroep, met als doel • Kennismaken met het oog op horizon 2020, eu programma dat in 2014 van start gaat, ook met calls innovatiegericht inkopen (Precommercial procurement en Public innovation Procurement) • Voorbereiding op de te organiseren high level workshop in het eerste kwartaal 2013

Landelijke (netwerk) bijeenkomsten overheid IIU organiseert naast een evenement met landelijke uitstraling de volgende activiteiten: • Themagerichte bijeenkomsten in Den Haag • Bijeenkomst innovatiegericht inkopen rijksacademie in januari 2013 • 2 workshops innovatiegericht inkopen tijdens PIANOo congres op 6 juni in Den Bosch • Levert een bijdrage over innovaties inkopen tijdens de innovatie-estafette op 12 november 2013 Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. | 13


02-08-13 14:24

Regionale (netwerk) bijeenkomsten overheid Daarnaast organiseert IIU evenementen die zich richten op een regio. In 2013 zullen de volgende regionale bijeenkomsten worden georganiseerd: • Regio Eindhoven en Limburg, met als onderwerpen energie in publieke gebouwen en openbare verlichting. Belangrijke samenwerkingspartners zijn gemeente Eindhoven, provincie Noord Brabant en Limburg. Planning: eerste helft 2013. • Regio Zeeland/Zuid Holland, met als onderwerp de gebouwde omgeving. Planning tweede helft 2013. • Regio Twente, met als onderwerp gezondheidszorg. Planning tweede helft 2013. Bij de uitnodiging voor deze evenementen zal gebruik gemaakt worden van de applicatie www.innovatiemarkt.nl.

Innovatiemarkt: hét online platform dat innovatievraag en –aanbod samenbrengt De innovatiemarkt duurzame innovaties heeft als doel aanbieders, (MKB) bedrijven, en potentiële overheidsklanten voor duurzame innovatie bij elkaar te brengen. Overheden kunnen aangeven waar ze op korte of lange termijn naar zoeken. Bedrijven kunnen etaleren wat ze kunnen leveren. De applicatie is inmiddels operationeel. In 2013 zal het gebruik van de door overheden en bedrijven en kennisinstellingen verder gestimuleerd worden. Figuur 1: Innovatiemarkt

www.innovatiemarkt.nl



02-08-13 14:24

Aandachtspunten voor het online platform in 2013 zijn: • Het zoveel mogelijk aanpassen van het platfomr aan de richtlijnen van de overheid. Daarbij zal gekozen worden voor een pragmatische aanpak. • Het promoten van de Innovatiemarkt en het vooral aantrekken van vragende partijen - via de nieuwsbrief innovatiegericht inkopen - via een gerichte mailing - een prijsvraag voor kinderen half juni 2013 • Het inzetten van de innovatiemarkt voor marktontmoetingen en bijeenkomsten. 2.3.2 Ontwikkeling online instrumentenkoffer voor innovatiegericht inkopen Ontwikkeling online instrumentenkoffer Met de instrumentenkoffer wil EZ een online platform ontwikkelen die overheden in staat stelt om haar inkoopproces zo in te richten dat het ontwikkelen en toepassen van innovatieve oplossingen mogelijk worden. Dat gebeurt door het aanbieden van concrete instrumenten. In 2013 wordt een on line platform, de instrumentenkoffer met 10 instrumenten die voor IIU een nieuwe pijler is om onze boodschap uit te dragen. Gestreefd wordt naar het in gebruik nemen van dit platform in juni 2013. In onderstaande tabel is een overzicht van deze instrumenten gegeven. Figuur 2: Doelgroepen programma Inkoop innovatie Urgent

De instrumenten zijn te verdelen in: 1. strategische verkenning en ontwikkeling 2. voorbereiding van een innovatiegerichte inkoop via bijvoorbeeld marktparticpatie 3. doorlopen van de aanbesteding om innovatiegericht in te kopen met de concurrentie gerichte dialoog, het innovatiegerichte bestek. 4. instrumenten tijdens de uitvoering. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. | 15


