O365 Het nieuwe werken is OPEN!
SAIT Technology Update 2015
Agenda Project Kind en Gezin
1.
door Christel Massa (Kind en Gezin) • • • •
Over “Kind en Gezin” Keuze en meerwaarde O365 Implementatietraject Inspiratie
O365 – SharePoint Sites
2.
door Raf Vanhoren (Uniway)
• •
Aanpak bij Kind en Gezin Wat kunnen we betekenen
Het nieuwe (samen)werken volgens Microsoft
3.
door Vincent Dal (Microsoft)
•
Roadmap Microsoft
Over Kind en Gezin
IVA met rechtspersoonlijkheid
•
•
•
Missie:
Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren. 3 beleidsdomeinen: o Preventieve gezinsondersteuning ➢ Preventieve dienstverlening aan gezinnen met jonge kinderen, overal in Vlaanderen o Kinderopvang ➢ Regie van de kinderopvang en “vergunner” o Adoptie
Organisatie van “Kind en Gezin” Gedecentraliseerd: • • • • •
1 Centrale administratie - Brussel 5 Provinciale afdelingen 63 Regiohuizen 342 Erkende consultatiebureaus voor het Jonge Kind 118 Huizen van het Kind
1288 personeelsleden
• 788 regioteamleden zijn altijd onderweg
Externe partners in de consultatiebureaus • 1288 artsen • Ongeveer 5500 vrijwilligers
+50 partners met wie we samenwerken
Ons O365 verhaal start met… visievorming of: waar zit de meerwaarde?
2009 We hebben onze missie aangepast
MISSIE Kind en Gezin
Kind en Gezin wil, samen met zijn
partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren
.
2010 4 interne waarden gekoppeld aan de missie
Onze 4 interne waarden
Open, Positief, Gedreven en Deskundig
OPEN: we vinden het belangrijk dat informatie en kennis niet toebehoort aan een individu, maar aan onze organisatie
2012 strategische keuze - Informatie is OPEN !
Kennis en documenten behoren niet toe aan de organisatie maar moeten zo veel mogelijk gedeeld kunnen worden met partners
Intern samenwerkingsplatform SharePoint
• Sinds 2011: intern samenwerkingsplatform SharePoint 2010 • Doelstelling: – steeds maar 1 en meest recente versie van een document beschikbaar – 1 zoekingang voor alle documenten – toegangsbeheer door eindgebruikers (site-verantwoordelijken) – ondersteuning levenscyclus beleidsdocumenten
(aanmaak tot publicatie) – digitalisering documenten en centrale bewaarruimte voor alle toepassingsdocumenten – efficiëntere samenwerking. ➔ Toepassing ‘OPEN’ door iedereen leestoegang te geven
tot alle gedeelde documentbibliotheken
ONS INTERN SAMENWERKINGSPLATFORM DEKTE NIET DE BEHOEFTE Platform niet toegankelijk voor derden
geen antwoord op vragen als: ❑ virtueel overleg, ❑ Byod (bring your own device), ❑ integratie sociale media (Yammer) ❑ … En dit is waarom … onze mensen niet gemanagede en onveilige platformen gebruikten om info te delen
TO CLOUD OR NOT TO CLOUD,
dat was de vraag…
Voordelen publieke cloud:
• Toegankelijkheid & controle – Beheer en ondersteuning meerdere browsers/OS Platforms en toestellen (Smartphones, Laptops, PCs) - BYOD – Bereikbaar los van K&G-netwerk – Beheersbare omgeving (anders dan bijv. DropBox,…) – Externe gebruikers: geen extra beheer en geen toegang tot interne K&G-systeem
• Cloud-partner – Beheerst het externe datacenter – Garandeert een hoge beschikbaarheid van het platform (SLA)
zonder extra infrastructuurkost – Beschikt over de noodzakelijke IT-expertise
& veiligheidsmaatregelen
K&G
Najaar 2012 - Organisatie van een BATTLE
De winnaar
✓ Collaboratie ✓ Teamwerking
NIEUW INTERN- EN EXTERN SAMENWERKINGSPLATFORM: MICROSOFT OFFICE 365
NIEUW: e-mail geïntegreerd met andere samenwerkingsfunctionaliteit
Microsoft Exchange Online
Geïntegreerd met andere toepassingen ipv Lotus Notes mail en agenda
Planning
en beschikbaarheid Microsoft Lync/Skype
Overkoepelende weergaves:
