Ontwerpverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 15.12.2014 ------------------------------------------------------------------------------------------------------Samenstelling: Mevrn. Liesbeth Van Hemelrijck, voorzitter Annelies Mine, Aïcha Al Merrouni, Dhrn. Gustaaf Hendrickx, Christophe Lonnoy, Mevrn. Machteld Vandevoorde, Julie Tobback, Lieve Deturck, Dhr. Michel Claeys, Mevrn. Liesbeth Devue, Lydie Wuyts, raadsleden Dhr. D. Billen, secretaris Dhr. R. Seurs, beleidsmedewerker Dhr. W. Vrebos, ontvanger Iedereen aanwezig behalve Afwezig: Dhr. W.Vrebos;Dhr. R.Seurs Verontschuldigd: ------------------------------------------------------------------------------------------------------De voorzitter opent de vergadering om: 20.00 uur.. Agenda: OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.01.12.2014 2. Afspraken betreffende financiële aangelegenheden en de samenwerking tussen gemeente en OCMW van Herent 3. Toestaan lening aan het OCMW van Herent
BESLOTEN VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.01.12.2014 2. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.27.11.2014 3. Kennisgeving beslissingen Vast Bureau d.d.17.11.2014 en 26.11.2014
1
OPENBARE VERGADERING
1. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.01.12.2014
Het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.01.12.2014 wordt met algemene stemmen goedgekeurd na rekening te houden met volgende bemerkingen/ aanvullingen: -
-
pag.2: agendapunt 2, … d.d. 22.10.2014 i.pl.v. d.d. 22.11.2014; pag.3: agendapunt 3, Besluit wordt aangepast als volgt: Besluit: De rekening over het dienstjaar 2012, afgesloten door financieel beheerder, in samenwerking met Dhr. M. Maebe wordt met algemene stemmen vastgesteld; Pag.4: agendapunt 4, Besluit wordt aangepast als volgt: Besluit: De rekening over het dienstjaar 2013, afgesloten door financieel beheerder, in samenwerking met Dhr. M. Maebe wordt met algemene stemmen vastgesteld;
2. Afspraken betreffende financiële aangelegenheden en de samenwerking tussen gemeente en OCMW van Herent De Raad, Gelet op onderhavig besluit van het schepencollege d.d.26.11.2014 waarbij de afspraken betreffende financiële aangelegenheden en de samenwerking tussen de gemeente en OCMW van Herent; Afspraken betreffende financiële aangelegenheden en de samenwerking tussen de gemeente en het OCMW van Herent. Het college van burgemeester en schepenen stelt op basis van de mondelinge toelichting van de OCMW – voorzitter d.d. 26 november 2014 vast dat er ernstige liquiditeitsproblemen bestaan bij het OCMW van Herent, waardoor het OCMW zijn verplichtingen in de eerste helft van het jaar 2015 niet meer zal kunnen nakomen. Een grondige analyse van de financiën van het OCMW moet duidelijkheid brengen in de oorzaken van deze liquiditeitsproblemen. Dit onderzoek dient zo spoedig mogelijk te worden gevoerd. De resultaten hiervan moeten in alle openheid en duidelijkheid worden gecommuniceerd met het aangeven van de verantwoordelijkheden. Het college wenst dat het OCMW op korte termijn een nieuw meerjarenplan 2014 – 2019 en een budget 2015 zal voorleggen, waarbij een correcte raming
2
gebeurt van inkomsten en uitgaven, geïnterpreteerde omgevingsfactoren.
rekening
houdende
met
correct
Eveneens moet worden nagegaan op welke wijze de financiële processen worden gevoerd, met inbegrip van het voeren van een volledig correcte boekhouding volgens de geldende reglementering, en m.i.v. het op punt stellen van tijdige boekingen en het correct en tijdig betalen van de facturen. Het budgethouderschap bij het OCMW dient grondig geëvalueerd te worden. Het college beslist dan ook dat rekening wordt gehouden met de volgende afspraken. 1. De problemen moeten opgelost worden binnen de huidige legislatuurperiode en binnen de lopende meerjarenplanperiode 2014 – 2019. De oplossing mag in zijn totaliteit geen invloed hebben op het eindresultaat van het meerjarenplan 2014 – 2019 van de gemeente. 2. De gemeentelijke dotatie blijft in 2015 behouden zoals voorzien. Voor de daaropvolgende jaren blijft de dotatie behouden op wat momenteel is voorzien in de meerjarenplanning van de gemeente. Rekening houdende met wijzigende omgevingsfactoren dient echter geëvalueerd te worden of de dotatie op dit niveau moet behouden blijven. 3. De gemeenteraad beslist om op 1 januari 2015 aan het OCMW een renteloze lening van 750.000 euro toe te kennen. Deze lening zal door de financieel beheerder van de gemeente, na verificatie door de gemeentesecretaris dat deze betaling gebeurt volgens de overeengekomen afspraken, vervat in onderhavig collegebesluit en na goedkeuring door de gemeenteraad op 16 december 2014, worden uitbetaald tijdens de eerste helft van januari 2015. 