O365 Het nieuwe werken is OPEN! V-ICT-OR Shop IT 2016
Agenda 1.
Introductie • •
2.
Over “Kind en Gezin” Keuze en meerwaarde O365 voor Kind en Gezin
O365 – Risicobeheersing • • •
3.
Dataclassificatie Informatieveiligheid Andere randvoorwaarden
O365 – Implementatie • •
Veranderingsbeheer Inspiratie – Implementatievoorbeelden binnen Kind en Gezin
Over Kind en Gezin •
IVA met rechtspersoonlijkheid
•
Missie: Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren isof opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren.
•
3 beleidsdomeinen: o Preventieve gezinsondersteuning Preventieve dienstverlening aan gezinnen met jonge kinderen, overal in Vlaanderen o Kinderopvang Regie van de kinderopvang en “vergunner” o Adoptie
Organisatie van “Kind en Gezin” (cijfers zomer 1995) Gedecentraliseerd: • • • • •
1 Centrale administratie - Brussel 5 Provinciale afdelingen 63 Regiohuizen 342 Erkende consultatiebureaus voor het Jonge Kind 118 Huizen van het Kind
1288 personeelsleden • 788 regioteamleden zijn altijd onderweg Externe partners in de consultatiebureaus • 1288 artsen • Ongeveer 5500 vrijwilligers +50 partners met wie we samenwerken
Ons O365 verhaal start met…
visievorming of: waar zit de meerwaarde?
2009 We hebben onze missie aangepast
MISSIE Kind en Gezin Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren .
2010 4 interne waarden gekoppeld aan de missie
Onze 4 interne waarden
Open, Positief, Gedreven en Deskundig OPEN: we vinden het belangrijk dat informatie en kennis niet toebehoort aan een individu, maar aan onze organisatie
Intern samenwerkingsplatform SharePoint
• Sinds 2011: intern samenwerkingsplatform SharePoint 2010 • Doelstelling:
– steeds maar 1 en meest recente versie van een document beschikbaar – 1 zoekingang voor alle documenten – toegangsbeheer door eindgebruikers (siteverantwoordelijken)
– ondersteuning levenscyclus beleidsdocumenten (aanmaak tot publicatie) – digitalisering documenten en centrale bewaarruimte voor alle toepassingsdocumenten – efficiëntere samenwerking.
2012 strategische keuze - Informatie is OPEN !
Kennis en documenten behoren niet toe aan de organisatie maar moeten zo veel als mogelijk gedeeld kunnen worden met partners
ONS INTERN SAMENWERKINGSPLATFORM DEKTE NIET DE BEHOEFTE Platform niet toegankelijk voor derden
geen antwoord op vragen als: virtueel overleg, Byod (bring your own device), integratie sociale media (Yammer) … En dit is waarom … onze mensen niet gemanagde en onveilige platformen gebruikten om info te delen
TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, dat was de vraag…
Voordelen publieke cloud: • Toegangbaarheid & controle – Beheer en ondersteuning meerdere browsers/OS Platforms en toestellen (Smartphones, Laptops, PCs) - BYOD – Bereikbaar los van K&G-netwerk
– Beheersbare omgeving (anders dan bijv. DropBox,…) – Externe gebruikers: geen extra beheer en geen toegang tot interne K&G-systeem
• Cloud-partner – Beheerst het externe datacenter – Garandeert een hoge beschikbaarheid van het platform (SLA) zonder extra infrastructuurkost – Beschikt over de noodzakelijke IT-expertise & veiligheidsmaatregelen
K&G
Najaar 2012 - Organisatie van een BATTLE
De winnaar
Doorslaggevende factor op dat ogenblik:
Google :
Collaboratie
Microsoft: document aangemaakt/opgeladen in teamsite, behoort de facto tot team
Teamwerking
document is van individu die beslist met wie hij/zij dit document deelt
=> sloot volledig aan bij onze open visie
TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, THAT’S THE QUESTION
Groot nadeel van de publieke cloud: informatieveiligheid Cloudproviders: vaak VS-bedrijven – VS wetgeving aangaande Data Privacy is een issue! – Informatieveiligheid IS een issue
Ons antwoord: risicoanalyse en risicomanagement
door management van Kind en Gezin – resultaten: • Vlot informatie delen met derden = belangrijk onderdeel van onze visie • Gegevens bevinden zich in een beveiligde omgeving specifiek voor Kind en Gezin. • Gegevens zijn volgens KG niet beter maar ook niet minder beveiligd als bij K&G zelf. • Bedrijf als Microsoft kan het zich niet permitteren om grote veiligheidsrisico’s te lopen.
