NSPK TATA NASKAH. Bagian Umum Direktorat Jenderal PAUDNI

NSPK TATA NASKAH

Bagian Umum Direktorat Jenderal PAUDNI

SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL, DAN INFORMAL

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa. Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) tata naskah dinas berdasarkan organisasi dan tata kerja Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal telah tersusun. NSPK tata naskah ini merupakan pedoman pengelolaan persuratan, khususnya untuk penyeragaman pengurusan penerimaan surat masuk, pengurusan surat keluar baik dari bentuk surat, kepala surat, bahasa surat, kode surat yang dapat dijadikan ciri khas persuratan pada Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal yang disesuaikan dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pengelolaan persuratan sangatlah penting, karena penyampaian surat dinas Ditjen PAUDNI merupakan perwakilan dari informasi program dan kegiatan Ditjen PAUDNI yang disampaikan kepada seluruh instansi, lembaga/organisasi dan masyarakat, sehingga harus disampaikan dengan bahasa yang sopan, rapi dan mudah dimengerti berdasarkan Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD).

NSPK tata naskah dinas ini agar segera disosialisasikan kepada seluruh jajaran Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia, Dini, Nonformal, dan Informal sehingga tercipta sistem pengelolaan bahasa yang sama dan berdasarkan kaidah bahasa yang benar.

Direktur Jenderal,

Prof. Dr. Lydia Freyani Hawadi, Psikolog NIP 195703221982112001

i

KATA PENGANTAR

Berdasarkan peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 1 tahun 2012, tentang Organisasi dan Tata Kerja serta untuk menyeragamkan pelaksanaan pengelolaan persuratan perlu dilakukan penyusunan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.

Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) tata naskah dinas disusun untuk menyamakan persepsi dalam penangan surat dinas di lingkungan Ditjen PAUDNI. NSPK tata naskah dinas mempunyai peranan penting dalam upaya meningkatkan pengelolaan tata naskah, sehingga dapat memberikan pelayanan yang baik dan profesional dalam rangka pelaksanaan administrasi pemerintah serta kelangsungan suatu organisasi atau lembaga.

Dengan adanya Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) tata naskah dinas diharapkan dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pengelolaan persuratan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.

Jakarta, Sekretaris,

Dr. Gutama NIP 195308181979031001

ii

DAFTAR ISI SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL, DAN INFORMAL ............. I KATA PENGANTAR ................................................................................................................................. II DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... III BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 1 A. LATAR BELAKANG ............................................................................................................................... 1 B. TUJUAN ............................................................................................................................................ 1 C. RUANG LINGKUP ................................................................................................................................. 1 D. PENGERTIAN...................................................................................................................................... 1 BAB II JENIS DAN BENTUK NASKAH DINAS ............................................................................................. 3 A. JENIS NASKAH DINAS........................................................................................................................... 3 1. PERATURAN ................................................................................................................................................... 3 2. KEPUTUSAN ................................................................................................................................................... 5 3. INSTRUKSI ...................................................................................................................................................... 7 4. SURAT EDARAN .............................................................................................................................................. 8 5. SURAT DINAS ............................................................................................................................................... 10 6. NOTA DINAS ................................................................................................................................................ 13 7. MEMO ........................................................................................................................................................ 16 8. SURAT UNDANGAN ....................................................................................................................................... 17 9. SURAT TUGAS .............................................................................................................................................. 20 10. SURAT PENGANTAR ..................................................................................................................................... 23 11. SURAT PERJANJIAN...................................................................................................................................... 25 12. SURAT KUASA ............................................................................................................................................ 25 13. SURAT KETERANGAN ................................................................................................................................... 28 14. SURAT PERNYATAAN ................................................................................................................................... 30 15. SURAT PENGUMUMAN ................................................................................................................................. 32 16. BERITA ACARA............................................................................................................................................ 34 B. PENCANTUMAN ALAMAT SURAT ................................................................................................... 35 C. SIFAT DAN DERAJAT SURAT ........................................................................................................... 36 BAB III PROSEDUR PERSURATAN ......................................................................................................... 38 A. SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL .................................................................................................... 38 B. DIREKTORAT .................................................................................................................................... 40 C. PUSAT PENGEMBANGAN PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL, DAN INFORMAL/BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL DAN INFORMAL ............................................................................. 41 BAB IV KODE SURAT, KEWENANGAN PENANDATANGANAN SURAT, .................................................... 43 PENGGUNAAN SINGKATAN, DAN CAP DINAS ....................................................................................... 43 A. KODE SURAT ................................................................................................................................... 43 B. PENANDATANGANAN SURAT ............................................................................................................... 47 C. PENULISAN DAN PEMAKAIAN SINGKATAN............................................................................................... 49 D. CAP DINAS ...................................................................................................................................... 53 BAB V PENUTUP ................................................................................................................................. 56 LAMPIRAN ........................................................................................................................................... IV

iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 1 tahun 2012 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, tugas dari Sub Bagian Persuratan dan Kearsipan, Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal melaksanakan urusan persuratan, untuk itu perlu disusun Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) Tata Naskah Dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal, yang dapat dijadikan acuan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal dalam pengelolaan persuratan.

B. Tujuan Penyusunan NSPK ini bertujuan untuk penyeragaman pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.

C. Ruang lingkup Ruang lingkup NSPK ini meliputi pembuatan format, pengkodean, pemberian nomor, pemberian paraf, penandatanganan, dan cap dinas.

D. Pengertian 1.

Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

2.

Direktorat Jenderal adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.

3.

Unit kerja adalah Sekretariat Direktorat Jenderal dan Direktorat.;

4.

Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah: a.

Pusat Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (PP PAUDNI) Regional I Bandung;

1

b.

Pusat Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (PP PAUDNI) Regional II Semarang;

c.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional I Medan;

d.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional II Surabaya;

e.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional III Makassar;

f.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional IV Banjarbaru;

g.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional V Mataram;

h.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional VI Sentani Papua.

