No: 01-A/M/BM/2013
Manual Konstruksi dan Bangunan
PROJECT MANAGEMENT MANUAL (PMM) (Manual Manajemen Proyek)
EINRIP
Revisi 2
Juli 2013
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA
Saran dan Masukan Juli 2013 Ini adalah Revisi ke 2 Manual Manajemen Proyek EINRIP dan telah dibagikan kepada seluruh pemangku kepentingan dalam tahap pelaksanaan EINRIP dalam rangka mendapatkan saran dan masukan. Manual ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk manajemen proyek dan menfasilitasi pelaksanaan proyek. Pandangan dari para pelaku proyek adalah penting untuk menjamin pelaksanaan yang efektif dan efisien. Mekanisme dalam mendengarkan pandangan dari para pelaku dilakukan melalui lokakarya tentang berbagai aspek Manual, tetapi juga diharapkan adanya saran dan masukannya secara langsung. Saran dan masukan dikirim secara langsung ke:
PMU EINRIP Direktorat Bina Program Direktorat Jenderal Bina Marga Jl. Pattimura No. 20 Kebayoran Baru Jakarta Selatan
[email protected]
DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..............................................................................................................................................................I DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................................................................. IV DAFTAR TABEL ..................................................................................................................................................... V DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................................ VI MANUAL MANAJEMEN PROYEK – GAMBARAN UMUM ................................................................................... IX BAB. 1
GARIS BESAR PROYEK .....................................................................................................................1
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
Tujuan Proyek ...................................................................................................................................... 1 Apa yang Baru? ................................................................................................................................... 1 Lingkup Proyek, Biaya dan Rencana Pendanaan ................................................................................ 1 Jadwal Proyek...................................................................................................................................... 2 Manual Manajemen Proyek ................................................................................................................. 3
BAB. 2
PENYELENGGARAAN MANAJEMEN PROYEK ................................................................................7
2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.5. 2.5.1. 2.5.2. 2.6. 2.6.1. 2.6.2. 2.6.3. 2.7. 2.7.1. 2.7.2. 2.8. BAB. 3 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. 3.3.6. 3.3.7. 3.4.
Badan – badan yang Bertanggungjawab dalam Pelaksanaan Proyek ................................................. 7 Peran dan Tanggung Jawab Badan – badan Pemerintah ................................................................... 7 Project Management Unit (PMU-EINRIP) ...................................................................................... 11 Kajian Hasil Audit ........................................................................................................................... 12 Mekanisme Koordinasi................................................................................................................... 13 Sumber Daya Manusia di Lingkungan Pemerintah Indonesia .......................................................... 13 Kriteria Personel ............................................................................................................................ 13 Pelatihan dan Loka karya bagi staf Ditjen Bina Marga................................................................... 14 Layanan Konsultan yang Dibiayai dalam EINRIP .............................................................................. 16 Konsultan Dukungan Manajemen Proyek - Project Management Support Consultants (PMSC) ... 16 Konsultan Supervisi Regional - Regional Supervision Consultants (RSC) .................................... 16 Layanan Nasehat Pelelangan - Procurement Advisory Services (PAS) untuk membantu Ditjen Bina Marga ............................................................................................................................................. 17 Layanan Konsultan Terkait Lainnya ................................................................................................... 18 Konsultan Audit Teknis dan Finansial - Technical and Financial Audit Consultants (TFAC).......... 18 Konsultan Monitoring dan Evaluasi (M&E) ..................................................................................... 18 Penyebaran Informasi ........................................................................................................................ 18 Pembuatan Website Proyek .......................................................................................................... 19 Diseminasi Informasi Proyek ......................................................................................................... 21 Prosedur Penanganan Pengaduan ................................................................................................ 22 Penanganan Korupsi ......................................................................................................................... 23 Sanksi ............................................................................................................................................ 23 Protokol terhadap Kasus Korupsi .................................................................................................. 23 Kampanye Kepedulian HIV/AIDS ....................................................................................................... 23 PERSIAPAN PROYEK .......................................................................................................................29 Kesepakatan dan Dokumen Pinjaman ............................................................................................... 29 Rencana Pelaksanaan Proyek - Project Implementation Plan ....................................................... 29 Perjanjian Pinjaman ....................................................................................................................... 29 Persyaratan Tambahan untuk Efektifitas Pinjaman ....................................................................... 29 Perencanaan dan Program ................................................................................................................ 30 Prosedur Pemilihan Proyek ........................................................................................................... 30 Kategori Pekerjaan ........................................................................................................................ 31 Perkiraan Biaya Perencanaan ....................................................................................................... 31 Penilaian dan Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial ................................................. 31 Studi dan Penyaringan Lingkungan ............................................................................................... 32 Pasal – pasal Standar Lingkungan – Standard Environmental Clauses ........................................ 32 Upaya PerlindunganSosial ............................................................................................................. 32 Manajemen Penerapan Upaya Perlindungan ................................................................................ 33 Perkiraan Biaya Pembebasan Tanah dan Pemukiman Kembali .................................................... 33 Pemantauan Pelaksanaan LARAP ................................................................................................ 34 Dampak Perubahan Iklim ............................................................................................................... 34 Desain ................................................................................................................................................ 34
i
3.4.1. Uraian Singkat Desain ................................................................................................................... 35 3.4.2. Laporan Desain ............................................................................................................................. 35 3.4.3. Pemutakhiran Desain/ Revisi Desain selama Pelelangan ............................................................. 36 3.4.4. Susunan Baru Dokumen Lelang Standar....................................................................................... 37 3.5. Penyiapan Komponen Lainnya .......................................................................................................... 37 3.5.1. Barang ........................................................................................................................................... 37 3.5.2. Tambahan Biaya Operasional - Incremental Operating Costs(IOC) .............................................. 37 3.5.3. Jasa Konsultan .............................................................................................................................. 37 BAB. 4
KETENTUAN UMUM PELELANGAN ................................................................................................39
4.1. Ringkasan Ketentuan Pelelangan ...................................................................................................... 39 4.1.1. Memperkuat Pelelangan untuk Pekerjaan ..................................................................................... 40 4.1.2. Pedoman Pelelangan..................................................................................................................... 40 4.1.3. Eligibilitas ....................................................................................................................................... 41 4.1.4. Konflik Kepentingan ....................................................................................................................... 42 4.1.5. Rencana Pengadaan ..................................................................................................................... 42 4.1.6. Peranan Procurement Advisory Services (PAS) ............................................................................ 43 4.1.7. Peranan Procurement Agent ......................................................................................................... 43 4.1.8. Pakta Integritas .............................................................................................................................. 44 4.1.9. Kegagalan Pelelangan dan Pelelangan Ulang ............................................................................... 44 4.1.10. Sanggahan .................................................................................................................................... 44 4.1.11. Misprocurement ............................................................................................................................. 45 4.1.12. Usulan Penetapan Pemenang Lelang ........................................................................................... 45 4.2. Semi e-Procurement .......................................................................................................................... 45 4.2.1. Penggunaan Semi e-Procurement ................................................................................................. 45 4.2.2. Pendaftaran Sistem Semi e-Procurement...................................................................................... 45 4.2.3. Semi e-procurementuntuk Pekerjaan dan Barang ......................................................................... 46 4.2.4. Semi e-Procurement untuk Jasa Konsultan ................................................................................... 48 4.2.5. Rapat Penjelasan Lelang dan Seminar Pengenalan Proyek ......................................................... 48 4.3. Review oleh AusAID .......................................................................................................................... 48 4.3.1. ReviewAwal Pekerjaan .................................................................................................................. 49 4.3.2. Review Awal untuk Barang ............................................................................................................ 50 4.3.3. Review Awal untuk Jasa Konsultan ............................................................................................... 50 4.3.4. Review awal terhadap NCBPembelian (Lelang Terbatas) ............................................................. 51 4.3.5. Review Spesifik.............................................................................................................................. 51 BAB. 5 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.2.5. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. 5.3.6. 5.4. BAB. 6
PELELANGAN PEKERJAAN ............................................................................................................53 Penyiapan Dokumen Lelang .............................................................................................................. 53 Isi Dokumen Lelang ....................................................................................................................... 53 Prosedur Lelang (Bagian 1 Dokumen Lelang) ............................................................................... 54 Persyaratan Pekerjaan (Bagian 2 Dokumen Lelang) ..................................................................... 54 Syarat – syarat Kontrak dan Formulir Kontrak (Bagian 3 Dokumen Lelang) .................................. 54 Harga Perhitungan Sendiri - Owner’s Estimate(OE) ...................................................................... 54 Prosedur Lelang................................................................................................................................. 55 Kriteria Kualifikasi .......................................................................................................................... 55 Iklan Undangan Lelang .................................................................................................................. 55 Pendaftaran Peserta Lelang .......................................................................................................... 59 Klarifikasi ....................................................................................................................................... 59 Pemasukan dan Pembukaan Penawaran ...................................................................................... 60 Evaluasi, Pasca Kualifikasi dan Penetapan Pemenang ..................................................................... 61 Evaluasi Penawaran ...................................................................................................................... 61 Pasca Kualifikasi ............................................................................................................................ 67 Koordinasi diantara Panitia Lelang untuk Multi Kontrak ................................................................. 71 Perpanjangan Masa Berlaku Penawaran – Bid Validity Period...................................................... 71 Laporan Evaluasi Penawaran ........................................................................................................ 72 Penetapan Pemenang Lelang ....................................................................................................... 72 Kode Penomoran Kontrak .................................................................................................................. 73 PELELANGAN BARANG...................................................................................................................81
6.1. Ringkasan Penyelenggaraan Lelang ................................................................................................. 81 6.1.1. Ringkasan Lelang Terbuka ICB ..................................................................................................... 81 6.1.2. Ringkasan Lelang Terbuka NCB.................................................................................................... 81 6.1.3. Ringkasan PembelanjaanNCB (Lelang Terbatas) ......................................................................... 81 6.2. Prosedur Lelang Terbuka ICB dan NCB ............................................................................................ 81 6.2.1. Penyiapan Dokumen Lelang .......................................................................................................... 81
ii
6.2.2. Instruksi kepada Peserta Lelang .................................................................................................... 82 6.2.3. Lembar Data Lelang ...................................................................................................................... 82 6.2.4. Spesifikasi Teknis .......................................................................................................................... 83 6.2.5. Harga Perhitungan Sendiri - Owner’s Estimate (OE) ..................................................................... 83 6.2.6. Iklan Undangan Lelang .................................................................................................................. 83 6.2.7. Pendaftaran Peserta Lelang .......................................................................................................... 85 6.2.8. Klarifikasi ....................................................................................................................................... 85 6.2.9. Pemasukan dan Pembukaan Penawaran ...................................................................................... 86 6.2.10. Evaluasi dan Penetapan Pemenang .............................................................................................. 86 6.2.11. Pasca Kualifikasi ............................................................................................................................ 88 6.2.12. Laporan Evaluasi Penawaran ........................................................................................................ 89 6.2.13. Penetapan Pemenang Lelang ....................................................................................................... 89 6.3. Perkecualian dalam Lelang Terbuka NCB ......................................................................................... 90 6.4. Prosedur PembelanjaanNCB (Lelang Terbatas) ................................................................................ 90 BAB. 7
PELELANGAN JASA KONSULTAN .................................................................................................97
7.1. Ringkasan Penyelenggaraan Pelelangan .......................................................................................... 97 7.1.1. Ringkasan Pengadaan QCBS ....................................................................................................... 97 7.2. Penyiapan Request for Proposals...................................................................................................... 97 7.2.1. Surat Undangan Lelang ................................................................................................................. 97 7.2.2. Lembar Data .................................................................................................................................. 98 7.2.3. Penetapan Pemenang Lelang ....................................................................................................... 98 BAB. 8
MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN ...............................................................................103
8.1. Penguatan Supervisi untuk Pekerjaan ............................................................................................. 103 8.1.1. Ringkasan Penyelenggaraan Supervisi ....................................................................................... 103 8.1.2. Wakil Pengguna Jasa .................................................................................................................. 103 8.1.3. Tanggung Jawab masing – masing Pihak ................................................................................... 103 8.1.4. Penunjukan Engineer................................................................................................................... 105 8.1.5. Audit............................................................................................................................................. 105 8.2. Kegiatan Pra-Pelaksanaan .............................................................................................................. 105 8.2.1. Pakta Integritas untuk Pemenang Lelang .................................................................................... 105 8.2.2. Rapat Pra-Pelaksanaan Pekerjaan .............................................................................................. 106 8.2.3. Revisi Desain ............................................................................................................................... 107 8.2.4. Prasyarat untuk dimulainya pekerjaan ......................................................................................... 108 8.3. Administrasi Kontrak ........................................................................................................................ 109 8.3.1. Harga Kontrak .............................................................................................................................. 109 8.3.2. Uang Muka .................................................................................................................................. 110 8.3.3. Pembayaran Sementara .............................................................................................................. 111 8.3.4. Variasi dan Amandemen Kontrak ................................................................................................ 112 8.3.5. Penyesuaian Harga ..................................................................................................................... 117 8.3.6. Perpanjangan Waktu Penyelesaian ............................................................................................. 119 8.3.7. Tingkat Kemajuan Pekerjaan ....................................................................................................... 120 8.3.8. Denda Keterlambatan ................................................................................................................. 124 8.3.9. Penyelesaian Pekerjaan .............................................................................................................. 124 8.3.10. Penangguhan dan Pemutusan Kontrak ....................................................................................... 130 8.3.11. Sengketa...................................................................................................................................... 131 8.4. Jaminan Mutu .................................................................................................................................. 132 8.4.1. Pengendalian Mutu oleh Kontraktor ............................................................................................. 132 8.4.2. Titik Tunggu - Hold Points (Tahap dimana pekerjaan dapat dilanjutkan bila pekerjaan sebelumnya telah disetujui) .............................................................................................................................. 132 8.4.3. Jaminan Mutu oleh Engineer ....................................................................................................... 133 8.4.4. Audit Teknik dan Keuangan ......................................................................................................... 133 8.4.5. Prosedur Tanggapan atas Audit Teknis dan Keuangan............................................................... 134 8.4.6. PemetaanGPS ............................................................................................................................. 137 8.5. ManajemenLayanan Konsultan ........................................................................................................ 137 8.5.1. Manajemen Layanan PMSC ........................................................................................................ 137 8.5.2. Manajemen Layanan RSC ........................................................................................................... 137 BAB. 9
MANAJEMEN KEUANGAN .............................................................................................................141
9.1 Peraturan – Peraturan Terkait di Bidang Pengelolaan Keuangan Pinjaman/Hibah Luar Negeri ...... 141 9.2 Rencana Pendanaan EINRIP .......................................................................................................... 142 9.1.1. Jumlah Pinjaman dan Porsi Pembiayaan EINRIP ....................................................................... 142 9.2.2 Porsi Pendanaan Pendamping (Pemerintah Indonesia) .............................................................. 142 9.3 Tata Cara Pencairan Dana Loan EINRIP AIPRD-L002 ................................................................... 145
iii
9.3.1 9.3.2 9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3. 9.5 9.5.1 9.5.2 9.5.3 9.5.4 9.5.5 9.6 9.6.1 9.6.2 9.6.3 9.7 9.8 9.9 BAB. 10
Prinsip Dasar Penarikan Pinjaman/Hibah .................................................................................... 145 Tata Cara Penarikan Loan EINRIP AIPRD-L002 (Rekening Khusus).......................................... 145 Perhitungan Porsi Pembayaran dalam Kontrak Loan EINRIP AIPRD L-002 ................................... 150 Perhitungan Porsi Pembayaran dalam Kontrak ........................................................................... 150 Persentase Porsi Pembebanan dalam Pembayaran ................................................................... 150 Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Porsi Pembiayaan/Pembayaran ............................................ 151 Penyiapan dan Pelaksanaan Anggaran Tahunan (DIPA) ................................................................ 152 Siklus Pelaksanaan APBN ........................................................................................................... 152 Proses Bisnis Penyusunan dan Pengesahan DIPA ..................................................................... 153 Pelaksanaan DIPA ....................................................................................................................... 154 Hal – hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyusunan DIPA Loan EINRIP ................................ 157 Mekanisme Pembayaran Beban APBN ....................................................................................... 159 Laporan Pemantauan Keuangan Pinjaman EINRIP AIPRD L-002 (Financial Monitoring Report) ... 164 Dasar Laporan Pemantauan Keuangan (FMR) EINRIP AIPRD-L002.......................................... 164 Financial Monitoring Report (FMR) .............................................................................................. 164 Financial Management Information System (FMIS) ..................................................................... 167 Pelaporan dan Akuntabilitas dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) .................................................. 171 Auditing ............................................................................................................................................ 173 Penyimpanan Dokumen Proyek (Filing System) .............................................................................. 174 RINGKASAN PELAPORAN .............................................................................................................175
10.1. Pelaporan Upaya Perlindungan Sosial dan Lingkungan .................................................................. 175 10.1.1. Pembebasan Tanahdan Pemukiman Kembali ............................................................................. 175 10.1.2. Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan ................................................................................. 177 10.2. Pelaporan oleh Masing – Masing Lembaga ..................................................................................... 177 10.2.1. Project Management Unit ............................................................................................................ 177 10.2.2. Kepala Satuan Kerja .................................................................................................................... 178 10.2.3. Pejabat Pembuat Komitmen ........................................................................................................ 178 10.2.4. Bendahara ................................................................................................................................... 179 10.2.5. Ketua Panitia Pelelangan ............................................................................................................. 179 10.3. Ringkasan Informasi yang Diterima Masing – masing Lembaga ..................................................... 179 10.3.1. Project Management Unit ............................................................................................................ 179 10.3.2. Balai ............................................................................................................................................. 180 10.3.3. Kepala Satuan Kerja .................................................................................................................... 180 10.4. Pemantauan Tindakan Pengelolaan ................................................................................................ 180 10.4.1. Pemantauan atas Tinjauan AusAID ............................................................................................. 180 10.4.2. Pemantauan Komunikasi Proyek ................................................................................................. 180 10.4.3. Pemantauan dan Evaluasi Manfaat ............................................................................................. 180 10.4.4. Pemantauan Kegiatan yang Didanai dengan Hibah .................................................................... 180 DAFTAR NAMA DAN LEMBAGA .......................................................................................................................181 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................................................183
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1
Terminologi
LAMPIRAN 2
Surat Pencairan (Disbursement Letter)
LAMPIRAN 3
Rencana Tindakan Anti Korupsi/ Anti-Corruption Action Plan (ACAP)
LAMPIRAN 4
Garis Besar Agenda Pertemuan antara AusAID dan Pemerintah Indonesia
LAMPIRAN 5
Program Pelatihan untuk Pelaksanaan EINRIP
LAMPIRAN 6
Daftar Arsip untuk Website PMU
LAMPIRAN 7
Pedoman Pemberian Sanksi
LAMPIRAN 8
Pembentukan Komite Pengarah
LAMPIRAN 9
Pembentukan Project Management Unit (SK 27 Juni 2007, 22 July 2008, 19 November 2010 dan 03 April 2012)
LAMPIRAN 10
Surat Pajak (Tax Letter)
iv
LAMPIRAN 11
Pembentukan Panitia Lelang untuk Jasa
LAMPIRAN 12
Rencana Pelelangan untuk Pekerjaan Sipil/ Barang (FMR Formulir 3-A)
LAMPIRAN 13
Rencana Pelelangan untuk Jasa Konsultan (FMR Formulir 3-B)
LAMPIRAN 14
Mengingatkan Peserta Lelang Pekerjaan Konstruksi
LAMPIRAN 15
Formulir untuk Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Pekerjaan Konstruksi
LAMPIRAN 16
Pedoman Interpretasi Terhadap Yang Memenuhi Syarat
LAMPIRAN 17
Model Sertifikat Pembayaran Sementara
LAMPIRAN 18
Tipikal Perencanaan Tahunan dan Siklus Anggaran
LAMPIRAN 19
Contoh Formulir Permohonan Penarikan
LAMPIRAN 20
Contoh Ringkasan Catatan Pembayaran (Disbursements)
LAMPIRAN 21
Contoh Format Pencocokan Kembali Pinjaman
LAMPIRAN 22
Formulir Laporan Pemantauan Keuangan (Financial Monitoring Report) dan Petunjuknya
LAMPIRAN 23
Laporan Status Pinjaman dan Skenario Nilai Tukar Mata Uang
LAMPIRAN 24
Pakta Integritas bagi Pemenang Lelang
LAMPIRAN 25
Ketentuan Desain dan Revisi Desain untuk Jalan dan Jembatan (Surat Dirjen Bina Marga 21 Maret 2008) Petunjuk Pelaksanaan Amandemen Kontrak dengan Revisi Desain Perubahan/perpanjangan Waktu (Surat Dirjen Bina Marga tanggal 30 November 2009)
dan
Prosedur Standar Pelaksanaan Perubahan (Adendum) Kontrak (Surat Edaran Dirjen Bina Marga tanggal 13 Desember 2012) LAMPIRAN 26
Tata Cara Penanganan Paket Kritis (Surat Edaran Dirjen Bina Marga No. 02/SE/Db/2010) Petunjuk Pelaksanaan Show Cause Meeting (SCM) (SOP Ditjen Bina Marga 19 Juli 2012)
LAMPIRAN 27
Perdirjen Perbendaharaan Kementrian Keuangan No. S-2045/PB/2013 tanggal 18 Maret 2013
DAFTAR TABEL Tabel 1-1
Nilai Fisik Proyek berdasarkan Kategori – Perjanjian Pinjaman (tidak termasuk PPN), September 2007 .......................................................................................................................... 2
Tabel 1-2
Perbandingan kategori alokasi dalam Amandemen Pinjaman No. 1 dan 2. ................................ 3
Tabel 2-1
Ringkasan Peran dan Tanggung Jawab Unit – unit Pekerjaan Umum ........................................ 8
Tabel 2-2
Peran dan Tanggung Jawab Lembaga Pemerintah lainnya ...................................................... 11
Tabel 2-3
Ringkasan Program Pelatihan ................................................................................................... 14
Tabel 2-4
Berkas Data Minimum yang disajikan pada website EINRIP ..................................................... 19
Tabel 3-1
Indikasi Pekerjaan Sipil berdasarkan Program .......................................................................... 30
Tabel 3-2
Perbedaan Pokok dalam Upaya Perlindungan Sosial: Proyek EINRIP dan Bank Dunia ........... 33
Tabel 3-3
Susunan Dokumen Lelang Standar Lama dan Baru untuk Pekerjaan ICB ................................ 38
Tabel 4-1
Langkah
-
Langkah
Pelelangan
Barang/
Pekerjaan
dengan
menggunakan
Semi
E-Procurement .......................................................................................................................... 47 Tabel 4-2
Lingkup Informasi yang Tersedia Online untuk Pelelangan Pekerjaan/Barang ......................... 47
Tabel 7-1
Dasar Gaji Minimum untuk Staf Supervisi Indonesia ................................................................. 98
Tabel 8-1
Tanggung Jawab Pokok Pengguna Jasa dan Engineer berdasarkan Kontrak ........................ 104
Tabel 9-1
Kategori Pembiayaan dan Persentase Pinjaman EINRIP AIPRD-L002 .................................. 142
Tabel 9-2
Rencana Awal Pendanaan Proyek (2007) ............................................................................... 143
v
Tabel 9-3
Rencana Pendanaan Proyek (Amandemen Pinjaman 2011 dan 2013) .................................. 144
Tabel 9-4
Kategori Pembiayaan dan Persentase Pinjaman EINRIP AIPRD-L002 .................................. 170
DAFTAR GAMBAR Gambar 1-1
Garis Besar Jadwal Persiapan dan Pelaksanaan Pinjaman (Juni 2007) ..................................... 4
Gambar 1-2
Jadwal Pelaksanaan Proyek (Maret 2013) .................................................................................. 5
Gambar 2-1
Struktur Organisasi dan Staf PMU-EINRIP ............................................................................... 12
Gambar 2-2
Contoh Papan Pengumuman Informasi Proyek......................................................................... 22
Gambar 2-3
Organisasi Proyek untuk Pelaksanaan Pekerjaan
di Wilayah Non Metropolitan (sebelum
Juli 2010) ................................................................................................................................... 25 Gambar 2-4
Organisasi
Proyek
untuk Pelaksanaan
Pekerjaan
di Wilayah
Metropolitan
(sebelum
Juli 2010) ................................................................................................................................... 26 Gambar 2-5
Organisasi Proyek untuk Pelaksaan Pekerjaan EINRIP (setelah Juli 2010) .............................. 27
Gambar 4-1
Prosedur Pendaftaran Sistem Semi e-procurement PU untuk EINRIP...................................... 46
Gambar 5-1
Bagan Alir Pelelangan untuk Pekerjaan .................................................................................... 74
Gambar 5-2
Bagan Alir Evaluasi Penawaran untuk Pekerjaan...................................................................... 77
Gambar 5-3
Bagan Alir Pasca Kualifikasi Peserta Lelang untuk Pekerjaan .................................................. 78
Gambar 5-4
Bagan Alir Evaluasi Penawaran ................................................................................................ 79
Gambar 6-1
Bagan Alir Pengadaan Barang dengan Lelang Terbuka (ICB atau NCB) .................................. 91
Gambar 6-2
Bagan Alir Evaluasi Lelang Terbuka untuk Barang (ICB atau NCB) .......................................... 94
Gambar 6-3
Bagan Alir Paska Kualifikasi Lelang Terbuka untuk Barang (ICB atau NCB) ............................ 95
Gambar 7-1
Bagan Alir Pelelangan untuk Jasa Konsultan ............................................................................ 99
Gambar 8-1
Indikasi Rentang Waktu Dimulainya Pekerjaan ....................................................................... 107
Gambar 8-2
Bagian A – Pengaturan Administrasi ....................................................................................... 114
Gambar 8-3
Bagian B – Persiapan dan Persetujuan Justifikasi Teknis ....................................................... 115
Gambar 8-4
Bagian C – Persiapan dan Persetujuan Amandemen Kontrak ................................................ 116
Gambar 8-5
Bagan
Alir
Mekanisme
Penanganan
Keterlambatan
Kemajuan
Pekerjaan
di
Ditjen Bina Marga .................................................................................................................... 123 Gambar 8-6
Urutan langkah dalam proses Serah Terima Pekerjaan. ........................................................ 124
Gambar 8-7
Proses Serah Terima Pekerjaan Tanpa Denda Keterlambatan ............................................... 126
Gambar 8-8
Proses Serah Terima Pekerjaan dengan Denda Keterlambatan ............................................. 126
Gambar 8-9
Menunjukkan Urutan Pengakhiran Kontrak. ............................................................................ 130
Gambar 8-10
Urutan Umum Kegiatan – Kegiatan Kontrak Pekerjaan dan Kegiatan ESS yang berkaitan .... 139
Gambar 9-1
Mekanisme Pemebebanan dan Pengisian Reksus/Penggantian Dana Talangan ................... 148
Gambar 9-2
Proses Bisnis Penyusunan DIPA............................................................................................. 153
Gambar 9-3
Mekanisme Penerbitan SPM Non Belanja Pegawai ................................................................ 161
Gambar 9-4
Proses (alir) FMIS .................................................................................................................... 167
Gambar 9-5
Diagram Alir Pengoperasian FMIS .......................................................................................... 169
Gambar 9-6
Mekanisme Audit Keuangan EINRIP ....................................................................................... 174
vi
Akronim dan Singkatan ACAP
Anti-Corruption Action Plan
AIP, AIPRD
Australia–Indonesia Partnership for Reconstruction and Development
AMDAL
Analisa Mengenai Dampak Lingkungan
ANDAL
Analisa Dampak Lingkungan
APBN
Anggaran Pendapatan dan Belanja Nasional
AusAID
Australian Agency for International Development which administers AIP, AIPRD
AWP
Annual Works Programme; AWP1 = Kelompok (Paket) Pekerjaan Pertama, yang pelaksanaannya dapat lebih dari 1 tahun.
Balai
Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional&Balai Pelaksanaan Jalan Nasional
Bappenas
Badan Perencanaan Pembangunan Nasional
BI
Bank Indonesia
Ditjen Bina Marga
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum
BPK
Badan Pemeriksa Keuangan
BPKP
Badan Pemeriksa Keuangan Pembangunan
BPKSDM
Badan Pembinaan Konstruksi dan Sumber Daya Manusia , Kementerian Pekerjaan Umum (sekarang BP Kons)
BPKons
Badan Pembinaan Konstruksi, Kementerian Pekerjaan Umum
CTC
Core Team Consultant – Konsultan Pendamping PMU pada EIRTP2
DIPA
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran –Dokumen Anggaran yang berlaku satu tahun.
Dit Bintek
Direktorat Bina Teknik, Direktorat Jenderal Bina Marga.
Dit Bipram
Direktorat Bina Program, Direktorat Jenderal Bina Marga.
DJJWT
Direktorat Jalan dan Jembatan Wilaytah Timur (sekarang dipecah ke dalam Wilayah II dan Wilayah III)
Wilayah II
Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah, II (Jawa, Kalimanatan, Bali, NTB dan NTT)
Wilayah III
Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah, III (Sulawesi, Maluku dan Papua))
EIA
Environmental Impact Assessment (AMDAL)
EINRIP
Eastern Indonesia National Roads Improvement Project
EIRR
Economic Internal Rate of Return (%)
EIRTP1
Eastern Indonesia Region Transport Project 1 – IBRD Loan 4643-IND signed 22 Jan 2002
EIRTP2
Eastern Indonesia Region Transport Project 2 – IBRD Loan 4744-IND signed 23 July 2004
EMiP
Environmental Mitigation Plan
EMoP
Environmental Monitoring Plan
EMP
Environmental Management Plan under EIRTP2
ESAMP
Environmental and Social Assessment Management Plan under SRIP
ESC
Environmental Special Clauses (previously SOP – Standard Operating Procedures)
ESS
Environmental and Social Safeguards
FHO
Istilah lama untuk Penyerahan Akhir Pekerjaan, ditandai dengan penerbitan Sertifikat Kinerja.
FMR
Financial Monitoring Report – Laporan triwulan belanja dan laporan perkiraan pembayaran untuk enam bulan
GOA
Government of Australia, juga disebut the Commonwealth:Pemerintah Australia diwakili oleh AusAID
GOI
Government of Indonesia, Pemerintah Republik Indonesia.
IBMS
Integrated Bridge Management System, Sistem Manajemen Jembatan yang Terintegrasi.
IBRD, WB
International Bank for Reconstruction and Development – World Bank: Bank Dunia
ICB, NCB
International Competitive Bidding, National Competitive Bidding
IIRMS
Indonesian Integrated Road Management System
IRMS
Interurban Road Management System
JVCA
Joint Venture, Consortium or Association also includes JO, Joint Operations, Sub-contract: Kemitraan Perusahaan
KepMen 369
Keputusan Menteri PU No. 369/2005 (Jaringan Jalan Nasional)
KPPN
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
LAK
Laporan Arus Kas
vii
Akronim dan Singkatan (lanjutan) LARAP
Land Acquisition and Resettlement Action Plan
LARF
Land Acquisition and Resettlement Framework
LRA
Laporan Realisasi Anggaran
MAATO
Minimum Annual Average Turnover, persyaratan keuangan Kontraktor Peserta Lelang.
MC
Monthly Certificate – disebut Interim Payment Certificate in the SBD: Sertifikat Pembayaran Bulanan
MDB
Multilateral Development Banks
MOF
Ministry of Finance: Kementerian Keuangan
MPW
Ministry of Public Works: kementerian Pekerjaan Umum
N8K, Nat8K
8000 km Jalan Nasional baru yang ditambahkan berdasarkan KepMen PU 369/2005
NOL
No Objection Letter dari AusAID
NPV
Net Present Value (biasanya dihitung sebesar 15% discount rate)
NTB
Nusa Tenggara Barat
NTT
Nusa Tenggara Timur
P2JN
Perencanaan dan Pengawasan Jalan Nasional – Satker dibawah Balai (Besar)
PAS
EINRIP Procurement Advisory Services: Konsultan Layanan Pengadaan
PHO
Provisional Handover istilah lama untuk Takeover of Works
PIP
Project Implementation Plan
PMM
Project Management Manual
PMSC
EINRIP Project Management Support Consultant
PMU
Project Management Unit (unit yang mengelola suatu loan, e.g. PMU-EINRIP)
PPC
EINRIP Project Preparation Consultant
PPK
Contract Officer in Satker (Pejabat Pembuat Komitmen) – selaku ‘Employer’ (Pengguna Jasa)
PPU
Project Preparation Unit (untuk EINRIP, dibentuk pada 21 February 2006)
PUSJATAN
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan Jembatan, dibawah Balitbang kementerian PU.
QCBS
Quality and Cost Based Selection , tata cara evaluasi lelang konsultan berdasarkan kualitas dan biaya.
RFP
Request for Proposals
ROW
Right of Way (Ruang Milik Jalan)
RSC
EINRIP Regional Supervision Consultant
SatKer
Satuan Kerja
SBD
Standard Bidding Documents (Dokumen Lelang Standar)
SEC; SpEC
Standard Environmental Clauses; Special Environmental Clauses
Selected Pay Items
Mata Pembayaran terpilih yang dapat diberikan Penyesuaian Harga. (dulu disebut Major Pay Items)
SLARAP
Simplified LARAP
SOE
Statement of Expenditures (di EINRIP, diganti dengan Forms 3-C and 3-D in the FMR)
SP2D
Surat Perintah Pencairan Dana – diterbitkan oleh KPPN
SPP, SPM
Surat Perintah Membayar–Permintaan Pembayaran dari Satker
SRIP
Strategic Roads Infrastructure Project – IBRD Loan 4834-IND
TFAC
EINRIP Technical and Financial Audit Consultant, (Konsultan Audit Teknik dan Keuangan EINRIP)
TOR
Terms of Reference (Kerangka acuan kerja: KAK)
UKL
Upaya Pengelolaan Lingkungan – (padanan EMiP)
UPL
Upaya Pemantauan Lingkungan – (padanan EMoP)
WA
Withdrawal Application
Istilah dan definisi lebih lanjut mengacu pada Lampiran 1, Terminologi.
viii
Manual Manajemen Proyek – Gambaran Umum Manajemen yang baik mempunya dampak langsung terhadap mutu jalan. Mutu pembangunan yang andal akan menghasilkan jalan dan jembatan yang mudah dipelihara dan berumur panjang. Jalan – jalan yang buruk telah membebani perekonomian Indonesia sekurang – kurangnya Rp 25-30 trilliun setiap tahun1 untuk biaya pengguna (user) dan pembina (agency) jalan.
Manual ini2dimaksudkan untuk memberikan pedoman bagi pejabat dan konsultan Bina Marga untuk mencapai mutu pengelolaan yang konsisten dan memberikan gambaran untuk mendukung aspek – aspek teknis, keuangan dan administrasi proyek EINRIP. Pendekatan Pembangunan yang bermutu baik – dan dilanjutkan dengan pemeliharaan yang baik – akan memperpanjang nilai ekonomis, misalnya: perkerasan yang bertahan selama 10 tahun atau lebih sebagaimana umumnya diasumsikan dalam penilaian dan tercapai di negara – negara lain. Hal ini akan menjamin keuntungan dalam investasi dan membuat proyek-proyek jalan lebih bergairah. Biaya ekonomi transportasi jalan dapat dikurangi sampai 30 – 40% dengan cara mengurangi keausan kendaraan dan pemborosan bahan bakar, oli dan ban yang disebabkan oleh rendahnya mutu jalan. Dampak ini akan mempengaruhi keseluruhan ekonomi.
Proyek EINRIP EINRIP akan mendukung program perbaikan jalan dan jembatan Nasional bermutu tinggi di Kawasan Timur Indonesia. Pekerjaan – pekerjaan tersebut mencakup:
Peningkatan jalan termasuk pelebaran kecil (minor).
Peningkatan kapasitas jalan, dalam jumlah terbatas.
Penggantian jembatan atau perbaikan besar yang diperlukan bagi jembatan – jembatan pada ruas – ruas jalan yang telah diidentifikasi untuk dilakukan peningkatan. Program penggantian jembatan rangka baja terpisah.
Pinjaman (Loan) Pinjaman sebesar A$ 300 juta telah dinegosiasikan antara Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Australia untuk membiayai sebagian besar komponen – komponen proyek, dan tidak termasuk biaya komponen dari Pemerintah Indonesia senilai A$ 30 juta. Surat Pembayaran (Disbursement Letter) telah diterbitkan setelah pinjaman ditandatangani, termasuk porsi pinjaman tersebut untuk masing – masing komponen (Lampiran 2). 1
Perkiraan berdasarkan studi yang dilakukan di bawah Eastern Indonesia Region Transport Project tahun 2005.
2
Manual Manajemen Proyek ini disiapkan oleh Project Preparation Consultant EINRIP untuk Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum yang dibiayai dengan dana hibah AusAID.
ix
Perjanjian tambahan telah ditandatangani oleh Pemerintah RI untuk melaksanakan Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial, Environmental and Social Safeguard - ESS (dalam Pedoman tersendiri), dan Rencana Tindakan Anti Korupsi, Anti Corruption Action Plan – ACAP (Lampiran 3). Dokumen – dokumen ini memiliki status yang sama dengan Perjanjian Pinjaman.
Manual Manajemen Proyek Lingkup Manual Manajemen Proyek ini meliputi seluruh kegiatan – kegiatan manajemen yang dilakukan untuk mencapai input yang diinginkan, namun tidak termasuk prosedur administrasi rutin berdasarkan Peraturan Pemerintah yang berlaku untuk semua proyek. Selain itu, Manual ini dimaksudkan agar melengkapi dan mengisi dokumen lain yang relevan termasuk hukum dan peraturan Pemerintah Indonesia, pedoman dan dokumen lain yang diterbitkan oleh atau dengan persetujuan Australian Agency for International Development (AusAID) sebagai pelaksana Australia – Indonesia Partnership for Reconstruction and Development (AIPRD atau AIP), penyandang dana EINRIP.
Pembaca Garis besar Proyek dan Pinjaman diulas pada tiga Bab pertama, bersama dengan pengaturan manajemen dan organisasi proyek, dan ringkasan kegiatan – kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mempersiapkan masing – masing sub proyek. Bab – bab selanjutnya dalam manual ini dimaksudkan agar dapat diterapkan oleh Panitia Lelang, staf Satuan Kerja yang mengelola kontrak pekerjaan fisik, Project Management Unit, dan mereka yang terlibat dalam proses pembayaran dan pencairan pinjaman, serta pemantauan progres fisik dan keuangan.
Ucapan Terima Kasih Penyusun mengucapkan terima kasih atas kontribusi yang sangat berharga dari para pejabat/ staf Ditjen Bina Marga dan AusAID dalam penyiapan dan isi Manual ini. Tidak ada ketentuan hak cipta yang diterapkan dalam Manual ini termasuk lampiran – lampirannya (Annexes).
x
BAB. 1 1.1.
GARIS BESAR PROYEK
Tujuan Proyek Tujuan pembangunan proyek ini adalah: “Mendukung perkembangan ekonomi regional dan sosial di Kawasan Timur Indonesia dengan meningkatkan kondisi jaringan jalan Nasional.” Tujuan utama program ini adalah untuk memperbaiki jaringan jalan agar mencapai standar yang layak, sesuai dengan status barunya, membantu menjamin agar jaringan Jalan Nasional dapat memberikan standar layanan dan aksesibilitasi yang sesuai dan mampu mendukung perkembangan ekonomi local dan regional.
1.2.
Apa yang Baru? EINRIP memperkenalkan beberapa perubahan dalam pengaturan manajemen, termasuk beberapa hal berikut:
Penekananuntuk memperbaiki prosedur pelaksanaan, supervisi, akuntabilitas, dan pengawasan
Desaintelah diselesaikan menggunakan Spesifikasi Desain yang baru.
1.3.
Dokumen Lelang telah direvisi berdasarkan Syarat – syarat Umum Kontrak Internasional FIDIC (lihat Seksi 5.1.1). Konsultan Supervisiakan bertindak selaku Engineer untuk Kontrak Pekerjaan (lihat Seksi 8.1.4). Badan Penyelesaian Perselisihanharus dibentuk untuk setiap kontrak, meskipun jika tidak ada sengketa. Badan ini akan dibiayai 50% oleh Pengguna Jasa dan 50% oleh Kontraktor (lihat Seksi 8.3.11). Auditor Independen akan ditunjuk untuk melaksanakan audit teknis dan keuangan (lihat Seksi 8.1.5) Kontribusi Pemerintah Indonesia diatur dalam Perjanjian Pinjaman dalam jumlah tertentu (fixed amount), Surat Pajak menyatakan rincian kontribusi pemerintah Indonesia, dan PMM menetapkan persentasi awal kontribusi terhadap berbagai kegiatan untuk mencapai kontribusi pemerintah Indonesia (lihat Seksi 9.2.2.2)
Lingkup Proyek, Biaya dan Rencana Pendanaan Lingkup pekerjaan sipil ini adalah di Kawasan Timur Indonesia (bukan Jawa atau Sumatra). Tidak semua propinsi ditangani dikarenakan pertimbangan anggaran dan prioritas perencanaan.
Pekerjaan dibatasi hanya pada jalan – jalan Nasional;
Paket – paket pekerjaan jalan dapat mencakup jembatan untuk setiap bentang dan jenis jembatan;
Rangka baja jembatan dapat diadakan untuk mengganti jembatan tertentu dengan bentang 40 m atau lebih di mana saja di Indonesia, sejauh komponen pekerjaan fisiknya dapat diselesaikan dalam kerangka waktu Pinjaman; Proyek ini juga mencakup pembelian peralatan kantor dan komunikasi, dan untuk tambahan biaya operasional PMU-EINRIP.
Pelatihan termasuk dalam biaya proyek yang akan dibiayai sepenuhnya oleh Pemerintah. Biaya untuk pembebasan tanah dan pemukiman kembali (jika ada) juga akan ditanggung oleh Pemerintah RI.
1
Perkiraan biaya proyek dalam Perjanjian Pinjaman bulan September 2007 diberikan dalam Tabel 1-1 di bawah ini. Harga dasar diestimasi pada bulan Maret 2007 harga tetap, tapi tidak termasuk PPN (lihat Tabel 1-1 untuk Revisi Kategori Pembiayaan dan Persentase Pinjaman (Amandemen 2011). Tabel 1-1 Nilai Fisik Proyek berdasarkan Kategori – Perjanjian Pinjaman (tidak termasuk PPN), September 2007 Kategori 1.
28.6
258.3
229.7
28.6
258.3
Jembatan Rangka Baja
9.9
1.2
11.1
Peralatan
0.3
0.1
0.4
10.2
1.3
11.5
PMU
0.7
0.1
0.8
Sub Total
0.7
0.1
0.8
Barang
Sub Total
4.
Tambahan Biaya Operasional (IOC)
Jasa Konsultan Dukungan Manajemen Proyek Supervisi Regional Penasihat Lelang
6.3
6.3
17.0
17.0
1.2
1.2
24.5
24.5
Kontingensi Fisik
11.5
11.5
Kontingensi Biaya
23.4
23.4
34.9
34.9
Sub Total 5.
Belum Dialokasikan
Sub Total TOTAL PINJAMAN - BIAYA TERKAIT LAINNYA 1.
Pembebasan Tanah
2.
Pelatihan dan Loka Karya
300.0
TAMBAHAN KONTRIBUSI PEMERINTAH RI TOTAL BIAYA FISIK
1.4.
Total (A$m)
229.7
Sub Total
3.
GOI (A$m)
Pekerjaan Sipil Jalan Nasional
2.
Australia (A$m)
300.0
30.0
330.0
26.1
26.1
1.0
1.0
27.1
27.1
57.1
357.1
Jadwal Proyek Masa pelaksanaan proyek EINRIP dijadwalkan akan berlangsung sampai tanggal Penutupan Pinjaman pada 1 Juni 2011, dengan tambahan 4 bulan untuk penyelesaian pembayaran sampai tanggal Batas Akhir Pembayaran 30 September 2011. Ini adalah tanggal terakhir untuk pengisian dana dalam Rekening Khusus. Meskipun demikian, perjanjian pinjaman mengijinkan dana dapat dicairkan sampai 31 Desember 2012. Pada tahun 2011, tanggal Penutupan Pinjaman telah diperpanjang sampai dengan 31 Maret 2013 dengan tambahan 3 bulan untuk pencairan dana sampai 30 Juni 2013. Dalam bulan Pebruari 2013, Tanggal Penutupan Pinjaman telah diperpanjang sampai dengan tanggal 31 Desember 2014 dengan perpanjangan waktu menyelesaikan pembayaran selama 3 bulan yakni sampai tanggal 31 Maret 2015.Perdirjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan No: S-2045/PB/2013 (Peraturan untuk pedoman pembayaran untuk Loan AIPRD-L002 dari Direktur Jenderal Perbendaharaan, Kementerian Keuangan) diterbitkan pada tanggal 18 Maret 2013 (Lampiran 27).
2
Kategori alokasi pinjaman telah diubah dalam Amandemen Pinjaman No. 1 (2011) dan Amandemen Pinjaman No. 2 (2013) dalam Tabel 1-2 dibawah. Jadwal Pelaksanaan Proyek sampai dengan bulan Juni 2007dapat dilihat pada Gambar 1-1.Selama pelaksanaannya, jadwal ini akan diperbaharui setiap enam bulan oleh PMU. Gambar 1-2 menunjukkan Jadwal Proyek per bulan Maret 2013. Tabel 1-2 Perbandingan kategori alokasi dalam Amandemen Pinjaman No. 1 dan 2. Kode Kategori 1
Pekerjaan Konstruksi sesuai dengan Bagian 1 dari Proyek
2
Barang (Goods)
3 4 5
1.5.
Porsi Pinjaman (AUD) Uraian
Tambahan Biaya Operasional sesuai dengan Bagian 2 (v) dari Proyek Jasa Konsultan Belum dialokasikan JUMLAH (AUD)
Porsi Pinjaman
Amandemen 1
Amandemen 2
267.993.778
263.493.778
89% Pinjaman
5.006.222
5.006.222
89% Pinjaman
700.000
700.000
89% Pinjaman
26.300.000 0 300.000.000
30.800.000 0 3000.000.000
100% Pinjaman
Manual Manajemen Proyek Manual ini harus dibaca bersama dengan dokumen lainnya, termasuk undang – undang, peraturan, dan pedoman yang diterbitkan oleh Pemerintah Indonesia dan World Bank, serta dokumen - dokumen lainnya yang disiapkan khusus untuk EINRIP. Selain lampiran dalam Manual ini, banyak dokumen – dokumen yang telah disiapkan untuk EINRIP seperti Dokumen Lelang Standar untuk Pekerjaan Sipil, untuk Barang, Standar Permintaan untuk Pengajuan Proposal, dan Spesifikasi Teknis Pekerjaan Sipil dibuat secara terpisah dan dapat diberikan oleh PMU berdasarkan permintaan. Banyak undang – undang, peraturan dan pedoman resmi serti dokumen terpisah lainnya yang telah disebutkan diatas dikutip dalam teks Manual ini (ditunjukkan dalam [angka] yang merujuk pada Daftar Pustaka). Peraturan penting dan dokumen lainnya akan disediakan oleh PMU di dalam EINRIP website bila telah beroperasi, berupa dokumen tercetak dan dalam CD PMM. Materi dalam Manual ini yang diminta untuk digunakan kata demi kata (dalam iklan atau dokumen lainnya) dituliskan dalam bingkai/kotak, seperti pada paragarf ini. Setiap kata – kata yang ditebalkan juga harus ditebalkan dalam teks yang menggunakannya.
3
4
Gambar 1-1 Garis Besar Jadwal Persiapan dan Pelaksanaan Pinjaman (Juni 2007)
Gambar 1-2 Jadwal Pelaksanaan Proyek (Maret 2013)
5
6
BAB. 2 2.1.
PENYELENGGARAAN MANAJEMEN PROYEK
Badan – badan yang Bertanggungjawab dalam Pelaksanaan Proyek Komite pengarah (SC) antar departemen yang dipimpin oleh Deputi Infrastruktur Bappenas dan beranggotakan antara lain wakil – wakil dari Kementerian Keuangan dan Kementerian Pekerjaan Umum. Kementerian Pekerjaan Umum bertanggungjawab atas kebijakan – kebijakan yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Ditjen Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum merupakan Badan Pelaksana (Executing Agency – EA) untuk proyek ini. Komite Pengarah memiliki sekretariat yang dipimpin oleh Direktur Transportasi, Bappenas dengan anggota – anggota yang ditunjuk sebagai Kelompok Kerja tertentu dari unit – unit pelaksana di dalam lingkungan Ditjen Bina Marga dan Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri, Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum. Ditjen Bina Marga merupakan pemimpin Badan Pelaksana untuk EINRIP. Untuk itu Ditjen Bina Marga telah membentuk Project Management Unit (PMU-EINRIP) [1] yang diketuai oleh Direktur BIna Program, Ditjen Bina Marga. PMU-EINRIP akan bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan seluruh kegiatan EINRIP, dan pada akhirnya Direktur Jenderal Bina Marga bertanggungjawab untuk mengawasi keseluruhan pelaksanaan proyek. Sebelum bulan Juli 2010, organisasi untuk pelaksanaan pekerjaan sipil di wilayah Metropolitan, sementara ini hanya ruas jalan Tohpati – Kusamba Tahap 1 (sub-proyek EBL-01) berada di Metropolitan Denpasar. Satuan Kerja (SatKer) untuk pekerjaan jalan nasional di wilayah Metropolitan langsung berada di bawah Direktorat Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota [2]. Organisasi yang berlaku sebelum Juli 2010 untuk pekerjaan di Wilayah Non-Metropolitan ditunjukkan pada Gambar 2-3, sementara organisasi untuk pekerjaan sipil di Wilayah Metropolitan sementara ditunjukkan dalam Gambar 2-4. Berdasarkan SK Menteri Pekerjaan Umum No. 08/PRT/M/2010 tanggal 8 Juli 2010, struktur organisasi Ditjen Bina Marga telah diperbaharui. Direktorat Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota telah dihapuskan dan dua Direktorat Jalan dan Jembatan telah dimodifikasi menjadi tiga Direktorat Bina Pelaksanaan Jalan Wilayah. Paket pekerjaan EINRIP untuk Kalimantan Barat (EKB-01), Kalimantan Selatan (EKS-01 dan EKS-02), Bali (EBL-01 dan EBL-02), Nusa Tenggara Barat (ENB-01AB, ENB-01C, ENB-02 dan ENB-03) dan Nusa Tenggara Timur (ENT-01) sekarang berada di bawah Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II. Sementara sub-proyek di Sulawesi (ESU-01, ESH-01, ESS 01, ESS-02, ESS-03, ESS-04, ESS-05, ESS-06, ESR-01 dan ESR-02) berada di bawah Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III. Organisasi proyek yang berlaku setelah bulan Juli 2010 untuk pelaksanaan pekerjaan sipil EINRIP ditunjukkan dalam Gambar 2-5. Pemerintah Indonesia juga telah mengganti Keppres 80/2003 mengenai Pelelangan Barang dan Jasa Pemerintah dengan Perpres 54/2010. Berdasarkan Perpres 54/2010, pelelangan akan diatur oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP). Pemimpin unit memiliki wewenang untuk menyetujui permohonan perkejaan sipil sampai dengan senilai Rp. 100 milyar. Pemimpin unit akan dibantu oleh sekretariat dan kelompok kerja yang akan melaksanakan proses penawaran untuk masing – masing paket. Unit Layanan Pengadaan akan dibentuk pada tahun 2014. Jika unit ini belum dibentuk maka Panitia Pelelangan akan melaksanakan lelang dengan peranan dan wewenang yang sama dengan kelompok kerja Unit Layanan Pengadaan. Dalam masa transisi ini, Kepala Balai akan menjadi Ketua Unit Layanan Pengadaan untuk masing – masing wilayahnya.
2.2.
Peran dan Tanggung Jawab Badan – badan Pemerintah Tabel 2-1berisikan ringkasan pembagian tanggung jawab masing – masing unit di dalam Kementerian Pekerjaan Umum sebagai organisasi penanggung jawab. Peranan dan tanggung jawab lembaga lainnya dijelaskan dalam Tabel 2-2.
7
Tabel 2-1 Ringkasan Peran dan Tanggung Jawab Unit – unit Pekerjaan Umum
8
Organisasi
Peran
Tanggung jawab
Kementerian Pekerjaan Umum (MPW)
Mengawasi Badan Pelaksana/ Executing Agency
Menetapkan kontrak di atas Rp. 100 milyar (sebelumnya Rp 50milyar) Bertanggungjawab atas anggaran kementerian Mengevaluasi penyerapan pinjaman Mengangkat Kepala Satker, PPK dan pejabat inti Satker
Direktorat Jenderal Bina Marga (DJBM)
Badan Pelaksana/ Executing Agency
Sebagai Badan Pelaksana. Mengawasi pelaksanaan semua kegiatan EINRIP. Memberikan rekomendasi penyelesaian akhir untuk kontrak kritis (Show Cause Meeting Stage 3) Menyetujui variasi kontrak yang mengakibatkan kenaikan harga Menerbitkan Manual Manajemen Proyek Menginfomasikan kepada AusAID tentang pengangkatan Engineer (Seksi 4.3.1.cdan8.1.1)
Inspektorat Jenderal Kementerian PU
Audit
Audit pelaksanaan kontrak dan administrasi untuk semua proyek pendanaan APBN (termasuk pinjaman) di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Mengevaluasi hasil Audit bersama AusAID (jika diperlukan) (Seksi 2.2.2)
Badan Pembinaan Konstruksi (BPKonst), Kementerian PU, sebelumnya BPKSDM
Audit Rekomendasi pemenang kontrak kepada Kementrian PU
Memberikan saran atas hasil audit jika diminta Inspektorat Jenderal (Seksi 2.2.2)
DJBM, Direktorat Bina Program (Dit Bipram) (Seksi 2.2.1, 2.2.2, 2.4.1, 2.6.3, 4.1, 6.1.2, 9.6.3 dan 9.9)
Perencanaan, pemrograman sub proyek, dan pemaketan Mengelola PMU Menangani pengadaan, dan pelaksanaan PMSC
Menyiapkan anggaran seluruh kegiatan proyek Membentuk, mengarahkan dan memantau (PMU) Mengelola kontrak PMSC (keuangan) melalui unit kerja Bipram (Satker)
Memberikan pertimbangan kepada Menteri PU untuk penetapan pemenang kontrak pekerjaan sipil/barang di atas Rp. 100 milyar (sebelumnya Rp. 50 milyar) dan jasa konsultansi di atas Rp. 10 milyar (sebelumnya Rp. 5 milyar) Memberikan opini hukum/ legal mengenai draft perjanjian kontrak .
Organisasi
Peran
Tanggung jawab
DJBM, Direktorat Bina Teknik (Dit Bintek) (Seksi 2.2.2, 2.5.1, 4.1, 6.1.1)
Menerbitkan standar teknik Menyetujui desain untuk jalan/jembatan Menangani pengadaan material jembatan rangka baja (berdasarkan organisasi sebelumnya)
Menangani audit teknis Menangani aspek lingkungan untuk semua pekerjaan jalan/jembatan Menyetujui standar desain, Dokumen Lelang Standar dan spesifikasi untuk semua pekerjaan jalan/jembatan Menyetujui desain untuk jalan/jembatan di wilayah Non-Metropolitan Desain untuk jalan/jembatan di wilayah Metropolitan telah disetujui sebelumnya oleh Direktorat Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota. Mengelola pengadaan material jembatan rangka baja
DJBM, Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III (Seksi 2.4.2, 2.4.3, 4.1, 5)
Menangani pengadaan dan pelaksanaan RSC dan PAS Mensupervisi Balai di Wilayah III Memantau pelaksanaan pekerjaan jalan/jembatan di Wilayah III
Mengelola aspek teknis konsultan RSC dan PAS Mengelola aspek finansial konsultan RSC dan PAS Consultants melalui Satker Dit. Bina Pelaksanaan Wilayah Mendampingi Dirjend dalam hal kontrak pekerjaan sipil Dit. Bina Pelaksanaan Wilayah III mencakup semua paket EINRIP di propinsi Sulawesi.
DJBM, Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II (Seksi 4.1,5)
Mensupervisi Balai di Wilayah II Memantau pelaksanaan pekerjaan jalan/jembatan di Wilayah II
Membantu Dirjen dalam hal kontrak pekerjaan sipil Dit. Bina Pelaksanaan Wilayah II mencakup semua paket EINRIP di propinsi Kalimantan, Bali, NTB dan NTT.
DJBM, Direktorat Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota (Seksi 4.1)
Menangani desain, pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan di wilayah Metropolitan.
Menyetujui desain jalan/jembatan di wilayah Metropolitan Menjamin penerapan standar dan prosedur yang telah disetujui, melaksanakan jaminan mutu pekerjaan dan usaha penanganan dampak lingkungan dan sosial Hanya berlaku pada paket EBL-01. Berdasarkan SK Menteri PU No. 08/PRT/M/2010 tanggal 8 Juli 2010, Direktorat ini telah dihapuskan.