02-08-13 14:24

Daarnaast zijn er rekeninstrumenten, die gedurende het innovatiegerichte inkoopproces worden gebruikt, zoals life cycle costing en risicomanagement. Ieder instrument bestaat uit een korte beschrijving van het instrument, formats, tips en trucs en een concrete casus, bij voorkeur ook uit het programma inkoop innovatie urgent. In het systeem worden structuren ontwikkeld, die gebruikers in staat stellen om snel hun informatiebehoefte te vervullen. In ieder geval zullen ook 5 tot 6 voorkeurspaden binnen het totale innovatiegerichte inkoopproces ontwikkeld worden, die zullen corresponderen met de te ontwikkelen sturingsmodel. 2.3.3 Onderzoeken en uitwerken monitoring en financiering Meting innovatiegericht inkopen In maart 2013 werd het onderzoek innovatiegericht inkopen afgerond, waarmee onder meer de indicator innovatiegericht inkopen werd gemeten. Geëvalueerd zal worden hoe het onderzoek geoptimaliseerd kan worden en aangesloten kan worden op de te ontwikkelen sturingsmodel. Over de resultaten van het onderzoek wordt gerapporteerd in de Tweede Kamerbrief van september 2013. Rapportage voortgang programma inkoop innovatie urgent Er wordt een rapportage over de voortgang van de projecten in het programma Inkoop Innovatie Urgent ontwikkeld voor de komende vergadering van de regiegroep Inkoop Innovatie Urgent (13 juni 2013). Ontwikkelen sturingsmodel innovatiegericht inkopen Afgesproken wordt om een sturingsmodel innovatiegericht te ontwikkelen, waarbij uitgegaan wordt van de (combinatie van) instrumenten in het inkoopproces, gericht op het inkopen en laten ontwikkelen van innovaties. Ontwikkeling financiële instrumenten Berenschot heeft een eerste verkenning gedaan naar de aanwezigheid en het nut van financiële instrumenten om het inkopen van innovatieve oplossingen te stimuleren. Daaruit blijkt dat dergelijke instrumenten nauwelijks bestaan en wel een stimulerende werking kunnen hebben op innovatiegericht inkopen. Onderzocht wordt op welke manier dergelijke instrumenten een boost kunnen geven aan innovatiegericht inkopen en in welke vorm dit haalbaar is. 2.3.4 Tweede Kamerbrief innovatiegericht inkopen In september wordt aan de Tweede Kamer gerapporteerd over de voortgang van innovatiegericht inkopen. Tevens zal een voorstel gedaan worden voor het geven van een ‘boost’ aan innovatiegericht inkopen via sturingsmodel en financiële instrumenten. Zoals uit eerdere deelresultaten blijkt, wordt gestreefd naar het afronden van de elementen voor de Tweede Kamerbrief in juni 2013. 2.3.5 Aansluiten op dossiers binnen de directie Ondernemerschap Het MT van de directie Ondernemerschap heeft aangegeven de aansluiting tussen de verschillende dossiers van de directie te willen ontwikkelen. Die aansluiting ligt met name in het benutten van het bedrijfsleven als lead customer. Binnen innovatiegericht inkopen ligt in ieder geval al het plan om bedrijven als hoofdaannemer van opdracht in de bouw en verlichting uit te werken. Dat zal uitgevoerd worden in de context van het internationale project TRANSFORM en in het project duurzaam bouwen. 2.3.6 Ontwikkelen kennis en resultaten via Europese projecten en trajecten In Europa is aanbesteden en innovatie een speerpunt. AgentschapNL en PIANOo leveren een bijdrage 16 | Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid.


02-08-13 14:24

aan de volgende Europese projecten op het gebied van precommercieel aanbesteden (PCP) en aanbesteden van innovaties (PPI)Europese projecten: • PCP CHARM, ook opgenomen in inkoop innovatie urgent • SILVER, ook opgenomen in inkoop innovatie urgent • TRANSFORM • Pro-Lite • Ontwikkeling Europees netwerk Daarnaast nemen gemeenten, zoals Rotterdam en Eindhoven deel aan Europese projecten waar inkoop en innovatie samenkomen. De volgende resultaten worden in 2013 opgeleverd in Europese projecten: • ontwikkeling Europees platform • State of the Art Reports openbare verlichting en transport • Europese award lead customer • 2 nieuwsbrieven • 2 precommerciele trajecten waarbij bedrijven gevraagd worden om met voorstellen te komen om respectievelijk een verkeerscentrale (CHARM) en oplossingen voor meer zorg met minder handen te ontwikkelen (Silver) Door actieve deelname krijgen we: • financiering voor inkooptrajecten van de overheid • kennis en ervaring. Dat is belangrijk voor ontwikkeling van onze eigen instrumenten. Denk aan de rol van bouwbedrijven als hoofdaannemer in grote projecten als onderwerp in de workshop TRANSFORM, verzorgd door de gemeente Rotterdam en PIANOo. • Kennis en ervaringen over de ‘state of the art’ op voor ons cruciale onderwerpen, zoals transport en verlichting. • een goed netwerk, dat ons in staat stelt - overheden te attenderen op internationale precommerciële en commerciële inkooptrajecten. - het Nederlandse bedrijfsleven optimaal te informeren over deelname aan de internationale uitvragen in europese projecten. Daarnaast zijn EZ en Agentschap NL betrokken bij het vormgeven van innovatiegericht inkopen in Horizon 2020. Op deze wijze kunnen we onze Nederlandse kennis en ervaring inbrengen en invloed uitoefenen op de wijze hoe deze instrumenten in Europees verband worden ingezet. Gestreefd wordt naar een goede plek voor innovatiegericht inkopen in de nieuwe operationele programma’s voor de europese structuurfondsen. Daarmee bereiken we een grotere doelgroep binnen de overheid en financiering van projecten.

2.4 Communicatie Voor het slagen van het programma “IIU” is communicatie uitermate belangrijk. Met de communicatie willen we de volgende resultaten bereiken: • Bekendheid met het gedachtegoed innovatiegericht inkopen bij projectleiders, inkopers, managers en bestuurders van de overheid. • Bekendheid en management van verwachtingen bij brancheorganisaties, bedrijven en het ministerie van EZ. • Meer kennis over wat innovatiegericht is en hoe het proces ingericht kan worden • Verbinden van de netwerken binnen de overheid. • Verbinden van vraag en aanbod Er wordt een strategie ontwikkeld om de verschillende communicatiemiddelen goed te verbinden en de doelgroep optimaal te bedienen.