2

BAB II JENIS DAN BENTUK NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas 1. Peraturan a.

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur berkenaan dengan kebijakan pemerintah di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.

b.

Bagian-bagian peraturan terdiri atas: 1)

kepala peraturan;

2)

judul peraturan;

3)

pembukaan;

4)

batang tubuh atau isi; dan

5)

penutup.

Kepala peraturan terdiri atas: (1) lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan secara simetris untuk peraturan menteri, atau kepala naskah dinas untuk peraturan pejabat lain; (2) kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (5) nama peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pembukaan peraturan terdiri atas: (1) frasa Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma;

3

(3) konsiderans berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dasar hukum diawali dengan kata mengingat, yang huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital; (4) diktum terdiri atas kata memutuskan, yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; (5) diktum menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; (6) setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik.

Penjelasan: (1) Konsiderans menimbang diawali dengan kata bahwa dan memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan peraturan. (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf abjad, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. (4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan dan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. (5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundangundangan dan, jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. (6) Undang-undang, peraturan pemerintah, dan peraturan presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman lembaran negara Republik Indonesia dan tambahan lembaran negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal.

4

Penutup peraturan terdiri atas: (1) tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; (4) cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; (5) nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan NIP dan gelar. Contoh lampiran 1.

2. Keputusan a.

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan.

b.

Bagian-bagian keputusan terdiri atas: 1) kepala keputusan; 2) judul keputusan; 3) pembukaan; 4) batang tubuh atau isi; dan 5) penutup.

Kepala keputusan terdiri atas: (1) lambang negara dan nama jabatan dicantumkan secara simetris untuk keputusan Menteri, atau kepala naskah dinas untuk keputusan pejabat lain; (2) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (5) nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

5

Pembukaan keputusan terdiri atas: (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) konsiderans berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dasar hukum diawali dengan kata mengingat, yang huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital; (3) diktum terdiri atas kata memutuskan, yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; (4) diktum menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; (5) setelah kata menetapkan dicantumkan nama keputusan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik.

Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan.

Penutup keputusan terdiri atas: (1) tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; (4) cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; (5) nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan (6) singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Menteri. Contoh lampiran 2

6

3. Instruksi a. Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan. b. Bagian-bagian instruksi terdiri atas: 1) kepala instruksi; 2) dasar hukum atau latar belakang; 3) batang tubuh atau isi; dan 4) penutup.

Kepala instruksi terdiri atas: (1) lambang negara dan nama jabatan yang dicantumkan secara simetris untuk instruksi Menteri, atau kepala naskah dinas untuk instruksi pejabat lain; (2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau alasan perlunya ditetapkan instruksi.

Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi.

Penutup instruksi terdiri atas: (1) tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi instruksi;

7

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; (4) cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; (5) nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan (6) singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Menteri.

Contoh

lampiran 3

4. Surat Edaran a.

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak.

b.

Bagian-bagian surat edaran terdiri atas: 1) kepala surat edaran; 2) pembuka surat edaran; 3) isi surat edaran; dan 4) penutup.

Pembuka surat edaran terdiri atas: (1) frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris; (2) nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran; (3) kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris dengan frasa surat edaran;

8

(4) alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan; dan (5) awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Isi surat edaran terdiri atas: (1) landasan hukum pembuatan surat edaran; (2) materi pokok surat edaran; dan (3) perintah pelaksanaan surat edaran.

Penutup surat edaran terdiri atas: (1) tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama tempat pembuatan; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; (4) cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; (5) nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan (6) singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Menteri.

9

Penjelasan: Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran.

Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan. Contoh lampiran 4

5. Surat Dinas a. Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. b. Surat dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Kepala surat a) Pada kepala surat dinas direktorat jenderal, dicantumkan lambang Kementerian, nama Kementerian, nama direktorat jenderal, alamat, serta garis penutup. b) Pada kepala surat direktorat dicantumkan lambang Kementerian, nama Kementerian, nama direktorat jenderal, alamat, serta garis penutup. c) Pada kepala surat dinas UPT, dicantumkan lambang Kementerian, nama Kementerian, nama UPT, alamat, serta garis penutup. d) Lambang Kementerian dicetak berwarna sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0398/M/1977 atau hitam putih. e) Nama Kementerian dicetak pada baris pertama dengan huruf kapital dan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 16, nama direktorat jenderal atau UPT dicetak pada baris kedua dengan huruf kapital dan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14 serta dicetak lebih tebal daripada nama Kementerian.

10

f)

Alamat ditulis lengkap di bawah nama Kementerian dan nama direktorat jenderal dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, teleks, dan faksimile atau laman apabila ada.

g) Kepala surat dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal. h) Bentuk kepala surat dinas menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran 5 petunjuk pelaksanaan ini.

2) Pembuka surat Pembuka surat dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Nomor surat (1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat. (2) Kata nomor diketik di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas.

b) Lampiran surat (1) Kata lampiran diketik di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran. (2) Kata lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

c) Hal surat (1) Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di bawah kata nomor. (2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

d) Tanggal surat (1) Penanggalan surat dinas diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat. (2) Penanggalan surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

11

e) Alamat tujuan surat (1) Penulisan alamat tujuan surat diawali frasa yang terhormat disingkat Yth. tanpa didahului kata kepada, kemudian diikuti nama jabatan atau nama orang yang dituju. (2) Singkatan Yth. diketik di bawah kata hal. (3) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

3) Isi surat Isi surat dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a)

Pendahuluan (1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

b) Isi pokok Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas. c) Kalimat penutup Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

4) Penutup surat Penutup surat dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a)

Nama jabatan penanda tangan (1) Nama jabatan penanda tangan diketik di bagian kanan bawah, diakhiri tanda baca koma. (2) Nama jabatan penanda tangan diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.

b) Nama pejabat penanda tangan (1) Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah.

