Richtlijn overdracht naar KADOC

Laatst gewijzigd op 21/09/2015 Godfried Kwanten en Katrien Weyns

Richtlijn overdracht naar KADOC Waarom bewaren? -

Administratieve redenen: Een goed geordend archief werkt kostenbesparend en verhoogt het rendement en de efficiëntie van de organisatie doordat documenten snel teruggevonden kunnen worden om te gebruiken. Sommige documenten dienen een bepaalde tijd te worden bewaard omwille van hun juridische bewijskracht.

-

Cultuur-historische redenen: Op basis van archiefmateriaal en publicaties wordt een genuanceerd beeld verkregen van het verleden. Om een representatief beeld van het verleden te bekomen, is het van belang dat archief bewaard blijft van alle activiteiten, van alle medewerkers en van alle aspecten van de organisatie (van hoog tot laag).

Het archief wordt in bewaring gegeven in KADOC-KU Leuven, waar het na verdere bewerking raadpleegbaar blijft voor volgende generaties (zie abs.lias.be of www.lias.be). Het archief dient als bron voor studenten, onderzoekers en andere geïnteresseerden, maar kan uiteraard ook opgevraagd worden door medewerkers zelf. Bezoekers dienen altijd eerst toestemming te vragen voor raadpleging via een verzoekformulier, vooraleer zij documenten kunnen inkijken. Publicaties worden ontsloten via limo.libis.be.

Hoe opruimen? Belangrijke aandachtspunten bij overdracht van archief naar KADOC: dossiervorming: draag geen losse stukken over, maar dossiers. Ieder document is onderdeel van een geheel met een bepaalde interne samenhang: een bepaalde bestuursvergadering, commissie, vormingsinitiatief (voorbereidende teksten, briefwisseling met sprekers, evaluatiedocumenten, …), een personeelsuitstap, een extern contact, … Voor de archivaris en latere onderzoekers in het van belang dat de “herkomst” van alle overgedragen dossiers duidelijk is: een bepaald dossier krijgt betekenis vanuit de historische context waarin het tot stand kwam en functioneerde. Bundels uit dezelfde context moeten samen worden bewaard. Dozen en dossiers moeten te herleiden zijn tot een bepaalde dienst/afdeling of functie/persoon in het organogram van de organisatie in een bepaalde periode. Deze informatie zou op de dozen (of in een bijgevoegde lijst) aanwezig moeten zijn. Bv. Studiedienst: Vergaderstukken werkgroep ‘vrouw en politiek’ 1990-1995; Bestuur: Briefwisseling nationaal directeur 1988-1996; Vormingsdienst: Dossiers pastoraal verantwoordelijke 2001-2003; Beweging: verslagen bezoeken bewegingsconsulent West-Vlaanderen 1978-1988 Opgelet! Dit wil niet zeggen dat je zelf alles moet herordenen. We vragen enkel informatie te noteren over de reeds bestaande toestand. Om te vermijden dat sommige reeksen meermaals worden bewaard, raadt KADOC aan om enkel één reeks documenten te bewaren op het niveau waar ze tot stand kwam. Idealiter wordt er bewaard in één centraal klassement geordend volgens organigram of werkprocessen. Is dit niet het geval dan is het voldoende om één volledige reeks van bv. bestuursverslagen over te dragen bv. uit het klassement van de secretaris. Het is niet de bedoeling dat de archivaris telkens dezelfde verslagen of nota’s aantreft in de dossiers van alle leden van een werkgroep of bestuursorgaan. Vermijd overlap.

1


-

In een centrale digitale mappenstructuur bewaar je digitale bestanden. Het digitale klassement is complementair aan het papieren klassement. Het is niet de bedoeling dat digitale bestanden afgedrukt worden ter wille van archivering.

Werkwijze bij opruiming: Ga door al de papieren en digitale documenten die je bewaart. Maak een onderscheid tussen: 1) regelmatig te gebruiken documenten 2) af en toe geraadpleegde documenten 3) niet meer geraadpleegde documenten: worden overgedragen naar KADOC Voor de documenten die overgedragen worden naar KADOC: Verwijder vooraf bepaalde documenten en mappen aan de hand van onderstaande richtlijnen. Duid de bewaartermijn van volledig te bewaren bewijsstukken aan (op de map (of in de digitale mapnaam) en eventueel op de doos) Alles wat wel bewaard dient te worden bij KADOC dient voor overdracht verpakt te worden o in archiefdozen: gooi niet alles samen, maar behoud het onderscheid tussen onderdelen (bv. inhoud van meerdere ringmappen) door de documenten in een dubbel gevouwen papier of papieren mapje te plaatsen met de titel van de oorspronkelijke map OF

o in (ring)mappen in verhuisdozen/grote dozen: mappen, dozen, kaften, … als dusdanig bewaren met annotaties.

o

schrijf steeds de betreffende dienst of het orgaan, inhoud van de doos, de datering van de documenten op de doos en eventueel de bewaartermijn op de doos bv. Vormingsdienst: verslagen werkgroep Vorming 1977-2005 bv. EFRO-projectdossiers migratie 2002-2005 15 jaar bewaren; Dossiers laureaat ondernemende gemeente 2000-2006

o

Losse digitale documenten en publicaties geef je op cd, dvd of usb-stick mee in het (papieren) dossier waarin het thuis hoort. Opgelet: Indien het gaat om grotere, geordende gehelen, zoals de mappen op een fileserver of computer, dan wordt het digitale archief best als geheel overgedragen bv. via een externe harde schijf (ter beschikking gesteld via KADOC) of op een andere manier. Neem hiervoor contact op met [email protected]. Richtlijnen voor een goede digitale structuur vindt je hieronder. Indien de digitale structuur volgens de KADOC archivarissen niet voldoet, kunnen kosten aangerekend worden voor herordening. Best vraag je vooraf een gratis erfgoedaudit aan om het digitale archief te evalueren, waarna verdere acties besproken kunnen worden.

o

Digitale nieuwsbrieven en andere periodieken, worden liefst regelmatig gebundeld aangeleverd via dvd (of dergelijke) of via [email protected].

