Onderwerp:
Algemeen Bestuur
Beëindiging project “Nieuwbouw gecombineerde hoogwaterloods
Datum: 16 januari 2008
Tradeport Noord ‘te Venlo.
Vergaderingnummer: 1 Agendapunt: 4
Voorstel 1. Instemmen met beëindiging project “Nieuwbouw gecombineerde loods Tradeport Noord” te Venlo; 2. Het daarvoor beschikbaar gestelde krediet van € 2.919.070,-- in te trekken; 3. Instemmen met het als onrendabele investering afboeken van € 216.267,-- ten laste van het resultaat van 2007. Motivering Inleiding In de vergadering van uw bestuur van 4 oktober 2006 heeft u besloten om een gecombineerde hoogwaterloods te bouwen in de gemeente Venlo op Tradeport-Noord en daarvoor een krediet van € 2.919.070,-- beschikbaar gesteld. In de loop van het voorbereidingsproces werd duidelijk dat: •
bij realisatie van de bouw een overschrijding zou ontstaan op de geraamde bouwkosten;
• de gemeente Venlo het gewenste perceel niet tijdig kon leveren. In het onderstaande wordt op deze 2 punten ingegaan. Daarnaast wordt stilgestaan bij •
het bestuurlijk proces;
•
de maatregelen die wij inmiddels getroffen hebben en
• de bevindingen van een extern deskundige die het proces heeft geanalyseerd. Tenslotte wordt ingegaan op de voorstellen om dit project af te sluiten en de gemaakte historische kosten van dit project af te schrijven. Overschrijding van de geraamde bouwkosten: Het op 4 oktober 2006 door uw bestuur beschikbaar gestelde krediet van € 2.919.070,-- is vastgesteld op basis van een door een extern bouwmanagementbureau opgestelde raming die werd gepresenteerd als zijnde de te verwachten totale bouwkosten. De bouwteamovereenkomsten met de beoogde bouwteamleden zijn aangegaan in de tweede helft van februari 2007 en de eerste bouwteam vergadering heeft plaatsgevonden op 5 maart 2007. De leden van het bouwteam hebben op basis van de relevante stukken (M.n. het programma van eisen en het ontwerp) medio april 2007 een raming gemaakt van de mogelijke bouwkosten. De bouwteamleden kwamen tot de conclusie dat realisatie van de gecombineerde hoogwaterloods voor het door het bouwmanagementbureau geraamde bedrag niet mogelijk was. Op basis van de berekeningen van het bouwteam zouden de bouwkosten circa € 4.000.000,-- gaan bedragen. Een overschrijding van ca. € 1.100.000,--.
1
Het bouwmanagementbureau en de projectleiding hebben gesteld dat met een versobering van het programma van eisen de overschrijding op het bouwkrediet zou kunnen worden teruggebracht naar € 650.000,--. Door de overige de leden van het bouwteam is evenwel nooit bevestigd dat dit inderdaad mogelijk is. Omstreeks deze tijd werd ook duidelijk dat de gemeente Venlo de grond niet tijdig kon leveren. Hiermee was realisatie van de gecombineerde hoogwaterloods in de gemeente Venlo binnen het beschikbaar gestelde krediet niet mogelijk. Bouwlocatie Venlo: De gemeente Venlo is niet in staat gebleken over te gaan tot tijdige levering van het in eerste instantie aangeboden perceel. Dit ondanks het gegeven dat wij vanaf de start van de onderhandelingen over de grond met de gemeente Venlo de geldende deadline (loods operationeel voor start risicoseizoen hoogwaterseizoen 2007/2008) duidelijk aangegeven hebben. Pas vrij laat in het voorbereidingsproces (medio juni 2007) werd door de gemeente aangegeven dat het perceel nog niet kon worden vrijgegeven voor het starten met bouwkundige werkzaamheden in verband met archeologisch onderzoek. Daarmee was de deadline van het hoogwaterseizoen 2007/2008 niet meer haalbaar en hebben wij ons op alternatieven gericht (zie paragraaf “genomen maatregelen door het waterschap”). Een van die alternatieven was het doorstarten op het perceel in Venlo op Tradeport Noord. Vandaar dat wij de gemeente meerdere malen mondeling en schriftelijk gevraagd hebben aan te geven of zij het betreffende perceel alsnog op een zodanig tijdstip kunnen leveren dat realisatie van operationele hoogwaterloods voor het hoogwater risicoseizoen 2008/2009 mogelijk is. De gemeente