1
Opleiding SAP FMJP 28 mei 2013
2
Inhoud 1.
Omkadering budgetteringstraject: 7-stappenplan
2. Link tussen de verschillende software 3.
Budget- en boekingssleutel
4.
Enkele begrippen
5. SAP FMJP 6. Vragen
3
Het budgetteringstraject Stap 1 Uittekenen strategie
Gent2020
Stap 2 Berekenen financiële ruimte
Stap 3 Koppelen van de strategie aan de financiële ruimte
Verdeling budgettaire enveloppes (=BEA’s) in Exceltool & opladen naar SAP = NVT vr OCMW
Stap 4 Vertalen van de koppeling van de strategie aan de financiële ruimte in financiële doelstellingen
Opmaken budget in overleg met de diensten: Plannen in SAP
Stap 5 Herberekenen financiële ruimte
Stap 6 Bespreking vertaling en herberekening
Stap 7 Opmaak Financiële nota MJP: - Financieel doelstellingenplan M1 - Staat van het financieel evenwicht M2 Deadline: 24/10/2013
Exceltool
BUDGET
Aanpassen van enkele groeivoeten in de Exceltool & SAP en opladen Excel personeelsbudget die uit de SQL-database komt
Finetuning door dienst budgettering, MT en voorzitter in de Exceltool & SAP
Opmaken financiële nota v/h meerjarenplan
Opmaken financiële nota v/h budget
4
Het financieel evenwicht Het meerjarenplan moet financieel in evenwicht zijn: 1. Resultaat op kasbasis is in elk jaar >= 0 2. Autofinancieringsmarge is op einde v/h MJP >=0 3. Som van de autofinancieringsmarge is in elk jaar >= 0 4. Het financieel evenwicht mag niet fictief zijn Wettelijk schema M2: De staat van het financieel evenwicht: •Wordt berekend in de Exceltool •Finale versie uit BI voor Vlaanderen
5
SAP
Gent2020 • • • •
Exceltool
SD’s, OD’s, Activit/Proj Budgethouder, Schepen Subsidies …
• •
Excel Personeel
Personeelsbudget voor 6 jaar
SQL-Database
Personeelsbudget voor 6 jaar
Personeelsbudget BEA’s (Stad Gent)
Cevips Begroting Personeelsbudget jaar 1 op basis van VTE’s uit personeelsplan G2020
Excel personeelsbudget jaar 1 = loonkost van jaar 1 vr de huidige personeelsbezetting & extra’s op basis van gemiddelden
Gent2020 VTE’s jaar 2-6 uit het personeelsplan
6
Business Intelligence BI BBC
SAP
Gent2020 • • • • • •
Strategie Organisatie Subsidies Indicatoren & mijlpalen VTE’s …
• • • • • •
Budgetten Actuals Derden Rekeningen ESC …
Cevips •
Opvolging personeel
New Horizon •
Sociale Dienstverlening
7
Gent2020 Gent2020 ACQ1210
SAP SAP
Interface
Q121000 00 PRN0080 5 posities
N00800
9 posities
000 • • •
In Gent2020 zitten geen budgetplaatsen SAP maakt via de interface de budgetplaatsen aan op basis van de activiteiten en projecten die in Gent2020 zitten = 5 cijfers + 4 nullen Kenmerken van activiteit = kenmerken van budgetplaats, deze komen door via de interface Gent2020-SAP
8
Sleutel Budgetsleutel Budgetplaats V12000000
Budgetpositie
Subsidie
Budgetperiod e
Functiegebied
6110000
POD.LLO
2014
V12
Boekingssleutel Kostenplaats V120000
Rekeningnr.
