o 3 JAN 2015 Gemeente įį Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Geachte Raad- en Duoburgerleden,

Gemeente įį Bergen op Zoom

Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom

o

3 J A N 2015

«-

«*

Uw kenmerk

-

Ons kenmerk

U14-048366

Datum

Uw brief

-

Beh. door

E. de Milliano

Doorkiesnr.

0164-277789

Inspectierapport reality check

Afdeling

Maatschappelijke Ontwikkeling, Handhaving

Bijlage(n)

1

Onderwerp:

J

r

t

n

'

"'

fcu

door de Provincie Noord-Brabant

Geachte Raad- en Duoburgerleden, Op 18 september 2014 heeft de Provincie Noord-Brabant een reality check uitgevoerd bij de gemeente Bergen op Zoom vanuit haar wettelijke rol als interbestuurlijk toezichthouder voor het domein omgevingsrecht. Tijdens de reality check stond een risicothema centraal, namelijk: toezicht brandveiligheid bij zorginstellingen. De Provincie heeft naar aanleiding van dit thema, samen met een aantal medewerkers van de gemeente Bergen op Zoom en de brandweer, twee locaties van de GGZ bezocht. Namelijk locatie 'Broersblok' en locatie 'De Kade'. Ook heeft de Provincie een aantal locaties onderworpen aan een dossieronderzoek. Daarnaast zijn, tijdens de reality check, de handhavingsdocumenten beoordeeld in het licht van de wettelijke eisen voor een professionele handhavingsstructuur. De Provincie bezoekt elk jaar een aantal gemeenten om de reality check uit te voeren. In 2014 was Bergen op Zoom aan de beurt. De teams Handhaving (afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling) en Vergunningen (afdeling Stedelijke Ontwikkeling) zijn bij de reality check betrokken geweest. In de bijlage vindt u de definitieve versie van het inspectierapport. Hierin vindt u een uitgebreide beschrijving van de aanpak, de conclusies en de verbeterpunten. De Provincie vraagt ons om per verbeterpunt aan te geven hoe we het verbeterpunt gaan uitvoeren, binnen welke termijn en dit te delen met u als raad. Dit gelet op de wens van de wetgever om de controlerende rol van de raad in de horizontale verantwoording te versterken. Een kopie van deze brief zal ook worden verzonden aan de Provincie. De Provincie geeft aan positief te zijn over het feit dat de gemeente Bergen op Zoom een duidelijke handhavingsbeleidscyclus kent (handhavingsbeleid, uitvoeringsprogramma's en evaluatieverslagen) en dat er een goede verbinding wordt gelegd tussen de verschillende documenten. Ook de wijze van diepgang van de uitgevoerde controles op brandveiligheid in de gebruiksfase van zorginstellingen is zeer goed. Belangrijk is wel om oog te houden voor de voortgang in de uitvoering van de controles op brandveiligheid bij zorginstellingen. Naar aanleiding van de reality check is er een aantal verbeterpunten opgesteld. Hieronder vindt u per verbeterpunt een omschrijving hoe we de punten gaan uitvoeren. De verbeterpunten staan in het rapport in hoofdstuk 4, pagina 11. 4.1 »

»

Locatieonderzoek brandveiligheid zorginstellingen De Provincie doelt op locatie 'De Kade'. Een nadere controle door de gemeente en de brandweer Midden- en West Brabant heeft inmiddels plaatsgevonden (op 7 oktober 2014). Op 17 november is de GGZ schriftelijk geïnformeerd over de uitkomsten van de controle. De hersteltermijn is drie maanden. Ook heeft de GGZ het certificeringstraject voor de brandmeldinstallatie reeds in gang gezet. Ook heeft de Provincie de locatie 'Broersblok' gecontroleerd. Op deze locatie zijn geen tekortkomingen en/ of verbeterpunten aangetroffen. De geconstateerde tekortkomingen bij zorginstellingen worden meegenomen in de toezichtstrategie bij het ontwikkelingen van het nieuwe handhavingsbeleid (vaststelling van het nieuwe beleid is in het tweede kwartaal van 2015 door het college voorzien). Vanuit de gemeente wordt er structureel een lijst bijgehouden met alle zorglocaties, de voortgangsrapportages en de benodigde capaciteit voor het controleprogramma zorginstellingen. Aandachtspunt hiervoor is wel de beschikbare capaciteit vanuit de Brandweer en de middelen die hiervoor beschikbaar zijn.

Jacob Obrechttaan 4 4611 AR Bergen op Zoom E [email protected]

Postbus 35 4600 AA Bergen op Zoom I www.bergenopzoom.nl

T140164 F (0164)245356 KvK 20169091

B nvBNG rek. nr. 28.50.00.942 B IBAN: NL41BNGH 0285000942 B BIC: BNGHNL2G

4.2 »

»

«

»

»

Probleemanalyse en prioritering Betreft een advies, geen verbeterpunt. In het nieuwe handhavingsbeleid 2015 - 2018 worden onderwerpen meer gedifferentieerd. Er wordt op basis van risico's meer deelonderwerpen opgenomen. Er is tevens onderscheid aangebracht tussen bouwfase omgevingsvergunning, illegale bouw, gebruik en sloop. Ten aanzien van brandveilig gebruik wordt op basis van risico's een prioritering aangebracht. Bij een hoger risico wordt actiever toezicht uitgevoerd en wordt hogere prioriteit gegeven aan de afhandeling van meldingen. Aandachtspunt ten aanzien van de uitvoering van het toezicht op brandveiligheid is het capaciteitsvraagstuk. Samen met de brandweer wordt bekeken hoe we het toezicht het beste kunnen invullen en welke expertise we moeten inzetten. Ook binnen de gemeente is er aandacht voor scholing van medewerkers als het gaat om het onderwerp brandveiligheid. De evaluatie van de prioriteiten beschreven in het handhavingsbeleid zullen we voortaan jaarlijks uitvoeren. In 2015 hebben we nog wel met een overgangssituatie te maken van oud naar nieuw beleid. Het uitvoeringsprogramma handhaving 2015 en het evaluatieverslag 2014 zijn nog gebaseerd op het beleid uit 2011, aangezien het 'nieuwe beleid' in het tweede kwartaal van 2015 wordt vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma gaan we voor elke geprioriteerde taak de taakstelling en uren/ benodigde capaciteit opnemen, ook voorde brandweer en de OMWB. Dit zal definitief vorm krijgen in het uitvoeringsprogramma 2016, aangezien we voor 2015 nog te maken hebben met een overgangsjaar. In de vorige uitvoeringsprogramma's is altijd uitgegaan van beschikbare capaciteit in plaats van benodigde capaciteit. Betreft een advies, geen verbeterpunt. In het nieuwe handhavingsbeleid worden beleidsdoelen meer SMART geformuleerd.

4.3 Borging capaciteit Zoals eerder aangegeven zijn we in eerdere handhavingsdocumenten uitgegaan van de beschikbare capaciteit, terwijl de Provincie ons nu meegeeft dat we uit moeten gaan van benodigde capaciteit vanuit de gestelde doelen. Dit dient te worden afgezet tegenover de beschikbare capaciteit en moet vervolgens weer tot uiting komen in de begroting. Belangrijk hierbij is ook een periodieke evaluatie zodat de verbeterpunten en evaluatiegegevens kunnen worden meegenomen in het uitvoeringsprogramma. In het nieuwe handhavingsbeleid (2015 — 2018) worden er duidelijke doelen gesteld waarbij er (in de meeste gevallen) ook een niveau van toezicht aan gekoppeld kan worden. In het uitvoeringsprogramma 2016 zullen we aan de doelen ook een capaciteitsberekening 'hangen', evenals voorde organisatie die we hard nodig hebben om de doelen te verwezenlijken. Tevens zijn wij momenteel navraag aan het doen bij omliggende gemeenten welke capaciteitsberekening zij gebruiken. Als de benodigde capaciteit niet overeenkomt met de beschikbare capaciteit moeten er afgewogen keuzes gemaakt worden, bijvoorbeeld tijdelijke inhuur of keuzes maken in prioritering. Ten aanzien van de controles van de zorgpanden zal er een pilot met de brandweer gaan draaien, om te kijken in hoeverre de huidige capaciteit toereikend is om in vier jaar tijd alle zorgpanden gecontroleerd te hebben. Na de pilot (duurt één jaar) zal er een evaluatiemoment plaatsvinden, waarna de werkprocessen met de gemeente en de brandweer worden herijkt. 4.4 « »

