De visie van ORTEC op capaciteits- en dienstroosterplanning
Optimale benutting van uw personele capaciteit door een integrale aanpak van uw personeelsplanning
Optimale afstemming
Financiele winst
Binnen de zorg bestaat een groeiend besef dat optimale afstemming van de inzet van haar belangrijkste
+ minder materiaalkosten + minder personeelskosten + minder medicatiekosten + lagere vaste kosten + meer inkomsten + kortere verpleegduur + minder onderzoeken + horgere arbeidsproductiviteit + betere benutting capaciteiten + minder m2 + ...
resources - namelijk de medewerkers - op de te leveren zorg, grote voordelen oplevert.
Strategische winst
+ verbeteren marktpositie + verbeteren opleiding + verwerving opleiding + betere afstemming tussen patientenzorg en onderzoek
+ andere patientenmix + beter imago naar patienten, studenten, zorgverzekeraars
Door vanuit de zorgvraag op een meer centrale manier te gaan plannen, en bijvoorbeeld de jaaruren systematiek goed te benutten, kunnen zeer goede resultaten worden behaald op meerdere gebieden: de kwaliteit van dienstverlening komt op een hoger plan te liggen; de juiste medewerker verleent de juiste
zorg bij de juiste cliënt en op het juiste moment;
hogere medewerkerstevredenheid doordat hun wensen beter afgestemd kunnen worden op de
roosterplanning. Dit kan weer leiden tot een lager ziekteverzuim, meer productiviteit en een betere en meer
respectvolle behandeling van de cliënt.
Capaciteitsplanning hoe te komen tot een optimaal basis dienstenpatroon? Zorginstellingen streven naar optimale afstemming tussen de te leveren zorg en de inzet van haar personeel. Dit lijkt wellicht een eenvoudig vraagstuk, maar dat is het niet. Op dit moment wordt de formatie van een afdeling of locatie ingezet op basis van normen die ofwel historisch zo gegroeid zijn (‘we hebben het altijd al zo gedaan’), ofwel door de organisatie of een adviesbureau is uitgerekend.
en omgeving
+ aantrekkelijke werkgever + ... Organisatiewinst
De formatie van een zorginstelling bestaat normaliter uit medewerkers met een vast contract, studenten en AIOS. Voor de inzet van de juiste formatie is het ten eerste belangrijk dat inzicht wordt geboden in de totale formatie, dus inclusief studenten en AIOS. Dit kan alleen als er een integratie is tussen
+ hogere teameffectiviteit + meer transparante
aan de ene kant de systemen, waarin studenten en AIOS worden gepland, en aan de andere kant het dienstroostersysteem. Alleen dan zal de afdeling de beschikbaarheid van al haar medewerkers kunnen zien
zorgorganisatie
en tot een optimaal dienstrooster kunnen komen. Met de personeelsplanningsoplossing van ORTEC wordt
+ meer en betere
dit volledig ondersteund. Vervolgens is de kernvraag van de planner: ‘hoe te komen tot een optimaal basis
samenwerking
dienstenpatroon?
+ verbeterde communicatie intern en extern
+ grotere medewerkerstevredenheid
+ lager ziekteverzuim + lager verloop + lagere werkdruk + ...
2
ORTEC Dienstroosterplanning
Zorgvraag centraal
Optimaal dienstenpatroon Pas wanneer bekend is wat de te leveren zorg precies inhoudt, zal deze input vertaald kunnen worden naar een basis dienstenpatroon voor die desbetreffende afdeling of locatie. Dit doen wij op basis van een model, waarbij via complexe berekeningen een optimaal basis dienstenpatroon gegenereerd wordt. Het gegenereerde basis dienstenpatroon is vervolgens uitgangspunt om tot een optimaal dienstrooster te komen. Dit zal veelal nogal verschillen van het huidige dienstenpatroon van zorginstellingen, waarbij organisaties er vaak achterkomen dat het huidige rooster verre van optimaal is.
Inzicht ORTEC heeft voor de ‘care & cure’ een oplossing ontwikkeld op het
Het komen tot een optimaal dienstrooster geeft organisaties inzicht
gebied van capaciteits- en roosterplanning, waarbij de zorgvraag
in zaken als: ‘heb ik teveel of juist te weinig formatie en heb ik de
centraal wordt gesteld. Met deze oplossing helpen we instellingen
juiste mix van medewerkers en diensten, gegeven de te leveren
om tot een optimaal basis dienstpatroon te komen en medewerkers
zorg?’ Het is vervolgens aan de organisaties om hier waar nodig
zo efficiënt mogelijk in te zetten.
maatregelen in te treffen.