2

Laatst gewijzigd op 21/09/2015 Godfried Kwanten en Katrien Weyns KADOC bewaart niet alleen papieren en digitale archiefstukken, maar ook films, foto’s, vlaggen, publicaties, enzovoort. Dit materiaal wordt vaak gebruikt bij jubilea. Verzamel als volgt: -

-

Audiovisueel materiaal (foto’s, films, geluidsbanden, …) is vooral nuttig om te bewaren als er voldoende informatie over bestaat. Noteer indien mogelijk op een apart papier de activiteit, datum en/of figuren en voeg deze bij in de hoes van de fotoreeks of de film. Hangen er aan de muren nog foto’s, affiches, symbolen die overgedragen kunnen worden? Boeken, tijdschriften, brochures, werkmappen, cursussen, cd-roms, enzovoort die uitgegeven en verspreid werden, mogen samen verzameld en overgedragen worden. 1 exemplaar per publicatie is voldoende. Het is niet de bedoeling dat de volledige stock wordt overgedragen naar KADOC.

Wat verwijderen? Niet alles heeft cultuur-historische waarde en moet dus eeuwig bewaard worden. Volgende zaken moeten niet bewaard worden eenmaal de documenten niet meer (regelmatig) gebruikt worden. Zij worden verwijderd vooraleer een overdracht naar KADOC plaatsvindt: Dubbelen Papieren documenten/reeksen die digitaal werden opgemaakt en digitaal bewaard zijn. Het papieren dubbel mag verwijderd worden. Bv. vergaderverslagen mits er een duidelijke aanduiding van datum en titel opgenomen is in het digitale document of in de digitale map- of bestandsnaam. Documenten of reeksen die op een ander niveau dienen bewaard te worden. In feite zijn dit dubbele documenten (bv. verslagen van vergaderingen die door een andere dienst georganiseerd of gecoördineerd worden) Documenten of reeksen betreffende vertegenwoordiging in externe organen mits deze documenten elders bewaard zijn (bv. voor overheidorganen), het steeds duidelijk blijft voor de latere onderzoeker wie welke externe vertegenwoordigingen waarnam en uit de stukken niet de (bijzonder) actieve rol van de organisatie in de externe organisatie blijkt. Uitvoerende, administratieve documenten (bv. inschrijvingsformulieren voor een congres of een cursus, indien er tenminste een deelnemerslijst bewaard bleef) Wanneer dezelfde activiteit herhaaldelijk wordt georganiseerd (bv. een vormingscursus, een jobmarkt) volstaat het om enkele voorbeelddossiers te bewaren (bv. om de 10 jaar: 1 uit 2000 en 1 uit 2010) Documentaire collecties (verzamelde documenten die elders werden opgemaakt, zoals persknipsels over een bepaald thema of artikelen en brochures over pensioenen) Voorzichtigheid is hierbij geboden, soms kan het namelijk over unieke en oude gehelen gaan, bv. een verzameling over de sociale problematiek van migranten in de jaren 1960. Facturen, offertes, rekeninguitreksels, … die ouder zijn dan 10 jaar Bij twijfel bewaar je best ! Publicaties die KADOC al bezit. Je kan nakijken of de publicatie al bewaard is in KADOC via http://limo.libis.be/primo_library/libweb/action/search.do?vid=KADOC .

3


Richtlijnen voor een goede mappenstructuur Lever digitale documenten aan in een mappenstructuur. Deze is van belang voor de interpretatie van de documenten. Evalueer de bestaande structuur en stuur bij waar nodig voor overdracht. Richtlijnen: maak mappen aan op basis van taken en activiteiten (carrière, taken, organogram, …) zorg voor een hiërarchische opbouw van algemeen naar bijzonder alle informatie moet in de structuur geplaatst kunnen worden, de map “Varia” is uit den boze plaats geen documenten in hoofdmappen, wel op lagere niveaus vermijd lege mappen en mappen waar maar één bestand in staat beperk het aantal niveaus tot 5 om het overzicht te bewaren en het gebruik niet te belemmeren stem de structuur af met het papieren klassement en evalueer vanuit het oogpunt van een buitenstaander (kan iedereen begrijpen waar het over gaat?) naamgeving van mappen: o gebruik enkel de tekens 0‐9 en a‐z en vervang spaties door _ vb. Wel: 3_1_Nationaal_Bestuur of 3_1_NationaalBestuur Niet: 3.1. Nationaal Bestuur Dit is van belang om leesbaarheid en uitwisseling op lange termijn te kunnen garanderen. Vermijd dus &, ~, %, =, +, enzovoort. o gebruik een nummering in de mapnaam om logisch te ordenen vb. 3_1_ o geef betekenisvolle, procesgerelateerde namen vb. Wel: 6_3_Dossier_Nieuwe_Inrichting Niet: 6.3. Inrichting o geef dossiermappen een unieke benaming o vermijd dat hetzelfde document in meerdere mappen geplaatst kan worden o gebruik maximaal 30 tekens (padnamen die te lang zijn, vormen problemen bij latere verwerking) (voorbeelden hieronder)

4


Voorbeeld structuur van het archief van een politicus:

structuur een kleine vereniging:

5

Richtlijn overdracht naar KADOC

Recommend Documents