‘op weg naar een nieuwe strategisch ICT-beleid’ van de Provincie Groningen
voortgangsrapportage ICT-beleid
Tussenrapportage ten behoeve van de statencommissie Bestuur en Financiën
Afdeling ICT (F. Verweij / H. Verschuur) Januari 2002 (versie 1.0)
Inleiding Het is de uitdaging van het MT, en van de afdeling ICT in het bijzonder, om voor de Provincie Groningen overeenstemming te bereiken over hoofdlijn, kaders, richting uitgangspunten, en draagwijdte voor een nieuwe ICT-strategie. Die strategie zal de basis vormen voor het informatiebeleid voor de periode 2002-2005. Met de contourennota ICT 2002-2005 die het College van GS in mei 2002 zal worden aangeboden, wordt de ontwikkelde ICT visie en strategie voor de komende jaren geformuleerd en op een aantal onderdelen voor de korte termijn geconcretiseerd.. Informatiebeleid laat zich niet eenzijdig afkondigen, daarvoor is het veld te zeer verweven met de primaire processen van de provincie en is het veld constant in beweging. Informatisering is ook verweven met innovatie en transformatie van de gehele organisatie. Projecten als Externe ICT, Flexibele Huisvesting en Integraal Management hebben nauwe relaties met ICT. De vernieuwing waaraan de organisatie werkt komt al werkend tot stand. Het doel van de ICT strategie is om de ICT visies en ambities samen te brengen en te richten op het concernbeleid. Het is daarmee geen doel op zich maar faciliteert deze ontwikkeling. Het moet daarmee inzicht en sturing bieden aan GS en MT voor het beschikbaar stellen van de benodigde middelen voor ICT om zowel het bestuur als ambtelijk apparaat in staat te stellen ook langs digitale weg optimaal met haar ‘omgeving’ te kunnen communiceren en haar werkzaamheden adequaat te kunnen verrichten. Het beleidsdocument krijgt daarom het karakter van een ‘groeidocument’ in plaats van een dicht getimmerd rapport en biedt een ruim scala aan mogelijkheden en ruimte bieden voor invulling van nieuwe, nog onvoorziene, ontwikkelingen. Het opzetten en vervolgens vaststellen van de ICT strategie zal het begin van nog volgende discussies zijn en zeker niet het einde. Deze voortgangsnotitie ICT geeft een schets van de huidige situatie inzake ICT strategie & beleid (wat is er het afgelopen jaar gerealiseerd? wat is voor dit jaar opgestart?) en de eerste stappen die zijn en nog moeten worden gezet op weg naar een nieuwe, eigentijdse en ambitieuze ICT strategie. Tevens geeft het een ‘doorkijkje’ naar de toekomst welke stappen op korte termijn worden gezet voor de vorming van de nieuwe ICT strategie. Het is daarmee het vervolg op het IP2000+ programma dat in 2001 werd afgerond.
2
In onderstaande figuur worden de samenhang en de onderlinge relaties v.w.b. de ICTfunctie binnen de organisatie van de provincie Groningen weer gegeven ,waarbij de afstemming en communicatie, zowel intern als extern, essentieel is om de mogelijkheden die ICT onze organisatie biedt optimaal te kunnen benutten ten dienste van onze externe omgeving.
