KORAAL-KORMA™-Oplossingen in de Personeelsvraagstukken
De visie van KORAAL- KORMA™ op HR beleid versus CapaciteitsRoostermodules & Flexmodules
Uw personele capaciteit optimaal benutten door een efficiënt personeelsbeleid en personeelsplanning. © KORMA™/ Koraal PMS BV 2010
Optimale afstemming Binnen de zorg bestaat een groeiend besef dat
Capaciteitsplanning: hoe te komen tot een
optimale afstemming van de inzet van haar
optimaal basis dienstenpatroon?
belangrijkste
resources
-
namelijk
de
medewerkers- op de te leveren zorg, grote voordelen oplevert.
concreet
tussen de te leveren zorg en de inzet van haar personeel. Dit lijkt wellicht een eenvoudig vraagstuk,
In de KORAAL-KORMA™ Visie wordt het HR beleid
Zorginstellingen streven naar optimale afstemming
gekoppeld
met
arbeids-
overeenkomsten. Hierdoor is het mogelijk om werknemers flexibel/ efficiënt en eenvoudig te kunnen roosteren.
maar dat is het niet. Op dit moment wordt de formatie van een afdeling of locatie ingezet op basis van normen die ofwel historisch zo gegroeid zijn (‘we hebben het altijd al zo gedaan’), ofwel door de organisatie of een adviesbureau is uitgerekend.
Door vanuit de zorgvraag op een meer
De
centrale manier te gaan plannen, en bijvoorbeeld
normaliter uit medewerkers met een vast contract,
de jaarurensystematiek (JUS) goed te benutten,
studenten en AIOS. Voor de inzet van de juiste
kunnen zeer goede resultaten worden behaald
formatie is het ten eerste belangrijk dat inzicht wordt
op meerdere gebieden:
geboden in de totale formatie,
de kwaliteit van dienstverlening komt op een
studenten. Dit kan alleen als er een integratie is
hoger plan te liggen; de juiste medewerker
tussen aan de ene kant de systemen, waarin
verleent de juiste zorg bij de juiste cliënt en
studenten worden gepland, en aan de andere kant
op het juiste moment;
het dienstrooster-systeem. Alleen dan zal de
hogere medewerkerstevredenheid doordat hun
wensen
beter
afgestemd
kunnen
worden op de roosterplanning. Dit kan weer leiden tot een lager ziekteverzuim, meer productiviteit
en
een
betere
en
respectvolle behandeling van de cliënt.
meer
formatie
afdeling
de
van
een
zorginstelling
beschikbaarheid
bestaat
dus inclusief
van
al
haar
medewerkers kunnen zien en tot een optimaal dienstrooster
kunnen
neelsplanningsoplossing
komen. van
Met
de
perso-
KORAAL-KORMA™
wordt dit volledig ondersteund. Vervolgens is de kernvraag van de planner: ‘hoe te komen tot een optimaal basis dienstenpatroon?
Zorgvraag centraal KORAAL-KORMA™ heeft voor de ‘SOLL & IST’ een
Optimaal dienstenpatroon
oplossing
van
Pas wanneer bekend is wat de te leveren zorg precies
capaciteits- en roosterplanning, waarbij de zorgvraag
inhoudt, zal deze input vertaald kunnen worden naar
ontwikke ld
op
het
gebied
centraal wordt gesteld. Met deze oplossing helpen we instellingen om tot een optimaal basis dienstpatroon te komen en medewerkers zo efficiënt mogelijk in te zetten.
Capaciteitsclassificatie
een basis dienstenpatroon voor die desbetreffende afdeling of locatie. Dit doen wij op basis van een model, waarbij via complexe berekeningen een optimaal basis dienstenpatroon gegenereerd wordt.
In de ‘SOLL’ bestaat de zorgvraag op een afdeling of locatie uit het aantal cliënten met een bepaalde
Het
zorgzwaarte. In de ‘IST’ bestaat de zorgvraag uit het
vervolgens het uitgangspunt om tot een optimaal
aantal personeelsleden op een afdeling die beschikbaar
dienstrooster te komen. Dit zal veelal nogal
zijn voor werkzaamheden.
verschillen van het huidige dienstenpatroon van
In kaart brengen van te leveren zorg Voor een zorginstelling kan gelden:
gegenereerde
een cliënt in een ziekenhuis nog zelf kan eten, zich kan aankleden, wassen en naar de toilet. Hoe minder een cliënt nog zelf kan doen, hoe meer zorg van een bepaald type zorg geleverd zal moeten worden. Voor Operatiekamers kan gelden: Hoe meer operaties er worden gepland hoe meer operatiekamer personeel moet er beschikbaar zijn. Het in kaart brengen van de te leveren zorgvraag is hierbij geen gemakkelijke opgave.
is
zorginstellingen, waarbij organisaties er vaak achterkomen dat het huidige rooster verre van optimaal is.