»

Dossieronderzoek brandveiligheid, handhavingsstrategie In het nieuwe handhavingsbeleid zal de landelijke handhavingsstrategie (LHS) worden toegepast. De brandweer hanteert voor elke overtreding standaard hersteltermijnen. Gekozen is om de door de brandweer opgenomen maximale termijn aan te houden. Bij een directe noodzaak en/ of bij verzwarende omstandigheden zal de hersteltermijn worden aangepast en wordt er een controle aan gekoppeld. De opdracht aan de Veiligheidsregio (in dit geval specifiek de brandweer) zal verder worden vormgegeven, door duidelijke (regionale) afspraken met elkaar vast te leggen over onder andere de toezichtsfrequentie. In de loop van 2015 zullen hier regionaal afspraken over worden vastgelegd, tussen de Veiligheidsregio en de gemeenten. Ook zal dan worden bekeken of mandatering, voor bijvoorbeeld het versturen van brieven, wenselijk is. De gemeente verstuurd aanschrijvingen zowel naar de gebruiker als de eigenaar. De Provincie merkt op dat in een aantal dossiers de verkeerde adressant is aangeschreven. Dat is ons inziens niet aan de orde, aangezien we bewust alle belanghebbenden aanschrijven.

»

4.5.1 »

»

»

De adviezen zullen, daar waar mogelijk, door ons worden meegenomen. Dit past ook bij de veranderende rol van de brandweer. Mensen hebben zelf ook een verantwoordelijkheid ten aanzien van de brandveiligheid. Handhavingsdocumenten/ algemeen De afspraken tussen vergunningen en handhaving zijn recent herijkt, zodat de functiescheiding duidelijk wordt toegepast. De afspraken worden in 2015 nog verder geconcretiseerd dooreen werkbeschrijving, inclusief checklisten, te maken waarin overheveling van casussen van vergunningen naar handhaving worden geborgd. In de werkbeschrijving zal ook de link worden gelegd naar de landelijke handhavingsstrategie. Het rapport geeft aan dat uit de huidige documenten onvoldoende blijkt hoe de uitvoeringsorganisatie is geregeld. Deze verbeterpunten zullen worden uitgeschreven in het nieuwe handhavingsbeleid en komen ook terug in de uitwerking van de VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving) criteria die we samen met de gemeenten Steenbergen en Woensdrecht aan het uitwerken zijn. Monitoring van gegevens vindt nu met name plaats door het bijhouden van (excel)lijsten een geautomatiseerd systeem voor het bewaken van alle gestelde doelen in het handhavingsbeleid kennen wij nog niet. Wel hebben we eind oktober 2014 het ZTC systeem geïntroduceerd waardoor monitoring mogelijk is op alle meldingen die voor handhaving binnen komen. Samen met ICT zal bekeken worden of een breder geautomatiseerd systeem mogelijk en/ of wenselijk is. Wel vinden er structurele evaluatiegesprekken plaats met onder andere de brandweer, de OMWB en binnen de teams om de voortgang van de toezicht- en handhavingsactiviteiten te bewaken.

4.5.2 Handhavingsdocumenten/ beleid Alle verbeterpunten die worden beschreven worden meegenomen in het nieuwe handhavingsbeleid 2015 - 2018. 4.5.3 Handhavingsdocumenten/ uitvoeringsproqramma 2014 Alle punten worden meegenomen in het op te stellen uitvoeringsprogramma 2016 (dit is het eerste uitvoeringsprogramma na vaststelling van het nieuwe beleid). Het uitvoeringsprogramma 2015 zal nog zijn gebaseerd op het huidige handhavingsbeleid (2011). Heel 2015 kan worden aangemerkt als een overgangsjaar om de verbeterpunten in de praktijk te borgen. 4.5.4 Handhavingsdocumenten/ jaarverslag 2013 De doelen en indicatoren zullen worden meegenomen in het jaarverslag over 2015, deze volgt voor 1 mei 2016. Over het jaar 2014 waren er nog geen indicatoren benoemd. Ook zal in de jaarverslagen specifieker worden teruggeblikt op de doelen, zodat op basis van deze evaluatie eventueel het beleid kan worden aangepast. Van de periodieke overleggen die wij voeren met andere handhavingsorganisaties zal structureel een verslag worden gemaakt, zodat afspraken ook schriftelijk vastliggen. Dit zullen we gelijk oppakken in het jaar 2015.

In de maand februari 2015 zal u op hoofdlijnen geïnformeerd worden over de kaders van het nieuwe handhavingsbeleid 2015 - 2018. Een aantal van de hierboven beschreven uitgangspunten zal terugkomen in het nieuwe handhavingsbeleid. Vaststelling van het nieuwe beleid, door het college, is voorzien voor 1 mei 2015. Wij vertrouwen erop u zo voldoende te hebben geïnformeerd over de uitkomsten van de reality check door de Provincie. Mocht u naar aanleiding van deze brief nog vragen hebben dan kunt contact opnemen met dhr. S.P.M. Verstraten, afdelingsmanager Maatschappelijke Ontwikkeling, bereikbaar op het telefoonnummer: 0164-277726. Hoogachtend, het college van burgemeesje^efl-wethouders van B e j g e i i û p . Z o a Ţ i ^ ^ ^ i -

secretaris/7 / 7

/

/

^

burgemees'

Provincie Noord-Brabant

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5 2 0 0 M C 's-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 6 1 4 11 15 [email protected] www.brabant.nl Bank I N G 67.45.60.043

Inspectierapport reality check interbestuurlijk toezicht omgevingsrecht Taakuitvoering van de gemeente Bergen op Zoom toezicht brandveiligheid zorginstellingen > handhavingsdocumenten W a b o > handhavingsstrategie 'Zó handhaven wij in Brabant'

Contactpersoon Teann IBT omgevingsrecht, F.H.M. van Dinther R. Bloemsma Afdeling Interbestuurlijk Toezicht Email [email protected] Datum reality check 18 september 2 0 1 4

Inhoud 1

Voorwoord

2

2

Doel, afbakening en aanpak

3

3

Conclu s s ie

4

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Samenvatting conclusies Locatieonderzoe k brandveiligheid zorginstellingen Probleemanalyse en prioritering Borging capaciteit Dossieronderzoe k brandveiligheid, handhavingsstrategie Beoordeling handhavingsdocumenten