Cliëntenclassificatie
Roosterplanning
In de ‘care’ bestaat de zorgvraag op een afdeling of locatie uit het
optimaal benutten van de personele capaciteit van
aantal cliënten met een bepaalde zorgzwaarte (ZZP’s). In de ‘cure’
de organisatie door een integrale aanpak van de
bestaat de zorgvraag uit het aantal cliënten op een afdeling, dat valt
personeelsplanning
onder een bepaalde cliëntclassificatie (DBC’s).
De fase capaciteitsplanning, die vooraf gaat aan het roosterplanningsproces, heeft ertoe bijgedragen dat een optimaal
In kaart brengen van te leveren zorg
basis dienstenpatroon wordt gegenereerd. Dit vormt de basis voor
Zaken die hier een rol spelen zijn onder andere of een cliënt in een
het tot stand komen van een optimaal rooster, waarbij rekening
ziekenhuis nog zelf kan eten, zich kan aankleden, wassen en naar
wordt gehouden met onder andere wet- en regelgeving en eisen en
de toilet gaan. Hoe minder een cliënt nog zelf kan doen, hoe meer
wensen van medewerkers, cliënten en organisatie.
zorg van een bepaald type zorg geleverd zal moeten worden. Het in kaart brengen van de te leveren zorgvraag is hierbij geen gemakkelijke opgave.
Dienstroosterplanning
ORTEC
3
Integrale aanpak met het ORTEC schillenmodel
Afwijkingen in dienstroosters Dat het roosterplanningsproces complex is en zeer interessante mogelijkheden voor optimalisatie biedt, wordt geïllustreerd door onderzoek dat ORTEC onder haar klanten heeft uitgevoerd. Hieruit kwam onder meer naar voren dat de dienstroosters in de ‘care’zorginstellingen op de dag van realisatie sterk afwijken van die van een maand ervoor; gemiddeld blijft het rooster nog maar voor 30% overeind en zijn de kosten met 20% gestegen. Redenen voor deze afwijkingen in het dienstrooster kunnen zijn: medewerkers zijn ziek geworden overwerk de inzet van medewerkers uit een flexpool
ORTEC Workforce Scheduling
de inhuur van uitzendkrachten het onderling ruilen van diensten
krachtige ondersteuning in uw planningsproces Om adequaat in te spelen op deze ad-hoc veranderingen, biedt ORTEC de personeelsplanningsoplossing ORTEC Workforce Scheduling waarmee u ondersteund wordt in het maken van de juiste keuzes. Hiermee komt u tot een optimaal dienstrooster, dat voldoet aan de daarvoor gestelde criteria en randvoorwaarden.
Uitzendbureau
Uw medewerkers worden zo efficiënt mogelijk ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen van uw medewerkers.
Oproepkrachten (0-uren contracten)
Personeelscapaciteit van een organisatie komt beschikbaar vanuit verschillende ‘potjes’ die verdeeld zijn over de organisatie. ORTEC ziet dat het meeste rendement uit de totaal beschikbare personeelscapaciteit gehaald wordt door middel van een integrale
Flexpool Overige afdeling Afdeling
aanpak van de personeelsplanning. Hiermee voorkomt u dat bij het ene organisatieonderdeel extra capaciteit wordt ingehuurd, terwijl elders in de organisatie personeelscapaciteit over is. ORTEC hanteert hiervoor het
ORTEC schillenmodel Optimaal benutten van de personele capaciteit
zogenaamde ‘schillenmodel’. Bij het inzetten van personeel op de juiste tijd en plaats worden verschillende schillen doorlopen.
door een integrale aanpak van de personeelsplanning
Het optimaal benutten van de capaciteit van uw organisatie
4
ORTEC Dienstroosterplanning
Schil 1: De afdeling
begint bij het optimaal benutten van de capaciteit van de afdeling. Dit begint, zoals eerder vermeld, bij het formuleren van een basisdienstenpatroon voor de afdeling dat zo goed mogelijk de verwachte zorgvraag van de afdeling afdekt.
Jaarurensystematiek De jaarurensystematiek biedt de planner de mogelijkheid om
In de operationele fase van de planning is het dagelijkse praktijk voor
medewerkers in bepaalde periodes meer of minder te laten werken,
de planner dat medewerkers uitvallen en afspraken met cliënten en
zonder extra kosten te maken. Een belangrijk voordeel van ORTEC
patiënten wijzigen. Kortom het planbeeld kan drastisch wijzigen ten
Workforce Scheduling is dat de planner vooruit in de tijd kan kijken
opzichte van het rooster dat in eerste instantie is opgesteld.
om te zien in welke maanden nu meer of minder capaciteit van de medewerkers nodig is.