02-08-13 14:24

Doelgroepen Inkoop innovatie urgent, de overheid als lead customer heeft de volgende doelgroepen: • Overheidsorganisaties, zowel nationaal als regionaal. Politici, beleidsmakers, projectmanagers en inkopers • Bedrijven, die ook een rol als lead customer spelen • Brancheorganisaties, topsectoren • Binnen EZ: - Specialisten agentschapNL - Minister - Topsectoren • Pers, FD vakbladen Communicatiemiddelen Per doelstelling kunnen de volgende communicatiemiddelen worden ingezet: Gedachtegoed innovatiegericht inkopen verspreiden • Folder innovatiegericht inkopen • Animatie en presentatie innovatiegericht inkopen • Via de instrumentenkoffer • Regionale bijeenkomsten • Website en applicaties • Artikelen in vakbladen • Twitter, Linkedin en Facebook • Projectenboek Overheden stimuleren • PIANOo-desk innovatiegericht inkopen • Netwerken in programma inkoop innovatie urgent: onderlinge afspraken en netwerkbijeenkomsten • Trainingen rijksacademie • Bijeenkomsten op maat Vraag en aanbod bij elkaar brengen • Innovatiemarkt • Marktontmoetingen Ontwikkeling materiaal, ook voor de website In 2013 is de folder ‘Hoe krijgen innovaties een kans ...’ ontwikkeld. Daarnaast wordt een verbindende animatie ontwikkeld, waar ook de leden van de regiegroep een bijdrage aan zullen leveren. Artikelen Periodiek zullen korte artikelen geschreven worden over een project of instrument, die in sectorbladen en inkooptijdschriften worden gepubliceerd. In 2013 is een bijdrage voorzien aan het periodiek van NEVI zorg. De artikelen richten zich op het verspreiden van het gedachtegoed, bewustwording en het positieve attitude ten aan zien van het thema innovatiegericht inkopen.



02-08-13 14:24

3. Organisatie

Figuur 3: In onderstaand schema is de organisatie van het programma IIU weergegeven.

3.1 Regiegroep inkoop innovatie urgent Rol en taken regiegroep 1. De regiegroep is verantwoordelijk voor het programma IIU. Daarbij gaat het om de volgende zaken: De regie voeren op de projecten binnen de boegbeeldthema’s • Sponsor zijn van één tot maximaal drie innovatiegerichte projecten in de boegbeeldthema’s. Sponsor zijn houdt in: - enkele malen per jaar een gesprek voeren met de projectleider/het aanspreekpunt - het ondersteunen van het halen van de mijlpalen in het project - het zo nodig zorgen voor draagvlak van het project bij ander overheden en bedrijven door te bemiddelen op bestuurlijk of topambtelijk niveau. - het zo nodig fungeren als gezicht naar buiten van het project, bijvoorbeeld bij formele communicatie. - verwachte inspanning ongeveer 2 uur per maand gemiddeld per project • Voortgang monitoren via een jaarlijks uit te brengen rapportage. Jaarlijks zal ook opnieuw bekeken worden welke projecten afvallen dan wel toegevoegd kunnen worden. 2. Innovatiegericht inkopen op de kaart zetten bij de overheid: • stimuleren van het gedachtegoed van innovatiegericht inkopen in het eigen netwerk. De thematische projecten kunnen als voorbeeld dienen en een kennisbasis gaan vormen voor verdere toepassing en uitwerking in overheidsorganisaties. • laten organiseren van één overkoepelende bijeenkomst per jaar. • laten ontwikkelen van instrumenten voor innovatiegericht inkopen, zoals life cycle costing, risicomanagement. Samen innovatieve oplossingen bedenken. Een slim inkopende overheid. | 19


02-08-13 14:24

De regiegroep wordt ondersteund door het projectteam IIU. De aanspreekpunten/projectleiders van de boegbeeldprojecten komen uit verschillende overheidsorganisaties en zijn verantwoordelijk voor het initiëren en de voortgang van projecten binnen deze programma’s. Deze projecten zijn opgenomen in bijlage 1.

3.2 Team innovatiegericht inkopen Innovatiegericht inkopen valt onder de directie Ondernemerschap, met als verantwoordelijk MT-lid Paul Thewissen. Het team innovatiegericht inkopen bestaat uit: • Paul Thewissen, verantwoordelijk vanuit managementteam Ondernemerschap • Marieke van Putten, ministerie van Economische Zaken, projectleider inkoop innovatie urgent • Lisa van de Voort, ministerie van Economische Zaken, plaatsvervangend projectleider • Carla Dekker, Agentschap NL, Zorg en SBIR • Maggie Foss, ministerie van Economische Zaken, communicatie, innovatiemarkt, website IIU, social media • Anita Nout, Agentschap NL, duurzame energie en duurzaam bouwen • Ruben Prins, Agentschap NL, CHARM, instrumentenkoffer • Take Padding, verbinding tussen duurzaam en innovatiegericht inkopen De meeste medewerkers werken een deel van hun tijd voor het project.