4 4 7 8 9 9

4 4.1

Verbeterpunten Locatieonderzoe k brandveiligheid zorginstellingen

11 11

4.2 4.3

Probleemanalyse en prioritering Borging capaciteit

11 11

4.4 4.5

Dossieronderzoe k brandveiligheid, handhavingsstrategie Handhavingsdocumenten

1 1 12

4.5.1

Algemeen

12

4.5.2 4.5.3 4.5.4

Beleid Uitvoeringsprogramma 2014 Jaarverslag 2013

13 13 13

Bijlage 1: Waarnemingen

Reality check inīerbestuurlijk toezicht omgevingsrecht

15

1/19

1

Voorwoord

Gemeenten en waterschappen hebben veel wettelijke medebewindstaken op het terrein van het omgevingsrecht. De provincies hebben sinds 1 oktober 2012 de wettelijke taak gekregen als interbestuurlijk toezichthouder omgevingsrecht. Dat wil zeggen dat de provincies bekijken of een gemeente of waterschap haar taken op het terrein van het omgevingsrecht goed uitvoert. I n Brabant richten wij ons daarbij in hoofdzaak op de taken vergunningverlening, toezicht en handhaving. En wel vooral daar waar er sprake is van risico's voor veiligheid en volksgezondheid of kans op onherstelbare schade. Ook doen wij op alle gemeenten en waterschappen een check op tijdige bestuurlijke vaststelling van de handhavingsdocumenten. Tijdige vaststelling is een wettelijke eis en belangrijk voor een goede sturing op de handhavings-beleidscyclus en de instandhouding van een professionele handhavingsstructuur. Wanneer een gemeente of waterschap die taken niet goed uitvoert, kunnen wij maatregelen nemen. I n het uiterste geval kunnen wij op kosten van een gemeente of waterschap een taak zelf uitvoeren (indeplaatstreding) of aan de minister vragen om een genomen besluit te schorsen en te vernietigen. Daarnaast behandelen wij klachten en signalen van burgers en bedrijven over mogelijke taakverwaarlozing door een gemeente of waterschap. Ook richten wij ons op het stimuleren en faciliteren van de spontane naleving door een gemeente of waterschap met het oog op de voorbeeldfunctie die de overheid heeft richting burgers en bedrijven. Dit doen wij onder meer door het plaatsen van goede voorbeelddocumenten van gemeenten en waterschappen (naming) op een voor het omgevingsrecht gemaakte digitale werkomgeving op Viadesk fwww.apenstaartjebrabant.nl). In Viadesk is een aparte groep aangemaakt genaamd "IBT omgevingsrecht". Daar staat ook relevante achtergrondinformatie over interbestuurlijk toezicht, een checklist met de kwaliteitseisen handhaving en blanco formats van beleidsplan, uitvoeringsprogramma en evaluatieverslag. Het Beleidsplan I B T 201 3-2015 bevat onze doelen en prioriteiten voor het interbestuurlijk toezicht. Die beleidsdoelen worden vertaald naar activiteiten in een jaarlijks Uitvoeringsprogramma IBT. Dit betekent in 2014 voor het omgevingsrecht onder meer dat wij van 1 7 gemeenten en 1 waterschap de handhavingsdocumenten beoordelen en daar tevens een realitv check uitvoeren. Bij de betreffende gemeenten doen wij ook een onderzoek naar het risicothema toezicht brandveiligheid bij zorginstellingen. De Inspectie Leefomgeving en Transport ÍILT) heeft over dit onderwerp in 2013 een onderzoeksrapport uitgebracht met verontrustende resultaten. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vraagt voor de resultaten van dat onderzoek aandacht van de provincies bij de uitvoering van het interbestuurlijk toezicht. Toezichthouders van het provinciale team interbesamrlijk toezicht omgevingsrecht hebben op 18 september 2014 bij de gemeente Bergen op zoom een realitv check uitgevoerd. Voorafgaand aan het bezoek aan de gemeente is een steekproef gedaan bij twee zorginstellingen op een aantal brandveiligheidsaspecten. Dit rapport bevat de uitkomsten van de realitv check met waarnemingen, conclusies en verbeterpunten.

2/19

Reality check interbestuurlijk toezicht omgevingsrecht

2

Doel, afbakening en aanpak

Doel van een reality check is om te onderzoeken of de uitvoeringspraktijk bij de gemeente overeen komt met de vastgestelde handhavingsdocumenten van de gemeente op basis van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en bijbehorende uitvoeringsregelingen (Bor en Mor). Voorafgaand aan het bezoek aan de gemeente zijn onderstaande handhavingsdocumenten beoordeeld in het licht van de wettelijke kwaliteitscriteria handhaving: - Nota Integraal Handhavingsbeleid 2011 - Uitvoeringsprogramma handhaving 2014 (HUP) - Evaluatieverslag handhaving 2013 Onderdeel van de reality check is tevens een onderzoek naar de taakuitvoering van de gemeente ten aanzien van één van de prioritaire risic o thema's in het Beleidsplan IBT 2013-2015. Voor 2014 staat het risicothema toezicht brandveiligheid bij zorginstellingen centraal. Voorafgaand aan het bezoek aan de gemeente is een aantal dossiers opgevraagd en is een steekproef gedaan door een inspectie bij twee zorginstellingen op een aantal brandveiligheidsaspecten. Na afloop van de reality check zijn de bevindingen mondeling teruggekoppeld met de betreffende medewerkers. Vervolgens is het concept inspectierapport met daarin ook de conclusies en verbeterpunten voor ambtelijk reactie toegezonden aan de gemeente. Aanwezigen namens de gemeente en of veiligheidsregio

Mevr. E. de Milliano

Teammanager Handhaving

De heer R. Rijk

Teammanager Ruimtelijke ordening

De heer J.P. Havermans

Bouwinspecteur

Mevr. R. Jansen-Spijker

Toezichthouder Handhaving en Projectleider nieuw

De heer R.van Bussel

Handhavingsbeleid Coördinator risicobeheersing Brandweer Midden- en West

De heer E. de Koster

Jurist Handhaving

Brabant

Inspectieteam Provincie Noord-Brabant

Dhr. R. Bloemsma

Coördinator interbestuurlijk toezicht omgevingsrecht

Mevr. S. van Dinther

Interbestuurlijk toezichthouder omgevingsrecht


3/19

3

Conclusies

3.1

Samenvatting conclusies

Onderstaande tabel bevat een overzicht van de conclusies die volgen uit de toetsing aan de wettelijke norm en de toetsing van de uitvoeringspraktijk aan de vastgestelde handhavingsdocumenten per beoordeeld onderdeel. Hierbij hanteren wij een vierpuntenschaal namelijk: Voldoet. Voldoet grotendeels, Voldoet gedeeltelijk of Voldoet niet.

3.2

Locatieonderzoek brandveiligheid zorginstellingen

Voldoet gedeeltelijk *

3.3

Kwaliteitscriterium: Probleemanalyse en prioritering

Voldoet grotendeels

3.4

Kwaliteitscriterium: Borging capaciteit

Voldoet gedeeltelijk

3.5

Dossieronderzoek brandveiligheid, handhavingsstrategie

Voldoet grotendeels

3.6

Beoordeling handhavingsdocumenten

Voldoet grotendeels

* Deze conclusie heeft betrekking op de zorginstellingen algemem en niet op de gemeente. De conclusies zijn gebaseerd op de in bijlage 1 opgenomen waarnemingen. De verbeterpunten zijn opgenomen in hoofdstuk 4. Bij het overzien van de conclusies en verbeterpunten valt het ons positief op dat de gemeente haar beleidscyclus heeft gesloten en een goede verbinding legt tussen de verschillende documenten. Ook de wijze van diepgang van de uitgevoerde controles op brandveiligheid in de gebruiksfase van zorginstellingen is zeer goed. Onze complimenten hiervoor. Daarentegen is in onze ogen een zorgpunt bij uw gemeente de voortgang in de uitvoering van de controles op brandveiligheid bij zorginstellingen. Daarnaast is de afstemming van de benodigde en beschikbare capaciteit voor het totale toezichtprogramma een aandachtspunt. 3.2 L o c a t i e o n d e r z o e k brandveiligheid zorginstellingen Hieronder staan de betreffende wettelijke normen en de door ons daaraan gerelateerde conclusies. »

Woningwet;

» »

Bouwbesluit 2012; Regeling bouwbesluit 2012;

»

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht;

»

Besluit omgevingsrecht (Handhavingsstrategie, artikel 7.4 lid 2).

Voorafgaand aan het bezoek aan de gemeente zijn twee zorginstellingen binnen de gemeente bezocht en geïnspecteerd op de volgende belangrijke aandachtspunten uit het Bouwbesluit ten aanzien van het rechtens verkregen niveau en het gebruik: Technisch » brandmeldinstallatie, ontruimingsinstallatie, noodverlichting Organisatorisch

4/19


»

ontruimingsplan, ontruimingsoefening , nooddeuren, vluchtwegen

Bouwkundig »