4. De lening moet worden terugbetaald op het einde van 2018. Het OCMW legt jaarlijks een provisie aan die voldoende groot moet zijn om aan te tonen dat de terugbetaling van de lening tijdig en volledig zal gebeuren. Deze provisie zal worden beoordeeld door de gemeenteraad alvorens deze zijn goedkeuring verleent aan de eventueel aangepaste meerjarenplanningen en de budgetten van de jaren 2016, 2017, 2018 en 2019. 5. Aan de gemeenteraad van 16 december 2014 wordt een ontwerp van besluit voorgelegd, dat een addendum inhoudt bij het meerjarenplan 2014 – 2019 en bij het budget 2015. Dit ontwerp van besluit wordt voorafgaand ter goedkeuring voorgelegd aan de OCMW – raad van 15 december 2014. De inhoud van het ontwerp van besluit wordt voorafgaand ter goedkeuring voorgelegd aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. 6. In het addendum wordt bepaald dat de lening wordt toegestaan en dat deze tevens wordt opgenomen in het ontwerp van aanpassing van het meerjarenplan 2014 – 2019 en budget 2015. Op die manier is de lening verwerkt in de beleidsrapporten. De lening dient ook te worden opgenomen in de digitale rapportering. 7. De oorzaken van de financiële tekorten bij het OCMW van Herent moeten op een structurele wijze worden geïnventariseerd en aangepakt en dit op zeer korte termijn. Er moet worden nagegaan waar de verantwoordelijkheden liggen van de financiële tekorten. Hiertoe zullen de OCMW – voorzitter en de
3
OCMW – secretaris tegen uiterlijk 1 februari 2015 aan het college een voorstel van herstructurering van de sociale dienstverlening voorleggen, waarbij de meerjarenplanning 2014 – 2019 van het OCMW in evenwicht is en geen invloed heeft op de meerjarenplanning 2014 – 2019 van de gemeente. 8. De financiële diensten van OCMW en gemeente worden reeds samengevoegd vanaf 1 januari 2015. De processen worden binnen een termijn van 3 maanden op elkaar afgestemd zodat de personeelsleden van gemeente en OCMW elkaars taken kunnen overnemen. Een specifieke beheersovereenkomst moet worden uitgewerkt voor de raden van februari 2015. 9. De OCMW – voorzitter wordt algemeen budgethouder. Op deze wijze kan de OCMW – voorzitter een voorafgaande en sluitende controle uitoefenen op alle uitgaven door met name alle bestelaanvragen te beoordelen op zowel hun opportuniteit als het voorradig zijn van de nodige financiële middelen. Eventuele raadsbesluiten die bij het OCMW het budgethouderschap regelen, dienen te worden ingetrokken. 10. De gemeenteraads- en OCMW – raadsbesluiten die de algemene principes van de samenwerking enerzijds en de algemene beheersovereenkomst anderzijds goedkeurden, moeten binnen zeer korte termijn in specifieke beheersovereenkomsten worden uitgevoerd. Dit geldt voor gezamenlijke ondersteunende diensten ( personeel, financiën, ICT, secretariaat, onthaal, informatie, organisatiebeheersing, facilitaire diensten ). De streefdatum voor deze specifieke beheersovereenkomsten is de raden van de maand februari 2015. Op basis van deze overeenkomsten worden ook de genoemde diensten vanaf 1 maart 2015 samengevoegd en moet er geïntegreerd worden gewerkt. De processen worden binnen een termijn van 3 maanden op elkaar afgestemd zodat de personeelsleden van gemeente en OCMW elkaars taken kunnen overnemen. De aansturing van de personeelsleden van deze diensten gebeurt door één dienstverantwoordelijke per dienst. De aansturing van deze dienstverantwoordelijken gebeurt in gemeenschappelijk overleg tussen beide secretarissen. Er wordt resoluut gekozen voor de integratie van bovengenoemde diensten, hetgeen trouwens voorzien is in het Vlaams regeerakkoord van juli 2014 en de beleidsnota van de bevoegde minister L. Homans van november 2014. De medewerking van alle dienstverantwoordelijken wordt hierbij gevraagd. 11. De afspraken rond het dragen van de exploitatiekosten ( o.a. ICT, economaat, … ) die de gemeente nu draagt, moeten in een specifieke beheersovereenkomst worden uitgevoerd, zodat het OCMW ook daar zijn aandeel in bijdraagt binnen de afgesproken dotatie. 12. Aan het OCMW wordt de volledige medewerking en rapportering gevraagd zodat het college overeenkomstig de terzake geldende bepalingen van het OCMW – decreet en het gemeentedecreet, zijn rol van toezichthoudende overheid ten volle kan uitoefenen. Het OCMW bezorgt tijdig de nodige ontwerpen van besluiten aan het college van burgemeester en schepenen, aan de gemeentesecretaris en aan de financieel beheerder van de gemeente. Hierbij zorgt het OCMW zelf voor het nakomen van de decretaal voorziene termijnen. 13. Dit besluit zal worden meegedeeld aan het OCMW van Herent.
