NSPK PROTOKOL. Bagian Umum Direktorat Jenderal PAUDNI

NSPK PROTOKOL

Bagian Umum Direktorat Jenderal PAUDNI

SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL, DAN INFORMAL Dalam rangka melaksanakan ketentuan Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2012 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan pasal 115 huruf c, Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal menyusun norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang pendidikan anak usia dini, pendidikan nonformal, dan pendidikan informal, serta pasal 115 huruf e, pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal sebagai penguatan sistem manajemen dan dukungan teknis pendidikan anak usia dini, nonformal, dan informal yang meliputi tata kelola dan akuntabilitas.

Hal-hal yang diatur dalam Norma, Standart, Prosedur dan Kriteria (NSPK) ini mencakup acara resmi, tata upacara, tata tempat, dan tata penghormatan sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990 tentang ketentuan Keprotokolan Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 54, Tambahan Lembar Negara Nomor 3952)

Saya berharap para pelaksana (protokoler) dapat menjalankan tugas sesuai dengan aturan dan dapat menaati segala peraturan yang telah disepakati sesuai norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan. Demikian juga untuk para pejabat,delegasi, tamu,tokoh masyarakat yang hendaknya dapat secara utuh dapat menerima norma-norma dan aturan yang di terapkan oleh para petugas protokoler di lapangan.

semoga makalah ini dapat sebagai acuan dan pedoman terhadap petugas protokol, khususnya petugas yang ada pada Ditjen PAUDNI dan seluruh kegiatan keprotokolan berjalan lancar tanpa halangan suatu apapun, amin.

i

Pada akhirnya Saya selaku Direktur Jenderal mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan sumbangan pikiran dan tenaga dalam penyusunan norma, standart, prosedur dan kriteria keprotokolan ini.

Demikian sambutan ini saya berikan, apabila ada kekurangan pada makalah ini saya sampaikan mohon maaf. Wabillahi taufik wal hidayah wassalammu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh.

Jakarta Direktur Jenderal,

Prof. Dr. Lydia Freyani Hawadi, Psikolog NIP 195703221982112001

ii

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karuniaNya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Penyusunan Makalah yang membahas mengenai Norma-Norma, Standart, prosedur dan Ktriteria Kegiatan kerotokolan yangh ada pada Ditjen PAUDNI ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya yang berjudul “Norma, Standart, Prosedur Dan Kriteria Keprotokolan Ditjen PAUDNI”

Makalah ini berisikan tentang informasi dan Pengertian keprotokolan secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam Keprotokolan resmi, dan seluruh aspek yang yang berkaitan dengan protokol pimpinan di Instansi pemerintah atau yang lebih khususnya membahas Membahas pengertian Protokol kaitannya dengan tugas dan Fungsi Pada Subbagian Rumah tangga Bagian Umum Setditjen PAUDNI.

Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang pengelola dan petugas Protokol di semua jajaran Instansi Pemerintah agar lebih Profesional.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir.Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita.Amin.

Jakarta, Sekretaris,

Dr. Gutama NIP 195308181979031001

iii

DAFTAR ISI SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL, DAN INFORMAL I KATA PENGANTAR III DAFTAR ISI IV BAB I PENDAHULUAN 1 A. LATAR BELAKANG 1 B. PENGERTIAN 3 C. JENIS KEGIATAN KEPROTOKOLAN 3 D. PERSYARATAN PELAYANAN KEPROTOKOLAN 4 BAB II NORMA, STANDAR, PROSEDUR DAN KRITERIA 5 A. NORMA/DASAR HUKUM KEPROTOKOLAN 5 1. DASAR HUKUM 5 2. TUJUAN KEGIATAN KEPROTOKOLAN 6 3. HAK MENDAPATKAN PROTOKOLER 6 4. RUANG LINGKUP KEGIATAN KEPROTOKOLAN 7 B. STANDAR PELAYANAN KEPROTOKOLAN 7 1. PENYELENGGARAAN ACARA KENEGARAAN, ACARA RESMI, PERTEMUAN RESMI , AUDIENSI DAN PENERIMAAN TAMU, ACARA PERJAMUAN 7 2. PENYELENGGARAAN ACARA KUNJUNGAN KERJA , (STATE VISIT, OFFICIAL VISIT DAN KUNJUNGAN KERJA) 8 C. PROSEDUR PELAYANAN KEPROTOKOLAN 10 1. PENYELENGGARAAN ACARA KENEGARAAN, ACARA RESMI, PERTEMUAN RESMI , AUDIENSI DAN PENERIMAAN TAMU, ACARA PERJAMUAN 10 2. PENYELENGGARAAN ACARA KUNJUNGAN KERJA PIMPINAN (TIDAK MENDAMPINGI PRESIDEN) 11 D. KRITERIA PELAYANAN KEPROTOKOLAN 13 BAB III PENUTUP 18 A. KESIMPULAN 18 B. SARAN 21

iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kata Protokol berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Protos” (yang pertama) dan “Kolla”(lem atau perekat). Diartikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa.

Ada beberapa pengertian protokol, yaitu : 1.

Menurut buku panduan lengkap dalam dunia diplomatik dan sosial  Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil-wakilnya.  Protokol adalah suatu pedoman tata cara internasional.

2.

Menurut pasal 1 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1987 “Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannaya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat”

Dalam kegiatan sehari-hari yang dilaksanakan oleh petugas keprotokolan dapat sesuai dengan peraturan yang berlaku dan terdapat adanya keseragamaan kegiatan keprotokolan.

1

Norma-norma (Dasar hukum pelaksanaan kegiatan Keprotokolan) dapat dimunculkan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan

Standart merupakan kegiatan baku Keprotokolan baik acara resmi kenegaraan maupun acaraacara insidental Pemimpin dapat dilaksanakan mengikuti kaidah-kaidah dan standart baku;

Prosedur merupakan proses Kegiatan Keprotokolan yang dilaksanakan agar sesuai dengan tatacara dan proses yang telah di bakukan;

Kriteria merupakan rincian jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dalam kegiatan keprotokolan baik acara kenegaraan maupun acara semi resmi kenegaraan yang dilakukan oleh pimpinan suatu instansi dan mitra

Hari-hari besar nasional diperingati oleh seluruh lapisan masyarakat sebagai upaya menanamkan kesadaran terhadap nilai-nilai sejarah perjuangan bangsa, agar dapat memperkuat kepribadian, mempertebal rasa harga diri bangsa dan kebangsaan nasional serta memperkokoh jiwa persatuan dan kesatuan bangsa indonesia dalam rangka mewujudkan dan memupuk semangat dan jiwa kebangsaan menuju ketahanan nasional yang ampuh.

Oleh karena itu kita sebagai bangsa Indonesia harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat nasional, salah satunya adalah melaksankan pengibaran bendera pada tanggal 17 agustus. Untuk mengenang jasa para pahlawan yang telah gugur demi membela tanah air kita.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat.

Metode keprotokolan di Indonesia adalah undang-undang protokol yaitu peraturan perundangundangan dibidang “domain” keprotokolan dan yang berkaitan “related” dengan keprotokolan.

Etika berasal dari bahasa yunani yaitu etos yang berarti watak kesusilaan atau kebiasaan.

2

Menurut William Benton etika asal kata yunani “ethos” yang berarti karakter adalah studisistematis dari konsep-konsep nilai baik/buruk, benar/salah atau prinsip-prinsip umum yang membenarkan sesuatu sebagai adat istiadat (mores). Sehingga etika juga sering diartikan dengan moral (tingkah laku/akhlak).

Menurut Soleh Sumirat, etika adalah nilai-nilai dan asas moral yang dipakai sebagai pegangan umum bagi penentuan baik buruknya perilaku manusia atau benar salah

B. Pengertian 1. Tata tempat adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana acara harus dilaksankan sesuai jenis aktivitasnya. 2. Pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi. 3. Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan. 4. Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara Pejabat Pemerintah, dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

C. Jenis Kegiatan Keprotokolan Kegitan keprotokolan meliputi beberapa kegiatan diantaranya: 1. Tata Cara (tertib, khidmat, nuansa keagungan, tindakan sesuai aturan. 2. Tata Krama (Etiket dalam Pengaturan, Pelayanan dan Ungkapan) 3. Aplikasi Regulasi (Domain dan Related dengan Keprotokolan). 4. Acara-acara yang biasanya diatur adalah : - Acara Kenegaraan - Acara Resmi - Pertemuan Resmi - Kunjungan (State Visit, Official Visit dan Kunjungan Kerja). - Audiensi dan Penerimaan Tamu 3