12

(2) Nama pejabat penanda tangan dapat mencantumkan gelar akademik. c) Paraf Surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon I, diparaf oleh pejabat eselon II di depan nama jabatan, eselon III di depan nama pejabat penanda tangan, dan eselon IV di belakang nama pejabat penanda tangan. d) Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat. e) Nomor Induk Pegawai (NIP) NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. f)

Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat.

g) Tembusan, apabila ada (1) Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua, tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat. (2) Pihak yang diberi tembusan diketik di bawah kata tembusan, apabila yang diberi tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut dengan angka Arab.

Bentuk surat dinas menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 5 petunjuk pelaksanaan ini.

6. Nota Dinas

a. Nota Dinas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, dan berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. b. Nota Dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1)

Kepala nota dinas

13

Kepala nota dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana yang diatur pada penulisan kepala surat dinas.

2) Pembuka nota dinas Pembuka nota dinas atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Frasa nota dinas Frasa nota dinas ditulis dengan menggunakan huruf kapital dan ditempatkan di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat. b) Nomor Kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa nota dinas. c) Tujuan nota dinas Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. diketik sebelah kiri di bawah nomor. d) Asal nota dinas Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth. diikuti tanda baca titik dua. e) Hal nota dinas. Kata hal nota dinas diketik di bawah dan sebaris dengan asal surat, diikuti tanda baca titik dua

3)

Isi nota dinas a) Awal kalimat isi nota dinas diketik di bawah dan sejajar dengan kata hal. b) Isi nota dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. (1)

Pendahuluan Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi nota dinas, ditulis singkat dan jelas. Awal kalimat pendahuluan isi nota dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan nota dinas

(2)

Isi pokok Isi pokok merupakan uraian dari inti nota dinas.

(3)

Kalimat penutup

14

Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi nota dinas.

4) Penutup nota dinas Penutup nota dinas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Penanggalan nota dinas (1)

Penanggalan nota dinas diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi nota dinas

(2)

Penanggalan nota dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya

b) Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penandatangan diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung

c) Nama pejabat penandatangan Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas, dan tembusan dibuat dengan :

d) Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah.

e) Nama pejabat dapat mencantumkan gelar akademik.

f) Paraf Pemberian paraf menggunakan ketentuan sebagaimana diatur pada surat dinas.

g) Tanda tangan; Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat.

h) Nomor Induk Pegawai (NIP)

15

NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

i)

Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan nota dinas.

j)

Tembusan, apabila ada (1)

Kata Tembusan hanya diikuti tanda baca titik dua, tanpa garis bawah, sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan nota dinas.

(2)

Pihak yang diberi tembusan diketik di bawah kata tembusan, apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab.

Bentuk nota dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 6 petunjuk pelaksanaan ini.

7. Memo a. Memo adalah naskah dinas yang berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan. b. Memo terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut.

1) Kepala memo Kepala memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam surat dinas. 2) Pembuka memo Pembuka memo merupakan kalimat pembuka isi memo, ditulis singkat dan jelas.

16

3) Isi memo Awal kalimat isi memo diketik di bawah dan sejajar dengan alamat surat. Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo. 4) Penutup memo Penutup memo terdiri atas tanggal, jabatan penanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan NIP.

c. Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 7 petunjuk pelaksanaan ini

8. Surat Undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.

a. Surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Kepala surat Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana tercantum pada kepala surat dinas. 2) Pembuka surat Pembuka surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Nomor surat Kata nomor diketik di sebelah kiri di bawah garis kepala surat. Lampiran surat (1) Kata lampiran diketik di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran. (2) Kata lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan. b) Hal surat

17

Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan diketik di bawah kata nomor. c) Penanggalan surat Penanggalan surat undangan diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat. d) Alamat tujuan surat Penulisan alamat tujuan surat undangan didahului singkatan Yth. diketik di bawah dan sejajar dengan kata hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan

3) Isi surat Isi surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut.

a)

Pendahuluan (1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan isi surat undangan diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

b)

Isi pokok (1) Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara. (2) Pada isi surat undangan dapat disebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh pihak yang diundang.

c)

Kalimat penutup Penutup surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: (1) nama jabatan penanda tangan; (2) nama pejabat penanda tangan; (3) paraf (4) tanda tangan;

18

(5) NIP; (6) cap dinas; dan (7) tembusan, apabila ada. (8) nama jabatan diketik di bawah baris akhir isi surat undangan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung; (9) nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas, dan tembusan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana tercantum pada penutup surat dinas.

b. Surat undangan yang berbentuk kartu

Surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Kepala surat Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: a) lambang Kementerian; b)

nama jabatan yang mengundang. Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri.

2) Isi surat Isi surat undangan yang berbentuk kartu berisi maksud dan tujuan undangan, hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dikenakan. 3) Penutup surat Penutup surat undangan yang berbentuk kartu diakhiri ungkapan permohonan jawaban melalui telepon.

Surat undangan, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kartu, dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran

8a dan 8b petunjuk

pelaksanaan ini.

19

9. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau berbentuk kolom. Surat tugas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a. Kepala surat Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun berbentuk kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan pada kepala surat dinas.

b.Pembuka surat Pembuka surat tugas terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Frasa surat tugas Frasa surat tugas diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital. 2) Nomor Kata nomor diketik sejajar dengan frasa surat tugas, diawali degan huruf kapital.

c. Isi surat 1) Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Nama jabatan pemberi tugas b) Nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan penerima tugas c) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan d) Nama jabatan pemberi tugas diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor, dengan menyebutkan nama jabatan pimpinan unit organisasi, unit kerja atau UPT yang bersangkutan. e) Kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama jabatan pemberi tugas. f) NIP diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama. g) Kata pangkat/golongan diketik di bawah dan sejajar dengan NIP.