• Indien we geen oplossing bieden aan onze collega’s, zullen deze heel wat zaken via een niet-gemanaged cloudplatform delen met externen (of zichzelf).
Beslissing door management Kind en Gezin
O365 gebruiken we als platform om samen te werken intern en met externen
MAAR nood aan… 1) een grondige dataclassificatie, 2) richtlijnen over cloudgebruik en 3) een aangepast arbeidsreglement
DATACLASSIFICATIE binnen Kind en Gezin - 4 categorieën 1. Publiek: Informatie die K&G bewust deelt met alle burgers/de buitenwereld (persberichten, communicatie woordvoerder, website, …) 2. Intern: Informatie die K&G intern deelt en/of met betrouwbare externe partners, conform de interne waarde
. Dus alles is gedeeld tenzij je een reden hebt om informatie te beschouwen als vertrouwelijk of privacygevoelig.
3. Vertrouwelijk: Informatie die K&G selectief deelt, eventueel met partners. Een lek schaadt de integriteit van K&G of van betrokkenen niet. •
Interne vertrouwelijke nota’s
•
Identificatiegegevens, zoals NAW, telnr, mailadres,…
•
Tijdelijke documenten die men nog niet wil delen
4. Privacygevoelig: Informatie die K&G selectief deelt, eventueel met partners. Een lek schaadt de integriteit van K&G of van betrokkenen. •
Rijksregisternummers
•
Gerechtelijke gegevens
•
Socio-medische gegevens van gezinnen
•
Inkomensgegevens van gezinnen, …
De dataclassificatie van O365 is “vertrouwelijk” Bronnen: - Risicomodel van SMALS Governance 100%
Governance = “beheer”, juridische zekerheden etc…
80%
60% 40% 20% Operational Security
0%
IAM
IAM = Toegangscontrole, authenticatie enz. IT Security = “beveiliging”, Cloud service DOES NOT satisfy Cloud service MAY satisfy Cloud service DOES satisfy
IT Security
- Aanvaard door regulatoren zoals Privacycommissie (advies nr 04/2015 van 25 februari 2015) - Conform de nieuwe minimale veiligheidsnormen van KSZ, geldig vanaf 2016
Minimale beveiliging per datacategorie
BYOD (Bring Your Own Device)
- Niet K&G toestellen via O365 portaal - Mobiele toestellen krijgen toegang, maar: - Aanvaarding toestellen op het centraal platform - 7Zip encryptie en paswoordbeveiliging - 2 Factor Authenticatie (nog in onderzoek) - Digital Rights Management (nog in onderzoek)
GROTE CHANGE! Werken met een nieuwe toepassing… maar vooral een CULTUURWIJZIGING om anders te gaan samenwerken en documenten/kennis te delen!