3
Algemeen Het provinciebestuur wordt steeds meer geconfronteerd met de vraag hoe zij langs elektronische weg kan communiceren en interacteren met haar ‘externe omgeving’ zoals burgers, bedrijven / instellingen, maatschappelijke organisaties (en omgekeerd), maar ook met andere provincies, de rijksoverheid en gemeenten en dit proces naar deze doelgroepen met actuele, relevante en betrouwbare informatie kan ondersteunen. Zij realiseert zich terdege dat de digitale ontwikkeling haar eigen tempo en dynamiek heeft die moeilijk is te stoppen, maar wel • in samenhang met bestuurlijke en beleidsthema’s moet worden bezien • beheersbaar gemaakt moet worden • op haar impact voor het besturen van de provincie, het ontwikkelen van beleid en het optimaal functioneren van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie moet worden beoordeeld • op de mogelijke risico’s gemanaged moet worden. Een niet onbetekenend gevolg van de toenemende digitalisering van de informatieuitwisseling en van de communicatie en interactie met de externe omgeving is het traditionele papieren document minder belangrijker wordt. Hoewel dit nooit helemaal zal verdwijnen en naast en in combinatie met digitale informatiedragers zal blijven bestaan, zullen de digitale gebruiksmogelijkheden (functionaliteiten) en voorzieningen (faciliteiten) door de voortschrijdende technologische ontwikkelingen steeds meer mogelijkheden bieden. Hiervan is het digitale documentenkoffertje (portable PC of laptop) als integraal voorzieningenpakket het meest sprekende voorbeeld. Het combineert de functionaliteiten van de draagbare elektronische typemachine met die van de elektronische agenda, het elektronische adressen bestand, de elektronische opslag van documenten (archief & bibliotheek), elektronische presentatiemogelijkheden (power point), het elektronische rekenapparaat en –last but not least- het digitale communicatiemiddel (email, Grononet, internet). Daarmee biedt het enerzijds onbeperkte toegankelijkheid tot informatiebronnen en kenniscentra in en buiten de provinciale organisatie (en daarmee tot informatie-uitwisseling en tot kennisdeling) en anderzijds een ruim assortiment aan mogelijkheden van faciliteiten in de ondersteuning van het dagelijks werk van bestuurders en ambtenaren. Ook de kantoor-PC, hoewel meer plaats en daardoor tijdgebonden, biedt in beperktere mate deze functionaliteiten en faciliteiten. Een ander actueel voorbeeld is het optimaal kunnen gebruik maken van ICTinternetvoorzieningen en –faciliteiten om als provinciaal bestuur en ambtelijk apparaat met de externe omgeving enerzijds te kunnen communiceren en interacteren en informatie uit te wisselen en anderzijds transacties tot stand te brengen en op interactieve wijze beleid te ontwikkelen tussen provinciaal bestuur en samenleving
Betekenis van een digitale provinciale overheid Ook statenleden zien deze, zowel maatschappelijke als technologische en tevens
4
elkaar wederzijds versterkende, ontwikkelingen en vragen zich daaraf wat dit betekent voor de relatie van het provinciaal bestuur met haar externe omgeving (externe ICT) en hoe zich dit vertaalt in consequenties en risico’s (openbaarheid, privacy) en de meest essentiele randvoorwaarden voor de interne bestuurlijke en ambtelijke organisatie (interne ICT) . Zij hebben medio vorig jaar via diverse commissies (w.o. Financiën) de behoefte uitgesproken dit alles eens op hoofdlijnen in beeld gebracht te willen hebben met • een kort historisch overzicht van de inspanningen op beide ‘sporen’ (externe & interne ICT) en in de ‘koppeling’ daartussen tot nu toe • de huidige stand van zaken en ontwikkelingen, d.w.z. het fundament dat is gelegd voor de toekomstige ontwikkeling op dit punt • welke activiteiten de komende tijd worden ontwikkeld, hoe op hoofdlijnen de te doorlopen stappen er uit zien en in welke functionaliteiten en faciliteiten dit uiteindelijk resulteert. De beantwoording van deze vragen waarop hieronder waar mogelijk nu al een antwoord wordt gegeven staat niet los van de eigen behoefte van provinciaal bestuur en statenleden / commissieleden om optimaal te kunnen gebruik maken van de anno 2002 beschikbare functionaliteiten en faciliteiten om tijd-, plaats- en omgevingsonafhankelijk hun bestuurlijke activiteiten en werkzaamheden op adequate wijze te kunnen verrichten, zoals een digitale thuiswerkplek voor bestuurders en ambtenaren die het mogelijk maakt te emailen en te internetten, informatie op te vragen uit diverse systemen (w.o. Grononet), kennsibanken te bevragen, etc. Eigentijdse digitale voorzieningen, deels al gerealiseerd of op korte termijn te realiseren, kunnen in deze behoefte voorzien en een belangrijke ondersteuning betekenen in het dagelijks werk. Door beantwoording van onderstaande vragen in de komende maanden wordt het gevraagde beeld (en daarmee het toekomstig beleid op hoofdlijnen) ingekleurd en kan in juni 2002 een strategisch ICT-beleidsplan worden voorgelegd. 