20

h) Kata jabatan diketik di bawah dan sejajar kata pangkat/golongan. i) Maksud, tanggal dan tempat penugasan diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk.

2) Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a)

Nama jabatan pemberi tugas (1) Nama jabatan pemberi tugas diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor, dengan menyebutkan nama jabatan pimpinan unit organisasi, unit kerja atau UPT yang bersangkutan. (2) Kolom isian surat tugas Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat/golongan dan jabatan yang diberi tugas diketik di bawah dan sejajar kalimat awal nama jabatan pemberi tugas (3) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan Maksud, tanggal, dan tempat penugasan diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan di sebelah kiri, didahului dengan kata untuk.

d.Penutup surat 1) Penutup surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom terdiri atas unsurunsur sebagai berikut. a)

Penanggalan surat tugas (1) Penanggalan surat tugas diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat tugas. (2) Penanggalan surat tugas tidak disertai dengan nama tempat pembuatannya.

b)

Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.

c)

Nama pejabat penanda tangan

21

(1) Nama pejabat penanda tangan di ketik di bawah dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah. (2) Nama pejabat penanda tangan dapat mencantumkan gelar akademik.

d)

Paraf Sebelum surat ditandatangani oleh pejabat eselon I, II, atau III terlebih dahulu harus dibubuhi paraf sebagaimana tercantum pada halaman 45 dan 46 petunjuk pelaksanaan ini

e)

Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat.

f) NIP NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti nomor tanpa jarak.

g) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat.

h) Tembusan, apabila ada (1) Kata tembusan hanya diikuti tanda baca titik dua tanpa garis bawah, sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan pejabat penanda tangan surat. (2) Pihak yang diberikan tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab jika lebih dari satu.

Surat tugas yang berbentuk lembaran surat dan yang berbentuk kolom masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran 9a dan 9b petunjuk pelaksanaan ini.

22

10. Surat Pengantar

a. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk pengantar surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. b. Surat pengantar dapat berbentuk surat dinas biasa atau berbentuk kolom. c. Surat pengantar terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1)

Kepala surat Kepala surat pengantar dibuat dengan menggunakan ketentuan pada kepala surat dinas

2)

Pembuka surat Pembuka surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa terdiri atas: (a)

nomor surat;

(b)

lampiran surat;

(c)

hal surat;

(d)

tanggal surat; dan

(e)

alamat tujuan surat.

Pembuka surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. (1)

Frasa surat pengantar Frasa surat pengantar diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.

(2)

Nomor Kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa surat pengantar

(3)

Tujuan surat Tujuan surat pengantar didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. diketik di bawah kata nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

23

3)

Isi surat a)

Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan pada surat dinas.

b)

Isi surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas kolom nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.

4)

Penutup surat Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan pada penutup surat dinas. a) Penutup surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas: (1) penanggalan surat; (2) nama jabatan penanda tangan; (3) nama pejabat penanda tangan; (4) paraf; (5) tanda tangan; (6) NIP; (7) cap dinas; dan (8) tembusan, apabila ada. b)

Penanggalan surat pengantar yang berbentuk kolom diketik di sebelah kanan bawah, di bawah garis kolom tanpa didahului nama tempat pembuatannya.

c)

Nama jabatan penanda tangan surat pengantar yang berbentuk kolom diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.

d)

Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas, dan tembusan dibuat dengan ketentuan yang digunakan pada penutup surat dinas

24

Surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa atau berbentuk kolom, masing-masing menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 10a dan 10b petunjuk pelaksanaan ini

11. Surat Perjanjian a.

Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama

b.

Bentuk surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran 11 petunjuk pelaksanaan ini.

12. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

Surat kuasa terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a. Kepala surat Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan pada kepala surat dinas. b. Pembuka surat Pembuka surat kuasa terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Frasa surat kuasa Frasa surat kuasa diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital. 2) Nomor Kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital.

c. Isi surat kuasa

25

1) Isi surat kuasa terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut.

a) Ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini Ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor.

b) Kata nama dan jabatan pemberi kuasa (1) Pemberi kuasa didahului kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan awal ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini. (2) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama.

c) Ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada Ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.

d) Kata nama dan jabatan penerima kuasa (1) Penerima kuasa didahului kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan awal ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada. (2) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan diketik sejajar dengan kata nama.

e) Kewenangan pemberi kuasa Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa diketik di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan.

f) Penutup surat (1) Penutup surat kuasa terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut.

(a) Penanggalan surat kuasa

26

Penanggalan surat kuasa diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa.

(b) Frasa pemberi kuasa Frasa pemberi kuasa diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

(c) Nama pemberi kuasa Nama pemberi kuasa diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, berjarak tiga spasi di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah.

(d) NIP pemberi kuasa NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.

(e) Materai dan tanda tangan pemberi kuasa Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi materai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa.

(f) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian materai dan tanda tangan pemberi kuasa.

(g) Frasa penerima kuasa Frasa penerima kuasa diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa

27

(h) Nama penerima kuasa Nama penerima kuasa diketik sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah.

(i) NIP penerima kuasa NIP penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital, diketik di bawah dan sejajar dengan nama penerima kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak

(j) Tanda tangan penerima kuasa

Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.

(2) Surat kuasa tersebut tidak termasuk surat kuasa untuk berita acara di pengadilan.

Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran 12 petunjuk pelaksanaan ini.

13. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a. Kepala surat Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan pada kepala surat dinas.

b. Pembuka surat Pembuka surat keterangan terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut.