- Acara Perjamuan - Perjalanan pimpinan

D. Persyaratan Pelayanan Keprotokolan 1. Administratif Persetujuan tertulis atau lisan dari Pimpinan atas permohonan audiensi dan acara rapat, permohonan kehadiran sebagai pembicara, pemimpin rapat, undangan dan lain-lain. 2. Kompetensi Pelaksana a. mampu memahami dasar dan peraturan serta praktek keprotokolan yang berlaku; b. mampu berkomunikasi dalam bahasa Indonesia dan asing dengan baik; c. mampu bertindak sebagai komunikator yang baik; d. mampu menjaga rahasia; e. mampu menggali informasi dan menyampaikannya dengan tepat dan benar; f. memiliki inisiatif dan langkah antisipatif; g. memiliki kepribadian yang ramah, jujur, disiplin, sopan dan bertanggung jawab; h. mampu mengoperasikan program MS Office dan Internet. 3. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, alat pengolah data dan presentasi, kendaraan, ruang kerja dan ruang rapat, serta pakaian sipil lengkap, pakaian dinas lapangan dan pakaian dinas harian. 4. Peringatan Keterlambatan penyiapan dukungan staf dan administrasi akanmengakibatkan acara dan kegiatan keprotokolan yang telah direncanakan terlambat, tertunda atau batal. 5. Jadwal Pelayanan Pelayanan keprotokolan diselenggarakan selama hari dan jam kerja kedinasan, dan dalam hal kebutuhan mendesak diselenggarakan di luar hari dan jam kerja kedinasan. 6. Mekanisme Penanganan Pengaduan/Tindak Lanjut atas Masukan/Keluhan dari Pengguna Pelayanan Pengaduan/masukan berkaitan dengan pelayanan disampaikan kepada Petugas Bidang Persidangan dan Dokumentasi, dann selanjutnya secara berjenjang dapat menugaskan kepada pejabat di bawahnya untuk menindaklanjuti pengaduan/masukan dimaksud.

4

BAB II NORMA, STANDAR, PROSEDUR DAN KRITERIA

A. Norma/Dasar Hukum Keprotokolan 1. Dasar Hukum  UU No. 24 Tahun 2009 Tentang Bendera, Bahasa, Lambang Negara, dan Lagu Kebangsaan ( Paradigma Baru Keprotokolan di Indonesia).  UU Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan  PP Nomor 62 Tahun 1990 Tentang ketentuan Keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.  UU Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-pokok kepegawaian  UU Nomor 22 Tahun 2003 Tentang Pemerintah Daerah  UU Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah  UU Nomor 24 Tahun 2009 Tentang Bendera, Bahasa dan Lembang Negara serta Lagu Kebangsaan  PP Nomor 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil  PP Nomor 24 Tahun 2004 Tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota DPRD  PP Nomor

6 Tahun 2005 Tentang Pemilihan, Pengesahan, Pengangkatan dan

Pemberhentian Kepala Daerrah dan Wakil Kepala Daerah.  PERPRES Nomor 11 Tahun 1959 Tentang Pelantikan Jabatan Negeri  PPRES Nomor 18 Tahun 1972 Tentang Penggunaan Pakaia Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol;  Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan;  Keputusan Presiden Nomor 65 Tahun 1999 tentang Panitia Negara Perayaan Hari-Hari Nasional dan Penerimaan Kepala Negara/Pemerintah Asing/Pimpinan Organisasi Internasional;  Peraturan Presiden Nomor 31 Tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 19 Tahun 2007;

5

 PERMENDAGRI Nomor 60 Tahun 2007 Tentang Pakaian Dinas Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

2. Tujuan Kegiatan Keprotokolan Sesuai pasal Pasal 3 UU Nomor 9 Tahun 2010 Kegiatan keprotokolan adalah : 1. Memberikan Penghormatan Kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau Organisasi Internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam Negara, pemerintahan dan masyarakat. 2. Memberikan Pedoman Penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional; dan 3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa Maksud penetapan standar pelayanan ini adalah untuk menyediakan informasi dan panduan yang jelas mengenai langkah pengkoordinasian 4. Tujuan standar pelayanan ini adalah untuk memperkuat dan mempermudah sistem penilaian dan evaluasi kinerja keprotokolan di lingkungan Sekretariat Kabinet yang mampu mendukung kelancaran tugas Pimpinan