Figuur 4: Doelgroepen programma Inkoop innovatie Urgent



02-08-13 14:24

4. Planning In onderstaande tabel zijn de mijlpalen van het project opgenomen.

Onderdeel

Planning

Programma inkoop innovatie urgent Verbinden ambassadeurs en projectleiders

januari en februari 2013

Rapporteren stand van zaken

mei 2013

Eerste projectresultaten

eind 2012 - begin 2015

Case studies

eind 2012 - begin 2015

Initiatie nieuwe projecten

continue

Instrumentenkoffer Eerste instrumenten

januari/februari 2013

Instrumentenkoffer gereed

najaar 2013

Vullen instrumentenkoffer

2013

Tweede Kamerbrief, met inbegrip van onderzoek financiële instrumenten en sturingsmodel Inventarisatie financiële instrumenten

eind september 2013

Uitwerken sturingsmodel vanuit instrumentenkoffer

eind september 2013

Ontwikkelen Tweede Kamerbrief

eind september 2013

Marktontmoetingen Openbare verlichting

2 oktober 2013

Zorg

oktober 2013

Duurzame Bouw

najaar 2013

Matchmaking Urban Space

14 februari 2013

Innovatiemarkt duurzame innovaties Uitbouw en promotie

2013

Bijeenkomsten Twente

eind 2013

Zuid Holland en Zeeland

tweede helft 2013

Eindhoven

2 oktober 2013

Landelijk evenement

september 2013

Communicatie Communicatiestrategie 2013

augustus 2013

Folder innovatiegericht inkopen

maart 2013

Animatie en projectenboek

eind september 2013

Nieuwsbrief innovatiegericht inkopen

eind september 2013

Bijeenkomsten regiegroep 4e bijeenkomst regiegroep

november 2013



02-08-13 14:24

5. Bijlagen

Bijlage 1: Organisatie

Regiegroep

Naam

Organisatie &/ functie

Jan Hendrik Dronkers (voorzitter)

I&M, DG RWS

Pieter Cloo

Veiligheid en Justitie

Peter Bongaerts

Directeur Beleid FME-CWM

Siep Eilander

BZK, directeur Faciliteiten Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk

Caroline Gehrels

wethouder in Amsterdam

Rob de Jong

Ministerie van defensie, directeur Beleid bij Defensie Materieel Organisatie (DMO)