rookscheidingen, brandscheidingen

Door deze aspecten in samenhang te bezien ontstaat een beeld over de brandveiligheid van een gebouw. Dit beeld betrekken wij bij het toetsen aan de procescriteria handhaving uit het Besluit omgevingsrecht, waarbij wij met name kijken naar probleemanalyse, prioritering en borging capaciteit. Conclusie Uit onze inspectie blijkt dat bij de locatie "Broersblok' waar de gemeente recentelijk is geweest in het kader van het controleprogramma de technische installaties voor zover controleerbaar voldoen, de organisatie voldoet en de bouwkundige aspecten voldoen. De locatie 'De Kade' waar recentelijk geen toezicht heeft plaatsgevonden voldoet niet voor wat betreft de technische installaties en de bouwkundige aspecten. De BHV-organisatie voldoet wel. Gelet op de aard van de tekortkomingen bij de bouwkundige en installatietechnische aspecten bij de locatie De Kade dient de gemeente naar ons oordeel snel actie te ondernemen om ervoor te zorgen dat op de kortst mogelijk termijn deze risicovolle situatie bij brand wordt beëindigd zo nodig met gebruikmaking van de beschikbare handhavingsinstrumenten. Bouwkundige aspecten: Tijdens de bezoeken aan beide zorginstellingen hebben wij kunnen zien dat er tijdens de bouwfase onvoldoende aandacht was voor de brandveiligheid. Bij de locatie 'Broersblok' is dit inmiddels verholpen door het doorvoeren van bouwkundige maatregelen. De locatie 'De Kade" is nog niet intensief door de gemeente bekeken. De doorvoeringen door een brandscheiding zijn niet op een juiste manier brandveilig uitgevoerd. Wel is het ventilatiesysteem op een juiste wijze voorzien van brandkleppen. Technische installaties: De brandmeldinstallatie van locatie 'De Kade' is niet gecertificeerd. Wel vindt jaarlijks onderhoud plaats. De brandmeldinstallatie is sinds 2007 niet gecertificeerd. Dit heeft mede te maken met de afspraken tussen de verhuurder en gebruiker. Ondanks het feit dat de brandmeldinstallatie wel functioneert is dit niet een situatie die de gemeente gedurende langere tijd mag accepteren. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de brandveiligheid van zijn bewoners en het voldoen aan de geldende eisen uit het Bouwbesluit. Organisatorische aspecten: Met betrekking tot de BHV-organisatie zien wij dat het personeel van de BHV-organisatie getraind is. Daarnaast is sprake van redelijk zelfredzame patiënten die gedeeltelijk zelfde ontruiming in gang zetten. De combinatie van bouwkundige en technische tekortkomingen leveren naar ons oordeel een risico op voor de brandveiligheid van het gebouw 'De Kade'. Dit omdat de benodigde ontruimingstijd voor de BHV-organisatie en de bewoners naar alle waarschijnlijkheid groter zal zijn dan de


5/19

beschikbare ontruimingstijd. Dat betekent dat bij een brand risico bestaat voor de veiligheid van personeel en bewoners. Inmiddels heeft de gemeente tezamen met de brandweer en gebruiker een controle uitgevoerd bij 'De Kade*. Het gebouw is steekproefsgewijs doorgenomen. De gebruiker heeft het certificeringsproces van de B M I reeds in gang gezet. Het advies van de brandweer wordt binnenkort verwacht. Zodra het advies van de brandweer binnen is zal de gemeente dit via de gebruikelijke weg communiceren en mocht hier aanleiding: toe zijn, dan worden er handhavingsinstrumenten ingezet. Algemeen advies aan alle gemeenten W i j stellen vast dat er een landelijke discussie speelt over de vraag of het gaat om een gebruiksfunctie gezondheidszorg of woonfunctie voor zorg. Veelal is een woonfunctie voor zorg aangevraagd waardoor er volgens het Bouwbesluit geen zelfsluitende deuren aanwezig hoeven te zijn bij de sub-brandcompartimenten. Deze discussie speelt ook bij de door ons bezochte locaties. Bij beide bezochte zorginstellingen sprake van bewoning door psychiatrische patiënten. Het gaat om minder zelfredzame mensen die zelfstandig naar een veilige plek kunnen lopen met eventuele begeleiding. De betreffende gebouwen zijn in gebruik zonder zelfsluitende deuren conform de gebruiksfunctie woonfunctie voor zorg. Daarbij zijn de voordeuren van de woon-units met elkaar verbonden door inpandige gangen. Hierdoor is de kans groter dat door een brand in een sub brandcompartiment de deur bij brand niet is gesloten. Dit zorgt voor een niet juiste werking van het brandcompartiment, waarbij de gehele vluchtweg van alle sub-brandcompartimenten in het grotere brandcompartimenten onder rook kan komen te staan. Dit maakt het gebouw onveiliger en maakt het voor de BHV-organisatie lastig om een ontruiming in te zetten. Bij bezoeken aan zorginstellingen voor ouderen zien wij vaak dat het huidige gebruik meer aansluit bij een gezondheidszorgfunctie, terwijl deze is aangevraagd voor woonfunctie voor zorg. Door dit huidige gebruik van het pand is de beheerder of eigenaar in afwijking van de bouwvergunning in werking. W i j constateren dat gemeenten er veelal van uitgaan dat de aanvrager bepaalt wat de gebruiksfunctie is en dat hier geen handhaving op plaatsvindt. Als echter tijdens toezicht blijkt dat het huidige gebruik in het pand afwijkt van de bouwaanvraag dan zijn er twee keuzes. O f het pand wordt weer gebruikt zoals is aangevraagd of er moet een nieuwe aanvraag, onderdeel bouwen, worden ingediend voor de huidige gebruiksfunctie die bereikt dat het pand aan het aansturingsartikel van het Bouwbesluit kan voldoen. W i j merken hierbij op dat het ons bekend is dat in het Bouwbesluit 2012 een heldere definitie ontbreekt waaruit in alle gevallen duidelijk blijkt om welke gebruiksfunctie het gaat. De indeling van de gebruiksfunctie is vaak ook gebaseerd op de definities daarover. W i j adviseren dit te bezien vanuit de aansturingsartikelen uit het Bouwbesluit. Wij adviseren in dat geval maatwerk toe te passen en op basis van reële brandscenario's en het werkelijke gebruik te beoordelen of er sprake is van een brandveilig gebouw zoals bedoeld in het aansturingsartikel uit het Bouwbesluit 20 12 (afdeling 2.10, 2.1 1, 2.12 en 6.6) conform het rechtens verkregen niveau: » Een bouwwerk is zodanig dat uitbreiding van brand in verdergaande mate wordt beperkt dan in paragraaf 2.10 en dat veilig kan worden gevlucht.


«

Een. Ie bouwen bouwwerk heeft zodanige vluchtroutes dat bij brand een valige plaats kan worden bereikt

»

Em bouwwerk heeft zodanige voorzieningen dat brand tijdig kan worden ontdekt zodat veilig kan worden gevlucht

«

Een bouwwerk heeft zodanige voorzieningen dat het ontvluchten goed kan verlopen.

Vanuit het ministerie van B Z K zijn in juli 2014 twee informatiebladen uitgegeven over de gebruiksfuncties gezondheidszorg en woonfunctie voor zorg. W i j adviseren de gemeenten om actief informatie in te winnen bij de veiligheidsregio's (als uw adviseur) over de reële risico's die horen bij deze landelijke discussie zodat u hiervan kennis heeft en kunt betrekken in uw probleemanalyse en prioritering. In het concept voorstel controleplan 20 1 1 is onder de uideg van een meervoudige controle dit onderwerp benoemd. 3.3

P r o b l e e m a n a l y s e e n prioritering

Beoordeeld is of het handhavingsbeleid is gebaseerd op een analyse van problemen die zich binnen de gemeente kunnen voordoen. Daarnaast is beoordeeld of de gemeente over een prioriteitstelling beschikt die terugkomt in de handhavingsbeleidscyclus. Conclusie Onderdeel probleemanalyse. De huidige probleemanalyse bevat alle problemen/onderwerpen van de Wabo. Met het opstellen van het nieuwe beleidsplan 2015 2018 kunnen de opgesomde onderwerpen in de probleemanalyse verder gedifferentieerd worden in deelonderwerpen. Dit om beter te kunnen prioriteren in de verschillende risico's. Denk bijvoorbeeld aan een onderverdeling in fase (bouw, verbouw en gebruik) en wijze gebruik (kwetsbaarheid van de gebruikers) bij het onderwerp Bouwen. De raad wordt met de vaststelling van het nieuwe beleidsplan tijdig geïnformeerd over de kaders. Onderdeel prioritering Bijna alle te behandelen aspecten zijn opgenomen in het beleidsplan, zoals vereist conform de kwaliteitscriteria in het Besluit omgevingsrecht. Ook is het verband tussen de prioriteiten en de geplande taken goed te volgen. Onze complimenten hiervoor. Ook de methode voor het bepalen van het bereiken van de doelen is beschreven. De beleidsdoelen zijn echter niet zodanig concreet (SMART) geformuleerd dat de evaluatie van de doelen goed kan worden uitgevoerd. Ook zijn de omschreven taken niet navolgbaar toegekend aan de beleidsdoelen. De gehanteerde prioritering van de onderwerpen in het H U P 2014 komt niet altijd overeen met het beleidsplan. Deze wijziging van de prioritering is niet gedocumenteerd in een evaluatiedocument van de prioritering. Toezicht op brandveiligheid bij zorginstellingen hebben een hoge prioriteit gekregen. Onduidelijk is echter of deze hoog geprioriteerde taak voldoende capaciteit krijgt toebedeeld om de taakuitvoering naar wens uit te voeren. Dit is niet inzichtelijk gemaakt in het H U P of een ander document. Wel is in de planning en de dossiers te zien dat een aantal zorginstellingen de algelopen jaren niet is bezocht. Uit de locatiebezoeken blijkt dat bij een dergelijke locatie sprake is van een risico als het gaat om brandveiligheid. Het aantal uit te voeren controles wordt bepaald door te leveren capaciteit van de Veiligheidsregio en geprioriteerd in de