3. Hak Mendapatkan Protokoler Sesuai dengan UU Nomor 22 Tahun 2003 yang berhak mendapatkan perlakuan protokoler adalah : 1. Lambang Kehormatan NKRI adalah : Terhadap Lambang Kehormatan NKRI agar selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan, tanda kehormatan dan symbol-simbol Negara 2. Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat Tertentu adalah : Terhadap Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah Tomastu untuk ;menciptakan ketertiban, memelihara kehormatan diri dan kedudukan

6

4. Ruang Lingkup Kegiatan Keprotokolan 

Unit Pelayanan yang melaksanakan kegiatan keprotokolan dilingkungan ditjen PAUDNI Kemdikbud.



Pelaksana Pelayanan adalah para pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen PAUDNI Kemdikbud.



Penanggung jawab Pelayanan adalah Sekretris Ditjen PAUDNI.



Sasaran yang akan dicapai adalah terwujudnya acuan baku, sehinggapelaksanaan acara dan keprotokolan dapat dilakukan dengan tertib,aman dan tepat.



Pengguna Pelayanan adalah seluruh pejabat/pegawai di lingkungan Pimpinan, tamu negara, perwakilan pemerintah asing danorganisasi internasional, instansi/lembaga pemerintah,

pemerintahdaerah,

lembaga

negara,

organisasi

kemasyarakatan/lembagaswadaya masyarakat, dan lain-lain. 

Keluaran Pelayanan adalah seluruh acara dan kegiatan keprotokolanyang terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan.



Kemanfaatan Pelayanan adalah kelancaran kegiatan Pimpinan yang dapat memberikan dukungan administrasi dan tekniskepada Dirjen PAUDNI sertamitra kerja.



Definisi Peristilahan: a. Acara adalah kegiatan yang dilakukan terkait dengan tugas danjabatan seseorang yang melibatkan pihak tertentu, pada waktu,tempat dan tema tertentu; b. Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara resmi, yangmeliputi tata cara dan pengaturan mengenai tata upacara,penghormatan, waktu dan tempat; c. Hari adalah hari kerja kedinasan dari Senin sampai denganJumat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dibidang kepegawaian.



Pelaksana kegiatan keprotokolan di lingkungan Pimpinan memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing.

B. Standar Pelayanan Keprotokolan 1. Penyelenggaraan Acara Kenegaraan, Acara Resmi, Pertemuan Resmi , Audiensi dan Penerimaan Tamu, Acara Perjamuan a.

Persiapan meliputi kegiatan:  Penerimaan surat permohonan 7

 Pencarian informasi/bahan terkait substansi audiensi  Mempelajari bahan  Penyiapan memo laporan  Pengajuan memo laporan  Pengajuan memo laporan kepada Seskab  Penerimaan petunjuk/arahan Seskab  Pemberian konfirmasi waktu kepada pemohon audiensi  Penyiapan memo kepada Biro Umum untuk penyiapan jamuan, souvenir, dll.  Penyiapan tata tempat b.

Pelaksanaan  Koordinasi dengan petugas UKD  Penerimaan tamu Pimpinan  Mengantarkan tamu ke dalam ruang kerja/ruang rapat  Memandu pramusaji ke dalam untuk melayani tamu  Sekretaris Kabinet  Pembuatan dokumentasi audiensi  Memandu Sekretaris Kabinet dalam pertukaran  souvenir/cindera mata  Mengantarkan tamu setelah selesai audiensi

c.

Pelaporan  Pembuatan laporan pelaksanaan tugas keprotokolan/audiensi  Pengiriman laporan kepada pimpinan unit kerja

2. Penyelenggaraan Acara Kunjungan Kerja , (State Visit, Official Visit dan Kunjungan Kerja) a.

Persiapan  Penerimaan informasi rencana dinas luar Seskab  Pemilihan petugas (advance, pendamping, antar jemput)  Pengurusan Pasport /Visa dan Exit Permit  Pembuatan memo permohonan dukungan SPPD  Pembelian tiket

8

 Koordinasi dengan instansi yang dikunjungi  Tim advance berangkat lebih dahulu dengan tugas :

b.