Marijke van Hees

wethouder Enschede

Huub Hieltjes

Bestuurslid Unie van Waterschappen

Marjan Hammersma

Ministerie van OC&W, DG Cultuur en Media

Ruud Koornstra

duurzame ondernemer

Paul van der Kroon

Liaison RWS

Bertholt Leeftink

EZ, DG Bedrijfsleven en Innovatie

Monique List

wethouder Eindhoven

Amandus H. Lundqvist

boegbeeld voor de topsector HTSM

Koen de Snoo

I&M, Directeur Leefbaarheid

Wouter Stolwijk EZ,

directeur PIANOo

Annemieke Traag

D66 gedeputeerde bij de provincie Gelderland

Marieke van Putten

projectleider

Aanspreekpunten boegbeeldthema’s

Boegbeeldthema

Aanspreekpunt

Duurzame mobiliteit, energie en smart grid

Frans van Beek, BZK

Dynamisch Verkeersmanagement

Frans op de Beek, RWS

Facilitair Management en interieur gebouwen

Ab Tetteroo, BZK

Gebouwde omgeving, gevels en daken

Richard Ruijtenbeek, gemeente Rotterdam

Gezondheidszorg

Jantsje op de Hoek, kennispark Twente

Grondstoffenschaarste

Arnoud Passenier, IenM Joan Prummel BZK

Management van watersystemen

Sjaak de Wit, Rijkswaterstaat

Veiligheid

Heleen den Brabander, EZ



02-08-13 14:24

Team innovatiegericht inkopen

Activiteiten

Aanspreekpunt

Algemeen Projectleiding en algemene zaken

Marieke van Putten en als vervanger Lisa Van de Voort

Meting en sturingsmodel

Lisa Van de Voort en Marieke van Putten

Sturingsmodel

Lisa Van de Voort en Marieke van Putten

Boegbeeldthema´s Duurzame mobiliteit, energie en smart grid

Anita Nout

Dynamisch Verkeersmanagement

Marieke van Putten

Facilitair Management en interieur gebouwen

Marieke van Putten

Gebouwde omgeving, gevels en daken

Marieke van Putten en Anita Nout

Gezondheidszorg

Carla Dekker

Circulaire economie/grondstoffenschaarste

Take Padding en Kim Kalleveen


Marieke van Putten

Veiligheid

Ruben Prins

Overige activiteiten Communicatie

Maggie Foss en Annette Gravendeel

Verkenning lead customership bedrijven

Kim Kalleveen, Saskia de Smit en Marieke van Putten



02-08-13 14:24

Bijlage 2: Overzicht knelpunten Hieronder een overzicht van knelpunten, gebaseerd op ervaring van het projectteam IIU en opgesplitst naar perspectief vanuit bedrijven en vanuit overheden. Vanuit gezichtspunt bedrijven: a. Interne organisatie: • Grote bedrijven zijn vaak risicomijdend, mede door gebrek aan afstemming tussen beleid en inkoop. • Grote bedrijven zijn nu meestal geen lead customer van juiste toeleveranciers, dit kan beter. • Kleine bedrijven met weinig ervaring met inkoopproces van overheden hebben moeite om adequaat in te spelen op de behoefte/vraag. b. Externe oriëntatie: • De samenwerking in de keten en met name tussen (kleine) bedrijven kan beter. • Bedrijven kunnen hun roadmaps niet goed richten door onvoldoende inkoopstrategie en richting vanuit de overheid. Ook in dit stadium kunnen standaards al een rol spelen of het in het vooruitzicht stellen van aanbestedingen met vragen die de markt prikkelen (forward commitment procurement). Daarbij gaat het om vroegtijdige marktparticipatietrajecten, zoals de participatie van bedrijven in Point-One/HTAS in het traject van RWS op het gebied van dynamisch verkeersmanagement. • Niet in staat zijn om goede alternatieven te ontwikkelen voor vragen van de overheid. Er is sprake van marktfalen; omdat de overheid de markt onvoldoende prikkelt door versnippering van de vraag, door vragen naar ‘de bekende weg’ of bekende partijen, of door onkunde om de juiste vraag te stellen en juiste randvoorwaarden. Ook is er onvoldoende alertheid van de inkopende partij om innovatieve oplossingen uit te vragen. Hier kan SBIR een rol spelen, het in het vooruitzicht stellen van grotere opdrachten en het ontwikkelen van normen en standaards. Denk aan de sensortechnologie die ontwikkeld wordt in het kader van de dijkbewaking. • Het ontbreken van proeftuinen in de fase waarin prototype gereed is, bijvoorbeeld een proef met een nieuwe toepassing die de luchtkwaliteit in tunnels verbetert; het kost te veel tijd en moeite om producten geaccepteerd te krijgen. • De innovatie haalt niet de eerste inkoop, maar legt het af tegen staande oplossingen, past niet in de reikwijdte van de opdracht. Hangt ook samen met risicomijdend gedrag van overheden en bedrijven, bij grote opdrachten de hoofdaannemer. • De fase van opschaling, veel producten en diensten bereiken nooit de fase van geaccepteerde oplossing, bijvoorbeeld een nieuwe, energiezuinige HR ketel, die opgeschaald wordt in een renovatie van 1000 woningen. Zonder opschaling heeft een eerste inkoop weinig nut en veel energie vanuit bedrijfsleven en overheid wordt teniet gedaan. Voor opschaling is vaak ook aanpassen van normen en standaards nodig. Vanuit gezichtspunt overheden: a. Interne organisatie: • Inkoopstrategie: onvoldoende strategie die zich op de lange termijn richt, waar sta je over 4 jaar? De wens van de overheid om innovaties te benutten voor hun eigen, strategische doelstellingen is de belangrijkste succesfactor voor inkoop van innovaties. Daarbij is verschuiving nodig van productdenken naar procesdenken. • Organisatie: Inkoop is niet cyclisch, ervaringen worden onvoldoende meegenomen, geen multidisciplinair team die alle aspecten overziet en dat ook na het tekenen van het contract actief is. Daardoor geen impuls voor vernieuwing en toetsen of partijen daadwerkelijk innovaties kunnen implementeren. Gaat het mis, dan gaat het goed mis. • Teveel ontwikkelvragen vanuit innovatie en beleid, niet gekoppeld aan inkoop. Zie je ook bij SBIR, staat soms los van inkoop.



02-08-13 14:24

• Het is van belang dat ontwikkelen inkooptraject goed op elkaar aangesloten zijn. Nu is dit vooral door een goede vraagstelling, die ruimte geeft aan de nieuwe ontwikkelingen. Op basis van de EU regels zijn de mogelijkheden voor partnership beperkt, in EU verband wordt onderzocht of de mogelijkheden kunnen worden verruimd. In de nieuwe regelgeving zal ook het innovatiepartnership mogelijk worden gemaakt. • Inkoop zelf is met name juridisch van aard en heeft een te weinig economische onderbouwing, waarbij je de markt goed prikkelt. Doelstellingen van innovatiegericht inkopen en van zakelijke inkoop komen niet overeen. • Inkoopproces moet snel en goedkoop, geen geld voor transactiekosten. De aanbesteding moet professioneel worden uitgevoerd om innovaties daadwerkelijk te kunnen gunnen. Daarbij is het essentieel dat ook gekeken wordt naar de randvoorwaarden voor implementatie van nieuwe producten en diensten. Denk aan handleidingen, standaards en normen. • Business case moet sluitend zijn, nog te weinig aandacht voor terugverdienen op termijn. Wordt niet berekend. • Risicomijdend, risico’s worden in grote opdrachten vaak bij bedrijven neergelegd. Dit lokt bedrijven niet uit om innovaties aan te bieden. b. Externe oriëntatie: • Gebrek aan het bundelen van diverse beleidsvormen, bijv duurzaam inkopen + innovatiegericht inkopen + innovatie stimuleren + …. • Het inkoopbudget van 60 miljard’ is bedoeld voor de burger om “het beste” in te kopen, wij willen innovatie. Dit levert versnippering van vraagstukken -> meer bundeling van ontwikkeltrajecten en normering kan beter. • In ontwikkelfase onvoldoende prikkelen van de markt, te weinig contact (marktontmoetingen), te weinig weten wat er speelt. • Tijdens inkoopproces te weinig contact met het mkb. Bij grote opdrachten is er over het algemeen wel contact met hoofdaannemer, maar niet met subcontractors. Daar worden geen voorwaarden aan gesteld. Andersom geldt ook: het mkb heeft onvoldoende netwerk bij de overheid. • Er ligt teveel focus op ruimte geven aan bedrijven, te weinig om juist samen op te trekken met de markt. • Ook: risico’s vermijden door alleen bedrijven met ‘track record’ opdracht te gunnen. Vanuit gezichtspunt EZ: • EZ zelf is geen grote inkoper. Makelen en schakelen is mogelijk, tempo bepalen een stuk lastiger. Ook geen echt inzicht in de business case. Financiële impulsen kunnen rol versterken. Moet aanvullend en garantiestellend zijn, niet alles bepalend. Moet zich niet beperken tot ontwikkeltrajecten. Als we de bovenstaande analyse samenvatten, komen we tot de volgende aandachtspunten: • Een andere houding van de overheid is nodig: de organisatie en strategie rondom het inkoopproces en innovatie moet beter op elkaar aansluiten, met aandacht voor normen • De samenwerking tussen overheid en markt kan beter, eerdere betrokkenheid gedurende ontwikkelingen is echt nodig • Specifieke ondersteuning in de verschillende fasen van RD. Het programma inkoop innovatie urgent, inclusief de instrumenten, geeft hiertoe een eerste aanzet.