Venlo heeft ons inziens deze garantie niet gegeven. Uiteindelijk heeft dit er toe geleid dat wij bij aangetekende brief van 19 oktober 2007 de gemeente hebben laten weten de onderhandelingen over grondaankoop per direct af te breken en de gemeente te wijzen op de mogelijkheid dat wij de gemeente aansprakelijk stellen voor de door het waterschap geleden en nog te lijden schade. Deze brief is mede gebaseerd op een juridisch advies dat door ons werd ingewonnen bij een ter zake deskundig advocatenkantoor. Kort en goed is de conclusie van dit advocatenkantoor dat gelet op alle feiten en omstandigheden het door ons op deze wijze afbreken van de onderhandelingen een gerechtvaardigde actie is. Resumerend wordt gesteld dat bepalend voor het beëindigen van het project op Tradeport Noord in de gemeente Venlo is geweest het feit dat levering van de vrijgegeven grond niet tijdig mogelijk was. Belangrijkste elementen bestuurlijk proces: In de vergadering van uw bestuur van 4 oktober 2006 heeft u besloten om een gecombineerde hoogwaterloods te bouwen in de gemeente Venlo. Daarvoor werd een krediet van € 2.919.070,-beschikbaar gesteld. Wij hebben in de vergadering van 8 november 2006 het programma van eisen en het projectplan vastgesteld. Vervolgens werd door het algemeen bestuur werd op 20 december 2006 besloten om als aanbestedingsvariant te kiezen voor een bouwteam. Op basis van deze onderliggende bestuurlijke besluitvorming is begonnen met voorbereidend bouwproces. Op 21 maart 2007 hebben wij ingestemd met het definitief ontwerp van de loods en met de samenstelling van het bouwteam. Begin mei 2007 werd ons door het bouwmanagement en projectleiding medegedeeld dat de realisatiekosten van de gecombineerde hoogwaterloods aanmerkelijk hoger zouden uitvallen dan 2
oorspronkelijk geraamd: € 4 mln in plaats van € 2,9 mln. Wij hebben de bouwmanager en projectleiding opdracht gegeven om te zoeken naar mogelijkheden om de overschrijding terug te brengen. Dit bijvoorbeeld door versoberingen in het ontwerp door te voeren. In onze vergadering van 23 mei 2007 heeft de bouwmanager en projectleiding een nieuwe raming overlegd ter grootte van afgerond € 3,5 mln. Verdere bezuinigingen werden niet haalbaar geacht. Op basis van dit advies hebben wij besloten een voorstel voor een aanvullend krediet van € 650.000,- aan u voor te leggen. Dit voorstel is aan u toegelicht in de gezamenlijke commissievergadering van 30 mei 2007. De besluitvorming rondom het aanvullend krediet heeft plaatsgevonden zonder dat wij op de hoogte waren van het feit dat het bouwteam niet ingestemd had met de nieuwe bouwsom. Na de commissievergadering op 30 mei 2007 ontvingen wij bericht van de gemeente Venlo dat levering van de grond op korte termijn niet mogelijk was. Dit vanwege archeologische vondsten. Daarop hebben wij u bericht het voorstel voor een additioneel krediet in te trekken. In onze vergadering van 27 juni 2007 hebben wij besloten de interne opdrachtnemers te ontheffen van hun taak met benoeming van een tweetal nieuwe interne opdrachtnemers. Deze kregen de opdracht mee om: •
een oplossing te zoeken voor hoogwaterloods voor het hoogwaterseizoen 2007/2008;
•
de mogelijkheden van een doorstart van het project in Venlo dan wel een andere geschikte locatie;
• het verwerven van een geschikte bestaande loods die aan het programma van eisen voldeed. In de vergadering van 12 september 2007 hebben wij besloten: •
als tussenoplossing voor het hoogwaterseizoen 2007/2008 een tweede loods te huren in de directe omgeving van de huidige hoogwaterloods;
•
de gemeente Venlo nogmaals in de gelegenheid te stellen de gevraagde garantie m.b.t. de levering van de grond af te geven. Als deze garantie niet binnen drie weken verstrekt was zouden wij de onderhandelingen definitief afbreken, hetgeen bij brief van 19 oktober 2007 heeft plaatsgevonden. Daarmee was de realisatie van de hoogwaterloods op Tradepoort-Noord te Venlo definitief van de baan.