1. Wat is er tot nu toe in het kader van digitalisering binnen de provinciale organisatie gebeurd? 2. Wat is de huidige stand van zaken? 3. Wat zijn in dit verband de meest actuele en relevante bestuurs- en beleidsthema’s op dit moment en in de nabije toekomst? 4. Wat betekent dit in de relatie met de externe omgeving? (onze bestuurlijke visie op internetontwikkelingen en provinciaal internetbeleid) 5. Wat zijn de gevolgen voor de interne bestuurlijke en ambtelijke organisatie? 6. Welke voorzieningen hebben we als provinciale organisatie nu al (of binnenkort) beschikbaar en waarvoor zetten we deze in? 7. Wat zijn de verwachtingen en behoeften van de externe omgeving, het provinciaal bestuur en de ambtelijke organisatie? Een hoe worden deze geïnventariseerd? 8. Wat zijn de huidige trends en ontwikkelingen m.b.t. a. de ‘elektronische overheid’ in het algemeen? b. digitale mogelijkheden mogelijkheden (en eventuele beperkingen) voor
5
de provincie Groningen in het bijzonder? 9. Welke reeds genomen en / of nog te nemen maatregelen en acties bereiden ons voor op digitale behoeften van de externe omgeving en het provinciaal bestuur in de nabije toekomst? 10. Wat is haalbaar en realistisch op korte termijn (2002) te realiseren? 11. Wat mag worden verwacht op de middellange termijn (2003 / 2004)? 12. Hoe wordt dit in de ambtelijke organisatie geborgd in termen van continuïteit, toekomstvastheid, snelheid van realisatie, betrouwbaarheid, privacybescherming en transparantheid (van de overheid)? 13. Hoe wordt e.e.a. planmatig aangepakt en professioneel ondersteund? 14. Wat betekent dit alles voor dit type beleidsintensivering en de daarvoor benodigde middelen (personeel, materieel en financieel)? 15. Op welke wijze wordt (een vertegenwoordiging van) provinciale staten bij de vormgeving van deze digitale ontwikkeling betrokken? Op al deze vragen willen wij samen met provinciaal bestuur en ambtelijk apparaat een antwoord vinden. Sommige antwoorden geven we u in deze notitie. Door de uitgezette trajecten Externe ICT (communicatie en interactie met internet) en interne ICT (professionalisering van de ICT-functie binnen onze organisatie) met elkaar te laten sporen in een ICT Strategie willen we werkende weg de resterende antwoorden vinden. Met deze notitie willen wij u deelgenoot maken van de huidige stand van zaken op het gebied van ICT binnen de Provincie Groningen, welke stappen al zijn gezet en nog moeten worden genomen voor het ontwikkelen van een ICT-strategie. Om u in het traject geïnformeerd te houden stellen wij u voor om een presentatie te geven over de in deze notitie geschetste situatie en de voornemens voor de komende periode.
Terugblik op uitgevoerde ICT projecten 1998-2001 Onder het motto 'Van provinciaal naar digitaal' is in 1998 gestart met het IP2000+ beleidsprogramma. Alle informatie die de Provincie Groningen nodig heeft voor de primaire processen onderhand bereik te brengen was de lange termijn visie die ten grondslag lag aan het opstellen van het programma. Om die visie te realiseren hebben we in de afgelopen periode (1998-2001) de basis gelegd door het uitvoeren van diverse projecten. Met de resultaten van deze projecten kunnen nu de toepassingen worden gerealiseerd die het beoogde effect hebben. De vier belangrijkste projecten die de basisvoorzieningen hebben gelegd zijn : Coda, Doros, Intranet, en Upgraden Werkplek.
Nieuw Financieel systeem Coda Op 1 januari 2002 is het nieuwe financiële systeem Coda door de Provincie in gebruik genomen. Het systeem vervangt het verouderde Financieel Administratie Systeem (FAS) dat sinds 1991 in gebruik was. De komst van de Euro noodzaakte ons om het systeem te vervangen. De leverancier leverde geen onderhoud meer waardoor het systeem niet Euro-Proof was. Per 1 januari 2002 zijn de financiële basisfuncties aan de organisatie beschikbaar gesteld. In 2002 zullen wij functionaliteiten stapsgewijs uitbreiden. De belangrijkste onderwerpen die dan aandacht krijgen zijn administratieve inrichting van programma's
6
en projecten en de verbetering van financiële management rapportages. Met de uitgebreidere rapportage mogelijkheden zal Coda een belangrijke ondersteuning kunnen geven aan de planning en control functie.