Balai (Besar) Pelaksanaan Jalan Nasional(Seksi 2.2.3, 10.3.2)
Mengawasi pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan
Menyetujui kontrak di bawah Rp 100 milyar setelah Perpres 54/2010 sebagai Kepala ULP Merupakan atasan langsung Satker. Menjamin penerapan standar dan prosedur yang telah disetujui, melaksanakan jaminan mutu pekerjaan dan usaha penanganan dampak lingkungan dan sosial.
PUSJATAN – Badan litbang PU
Audit
Memberikan saran mengenai hasil audit jika diminta oleh Inspektorat (Seksi 2.2.2)
9
Organisasi
Peran
Tanggung jawab
Project Management Unit (PMU) (banyak rujukan)
Saluran komunikasi antara AusAID dan Pemerintah RI, dan di antara semua unit pelaksana komponen proyek. Menjamin pelaksanaan ACAP yang efektif
Memantau status proyek dan seluruh komitmen yang terkait Menyiapkan Laporan Pemantauan Keuangan Memperbaharui Manual Manajemen Proyek dan menjaga agar setiap unit pelaksana memperhatikan tanggung jawabnya Mengelola layanan PMSC (teknis) Mengelola pelaksanaan yang efektif sesuai ketentuan dalam ACAP
Bagian Keuangan, Setditjen Bina Marga
Penghubung Audit Finansial
Membantu Inspektorat Jenderal PU jika diminta untuk mereview hasil audit finansial (Seksi 2.2.2 dan Seksi 2.5.1)
PPK di dalam unit kerja konstruksi tertentu, di Balai (banyak rujukan)
Mengelola pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan Menjalankan kontrak pekerjaan sipil sebagai Pengguna Jasa/Employer (unit pelaksana pekerjaan sipil) Setelah dikeluarkan Perpres 54/2010, pengadaan dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan.
Menyetujui kontrak sampai dengan Rp. 50 milyar (Keppres 80/2003) Bertanggungjawab menjamin mutu pelaksanaan teknis dan finansial dengan bertindak sebagai Employer di dalam kontrak pekerjaan sipil dengan tanggung jawab berikut: mengelola proses penawaran; evaluasi penawaran; menetapkan pemenang dan menandatangani kontrak; mengatur ijin; menginformasikan keuangan kepada kontraktor; mengangkat/mengganti Engineer (terkait persetujuan/NOL AusAID); menyetujui Variation Order yang menyebabkan kenaikan harga atau perpanjangan waktu; mengatur pembayaran; mengambil alih lapangan; berhak untuk memutus/menghapus kontrak. Setelah Perpres 54/2010, pengadaan dilakukan di bawah Unit Layanan Pengadaan. Kepala Unit Pengadaan berhak menyetujui pemenang proposal sampai Rp. 100 milyar.
Unit Supervisi & Desain (P2JN – Perencanaan dan pengawasan Jalan Nasional) dan SNVT terkait(Seksi 3.4.3)
Pembaharuan/ Revisi Desain
Melakukan evaluasi, sebagai anggota kunci tim Diskusi Teknis yang mengevaluasi proposal Variation Order dan Perpanjangan Waktu untuk proyek pekerjaan sipil
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Melaksanakan pengadaan untuk paket pekerjaan sipil yang akan dilelangkan setelah tahun 2010
Melakukan evaluasi proposal penawaran dan kualifikasi penawar yang dilakukan oleh unit kerja pengadaan dan menyetujui proposal sampai Rp. 100 milyar. Untuk kontrak diatas Rp. 100 milyar akan disetujui oleh Menteri PU.
Dinas Pekerjaan Umum Propinsi
Penghubung dengan Gubernur
Menyelaraskan semua rencana pekerjaan jalan nasional di propinsi Membantu Dirjen/Direktur/Balai jika diperlukan Berkoordinasi dengan dinas terkait lainnya, pemerintah lokal, dan masyarakat untuk mendukung persiapan dan pelaksanaan pekerjaan
Sebelumnya disebut P2JJ
Tabel 2-2berisikan ringkasan peran dan tanggung jawab lembaga - lembaga pemerintah lainnya yang berpartisipasi dan memberikan kontribusi dalam proyek ini.
10
Tabel 2-2 Peran dan Tanggung Jawab Lembaga Pemerintah lainnya Lembaga Badan Perencanaan & Pembangunan Nasional (BAPPENAS) Kementerian Keuangan (Menkeu) Dirjen Anggaran Dirjen Perbendaharaan Dirjen Pengelolaan Hutang
Peran Ketua Komite Pengarah
Tanggung Jawab Strategi Investasi Nasional Mengkoordinasikan kebijakan pemerintah RI terkait dengan pengawasan Persiapan Anggaran Tahunan
Penganggaran Akuntansi Pengelolaan Pinjaman
Kebijakan penganggaran dan perbendaharaan Penyiapan Anggaran Tahunan Pelaksanaan dan Pelaporan Anggaran Negosiasi pinjaman dan Pengembalian Pinjaman
Bank Indonesia
Proses Pembayaran
Proses Pembayaran Mengoperasikan Rekening Khusus
BPK, BPKP Inspektorat Jenderal PU
Audit
Peran kedua lembaga ini dalam audit keuangan dijelaskan pada Seksi 9.8dan Audit teknis pada Seksi 8.4.4.
Rujukan - rujukandalam teks berikut menjelaskan lebih lanjut mengenai peran dan tanggung jawab masing – masing lembaga. 2.2.1.
Project Management Unit (PMU-EINRIP) Setelah perjanjian pinjaman ditandatangani pada tanggal 7 September 2007, salah satu persyaratan untuk keefektifan pinjaman adalah pembentukan Project Management Unit (PMU-EINRIP) di dalam Ditjen Bina Marga. PMU-EINRIP kemudian ditetapkan melalui SK Ditjen Bina Marga tanggal 22 Juli 2008 (Lampiran 9). Pada tahun 2010, fungsi dan organisasi PMU diperbaharui dengan SK Ditjen Bina Marga No. 43/Kpts/Db/2010 tanggal 19 November 2010, kemudian direvisi melalui SK Ditjen Bina Marga No. 25/Kpts/Db/2012 pada tanggal 03 April 2012 (Lampiran 26). Rincian tugas dari masing – masing jabatan di dalam PMU (diperbarui dalam Keputusan Dirjen Bina Marga April 2012) adalah:
Penanggung Jawab (Ketua PMU) Memberi pengarahan terhadap kegiatan PMU sesuai kebijakan yang digariskan oleh Steering Committee, dan bertanggungjawab pada Direktur Jenderal Bina Marga, Kementerian PU.
Koordinator Membantu Penanggung Jawab dalam memberi pengarahan kegiatan PMU, memberikan saran tindak turun tangan, dan membantu pengambilan keputusan/kebijakan. Bertanggung jawab pada Penanggung Jawab (ketua PMU).
Sekretaris Membantu Koordinator PMU dalam memberikan pengarahan kegiatan PMU, memberikan saran tindak turun tangan. Bertanggung jawab kepada koordinator PMU.
Ketua Pelaksana Harian PMU Bertugas melaksanakan semua kegiatan manajemen, Koordinasi, monitoring dan membuat laporan atas kegiatan yang telah dilakukan. Bertanggungjawab pada Koordinator PMU.
Tugas – tugas Asisten PMU: o
AsistenProgram Melaksanakan kajian/review terhadap usulan proyek yang akan disampaikan ke AUsAID/AIPRD untuk mendapatkan persetujuan. b. Menyampaikan Standard Operation Procedures (SOP) dan Petunjuk Pelaksanaan kepada proyek. c. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas hasil pelelangan yang akan disampaikan kepada AusAID/AIPRD a.
11
d. e. o
Mempersiapkan dan identifikasi perencanaan dan program yang akan diusulkan ke proyek EINRIP. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana Harian PMU.
Asisten Pelaksanaan dan Monitoring: Monitoring dan evaluasi terhadap kualitas dan pelaksanaan pekerjaan proyek. Mengevaluasi dan merekomendasikan atas review and revised design yang diusulkan oleh proyek yang akan diusulkan ke AusAID/AIPRD. c. Monitoring pelaksanaan Anti Corruption Action Plan. d. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana Harian PMU. a. b.
o
Asisten Keuangan dan Pelaporan: Menyiapkan, menyimpan, dan monitoring data-data akuntasi termasuk prosedur, audit, dokumentasi, konsolidasi neraca sesuai permintaan dan prosedur AusAID. b. Memonitor status penyerapan per Loan Category. c. Menyiapkan laporan empat bulanan dan laporan tahunan untuk keseluruhan proyek untuk disampaikan kepada AusAID/AIPRD sesuai guidelines. d. Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana Harian PMU. a.
o a.
Pendamping Bertugas sebagai penghubung pelaksana kegiatan PMU terhadap Direktorat/Instansi terkait.
PMU akan dibantu oleh Project Management Support Consultant (PMSC) berdasarkan kontrak dengan PPK Penyiapan Program dan Administrasi Pinjaman Luar Negeri, Satker Direktorat Bina Program. Selain itu, PMU jugaakan dibantu oleh dua staf sub-profesional penuh resepsionis/sekretaris dan operator computer, beserta Pengemudi dan Pramukarya.
waktu,
yaitu
Struktur organisasi dan staf PMU ditunjukkan pada Gambar 2-1. Gambar 2-1 Struktur Organisasi dan Staf PMU-EINRIP KETUA PMU-EINRIP (Direktur Bina Program)
SEKRETARIAT
KOORDINATOR PMU-EINRIP
PELAKSANA HARIAN PMU-EINRIP
ASISTEN PROGRAM
ASISTEN PLEAKSANAAN
ASISTEN KEUANGAN dan LAPORAN
PENDAMPING
RESEPSIONIS / SEKRETARIS
OPERATOR KOMPUTER
2.2.2.
Kajian Hasil Audit Hasil keseluruhan audit (dijelaskan dalam Seksi 8.4.4 akan dikaji/direview oleh AusAID bersama dengan Inspektorat Jenderal PU, yang akan mengundang unit pelaksana bersangkutan dan instansiinstansi berikut sesuai dengan keahliannya:
12
2.2.3.
Badan Pembinaan Konstruksi, Kementerian PU
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan Jembatan (PUSJATAN)
Bagian Keuangan, Sekretariat untuk Direktur Jenderal Bina Marga
Mekanisme Koordinasi Komite Pengarah dibentuk untuk memudahkan koordinasi antar Kementerian untuk mendukung pelaksanaan proyek. Komite Pengarah akan dipimpin oleh Deputi Infrastruktur Bappenas dan beranggotakan antara lain Kementerian Keuangan dan Kementerian Pekerjaan Umum. Komite Pengarah bertugas mengkoordinasikan departemen – departemen dan badan – badan pemerintah pusat. Bappenas, sebagai Ketua Komite Pengarah telah membentuk kelompok kerja untuk memelihara koordinasi antara Komite Pengarah, PMU dan institusi – institusi lain di luar PU. [2] Koordinasi di dalam lingkungan Ditjen Bina Marga, antara PMU dan staf lapangan akan difasilitasi oleh Kepala Balai Ditjen Bina Marga setempat. Balai akan memantau ketepatan waktu dan ketelitian data laporan rutin mengenai progress fisik dan keuangan masing – masing proyek, serta membantu mengatasi permasalahan yang ada. Setiap enam bulan, akan diadakan pertemuan antara Kementerian PU (Sekretaris Jenderal), Kementerian Keuangan (Dirjen Perbendaharaan) dan AusAID (Minister Counsellor) untuk membahas temuan – temuan kunci hasil audit, tindak lanjut, dan menelaah prosedur – prosedur EINRIP. Agenda untuk masing – masing pertemuan akan disiapkan oleh PMU berdasarkan garis besar pada Lampiran 4.
2.3. 2.3.1.
Sumber Daya Manusia di Lingkungan Pemerintah Indonesia Kriteria Personel Perjanjian Pinjaman memberikan criteria untuk personel Pemerintah Indonesia yang bekerja pada EINRIP, memperkuat persyaratan pemerintah yang ada. A.
Unit Layanan Pengadaan Berdasarkan Perpres 54/2010, pengadaan barang dan jasa pemerintah akan dikelola oleh Unit Layanan Pengadaan. Suatu kelompok kerja di dalam unit ini akan melaksanakan proses pengadaan untuk masing – masing paket. Peran Kelompok kerja ini sama dengan Panitia Pelelangan sebelumnya, namun kelompok ini akan bertanggungjawab kepada Ketua Unit Layanan Pengadaan. Ketua Unit Layanan Pengadaan akan menyetujui pemenang lelang sampai dengan nilai Rp. 100 milyar. Persetujuan nilai lelang di atas jumlah tersebut akan dilakukan oleh Menteri Pekerjaan Umum. Semua pernyataan di dalam PMM terkait dengan peran dan tanggung jawab Panitia Lelang setelah penetapan Perpres 54/2010 akan mengacu pada Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan. Pejabat yang berwenang untuk menyetujui rekomendasi Panitia Lelang/Kelompok Kerja tidak boleh menjadi anggota Panitia Lelang/Kelompok Kerja tersebut. Kualifikasi dan pengalaman anggota Panitia Lelang untuk seleksi konsultan akan didokumentasikan secara lengkap, disimpan dalam file sebagai bukti kelayakan menjadi anggota Panitia dan bersedia untuk direview lebih lanjut oleh Commonwealth/Pemerintah Australia melalui AusAID.
B.
Ahli Pengadaan dan Ahli Manajemen Keuangan Setiap Satuan Kerja akan memiliki ahli pengadaan dan ahli manajemen keuangan yang memenuhi persyaratan, di mana tugasnya mencakup membuat catatan yang memadai untuk keperluan audit (Seksi 8.1.5).
13
“Ahli Pengadaan” di sini berarti memiliki sertifikat sesuai dengan Peraturan Presiden No. 8, 2006 [3]yang mensyaratkan semua PPK dan anggota Panitia Lelang untuk mendapatkan Sertifikat Keahlian dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebelum 31 Desember 2007. Setelah penetapan Perpres 54/2010, sertifikat ini harus dimiliki oleh Ketua Unit Layanan Pengadaan dan semua anggota kelompok kerja. PMU harus memberitahukan secara tertulis kepada AusAID nama – nama ahli pengadaan setelah menerima informasi tersebut dari masing – masing Kasatker Pembangunan Fisik. “Ahli Manajemen Keuangan” berarti pejabat pemerintah resmi yang ditugaskan untuk memantau kegiatan keuangan, dan membuat catatan keuangan yang memadai untuk keperluan audit. Tugas ini dapat dipenuhi dengan mengangkat seorang Bendahara. Pada awal tahun dan setiap saat terjadi penggantian personil, Kepala Satker harus menginformasikan secara tertulis kepada PMU nama – nama pegawai yang ditunjuk untuk jabatan di Satuan Kerjanya, dengan melampirkan fotokopi Sertifikat Ahli Pengadaan. Persyaratan ini berlaku untuk semua Unit Kerja yang melaksanakan komponen EINRIP untuk pekerjaan sipil, layanan konsultansi dan barang. PMU harus memberitahukan secara tertulis kepada AusAID nama – nama ahli manajemen keuangan setelah menerima informasi tersebut dari masing – masing Kasatker Pembangunan. C.
Staf Satker Pembangunan Fisik Kualifikasi dan pengalaman yang diperlukan bagi staf Satker diatur dalam Peraturan Menteri PU No. 37/PRT/M/2006 [2]atau peraturan – peraturan lain yang mengikuti.
2.3.2.
Pelatihan dan Loka karya bagi staf Ditjen Bina Marga Demi efisiensi, pelatihan untuk staf Ditjen Bina Marga akan dilaksanan secara luas di pusat – pusat pendidikan wilayah. Lampiran 5 memberikan rincian usulan Program Pelatihan yang diringkas dalam Tabel 2-3 berikut. Tabel 2-3 Ringkasan Program Pelatihan Instansi/Unit Peserta
Jml Peserta/ thn
Panitia Lelang di tingkat Propinsi Panitia Lelang di tingkat Pusat
60
Pelatihan khusus pengadaan bagi anggota Panitia Lelang Rincian ketentuan ACAP
Pelatihan untuk jabatan tertentu
Calon pejabat inti Satker
70
Pelatihan Penyegaran Manajemen Proyek
Umpan balik untuk staf manajemen proyek yang lebih berpengalaman
Satker di Propinsi
125
Penerapan PMM (termasuk ketentuan lain ACAP)
Pengenalan persyaratan Manajemen Proyek Penyadaran atas Persyaratan Khusus ACAP
Staf Senior Dinas Propinsi Staf Administrasi Staf Teknis
200
Pelatihan Pelaporan Manajemen Keuangan (kelanjutan pelatihan PMM)
Prosedur pengumpulan data bulanan, konsolidasi dan pelaporan, untuk Pengadaan, Pembayaran, kemajuan fisik
Staf SatKer Staf Teknis
100
Review hasil ESC (Pasal – pasal khususl Lingkungan/ Environmental Special Clauses)
Dinas PU Propinsi Konsultan Supervisi Kontraktor
160
Kursus dasar bagi PNS untuk pengelolaan keuangan
Satker Propinsi
40
Topik Pelatihan Pengadaan (termasuk ketentuan ACAP) Pelatihan Manajemen Proyek
Loka Karya Manajemen Lingkungan Pelatihan untuk Bendahara (kursus Brevet A)
Manfaat
Pelatihan – pelatihan di atas akan dilaksanakan pada masa proyek untuk memberikan dukungan yang memadai dalam persiapan proyek, pengadaan, dan pelaksanaannya. Perkiraan jumlah peserta pelatihan di atas dilakukan tanpa mengidentifikasi calon-calonnya terlebih dahulu. Jika pejabat – pejabat yang diperkirakan akan mengikuti pelatihan ternyata telah mengikuti pelatihan yang sama, maka tidak diperlukan pelatihan tambahan, sehingga jumlah peserta dan mungkin bahkan topik
14
pelatihan dapat dikurangi. PMU akan memantau dan melaporkan pelatihan yang berhubungan dengan EINRIP dalam Laporan Kemajuan Proyek - Project Progress Reports (PPR). A.
Pelatihan Pengadaan Pelatihan mengenai prosedur lelang yang disyaratkan dalam EINRIP sangatlah penting bagi semua PPK dan Panitia Lelang. Program pelatihan ini merupakan lintasan kritis dalam pelelangan, seperti ditunjukkan dalam Jadwal Pelaksanaan Proyek yang dibahas dalam Seksi 1.4Pelatihan ini membutuhkan waktu dua hari. Pejabat Ditjen Bina Marga yang berpengalaman akan bertindak sebagai instruktur, bersama dengan staf AusAID, widyaiswara dan Penasehat Pelelangan.
B.
Pelatihan Manajemen Proyek PPK di lingkungan Satker tingkat Pusat/Propinsi harus telah mengikuti dan lulus program pelatihan khusus (PIP) sebelum menjabat. Program pelatihan ini diadakan setiap tahun oleh Ditjen Bina Marga. Umumnya, setiap kelas dibatasi untuk 30 orang dan berlangsung selama satu bulan.
C.
Pelatihan Penyegaran Manajemen Proyek Pelatihan ini dimaksudkan untuk memberikan penyegaran singkat atas perkembangan terakhir manajemen proyek kepada pejabat yang menduduki posisi kunci di Satuan Kerja. Studi kasus terhadap proyek-proyek yang gagal dan sukses akan disajikan sebagai bahan pembelajaran. Pelatihan ini akan dilaksanakan selama tiga hari.
D.
Penerapan PMM PMU akan melaksanakan program diseminasi ketentuan – ketentuan Manual Manajemen Proyek (PMM) setelah semua persyaratan pinjaman diselesaikan (pada saat Pinjaman Efektif). Program pelatihan ini akan selesai sebelum dimulainya pelaksanaan proyek dan akan diikuti dengan pelatihan penyegaran. Loka karya Regional akan berlangsung selama dua hari di Propinsi di mana kegiatan EINRIP akan dimulai pada tahun yang sama. Pelatihan Penyegaran akan diadakan setiap tahun selama satu hari atau disesuaikan seperlunya.
E.
Pelatihan Pelaporan Manajemen Keuangan Pelatihan mengenai Pelaporan Manajamen Keuangan diperlukan guna menjamin pelaporan yang benar dan berkala terhadap progres fisik dan keuangan proyek selama pelaksanaan, dan disampaikan secara tepat waktu dengan data yang akurat dan rinci. Loka karya akan diadakan setelah loka karya PMM dan berlangsung selama dua hari, atau satu hari jika merupakan kursus penyegaran. Loka karya akan diikuti oleh staf dari instansi dan perusahaan yang terlibat dalam penerimaan, penyusunan dan pelaporan informasi proyek, khususnya yang berkaitan dengan Pengadaan, Pembayaran dan Progres Proyek.
F.
Loka karya Manajemen Lingkungan Loka karya Manajemen Lingkungan akan diadakan pada interval yang tepat selama proyek, untuk memberikan pengertian mengenai prosedur manajemen lingkungan yang benar untuk diterapkan dalam pelaksanaan proyek. Staf dari masing – masing Tim Supervisi Lapangan dan masing – masing Kontraktor diwajibkan untuk mengikut loka karya ini. Loka karya ini akan berlangsung selama dua hari, dengan satu hari diantaranya dilaksanakan di lapangan.
G. Pelatihan untuk Bendahara Pelatihan untuk manajemen keuangan dan perbendaharaan akan diberikan bagi pejabat yang menduduki posisi kunci keuangan di Balai dan Satker. Kursus ini akan diadakan selama dua hari.
15
2.4. 2.4.1.
Layanan Konsultan yang Dibiayai dalam EINRIP Konsultan Dukungan Manajemen Proyek - Project Management Support Consultants (PMSC) PMSC akan membantu PMU dan Ditjen Bina Marga dalam manajemen proyek. Tim PMSC akan dikontrak oleh dan dikelola oleh Ditjen Bina Marga melalui Direktorat Bina Program, dan akan berkedudukan di Jakarta. Fungsi – fungsi PMSC meliputi wilayah tugas utama yang secara singkat dijelaskan sebagai berikut:
2.4.2.
a.
Dukungan Manajemen Proyek. Memberikan bantuan penuh kepada PMU dalam melaksanakan semua fungsinya.
b.
Manajemen dan Monitoring Keuangan. Menyusun dan melaksanakan manajemen keuangan, prosedur pemantauan dan pelaporan yang sesuai dengan kebutuhan pemerintah RI dan Australia, dan menjamin ketepatan waktu dan keakuratan laporan - laporan keuangan.
c.
Pemantauan dan Pelaporan Kemajuan. Mengembangkan Laporan Kemajuan Proyek Bulanan yang memenuhi kebutuhan seluruh pemangku kepentingan terkait, menjamin ketepatan waktu dan keakuratan laporan – laporan keuangan.
d.
Jaminan Mutu dan Review Kinerja Konsultan Supervisi. Melaksanakan pemantauan independen terhadap kinerja dan keefektifan supervisi pelaksanaan, dan kesesuaian terhadap standard jaminan mutu yang dibuatnya. Tugas ini meliputi pemantauan keefektifan pelaksanaan/supervisi terhadap prosedur manajemen lingkungan dan pemenuhan SEC.
e.
Memantau Proses Pelelangan dan Konsultan PAS.Memantau mutu kegiatan pengadaan secara umum dan membuat rekomendasi untuk memperbaiki standard yang ada.
f.
Melaksanakan Tindakan Anti-Korupsi dan Memantau Keefektifannya. Memberikan bantuan jika diperlukan untuk menyusun tindakan anti korupsi yang penting untuk mendukung proyek, melakukan pemantauan dan melaporkan keefektifannya.
g.
Manajemen dan Penyebaran Informasi. Membantu penyusunan dan manajemen data serta sistem pengambilan informasi; menjamin ketersediaan informasi yang penting kepada pemangku kepentingan; dan keefektifan prosedur penyebaran informasi.
h.
Memantau pelaksanaan upaya penanganan dampak lingkungan dan social (ESS): Melaluipemantauan proyek secara menyeluruh, membantu PMU untuk menjamin semua upaya penanganan dampak lingkungan dan social yang diperlukan telah diterapkan dengan benar pada setiap tahap persiapan proyek, desain dan pelaksanaan, dan melaporkan kegiatan ini secara berkala.
i.
Dukungan untuk Pemantauan Kinerja dan Evaluasi Proyek: Memberikan dukungan administrative untuk melaksanakan survey pasca-pelaksanaan atas kinerja proyek dengan menggunakan petunjuk dan prosedur yang sebelumnya telah disiapkan.
j.
Pelatihan untuk Mendukung Pelaksanaan Proyek: Mendukung pelaksanaan program pelatihan yang diusulkan.
k.
Pelaporan:Membantu penyusunan laporan PMU dan juga laporan layanan konsultan itu sendiri. Membantu penyiapan Laporan Penyelesaian Proyek yang dibuat oleh peminjam.
Konsultan Supervisi Regional - Regional Supervision Consultants (RSC) Regional Supervision Consultant akan bertanggungjawab untuk mensupervisi pekerjaan dan berperan sebagai Engineer berdasarkan kontrak ala FIDIC. Tim konsultan ini akan dikontrak oleh dan berada di bawah Ditjen Bina Marga melalui Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, termasuk supervisi paket – paket di wilayah Metropolitan. Berdasarkan SK Menteri PU No. 08/PRT/M/2010 tanggal 8 Juli 2010, kontrak RSC dikelola oleh PPK di bawah Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III. Setelah penyelesaian kontrak Procurement Advisory Service (PAS) pada tanggal 30 November 2010, semua tugas terkait pengadaan di masa yang akan datang
16
akan ditambahkan ke dalam kontrak konsultansi RSC. Kantor Pusat RSC akan berkedudukan di Makassar. Tugas supervisi RSC adalah untuk menjamin agar kontraktor melaksanakan tes – tes pengendalian mutu dengan benar terhadap material dan kecakapan kerja seperti yang diminta dalam Spesifikasi Teknis, baik dengan mengesahkan hasil pencapaian yang memenuhi syarat ataupun menolak material/hasil kerja dibawah standar. Tugas – tugas tersebut mencakup penyiapan dan pemeliharaan rencana jaminan mutu, validasi dan pemutakhiran desain, supervisi pekerjaan sipil, pengelolaan serta pemantauan lingkungan dan sosial,membantu pemantauan progress fisik dan keuangan, dan pelaporan. Program Jaminan Mutu akan memberikan kerangka kerja di mana pemantauan kinerja internal akan dilaksanakan terus – menerus, dan kinerja supervisi dapat turut dinilai. Diharapkan hal ini dapat menjadi dasar pengembangan praktek dan supervisi yang berkelanjutandi setiap Tim Supervisi Lapangan. Secara terpisah, kinerja RSC pada kegiatan ini akan diverifikasi oleh PMSC secara independen, dan harus memenuhi standard yang telah ditentukan dan disetujui sebelumnya. Sanksi akan diberikan terhadap kinerja yang tidak memenuhi standard, seperti yang telah diuraikan dalam Kerangka Acuan Kerja. Tugas – tugas lain telah ditambahkan dalam Lingkup Kerja RSC setelah dimulainya pekerjaan RSC pada bulan Desember 2008, sebagai berikut:
2.4.3.
RSC telah ditunjuk sebagai “Konsultan Supervisi” yang bertanggungjawab untuk mengawasi inspeksi dan pengujian kontrak ESB-02 dalam penyediaan material jembatan rangka baja.
Manajemen kampanye HIV/AIDS yang dilakukan oleh suatu LSM (Yayasan Kusuma Buana) di bawah kontrak konsultan RSC dan dimulai pada bulan 2010. Biaya untuk kampanye ini telah ditambahkan sebagai variasi dalam kontrak RSC.
Pengadaan procurement advisory services bagi Ditjen Bina Marga sebagai tambahan Penasihat Pelelangan di bawah tim RSC untuk mendukung pelelangan paket ESS-05 dan ESS-06 sesuai dengan petunjuk dan peraturan pelelangan yang berlaku.
Layanan Nasehat Pelelangan - Procurement Advisory Services (PAS) untuk membantu Ditjen Bina Marga Procurement Advisory Services (PAS) akan memberikan dukungan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia Lelang untuk menjamin agar pelelangan dan penetapan pemenang dilaksanakan sedemikan rupa sehingga terhindar dari praktek kolusi dan kecurangan. Tim PAS akan berkedudukan di Jakarta dan akan menghabiskan sebagian besar waktunya untuk memberikan layanan di kantor Satker Propinsi. Tim ini akan dikontrak oleh dan berada di bawah Ditjen Bina Marga melalui Direktorat Jenderal dan Jembatan Wilayah Timur dan juga mencakup pelelangan paket – paket di wilayah Metropolitan. Sebelum PASdimobilisasi makaProject Preparation Consultant (PPC) akan memberikan nasehat pelelangan kepada Panitia Lelang untuk pengadaan pekerjaan. Fungsi PAS akan meliputi kegiatan – kegiatan yang diringkas sebagai berikut: a.
Mereview semua persiapan yang dibuat untuk mendukung pelelangan setiap proyek, termasuk “kesiapan” Panitia Lelang (keanggotaan, pengalaman, pelatihan); pengaturan dukungan dan administrasi; kecukupan peralatan dan material; kesesuaian dan kelayakan usulan rencana pengadaan untuk kontrak, dan semua hal lain yang berkaitan. Merekomendasikan tindakan penguatan yang diperlukan agar pelelangan dapat dilaksanakan secara efektif, dan mereview tanggapannya. Melaporkan kepada Ditjen Bina Marga dan AusAID mengenai kesiapan Panitia dan saran pendukungnya untuk memulai lelang. Rekomendasi dalam laporan ini akan menjadi prasyarat dalam penerbitan NOL AusAID untuk memulai pelelangan;
b.
Membantu penyusunan dan mengelola penggunaan sistem “semi e-procurement” EINRIP di kantor masing – masing PPK yang menangani kontrak – kontrak EINRIP;
17
c.
Membantu publikasi semua material yang diperlukan di website resmi, termasuk: i. ii. iii. iv. v. vi.
Undangan Lelang Dokumen Lelang dan gambar – gambar yang dipilih Klarifikasi terhadap Penawaran Berita Acara Pembukaan Penawaran Informasi tentang Penetapan Pemenang Lelang Material lain yang dibutuhkan Ditjen Bina Marga dan ketentuan – ketentuan ACAP (Lampiran 3).
d.
Mengembangkan tindakan/protokol untuk membantu menghindari terjadinya praktek - praktek kolusi/kecurangan dalam pelelangan kontrak, serta membantu dan memantau pelaksanaan dan penerapannya;
e.
Memantau ketaatan panitia terhadap jadwal lelang, dan membantu menjamin agar keseluruhan proses pelelangan dan penetapan pemenang dibuat pada kerangka waktu yang disetujui, serta menghindari keterlambatan dan resiko yang menyertainya;
f.
Sebagai penghubung dengan layanan bantuan lain yang sejajar yang dibentuk dalam SRIP, dan memanfaatkan pengalaman mereka untuk mendukung kinerja proses pelelangan;
g.
Memantau pengalaman lapangan dari layanan ini untuk mengidentifikasi isu-isu yang berkembang dan keefektifan tindakan yang dikembangkan untuk mengatasinya. Menyusun prosedur untuk menjadikan pengalaman tersebut sebagai umpan balik layanan yang sedang berjalan dan Ditjen Bina Marga secara umum.
Setelah kontrak konsultan Procurement Advisory Service (PAS) berakhir, tugas layanan ini akan diambil alih oleh unit pelelangan di bawah kontrak RSC.
2.5.
Layanan Konsultan Terkait Lainnya Layanan konsultan yang terkait dengan EINRIP namun tidak didanai dari Pinjaman Proyek meliputi tiga jenis layanan berikut:
2.5.1.
Konsultan Audit Teknis dan Finansial - Technical and Financial Audit Consultants (TFAC) Audit Teknis akan dilakukan selama pelaksanaan pekerjaan untuk menilai sejauh mana mutu yang dipersyaratkan dapat dicapai. Audit finansial juga akan dilakukan untuk mengaudit kegiatan finansial yang dilaksanakan selama EINRIP. Konsultan Audit Finansial akan berhubungan dengan Inspektorat Jenderal PU yang akan mereview hasil audit bersama dengan AusAID, dan mungkin juga mengundang Bagian Keuangan, Sekretariat Ditjen Bina Marga untuk memberikan dukungan. Konsultan independen untuk Audit Teknis dan Finansial akan melaksanakan program ini, dan akan dilelangkan langsung oleh AusAID.
2.5.2.
Konsultan Monitoring dan Evaluasi (M&E) Konsultan independen untuk Monitoring dan Evaluasi telah menyiapkan program Monitoring dan Evaluasi secara terpisah, yang bertujuan untuk menentukan sejauh mana EINRIP dapat mencapai tujuannya. Indikator Kinerja Utama – Key Performance Indicators (KPI) telah dikembangkan oleh konsultan M&E setelah berkonsultasi dengan Ditjen Bina Marga dan AusAID. Konsultan M&E akan melaksanakan survey dasar mulai tahun 2007, dan melaksanakan survey pemantauan tiga tahun setelah program konstruksi selesai. Laporan tahunan mengenai hasil survey akan disusun. Review Akhir Proyek akan dilaksanakan untuk memberikan evaluasi keseluruhan proyek. Survey pemantauan akan dilaksanakan di bawah supervisi PPC (awalnya), dan kemudian oleh PMSC untuk menjamin metodologi yang konsisten. Setelah kontrak PMSC berakhir, survey akan diawasi langsung oleh AusAID dengan dukungan Ditjen Bina Marga (lihatSeksi 10.4.3).
2.6.
Penyebaran Informasi Keterbukaan dalam melayani publik merupakan salah satu prinsip utama EINRIP.
18
2.6.1.
Pembuatan Website Proyek Kementerian Pekerjaan Umum di dalam website-nya (http://www.pu.go.id/ ) telah membuat portal untuk websitePMU-EINRIP yaitu: (http://www.pmueinrip-binamarga.com/). Jenis data yang akan ditampilkan dalam website EINRIP ditunjukkan pada Tabel 2-4, termasuk pihak – pihak yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi di dalam PMU dan frekuensi pemutakhirannya. Apabila sumber informasinya adalah konsultan, maka ketentuan ini perlu dimasukkan dalam Kerangka Acuan Kerja. Simbol resmi AIPRD harus ditampilkan, sesuai dengan petunjuk untuk website proyek seperti yang terdapat dalam file www.indo.ausaid.gov.au/branding/aipbrandingguidelines.pdf (Mei 2006). Tabel 2-4 Berkas Data Minimum yang disajikan pada website EINRIP Informasi dalam website EINRIP Project Management Manual
Sumber Data
Frekuensi pemutakhiran
Catatan
PMU
Tahunan
PPC, DGH
Triwulan
Untuk rencana pengadaan, lihatseksi 4.1.5
PPC
Seperti yang diperlukan
Tidak semua gambar, hanya rencana lokalitas
Balai, DGH
Seperti yang diperlukan
Dijelaskan dalam ACAP
Ringkasan Temuan Audit
PMU
6-bulanan
Lihatseksi 2.2.3
Laporan Progress Proyek
RSC, PMSC
Bulanan
Ringkasan Progress masing – masing kontrak (lihat contoh A)
Laporan Pemantauan Keuangan (FMR)
PMSC
Triulan
Untuk FMR, lihatseksi 9.6.2
Mekanisme penanganan sanggahan/pengaduan dan informasi kontak
PMU
Tahunan
Dijelaskan dalam ACAP
Laporan status sanggahan/pengaduan
PMU
Triwulan
Dijelaskan dalam ACAP
Laporan atas sanksi yang dijatuhkan
PMU
Seperti yang diperlukan
Lihat seksi 2.7.1
Rencana pengadaan tahunan Kementerian PU di tingkat pusat dan masing – masing propinsi Dokumen lelang untuk semua pengadaan Penetapan pemenang lelang
Lampiran 6 menyajikan daftar umum file-file yang tersedia pada website PMU PMU dapat mempublikasikan informasi lain sewaktu – waktu, atau memperbaharui informasi lebih sering dari waktu yang ditentukan. Format publikasi bersifat fleksibel. Sebagai contoh, beberapa informasi di atas dapat disajikan dalam bentuk newsletter setiap triwulan seperti yang diminta dalam website proyek - proyek Bank Dunia. Hal ini akan ditentukan oleh PMU. Semua pelelangan akan diumumkan dalam website EINRIP. PMU akan mengatur penempatan iklan iklan untuk pekerjaan sipil, layanan konsultan, dan barang dalam website.
19
CONTOH A: Contoh Ringkasan Progress Kontrak di dalam Website EBL-01, TOHPATI - KOSAMBA, PROPINSI BALI Nama Paket
:
EBL-01, Proyek perbaikan TOHPATI – KOSAMBA
No Kontrak
:
KU.08.08-727-40/EBL-01/NR/L/A/L002/1208
Kontraktor
:
JAYA KONSTRUKSI – DUTA GRAHA, JO
Konsultan
:
EGIS BCEOM international, in joint venture with RENARDET,SA, PT. CIPTA STRATDA, PT.INDEC INTERNUSIA and PT.SEECONS
Tanda tangan Kontrak
:
Desember 5, 2008
Persetujuan pelaksanaan
:
Februari 19, 2009
Tanggal Mulai Pekerjaan
:
Februari 25, 2009
Nilai Kontrak (Asli)
:
Rp.
Masa Konstruksi
:
730 hari
Masa Pemeliharaan
:
365 hari
Lingkup Proyek
:
Tohpati - Kosamba Panjang fungsional – 26.85 kms Panjang Efektif – 10.79 kms Dual carriageway, 14 m 10 Jembatan, 25 saluran, 9 Syphons
Periode pelaporan
:
Agustus 2009
Progres Fisik
:
Actual: Planned: Deviation -0.05%
Waktu kontrak berjalan (hari dan dalam %)
:
65 Days 8.76%
Status Pembayaran
:
10% (Adv. Payment) 1.134% (MC 1,2,3) Total: 11.34%
180,819,429,296.89
1.20 % 1.25%
Kurva S Proyek
(Sample) ISU – ISU PROYEK DAN TINDAKAN YANG DIAMBIL
20
2.6.2.
Diseminasi Informasi Proyek Informasi di dalam website proyek dapat diminta oleh perorangan/organisasi yang membutuhkannya, 3 termasuk organisasi – organisasi kemasyarakatan sipil dan media. P2JN Propinsi atau Balai dapat meminta informasi secara tertulis kepada PMU. PMU harus mencatat semua permintaan akan informasi dan menanggapinya dalam waktu satu minggu setelah menerima permintaan tersebut. Satuan Kerja diwajibkan untuk mempublikasikan informasi berikut pada papan pengumuman di luar kantor Satker dan di lokasi setiap paket pekerjaan yang ditanganinya. Informasi harus diperbaharui/ ditambahkan pada waktu – waktu yang telah ditentukan untuk masing – masing kegiatan: a.
Simbol resmi AIPRD harus digunakan, sesuai dengan petunjuk Penanda Proyek di dalam file www.indo.ausaid.gov.au/branding/aipbrandingguidelines.pdf
b.
Judul: “Pekerjaan ini dibawah the Eastern Indonesia National Roads Improvement Project (EINRIP) dibiayai dengan pinjaman dari Pemerintah Australia dan dilaksanakan oleh Kementerian Pekerjaan Umum, Direktorat Jenderal Bina Marta” – dipasang dalam waktu dua minggu setelah Satker menerima otorisasi dari Ditjen Bina Marga bahwa masing – masing paket telah dianggarkan dan Pinjaman telah dinyatakan Efektif.
c.
Nama Proyek dan uraian singkat pekerjaan (misalnya, “Peningkatan Ruas Jalan … ke … dari km … sampai km … diukur dari …”) – sebagai judul Papan Pengumuman.
d.
Tanggal dan Tempat rencana Pertemuan Umum berikutnya – sekurang – kurangnya satu minggu sebelum pertemuan dengan masyarakat tentang aspek proyek apapun, termasuk Pembukaan Penawaran.
e.
Mekanisme Penanganan Pengaduan (diberikan saran oleh PMU, lihat Seksi 2.6.3) – pada waktu yang sama dengan pengumuman pertemuan umum yang pertama.
f.
Nama Konsultan Supervisi
g.
Nama Kontraktor dan nilai kontrak – setelah penetapan pemenang kontrak.
h.
Masa Pelaksanaan (hari kalender)
i.
Tanggal dimulainya pekerjaan
j.
Tanggal terakhir laporan progres pekerjaan – setelah setiap sertifikat progres bulanan disetujui.
k.
Persentase pekerjaan yang dinyatakan telah selesai – setelah setiap sertifikat disetujui.
l.
Persentase pembayaran kontrak – setelah setiap sertifikat disetujui.
Setiap kali Papan Pengumuman diperbaharui, Satker wajib memberitahukan kepada Balai dan PMU rincian informasi yang dituliskan dalam Papan Pengumuman. Hal ini untuk memastikan konsistensi informasi yang dipublikasikan antar instansi, dan untuk memantau proses diseminasi.
3
Pengamat masyarakat sipil dalam pelelangan tidak digunakan dalam EINRIP, tidak seperti pada proyek – proyek Bank Dunia.
21
Gambar2-2 Contoh Papan Pengumuman Informasi Proyek
SNVT PEMBANGUNAN JALAN DAN JEMBATAN KALIMANTAN BARAT Pekerjaan ini di bawah the Eastern Indonesia National Roads Improvement Project (EINRIP) dibiayai dengan pinjaman dari Pemerintah Australia dan dilaksanakan oleh Kementerian Pekerjaan Umum, Direktorat Jenderal Bina Marga.
PROYEK EINRIP PAKET EKB-01 PONTIANAK-TAYAN (Panjang Jalan: 31.50 KM, KM Pnk 45+000 – KM Pnk 76+500) DATA PROYEK Kontraktor
:
Nilai Kontrak Masa Pelaksanaan Mulai Pekerjaan Supervisi Pekerjaan
: : : :
PT WASKITA KARYA Rp. 137,336,950,000 730 cal. days 24/07/2009 Egis BCEOM
STATUS PROGRES: Progres Fisik Progres Keuangan
: Xx/xx/20xx
: Xx,xx % : Xx,xx %
PERTEMUAN UMUM (Usulan) ………………………………
Xx/xx/20xx
Pengaduan dapat disampaikan secara tertulis, melalui telepon, fax atau email kepada Kementerian Pekerjaan Umum baik kepada Direktorat Bina Program (PMU) ataupun Inspektorat Jenderal PU. Pengaduan dapat dilakukan tanpa menyebutkan nama/anonim. PMU EINRIP: Telepon/Fax : 021-7394631 Email:
[email protected]. Inspektorat Jenderal PU: Telepon : 021-7251539 Fax: 021- 7397792 Informasi dapat diperoleh pada website EINRIP: http://www.pmueinrip-binamarga.com
2.6.3.
Prosedur Penanganan Pengaduan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 323/PRT/M/2005 tentang “Tata Cara Penanganan Informasi dari Masyarakat terkait Pekerjaan Umum” dan Surat Edaran Menteri Pekerjaan Umum No. 262/SE/KK/2009 tanggal 11 Juni 2009, akan diterapkan di dalam EINRIP dengan beberapa tambahan sebagai berikut: (i)
Pengaduan dapat disampaikan melalui pos, telepon, fax atau email baik kepada Direktorat Bina Program (PMU) maupun Inspektorat Jenderal PU. Pihak yang dikirimi pengaduan bertanggungjawab untuk menangani pengaduan tersebut.
(ii) Pengaduan yang anonim (tanpa identitas) diijinkan. (iii) Identitas informan akan dirahasiakan. Kementerian PU akan menerapkan prosedur untuk menjamin persyaratan ini dijalankan dengan sungguh – sungguh. (iv) Semua pengaduan akan ditanggapi dalam waktu 7 hari setelah pengaduan diterima. (v) Pengaduan akan disampaikan secepatnya kepada perusahaan audit independen atau instansi Pemerintah Indonesia yang berwenang untuk melakukan investigasi dan penuntutan sebagaimana mestinya. (vi) Pengaduan yang dianggap berpotensi menjadi pelanggaran serius dapat diinvestigasi lebih lanjut oleh AusAID. (vii) Status semua pengaduan akan dicatat dan dikonsolidasikan ke dalam laporan bulanan oleh Inspektorat Jenderal, kepada PMU dan AusAID. Untuk menginformasikan tentang Prosedur Penanganan Pengaduan kepada publik, masing – masing Satker akan memasukkan informasi berikut pada Papan Pengumuman (lihat Seksi 2.6.2):
22
a.
Jaminan kerahasiaan bagi informan.
b.
Metode dan alamat untuk menyampaikan informasi rahasia.
Sebagai tambahan, AusAID dapat membuat mekanisme penanganan pengaduan untuk menangani pengaduan yang disampaikan langsung kepada AusAID. Secara umum, pengaduan – pengaduan tersebut akan disampaikan kembali kepada Kementerian PU untuk diinvestigasi dan ditindaklanjuti.
2.7. 2.7.1.
Penanganan Korupsi Sanksi Beberapa macam sanksi telah diuraikan dalam ACAP. a.
Pelelangan yang tepat waktu – Persyaratan khusus untuk menjamin agar pelelangan dilaksanakan tepat waktu dan sanksi – sanksi yang dikenakan jika melanggar persyaratan tersebut. AusAID dan Kementerian PU akan menjamin ketepatan waktu di setiap tahapan lelang. Dengan dilibatkannya Procurement Advisory Services dan Badan Pelelangan, persyaratan tersebut didelegasikan kepada mereka di Seksi 4.1.6 dan 4.1.7.
b.
Sanksi bagi Perusahaan – jika ditemukan bukti Kementerian PU akan segera mengakhiri kontrak seperti pencairan Jaminan Pelaksanaan, dan/atau daftar hitam rekanan; dan dalam hal di mana bukti dapat dipublikasikan di dalam website EINRIP.
c.
Sanksi bagi Pejabat Publik – termasuk pemberhentian atas tugasnya di EINRIP selama investigasi dilaksanakan.
d.
Sanksi bagi Propinsi – Proyek dapat ditangguhkan/dihentikan sementara di setiap lokasi geografis di mana kasus – kasus korupsi tidak ditangani secara efektif.
akan adanya penipuan, kolusi atau korupsi, dan menjatuhkan sanksi - sanksi tambahan memasukkan perusahaan tersebut ke dalam korupsi telah ditemukan dan diberikan sanksi
Sanksi – sanksi bagi perusahaan atau pejabat public yang terlibat praktek – praktek korupsi diuraikan dalam Lampiran 7. 2.7.2.
Protokol terhadap Kasus Korupsi Setiap 6 bulan sekali, akan diadakan pertemuan antara Kementerian PU (Sekretaris Jenderal), Kementerian Keuangan (Direktur Jenderal Perbendaharaan) dan AusAID untuk membahas temuan – temuan penting laporan audit termasuk yang berkaitan dengan kecurangan dan korupsi. Garis besar agenda pertemuan ini diberikan dalam Lampiran 4. Pertemuan ini akan menelaah tindakan – tindakan yang telah dilakukan untuk menanggapi temuan tersebut dan tindakan selanjutnya bila diperlukan, termasuk: (i)
Perubahan terhadap prosedur – prosedur EINRIP;
(ii) Tindakan disipliner terhadap kontraktor/konsultan dan/atau pejabat pemerintah yang terlibat; pelimpahan kasus untuk diinvestigasi/penuntutan oleh Auditor Independen dan/atau Lembaga Pemerintah yang relevan. Agar pertemuan tersebut memiliki nilai optimum, PMU akan menyusun jadwal sementara untuk mengidentifikasikan kasus – kasus dengan baik sebelum tanggal pertemuan, dan mendokumentasikan kasus – kasus tersebut. Pertemuan 6 bulanan ini akan menyetujui kasus – kasus mana yang layak untuk dipublikasikan di dalam website PMU (lihat Seksi 2.6.1).
2.8.
Kampanye Kepedulian HIV/AIDS Indonesia memiliki program pencegahan, perawatan dan pengobatan HIV yang baik. Komite Penanggulangan AIDS Nasional (KPAN) bertanggung jawab terhadap koordinasi program pada level sektoral. Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, sebagai anggota Komite Penanggulangan AIDS Nasional menerbitkan Surat Keputusan Menteri No. 68/MEN/2004 tentang Pencegahan dan Penanggulangan HIV/AIDS di Tempat Kerja. SK ini mengharuskan Pengguna Jasa untuk membentuk skema kesehatan dan keamanan untuk pencegahan HIV, dan menyebarkan informasi tentang HIV and AIDS dari diskriminasi.
23
Direktorat Jenderal Bina Marga (DGH) dalam Kementerian Pekerjaan Umum adalah Badan Pelaksana EINRIP, dan berkomitmen dalam pengenalan program kepedulian HIV/AIDS untuk para pekerja konstruksi dan masyarakat lokal dalam proyek EINRIP. Kegiatan ini adalah sesuai dengan SU Pasal 6.7 [Kesehatan dan Keselamatan] SU Pasal 6.7 meliputi syarat-syarat berikut yang berhubungan dengan pencegahan HIV dan AIDS:
Kontraktor akan mendukung dan mengizinkan personel mereka untuk menghadiri program kepedulian HIV-AIDS melalui “approved service provider” selama jam bekerja Kontraktor.
Pengguna Jasa akan menunjuk “approved service provider” yang merupakan LSM yang diakui atau departemen kesehatan lokal.
“Approved service provider” ini akan dibayar oleh Pengguna Jasa.
Penyedia layanan ini akan menyediakan informasi tentang kampanye Education and Consultation Communication (IEC).
Di dalam EINRIP, Regional Supervision Consultants (RSC) diharuskan untuk terlibat dan menangani “approved Service Provider” dalam persiapan dan pelaksanaan dari program kepedulian HIV/AIDS. Program ini harus mencapai hal-hal sebagai berikut:
24
Meningkatkan pengetahuan dari para pekerja konstruksi proyek yang berhubungan dengan isu tentang STI, HIV&AIDS.
Meningkatkan kepedulian dari para pekerja konstruksi tentang bagaimana untuk mencegah risiko tertular STI dan HIV & AIDS.
Meningkatkan ketersediaan alat pencegahan HIV.
Gambar 2-3 Organisasi Proyek untuk Pelaksanaan Pekerjaan di Wilayah Non Metropolitan (sebelum Juli 2010)
25
26
Gambar 2-4 Organisasi Proyek untuk Pelaksanaan Pekerjaan di Wilayah Metropolitan (sebelum Juli 2010)
Gambar 2-5 Organisasi Proyek untuk Pelaksaan Pekerjaan EINRIP (setelah Juli 2010)
AusAID
Komite Pengarah dan Komite Koordinasi Diketuai oleh BAPPENAS
GUBERNUR
DIREKTUR JENDERAL BINA MARGA DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA (DBM) BADAN PELAKSANA
DIREKTUR BINA PROGRAM Ketua PMU
PPC
DIREKTORAT BINA TEKNIK
DIREKTORAT BINA PELAKSANAAN WILAYAH II
DBM BALAI
DIREKTORAT BINA PELAKSANAAN WILAYAH N III
PU PROPINSI (DINAS)
ULP
PMU EINRIP Satker P2JN
Pelaksana Harian
Satker Pelaksana Supervisi & Desain
Konsultan Pendukung Manajemen Proyek Project Management Support Consultant (PMSC)
Konsultan Supervisi Regional Regional Supervision Consultant (RSC) Pejabat Kontrak (Pemilik)
TL sebagai Direksi Pekerjaan
Catatan : 1. 2.
3. 4.
27
PPC menyelesaikan layanannya pada bulan April 2009. Direktorat Wilayah Timur telah diganti dengan tiga Direktorat Bina Pelaksanaan. Paket EINRIP sekarang berada di bawah Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II dan III. Berdasarkan Perpres 54/2010, Unit Layanan Pengadaan (ULP) dipimpin oleh Balai Bina Marga terkait, menggantikan Panitia Pelelangan. PAS telah menyelesaikan layanannyapada bulan November 2010. Setelah itu, fungsi penasihat pelelangan akan dialihkan kepada RSC , jika diperlukan.
Kontraktor
Kontrak Chief Supervision Engineer (CSE) RSC Garis Komando Garis Koordinasi
Site Supervision Engineer SSE
Wakil Kontraktor
BAB. 3 3.1. 3.1.1.
PERSIAPAN PROYEK
Kesepakatan dan Dokumen Pinjaman Rencana Pelaksanaan Proyek - Project Implementation Plan Rencana Pelaksanaan Proyek – Project Implementation Plan (PIP) EINRIP telah disusun dan disesuaikan bersamaan dengan identifikasi dan definisi proyek tersebut selama bulan November 2006 – Juni 2007. Versi PIP yang digunakan sebagai dasar untuk Negosiasi Pinjaman adalahPIP versi 12 tanggal 18 Juni 2007. PIP tersebut sekarang telah digantikan dengan Manual Manajemen Proyek – Project Management Manual (PMM) ini.
3.1.2.
Perjanjian Pinjaman Negosiasi Pinjaman telah dilaksanakan pada bulan Juli 2007, dan Perjanjian Pinjaman Proyek (Project Loan Agreement) telah ditandatangani pada tanggal 7 September 2007. Perjanjian Pinjaman Proyek EINRIP tahun 2007 [4] diintegrasikan pada Perjanjian Kemitraan untuk Kemitraan Indonesia – Australia tentang Rekonstruksi dan Pembangunan (Partnership Loan Agreement for the Australia-Indonesia Partnership for Reconstruction and Development) [5] yang mengatur kerangka kerja Perjanjian Pinjaman Proyek di bagian hilir. Kedua perjanjian pinjaman ini beserta lampiran – lampirannya harus dibaca bersama – sama. Berita Acara Negosiasi menjelaskan isu – isu yang dibahas dan disetujui pada saat Negosiasi Pinjaman tanggal 3 Juli 2007. Batas akhir untuk memulai efektif pinjaman adalah tanggal 6 Desember 2007 (90 hari setelah tanggal penandatangan Perjanjian Pinjaman Proyek tanggal 7 September 2007) atau setelah tanggal tersebut yang ditentukan oleh Commonwealth dan disampaikan secara tertulis kepada Pemerintah Indonesia.Tanggal Pinjaman Efektif Aktual telah ditentukan pada tanggal 4 Maret 2008. Menyatu dengan Perjanjian Pinjaman Proyek ini adalah dua Perjanjian Upaya Perlindungan (safeguard) yang telah diadopsi oleh Pemerintah Indonesia sebelum Negosiasi Pinjaman:
3.1.3.
a.
Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial - Environmental and Social Safeguardstelah ditandatangani oleh Menteri Pekerjaan Umum pada tanggal 29 Juni 2007 dan berdasarkan Perjanjian Pinjaman mengikat secara hukum terhadap Pemerintah Indonesia (lihat Seksi 3.3).
b.
Rencana Tindakan Anti Korupsi - Anti-Corruption Action Plan (Lampiran 3) telah ditandatangani oleh Menteri Pekerjaan Umum pada tanggal 29 Juni 2007 dan berdasarkan Perjanjian Pinjaman mengikat secara hukum.
Persyaratan Tambahan untuk Efektifitas Pinjaman Perjanjian Pinjaman EINRIP berlaku setelah syarat – syarat berikut terpenuhi sebagai tambahan terhadap Opini Hukum: a.
Komite Pengarah dan Sekretariat Komite Pengarah telah terbentuk (Surat Keputusan pembentukan Komite Pengarah dan Sekretariat Komite Pengarah dilampirkan dalam Lampiran 8).
b.
PMU telah terbentuk dan Ketua PMU beserta seluruh staf yang diperlukan telah ditunjuk (Surat Keputusan Pembentukan PMU dan penunjukkan staf PMU dilampirkan dalam Lampiran 9).
c.
Manual ManajemenProyek (PMM) ini telah memuaskan Commonwealth (Pemerintah Australia) dan telah diadopsi Pemerintah Indonesia.
d.
Surat Pajak, yang memuaskan Pemerintah Australia, telah diadopsi Pemerintah Indonesia. Surat Pajak adalah surat yang diterbitkan oleh Pemerintah Indonesia, yang mengatur mengenai tata
29
cara pemungutan, atau pengecualian terhadap, pajak – pajak di dalam proyek. (Surat Pajak akan dilampirkan dalam Lampiran 10). e.
Panitia Lelang untuk pengadaan PAS, PMSC dan RSC telah ditunjuk, dan pernyataan minat (expression of interest) telah untuk layanan ketiga konsultan ini telah diiklankan (Pengangkatan Panitia Lelang dan iklan untuk Expression of Interest dilampirkan dalam Lampiran 11).
f.
Pedoman, yang memuaskan Pemerintah Australia mengenai pengaturan pemberian sanksi bagi konsultan dan kontraktor yang terlibat tindak korupsi berkaitan dengan proyek ini, telah diadopsi. (Pedoman yang telah disetujui dilampirkan dalam Lampiran 7).
g.