-

Koordinasi dalam mempersiapkan acara

-

Pengaturan tata tempat

-

Pengaturan akomodasi pimpinan

-

Pembuatan laporan tertulis

Pelaksanaan  Keberangkatan -

Petugas antar jemput mengambil bagasi dari kediaman dan early check-in di Bandara

-

Persiapan ruang VIP Bandara

-

Pembayaran airport tax/fiscal

-

Penyambutan Seskab di pintu masuk Bandara

-

Mengantar Seskab ke ruang VIP

-

Mengantar Seskab ke dalam pesawat

 Kegiatan di lokasi kunjungan -

Mendampingi Seskab dalam kunjungan kerja

-

Pembuatan dokumentasi

-

Penyelesaian administrasi SPPD

 Kepulangan -

Persiapan kepulangan Seskab melalui koordinasi dengan petugas kawal dan petugas penjemputan

-

Check-in di bandara

-

Pembayaran airport tax

-

Persiapan ruang VIP (di bandara tujuan kunjungan kerja)

-

Mendampingi Seskab dalam perjalanan pulang

-

Persiapan ruang VIP (di bandara tujuan kepulangan) dalam rangka penjemputan

-

Pengambilan barang

9

c.

Pelaporan  Pembuatan laporan pelaksanaan antar jemput  Pengiriman laporan kepada pimpinan unit kerja  Pembuatan laporan pelaksanaan tugas dan pertanggungjawaban SPPD

C. Prosedur Pelayanan Keprotokolan 1. Penyelenggaraan Acara Kenegaraan, Acara Resmi, Pertemuan Resmi , Audiensi dan Penerimaan Tamu, Acara Perjamuan a.

Persiapan meliputi kegiatan:  Penerimaan surat/berkas permohonan audiensi dan atau perintah lisan dari Pimpinan;  Pencarian informasi/bahan yang terkait dengan audiensi;  Mempelajari bahan tersebut dan mencari waktu yang tepat untuk waktu audiensi serta  Menyiapkan pointers wicara;  Penyiapan memo laporan;  Pengajuan memo laporan kePimpinan;  Penerimaan arahan/disposisi dariPimpinan Sekretaris Kabinet;  Penindaklanjutan arahan dengan menghubungi pihak pemohon audiensi serta pejabat pendamping Pimpinan  Penyiapan memo permintaan dukungan audiensi (jamuan,souvenir, dll);  Penyiapan tata tempat dan menyiapkan souvenir jikadibutuhkan.

b.

Pelaksanaan  Koordinasi dengan petugas Unit Keamanan Dalam (UKD) mengenai kehadiran tam Pimpinan;  Penerimaan tamu yang akan beraudiensi dengan Pimpinan;  Mengantarkan tamu Pimpinan ke dalam ruangkerja/ruang rapat dan mengarahkan ke tempat yang telah disediakan sesuai dengan seating arrangement;  Memandu pramusaji dalam melayani tamu Pimpinan;  Pembuatan Dokumentasi -

Pembuatan dokumentasi audiensi; 10

c.

-

Memandu Pimpinan dalam pertukaran souvenir/cinderamata;

-

Mengantarkan tamu Pimpinan setelah selesaiaudiensi.

Pelaporan  Pembuatan laporan pelaksanaan tugas keprotokolan/audiensi  Pengiriman laporan kepada pimpinan unit kerja

2. Penyelenggaraan Acara Kunjungan Kerja Pimpinan (Tidak Mendampingi Presiden) a.

Persiapan  Penerimaan informasi rencana dinas luar Pimpinan;  Pemilihan petugas (advance, pendamping, antar jemput);  Pengurusan Pasport/Visa dan Exit Permit bila Seskab melakukan kunjungan kerja ke Luar Negeri;  Pembuatan memo permohonan dukungan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD);  Pencarian dan pembelian tiket penerbangan untuk timadvance, pendamping Pimpinan;  Koordinasi dengan lembaga/instansi yang akan dikunjungi;  Tim advance berangkat lebih dulu ke lokasi kunjungan;  Koordinasi dalam mempersiapkan acara kunjungan tersebut;  Pengaturan tata tempat/ruang dan acara;  Pengaturan akomodasi Sekretaris Kabinet;  Pembuatan laporan tertulis.

b.