28

1) Frasa surat keterangan; Frasa surat keterangan diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital. 2)

Nomor Kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frasa surat keterangan, menggunakan huruf awal kapital.

c. Isi surat Awal kalimat pada isi surat keterangan diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor.

d. Penutup surat Penutup surat keterangan terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Penanggalan surat a) Penanggalan surat keterangan diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keterangan. b) Penanggalan surat keterangan tidak disertai nama tempat pembuatannya. 2) Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penanda tangan surat keterangan diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung. 3) Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan nama penanda tangan, dengan huruf kapital pada awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah. 4) Paraf 5) Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan diantara nama jabatan dan nama pejabat. 6) NIP NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti nomor tanpa jarak.

29

7) Cap dinas; Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat 8) Tembusan, apabila ada a) Kata tembusan hanya diikuti tanda baca titik dua tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan pejabat penanda tangan surat. b) Pihak yang diberi tembusan diberi nomor urut dengan angka Arab apabila lebih dari satu.

Bentuk surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran 13 petunjuk pelaksanaan ini.

14. Surat Pernyataan

Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Surat pernyataan terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a. Kepala surat Kepala surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan pada kepala surat dinas.

b. Pembuka surat Frasa surat pernyataan diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital.

c. Isi surat 1) Awal kalimat isi surat pernyataan diketik di sebelah kiri di bawah frasa surat pernyataan.

30

2) Kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini. 3) Kata jabatan diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama 4) Kata alamat diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan

d. Penutup surat 1) Penanggalan surat a) Penanggalan surat pernyataan diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi pernyataan b) Penanggalan surat pernyataan tidak disertai nama tempat pembuatannya. 2) Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penanda tangan surat diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung. 3) Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan nama penanda tangan, dengan huruf kapital pada awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah. 4) Paraf Sebelum surat ditandatangani oleh pejabat eselon I, II, atau III terlebih dahulu harus dibubuhi paraf sebagaimana tercantum pada halaman 23 dan 24 petunjuk pelaksanaan ini. 5) Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat. 6) NIP NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti nomor tanpa jarak. 7) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat. 8) Tembusan, apabila ada

31

a) Kata tembusan hanya diikuti tanda baca titik dua tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat. b) Pihak yang diberi tembusan diberi nomor urut dengan angka Arab apabila lebih dari satu.

Bentuk surat pernyataan dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran 14 petunjuk pelaksanaan ini.

15. Surat pengumuman

Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. a. Surat pengumuman terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. 1) Kepala surat Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan pada kepala surat dinas

2) Pembuka surat Pembuka surat pengumuman terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Kata pengumuman Kata pengumuman diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakan huruf kapital. b) Nomor Kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman, diawali dengan huruf kapital.

3) Isi surat Awal kalimat pada isi surat pengumuman diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor.

4) Penutup surat

32

Penutup surat pengumuman terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut. a) Penanggalan surat (1)

Penanggalan surat pengumuman diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi pengumuman.

(2)

Penanggalan surat pengumuman tidak disertai nama tempat pembuatannya.

b) Nama jabatan penanda tangan Nama jabatan penanda tangan surat pengumuman diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.

c) Nama pejabat penanda tangan Nama pejabat penanda tangan diketik dengan huruf kapital pada awal kata, tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah, dan ditempatkan di bawah, sejajar dengan nama penanda tangan.

d) Paraf Sebelum surat ditandatangani oleh pejabat eselon I, II, atau III terlebih dahulu harus dibubuhi paraf sebagaimana tercantum pada halaman 40 dan 44 petunjuk pelaksanaan ini

e) Tanda tangan Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat. f) NIP NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti nomor tanpa jarak.

g) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat.

33

h) Tembusan, apabila ada (1) Kata tembusan hanya diikuti tanda baca titik dua tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan singkatan Yth. dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat. (2) Pihak yang diberi tembusan diberi nomor urut dengan angka Arab apabila lebih dari satu.

Bentuk surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran Nomor 15 petunjuk pelaksanaan ini.

16. Berita Acara

a.

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

b.

Bentuk berita acara dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran Nomor 16 petunjuk pelaksanaan ini.

34

B. PENCANTUMAN ALAMAT SURAT

1)

Alamat surat dicantumkan pada : a) sampul surat; dan b) surat.

2)

Alamat pada sampul surat terdiri atas : a) singkatan Yth; b) nama jabatan; c) unit kerja; dan d) alamat lengkap. Contoh : 1. Yth. Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal Regional I Jalan Jayagiri No.63 Lembang Bandung 40391

2. Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal Gedung E Lantai III, Kompleks Kemendikbud Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta 10270

3)

Alamat pada surat terdiri atas: a) singkatan Yth; b) nama jabatan; c) unit kerja; dan d) tanpa alamat lengkap.

4)

Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak. Ibu, atau saudara

35

Contoh: 1. Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal Jakarta

2. Yth. Kapala PP PAUDNI Regional I Lembang Bandung

C. SIFAT DAN DERAJAT SURAT

1. Sifat surat a. Sifat surat terdiri atas : 1) surat sangat rahasia; 2) surat rahasia; 3) surat terbatas; dan 4) surat biasa b. Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. c. Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. d. Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. e. Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

2

Derajat Surat

a. Derajat surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segera dan biasa.

36

b. Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui si penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama. c. Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. d. Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

37

BAB III PROSEDUR PERSURATAN

Prosedur persuratan adalah alur atau tahapan pengurusan surat masuk dan surat keluar di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. Adapun prosedur persuratan yang dimaksud diatur sebagai berikut.

A. Sekretariat Direktorat Jenderal 1.

Pengurusan surat masuk Surat masuk yang berasal dari unit organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, instansi lain, dan perseorangan diterima melalui subbagian persuratan dan kearsipan, pada bagian umum.