Pedoman, yang memuaskan Pemerintah Australia mengenai pengaturan pemberian sanksi bagi pejabat publik yang terlibat tindak korupsi berkaitan dengan proyek ini, telah diadopsi. Sanksi tersebut termasuk memberhentikan dari jabatannya di proyek selama penyelidikan berlangsung. (Pedoman yang telah disetujui dilampirkan dalam Lampiran 7).
Bila semua kriteria di atas telah dipenuhi, PMU dapat menyampaikan rinciannya kepada AusAID dan meminta pernyataan Efektif Pinjaman berdasarkan pasal 4 Perjanjian Pinjaman.
3.2.
Perencanaan dan Program Indikatif Program Kerja EINRIP telah disiapkan sebelum Negosiasi Pinjaman dan bergantung pada persetujuan akhir studi kelayakan, desain akhir engineering, dan studi lingkungan dan social. Estimasi 4 awal telah dibuat dalam PIP tetapi dapat direvisi tanpa membatalkan PIP tersebut atau Perjanjian Pinjaman. Proyek – proyek yang diusulkan untuk AWP 1 Batch 1 telah diterima oleh AusAID untuk dimasukkan dalam program, dengan memperhatikan penyelesaian penyaringan lingkungan dan sosial untuk menjamin tidak ada persyaratan pembebasan tanah atau pemukiman kembali yang belum terselesaikan. Studi – studi kelayakan dan penyaringan lingkungan/sosial akan tetap diselesaikan untuk proyek – proyek yang diusulkan dalam AWP 1 batch 2 di dalam PIP. AWP 2 dan AWP 3 juga sedang dalam proses persiapan, dan kandidat yang diusulkan dicantumkan dalam Lampiran 1 PIP. Kandidat ini akan dipilih sampai dengan nilai pagu sementara untuk AWP 2/3 yang ditunjukkan dalam Tabel 3-1, dan dapat disesuaikan secara berkala oleh PMU ketika biaya kontrak AWP 1 diketahui dengan cara mengurangi jumlah keseluruhan pinjaman. Jumlah tersebut termasuk komponen Pemerintah Indonesia dan seluruh kontingensi, tapi tidak termasuk PPN. Tabel 3-1 Indikasi Pekerjaan Sipil berdasarkan Program AWP1 Batch 1 Peningkatan Jalan Pekerjaan Jembatan
(km/m)
A$m.
254 1,365
Total (Biaya saat ini)
3.2.1.
AWP1 Batch 2
AWP 2 & 3
(km/m)
A$m.
(km/m)
A$m.
73.0
537
131.2
166
21.6
1,841
16.0
796
94.6
147.1
Total (km/m)
A$m.
45.7
956
249.9
10.1
4,002
47.7
55.9
297.6
Materi Jembatan Rangka Baja
11.1
Total (Jalan & Jembatan)
308.7
Prosedur Pemilihan Proyek Identifikasi dan evaluasi proyek telah dilaksanakan oleh Project Preparation Consultants yang dipantau secara ketat oleh Ditjen Bina Marga dan AusAID. a.
Studi penyaringan jaringan jalan telah dilaksanakan dengan menggunakan IRMS untuk mengidentifikasi prioritas kebutuhan dan evaluasi koridor tingkat ekonomis; 4
30
Mengacu pada Tabel 1.2A dan 1.2B, dan Lampiran 1 dan 3 PIP
3.2.2.
b.
Identifikasi koridor jalan utama berdasarkan kebutuhan yang dirasakan, bukan hanya berdasarkan evaluasi ekonomi;
c.
Review lapangan atas koridor yang diprioritaskan telah dilaksanakan. Dampak lingkungan dan sosial, serta tindakan mitigasi yang diperlukan telah diidentifikasi;
d.
Prioritas – prioritas Ditjen Bina Marga dan Daerah untuk peningkatan jalan telah direview;
e.
Draft AWP1/2/3 disiapkan setelah dilakukan review kelayakan secara rinci.
Kategori Pekerjaan Jenis penanganan jalan dan jembatan dibatasi pada: a.
Semua penanganan jalan merupakan proyek peningkatan termasuk sedikit pelebaran, yang terbatas pada beberapa proyek peningkatan kapasitas jalan;
b.
Pemeliharaan berkala tidak dievaluasi sebagai alternatif penanganan atau termasuk dalam program kerja ini, kecuali pada seksi – seksi pendek dalam proyek dimana penanganan peningkatan secara penuh tidak diperlukan;
c.
Jembatan - jembatan panjang yang tidak layak untuk rangka baja tidak disertakan dalam program penggantian jembatan.
Beberapa paket kontrak pekerjaan jembatan dapatdibuat secara terpisah, jika: (i)
Pada ruas jalan yang sama dengan paket pekerjaan jalan terdapat jumlah jembatan yang mencukupi untuk membuat paket pekerjaan yang efisien (misalnya lebih dari 5 jembatan);
(ii) Pada jalan Nasional di Wilayah Timur Indonesia, sebagai bagian dari program penggantian jembatan dengan rangka baja, hanya untuk jembatan – jembatan dengan bentang 30 m atau lebih. 3.2.3.
Perkiraan Biaya Perencanaan Perkiraan biaya perencanaan lebih didasarkan atas informasi dari rekayasa desain daripada biaya yang dibutuhkan dari program lain, karena adanya revisi dalam prosedur dan standar desain. Variabel utama yang mempengaruhi biaya per km adalah lebar desain perkerasan.
3.3.
Penilaian dan Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial Pada semua tahap persiapan dan pelaksanaan proyek, perlu dilakukan pertimbangan yang cermat terhadap penilaian dampak lingkungan dan sosial, identifikasi tindakan mitigasi yang layak, dan penyiapan prosedur manajamen dan monitoring dampak yang penting. Sebuah dokumen terpisah, “Pedoman Pelaksanaan Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial” telah disiapkan sebagai bagian dari Manual Manajemen Proyek, dan mengidentifikasi prosedur – prosedur yang harus diikut selama proses persiapan dan pelaksanaan proyek. Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial (ESS) yang digunakan dalam EINRIP hampir sama dengan Rencana Manajemen Lingkungan dan Sosial pada proyek – proyek Bank Dunia yang 56 sedang berjalan . Hal – hal yang penting dalam ESS dijelaskan di bawah ini. Sesuai dengan ESS, PMM harus memberikan informasi detail mengenai empat aspek yang terdapat dalam Pedoman terpisah untuk Pelaksanaan Upaya Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial EINRIP [6]: a.
Format laporan untuk studi UKL/UPL dan AMDAL studies, seperti yang terdapat pada ESS Seksi 1.2. 5
Rencana Manajamen Lingkungan - Environmental Manajement Plan (EMP) EIRTP-2 bulan Mei 2004;
6
Rencana Penilaian Manajemen Lingkungan dan Sosial - Environmental and Social Assessment Management Plan (ESAMP) SRIP, diringkas dalam Dokumen Appraisal Proyek, 2 Juni 2006
31
3.3.1.
b.
Penyiapan dokumentasi UKL/UPL dan AMDAL, mengacu pada ESS Seksi 2.1.
c.
Format Laporan Rencana Pembebasan Tanah dan Pemukiman Kembali - Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) dan LARAP sederhana (SLARAP), mengacu pada ESS Seksi 4.4. Prosedur untuk melaksanakan LARAP dan SLARAP dijelaskan dalam ESS Seksi 4 sampai 8.
d.
Format laporan progress bulanan untuk pelaksanaan LARAP dan studi SLARAP termasuk penyampaian pelaksanaan ganti rugi, mengacu pada ESS Seksi 8.1.
Studi dan Penyaringan Lingkungan Proses penyaringan lingkungan menentukan hal – hal yang menyebabkan perlunya penilaian dampak lingkungan (AMDAL) secara menyeluruh atau hanya rencana pemantauan dan mitigasi lingkungan (UKL/UPL), berdasarkan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup No. 11 tahun 2006[7] dan Peraturan Menteri PU No. 10 tahun 2008. Kriteria penyaringan AMDAL sekarang mencakup jembatan dengan panjang lebih dari 500 m. Sebagai tambahan terhadap kriteria penyaringan lingkungan Indonesia, proyek EINRIP harus memenuhi upaya penanganan dampak lingkungan Australia terkait dengan: a) dampaknya secara signifikan terhadap masalah biofisika dan sosial budaya nasional yang penting, dan b) terjadinya degradasi komponen ekosisten. Terjadinya salah satu isu di atas wajib disampaikan kepada Departemen Lingkungan, Air, Kebudayaan dan Seni Australia (Australian Department of the Environment, Water, Heritage and the Arts - DEWHA)untuk dinilai. Oleh karena proses ini tergolong baru, tidak mungkin untuk menyatakan apakah studi AMDAL Indonesia akan memenuhi criteria DEWHA. Diharapkan setelah DEWHA melakukan penelitian, DEWHA akan menyampaikan komentarnya secara tertulis kepada Ditjen Bina Marga mengenai upaya perlindungan lingkungan. Setelah menerima komentar tersebut, Ditjen Bina Marga akan melakukan modifikasi untuk pedoman studi dan penyaringan lingkungan EINRIP berikutnya. Studi AMDAL dan UKL/UPL akan diatur oleh PPC dan dilaksanakan baik oleh PPC sendiri atau subkontrak dengan pihak ketiga. Untuk kedua hal tersebut akan didukung oleh Ditjen Bina Marga dan lembaga yang memberikan persetujuan adalah Bapedalda/BLHD propinsi. Perkiraan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan studi UKL/UPL adalah 3 – 4 bulan, sedangkan untuk studi AMDAL adalah 6 – 12 bulan. Bila diperlukan penilaian dari DEWHA, maka penilaian ini akan dilaksanakan pada waktu yang sama.
3.3.2.
Pasal – pasal Standar Lingkungan – Standard Environmental Clauses Untuk semua kontrak pekerjaan fisik, telah dimasukkan pasal – pasal standar lingkungan (SEC) pada seksi 1.17 Spesifikasi Teknik dalam dokumen lelang. Apabila suatu paket memerlukan penanganan tambahan (baik merupakan hasil studi lingkungan atau bukan), dapat ditambahkan pasal – pasal khusus lingkungan yang dimasukkan ke dalam Spesifikasi Khusus. Proyek – proyek Bank Dunia yang sedang berjalan menggunakan istilah ‘Prosedur Standar Operasional – Standard Operating Procedures (SOP)’ sebagai padanan SEC. Pasal 6.7 Syarat – syarat Umum Kontrak mensyaratkan Kontraktor untuk bertanggungjawab mendorong personelnya menghadiri program kesadaran HIV/AIDS selama pekerjaan konstruksi berlangsung. Syarat khusus yang terkait dengan pasal ini menjelaskan bahwa program kesadaran HIV/AIDS akan dilaksanakan oleh penyedia jasa yang diatur konsultan dan ditugaskan untuk membantu PMU. Kontraktor tetap bertanggungjawab untuk tindakan pencegahan lain yang berhubungan dengan kesehatan dan keselamatan personelnya.
3.3.3.
Upaya PerlindunganSosial Kerangka kerja kebijakan Pembebasan Tanah dan Pemukiman kembali - Land Acquisition and Resettlement Policy Framework (LARF) menjadi pedoman dalam penyiapan LARAPs, LARAP sederhana, dan studi TRACER (penelusuran kembali) pada sub-sub proyek yang tanahnya telah dibebaskan. Istilah dan tata caranya dijelaskan dalam pedoman yang terpisah [6].
32
LARF yang digunakan dalam EINRIP sangat mirip dengan LARF untuk proyek – proyek Bank Dunia yang sedang berjalan. Perbedaan – perbedaan pokok LARF ini diberikan dalam Tabel 3-2. Tabel 3-2
Perbedaan Pokok dalam Upaya Perlindungan Sosial: Proyek EINRIP danBank Dunia
LARF untuk EINRIP Umum: PPC akan melaksanakan seluruh survey subproyek di lapangan, investigasi lingkungan dan studi social sesuai dengan persyaratan upaya perlindungan ini. LARAP sederhana = SLARAP Kriteria untuk SLARAP: Apabila jumlah Warga Terkena Proyek kurang dari 200 orang (40 rumah tangga), atau aset produksi yang hilang kurang dari 10% dan apabila kurang dari 25 orang (5 rumah tangga) yang secara fisik dipindahkan. Hibah Tanah: PMU harus menjamin bahwa tidak ada tekanan atau intimidasi terhadap WTP dalam proses hibah tanah. Studi Tracer: Studi uji kelengkapan dilaksanakan untuk menjamin bahwa prosedur yang benar telah diterapkan bila dilakukan pembebasan tanah dan/atau pemukiman kembali untuk menyiapkan sub-proyek yang diusulkan setelah bulan Agustus 2005 (dua tahun sebelum penandatanganan pinjaman). 3.3.4.
LARF untuk proyek Bank Dunia Umum: Pemilihan sub-proyek harus memenuhi petunjuk OD Bank Dunia 4.20 (Masyarakat Adat) dan Prosedur OP 4.12 (Pemukiman Kembali sukarela); dan undang – undang serta peraturan pemerintah Indonesia yang berlaku. LARAP Singkat – Abrreviated LARAP(SRIP);LARAP sederhana (EIRTP2) Kriteria untuk Abbreviated/LARAP sederhana: Apabila jumlah Warga Terkena Proyek kurang dari 200 orang, atau aset produksi yang hilang kurang dari 10% dan tidak ada warga yang dipindahkan secara fisik. Hibah Tanah: PMU dan Bank Dunia harus menjamin bahwa tidak ada tekanan atau intimidasi terhadap PAP dalam proses hibah tanah. Studi Tracer: Studi uji kelengkapan dilaksanakan untukmenjamin bahwa prosedur yang benar sesuai dengan OP Bank Dunia 4.12 telah diterapkan dan hasilnya telah sesuai dengan kebijakan kerangka kerja bila dilakukan pembebasan tanah dan/atau pemukiman kembali di tanah sub-proyek setelah bulan Mei 2002 (EIRTP2) atau Oktober 2004 (SRIP).
Manajemen Penerapan Upaya Perlindungan Kegiatan upaya perlindungan lingkungan dan social harus dikoordinasikan dengan perencanaan, desain, dan pelaksanaan konstruksi, seperti tercantum dalam dokumen yang menyertainya yaitu “Pedoman Pelaksanaan ESS”. Persiapan dan pelaksanaan LARAP dan SLARAP akan menjadi tanggung jawab pemerintah daerah terkait, yang dikoordinasikan oleh BAPPEDA. Rincian pertanggungjawaban untuk setiap kegiatan ESS diuraikan dalam pedoman yang terpisah [6]. Pemantauan dampak lingkungan selama konstruksi akan dilaksanakan sebagai salah satu tugas supervisi, yang ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja RSC. Format untuk observasi rutin dan pelaporan dampak lingkungan dimasukkan dalam pedoman ESS [6]. Pemantauan pelaksanaan seluruh aspek ESS menjadi tanggung jawab PMU dan dibantu oleh PMSC.
3.3.5.
Perkiraan Biaya Pembebasan Tanah dan Pemukiman Kembali ESS mensyaratkan ganti rugi yang dibayarkan untuk pembebasan tanah dan pemukiman kembali berdasarkan:
Harga pasar tanah sebelum proyek atau pemindahan; Biaya untuk setiap pendaftaran tanah dan pajak pengalihan tanahe cost of any registration and transfer taxes; Harga pasar material untuk membangun bangunan yang dipindah serupa dengan bangunan terkena proyek, atau untuk memperbaiki sebagian struktur yang terkena termasuk biaya angkut material dan tenaga kerja;
Penetapan harga standar untuk berbagai jenis pohon dan tanaman;
Biaya penyiapan lahan untuk pertanian dan penggunaan lain untuk pemukiman kembali;
33
Biaya untuk membantu relokasi, meliputi biaya pindah dan tunjangan yang setara dengan biaya hidup rata – rata daerah selama masa transisi.
Biaya untuk item – item tersebut di atas (disingkat sebagai biaya pembebasan tanah) diperkirakan menggunakan metode yang dijelaskan dalam pedoman ESS [6]. Hibah tanah merupakan alternatif pembebasan tanah yang dapat diterima, di mana hanya sebagian kecil tanah yang terkena dan WTP/KKTP telah diberi penjelasan lengkap mengenai hak – haknya dan dapat dibuktikan dengan pernyataan tertulis yang menunjukkan keinginan warga untuk menghibahkan tanahnya. Kabupaten atau Kota harus bertanggungjawab atas biaya warga untuk membuat sertifikat kepemilikan baru dan pendaftaran luasan baru tanah. WTP/KKTP juga kadangkala menerima pagar atau tembok baru dari Kabupaten atau Kota sebagai kompensasi untuk hibah tanahnya. Jumlah yang dianggarkan untuk EINRIP pada Seksi 9.2.2 telah berdasarkan metode ini. 3.3.6.
Pemantauan Pelaksanaan LARAP Paragraf A4.10.2 of ESS mensyaratkan agar lembaga independen (baik LSM local, Universitas atau yang setara) dipertahankan untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi eksternal secara berkala terhadap pelaksanaan LARAP. Ini akan dikelola oleh PMU dengan dukungan PMSC.
3.3.7.
Dampak Perubahan Iklim Berkaitan dengan review saat ini dan kemungkinan revisi terhadap pedoman AusAID dan peraturan yang masih belum disepakati, perlu diperhatikan untuk memasukkan isu dampak perubahan iklim. Paling sedikit, proses penyaringan harus menyertakan beberapa kajian informal terkait perubahan iklim. Penyaringan harus mengenali dan mengidentifikasikan faktor – faktor yang berdampak terhadap kriteria perubahan iklim (menyebabkan peningkatan gas rumah kaca, berpengaruh terhadap kenaikan permukaan laut, dsb), mencatat dampak yang sudah diantisipasi dan bagaimana memantaunya, dan mengidentifikasi kemungkinan tindakan – tindakan mitigasi. Peraturan – peraturan yang akan datang dan revisi pedoman harus dimasukkan ke dalam manual, bila telah berlaku.
3.4.
Desain Dalam rangka meningkatkan kualitas desain dan menghindari revisi desain selama pelaksanaan, EINRIP telah mengerahkan lebih banyak sumber daya untuk melakukan rekayasa survey dan desain secara penuh dibandingkan program – program Jalan Nasional lain saat ini. Proses desain mengikuti ketentuan Desain dan Revisi Desain Jalan dan Jembatan edisi DJJ/08/02, yang dikeluarkan oleh Direktorat Bina Teknik pada bulan Februari 2008. Wewenang penyiapan desain dan legalisasi dokumen desain berdasarkan kategori – kategori berikut ini: Penyiapan Desain Jalan No.
Kategori
Kewenangan dan Menyetujui
Mengetahui
1.
Jalan Strategis/ Nasional
P2JJ/Balai
Kepala Balai
2.
Jalan Strategis/ Nasionaldengan penanganan kompleks/khusus*
Subdit Teknik Jalan
Direktur Bintek
* Kategori jalan dengan penanganan kompleks/khusus akan ditentukan oleh Direktorat Bintek
Penyiapan Desain Jembatan No.
Kategori
Kewenangan dan Menyetuju
1.
Jembatan Standar
P2JJ/Balai
2.
Jembatan Non-Standar/Khusus
Subdit Jembatan
Mengetahui Head of Balai
Teknik
Direktur Bintek
Jembatan standar: mencakup jembatan rangka, gelagar dua tumpuan, dan sistem lantai.
34
Jembatan Non-standar: mencakup jembatan gelagar menerus, pelengkung, sistem kabel dan jembatan non standar lainnya.
Semua desain dan gambar telah diselesaikan oleh Project Preparation Consultant, dan dokumen lelang telah disiapkan agar dapat memulai pelelangan segera setelah Panitia Lelang menyelesaikan persiapan – persiapan administrasi (lihat Seksi 4.3.1.a.). Persetujuan desain tidak melepaskan tanggung jawab professional konsultansebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 2006. Seksi ini menjelaskan hal – hal penting dalam perbaikan proses desain sehingga unit pelaksana dapat membuat persiapannya secara maksimal untuk mencapai hasil berkualitas tinggi. 3.4.1.
Uraian Singkat Desain Uraian Singkat Desain merupakan dokumen yang memberikan pedoman desain dalam proyek ini. Uraian Singkat Desain mengambil informasi dan data dari studi kelayakan – Feasibility Study (FS) dan uraian standar teknis untuk diterapkan dalam desain dan dokumentasi, meliputi hal – hal berikut:
Lingkup proyek dan kriteria kinerja teknik secara spesifik.
Proses dan tanggung jawab untuk mereview dan memperbaharui uraian singkat desain.
Proses review desain pada saat desain.
Bagaimana memulai, mereview, menyetujui, mencatat dan melaksanakan perubahan desain.
3.4.2.
Proses untuk verifikasi desain selama proses desain untuk mengetahui kesesuaian dengan pedoman dan referensi desain. Bagaimana memasukkan Audit - audit Keselamatan Jalan independen pada desain ke dalam proses desain. Proses review dan persetujuan dari Bina Marga.
Laporan Desain Laporan desain akan disiapkan untuk masing – masing sub-proyek setelah desain selesai, dan akan terdiri dari:
Lingkup Pekerjaan. Deskripsi kondisi yang ada, meliputi geometri, potongan melintang, jenis perkerasan, kondisi jalan secara umum. Deskripsi survey pra-desain yang dilaksanakan, meliputi pengenalan topografi, survey kondisi jalan, survey kondisi jembatan, dan survey hidrologi. Investigasi lapangan, meliputi rincian survey topografi dan metodologi yang digunakan termasuk koordinat dan sudut, kontrol vertikal, testing perkerasan pada jalan yang ada termasuk ringkasan pengukuran ketahanan (distress) perkerasan/ jembatan, tes – tes yang dilaksanakan dan hasilnya, survey hidrologi lapangan, data curah hujan, kondisi drainase dan daerah tangkapan air.
Standar Desain dan kriteria desain yang digunakan dalam desain.
Keluaran desain meliputi daftar gambar dan spesifikasi gambar yang digunakan.
Perkiraan biaya termasuk analisis harga satuan.
35
3.4.3.
Pemutakhiran Desain/ Revisi Desain selama Pelelangan Apabila karena suatu hal, pelelangan mengalami keterlambatan signifikan setelah penyelesaian desain, maka kondisi lapangan dapat beresiko terhadap banjir, tanah longsor, atau kejadian penting lainnya. Hal ini akan membutuhkan perubahan desain sebelum lelang dimulai. Desain sederhana (simplified desain) tidak diterapkan dalam EINRIP. Sub-seksi ini hanya memberikan penjelasan mengenai perubahan desain sebelum dan selama tahapan pelelangan. Setelah pemenang kontrak diumumkan dan Engineer ditunjuk, perubahan desain akan dijelaskan pada sub-seksi 8.2.1 (Revisi Desain). Pemutakhiran Desain:pemutakhiran desain meliputi penyesuaian – penyesuaian kecil pada dokumen lelang, misalnya koreksi daftar gambar, penambahan gambar hilang, koreksi BOQ sebagai akibat perbandingan terhadap gambar, penambahan item hilang, penghapusan item yang tidak diperlukan, dsb, tanpa harus memodifikasi desain awal yang sudah resmi dan disahkan. Perubahan – perubahan tersebut harus diinformasikan kepada peserta lelang paling lama 14 hari sebelum tanggal akhir pemasukan penawaran (seksi 5.2.4). Revisi Desain:Revisi desain meliputi perubahan – perubahan terhadap desain awal yang sudah resmi dan disahkan, misalnya perubahan jenis konstruksi, perubahan desain jembatan, penyusunan kembali/ realignment, penambahan bangunan baru, perubahan karena bencana alam, dsb, yang berdampak pada panjang pekerjaan, total biaya dan waktu penyelesaian. Revisi desain harus disahkan sebelum proses pelelangan dimulai. Apabila revisi desain perlu dilakukan setelah pelelangan dimulai maka proses penawaran harus dibatalkan dan proses baru dimulai setelah revisi diformalkan. Untuk kontrak pekerjaan sipil, Satker/PPK dan pihak terkait lainnya (Dit. Bina Pelaksanaan Wilayah, Balai, dan Dit. Bintek) akan meminta PMU agar memulai proses pemutakhiran desain. Surat permintaan akan ditujukan kepada PMU dan ditembuskan kepada Team Leader RSC dan Team Leader PMSC. Apabila PPC masih ada, pemutakhiran/revisi desain akan dilaksanakan oleh PPC berdasarkan permintaan PMU. Setelah PPC didemobilisasi, RSC akan bertanggungjawab untuk melaksanakan pekerjaan ini. Dalam hal pemutakhiran desain (pemutakhiran kuantitas, pemutakhiran gambar/kuantitas yang hilang), RSC akan mengirimkan laporan mengenai pemutakhiran desain (termasuk perhitungan rinci pemutakhiran desain). Laporan desain ini akan dievaluasi oleh PMSC dan PMSC kemudian akan memberikan rekomendasi kepada PMU. PMU akan memberitahukan kepada Satker/PPK mengenai rincian pemutakhiran desain. Berdasarkan surat pemberitahuan ini, Satker/PPK akan berkoordinasi dengan Panitia Lelang untuk memperbaharui Harga Perkiraan Sendiri (Owner’s Estimate) dan perubahan lain dalam dokumen lelang. Dalam hal revisi desain (perubahan jenis perkerasan, perubahan jenis struktur atas/bawah), RSC harus berkoordinasi dengan P2JN dan Dit Bintek. RSC harus mengirim laporan pemutakhiran desain (termasuk perhitungan untuk pemutakhiran desain) yang ditujukan kepada PMU. PMU akan mengirim laporan ini kepada Dit. Bintek untuk direview dan disahkan. Diskusi antara Dit. Bintek dengan Dit. Bina Pelaksanaan Wilayah, PMU, PMSC, RSC, Satker/PPK memerlukan koordinasi dari PMU. Setelah desain disahkan oleh BIntek, PMU akan memberikan informasi kepada Satker/PPK mengenai rincian revisi desain. Berdasarkan surat ini, Satker/PPK akan berkoordinasi dengan Panitia Lelang untuk memperbaharui Harga Perkiraan Sendiri dan perubahan lain dalam dokumen lelang. Pada kedua kasus di atas, RSC memegang tanggungjawab terhadap kedua aspek teknisnya. Bila ditemukan bahwa telah terjadi perubahan fisik yang signifikan, desain dan dokumen kontrak harus direvisi sepenuhnya untuk memperhitungkan kondisi perubahan tersebut dengan didukung investigasi lapangan dan survey yang dibutuhkan. Dampak lingkungan dan social pada setiap revisi desain perlu dievaluasi menurut cara yang umum berlaku. Ringkasan laporan mengenai pelaksanaan pemutakhiran/revisi desain, dan Gambar serta dokumen lelang yang telah direvisi akan disampaikan kepada AusAID untuk direview dan diterbitkan NOL.
36
3.4.4.
Susunan Baru Dokumen Lelang Standar Dokumen Lelang Standar - Standard Bidding Documents (SBD) untuk International Competitive Bidding(ICB) pekerjaan jalan dan jembatan EINRIP akan mengikuti SBD pekerjaan yang diterbitkan oleh Bank Dunia pada bulan April 2007. Perubahan – perubahan terhadap dokumen yang digunakan di Kawasan Timur Indonesia di bawah EIRTP-2 (November 2004) adalah sebagai berikut: a.
Penomoran seksi telah direvisi, seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 3-3. Daftar Kuantitas (BOQ) yang sebelumnya merupakan seksi terpisah, telah digabungkan ke dalam Seksi IV, Formulir Lelang. Pakta Integritas juga termasuk di sini meskipun bukan bagian dari SBD Bank Dunia.
b.
Teks Syarat – syarat Umum Kontrak (Seksi VII baru) telah diganti dengan persyaratan FIDIC yang digunakan oleh Bank - bank Pembangunan multilateral – Multilateral Development Banks.
c.
Bank Dunia telah merevisi Petunjuk Pengguna (User’s Guide), yang terpisah dari SBD itu sendiri. PMU akan menyediakan User’s Guide kepada semua Panitia Lelang sebagai dokumen terpisah.
Meskipun SBD baru telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia, hanya SBD versi Bahasa Inggris yang akan digunakan dalam pelelangan, dan Bagian 3 SBD versi Bahasa Inggris yang akan menjadi bagian dalam kontrak.
3.5. 3.5.1.
Penyiapan Komponen Lainnya Barang Barang – barang telah diidentifikasi, meliputi material jembatan rangka baja dan peralatan kantor untuk PMU. Pelelangan akan menjadi lelang terbuka, ICB untuk rangka baja jembatan dan NCB untuk peralatan kantor. a.
Rangka baja jembatan akan diadakan terhadap jembatan – jembatan terpilih dengan bentang 30 m dan lebih panjang, diutamakan untuk pekerjaan sipil EINRIP.
b.
Peralatan kantor dan komunikasi akan diadakan untuk PMU.
Di dalam revisi terhadap alokasi kategori pinjaman, tidak ada lagi peralatan yang akan diadakan untuk PMU. Hanya material rangka baja jembatan yang akan diadakan di bawah kategori Barang. 3.5.2.
Tambahan Biaya Operasional - Incremental Operating Costs(IOC) Tambahan biaya operasional meliputi barang – barang dan jasa minor bagi PMU. Hal ini di luar gaji pemerintah dan tunjangan rutin/honoraria. Prosedur pengadaan dan pembayaran untuk IOC dijelaskan dalam Seksi 6.1.3, 9.2.2.2 dan 9.3.3 (5).
3.5.3.
Jasa Konsultan Kerangka Acuan Kerja untuk jasa – jasa dijelaskan pada Seksi 2.4 (Jasa Konsultan yang Dibiayai Proyek) sedang disiapkan bersama antara AusAID dan Ditjen Bina Marga. KAK untuk jasa - jasa lainnya pada Seksi 2.5 (Jasa Konsultan Lain) sedang disiapkan oleh AusAID, untuk direview dan disetujui oleh Ditjen Bina Marga, dan (untuk audit) oleh Inspektorat Jenderal PU.
37
Tabel 3-3 Susunan Dokumen Lelang Standar Lama dan Baru untuk Pekerjaan ICB
Seksi
Dokumen Lelang Standar EIRTP-2
Dokumen Lelang Standar ICB EINRIP
(2004)
(2007)
Deskripsi
Seksi
BAGIAN 1 – PROSEDUR LELANG
Undangan Lelang I
Instruksi kepada Peserta Lelang
I
Instruksi kepada Peserta Lelang.........(IPL)
II
Lembar Data Lelang
II
Lembar Data Lelang...................(LDL)
III
Negara-negara yang memenuhi syarat
III
Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi
IV IV
Bentuk Penawaran, Informasi Kualifikasi, Surat Penetapan Pemenang, Persetujuan, Afidavit untuk Joint Operation dan Lampiran Penawaran
Formulir-formulir Lelang (termasuk Bentuk Penawaran, Daftar Kuantitas, Pakta Integritas, dll)
V
Negara-negara yang memenuhi syarat
V
Bagian I: Kontrak
VI
Bagian II: Syarat-syarat Penerapan Khusus
VII
Spesifikasi
VIII
Gambar-gambar
IX
Daftar Kuantitas
X
Formulir-formulir Jaminan
Syarat-syarat
BAGIAN 2- PERSYARATAN PEKERJAAN
Umum VI
38
Deskripsi
untuk
Persyaratan Pekerjaan A – Lingkup Pekerjaan B – Spesifikasi C – Gambar-gambar D – Informasi Tambahan BAGIAN 3 – SYARAT-SYARAT KONTRAK DAN FORMULIR-FORMULIR KONTRAK
VII
Syarat-syarat Umum ........ (SU) - Lampiran untuk Dewan Penyelesaian Perselisihan
VIII
Syarat-syarat Khusus ........(SK) - Bagian A Data Kontrak - Bagian B Ketentuan Spesifik.
IX
Lampiran untuk Syarat-syarat Khusus – Formulir-formulir Kontrak
BAB. 4 4.1.
KETENTUAN UMUM PELELANGAN
Ringkasan Ketentuan Pelelangan Bab 4 sampai Bab 7 PMM EINRIP memberikan garis besar prosedur pelelangan yang digunakan dalam EINRIP. Prosedur tersebut berdasarkan Pedoman Bank Dunia yang diubah dengan Perjanjian Pinjaman Proyek. Selanjutnya berdasarkan Pasal 8 Perpres 54/2010, persetujuan Menteri Pekerjan Umum diperlukan untuk menetapkan pemenang lelang diatas Rp. 100 Milyar (~A$ 12 juta). Berdasarkan Pasal 17 Perpres tersebut, Kepala ULP berhak menetapkan Pemenang sampai dengan Rp. 100 Milyar. Apabila tidak ada ketentuan dalam Pedoman Bank Dunia dalam Perjanjian Pinjaman Proyek, maka akan berlaku prosedur pelelangan Pemerintah Indonesia. A.
Pekerjaan Sipil (Civil Works) Sebelum tahun 2011, pelelangan untuk pekerjaan sipil dilaksanakan oleh Ditjen Bina Marga melalui Panitia Lelang yang diangkat oleh Kepala Sakter Pembangunan Jalan di masing – masing propinsi yang terlibat, dan dengan dukungan pelelangan dari Konsultan Layanan Penasehat Pelelangan (PAS). Kepala Satker tersebut bertanggungjawab kepada Kepala Balai Ditjen Bina Marga sesuai wilayahnya, kecuali untuk Satuan Kerja Pembangunan Jalan Metropolitan yang langsung berada di bawah Direktur Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota. Sejak tahun 2011, pelelangan dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) beserta kelompok kerjanya. Pada masa transisi, Kepala Balai/Balai Besar akan bertindak sebagai Kepala ULP di wilayah kerjanya. Semua pekerjaan sipil akan dilelangkan mengikuti prosedur International Competitive Bidding (ICB) tanpa memperhatikan perkiraan nilai kontrak untuk setiap calon peserta lelang dari Australia, Selandia Baru, dan Indonesia. Kriteria eligibilitas peserta lelang diuraikan dalam Seksi 4.1.3. Prosedur pasca-kualifikasi akan diterapkan dalam lelang ini. Prosedur Lelang untuk Pekerjaan dijelaskan dalam Bab ini dan Bab 5.
B.
Barang Barang dengan nilai diatas A$300,000 akan dilelang menggunakan prosedur ICB. Yang memenuhi nilai tersebut hanya lelang material rangka baja jembatan, dan telah dilaksanakan oleh Panitia Lelang dibawah Satuan Kerja di Direktorat Bina Teknik pada tahun 2008. National Competitive Bidding (NCB) akan digunakan untuk pelelangan barang dengan nilai dibawah A$300,000. Kriteria eligibilitas dijelaskan pada Seksi 4.1.3. Proses NCB selanjutnya dibagi menjadi dua prosedur lelang terpisah sebagai berikut:
Untuk barang-barang dengan perkiraan nilai antara Rp 50 juta sampai A$300,000, digunakan pelelangan umum NCB dengan ketentuan eligibilitas berdasarkan Pinjaman Untuk barang-barang dengan perkiraan nilai dibawah Rp. 50 juta, digunakan pemilihan langsung (National Competitive Shopping) sebagaimana diatur dalam Pedoman Bank Dunia dan dilengkapi dengan Keppres No. 80/2003, yang telah diperbaharui dengan Perpres 8/2006 [3]atau perubahan-perubahan berikutnya.
Dukungan pelaksanaan pelelangan untuk barang akan diberikan oleh PAS. Prosedur Pelelangan untuk Barang dijelaskan dalam Bab ini dan Bab 6. C.
Jasa – Jasa Konsultan Jasa konsultan akan dilelangkan dengan penentuan penetapan pemenang berdasarkan metode Seleksi Kualitas dan Biaya (Quality and Cost-based Selection), dan dengan dukungan pelelangan dari Procurement Agent. Pengadaan akan dilaksanakan sebagai berikut:
39
Untuk jasa PMSC, oleh Panitia Lelang di bawah Satuan Kerja Direktorat Bina Program, Ditjen Bina Marga. Untuk jasa RSC, oleh Panitia Lelang di bawah Satuan Kerja Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, Ditjen Bina Marga. Untuk jasa PAS, oleh Panitia Lelang di bawah Satuan Kerja Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, Ditjen Bina Marga.
Prosedur pelelangan untuk jasa – jasa tersebut dijelaskan dalam Bab ini dan Bab 7. 4.1.1.
Memperkuat Pelelangan untuk Pekerjaan Kementerian PU akan menugaskan konsultan untukmemberikan Layanan Penasehat Pelelangan (PAS) untuk pengadaan pekerjaan dan barang, dan secara umum, lelang tidak dapat dimulai sampai sebelum PAS telah seluruhnya dimobilisasi. Konsultan Penyiapan Proyek (PPC) telah ditugaskan oleh AusAID untuk membantu menyediakan layanan nasehat pelelangan pada paket – paket awal, berdasarkan kesepakatan. Sifat pelayanan tersebut dijelaskan dalam Seksi 4.1.6. Sebagai prasyarat perolehan NOL dari AusAID untuk memulai lelang, PAS akan menyampaikan laporan atas kesiapan Panitia Lelang (setelah Perpres 54/2010, digantikan oleh Satuan Kerja Unit Layanan Pengadaan) setelah memberikan pelatihan kepada panitia mengenai SBD dan PMM ini.Dengan demikian, Panitia Lelang harus segera dibentuk di awal pelaksanaan proyek. Waktu dan lokasi Panitia Lelang tersebut akan ditentukan dalam Draft Rencana Lelang (Procurement Plan), yang mengidentifikasikan paket-paket untuk sekurang-kurangnya 18 bulan pertama dari periode Proyek. Berdasarkan hal tersebut, panitia Lelang yang pertama harus segera dibentuk setelah Draft Rencana Lelang disampaikan oleh PMU kepada AusAID.
4.1.2.
Pedoman Pelelangan A.
Pekerjaan dan Barang Secara umum, garis besar persyaratan lelang berdasarkan urutannya mengikuti dokumen – dokumen berikut : (i)
Perjanjian Pinjaman EINRIP
(ii) The World Bank’s “Guidelines for Procurement under IBRD Loan and IDA Credits, Mei 2004 diperbaharui pada 1 Oktober 2006” (The Procurement Guidelines) – untuk pekerjaan dan barang, di mana rujukan atas “IBRD” atau “Bank” diganti dengan AusAID. (iii) Rencana Pelaksanaan Proyek (PIP) EINRIP, Juni 2007 (iv) MDB/FIDIC Harmonised Standard Bidding Documents (MBD), Maret 2006, dimasukkan dalam Dokumen Lelang Standar (SBD) yang diterbitkan oleh Bank Dunia, April 2007. (v) Keputusan PresidenNo. 54 tahun 2010 menggantikan Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan perubahanperubahan berikutnya sejauh tidak bertentangan dengan butir i), ii), iii) dan iv) di atas,sebagaimana diubah dalam ketentuan lelang yang tercantum dalam Perjanjian Pinjaman Proyek. Prosedur pasca kualifikasi akan diterapkan. Metode pasca kualifikasi diberikan dalam Dokumen Lelang dan dijelaskan dalam Seksi 5.3.2 dan 6.2.10. Peserta Lelang yang dinyatakan sebagai Peserta Lelang dengan penawaran yang dievaluasi responsif dan terendah tidak dipersyaratkan untuk membentuk Kerja sama Operasi (KSO), atau mengsubkontrakkan sebagian pekerjaan atau pemasokan barang sebagai syarat penetapan pemenang– Jadwal 2, Seksi II, Bagian B.II dalam [4].
40
B.
Jasa Konsultan Semua jasa konsultan akan dilelangkan sesuai dengan “Guidelines for Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers, terbitan Mei 2004 dan telah direvisi pada tanggal 1 Oktober 2006. Sejalan dengan pedoman tersebut, Undangan Penyampaian Proposal, Request for Proposals akan menggunakan “Standard Request for Proposals” (SRFP) Bank Dunia terbitan Mei 2004. Tidak ada batasan negara asal perusahaan konsultan untuk mengikuti pelelangan jasa dalam EINRIP. Pasal baru 8.2 telah ditambahkan dalam the Partnership Loan Agreement, sebagai berikut: “Republik Indonesia harus menjamin bahwa, dalam pelelangan jasa konsultan, tidak ada pembatasan yang diterapkan terhadap negara asal perusahaan-perusahaan atau sebaran geografis atas negara asal perusahaan-perusahaan.”
4.1.3.
Eligibilitas
4.1.3.1.
Kebangsaan Seluruh kontrak pekerjaan dan barang akan mengikuti kriteria eligibilitas AIPRD, yang mensyaratkan agar lelang terbatas untuk: (i)
Badan Hukum yang menjalankan usaha di Australia dan Selandia Baru
(ii) Badan Hukum yang menjalankan usaha di Republik Indonesia, didirikan sesuai Undang – Undang dan Peraturan Indonesia, yang dalam hal perseroan terbatas, mayoritas kepemilikan atau saham dipegang oleh pihak Indonesia; dan (iii) Badan Hukum yang disetujui secara tertulis oleh Republik Indonesia dan Pemerintah Commonwealth, didirikan dengan cara yang mencerminkan semangat kerja sama antara Australia, Republik Indonesia dan Selandia Baru. Kriteria ini meliputi barang-barang yang pengadaannya dilakukan melalui National Competitive Bidding, yang dalam Perjanjian Pinjaman disamakan dengan International Competitive Bidding. Kriteria kebangsaan juga berlaku untuk kebangsaan subkontraktor, tetapi tidak berlaku untuk kebangsaan pemasok barang atau jasa untuk setiap bagian kontrak. Kriteria AIPRD untuk eligibilitas kebangsaan tidak berlaku untuk perusahaan-perusahaan konsultan. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan dari negara-negara tertentu tidak memenuhi syarat bila, menurut akta kepatuhan dengan keputusan Dewan Keamanan Nasional PBB yang diambil berdasarkan Bab Vi Piagam PBB, negara peminjam melarang impor barang atau mengontrakkan jasa dari negara tersebut atau setiap pembayaran kepada orang atau badan-badan di dalam negara tersebut. 4.1.3.2.
Pembatasan Praktek Jika perusahaan asing dinyatakan sebagai Peserta Lelang dengan penawaran yang dievaluasi terendah, perusahaan tersebut harus diberikan kesempatan yang layak mendaftar untuk beroperasi di Indonesia. Perusahaan–perusahaan asing tidak dipersyaratkan membentuk suatu kemitraan (KSO, konsorsium atau sub-kontrak) dengan satu atau lebih perusahaan nasional sebagai persyaratan penunjukan pemenang. Tidak ada preferensi apapun yang diberikan kepada Peserta Lelang. Peraturan yang diterbitkan oleh kementerian sektoral, peraturan provinsi atau lokal, yang membatasi prosedur lelang kompetitif nasional kedalam kelas kontraktor atau kelas pemasok tidak berlaku untuk prosedur pelelangan berdasarkan pinjaman ini.
41
4.1.3.3.
In-eligibilitasberdasarkan Daftar Hitam Rekanan Rekanan tidak dapat dilarang mengikuti lelang berdasarkan kinerja sebelumnya, kecuali terdapat bukti proses hukum yang berkaitan dengan pengaduan atas kinerjanya dan AusAID telah memberikan persetujuan tertulis sebelumnya untuk mengecualikan Rekanan tersebut.
4.1.3.4.
Badan Usaha Milik Negara Badan Usaha Milik Negara di dalam Negara Pengguna Jasa hanya memenuhi syarat bila secara hukum dan keuangan mandiri dan beroperasi dibawah hukum dagang. Juga badan usaha tersebut bukan badan yang tergantung kepada Pengguna Jasa.
4.1.4.
Konflik Kepentingan Peserta Lelang untuk pekerjaan atau barang harus tidak memiliki konflik kepentingan. Peserta Lelang dapat dianggap memiliki konflik kepentingan dengan satu pihak atau lebih dalam proses lelang, bila: (i)
mereka mempunyai mitra yang dikendalikan bersama; atau
(ii) mereka menerima subsidi langsung maupun tidak langsung dari siapapun di antara mereka; atau (iii) mereka mempunyai wakil hukum yang sama untuk tujuan penawaran ini; atau (iv) mereka mempunya hubungan satu sama lain, baik langsung maupun melalui pihak ketiga yang sama, yang menempatkan mereka dalam posisi memiliki akses terhadap informasi tentang atau mempengaruhi penawaran dari Peserta Lelang lainnya, atau mempengaruhi keputusan Pengguna Jasa berkenaan dengan proses lelang ini; atau (v) Peserta Lelang ikut serta lebih dari satu penawaran dalam proses lelang ini. Keikutsertaan Peserta Lelang pada lebih dari satu Penawaran akan mengakibatkan gugurnya semua penawaran yang diikutinya. Akan tetapi, hal ini tidak membatasi keikutsertaan sub-kontraktor yang sama pada lebih dari satu penawaran; atau (vi) Peserta Lelang ikut serta sebagai konsultan dalam penyiapan desain atau spesifikasi teknis pekerjaan yang menjadi dasar penawaran; (vii) Peserta Lelang telah berafiliasi dengan perusahaan atau badan hukum yang telah dipekerjakan (atau diusulkan untuk dipekerjakan) oleh Pengguna Jasa atau Peminjam sebagai Engineer untuk kontrak ini. (viii) Mereka memiliki hubungan dengan anggota panitia lelang atau pejabat pemerintah yang terlibat langsung dalam proyek. 4.1.5.
Rencana Pengadaan Rencana Pengadaan Proyek disampaikan kepada AusAID untuk mendapatkan NOL sebelum dapat memulai lelang. Perubahan-perubahan atas rencana tersebut juga harus disampaikan kepada AusAID untuk memperbarui NOL. Setelah menerima NOL, PMU akan mengirim Rencana Pengadaan kepada setiap Satuan Kerja yang ditunjuk untuk mengelola komponen EINRIP. Bila Satuan Kerja mengusulkan revisi lebih dari 7 hari atas tanggal rencana lelang, Satuan Kerja harus menyampaikan kepada PMU dengan memberikan rincian dan alasan yang jelas, serta didukung dengan bukti-bukti untuk usulan tersebut. PMU berkoordinasi dengan Direktorat yang bersangkutan di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, mungkin akan menolak atau meminta persetujuan AusAID. Rencana Pengadaan Versi 1 untuk pekerjaan dan barang ditunjukkan dalam Lampiran 12. Rencana Pengadaan terbaru yaitu Versi 6 tanggal 8 Juni 2010 sebelum finalisasi revisi PMM ini, juga ditunjukkan dalam Lampiran 12. Contoh format Rencana Pengadaan untuk jasa konsultan ditunjukkan dalam Lampiran 13.
42
4.1.6.
Peranan Procurement Advisory Services (PAS) PAS akan terus menerus memberikandukungan bagi Panitia Lelang dan PPK untuk membantu menjamin penetapan pemenang lelang yang efisien dan tepat waktu, bebas dari pengaruh praktekpraktek kolusi dan kecurangan. Setelah Perpres 54/2010, Panitia Lelang akan digantikan dengan Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan. Penasehat Pelelangan (atau PPC untuk sementara) akan memberikan layanan berikut: a.
Meninjau semua aturan yang telah dibuat untuk mendukung proses pelelangan, termasuk “kesiapan” panitia lelang (pengisian personel, pengalaman, pelatihan); pengaturan administratif dan dukungan; kelengkapan peralatan dan material; kesesuaian dan kelayakan jadwal pelelangan kontrak dan hal-hal terkait. Hal ini harus dilakukan dengan mengamati prosesnya, mendokumentasikan kualifikasi dan pengalaman personel yang ditunjuk, dan menyiapkan laporan kepada Direktur Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, ditembuskan ke Balai dan PMU.
b.
Mengembangkan dan mengawasi pelaksanaan tindakan/ protokol untuk menghindari kecurangan dan kolusi dalam proses lelang. Hal ini diawali dengan mengambil bentuk rekomendasirekomendasi, dan bila tindakan/ protokol baru telah disetujui akan memantau pelaksanaan dan penerapannya.
c.
Menghadiri pembukaan penawaran seluruh pelelangan untuk masing-masing paket dan menyimpan semua dokumen penawaran yang diterima dalam keadaan tersegel di tempat yang aman. Bila Penasehat Pengadaan karena sesuatu hal tidak dapat menghadiri pembukaan penawaran, ia akan menugaskan Notaris Publik untuk menjalankan fungsinya.
d.
Mengesahkan Berita Acara Pembukaan Penawaran dan setiap klarifikasi penawaran.
e.
Membantu Panitia memahami dokumen dan proses lelang, dan menyiapkan pertanyaan – pertanyaan klarifikasi jika diminta oleh Panitia.
f.
Membantu panitia menentukan kebenaran informasi kualifikasi, misalnya dengan cara melakukan perjalanan untuk memeriksa sumber daya yang diakui oleh Peserta Lelang.
g.
Melaksanakan sistem pemantauan untuk mengidentifikasi kecenderungan kolusi, termasuk memantau pelaksanaan pakta integritas untuk setiap pelelangan.
h.
Mengembangkan dan melaksanakan proses-proses untuk mencegah keterlambatan. Jika terjadi keterlambatan, melaporkan kepada Ditjen Bina Marga dengan memberikan pendapat apakah keterlambatan dapat terhindarkan atau tidak, dan sanksi seperti apa jika diperlukan.
i.
Memantau pelaksanaan evaluasi lelang, pasca kualifikasi dan penetapan pemenang, dan menyampaikan laporan kepada Ditjen Bina Marga untuk setiap tahap pelelangan.
j.
Memberikan dukungan untuk pelaksanaan e-procurement yang bertahap di propinsi - propinsi.
k.
Bekerjasama dengan Kementerian Pekerjaan Umum dalam peninjauan dan pelaksanaan peningkatan terhadap sistem pelelangan; dan
l.
Memberikan pelatihan pelelangan dan peningkatan kapasitas sumber daya (capacity building)
m. Menjaga rahasia atas setiap informasi yang diperoleh dari Panitia Lelang. n.
Menyiapkan laporan dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia untuk setiap usulan penyelenggaraan lelang dan laporan proses pelelangan untuk tiap-tiap paket lelang.
Panitia Lelang akan memberikan salinan semua informasi yang diperoleh selama klarifikasi penawaran kepada Penasehat Pelelangan. 4.1.7.
Peranan Procurement Agent Kementerian PU akan bekerjasama dengan Procurement Agent eksternal yang dipekerjakan oleh AusAID untuk membantu Panitia Lelang dalam proses seleksi untuk kontrak – kontrak berikut:
43
Konsultan Pendukung Manajemen Proyek - Project Management Support Consultant (PMSC);
Konsultan Supervisi Wilayah - Regional Supervision Consultant (RSC) dan
Layanan Penasehat Pelelangan - Procurement Advisory Services (PAS)
Peran Procurement Agent adalah membantu Panitia Lelang dengan memberikan layanan pelelangan pada titik-titik kunci dalam proses seleksi, termasuk memberikan rekomendasi kepada panitia untuk menyusun daftar pendek (shortlisting) dan evaluasi teknis. Bila terjadi perbedaan pendapat antara Procurement Agent dengan Panitia Lelang dalam hal pemberian rekomendasi untuk (i) penyusunan daftar pendek atau (ii) perusahaan mana yang harus diusulkan sebagai pemenang, kedua belah pihak harus mencari penyelesaian dengan memegang prinsip mengutamakan ketepatan waktu dan proses pengadaan yang dapat dipertanggung-jawabkan. Ketua Panitia Lelang akan bertanggung jawab kepada Menteri Pekerjaan Umum atas keputusan yang diambil. 4.1.8.
Pakta Integritas Formulir Pakta Integritas yang dicantumkan pada Dokumen Lelang harus ditandatangani oleh PPK dan semua anggota Panitia Lelang sebelum iklan pelelangan untuk pekerjaan, barang atau jasa konsultan diumumkan. Setelah Perpres 54, Pakta Integritas harus ditandatangani oleh Kepala Unit Layanan Pengadaan dan semua anggota Kelompok Kerja. Formulir kosong Pakta Integritas (tanpa diisi nama PPK atau anggota Panitia Lelang) akan dimasukkan dalam Dokumen Lelang Standar (SBD) untuk pekerjaan dan barang serta Undangan Pengajuan Proposal (RFP) untuk jasa konsultan. Pakta Integritas tersebut harus ditandatangani oleh Peserta Lelang, salinan Pakta Integritas yang telah ditandatangani dimasukkan dalam Penawaran atau Proposalnya, sedangkan aslinya harus dilampirkan dalam amplop terpisah. Setiap tandatangan harus disertai dengan tanggal. Pakta Integritas harus ditandatangani sendiri - sendiri oleh semua Peserta Lelang, karena Ditjen Bina Marga dan Panitia Lelang/ULP harus memegang teguh rahasia daftar perusahaan yang telah mendaftar untuk mengikuti pelelangan, sampai dengan pembukaan penawaran. Pakta Integritas tidak diperlukan dalam NCB Shopping (Lelang Terbatas).
4.1.9.
Kegagalan Pelelangan dan Pelelangan Ulang Pelelangan tidak boleh dibatalkan dan dilaksanakan pelelangan baru tanpa persetujuan lebih dahulu dari Pemerintah Australia melalui AusAID. Bila pelelangan ulang diusulkan dengan sesuatu alasan, diperlukan persetujuan sebelumnya dari AusAID. Ketika jumlah penawar yang responsif kurang dari tiga, hal ini tidak serta merta menjadi alasan untuk mengusulkan pelelangan ulang. Bila Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP menyatakan bahwa pelelangantelah gagal, Pantia tidak dapat segera melaksanakan pelelangan ulang, tetapi harus memberi tahu Ditjen Bina Marga dan AusAID dan mengusulkan tindakan yang diperlukan. (Ini mengganti petunjuk dalam Keppres 80/2003 Pasal 28 (4)atau Keppres 54/2010 pasal 83 dan 84).
4.1.10.
Sanggahan Tidak ada batas waktu untuk menyampaikan sanggahan dan/atau keluhan terhadap penetapan pemenang. Jika sanggahan diterima, Prosedur Penyelesaian Pengaduan (Seksi2.6.3atau Perpres 54/2010 pasal 81 dan 82) yang sesuai harus dilakukan. Kecuali AusAID memberikan petunjuk tertulis yang lain, apabila sanggahan banding atas tanggapan sanggapan tersebut dilakukan, maka proses pemilihan Kontraktor akan ditunda sambil menunggu hasil banding. (Ini mengganti petunjuk dalam Keppres 80/2003 pasal 27 (6) atau Perpres 54/2010 pasal 81 dan 82).
44
4.1.11.
Misprocurement AusAID tidak akan menyatakan misprocurement sebelum terlebih dahulu bertukar informasi dan mendiskusikannya dengan Inspektorat Jenderal Kementerian PU. Kementerian Pekerjaan Umum dapat meneruskan informasi tersebut kepada Kepolisian (dalam hal tindak pidana umum) atau kepada Kejaksaan (dalam hal tindak pidana korupsi).
4.1.12.
Usulan Penetapan Pemenang Lelang Sebelum tahun 2011, setiap Panitia Lelang harus menyampaikan laporan evaluasi penawaran kepada Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Umum atau kepada Direktorat Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota, dan Kepala Satker/PPK dengan tembusan kepada Balai terkait. Direktorat yang bersangkutan dan PMU akan memutakhirkan informasi kualifikasi dan pekerjaan yang sedang berlangsung atau kontrak ganda, dan bila perlu mengembalikannya kepada Panitia Lelang untuk memperbaiki rekomendasi penetapan pemenang. Direktorat tersebut akan menyampaikan laporan evaluasi penawaran lengkap kepada Ketua PMU untuk memperoleh persetujuan (NOL) dari AusAID (lihat juga Seksi 4.3.1). Setelah tahun 2011, Panitia Lelang akan digantikan oleh Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan. Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II dan III bertanggungjawab atas pengadaan dan pelaksanaan EINRIP.
4.2.
Semi e-Procurement Seksi ini menjelaskan proses yang dilaksanakan oleh Panitia Lelang atau Unit Layanan Pengadaan dan Calon Peserta Lelang dalam sistem Semi e-Procurement. Masing-masing Panitia Lelang harus menginput datanya ke dalam sistem Semi e-procurement yang dikelola oleh PUSDATA. Tahap peralihan antara manual procurement dan e-procurement penuh disebut dengan “Copy to Internet” (CTI), “Semi e-procurement”, dan “Semi e-procurement Plus”, dimana opsi “Plus” (dengan diberikan pilihan pengajuan proposal secara elektronik) hanya diterapkan untuk barang atau jasa yang pengadaannya saat ini dilakukan oleh Pusat.
4.2.1.