Grootste uitdaging K&G = verandering implementeren • 1.400 collega’s zonder IT-focus op een goede manier leren samenwerken en kennisdelen met collega’s en partners • Implementeren van nieuwe werkwijze/cultuur = groter uitdaging dan implementeren van een nieuwe technologie • Continue zoektocht naar meerwaarde en efficiëntiewinst voor collega’s, partners en de burger • Stapsgewijze aanpak • Waarbij de IT-afdeling moet leren loslaten
Aanpak veranderingstraject Vragen komen pas wanneer collega’s O365 stapsgewijs in gebruik nemen en niet tijdens opleidingssessies. (cf olifant… gewoon te groot om ineens op te eten)
1ste
Oprichting EHBO-team hulp bij O365
•
Office 365 IT-accounts& Office 365-ambassadeurs (gerbuikers) verzorgen de ondersteuning van de afdelingen
•
Aanpak/Ondersteuning op maat
•
Infosessies, workshops, “Leuk & Leerrijk”-activiteiten onder de middag, trainingen op maat, …
Intranetberichten
SKYPE – K&G Academie TV: live infosessies vanop eender welke plaats
SKYPE Artikel in personeelsblad
Lync/Skype verkoopt zichzelf Verschillende initiatieven: • • • • • •
• •
Minder verplaatsingen Ad-hoc kennisdeling Snel toegang tot experten Interactieve webinars met partners, ouders,… Inzet van afstandstolken Extra communicatiekanaal intern, met partners en de burger Online trainingskanaal Online ondersteuningskanaal
SKYPE - Gebruik van polycoms voor efficiënter overleg
NU: Inzet (doven)afstandstolk op consultatiebureau TOEKOMST: online vertalingen
Huis van het Kind Antwerpen Samenwerken en kennisdelen met externen via Office 365 Sites
Meerwaarde CONTACT MAILS GEEN LICENTIE voor externe
K&G O365 (team)sites – Office Online Real-time samenwerken aan documenten met interne en externe teamleden
Office voor externe leden
K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw a.d.h.v. K&G APP
K&G O365 (team)sites – Standaardopbouw met 3 componenten
VERGADEREN notitieblok KENNISDELEN & BRAINSTRORMEN via nieuwsfeed
DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) gedeelde documentenbib. - VERTROUWELIJK (enkel team) teamdocumentenbib.
K&G O365 (team)sites – OneNote: Agenda voorbereiden & verslaggeving + kennisdeling
ICT is NIET langer de enige eigenaar van sites • VROEGER – Aanmaak of netwerkfolders
– Toegang tot de folders
• NU – Aanmaak nieuwe (team)sites via app • Standaard “Kind en Gezin”-thema • Creatietijd < 5 sec
– Toegang verlener zonder IT interventie • Eindgebruiker is verantwoordelijk voor de toegang tot zijn/haar site/document • Eenvoudig via 1 klik (‘delen’) – Beheer van de verschillende sites door eindgebruikers
• Mogelijkheid om apps toe te voegen tot (team)site • Mogelijkheid tot wijzigen opstartpagina
Andere opstartpagina’s sites
O365 SITES & ONEDRIVE – Persoonlijke folder in O365 & ook lokaal offline beschikbaar (indien gewenst – richtlijnen!)
OUTLOOK: Fysieke bijlagen vermijden – documenten delen via linken
URL based on DocId
Case Personeeldossierbeheerders Flexibel werken met SharePoint en Skype
• STAP 1 – Digitalisering en centralisering personeelsdossiers (SharePoint)
• STAP 2 – dossierbeheerders personeel die over de grenzen van de provinciale afdelingen samenwerken als 1 team (Skype) minder verplaatsingen
flexibele inzet van personeel inzet per expertise
Steeds nieuwe mogelijkheden ..
CLOUD PBX – Integratie telefonie project RTL nabij
DELVE – Efficiënter (samen)werken
…
HET NIEUWE WERKEN / O365 bij “Kind en Gezin” betekent
SAMENWERKEN over de grenzen van de organisatie MET PARTNERS
niet alleen KANTOORINNOVATIE, SAIT satellietkantoren en thuiswerken Microsoft … OPENHEID / TRANSPARATIE in kennis en data
De nieuwe manier van (samen)werken is OPEN
Dank je voor jullie aandacht