Doros De aanleiding voor het starten van Doros (DOcument ROuteringSysteem) was de noodzaak om het postregistratie en afdoeningscontrolesysteem (PRAC) te vervangen. Met Doros beschikt de Provincie Groningen over een modern en toegankelijk instrument voor digitaal documentbeheer. Doros omvat het digitaal rondsturen van (gescande) poststukken, het toevoegen van reacties in de digitale werkmap en het geautomatiseerd opstellen en afhandelen van de GS-Agenda. Door de centrale opslag van documenten biedt Doros ook de mogelijkheid om het GSarchief toegankelijk te maken voor iedere medeweker vanaf zijn werkplek. Het ondersteunt daarbij de ontwikkelingen op het gebied van kennismanagement en egovernement. Doros heeft de mogelijkheid om te worden uitgebreid met werkstroom automatisering modules. Hiermee kunnen administratieve processen worden geautomatiseerd en de werkvolgorde kan worden bestuurd. Het geautomatiseerd opstellen van GS-Agenda is daar een voorbeeld van. De Provincie Groningen mag zich op dit moment landelijk gezien tot de eerste organisaties rekenen waarbij een dergelijke techniek organisatiebreed wordt toegepast.
Grononet Het Grononet levert de basis voor de elektronische communicatie binnen de Provincie Groningen. Grononet bevordert daarmee de toegankelijkheid van informatie met als doel een efficiënte werkwijze te bevorderen. Kenmerk van het Grononet is tevens dat het een interactief medium is dat voor een groot gedeelte door de gebruikers zelf 'gevuld' wordt. In de toekomst moet dit verder worden ontwikkeld en uitgebouwd tot het interne platform voor informatie en kennis. Het systeem biedt, met behulp van een zoekmachine, directe toegang tot documenten, die medewerkers op hun werkplek nodig hebben.
7
Figuur 1 Homepage van het Grononet, het intranet van de Provincie Groningen
Het Grononet is sinds 1999 operationeel en levert informatie aan iedere medewerker. De mogelijkheden van dit medium zullen in de komende periode verder worden uitgebreid. De beschikbare basisvoorziening wordt nog niet volledig benut. Op basis van de te ontwikkelen visie zullen met dit medium nieuwe informatiebronnen worden ontsloten. Grononet biedt daarbij de informatie infrastructuur voor kennismanagement.
Upgraden werkplek In het provinciehuis wordt aan iedere medewerker de 'Provincie Groningen Werkplek' aangeboden. Met de PG-Werkplek beschikt de medewerker over een PC met tekstverwerker, spreadsheet, Powerpoint, internet, e-mail (intern en extern), elektronische agenda en diverse naslagwerken op cd-rom. De belangrijkste wijzingen in het afgelopen jaar (2001) van de kantoorautomatisering waren de migratie van Office95 naar Office2000 en het beschikbaar stellen van een beveiligde internettoegang. Om het gebruik van e-mail en internet in goede banen te leiden zijn huisregels ontwikkeld. Deze regels geven management en mederweker duidelijkheid over het omgaan met deze nieuwe instrumenten. Gelijktijdig met het uitbreiden van de mogelijkheden is ook de technische infrastructuur zodanig aangepast dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om de nieuwe toepassingen te kunnen verwerken. Zo zijn PC's vervangen of opgewaardeerd en is het netwerk uitgebreid zodat voldoende capaciteit beschikbaar is voor het datatransport.
Provinciale Website De website van de provinciale organisatie is aan vernieuwing toe. Sinds 1 januari 1997 verstrekt de Provincie via dit medium beleids en bestuurlijkeinformatie. Door het ontbreken van interactiviteit en de gedateerde presentatie is de website als laagste van de provincies beoordeeld door de monitor van advies.overheid.nl. Met de inmiddels uitgewerkte stappen voor het verbeteren van de website streven wij ernaar om dit jaar beduidend hoger te zullen scoren. Voor de begeleiding is een projectgroep geformeerd die werkt aan visie ontwikkeling, verbeterplannen en realisatie. Gekoppeld aan de ontwikkelingen wordt kritisch gekeken naar de benodigde beheersorganisatie voor zowel intranet als internet. De vernieuwde Website, die per februari 2002 beschikbaar is, is nog wel gericht op informeren van de bezoeker maar ten opzichte van de huidige site is de mogelijkheid voor indienen van klachten en is een 'virtuele rondleiding' door het provinciehuis toegevoegd. Met de vernieuwde website is ook de nieuwe domeinnaam gelanceerd (www.provinciegroningen.nl). Analoog hieraan wordt binnenkort een standaardemailadresnamen (
[email protected]) ingevoerd voor bestuurders en ambtenaren, waarmee de grote diversiteit van dit moment tot het verleden behoort.Interactiviteit is de belangrijkste uitbreiding. Er zijn daarvoor enkele initiatieven gestart. Te noemen zijn de mogelijkheid om forum-discussies te houden en de mogelijkheid voor een digitaal spreekuur. Binnen de beleidsafdelingen lopen 2
8
projecten die nieuwe functionaliteit aan de website gaan toevoegen, namelijk digitale bestemmingsplannen en milieuvergunningen.