Penggunaan Semi e-Procurement Sistem semi e-procurement Kementerian PU akan digunakan untuk semua pelelangan pekerjaan (civil works). Beberapa tahapan manual diperlukan bersamaan dengan tahapan online, misalnya undangan lelang harus diumumkan secara online maupun di surat kabar. Ada tahap pelelangan yang tidak dapat dilaksanakan secara online, misalnya penawaran hanya dapat disampaikan dalam bentuk cetak (hard copy). Bantuan PUSDATA masih diperlukan untuk menayangkan informasi yang memerlukan tampilan lain dari yang tersedia dalam Sistem e-Procurement, misalnya bentuk Undangan Lelang yang mengikuti ketentuan Bank Dunia dan AusAID, atau Berita Acara Pembukaan Lelang. Karena prosedur lelang EINRIP tidak membatasi masa sanggah, maka proses sanggahan dan keluhan tidak disertakan dalam sistem Semi e-Procurement Kementerian PU.
4.2.2.
Pendaftaran Sistem Semi e-Procurement Kontraktor yang ingin mendaftar dan mengikuti pelelangan pekerjaan dan barang EINRIP menggunakan Sistem e-Procurement Kementerian PU harus memiliki kode akses (User-ID dan password). Peserta Lelang Internasional dapat meminta kode akses secara on-line pada alamat berikut: https://eproc.pu.go.id/publik/new/penyediajasa/persetujuan.asp?id=2 Kode akses tersebut hanya berlaku untuk Proyek EINRIP. Peserta Lelang nasional dapat mendaftar melalui http://pu.go.iddengan cara yang sama seperti pada paket-paket APBN, atau dengan menggunakan kode akses yang lama. Permintaan kode akses untuk Peserta Lelang berbentuk usaha KSO (JV/JO/asosiasi) atau yang berminat membentuk KSO harus dilakukan oleh wakil KSO tersebut. Wakil KSO tersebut sebelumnya harus sudah memiliki kode akses sendiri sebelum mendaftar untuk KSO.
45
Kontraktor dapat mengikuti pelelangan dalam bentuk perusahaan tunggal atau KSO dengan beberapa perusahaan yang berbeda, tetapi mereka tidak boleh mengikuti pelelangan pada paket kontrak yang sama. Keikutsertaan Kontraktor dengan lebih dari satu penawaran dalam satu paket kontrak akan mengakibatkan diskualifikasi terhadap semua penawaran yang diikuti kontraktor tersebut. Tetapi ini tidak berlaku bagi subkontraktor yang dimasukkan dalam lebih dari satu penawaran. Tata cara pendaftaran dan Semi e-procurement untuk EINRIP dapat diunduh dari website EINRIP http://www.pmueinrip-binamarga.com Gambar 4-1 menunjukkan proses pendaftaran sistem Semi e-procurement Kementerian PU untuk EINRIP. Gambar 4-1 Prosedur Pendaftaran Sistem Semi e-procurement PU untuk EINRIP Kementerian Pekerjaan Umum Peserta Lelang
LPJK (Asosiasi)* PUSDATA / SISTEM
Badan Konstruksi**
Formulir Pendaftaran Dalam Sistem Diisi oleh Peserta Lelang (online)
4.2.3.
Data Diterima oleh Sistem
Verifikasi
Diproses untuk Kode Akses
Ya atau Tidak
Kode Akses dapat digunakan
Pengiriman Kode Akses melalui e-mail
Revisi data, via e-mail
Memberi Informasi kepada Peserta lewat e-mail
Ya
Data dimasukkan oleh Peserta Lelang
Tidak
* Hanya untuk Peserta Lelang Dalam Negeri ** Sebelumnya BPKSDM
Semi e-procurementuntuk Pekerjaan dan Barang Tabel 4-1 menjelaskan lingkup pilihan yang tersedia pada saat ini dan proses manual terkait. Semua provinsi dapat melaksanakan prosedur Semi e-Procurement. Undangan Lelang harus memberikan informasi bagi Peserta Lelang tentang apa yang ingin mereka ketahui mengenai penggunaan sistem Semi e-procurement. Contoh teks undangan lelang diberikan dalam Seksi 5.2.2.
46
Proses/Kegiatan Dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP), atau B (Calon Peserta Lelang)
Mengunggah Pengumuman Lelang Mendapatkan kode akses untuk Semi e-proc.EINRIP Mengunggah Dokumen Lelang dan Suplemen Pendaftaran Peserta Lelang Mengunduh Dokumen Lelang dan suplemen Pemasukan Penawaran Mengunggah B. A. Pembukaan Penawaran Mengunduh B. A. Pembukaan Penawaran Mengunggah Status Evaluasi dan Kualifikasi Mengunduh Status Evaluasi dan Kualifikasi Klarifikasi Pengumuman Calon Pemenang Penyampaian Sanggahan Tanggapan atas Sanggahan Pengumuman Pemenang
ULP B ULP B B B ULP B ULP B ULP ULP B ULP ULP
Semi e-Procurement
Langkah - Langkah Pelelangan Barang/Pekerjaan dengan menggunakan Semi EProcurement Dibatnu PUSDATA
Tabel 4-1
√
√ √ √ √ √
√
√ √ √ √ √
√
Terkait Proses Manual, Apakah Wajib (W), Diperbolehkan (P), atau Dilarang/Tidak Tersedia (D)
Iklan di Koran + website
W
Hard copy tersedia (Tdk boleh mendaftar lsg.) Hard copy, email atau CD Hard copy saja Tersedia bagi Peserta Peserta menerima B. A. Laporan ke BM & AusAID
W D P W W P W
Tertulis (bukan email) Papan Pengumuman & surat Tertulis (atau email) Tertulis (atau email) Papan Pengumuman & surat
W W P P W
Website e-procurement PU memberikan akses informasi secara online bagi pengguna yang terdaftar. Tabel 4-2 menunjukkan lingkup akses informasi kepada Peserta Lelang dan ULP. Tabel 4-2
Lingkup Informasi yang Tersedia Online untuk Pelelangan Pekerjaan/Barang
Jenis Informasi
Akses kepada Peserta Lelang
UserID Peserta Lelang dan Password Mendaftar ke Semi e-proc UserID Panitia dan Password Tidak ada akses * Pendaftaran Peserta Lelang untuk pra-kualifikasi UserID, Password Nama Perusahaan yang Mendaftar ** UserID, Password *** Daftar Calon Perusahaan untuk pra-kualifikasi Tidak berlaku *** Hasil pra-kualifikasi Tidak berlaku Dokumen Lelang dan suplemen UserID, Password Berita Acara Pembukaan Penawaran UserID, Password Laporan Status Administrasi & Kualifikasi UserID, Password Pengumuman Pemenang yang Diusulkan UserID, Password ***Formulir Sanggahan terhadap Pemenang Tidak berlaku ***Formulir Tanggapan atas Sanggahan Tidak berlaku ***Pengumuman Sanggahan dan Tanggapannya Tidak berlaku Pengumuman Pemenang UserID, Password * direvisi pada EINRIP untuk “Pendaftaran Peserta Lelang”
Akses kepada ULP
Alamat Email saja Mendaftar ke Semi e-proc Tidak ada akses CommitteeID, Password Tidak berlaku Tidak berlaku CommitteeID, Password CommitteeID, Password CommitteeID, Password CommitteeID, Password Tidak berlaku Tidak berlaku Tidak berlaku CommitteeID, Password
** akses ditiadakan untuk EINRIP; hanya jumlah perusahaan yang mendaftar yang akan ditampilkan pada masing – masing paket *** tidak diaktifkan untuk EINRIP
Sebelum pelelangan EINRIP dimulai, Kementerian PU akan menjamin bahwa penyesuaian berikut telah dilakukan pada sistem semi e-procurement: a.
Pemberitahuan email secara otomatis kepada seluruh peserta lelang yang terdaftar tentang ketersediaan tambahan dokumen/suplemen terkait pelaksanaan pelelangan tersebut;
47
b.
Pemberitahuan otomatis terhadap tanda terima pemberitahuan email kepada seluruh peserta lelang yang terdaftar tentang ketersediaan dokumen/suplemen (hanya berfungsi jika penerima email menanggapi, misalnya menolak tanda terima tersebut);
c.
Daftar perusahaan yang mendaftar untuk mengikuti pelelangan harus dirahasiakan. (PUSDATA telah memodifikasi sistem semi e-procurement untuk SRIP dan EINRIP sehingga nama-nama semua perusahaan yang telah mendaftar tidak dapat dilihat (bertanda ** pada Tabel 4-2);
d.
“Pendaftaran untuk Pra-kualifikasi” pada sistem e-procurement harus diubah namanya menjadi “Pendaftaran untuk Berminat”, dan isinya diubah untuk menghindari kesan diperlukan prakualifikasi (sudah dilaksakana); dan
e.
Petunjuk Resmi bagi Pengguna harus disediakan terjemahannya kedalam Bahasa Inggris di situs e-procurement (Terjemahan dalam Bahasa Inggris telah tersedia).
Semi e-procurement untuk Barang akan digunakan pada Pelelangan Terbuka, baik ICB maupun NCB, tetapi tidak digunakan pada pengadaan barang-barang “Tambahan Biaya Operasional” melalui Pembelian (Lelang Terbatas) – lihat Seksi 6.4. 4.2.4.
Semi e-Procurement untuk Jasa Konsultan Undangan Pernyataan Minat untuk Jasa Konsultasi EINRIP telah diumumkan, dan pelelangan jasa ini sedang berjalan. Pelelangan Konsultan tidak dibahas secara rinci di dalam PMM ini.
4.2.5.
Rapat Penjelasan Lelang dan Seminar Pengenalan Proyek Karena terdapat banyak perubahan dalam tata cara pelaksanaan yang diperkenalkan dalam EINRIP, dan sekiranya akan berpengaruh terhadap metoda kerja kontraktor, maka perlu untuk melaksanakan diseminasi tentang pengembangan dan perubahan tersebut kepada kontraktor. a)
Seminar Pengenalan Proyek/ Contractor Briefing
Dalam rangka pengenalan kontrak berdasarkan FIDIC dan pengembangan proses pelelangan dari Pedoman Bank Dunia, akan diselenggarakan serangkaian seminar pengenalan proyek untuk mendiseminasikan informasi atas perubahan – perubahan tersebut kepada kontraktor. Seminar ini akan diumumkan secara luas pada proyek dan website PU dan surat kabar tertentu. Seminar ini akan menekankan perubahan – perubahan dalam pelaksanaan yang dihasilkan dari perhatian yang diberikan untuk memperbaiki mutu dan meningkatkan ketelitian. Perhatian khusus akan diberikan terhadap penggunaan dokumen kontrak FIDIC, dengan konsultan supervisi sebagai Engineer; pengawasan tambahan dengan audit teknis dan keuangan; dan peningkatan standar rekayasa desain. Isu – isu mengenai pengendalian mutu, pengujian/testing material, program kerja, pembayaran kontrak, keterlambatan dan revisi desain juga akan dibahas. b)
Rapat Penjelasan Lelang/ Pre-bid Meetings
Secara umum, Rapat Penjelasan Lelang/ Pre-bid meetinguntuk pekerjaan tidak akan diselenggarakan. Semua bentuk komunikasi antara panitia dan peserta lelang atau sebaliknya, akan dilakukan secara tertulis dan dicatat, sertadisampaikan/dirujuk dalam sistem semi e-Procurement, termasuk uraian pertanyaan tetapi tidak menyebutkan sumbernya. Dalam keadaan dimana pertimbangan teknis membenarkan rapat penjelasan lelang, rapat tersebut dapat diadakan dengan persetujuan dari AusAID. Apabila Pengguna Jasa merasa perlu untuk merubah Dokumen Lelang berdasarkan permintaan klarifikasi, maka perubahan tersebut akan dilakukan mengikuti ketentuan dalam IPL 8 dan IPL 22.2.
4.3.
Review oleh AusAID Berdasarkan peraturan baru, Perpres 54/2010, persetujuan Menteri Pekerjaan Umum diperlukan untuk penetapan pemenang diatas Rp. 100 milyar (sebelumnya sebesar Rp. 50 milyar dalam Keppres
48
80/2003). Dalam kasus tersebut, review awal terhadap penetapan pemenang oleh AusAID akan dilaksanakan bersamaan (lihat Bagan Alir Pelelangan Pekerjaan dengan Lelang Terbuka (ICB atau NCB) pada Gambar 5-1 dan Bagan Alir Pelelangan Jasa Konsultan). 4.3.1.
ReviewAwal Pekerjaan AusAID akan melaksanakan Review Awal/ Prior Review dan Persetujuan terhadap pelelangan pekerjaan untuk mendukung penerbitan No Objection Letters (NOLs) pada empat tahap proses pelelangan, yaitu a) Memulai Pelelangan, b) Penetapan Pemenang, c) Pembayaran dan d) Perubahan Kontrak (jika ada). Beberap tindakan tertentu terkait pekerjaan juga memerlukan NOL dari AusAID (lihat Seksi 4.3.5). Dokumen-dokumen yang harus disampaikan oleh PMU untuk direview AusAID dan penerbitan NOL pada setiap tahap, dan badan-badan pemrakarsa/ yang berwenang/ yang mengesahkan setiap dokumen adalah sebagai berikut: a.
NOL untuk Memulai Lelang i.
Bukti tertulis atas penyelesaian studi dampak lingkungan dan sosial, setiap studi pembebasan tanah atau penelusuran (tracer) tanah yang telah disetujui oleh Subdit Teknik Lingkungan Ditjen Bina Marga yang akan menyampaikan laporan tersebut ke PMU.
ii.
Format Harga Perhitungan Sendiri (HPS/OE) dan Harga Perhitungan Konsultan (EE) – disiapkan oleh PPC, dan disetujui oleh Ditjen Bina Marga (Dit. Bina Teknik). HPS/OE disiapkan Satuan kerja yang bersangkutan dan disetujui oleh Ditjen Bina Marga (Dit. Jalan dan Jembatan Wilayah Timur/ Dit. Jalan Bebas Hambatan dan Jalan Kota) dan PMU. Setelah tahun 2011, HPS/OE disiapkan oleh ULP yang bersangkutan dan disetujui oleh PPK pekerjaan Ditjen Bina Marga.
iii.
Jadwal Lelang – disiapkan dan diterbitkan oleh Satker/PPK dan disampaikan ke PMU.
iv.
Undangan Lelang – disiapkan dan diterbitkan oleh ULP/Pokja dan disampaikan kepada PMU.
v.
Dokumen Lelang, termasuk Instruksi kepada Peserta Lelang, Syarat-syarat Umum Kontrak, Syarat-syarat Khusus Kontrak, Spesifikasi dan Daftar Kuantitas – disiapkan oleh PPC, direview oleh Ditjen Bina Marga (Dit. Bina Teknik) dan diterbitkan oleh Panitia Lelang/ULP bersangkutan kepada PMU.
vi.
Pakta Integritas yang ditandatangani oleh PPK dan semua anggota Panitia Lelang untuk subproyek yang bersangkutan dan disampaikan kepada PMU. Setelah tahun 2011, Pakta Integritas ditandatangani oleh Kepala ULP dan semua anggota kelompok kerja yang bersangkutan.
vii. Laporan Kesiapan Lelang – disiapkan oleh PAS atau unit pelaksana lain dan disampaikan ke AusAID melalui PMU. b.
NOL untuk Penetapan Pemenang i.
Laporan Evaluasi Penawaran – diterbitkan oleh Panitia Lelang untuk kontrak tersebut dan disampaikan kepada Direktorat Ditjen Bina Marga terkait untuk pemutakhiran informasi mengenai kualifikasi dan komitmen peserta lelang yang sedang berjalan atau penetapan pemenang gabungan lelang, dan diteruskan ke PMU untuk penyiapan surat pengantar ke AusAID. Setelah tahun 2011, Laporan Evaluasi Penawaran – diterbitkan oleh Kelompok Kerja ULP untuk kontrak tersebut dan disampaikan ke Direktorat Ditjen Bina Marga terkait, dan diteruskan ke PMU untuk penyiapan surat pengantar ke AusAID. Laporan evaluasi penawaran terdiri dari: 1.
Jadwal Lelang dan Evaluasi
2.
Catatan Pembukaan Penawaran
3.
Evaluasi penawaran untuk administrasi, teknis dan kewajaran harga
49
4.
Alasan untuk setiap penawaran yang dinyatakan tidak responsif
5.
Catatan seluruh klarifikasi (jika ada)
6.
Fotokopi Undangan Lelang (IFB) di setiap media yang relevan, termasuk lembar halaman asli surat kabar yang memuat iklan IFB.
7.
Fotokopi jaminan penawaran dan konfirmasi keasliannya dari bank penerbit, untuk penawar terendah yang diusulkan.
8.
Ringkasan kualifikasi penawar terendah yang diusulkan.
9.
Daftar Harga kuantitas dari penawar terendah yang diusulkan.
10. Rincian HPS/OE 11. Pakta Integritas yang telah ditandatangani oleh penawar terendah yang diusulkan 12. Usulan Penetapan Pemenang dan Draft SPPBJ
c.
d.
ii.
Draft Kontrak – diterbitkan oleh PPK yang menangani kontrak, dan diperiksa kelengkapan dan konsistensinya oleh PAS.
iii.
Penyelesaian yang memuaskan terhadap persyaratan pengadaan tanah, mencakup bukti tertulis bahwa semua WTP telah menerima pembayaran kompensasi seperti yang ditetapkan dalam setiap LARAP yang diperlukan untuk proyek tersebut, dan bahwa semua persyaratan lain dalam LARAP untuk bantuan yang diberikan kepada WTP telah atau sedang dipenuhi.
NOL untuk Pembayaran i.
Kontrak yang telah ditandatangani – oleh Ditjen Bina Marga dan Kontraktor, disertai dengan rincian setiap perubahan terhadap draft kontrak yang telah disetujui.
ii.
Bukti tertulis bahwa TL RSC telah ditunjuk sebagai ‘Engineer’ oleh Ditjen Bina Marga, disertai rincian pengaturan atas wewenang Direksi (lihat Seksi 8.1.1).
NOL untuk Amandemen Kontrak (jika ada) i.
Justifikasi Teknis dan pertimbangan untuk biaya dan/atau waktu penyelesaian.
ii. Korespondensi antara Direksi, PPK dan Kontraktor iii. Revisi jadwal pekerjaan yang dirinci berdasarkan mata pembayaran 4.3.2.
Review Awal untuk Barang Reviewoleh AusAID dilaksanakan pada titik-titik kunci dalam pelelangan barang, sebagai berikut:
4.3.3.
Finalisasi dokumen lelang; Laporan evaluasi penawaran dan penyiapan draft kontrak (dengan lampiran seperti pada Seksi 4.3.1 b. i dan ii).
Review Awal untuk Jasa Konsultan Review oleh AusAID dilaksanakan pada titik-titik kunci dalam pelelangan konsultan, sebagai berikut:
50
Finalisasi Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan dokumen pendukungnya
Kriteria untuk penyusunan Daftar Pendek Konsultan
Iklan Pernyataan Minat
Usulan untuk Daftar Pendek Konsultan;
FinalisasiUndangan Penyampaian Proposal (RFP);
Usulan hasil evaluasi teknis;
Evaluasi usulan harga dan kombinasi ranking berdasarkan evaluasi teknis dan keuangan;
4.3.4.
Laporan mengenai usulan pemenang lelang, negosiasi harga dan draft kontrak (dengan lampiran seperti pada Seksi 4.3.1 b. i dan ii).
Review awal terhadap NCB Pembelian (Lelang Terbatas) Review awal tidak diperlukan bagi NCB Pembelian (Lelang Terbatas). Review oleh AusAID akan dilakukan setelah laporan evaluasi untuk pembelian barang dan draft kontrak/ nota pembelian telah dibuat oleh PMU.
4.3.5.
Review Spesifik NOL diperlukan untuk penunjukan dan tugas Direksi, lihat Seksi 8.1.1. Review Khusus (ad hoc) terhadap revisi desain mungkin diperlukan, lihat Seksi 3.4.3. Review mungkin diperlukan untuk tujuan khusus lainnya, misalnya berkaitan dengan praktek-praktek kecurangan dan korupsi pada saat pelelangan atau pelaksanaan, dan bila ditemukan bukti terhadap pengaduan. Review khusus mungkin juga dilaksanakan sehubungan dengan kinerja kontrak, misalnya sebelum lelang ulang setelah pemutusan kontrak oleh Pengguna Jasa dan tindakan yang diperlukan untuk menindaklanjuti temuan atas kinerja buruk berdasarkan laporan audit teknik atau keuangan. Review juga diperlukan terhadap adendum dokumen lelang dan revisi jadwal lealng, dan perpanjangan kedua atau perpanjangan selanjutnya atas jaminan pelaksanaan lelang selama proses evaluasi lelang. PMU perlu mencari informasidari sumber setiap pengaduan atau temuan, memutuskan apakah sesuai dengan kriteria PMM atau Perjanjian Pinjaman, dan menyampaikan kepada AusAID bila tidak dapat diselesaikan.
51
BAB. 5
PELELANGAN PEKERJAAN
Ketentuan Umum Pelelangan diberikan dalam Bab 4. Rincian selanjutnya mengenai Pelelangan diberikan dalam bab ini. Garis besar proses pelelangan diberikan pada Bagan Alir Pelelangan Pekerjaan, Gambar 5-1, halaman 74.
5.1.
Penyiapan Dokumen Lelang Dokumen Lelang Pekerjaan menggunakan the MDB/FIDIC Harmonised Standard Bidding Documents (SBD), Maret 2006, yang digunakan sebagai Dokumen Lelang Standar Bank Dunia bulan April 2007. Bahasa yang digunakan dan bahasa untuk komunikasi yang ditentukan dalam SBD adalah Bahasa Inggris. Bahan-bahan dalam Bahasa Indonesia yang menjelaskan SBD hanya digunakan untuk pelatihan dan bantuan terjemahan, serta ditandai dengan “tidak berlaku sebagai Dokumen Lelang atau Kontrak”. Dokumen Lelang Standar telah disiapkan oleh PPC bekerjasama dengan Direktorat Bina Teknik, Ditjen Bina Marga secara bersamaan dengan penyiapan rekayasa desain. Satuan Kerja pelaksana telah ditunjuk oleh Ditjen Bina Marga. Setelah persetujuan perencanaan, desain dan SBD diperoleh dari AusAID, PMU akan mengirim desain dan SBD kepada satuan – satuan kerja agar menyiapkan Draft Dokumen Lelang, HPS/OE dan jadwal lelang; dan mengirim satu salinan desain dan SBD ke Balai terkait. Hanya setelah dokumen dari Satker disetujui oleh PMU dan AusAID telah menerbitkan NOL untuk Memulai Lelang, maka lelang dapat dimulai.
5.1.1.
Isi Dokumen Lelang Dokumen Lelang terdiri dari Bagian 1, 2, dan 3, yang mencakup semua Seksi yang ditunjukkan dibawah dan harus dibaca bersama dengan setiap Adenda yang diterbitkan sesuai IPL 8. BAGIAN 1
Prosedur Lelang
Seksi I.
Instruksi kepada Peserta Lelang (IPL)
Seksi II.
Lembar Data Lelang (DL)
Seksi III.
Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi
Seksi IV.
Formulir – formulir Lelang
Seksi V.
Negara – Negara yang eligibel
BAGIAN 2
Persyaratan Pekerjaan
Seksi VI.
Persyaratan Pekerjaan VI-1: Lingkup Pekerjaan VI-2: Spesifikasi Umum dan Khusus VI-3: Gambar - gambar
BAGIAN 3
Syarat – syarat Kontrak dan Formulir Kontrak
Seksi VII.
Syarat – syarat Umum (SU)
Seksi VIII.
Syarat – syarat Khusus (SK)
Seksi IX.
Lampiran untuk Syarat – syarat Khusus - Formulir Kontrak
Undangan Lelang yang diterbitkan oleh Pengguna Jasa, bukan merupakan bagian dari Dokumen Lelang.
53
Undangan Lelang harus diberi tanggal dan nomor identifikasi sesuai dengan sistem penomoran dokumen dari Satuan Kerja yang bersangkutan (untuk penomoran kontrak, lihat Seksi 5.4). 5.1.2.
Prosedur Lelang (Bagian 1 Dokumen Lelang) Instruksi kepada Peserta Lelang termasuk Lembar Data Lelang memberikan informasi kepada peserta lelang mengenai semua aspek penawaran khususnya terhadap kontrak dan meliputi isi dokumen lelang, aspek-aspek yang berkaitan dengan penyiapan penawaran, pemasukan dan pembukaan penawaran, evaluasi dan perbandingan penawaran, dan penetapan pemenang lelang. Rapat Penjelasan Pelelangan tidak akan diselenggarakan, kecuali bila sebelumnya telah diberikan persetujuan tertulis dari AusAID. Permohonan persetujuan tersebut dibuat berdasarkan permintaan Direktur Jenderal Bina Marga. Sebagai ganti rapat penjelasan lelang, ketentuan – ketentuan pengadaan telah diperjelas. Dua lembar terpisah Perlu Diperhatikan Peserta Lelang Pekerjaan – Reminder to Bidders for Civil Work, akan diberikan kepada setiap peserta lelang, yang menekankan isu-isu penting yang mungkin menyebabkan suatu penawaran dinyatakan tidak responsif, lihat Lampiran 14. Lembaran tersebut disajikan dalam dua bahasa dan dilampirkan dalam dokumen lelang. Keduanya harus diberikan, namun versi Bahasa Inggris yang menjadi prioritas. Kegagalan Peserta Lelang untuk memperoleh lembaran tersebut tidak dapat dijadikan alasan untuk mengabaikan setiap persyaratan lelang, karena lembaran tersebut hanya mengulang beberapa ketentuan dari Instruksi lengkap kepada Peserta Lelang, dan tidak menambah ketentuan baru atau mengubah ketentuan yang ada. Lembaran ini juga memberikan informasi kepada Peserta Lelang bahwa beberapa pasal dalam Syarat-syarat Umum telah diubah, dan perubahan pasal tersebut dimuat dalam Seksi Ketentuan Khusus pada Syarat-syarat Khusus yang terletak dibelakang Syarat-syarat Umum. Pasal-pasal yang terkait dalam Syarat-syarat Umum tidak dihilangkan. Petunjuk Penafsiran terhadap ‘Penawaran yang substansial Responsif’ untuk Evaluasi Penawaran Pekerjaan juga harus dibagikan kepada Peserta Lelang agar mereka mengetahui bagaimana Panitia Lelang/ULP menafsirkan hal-hal berkaitan dengan Penawaran Responsif.
5.1.3.
Persyaratan Pekerjaan (Bagian 2 Dokumen Lelang) Terdiri dari Lingkup Pekerjaan, Spesifikasi Umum dan setiap Spesifikasi Khusus dan Gambar – gambar yang dibutuhkan pada subproyek.
5.1.4.
Syarat – syarat Kontrak dan Formulir Kontrak (Bagian 3 Dokumen Lelang) Memberikan dasar hukum dalam pelaksanaan pekerjaan.
5.1.5.
Harga Perhitungan Sendiri - Owner’s Estimate (OE) Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) akan menyiapkan Jadwal Lelang dan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) pada saat pelelangan, dengan mempertimbangkan:
54
a.
Analisis harga satuan untuk mata pembayaran yang sesuai
b.
Harga Perkiraan Konsultan, Engineer’s Estimate (EE) untuk subproyek yang diterbitkan oleh PPC melalui Ditjen Bina Marga.
c.
Harga pasar setempat berdasarkan survei pada saat persiapan, untuk komponen yang sama dalam mata pembayaran
d.
Harga kontrak untuk pekerjaan yang ada dengan kualitas yang sama di lokasi berdekatan.
e.
Harga/ tarif barang/ jasa yang dikeluarkan oleh pabrik/ agen penjualan atau lembaga independen.
f.
Brosur harga/ tarif standar yang dikeluarkan oleh pemasok yang bersangkutan
g.
Informasi lain yang dapat dipercaya
Harga Perhitungan Sendiri mencakup Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang ditulis terpisah, biaya overhead dan laba yang layak untuk kontraktor, dan juga Provisional Sum sebesar 50% dari biaya Dewan Penyelesaian Perselisihan (lihat Seksi 8.3.11), tetapi tidak boleh menyertakan biaya tak terduga (kontingensi) atau biaya lainnya. Persetujuan HPS tergantung pada PPK masing – masing kontrak yang harus menyampaikan draft HPS ke Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II atau II yang bersangkutan dan kepada PMU untuk ditelaah ketepatannya, paling lambat 14 hari sebelum rencana tanggal pemasangan iklan. PMU harus memberitahukan hasil telaahan HPS sekurang – kurangnya dua hari sebelum rencana tanggal pemasangan iklan. Hasil telaahan PMU terhadap HPS tersebut tidak membebaskan PPK dari tanggung jawab penuh atas HPS. Dokumen lelang tidak boleh diterbitkan sebelum HPS disetujui PPK. Nilai total HPS harus diberitahukan kepada peserta lelang dalam iklan lelang - lihat Seksi 5.2.2. Nilai tukar yang digunakan untuk menentukan nilai ekuivalen US$ di dalam HPS adalah rata – rata nilai tukar yang dihitung selama kurun waktu 3 bulan berdasarkan nilai jual transaksi (transaction selling rate) yang diterbitkan oleh Bank Indonesia. Rentang waktu 3 bulan tersebut diambil dari bulan terakhir yang berakhir sebelum bulan penghitungan HPS. Nilai tukar yang digunakan dalam HPS dan tujuan serupa lainnya dapat diperoleh dari website BI dengan alamat berikut: http://www.bi.go.id/web/en/Moneter/Kurs+Bank+Indonesia/Kurs+Transaksi/ HPS digunakan sebagai dasar untuk menentukan nilai Jaminan Keamanan Penawaran (berdasarkan IPL 19.1), nilai minimum yang diperlukan untuk memenuhi kriteria pasca kualifikasi yaitu Average Annual Construction Turn Over, aliran Kas, kapasitas penawaran dan pengalaman khusus.
5.2. 5.2.1.
Prosedur Lelang Kriteria Kualifikasi Kriteria Eligibilitas yang dijelaskan dalam Seksi 4.1.3, dicantumkan pada iklan Undangan Lelang dan diberlakukan pada prosedur Pasca-Kualifikasi. Peserta Lelang mungkin perseorangan, badan usaha swasta, BUMN, - mengikuti ketentuan IPL 4.6 – atau kombinasi badan usaha tersebut didukung dengan surat pernyataan minat untuk melakukan kesepakatan atau berdasarkan kesepakatan yang telah ada dalam bentuk Kerja Sama Operasi, konsorsium atau asosiasi (KSO). Dalam hal kerjasama operasi atau asosiasi, semua mitra harus bertanggung jawab, baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama, dan harus mengajukan seorang Wakil yang diberi wewenang untuk melaksanakan seluruh usaha untuk dan atas nama setiap atau seluruh mitra selama proses lelang, dan bila KSO tersebut ditunjuk untuk melaksanakan kontrak, sepanjang pelaksanaan kontrak . Badan Usaha tunggal, atau setiap mitra dan seluruh mitra yang bergabung dalam KSO harus memenuhi persyaratan-persyaratan dalam Seksi III- Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi (tanpa PraKualifikasi).
5.2.2.
Iklan Undangan Lelang Pakta Integritas harus ditandatangani oleh PPK dan semua anggota Panitia Lelang sebelum pemasangan iklan lelang (lihat Seksi 4.1.8). Setelah tahun 2011, Pakta Integritas harus ditandatangani oleh Ketua ULP dan semua anggota Kelompok Kerja ULP yang bersangkutan. Semua Undangan Lelang harus diiklankan di surat kabar nasional yang dapat ditemukan dengan mudah di provinsi dimana lelang dilaksanakan (ditentukan oleh LKPP), di surat kabar propinsi yang bersangkutan (ditentukan oleh Gubernur), di Sistem Semi E-Procurement Pekerjaan Umum, website EINRIP, dan dg Market. Panitia atau ULP harus memberi waktu sekurang-kurangnya 42 hari kalender (6 minggu) untuk penyiapan dan pemasukan penawaran (WB Guideline) dan mengijinkan calon peserta lelang memperoleh dokumen lelang sampai dengan 24 jam sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Oleh karena itu, Panitia/ULP tidak boleh menyelenggarakan pemasukan penawaran sehari setelah hari libur. Pembukaan penawaran dengan evaluasi penawaran gabungan (kombinasi) beberapa paket
55
kontrak yang melibatkan Panitia Lelang/ULP di propinsi yang berbeda harus dilaksanakan pada waktu yang sama. Teks standar undangan lelang di bawah ini telah diubah untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi dan harus dicantumkan dalam iklan lelang untuk pekerjaan sipil berikut. Unit Layanan Pengadaan harus mengisi
dengan teks yang sesuai untuk setiap paket lelang. Pengumuman lelang juga harus menjelaskan prosedur semi e-procurement. Gunakan huruf tebal (bold) sesuai tanda. Meskipun iklan Undangan Lelang di suratkabar lebih mudah diakses sebagian besar Calon Peserta Lelang, tetapi Teks Standar Undangan Lelang EINRIP relatif panjang dan mahal. Sehingga teks Undangan Lelang di surat kabar dapat dikurangi, dan diberi tambahan informasi bahwa informasi lengkap dapat diunduh dari website.
Contoh Undangan Lelang yang Dimuatdi Surat Kabar.
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA SNVT EASTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (EINRIP) LOAN No. AIPRD-L002 Nomor: 1. Pemerintah Republik Indonesia telah menerima pinjaman A$300 juta dari Australian Agency for International Development (AusAID) untuk membiayai Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP), dan bermaksud menggunakan sebagian dari pinjaman yang telah diproses untuk melaksanakan pembayaran yang eligible berdasarkan Kontrak untuk . Panjang Efektif Jalan HPS/ Owner Estimate ……………….. km Rp. ……………………. Waktu Penyelesaian AACTO* Minimum ………… hari kalender US$. ……………………. *) AACTO = Annual Average Construction Turn Over
Jaminan Lelang Minimum Rp. ……………….. Masa Berlaku Penawaran 90 hari kalender
2. Lelang akan dilaksanakan berdasarkan prosedur International Competitive Bidding (ICB) yang ditentukan dalam World Bank‘s Guidelines: Procurement under IBRD Loans and IDA Credits, Mei 2004, Revisi 1 Oktober 2006, menggunakan sistem Semi e-Procurement Kementerian PU dan terbatas untuk: a. Badan Hukum yang menjalankan usaha di Australia atau Selandia Baru. b. Badan Hukum yang menjalankan usaha di Republik Indonesia, didirikan sesuai dengan undang - undang dan peraturan Indonesia dan dalam hal perusahaan perseroan memiliki mayoritas kepemilikan/ saham oleh Pihak Indonesia; dan, c. Badan Hukum yang telah disetujui Republik Indonesia dan Commonwealth secara tertulis yang dibentuk dalam rangka mencerminkan semangat kerjasama antara Republik Indonesia, Australia dan Selandia Baru. 3. Persyaratan kualifikasi bagi peserta lelang diberikan dalam Dokumen Lelang. 4. Peserta Lelang dapat memilih untuk memperoleh dokumen lelang dengan cara mengunduh dari website eProcurement Kementerian PU (perlu kode akses), atau meminta lewat e-mail atau surat baik kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau Direktorat yang akan menyediakan dokumen dalam bentuk CD atau Bahan Cetak. Dokumen Lelang akan tersedia sampai dengan 24 jam sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Alamat:
Phone/Fax No.
Unit Layanan Pengadaan (ULP) , Direktorat Jenderal Bina Marga Alamat : Telepon : Fax. : E-mail : 5. Penawaran harus disampaikan pada atau sebelum pk 10:00 pagi waktu setempat, tanggal . Pelelangan Elektronik tidak diijinkan. Penawaran yang terlambat akan ditolak. Alamat penyampaian dokumen penawaran sama dengan alamat ULP diatas atau sama dengan alamat untuk pembukaan lelang, bila penawaran disampaikan pada tanggal yang sama dengan pembukaan penawaran. 6. Penawaran akan dibuka pada pk. 10:15 pagi waktu setempat, tanggal . Semua penawaran harus disertai Jaminan Penawaran dalam format yang sesuai seperti diberikan dalam Dokumen Lelang. Alamat untuk pembukaan lelang adalah: 7. Tidak diselenggarakan Rapat Penjelasan Lelang. Klarifikasi terhadap prosedur lelang dapat diminta dari Unit Layanan Pengadaan (ULP) pada alamat di atas dari tanggal sampai. Informasi lengkap mengenai Undangan Pelelangan ini dapat diunduh dari website EINRIP: http://www.pmu-binamarga.com, sistem Semi e-procurement Kementerian Pekerjaan Umum, dan DG market. , Procurement Service Unit (ULP)
56
Teks Standar Undangan Lelang untuk Website
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIRECTORATE GENERAL OF HIGHWAYS SNVT EASTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (EINRIP) LOAN No. AIPRD-L002 IFB Number:
1. Undangan Lelang ini mengikuti the General Procurement Notice pada DG Market Notice no. 72224000 tanggal 26 August 2007 dan Media Indonesia tanggal 19 September 2007. 2. Pemerintah Republik Indonesia telah menerima pinjaman A$300 juta dari the Australian Agency for International Development (AusAID) untuk membiayai the Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP), dan bermaksud menggunakan sebagian dari pinjaman yang telah diproses untuk melaksanakan pembayaran yang eligible berdasarkan Kontrak untuk 3. Deskripsi paket kontrak ini adalah: Panjang Efektif Jalan HPS/ Owner’s Estimate ……………….. km Rp. ……………… Waktu Penyelesaian AACTO* Minimum .…. hari kalender US$. ……………… *) AACTO = Annual Average Construction Turn Over
Jaminan Lelang Minimum Rp. ………………. Masa Berlaku Penawaran 90 hari kalender
4. Lelang akan dilaksanakan berdasarkan prosedur International Competitive Bidding (ICB) yang ditentukan dalam World Bank‘s Guidelines: Procurement under IBRD Loans and IDA Credits, Mei 2004, Revisi 1 Oktober 2006, menggunakan sistem Semi eProcurement Kementerian PU dan terbatas untuk: a. Badan Hukum yang menjalankan usaha di Australia atau Selandia Baru, b. Badan Hukum yang menjalankan usaha di Republik Indonesia, didirikan sesuai dengan undang - undang dan peraturan Indonesia, dalam hal perusahaan perseroan memiliki mayoritas kepemilikan/saham oleh Pihak Indonesia; dan, c. Badan Hukum yang telah disetujui Republik Indonesia dan Commonwealth secara tertulis yang dibentuk dalam rangka mencerminkan semangat kerjasama antara Republik Indonesia, Australia dan Selandia Baru. 5. Perusahaan Internasional yang berminat untuk bekerja di Indonesia harus memiliki sertifikat izin kerja dari “Badan Usaha Jasa Konstruksi Asing – BUJKA” dari Kementerian Pekerjaan Umum sebelum menandatangani suatu kontrak pekerjaan (Peraturan Menteri PU No. 50/PRT/M/1991 dan 28/PRT/M/2007). 6. Persyaratan Kualifikasi bagi Peserta Lelang diberikan dalam dokumen lelang. 7. Peserta Lelang dapat memilih untuk mendapatkan dokumen lelang dengan cara mengunduh dari website e-Procurement Kementerian PU (perlu kode akses) atau meminta lewat e-mail atau surat baik kepada Unit Layanan Pengadaan atau Direktorat yang akan menyediakan dokumen dalam bentuk CD atau bahan cetak. Dokumen Lelang akan tersedia sampai dengan 24 jam sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Alamat sebagai berikut:
57
Unit Layanan Pengadaan(ULP) Alamat : Telepon/Fax. : E-mail : Direktorat, Alamat : Telepon : Fax. : E-mail : 8.
Penawaran harus disampaikan pada atau sebelum pk 10:00 pagi waktu setempat, tanggal . Pelelangan Elektronik tidak diijinkan. Penawaran yang terlambat akan ditolak. Alamat pemasukan penawaran sama dengan alamat Unit Layanan Pengadaan (ULP) diatas atau sama dengan alamat tempat pembukaan penawaran, bila penawaran disampaikan pada tanggal yang sama dengan tanggal pembukaan penawaran.
9.
Penawaran akan dibuka di depan wakil-wakil Peserta Lelang pada pk. 10:15 pagi waktu setempat, tanggal . Semua penawaran harus disertai Jaminan Penawaran dalam format yang sesuai seperti diberikan dalam Dokumen Lelang. Alamat untuk pembukan penawaran adalah
10. Tidak akan diselenggarakan Rapat Penjelasan Lelang. Klarifikasi terhadap prosedur lelang dapat diminta kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP) pada alamat diatas dari tanggal sampai dengan . 11. Semua peminat peserta lelang – Internasional dan Nasional – diminta untuk mendaftar melalui sistem e-procurement. Untuk itu, Peserta Lelang harus mendaftar secara elektronik melalui seksi pengadaan di website Departemen PU, dijelaskan dibawah ini. Peserta Lelang yang memperoleh dokumen melalui dg Market juga harus mendaftar seperti dibawah. 12. Kode akses untuk Calon Peserta Lelang Internasional tersedia dihttps://eproc.pu.go.id/publik/new/penyediajasa/persetujuan.asp?id=2dan untuk Calon Peserta Lelang lokal di www.pu.go.id. Kode akses akan dikirim lewat email. Satu kode akses dapat digunakan untuk mendaftar pada beberapa paket kontrak. Pendaftaran terpisah diminta untuk setiap paket oleh setiap Peserta Lelang. 13. Kontraktor yang berminat dapat membentuk Kerja Sama Operasi (Joint Venture, Joint Operation atau Asosiasi), meskipun demikian setiap mitra harus memenuhi persyaratan kualifikasi untuk melaksanakan seluruh persyaratan pekerjaan. Perhatian: Suatu JV, JO, konsorsium atau asosiasi harus mengajukan sendiri-sendiri untuk memperoleh kode akses sebelum mendaftar untuk suatu paket, meskipun perusahaan anggotanya secara individual telah mendapatkan kode akses atau terdaftar pada suatu paket. 14. Sistem e-procurement ditampilkan dalam Bahasa Indonesia. Untuk petunjuk dalam Bahasa Inggris, lihat https://eproc.pu.go.id/publik/proyek/semieproc07/Manual.asp.
, Unit Layanan Pengadaan(ULP)
Unit Layanan Pengadaan harus memasang Undangan Lelang (teks standar untuk website) pada Sistem Semi e-Procurement Kementerian PU, dan mengirim teks tersebut kepada PMU melalui fax
58
dan e-mail pada hari yang sama dengan pemasangan iklan di surat kabar. PMU akan mengatur pemasangan iklan tersebut pada website EINRIP dan dg Market. Bantuan PUSDATA diperlukan karena sistem Semi e-Procurement Kementerian PU memiliki standar format pengumuman lelang tersendiri, yang tidak sesuai dengan persyaratan Dokumen Lelang Standar Bank Dunia maupun EINRIP. 5.2.3.
Pendaftaran Peserta Lelang Pendaftaran Peserta Lelang hanya bisa dilakukan melalui Sistem Semi e-Procurement. Sistem tersebut hanya memberi informasi kepada Peserta Lelang mengenai jumlah Peserta Lelang yang mendaftar, bukan identitas peserta. Peserta lelang internasional dapat mendaftar melalui: https://eproc.pu.go.id/publik/new/penyediajasa/persetujuan.asp?id=2 Kemudian mereka akan memperoleh kode akses yang hanya berlaku untuk proyek EINRIP. Peserta lelang lokal dapat mendaftar melalui http://www.pu.go.id sama seperti proyek – proyek APBN. Ditjen Bina Marga dan Panitia Lelang/ Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan harus merahasiakan nama-nama perusahaan yang telah mendaftar untuk pelelangan, hingga pembukaan penawaran. Pakta Integritas tidak ditandatangani oleh Peserta Lelang secara bersama-sama. Seksi 4.1.8 membahas prosedur untuk memproses Pakta Integritas. Jika pengambilan Dokumen Lelang secara langsung diijinkan, Panitia Lelang/Kelompok Kerja harus mencatat nama perusahaan dan tanda tangan pendaftar di lembaran terpisah. Berkas catatan nama perusahaan yang mengambil dokumen tersebut tidak boleh diketahui oleh orang lain. Peserta lelang dapat memilih untuk mendapatkan dokumen lelang dengan cara mengunduh dari Sistem e-Procurement Kementerian PU (memerlukan kode akses), atau meminta lewat surat atau email baik kepada Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP atau Direktorat bersangkutan yang akan menyediakan dokumen tersebut dalam CD. Dokumen lelang dalam bahan cetak dapat diperoleh dengan biaya Peserta Lelang sendiri di Layanan Fotokopi/percetakan yang telah ditunjuk oleh Panitia Lelang. Dokumen Lelang tersedia sampai dengan 24 jam sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Penawaran yang dimasukkan oleh Peserta Lelang yang tidak mendaftar pada sistem Semi eProcurement Kementerian Pekerjaan Umum akan diterima. Pengguna Jasa tidak bertanggung jawab atas kelengkapan Dokumen Lelang dan adendanya apabila tidak diperoleh langsung dari sumber yang telah ditentukan Pengguna Jasa di dalam Undangan Lelang (IPL 6.3).
5.2.4.
Klarifikasi a.
Informasi untuk Peserta Lelang Calon peserta lelang yang memerlukan klarifikasi terhadap Dokumen Lelang dapat menghubungi Pengguna Jasa (Panitia Lelang/Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan) secara tertulis ke alamat Pengguna Jasa yang dicantumkan dalam IPL 7.1 pada Dokumen Lelang Standar. Panitia akan memberikan jawaban tertulis terhadap setiap permintaan klarifikasi selambat-lambatnya empat belas (14) hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran, asalkan permintaan tersebut telah diterima sekurang - kurangnya dua puluh satu (21) hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran (IPL 7.1). Jawaban tersebut akan ditembuskan kepada semua Peserta Lelang yang telah memiliki dokumen lelang sesuai IPL 6.3, termasuk deskripsi pertanyaan tetapi tanpa disertai identitas sumbernya.Jika dianggap perlu, panitia akan melakukan perubahan/amandemen terhadap dokumen lelang sebagai hasil klarifikasi, mengikuti prosedur IPL 8 dan IPL 22.2.
b.
Perubahan/ Adendum Dokumen Lelang Pengguna Jasa dapat mengubah Dokumen Lelang dengan menerbitkan addenda paling lambat empat belas (14) hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Adendum akan diterbitkan setelah NOL addendum dikeluarkan oleh AusAID. Setiap penerbitan addendum akan menjadi bagian Dokumen Lelang dan harus diberitahukan secara tertulis kepada semua Peserta Lelang yang telah memperoleh Dokumen Lelang dari Pengguna Jasa, sesuai dengan IPL 6.3. Peserta
59
Lelang yang mendaftar melalui sistem Semi e-Procurement Kementerian PU akan diberitahu melalui email pada saat addendum dimasukkan ke dalam Semi e-Procurement. Pengguna Jasa dapat, menurut pertimbangannya sendiri, memperpanjang batas akhir pemasukan penawaran dengan mengubah Dokumen Lelang sesuai dengan IPL 8, dengan demikian semua hak dan kewajiban Pengguna Jasa dan Peserta Lelang yang sebelumnya terkait dengan batas akhir tersebut akan berlaku pula terhadap perpanjangan batas akhir pemasukan penawaran (IPL 22.2). Informasi mengenai perpanjangan batas akhir pemasukan penawaran dan/atau penerbitan addendum akan diberitahukan melalui iklan di surat kabar dan website. c.
Klarifikasi Penawaran Klarifikasi penawaran akan dilaksanakan sesuai dengan Seksi I. Instruksi kepada Peserta Lelang, E. Evaluasi dan Perbandingan Penawaran, pasal 27 Klarifikasi Penawaran. Lihat juga Seksi 5.3.1 tentang Evaluasi Penawaran.
5.2.5.
Pemasukan dan Pembukaan Penawaran a.
Penawaran dimasukkan saat batas akhir penawaran di tempat yang sama dengan pembukaan penawaran.
b.
Pemasukan penawaran harus mengikuti prosedur yang diatur dalam IPL 21, IPL 22, IPL 23 and IPL 24 sertaLampiran 15 (Formulir untuk Mencatat Pelelangan dan Evaluasi Lelang).
c.
Kelompok masyarakat akan diundang untuk menghadiri kegiatan utama pelelangan termasuk pembukaan penawaran, paling lambat 7 hari sebelum kegiatan dimulai. Wakil – wakil kelompok masyarakat akan melaporkan proses kegiatan dan mencatat kekurangan proses yang ada.
d.
Pembukaan Penawaran harus mengikuti prosedur yang diatur dalam IPL 25. Pengguna Jasa (Panitia Lelang/Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan) akan membuka penawaran di depan publik, di hadapan para Peserta Lelang atau wakil-wakilnya, wakil kelompok – kelompok masyarakat, PAS, dan setiap orang yang ingin hadir, ketika penawaran dibacakan dan dicatat, serta membuat Daftar Hadir. Apabila karena sesuatu hal, Penasehat Pelelangan tidak dapat menghadiri pembukaan penawaran, ia akan menunjuk Notaris Publik untuk melaksanakan tugasnya. Untuk membantu dalam Pembukaan Penawaran dan pencatatan, Daftar Simak (checklist) diberikan dalam Lampiran 15. Daftar simak tersebut sebaiknya diisi untuk masing masing penawaran ketika penawaran tersebut sedang dibacakan.
e.
Jaminan Penawaran asli yang tidak disertakan dalam penawaran atau dimasukkan terpisah pada saat pembukaan penawaran tidak akan diterima.
Setelah pembukaan penawaran selesai, satu berkas dokumen lelang harus diberikan kepada Penasehat Pelelangan untuk disimpan. Dokumen lelang asli dan dua berkas fotokopinya harus disimpan di tempat yang aman oleh Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP untuk evaluasi. Panitia/Kelompok Kerja harus mengirim dua berkas fotokopi dalam keadaan tersegel kepada PMU dalam waktu 24 jam setelah pemasukan penawaran di alamat berikut: PMU EINRIP Direktorat Bina Program, Direktorat Jenderal Bina Marga Sapta Taruna Building, Lantai 8
th
Jalan Patimura 20 Jakarta 1210 Pada waktu yang sama, Panitia Lelang/Kelompok Kerja harus mengirim Formulir 4 (Catatan Pembukaan Penawaran) yang telah diisi dan Lampiran 8 untuk Lelang dan Berita Acara Pembukaan Penawaran ke setiap Peserta Lelang, Penasehat Lelang, PMU, AusAID, dan Sistem Semi eProcurement PU dengan bantuan PUSDATA. PMU akan mengunggah Catatan Pembukaan Penawaran ke website EINRIP. Panitia Lelang juga harus menyampaikan Daftar Hadir Pembukaan Penawaran dan tanggapan dari perwakilan kelompok masyarakat kepada PMU, Penasehat Lelang, dan AusAID.
60
5.3. 5.3.1.
Evaluasi, Pasca Kualifikasi dan Penetapan Pemenang Evaluasi Penawaran Seksi III Dokumen Lelang Standarberisi seluruh kriteria yang harus digunakan oleh Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP untuk mengevaluasi penawaran. Berdasarkan IPL 34 dan IPL36, tidak ada faktor, metode atau kriteria lain yang boleh digunakan. Keputusan Panitia/Kelompok Kerja atas responsif tidaknya penawaran dibuat berdasarkan isi penawaran itu sendiri, seperti dijelaskan dalam IPL 11. Panitia Lelang/Kelompok Kerja dapat meminta bantun Layanan Penasehat Pelelangan (PAS) dalam melaksanakan evaluasi, tetapi bantuan tersebut tidak membebaskan Panitia dari tanggung jawab evaluasi. Formulir-formulir yang terdapat dalam Lampiran 15 digunakan untuk menyiapkan Laporan Evaluasi Penawaran dan Usulan Penetapan Pemenang yang disampaikan kepada AusAID untuk mendapatkan NOL. Meskipun demikian, berdasarkan IPL 26.2, dari saat pembukaan penawaran sampai saat penetapan pemenang, apabila setiap Peserta Lelang hendak menghubungi Panitia Lelang/Kelompok Kerja berkaitan dengan proses lelang, dapat dilakukan secara tertulis. Setiap usaha yang dilakukan Peserta Lelang untuk mempengaruhi Pengguna Jasa dalam evaluasi penawaran atau penetapan pemenang dapat berakibat penawarannya digugurkan. Setelah pembukaan penawaran kepada umum, informasi yang berkaitan dengan pengujian, klarifikasi dan evaluasi penawaran serta usulan pemenang penawaran tidak dapat diberikan kepada Peserta Lelang atau orang lain yang tidak secara resmi berkaitan dengan proses tersebut sampai pengumuman pemenang lelang. Untuk membantu dalam pengujian, evaluasi dan perbandingan penawaran, dan kualifikasi Peserta Lelang, Pokja dapat, atas pertimbangannya sendiri, meminta klarifikasi kepada setiap Peserta Lelang atas penawarannya. Setiap klarifikasi yang disampaikan oleh Peserta Lelang yang bukan merupakan tanggapan atas permintaan Pengguna Jasa tidak akan dipertimbangkan. Setiap permintaan klarifikasi oleh Pengguna Jasa dan tanggapannya harus diberikan secara tertulis. Tidak ada perubahan terhadap harga maupun substansi penawaran yang dapat diminta, ditawarkan atau diijinkan, kecuali konfirmasi terhadap koreksi kesalahan aritmatik yang ditemukan oleh Pengguna Jasa dalam evaluasi penawaran, sesuai dengan IPL 31. Jika Peserta Lelang tidak memberikan klarifikasinya pada tanggal dan waktu yang ditentukan oleh Pokja, maka penawaran peserta tersebut dapat digugurkan. Penawaran akan dievalusi berdasarkan prosedur berikut, dijelaskan dalam: a.
Evaluasi Administratif
b.
Identifikasi Awal atas 3 penawaran terendah
c.
Evaluasi Teknis
d.
Evaluasi Kelayakan Harga
e.
Pasca Evaluasi
Pertama, seluruh penawaran harus diverifikasi berdasarkan persyaratan administrasi. Kemudian, penawaran-penawaran yang lolos evaluasi administratif akan dilakukan koreksi aritmatika dan memperhitungkan rabat (discount) yang ditawarkan, selanjutnya untuk penawaran-penawaran yang menggunakan lebih dari satu mata uang atau bukan mata uang rupiah akan dikonversikan ke dalam Rupiah untuk menentukan tiga penawaran terendah. Evaluasi lebih lanjut hanya akan dilakukan terhadap tiga penawaran terendah. Apabila penawar paling rendah tidak berhasil, maka penawar terendah berikutnya akan dievaluasi sampai akhirnya Panitia Lelang dapat mengusulkan penawaran responsif terendah untuk ditetapkan sebagai pemenang dan dua penawaran resposif terendah berikutnya (kedua dan ketiga) sebagai cadangan. Evaluasi Penawaran harus disampaikan menggunakan formulir pada Lampiran 15 (Pemeriksaan Awal), yang disadur dari Formulir Standar Evaluasi untuk Barang dan Pekerjaan yang diterbitkan oleh Bank Dunia pada Bulan April 2006 dan didesiminasikan dalam Pelatihan Pengadaan untuk Proyek SRIP-Bank Dunia pada tanggal 12 September 2007.
61
5.3.1.1.
Evaluasi Administratif Tujuan evaluasi administratif adalah untuk mengidentifikasi dan menggugurkan penawaranpenawaran yang tidak lengkap, tidak sah atau secara substansial tidak responsif terhadap dokumen lelang, sehingga tidak dipertimbangkan dalam tahapan selanjutnya. Prosedur berikut berdasarkan seksi Pemeriksaan Awal pada Formulir Standar Evaluasi Penawaran dari Bank dunia (April 1996), kecuali untuk kriteria “Eligibilitas” (tercantum dalam Pasca-Kualifikasi, lihat Seksi 5.3.2). Evaluasi administratif terdiri dari rangkaian pemeriksaan berikut yang dilaksanakan oleh Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP dan disajikan pada Formulir 5, Lampiran 15(Pemeriksaan Awal). Jika Peserta Lelang dinyatakan gugur untuk evaluasi selanjutnya dalam Formulir 5, maka alasannya harus diberikan dalam Laporan Evaluasi Lelang. Prosedur berikut menjelaskan cara evaluasi dan pengisian pada kolom-kolom dalam Formulir 5,Lampiran 15. Lampiran 16 memberikan petunjuk lebih lanjut untuk menafsirkan pengertian responsif dalam evaluasi, khususnya untuk menafsirkan ”penyimpangan minor (minor deviations)”. (5.3.1.1) Kolom (b) Verifikasi Keabsahan penawaran harus dicek dari kesalahan-kesalahan yang nantinya akan dapat merugikan Pengguna Jasa, bukan kesalahan atas kekurangan kecil atau hal-hal sepele. Misalnya ketidakjelasan identifikasi Peserta Lelang, kurangnya bukti perjanjian Kerja Sama Operasi (KSO). Hal ini juga meliputi Lembar Masa berlaku Penawaran, perjanjian KSO, dokumen-dokumen resmi yang diperlukan, dan Surat Kuasa untuk Orang yang menandatangani penawaran. Apabila isi penawaran tidak responsif terhadap persyaratan Dokumen Lelang, maka penawaran tersebut akan digugurkan oleh Pengguna Jasa dan selanjutnya tidak dapat dijadikan responsif melalui koreksi penyimpangan material, reservasi atau kekurangan lain (lihat IPL 29.4). Untuk menafsirkan pengertian responsif, lihat Lampiran 16 PMM: Petunjuk Bagaimana Interpretasi terhadap yang Memenuhi Syarat. Jika informasi dan/atau dokumen yang dicantumkan dalam proposal asli berbeda dengan salinannya, maka yang berlaku adalah informasi/dokumen dalam proposal asli. 1.