Subsidie
Boekjaar
Functiegebied
6110000
POD.LLO
2014
V12
9
Budget plannen Budgetronde
Budgetversie
Budgetfase
Documentsoort
B14
INF
INF
EINF, SINF, IINF
PLN
PLN
EPLN, SPLN, IPLN
SIM
ESIM, SSIM, ISIM
MAN
EMAN, SMAN, IMAN
GGK
EGGK, SGGK, IGGK
0
0
BEGR
…
…
…
W14
10
Planningsscherm W13
B14
Index
Structureel
Eenmalig
Totaal
Index (2%)
Structureel
Eenmalig
Totaal
0
1.000
300
1.300
1.020
0
0
1.020
100
0
-20
80
102
0
0
102
Indexkolom vorige budgetronde + Structurele verhoging/verlaging van vorig jaar x 1 + Indexatievoet = Geïndexeerd budget van volgende budgetronde
11
SAP-termen •
Budgetronde = Budgetsoort = B14, W14, B15, W15 …
•
Budgetpositiesoort = Exploitatie/Investering/Liquiditeit = E/I/L
•
Budgetpositietype = Uitgave/Ontvangst = U/O
•
Functiegebied = Verantwoordelijke dienst = O10, Q12, C23, J51 …
•
VGK = Vorig Goedgekeurde Kredieten = 0-versie vorige budgetronde = Index + structureel + eenmalig
12
SAP FMJP 1 Aanmaken favorieten: •Budgetplaats weergeven via FMSC en S_KI4_38000038 •Budgetpositie weergeven via FMCIC en S_KI4_38000034 •Subsidie weergeven via GMGRANT en S_ALN_01000079 •Functiegebied weergeven via FM_FUNCTION en FM4M •Fonds weergeven via FM5S •Transactie FMEDDW •Indexatietabel: SM30 ZTFM_FIN_MJP_PRC
13
SAP FMJP 2 •
Planningstransactie ZFMJP: • Uitleg selectiescherm • Uitleg knoppen planningsscherm: • Toevoegen nieuwe lijn, lijn kopieren, lijn verwijderen • Voorlopig opslaan, terug opvragen • Layout selecteren, kolommen toevoegen • Rangschikken, subtotalen • Ingave budgetten • Opladen budgetten in INF of PLN-versie
14
Budgetplaats weergeven
15
Budgetplaats weergeven
16
Budgetpositie weergeven
17
Budgetpositie weergeven Transactie: S_KI4_38000034
Meer kolommen beschikbaar via “layout wijzigen”
18
Subsidie weergeven
Transactie: GMGRANT
19
Subsidie weergeven Transactie: S_ALN_01000079
Meer kolommen beschikbaar via “layout wijzigen”
20
Functiegebied weergeven Transactie: FM_FUNCTION
21
Functiegebied weergeven Transactie: FM4M
Meer kolommen beschikbaar via “layout wijzigen”
22
Fonds weergeven Transactie: FM5S
23
Oefening opzoeken gegevens 1.
Aan welke Operationele Doelstelling is activiteit C2310 gekoppeld?
2.
Is budgetpositie 6641000 een exploitatie-, investerings- of liquiditeitenrekening?
24
FMEDDW
25
FMEDDW
Meer kolommen beschikbaar via “layout wijzigen”
26
Oefening FMEDDW 1.
Geef een overzicht weer van de kredieten die “gepland” werden op “budgetplaats” S00000000, “budgetronde” W14, voor alle jaren.
2.
Sorteer op budgetperiode & budgetplaats van A-Z en budgetpositie van Z-A Geef ook een subtotaal weer per budgetplaats en per budgetpositie Maak ten slotte ook de kolom “budgetpositietekst” zichtbaar en zet deze na de kolom “budgetpositie”
27
Indexatietabel Transactie SM30
ZTFM_FIN_MJP_PRC
Controle Onmogelijk om met 2 mensen tegelijkertijd de indextabel aan te passen
28
ZFMJP
29
ZFMJP
Meer kolommen beschikbaar via “layout wijzigen”
30
Niet op klikken!
31
Budgetplaatsen voor opleiding 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
C23100000 C24000000 C26000000 J52000000 P10100000 Q13100000 V12100000 W10100000 W11000000 W12100000 W13100000
32
Controles ZFMJP •
Niet mogelijk om met 2 personen tegelijkertijd kredieten te plannen voor dezelfde dienst
•
Niet mogelijk om in W14 het krediet te verlagen als tijdens B14 al meer krediet verbruikt is. Verbruik = aanrekeningen + vastleggingen
•
Niet mogelijk om te plannen op onbestaande budgetplaatsen, budgetposities, subsidies en functiegebieden
33
Oefening 1 Plannen in B14, PLN-fase: 1.Elektriciteit: elk jaar 2.000 euro, index: 2% in volgende 5 jaar 2.Aankoop Beamer: 6.000 euro
Stap 4
Aanpak •Opzoeken budgetpositie “Elektriciteit” •indexatietabel aanpassen in SM30 ZFM_FIN_MJP_PRC •Plannen in ZFMJP • Staat de budgetlijn er al in? • Indien “ja” het verschil ingeven in kolom “structureel” of “eenmalig” • Indien “nee” nieuwe “lijn toevoegen” of “lijn kopieren” en invullen, eventueel budgetpositie opzoeken via F4 • “Controle def.” en “Boeken”
34
Oefening 2 Plannen in B14, PLN-fase: 1.Opladen personeelsbudget 2.Groeivoet elektriciteit wijzigt naar 2,5% in volgende 5 jaar Aanpak •Openen planningsscherm ZFMJP •Opladen budget Excel selecteren •Openen transactie SM30 ZTFM_FIN_MJP_PRC: • Lijn wijzigen • Opslaan •Heropenen ZFMJP • De herindexaties worden automatisch voorgesteld • “Controle def.” & “Boeken”
Stap 5
35
Oefening 3 Plannen in B14, MAN-fase: 1.MAT beslist dat beamers max. 5.000 euro mogen kosten Aanpak •Openen planningsscherm ZFMJP •De nodige wijzigingen aanbrengen •“Controle def.” & “Boeken”
Stap 6
