Overdracht Afgevaardigden

Versie 2: augustus 2015

Overdracht Afgevaardigden Beste afgevaardigde, Voor je ligt een overdrachtsdocument wat je helpt bij alles wat in verband houdt met de Stichting NSZK. Denk hierbij aan de Afgevaardigde Algemene Vergaderingen, besturendagen en wat de Stichting NSZK verder te bieden heeft. Een overdrachtsdocument is nooit af en zal regelmatig – mede dankzij jullie hulp – moeten worden geüpdate. Succes met je bestuursjaar, Namens het bestuur van Stichting NSZK Zarife Gela Voorzitter 2014-2015

1. Stichting NSZK Algemeen De Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie verzorgt een studentenzwemcompetitie tussen studentensteden, die vertegenwoordigd worden door studenten zwemverenigingen. Het doel daarbij is de zwemsport onder studenten te bevorderen, de gemeenschapszin binnen de studentenzwemverenigingen en de studenten onderling te stimuleren. De Stichting NSZK zorgt voor de verdeling van de wedstrijden en zorgt ervoor dat de gezwommen afstanden tijdens de verschillende wedstrijden op elkaar zijn afgestemd. Voor een goede organisatie van de NSZK’s en het NSK is regelmatig contact met de KNZB en de SSN noodzakelijk. De Stichting NSZK heeft ook een startgemeenschap in het leven geroepen, zodat studenten ook tijdens andere wedstrijden gezamenlijk uit kunnen komen. De volgende verenigingen nemen op dit moment deel aan de NS(Z)K’s: - E.S.W.Z.V. Nayade - A.S.Z.V. Spons - G.S.Z.V. Golfbreker - S.Z.V. Aquifer - D.S.Z. WAVE - E.L.S.Z.W.V. Aquamania - N.S.Z.&W.V. Hydrofiel - R.S.Z.&W.V. Ragnar - M.S.Z.V. Tiburón - U.S.Z.&W.F Het Zinkstuk - Z.P.V. Piranha Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie www.stichtingnszk.nl / [email protected]


Overdracht Afgevaardigden Sinds 2013 is de Stichting NSZK er ook voor alle studentenwaterpoloërs in Nederland en is er een competitie opgericht voor de beginnende waterpolospeler. De NSWK (voorheen ook wel WPC) bestaat nu twee jaar, maar is nog niet erkend bij de KNZB vanwege het feit dat er wordt gespeeld in gemengde teams. De volgende studentenwaterpoloverenigingen zijn bij ons bekend: - S.S.V. Avalon (Neemt deel aan de NSWK) - S.W.A. Jaws - G.S.Z.V. De Walvisch - Waterproof - W.S.W. Pila Ictus (Geen KNZB lid) Sinds een aantal jaar wordt ook het openwaterzwemmen steeds meer gepromoot. Een voorbeeld hiervan is de organisatie van het NSK Open Water Zwemmen. Edities: - 2013 – Ragnar Willem-Alexanderbaan - 2014 – Aquamania Leidse grachten - 2015 – Ragnar Heerjansdam Naast de wedstrijden heeft de Stichting ook de verantwoordelijkheid voor het organiseren van gezamenlijke activiteiten. Denk hierbij aan het organiseren van een besturendag of het toewijzen van de organisatie van een gezamenlijk trainingsweekend of een dergelijke activiteit. 2. Zwemmen NS(Z)K. Tot 2022 zijn de organiserende verenigingen van NSZK’s vastgelegd in een wedstrijdschema. Dit schema is terug te vinden op de website en tevens wordt elke eerste AAV van het seizoen de indeling van de komende twee jaar behandeld. De NS(Z)K’s worden onder de vlag van de KNZB gezwommen. Zwemmers met een startvergunning kunnen tijdens deze wedstrijden dan ook limieten voor NK’s zwemmen. Voor de organisatie van een NSZK is er een algemeen draaiboek opgesteld en te verkrijgen via Stichting NSZK. Meestal zal je eigen vereniging ook een eigen draaiboek hiervoor hebben. Hieronder nog de belangrijkste dingen: - De organiserende vereniging zal een .lxf bestand moeten uploaden van de wedstrijd en de nodige informatie doorgeven. De KNZB controleert de inschrijving en zal de wedstrijd moeten goedkeuren, dit doen ze binnen 6 dagen. Wanneer het inschrijfbestand niet Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie www.stichtingnszk.nl / [email protected]