•
verkennende gesprekken met de gemeente Horst te starten voor de locatie Hoogveld-Oost.
Genomen maatregelen door het waterschap: Externe begeleiding project. Gelet op het verloop van het proces hebben wij het standpunt ingenomen dat er onvoldoende basis was voor verdere samenwerking met het bouwmanagementbureau. De overeenkomst met dit bureau werd, op basis van een ingewonnen juridisch advies, met wederzijds goedvinden beëindigd. Analyse bouwproces. Van belang blijft echter een duidelijk beeld te krijgen van wat er is misgegaan in het voorbereidingsproces met betrekking tot de destijds bestaande bouwplannen in Venlo. Ook dient onderzocht te worden of een doorstart in de gemeente Horst aan de Maas mogelijk is en welke financiële gevolgen daaraan zijn verbonden. Om deze zaken helder te krijgen hebben wij een extern deskundige (Brink Groep) opdracht gegeven om: •
een analyse te maken over het verloop van het voorbereidingsproces mbt het plan om in de gemeente Venlo een gecombineerde loods te gaan bouwen;
3
•
inzichtelijk te maken op welke wijze de substantiële afwijking tussen enerzijds de door het bouwadviesbureau geraamde bouwkosten en anderzijds de door het bouwteam geraamde stichtingskosten is ontstaan;
•
te onderzoeken of en doorstart voor de bouw van een gecombineerde hoogwaterloods in de gemeente Horst aan de Maas mogelijk is;
•
ten aanzien van de nieuw te bouwen loods in de gemeente Horst aan de Maas een budgettoets “bouw en investeringskosten” uit te voeren.
Opdracht aan en bevindingen van de Brink Groep: In de vergadering van woensdag 28 november 2007 werd de commissie Bestuur en Middelen geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de bouwplannen van het waterschap in de gemeente Horst. In deze vergadering is ook aan de orde gekomen het ophanden zijnde onderzoek van de externe deskundige. De commissie heeft uitgesproken nauw bij dit onderzoek betrokken te willen worden. Op 3 december heeft de extern deskundige aan een delegatie uit de commissie een nadere toelichting gegeven op het aanstaande onderzoek. De delegatie kon zich verenigen met de voorgestelde werkwijze en de aard en omvang van de onderzoeksopdracht. De delegatie heeft daarbij aangegeven welke zaken eveneens in het onderzoek opgenomen moeten worden. Dit betreft dit onder meer de volgende aspecten: •
wat en waardoor is het misgegaan in het voorbereidingsproces (voor antwoord zie pagina 8 en 9 rapport Brink Groep);
•
zijn er nog historische kosten te verwachten van marktpartijen die deelnemen of hebben deelgenomen aan het bouwteam (voor antwoord zie pagina 13 en 14 rapport Brink Groep alsmede onderstaande paragraaf);
•
is er destijds met een reële planning in de tijd gewerkt (voor antwoord zie pagina 6 en 7 rapport Brink Groep);
•
is de gekozen aanbestedingsvariant (bouwteam) debet aan het mislopen van dit project (voor
•
zijn er m.b.t. de gesloten bouwstemovereenkomsten met marktpartijen, nog risico’s of valkuilen voor de opdrachtgever (voor antwoord zie pagina 14 rapport Brink Groep);
•
is er voldoende wederzijds vertrouwen binnen het bouwteam om verder te gaan (voor antwoord zie pagina 14 en 15 rapport Brink Groep);
•
handelen de bouwteampartners conform de bouwteamovereenkomst (voor antwoord zie pagina 3 t/m 5);
•
de juridische positie van het waterschap: zijn er claims te verwachten of kan het waterschap
antwoord zie pagina 3 t/m 5 rapport Brink Groep);
claims indienen (voor antwoord ten aanzien van eventuele claims van bouwteamleden zie pagina 14 rapport Brink Groep. Eventuele claim van de gemeente Venlo: voor antwoord zie paragraaf “bouwlocatie Venlo”). •
hoe is de bestuurlijke besluitvorming tot stand gekomen (voor antwoord zie paragraaf “belangrijkste elementen bestuurlijk proces”);
•
hoe is het proces omtrent het niet leveren van de grond door de gemeente Venlo verlopen (voor antwoord zie paragraaf “bouwlocatie Venlo”).