voor chat en virtueel persoonlijkoverleg
privé vs werk vs team
NIEUW: 1 agenda
Mensen en informatie verbinden Chat
NIEUW: videoconferencing (audio en beeld) Samenwerkingsruimte (team/projectsite)
Microsoft SharePoint
NIEUW: geïntegreerd met persoonlijke agenda teamsites in de cloud
vergaderruimte agenda
verslag Microsoft Office Online
taken documenten bewerken in browser
taken NIEUW: 1 takenlijst voor gans platform offline: Office 2013 teamagenda
SAMENWERKEN
Vergaderen en informatie uitwisselen
Zoeken van informatie
gebruik van trefwoorden en metadata
NIEUW: BYOD – gebruik van platform via privétoestellen
(Samen)werken over locaties, toestellen, afdelingen en organisaties heen
NIEUW: toegang voorMicrosoft externen
Office 365
&
NIEUW: integratie sociale media Windows
zowel online als offline kunnen werken (op termijn) werken met APPS NIEUW: gebruik van APPS binnen dit platform
TO CLOUD OR NOT TO CLOUD,
THAT’S THE QUESTION
Groot nadeel van de publieke cloud: informatieveiligheid ➔ Cloudproviders: vaak VS-bedrijven – VS wetgeving aangaande Data Privacy is een issue! – Informatieveiligheid IS een issue
Ons antwoord: risicoanalyse en risicomanagement
Er volgde een risico-analyse, dataclassificatie en bijhorende richtlijnen rond gebruik en beveiliging…
De dataclassificatie van O365 is “persoonlijk” - Bronnen:
- Werkwijze is aanvaard door regulatoren zoals Privacycommissie (advies nr 04/2015 van 25 februari 2015)
- Model is conform aan de nieuwe minimale veiligheidsnormen van KSZ, geldig vanaf 2016
- Risicomodel van SMALS
GROTE CHANGE!
Werken met een nieuwe toepassing…
maar vooral een CULTUURWIJZIGING om
anders te gaan samenwerken en documenten/kennis te delen!
Grootste uitdaging K&G = verandering implementeren • 1.400 collega’s zonder IT-focus
op een goede manier
leren samenwerken en kennisdelen
met collega’s en partners
• Implementeren van nieuwe werkwijze/cultuur
= grotere uitdaging dan
Privacy & Owner = not security
IT implementeren van een nieuwe technologie
• Continue zoektocht
naar meerwaarde en efficiëntiewinst
voor collega’s, partners en de burger
• Stapsgewijze aanpak
• Waarbij de IT-afdeling moet leren loslaten
New I guidelin
Aanpak veranderingstraject Vragen komen pas wanneer collega’s O365 stapsgewijs in gebruik nemen
en niet tijdens opleidingssessies.
(cf olifant… gewoon te groot om ineens op te eten)
1ste
Oprichting EHBO-team hulp bij O365
•
Office 365 IT-accounts&
Office 365-ambassadeurs (gebruikers) verzorgen de ondersteuning van de afdelingen
•
Aanpak/Ondersteuning op maat
•
Infosessies, workshops, “Leuk & Leerrijk”-activiteiten onder de middag, trainingen op maat, …
IMPLEMENTATIE Skype, (team)sites, OneDrive en Office
SKYPE Artikel in personeelsblad
Lync/Skype verkoopt zichzelf
Verschillende initiatieven:
• • • • • • • •
Minder verplaatsingen Ad-hoc kennisdeling Snel toegang tot experten Interactieve webinars met partners, ouders,… Inzet van afstandstolken Extra communicatiekanaal intern, met partners en de burger Online trainingskanaal Online ondersteuningskanaal
SKYPE - Gebruik van polycoms voor efficiënter overleg
NU: Inzet (doven)afstandstolk op consultatiebureau
TOEKOMST: online vertalingen
K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw met 5 componenten
VERGADEREN ➔ notitieblok KENNISDELEN & BRAINSTORMEN ➔ via nieuwsfeed
DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) ➔ gedeelde documentenbib. - VERTROUWELIJK (enkel team) ➔ teamdocumentenbib.
K&G O365 (team)sites – Nieuwsfeed:
Samenwerken en kennisdelen met externen via Office 365 Sites Vb Huis van het Kind Antwerpen
Meerwaarde
CONTACT !