Pelaksanaan  Keberangkatan -

Petugas antar jemput melakukan pengambilan bagasi dari kediaman Pimpinan dan early check-indi bandara;

-

Persiapan VIP Room/Executive Lounge;

-

Pembayaran biaya aiport tax/fiscal;

-

Penyambutan Pimpinan di pintu masuk bandara;

-

Mengantarkan Pimpinan ke VIP Room/Executive Lounge;

-

Mengantarkan SPimpinan ke dalam pesawat.

 Kegiatan di lokasi kunjungan

11

-

Mendampingi Pimpinan dalam kunjungan kerja;

-

Pembuatan dokumentasi;

-

Penyelesaian administrasi SPPD Sekretaris Kabinet.

 Kepulangan -

Persiapan kepulangan Seskab melalui koordinasi dengan petugas kawal dan petugas penjemputan

-

Check-in di bandara

-

Pembayaran airport tax

-

Persiapan ruang VIP (di bandara tujuan kunjungan kerja)

-

Mendampingi Seskab dalam perjalanan pulang

-

Persiapan ruang VIP (di bandara tujuan kepulangan) dalam rangka penjemputan

-

Pengambilan barang

12

c.

Pelaporan  Pembuatan laporan pelaksanaan antar jemput  Pengiriman laporan kepada pimpinan unit kerja  Pembuatan laporan pelaksanaan tugas dan pertanggungjawaban SPPD

D. Kriteria Pelayanan Keprotokolan 1. Administratif persetujuan tertulis atau lisan dari Pimpinan atas permohonan audiensi dan acara rapat, permohonan kehadiran sebagai pembicara, pemimpin rapat, undangan dan lain-lain. 2. Kompetensi Pelaksana a. mampu memahami dasar dan peraturan serta praktek keprotokolan yang berlaku; b. mampu berkomunikasi dalam bahasa Indonesia dan asing dengan baik; c. mampu bertindak sebagai komunikator yang baik; d. mampu menjaga rahasia; e. mampu menggali informasi dan menyampaikannya dengan tepat dan benar; f. memiliki inisiatif dan langkah antisipatif; g. memiliki kepribadian yang ramah, jujur, disiplin, sopan dan bertanggung jawab; h. mampu mengoperasikan program MS Office dan Internet. 3. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, alat pengolah data dan presentasi, kendaraan, ruang kerja dan ruang rapat, serta pakaian sipil lengkap, pakaian dinas lapangan dan pakaian dinas harian. 4. Peringatan Keterlambatan penyiapan dukungan staf dan administrasi akanmengakibatkan acara dan kegiatan keprotokolan yang telah direncanakan terlambat, tertunda atau batal. 5. Jadwal Pelayanan Pelayanan keprotokolan diselenggarakan selama hari dan jam kerja kedinasan, dan dalam hal kebutuhan mendesak diselenggarakan di luar hari dan jam kerja kedinasan. 6. Mekanisme Penanganan Pengaduan/Tindak Lanjut atas Masukan/Keluhan dari Pengguna Pelayanan Pengaduan/masukan berkaitan dengan pelayanan disampaikan kepada Petugas

Bidang Persidangan dan Dokumentasi, dann

13

selanjutnya secara berjenjang dapat menugaskan kepada pejabat di bawahnya untuk menindaklanjuti pengaduan/masukan dimaksud.

Kriteria pelayanan keprotokolan sesuai pada Teks lengkap Protokol Opsional Konvensi Piagam PBB 1.

Menetapkan bahwa negara yang menjadi pihak dalam protokol opsional mengakui kompetensi Komite untuk menerima dan mempertimbangkan komunikasi bawah protokol.

2.

Menyediakan Prosedur Komunikasi yang memungkinkan baik individu atau kelompok individu untuk menyampaikan pengaduan individual kepada Komite. Komunikasi juga dapat diajukan atas nama individu atau kelompok individu, dengan persetujuan mereka, kecuali dapat ditunjukkan mengapa persetujuan yang tidak diterima.

3.