Tahapan pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut. a. Surat masuk diterima oleh subbagian persuratan dan kearsipan dan dipilah berdasarkan unit kerja tujuan surat. b. Surat masuk dicatat pada buku agenda surat masuk. c. Kepala subbagian persuratan dan kearsipan mengarahkan surat masuk sesuai dengan alamat tujuan surat. d. Petugas persuratan mendistribusikan surat masuk sesuai dengan arah surat. e. Apabila ada surat masuk diantar langsung ke unit kerja terkait, surat tersebut harus dicatat terlebih dahulu di subbagian persuratan dan kearsipan. f. Surat masuk yang diarahkan untuk direktur jenderal atau sekretaris direktorat jenderal diberi lembar disposisi oleh penatausaha pimpinan. g. Penatausaha pimpinan mendistribusikan kembali surat masuk kepada pejabat terkait sesuai dengan disposisi direktur jenderal atau sekretaris direktorat jenderal.

38

2.

Pengurusan surat keluar a) Penyiapan konsep Konsep surat disiapkan oleh bagian di lingkungan sekretariat direktorat jenderal. b) Pembubuhan paraf (1) Surat yang ditandatangani oleh direktur jenderal harus dibubuhi paraf oleh: (a) kepala subbagian pada sisi kanan bawah nama pejabat penanda tangan surat; (b) kepala bagian pada sisi kiri bawah nama pejabat penanda tangan surat; (c) sekretaris direktorat jenderal pada sisi kiri atas nama pejabat penanda tangan surat. (2) Surat yang ditandatangani oleh sekretaris direktorat jenderal atas nama direktur jenderal harus dibubuhi paraf oleh: (a) kepala subbagian pada sisi kanan bawah nama pejabat penanda tangan surat (b) kepala bagian pada sisi kiri bawah nama pejabat penanda tangan surat; (3) Surat yang ditandatangani oleh sekretaris direktorat jenderal harus dibubuhi paraf oleh: (a) kepala subbagian pada sisi kanan bawah nama pejabat penanda tangan surat; (b) kepala bagian pada sisi kiri bawah nama pejabat penanda tangan surat (4) Surat yang ditandatangani oleh kepala bagian harus dibubuhi paraf oleh kepala subbagian pada sisi kanan bawah nama pejabat penanda tangan surat; (5) Surat yang akan dikirim ke luar adalah surat yang tidak ada paraf pejabat. Surat yang dibubuhi paraf pejabat itu disimpan sebagai pertinggal/arsip.

39

B. Direktorat 1.

Pengurusan Surat Masuk Surat masuk yang berasal dari unit organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, instansi lain, dan perorangan diterima melalui subbagian tata usaha direktorat. Tahapan pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut. a. Surat masuk diterima oleh subbagian tata usaha dan dipilah berdasarkan unit kerja tujuan surat. b. Surat masuk dicatat pada buku agenda surat masuk. c. Kepala subbagian tata usaha mengarahkan surat masuk sesuai dengan alamat tujuan surat. d. Petugas persuratan mendistribusikan surat masuk sesuai dengan arah surat. e. Apabila ada surat masuk diantar langsung ke direktur atau subdirektorat, surat itu harus dicatat terlebih dahulu di subbagian tata usaha direktorat. f. Surat masuk yang diarahkan untuk direktur diberi lembar disposisi oleh penatausaha pimpinan. g. Penatausaha pimpinan mendistribusikan kembali surat masuk kepada pejabat terkait sesuai dengan disposisi direktur.

2.

Pengurusan surat keluar a. Penyiapan konsep Konsep surat disiapkan oleh subbagian tata usaha atau subdirektorat di lingkungan direktorat. b. Pembubuhan paraf 1). Surat yang ditandatangani oleh direktur jenderal harus dibubuhi paraf. a)

Paraf kepala seksi/kepala subbagian tata usaha ditempatkan pada sisi kanan bawah.

b)

Paraf kepala subdirektorat ditempatkan pada sisi kiri bawah.

c)

Paraf direktur ditempatkan pada sisi kiri atas.

d)

Paraf sekretaris Direktorat Jenderal ditempatkan pada sisi kanan atas.

40

2) Surat yang ditandatangani oleh direktur atas nama direktur jenderal harus dibubuhi paraf oleh: (a) kepala seksi/kepala subbagian tata usaha pada sisi kanan bawah; (b) kepala subdirektorat pada sisi kiri bawah. 3) Surat yang ditandatangani oleh direktur/atas nama direktur untuk urusan internal direktorat sekurang-kurangnya harus dibubuhi paraf kepala subbagian tata usaha pada sisi kanan bawah. 4) Surat yang ditandatangani oleh kepala subdirektorat untuk urusan internal direktorat harus dibubuhi paraf kepala seksi yang bersangkutan. 5) Surat yang akan dikirim keluar adalah surat yang tidak ada paraf pejabat, sedangkan surat yang dibubuhi paraf pejabat disimpan sebagai pertinggal/arsip.

C. Pusat Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal/Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal dan Informal

1.

Pengurusan Surat Masuk Surat masuk yang berasal dari unit organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, instansi lain, dan perorangan diterima melalui subbagian umum pusat.

Tahapan pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut. a. Surat masuk diterima oleh subbagian umum dan dipilah berdasarkan tujuan surat. b. Surat masuk dicatat pada buku agenda surat masuk. c. Petugas persuratan memberikan lembar disposisi pada surat masuk. d. Kepala subbagian umum mengarahkan surat dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi. e. Petugas persuratan meneruskan surat kepada kepala pusat/balai atau kepala seksi sesuai dengan arah surat. f. Kepala pusat/balai memberikan disposisi. g. Petugas persuratan mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi kepala balai.

41

2.

Pengurusan surat keluar a.

Penyiapan konsep Konsep surat disiapkan oleh subbagian umum, kepala seksi, atau koordinator tenaga fungsional di lingkungan pusat/balai.

b.

Pembubuhan paraf 1) Surat yang ditandatangani oleh kepala pusat/balai harus dibubuhi paraf. Kepala seksi/kepala subbagian umum membubuhkan paraf pada sisi kanan bawah. 2) Surat yang ditandatangani oleh kepala seksi/kepala subbagian umum atas nama kepala pusat/balai diparaf oleh koordinator urusan persuratan.