MAILS "
GEEN LICENTIE
voor externe
K&G O365 (team)sites – Office Online
Real-time samenwerken aan documenten
met interne en externe teamleden
Office
voor externe leden
OUTLOOK: Fysieke bijlagen vermijden – documenten delen via linken
URL based on DocId
SKYPE – K&G Academie TV: live infosessies vanop eender welke plaats
Case Personeeldossierbeheerders
Flexibel werken met SharePoint en Skype
•
STAP 1 – Digitalisering en centralisering personeelsdossiers
(SharePoint)
•
STAP 2 – dossierbeheerders personeel die over de grenzen van de
provinciale afdelingen samenwerken als 1 team (Skype)
➔ minder verplaatsingen ➔ flexibele inzet van personeel ➔ inzet per expertise
HET NIEUWE WERKEN / O365 bij “Kind en Gezin”
betekent
SAMENWERKEN
over de grenzen van de organisatie
MET PARTNERS
niet alleen KANTOORINNOVATIE,
Uniway (SAIT)
satellietkantoren
en thuiswerken Microsoft …
OPENHEID / TRANSPARATIE
in kennis en data
O365 Het nieuwe samenwerken Scope SharePoint online O365
door Uniway
Huidige omgeving
2010 & 2013
On-premise
Afweging : welke data zetten we waar ?
Cloud
▪ Ondersteunt geen BYOD
▪ Ondersteunt BYOD
▪ Paswoorden moeten beheerd worden voor externe medewerkers
▪ Gebruik van bestaande
▪ Aankoop van CALs (additoneel budget) voor externe medewerkers
▪ Geen aankoop van O365
mailadressen (AD) voor interne medewerkers licenties voor externe medewerkers
Scope Fase 1: Creatie van een O365 app voor het opzetten van teamsites en projectsites Fase 2: Opzetten van een transversale trefwoordenlijst (nog niet hybride) Fase 3: Opzetten van een hybride search (on hold gezet) Fase 4: Migratie van de on premise teamsites naar de cloud teamsites
Aanpak – Waarom kiezen voor een app? O365 is een platform dat continu wordt bijgewerkt door Microsoft De standaard teamsite van Microsoft dekt behoeften van K&G niet af App laat ons echter toe om op maat gemaakte oplossing in te bouwen en zodoende de funcionaliteiten van het O365 platform verder uit te breiden Geen « save as template »: voortwerken op een versie van de teamsite zoals die op dat moment voorligt, waardoor nieuwe door Microsoft toegevoegde functionaliteiten niet kunnen worden gebruikt Door de app beschikt elke nieuwe site onderliggend steeds over de meest actuele versie van de teamsite zoals Microsoft die aanbiedt Extra stappen:
Project is resultaat van nauwe samenwerking Realisatie in nauwe samenwerking met teams binnen Kind & Gezin -> kennisoverdracht Actief meedenken met de klant om technische invulling te bieden voor specifieke requirements Veelvuldig aftoetsen van invullen van concrete requirements door opzetten van demo’s en POC’s. Meeting Workspaces in 0365 DRM (Documents Rights Management) Migratietools
Aanmaken nieuwe teamsite
Invullen parameters
Locatie kiezen
Titel, URL en … ambassadeur kiezen
Resultaat: Teamsite wordt aangemaakt
•
• •
Verschillende locaties maar zelfde template (team vs project) Nieuwsfeed Documentbibliotheken (Gedeelde & Teamdocumenten) • •
Content Types Configuratie versiebeheer
• Vergaderruimtes • •
Meeting workspaces vervangen door een App? OneNote
• Lijsten (Contacten, Aankondigingen, Forum, etc.) • Eerste POC = « Huis van het Kind »
Content migratie van on prem teamsite naar O365 teamsite Analyse van verschillende migratietools Kostprijs Functionaliteiten Keuze voor ShareGate Uitwerken van een POC Samenwerking met interne ICT-medewerkers om enkele migraties uit te voeren Kennisoverdracht
K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw met 5 componenten
VERGADEREN ➔ notitieblok KENNISDELEN & BRAINSTORMEN ➔ via nieuwsfeed
DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) ➔ gedeelde documentenbib. - VERTROUWELIJK (enkel team) ➔ teamdocumentenbib.
Bedrijfsoverzicht SII Groep / Uniway
1979 +5 000317 M€ 0€ schulden14 Sinds
Consultants
Omzet
60%
Beursgenoteerd Landen Grote klanten
4 continents
UNIWAY °1995
Staff : ~ 65 mensen
Omzet ~ 6,5 Mio €
Uniway technische competenties
Mobile Apps
Azure Cloud
Development
Nieuw
SharePoint & SharePoint online references
Police Antwerp Police Gent
(ex-ORBEM)
Het nieuwe (samen)werken Roadmap Microsoft
Office 365 Vincent Dal Technology Advisor Business Productivity
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
INTRODUCTION
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
THE WORLD
HAS CHANGED.
THE WORLD IS NOW A GIANT NETWORK.