Overdracht Afgevaardigden goedgekeurd wordt zal dit aangepast moeten worden. Als er nog wijzigingen in het lxfbestand zijn, dan kan het nieuwe bestand alsnog worden geüpload. De KNZB controleert dan weer de inschrijving. Let er hierbij op dat de wedstrijd 14 dagen voor de wedstrijd goedgekeurd moet zijn, dus begin tijdig met de bovenstaande stappen. Na de wedstrijd moet binnen drie dagen de uitslag in lxf via de webkalender worden geupload. Mocht er iets niet juist in de uitslag staan, dan kan er binnen 14 dagen na de wedstrijd nog een wijziging worden aangebracht, daarna kan er niets meer aangepast worden. - Tijdens het eerste en laatste NSZK van het seizoen begint het traditie te worden om een besturendiner te organiseren voor de préborrel. Tijdens het eerste NSZK is dat met oud- en nieuw bestuurders en bij het laatste NSZK alleen met de huidige bestuurders. - Door de wetswijziging waardoor er geen alcohol meer mag worden verkocht aan jongeren onder de 18 jaar, wordt er in steeds meer clubs en feestlocaties een minimumleeftijd van 18 jaar gehanteerd. Echter hebben wij studentenzwemmers die jonger zijn dan 18 en het is de taak van de organiserende vereniging om er naar te streven dat de locatie zo gekozen wordt dat minderjarigen toegelaten wordt óf er met een bandjessysteem of iets dergelijks wordt gewerkt zodat alle NSZKgangers mee kunnen feesten. - Artikel 3 van het HR beschrijft wat de eisen zijn van een NSZK wedstrijd. Mochten er nog overige vragen en/of opmerkingen hierover zijn kan altijd contact opgenomen worden met het bestuur van Stichting NSZK. - Het NSK valt onder auspiciën van Studentensport Nederland (SSN). Hiervoor geldt dat minimaal 3 maanden van te voren een aanvraag moet worden ingediend bij de SSN om in aanmerking te komen voor subsidie. De financiële risico van een NSK valt onder verantwoordelijkheid van de desbetreffende studentenraad van de stad waar het NSK plaatsvindt. Dit is anders dan bij een NSZK waar bij het draaien van verlies aanspraak kan worden gemaakt op het garantiefonds van Stichting NSZK. - Vanaf september 2015 geldt dat voor een NSK ook PHD’ers als student wordt aangemerkt door de SSN. In tegenstelling tot bij de NSZK wedstrijden, waar PHD’ers in principe niet voor de punten mogen zwemmen, mogen PHD’ers op een NSK dus wel voor de prijzen meedoen. Startgemeenschap De startgemeenschap is een soort ‘vereniging van verenigingen’. Alle studentenzwemverenigingen zijn op dit moment aangesloten bij de startgemeenschap, wat inhoudt dat hun zwemmers op toernooien en wedstrijden namens de startgemeenschap uit kunnen komen. Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie www.stichtingnszk.nl / [email protected]


Overdracht Afgevaardigden De startgemeenschap is ongeveer tien jaar geleden ontstaan vanuit het idee om namens studentenzwemmend Nederland teams af te kunnen vaardigen naar grote toernooien zoals een NK Sprint of NK Estafette. Voordeel van een gezamenlijke afvaardiging lag vooral in de estafettes, waar studenten van verschillende verenigingen onder één naam (vroeger LSSG Toppi, nu SG Studentenzwemmen Nederland) konden deelnemen aan het NK. De startgemeenschap is voor iedereen die nog geen zwemstartvergunning heeft bij een andere vereniging dan de studentenzwemvereniging. Vanuit het bestuur van de Stichting NSZK zullen ieder jaar een aantal wedstrijden aangeboden worden die voor vrijwel alle niveaus geschikt zijn; van beginners die meer wedstrijdervaring willen opdoen, tot gevorderde zwemmers die een serieuze tijd willen neerzetten. Uiteraard zal geprobeerd worden wedstrijden uit te zoeken die een beetje sfeer hebben, we blijven tenslotte wel studenten. Wanneer je zelf een wedstrijd ziet waar je graag heen wilt, is het natuurlijk altijd mogelijk deze aan te geven bij het bestuur. Vanuit de Stichting kan deze wedstrijd dan namelijk opgepakt worden, zodat ook andere studenten van de wedstrijd weten. Wanneer je namens de startgemeenschap wilt uitkomen op een wedstrijd, zijn hier twee mogelijkheden voor: een startvergunning aanschaffen, of zwemmen op een dagstartvergunning. De eerste optie, een startvergunning aanschaffen, is geschikt voor mensen die veel extra wedstrijden willen zwemmen, of van plan zijn zich op een wedstrijd te plaatsen voor een NK of andere wedstrijd waar een limiet voor vereist is. Een startvergunning geeft je namelijk een uniek nummer bij de KNZB, waarop ook je tijden bewaard worden. Wanneer je maar een paar keer per jaar uitkomt voor de startgemeenschap, of je wil geen limieten zwemmen, kun je er ook voor kiezen per wedstrijddag een dagstartvergunning aan te vragen. De kosten van deze dagstartvergunning zijn één/vijfde van de kosten van een startvergunning. De tijden die je met een dagstartvergunning zwemt, worden niet bewaard bij de KNZB; vandaar dat het niet mogelijk is om limieten te zwemmen op een dagstartvergunning. Een kleine kanttekening bij de startvergunningen: wanneer je namens de startgemeenschap wilt uitkomen in een estafette, dienen alle zwemmers uit de estafette ofwel een startvergunning, ofwel een dagstartvergunning te hebben. Een combinatie team van startvergunningen dagstartvergunninghouders is niet toegestaan.

Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie www.stichtingnszk.nl / [email protected]


Overdracht Afgevaardigden 2.2 Open water Drie opeenvolgende jaren is er een NSK Open Water Zwemmen georganiseerd. Toewijzing van het NSK gebeurt aan het begin van het seizoen. Verenigingen die de organisatie op zich willen nemen kunnen de Stichting NSZK – met een plan van aanpak – mailen hierover. Toewijzing gebeurt door de Stichting NSZK waarbij gekeken wordt of er aan de eisen voldoen en hoe vaak het NSK er al heeft plaatsgevonden. Belangrijke eisen voor de organisatie van een NSK zijn: - Het vindt plaats in de periode juni-augustus. - Het is toegestaan om samen te werken met een bestaande organisatie/burgervereniging, mits het studentengedeelte geregeld wordt door de studentenzwemvereniging. - Voor het kampioenschap worden er minimaal 3 individuele afstanden verzwommen, waaronder een 500meter. - Er wordt minimaal één estafetteafstand verzwommen waarin gestreden wordt voor de NSK-titel. - Vooraf of na afloop van het NSK wordt er iets van een gezamenlijk eten en/of borrel georganiseerd. Openwaterzwemmen wordt steeds populairder en de groep studentenzwemmers die meedoen hieraan is nog vrij klein, maar wel groeiende. Vanuit Stichting NSZK wordt er geprobeerd om elk jaar een soort poule te organiseren met een aantal vooraf uitgekozen wedstrijden waar de studentenzwemmers gezamenlijk heen gaan. 3 Waterpolo Studentenwaterpolo valt nog niet lang onder de portefeuille van Stichting NSZK. De NSWK is bedoeld voor beginnende waterpolospelers en moet nog verder ontwikkeld worden. De eerste stappen die hierin Zijn gezet is het toevoegen van de functie waterpolocommissaris in het HR en het opstellen van een apart competitiereglement. Momenteel wordt de functie niet door een aparte bestuurslid uitgeoefend, echter is een gewenst scenario dat hiervoor een apart bestuurslid komt die know-how heeft over waterpolo. Verdere zaken waar studentenwaterpoloverenigingen tegen aan lopen is het leveren van scheidsrechters. Hiervoor is in 2015 een brief opgesteld gericht aan de KNZB waarbij om een coulancebeleid gevraagd hebben.

4 AAV’s Na de vier NSZK´s en het NSK vindt er een AAV plaats. De afgevaardigden hiervoor zijn vaak de zwemcommissarissen van alle zwemverenigingen. Mocht de reguliere afgevaardigde Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie www.stichtingnszk.nl / [email protected]