Rooster-assistent De basismodule van ORTEC Workforce Scheduling biedt een
Vakantieplanning
Rooster-assistent die de planner helpt bij het vinden van een goede
Ook ten aanzien van de vakantieplanning biedt ORTEC Workforce
vervanger voor een uitgevallen dienst. Iemand die gekwalificeerd
Scheduling het essentiële inzicht om te zien waar er ruimte is voor
is de dienst te doen, maar ook iemand die nog voldoende uren
medewerkers om vakantie op te nemen, en waar eventueel tekorten
beschikbaar heeft en waarbij het inplannen van de dienst geen
dreigen. Zo wordt de planner in staat gesteld om de beschikbare
schendingen veroorzaakt op het gebied van CAO/ATW.
personeelscapaciteit, in samenspraak met uw medewerkers, optimaal te benutten gedurende het jaar.
Ad-hoc wijzigingen
Doordat in ORTEC Workforce Scheduling niet alleen de planning van
Dienstroosterplanning
ORTEC
5
Schil 2: Overige afdelingen (afdelingsoverstijgend)
de eigen afdeling, maar ook die van andere afdelingen beschikbaar is, kan de planner snel inzicht krijgen of er ‘bij de buren’ een medewerker beschikbaar is om een knelpunt in de eigen planning te ondervangen. In ORTEC Workforce Scheduling is zichtbaar of de ingezette capaciteit van een afdeling hoger of lager is dan de actuele zorgvraag. Zo kan de planner gericht zoeken naar een eventuele vervanger die reeds elders in uw organisatie is ingezet. Via de in-/uitleen functie verschijnt de ingeleende medewerker direct op het rooster van de inlenende afdeling. Tevens wordt op deze wijze gewaarborgd dat de kosten van de inzet van de medewerker ook direct aan de juiste afdeling worden toegekend. Ook is het mogelijk om de beschikbare inzet van een medewerker voor een bepaalde tijd toe te wijzen aan de Flexpool. Bijvoorbeeld wanneer zichtbaar wordt dat op een bepaalde afdeling er onvoldoende zorgvraag is om een medewerker op in te zetten. Resultaat hiervan is dat reeds in uw organisatie beschikbare capaciteit eerst benut wordt, voor er van inzet van bijvoorbeeld flex-medewerkers (met veelal bijkomende extra kosten) sprake is.
Vraag - Aanbod 200 180 160 140 120 100 80 60 40
Vraag
20
Aanbod
0
Roostergroep 1
6
ORTEC Dienstroosterplanning
Roostergroep 2
Roostergroep 3
Cluster
Schil 3: Flexpool
Zaken als ziekteverzuim, gevallen van bijzonder verlof, cursussen en
Ondersteuning met ORTEC Flexpool module
andere factoren die extra inzet van personeel vergen, kunnen sterk
De module Flexpool binnen ORTEC Workforce Scheduling maakt
verschillen tussen afdelingen. Een ziekteverzuimpercentage is een
de Flexpool tot een volgende geïntegreerde stap in het optimaal
gemiddelde voor de organisatie, maar de ene afdeling kan vanwege
benutten van de capaciteit van uw organisatie. De planner doet
omstandigheden te kampen hebben met een hoger percentage
via ORTEC Workforce Scheduling een beroep op de Flexpool en
dan de andere. Indien de capaciteit om dergelijke calamiteiten op te
besteedt de dienst die vervuld moet worden uit binnen de applicatie.
vangen ‘versnipperd’ is over de individuele afdelingen, bestaat het
Standaard informatie van de dienst (datum van aanvraag, werktijden,
risico dat deze capaciteit niet optimaal benut wordt: de ene afdeling
aanvragende afdeling, benodigde functie, benodigde kwalificaties)
zit ruim in de capaciteit, vanwege weinig ziekte, de andere afdeling
zijn hiermee direct bekend bij de planners van de Flexpool.
kampt juist met een groot tekort. Daarnaast kan de planner van de afdeling extra informatie aan de Om deze reden richten veel organisaties een Flexpool in,
dienst toevoegen, zoals een voorkeursmedewerker en eventuele
waar het capaciteitsovershot voor het opvangen van calamiteiten
opmerkingen. Ook binnen de Flexpool doorloopt de planner
wordt verzameld en van daaruit optimaal wordt verdeeld over de
verschillende stappen om wederom de beschikbare capaciteit van
afdelingen waar de behoefte aan extra capaciteit daadwerkelijk
de organisatie zo goed mogelijk te benutten en zo min mogelijk extra
aanwezig is. Bijkomend voordeel van een dergelijke Flexpool is dat
kosten te maken.
deze pool ook een belangrijke kweekplaats kan zijn voor het werven van nieuwe medewerkers voor de organisatie.