Menetapkan bahwa komunikasi hanya akan dipertimbangkan oleh Komite jika menyangkut acountry yang telah menjadi pihak dalam protokol. Selain itu, komunikasi harus disampaikan secara tertulis dan mungkin tidak anonim.

4.

Menetapkan kriteria diterimanya komunikasi. Sebelum pengaduan dianggap, Komite harus menentukan bahwa semua penyelesaian domestik yang ada telah habis dan keluhan tidak, atau telah diperiksa oleh Komite atau sudah atau sedang diperiksa berdasarkan prosedur penyelidikan atau penyelesaian internasional. Selain itu, keluhan hanya akan diterima disediakan keluhan tersebut kompatibel dengan ketentuan Konvensi; bukan merupakan penyalahgunaan hak untuk menyampaikan komunikasi, tuduhan penuntut 'dapat dibuktikan, dan fakta-fakta yang disajikan terjadi setelah pihak Negara meratifikasi Protokol.

5.

Setelah menerima komunikasi dan sebelum keputusan akhirnya, Komite memiliki pilihan untuk menghubungi Negara Pihak dengan permintaan mendesak bahwa Negara Pihak mengambil langkah-langkah untuk melindungi korban atau korban dari melukai.

6.

Menetapkan prosedur komunikasi. Apabila komunikasi telah ditemukan diterima, Komite rahasia akan membawa komunikasi ke perhatian Negara Pihak, disediakan keluhan telah menyetujui pengungkapan identitas mereka kepada Negara Pihak. Negara Pihak diberikan enam bulan untuk memberikan penjelasan tertulis atau pernyataan keluhan.

7.

Menguraikan proses pertimbangan keluhan. Komite akan memeriksa dan mempertimbangkan semua informasi yang diberikan oleh keluhan dalam pertemuan tertutup. Pandangan dan 14

rekomendasi Komite akan diteruskan ke pihak yang bersangkutan. Negara Pihak memiliki enam bulan untuk mempertimbangkan pandangan Komite dan memberikan tanggapan tertulis, termasuk langkah-langkah perbaikan yang dilakukan. Komite dapat meminta informasi lebih lanjut dari Negara Pihak, termasuk dalam laporan berikutnya. 8.

Menetapkan prosedur penyelidikan yang memungkinkan Komite untuk memulai penyelidikan rahasia oleh satu atau lebih anggotanya yang telah menerima informasi yang dapat dipercaya tentang pelanggaran berat atau sistematis oleh suatu Negara Pihak hak didirikan pada Konvensi. Dimana dibenarkan dan dengan persetujuan Negara Pihak, Komite dapat mengunjungi wilayah Negara Pihak. Setiap temuan, komentar atau rekomendasi akan diteruskan ke Negara Pihak yang bersangkutan, yang dapat merespon dalam waktu enam bulan.

9.

Menetapkan prosedur tindak lanjut untuk Komite. Setelah periode enam bulan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, Negara Pihak dapat diundang untuk memberikan Komite dengan rincian dari setiap upaya perbaikan yang dilakukan setelah penyelidikan. Detail juga dapat diberikan dalam laporan Negara Pihak kepada Komite berdasarkan Pasal 18 dari Konvensi.

10. Menyediakan klausul opt-out. Pada ratifikasi Protokol Opsional, Negara Pihak memiliki pilihan untuk menolak untuk mengakui kompetensi Komite untuk memulai dan melakukan penyelidikan sebagaimana ditetapkan menurut artikel 8 dan 9. Namun, deklarasi ini dapat ditarik di lain waktu. 11. Membutuhkan Negara Pihak untuk menjamin perlindungan bagi mereka komunikasi menyerahkan. 12. Ringkasan kegiatan Komite berkaitan dengan Protokol akan dimasukkan di bawah pasal 21 Konvensi. 13. Menetapkan persyaratan bahwa negara-negara Pihak banyak mempublikasikan Konvensi dan Protokol dan memberikan akses ke pandangan dan rekomendasi dari Komite. 14. Membutuhkan Komite untuk mengembangkan aturan prosedurnya sendiri ketika berhadapan dengan komunikasi dan pertanyaan dipertimbangkan sesuai dengan Protokol Opsional. 15. Mengatur kelayakan bagi negara untuk menandatangani, meratifikasi atau mengaksesi Protokol. Setiap Negara Pihak yang menjadi pihak pada Konvensi dapat menjadi pihak pada Protokol tersebut.