Overdracht Afgevaardigden verhinderd zijn dan mag een andere bestuurslid aantreden als vervanging. Er mag maar één persoon per vereniging aanwezig zijn, behalve wanneer er vooraf toestemming bij de Stichting NSZK is gevraagd voor de aanwezigheid van een extra persoon. Dit kan bijvoorbeeld rondom de bestuursoverdracht. Deze persoon mag in principe alleen aanwezig zijn op de AAV en heeft geen spreek- en stemrecht. Tijdens die vergaderingen worden er een aantal vaste punten besproken: - Opening - Goedkeuring agenda - Ingekomen stukken - Notulen vorige vergadering - Actielijst - Mededelingen - Evaluatie wedstrijd - Algemene punten - Eerstkomende wedstrijd - Daarop volgende wedstrijd - W.V.T.T.K - Rondvraag - Sluiting De notulen worden per bladzijde afgegaan. Eventuele spel-, typ- en taalfouten moeten van tevoren gemeld worden per email. Bij de evaluatie van de wedstrijd krijgt de organiserende vereniging als eerste het woord. Zij mogen dan vertellen hoe zij het NSZK hebben ervaren, wat er goed ging en wat er beter had gekund. Vervolgens krijgen alle overige afgevaardigden en tot slot het bestuur van de Stichting NSZK het woord. We willen de afgevaardigden met klem vragen om hun feedback te beginnen met de positieve aspecten alvorens eventuele negatieve punten aan te halen, en geen punten te herhalen die al door eerdere afgevaardigden zijn benoemd. Bij de rondvraag geldt hetzelfde: iedereen wordt gevraagd of hij/zij wat te melden of vragen heeft. Net als de WVTTK geen item is om nieuwe agendapunten in te voeren, maar alleen daar komen wanneer het ter tafel komt en het een agenda punt beslecht. Sinds afgelopen seizoen is ‘Actielijst’ als apart agendapunt neergezet, zodat iedereen zich bewust is van de acties die gedaan zijn of nog gedaan moeten worden. Tot slot: mobieltjes zijn tijdens de AAV niet toegestaan (tenzij ze gebruikt worden om notulen te lezen e.d. of na toestemming). Dit op straffe van taart voor het volgende AAV.



Overdracht Afgevaardigden

4.1 HR voorstellen. Sinds seizoen 2014-2015 kan een AAV plaatsvinden na een NSZK en NSK Zwemmen, maar kan daarnaast ook uitgeroepen worden tijdens een besturendag. Tijdens AAV’s op een besturendag worden in principe HR wijzigingsvoorstellen behandeld. In uitzonderlijke gevallen kunnen HR wijzigingsvoorstellen behandeld worden tijdens overige AAV’s. Uiterlijk twee weken van te voren stuurt de voorzitter de agenda naar alle zwemcommissarissen van de verenigingen. Hierin staan alle punten die besproken gaan worden op de AAV. 5. Activiteiten. Voor zowel de verenigingen als Stichting NSZK is het zeer nuttig om van elkaar te leren. In 2012 is er voor het eerst een besturendag georganiseerd voor de besturen waarin zij onderling kunnen discussiëren over zaken / problemen waarmee ze te maken hebben. Een voorbeeld van een dagprogramma is hieronder te vinden: Tijdsplanning:

Activiteit:

Locatie:

13:00-13:15 13:15-13:20 13:20-13:50 13:50-15:00 15:00-15:05 15:05-15:15 15:15-16:25 16:25-16.50 16:50-16:55

Inloop, koffie en thee Welkomswoord Presentatie Beleidsplan Eerste sessies Pauze, koffie en thee Fotosessie Tweede sessies Samenvatting Afsluiting

Danszaal Danszaal Danszaal Verschillende zalen Danszaal Danszaal Verschillende zalen Danszaal Danszaal

18:00-…

Gezamenlijk eten

Eerste sessie:

Tweede sessie:

Contacten (Voorzitters) Verhouding met OSSO’s (Sportraden) Verhouding met Sportcentrum Verhouding met (burger)verenigingen Verhouding met overige partners Intern (Secretarissen) Verenigingsstructuur Communicatie met leden Ledenadministratie

??

NSWK (Waterpolocommissarissen) Evaluatie eerste wedstrijd Aandachtspunten

Stichting NSZK structuur Wat is de Stichting NSZK Bekendheid Verbeterpunten



Overdracht Afgevaardigden Sportlink Financieel (Penningmeesters) Welke bank Contributie en subsidies Boekhoudprogramma Sponsoring

Activiteiten (Activiteitencommissarisen) Promotieactiviteiten Hoeveelheid activiteiten Tradities