7/19

planning. De gemeente stuurt dit niet zelf vanuit haar eigen benodigde capaciteit of haar eigen financiële bijdrage aan de Veiligheidsregio. Toezicht op brandveiligheid vindt plaats tijdens de bouwfase en in de gebruiksfase. Bouwkundige aspecten worden tijdens beide fasen meegenomen. Onze complimenten daarvoor. 3.4

Borging capaciteit

Beoordeeld is of de benodigde capaciteit is berekend vanuit de gestelde doelen en geborgd middels de begroting. Daarnaast is gekeken of de beschikbare capaciteit is afgezet tegen de benodigde capaciteit. Conclusies De handhavingsdocumenten maken niet inzichtelijk wat de benodigde capaciteit is voor het bereiken van de gestelde beleidsdoelen en het uitvoeren van de activiteiten i n het uitvoeringsprogramma. De beschikbare capaciteit is inzichtelijk en in de begroting geborgd. De effectieve beschikbare capaciteit wordt op medewerkersniveau verdeeld over de uit te voeren taken en daarna getotaliseerd. Daarbij wordt goed rekening gehouden met prioriteiten en competenties. Dit is een omgekeerde werkwijze ten opzichte van hetgeen in de Bor is gesteld. Bi| de besluitvorming van de handhavingsdocurnenten is het hierdoor niet bekend wat de risico's zijn van de keuzes en waar de keuzes liggen. Wat de gemeente wel en niet in de praktijk doet en op welk niveau moet een bestuurlijke keuze zijn en geen ambtelijke invulling zijn ingegeven door de beschikbare capaciteit. Het niveau van toezicht (diepgang, frequentie en uren per activiteit) is voor de gemeente niet inzichtelijk. Met diepgang wordt bedoeld welke onderwerpen met welke aandacht wordt beoordeeld. In de berekening van de capaciteit is uitgegaan van totalen per activiteit. Verder zijn in het hup alleen frequenties opgenomen. Er is geen sturing per activiteit hoeveel uur hiervoor nodig is om voor de gemeente voldoende inhoud te geven aan de beleidsdoelen. Tijdens het bezoek is medegedeeld dat de gemeente in 20 11 wel kengetallen heeft opgesteld maar die zijn niet meer actueel. Tussentijdse monitoring en eindevaluatie vindt plaats zonder actuele tijdschrijfgegevens. Monitoring vindt plaats op uitgevoerde resultaten en met behulp van gesprekken in het kader van de gesprekkencyclus op vooraf afgesproken uren per taakveld. Ingeval van knelpunten is het mogelijk om tijdelijk extra capaciteit te vragen. Het uitvoeringsprogramma zelf wordt dan niet aangepast. Tijdige evaluatie van het totale uitvoeringsprogramma vindt niet plaats. Hierdoor wordt in het uitvoeringsprogramma op onderdelen uitgegaan van de geplande capaciteit van het jaar daarvoor zonder rekening te houden met de evaluatiegegevens van dat jaar. De beleidscyclus kan hierdoor niet geheel op tijd worden afgemaakt.

8/19


3.5

Dossieronderzoek brandveiligheid, handhavingsstrategie

Tijdens ons bezoek zijn enkele handhavings- en toezichtdossiers bekeken op toepassing van de handhavingsstrategie "Zó handhaven we in Brabant". Deze hebben betrekking op brandveiligheid bij zorginstellingen. Conclusie Uit het dossieronderzoek en de planningslijst blijkt dat controles op brandveiligheid bij zorginstellingen niet jaarlijks plaatsvindt. De inspectiefrequentie wijkt af van de beschreven inspectiefrequentie in het voorstel uitvoering controleplan 2011 voor risicovolle objecten. Binnen de bestaande capaciteit van de Veiligheidsregio wordt geprioriteerd op de te bezoeken gebouwen. De verslaglegging van de uitgevoerde controles door de brandweer op brandveiligheid in de gebruiksfase is volledig en duidelijk. Uit de verslaglegging blijkt duidelijk dat ook voldoende aandacht bestaat voor controle op voorschriften Bouwbesluit bestaande bouw. Onze complimenten hiervoor. De gemeente heeft geen mandaat verstrekt aan de Veiligheidsregio/Brandweer verstrekt voor het versturen van brieven. Dit leidt tot vertraging bij het versturen van de constateringen en soms ook tot het verlengen van de begunstigingstermijn. De gemeente stuurt de toezichtbrieven in een aantal dossiers naar de verkeerde adressant. Dit kan juridische complicaties opleveren bij het verdere handhavings traj eet. In een aantal dossiers ontbreekt de afhandeling van het toezichts-7handhavingstraject, waardoor onduidelijk is of de handhavingsstrategie conform de handhavingsstrategie "Zó handhaven we in Brabant" is gevolgd. In de planningslijst zijn nog veel openstaande acties te zien. Ook wordt in één enkel geval de handhavingsstrategie niet doorgepakt op het moment dat bij een hercontrole nog niet alle tekortkomingen zijn opgeheven. 3.6

Beoordeling h a n d h a v i n g s d o c u m e n t e n

O m een professionele handhavingsstructuur te realiseren en in stand te houden is de gemeente bij brief van 12 september 2013, kenmerk C2129684/3468198, verzocht de handhavingsdocumenten aan ons toe te sturen. De handhavingsdocumenten zijn in het licht van de wettelijke kwaliteitseisen handhaving en in samenhang met elkaar beoordeeld. Aan de hand van de bestudering van de handhavingsdocumenten bevat de onderstaande tabel per norm een conclusie. Deze conclusies zijn gebaseerd op wat de gemeente aangeeft in haar handhavingsdocumenten. Behalve de onderwerpen die tijdens de realitv check zijn getoetst zeggen deze conclusies niks over de daadwerkelijk uitvoeringspraktijk. Hierbij hanteren wij een vierpuntenschaal namelijk: Voldoet, Voldoet grotendeels, Voldoet gedeeltelijk of Voldoet niet. Onbekend betekent dat wij het niet hebben kunnen teruglezen in de handhavingsdocumenten. I n paragraaf 4.5 zijn de verbeterpunten opgenomen ten aanzien van deze normen.


9/19

Handhavingsdocument en omschrijving

Criteria

Conclusie

Integraal (omgevingswetten)

VVabo artikel 5.1

Voldoet

Uitvoeringsorganisatie

BOR artikel 7.4

Voldoet grotendeels

BOR artikel 7.2, lid 3


Algemeen

Monitoring

en 7.6, lid 1 en 2 Beleidsplan Doelen, activiteiten, evaluatie, afstemming


Voldoet grotendeels

Probleemanalv.se


Voldoet

Prioriteitenstelling en methodiek


Voldoet

Strategie


Voldoet

Afstemming werkzaamheden


Voldoet grotendeels

Informeren gemeenteraad


Voldoet

Doelen en prioriteiten



Afstemming werkzaamheden


Voldoet niet



Voldoet

Borging van de middelen

BOR artikel 7.5


Doelen

BOR artikel 7.7, lid la

Voldoet grotendeels

Activiteiten en prioriteitsstelling

BOR artikel 7.7, lid l b

Voldoet grotendeels

Uitvoering afspraken

BOR artikel 7.7, lid lc

Voldoet niet

Uitgevoerde activiteiten en doelen



Aanpassing beleid


Voldoet



Voldoet

10/19

Reality check interbestuurlíjk roezichf omgevingsrecht

4

Verbeterpunten

Hieronder staan de verbeterpunten naar aanleiding van onze conclusies en waarnemingen. 4.1

L o c a t i e o n d e r z o e k b r a n d v e i l i g h e i d zorginstellingen »

Neem zo spoedig mogelijk passende maatregelen op de geconstateerde tekortkomingen bij de betreffende zorginstelling conform de handhavingsstrategie "Zó handhaven we in Brabant". Een eerste controle heeft inmiddels plaatsgevonden op 7 oktober 2014.