Dokumen legal yang dipersyaratkan: Kelengkapan dokumen penawaran termasuk informasi pasca kualifikasi sebagaimana ditentukan dalam Lampiran 8, Daftar Dokumen Lelang yang Disertakan dalam Penawaran. Peserta lelang diharapkan untuk memeriksa semua instruksi, formulir, syarat dan ketentuan dalam Dokumen Lelang. Kegagalan dalam memberikan semua informasi atau dokumentasi yang diperlukan dalam Dokumen Lelang dapat mengakibatkan penolakan terhadap penawaran (IPL 6.4). Lampiran 8 tentang Daftar Dokumen Penting Subtansial yang Disertakan dalam Penawaran, memberikan informasi tentang dokumen – dokumen yang disertakan dalam pelelangan seperti yang dibacakan pada saat pembukaan penawaran.
2.
Kebenaran/verifikasi atas dokumen – dokumen penawaran yang subtansial, yaitu: a.
b.
Perjanjian KSO (jika ada):
Sebagai alternatif, Pernyataan Berminat untuk membentuk Kerjasama Operasi, konsorsium, atau asosiasi (KSO) apabila penawaran dimenangkan, dengan ditandatangani oleh seluruh rekanan dan dilampirkan dalam penawaran, bersama dengan berkas usulan perjanjian.
Ditandatangani oleh Wakil yang diberi kuasa.
Dalam hal KSO, salah satu mitra harus membuat pernyataan akan bertanggung jawab terhadap penyelesaian seluruh pekerjaan.
Perjanjian Affidavit/ Pernyataan Berminat harus dilegalisasi oleh Notaris Publik
Surat Kuasa (jika ada):
62
Ditandatangani oleh Penerima Kuasa dan Direktur Eksekutif Perusahaan. Nama penerima kuasa harus dilegalisasi oleh Notaris Publik, atau termasuk dalam Akta Pendirian Perusahaan dan perubahan-perubahan berikutnya.
c.
d.
Wakil yang diberi kuasa dalam perjanjian KSO adalah orang yang memiliki wewenang untuk melaksanakan seluruh usaha untuk dan atas nama setiap dan semua mitra dalam KSO selama proses lelang, penunjukan kontrak, dan pelaksanaan kontrak.
Lembar Penyampaian Penawaran:
Ditandatangani oleh Direktur Eksekutif atau orang yang diberi kuasa oleh Direktur Eksekutif.
Penawaran berlaku selama jangka waktu yang ditentukan dalam Dokumen Lelang Standar.
Menyebutkan dengan jelas rabat yang ditawarkan dan metode penerapannya.
Menyebutkan dengan jelas harga penawaran.
Bermeterai cukup dan bertanggal.
Untuk KSO, ditandatangani oleh wakil yang diberi kuasa sebagaimana disebutkan dalam Perjanjian Affidavit/ Pernyataan Berminat.
Disiapkan menggunakan formulir – formulir yang sesuai, yang disediakan pada Seksi IV Dokumen Lelang.
Pakta Integritas:
Pakta Integritas kosong ditandatangani oleh Peserta Lelang dan harus disertakan dalam penawaran (Seksi 4.1.8). Pakta Integritas yang tidak ditandatangani dan tidak bertanggal akan menyebabkan penawaran ditolak dan disebut tidak responsif.
(5.3.1.1) Kolom (c) Jaminan Penawaran Keabsahan jaminan penawaran harus dicek dari kesalahan-kesalahan yang nantinya akan dapat merugikan Pengguna Jasa, namun bukan hal – hal yang tidak substansial seperti perbedaan format dengan format yang diberikan. Pemeriksaan ini meliputi kebenaran dokumen (dengan melakukan konfirmasi kepada bank penerbit jaminan), nama Peserta Lelang atau KSO, kebenaran nilai jaminan, kebenaran masa berlaku jaminan, nama proyek, tanggal efektif, dan tidak ada penambahan/pengurangan persyaratan.
Setiap penawaran yang tidak disertai dengan jaminan penawaran yang secara substansial responsif akan ditolak dan dinyatakan tidak responsif.
Jaminan penawaran harus diserahkan baik menggunakan Formulir Jaminan Penawaran yang tercantum dalam Seksi IV, Formulir – Formulir Penawaran, ataupun dalam format lain yang secara substansial sama dengan format yang disetujui oleh Pengguna Jasa sebelum pemasukan penawaran. Panitia Lelang harus mengklarifikasi susunan kata-kata yang meragukan, jika ada, kepada Bank penerbit Jaminan Penawaran apabila tersedia cukup waktu sebelum pemasukan penawaran, atau menolak format alternatif yang diusulkan.
Jaminan penawaran harus merupakan demand guarantee dalam formatunconditional bank guarantee yang diterbitkan oleh Bank dengan reputasi baik. Bank internasional yang menerbitkan jaminan penawaran harus mempunyai bank korespondensi di Indonesia.
Panitia Lelang/ Kelompok Kerja ULP harus meminta konfirmasi tertulis kepada Bank penerbit Jaminan Lelang, untuk memastikan apakah jaminan penawaran tersebut asli dan berlaku untuk jumlah dan jangka waktu yang disebutkan.
Jaminan penawaran dari KSO harus atas nama KSO yang menyampaikan penawaran. Bila KSO tersebut belum terbentuk secara hukum menjadi KSO yang secara hukum berlaku pada saat lelang, Jaminan Penawaran harus dibuat atas nama semua calon mitra sebagaimana disebutkan dalam Pernyataan Berminat, merujuk pada IPL 4.1.
63
Jaminan penawaran akan ditolak bila tidak mencantumkan semua persyaratan yang disebutkan dalam Formulir Jaminan Penawaran (Butir no 1 dan 2).
Peserta lelang dalam negeri dianjurkan untuk menggunakan Formulir Jaminan Penawaran seperti yang disebutkan pada butir 2.
Jaminan Penawaran dapat dicairkan, jika: -
Peserta Lelang menarik penawarannya dalam jangka waktu masa berlaku penawaran
-
Pemenang Lelang tidak dapat menandatangani kontrak sesuai IPL 40, atau menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sesuai IPL 41, atau tidak menerima koreksi atas kesalahan aritmatik sesuai IPL 31, atau tidak bersedia melaksanakan pekerjaan yang harga satuan atau harganya tidak dicantumkan oleh Peserta Lelang berdasarkan IPL 14.2 dan pembayarannya dianggap telah tercakup dalam mata pembayaran lain.
-
Pemenang Lelang tidak setuju untuk menyediakan Jaminan Pelaksanaan yang lebih besar (10% HPS) akibat penawaran yang tidak seimbang (seriously unbalance bid) termasuk penawaran yang sangat rendah dibandingkan HPS, atau penawaran berat kedepan (front-loaded bid), yang dijelaskan dalam Seksi 5.3.1.5.
Nama paket kontrak, masa berlaku dan nilai Jaminan Penawaran harus sama seperti dinyatakan dalam SDL. Jika nilai Jaminan Penawaran yang dinyatakan dalam huruf berbeda dengan yang dinyatakan dalam angka, hal tersebut harus diklarifikasikan kepada Bank penerbit Jaminan Penawaran.
Nama Penerimadalam Jaminan Penawaran sama dengan nama Pengguna Jasa yang melelangkan pekerjaan. Bila berbeda, maka harus diklarifikasikan kepada Bank penerbit Jaminan Penawaran.
Nama Penjamin dalam Jaminan Penawaran sama dengan nama Peserta Lelang yang disebutkan dalam Surat Penawaran.
Jaminan Penawaran dari Pemenang Lelang harus segera dikembalikan setelah Pemenang Lelang menandatangani kontrak dan menyerahkan Jaminan Pelaksanaan yang dipersyaratkan.
Jaminan Penawaran dari para Peserta Lelang yang tidak berhasil akan dikembalikan secepatnyasetelah Pemenang Lelang memberikan jaminan pelaksanaan sesuai dengan IPL 41.
(5.3.1.1) Kolom (d) Kelengkapan Penawaran Kelengkapan Penawaran mengacu pada pemeriksaan mata pembayaran-mata pembayaran yang tidak lengkap. Pemeriksaan ini termasuk jumlah parsial pada mata pembayaran tertentu – penawaran yang tidak menawarkan semua mata pembayaran yang dipersyaratkan umumnya dianggap tidak responsif. Namun dalam kontrak pekerjaan ini, harga satuan yang tidak lengkap untuk pekerjaan tidak rutin dianggap disertakan dalam mata pembayaran yang berhubungan. a.
Daftar Kuantitas dan Harga:
Disiapkan menggunakan formulir yang diberikan dalam Seksi IV, Formulir Lelang. Formulir tersebut harus dilengkapi tanpa ada perubahan terhadap teks, dan tidak ada penggantian yang dapat diterima kecuali yang diatur dalam IPL 20.2.
Harga satuan atau harga harus dimasukkan untuk setiap mata pembayaran dalam Daftar Kuantitas dan Harga. Biaya dari mata pembayaran-mata pembayaran yang tidak diberikan harga satuan atau harga akan dianggap telah tercakup dalam harga satuan atau harga lain yang disertakan dalam Daftar Kuantitas dan Harga.
(5.3.1.1) Kolom (e) Responsif secara Substansial Penyimpangan besar dari ketentuan – ketentuan komersial dan spesifikasi teknis merupakan dasar untuk menolak penawaran. Contohnya adalah spesifikasi alternatif, program kerja yang tidak memadai, serta menghindari tanggung jawab dan kewajiban.
64
Petunjuk tentang interpretasi hasil responsif dari Evaluasi Penawaran seperti yang dilampirkan dalam Lampiran 16 merupakan salah satu acuan untuk menafsirkan isu – isu yang samar dalam Evaluasi Penawaran. Petunjuk tersebut dibagikan baik kepada Panitia Lelang/ Kelompok Kerja ULP maupun Peserta Lelang. (5.3.1.1) Kolom (f) Diterima untuk Evaluasi Selanjutnya? (5.3.1.4) Tulis Ya atau Tidak untuk setiap subyek Evaluasi Administratif. Apabila Peserta Lelang diberi tanda “Tidak” (tidak diterima untuk evaluasi selanjutnya), harus diberikan alasannya dalam Laporan Evaluasi Penawaran. 5.3.1.2.
Identifikasi Tiga Penawaran Terendah Pertama, semua penawaran yang lolos evaluasi administratif akan dikoreksi terhadap kesalahan aritmatik sesuai IPL 31.1 dan terhadap rabat tidak bersyarat yang ditawarkan sesuai IPL 14.4, selanjutnya dilaporkan dalam Formulir 6 Lampiran 15, Koreksi dan Rabat Tidak Bersyarat. Penawaran yang memiliki ketidaksesuaian bukan materiil (non-material non-conformities) yang dapat dihitung akan ditangani sesuai petunjuk yang dijelaskan dalam Section 5.3.1.3. Ketidak-sesuaian Bukan Materiil. Kemudian, penawaran yang menggunakan lebih dari satu mata uang atau mata uang bukan Rupiah harus dikonversi ke dalam mata uang Rupiah sesuai dengan Pilihan B dalam Lembar Data Lelang menggunakan Formulir 7 dalam Lampiran 15, di mana nilai tukar uang tersebut dicantumkan bersama dengan sumber informasi yang menentukan nilai tukar. Kemudian konversi mata uang dalam penawaran tersebut, untuk Pilihan B dalam Data Lelang, harus dilaporkan dalam Formulir 8 Lampiran 15, Konversi Mata Uang (Mata Uang Jamak). Penawaran - penawaran kemudian dibuat peringkat untuk menentukan tiga penawaran terendah. Evaluasi selanjutnya hanya dilakukan terhadap tiga penawaran terendah tersebut. Dalam mengevaluasi penawaran, Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP akan mempertimbangkan beberapa hal berikut: a.
Harga penawaran, termasuk Provisional Sum dan ketentuan, jika ada, untuk kontingensi dalam Rekapitulasi Daftar Kuantitas dan Harga, serta mata pembayaran Pekerjaan Harian, di mana harga kompetitif;
b.
Penyesuaian harga atas koreksi kesalahan aritmatik sesuai dengan IPL 31.1; jika Peserta Lelang yang menyampaikan penawaran terendah setelah dievaluasi tidak menerima koreksi kesalahan tersebut, penawarannya akan digugurkan dan jaminan penawarannya dicairkan.
c.
Penyesuaian harga sehubungan dengan rabat yang ditawarkan sesuai dengan IPL 14.4;
d.
Konversi nilai sebagai akibat penerapan huruf (a) sampai (c) di atas, jika relevan, ke mata uang Rupiah sesuai dengan IPL 32.1;
e.
Penyesuaian harga untuk ketidak-sesuaian bukan materiil yang dapat dihitung berdasarkan IPL 30.3;
f.
faktor-faktor evaluasiseperti dicantumkan dalam Seksi III, Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi;
Akibat yang diperkirakan dari ketentuan penyesuaian harga sesuai Syarat-syarat Kontrak, yang diterapkan selama masa pelaksanaan kontrak tidak diperhitungkan dalam evaluasi penawaran. 5.3.1.3.
Ketidaksesuaian Bukan Materiil (Non-material Non-conformities) Asalkansuatu penawaran secara substansial dinyatakan responsif, Panitia Lelang/ Kelompok Kerja ULP dapat mengesampingkan ketidaksesuaian dalam penawaran yang tidak termasuk penyimpangan, bersyarat atau ketidaksesuaian materiil. Asalkansuatu penawaran secara substansial dinyatakan responsif, Kelompok Kerja dapat meminta kepada Peserta Lelang untuk menyerahkan informasi atau dokumentasi yang diperlukan, dalam jangka waktu yang layak, untuk meralat ketidaksesuaian bukan materiil dalam penawaran terkait dokumen yang diperlukan. Permintaan informasi atau dokumentasi mengenai ketidaksesuaian
65
tersebut tidak boleh dikaitkan dengan aspek apapun dari harga penawaran. Jika Peserta Lelang tidak dapat memenuhi permintaan ini, penawarannya dapat ditolak. Kuantitas dan mata pembayaran yang hilang dalam penawaran tidak akan disesuaikan. Tetapi penawaran dapat dinyatakan responsif dan mata pembayaran ini dianggap telah tercakup dalam harga satuan untuk item lain dan harga dalam daftar kuantitas. Apabila mata pembayaran tercantum dalam Daftar Kuantitas dan Harga (BoQ) tetapi tanpa harga satuan atau harga satuan adalah nol (0), maka item tersebut dianggap telah termasuk dalam harga satuan item lain dan harga dalam Daftar Kuantitas dan Harga. 5.3.1.4.
Evaluasi Teknis (tidak disediakan format standar) Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP akan menguji aspek teknik dari penawaran yang disampaikan sesuai dengan IPL 16, Proposal Teknik, khususnya untuk mengkonfirmasikan bahwa seluruh ketentuan dalam Seksi VI, Syarat-syarat Pekerjaan telah dipenuhi tanpa ada penyimpangan material atau keberatan. Dalam proses evaluasi Proposal Teknik, Panitia Lelang/ Kelompok Kerja akan memeriksa persyaratan dokumen lelang terkait organisasi lapangan, metode pernyataan, jadwal mobilisasi, jadwal pelaksanaan pekerjaan, personil dan peralatan. Apabila hasil evaluasi tidak responsif terhadap persyaratan dokumen lelang, Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP tidak segera mendiskualifikasi peserta lelang, tetapi meminta secara tertulis untuk melakukan klarifikasi dalam jangka waktu yang wajar sebelum pengeluaran keputusan responsif. Permintaan informasi atau dokumentasi mengenai ketidaksesuaian tersebut tidak boleh dikaitkan dengan aspek apapun dari harga penawaran. Kegagalan peserta lelang untuk memenuhi permintaan tersebut dapat menyebabkan penawarannnya ditolak. Evaluasi meliputi aspek – aspek berikut: a.
b.
c.
66
Metode Pelaksanaan:
Harus sesuai dengan dokumen lelang dan menggambarkan perspektif teknik Peserta Lelang tentang cara melaksanakan pekerjaan.
Bila terdapat inkonsistensi atau informasi yang tidak jelas antara metode pelaksanaan dan dokumen lainnya, Panitia Lelang dapat mengklarifikasi secara tertulis kepada Peserta Lelang sebelum memutuskan penawaran tersebut responsif atau tidak.
Jadwal Pelaksanaan:
Tidak melebihi Waktu Penyelesaian Pekerjaan yang ditentukan dalam Dokumen Lelang.
Urutan kegiatan pekerjaan secara teknis dapat dilaksanakan dalam cara dan waktu yang wajar.
Panitia Lelang/Kelompok Kerja ULP dapat melakukan klarifikasi secara tertulis kepada Peserta Lelang sebelum memutuskan penawaran responsif atau tidak.
Sumber daya:
Jenis, kapasitas, komposisi, dan jumlah peralatan yang diusulkan dalam penawaran paling sedikit harusmemenuhi ketentuanyang tercantum dalam dokumen lelang.
Jumlah dan kualifikasi personel inti penuh waktu (full time) harus memenuhi persyaratanyang tercantum dalam dokumen lelang.
Bagian-bagian pekerjaan yang diusulkan persyaratan dalam dokumen lelang.
Kelompok Kerja ULP dapat meminta klarifikasi tertulis kepada Peserta Lelang sebelum memutuskan apakah penawaran responsif atau tidak.
untuk
disubkontrakkan
harus
memenuhi
5.3.1.5.
Evaluasi Kewajaran Harga Penawaran yang timpang adalah (misalnya) apabila lebih dari seperempat mata pembayaran terpilih (Selected Pay Item) berbeda lebih dari 25% terhadap harga satuan dalam HPS, atau total harga untuk item – item tersebut juga berbeda lebih dari 25% terhadap harga satuan dalam HPS, atau total harga penawaran kurang dari 70% terhadap HPS. Penawaran berat kedepan (front-loaded) adalah (misalnya)apabila usulan jadwal kemajuan pekerjaan melebihi jadwal kemajuan pekerjaan dalam HPS lebih dari 20% harga penawaran setiap bulannya dalam seperempat periode pertama proyek. Jika suatu penawaran,setelah dievaluasi berhasil menjadi penawaran terendah, ternyata dianggap timpang atau berat ke depan oleh Panitia Lelang, maka Panitia Lelang dapat meminta kepada Peserta Lelang untuk menyerahkan analisis harga satuan rinci untuk tiap-tiap atau seluruh mata pembayaran dalam Daftar Kuantitas dan Harga untuk menunjukkan konsistensi internal harga satuan tersebut dengan metode pelaksanaan dan jadwal yang diusulkan. Setelah dilakukan evaluasi terhadap analisis harga satuan dan dengan mempertimbangkan rencana perkiraan pembayaran-pembayaran kontrak, Pokja dapat meminta agar nilai jaminan pelaksanaan dinaikkan atas biaya Peserta Lelang sebesar 10% dari nilai HPS untuk melindungi Pengguna Jasa terhadap kerugian finansial bila Peserta Lelang yang memenangi lelang tersebut gagal melaksanakan kontrak. Metode ini juga diterapkan untuk penawaran yang sangat rendah dibandingkan HPS. Bila Peserta Lelang yang menang tidak bersedia menyediakan Jaminan Pelaksanaan yang nilainya dinaikkan tersebut, maka penawaran akan digugurkan dan Jaminan Penawaran akan dicairkan.
5.3.2.
Pasca Kualifikasi Panitia Lelang/ Kelompok Kerja ULP akan memutuskan dengan seksama apakah Peserta Lelang yang dipilih karena telah menyampaikan penawaran yang secara substansial responsif dan setelah hasil evaluasi terendah memenuhi kriteria kualifikasi yang dijelaskan dalam Seksi III, Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi. Keputusan ini dibuat berdasarkan pemeriksaan atas bukti-bukti tertulis terhadap kualifikasi yang diberikan Peserta Lelang untuk mematuhi IPL 17.1. Sebagai tambahan, Pasca kualifikasi harus termasuk pengecekan eligibilitas berdasarkan Daftar Hitam Rekanan (Kementerian PU, Bank Dunia, atau Pemberi Pinjaman lain). Jika ada dari tiga Peserta Lelang yang dievaluasi terendah diberikan pengaduan atas kinerjanya, maka Panitia harus melakukan investigasi atas pengaduan tersebut, dan bila ditemukan bukti bahwa pengaduan tersebut telah menjalani suatu proses hukum maka harus segera meminta persetujuan AusAID untuk menggugurkan perusahaan tersebut, dan menunggu jawaban AusAID sebelum mengajukan Usulan Pemenang lain atas Peserta Lelang terendah. Penilaian positif (lolos) terhadap seluruh aspek merupakan prasyarat untuk Penetapan Pemenang. Penilaian negatif (gagal) terhadap salah satu aspek, akan menyebabkan penawaran digugurkan, dan jika hal itu terjadi, Pengguna Jasa akan memproses penawaran denganhasil evaluasi terendah berikutnya untuk dilakukan kualifikasi dengan proses yang sama. Seksi III Dokumen Lelang Standar memberikan garis besar mengenai kriteria yang diterapkan bagi tiga penawaran responsif terendah dalam pasca-kualifikasi. Sistem gugur digunakan untuk setiap tahapan sebagaimana dijelaskan pada Gambar 5-3 dan teks dibawah ini:
5.3.2.1.
Eligibilitas Kriteria eligibilitas mencakup kebangsaan, daftar hitam rekanan dan badan hukum milik Negara dijelaskan dalam Seksi 4.1.3. Ketidakeligibilitasan (in-eligible) berdasarkan Konflik Kepentingan dijelaskan dalam Seksi 4.1.4.
5.3.2.2.
Riwayat Kontrak yang Tidak Selesai Kualifikasi akan dilakukan sesuai dengan IPL seksi 3, sub faktor 2.2.1 dan 2.2.2. Nilai tukar yang akan digunakan untuk menentukan nilai ekuivalen US$ pada sub faktor 2.2.1 dan 2.2.2 adalah Kurs Transaksi Jual(Transaction Selling Rate)yang diterbitkan oleh Bank Indonesia pada saat 28 hari sebelum tanggal batas akhir pemasukan penawaran. Nilai tukar tersebut dapat diperoleh dari website BI sebagai berikut:
67
http://www.bi.go.id/web/en/Moneter/Kurs+Bank+Indonesia/Kurs+Transaksi/ 5.3.2.3.
Keadaan Keuangan Kualifikasi akan dilakukan sesuai dengan IPL Seksi 3 Sub faktor, 2.3.1, 2.3.2 dan 2.3.3. Badan usaha tunggal dan tiap-tiap mitra KSO harus memenuhi kritreria ini. Nilai tukar yang digunakan untuk menentukan nilai ekuivalen US$ pada sub faktor 2.3.1 dan 2.3.2 adalah Kurs Transaksi Jual yang diterbitkan Bank Indonesia yang berlaku pada tanggal terakhir periode yang dilaporkan. Nilai tukar tersebut dapat diperoleh dari website BI dengan alamat: http://www.bi.go.id/web/en/Moneter/Kurs+Bank+Indonesia/Kurs+Transaksi/ Artinya bila Peserta Lelang menyampaikan laporan keuangan untuk periode yang berakhir di bulan Desember 2008, maka nilai tukar yang digunakan adalah tanggal 31 Desember 2008 atau bila tidak tersedia akan berlaku terdekat sebelum 31 Desember 2008. Demikian pula bila periode yang dilaporkan berakhir pada tanggal 15 Juni 2007, maka nilai tukar menggunakan nilai tukar yang berlaku pada tanggal 30 Juni 2007 atau bila tidak tersedia menggunakan tanggal terdekat sebelum 30 Juni 2007. Nilai tukar yang akan digunakan untuk menentukan nilai ekuivalen US$ pada sub faktor 2.3.3 adalah Kurs Transaksi Jual yang diterbitkan oleh Bank Indonesia pada saat 28 hari sebelum tanggal batas akhir pemasukan penawaran. Nilai tukar tersebut dapat diperoleh dari website BI sebagai berikut: http://www.bi.go.id/web/en/Moneter/Kurs+Bank+Indonesia/Kurs+Transaksi/ Sub faktor 2.3.1 (Riwayat Kinerja Keuangan) meliputi dua persyaratan yang harus dipenuhi oleh Peserta Lelang baik yang berbentuk badan usaha tunggal, atau KSO, berdasarkan Neraca Keuangan yang telah diaudit untuk lima tahun terakhir, yang menggambarkan kesehatan keadaan keuangan Peserta Lelang saat ini dan prospek keuntungan jangka panjangnya, yaitu: a.
Kekayaan bersih saat ini harus positif, dihitung berdasarkan selisih antara seluruh aset dan seluruh kewajiban.
b.
Laba perusahaan sebelum pajak harus positif selama paling sedikit dua tahun terakhir.
Sub faktor 2.3.2 (Rata – rata Perputaran Modal Konstruksi Tahunan - Average Annual Construction Turnover/ AACTO) mensyaratkan minimum rata – rata untuk perputaran modal 7 konstruksi tahunan (AACTO) sebesar 1,5 V/T, dihitung berdasarkan jumlah yang ditagihkan kepada klien setiap tahun untuk pekerjaan yang sedang berjalan atau selesai dalam rentang waktu lima (5) tahun, di mana: V = Perkiraan Nilai Kontrak (OE/HPS) T = Waktu Penyelesaian Pekerjaan (dalam tahun) Badan usaha tunggal harus memenuhi persyaratan tersebut, sedangkan masing – masing rekanan KSO harus memenuhi 50% dari persyaratan dan setidaknya satu rekanan KSO harus memenuhi persyaratan. Sub faktor 2.3.3 (Sumber – Sumber Keuangan) mensyaratkan Peserta Lelang untuk menunjukkan akses kepada, atau ketersediaan atas sumber – sumber keuangan seperti aset lancer, aset yang tidak dibebani hutang, kucuran kredit, dan sumber – sumber lainnya, selain uang muka kontrak untuk memenuhi: a.
Persyaratan cash-flowselama empat bulan pelaksanaan proyek sebesar 4 V/T, dimana V = Perkiraan Nilai Kontrak (OE/HPS) dan T= Masa Penyelesaian (dalam bulan). Empat bulan dihitung berdasarkan 1 bulan untuk pendanaan pelaksanaan awal proyek, 28 hari (maksimum) bagi Direksi untuk menerbitkan sertifikat pembayaran, 56 hari (maksimum) bagi Pengguna Jasa untuk membayar tagihan, ditambah 7 hari untuk hal-hal tak terduga;
7
Berdasarkan jumlah yang disahkan untuk pembayaran pekerjaan pada kontrak yang relevan.
68
DAN b.
Persyaratan cash flow keseluruhanatas kontrak dan komitmen yang sedang berjalan pada proyek lain, umumnya disebut dengan “Kemampuan Menawar” atau “Bid Capacity”,yang dihitung berdasarkan asumsi berikut: Bid Capacity = Nilai Kontrak V dikalikan faktor Z berkaitan dengan tahapan pembayaran kontrak. Untuk pekerjaan konstruksi dengan penundaan pembayaran bulanan, suatu faktor Z yang aman diasumsikan dengan 0.3 Untuk memeriksa apakah Peserta Lelang memiliki Kemampuan Menawar, Kekayaan Bersihnya dikalikan dengan faktor X untuk mengijinkan penggunaan modal usaha secara intensif dan dikurangi dengan faktor Y untuk memperhitungkan Komitmen yang sedang Berjalan yang mengurangi kemampuannya. X x Kekayaan Bersih (NW) - Y x Sisa Pekerjaan / komitmen (RW) >Z x Nilai Kontrak (V), dimana untuk pekerjaan konstruksi: X = 3, Y = 0.4 dan Z = 0.3 Sehingga Kemampuan Menawar =3 NW – 0.4 RW, Kemampuan Menawar Minimum = 0.3 V “Komitmen” termasuk nilai pekerjaan yang sedang berjalan atau telah terikat kontrak di luar EINRIP. Badan Usaha tunggal harus memenuhi persyaratan ini, dan masing-masing rekanan KSO harus memenuhi 50% dari persyaratan, serta setidaknya salah satu rekanan KSO harus memenuhi persyaratan.
5.3.2.4.
Pengalaman Kualifikasi berdasarkan IPL Seksi 3, Sub faktors 2.4.1 dan 2.4.2. Sub faktor 2.4.1 (Pengalaman Umum) mensyaratkan pengalaman melaksanakan kontrak-kontrak, sebagai kontraktor, subkontraktor, atau manajemen kontraktor selama paling sedikit lima tahun terakhir sebelum batas waktu pemasukan penawaran, dan dengan kegiatan sekurang-kurangnya enam (6) bulan setiap tahun termasuk pemeliharaan, atau pekerjaan karena pemberitahuan kerusakan (defect notification works), atau pekerjaan karena kewajiban atas kerusakan (defect liability works). Informasi ini disampaikan melalui Formulir EXP-1 Badan hukum tunggal dan tiap-tiap rekanan KSO harus memenuhi persyaratan ini. Sub faktor 2.4.2 (Pengalaman Khusus) terdiri atas dua bagian: partisipasi dalam kontrak – kontrak sejenis, dan partisipasi dalam kegiatan – kegiatan pokok. 8
Kontrak – kontrak sejenis: berpartisipasi sebagai kontraktor, manajemen kontraktor , atau subkontraktor untuk paling sedikit satu kontrak dalam lima tahun terakhir sebelum batas akhir pemasukan penawaran, dengan nilai sekurang-kurangnya lima puluh persen (50%) dari HPS (dalam US$), dan telah dapat diselesaikan secara substansial dan baik serta serupa dengan pekerjaan yang akan diikuti. Kesamaan tersebut berdasarkan pada sifat proyek dan kompleksitas atau metode/ teknologi yang digunakan. Seksi VI, Persyaratan Pekerjaan menjelaskan lingkup proyek dan dapat digunakan sebagai acuan. Adanya pekerjaan yang sejenis seperti perkerasan aspal, agregat, pekerjaan tanah dan struktur dapat dipertimbangkan untuk menentukan kesamaan tersebut. Informasi tersebut disajikan dalam Formulir EXP-2a. rekanan KSO harus memenuhi persyaratan ini.
Badan hukum tunggal dan setidaknya satu
Kegiatan – Kegiatan Pokok: Untuk kontrak sejenis atau kontrak-kontrak lain yang dilaksanakan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir, peserta lelang harus menunjukkan bahwa Ia memiliki pengalaman 8
Manajemen kontraktor tidak secara langsung melaksanakan pekerjaan tapi mengontrakkannya keluar dan mengelola pekerjaan kontraktor lain, mengambil alih tanggung jawab penuh dan menanggung resiko atas harga, kualitas, dan ketepatan waktu pelaksanaan.
69
minimum untuk melaksanakan pekerjaan dengan kegiatan – kegiatan pokok yang digambarkan sebagai tingkat produksi tertinggi yang dicapai oleh peserta lelang (bukan asosiasi) pada salah satu kontrak tersebut. Persyaratan untuk kegiatan – kegiatan pokok yang disertakan Panitia Lelang dalam dokumen lelang dihitung dari 0.5 x jumlah kuantitas dalam BoQ, dibagi dengan waktu penyelesaian pekerjaan dalam bulan. 3
Contoh: Pekerjaan Aspal Beton = x m per bulan x=
Jumlah kuantitas aspal beton dalam BOQ x 0.5 Waktu penyelesaian Lapis Penutup Aspal Beton (bulan)
Peserta Lelang harus menyampaikan Sertifikat Bulanan (MC) dari salah satu kontraknya yang memperlihatkan tingkat produktivitas kegiatan yang diperlukan telah tercapai setidaknya dalam satu bulan. Informasi tersebut disajikan dalam Formulir EXP-2b. Badan hukum tunggal atau gabungan dan semua rekanan KSO harus memenuhi persyaratan ini. Nilai tukar yang digunakan untuk menentukan nilai ekivalen US$ dalam Sub Faktor 2.4.2 adalah Kurs Transaksi Jual yang diterbitkan Bank Indonesia dan berlaku pada tanggal penerbitan Addendum Terakhir pada Kontrak tertentu. Nilai tukar dapat diperoleh dari website BI pada alamat: http://www.bi.go.id/web/en/Moneter/Kurs+Bank+Indonesia/Kurs+Transaksi/ 5.3.2.5.
Personel dan Peralatan Kualifikasi akan dilakukan sesuai dengan IPL Seksi 3, Sub faktor 2.5 dan 2.6. Peserta Lelang harus menunjukkan bahwa Ia mempunya personel untuk menduduki jabatan – jabatan utama yang memenuhi persyaratan berikut:
No.
Jabatan
1 2
General Superintendent (GS) Quality Control Manager
Jumlah Pengalaman yang Serupa/ Ekuivalen Pekerjaan Jabatan (tahun) (tahun) 10 5 6 3
Peserta Lelang harus memberikan rincian personil yang diusulkan dan catatan pengalaman mereka menggunakan Formulir PER-1 dan PER-2 yang terdapat dalam Seksi IV, Formulir Lelang. Peralatan untuk Pasca Kualifikasi – milik sendiri, atau perjanjian sewa atau sewa atau komitmen untuk membeli. Daftar ini tidak menyebutkan seluruh peralatan yang lengkap atau cukup untuk proyek ini. Ini merupakan peralatan minimum yang ditentukan bagi Peserta Lelang, baik harus merupakan milik sendiri, atau mampu menunjukkan akses melalui perjanjian pembelian, atau sewa, atau melalui subkontrak yang dapat diterima, atau perjanjian pengadaan, untuk memenuhi Pasca Kualifikasi. Peserta Lelang juga harus menyampaikan daftar lengkap peralatan untuk mobilisasi, untuk melaksanakan usulan rencana Metoda Kerja yang merujuk pada Lampiran 1 Penawaran dan Uraian Metoda Kerja. Daftar Peralatan untuk mobilisasi akan diberikan dalam Lampiran 3b, Penawaran, mencakup kapasitas, jumlah, dan biaya mobilisasi. Daftar Peralatan mobilisasi termasuk seperangkat Peralatan Minimum untuk pasca kualifikasi.
70
No.
Jenis dan Karakteristik Peralatan
1
Untuk Pekerjaan Jalan Aspal. Asphalt Mixing Plant, weight batch delivery system, kap. min. ____ [isi kapasitas yang diperlukan sesuai kuantitas pekerjaan dan waktu pelaksanaan] ton/jam Untuk PC Pekerjaan Jalan Beton/ atau Pekerjaan Jembatan: Portland Cement Concrete Batching Plant, kap. min. _____ [isi kapasitas yang diperlukan sesuai kuantitas beton PC dan waktu pelaksanaan] ton/jam Stone Crusher, kap. min. ____ [isi kapasitas yang diperlukan sesuai kuantitas crushed aggregate yang diperlukan dan waktu pelaksanaan] ton/jam Peralatan utama lainnya yang telah disetujui Direktorat Wilayah Timur/ Bina Pelaksanaan Wilayah, Ditjen Bina Marga, misalnya peralatan bor atau pancang tiang pondasi.
2
3
4.
Jumlah Minimum yang Diperlukan [isi jumlah yang diperlukan]
[isi jumlah yang diperlukan]
[isi jumlah yang diperlukan]
[isi jumlah yang diperlukan]
Peserta Lelang harus menyerahkan rincian lebih lanjut atas usulan peralatan, menggunakan Formulir EQU di dalam Seksi IV Formulir Lelang. 5.3.3.
Koordinasi diantara Panitia Lelang untuk Multi Kontrak Koordinasi diantara Panitia Lelang di lingkungan Ditjen Bina Marga akan diperlukan untuk mengetahui apakah Peserta Lelang dengan penawaran terendah setelah dilakukan pasca kualifikasi juga merupakan penawar terendah pada lelang lain pada waktu bersamaan. Apabila hal itu terjadi, PMU dan Direktorat yang relevan harus mengevaluasi dan membandingkan penawaran berdasarkan kombinasi kontrak-kontrak atau berdasarkan kontrak keseluruhan untuk mendapatkan kombinasi dengan harga terendah bagi Pengguna Jasa dengan memperhitungkan rabat yang ditawarkan oleh Peserta Lelang dalam hal penentuan pemenang untuk multi kontrak (rabat silang). Jika Peserta Lelang menyampaikan beberapa penawaran yang secara substansial responsif dan terendah, evaluasi juga akan mencakup penilaian kapasitas Peserta Lelang apakah memenuhi penjumlahan persyaratan kontrak-kontrak yang akan dimenangkan, meliputi: Pengalaman, Kapasitas cash-flow, Keadaan keuangan, Kontrak yang sedang ditangani saat ini, Peralatan yang dialokasikan, dan Personel. Kualifikasi peserta lelang dengan hasil evaluasi penawaran terendah akan dinilai dan bila terbukti memenuhi penjumlahan persyaratan terhadap kontrak-kontrak tersebut, kemudian Peserta Lelang akan ditetapkan sebagai pemenang kontrak-kontrak tersebut. Dalam hal kualifikasi Peserta Lelang dengan hasil evaluasi penawaran terendah tidak memenuhi penjumlahan persyaratan, kemudian Ditjen Bina Marga akan mempertimbangkan Peserta Lelang dengan hasil evaluasi terendah kedua untuk ditetapkan sebagai pemenang atas sisa kontrak-kontrak. Keputusan kontrak-kontrak mana yang akan diberikan kepada Peserta Lelang terendah atau terendah berikutnya, sesuai dengan kualifikasinya terhadap penjumlahan persyaratan, akan diambil berdasarkan kombinasi harga terendah yang dihasilkan dari berbagai alternatif kombinasi Pemenang Lelang yang berbeda pada paket-paket kontrak yang dinilai. Peserta Lelang tidak ikut terlibat dalam keputusan ini. Karena Panitia perlu berkoordinasi dengan Panitia yang mungkin berada di propinsi lain atau Direktorat lain, PMU harus menyiapkan penilaian yang diperlukan dengan Direktorat-direktorat yang terlibat dan membuat rekomendasi kepada Panitia bersangkutan. Perlu diingat bahwa koordinasi pelelangan untuk beberapa paket kontrak yang melibatkan Panitia – Panitia Lelang berbeda hanya terjadi jika pembukaan penawaran dilaksanakan pada waktu yang sama, sehingga koordinasi dimulai dari iklan untuk pelelangan (Seksi 5.2.2).
5.3.4.
Perpanjangan Masa Berlaku Penawaran – Bid Validity Period Pada umumnya, penawaran berlaku selama 90 hari dari tanggal pemasukan penawaran. Jaminan penawaran yang menyertai penawaran akan berlaku selama 28 hari setelah masa berlaku penawaran awal. Penawaran atau jaminan penawaran yang hanya berlaku untuk periode lebih singkat akan digugurkan oleh Panitia Lelang sebagai non responsif.
71
Apabila terjadi keterlambatan evaluasi sehingga pemenang tidak dapat ditetapkan sebelum masa berlaku jaminan penawaran habis, Panitia Lelang harus meminta kepada semua peserta lelang yang lolos evaluasi administratif untuk memperpanjang masa berlaku penawaran selama 30 hari. Peserta Lelang juga diminta untuk memperpanjang jaminan penawarannya dengan periode yang sama. Apabila pemenang kontrak belum dapat diberikan selama perpanjangan waktu ini, Panitia Lelang dapat meminta kepada peserta lelang yang telah menerima perpanjangan pertama untuk melakukan perpanjangan kedua atas masa berlaku penawaran dan jaminan penawaran selama 30 hari lagi. Perpanjangan ini dan perpanjangan selanjutnya atas masa berlaku penawaran memerlukan NOL dari AusAID sebelum dilakukan perpanjangan. Permohonan terhadap NOL harus disertai alasan yang jelas mengenai keterlambatan penetapan pemenang. Mengacu pada IPL, pasal 18 dan 19. 5.3.5.
Laporan Evaluasi Penawaran Laporan Evaluasi Penawaran termasuk hal – hal yang dicantumkan dalam Seksi 4.3.1 b.ii harus disiapkan dan disampaikan oleh masing-masing Ketua Panitia Lelang (dari Kepala Balai sebagai Ketua Unit Layanan Pengadaan, setelah Perpres 54/2010) melalui Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah terkait (Wilayah II atau III) kepada PMU dan disampaikan ke AusAID untuk direview dan penerbitan NOL. Pada waktu yang sama, untuk nilai kontrak lebih dari Rp. 100 milyar, laporan evaluasi penawaran dan dokumen pendukungnya akan disampaikan kepada BPKons (Badan Pembinaan Konstruksi) Kementerian PU (sebelumnya BPKSDM) untuk meminta persetujuan dari Menteri Pekerjaan Umum – lihat Gambar 5-4. Formulir Usulan Penetapan Pemenang Lelang diberikan dalam Formulir 13, Lampiran 15.
5.3.6.
Penetapan Pemenang Lelang Laporan evaluasi penawaran termasuk hal – hal yang dicantumkan dalam Seksi 4.3.1 b.iiharus disiapkan dan disampaikan oleh masing – masing Ketua Panitia Lelang/ULP melalui PPK/Balai/Direktorat terkait kepada PMU untuk disampaikan ke AusAID agar direview dan memperoleh NOL, dan kepada BPKons untuk memperoleh persetujuan Menteri Pekerjaan Umum (untuk kontrak di atas Rp. 100 milyar) – lihat Gambar 5-4. Pengguna Jasaakan menetapkan Pemenang Lelang kepada Peserta Lelang yang penawarannya telah diputuskan terendah melalui evaluasi dan secara substansial responsif terhadap Dokumen Lelang, asalkan kemudian Peserta Lelang tersebut dinyatakan memiliki kualifikasi untuk melaksanakan kontrak dengan baik, termasuk konfirmasi dari AusAID bahwa Peserta Lelang tersebut bukan peserta yang dilarang karena keluhan kerjanya. Dokumen – dokumen berikut diperlukan untuk dievaluasi oleh BPKons sebagai prasyarat persetujuan dari Menteri:
72
Pengumuman Lelang pada setiap media yang digunakan, termasuk lembar halaman surat kabar asli yang menunjukkan iklan undangan lelang
Pemberitahuan resmi berkenaan dengan setiap klarifikasi atau addenda (jika ada)
Dokumen-dokumen Lelang
HPS rinci
Laporan Evaluasi dan Kualifikasi Penawaran berikut lampiran-lampirannya, termasuk semua catatan klarifikasi (jika ada).
Dokumen-dokumen Penawaran dari Calon Pemenang yang diusulkan dan Cadangannya, Peserta Lelang pada urutan kedua dan ketiga (bila calon pemenang adalah Peserta Lelang terendah diantara tiga calon yang diusulkan)
Salinan berkas dokumen penawaran yang digugurkan (bila calon pemenang bukan dari tiga penawar terendah)
Pakta Integritas yang telah ditandatangani untuk setiap tiga calon yang diusulkan.
Usulan Penetapan Pemenang
Foto kopi jaminan lelang dan konfirmasi keasliannya dari bank penerbit untuk ketiga calon
Bukti penyelesaian pembebasan tanah (jika ada)
Dokumen-dokumen penting lainnya
Waktu efektif pinjaman (lihat Seksi 3.1.3) harus dinyatakan oleh AusAID sebelum kontrak ditandatangani. Sebelum masa berlaku penawaran berakhir dan setelah menerima NOL dari AusAID serta persetujuan dari Menteri Pekerjaan Umum (jika diperlukan), Kepala Satker harus memberitahukan secara tertulis kepada Pemenang Lelang (selanjutnya disebut Surat Penunjukan Penyedia Jasa/ SPPJ – Letter of Acceptance) bahwa penawarannya telah diterima. Pada saat yang bersamaan, Ketua Satker juga harus memberitahukan hasil lelang kepada peserta lelang lainnya dan juga CTI untuk sistem Semi e-Procurement System; dan PMU akan mempublikasikan hasil lelang di website EINRIP dan dgMarket bersama dengan informasi berikut: (i) nama setiap Peserta Lelang yang memasukkan penawaran, (ii) harga penawaran yang dibacakan saat pembukaan penawaran, (iii) nama dan harga evaluasi untuk masing – masing penawaran setelah dievaluasi, (iv) nama peserta lelang yang penawarannya digugurkan beserta alasan pengugurannya, (v) nama pememang lelang, (vi) jangka waktu dan ringkasan lingkup kontrak yang dilelangkan. Sampai kontrak resmi disiapkan dan ditandatangani, Surat Penunjukan Penyedia Jasa akan berlaku sebagai kontrak yang mengikat. Pengguna Jasa harus segera menanggapi secara tertulis terhadap setiap pertanyaan tertulis dari Peserta Lelang yang tidak menang, setelah Pengumuman Penetapan Pemenang Lelang sesuai IPL 39.1, mengenai alasan mengapa penawarannya tidak dimenangkan. Sebelum menandatangani kontrak diatas Rp. 50 milyar, PPK harus memperoleh Pendapat Hukum atas persetujuan isi Draft Kontrak dari Biro Urusan Hukum (Kementerian PU). Pada akhir setiap kegiatan lelang, PPK harus membuat laporan kepada Balai/Direktorat terkait dan PMU. Laporan tersebut harus mencakup tanggapan atas kegiatan – kegiatan dan pengalaman terkait semi e-procurement, dan PMU harus mengirimkan tembusannya ke PUSDATA.
5.4.
Kode Penomoran Kontrak Nomor kontrak merupakan singkatan kode berikut: nn-PP/QQQ/RR/S/nnnn/MMYY, di mana nn
:
Nomor urut kontrak pada Satuan Kerja terkait (01, 02, dst)
PP
:
Kode propinsi, menggunakan kode Ditjen Bina Marga (untuk tingkat Pusat, gunakan 20)
QQQ
:
Kode paket, ditentukan oleh PMU (misalnya ESB-01)
RR
:
Kode Anggaran Program– gunakan Kelompok Biaya dari Tabel 9-1
S
:
A (kode untuk APBN sebagai dana pendamping)
nnnn
:
L002 (Nomor Pinjaman AIPRD)
MMYY
:
Bulan dan Tahun saat Kontrak ditandatangani, misalnya 0308
Nomor surat Undangan Lelang ditentukan oleh Satuan Kerja masing - masing, lihat Seksi 5.1.1.
73
Gambar 5-1 Bagan Alir Pelelangan untuk Pekerjaan Kegiatan
Dokumen dan Waktunya 1. 2. 3. 4.
Eligibilitas Paket/Proyek
1. Dokumen Lelang Standar 2. Desain Rekayasa detail 3. Harga Perkiraan Konsultan (EE) Waktu maks 6 bulan
Penyiapan Desain dan Dokumen Lelang Standar
Persetujuan
Studi Kelayakan: EIRR/NRV Penyaringan Dampak Lingkungan & Sosial Rencana Pembebasan Tanah Panjang jalan dan rencana biaya paket Waktu maks 3 bulan
Tidak
NOL AusAID untuk Dokumen: 5 hari
Dikirim ke Satuan Kerja
Rencana Pelelangan Dokumen Lelang Standar + HPS Desain Rekayasa detail dan EE Draft Jadwal Lelang Draft Undangan Lelang (IFB) Waktu 2 hari
Kesiapan Panitia Lelang, Penyiapan Jadwal Lelang, HPS, Undangan Lelang, dan Dokumen Lelang
1. 2. 3. 4. 5.
Draft Dokumen Lelang Draft Jadwal Lelang Draft HPS (OE) Draft Undangan Lelang (IFB) Pakta Integritas ditandatangani Panitia + PPK Waktu 5 hari
Review PMU
Tidak
Ya Dikirim ke AusAID untuk NOL Ya
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kesiapan Panitia Lelang Dokumen Lelang Rencana Lelang & Jadwal Lelang Draft Undangan Lelang HPS&EE Pakta Integritas ditandatangani Panitia + PPK Penyaringan Dampak Lingkungan dan Sosial, dan studi Pembebasan Tanah (jika ada)
NOL 1. Iklan Undangan Lelang di Surat Kabar 2. Informasi di website Waktu 1 hari
Undangan Lelang
Penyiapan, Pemasukan & Pembukaan Penawaran
Pemeriksaan Pendahuluan Penawaran
74
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Teknik 3. Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III 4. PPC (demobilsasi bulan April 2009)
1. PMU EINRIP 2. PPC (demobilsasi bulan April 2009)
1. Panitia Lelang/ULP 2. PPK 3. Penasehat Pelelangan 1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III
1. PMU EINRIP
AusAID NOL, waktu 5 hari
Tidak Ya
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Program 3. PPC
1. AusAID 2. PMU EINRIP 1. 2 3 4 5
Ya
Penanggungjawab
1. Dokumen Lelang (Bagian 1, 2 & 3) 2. Gambar, Lingkup Kerja & Syarat – Syarat Umum dan Khusus Waktu minimum: 42 hari
1. 2. 3. 4. 5.
Dokumen Lelang Proposal & Jaminan Penawaran Catatan Pembukaan Penawaran Klarifikasi Evaluasi Penawaran (Bagan alir,Gambar 5-2) Kualifikasi (Bagan alir,Gambar 5-3) Waktu 21 hari
1.
AusAID
1. 2. 3. 4. 5.
Panitia Lelang/ULP PPK Penasehat Pelelangan PMU EINRIP PUSDATA
1. 2. 3. 4. 5.
Panitia Lelang/ULP Penasehat Pelelangan Peserta Lelang PMU EINRIP PUSDATA
1. 2. 3.
Panitia Lelang/ULP Penasehat Pelelangan Peserta Lelang (untuk klarifikasi, jika ada)
Bagan Alir Pelelangan untuk Pekerjaan - lanjutan Kegiatan
Dokumen dan Waktunya
1. Bukti Penyelesaian Pembebasan Tanah (jika ada) 2. Dokumen Lelang 3. Dokumen Penawaran untuk tiga Penawar Terendah 4. Laporan Evaluasi Penawaran (termasuk Kualifikasi) (Bagan alir,Gambar 5-4) 5. Usulan Pemenang dan Draft Surat Penunjukan oleh PPK 6. Draft Kontrak 7. Fotokopi jaminan penawaran dari 3 penawar terendah 8. Undangan Lelang di setiap media + surat kabar asli Waktu 7 hari
Evaluasi Penawaran Pasca Kualifikasi
Laporan Evaluasi Penawaran ke Ditjen Bina Marga (PPK, PMU, dan Direktorat atau Balai terkait)
Cek untuk penawaran paket – paket di waktu bersamaan, jika ada
Tidak
>Rp. 100 M?
Cabangl A+B*
Ya
Dikirim ke AusAID
Ya (A+B)
Dikirim keBPKons
1. EvaluasiolehBPKons * bersamaan dengan AusAID, waktu 10 hari 2. Evaluasioleh AusAID, waktu 10 hari 3. Waktu efektif pinjaman
Ya atau Tidak (B)
NOL
Ya (A)
Cabang B*
Ya atau Tidak (B)
Ya (B) jika Menteri PU setuju
Dikirim ke Menteri PU
Tidak Persetujuan
Ya
NOL AusAID &Persetujuan Menteri PUditerima PPK
C1
1. Bukti Penyelesaian Pembebasan Tanah (jika ada) 2. Dokumen Lelang 3. Dokumen Penawaran untuk tiga Penawar Terendah 4. Laporan Evaluasi Penawaran (termasuk Kualifikasi) 5. Usulan Penetapan Pemenang Lelang 6. Draft Contract 7. Draft Surat Penunjukan dari PPK 8. Fotokopi jaminan penawaran dari 3 penawar terendah 9. Undangan Lelang di setiap media + surat kabar asli
* Cabang B hanya diperlukan jika nilai kontrak lebih dari Rp. 100 milyar
1. Rekomendasi dariBPKons 2. NOL AusAID 3. Persetujuan Penetapan Pemenang dari Menteri PU* Waktu 5 hari 1. NOL Penetapan Pemenang dari AusAID 2. Persetujuan Penetapan Pemenang dari Menteri PU Waktu 1 hari
Penanggungjawab
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II dan III 3. Penasehat Pelelangan
1. BPKons untukKementerian PU* untuk Kontrak>Rp. 100M 2. AusAID
1. Kementerian PU*
1. PMU EINRIP 2. PPK
* BPKSDM sekarang telah diganti dengan BPKons - Badan Pembinaan Konstruksi, di Kementerian PekerjaanUmum setelah Perpres 54/2010untuk persetujuan Menteri Pekerjaan Umum atas kontrak pekerjaan > Rp. 100 milyar
Rekomendasi
75
Bagan Alir Pelelangan untuk Pekerjaan - lanjutan Kegiatan
Dokumen dan Waktunya
Penanggungjawab
C1
Pengumuman Pemenang Lelang dan Surat Penunjukan
1. NOL AusAID untuk Pemenang Lelang 2. Persetujuan Menteri PU untuk Pemenang Lelang* Waktu 3 hari
1. 2. 3. 4.
PPK Penasehat Pelelangan Peserta Lelang PUSDATA
* untuk Kontrak> Rp. 50 Milyar Review Perjanjian Kontrak, Syarat – syarat Umum & Khusus, Adendum jika ada, lampiran lain yang disyaratkan, dan Jaminan Pelaksanaan
Penandatanganan Kontrak
1. 2. 3. 4.
Dokumen Kontrak dan Gambar Surat Penunjukan Jaminan Pelaksanaan Penyelesaian Sanggahan/Keluhan (jika ada) 5. Pendapat Hukum (jika>Rp. 100 milyar) Waktu ± 5 hari 1. Dokumen Kontrak 2. Fotokopi Jaminan Pelaksanaan Waktu 1 hari
Persetujuan Pembayaran,Mengirim Kontrak ke AusAID untuk NOL
NOL Kontrak dan Pembayaran
Uang Muka
Pelaksanaan Kontrak Tanggal mulai pekerjaan
76
1. PPK 2. Penasehat Pelelangan 3. BPKons di Kementerian PU*
1. PPK 2. Pemenang Lelang
1. PPK 2. PMU EINRIP
1. NOL untuk Pembayaran Waktu 5 hari
1. AusAID
1. Dokumen Kontrak 2. Jaminan Uang Muka Waktu 5 hari
1. PPK 2. Kontraktor 3. Engineer
1. 2. 3. 4. 5.
1. PPK 2. Engineer (RSC) 3. Kontraktor
Perjanjian Kontrak Pengaturan Keuangan Pengguna Jasa Kepemilikan lokasi proyek Uang Muka Mobilisasi RSC Waktu maks 180 haridari LOA
Gambar 5-2 Bagan Alir Evaluasi Penawaran untuk Pekerjaan
Mulai
PASCA KUALIFIKASIdari Tiga Penawaran Terendah Lihat Seksi 5.3.2 danGambar 5-3
Gagal
Lolos/Gagal
EVALUASI ADMINISTRATIF (Pemeriksaan Pendahuluan) (Seksi 5.3.1.1)
Lolos
1. Kelengkapan Dokumen Penawaran 2. Verification Responsif secara substansial 3. Jaminan Penawaran 4. Pakta Integritas 5. Daftar Kuantitas dan Harga 6. Surat Penawaran 7. Surat Kuasa 8. Perjanjian KSO
Kombinasi paket – paket, jika ada (Seksi 5.3.3)
EVALUASI TEKNIK (Seksi 5.3.1.2) Penawaran Responsif secara Teknis
Lolos/Gagal
Gagal
Diskualifikasi Gagal
Lolos/Gagal
Lolos
IDENTIFIKASI TIGA PENAWARAN TERENDAH 1. Koreksi Aritmatik 2. Rabat 3. Ketidaksesuaian bukan material yang bisa dihitung. 4. Konversi ke satu mata uang 5. Tiga Penawaran Terendah (5.3.1.3)
Klarifikasi oleh Panitia Lelang/ULP Sanggahan oleh Peserta Lelang dapat diajukan pada setiap tahap
EVALUASI KELAYAKAN HARGA (Seksi 5.3.1.2) 1.