4
Gelet op de beraadslaging binnen de OCMW raad waarbij volgende bemerkingen werden genoteerd: - de raad voor maatschappelijk welzijn formuleert zijn bekommernis dat hierover op de juiste manier gecommuniceerd wordt naar het personeel van de kouter en betreurt het dat ze hierover niet werden geïnformeerd op de raad voor maatschappelijk welzijn d.d.01.12.2014, gezien het reeds op 26.11.2014 werd besproken op het college van burgemeester en schepenen;
-
de raad voor maatschappelijk welzijn beaamt de noodzaak dat op korte termijn de oorzaken van de financiële tekorten bij het OCMW van Herent worden geïnventariseerd en volledige duidelijkheid bieden over de liquiditeitsproblematiek , maar formuleert een voorbehoud met de zeer korte termijn die wordt geboden;
-
de raad voor maatschappelijk welzijn stelt dat de aanduiding van de OCMW voorzitter als algemeen budgethouder naar zijn praktische toepasbaarheid binnen de OCMW werking dient bekeken te worden. Tevens wenst de raad voor maatschappelijk welzijn in dit alles ,de juridische context ter zake ,voorzien in het OCMW decreet, te respecteren;
-
de raad voor maatschappelijk welzijn wenst te benadrukken dat inzake de opmaak van de specifieke beheersovereenkomsten voor de gezamenlijke ondersteunende diensten vermeld onder punt 10, ze over voldoende tijd kunnen beschikken om deze overeenkomsten grondig te kunnen behandelen; De raad voor maatschappelijk welzijn stelt vragen bij de afspraken gesteld door het college als kader rond de toekenning van een lening; De toenadering tussen de gemeente en OCMW is al langer geformaliseerd in de aanwezigheid van de OCMW voorzitter in het college .De OCMW raad staat niet afkerig tegenover het feit dat het lokaal bestuur (zowel bestuurlijk, ambtelijk als financieel)op een nieuwe leest geschoeid is /wordt in Vlaanderen. De OCMW raad wenst toch zijn eigen kenmerken te behouden .Aan de kerntaken van het OCMW die federaal zijn vastgelegd, wordt immers niet geraakt.
Binnen de raad ontstaat een discussie of deze €750.000 de kwalificatie lening of onder de huidige dotatieplicht - en deze van in het verleden, valt;
BESLUIT met 7 stemmen ja, 0 stemmen neen en 4 onthoudingen
5
Enig artikel: De raad neemt kennis van het besluit van het college van burgemeester en schepenen d.d.26.11.2014 waarbij de afspraken betreffende financiële aangelegenheden en de samenwerking tussen de gemeente en het OCMW Herent.
3. Toestaan lening aan het OCMW van Herent
De OCMW - raad, gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals het werd gewijzigd, meer specifiek artikel 51 § 1, gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 november 2014, en meer bepaald de afspraken inzake het toestaan van een lening aan het OCMW, gelet op de volgende motivering : Het college van burgemeester en schepenen nam op 26 november 2014 een besluit over afspraken betreffende financiële aangelegenheden en de samenwerking tussen de gemeente en het OCMW van Herent. Eén van deze afspraken betreft het toestaan van een lening, onder voorwaarde van goedkeuring door de gemeenteraad en de OCMW – raad. Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur, afdeling Vlaams – Brabant heeft zich akkoord verklaard met deze werkwijze BESLUIT met 7 stemmen ja, 0 stemmen neen en 4 onthoudingen
Artikel 1 : De OCMW – raad verklaart zich akkoord met het toestaan van een lening van de gemeente aan het OCMW. Artikel 2 : De voorwaarden voor het toestaan van deze lening worden als volgt weergegeven : -
De gemeenteraad beslist om op 1 januari 2015 aan het OCMW een renteloze lening van 750.000 euro toe te kennen. Deze lening zal door de financieel beheerder van de gemeente, na verificatie door de gemeentesecretaris dat deze betaling gebeurt volgens de overeengekomen afspraken, vervat in de alinea’s 2 en 3 , worden uitbetaald tijdens de eerste helft van januari 2015.
-
De lening moet worden terugbetaald op het einde van 2018. Het OCMW legt jaarlijks een provisie aan die voldoende groot moet zijn om aan te tonen dat de terugbetaling van de lening tijdig en volledig zal gebeuren. Deze provisie zal worden beoordeeld door de gemeenteraad alvorens deze zijn
6
goedkeuring verleent aan de eventueel aangepaste meerjarenplanningen en de budgetten van de jaren 2016, 2017, 2018 en 2019. -
De toegestane lening wordt opgenomen in het ontwerp van aanpassing van het gemeentelijk meerjarenplan 2014 – 2019 en gemeentelijk budget 2015. Op die manier is de lening verwerkt in de beleidsrapporten. De lening dient ook te worden opgenomen in de digitale rapportering.
BESLOTEN VERGADERING
7