»

Betrek de geconstateerde tekortkomingen bij de toezichtstrategie voor alle zorginstellingen binnen de gemeente.

4.2 «

P r o b l e e m a n a l y s e e n prioritering Advies: Differentieer de onderwerpen in de nieuwe probleemanalyse zodanig dat prioritering van deelonderwerpen mogelijk is op basis van risico's. Maak daarbij

«

onderscheid tussen de gebruiksfuncties en inhoudelijke afdelingen uit het Bouwbesluit 2012. Neem deze probleemanalyse op in uw nieuwe beleidsplan. Inventariseer de brandveiligheidsrisico's in de bestaande bouw en betrek de uitkomst daarvan bij de opstelling en uitvoering van het handhavingsbeleid in de gemeente.

» «

Evalueer de prioriteitstelling ieder jaar en documenteer deze. Neem voor elk omschreven geprioriteerde taak de taakstelling en capaciteit op in het uitvoeringsprogramma (ook voor uitbesteedde taken)

»

Advies: Formuleer de beleidsdoelen zodanig concreet (SMART) in het nieuwe beleidsplan dat de evaluatie van de doelen goed kan worden uitgevoerd. Koppel vervolgens de omschreven taken aan de beleidsdoelen.

4.3 »

Borging capaciteit Bereken de benodigde capaciteit vanuit de gestelde doelen. Zet dit af tegen de beschikbare

»

capaciteit en borg dit in de begroting. Zorg ervoor dat bij de berekening van de benodigde capaciteit en de beschikbare

» * »

capaciteit het niveau van toezicht inzichtelijk is. Per activiteit moet duidelijk zijn hoeveel uur hiervoor nodig is om voor de gemeente voldoende inhoud te geven aan de beleidsdoelstellingen. Zet de beschikbare capaciteit in op de prioritaire taken en zorg voor borging daarvan. Zorg voor regie op de wijze van uitvoering van de controles door de veiligheidsregio. Advies: Ga na of monitoring gedurende het jaar voldoende kan plaatsvinden zonder de uurregistratiegegevens. Zodanig dat u voldoende zicht en sturing heeft op de aanwezige capaciteit in relatie tot uw doelstellingen en de geplande activiteiten in het uitvoeringsprogramma.

»

Zorg voor tijdige evaluatie zodat de verbeterpunten en evaluatiegegevens kunnen worden meegenomen in het uitvoeringsprogramma.

4.4

Dossieronderzoek brandveiligheid, handhavingsstrategie «

Hanteer en borg conform artikel 7.4, lid 2 Bor het gebruik van de handhavingsstrategie "Zo handhaven wij in Brabant". Advies: Betrek hierbij de afspraken over mandatering, de


1 1/19

overdracht van overtredingen tussen toezicht en handhaving, en de te hanteren termijnen voor het versturen van handhavingsbrieven. »

Hanteer reële maar wel zo kort mogelijke hemeltermijnen afgestemd op de aard en ernst van de overtreding. Betrek ook mogelijke verzwarende omstandigheden. Let op dat bij het bepalen één hersteltermijn in de te versturen brief voldoende rekening wordt gehouden met de geadviseerde termijnen in het advies van de Veiligheidsregio.

»

Borg dat de vastgestelde toezichtfrequentie is gebaseerd op het vooraf vastgestelde adequate niveau en in de prakrijk wordt nageleefd. Maak hiervoor een duidelijke opdracht aan de Veiligheidsregio. Adviezen:

»

Spreek gebruikers van bouwwerken nadrukkelijk aan op hun verantwoordelijkheid en

»

zorgplicht voor brandveiligheid en help hen deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Neem een voorlichtende, stimulerende en adviserende rol in met betrekking tot brandveiligheid en gebouweigenaren.

4.5

Handhavingsdocumenten

4.5.1

Algemeen

Uitvoeńngsorgamsaáe »

functiescheiding is toegepast tussen vergunningverlening en handhaving. Voor het onderdeel bouwen is toezicht gedeeltelijk belegd bij de afdeling vergunningen en voor een gedeelte bij de afdeling handhaving. Dit geeft ondanks de afspraken die hierover zijn gemaakt in de uitvoering nog onduidelijkheden. Let op dat de handhavingsstrategie goed gevolgd wordt door het tijdig overhevelen van zaken van toezicht naar handhaving,

«

werkzaamheden vinden conform vastgestelde werkbeschrijvingen en standaard brieven. Ga na of dit voor alle werkzaamheden geldt en of voldoende gebruik wordt gemaakt van checklisten bij toezicht;

Daarnaast is uit de handhavingsdocumenten niet voor aspecten op te maken op welke wijze de uitvoeringsorganisatie is geregeld. Wij adviseren u deze informatie op te nemen in een handhavingsdocument zodat wij dit kunnen teruglezen. Nu is onbekend: » of het bestuursorgaan heeft gewaarborgd dat personen die zijn belast met werkzaamheden in het kader van de handhaving adequaat zijn opgeleid en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd; » of met externe medewerkers schriftelijke afspraken zijn gemaakt om de uitvoering conform het beleid van de organisatie te waarborgen. « of deugdelijke instrumenten en apparaten beschikbaar zijn op een adequate en objectieve uitvoering van de handhaving te waarborgen. Monitoring » Organiseer een geautomatiseerd systeem om de voortgang van de resultaten, de uitvoering van het uitvoeringsprogramma en de gestelde doelen van het handhavingsbeleid te bewaken. Hiertoe is met een zaaksysteem reeds een begin gemaakt en dient voortgezet te worden om tijdige monitoring en evaluatie mogelijk te maken;

12/19


»

Geef in een handhavingsdocument aan op welke wijze de gemeente de resultaten en de voortgang van de toezichts- en handhavingsactiviteiten registreert en bewaakt, zoals ook is gevraagd voor milieu-inrichtingen in artikel 10.6 van het Mor.

4.5.2

Beleid

Doelen, activiteiten, evaluatie, afstemming beleid » Maak alle doelstellingen smart (meetbare doelstellingen) zodat deze ook te vertalen zijn naar activiteiten en vervolgens ook te monitoren en evalueren zijn (zie ook paragraaf 4.2). Als dit onvoldoende plaatsvindt is de uitvoering van een handhavingsbeleidscyclus niet mogelijk. Doelen zijn idealiter geformuleerd in termen van meetbare outcome/indicatoren »

(bv: naleefgedrag en milieukwaliteit). Uit de documenten is niet op te maken op welke wijze toezicht wordt uitgeoefend om de beleidsdoelen te bereiken, zoals is gevraagd om te bepalen voor milieu-inrichtingen in artikel 10.3, lid 3 van het Mor.

Probleemanalyse, Prioriteitenstelling en methodiek »

Zie hierboven onder paragraaf 4.2.

Strategie » Geef in het beleid aan, voor milieu-inrichtingen, op welke wijze u invulling geeft aan M O R artikel 10.3, lid 3d en e. Dit is de wijze waarop het toezicht wordt uitgeoefend bij milieu-inrichtingen en hoe controle wordt uitgeoefend op de resultaten van controles die door een inrichting zijn uitgevoerd. 4.5.3

Uitvoeringsprogramma 2 0 1 4

Doelen en prioriteiten »

Zorg voor een duidelijk verband tussen de doelstellingen en de voorgenomen activiteiten. Kwantificeer de activiteiten zoveel mogelijk in de hoeveelheid uit te voeren werk (output] en het aantal benodigde uren (input).

Borging van de middelen »

Zie hierboven onder paragraaf 4.3.

Afstemming werkzaamheden » Onduidelijk is of het uitvoeringsprogramma is afgestemd met andere betrokken bestuursorganen en organen die zijn belast met strafrechtelijke handhaving. Geef in het beleidsplan aan op welke wijze u invulling geeft aan BOR artikel 7.3, lid 2. 4.5.4

Jaarverslag 2013

Doelen « Rapporteer over het behalen van de doelen met behulp van indicatoren of meetbare outcome criteria. Nu is alleen een algemene conclusie opgenomen. Activiteiten en prioriteitsstelling » Betrek de prioriteitenstelling bij uw evaluatie. Maak inzichtelijk of aanpassing nodig is en »

pas het beleidsplan zonodig hierop aan. Geef gedurende het jaar inzicht in de voortgang op de uitvoering van de afspraken die met de andere bestuursorganen zijn gemaakt. Betrek hierbij de periodieke overleggen en de afspraken die hieruit voortvloeien. Betrek hierbij ook de reguliere werkzaamheden en het


13/19

naleven van de afgesproken procedures hierbij. Advŭs: In het jaarverslag kan naar de bespreekverslagen worden verwezen en het in jaarverslag zelf dient een conclusie en eventuele verbeterpunten te worden geformuleerd. Uitgevoerde acŭvitákn en doelen » »

Evalueer ook op de indicatoren die zijn opgesteld bij de gestelde doelen (outcome criteria). Maak hiermee bij voorkeur inzichtelijk wat de effecten zijn geweest op het naleefgedrag en de milieukwaliteit.