42

BAB IV KODE SURAT, KEWENANGAN PENANDATANGANAN SURAT, PENGGUNAAN SINGKATAN, DAN CAP DINAS

A. Kode Surat

Kode surat terdiri atas kode unit kerja dan kode hal. 1.

Kode unit kerja Kode unit kerja di lingkungan direktorat jenderal adalah sebagai berikut.

No. 1.

2.

3.

Unit Kerja

Kode

Direktorat Jenderal

B

Sekretariat Direktorat Jenderal

B1

a. Bagian Perencanaan dan Penganggaran

B1.1

b. Bagian Keuangan

B1.2

c. Bagian Hukum dan Kepegawaian

B1.3

d. Bagian Umum

B1.4

Direktorat Pembinaan Pendidikan Anak Usia Dini

B2

a. Subdirektorat Program dan Evaluasi

B2.1

b. Subdirektorat Pembelajaran dan Peserta Didik

B2.2

c. Subdirektorat Sarana dan Prasarana

B2.3

d. Subdirektorat Kelembagaan dan Kemitraan

B2.4

e. Subbagian Tata Usaha

B2.5

Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan

B3


B3.1

b. Subdirektorat Pembelajaran dan Peserta Didik

B3.2

43

4.

5.

c. Subdirektorat Sarana dan Prasarana

B3.3

d. Subdirektorat Kelembagaan dan Kemitraan

B3.4

e. Subbagian Tata Usaha

B3.5

Direktorat Pembinaan Pendidikan Masyarakat

B4

c. Subdirektorat Program dan Evaluasi

B4.1

d. Subdirektorat Pembelajaran dan Peserta Didik

B4.2

e. Subdirektorat Sarana dan Prasarana

B4.3

f. Subdirektorat Kelembagaan dan Kemitraan

B4.4

g. Subbagian Tata Usaha

B4.5

Direktorat Pembinaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Subdirektorat Pendidikan Menengah

B5


B5.1

b. Subdirektorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan PAUD

B5.2

c. Subdirektorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan Kursus dan

B5.3

Pelatihan d. Subdirektorat Pendidikan dan Tenaga Kependidikan Pendidikan B5.4 Masyarakat e. Subbagian Tata Usaha

B5.5

44

6

Unit Pelaksana Teknis a.

Pusat Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal dan B6 Informal (PP PAUDNI) Regional I Bandung

b. Pusat Pengembangan Pendidikan Pendidikan Anak Usia Dini,

B7

Nonformal, dan Informal (PP PAUDNI) Regional II Semarang B8 c.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional I Medan

B9

d. Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional II Surabaya e.

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI)) Regional III Makassar

f.

B10

B11

Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional IV Banjarbaru

g. Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal,

B12

B13

dan Informal (BP PAUDNI) Regional V Mataram h. Balai Pengembangan Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (BP PAUDNI) Regional VI Sentani (Papua)

2.

Kode Hal

No.

Hal

Kode

1.

Akreditasi

AK

2.

Analisis Jabatan

AJ

3.

Bantuan Hukum

BH

4.

Dokumentasi

DO

5.

Evaluasi Pendidikan

EF

6.

Hubungan Masyarakat

HM

45

7.

Hukum

HK

8.

Kebahasaan

BS

9.

Kelembagaan

KL

10

Kemahasiswaan

KM

11.

Kepegawaian

KP

12.

Kerjasama Luar Negeri

LN

13.

Kerjasama Dalam Negeri

DN

14.

Kerumahtanggaan

RT

15.

Ketatausahaan

TU

16.

Keuangan

KU

17.

Kurikulum

KR

18.

Kursus

KS

19.

Media Informasi

MI

20.

Penelitian

LT

21.

Organisasi dan Tata Kerja

OT

22.

Pelaporan

PL

23.

Pendidikan Anak Usia Dini

DU

24.

Pendidikan Dasar

DS

25.

Pendidikan Menengah

MN

26.

Pendidikan Tinggi

DT

27.

Pendidikan Khusus

DK

28.

Pendidikan Kesetaraan

DR

29.

Pendidikan Masyarakat

MS

30.

Pendidikan dan Pelatihan

DL

31.

Pendidik dan Tenaga Kependidikan

PT

32.

Penelitian

PL

33.

Pengabdian Masyarakat

PM

34.

Pengawasan

WS

35.

Pengembangan

PG

46

3.

36.

Peraturan Perundang-undangan

PU

37.

Perbukuan

PB

38.

Perencanaan

PR

39.

Perlengkapan

LK

40.

Kepustakaan

PK

41.

Peserta Didik

PD

42.

Sarana Pendidikan

SP

43.

Tata Laksana

TL

44.

Teknologi Informasi

TI

45.

Lain-lain

LL

Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS. Kode surat ditulis setelah nomor urut surat dengan urutan kode unit kerja, kode RHS apabila bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan surat, yang penulisannya masingmasing dibatasi dengan garis miring.

B. Penandatanganan Surat 1.

Penandatanganan surat keluar di lingkungan direktorat jenderal terdiri atas: a.

penandatanganan surat keluar yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan direktorat jenderal;

b.

penandatanganan surat keluar yang ditujukan kepada unit kerja di lingkungan direktorat jenderal.

2.

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar lingkungan direktorat jenderal ditentukan sebagai berikut. a.

Surat Menteri yang ditandatangani oleh direktur jenderal, penandatanganannya dilakukan dengan penyebutan anb, dengan tembusan kepada Menteri.

b.

Surat direktur jenderal yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar lingkungan direktorat jenderal ditandatangani oleh direktur jenderal.

47

c.

Apabila direktur jenderal mendelegasikan kewenangan penandatangan surat kepada sekretaris direktorat jenderal atau direktur, penandatanganannya dilakukan dengan penyebutan a.n., dengan tembusan kepada direktur jenderal.

d.