Zaken die hier een rol spelen zijn onder andere of
basisdienstpatroon
Inzicht Het komen tot een optimaal dienstrooster geeft
Afwijkingen in dienstroosters
organisaties inzicht in zaken als: ‘heb ik teveel of juist te weinig formatie en heb ik de juiste mix van
Dat het roosterplanningsproces complex is en
medewerkers en diensten, gegeven de te leveren
zeer
zorg?’ Het is vervolgens aan de organisaties om hier
optimalisatie biedt, wordt geïllustreerd door
waar nodig maatregelen in te treffen.
interessante
mogelijkheden
voor
onderzoek dat KORAAL-KORMA™ onder haar klanten heeft uitgevoerd. Hieruit kwam
Roosterplanning: optimaal benutten van de
onder meer naar voren dat de dienstroosters
personele capaciteit van de organisatie door
in de ‘IST’-zorg instellingen op de dag van
een integrale aanpak van de personeels-
realisatie sterk afwijken van die van een
planning.
maand ervoor; gemiddeld blijft het rooster nog maar voor 30% overeind en zijn de
De fase capaciteitsplanning, die vooraf gaat aan het roosterplanningsproces, heeft ertoe bijgedragen dat
kosten met 20% gestegen. Redenen voor
een
deze afwijkingen in het dienst rooster kunnen
optimaal
basis
dienstenpatroon
wordt
zijn:
gegenereerd. Dit vormt de basis voor het tot stand komen van een optimaal rooster, waarbij rekening
medewerkers zijn ziek geworden;
wordt gehouden met onder andere wet- en regelgeving
overwerk; ORT, Compensatiedienst
en eisen en wensen van medewerkers, cliënten en
de inzet van medewerkers uit een flexpool;
organisatie.
de inhuur van uitzendkrachten;
het onderling ruilen van diensten.
KORAAL-KORMA™: De oplossing voor Uw planningsvraagstukken O m a d e q u a at in t e s pe le n o p de z e ad - ho c veranderingen, personeels ondersteund keuzes.
biedt
KORAAL-
KORMA™
de
plannings
oplossing
waarmee
u
wordt in het maken van de juiste
Hiermee
komt
u
tot
een
optimaal
dienstrooster, dat voldoet aan de daarvoor gestelde criteria en randvoorwaarden. Uw medewerkers worden zo efficiënt mogelijk ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen van uw medewerkers.
Integrale aanpak met het KORAAL-KORMA™ Schillenmodel Personeelscapaciteit
van een organisatie komt
beschikbaar
verschillende
vanuit
‘potjes’
die
verdeeld zijn over de organisatie. KORAAL-KORMA™ ziet dat het meeste rendement uit de totaal beschikbare personeelscapaciteit gehaald wordt door middel van een integrale aanpak van de personeelsbeleid en personeelsplanning. Hiermee voorkomt u dat bij het ene organisatieonderdeel extra capaciteit wordt ingehuurd, terwijl elders in de organisatie personeelscapaciteit over is. KORAAL-KORMA™ hanteert hiervoor het zogenaamde ‘schillenmodel’. Bij het inzetten van personeel op de juiste tijd en plaats worden verschillende schillen doorlopen.
Afdeling” Vast personeel “min-max contracten Andere afdeling / ander Filiaal
FlexPool ( 0-uren contracten, ZZP)
Externe leverancier personeel. Bv. Koraal PMS BV
Vergelijking van capaciteitsbenutting over afdelingen heen; overschotten van de ene afdeling kunnen worden benut om tekorten elders op te vangen KORAAL-KORMA™ schillenmodel: Het optimaal benutten van de personele capaciteit van uw organisatie door een integrale aanpak van uw personeelsbeleid en personeelsplanning
Schil 1: De afdeling Het optimaal benutten van de capaciteit van uw organi-
Ad-hoc wijzigingen
satie begint bij het optimaal benutten van de capaciteit
In de operationele fase van de planning is het
van de afdeling. Dit begint, zoals eerder vermeld, bij het
dagelijkse praktijk voor de planner dat medewerkers uitvallen en afspraken met cliënten en patiënten
formuleren van een basisdienstenpatroon voor de afdeling dat zo goed mogelijk de verwachte zorgvraag
wijzigen ten opzichte van het rooster dat in eerste
van de afdeling afdekt.