Dienstroosterplanning
ORTEC
7
Schil 3a: Inzet van min-max’ers
Een gedeelte van de medewerkers van de Flexpool zal een (klein)
ook zichtbaar zijn op het rooster van de Flexpool. Tevens
contract hebben. Enerzijds is dit omdat een gedeelte van de
wordt dankzij ORTEC Workforce Scheduling voorkomen dat er
vraag richting de Flexpool ‘gegarandeerd’ is doordat rekening
overlappende diensten worden ingezet, of dat er schendingen op
wordt gehouden met een te verwachten ziekteverzuim. Anderzijds
het gebied van de arbeidstijden ontstaan.
biedt een contract voor een bepaald aantal uren de medewerker zekerheid en is het daarmee een belangrijke factor voor het
Snel de juiste Flexpool-medewerker vinden
vasthouden van uw medewerkers.
De planner van de Flexpool vindt via het ‘Roostervoorstel’, de Rooster-assistent van ORTEC Workforce Scheduling, eenvoudig
Vast en flexibel
een medewerker voor één of meerdere diensten. De planner van de
Daarnaast is het mogelijk dat bepaalde medewerkers deels vast
Flexpool heeft direct inzicht in de medewerkers die nog te werken
op een afdeling werken en dat hun overige uren via de Flexpool
uren beschikbaar hebben, die gekwalificeerd zijn, die nog
beschikbaar worden gesteld. ORTEC Workforce Scheduling
niet elders ingezet zijn en die beschikbaar zijn. Daarbij ziet de
ondersteunt deze mogelijkheden. Daarbij is bij medewerkers die
planner van de Flexpool ook of het inzetten van de medewerker wel
zowel vast op afdelingen werken als een gedeelte flexibel inzetbaar
of geen schendingen veroorzaakt. Vervolgens legt de planner van
zijn, direct inzichtelijk wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn,
de Flexpool de dienst ter bevestiging voor aan de flexmedewerker.
omdat de diensten die zijn ingepland op de afdelingen,
Uiteraard worden hierbij services als SMS en e-mail ondersteund.
8
ORTEC Dienstroosterplanning
Schil 3b: Inzet van oproepmedewerkers
Indien de diensten niet vervuld kunnen worden door medewerkers met een min-max contract, of indien alle min-max’ers al zijn ingezet, doet de planner van de Flexpool een beroep op oproepmedewerkers. Door de inzet van de module Employee Self Service van ORTEC Workforce Scheduling, in combinatie met de module Shiftbidding, wordt de tijd die voor het vinden van een geschikte kandidaat nodig is sterk teruggebracht: de oproepmedewerkers plannen namelijk zichzelf! De planner van de Flexpool stelt één of meerdere diensten open voor het bieden via internet. De oproepmedewerker logt in op Employee Self Service en ziet meteen of er diensten beschikbaar zijn. De oproepmedewerker kiest de diensten die hij of zij kan en wil werken, en de planner van de Flexpool ziet gelijk dat een dienst vervuld is. Indien gewenst kan de planner altijd nog een dienst goed- of afkeuren. Ook nu weer bewaakt ORTEC Workforce Scheduling de kwaliteit: alleen gekwalificeerde medewerkers zien de voor hen beschikbare diensten. Daarnaast voorkomt ORTEC Workforce Scheduling dat medewerkers zichzelf teveel inplannen.
Dienstroosterplanning
ORTEC
9
Schil 4: Beroep op het uitzendbureau
Proceswinst
+ kortere wachttijden + kortere doorlooptijden + andere volgorde onderzoeken + kortere tijd tussen de
Door de inzet van uitzendkrachten te kanaliseren via de Flexpool, wordt voorkomen dat er een beroep op uitzendkrachten wordt gedaan, terwijl elders in uw organisatie nog capaciteit beschikbaar is. Bovendien is het daarnaast mogelijk om scherpere afspraken met uitzendbureaus te maken, dan wanneer iedere afdeling individuele afspraken maakt.
onderzoeken
+ minder administratieve
ORTEC Workforce Scheduling biedt de mogelijkheid om een aparte afdeling in te richten voor één of
handelingen
meerdere uitzendbureaus. Via de autorisaties wordt geregeld dat alleen de planners van de Flexpool diensten
+ betere aansluiting op transmurale zorgketen
kunnen doorzetten naar een uitzendbureau.