14/19


Bijlage 1: Waarnemingen Onderstaand zijn per inspectiethema de waarnemingen opgenomen waarop de conclusies zijn gebaseerd. Locätieondcrzock Brandvciliglicicl »

Zorginstelling De Kade, Karei Doormanstraat 1, mevrouw A. Rouwendal en de heer R. Francissen

»

Zorginstelling Broersblok, Broersblok 2-14, mevrouw A. Rouwendal, de heer R. Francissen, de heer P. van de Zeijden en de heer D . Engelen.

Bij beide bezoeken waren de heren JP. Havermans en JW. van Beers van de gemeente en de heer G. van Rossum van de Brandweer aanwezig Woningwet, Bouwbesluit 2012, Regeling bouwbesluit 2012, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Besluit omgevingsrecht (Handhavingsstrategie, artikel 7.4 lid 2). Nr. 1

Locatie De Kade, Karei Doormanstraat 1: De bebouwing bestaat uit één deel groepswonen voor psychiatrische patiënten met 24-uurs zorg en één deel zelfstandig wonen voor psychiatrische patiënten met zorg nabij. Het betreffen zelfredzame j ong-volwassenen.

2

Bekeken zijn enkele technische installaties. De brandmeldinstallatie is sinds 2007 niet gecertificeerd. Wel vindt jaarlijks onderhoud plaats. Deze rapporten ontbreken in de map. Het laatste rapport van het onderhoud van 4 november 2013 is alsnog toegezonden. Het PvE gedateerd van 9 maart 2005 en is in orde.

3

4

5

Bekeken zijn enkele organisatorische aspecten. Hierbij is het volgende geconstateerd: » Er is één BHV'er in de nacht (24 uurs bezetting bij zusterspost); «

Ontruiming vindt onder begeleiding van de B H V en eigen bewoners plaats;

» * »

Er wordt jaarlijks geoefend, verslaglegging is goed; Het ontruimingsplan is aanwezig op de locatie en in orde; Bij navraag aan een BHV-er blijkt dat deze goed op de hoogte is van de te ondernemen stappen.

Bekeken zijn enkele bouwkundige aspecten. Hierbij is het volgende geconstateerd: » De doorvoeringen boven de brandwerende scheidingen op de afdelingen zijn allen alleen dichtgemaakt met PUR. De doorvoeringen zijn hierdoor niet brandwerend afgewerkt; » De ventilatiekanalen zijn op een juiste wijze voorzien van brandkleppen; » De brandwerende scheidingen zijn aangegeven op de tekening behorende bij de bouwvergunning. Er zijn diverse foto's gemaakt die de waarnemingen ondersteunen. Deze zijn verzonden naar de gemeente op 15 september 20 14 t.a.v. mevrouw E. de Milliano.

6

Het woongebouw is bedoeld voor één deel groepswonen voor psychiatrische patiënten met 24-uurs zorg en één deel zelfstandig wonen voor psychiatrische patiënten met zorg nabij. Het betreffen zelfredzame jong-volwassenen.

ľ

Bekeken zijn enkele technische installaties. Voor zover te beoordelen hebben wij geen

Reality check interbestuurlifk toezicht omgevingsrecht

15/19

tekortkomingen geconstateerd. Bekeken zijn enkele organisatorische aspecten. Hierbij is het volgende geconstateerd: » Er is één BHV'er in de nacht als slaapwacht aanwezig; »

Van de bewoners wordt verwacht dat ze zelfbij luid-alarm mede de ontruiming starten en het pand verlaten.

» «

Er wordt jaarlijks geoefend, verslaglegging is goed. Het ontruimingsplan is aanwezig op de locatie en in orde;

»

Bij navraag aan een BHV-er blijkt dat deze goed op de hoogte is van de te ondernemen stappen.

Bekeken zijn enkele bouwkundige aspecten. Hierbij is het volgende geconstateerd: *

«

In juli is een tekening ingediend voor de aanvraag van een vernieuwde omgevingsvergunning, activiteit gebruik. Deze is gehanteerd voor het controleren van de brandwerende scheidingen. De brandwerende scheidingen zijn aangebracht volgens tekening. De doorvoeringen zijn brandwerend afgewerkt en voorzien van een sticker.

Mevr. E. de Milliano, Teammanager Handhaving Mevr. R. Jansen-Spijker, Toezichthouder Handhaving en Projectleider nieuw Handhavingsbeleid De heer R. Rijk, Teammanager Ruimtelijke Ordening (voor vraag 7 en 8) De heer J.P. Havermans, Bouwinspecteur (voor vraag 7 en 8) De heer R.van Bussel, Coördinator risicobeheersing Brandweer Midden- en West Brabant (voor vraag 7 en 8) —

Onderwerp en wettelijke norm: Besluit omgevingsrecht: Probleemanalyse (artikel 7.2 lid 2), Prioritering (artikel 7.2 lid 3, artikel 7.3 lid artikel 7.7 lid 1 b) De probleemanalvse bevat alle problemen/onderwerpen van de Wabo. De opgesomde onderwerpen in de probleemanalyse kunnen wel verder gedifferentieerd worden in deelonderwerpen om beter te kunnen prioriteren in de verschillende risico's. Denk bijvoorbeeld aan een onderverdeling m fase (bouw, verbouw en gebruik) en wijze gebruik (kwetsbaarheid van de gebruikers) bij het onderwerp Bouwen. Bij het opstellen van het huidige beleidsplan en de daaraan verbonden probleemanalyse is de brandweer/Veiligheidsregio niet betrokken. Bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan 2015 2018 wordt de Veiligheidsregio wel betrokken. De prioriteitstelling is door B&W vastgesteld. De gemeenteraad is geïnformeerd. De raad wordt met de vaststelling van het nieuwe beleidsplan tijdig geïnformeerd over de kaders. De gehanteerde prioritering van de onderwerpen in het H U P 2014 komt niet overeen met het beleidsplan. Ook is de wijziging van de prioritering niet gedocumenteerd in een evaluatiedocument

16/19


van de prioritering. 5

In het H U P 2014 is specifiek genoteerd dat toezicht op brandveiligheid in de gebruiksfase prioriteit h i j g t in 2014. De hiervoor geplande taken en geplande capaciteit is niet inzichtelijk in het uitvoeringsprogramma. Niet alle geprioriteerde onderwerpen krijgen taken en capaciteit toebedeeld

6

in het HUP. Bijna alle te behandelen aspecten zijn opgenomen in het beleidsplan, zoals vereist conform de kwaliteitscriteria in het Besluit omgevingsrecht. Zo is ook de methode voor het bepalen van het bereiken van de doelen beschreven. De beleidsdoelen zijn echter niet zodanig S M A R T geformuleerd dat de evaluatie van de doelen goed kan worden uitgevoerd. Ook zijn de omschreven taken niet navolgbaar toegekend aan de beleidsdoelen.

7

Het concept voorstel uitvoering controleplan 2011 van de brandweer wordt ieder jaar gebruikt als spreekstuk voor de planning van de controles. De jaarlijkse planning is opgenomen in de planningslijst in Excel. In deze planning staat een fasering voor het bezoeken van de verschillende zorginstellingen. Hierdoor zijn sommige zorginstellingen niet recentelijk bezocht. Dit is opmerkelijk, gezien dit volgens het H U P 2014 in 2014 en 2013 prioriteit heeft. Het aantal uit te voeren controles wordt bepaald door te leveren capaciteit van de Veiligheidsregio.