02-08-13 14:24

gp ro jec er ke tp on lan n n tw i n in ikk gno eli en va pr ng p tie ot ar h tic ot aa yp ip lb at aa e ie pr rh oe eid ftu pr in oc (Fi on es e /p tw ld ro ikk Op du eli er ct at ee ng io rst bu n ei al sin nk te es st) oo op sc en p sc a se ha va in lin lid ko g at op ie ar kt v

m

on t

wi

kk eli n

Bijlage 3: Projecten Inkoop Innovatie Urgent (tabel)

1. DME1_A A Duurzame energievoorziening: aanvullen Rijk, regio en gemeente 2. DME2_B “Sparkling” nieuwe vormen van E-mobiliteiten parkeerdiensten 3. DME3_B Snel hoogwaardig Openbaar Vervoer of “High speed road mobility” 4. DME4_B Heijplaat (Rotterdam) Energie Neutraal 5. DV1_A CHARM = Common Traffic Management Model Highway Agency, Rijkswaterstaat & Mobiliteit en openbare werken 6. DV2_B Cooperatieve module: aanvullen uitwisselen gegevens voertuig en weginfrastructuur 7. DV3_A Dynamisch Verkeersmanagement in Enschede 8. GO1_PRO Competence center openbare ruimte GO1.1_A Urban living labs GO1.2_C Klimaat Neutraal Transferium GO1.3_B Duurzame inrichting openbare ruimte in Overtoomse Veld 9. GO2_A Openbare verlichting marktparticipatie 10. GO3_B Ledverlichting op snelwegen 11. GO4_B Duurzame weg G04.1_B Realisatie concept duurzame weg GO4.2_A Stille en Duurzame Voegovergangen GO4.2_A Implementatie Verjongingsmiddelen voor Asfaltverhardingen (IVA) G04.3_C Duurzame weg - onderdeel Beperken verkeershinder 12. GO5_C Bodemsanering provincie Noord-Brabant 13. FM1_PRO Energie efficiency en verbetering werkplekken in overheidsgebouwen 14. FM1_B Kantoorinrichting: Geconditioneerde werkplek en prestaties inkopen (®turntoo)



02-08-13 14:24

gp ro jec er k tp e on lan n ni tw ng in ikk no eli en va pr ng pa tie ot h r t ot aa ici yp lb p at aa e ie pr rh oe eid ftu p ro in ce (Fi on s/ p eld tw ro ikk Op du eli er ct at ee ng i rst o bu na ei s l te in nk es st) oo op sc en p sc as ha va ei nk lid lin oo at g ie p ar kt v

kk eli n m

wi on t 15. FM2_A/B Koeriers- en transportdiensten 16. FM2_A/B Afvalloze overheid 17. FM4_A Nieuwe scholen huisvesten naar vraag 18. FM5_A/B Energiezuinige gebouwen (SPEA) 19. FM5_A/B Terugwinning van fosfaten uit afvalwater 20. GR3_A Biobased strooizout 21. GR3_A Meer zorg met minder handen, diverse initiatieven gericht op zorg voor ouderen thuis GZ1.1_A Wijkzorg diensten GZ1.1_A Implementatie innovatieve producten voor thuiszorg GZ1.3_C Testen technologische zorginnovaties op wijkniveau GZ1.4_A Supporting Independent LiVing for the Elderly with Robotics (SILVER) GZ1.5_C Slimmer leven 2020 22. GZ1.5_C Groene en Schone Bedden in het Erasmus MC 23. VE1_PRO Ontwikkeling en implementatie van innovaties op het gebied van veiligheid VE1_PRO Ontwikkeling van innovaties op het gebied van veiligheid VE1.2_A Implementatie prototypes fysieke bescherming en serious gaming trainingmodules 24. VE2_B National Security Monitoring & Information Centre (NS MIC) 25. VE2_B Defensie Materieel Ontwikkeling (CODEMO) 26. WA1_A Innovatie bellenscherm-technologie (Krammersluizen) 27. WA1_A Multiwaterwerk 28. ALG1 Instrumentenkoffer



02-08-13 14:24

Bijlage 4: Projecten Inkoop Innovatie Urgent (mindmap)

Gez GR1 Terugwinning van fosfaten uit afvalwater GR2 Biobased strooizout

Grondstoffen-schaarste

VE1 Ontwikkeling en implementatie van innovaties op het gebied van veiligheid VE2 Implementatie prototypes fysieke bescherming en serious gaming trainingmodules