NSZK (Zwemcommissarissen) Continuïteit AAV Integratiebingo

Zwemgerelateerd Trainers Badwater Overige wedstrijden

In seizoen 2014-2015 zijn er twee besturendagen georganiseerd waarin ook een AAV gehouden werd. Het grote doel is om het contact tussen de Stichting NSZK en het gehele bestuur van elke vereniging te verbeteren, en daarnaast de onderlinge contacten te leggen en te verbeteren. Een belangrijk punt is dat in de toekomst de AAV’s alleen op besturendagen georganiseerd gaan worden. De eerste stap in deze richting is een HR wijziging die het doorvoeren van nieuwe HR wijzigingen alleen mogelijk maakt op besturendagen, en bij hoge uitzondering tijdens een AAV na de NSZK’s. De structuurwijziging zal in de komende jaren stap voor stap plaatsvinden, zo moeten hiervoor ook statutair zaken voor worden aangepast, om zo het gehele bestuur van een vereniging te betrekken bij het beleid van de Stichting NSZK en ervoor te zorgen dat de AAV’s na wedstrijden afgebouwd worden tot een evaluatievergadering. 5. Lopende vraagstukken. 5.1 Sportkaartendiscussie Afgelopen jaar is de discussie opgelaaid over wie er wel en niet deel mogen nemen (voor de punten) op NSZK’s. De achterliggende reden was de HR-regel dat iedere zwemmer verplicht een sportkaart dient te hebben om deel te nemen aan de NSZK’s. Dit resulteerde tot soms pittige AAV’s waarvan de notulen van AAV Groningen, Wageningen en besturendag 2 uit seizoen 2014-2015 terug te lezen zijn. Resultaat van de discussie is een grote HR herziening waarbij de kern van de discussie samengevat kan worden als volgt: “Zwemmers dienen getraind te worden door de studentenzwemvereniging om voor de punten mee te mogen doen” Bovenstaande statement is erkend door alle studentenzwemverenigingen. Het resulteerde ook in een HR wijziging waarbij De verplichting om een sportkaart te hebben uit het HR Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie www.stichtingnszk.nl / [email protected]


Overdracht Afgevaardigden verdwijnt, maar dat een zwemmer aantoonbaar toegang tot de trainingsfaciliteiten moet hebben. Voor de precieze definitie kan verwezen worden naar artikel 3.15 van het HR.

Waar de uitdaging voor de toekomst ligt is de controle hierop. Afgelopen seizoen is dit gebeurd door middel van lijsten ondertekend door sportcentra (mede doordat er toen voornamelijk op sportkaarten gecontroleerd werd). Deze methode is niet helemaal geschikt, omdat niet bij elke vereniging een sportkaart verplicht is. Gesproken is over een controle aan de start door middel van pasjes, maar dat is nog niet uitgewerkt en momenteel ook niet gewenst. Belangrijk voor in de toekomst is dat er wel een controletool komt. Wel moeten we in ons achterhoofd houden dat een NSZK leuk hoort te blijven en dat er een balans moet blijven tussen competitie en gezelligheid. 5.2 Badcapaciteit. NSZK’s zijn populair en worden steeds groter. Er wordt momenteel zoveel mogelijk in grotere baden gezwommen, maar met een gemiddelde van 300+ deelnemers zijn eigenlijk maar enkele zwembaden in Nederland geschikt. Dit luxeprobleem is dan ook tweeledig. Eén: er zijn niet genoeg baden met capaciteit voor het toenemende deelnemersaantal. Twee: er wordt uitgeweken naar duurdere baden (niet het bad alleen, maar vooral eisen van gemeenten als extra personeel (BHV, toezicht etc.) die betaald moeten worden). Organiserende commissies worden uitgedaagd om met de huidige deelnemersbijdrage en sponsormogelijkheden quitte te draaien. Daarnaast zijn er verenigingen, denk aan Golfbreker, die geen geschikt bad in de buurt hebben en moeten uitwijken naar een zwembad vele kilometers verderop. Verscheidene oplossingen hiervoor zijn wel bedacht; denk aan splitsen van NSZK over twee locaties, deelnemersaantal limiteren, NSZK over 2 dagen spreiden etc. Een echte uitwerking hiervan heeft nog niet plaatsgevonden, maar zal in de nabije toekomst wel nodig zijn. Dit vraagstuk zal in de toekomst steeds vaker aan de orde komen en er zal samen met de verenigingen en de KNZB gekeken moeten worden naar een structurele oplossing.

Slotwoord. Veel documenten, zoals notulen, draaiboeken, HR etc. zijn terug te vinden op de website van de Stichting NSZK. Mocht je iets willen weten of niet kunnen vinden kan het bestuur van Stichting NSZK altijd gemaild worden naar het volgende mailadres: [email protected]


Overdracht Afgevaardigden

Recommend Documents