Bij het formuleren van de opdracht hebben we nadrukkelijk aangeven dat wij inzicht wensen te krijgen in de gang van zaken met betrekking tot het gehele proces, zowel vanuit het verleden alsook naar de toekomst. Dit mede om van deze analyse te kunnen leren hoe wij fouten in de toekomst kunnen voorkomen.
4
Aansluitend aan de reguliere vergadering van het algemeen bestuur van 19 december 2007 heeft een extra vergadering van de gezamenlijke commissies plaatsgevonden. In deze vergadering werd de stand van zaken met betrekking tot de bouw van de gecombineerde hoogwaterloods toegelicht. Eveneens heeft de heer Brugel van de Brink Groep een uitvoerige toelichting gegeven op de resultaten van het onderzoek. Beknopt weergegeven is de conclusie van de extern deskundige dat: •
het project vooral op projectinhoudelijke aspecten is gestuurd en nauwelijks op het proces;
•
de aspecten met betrekking tot geld, risico’s, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit zijn doorgaans slechts globaal besproken maar niet verder uitgewerkt;
•
met een zorgvuldige kostenberekening op basis van het programma van eisen en het daarbij behorende kwaliteitsbeleid vastgesteld had kunnen worden dat de bouwkosten veel hoger zouden uitvallen dan de raming; (hetgeen in de analyse mbt de bouw- en installatiekosten wordt bevestigd)
•
er voldoende basis is om met het huidige bouwteam (opdrachtgever, architect, aannemer en installateurs) aangestuurd door een nieuwe projectmanager een doorstart te maken;
•
het noodzakelijk is het bouwproces anders in te richten maar dat de basisdocumenten (programma van eisen, ontwerp, projectplan en planning) met enige aanpassingen ook voor de gecombineerde hoogwaterloods in Horst kunnen worden toegepast;
•
gezien nut en noodzaak het project dient te worden gecontinueerd met als eindresultaat een eenvoudig, doelmatig en functioneel gebouw dat voldoet aan de kwaliteit in relatie tot de prijs.
Het desbetreffende rapport van de Brink Groep treft u bijgaand aan. De vragen zoals die door de delegatie uit de commissie Middelen aan dhr. Brugel van de Brink Groep gesteld zijn, zijn in de rapportage van de Brink Groep beantwoord (hierboven zijn bij de vragen verwezen naar de beantwoording in het rapport). Met de conclusies en aanbevelingen uit het rapport kunnen wij ons verenigen en voor wat betreft eventuele toekomstige projecten van deze aard heeft het bestuur daar zeker lering uit getrokken. Voorstel met betrekking tot beëindigen project, intrekken ter beschikking gestelde krediet en afschrijven historische kosten. Om de hierboven weergegeven redenen is voortzetting van het project realisatie gecombineerde hoogwaterloods op Tradepoort Noord in Venlo niet meer realiseerbaar binnen de eisen die aan het project gesteld zijn: met name de eis om voor het risicoseizoen 2008/2009 over een operationele hoogwaterloods te kunnen beschikken is daarbij doorslaggevend. Om deze reden wordt dan ook voorgesteld het project te beëindigen en het beschikbaar gestelde krediet in te trekken. In het kader van de planuitwerking voor de loods te Venlo werden in totaal reeds € 216.267,-- kosten gemaakt. Een specificatie van deze kosten vindt u terug op pagina 13 en 14 van het rapport van de Brink Groep. Voorgesteld wordt deze kosten als onrendabele investering af te boeken ten laste van het resultaat over het begrotingsjaar 2007. Financiële consequenties Het in de vergadering van 4 oktober 2006 beschikbaar gestelde krediet van € 2.919.070,-- in te trekken. De historische kosten zoals die werden gemaakt voor de locatie Venlo, in totaal € 216.267,--, als onrendabele investering af te boeken ten laste van resultaat over het jaar 2007.
5
Advies gezamenlijke commissie In de gezamenlijke commissievergadering van 19 december 2007 is kennis genomen van de presentatie van dhr. Brugel van de Brink Groep waarin hij de uitkomsten van zijn onderzoek (voor opdracht zie hiervoor) uiteen zette. In deze vergadering is besloten om een extra vergadering van het algemeen bestuur in te lassen op 16 januari 2008.
Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei de secretaris,
de voorzitter,
mr. W.J.M. Evers
ir. H.A. van Alderwegen
6