Du Veiligheid

VE3 National Security Monitoring & Information Centre (NS MIC) WA1 Management van watersystemen Innovatie bellenscherm-technologie (Krammersluizen)


WA2 Multiwaterwerk

Projecten Inkoop Innovatie Urgent

ALG1 Instrumentenkoffer ALG 2.1 Sturingsmodel (incl. financiering) ALG 2.2 Defensie Materieel Ontwikkeling (CODEMO)

ALG2 Sturing en aanpak

G g

Algemeen

ALG 2.3 Monitoring II FM1 Geconditioneerde werkplek en prestaties inkopen (®turntoo) FM2 Koeriers- en transportdiensen FM3 Afvalloze overheid FM4 Nieuwe scholen huisvesten naar vraag

Facilitair management en interieur gebouwen

FM5 Energiezuinige gebouwen (SPEA)

Dyn



02-08-13 14:24

Gezondheidszorg

GZ1.1 Testen technologische zorginnovaties op wijkniveau

GZ1 Meer zorg met minder handen, diverse initiatieven gericht op zorg voor ouderen thuis

GZ1.2 Supporting Independent LiVing for the Elderly with Robotics (SILVER) GZ1.3 Slimmer leven 2020

GZ2 Groene en Schone Bedden in het Erasmus MC DME1 Duurzame energievoorziening Rijk, regio en gemeente

Duurzame mobiliteit, energie en smart grids

DME2 “Sparkling” nieuwe vormen van E-mobiliteiten parkeerdiensten DME3 Heijplaat (Rotterdam) Energie Neutraal GO1.1 Urban living labs GO1.2 Klimaat Neutraal Transferium

GO1 Competence center openbare ruimte

op nt

GO1.3 Duurzame inrichting openbare ruimte in deel van Overtoomse Veld (stadsdeel Nieuw-West, Amsterdam)

GO2 Openbare verlichting marktparticipatie GO3 Ledverlichting op snelwegen GO4.1 Realisatie concept duurzame weg

Gevels, daken en gebouwde omgeving

GO4.2 Stille en Duurzame Voegovergangen GO4 Duurzame weg

GO4.3 Implementatie Verjongingsmiddelen voor Asfaltverhardingen (IVA) G04.4 Duurzame weg - onderdeel Beperken verkeershinder

GO5 Bodemsanering provincie Noord-Brabant

Dynamisch verkeersmanagement

DV1 CHARM = Common Traffic Management Model Highway Agency, Rijkswaterstaat & Mobiliteit en openbare werken DV2 Coöperatieve module: uitwisselen gegevens voertuig en weginfrastructuur DV3 Dynamisch Verkeersmanagement in Enschede



02-08-13 14:24

Bijlage 5: Ondernemende overheid

1. Verkenning, richtingen Op basis van de genoemde knelpunten en naar aanleiding van de vraag ‘hoe kunnen we de overheid als lead customer naar een hoger niveau tillen’ is een aantal richtingen geformuleerd. Tot nu toe is er vooral aandacht geweest voor de rol van de overheid bij het innovatiegericht inkopen. Daar komt nu een focusgebied bij: de rol van het bedrijfsleven. De genoemde richtingen stippen de mogelijkheden aan, die een impuls geven aan versnelling van innovatieve oplossingen voor de maatschappelijke vraagstukken. Na het vaststellen van de richtingen volgen de plannen voor implementatie ervan. 2a. De ondernemende overheid, die innovaties uit de markt haalt Richting 1: Een ondernemender houding van de overheid: Het is belangrijk dat de overheid naar een andere oriëntatie gaat van haar inkoopbeleid. Ze moet veel meer sturen op de gewenste maatschappelijke effecten in plaats van op de in te zetten middelen. Wat doen: • met kracht het programma Inkoop Innovatie Urgent uitvoeren, met name aandacht voor het uitdragen van het gedachtegoed en voor de concrete projecten als voorbeeld voor andere overheden hoe om te gaan met innovatie en inkoop. Ook vraagbundeling bevorderen, net als investeringsbereidheid in (voorfases) van inkooptrajecten. • management by speech, practice what you preach: - sponsor/ambassadeur van projecten, media-aandacht - bij rijk ligt grootste potentie bij RWS, DEF en RGD, ieder met z’n eigen aanpak en problematiek. Deze departementen ondersteunen. Richting 2: Actief stimuleren en (financiële) risico’s in inkoopfasen inperken Financieel EZ vindt het belangrijk dat overheden als lead customer optreden, vooral ook omdat dit het exportpotentieel van bedrijven stimuleert. Overheidsorganisaties hebben vooral hun eigen, zakelijke belang voor ogen. Dat vereist soms innovatieve oplossingen, maar lang niet altijd. Vaak lukt het niet om vanuit de bestaande inkooppraktijk de business case voor het inkopen van innovatieve oplossingen sluitend te krijgen, of het gaat veel te langzaam om bedrijven een voorsprong op de internationale markt te geven. Een belangrijk probleem is het beheersen van de risico’s, die het aanbieden of inkopen van innovaties met zich meebrengt. Risico’s worden vaak niet goed erkend en neergelegd bij de partij, die het beste een oplossing kan bieden. In grote opdrachten worden risico’s vaak bij bedrijven neergelegd, die daardoor niet geneigd zijn om innovatieve toeleveranciers een kans te geven. Dit lokt bedrijven niet uit om innovaties aan te bieden. Verkend wordt welke financiële ondersteuning gegeven zou kunnen worden: • Gebruik maken van innovatiefondsen voor MKB, kunnen ook gebruikt worden door bijvoorbeeld provincies. • Revolverend fonds voor ontwikkelingen die overheid vanuit beleidsopgaven in gang willen zetten (beter benutten snelweg). Daarbij ook de ervaringen van CODEMO meenemen (revolverend fonds van Defensie) • Risicofonds, gekoppeld aan risicomanagementtool.