Penawaran berat ke depan, sangat rendah, dan timpang (Seksi 5.3.1.4)
Usulan Penetapan Calon Pemenang
77
Gambar 5-3 Bagan Alir Pasca Kualifikasi Peserta Lelang untuk Pekerjaan
Mulai dengan 3 Penawaran Responsif Terendah
Diskualifikasi
Diskualifikasi
Eligibilitas
Riwayat Kontrak yang Tidak Selesai
Gagal salah satu
1. Kebangsaan dan 2. 3. 4. 5.
Kepemilikan Konflik KepentinganSss Daftar Hitam Rekanan (berdasarkan AusAID *) Badan Usaha Milik Negara Hukum Negara Peminjam, Resolusi PBB
Lolos/Gagal
Lolos
1. Riwayat kontrak yang tidak selesai 2. Proses hukum yang belum selesai
Gagal salah satu Lolos/Gagal
Lolos Diskualifikasi Gagal salah satu Lolos/Gagal
Diskualifikasi Gagal salah satu
Pengalaman 1. Pengalaman Umum 2. Pengalaman dengan kontrak sejenis
Lolos
Lolos/Gagal
Lolos
Diskualifikasi Personel dan Peralatan 1. Personel Calon personel untuk posisi kunci Pengalaman dan kualifikasi 2. Peralatan Jenis dan Jumlah Peralatan Sumber dan Komitmen
78
Keadaan Keuangan 1. Riwayat Kinerja Keuangan Pernyataan Keuangan (5 tahun) 2. Rata – rata Perputaran Modal Konstruksi Tahunan Perputaran modal min. selama 5 tahun 3. Sumber Keuangan Ketersediaan kredit untuk pekerjaan Cash Flow untuk seluruh komitmen
Gagal salah satu Lolos/Gagal
Lolos
BERHASIL **
* Jika salah satu dari tiga penawar termasuk dalam daftar hitam rekanan, mengajukan diskualifikasi ke AusAID bersamaan dengan tahap lainnya ** Setelah memperoleh izin dari AusAID sebagai tanggapan permohonan daftar hitam rekanan
Gambar 5-4 Bagan Alir Evaluasi Penawaran
Pemasukan & Pembukaan Penawaran (1 Asli + 5 salinan)
PC AusAID PMU PAS
: 1 asli + 2 fotokopi : 1 fotokopi : 1 fotokopi : 1 fotokopi
Evaluasi Panitia Lelang/ ULP
Opini PAS Dukungan PAS
Penyiapan Laporan Evaluasi Penawaran (LEP)
Panitia Lelang / ULP Menyampaikan LEP ke Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III
Ya, dan biaya > Rp 100 M Tambahan Informasi untuk kombinasi paket - paket
LEP Panitia Lelang = Laporan PAS
Laporan PAS mengenai usulan pemenang
Dukungan Tim Ditjen Bina Marga (SubDit, PMU, PC, PAS, Balai)
Tidak
Ya, dan biaya < Rp 100 M BPKons
PMU / Direktorat Bina Program
Menteri Pekerjaan Umum
Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III Revisi untuk menanggapi keberatan AusAID
Fotokopi NOL
AUSAID
Evaluasi kembali Panitia Lelang & PAS
Tanggapan AusAID ‘TIDAK’
Tanggapan AusAID PMU / Direktorat Bina Program
Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III
Persetujuan
Tanggapan AusAID ‘Ya’ & NOL Panitia Lelang/ ULP
CATATAN: Berdasarkan Perpres 54/2010 (menggantikan Keppres 80/2003) dan Organisasi baru di dalam Ditjen Bia Marga setelah 2011, perubahan dalam bagan alir meliputi:
Evaluasi Penawaran akan dilaksanakan oleh Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP). Kepala ULP akan menetapkan pemenang untuk nilai kontrak Rp. 100 milyar, persetujuan pemenang akan diberikan oleh Menteri Pekerjaan Umum setelah direview oleh BPKons (sebelumnya BPKSDM) Direktorat Wilayah Timur telah dibagi menjadi tiga Direktorat Bina Pelaksanaan Baru Wilayah I, II dan III. Wilayah II dan III merupakan direktorat yang berkaitan dengan EINRIP. Setelah demobilisasi konsultan PAS pada bulan Nov 2010, peran penasehat diberikan oleh Penasehat Pelelangan di bawah kontrak RSC.
79
BAB. 6
PELELANGAN BARANG
Prosedur Pelelangan secara umum dijelaskan dalam Bab 4. Penjelasan lebih lanjut mengenai prosedur pelelangan dijelaskan dalam bab ini. Prosedur Pelelengan Barang melalui lelang terbuka ditunjukkan dalam Gambar 6-1.
6.1. 6.1.1.
Ringkasan Penyelenggaraan Lelang Ringkasan Lelang Terbuka ICB Barang dengan nilai diatas A$ 0.3 juta akan dilelang mengikuti sistem pelelangan Internasional, ICB (International Competitive Bidding) dengan Review Awal dan Prosedur Pasca Kualifikasi. Hal ini disiapkan untuk melaksanakan pengadaan material rangka baja jembatan. Lelang akan dilaksanakan oleh Panitia Lelang di bawah Satuan Kerja pada Direktorat Bina Teknik, Ditjen Bina Marga.
6.1.2.
Ringkasan Lelang Terbuka NCB Barang dengan nilai dibawah A$ 0.3 juta dan diatas Rp. 50 juta akan dilelang mengikuti sistem pelelangan Nasional, NCB (National Competitive Bidding) dengan Review Awal dan Prosedur PascaKualifikasi. Hal ini disiapkan untuk melaksanakan pengadaan peralatan IT. Lelang akan dilaksanakan oleh Panitia Lelang di bawah Satuan Kerja pada Direktorat Bina Program, Ditjen Bina Marga. Berdasarkan Perjanjian Pinjaman Proyek, eligibilitas untuk NCB sama persis dengan eligibilitas ICB (lihat Seksi 4.1.3).
6.1.3.
Ringkasan PembelanjaanNCB (Lelang Terbatas) Pembelanjaan hanya digunakan untuk pengadaan barang-barang murah yang dapat dibeli langsung (off-the-shelf goods) atau komoditas dengan spesifikasi standar sehingga cara pelelangan tidak dibenarkan atas dasar efisiensi atau biaya. Batas maksimum yang diijinkan untuk pembelanjaan dalam EINRIP adalah Rp. 50 juta dan dimaksudkan agar menyertakan barang-barang untuk tambahan biaya operasional (IOC). Tambahan Biaya Operasional – Incremental Operating Costs (IOC) didefinisikan dalam Perjanjian Pinjaman sebagai berikut: “biaya yang wajar atas pengeluaran tambahan dari unit tingkat Pusat, Propinsi dan PMU dalam pelaksanaan Proyek (yang mana pengeluaran tersebut tidak akan terjadi bila Proyek tersebut tidak ada), termasuk perjalanan dinas staf dan uang harian, komunikasi, barang habis terpakai, pengoperasian dan pemeliharaan web page, iklan lelang, pencetakan dan publikasi Informasi Proyek, penyewaan fasilitas untuk rapat dan pelatihan, dan jasa yang berkaitan dengan keluaran tertentu, tetapi dalam semua hal tidak termasuk gaji pejabat/ pegawai pemerintah, tunjangan (kecuali untuk harian) dan honoraria”. Jika Satuan Kerja mengusulkan untuk mengadakan suatu jenis barang menggunakan prosedur Belanja NCB, sebelumnya Satker harus membuat anggaran untuk jenis barang tersebut (lihat Seksi 9.5.2). Perubahan anggaran harus disampaikan terlebih dahulu kepada PMU untuk dimintakan persetujuan apakah jenis barang tersebut dapat dimasukkan kedalam IOC. Ini berlaku khususnya pada kegiatan-kegiatan untuk layanan manajemen Konsultan, lihat Seksi. Merujuk pada Seksi 9.2.2 untuk jenis – jenis barang yang tidak termasuk dalam IOC, harus dibiayai sepenuhnya oleh Pemerintah Indonesia.
6.2. 6.2.1.
Prosedur Lelang Terbuka ICB dan NCB Penyiapan Dokumen Lelang Meskipun diatur terpisah dalam Perjanjian Pinjaman tetapi prosedur Lelang Terbuka ICB dan NCB adalah sama, termasuk persyaratan eligibilitas seperti diuraikan dalam Seksi 4.1.3. Dokumen Lelang untuk pengadaan barang melalui Lelang Terbuka ICB dan Lelang Terbuka NCB mengacu kepada Dokumen Lelang Standar untuk Pengadaan Barang - Standard Bidding Documents
81
(SBD) for the Procurement of Goods, Bank Dunia yang diterbitkan pada Bulan Mei 2004 (Direvisi pada bulan May 2005 dan September 2006). Teks berikut harus dicantumkan di dalam Instruksi kepada Peserta Lelang: “Perubahan-perubahan editorial tertentu telah dilakukan tanpa bermaksud untuk menelaah setiap kebijakan dalam Petunjuk Pengadaan. Perubahan – perubahan ini dimaksudkan untuk menghilangkan bahasa yang kurang jelas dalam SBD dan memberikan konsistensi untuk memperbaiki persaingan. Rincian daftar semua perubahan akan tersedia bagi siapapun berdasarkan permintaan” “Bahasa yang berlaku” dan “bahasa untuk komunikasi” seperti yang ditentukan dalam Dokumen Lelang Standar adalah Bahasa Inggris. Bahan-bahan, jika disiapkan dalam Bahasa Indonesia untuk menjelaskan Dokumen Lelang Standar akan digunakan untuk kepentingan pelatihan dan bantuan, dan ditandai sebagai “tidak berlaku untuk Pelelangan atau Dokumen Kontrak”. Dokumen-dokumen Lelang terdiri dari Bagian 1, 2, dan 3, yang mencakup seluruh seksi-seksi yang disebutkan dibawah, dan harus dibaca dalam hubungannya dengan setiap Addenda yang diterbitkan berdasarkan IPL 8. BAGIAN 1 Prosedur Lelang Seksi I.
Instruksi kepada Peserta Lelang (IPL)
Seksi II.
Lembar Data Lelang (DL)
Seksi III.
Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi
Seksi IV.
Formulir Pelelangan
Seksi V.
Negara – Negara yang Eligibel
BAGIAN 2 Persyaratan Pekerjaan Seksi VI.
Persyaratan Pekerjaan
BAGIAN 3 Syarat – Syarat Kontrak dan Formulir Kontrak Seksi VII. Syarat – Syarat Umum (SU) Seksi VIII. Syarat – Syarat Khusus (SK) Seksi IX.
Lampiran untuk Syarat – Syarat Khusus–Formulir Kontrak
Undangan Lelang yang diterbitkan oleh Pengguna Jasa bukan bagian dari Dokumen Lelang. Undangan Lelang harus diberi tanggal dan nomor sesuai dengan sistem penomoran dokumen dari Satuan Kerja bersangkutan. 6.2.2.
Instruksi kepada Peserta Lelang Instruksi kepada Peserta Lelang memberikan informasi untuk membantu Peserta Lelang dalam menyiapkan penawarannya. Informasi juga diberikan tentang pemasukan, pembukaan dan evaluasi penawaran serta penetapan pemenang Lelang. Rapat Penjelasan Lelang tidak akan diselenggaran, kecuali dengan persetujuan sebelumnya secara tertulis dari AusAID. Permintaan untuk persetujuan ini akan dilakukan oleh Direktur Jenderal Bina Marga.
6.2.3.
Lembar Data Lelang Seksi ini berisi ketentuan - ketentuan spesifik untuk masing – masing pelelangan dan sekaligus pelengkap Instruksi kepada Peserta Lelang. ACAP menyatakan bahwa “Peserta Lelang tidak dapat dilarang mengikuti lelang berdasarkan kinerjanya di masa lalu, kecuali terdapat bukti proses hukum yang berkaitan dengan pengaduan atas
82
kinerjanya dan AusAID telah memberikan persetujuan tertulis sebelumnya untuk membuat pengecualian terhadap Peserta Lelang tersebut”. Ketentuan ini dicantumkan dalam Pasal 4.3 Data Lelang pada Instruksi kepada Peserta Lelang, menggantikan Pasal 4.3 Dokumen Lelang Standar. Pasca Kualifikasi harus melakukan pengecekan eligibilitas berdasarkan Daftar Hitam Rekanan (Kementerian PU, Bank Dunia atau Pemberi Pinjaman lain). Jika terdapat Peserta Lelang dengan penawaran responsif terendah yang diadukan kinerjanya, maka Panitia Lelang harus menyelidiki pengaduan tersebut, dan bila terdapat bukti bahwa proses hukum telah berlangsung, Panitia harus segera meminta persetujuan AusAID untuk menggugurkan perusahaan tersebut, dan menunggu jawaban AusAID sebelum menyampaikan usulan penetapan pemenang. Langkah tersebut dicantumkan dalam bagan alir pada Gambar 6-1. 6.2.4.
Spesifikasi Teknis Terdiri dari Spesifikasi Umum dan Spesifikasi Khusus yang dibutuhkan untuk pelelangan barang.
6.2.5.
Harga Perhitungan Sendiri - Owner’s Estimate (OE) Panitia Lelangharus menyiapkan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) berdasarkan harga pada saat pelelangan, dengan mempertimbangkan: a.
Analisis harga satuan untuk mata pembayaran yang sesuai, menggunakan pedoman dari Bina Marga.
b.
Harga Perkiraan Konsultan, Engineer’s Estimate (EE) untuk subproyek yang disiapkan oleh PPC dan diterbitkan oleh Ditjen Bina Marga.
c.
Harga pasar pada saat penyiapan, untuk komponen yang sama dalam mata pembayaran.
d.
Harga kontrak untuk pekerjaan yang pernah ada dengan kualitas sama.
e.
Harga/ tarif barang/ jasa yang dikeluarkan oleh pabrik/ agen penjualan atau lembaga independen.
f.
Informasi lain yang dapat dipercaya.
Harga Perhitungan Sendiri termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan biaya overhead serta laba bagi Pemasok, tetapi tidak termasuk biaya tak terduga (kontingensi), atau biaya lainnya. PPK untuk masing-masing kontrak harus menyampaikan draf HPS kepada PMU untuk ditelaah ketepatannya, paling lambat 14 hari sebelum dokumen lelang direncanakan untuk diterbitkan. PMU harus memberitahu hasil telaahan HPS kepada PPK paling lambat dua hari sebelum tanggal penerbitan iklan lelang. Telaahan PMU tersebut tidak membebaskan PPK dari tanggung jawab penuh atas HPS. Dokumen Lelang tidak boleh diterbitkan tanpa persetujuan PPK terhadap HPS. Nilai total HPS akan diberitahukan kepada semua Peserta Lelang. 6.2.6.
Iklan Undangan Lelang Prosedur untuk Pakta Integritas harus diikuti sebelum pemasangan iklan Undangan Lelang (lihat Seksi 4.1.8). SemuaUndangan Lelang harus diiklankan di surat kabar nasional (ditentukan oleh Bappenas), Sistem Semi E-Procurement Kementerian Pekerjaan Umum, website EINRIP, dan website dg Market. Panitia Lelang harus memberi waktu sekurang-kurangnya 30 hari untuk penyiapan dan pemasukan penawaran, dan mengijinkan peserta lelang potensial untuk mendapatkan dokumen lelang sampai dengan 24 jam sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Oleh karena itu, Panitia tidak boleh menyelenggarakan pemasukan penawaran pada hari setelah hari libur. Teks standar yang harus dimuat dalam iklan Undangan Lelang untuk Barang adalah sebagai berikut. Panitia Lelang harus mengisi dengan teks yang relevan untuk setiap paket lelang.
83
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA SNVT EASTERN INDONESIA NATIONAL ROADS IMPROVEMENT PROJECT (EINRIP) LOAN No. AIPRD-L002 Paket IFB No.: 1.
Undangan Lelang ini mengikuti the General Procurement Notice pada DG Market Notice no. 72224000 tanggal 26 August 2007 dan Media Indonesia tanggal 19 September 2007.
2.
Pemerintah Republik Indonesia telah menerima pinjaman A$300 juta dari the Australian Agency for International Development (AusAID) untuk membiayai the Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP), dan bermaksud menggunakan sebagian dari pinjaman yang telah diproses untuk melaksanakan pembayaran yang eligibel berdasarkan Kontrak untuk .
3.
Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia mengundang penawaran yang disegel dari Peserta Lelang yang eligibel untuk .
4.
Lelang akan dilaksanakan melalui prosedur Competitive Bidding yang ditentukan dalam World Bank‘s Guidelines: Procurement under IBRD Loans and IDA Credits, Mei 2004, Revisi 1 Oktober 2006, menggunakan sistem Semi e-Procurement Kementerian PU dan terbuka untuk : a. b.
c.
Badan Hukum yang menjalankan usaha di Australia atau Selandia Baru, Badan Hukum yang menjalankan usaha di Republik Indonesia, didirikan sesuai undang – undang dan peraturan Indonesia, di mana dalam hal perusahaan perseroan, mayoritas kepemilikan atau sahamnya dipegang oleh pihak Indonesia; dan, BadanHukum yang disetujui secara tertulis oleh Republik Indonesia dan Commonwealth, yang dibentuk dalam rangka mencerminkan semangat kerjasama antara Republik Indonesia, Australia dan Selandia Baru.
5.
Perusahaan Internasional yang berminat untuk bekerja di Indonesia harus memiliki sertifikat izin kerja dari “Badan Usaha Jasa Konstruksi Asing – BUJKA” dari Departemen Pekerjaan Umum sebelummenandatangani suatu kontrak (Peraturan Menteri PU No. 50/PRT/M/1991 dan 28/PRT/M/2007).
6.
Persyaratan kualifikasi peserta lelang diberikan dalam Dokumen Lelang.
7.
Semua penawaran harus disertai Jaminan Penawaran sebagai berikut:: Jaminan Penawaran Minimum Masa Berlaku Penawaran Harga Perhitungan Sendiri (HPS/OE)
: : :
90 hari kalender
8.
Peserta Lelang dapat memilih untuk memperoleh dokumen lelang dengan cara mengunduh dari website eProcurement Kementerian PU (memerlukan kode akses), atau meminta lewat e-mail atau surat kepada kepada Panitia Lelang di yang akan menyediakan dokumen dalam bentuk CD atau bahan cetak. Dokumen Lelang akan tersedia sampai dengan 24 jam sebelum batas akhir pemasukan penawaran
9.
Penawaran harus disampaikan pada atau sebelum pk 10:00 pagi waktu setempat pada tanggal . Pelelangan Elektronik tidak diijinkan. Penawaran yang terlambat akan ditolak. Alamat untuk pemasukan penawaran sama dengan alamat Panitia Lelang diatas atau sama dengan alamat tempat pembukaan penawaran, bila penawaran dimasukkan pada hari yang sama dengan hari pembukaan penawaran.
10. Penawaran akan dibuka di hadapan wakil – wakil peserta lelang pada pk. 10:15 pagi waktu setempat, tanggal . Alamat untuk Pembukaan Penawaran adalah: .
84
11. Rapat Penjelasan Lelang tidak akan diselenggarakan. Klarifikasi terhadap prosedur pelelangan dapat diminta kepada Panitia Lelang di alamat di atas dari tanggal sampai dengan tanggal . 12. Semua Peserta Lelang yang berminat – Internasional dan Nasional – diminta untuk mendaftar melalui sistem e-procurement. Untuk itu, Peserta Lelang harus mendaftar secara elektronik melalui seksi pengadaan pada website Departemen PU, seperti dijelaskan dibawah. Peserta Lelang yang mendaftar melalui dg Market juga harus mendaftar seperti dibawah. 13. Kode akses bagi calon peserta lelang internasional tersedi di https://eproc.pu.go.id/publik/new/penyediajasa/persetujuan.asp?id=2dan bagi peserta lelang dalam negeri di www.pu.go.id.Kode akses akan dikirim melalui email. Satu kode akses dapat digunakan untuk mendaftar pada beberapa paket kontrak. Pendaftaran terpisah diminta untuk setiap paket oleh masing – masing peserta lelang. 14. Pemasok yang berminat dapat membentuk Kerja Sama Operasi (Joint Venture, Joint Operation atau Asosiasi), meskipun demikian setiap mitra harus memenuhi persyaratan kualifikasi untuk melaksanakan semua persyaratan pekerjaan. Perhatian: Suatu JV, JO, Consortium atau Association harus mengajukan sendiri-sendiri untuk memperoleh kode aksesnya sebelum mendaftar untuk suatu paket, walaupun perusahaan anggotanya secara individu telah memperoleh kode akses atau terdaftar pada suatu paket. 15. Sistem e-procurement ditampilkan dalam Bahasa Indonesia. Untuk petunjuk dalam Bahasa Inggris, lihat http://www.pmu-binamarga.com.
, Panitia Lelang/ ULP untuk
Pantia Lelang harus mencantumkan salinan iklan lelang pada website PU dengan bantuan PUSDATA dan mengirimkannya ke PMU melalui fax dan email di hari yang sama dengan penerbitan iklan. PMU akan mengatur penempatan iklan tersebut pada website EINRIP dan Dg Market. 6.2.7.
Pendaftaran Peserta Lelang Ditjen Bina Marga dan Panitia Lelang harus merahasiakan nama-nama perusahaan yang mendaftar untuk mengikuti lelang, sampai pembukaan lelang. Misalnya Pakta Integritas tidak boleh ditandatangani bersama-sama oleh semua Peserta Lelang. Seksi 4.1.8 menjelaskan prosedur penanganan Pakta Integritas. Jika Dokumen Lelang diijinkan untuk diberikan secara langsung, panitia akan mencatat nama masingmasing perusahaan dan tandatangan petugas yang mengambil dokumen lelang dalam formulir terpisah. Berkas formulir-formulir yang mencatat nama perusahaan yang mengambil dokumen tidak boleh ditunjukkan kepada setiap orang.
6.2.8.
Klarifikasi a.
Informasi kepada Peserta Lelang Rapat Penjelasan Lelang tidak akan diselenggarakan, kecuali sebelumnya diberikan persetujuan tertulis dari AusAID. Persetujuan tersebut dapat diminta oleh Direktur Jenderal Bina Marga. Untuk mengganti Rapat Penjelasan Lelang, ketentuan tentang klarifikasi telah diperkuat. Calon Peserta Lelang yang membutuhkan klarifikasi terhadap Dokumen Lelang dapat menghubungi Panitai Lelang secara tertulis pada alamat panitia tersebut yang ditunjukkan dalam IPL 7.1 Dokumen Lelang Standar. Panitia akan menanggapi secara tertulis setiap permintaan untuk klarifikasi selambat-lambatnya 14 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran, asalkan permintaan tersebut telah diterima paling lambat 21 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Panitia akan meneruskansalinan tanggapannya kepada seluruh Peserta Lelang yang telah memiliki dokumen lelang sesuai dengan IPL 6.3, termasuk deskripsi pertanyaan tetapi tanpa menyebut identitas sumbernya. Bila panitia menganggap perlu mengubah Dokumen Lelang sebagai hasil dari klarifikasi, perubahan dapat dilaksanakan mengikuti prosedur menurut IPL 8 dan IPL 24.2.
85
b.
Klarifikasi Penawaran Klarifikasi penawaran dilakukan sesuai dengan Seksi I. Instruksi kepada Peserta Lelang, E. Evaluasi dan Perbandingan Penawaran, Butir 27. Klarifikasi Penawaran. Lihat juga Seksi 6.2.10mengenai Evaluasi Penawaran.
6.2.9.
Pemasukan dan Pembukaan Penawaran Ditjen Bina Marga harus menjaga kerahasiaan nama-nama perusahaan yang telah mendaftar untuk mengikuti pelelangan, sampai pembukaan penawaran. a.
Pemasukan Penawaran Pemasukan Penawaran mengikuti prosedur yang diatur dalam IPL 21, IPL 22.IPL 23, dan IPL 24, serta Lampiran 15 (Formuliruntuk Mencatat Penawaran dan Evaluasi Pekerjaan).
b.
Pembukaan Penawaran Pembukaan Penawaran mengikuti prosedur yang diatur dalam IPL 27. Kelompok – kelompok masyarakat akan diundang untuk menghadiri tahapan pokok pelelangan, termasuk pembukaan penawaran.
6.2.10.
Evaluasi dan Penetapan Pemenang Seksi III Dokumen Lelang Standar meliputi semua kriteria yang dapat digunakan oleh Panitia Lelang untuk mengevaluasi penawaran. Berdasarkan IPL 36 dan IPL 37, tidak boleh ada faktor, metode atau kriteria lain yang boleh digunakan. Keputusan Panitia mengenai penawaran responsif berdasarkan isi penawaran itu sendiri, seperti dijelaskan dalam IPL 11. Panitia Lelang dapat meminta bantuan Penasehat Pelelangan dalam melaksanakan evaluasi, tetapi bantuan tersebut tidak membebaskan tanggung jawab Panitia terhadap evaluasi. Tanpa mengabaikan IPL 28.2, dari saat pembukaan penawaran sampai saat penetapan pemenang lelang, jika Peserta Lelang ingin menghubungi Panitia Lelang berkenaan dengan proses lelang maka dapat dilakukan secara tertulis. Setiap usaha yang dilakukan oleh Peserta Lelang kepada Pembeli dalam evaluasi atau penetapan Pemenang Lelang dapat berakibat penawarannya digugurkan. Untuk membantu dalam pemeriksaan, evaluasi dan perbandingan penawaran, dan kualifikasi Peserta Lelang, Panitia Lelang dapat, dengan pertimbangannya sendiri, meminta klarifikasi penawaran kepada Peserta Lelang. Setiap klarifikasi yang disampaikan oleh Peserta Lelang yang tidak merupakan tanggapan atas permintaan Panitia tidak akan dipertimbangkan. Setiap permintaan klarifikasi oleh Panitia dan tanggapannya dilakukan secara tertulis. Tidak ada perubahan terhadap harga maupun substansi penawaran yang dapat diminta, ditawarkan atau diijinkan, kecuali konfirmasi terhadap koreksi kesalahan aritmatik yang ditemukan oleh Panitia dalam evaluasi penawaran, sesuai dengan IPL 31. Jika Peserta Lelang tidak memberikan klarifikasi pada tanggal dan waktu yang ditentukan oleh Panitia, penawarannya dapat digugurkan. Penawaran dievaluasi mengikuti prosedur yang dijelaskan di bawah ini, dan ditunjukkan dalam Gambar 6-2. a.
Evaluasi Administratif
b.
Identifikasi Awal untuk 3 Penawaran Terendah
c.
Evaluasi Teknik
d.
Evaluasi Kelayakan Harga
e.
Evaluasi Pasca Kualifikasi
Pertama, seluruh penawaran harus diverifikasi berdasarkan persyaratan administratif. Kemudian, penawaran-penawaran yang lolos evaluasi administratif dilakukan koreksi aritmatik dan memperhitungkan rabat (discount) yang ditawarkan. Penawaran-penawaran yang menggunakan lebih dari satu mata uang atau bukan mata uang rupiah dikonversikan ke dalam Rupiah untuk menentukan tiga penawaran terendah. Evaluasi berikutnya hanya dilaksanakan terhadap tiga penawaran terendah.
86
Jika salah satu dari tiga penawaran terserbut gugur, digantikan penawaran terendah berikutnya sampai akhirnya Panitia Lelang dapat mengusulkan penawaran responsif yang terendah untuk ditetapkan sebagai pemenang dan dua penawaran resposif terendah berikutnya sebagai cadangan. A.
Evaluasi Administratif: Mengikuti petunjuk evaluasi administratif untuk pekerjaan pada Seksi 5.3.
B.
Koreksi Aritmatik: Panitia Lelang melakukan koreksi kesalahan aritmatik sesuai dengan IPL 31, dan juga mempertimbangkan rabat tidak bersyarat yang ditawarkan oleh peserta lelang.
C.
Konversi ke Satu Mata Uang: Mata uang untuk penawaran maupun pembayaran berdasarkan IPL 15.1 Alternatif B dan konversi ke satu mata uang dilaksanakan sesuai dengan IPL 32.1.
D.
Identifikasi Tiga Penawaran Terendah: Berdasarkan koreksi aritmatik dan konversi penawaran ke dalam satu mata uang serta dengan memperhitungkan rabat yang dapat diterapkan, tiga penawaran terendah dapat diidentifikasi dan dilanjutkan dengan proses review evaluasi dan pasca kualifikasi.
E.
Evaluasi Teknik: Panitia Lelang memeriksa aspek teknik penawaran yang disampaikan sesuai dengan IPL 16, Proposal Teknik, khususnya untuk memastikan apakah semua persyaratan di dalam seksi VI, Persyaratan Pekerjaan telah dipenuhi tanpa adanya penyimpangan materiil atau bersyarat. Evaluasi ini meliputi aspek-aspek berikut: a.
b.
Spesifikasi Teknis:
Standar bahan dan kecakapan kerja yang dibutuhkan untuk produksi dan pembuatan barang.
Rincian tes yang diperlukan (jenis dan jumlah).
Pekerjaan tambahan lainnya dan/atau layanan terkait yang dibutuhkan untuk mencapai penyelesaian/penyerahan penuh.
Rincian kegiatan yang harus dilaksanakan Pemasok.
Daftar rincian jaminan fungsional yang tercakup dalam Garansi untuk diterapkan pada suatu peristiwa dimana jaminan tersebut tidak sesuai.
Jadwal Penyerahan
F.
Tidak boleh melebihi masa penyerahan yang ditentukan dalam dokumen lelang.
Evaluasi Kewajaran Harga: Dalam mengevaluasi penawaran, Panitia Lelang harus mempertimbangkan hal – hal berikut: a.
Harga penawaran;
b.
Penyesuaian harga untuk koreksi kesalahan aritmatik sesuai dengan IPL 31.1;
c.
Penyesuaian harga atas rabat yang ditawarkan sesuai dengan IPL 14.4;
d.
Konversi jumlah yang diperoleh dari penerapan butir a sampai c di atas, jika relevan, ke dalam Rupiah sesuai dengan IPL 34;
87
e.
Penyesuaian harga terhadap ketidaksesuaian bukan materiil sesuai dengan IPL 31.3;
G. Ketidaksesuaian Bukan Materiil: Apabila suatu penawaran responsif secara substansial, Panitia Lelang dapat meminta kepada Peserta Lelang untuk menyerahkan informasi atau dokumentasi yang diperlukan dalam waktu yang wajar, untuk memperbaiki ketidaksesuaian bukan materiil dalam penawaran yang berkaitan dengan persyaratan dokumentasi. Permintaan informasi atau dokumentasi terhadap ketidaksesuaian tersebut tidak boleh berkaitan dengan aspek harga dalam penawaran. Kegagalan Peserta Lelang untuk memenuhi permintaan tersebut dapat berakibat penawarannya digugurkan. Apabila suatu penawaran responsif secara substansial, Panitia Lelang akan meralat ketidaksesuaian bukan materiil yang terkait dengan Harga Penawaran. Terhadap akibat ini, Harga Penawaran akan disesuaikan, sebagai perbandingan saja, untuk mencerminkan harga item atau komponen yang hilang atau tidak-sesuai. Penyesuaian akan dilakukan dengan menggunakan cara yang ditunjukkan dalam Seksi III, Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi. 6.2.11.
Pasca Kualifikasi Bagan alir pasca kualifikasi ditunjukkan pada Gambar 6-3. Kriteria eligibilitas meliputi kebangsaan, daftar hitam rekanan, dan Badan Usaha Milik Negara dijelaskan dalam Seksi 4.1.3. Tidak eligibel (in-eligibility) terhadap Konflik Kepentingan dijelaskan dalam Seksi 4.1.4. Panitia Lelang akan memutuskan sebaik-baiknya apakah Peserta Lelang yang dipilih karena telah menyampaikan penawaran yang setelah dievaluasi terendah dan responsif secara substansial telah memenuhi kriteria kualifikasi yang dijelaskan dalam Seksi III, Kriteria Evaluasi – 4 Persyaratan Pasca Kualifikasi. Keputusan tersebut dibuat berdasarkan pemeriksaan atas bukti-bukti tertulis mengenai kualifikasi Peserta Lelang, mengikuti IPL 4 tentang eligibilitas dan IPL 38.2 tentang persyaratan pasca kualifikasi. Keputusan positif (lolos) terhadap semua aspek merupakan prasyarat untuk Penetapan Pemenang. Keputusan negatif (gagal) akan menyebabkan penawaran digugurkan, dan jika hal itu terjadi, Panitia Lelang akan beralih ke hasil evaluasi penawaran terendah berikutnya untuk dilakukan kualifikasi dengan proses yang sama. Seksi III Dokumen Lelang Standar memberikan garis besar kriteria yang diterapkan untuk mendapatkan tiga penawaran responsif terendah dalam pasca-kualifikasi. Sistem yang dipakai adalah lolos/ gagal untuk setiap tahapan dari empat hal berikut: a.
Keadaan Keuangan;
b.
Pengalaman dan Kemampuan Teknik;
c.
Personel dan Peralatan.
Kontrak Pengadaan Material Jembatan Baja Pra-fabrikasi: A.
Keadaan Keuangan: Kualifikasi berdasarkan: a.
Kekayaan bersih saat ini harus positif, dihitung sebagai selisih antara seluruh aset dan seluruh kewajiban (mengacu pada Seksi 5.3.2.3 untuk penjelasan tentang kekayaan bersih);
b.
Peserta Lelang harus memiliki perputaran modal rata – rata 1.5 V/T pada 3 dari 5 tahun terakhir, di mana: V = Perkiraan Nilai Kontrak (EE atau HPS) T = Jangka Waktu Penyerahan (dalam Tahun)
88
B.
c.
Peserta Lelang harusmemiliki kemampuan menawar berdasarkan: X = 3, Y = 0.4 dan Z = 0.3 sehingga Kemampuan Menawar = 3 NW – 0.4 RW, Kemampuan Menawar minimum = 0.3 V, (mengacu padaSeksi 5.3.2.3. untuk penjelasan faktor – faktor tersebut).
d.
Peserta Lelang memiliki sumber cash flow minimum berdasarkan (1-AP/100)V di mana V adalah perkiraan nilai kontrak dan AP adalah % Uang Muka.
Pengalaman dan Kemampuan Teknis: Peserta Lelang harus pernah menyelesaikan pekerjaan yang sama dengan baik, termasuk paling sedikit satu paket kontrak pengadaan material jembatan rangka baja pra-fabrikasi dengan panjang minimum 80% panjang kontrak selama 10 tahun terakhir. Selain itu, Peserta Lelang dapat menunjukkan pengalaman yang memadai untuk pekerjaan dengan sifat dan kompleksitas yang serupa dengan kontrak yang diusulkan dan catatan kinerja yang baik selama 10 tahun terakhir.
C.
Personnel and Equipment: Peserta Lelang akan memberikan bukti tertulis untuk menunjukkan bahwa Barang yang ditawarkan memenuhi Spesifikasi Teknik dan Peserta Lelang mengusulkan personil inti yang memenuhi persyaratan dan berpengalaman untuk pekerjaan yang sifat dan kompleksitasnya sebanding. Peserta Lelang dapat memberikan bukti atas penguasaan tepat waktu peralatan yang memenuhi persyaratan minimum untuk melaksanakan pekerjaan.
6.2.12.
Laporan Evaluasi Penawaran Laporan evaluasi penawaran termasuk hal - hal yang disebutkan pada Seksi 4.3.1 bakan disiapkan dan diserahkan oleh setiap Ketua Panitia Lelang melalui PPK/Direktorat bersangkutan kepada PMU dan kemudian disampaikan ke AusAID untuk Review Awal.
6.2.13.
Penetapan Pemenang Lelang Pembeli akan menetapkan Pemenang kepada Peserta Lelang yang penawarannya telah diputuskan sebagai terendah setelah dievaluasi dan responsif terhadap Dokumen Lelang secara substansial, asalkan kemudian Peserta lelang tersebut diputuskan memiliki kualifikasi untuk melaksanakan Kontrak dengan baik. Setelah penerbitan Perpres 54/2010, kontrak – kontrak di atas Rp. 100 milyar membutuhkan persetujuan dari Menteri PU selain Review Awal dari AusAID. PMU setelah menerima Laporan Evaluasi Penawaran dan Usulan Penetapan Pemenang dari Panitia, akan menyampaikan dokumen – dokumen tersebut kepada Menter PU. Proses persetujuan Menteri PU dan NOL dari AusAID secara garis besar diberikan dalam Bagan Alir untuk Pelelangan Barang (Gambar 6-1). Dokumen-dokumen tersebut perlu dievaluasi oleh BPKons (Badan Pembinaan Konstruksi) dalam Kementerian PU setelah Perpres 54/2010 (sebelumnya BPKSDM), sebagai prasyarat persetujuan Menteri Pekerjaan Umum, sama halnya dengan proses persetujuan Lelang Pekerjaan, lihat Seksi 5.3.6. Waktu Efektif Pinjaman (lihat Seksi 3.1.3) harus dinyatakan oleh AusAID sebelum Kontrak ditandatangani. PMU akan mengirim satu salinan pernyataan Waktu Efektif Pinjaman kepada semua Satker yang bersangkutan segera setelah pernyataan tersebut diterima. Setelah menerima NOL dari AusAID dan persetujuan dari Menteri PU, tetapi sebelum masa berlaku penawaran berakhir, PMU akan memberitahukan kepada Pemenang Lelang secara tertulis (selanjutnya disebut Surat Penunjukan/ Letter of Acceptance) bahwa penawarannya telah diterima. Pada saat yang sama, PMU juga memberitahukan kepada semua peserta lelang mengenai hasil pelelangan dan PMU akan mempublikasikan di dgMarket tentang hasil lelang dan informasi berikut: (i) nama setiap Peserta Lelang yang telah menyampaikan penawaran, (ii) harga penawaran yang dibacakan pada saat pembukaan penawaran, (iii) nama dan harga evaluasi dari masing - masing penawaran yang telah dievaluasi, (iv) nama para Peserta Lelang yang penawarannya digugurkan berikut alasannya, (v) nama Pemenang Lelang, (vi) jangka waktu dan ringkasan lingkup kontrak yang dilelangkan.
89
Sampai kontrak resmi disiapkan dan diberlakukan, Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) - Letter of Acceptance, akan berlaku sebagai kontrak yang mengikat. Panitia Lelang akan memberitahukan secara tertulis kepada semua Peserta Lelang mengenai hasil lelang, akan menerbitkan pemberitahuan dan mempublikasikannya di Website dan Semi eProcurement (jika digunakan). Pembeliakan segera memberikan tanggapan secara tertulis kepada setiap Peserta Lelang yang tidak menang, yang setelah pemberitahuan pemenang lelang sesuai IPL 39.1, meminta secara tertulis alasan mengapa penawarannya tidak dipilih. Nomor Kontrak ditentukan sesuai dengan Seksi 5.5.7.
6.3.
Perkecualian dalam Lelang Terbuka NCB Prosedur Lelang Terbuka untuk NCB akan mengikuti prosedur yang sama seperti diatur dalam Seksi 6.2 (Prosedur Lelang Terbuka ICB dan NCB), dengan pengecualian berikut: a.
Mengacu padaSeksi 6.2.10, Evaluasi dan Penetapan Pemenang, di bawahEvaluasi Administratif, tambahkan: Wewenang Pabrik: Surat kuasa dengan kop/kepala surat dari pabrik, ditandatangani oleh orang yang memiliki wewenang untuk menandatangani dokumen yang mengikat terhadap pabrik.
b.
Mengacu padaSeksi 6.2.11, Pasca Kualifikasi, hapus teks setelah “Kontrak Pengadaan Material Jembatan Rangka Baja Pra-fabrikasi”, dan diganti dengan teks berikut: Kontak Pengadaan Peralatan IT: EQ.1 Keadaan Keuangan: Kualifikasi akan dilakukan berdasarkan hal – hal berikut: a.
Kekayaan bersih saat ini harus positif, dihitung sebagai selisih antara seluruh aset dan seluruh kewajiban (mengacu padaSeksi 5.3.2.3untuk penjelasan kekayaan bersih)
b.
Peserta Lelang memiliki minimum perputaran modal rata – rata A$1jutaselama 3 tahun dari 5 tahun terakhir.
c.
Perusahaan menghasilkan laba paling sedikit selama 3 tahun dari 5 tahun terakhir.
d.
Peserta Lelang mempunyai kemampuan menawar minimum berdasarkan: X = 5, Y = 0.4 dan Z = 1 sehingga Kemampuan Menawar = 5 NW – 0.4 RW, Kemampuan menawar minimum = V atau paling sedikit A$0.3juta (mengacu padaSeksi 5.3.2.3untuk penjelasan faktor – faktor ini).
EQ.2 Pengalaman dan Kemampuan Teknik: Peserta Lelang pernah melaksanakan pekerjaan serupa dengan baik, termasuk sekurangkurangnya satu paket kontrak pengadaan untuk pada tahun lalu. EQ.3 Personel dan Peralatan: Pesertal Lelang akan memberikan bukti – bukti tertulis untuk menunjukkan bahwa barang yang ditawarkan memenuhi spesifikasi teknis.
6.4.
Prosedur PembelanjaanNCB (Lelang Terbatas) Pembelanjaan dilaksanakan sesuai dengan “Guidelines – Under IDRB Loans and IDA Credits – Mei 2004 Pasal 3.5”. Pedoman ini menyatakan bahwa metode yang digunakan dalam Pembelanjaan meliputi perbandingan penawaran harga (price quotation) yang diperoleh minimum dari tiga pemasok
90
untuk menyediakan barang-barang yang dijual langsung (off-the-shelf goods) dengan nilai kecil. Permintaan penawaran harus disertai deskripsi dan jumlah barang, serta waktu dan tempat penyerahan yang diminta. Penawaran dapat dikirim melalui surat, faksimili, atau dengan cara elektronik. Evaluasi penawaran akan mengikuti prinsip yang sama dengan lelang terbuka. Ketentuan tentang penawaran yang diterima akan dimasukkan ke dalam Nota Pembelian atau Kontraksingkat. Gambar 6-1 Bagan Alir Pengadaan Barang dengan Lelang Terbuka (ICB atau NCB) Kegiatan Persyaratan Eligibilitas (jika ada)
Penyiapan Dokumen Lelang Standar
Penyiapan Lelang dan Iklan
Dikirim ke AusAID untuk NOL
Dokumen dan Waktunya 1. Studi Perencanaan terkait, mis: pemilihan jembatan 2. Perkiraan Biaya berdasar perencanaan Waktu Maks 3 bulan 1. 2. 3. 4.
Dokumen Lelang Standar Dokumen Kualifikasi Standar Spesifikasi Teknis barang Harga Perkiraan Konsultan (EE) Waktu Maks 6 bulan
1. Rencana Lelang 2. Draft Undangan Lelang (IFB) Waktu 7 hari
1 Dokumen Lelang 2 Rencana Lelang 3 Draft Undangan Lelang (IFB)
Penanggungjawab 1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Program 3. PPC (demobilisasi pada bulan April 2009)
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Teknik 3. PPC (demobilisasi pada bulan April 2009) 1. Panitia Lelang/ULP 2. PPK 3. Penasehat Pelelangan
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Teknik
Tidak NOL Ya Undangan Lelang
Penyiapan, Pemasukan & Pembukaan Penawaran
Evaluasi Penawaran Pasca Kualifikasi
1. Iklan undangan lelang di surat kabar nasional + propinsi 2. Informasi di website 3. Pakta Integritas ditandatangani oleh PM dan Panitia Lelang Waktu Maks 2 minggu 1. Dokumen Lelang 2. Laporan Pembukaan Penawaran Waktu Min: 42 hari
1. 2. 3. 4.
Dokumen Lelang Laporan Pembukaan Penawaran Klarifikasi Evaluasi Penawaran (Bagan alir,Gambar 6-2) Waktu 90 hari
1. 2. 3. 4.
Panitia Lelang/ULP PPK Penasehat Pelelangan PMU EINRIP
1. Panitia Lelang/ULP 2. Penasehat Pelelangan 3. Peserta Lelang
1. Panitia Lelang/ULP 2. Penasehat Pelelangan 3. Peserta Lelang (untuk klarifikasi, jika ada)
91
Gambar 6-1 Bagan Alir Pengadaan Barang dengan Lelang Terbuka (ICB atau NCB) – lanjutan Kegiatan
Dokumen dan Waktunya
Evaluasi Penawaran Pasca Kualifikasi
Laporan Evaluasi Penawaran untuk setiap Direktorat dan PMU
Penanggungjawab
1. Dokumen Lelang 2. Dokumen Penawaran untuk 3 Penawar Terendah 3. Laporan Evaluasi Penawaran 4. Usulan Penetapan Pemenang 5. Dokumen Pasca Kualifikasi
1. Panitia Lelang /ULP 2. PPK 3. Penasehat Pelelangan
1. Dokumen Lelang 2. Dokumen Penawaran untuk 3 Penawar Terendah 3. Laporan Evaluasi Penawaran 4. Usulan Penetapan Pemenang 5. Draft Kontrak 6. Dokumen Pasca Kualifikasi Waktu maks 7 hari
1. 2. 3. 4.
PMU EINRIP Direktorat Bina Teknik BPKons dalam Kementerian PU Penasehat Pelelangan
Evaluasi untuk kombinasi paket - paket
>Rp. 100 M?
Tidak Cabang A+B*
Cabang B*
Ya
Dikirim ke BPKons
Dikirim ke AusAID
Ya (A+B)
Ya atau Tidak (B)
Ya (B) jika Menteri PU setuju
Pengumuman Penetapan Pemenang
C1
Dikirim ke Menteri PU
Tidak Persetujuan
Ya
* Cabang B hanya diperlukan jika nilai kontrak lebih dari Rp. 100 milyar
1. Evaluasioleh AusAID 2. Waktu Pinjaman Efektif
1. Evaluasi oleh Menteri PU (jika> Rp 100 Milyar)
1. NOL Penetapan Pemenang dari AusAID 2. Persetujuan Penetapan Pemenang dari Menteri PU (jika> Rp 100 Milyar)
Rekomendasi
92
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Teknik 3. Penasehat Pelelangan
Ya atau Tidak(B)
NOL
Ya (A)
1. Dokumen Lelang 2. Dokumen Penawaran untuk 3 Penawar Terendah 3. Laporan Evaluasi Penawaran (termasukKualifikasi) 4. Usulan Penetapan Pemenang 5. Draft Kontrak 6. Draft SPPBJ (Letter of Acceptance) PPK Waktu 7 hari
1. AusAID
1. BPKons, Kementerian PU jika> Rp 100 milyar* 1. PMU EINRIP 2. PPK
* BPKSDM sekarang telah digantikan oleh BPKonsBadan Pembinaan Konstruksidalam Kementerian PU setelah Perpres 54/2010 untuk persetujuan Menteri PU terhadap kontrak pekerjaan > Rp. 100 milyar
Gambar 6-1 Bagan Alir Pengadaan Barang dengan Lelang Terbuka (ICB atau NCB) – lanjutan Kegiatan
Dokumen dan Waktunya
Penanggungjawab
C1
Penanganan Sanggahan
Penandatanganan Kontrak
Mengirim Kontrak ke AusAID untuk NOL Pembayaran
NOL Kontrak dan Pembayaran
Pelaksanaan Kontrak
1. Pemberitahuan Penetapan Pemenang 2. Sanggahan dari Peserta Lelang (jika ada) 3. Pengaduan dari pihak lain (jika ada) Waktu> 7 hari setelah penetapan pemenang
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
PPK Penasehat Pelelangan Inspektorat Jenderal PU PMU EINRIP AusAID Semua Peserta Lelang Penyanggah lain
1. Penetapan Pemenang 2. Dokumen Kontrak (termasuk lampiran) 3. Jaminan Pelaksanaan 4. Penyelesaian Sanggahan/ Pengaduan (jika ada) 5. Pendapat Hukum (jika> Rp 100 milyar) Waktu +/- 30 hari
1. PPK 2. Penasehat Pelelangan 3. Biro Hukum PU
1. Dokumen Kontrak 2. Fotokopi Jaminan Pelaksanaan
1. PMU EINRIP 2. Direktorat Bina Teknik 3. Penasehat Pelelangan
1. NOLPembayaran
1. AusAID
1. Dokumen Kontrak
1. PPK 2. Penguji Mutu (jika ada)
93
Gambar 6-2 Bagan Alir Evaluasi Lelang Terbuka untuk Barang (ICB atau NCB)
Mulai
EVALUASI TEKNIK Penawaran Responsif secara teknik
Gagal EVALUASI ADMINISTRATIF (Pemeriksaan Pendahuluan)
Lolos/Gagal Lolos
1. Kelengkapan Dokumen Penawaran 2. Verifikasi Responsif secara Substansial 3. Jaminan Penawaran 4. Pakta Integritas 5. Daftar Kuantitas dan Harga 6. Surat Penawaran 7. Surat Kuasa 8. Perjanjian KSO
EVALUASI KELAYAKAN HARGA Penawaran berat ke depan, sangat rendah, timpang
Gagal
Lolos/Gagal
Lolos PASCA KUALIFIKASI Tiga Penawaran Terendah Lihat Seksi 6.2.11 dan Gambar 6-3 Lolos/Gagal
Gagal
Lolos
Diskualifikasi
Gagal
Lolos/Gagal
IDENTIFIKASI TIGA PENAWARAN TERENDAH 1. Koreksi Aritmatik 2. Rabat 3. Ketidaksesuaian materiil yang bisa dihitung 4. Konversi ke satu mata uang 5. Identifikasi tiga penawaran terendah
Usulan Penetapan Pemenang
Klarifikasi olehPanitia Lelang/ULP Sanggahan oleh Peserta Lelang dapat dilakukan pada setiap tahapan proses ini
94
Gambar 6-3 Bagan Alir Paska Kualifikasi Lelang Terbuka untuk Barang (ICB atau NCB)
Mulai dengan 3 Penawaran Responsif Terendah Diskualifikasi Keuangan
Eligibilitas 1. 2. 3. 4. 5.
Kebangsaan dan Kepemilikan Konflik Kepentingan Badan Usaha Milik Negara Hukum Negara Peminjam, PBB Daftar Hitam Rekanan*
Gagal salah satu Lolos/Gagal
Lolos
a. b. c. d.
Kekayaan bersih saat ini Perputaran Modal, AATO Kemampuan Menawar Cash Flow (ICB) Keuntungan (NCB)
Diskualifikasi
Diskualifikasi
Gagal salah satu
Pengalaman dan Kemampuan Teknik
Gagal salah satu Lolos/Gagal
a. Pekerjaan Serupa b. Sifat dan kompleksitas yang serupa
Lolos Pass/Fail
Lolos
Personel dan Peralatan a. Bukti bahwa barang yang ditawarkan memenuhi spesifikasi teknik b. Personel kunci memiliki pengalaman pekerjaan dengan sifat dan kompleksitas yang sama (ICB) c. Bukti memiliki peralatan minimum (ICB)
Diskualifikasi Gagal salah satu Lolos/Gagal Lolos
Memenuhi Syarat**
CATATAN * Jika salah satu dari 3 peserta lelang tersebut termasuk dalam daftar hitam rekanan, usulkan kepada AusAID untuk digugurkan bersamaan dengan tahap lain ** Setelah persetujuan dari AuAID sebagai tanggapan permohonan daftar hitam rekanan.
95
BAB. 7
PELELANGAN JASA KONSULTAN
Prosedur pelelangan umum untuk jasa konsultan dijelaskan dalam Bab 4. Penjelasan lebih lanjut mengenai prosedur jasa konsultan dijelaskan dalam bab ini. Akan tetapi, pelelangan untuk jasa konsultansi EINRIP sedang berlangsung dan prosedur yang digunakan belum diberikan secara detail dalam Manual ini. Pada tahap selanjutnya, Bab ini akan direvisi dan diperbaharui sehingga Manual Manajemen Proyek memberikan dasar yang lengkap untuk proyek – proyek mendatang. Gambar 7-1menunjukkan bagan alir untuk prosedur QCBS.
7.1. 7.1.1.
Ringkasan Penyelenggaraan Pelelangan Ringkasan Pengadaan QCBS Jasa Konsultan harus dilelangkan dengan seleksi penetapan pemenang lelang berdasarkan Mutu dan Biaya. Daftar pendek (short list) harus terdiri tidak kurang dari empat (4) perusahaan tetapi tidak lebih dari enam (6) perusahaan tanpa pembatasan negara asal secara geografi. Panitia Lelang harus memberikan semua daftar pendek konsultan dalam Proyek kepada setiap anggota masyarakat, segera setelah diminta. Panitia Lelang harus menyampaikan ringkasan evaluasi dari semua penawaran dan proposal untuk kontrak-kontrak tersebut kepada semua peserta lelang dan pihak yang mengajukan proposal, segera setelah pemberitahuan pemenang lelang kepada konsultan yang memenangkan lelang. Informasi dalam ringkasan tersebut harus dibatasi untuk daftar konsultan, semua harga panawaran dan proposal keuangan yang dibacakan di depan umum pada saat pembukaan penawaran dan proposal keuangan, semua penawaran dan proposal yang dinyatakan tidak responsif (bersama dengan alasan untuk penilaian tersebut), nilai teknis dari semua konsultan yang resposif, nama konsultan pemenang dan harga kontraknya. Ringkasan tersebut harus disediakan kepada setiap anggota masyarakat segera setelah diminta. Evaluasi proposal teknis harus diselesaikan dalam waktu enam minggu setelah batas akhir penerimaan proposal, dan usulan pemenang lelang harus diselesaikan bersama dengan draft kontrak dalam waktu empat minggu untuk mendapatkan NOL dari Commonwealthterhadap laporan evaluasi teknis, kecuali jika disetujui lain oleh Commonwealth.
7.2.
Penyiapan Request for Proposals Dokumen Lelang yang disiapkan oleh Panitia Lelang untuk jasa konsultan disebut Request for Proposals (RFP). Dokumen ini terdiri dari lembar data, Kerangka Acuan (TOR), Syarat-syarat Umum dan Syarat – syarat Khusus Kontrak. Panitia Lelang harus menyiapkan draft RFP sesuai dengan Standar RFP Bank Dunia untuk ditelaah oleh Badan Pelelangan (Procurement Agent) dan akan menyertakan setiap ulasan tertulis dari Badan Pelelangan.
7.2.1.
Surat Undangan Lelang Surat Undangan Lelang harus mengikuti model dari “Standard Request for Proposals” (SRFP) Bank Dunia bulan Mei 2004. Paragraf berikut harus disertakan sebagai paragraf 6 yang baru: “6. Peserta Lelang, jika termasuk dalam daftar pendek, dapat mengajukan proposal baik untuk Project Management Support Consultant (PMSC) maupun Regional Supervision Consultant (RSC), tetapi hanya salah satu yang dapat dimenangkan, yaitu PMSC atau RSC. Pemenang lelang kontrak RSC akan diumumkan terlebih dahulu dan semua perusahaan yang menang dalam penawaran RSC secara otomatis menjadi tidak eligibel untuk memenangkan lelang kontrak PMSC. Dengan tujuan menarik staf berkualitas terbaik untuk semua posisi, maka tidak ada pembatasan dalam pengusulan staf yang juga diusulkan oleh perusahaan lain untuk jenis jasa pelayanan yang sama atau oleh setiap perusahaan untuk salah satu dari jasa pelayanan lainnya (PMSC, RSC atau Layanan Penasehat Pelelangan/PAS). Ketersediaan semua staf untuk jangka waktu penugasan
97
masing-masing posisi harus dikonfirmasikan secara tertulis oleh setiap individu melalui perusahaan mereka sebelum negosiasi. Jika terdapat penggantian maka harus memiliki kualifikasi dan pengalaman yang setara.” 7.2.2.
Lembar Data Hal berikut ini memiliki perbedaan pengaturan dari jasa serupa yang baru saja dilaksanakan: a.
Pemberlakukan Gaji Minimum (RSC) Sesuai dengan ACAP, evaluasi terhadap proposal keuangan RSC dan NOL AusAID akan menambah bobot pada kecukupan remunerasi petugas lapangan (dalam rangka mengurangi insentif untuk kolusi). Kecukupan gaji bagi staf inti lapangan telah diidentifikasi sebagai salah satu dari penyebab kurang memadainya supervisi pada proyek dan untuk membantu mengatasi masalah ini, RFP untuk RSC mensyaratkan verifikasi dari Peserta Lelang melalui audit independen bahwa jabatanjabatan staf lapangan tertentu untuk staf Indonesia harus dibayar dengan gaji minimum yang telah diidentifikasi. Gaji minimum untuk staf lapangan Indonesia diberikan dalam Tabel 7-1, dan sudah termasuk pajak pendapatan perorangan tetapi tidak termasuk akomodasi atau tunjangan lain atau bonus. Tabel 7-1 Dasar Gaji Minimum untuk Staf Supervisi Indonesia Posisi
Gaji/bulan (Rupiah)
Site Supervision Engineer
7,500,000
Quality Engineer
6,500,000
Quantity Engineer / Chief Inspector
6,500,000
Bridge Engineer
7,000,000
Inspektur
4,500,000
Surveyor
3,500,000
Teknisi Lab
3,500,000
Faktor – Faktor yang diberlakukan pada Gaji Minimum Nilai indikatif untuk dasar gaji minimum yang diberikan diatas dimaksudkan hanya sebagai nilai minimum yang tidak boleh dikurangi. Gaji yang diberikan mungkin lebih tinggi tergantung faktorfaktor lain yang harus diperhitungkan, termasuk lokasi penempatan, jam kerja yang diharapkan dan tingkat pengalaman serta tanggung jawab. Angka-angka tersebut tidak termasuk akomodasi (perumahan) atau tunjangan lain atau bonus yang harus dibayar terpisah. Item 6.3 harus disertakan ke dalam ke dalam Lembar Data untuk RSC, untuk memperhitungkan kebutuhan gaji minimum bagi staf-staf tertentu. “6.3 Konsultan disarankan agar gaji staf untuk jabatan-jabatan tertentu yang telah ditetapkan diberikan di atas tingkat minimum yang diatur dalam seksi 4 – Usulan Keuangan - Formulir Standar RFP.” 7.2.3.