15

16. Menetapkan bahwa minimal sepuluh negara harus meratifikasi atau mengaksesi Protokol sebelum Protokol diberlakukan. Protokol ini akan mulai berlaku tiga bulan setelah ratifikasi atau aksesi 10. 17. Menyediakan bahwa tidak akan ada pemesanan dalam Protokol. 18. Menetapkan prosedur untuk amandemen Protokol. Setiap Negara Pihak dapat mengusulkan amandemen untuk dikirim kepada Sekretaris Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa yang akan dikomunikasikan kepada semua Negara Pihak pada Protokol ini. Jika diminta oleh minimal sepertiga dari Negara-negara Pihak, konferensi dapat diselenggarakan untuk membahas dan memberikan suara pada setiap amandemen. Dengan dukungan mayoritas dua pertiga dan Majelis Umum, amandemen mulai berlaku dan mengikat negara-negara yang telah menerima amandemen. 19. Menyediakan untuk Negara Pihak untuk menarik diri dari Protokol ini dengan pemberitahuan tertulis kepada Sekretaris Jenderal. Penarikan tidak akan mempengaruhi setiap komunikasi yang disampaikan sebelum tanggal efektif penarikan. 20. Menyatakan bahwa Sekretaris-Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa akan inforrn Serikat tanda tangan, ratifikasi dan aksesi, tanggal Protokol ini mulai berlaku dan setiap perubahan dan penarikan. Menyediakan bahwa Protokol akan disimpan dalam arsip PBB, dibuat tersedia dalam bahasa Arab, Cina, Inggris, Perancis, Rusia dan Spanyol dan dikirim ke semua Negara Pihak oleh Sekretaris Jenderal.

16

17

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan 1. Domain Keprotokolan  UU NO. 8 TH 1987 tentang protokol  PP NO. 62 TH 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan 2. Related Keprotokolan  UU NO. 43 TAHUN 1999 (Tentang Pokok-pokok Kepegawaian)  UU NO. 22 TAHUN 2003 (Tentang Pemerintah Daerah)  UU NO. 32 TAHUN 2004 (Tentang Pemerintahan Daerah)  PP NO. 40 (Tentang Bendera Kebangsaan RI). Protokol Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

Protokol Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: - tata tempat - tata upacara - tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Dalam praktek sehari-hari Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman.

Keprotokolan meliputi 3 hal:

18

 Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara)  Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)  Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)

Ruang Lingkup Protokol :  Penerimaan Tamu  Kunjungan Tamu  Perjalanan ke daerah / luarnegeri  Pengaturan Rapat / Sidang  Penyelenggaraan Resepsi / Sidang  Penyelenggaraan Upacara  Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence)

Perbedaan Protokol dan Pembawa Acara (MC)  Tugas Protokol adalah mengatur acara. Tanggung jawab Protokol membawahi : PA/MC, Dokumentasi, Konsumsi, Upacara, Penerimaan tamu, Hiburan, Perlengkapan, Dekorasi, Keamanan, dll  Tugas PA/MC adalah membawakan acara.

Tugas umum protokol meliputi 5 bidang :  Tata Ruang -

Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb).

-

Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden.

-

Meja, kursi, dan podium.

-

Tata cahaya.

-

Tata suara.

-

Dekorasi.

-

Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll). 19

 Tata Tempat Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya. -

Tata tempat duduk.

-

Tata urutan memasuki kendaraan.

-

Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.

 Tata Upacara Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah: -

jenis kegiatan

-

bahasa pengantar

-

materi aktivitas

-

menyusun acara dengan urutan yang benar

-

menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara

-

menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.

 Tata Busana Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan.  Tata warkat  Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan.

20

B. Saran Dapat di sampaikan saran-saran yang berkaitan dengan pembuatan NSPK ini adalah : 1. Norma-Norma styandart yang diberlakukan hendaknya sesuai dengan kaidah-kaidah Keprotokolan bersifat nasional 2. Keprotokolan sangat banyak norma,standart dan Kriteria yang dipergunakan dan dapat pula bersifat situasional

Untuk kegiatan yang ada pada Instansi pemerintah Kegiatan keprotokolan tidak boleh lepas dari rencana anggaran yang telah disusun pada POK

21