Verkenningen nieuwe ICT visie ontwikkeling Informatie- en communicatietechnologie (ICT) heeft direct invloed op de interne organisatie en de bedrijfsvoering. Het biedt ook bij uitstek nieuwe mogelijkheden voor het vormgeven van de relatie tussen de Provincie en de burgers. Zo maakt ICT het mogelijk één loket voor de burger in te richten met een adequate interface tussen de 'front-office' (de winkel) en de ondersteunende 'back-office' (afhandelen van verzoeken, specialistische kennis en informatie). Voorts is gebleken dat net als in de private dienstverleningssector zowel in een stabiele situatie als in tijden van verandering effectieve communicatie met de klanten respectievelijk burgers van eminent belang is en een kwaliteitsbepalend element is voor het extern functioneren. Vanuit die gedachte zijn in de afgelopen periode tijdens managementbijeenkomsten presentaties gegeven om draagvlak te krijgen voor het inbrengen van deze ontwikkeling in de ICT-strategie van de Provincie en om eerste verkenningen uit te voeren voor de nieuwe ICT strategie. De thema's voor de bijeenkomsten waren gericht op externe ontwikkelingen en de gevolgen voor de interne informatievoorziening en Externe ICT. De verkenningen hebben naar voren gebracht dat de basisgedachte voor het ontwikkelen van ICT-strategie moet zijn:van aanbodgestuurd naar vraaggericht. Alle facetten van de ICT-strategie zal volgens deze lijn worden opgezet. Tijdens het mini-symposium 'Externe ICT' (juni 2001) zijn de contouren zichtbaar geworden van de visie op extern gerichte ICT. Als conclusie van het symposium is gesteld dat gericht geïnvesteerd moet worden in nieuwe media om de afstand met de burger te verkleinen. Inmiddels vinden de eerste uitwerkingen van de ideeën plaats. Te noemen zijn de al eerder genoemde aanpassingen van de Website (fase 1: het toegankelijker maken van de nu beschikbare informatie en restyling van de website) en de projecten Digitale Bestemmingsplannen en Vergunningverlening (het beschikbaar stellen van informatie over vergunningverlening zoals status en planning van aanvragen). Het mini-symposium was tevens de start voor het project Extern ICT. Daarmee werkt de Provincie aan het formuleren van een visie en ambities voor externe ict. Het doel van de algemene ICT strategie is het samenbrengen van de concernvisie en ambities.
Vervolgstappen voor het definiëren van de Nieuwe ICT strategie De eerste stappen voor het vormen van een visie op het gebied van ICT algemeen en Externe ICT in het bijzonder zijn in het afgelopen jaar gezet. In de komende maanden zal verder worden gewerkt aan het opstellen van de ICT-strategie. Die strategie geeft richting aan de ICT ontwikkellijn voor 2002-2005. Voor de website willen we het komend half jaar gebruiken om te werken aan het realiseren en voorbereiden van verbeteringen.
9
Met het opstellen van een strategisch ICT-beleidsnota(in de vorm van contourennota juni 2002) leggen we de basis voor de ICT functie voor de komende 3 jaar. De nota krijgt zijn uitwerking in het ICT-programma 2002-2005 waarin de projecten benoemd zijn die de voorgenomen strategie moeten realiseren. Van belang is dat ICT visie en strategie afgestemd zijn op en gedragen worden door de organisatie en de instemming krijgen van het provinciaal bestuur. Zoals gemeld zijn de eerste verkenningen uitgevoerd. De bijeenkomsten hadden ten doel het verbreden van het draagvlak, het inzicht geven in de materie en het zetten van de eerste stappen om een strategie te ontwikkelen. Deze aanpak zullen we ook in de toekomst voortzetten. Om deze en nog andere toekomstige wensen, behoeften en eisen te kunnen faciliteren zal de technische infrastructuur moeten worden aangepast en de specifieke kennis en expertise voor de ondersteuning van de organisatie door de ICTafdeling zowel functioneel als technisch moet worden vergroot. Deze en andere noodzakelijke randvoorwaarden vragen om het beschikbaar stellen van de benodigde (interne en externe) expertise en financiële middelen. In de financiële paragraaf van de nog op te stellen strategische ICT-beleidsnota zal inzicht worden gegeven in de benodigde middelen.
10