Penetapan Pemenang Lelang Nomor Kontrak ditentukan sebagaimana dijelaskan dalam Seksi 5.5.7.
98
Gambar 7-1 Bagan Alir Pelelangan untuk Jasa Konsultan Proses Seleksi untuk Jasa Konsultan berdasarkan Prosedur Seleksi Mutu dan Biaya (QCBS) diatas Rp. 10 milyar Kegiatan
Dokumen & Waktu 1 . Kerangka Acuan (TOR) 2 . Jadwal Lelang 3 . Perkiraan Biaya 4 . Jadwal Implementasi 5 . Draft Pengumuman Pernyataan Minat Waktu untuk Implemensi maksimum 2 bulan
Penyiapan TOR dan Dokumen Pendukung
Mengajukan TOR dan Dokumen Pendukung ke AusAID
Penanggungjawab 1. PMU 2. Wilayah Timur 3. Procurement Agent 4. PPK (orang yang menunjuk panitia lelang)
1. PMU 2. Direktorat Bina Program/ Wilayah Timur
Ditolak
NOL
1. AusAID Disetujui
Pengumuman Mengajukan Pernyataan Minat
Penyerahan Pernyataan Minat oleh Konsultan
Evaluasi dan Pemuatan Daftar Pendek Konsultan dan Penyiapan Undangan Mengajukan Proposal
Mengajukan Dafar Pendek & RFP ke AusAID
1 . Pengumuman untuk Pernyataan Berminat 2 . Pengumuman harus dimuat pada harian Nasional dalam bahasa Inggris dan UNDB Durasi untuk Implementasi maksmum 14 hari
1. Panitia Lelang 2. AusAID
1 . Pernyataan Minat (EOI) 2 . Lampiran Dokumen EOI Durasi Implementasi maksimum 30 hari
1. Konsultan 2. Panitia Lelang
1 . Pernyataan Minat (EoI) 2 . Lampiran Dokumen Pernyataan Minat 3 . RFP (Undangan Mengajukan Proposal) 4 . TOR 5 . Berita Acara Evaluasi Daftar Pendek Durasi Implementasi maksimum 2 bulan 1 . Daftar Pendek 2 . RFP 3 . Usulan untuk menggugurkan perusahaan yang diblacklist oleh pihak lain dalam urutan teratas 4 . Bukti daftar blacklist oleh pihak lain Durasi Implementasi maksimum 14 hari
1. Panitia Lelang 2. Procurement Agent
1. Direktorat Bina Program/ Wilayah Timur
Ditolak NOL
1. AusAID Disetujui
Surat Undangan (LoI)
1 . Surat Undangan (LoI) 2 . RFP Durasi Implementasi maksimum 7 hari
1. Panitia Lelang
C1
99
Gambar 7-1 Bagan Alir Pelelangan untuk Jasa Konsultan - Lanjutan Proses Seleksi untuk Jasa Konsultan berdasarkan Prosedur Seleksi Mutu dan Biaya (QCBS) diatas Rp.. 10 milyar Dokumen & Waktu
Kegiatan
Penanggungjawab
C1
Penyiapan Proposal
Penyerahan Propoasal Teknis dan Keuangan/Harga dari Proyek
1 . Rapat Pra Proposal (jika ada) 2 . Pernyataa Minat 3 . Surat Pembentukan Assosiasi 4 . Klarifikasi akhir dari Konsultan Waktu Pelaksanaan minimum 6 minggu dan maksimum 8 minggu
1 . Panilitia Lelang 2 . Konsultan
1 . Proposal Teknis 2 . Proposal Keuangan/Harga
1 . Konsultan 2 . Panitia Lelang
1. 2. 3. 4.
1 . Panitia Lelang 2 . Procurement Agent
TOR Proposal Teknis Klarifikasi Berita Acara untuk Evaluasi Proposal Teknis 5 . Evaluasi Lengkap Proposal Teknis setelah koreksi berdasarkan . rapat Durasi Implementasi maksimum 6 minggu
Evaluasi Proposal Teknis
1 . Berita Acara unuk Evaluasi Proposal Teknis 2 . Evaluasi Teknis Lengkap
Menyerahkan Hasil Proposal Teknis ke AusAID
1 .Direktorat Bina Program/ Wilayah Timur . 2 . PMU
Ditolak NOL
1 . AusAID
Disetujui
Undangan untuk Pembukaan Proposal Keuangan/Harga dari Proyek
C2
100
1 . Undangan bagi konsultan yang lolos evaluasi teknis . Waktu Pelaksanaan maksimum 21 hari dan minimum 14 hari
1 . Panitia Lelang
Gambar 7-1 Bagan Alir Pelelangan untuk Jasa Konsultan (Lanjutan) Proses Seleksi untuk Jasa Konsultan berdasarkan Prosedur Seleksi Mutu dan Biaya (QCBS) diatas Rp. 10 milyar Kegiatan
Dokumen & Waktu 1. Berita Acara untuk pembukaan proposal keuangan / harga 2. Undangan Mengajukan Proposal (RFP) 3. Proposal Keuangan/Harga 4. Negosiasi 5. Penyusunan urutan menurut evaluasi & teknis keuangan Waktu pelaksanaan maksimum 1 bulan
C2
TIDAK
Evaluasi Proposal Keuangan / Harga dan Urutan Penawaran
Menyerahkan Hasil Menyerahkan Hasil Evaluasi penawaran ke Evaluasi penawaran ke BPKSDM AusAID
Menyerahkan Hasil Evaluasi ke MenPU untuk
NOL
Penanggungjawab
1. Panitia Lelang 2. Procurement Agent
1. Evaluasi gabungan Teknis dan Keuangan
1. PMU 2. Direktorat Bina Program / Wilayah Timur
1. Laporan Evaluasi Proposal Teknis dan Keuangan 2. Hasil dari Negosiasi 3. Draft Kontrak Waktu pelaksanaan maksimum 14 hari
1. PMU 2. Direktorat Bina Program / Wilayah Timur
1. Rekomendasi dari BPKSDM 2. Komentar/Keberatan dari AusAID .
1. BPKSDM 2. AusAID
1. Penetapan Pemenang Lelang 2. Pendapat Hukum 3. Pengumuman Pemenang Lelang 4. Kontrak 5. Lampiran Waktu pelaksanaan maksimum 14 hari
1. Biro Hukum Dep. PU 2. PMU 3. Direktorat Bina Program / Wilayah Timur 4. PPK
1. Kontrak Waktu pelaksanaan maksimum 7 hari
1. PMU 2. Direktorat Bina Program / Wilayah Timur
1. Komentar/Keberatan dari AusAID
1. AusAID
1. Dokumen Kontrak
1. Kasatker 2. PPK
Ya atau Tidak
Persetujuan
Ya, Jika disetujui oleh MenPU
Ditolak
Disetujui
Pengumuman Pemenang dan Penandatanganan Kontrak
Menyerahkan Kontrak ke AusAID Untuk Persetujuan Pembayaran
Ditolak NOL
Disetujui
Pelaksanaan Kontrak Rekomendasi
101
BAB. 8 8.1.
MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN
Penguatan Supervisi untuk Pekerjaan EINRIP akan mengikuti praktek baik yang berlaku internasional dengan menciptakan hubungan yang tepat antara Pengguna Jasa, Engineer dan Kontraktor mengikuti batasan FIDIC yang telah diterima secara internasional. Penyelenggaraan kontrak dan supervisi di dalam EINRIP bertujuan untuk mencapai perbaikan yang terukur dalam hal kualitas pekerjaan yang dilaksanakan pada proyek ini.
8.1.1.
Ringkasan Penyelenggaraan Supervisi The MDB/FIDIC Harmonised Contract(Maret 2006) akan digunakan pada semua pekerjaan (lihat Seksi 5.1.1), dengan peran Engineer diisi oleh Team Leader konsultan RSC(lihat Seksi 8.1.4). Pasal – pasal yang dirujuk di sini berasal dari MDB/FIDIC Harmonised Contract (Maret 2006). Kementerian PU melalui Ditjen Bina Marga akan menunjuk Engineer untuk masing – masing kontrak EINRIP sesuai pasal 3.1 Syarat – syarat Umum (GC). Kementerian PU melalui Ditjen Bina Marga akan menjabarkan wewenang Engineer menurut FIDIC (berdasarkan MDB/FIDIC Harmonised Contract) kepada AusAID untuk memperoleh NOL. Tidak akan dilakukan perubahan selanjutnya mengenai pengaturan tersebut sebelum ada persetujuan tertulis dari AusAID (lihat Seksi 8.1.3). Team Leader sebagai Engineer, akan melimpahkan wewenang yang diperlukan kepada masing – masing Chief Supervision Engineer sebagai asisten Engineer menurut pasal 3.2 Syarat – syarat Umum, termasuk tanggung jawab untuk mengesahkan sertifikat pembayaran (pasal 14.2, pasal 14.6 Syarat – syarat Umum MDB/FIDIC contract). Pekerjaan belum dapat dimulai sampai RSC dimobilisasi dan Chief Supervision Engineer ditunjuk – lihat Seksi 8.2.2. Konsultan PMSC akan bertanggungjawab untuk memantau kinerja konsultan RSC. Tugas ini mencakup pemantauan kemampuan supervisi untuk persyaratan lingkungan – lihat Seksi 3.3. Proses evaluasi terhadap kontrak konsultan supervisi RSC dan penerbitan NOL AusAID akan dititikberatkan terhadap hal – hal berikut: (i) kecukupan remunerasi petugas lapangan; dan (ii) kualifikasi, pengalaman, dan latar belakang orang – orang yang dinominasikan sebagai Chief Supervision Engineer(s). PMU dengan dibantu oleh PMSC akan memberikan penjelasan pra-mobilisasi bagi staf inti RSCtermasukChief Supervision Engineerspada saat dimulainya layanan jasa RSC mengenai: (i) peran Engineer berdasarkan FIDIC; (ii) peran supervisor lapangan; (iii) tanggung jawab Kantor Pusat; dan (iv) ACAP EINRIP termasuk aturan audit, sanksi, dsb. Pelatihan yang mendalam untuk semua staf RSC akan diberikan oleh RSC secara bertahap setelah tim supervisi dimobilisasi (lihat Seksi 8.5.2).
8.1.2.
Wakil Pengguna Jasa Pengguna Jasa Pekerjaan dalam kontrak adalah Direktorat Jenderal Bina Marga yang telah ditunjuk oleh Menteri Pekerjaan Umum sebagai Pejabat Pembuat Komitmen – PPK (Contract Officer) untuk tiap – tiap Satuan Kerja pada awal tahun anggaran. Fungsinya dalam manajemen pekerjaan dijelaskan dalam bab ini, sementara Seksi 9.5.2 menjelaskan tanggung jawab keuangan staf Satuan Kerja.
8.1.3.
Tanggung Jawab masing – masing Pihak Tabel 8-1berikut memberikan ringkasan tanggung jawab pokok Pengguna Jasa dan Engineerdan Kontraktor yang dijelaskan secara rinci dalam Syarat – Syarat Umum dan Khusus Kontrak [9]. Referensi dalam Tabel di bawah ini adalah Syarat – syarat Umum (GC) kecuali bila didahului oleh ITB yang merujuk pada pasal – pasal Instruksi kepada Peserta Lelang.
103
Tabel 8-1 Tanggung Jawab Pokok Pengguna Jasa dan Engineer berdasarkan Kontrak Pengguna Jasa Di EINRIP, pejabat pemerintah yang ditunjuk
Engineer Di EINRIP, Team Leader konsultan RSC
Pelelangan: a) Menerbitkan Undangan Lelang (ITB 6.2) b) Klarifikasi dokumen lelang, menyelenggarakan kunjungan lapangan dan rapat penjelasan lelang, bila diijinkan (ITB 7.1) c) Merubah dokumen lelang (ITB 8.1) d) Mengelola proses lelang (ITB 22,23) e) Mengevaluasi penawaran (ITB 34) f) Menetapkan pemenang lelang (ITB 38,39,40) Pelaksanaan: g) Menyerahkan lapangan (2.1, 4.13) h) Mengurus perijinan (2.2) i) Memberitahu kontraktor tentang pendanaan proyek (2.4) j) Menunjuk Engineer (3.1) k) Menyetujui Perintah Perubahan yang mempengaruhi pendanaan (3.1) l) Menyetujui perpanjangan waktu (3.1) m) Menyediakan data lapangan (4.10) n) Mengurus pembayaran (14.7, 14.9) o) Mengambil alih lapangan (10.1) p) Berhak untuk menghapus/ membatalkan kontrak (15.2) q) Mengembalikan Jaminan Pelaksanaan setelah menerbitkan Sertifikat Pelaksanaan (4.2)
Pelaksanaan: Wewenang Direksi dijelaskan dalam kontrak: (hal – hal lain mungkin tersirat) 1) Melakukan tindakan sesuai pasal – pasal berikut dengan persetujuan khusus Pengguna Jasa: - Menyetujui atau memutuskan perpanjangan waktu dan/atau tambahan biaya (4.12, 8.4) - Memerintahkan variasi, kecuali dalam situasi darurat diputuskan sendiri oleh Direksi - Menyetujui usulan variasi yang diajukan oleh Kontraktor (13.1, 13.2, 13.3) (lihat juga no 8) dan 9) di bawah ini) - Menentukan jumlah yang dapat dibayarkan untuk masing – masing mata uang yang diterapkan (13.4) - Menetapkan sikap atastuntutan kontraktor berdasarkan pasal 17.4 , Akibat dari Resiko Pengguna Jasa(PC-SP 3.1) - Menetapkan sikap atas tuntutan kontraktor berdasarkan pasal 13.7, Penyesuaian untuk Perubahan dalam Perundang – undangan (PC-SP 3.1) - Menetapkan sikap atas tuntutan kontraktor berdasarkan pasal 13.8, Penyesuaian untuk Perubahan dalam Biaya (PC-SP 3.1) 2) Berkonsultasi dengan semua pihak dan membuat keputusan terhadap masalah kontraktual antara Pengguna Jasa dan Kontraktor (3.5) 3) Memberikan arahan dan/atau instruksi kepada Kontraktor terkait metode kerja, ketepatan waktu, dan kualitas pekerjaan (4.1) 4) Menyetujui penambahan sub-kontrak untuk setiap bagian pekerjaan (4.4) 5) Menerbitkan pemberitahuan formal kepada Kontraktor untuk memulai pekerjaan (8.1) 6) Menyetujui atau menolak pekerjaan sebelum ditutup (7.3, 7.5) 7) Menyaksikan pengujian (testing) yang dilakukan Kontraktor (7.4) 8) Mengevaluasi usulan kontraktor untuk variasi, dan mengajukan Perintah Perubahan yang berpengaruh terhadap pendanaan kepada Pengguna Jasa (13.1, 3.1) 9) Menyetujui variasi pada kuantitas, dan mengevaluasi usulan kontraktor untuk variasi yang tidak mempengaruhi pendanaan (13.1) 10) Memantau waktu yang telah digunakan Kontraktor dan mengevaluasi usulan perpanjangan waktu (4.12, 8.4, 3.1) 11) Menyetujui penggunaan hari kerja (day works), provisional sums (termasuk biaya cadangan) (13.5, 13.6) 12) Menarik kembali persetujuan terhadap Wakil Kontraktor (6.9) 13) Menerbitkan sertifikat Serah Terima untuk sebagian atau keseluruhan pekerjaan (10.1) 14) Mengesahkan Sertifikat Pembayaran (14.2, 14.6) 15) Menerbitkan Sertifikat Pertanggungjawaban terhadap Cacat/ Kerusakan (11.1) 16) Menerbitkan Sertifikat Kinerja (11.9) 17) Mengesahkan Pernyataan Kontraktor pada saat Penyelesaian Pekerjaan (14.10) 18) Memberikan bukti sebagai saksi di hadapan Arbitrators (20.6)
ITB : Instruction to Bidders (Instruksi kepada Peserta Lelang) Nomor (misalnya4.1) : Mengacu pada pasal – pasal dalam Syarat – syarat Umum (GC) PC-SP : Particular Conditions -Specific Provisions (Syarat – Syarat Tertentu, Ketentuan Khusus)
104
Berikut ini adalah beberapa batasan peran Engineer, Pengguna Jasa dan Kontraktor di dalam Syarat – syarat Umum yang perlu dipahami:
8.1.4.
Direksi tidak mempunyai wewenang untuk merubah kontrak, dan tidak mempunyai wewenang untuk membebaskan salah satu pihak dari tugas, kewajiban, atau tanggung jawab berdasarkan kontrak;
Meskipun demikian, ketika melaksanakan tugas atau menjalankan wewenangnya seperti yang diatur atau tersirat dalam kontrak, Direksi harus dianggap bertindak untuk Pengguna Jasa;
Setiap persetujuan, pemeriksaan, pengesahan, perijinan, pengujian, inspeksi, perintah, pemberitahuan, usulan, permintaan, test atau tindakan sejenis dari Direksi, tidak membebaskan kontraktor dari setiap tanggung jawab yang dimilikinya berdasarkan kontrak, termasuk tanggung jawab atas kesalahan, pengabaian, dan ketidaksesuaian.
Penunjukan Engineer Direktur Jenderal Bina Marga akan memberitahu tertulis kepada PPK, nama personil yang ditunjuk sebagai Engineer untuk EINRIP, berikut wewenang yang dilimpahkan oleh Pengguna Jasa kepada Engineer. Untuk EINRIP, pelimpahan wewenang diterbitkan untuk seluruh kontrak pekerjaan konstruksi dan tetap berlaku sampai diubah atau dicabut oleh Direktur Jenderal. Pelimpahan wewenang kepada Engineer juga akan diubah bila terjadi penggantian atau perubahan posisi Team Leader. Kementerian PU memberikan rincian kepada AusAID mengenai penunjukan Engineer dan wakil-wakil Engineer. AusAID akan menerbitkan NOL terhadap pengaturan ini bersama dengan NOL untuk Pembayaran (Seksi 4.3.1.c). Tidak boleh ada perubahan selanjutnya terkait pengaturan ini tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari AusAID. Peran Engineer akan dilakukan oleh Team Leader Konsultan RSC. Team Leader akan melimpahkan wewenang yang diperlukan kepada Chief Supervision Engineer dan/ atau Site Supervision Engineer (dan staf lainnya) untuk masing-masing Kontrak sebagai Asisten Engineer menurut GC Pasal 3.2, termasuk tanggung jawab untuk mengesahkan sertifikat pembayaran oleh CSE (GC Pasal 14.2 and 14.6). Pelimpahan wewenang dari Engineer kepada asisten-asistennya diberikan tertulis. Pelimpahan wewenang tersebutakan disampaikan tertulis kepada PPK dan Kontraktor, dan baru berlaku bila surat tersebut telah diterima oleh kedua pihak. Tidak ada perubahan dalam pelimpahan wewenang yang sah selain yang diterbitkan secara tertulis oleh Engineer. Asisten Engineer tidak boleh bertindak melampaui wewenang yang dilimpahkan.
8.1.5.
Audit Audit Keuangan tercakup dalam Seksi 9.8. Masing – masing Satuan Kerja akan memiliki Ahli Manajemen Keuangan (financial management specialist) yang bertugas menjamin penyimpanan/pembuatan catatan yang memadai untuk kepentingan audit. Kriteria ini dijelaskan dalam Seksi 2.3.1, dan bagaimana melaksanakan persyaratan ini dijelaskan dalam Seksi 9.8. Audit khusus lain yang akan dilaksanakan dalam EINRIP termasuk Audit Teknis dan Keuangan yang dilakukan oleh konsultan yang secara khusus ditugaskan oleh AusAID, seperti dijelaskan dalam Seksi 8.4.4 dan Seksi 8.4.5. Penambahan audit misalnya Audit Keselamatan Jalan juga dilaksanakan dalam proyek EINRIP. Audit-audit in meliputi Audit Keselamatan dari gambar detail desain, audit selama pelaksanaan dan audit keselamatan sebelum proyek dibuka untuk digunakan. Tujuan dari audit ini adalah untuk mengidentifikasi ketidakcukupan aspek keselamatan dalam detail desain dan tindakan perbaikan untuk aspek-aspek yang berkaitan dengan keselamatan jalan selama proses konstruksi danpada saat dibuka untuk lalu lintas umum.
8.2. 8.2.1.
Kegiatan Pra-Pelaksanaan Pakta Integritas untuk Pemenang Lelang Setelah proses pelelangan selesai dan selama masa penyiapan draft kontrak untuk memperoleh persetujuan Menteri Pekerjaan Umum, wakil pemenang kontraktor yang berwenang, pejabat
105
Pengguna Jasa kontrak (Satker/PPK) dan wakil direksi (TL RSC atau CSE) perlu menandatanganiPakta Integritas Baru untuk pelaksanaan pekerjaan. Pakta Integritas yang telah ditandatangani akan disampaikan kepada AusAID bersama dengan kontrak yang telah ditandatangani untuk penerbitan NOL kontrak dan Pembayaran. Contoh formulir Pakta Integritas untuk Pemenang Kontrak dilampirkan dalam Lampiran 24. 8.2.2.
Rapat Pra-Pelaksanaan Pekerjaan Setelah penandatanganan kontrak pekerjaan, PPK kontrak pekerjaan akan memberitahukan kepada Satker Konsultan RSC untuk mulai melakukan persiapan mobilisasi Tim Supervisi Lapangan. Surat persiapan mobilisasi ini juga akan ditembuskan kepada Team Leader RSC, sehingga pelaksanaan mobilisasi tim dapat dimulai. Diharapkan agar pekerjaan tidak dimulai sebelum Direksi Supervisi Lapangan (Site Supervision Engineer) RSC dimobilisasi dan ditunjuk sebagai Asisten Direksi. Apabila terjadi keterlambatan mobilisasi dan/atau persetujuan SSE, CSE akan bertindak sebagai SSE sebagai pelaksana sementara. Syarat kontraktual berdasarkan pasal 8.1 GC yang perlu dipenuhi untuk memulai pekerjaan termasuk penandantanganan perjanjian kontrak, penyampaian bukti wajar pengaturan keuangan Pengguna Jasa kepada kontraktor berdasarkan pasal 2.4 GC dan bukti Pembayaran Uang Muka kepada Kontraktor berdasarkan pasal 14.2 GC. Syarat penting lainnya yaitu tidak ada sengketa atau keberatan terhadap pembebasan tanah dan kompensasinya, dan lapangan diserahkan-terimakan kepada Kontraktor. Pasal 4.3 GC menetapkan bahwa Wakil Kontraktor (Contractor’s Representative/ CR) harus ditunjuk oleh Kontraktor sebelum tanggal dimulainya pekerjaan. Selain itu, bila terjadi penggantian CR yang ditunjuk maka keterangan mengenai calon pengganti harus diajukan untuk memperoleh persetujuan Direksi. Dalam hal nominasi tidak sesuai atau tidak adanya CR yang sesuai, Kontraktor harus menunjuk CR sementara agar surat tanggal dimulainya pekerjaan dapat diterbitkan. Setelah semua persyaratan kontraktual dipenuhi dan data dikirimkan kepada Engineer, Direksi akan menyelesaikan penilaian ketaatan terhadap persyaratan kontrak, dan dalam waktu 7 hari setelah selesainya back up data akan menerbitkan surat pemberitahuan dimulainya pekerjaan. Tanggal dimulainya pekerjaan tidak boleh melebihi 7 hari dari tanggal penerbitan surat untuk memulai pekerjaan. Bagan alir indikatif untuk kegiatan pra-pelaksanaan pekerjaan ditunjukkan pada Gambar 8-1.
106
Gambar 8-1 Indikasi Rentang Waktu Dimulainya Pekerjaan
Penetapan Pemenang Lelang ITB Pasal 39.1
SURAT PENUNJUKAN PEMENANG LELANG ≤ 28 hari JAMINAN PELAKSANAAN
ITB Pasal 41.1 GC Pasal 4.2
PENANDATANGANAN KONTRAK
ITB Pasal 40.2 GC Pasal 1.6
≤ 14 hari
RAPAT PRAPELAKSANAAN (PCM)
Prasyarat PMM
8.1(a) Penandatanganan Kontrak 8.1(b) Bukti Keuangan Pemilik 8.1(c) Kepemilikan lapangan 8.1(d) Pembayaran Uang Muka
Ya
- Pembebasan Lahan dan Kompensasi telah selesai - CSE telah ditunjuk - SSE dimobilisasi dan ditunjuk sebagai Asisten Direksi (*) - Wakil Kontraktor (CR) telah ditunjuk
Kelengkapan Back up Data
≤ 7 hari
(*) Jika RSC tidak dapat mencalonkan SSE, maka Direksi harus menunjuk CSE untuk sementara bertindak sebagai SSE
TIDAK SESUAI DENGAN KONTRAK
TIDAK SESUAI DENGAN PMM Penilaian Direksi
YA
Kontraktor berhak membatalkan jika tanggal dimulai pekerjaan tidak diterbitkan dalam waktu 180 hari GC. 8.1 (e)
Spesifikasi Pasal 1.2.2.1
Prasyarat kontrak
GC GC GC GC
PPK Kontrak Kerja) memberi informasi kepada PPK RSC dan Team LeaderRSC mengenai penandatanganan kontrak, dan menyarankan agar memulai mobilisasi Tim Supervisi Lapangan RSC
Direksi menerbitkan Surat Instruksi untuk MEMULAI PEKERJAAN
≤ 7 hari
PEKERJAAN DIMULAI
≤ 60 hari ≤ 90 hari Fasilitas QC selesai
Waktu Penyelesaian
Semua peralatan telah dimobilisasi
SERAH TERIMA ITB : Instruction to Bidders GC : General Condition RSC : Regional Supervision Consultant CSE : Chief Supervision Engineer SSE : Site Supervision Engineer QC : Quality Control
8.2.3.
Revisi Desain Setelah kontrak ditandatangani, mungkin diperlukan revisi desain apabila terdapat ketidaksesuaian antara gambar desain dan kondisi actual di lapangan; atau pada kasus di mana tambahan investigasi lapangan memerlukan review atau modifikasi terhadap desain awal.
107
Usulan revisi desain dapat dilakukan oleh siapa saja, baik Pengguna Jasa, Engineer, atau Kontraktor. Pada semua kasus, Direksi (melalui Tim Supervisi Lapangan) akan bertanggungjawab atas evaluasi awal dan penyiapan justifikasi teknis untuk revisi desain. Definisi untuk istilah Perubahan Minor dan Perubahan Mayor mengikuti definisi yang terdapat pada matriks surat Ditjen Bina Marga No: UM.01.03/Db/242 tanggal 21-Mar-2008 (Lampiran 25). (1)
Perubahan Minor Untuk perubahan minor, revisi akan dilakukan oleh Tim Lapangan Konsultan Supervisi di bawah tanggung jawab SSE, dan dipantau oleh CSE. PPK untuk kontrak pekerjaan akan tetap diberikan informasi mengenai kemungkinan adanya perubahan. Kriteria Perubahan Minor (umumnya disebut Perintah Perubahan Kontrak – Contract Change Order/CCO) adalah:
(2)
Total biaya tetap
Waktu penyelesaian pekerjaan tetap
Jenis konstruksi tidak berubah
Tidak ada item pembayaran baru
Panjang target pekerjaan tetap
Perubahan maksimum variasi kuantitas untuk item pembayaran terpilih sebesar 10% dari kuantitas awal
Perubahan Mayor Untuk perubahan mayor yang kompleks secara teknis, tim pusat RSC akan melakukan revisi desain dalam diskusi dengan tim lapangan dan memberikan informasi kepada PPK. Kriteria perubahan – perubahan Mayor (biasanya disebut Adendum dengan Perpanjangan Waktu dan Revisi Desain - Addendum with Extension Time and Design Revision) adalah: a. Adendum dengan perpanjangan waktu:
b.
Total biaya tetap
Kebijakan politis atau sebab keadaan kahar
Jenis konstruksi tidak berubah
Tidak ada item pembayaran baru
Panjang target pekerjaan tetap Adendum dengan Revisi Desain:
Tidak dapat diatasi dengan CCO
Perubahan jenis konstruksi yang menyebabkan perubahan panjang target, total biaya, dan waktu penyelesaian
Disebabkan oleh bencana alam
Persetujuan Justifikasi Teknis untuk revisi desain akan mengikuti prosedur yang diuraikan dalam surat Ditjen Bina Marga No. UM.01.03.Db/242 tanggal 21-Mar-2008; dan surat No. UM.01.03.Db/895 tanggal 30-Nov-2009, terlampir pada Lampiran 25. Kepala Balai sebagai pengurus harus memfasilitasi proses revisi desain. Justifikasi teknis Revisi Desain dievaluasi bersama oleh Tim Penilai Teknis dengan anggota seperti yang disebutkan dalam Tabel matriks berdasarkan surat Ditjen Bina Marga No. UM.01.03.Db/242 tanggal 21-Mar-2008. Justifikasi Teknis disetujui oleh Balai dan Berita Acara Rapat ditandatangani oleh Tim Penilai Teknis. Berita Acara Rapat akan memasukkan pernyataan bahwa “Konsultan Supervisi Regional (RSC) bertanggungjawab terhadap aspek teknis variasi yang diusulkan”. Variasi kontrak yang disebabkan oleh revisi desain akan mengikuti prosedur yang diuraikan dalam Seksi8.3.4. 8.2.4.
Prasyarat untuk dimulainya pekerjaan Dalam rentang waktu yang ditentukan dalam spesifikasi, Kontraktor harus menghadiri rapat prapelaksanaan pekerjaan (Pre-construction meeting/ PCM) yang dihadiri wakil Pengguna Jasa, Direksi dan Asisten Direksi (jika ada) untuk membahas baik masalah teknis dan non teknis yang berkaitan dengan proyek. Agenda rapat termasuk (namun tidak terbatas) hal – hal berikut:
108
a.
Perkenalan
b.
Tukar – menukar bagan organisasi dan rincian kontrak – Pengguna Jasa, Kontraktor, Engineer
c.
Isu – isu lapangan – Hak untuk memasuki lapangan, Sumber Material, Lokasi Base Camp
d.
Perijinan
e.
Pengiriman laporan
f.
Dokumen Pelaksanaan Final
g.
Tahapan dan Tonggak Pencapaian
h.
Rencana Kerja, termasuk:
Garis besar jadwal pelaksanaan yang menunjukkan waktu dan urutan kegiatan – kegiatan penting pekerjaan
Rencana Mobilisasi
Rencana Relokasi
Rencana Kesehatan dan Keselamatan
Rencana Mutu
Rencana Keselamatan dan Manajemen Lalu lintas
Rencana Inspeksi dan Pengujian
Rencana Manajemen Lingkungan dan Sosial
i.
Komunikasi dan Korespondensi
j.
Rapat Koordinasi, Jadwal dan Frekuensinya
k.
Laporan dan Pemantauan
Dalam waktu 28 hari setelah pekerjaan dimulai, Kontraktor harus menyampaikan program mobilisasi secara rinci (termasuk program penguatan jembatan, jika ada) untuk memperoleh persetujuan Direksi berdasarkan pasal 8.3 GC dan sebagaimana diatur dalam Seksi 1.2 dan 1.12 Spesifikasi Umum. Program mobilisasi harus selesai dalam waktu 90 hari setelah tanggal dimulainya pekerjaan, kecuali bila fasilitas atau layanan kendali mutu perlu dipasang dan dioperasikan dalam waktu 60 hari.
8.3.
Administrasi Kontrak Urutan khusus kegiatan – kegiatan kontrak ditunjukkan pada Gambar 8-10. Seksi ini menyoroti ketentuan – ketentuan dasar dari Syarat – syarat Umum (SU/GC). Administrator harus mengacu pada Dokumen Kontrak Aktual untuk memperoleh ketentuan yang lengkap untuk Kontrak Pekerjaan, Barang atau Jasa Konsultan.
8.3.1.
Harga Kontrak Pasal 14 SU/GCmencakup Harga Kontrak dan pembayaran, lihat juga Pasal 12.3 SU. Untuk setiap item pekerjaan, harga satuan dan harga yang berlaku adalah harga satuan atau harga yang disebutkan untuk mata pembayaran tersebut dalam kontrak atau bila item tersebut tidak ada, ditentukan dari pekerjaan yang sama. Setiap mata pembayaran yang tidak memiliki harga satuan dan harga yang berlaku di dalam Daftar Kuantitasi, akan dianggap telah termasuk dalam harga satuan dan harga lain di Daftar Kuantitas dan tidak akan dibayar terpisah. Meskipun demikian, harga satuan atau harga baru dapat ditetapkan untuk suatu mata pembayaran bila memenuhi empat kriteria di bawah ini(GC ayat 12.3):
109
a.
Kuantitas terukur untuk mata pembayaran tesebut berubah melebihi 25% dari kuantitas dalam Daftar Kuantitas atau rencana lainnya, DAN
b.
Perubahan kuantitas ini dikalikan harga satuan tertentu untuk mata pembayaran tersebut melebihi 0.25% dari Nilai Kontrak yang disetujui, DAN
c.
Perubahan kuantitas ini akan langsung mengubah biaya per satuan kuantitas untuk mata pembayaran tersebut lebih dari 1%, DAN
d.
Mata pembayaran tersebut tidak dinyatakan dalam kontrak sebagai “mata pembayaran yang harganya tetap”
Atau apabila memenuhi tiga kriteria berikut: a.
Pekerjaan ini diperintahkan dalam Pasal 13 SU [Variasi dan Penyesuaian], DAN
b.
Tidak ada harga satuan atau harga untuk mata pembayaran ini di dalam kontrak, DAN
c.
Tidak ada harga satuan atau harga yang tepat karena mata pembayaran untuk pekerjaan ini tidak memiliki kesamaan sifat, atau tidak dilaksanakan dalam kondisi yang sama dengan setiap mata pembayaran dalam kontrak.
Setiap harga satuan atau harga baru harus diturunkan dari setiap harga satuan yang relevan dalam Kontrak, dengan penyesuaian yang layak yang disebabkan oleh dampak akibat perubahan volume.Jika tidak terdapat tarif atau harga yang relevanuntuk mendapatkan harga satuan atau harga yang baru, harus berasal dari Biaya yang wajar untuk melaksanakan pekerjaan, ditambah keuntungan, dengan mempertimbangkan hal-hal lain yang relevan. Jika mata pembayaran yang revisi harga satuannya (kenaikan atau penurunan) memenuhi syarat, danjuga termasuk dalam daftar selected pay item, penyesuaian harga akan diterapkan ke dalam mata pembayaran tersebut sesuai dengan Pasal13.8. Surat Edaran Ditjen Bina Marga No.18/SE/Db/2012 tanggal 13 Desember 2012 menetapkan bahwasetiap perubahan harga satuan yang memenuhi syarat termasuk mata pembayaran baru harus mengacu pada harga dasar dalam kontrak asal. Harga satuan yang baru harus dimasukkan dalam Berita Acara Negosiasi Harga Satuan pada saat negosiasi kontrak. Harga Satuan yang direvisi karena kuantitas yang diukur dari mata pembayaran tersebut diubah lebih dari 25% dari kuantitasd alam Bill of Quantities atau daftar lainnyaakan diterapkan terhadap kuantitas lebih dari 125% dari kuantitas awal. Variasidalam pekerjaan dapat mengakibatkan perubahan yang substansial dalam setiap mata pembayaran yang dapat mempengaruhi komposisi dari selected pay item yang berhak untuk penyesuaian harga sebagaimana dimaksud dalam GC Ayat 13.8, meskipun demikian, daftar selected pay item tidak akan diubah dalam Kontrak Pekerjaan Konstruksi EINRIP. Sebagaimana diatur dalam GC Ayat 13.8, daftar selected pay items hanya dapat diubah dengan persetujuan Pengguna Jasa dan disahkan melalui Addendum Kontrak setelah penerbitan NOL dari AusAID 8.3.2.
Uang Muka Pasal 14.2 SU mensyaratkan agar Pengguna Jasa memberikan uang muka sebagai pinjaman tanpa bunga untuk mendukung mobilisasi dan cash flow, ketika Kontraktor telah menyerahkan jaminan yang diperlukan. Total pembayaran uang muka, tahapan dan waktu pemberian (jika lebih dari satu kali), dan mata uang yang digunakan serta proporsinya harus seperti dinyatakan dalam data kontrak. Tidak diperlukan rincian penggunaan uang muka. Kontraktor harus memastikan bahwa jaminannya sah dan berlaku sampai uang muka tersebut dibayar kembali, tetapi jumlahnya dapat dikurangi secara bertahap sesuai dengan jumlah yang telah dibayar kembali oleh Kontraktor seperti yang ditunjukkan dalam Sertifikat Pembayaran. JIka ketentuan – ketentuan dalam jaminan menyebutkan tanggal berakhirnya, dan 28 hari sebelum tanggal berakhir uang muka belum dilunasi, maka Kontraktor harus memperpanjang masa berlaku jaminan tersebut sampai uang muka dapat dilunasi.
110
Tata cara melakukan pemotongan adalah sebagai berikut: a.
Pemotongan akan dilakukan pada Sertifikat pembayaran berikutnya setelah jumlah semua pembayaran sementara yang disahkan (tidak termasuk uang muka, potongan - potongan, dan pembayaran kembali uang yang ditahan) melampaui 30% dari nilai kontrak yang disetujui, dikurangi Provisional sum; dan
b.
Pemotongan dilakukan mengikuti besaran angsuran dari masing – masing nilai Sertifikat Pembayaran Sementara yang tercantum dalam data kontrak (tidak termasuk uang muka, pemotongan untuk pembayaran kembali uang muka dan pemotongan untuk uang yang ditahan) dalam mata uang dan proporsi uang muka sampai uang muka tersebut telah dilunasi; asalkan uang muka tersebut telah lunas pada saat 90 persen (90 %) dari Nilai Kontrak yang disetujui dikurangi Provisional Sum telah disahkan pembayarannya.
c.
Apabila uang muka masih belum dilunasi menjelang penerbitan Sertifikat Serah Terima Pekerjaan atau sebelum pemutusan kontrak berdasarkan Pasal 15 SU [Pemutusan oleh Pengguna Jasa], Pasal 16 SU [Penangguhan dan Pemutusan oleh Kontraktor] atau Pasal 19 [Keadaan Kahar] (mana yang terjadi), seluruh sisanya kemudian harus segera dibayar. Dan dalam hal pemutusan kontrak berdasarkan Pasal 15 SU [Pemutusan oleh Pengguna Jasa] dan Pasal 19.6 [Pilihan Pemutusan, Pembayaran dan Pembebasan Tugas], dibayar oleh Kontraktorkepada Pengguna Jasa
Dalam Data Kontrak EINRIP, Kontrak menyatakan bahwa Uang Muka maksimum10% dari Nilai Kontrak yang disetujui, dan harus dilunasi melalui pemotongan 20% dari pembayaran interim yang ditentukan oleh Engineer. Jikatotal pembayaran uang muka tidak 10% dari Nilai Kontrak yang disetujui, maka pengurangan pembayaranharus disesuaikan sehingga uang muka lunas sebelum saat ketika jumlah yang 90 persen (90%) dari Nilai Kontrak yang disetujui dikurangi Provisional Sum telah disertifikasi untuk pembayaran. 8.3.3.
Pembayaran Sementara Sertifikat Pembayaran Sementara (Interim Payment Certificate: IPC) berdasarkanGC Pasal 14.3 disebut sebagai “Sertifikat Bulanan (Monthly Certificates)” dalam Seksi 1.6 Spesifikasi Umum, dan umumnya disingkat dengan “MC”.Karena Syarat Umum Kontrak memiliki prioritas di atas Spesifikasi Umum (GC pasal 1.5), istilah IPC yang digunakan. Kontraktor harus menyampaikan Laporan sebanyak 6 salinan kepada Engineer setiap akhir bulan dalam bentuk yang disetujui Direksi, menunjukkan dengan rinci jumlah uang yang menurut pendapatnya sendiri menjadi haknya, disertai dokumen pendukung yang di dalamnya termasuk laporan kemajuan pekerjaan pada bulan tersebut sesuai dengan Pasal 4.21 [Laporan Kemajuan Pekerjaan]. Setiap Laporan Bulanan akan diberi tanggal hari terakhir pada bulan kalender tersebut, tetapi jumlah yang ditagihkan akan berdasarkan nilai pekerjaan yang telah selesai sampai dengan dan termasuk hari keduapuluh lima periode bulan tersebut. Laporan bulanan akan diberikan kepada Engineer selambat – lambatnya pada hari terakhir dari setiap bulan kalender. (Spesifikasi Umum 1.6.2). Apabila kontraktor tidak dapat memberikan data pendukung yang memuaskan Engineer atau terlambat dalam menyampaikannya, maka tanggal pembayaran aktual akan terlambat dan Engineer tidak bertanggungjawab atas keterlambatan pembayaran tersebut. (Spesifikasi Umum 1.6.1). Engineer tidak terikat untuk menerbitkan Sertifikat Pembayaran Sementara jika jumlahnya kurang dari 1% Nilai Kontrak yang disetujui (GC pasal 14.3). Dalam hal apapun, tidak ada jumlah akan disertifikasi atau dibayar sampai Employer telah menerimadan menyetujui Jaminan Pelaksanaan (GC pasal 14.6). Terdapat batas waktu bagi Pengguna Jasa untuk membayar IPC (GC Pasal 14.7), dan bila terlambat Pengguna Jasa akan dikenakan ganti rugi. Model Sertifikat Pembayaran Sementara (IPC) diberikan pada Lampiran 17.
111
8.3.4.
Variasi dan Amandemen Kontrak Selama pelaksanaan pekerjaan, perubahan dalam kontrak mungkin diperlukan untuk mengatasi perubahan kuantitas atau karakteristik setiap mata pembayaran pekerjaan, perubahan karena ketidaksesuaian gambar desain dengan kondisi aktual lapangan, perubahan dalam desain, modifikasi yang dihasilkan dari rekayasa lapangan, penghapusan mata pembayaran pekerjaan, penambahan mata pembayaran pekerjaan, perubahan biaya dan perubahan urutan atau waktu pelaksanaan pekerjaan. Semua perubahan – perubahan tersebut akan dilakukan melalui variasi dan Pasal 13 SU memberikan ketentuan kontrak penanganan variasi. Variasi dapat diprakarsai oleh Engineer setiap saat sebelum menerbitkan Sertifikat Serah Terima Pekerjaan, baik melalui perintah atau permintaan kepada Kontraktor untuk menyampaikan proposal. Kontraktor tidak akan melanjutkan dengan modifikasi atau pekerjaan baru tanpa instruksi dari Engineer. Sesuai dengan FIDIC, keterlibatan Engineer dalam variasi adalah penting sejauh penilaian variasi, penyiapan dokumen, menerbitkan perintah kepada kontraktor dan evaluasi program pekerjaan bersangkutan yang telah direvisi. Meskipun demikian, persetujuandanprosedurvariasiakan mengikuti pedomanyang dikeluarkan berdasarkansurat Ditjen Bina MargaNoUM.01.03.Db/242tanggal21-Mar2008 dan UM.01.03.Db/895tanggal30-Nov-2009. Pedoman tersebutdilengkapi denganSuratEdaran Ditjen Bina Marga No18/SE/Db/2012 yang diterbitkanpada tanggal 13Desember 2012, Namun, Surat Edaraninimenetapkan bahwauntuk proyek-proyekbantuan luar negeri,prosedur yang ditetapkan dalamManual ManajemenProyekyang relevanmasih berlaku. Selain itu, kriteria yang ditetapkandalam pedomanmensyaratkanvariasiuntuk diprosesmelaluilevel PPKdanSatkerdan kemudian melaluiBalai kepada Bina MargaJakartauntuk mendapatkan persetujuan. Surat Edaran pada tahun2008, 2009dan 2012tercantum dalam Lampiran25. Meskipun demikian, persetujuan variasi dan prosedur akan mengikuti pedoman yang dikeluarkan berdasarkan surat Ditjen Bina Marga No UM.01.03.Db/242 tanggal 21-Mar-2008 dan UM.01.03.Db/895 tanggal 30-Nov-2009. Pedoman tersebut dilengkapi dengan Surat Edaran Ditjen Bina Marga No18/SE/Db/2012 yang diterbitkan pada tanggal 13 Desember 2012, Namun, Surat Edaran ini menetapkan bahwa untuk proyek-proyek bantuan luar negeri, prosedur yang ditetapkan dalam Manual Manajemen Proyek yang relevan masih berlaku. Selain itu, kriteria yang ditetapkan dalam pedoman mensyaratkan variasi untuk diproses melalui level PPK dan Satker dan kemudian melalui Balai kepada Bina Marga Jakarta untuk mendapatkan persetujuan. Surat Edaran pada tahun 2008, 2009 dan 2012 tercantum dalam Lampiran 25. Meskipun perintah untuk menyiapkan variasi diterbitkan oleh Engineer atau disampaikan melalui permintaan variasi oleh Kontraktor, Quality dan Quantity Engineer baik dari Kontraktor dan tim supervisi lapangan akan menyiapkan dokumen awal untuk direview oleh SSE. Draft awal dibahas bersama dengan PPK dan Kontraktor dalam rapat persetujuan justifikasi teknis untuk variasi. Draft final Variation Order (VO) disiapkan dengan konsultasi bersama Engineer, CSE, Kontraktor, P2JN, dan staff dari kantor Satker. Draft Final Variation Order (VO) dan Justifikasi Teknik disampaikan kepada Kepala Balai. Proses pembuatan Variation Order memilikidua komponenyang dilakukan bersamaan: i) diskusi tentang justifikasi teknis oleh TimPembahasan Justifikasi Teknis, dan ii) meninjaudampak biaya, perubahan harga satuan dan perubahan waktu penyelesaian pekerjaan oleh Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak yang dibentukdi tingkatSatker. JustifikasiTeknis dilakukan oleh Tim PenilaiTeknisdengan anggota sebagaimana disebutkan dalam"Tabel Matriks" dalam suratdariBina MargaNo:UM.01.03.Db/242tanggal 21-Mar-2008. Pembahasan justifikasi teknis harus melibatkanpara anggota berdasarkanSurat EdaranDitjen Bina Marga, serta mengundang AusAID untuk memberikan masukan selama diskusi, meskipun demikian, AusAIDbukan merupakan bagian dari tim diskusi teknis dan tidak diharuskan untuk merekomendasikan atau menandatangani berita acara rapat. Justifikasi teknis disetujui oleh Balai dan Berita Acara Rapat yang ditanda tangani oleh Tim Penilai Teknis. Risalah Rapatakan mencakup pernyataan bahwa"Regional Supervision Consultants (RSC) bertanggung jawab untuk aspek teknis variasi yang diusulkan." Versi terakhirJustifikasi Teknis yang disusun di bawah arahan dan tanggung jawab CSE dan disahkan oleh Team Leader RSC, sebagai Engineer. VO yang disahkan juga disetujui oleh Kontraktor dan diterima serta disetujui oleh PPK, bersama dengan Berita Acara Rapat dari Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak maupun Tim Pembahasan Justifikasi Teknis yang dibentuk oleh Satker dan
112
melalui Balai dikirim keDirektorat Bina Pelaksanaan yang relevan (WilayahII atauIII). Proposal lengkap untuk Variasi Order ini kemudian akan diteruskan olehDirektorat Bina Program kepada AusAID untuk pertimbangan dan pengajuan NOL. Setelah diterbitkan NOL dari AusAID, Adendum yang ditanda tangani oleh PPK dan Kontraktor dan variasi menjadi bagian dari Kontrak. Addendum hanya boleh ditanda tangani setelah NOLdari AusAID telah diterbitkan. Agar proses pelaksanaan administrasi yang benar tercapai, urutan waktu yang diperlukan untuk Addendum disebutkan dalam surat Ditjen Bina Marga No. UM.01.03.Db/242 tanggal 21-Mar-2008 dan UM.01.03.Db/895 tanggal 30-Nov-2009 sebagai berikut:
Seluruh proses harus selesai dalam waktu maksimal 2 bulan
Dari persetujuan Balai sampai penandatanganan Addendum harus selesai dalam waktu 1 bulan
Justifikasi Teknis akhir untuk Addendum (bukan final Addendum) harus selesai dalam waktu 2 bulan sebelum serah terima.
Tidak ada Addendum yang diperbolehkan setelah serah terima (istilah sebelumnya adalah Serah Terima Sementara- Provisional Hand Over / PHO)
PPKharus bertanggung jawab atasketepatan waktusetiap tahapdalam prosesaddendum. Bagan alir proses variasi secara umum diberikan di bawah ini dalam tiga bagian.
Gambar 8-2 menunjukkan pengaturan administrasi VO secara umum;
Gambar 8-3 menunjukkan proses variasi; dan
Gambar 8-4 menunjukkan proses Amendemen Kontrak setelah VO disetujui.
113
Gambar 8-2 Bagian A –Pengaturan Administrasi PERUBAHAN KONTRAK
Nilai Kontrak Tetap + Waktu Penyelesaian Tetap + Tidak ada perubahan jenis konstruksi + Mata Pembayaran Mayor tidak berubah. (Perubahan hanya terjadi pada kuantitas)
Nilai Kontrak Tetap + Tidak ada perubahan jenis konstruksi + Mata Pembayaran Mayor tidak berubah, TETAPI Waktu Penyelesaian Berubah
Amandemen Perpanjangan Waktu
Perubahan nilai kontrak, Perubahan desain dan waktu penyelesaian
Amandemen Revisi Desain
Amandemen Perintah Perubahan Kontrak (CCO)
Tim Pembahas Teknis Panitia Peninjau Pelaksanaan Kontrak (PPPK)/ Satker, Kontraktor, Konsultan Supervisi dan P2JN Propinsi (Fasilitator: Kepala Staker)
Tim Pembahas Teknis PPPK Satker, Kontraktor, Konsultan Supervisi, P2JN Propinsi dan Balai
Tim Pembahas Teknis PPK/Satker, Kontraktor, konsultan supervisi/perencana, P2JN Propinsi, Balai, Dir. Bina Teknik, Dir. Bina Program/PMU, Dit. Wilyah II or III (Fasilitator: Kepala Staker)
(Fasilitator: Kepala Staker)
Persetujuan Teknis Kepala Satker Perubahan kuantitas pada mata pembayaran mayor < 10% ATAU Kepala Balai Perubahan kuantitas pada mata pembayaran mayor > 10%
Persetujuan Teknis Kepala Balai
Proses Variasi Penyusunan Justifikasi Teknis Pembahasan Teknis Konsultasi dengan AusAID (kasus tertentu) Pemberian saran oleh konsultan desain (kasus tertentu) Persetujuan Justifikasi Teknis
Proses Amandemen Kontrak Persiapan Draft Amandemen Review oleh Dit. Wilyah II atau III- dikirim kepada Direktur Bina Program Perolehan No Objection Letter (NOL) - AusAID Penandatanganan Amandemen
Persetujuan Teknis Kepala Balai ATAU Direktur Bina Teknik (teknologi kompleks/baru/non standar)
Bagan Alir B
Bagan Alir C
Berdasarkan: Surat Ditjen Bina Marga No. UM.0103-Db/242 tanggal 21 Maret 2008 Surat Ditjen Bina Marga No. UM.103-Db/895 tanggal 30 November 2009
114
Gambar 8-3 Bagian B –Persiapan dan Persetujuan Justifikasi Teknis Bagan Alir B: Persiapan dan Persetujuan Justifikasi Teknis
PROSES Di TINGKAT PROYEK (PROSES KRITIKAL) Engineer meminta Kontraktor untuk memasukkan proposal
Engineer memprakarsai persiapan VO
SSE - RSC dan Kontraktor menyiapkan dokumen awal
Penilaian CSE
TIDAK
YA
PROSES HARUS SELESAI DALAM WAKTU 1 BULAN
SSE RSC dibantu CSE menyiapkan draft VO dan Justifikasi Teknis
Draft VO dan JusTek (ditandatangani oleh SSE dan kontraktor) dikirim kepada PPK
TIDAK
Review Internal di PPK
SSE mengirim Draft JusTek kepada TL-RSC
Mengirim Draft JusTek ke PMUEINRIP
PENILAIAN TL RSC YA
Mengirim Draft JusTek ke EMUAusAID
TIDAK
Draft VO dan JusTek ditandatangani oleh SSE, Kontraktor dan Satker/PPK
PPK menunjuk Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak.
TIDAK
RSC-TL sebagai Engineer mengesahkan VO dan JusTek ini seperti disebutkan dalam prosedur QAP RSC
Draft VO dan JusTek dikirim oleh Satker ke Balai (Tanggal Penyampaian Surat dicatat)
Rapat/ Review Tingkat Balai
Fasilitator : Kepala Satker untuk CCO/Perpanjangan Waktu Fasilitator : Kepala Balai untuk Perubahan Desain Peserta : Tim Pembahas Teknis dan saran dari konsultan desain (kasus review desain) (lihat bagan alir A untuk komposisi Tim)
YA Persetujuan JusTek (Berita Acara Rapat ditandatangani oleh Tim Pembahas Teknis)
LIHAT Bagan Alir C
115
Gambar 8-4 Bagian C –Persiapan dan Persetujuan Amandemen Kontrak
Dari Bagan Alir B Persetujuan JusTek (Berita Acara Rapat ditandatangani oleh Tim Pembahas Teknis)
Satker/PPK menyiapkan Draft Adendum
Draft Adendum disetujui oleh Satker/PPK dan wakil Kontractor + Persetujuan JusTek
Satker/PPK dibantu RSC
TIDAK
Wilayah II atau III Evaluasi Kelengkapan dokumen YA Dit. Bipram Menyampaikan Draft Adendum + Persetujuan JusTek ke AusAID untuk memperoleh persetujuan/NOL
AusAID YA NOL
Dit.Bipram menyampaikan NOL ke Wilayah II or III Wilayah II or III Mengirim NOL ke Satker/ PPK
Adendum ditandatangani oleh Satker/PPK dan wakil Contractor (Adendum menjadi bagian Kontrak)
Salinan adendumyang ditandatangani dikirim ke AusAID CATATAN: Setelah NOL diterbitkan, RSC dapat memberikan Perintah Perubahan. PPK : Pejabat Pembuat Komitmen Wilayah : Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II & III VO : Variation Order Justek : Justifikasi Teknik Anggota Tim Pembahas Teknis berdasarkan surat Dirjen Bina Marga No: UM.0103-Db/242 tanggal 21 Maret 2008 NOL : No Objection Letter RSC bertanggung jawab terhadap aspek teknis (desain, perhitungan kuantitas)
116
TIDAK
8.3.5.
Penyesuaian Harga Jumlah yang dibayarkan kepada Kontraktor harus disesuaikan dengan kenaikan atau penurunan biaya untuk tenaga kerja, barang, dan input pekerjaan lainnya dengan waktu penyelesaian awal yang melebihi 365 hari saja, dengan penambahan atau pengurangan terhadap jumlah yang ditentukan dalam rumus di bawah, merujuk kepada pasal 13.8 [Syarat – syarat Umum dan Syarat – syarat Khusus]. Penyesuaian terhadap jumlah uang selain yang dibayarkan kepada kontraktor, dinilai berdasarkankesesuaian jadwal dan disahkan dalam Sertifikat Pembayaran, harus ditentukan menggunakan rumus ini untuk setiap mata uang asing dimana harga kontrak dibayarkan. Tidak ada penyesuaian terhadap pekerjaan yang dinilai berdasarkan biaya atau harga sekarang (Pasal 13.8 SU). K = V x [ l(Ln-Lo)/Lo + f(Fn-Fo)/Fo + m1(M1n-M1o)/M1o + m2(M2n-M2o)/M2o + m3(M3n-M3o)/M3o + e(En-Eo)/Eo ] dimana: K
=
Penyesuaian jumlah mata pembayaran yang relevan
V
=
Nilai pekerjaan yang disahkan untuk pembayaran atas pekerjaan yang telah diselesaikan selama bulan yang dipertimbangkan berdasarkan kuantitas bersih produk dan harga satuan di dalam Daftar Kuantitas untuk mata pembayaran tersebut, namun tanpa pemotongan terhadap uang yang ditahan dan setiap pembayaran material di lapangan (MOS). Valuation of work certified for payment as having been completed during the month under consideration based on the product of the net certified quantity and the Unit Prices entered in the Bill of Quantities for the Pay Item concerned but without deduction of any Retention Money and excluding any advances made for materials on site.
Ln
=
Indeks umum untuk ibu kota propinsi yang relevan, diterbitkan setiap bulan dalam “Indikator Ekonomi”, Tabel 1.3 Indeks Umum yang berlaku pada waktu “n”.
Lo
=
Indeks seperti dijelaskan dalam L di atas, tetapi berlaku 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
Fn
=
Harga industri bahan bakar diesel berkecepatan tinggi yang dikeluarkan oleh “Pertamina”, berlaku pada waktu “n”.