+ minder no-shows op de poli + minder consulenten per
Integrale planning
patient
De planner van de afdeling ziet gedurende het gehele traject wat de status is van een dienst die is uitbesteed
+ ... Gezondheidswinst
+ kortere wachttijden + minder complicaties + minder infecties + minder heropnamen + lagere (co-)morbiditeit en/of morbiditeit
+ grotere zelfzorgkennis + hoger genezingspercentage + grotere mobiliteit + ...
aan de Flexpool. Is de dienst in behandeling? Is de dienst in concept gepland? Zodra de dienst definitief is ingepland, verschijnt de naam van de betreffende flexmedewerker direct op het eigen rooster. Door ook de inzet van uitzendkrachten in ORTEC Workforce Scheduling op te nemen, heeft u in een oogopslag inzicht in de samenstelling van uw personeelsinzet hoeveel contract-uren van de afdeling zijn ingezet; hoeveel extra uren en overwerk zijn er gedraaid; hoeveel flexwerkers zijn er ingezet; hoeveel uur is uitbesteed aan het uitzendbureau? Deze gegevens kunt u direct vanuit de planning in ORTEC Workforce Scheduling opvragen, waardoor bijvoorbeeld mogelijke overschrijdingen vroegtijdig kunnen worden gesignaleerd en tijdig kan worden ingegrepen.
Servicewinst
+ betere bereikbaarheid + tijdige zorg + betere patientenvoorlichting + betere bejegening + grotere patienttevredenheid + grotere tevredenheid bij verwijzers
+ betere klachtenprocedure + meer verbeteracties op klachten
+ ...
10
ORTEC Dienstroosterplanning
Onze software oplossingen
SAP-geïntegreerd:
ORTEC Load Building voor SAP ERP
Gecertificeerde add-on voor logistiekoptimalisatie in SAP ERP met geïntegreerde dozen-, pallet- en laadruimteoptimalisatie, alsmede planning en optimalisatie van routes.
ORTEC Warehouse Execution voor SAP WM
Gecertificeerde add-on voor opslagmanagement in SAP ERP voor planning en beheer van de orderpicking, alsmede papierloos picken.
Windows-applicaties:
ORTEC Load Building
Dozen-, pallet- en laadruimteoptimalisatie, plus orderpicking.
ORTEC Routing and Dispatch
Routering en expeditie met als voornaamste aandachtspunt de realtime routeplanning en expeditie
in een multi-user-omgeving.
ORTEC Route Scheduling
Routeplanning en optimalisatie voor logistieke diensten en voor onderhoud en inspectie.
ORTEC Tactical Routing
Optimalisatie van traject en leverdatum, waaronder ook individuele routeplanningen en het uitzetten van ritten met optimaal gebruik van beschikbare middelen.
ORTEC Service Planning
Routeplanning en optimalisatie voor onderhoud en inspectie.
Klanten lokaal en wereldwijd Projecten op locale en wereldwijde schaal is waar we dagelijks mee bezig zijn. We incorporeren de beste, aan de praktijk getoetste internationale technieken in onze systemen. ORTECs klanten in de retail en in consumentengoederen zijn wereldberoemd geworden. We werken voor for Arla Foods, Velux, DSV, Carlsberg, AB Vassilopoulos (Delhaize Group Griekenland), Tesco (UK & global), Albert Heijn (NL), Walmart (U.S.) en X5 (Russia).
Dienstroosterplanning
ORTEC
11
ORTEC wereldwijd Over ORTEC ORTEC is een van de grootste aanbieders van geavanceerde optimalisatie-oplossingen voor planning. De ORTEC producten en diensten leiden tot een optimale rit- en routeplanning, belading van voertuigen en pallets, personeelsinzet, vraagvoorspelling, logistieke netwerkplanning en magazijn beheer. ORTEC biedt zowel stand-alone, alsook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners. ORTEC heeft meer dan 1800 klanten wereldwijd, 700 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Zuid-Oost Azie.
Noord-Amerika Verenigde Staten Zuid-Amerika Brazilië
West-Europa België Duitsland Frankrijk Groot-Brittannië Italië Nederland
Azië Australië China Singapore
Noord-Europa Denemarken Centraal- en Oost-Europa Griekenland Polen Roemenië
Wilt u meer weten over onze oplossingen? Neem contact met ons op:
[email protected] www.ortec.com