PEOPLE CENTRIC COMPLIANCE
UBIQUITOUS COLLABORATION
THE MODERN WORKPLACE
PERSONALIZED INSIGHT
OFFICE 365
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
Reimagining Productivity
Microsoft’s productivity vision
Hybrid
On Premises
Best experience across devices Messaging
Voice
& Video
Content Management
Online
Cloud on your terms Enterpris e Social
Integrated best-of-breed solutions
Data & Analytics
Office 365 is your complete office in the cloud Businessclass Email
HD Video Conferencing
Plus Office Desktop Apps Office Online Office Mobile
File Sharing
Anywhere Access
Simple IT Management
Technical Support Financiallybacked SLA
GROUPS
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
TRADITIONAL HIERARCHIES
INFORMATION MOVES SLOWLY COMMAND AND CONTROL
RESPONSIVE NETWORKS
INFORMATION TRAVELS FAST LEARN AND ADAPT
THE RISE OF
DYNAMIC TEAMS
MODERN COLLABORATION INTELLIGENT FABRIC PERSONALIZED INSIGHT
Key benefits
SINGLE DEFINITION
SELF-SERVICE
PUBLIC BY DEFAULT
CONTEXT & HISTORY
SHARING TO NON-MEMBERS
SIMPLE TO MANAGE
Groups building blocks
Yammer
Delve
Dynamics CRM
Skype
Calendar
OneNote
OneDrive
Azure Active Directory
Outlook
Office 365 Groups
…
Apps
Office 365 Experiences available to all of you!
OUTLOOK CONVERSATIONS
CALENDAR
FILES
PEOPLE
NOTEBOOK
SKYPE
…
Great experiences across devices
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
DATA LOSS PREVENTION
DLP
Sensitive data analyzed using built in search Define policies for sensitive data Unified policies for all data types End users empowered with Policy Tips, contextual experiences that ensure productivity All activity is audited and reported
Coach the end user in e-mails… DLP Policy Tips inform your workers in real time that they may be about to pass along sensitive information
Policy tips work seamlessly with Outllook, OWA, OWA for devices etc
Reading custom policy tips in email messages keeps workers aware of compliance policies and empowers them to act, without interrupting their work
…same coaching in SharePoint and OneDrive…
…and directly in Office 2016 apps
DLP reporting and auditing • • •
Comprehensive view of DLP policy application across workloads Drill into specific departures from policy to gain business insights Export to excel workbook & email incident reports
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
Customer LockBox
Lockbox Engineers have current background check, security training.
Second level of management or higher
Submits request
Customer
Microsoft Engineer
Microsoft Approval
Lockbox system
Microsoft Manager
Scoped, least privileged access Just-in-time access for limited duration Audit logs for all access
Microsoft Engineer
Customer Lockbox Now we want to extend Lockbox approval to you for
human access to customer content
100101
011010
100011
Submits request
Customer
Microsoft Engineer
Microsoft Approved
Lockbox system
Microsoft Manager
Customer Approved
Microsoft Customer
Engineer
Customer controls authorization of Office 365 personnel access
Available end of 2015 for Exchange, Q1 2016 for OneDrive
DELVE
Introduction
4
Office 365
3
Groups
6
Data Loss Prevention
5
Customer Lockbox
3
DELVE
9
Office 365 in numbers
4 TRILLION
NODES
70 PETABYTES
OF ENTERPRISE DATA
8 BILLION
RELATIONSHIPS
850 MILLION
MEETINGS
60 BILLION
ATTACHMENTS
25 PERCENT RELATIONSHIPS
PER MONTH
ARE PERSON-TO-PERSON
What is The Office Graph? KAT
Documents
People
Conversations
What is The Office Graph?
Manager
Presented to me
Shared with me
Direct report
Liked by me Trending around me
Viewed by me
Works with
What is The Office Graph?
Manager
Presented to me
Shared with me
Direct report
Liked by me Trending around me
Viewed by me
Works with
What is The Office Graph?
Manager
Presented to me
Shared with me
Direct report
Liked by me Trending around me
Viewed by me
Works with
Delve insights today and tomorrow…
External
Office Graph
+ Content
People
Groups
Organization
DELVE – org analytics Available as part of new E5 plan, OR as a standalone addition to E1/ E3 plans
First Release customers at E5 availability
Powerful work analytics for everyone – individuals, senior leadership and organization analysts
Signals include exchange email and calendar initially Instant message, documents, presence, groups, conversations and more to be added rapidly over time
Work-Life balance Stats on how your work continues outside 9-5
Last week you were..
Always on You received 50 emails, read 50 emails, and replied to 20. 75% of people read your emails during working hours.
📱
Glued to your phone 75% of your email activity was done on your mobile device.
A night owl 95% of your email activity was between 5-11 pm.
See team breakdown
Share
De nieuwe manier van (samen)werken is OPEN
Dank je voor jullie aandacht