02-08-13 14:24

• Koppeling met regio: Regionale ontwikkelingsmaatschappijen kunnen rol spelen bij aanjagen projecten, het beheren en vullen van het risicofonds. • Aansluiting met Structuurfondsen (nationaal niveau). De nieuwe operationele programma’s worden in wintermaanden vastgesteld voor komende jaren. Een koppeling met een regeling innovatiegericht inkopen is mogelijk. Dat kan door vanuit deze regeling cofinanciering ter beschikking te stellen voor concrete projecten. Gebruik van revolverende fondsen en garanties voor het nemen van risico’s zullen ook instrumenten zijn in de OP’s. Sturingsmodel Een tweede manier om actief te sturen is het ontwikkelen van een sturingsmodel door EZ. Vanuit de gedachte dat het proces bepalend is voor het resultaat, draagt EZ vanuit de instrumentenkoffer een aantal voorkeurspaden aan om innovaties in te kopen. Dit is de basis voor de sturingsmodel, die overheden stimuleert om te laten zien wat zij doen op het gebied van innovatiegericht inkopen. 2b. Verbinden met markt en activeren bedrijfsleven Richting 3: betere verbinding overheid – markt en de rol van het bedrijfsleven Er worden veel knelpunten ervaren in samenwerking en ontmoeten van marktpartijen en overheden. De overheid heeft te weinig inzicht in wat er op de markt aanwezig is, bedrijven kunnen hun ideeën niet goed presenteren. Overheden betrekken (te) laat actieve marktpartijen. Wat kunnen we hier aan doen? • Meer via de GTI’s: GTI’s (ECN, MARIN, NLR, Deltares) hebben twee belangrijke functies. Ze fungeren als centrum voor technologische kennis voor bedrijven en overheid, en ze ontwikkelen technologie en stellen die beschikbaar aan bedrijven en overheid. De GTI’s halen het grootste deel van hun omzet uit de publieke en private markt. De financiering van de GTI’s vanuit de overheid is gebaseerd op vraagsturing en vraagfinanciering door de departementen. Verkennen of vraagsturing/ werkwijze van de GTI’s meer te richten is innovatiegericht inkopen. • Meer innovatiegerichte inkoopvragen via TKI’s, Topconsortia voor Kennis en Innovatie. In de TKI’s werken wetenschappers en ondernemers samen aan onderzoek voor vernieuwende producten en diensten van economisch of maatschappelijk nut. Voor innovatiegericht inkopen is het van belang dat ontwikkelen inkooptraject goed op elkaar aangesloten zijn. Om bedrijven te prikkelen deel te nemen aan TKI’s, heeft de overheid in 2013 een TKI-toeslag ingevoerd. Voor iedere euro die een bedrijf in een TKI investeert, legt de overheid 25 cent bij. Voor innovatiegericht inkopen nu samen met TKI verkennen van gebieden, die interessant zijn voor de overheden. En verkennen van het aanbieden van perspectief van lead customer, naast TKI toeslag. • Ook voor bedrijfsleven rol als lead customer. De aandacht is tot nu toe met name gericht is op innovatiegericht inkopen van de overheden; eenzelfde inkoopstrategie kan ook door grote bedrijven toegepast gaan worden, door grote, toonaangevende bedrijven aanspreken op hun voorbeeldrol. Ook lead customer voor toeleveranciers in de keten, en consortiumvorming. Dit kan bijvoorbeeld door samenwerking met de Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagers. Samenwerking met duurzaam inkopen, die in het verleden convenanten met het bedrijfsleven hebben gesloten. • ROM’s betrekken bij verbinden van de overheid en de markt op een aantal speerpunten. • Inzetten van bewezen instrumenten voor de verbinding van de overheid en de markt. Dat zijn onder andere marktparticipatie en het ontwikkelatelier. Deze instrumenten zullen worden ingezet in de voorbeeldprojecten in “Inkoop Innovatie Urgent”. Dit leidt tot casussen, die opgenomen worden in de “instrumentenkoffer”, die ontwikkeld wordt. De uitwerking van bovenstaande richtingen vraagt tenminste de volgende inzet van de overheid: 1. 2. 3. 4.

Doorgaan met de ingeslagen weg, het programma IIU met kracht voortzetten Extra versnelling door terugdringen risico’s m.b.v risicofonds. Extra versnelling via een sturingsmodel Extra versnelling door meer focus op de bedrijvenkant, met aandacht voor aansluiting ontwikkelen inkooptrajecten



02-08-13 14:24

Deze brochure is een uitgave van: Ministerie van Economische Zaken Postbus 20401 | 2500 EK | Den Haag www.rijksoverheid.nl/ministeries/ez Mei 2013


02-08-13 14:24

Programma Inkoop Innovatie Urgent Een ondernemender houding van de overheid

Recommend Documents