Jaarurensystematiek ( JUS) De
jaarurensystematiek
planner
de
mogelijkheid
wijzigen. Kortom het planbeeld kan drastisch
Rooster-assistent
(JUS) om
biedt
medewerkers
de
Rooster-automaat
in
De basismodule van KORAAL-KORMA™ biedt een
bepaalde periodes meer of minder te laten werken,
Rooster-automaat die de planner helpt bij het
zonder extra kosten te maken. Een belangrijk voordeel
vinden
van KORAAL-KORMA™ is dat de planner vooruit in de
uitgevallen dienst. Iemand die gekwalificeerd is de
tijd kan kijken om te zien in welke maanden nu meer of
dienst te doen, maar ook iemand die nog
minder capaciteit van de medewerkers nodig is.
voldoende uren beschikbaar heeft en waarbij het
Vakantieplanning Ook ten aanzien van de vakantieplanning biedt KORAAL-KORMA™ het essentiële inzicht om te zien waar er ruimte is voor medewerkers om vakantie op te nemen, en waar eventueel tekorten dreigen. Zo wordt de planner in staat gesteld om de beschikbare personeelscapaciteit, in samenspraak met uw medewerkers, optimaal te benutten gedurende het jaar.
van
inplannen
een
van
de
goede vervanger voor een
dienst
geen
schendingen
veroorzaakt op het gebied van CAO/ATW.
Schil 2: Overige afdelingen / Filialen (afdeling overstijgend) Doordat in KORAAL-KORMA™ niet alleen de planning
voor een bepaalde tijd toe te wijzen aan de
van de eigen afdeling, maar ook die van andere
Flexpool. Bijvoorbeeld wanneer zichtbaar wordt
afdelingen beschikbaar is, kan de planner snel inzicht
dat op een bepaalde afdeling er onvoldoende
krijgen
medewerker
zorgvraag is om een medewerker op in te
beschikbaar is om een knelpunt in de eigen planning te
zetten. Resultaat hiervan is dat reeds in uw
ondervangen. In KORAAL-KORMA™ is zichtbaar of de
organisatie beschikbare capaciteit eerst benut
ingezette capaciteit van een afdeling hoger of lager is
wordt, voor er van inzet van bijvoorbeeld flex-
dan de actuele zorgvraag. Zo kan de planner gericht
medewerkers (met veelal bijkomende extra kosten)
zoeken naar een eventuele vervanger die reeds elders
sprake is.
of
er
‘bij
de
buren’
een
in uw organisatie is ingezet. Via de in-/uitleen functie verschijnt de ingeleende medewerker direct op het rooster van de inlenende afdeling. Tevens wordt op deze wijze gewaarborgd dat de kosten van de inzet van de medewerker ook direct aan de juiste afdeling worden toegekend. Ook is het mogelijk om de beschikbare inzet van een medewerker
Schil 3: Flexpool
Ondersteuning met KORAAL-KORMA™ Flexmodule
Zaken als ziekteverzuim, gevallen van bijzonder
De Flexmodule binnen KORAAL-KORMA™ maakt een
verlof, cursusuren en andere factoren die extra
Flexpool tot een volgende geïntegreerde stap in het
inzet
optimaal benutten van de capaciteit van uw organisatie.
van
personeel vergen, kunnen sterk Een
De planner doet via KORAAL-KORMA™ een beroep
ziekteverzuimpercentage is een gemiddelde
op de Flexpool en besteedt de dienst die vervuld moet
voor de organisatie, maar de ene afdeling kan
worden uit binnen de applicatie. Standaard informatie
vanwege omstandigheden te kampen hebben
van de dienst (datum van aanvraag, werktijden,
verschillen
tussen
afdelingen.
met een hoger percentage dan de andere. Indien de capaciteit om dergelijke calamiteiten op te vangen ‘versnipperd’ is over de individuele
aanvragende afdeling, benodigde functie, benodigde kwalificaties) zijn hiermee direct bekend bij de planners van de Flexpool.
afdelingen, bestaat het risico dat deze capaciteit
Inzet van oproepmedewerkers
niet optimaal benut wordt: de ene afdeling zit
Indien de diensten niet vervuld kunnen worden door
ruim in de capaciteit, vanwege weinig ziekte, de
medewerkers met een min-max contract, of indien alle
andere afdeling kampt juist met een groot tekort.