8

Toezicht op brandveiligheid vindt plaats tijdens de bouwfase en in de gebruiksfase. Bouwkundige aspecten worden tijdens beide fasen meegenomen. Het toezicht in de bouwfase wordt uitgevoerd door de gemeente (toezichthouder bouw) met eventuele hulp van de brandweer. Het toezicht in de gebruiksfase wordt uitgevoerd door de brandweer met eventueel hulp van de gemeente (toezichthouder Vergunningen en/of Handhaving). Voor het toezicht op brandveiligheid zijn wel een aantal checklisten bij de gemeente en brandweer aanwezig. Deze worden echter niet altijd ingevuld. Toezicht op brandveiligheid in de gebruiksfase is grotendeels uitbesteed aan de Veiligheidsregio. Deze taken en geplande capaciteit is niet opgenomen in het U itvoeringsprogramma.

Mevr. E. de Milliano, Teammanager Hand MevT. R. Jansen-Spijker, Toezichthouder Handhaving en Projecdeider nieuw Handhavingsbeleid De heer R. Rijk, Teammanager Ruimtelijke Ordening ivoor vraag 1) De heer Ī.P. Havermans, Bouwinspecteur (voor vraas Besluit omgevingsrecht: Borging capaciteit (artikel 7.5) Nr. 1

Waarnemingen provincie: De handhavingsdocumenten maken niet inzichtelijk wat de benodigde capaciteit is voor het bereiken van de gestelde beleidsdoelen en het uitvoeren van de activiteiten in het uitvoeringsprogramma. Tijdschrijven is afgeschaft met uitzondering van het transparant maken van de uren voor de leges. Voor grote projecten wordt wel een projectopdracht gemaakt met een inschatting van capaciteit. De beschikbare capaciteit is inzichtelijk en in de begroting geborgd.

9

Niet inzichtelijk is wat de diepgang van de toezichtcontroles is. Tijdens het bezoek is medegedeeld

Reality check ìnterbesfuurliįk toezicht omgevingsrecht

17/19

dat de gemeente in het verleden wel kengetallen heeft opgesteld maar die zijn niet meer actueel. Voor de uitvoering van het uitvoeringsprogramma is voldoende capaciteit beschikbaar. Tijdens het bezoek is medegedeeld dat wordt uitgegaan van het aantal effectieve uren per jaar per persoon. Die worden verdeeld naar prioriteiten en competenties. Ingeval van knelpunten is het mogelijk om tijdelijk extra capaciteit te vragen. Het uitvoeringsprogramma zelf wordt dan niet aangepast. De toebedeelde capaciteit is veelal nog gebaseerd op de geplande capaciteit in 2013 omdat de evaluatiecijfers van 2013 niet tijdig bekend zijn. Wel is op een aantal onderdelen bij het opstellen van het H U P 2014 gebruik gemaakt van de voorlopige evaluatie cijfers over het jaar 2013.

Dossieronderzoek brandveiligheid, Handhavingsstrategie De heer

avermans, Bouwinspecteur (voor vragen

į]ke norm Besluit omgevingsrecht (Handhavingsstrategie, arükel 7.4 lid 2 1

De volgende dossiers zijn bekeken: ' *

GGZ Zorginstelling De kade, Karei Doormanstraat 1 te Bergen op Zoom; GGZ Zorginstelling Broersblok, Broersblok 2-14 te Bergen op Zoom;

'

GGZ Horst Ligne, Hoofdlaan 8 te Halsteren; GGZ Sociaal Pension, Koepelstraat 77-83 te Bergen op Zoom;

1

2

1

Serviceflat De Schelde Borgvlietsedreef 150 Bergen op Zoom

*

Medisch Centrum De Grebbe, Diepenbrocklaan 28 Bergen op Zoom

*

Sporthal Tuinwijk, Florastraat 90 Bergen op Zoom

Bij GGZ zorginstelling De Kade is geen toezicht aanwezig in het dossier. Hier is recentelijk geen toezicht uitgevoerd. Correspondentie van eerder uitgevoerd toezicht volgens de planning in 20 11 is niet aanwezig in het dossier.

3

4

Uit het dossieronderzoek en de planningslijst blijkt dat controles op brandveiligheid bij zorginstellingen niet jaarlijks plaatsvindt. De inspectiefrequentie wijkt af van de beschreven inspectiefrequentie in het voorstel uitvoering controleplan 2011 voor risicovolle objecten. De bekeken dossiers bevatten controles op brandveiligheid in de gebruiksfase, uitgevoerd door de veiligheidsregio/brandweer. De verslaglegging van de uitgevoerde controles is volledig en duidelijk. Uit de verslaglegging blijkt duidelijk dat ook voldoende aandacht bestaat voor controle op voorschriften Bouwbesluit bestaande bouw. In dossiers zijn geen gebruikte checklisten aanwezig.

5

De gemeente verstuurd naar aanleiding van de verslaglegging van de brandweer een brief aan de zorginstelling. De termijnen in deze brieven worden verruimd ten opzichte van het advies van de brandweer om zo één termijn voor alle tekortkomingen te hanteren. In één enkel dossier (Broersblok) is gezien dat bij een tweede hercontrole de totale termijn werd verruimd van 8 weken naar 24 weken, terwijl deze termijn voor het verhelpen van geen enkele tekortkoming noodzakelijk was. Daarnaast wordt door deze wijze van werken de tijd tussen de controle en het versturen van de brief r ichting de zorginstelling langer.

18/19


6

De gemeente stuurt in een aantal dossiers de toezichtbrief naar de verkeerde adressant. I n één geval wordt de verhuurder van het gebouw aangeschreven in plaats van de gebruiker (Koepelstraat 77-83). Deze verhuurder stuurt de gemeente een reactie dat zij de brief hebben doorgestuurd aan de gebruiker en zelf geen actie zullen ondernemen. Verdere correspondentie na deze brief van de gemeente op 1 1 maart 2013 is niet in het dossier aanwezig.

7

In een aantal dossiers ontbreekt de afhandeling van het toezichts-Zhandhavingstraject, waardoor onduidelijk is of de handhavingsstrategie "Zó handhaven w e in Brabant'" is gevolgd. I n de planningslijst zijn nog veel openstaande acties te zien. Ook wordt in één enkel geval (Broersblok) de handhavingsstrategie niet doorgepakt op het moment dat bij een hercontrole nog niet alle tekortkomingen zijn opgeheven. Dit terwijl in een eerdere controlebrief een vooraankondiging voor bestuurlijke maatregelen is opgenomen.

^^^^^^^^^^^

Reac t i e / Correspondentie van controles wordt los gearchiveerd van het vergunningendossier. Het is een 3 verbeterpunt om bij het digitaal archiveren de correspondentie te koppelen aan het Vergunningendossier. Zo kan er in één opslag in het dossier worden gezien wat er in het verleden 5

geconstateerd is. Uitgelegd is waarom gekozen wordt voor één langere termijn: indien er verschillende termijnen in een brief worden gehanteerd betekent dit dat er meerdere controles moeten plaatsvinden. Het is zinloos om korte termijnen op te nemen als er geen controle op volgt. Gezien de capaciteit bij de

6

brandweer is dit niet mogelijk. Veelal wordt de eigenaar en de gebruiker van de constateringen de hoogte gebracht. Zo wordt voorkomen dat constateringen in het gebruik niet bij de gebruiker terechtkomen maar bij de eigenaar blijven liggen. Andersom wordt hiermee bereikt dal zaken die voor de eigenaar van belang zijn door hem of haar gemaakt moeten worden. In dit dossier is de juiste persoon "aangeschreven". Het opwaarderen van de brandwerende scheidingen is uit ons oogpunt voor rekening van de eigenaar en niet voor de gebruiker. De eigenaar heeft dit af willen af doen met een brief. D i t is een discussie tussen eigenaar en eŗebruikcr.

7

Indien bij een hercontrole alleen tekortkomingen worden gezien die minder van belang zijn wordt vaker gekozen geen besluit tot bestuurlijke maatregelen te nemen. In die gevallen worden de tekortkomingen opgelost door een tweede termijn te geven. De afhandeling vindt in dit geval plaats nadat de aanvraag omgevingsvergunning is ingediend In oktober heeft de brandweer een controle ter plaatse uitgevoerd op de opnieuw ingediende aanvraag omgevingsvergunning brandveilig gebruik. Bij een positief advies wordt de aanvraag verder afgewerkt en kan het dossier worden gesloten. Eén van de punten was immers het indienen van een nieuwe aanvraag omgevingsvergunning. O m de controles ter plaatse juist in te zetten is hiervoor gekozen.


19/19

o 3 JAN 2015 Gemeente įį Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Geachte Raad- en Duoburgerleden,

Recommend Documents