Surat sekretaris direktorat jenderal atau direktur yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar direktorat jenderal dapat ditandatangani oleh sekretaris atau direktur dengan tembusan kepada direktur jenderal.

3.

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada unit kerja di lingkungan direktorat jenderal a.

Surat direktur jenderal yang ditujukan kepada pejabat eselon II dan III di lingkungan direktorat jenderal, ditandatangani oleh direktur jenderal.

b.

Apabila direktur jenderal mendelegasikan kewenangan penandatanganan surat kepada sekretaris direktorat jenderal atau direktur, penandatanganannya dilakukan dengan penyebutan a.n., dengan tembusan kepada direktur jenderal

c.

Surat sekretaris yang ditujukan kepada direktur jenderal, pejabat eselon II dan III di lingkungan direktorat jenderal ditandatangani oleh sekretaris direktorat jenderal.

d.

Surat direktur yang ditujukan kepada direktur jenderal, pejabat eselon II dan III di lingkungan direktorat jenderal ditandatangai oleh direktur.

e.

Apabila sekretaris direktorat jenderal mendelegasikan kewenangan penandatangan surat kepada pejabat eselon III di bawahnya,

penandatanganannya dilakukan

dengan penyebutan a.n., dengan tembusan kepada sekretaris direktorat jenderal. f.

Surat sekretaris yang ditujukan kepada direktur jenderal, pejabat eselon II dan III di lingkungan direktorat jenderal ditandatangani oleh sekretaris direktorat jenderal.

g.

Surat kepala balai yang ditujukan kepada direktur jenderal, pejabat eselon II dan III di lingkungan direktorat jenderal ditandatangani oleh kepala balai.

h.

Apabila kepala balai mendelegasikan kewenangan penandatangan surat kepada pejabat eselon IV di bawahnya, penandatanganannya dilakukan dengan penyebutan a.n., dengan tembusan kepada kepala balai.

48

C. Penulisan Dan Pemakaian Singkatan

Pemakaian singkatan a.n., anb., u.b, a.p., apb., plh., wks., u.p., plt.

1. a.n. (atas nama) ditulis dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri tanda titik, dan digunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa. Contoh : a.n. Sekretaris Kepala Bagian Keuangan,

tanda tangan dan cap dinas

nama jelas NIP 2. anb. (atas nama beliau) ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri tanda titik, dan digunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya atau pejabat eselon I unit utama.

Contoh : Menteri Pendidikan dan Kebudayaan anb. Sekretaris Jenderal,


nama jelas NIP

49

3. u.b. (untuk beliau) ditulis dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri tanda titik, dan digunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.

Contoh : a.n. Direktur Jenderal Sekretaris, u.b. Kepala Bagian Umum,


nama jelas NIP

4. a.p. (atas perintah) ditulis dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri tanda titik, dan digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada pejabat setingkat di bawahnya.

Contoh : a.p. Sekretaris Ditjen PAUDNI Kepala Subbagian Persuratan dan Kearsipan,


nama jelas NIP

5. apb. (atas perintah beliau) ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri tanda titik, dan digunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya. Contoh : Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

50

apb. Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal. dan Informal


nama jelas NIP

6. plt. (pelaksana tugas) ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri tanda titik, dan digunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum definitif.

Contoh: Plt. Kepala Pusat,


Nama Pejabat NIP

7. plh. (pelaksana harian) ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri tanda titik, dan digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas dan menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat. Contoh : Plh.Kepala Balai Kepala Subbagian Umum,


nama jelas NIP

51

8. wks. (wakil sementara) ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri tanda titik, dan digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.

contoh : Wks. Kepala Bagian Umum Kepala Bagian Keuangan,


nama jelas NIP

9. u.p. (untuk perhatian) ditulis dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri tanda titik, dan digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

contoh : Yth. Direktur Pembinaan Pendidikan Masyarakat u.p. Kepala Subdit Program dan Evaluasi,


nama jelas NIP

52

D. Cap Dinas 1.

Cap dinas adalah cap/stempel yang digunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit organisasi, unit kerja, dan unit pelaksana teknis.

2.

Kerangka cap dinas yang berbentuk lingkaran mempunyai garis lingkar ganda yang terdiri atas garis lingkar luar dan garis lingkar dalam serta empat rongga.

3.

Garis lingkar luar berukuran 45 mm dan garis lingkar dalam berukuran 30 mm.

4.

Garis lingkar luar cap dinas Direktorat Jenderal dibuat dengan garis lingkar ganda dan garis lingkar paling luar dibuat lebih tebal daripada garis lingkar luar bagian dalam.

5.

Garis lingkar cap dinas unit pelaksana teknis dibuat dengan garis lingkar tunggal dan garis lingkar luar dibuat lebih tebal daripada garis lingkar dalam.

30 mm

45 mm

Cap tanggal (band dater) 15 MEI 2012

Cap nomor/angka (numerator) 97580

53

Cap derajat surat

a. Amat segera AMAT SEGERA

b. Segera

SEGERA

Cap sifat surat

SANGAT RAHASIA a. Sangat rahasia

b. Rahasia

RAHASIA

TERBATAS c. Terbatas

BIASA d. Biasa

e. Cap tanda tangan

54

f. Cap penerima surat

BAGIAN UMUM SETDITJEN PAUDNI KEMENDIKBUD Diterima tanggal: Nomor

:

Unit Pengelola

:

55

BAB V PENUTUP NSPK persuratan ini digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan persuratan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal, agar tercipta keseragaman, ketertiban administrasi, dan pengamanan.

Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : Sekretaris,

Dr. Gutama NIP 195308181979031001

56

LAMPIRAN

iv

NSPK TATA NASKAH. Bagian Umum Direktorat Jenderal PAUDNI

Recommend Documents