“min-max’ers” al zijn ingezet, doet de planner van de
Om deze reden richten veel organisaties een
Flexpool een beroep op oproepmedewerkers. Door de
Flexpool in, waar het capaciteitsoverschot voor
inzet van de module wordt Webbased met KORAAL-
het opvangen van calamiteiten wordt verzameld
KORMA™ gepland. De uitzendkracht kan zelfstandig
en van daaruit optimaal wordt verdeeld over de
aangeven
afdelingen waar de behoefte aan extra capaciteit
oproepmedewerker logt in op eigen intranet en ziet
daadwerkelijk aanwezig is. Bijkomend voordeel
meteen
van een dergelijk Flexpool is dat deze pool ook
oproepmedewerker kiest de diensten die hij of zij kan
een belangrijke kweekplaats kan zijn voor het
en wil werken, en de planner van de Flexpool ziet
werven
gelijk dat een dienst vervuld is. Indien gewenst kan de
van
nieuwe
medewerkers
voor
de
organisatie.
.
wanneer
of
er
zij
diensten
beschikbaar
beschikbaar
is.
zijn.
De
De
planner altijd nog een dienst goed- of afkeuren. Ook nu weer bewaakt KORAAL-KORMA™ de kwaliteit:
Daarnaast kan de planner van de afdeling extra informatie aan de dienst toevoegen, zoals een voorkeursmedewerker en eventuele opmerkingen. Ook binnen de Flexpool doorloopt de planner verschillende stappen om wederom de beschikbare capaciteit van de organisatie zo goed mogelijk te benutten en zo min mogelijk extra kosten te maken.
alleen gekwalificeerde medewerk ers zien de v oor
hen
voorkomt
besc hikbare
diensten.
KORAAL-KORMA™
dat
zichzelf teveel inplannen.
Daarnaast
medewerkers
Schil 4: Beroep op KORAAL Door de inzet van uitzendkrachten te kanaliseren via de Flexpool, wordt voorkomen dat er een beroep op uitzendkrachten wordt gedaan, terwijl elders in uw organisatie nog capaciteit beschikbaar is. Bovendien is het daarnaast mogelijk om scherpere afspraken met uitzendbureaus te maken, dan wanneer iedere afdeling individuele afspraken maakt. KORAAL-KORMA™ biedt de mogelijkheid om een aparte afdeling in te richten voor één of meerdere uitzendbureaus. Via de autorisaties wordt geregeld dat alleen de planners van de Flexpool diensten kunnen doorzetten naar een uitzendbureau. . Integrale planning De planner van de afdeling ziet gedurende het gehele traject wat de status is van een dienst die is uitbesteed aan de Flexpool. Is de dienst in behandeling? Is de dienst in concept gepland? Zodra de dienst definitief is ingepland, verschijnt de naam van de betreffende flexmedewerker direct op het eigen rooster. Door ook de inzet van uitzendkrachten in KORAALKORMA™ op te nemen, heeft u in een oogopslag inzicht in de
samenstelling
van
uw
personeelsinzet
hoeveel
contracturen van de afdeling zijn ingezet; hoeveel extra uren en overwerk zijn er gedraaid; hoeveel flexwerkers zijn er ingezet; hoeveel uur is uitbesteed aan het uitzendbureau? Deze gegevens kunt u direct vanuit de planning in KORAAL-KORMA™ opvragen, waardoor bijvoorbeeld mogelijke overschrijding vroegtijdig kunnen worden gesignaleerd en tijdig kan worden ingegrepen.
KORAAL-KORMA™ Arendlaan 15 5022 AS Tilburg T: 013-5821680 M: 06- 22784381 E:
[email protected] I: www.koraal.org / www.korma.nl
KORMA IT Solutions in een volle dochter van Koraal PMS BV KvK 18061138, Tilburg