Fo
=
Harga industrI seperti dijelaskan dalam F di atas, tetapi berlaku 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
M1n
=
Indeks harga untuk semua jenis hasil quarry dan galian yang diterbitkan setiap tahun dalam “Indeks Harga Perdagangan Besar Indonesia”, berlaku pada waktu “n”. Sumber indeks yang berlaku untuk setiap unsur biaya dijelaskan dalam tabel – tabel yang tercantum di “Sumber Indeks Harga Material”. Data sementara dapat diperoleh langsung dari Badan Pusat Statistik (BPS).
M1o
=
Indeks seperti dijelaskan dalam M1 di atas, tetapi berlaku 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
M2n
=
Indeks harga untuk semen, aspal dan semua jenis logam, yang diterbitkan setiap tahun dalam "Indeks Harga Perdagangan Besar Indonesia”, berlaku pada waktu “n”. Sumber indeks yang berlaku untuk setiap unsur biaya dijelaskan dalam tabel – tabel yang tercantum di “Sumber Indeks Harga Material”. Data sementara dapat diperoleh langsung dari Badan Pusat Statistik (BPS).
M2o
=
Indeks seperti dijelaskan dalam M2 di atas, tetapi berlaku 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
M3n
=
Indeks harga untuk additive, cat, karet, listrik, baja (bila M2 adalah semen), dsb, yang diterbitkan setiap tahun dalam "Indeks Harga Perdagangan Besar Indonesia”, berlaku pada waktu “n”. Sumber indeks yang berlaku untuk setiap unsur biaya dijelaskan dalam tabel – tabel yang tercantum di “Sumber Indeks Harga Material”. Data sementara dapat diperoleh langsung dari Badan Pusat Statistik (BPS).
M3o
=
Indeks seperti dijelaskan dalam M3 di atas, tetapi berlaku 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
En
=
Indeks harga untuk peralatan yang diterbitkan setiap tahun dalam "Indeks Harga Perdagangan Besar Bahan Bangunan/Konstruksi Indonesia”, item 23, Mesin dan Suku Cadang, berlaku pada waktu “n”. Data sementara dapat diperoleh langsung dari Badan Pusat Statistik (BPS).
Eo
=
Indeks seperti dijelaskan dalam E di atas, tetapi berlaku 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
n
=
Waktu indeks sekarang, baik yang diterbitkan pada bulan kalendar saat pekerjaan sebenarnya dilaksakanan atau indeks yang diterbitkan untuk bulan di mana pekerjaan dijadwalkan akan dilaksanakan, tergantung waktu mana yang lebih awal. Pada saat revisi jadwal pekerjaan telah disetujui dengan addendum kontrak, jadwal baru tersebut efektif berlaku dari bulan ditandatanganinya addendum. Jadwal kemajuan kontrak belum tentu sama dengan setiap revisi program yang disiapkan untuk memenuhi persyaratan pasal 8.3 Syarat – syarat Kontrak, dan hanya memasukkan jadwal kemajuan yang disetujui dalam Addendum resmi. Dalam hal Material di lapangan, waktu berlaku “n” untuk indeks harga material (M) adalah periode di mana material lapangan telah disahkan untuk pembayaran.
117
Faktor - faktor l, f, m1, m2, m3, dan e merupakan faktor standar yang termasuk dalam Tabel Komponen Faktor – factor Biaya untuk Pekerjaan Jalan dan Jembatan pada Seksi VIII-Syarat – syarat Khusus (SK) untuk komponen – komponen relatif (l) tenaga kerja, (f) bahan bakar dan pelumas, (m1) semua jenis material quarry dan galian, (m2) material pabrikan, (m3) material pabrikan khusus dan (e) peralatan. Pada semua kasus l + f + m1 + m2 + m3 + e = 0.85 dimana a = 0.15 adalah elemen yang tidak disesuaikan dan 0.85 adalah elemen yang disesuaikan. Indeks harga atau harga rujukan yang tercantum dalam tabel data penyesuaian harus digunakan. Jika sumbernya diragukan, indeks akan ditentukan oleh Engineer. Sebelum masing – masing indeks biaya sekarang tersedia, Engineer harus menentukan indeks sementara untuk menerbitkan Sertifikat Pembayaran Sementara. Apabila indeks biaya sekarang telah tersedia, dilakukan perhitungan kembali untuk menyesuaikan harga. Penyesuaian harga hanya diterapkan untuk Mata Pembayaran terpilih (Selected Pay Items)seperti dijelaskan dalam Syarat – syarat Khusus Kontrak dengan mengacu pada Pasal 13.8 SU, sebagai berikut: Mata Pembayaran yang akan dilakukan penyesuaian harga adalah yang tercantum dalam Lampiran 2a Penawaran, dan hanya berlaku untuk porsi Rupiah saja. Daftar Selected Pay Item hanya dapat diubah berdasarkan persetujuan Pengguna Jasa dan disahkan melalui Adendum Kontrak setelah diberikan NOL oleh AusAID. Untuk keperluan ini, Lampiran 2a Penawaran mencantumkan sebuah Tabel yang disebut “Daftar Mata Pembayaran Terpilih” yang disiapkan oleh PPC pada saat penyiapan Harga Perkiraan Engineer (Engineer’s Estimate). Untuk mata pembayaran yang tidak dirinci dalam mata pembayaran terpilih, termasuk semua mata pembayaran dalam mata uang asing, Peserta Lelang dianggap telah memasukkan penyesuaian harga dalam Harga Penawarannya. Indeks dan bobotuntuk rumus penyesuaian harga yang terdapat di Syarat – syarat Khusus 13.8 harus digunakan. Penyesuaian Harga merupakan Adendum terhadap kontrak yang berlaku dan sebelum dibayarkan harus mendapatkan NOL dari AusAID. Ringkasanprosedurpenentuanpenyesuaian harga
118
1.
MenetapkanBase Line untuk Penyesuaian Harga yaitu 28hari sebelum tanggal terakhir untuk pemasukan penawaran. Indeks untuk bulan pada 28 hari sebelum tanggal terakhir pemasukan penawaran yang digunakan. Sebagai contoh, untuk EBL-01, tanggal pemasukan penawaran adalah 19-September-2008. Tanggal 28 hari sebelum pemasukan penawaran adalah 22-Aug2008, sehingga indeks untuk Agustus 2008 akan digunakan sebagai indeks nol (0).
2.
Menetapkanjadwal bulanan dan kuantitas aktual untuk Selected Payment untukPenyesuaian Harga dari Jadwal Pelaksanaan Kontrak. Penyesuaian hargaharus diterapkanuntuk bulandi mana pekerjaantersebut benar-benardilaksanakanataubulandi mana pekerjaandijadwalkan akandilaksanakan, diambil mana yang lebih dahulu.
3.
Dalam hal jadwal pelaksanaan direvisidan telah disetujui oleh Addendum Kontrak, jadwal baruakan berlaku efektif dari bulan ketika Addendum tersebut ditandatangani.
4.
Progres actual didasarkan pada IPCyang telah disertifikasi untuk pembayaran.
5.
MenetapkanIndeks Harga berdasarkan IHPB Indeks Harga Perdagangan Besar, Sektor Bangunan/Konstruksi dengan pengecualian Bahan Bakar danTenaga Kerja. Indeks bahan bakar diambil dari data Pertamina dan Tenaga Kerja dari Indikator Ekonomi, Indeks Harga Konsumen untuk Tenaga Kerja
6.
MenerapkanIndeks Hargake dalam formulayang disediakansetiap bulan,untuk masingmasingselected pay itempada bulan yang sesuai, untuk mendapatkan Penyesuaian Harga setiap selected pay item setiap bulan. Hal ini dapat mengakibatkan baik kenaikan harga atau penurunan harga.
7.
Badan Pusat Statistik pada bulan April 2012 memberitahukan perubahan BasisTahun Indeks Harga(IHPB) dari tahun 2000 (2000=100) menjadi tahun 2005(2005=100), mulai Januari 2009. Sejak Januari 2009, semua indeks diterbitkan dengan tahun dasar 2005 =100.
8.
Terdapat lima paketkontrakEINRIPyang memiliki indeks 0 berdasarkan tanggal pemasukan penawaran bulan Desember 2008 atau sebelumnya, sehingga indeks yang diterbitkan dengan tahun 2000 = 100 harus dikonversi menjadi indeks dengan tahun dasar 2005 =100. Rumus untuk konversi telah disediakan dalam peraturan tersebut.
Badan Pusat Statistik pada bulan April2012 memberitahukan perubahanBasisTahunIndeks Harga(IHPB) dari tahun 2000 (2000=100) menjadi tahun 2005 (2005=100), mulai Januari 2009. Sejak Januari 2009, semua indeks diterbitkan dengan tahun dasar 2005 =100. Terdapat lima paketkontrak EINRIP yang memiliki indeks 0 berdasarkan tanggal pemasukan penawaran bulan Desember 2008atau sebelumnya, sehingga indeks yang diterbitkan dengan tahun 2000 = 100 harus dikonversi menjadi indeks dengan tahun dasar 2005 =100. Rumus untuk konversi telah disediakan dalam peraturan tersebut. Contoh yang diberikan seperti di bawah ini:
Kode
3
(2000 = 100) Uraian Sektor Konstruksi Jenis Bangunan Pekerjaan Umum untuk jalan, jembatan dan pelabuhan (19)
(2005 = 100) 2008 Des
345
Kode
Uraian % Perubahan
Sektor Konstruksi Jenis Bangunan Pekerjaan Umum untuk jalan, jembatan dan pelabuhan (24)
3
PerhitunganIHPBSektor Konstruksi, JenisBangunan: Januari2009 dengantahun dasar(2000=100):
% Perubahan pada Januari 2009 (2005 = 100) =
jalan,
2009 Jan
-0.57
jembatandan
Indeks Januari 2009 (2000 = 100) Indeks Desember 2008 (2000 = 100) Indeks Januari 2009 (2000 = 100)
- 0.57 =
345
192
Feb
193
pelabuhandibulan
-1
X 100
-1
X 100
Indeks Januari 2009 (2000 = 100 ) = 343 Untuk menghitung Indeks Februari 2009 (2000 = 100): Indeks Februari 2009 (2000 = 100) Indeks Januari 2009 (2000 = 100)
Indeks Februari 2009 (2000 = 100) =
Indeks Februari 2009 (2000 = 100) 343 Indeks Januari 2009 (2000 = 100 )
8.3.6.
Indeks Januari 2008 (2000 = 100) 193
= 192 = 344.8
Perpanjangan Waktu Penyelesaian Berdasarkan Pasal 18.4 SU, Kontraktor berhak, menurut pasal 20.1 [Tuntutan Kontraktor], atas perpanjangan waktu penyelesaian jika dan selama penyelesaian yang dilakukan untuk keperluan pasal 10.1 [Serah Terima Pekerjaan dan Seksi – seksi] telah atau akan terlambat karena salah satu dari sebab – sebab berikut: a.
Variasi (kecuali penyesuaian terhadap Waktu Penyelesaian telah disetujui berdasarkan pasal 13.3 SU [Prosedur Variasi]) atau perubahan mendasar lainnya terhadap kuantitas suatu mata pembayaran yang termasuk dalam kontrak,
119
b.
Penyebab keterlambatan memberikan hak perpanjangan waktu berdasarkan pasal – pasal dalam Syarat – Syarat Umum, termasuk Keterlambatan yang disebabkan oleh pihak berwenang,
c.
Kondisi iklim yang sangat merugikan,
d.
Kelangkaan yang tidak terduga dalam ketersediaan personel atau barang yang disebabkan oleh epidemik atau tindakan pemerintah, atau
e.
Setiap keterlambatan, rintangan atau pencegahan yang disebabkan atau dihubungkan dengan Pengguna Jasa, Personel Pengguna Jasa atau kontraktor lain dari Pengguna Jasa.
Jika kontraktor merasa berhak atas perpanjangan waktu penyelesaian, Kontraktor harus memberitahu Engineer sesuai dengan pasal 20.1 SU [Tuntutan Kontraktor]. Ketika memutuskan setiap perpanjangan waktu berdasarkan pasal 20.1 SU, Engineer akan meninjau keputusan – keputusan sebelumnya dan mungkin menambah, tetapi tidak akan mengurangi, jumlah perpanjangan waktu. Peninjauan terhadap keputusan – keputusan sebelumnya dilakukan untuk menjamin konsistensi terhadap evaluasi dan untuk menghindari tuntutan yang tumpang tindih atas perpanjangan waktu. Kontraktorpada umumnya berhak mendapatkan perpanjangan waktu jika mengalami keterlambatan bukan karena kesalahansendiri. Kontraktor tidak berhak atas perpanjangan waktu karena keterlambatan dan progres yang lambat yang disebabkan oleh kinerjanya sendiri yang buruk sehingga dia tidakakan dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang telah ditentukan. Perpanjangan waktu harus dievaluasi menurut kontrak, didukung oleh paparan yang jelas tentang bagaimana suatu peristiwa telah memperlambat kinerja kontraktor dan dampaknya pada program pekerjaan. Jangka waktu yang diberikan seharusnya hanya waktu yang diperlukan untuk mengkompensasi dampak tersebut yang ditunjukkan dalam lintasan kritis. Jikadia berhak terhadap perpanjangan waktuiajuga berhak untuk mengklaim biaya tambahan yang timbul karena perpanjangan waktu. Kontraktor hampir pastiakan mengeluarkan biaya tambahan yang tidak ditemukan dalam mata pembayaran yang ada jika ia harus tinggal di lokasi lebih lama dari periodekontrak asli. Adalah praktek yang buruk dalam pemberian perpanjangan waktu dengan mengabaikan biaya danakan menimbulkan pertanyaan tentang proses transparansinya. Prosedur yang harus diikuti dalam mengevaluasi klaim untuk perpanjangan waktu (jika tidak termasuk dalam klaim variasi) akan ditunjukkan berdasarkan prosedur Variasi sebagaimana dimaksud dalam Seksi 8.3.4. 8.3.7.
Tingkat Kemajuan Pekerjaan Adalah penting bahwakontrak-kontrakjalan harusdikelolasedemikian rupauntuk memastikan bahwaKontraktormenjaga progres yang memuaskan, dan inidapat melibatkanintervensibaik dari Engineer dan Pengguna Jasa. Berdasarkan Pasal 8.6 SU, jika pada suatu waktu kemajuan aktual terlalu lambat untuk dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai Waktu Penyelesaian Pekerjan, dan/atau kemajuan pekerjaan telah jatuh (atau akan jatuh) di belakang program yang sedang berjalan berdasarkan pasal 8.3 SU, selain disebabkan oleh hal – hal yang disebutkan dalam pasal 8.4 SU [Perpanjangan Waktu Penyelesaian Pekerjaan], kemudian Engineer dapat memerintahkan kepada Kontraktor sesuai dengan pasal 8.3 SU, untuk menyerahkan revisi program dan tindakan perbaikan yang berisi uraian metode yang direvisi, yang diusulkan kontraktor agar dilaksanakan dalam rangka mempercepat kemajuan pekerjaan dan menyelesaikan pekerjaan dalam Waktu Penyelesaian. Telah disepakati bahwa prosedur “Rapat Pembuktian “ yang dilaksanakan oleh Kementerian PU saat ini dapat sejalan dengan isi maupun persyaratan dari Ayat 8.4 SU bila dilaksanakan dengan benar. Prosedur tersebut diatur dalam Kepmen PU No. 07/PRT/M/2011: Standard an Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi yangditindaklanjuti dengan Surat Edaran Dirjen Bina Marga No.: 02/SE/Db/2010 tanggal15-June 2010 dan Standard Operational Procedure (SOP) Ditjen Bina Marga untuk menangani Show Cause Meeting No: DJBM/SMM/PP/16 tanggal 19-July 2012; di mana penanganan paket kritis dilakukan melalui tahapan surat peringatan, rapat pembuktian, dan masa percobaan bagi Kontraktor. Apabila setelah tiga kali kesempatan masa percobaan kemajuan kontrak masih kritis, PPK dapat memutus kontrak berdasarkan hukum perdata.Prosedurnya adalah sebagaiberikut:
120
1.
Suatu Kontrak dinyatakan kritis ketika realisasi fisik pekerjaan adalah 10% tertunda (dalam periode 0-70%) atau 5% tertunda (dalam periode 70 – 100%), sehingga dalam waktu 3 hari kalender saat tahap ini terjadi, PPK harus mengeluarkan surat peringatan pertama kepada Kontraktor dan melaporkannya secara tertulis kepada Kepala Satker.
2.
Selambat – lambatnya 7 hari kalender setelah menerima laporan dari PPK, Show Cause Meeting tingkat 1 harus diselenggarakan oleh Kepala Satker untuk memberikan kesempatan kepada kontraktor untuk mempercepat program kerja, dan Masa Percobaan tingkat 1 diberikan kepada Kontraktor. Lama masa percobaan maksimum yang dapat diberikan adalah 30 hari kalender. PPK memantau pelaksanaan Masa Percobaan Pertama, dan bila Kontraktor tidak berhasil/gagal maka selambat – lambatnya 3 hari setelah masa percobaan berakhir, PPK akan segera mengeluarkan surat peringatan kedua kepada Kontraktor dan melaporkannya kepada Kepala Satker.
3.
Selambat – lambatnya 3 hari kalender setelah menerima laporan dari PPK, Kepala Satker akan mengusulkan kepada Kepala Balai Besar/ Balai untuk menyelenggarakan Show Cause Meeting Tingkat 2.
4.
Selambat – lambatnya 7 hari setelah menerima laporan dari Kepala Satker, Kepala Balai Besar/Balai menyelenggarakan Show Cause Meeting tingkat 2 untuk memberikan kesempatan bagi Kontraktor untuk mempercepat program kerjanya dan Masa Percobaan Kedua diberikan kepada Kontraktor. Lama masa percobaan maksimum yang dapat diberikan untuk Masa Percobaan Kedua adalah 30 hari kalender. PPK memantau pelaksanaan Masa Percobaan Kedua dan bila Kontraktor tidak berhasil/gagal maka selambat – lambatnya 3 hari setelah Masa Percobaan berakhir, PPK akan segera mengeluarkan surat peringatan ketiga kepada Kontraktor dan melaporkannya kepada Kepala Satker dan Kepala Balai Besar/Balai.
5.
Dalam waktu tiga hari kalender setelah menerima laporan dari PPK, Kepala Balai Besar/Balai melaporkan kepada Direktur Jenderal melalui Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III.
6.
Selambat – lambatnya 7 hari setelah menerima usulan dari Kepala Balai Besar/Balai, Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III atas nama Ditjen Bina Marga harus menyelenggarakan Show Cause Meeting tingkat 3 untuk memberikan kesempatan bagi kontraktor untuk mempercepat program kerjanya dan Masa Percobaan Ketiga diberikan kepada Kontraktor. Lama masa percobaan maksimum yang dapat diberikan untuk Masa Percobaan Ketiga adalah 30 hari kalender. PPK memantau pelaksanaan Masa Percobaan Ketiga, dan bila Kontraktor tidak berhasil/gagal maka dalam waktu 3 hari setelah masa percobaan berakhir, PPK dengan sepengetahuan Kepala Satker segera melapor kepada Ditjen Bina Marga melalui Direktor Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III dan salinannya diberikan kepada Kepala Balai Besar/Balai, untukmeminta sarannya dalam mengatasi paket kritis.
7.
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III atas nama Ditjen Bina Marga akan memberikan saran untuk mengatasi paket kritis dalam waktu 14 hari setelah laporan PPK mengenai Masa Percobaan Ketiga diterima. Selambat – lambatnya 7 hari setelah menerima saran dari Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III atas nama Ditjen Bina Marga, PPK harus memberikan keputusannya kepada Kontraktor.
8.
Bila pemutusan kontrak merupakan opsi yang dipilih, Prosedur pemutusan kontrak dan sanksi terhadap Kontraktor mengikuti ketentuan-ketentuan dalam Dokumen Kontrak yang harus dilaksanakan bersamaan dengan proses rapat pembuktian.
SK 8.6 Tingkat Kemajuan Pekerjaan:Jika Kontraktor gagal memenuhi perintah Engineer untuk merevisi program atau tidak dapat mempercepat progress pekerjaan dalam dua bulan berturut-turut, maka Engineer berhak menerbitkan peringatan berdasarkan Ayat 15.1 SU.
SU 15.1 Peringatan untuk Perbaikan: Jika Kontraktor gagal melaksanakan setiap kewajiban berdasarkan kontrak, maka Engineer dapat melalui surat peringatan meminta Kontraktor untuk melakukan perbaikan atas kegagalan tersebut dan memperbaikinya dalam jangka waktu yang layak.
SU 15.2 Pemutusan oleh Pengguna Jasa : Pengguna Jasa berhak memutus kontrak, jika Kontraktor:
121
(a)
Gagal memenuhi Ayat 4.2 [Jaminan Pelaksanaan] atau dengan peringatan berdasarkan Ayat 15.1 [Peringatan untuk Perbaikan]
Gambar 8-5 pekerjaan.
122
menunjukkan bagan alir umum untuk menangani keterlambatan tingkat kemajuan
Gambar 8-5 Bagan Alir Mekanisme Penanganan Keterlambatan Kemajuan Pekerjaan di Ditjen Bina Marga Kemajuan Kontraktor sangat lambat atau tertinggal di belakang Jadwal
SSE melapor ke PPK Persyaratan Kontrak Pasal 8.6 PPK melapor ke PPK
Tingkat Kritis Keterlamban > -10% (Fase Kemajuan 0 – 70%) Keterlambatan > -5% (Fase Kemajuan 70 – 100%)
SSE menilai dan menyimpulkan Kondisi Kritis
Peringatan Ketiga
3 hari
Kepala Balai
Ka Satker
Kontraktor
3 hari
SSE mengirim surat ke PPK mengenai kondisi kritis dan menyarankan tindakan yang perlu dilakukan
Peringatan Pertama PPK
Kontraktor
Kepala Balai melapor ke Direktur Jenderal melalui Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III tentang kondisi Test Case II 7 hari
3 hari
Melaporkan kondisi keterlambatan kemajuan Ka Satker
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III menyelenggarakan SCM No 3
7 hari Ka Satker menyelenggarakan Show Cause Meeting No 1
Test Case I diberikan pada Kontraktor untuk menunjukkan kemampuannya mencapai progres yang ditentukan dalam SCM 1.
Test Case III diberikan kepada Kontraktor untuk menunjukkan kemampuannya mencapai progres yang ditentukan dalam SCM 3 Lama Test Case maksimum 30 hari
Lulus
PPK dibantu SSE memonitor dan mengevaluasi Test Case III
PPK dibantu SSE memantau dan mengevaluasi Test Case I
Lama Test Case maksimum 30 hari
Lulus
Kontraktor lulus Test Case. Kontraktor melanjutkan Kontrak
Kontraktor lulus Test Case. Kontraktor melanjutkan Kontrak
Gagal PPK melapor ke
Gagal
PPK
SSE melapor ke PPK
Ka Satker
Peringatan Kedua PPK
3 hari
Kepala Balai
Kontraktor 3 hari
PPK melapor ke Ka Satker Ka Satker Ka Satker melapor ke Kepala Balai dan mengusulkan penyelenggaran SCM No 2
3 hari
Direktur Bina Pelaksanaan II atau III tentang kondisi Test Case III dan meminta saran tindakan
Kepala Balai 7 hari
14 hari Kepala Balai menyelenggarakan SCM No 2 Test Case II diberikan kepada Kontraktor untuk menunjukkan kemampuannya mencapai progres yang ditentukan dalam SCM 2
PPK dibantu SSE memantau dan mengevaluasi Test Case II
Gagal
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II atau III memberikan keputusan atau rekomendasi ke PPK 7 hari
Lama Test Case maksimum 30 hari
PPK menyampaikan keputusan ke Kontraktor
Lulus
Kontraktor lulus Test Case. Kontraktor melanjutkan Kontrak
Kontraktor
Referensi : - Persyaratan Kontrak Pasal 1.4 - Permen PU No : 43/PRT/M/2007 - SE Dirjen BM No : 02/SE/Db/2010
123
8.3.8.
Denda Keterlambatan Jika Kontraktor gagal memenuhi ketentuan pasal 8.2 SU [Waktu Penyelesaian Pekerjaan], Kontraktor harus mematuhi Pasal 2.5 SU [Tuntutan Pengguna Jasa] tentang pembayaran keterlambatan kepada Pengguna Jasa untuk kegagalan tersebut.Denda keterlambatan ini merupakan jumlah yang dinyatakan dalam data kontrak, yang harus dibayarkan setiap hari yang akan berlalu antara waktu penyelesaian pekerjaan dan tanggal yang tercantum dalam Sertifikat Serah Terima. Meskipun demikian, jumlah yang disebutkan dalam pasal ini tidak boleh melebihi nilai maksimum denda keterlambatan yaitu 10% dari harga kontrak akhir, sebagaimana tercantum dalam data kontrak. Pengguna Jasa berhak memutuskan kontrak apabila denda keterlambatan melebihi nilai maksimum denda berdasarkan PC Pasal 15.2
8.3.9.
Penyelesaian Pekerjaan Dalam proyek-proyek Ditjen Bina Margayang didanai olehAPBNdan donorlainnya, istilah yang umum digunakanuntuk penyelesaianpekerjaan adalah Provisional Hand Over (PHO) yang mengacu pada penyelesaian pekerjaan dan untuk di mulainya masa pemeliharaan yang disebut Defects Liability Period dan tahap kedua adalah Final Hand Over (FHO) pada akhi rmasa pemeliharaan dan termasuk proses untuk diterbitkannya Sertifikat Kinerja (Performance Certificate). SesuaidenganSyarat Umum Kontrakyang digunakan dalamEINRIP, istilah Taking-Over Certificate (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan) digunakan sebagai sinonim untuk PHO dan Performance Certificate (Sertifikat Kinerja) mirip dengan FHO. Masa Pemeliharaan menggunakan istilah Defects Notification Period (Masa Pemberitahuan Cacat Mutu). Prosedur Penerimaan Pekerjaan, Serah Terima and Penyelesaian Kontrak oleh Engineer harus sesuai dengan ketentuan Pasal 9, 10 dan 11, dan dengan Spesifikasi Umum, Bagian 1.14 dan 1.21. a)
Serah Terima Pekerjaan
Gambar 8-6 menyajikan urutan langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses Serah Terima Pekerjaan Gambar 8-6 Urutan langkah dalam proses Serah Terima Pekerjaan. Pemberitahuan untuk Pelaksanaan Pengujian Akhir Pekerjaan 21 Hari Penyerahan Dokumen Terlaksana dan Manual Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Pengusulan Tanggal Pengujian Akhir Pekerjaan
Keterlambatan Pengujian oleh Pengguna Jasa GC 7.4 (Pengujian) dan GC 10.3 (Gangguan Terhadap Pengujian Pada Akhir Pekerjaan) Diterapkan
Lulus
Proses Serah Terima
14 Hari
Pengujian Akhir Pekerjaan
Keterlambatan Pengujian oleh Kontraktor: -Kontraktor Melaksanakan Pengujian Dalam 21 hari -Jika Masih Gagal, Dilanjutkan oleh Personil Pengguna Jasa
Gagal
Pengujian Ulang
Gagal
Pengujian Ulang Selanjutnya
Menolak Pekerjaan/Bagian Pekerjaan
TOC (Taking Over Certificate) : Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
124
Menerbitkan TOC Jika Diminta Pengguna Jasa
Faktor-faktor penting yang harus dipertimbangkan adalah: i)
Berita Acara Serah Terima Pekerjaanhanya dapat diterbitkanuntukseluruhpekerjaankecuali untuk pekerjaan kecil yang belum terselesaikan dan cacat mutu yang minor.
ii)
Untuk setiap pekerjaan kecil yang belum terselesaikan, sifatnyaharus sedemikian rupa sehingga hal initidak akan mempengaruhi manfaat jalan yang dimaksuddan semua pekerjaan tersebut wajib diselesaikan dalam jangkawaktu yang ditentukan dalam Berita Acara Serah Terima Pekerjaan. Waktu yang wajar dapat diberikanuntuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dalam pekerjaan yang didanai APBN biasanya 14 hari, namun dalam EINRIP Engineer harus menetapkan jangka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut tetapi tidak boleh berlebihan.
iii)
Serah terima sebagian daripekerjaanhanya dapatdilakukan jika telah diatur dalamKontrakatau jikakeadaanmembutuhkanbagiantertentu untukdiserah-terimakan kepadaPengguna Jasa; sementarapekerjaan padabagian lainmasih belum selesai. Namun serah terima sebagian ini tidak dapat diterapkantanpa variasiterhadap kontrakdanNOLdari AusAID.
iv)
Semua Pengujian pada Akhir Pekerjaan (Tests on Completion) harus diselesaikan sebelum Berita Acara Serah Terima Pekerjaan diterbitkan.
v)
Engineer akanmenerbitkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan ketika ia menganggap bahwa pekerjaan telah diselesaikan sesuai dengan Kontrak. Pengujian padaAkhir Pekerjaan harus menjamin kesiapan Pekerjaan yang akan diserah-terimakan kepada Penguna Jasa untuk kepentingan umum.
vi)
Hanya Pengujian padaAkhir Pekerjaan yang terhambat oleh Pengguna Jasa yang dapat diselesaikan sesegera mungkin, sebelum tanggal berakhirnya Defects Notification Period (SK Ayat 10.3). Semua Pengujian pada Akhir Pekerjaan yang tersisa harus diselesaikan sebelum Berita Acara Serah Terima Pekerjaan diterbitkan.
vii)
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan harus menunjukkan tanggal ketika Pekerjaan dianggap selesai sesuai dengan Kontrak.Tanggal ketika pekerjaan dianggap siap untuk diserah terimakan dapat sebelum, pada atau setelah akhir dari waktu penyelesaian pekerjaan.
viii)
JikaPekerjaandianggap terlambat dari waktu sesuai dengan tanggal berdasarkan GC Ayat 8.2, denda keterlambatan akan diterapkan setiap hari sesuai dengan GC Ayat 8.7.
ix)
KetikaBerita Acara Serah Terima Pekerjaantelah diterbitkan, pemeliharaan rutinmenjadi tanggung jawab Pengguna Jasa. Kontraktor hanya diwajibkan untuk melaksanakan semuapekerjaan yang diperlukan untuk memperbaiki cacat mutu atau kerusakan, yang diberitahukan oleh (atau atas nama) Pengguna Jasa pada atau sebelum tanggal berakhirnya Masa Pemberitahuan Cacat Mutu (Defects Notification Period).
Gambar 8-7 dan Gambar 8-8 berikut menyajikan urutan langkah Serah Terima Pekerjaan dengan atau tanpa Denda Keterlambatan
125
Gambar 8-7 Proses Serah Terima Pekerjaan Tanpa Denda Keterlambatan Awal Pekerjaan
Pemberitahuan Kontraktor kepada Engineer Bahwa Siap untuk Test On Completion (GC 9.1)
Akhir dari Waktu Melaksanakan Pekerjaan
> 21 Hari
Kontraktor Menyerahkan Asbuilt Documents (GC 4.1, GS 21.5)
Taking Over Certificated dikeluarkan oleh Engineer, Tanggal Penyelesaian Sama Dengan Tanggal Penyelesaian Pekerjaan
Test On Completion (GC 9.1)
14 Hari Pemberitahuan Kontraktor kepada Engineer Bahwa Dikeluarkan Permohonan Taking Over Certicate (GC 10.1)
> 14 Hari
Waktu Engineer untuk Merespon Permintaan Kontraktor (Mengeluarkan atau Menolak Aplikasi Kontraktor)
28 Hari
Waktu Melaksanakan Pekerjaan (GC 8.2)
DNP 365 Hari
Gambar 8-8 Proses Serah Terima Pekerjaan dengan Denda Keterlambatan Awal Pekerjaan (GC.8.1)
Pemberitahuan Kontraktor kepada Engineer Bahwa Siap untuk Test On Completion (GC 9.1) Kontraktor Menyerahkan Asbuilt Documents (GC 4.1, GS 21.5)
Akhir dari Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
≥ 21 days
Kontraktor Menyerahkan Asbuilt Documents (GC 4.1, GS 21.5)
Test on Completion (GC9.1)
Engineer Menolak Aplikasi kontraktor
14 hari
Pemberitahuan Kontraktor kepada Engineer Bahwa Dikeluarkan Permohonan Taking Over Certicate (GC 10.1)
Pemberitahuan Kontraktor kepada Engineer Bahwa Siap untuk Test On Completion (GC 9.1)
> 14 hari
≥ 21 hari
Taking Over Certificated dikeluarkan oleh Engineer, Tanggal Penyelesaian Sama Dengan Tanggal Penyelesaian Pekerjaan
Test on Completion (GC9.1) 14 hari
Contactor Notice to Engineer re-request issued Taking Over Certificate (GC10.1) Waktu Engineer untuk Merespon Permintaan Kontraktor (Mengeluarkan atau Menolak Aplikasi Kontraktor)
Waktu Engineer untuk Merespon Permintaan Kontraktor (Mengeluarkan atau Menolak Aplikasi Kontraktor)
28 hari
28 hari
Waktu Pelaksanaan Pekerjaan (GC 8.2)
Delay Damages (GC 8.7) Diberlakukan, 0.1 % per hari, maks. 10 % dari Harga Kontrak
DNP
365 hari
b)
Aturan Serah Terima Pekerjaan oleh Pengguna Jasa. Meskipun Enginer bertanggung jawab untuk proses Serah Terima Pekerjaan sesuai dengan Kontrak, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) juga harus melengkapi formalitas Serah Terima Pekerjaan sesuai dengan peraturan Ditjen Bina Marga. PPK membentuk Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (HandlingOver Committee) yang terdiri dari 3 kelompok:
126
i)
Kelompok Inspeksi Visual – melaksanakan inspeksi visual dari hasil pekerjaan di lapangan termasuk tata cara pengujian.
ii) Kelompok Inspeksi Teknis – melaksanakan pemeriksaan terhadap kualitas pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Kontraktor melalui serangkaian pengujian kualitas sesuai Spesifikasi Teknik. iii) Kelompok Pemeriksaan Administrasi – melaksanakan pemeriksaan terhadap dokumen tertulis kontrak dan dukungan administrasi.
c)
Pengujian padaAkhir Pekerjaan (Tests on Completion) Pengujian pada Akhir Pekerjaan merupakan bagian dari proses Serah Terima Pekerjaan. Menurut GS ayat 1.21.5, kegiatan yang harus dilaksanakan oleh Engineer dalam Pengujian padaAkhir Pekerjaan adalah sebagai berikut:
Evaluasi dari semua dokumen terlaksana (as-built document) yang menunjukkan bahwa seluruh pekerjaan sesuai dengan persyaratan pekerjaan dan seluruh Laporan Ketidakpatuhan (NonConformance Reports)/NCRs telah diselesaikan.
Penyampaian perintah-perintah tertulis Engineer
Persetujuan, bila dokumen terlaksana (as-built document) menyimpang dari persyaratan pekerjaan.
Mengecek kinerja secara keseluruhan dari pekerjaan final yang telah selesai yang menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan secara keseluruhan yang diminta oleh Pengguna jasa atau maksud dari desain/gambar, sebagai contoh dimensi, ketinggian, fungsi seperti kekasaran permukaan perkerasan, aliran air, dll.
Sampel random minimum untuk pengetesan bila diperlukan oleh Engineer.
Berhubung obyek yang dievaluasi dan kegiatan yang dilaksanakan oleh Panitia Pengguna Jasa dan Engineer hampir sama, sangat diperlukan koordinasi yang baik antara Pengguna Jasa dan Engineer. Sebelum Pengujian Penyelesaian Pekerjaan dan proses Serah Terima Pekerjaan dimulai, Engineer harus memberitahukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) bahwa Engineer setuju dengan Jadwal Pengujian padaAkhir Pekerjaan sebagaimana diusulkan oleh Kontraktor. Berdasarkan pemberitahuan Engineer, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) akan membentuk sebuah Panitia Serah Terima Pekerjaan dan menerbitkan surat yang ditujukan kepada Dit. Bina Pelaksanaan yang memberitahukan tentang jadwal Pengujian padaAkhir Pekerjaan dan proses Serah Terima Pekerjaan. Dit. Bina Pelaksanaan, PMU EINRIP, dan PMSC dapat dilibatkan sebagai observer. Team Leader RSC menunjuk sebuah Tim Serah Terima Pekerjaan RSC untuk melaksanakan Pengujian padaAkhir Pekerjaan dan kegiatan Serah Terima Pekerjaan. Team Leader RSC selaku Engineer akan menjadi Ketua Tim Serah Terima Pekerjaan RSC. Tim tersebut dapat beranggotakan personil RSC dari Kantor Pusat RSC. Tim Lapangan RSC sebaiknya tidak menjadi bagian dari Tim, tetapi mereka dapat bertindak sebagai staf pendukung dari Tim Serah Terima Pekerjaan RSC. . Sertifikat lulus dalam Tes Pengujian Akhir Pekerjaan akan dikeluarkan dan ditandatangani oleh Team Leader RSC sebagai Engineer. d)
Dokumen terlaksana sebagai bagian dari proses Serah terima Pekerjaan. Spesifikasi Umum Seksi 1.21.5 menyatakan bahwa Kontraktor akan menyerahkan dokumen terlaksana termasuk gambar terlaksana dan dokumentasi QC sebelum tanggal Pengujian padaAkhir Pekerjaan. Merujuk pada Spesifikasi Umum Seksi 1.15 dan persyaratan umum yang biasanya dilaksanakan oleh Ditjen Bina Marga, dokumen terlaksana paling sedikit harus memuat tentang hal-hal sebagai berikut:
127
Dokumen yang berhubungan dengan Uji Mutu
Laporan Uji Mutu dibuat oleh Engineer. Job Mix Formula dan Uji Sifat Bahan Uji mutu material produksi pabrik (bitumen, semen, geotextile, geogrid, baja tulangan,fitting elastomeric bearing pad, stopper pad, corrugated steel pipe, additive, paint, steel truss bridge, pre-cast concrete, glass bead, guard rail, flexible guide post, grouting materials, sealing materials, epoxy material, PVC drain material, Fibre Cement, dll) Dokumen Administrasi
Perjanjian Kontrak/Adendum/Amandemen, termasuk perubahan apapun terhadap Syarat Umum Kontrak atau Spesifikasi Umum. Spesifikasi Umum Kontrak dan Syarat Khusus Variation Order termasuk Justifikasi Teknis untuk setiap Variation Order dan seluruh dokumen administratif seperti penunjukkan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak, Berita Acara, dll. Riwayat dari masing-masing VO yang telah dikeluarkan Persetujuan dari AusAID/NOL untuk seluruh perubahan kontrak termasuk korespondensi Seluruh Interim Payment Certificate Ringkasan IPC, pengembalian Uang Muka dan pemotongan Uang Retensi Data pendukung untuk perhitungan IPC Perhitungan untuk Penyesuaian Harga Rekomendasi Audit BPKP untuk Penyesuaian Harga Dokumen untuk Jaminan Pelaksanaan/ Jaminan Pelaksanaan Laporan Dokumen Polis Asuransi Metode pekerjaan Kontraktor untuk setiap pekerjaan. Dokumen Quality Control Plan (QAP) yang disiapkan oleh Kontraktor Gambar rencana Gambar kerja Permohonan dimulainya pekerjaan/Request Surat-menyurat Kontrak Laporan Ketidakpatuhan (NCR) dan tindak lanjut NCR (status harus diatasi) Foto-foto (0% sebelum pelaksanaan, sedang dilaksanakan dan 100% telah dilaksanakan) Gambar terlaksana Dokumen mobilisasi peralatan termasuk bukti denda keterlambatan mobilisasi (bila ada) Bukti telah membayar seluruh kewajiban Kontraktor kepada seluruh Sub Kontraktor. Bukti bahwa Kontraktor harus memenuhi seluruh kewajibannya yang berhubungan dengan retribusi penggalian tanah pemerintah daerah Dokumen-dokumen lainnya
Rencana dan Laporan Pengelolaan Lingkungan Rencana dan Laporan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rencana dan Laporan Manajemen dan Keselamatan Lalu Lintas Laporan Pengujian pada Akhir Pekerjaan Laporan-laporan tindak lanjut TFAC Laporan Kampanye Kepedulian HIV/AIDS
Sebagaimana dimaksud dalam Syarat-syarat Khusus, Ayat 4.1., Kontraktor harus mempersiapkan satu set Dokumen Terlaksana secara lengkap (hard and soft copy) sebagai master dalam waktu 28 hari setelah Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dikeluarkan. e)
Masa Pemberitahuan Cacat Mutu Masa Pemberitahuan Cacat Mutu selama 365 hari dan dinyatakan dalam Sertifikat Serah Terima Pekerjaan. Meskipun demikian, Engineer dapat menyarankan untuk pertimbangan kepada Pengguna
128
Jasa perpanjangan waktu (GC Ayat 11.3). Masa pemberitahuan Cacat Mutu tidak boleh diperpanjang sehingga melebihi dua tahun. Jika pekerjaan perbaikan cacat mutu atau kerusakan dapat mempengaruhi tampilan pekerjaan, Engineer dapat meminta pengulangan pengujian sebagaimana dinyatakan dalam Kontrak. (SK Ayat 11.6). f)
Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Dalam waktu 84 hari setelah menerima Berita Acara Serah Terima untuk Pekerjaan, Kontraktor harus menyerahkan kepada Engineer enam rangkap Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dengan dokumen pendukung, sesuai Ayat 14.3 (Aplikasi untuk Sertifikat Pembayaran Sementara) yang menunjukkan:
g)
a)
Nilai dan seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan Kontrak sampai dengan tanggal yang dinyatakan dalam Berita Acara Serah Terima Pekerjaan,
b)
Setiap jumlah uang tambahan yang menurut kontraktor berhak dibayarkan, dan
c)
Perkiraan setiap jumlah lainnya yang menurut Kontraktor akan berhak untuk dibayarkan kepadanya berdasarkan kontrak. Perkiraan jumlah harus ditunjukkan terpisah dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan ini.
Pengembalian Uang Retensi Syarat Kontrak Ayat 14.9 mengatur bagaimana uang retensi harus dibayarkan. 50% dibayarkan setelah Berita Acara Serah Terima Pekerjaan diterbitkan. 50% sisanya dibayarkan setelah berakhirnya Masa Pemberitahuan Cacat Mutu. Meskipun demikian pasal tersebut juga memberikan ketentuan lain: Kontraktor dapat menyerahkan jaminan yang cukup sebagai pengganti uang retensi dan uang retensi tersebut dapat dibayarkan. Selanjutnya, bila nilai Jaminan Pelaksanaan melebihi nilai sisa uang retensi maka jaminan terpisah untuk uang retensi tidak diperlukan dan uang dapat dibayarkan langsung (setelah Berita Acara Serah Terima Pekerjaan diterbitkan) asalkan Jaminan Pelaksanaan masih berlaku. Berdasarkan Kontrak, Jaminan Pelaksanaan harus masih berlaku sampai 28 hari setelah akhir Masa Pemberitahuan Cacat Mutu dan seluruh uang retensi dapat dibayarkan dengan diterbitkannya Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, asalkan nilai jaminan pelaksanaan (dalam bentuk jaminan pembayaran on demand) melebihi 50% uang retensi.
h)
Sertifikat Kinerja Kontraktor belum dapat dianggap telah menyelesaikan seluruh kewajibannya sampai Engineer menerbitkan Sertifikat Kinerja kepada Kontraktor, yang menyatakan tanggal ketika Kontraktor telah menyelesaikan kewajiban-kewajibannya berdasarkan kontrak (GC Ayat 11.9) Engineer harus menerbitkan Sertifikat Kinerja dalam waktu 28 hari setelah tanggal berakhirnya Masa Pemberitahuan Cacat Mutu, atau segera setelahnya. Rekaman Sertifikat Kinerja harus diberikan kepada Pengguna Jasa. Pengguna Jasa harus mengrembalikan Jaminan Pelaksanaan kepada Kontraktor dalam waktu 21 hari setelah menerima Sertifikat Kinerja (GC Ayat 4.2). Hanya Sertifikat Kinerja yang harus dianggap sebagai penerimaan pekerjaan.
i)
Berita Acara Pembayaran Akhir Dalam waktu 56 hari setelah menerima Sertifikat Kinerja, Kontraktor harus menyampaikan kepada Engineer enam rangkap konsep Tagihan Akhir dengan dokumen-dokumen pendukung yang menunjukkan secara rinci dalam bentuk yang telah disetujui Engineer. (GC Ayat 14.11). Ketika menyampaikan Tagihan Akhir, Kontraktor harus menyampaikan Pernyataan Pembebasan dari kewajiban yang memastikan bahwa total Tagihan Akhir merupakan penyelesaian secara penuh dan final atas seluruh uang yang menjadi hak Kontraktor berdasarkan atau dalam kaitannya dengan kontrak. (GC Ayat 14.12) Dalam waktu 28 hari setelah menerima Tagihan Akhir dan Pernyataan Pembebasan, Engineer harus menyampaikan Berita Acara Pembayaran Akhir kepada Pengguna Jasa dan Kontraktor (GC Ayat 14.13) Dalam waktu 56 hari setelah menerima Berita Acara Pembayaran Akhir, Pengguna Jasa harus membayar kepada Kontraktor sebesar yang dicantumkan dalam Berita Acara Pembayaran Akhir. Jika Kontraktor tidak mengajukan Berita Acara Pembayaran Akhir sesuai Ayat 14.11 [Pengajuan Berita Acara Pembayaran Akhir] dan Ayat 14.12 [Pembebasan dari Kewajiban], Engineer harus meminta kepada Kontraktor untuk melakukannya. Jika Kontraktor tidak dapat menyampaikan pengajuan dalam
129
waktu 28 hari, Engineer harus menerbitkan Berita Acara Pembayaran Akhir yang diputuskan layak untuk dibayarkan. Sebelum menerbitkan dan menyampaikan Berita Acara Pembayaran Akhir, Engineer harus memastikan seluruh kewajiban kedua belah pihak (Pengguna Jasa dan Kontraktor) berkaitan dengan seluruh jumlah uang yang sebelumnya telah dibayarkan oleh Pengguna Jasa dan untuk seluruh jumlah uang yang menjadi hak Pengguna Jasa, sisanya (jika ada), dibayarkan dari Pengguna Jasa kepada Kontraktor atau dari Kontraktor kepada Pengguna Jasa tergantung kasusnya. Setelah Final Payment Certificate dikeluarkan oleh Engineer, tidak ada pembayaran yang akan diklaim lagi oleh pihak manapun. Setelah Employer membayar sejumlah uang di dalam Berita Acara Pembayaran Akhir kepada Kontraktor, Kontrak diantara kedua pihak dianggap telah berakhir. Gambar 8-9 menunjukkan urutan Pengakhiran Kontrak. Gambar 8-9 Menunjukkan Urutan Pengakhiran Kontrak.
8.3.10.
Penangguhan dan Pemutusan Kontrak SU memberikan beberapa cara penangguhan atau pemutusan kontrak dalam beberapa cara: Pasal 15 [Pemutusan Kontrak oleh Pengguna Jasa], Pasal 16 [Penangguhan dan Pemutusan Kontrak oleh Kontraktor], Pasal 19 [Keadaan Kahar]. Tujuan yang ditekankan adalah untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik, tetapi juga memberikan perlakuan yang adil bagi kedua belah pihak jika terjadi kegagalan pada salah satu pihak, atau dalam hal terjadi peristiwa yang tidak diharapkan. A.
Pemutusan Kontrak oleh Pengguna Jasa: Apabila Kontraktor gagal melaksanakan setiap kewajiban dalam Kontrak, Engineer akan secara tertulis meminta Kontraktor untuk memperbaiki kegagalan tersebut dalam waktu yang ditentukan (GC Ayat 15.1). Pengguna Jasa berhak memutus kontrak jika Kontraktor gagal atau menelantarkan pekerjaan atau melakukan praktek korupsi, pada setiap atau lebih dari sepuluh keadaan yang disebutkan secara rinci dalam GC. Pada kondisi ini, PPK harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Jenderal Bina Marga. Tergantung dari peristiwa atau keadaannya, Pengguna Jasa dapat memutus kontrak dan mengeluarkan Kontraktor dari lapangan, baik setelah menyampaikan pemberitahuan dalam waktu 14 hari kepada Kontraktor, atau dalam keadaan tertentu dapat memutus kontrak secepatnya. Keputusan Pengguna Jasa untuk memutus kontrak tidak akan mengurangi hak – hak lainPengguna Jasaberdasarkan Kontrak, atau sebaliknya. Setelah pemutusan kontrak, Pengguna Jasa dapat mencairkan seluruh jumlah Jaminan Pelaksanaan dan menyelesaikan pekerjaan dan/atau menugaskan setiap badan hukum lain untuk
130
menyelesaikan pekerjaan. Pengguna Jasa dan badan hukum tersebut kemudian dapat menggunakan setiap barang, dokumen kontraktor dan dokumen desain lain yang dibuat oleh atau atas nama Kontraktor (PC 15.2). Pengguna Jasa juga berhak memutus kontrak setiap saat demi kebaikan Pengguna Jasa, sesuai dengan GC Ayat 15.5 [Hak Pengguna Jasa untuk Memutus Kontrak demi Kebaikan]. B.
Penangguhan atau Pemutusan Kontrak oleh Kontraktor: Setelah menyampaikan pemberitahuan tidak kurang dari 21 hari kepada Pengguna Jasa, Kontraktor dapat menangguhkan pekerjaan (atau memperlambat pekerjaan) kecuali dan sampai Kontraktor telah menerima Sertifikat Pembayaran, atau bukti pembayaran yang layak, apabila: a.
Engineer tidak dapat memberi pengesahanberdasarkanGC Ayat 14.6[Penerbitan Sertifikat Pembayaran Sementara] atau
b.
Pengguna Jasa tidak dapat memenuhi ketentuan GC Ayat 2.4 Pengguna Jasa] atau GC Ayat 14.7 [Pembayaran], atau
c.
AusAID telah menangguhkan pembayaran atas pinjaman dan tidak ada dana lain yang tersedia.
[Pengaturan Keuangan
Tindakan Kontraktor tersebut tidak akan mengurangi hak – haknya atas beban keuangan berdasarkan GC Ayat 14.8 [Keterlambatan Pembayaran] dan pemutusan kontrak berdasarkan GC Ayat 16.2 [Pemutusan Kontrak oleh Kontraktor]. Kontraktor berhak memutus kontrak berdasarkan salah satu dari Sembilan keadaan yang ditentukan dalam GC Ayat 16 . Tergantung dari peristiwa atau keadaannya, Kontraktor dapat memutus kontrak baik setelah menyampaikan pemberitahuan sekurang – kurangnya 14 hari kepada Pengguna Jasa, atau dalam keadaan tertentu dapat memutus kontrak secepatnya. Keputusan Kontraktor untuk memutus kontrak tidak akan mengurangi hak – hak lain Kontraktor berdasarkan kontrak atau sebaliknya. Apabila ada indikasi tersebut, Pengguna Jasa akan menjalankan prosedur Sengketa. 8.3.11.
Sengketa Hal baru dari Syarat – Syarat Umum Pekerjaan adalah adanya Dewan Penyelesaian Sengketa – Dispute Board (DB) yang terdiri dari satu atau tiga orang anggota, atau sejumlah orang anggota yang ditunjukkan dalam data kontrak. Dapat dilihat pada GC Ayat 20 (Tuntutan, Sengketa dan Arbitrasi) dalam Dokumen Lelang Standar untuk pekerjaan [9]. Dewan Penyelesaian Sengketa harus dibentuk untuk setiap kontrak dalam waktu 28 hari setelah Tanggal Dimulainya Pekerjaan (GC Ayat 20.2). Di dalam proyek EINRIP, DB hanya terdiri dari satu anggota saja. Jika anggota DB tidak dicalonkan dalam rentang waktu ini maka sesuai kontrak, BANI merupakan badan hukum yang ditunjuk. Calon DB yang merupakan anggota BANI memerlukan honorarium (retainer fee) untuk pengangkatannya, dan karena dokumen kontrak EINRIP tidak memperbolehkan adanya honorarium (retainer fee), pencalonan ini dapat ditunda sampai ada kebutuhan terhadap DB saat terjadi sengketa. Pembiayaan DB adalah 50% dari Pengguna Jasa dan 50% dari Kontraktor (GC Ayat 20.2). Baik Pengguna Jasa ataupun Kontraktor sendiri tidak dapat menghapuskan anggota DB – penghapusan harus disetujui bersama. Kriteria untuk keanggotaan DB, hak dan kewajiban anggota DB, Pengguna Jasa dan Kontraktor, dan metode pembayaran anggota DB dijelaskan dalam Lampiran Syarat – syarat Umum, termasuk “Syarat – syarat Umum Perjanjian Dewan Penyelesaian Perselisihan” dan “Aturan – aturan Prosedural”. Diharapkan agar anggota DB memiliki pengalaman dalam Hukum Kontrak dan Penyelesaian Sengketa. Tidak ada biaya tunggu (retention fee) di dalam EINRIP. Tidak adanya pembayaran untuk biaya tunggu (retention fee) harus disebutkan dalam Syarat – Syarat Khusus Kontrak (PC) untuk masing – masing paket.
131
Di dalam lampiran terdapat model perjanjian DB dengan masing – masing anggota, yang harus ditandatangani oleh ketiga pihak yaitu Pengguna Jasa, Kontraktor, dan anggota DB. Pembayaran mencakup Imbalan Harian (bila bekerja untuk menyelesaikan sengketa) dan Pengeluaran (termasuk perjalanan ke lapangan). Pemilihan anggota DB dan negosiasi biaya tergantung pada Pengguna Jasa dan Kontraktor. Porsi 50% yang dibayarkan Kontraktor merupakan merupakan mata pengeluaran tambahan (overhead), bukan mata pembayaran. Porsi 50% yang dibayarkan Pengguna Jasa akan ditambahkan ke dalam nilai Kontrak, sehingga dapat dibayarkan kepada Kontraktor melalui Laporan Pembayaran. Agar hal tersebut dapat dilaksanakan, Provisional Sum sebesar 50% dari perkiraan nilai DB harus dimasukkan ke dalam nilai Kontrak. Jumlah yang ditentukan dalam Provisional Sum adalah sebesar 50% dari total biaya berikut: a.
Diasumsikan jumlah anggota DB = 1
b.
Diasumsikan jumlah kunjungan lapangan untuk menyelesaikan sengketa = 3 kunjungan lapangan per kontrak
c.
Asumsi perjalanan dari ibu kota propinsi ke lapangan, misalnya Rp. 5,000,000 per perjalanan = Rp. 15,000,000 per kontrak (3 perjalanan pulang-pergi)
d.
Asumsi Imbalan Harian termasuk tunjangan perjalanan (out of station allowance) = Rp. 15,000,000 per hari x 8 hari = Rp 120,000,000 per kontrak
e.
Pengeluaran lain – lain (Miscellaneous expenses), misalnya Rp 5,000,000
f.
Total Perkiraan Biaya (juta Rp.) = 15 + 120 + 5 = Rp 140 m/kontrak (ditanggung sama rata antara Pengguna Jasa dan Kontraktor)
Jumlah Provisional Sum akan menjadi Rp 70 juta per kontrak, di mana jumlah ini tidak akan terpakai jika Dewan Penyelesaian Sengketa tidak beroperasi. Akan tetapi, semua kontrak harus memasukkan Provisional Sum. Pembayaran aktualuntuk Provinsial Sum akan tergantung pada biaya yang disetujui dalam Perjanjian Dewan Penyelesaian Sengketa.
8.4.
Jaminan Mutu Pengendalian mutu terhadap material dan pekerjaan telah rentan terhadap penyalahgunaan di masa lalu, dan akan diberi perhatian khusus oleh supervisor dan auditor di dalam EINRIP. Engineer wajib mengamati pelaksanaan testing yang dilakukan Kontraktor, dan mungkin melaksanakan tes sendiri. Dokumen lelang mensyaratkan sertifikasi teknisi laboratorium.
8.4.1.
Pengendalian Mutu oleh Kontraktor Daftar peralatan yang lengkap akan diberikan oleh masing – masing kontraktor dan dilampirkan dalam spesifikasi teknik, jika diperlukan dalam Lingkup Pekerjaan. Meskipun demikian, ketentuan kontrak tidak melarang Kontraktor untuk menggunakan fasilitas pengujian dari luar, baik miliknya sendiri maupun komersial. Engineer berhak mengamati pengujian yang dilakukan Kontraktor tetapi tidak ada kewajiban kontraktual bagi Kontraktor untuk menyediakan fasilitas pengujiannya bagi Engineer.
8.4.2.
Titik Tunggu - Hold Points (Tahap dimana pekerjaan dapat dilanjutkan bila pekerjaan sebelumnya telah disetujui) Seksi 1.4 dari Spesifikasi Umum menentukan bahwa Kontraktor bertanggung jawab terhadap Layanan Uji Laboratorium. Paragraf 1.4.1.5 mensyaratkan agar setidaknya Kontraktor memberitahu Engineer bahwa tahapan – tahapan pekerjaan berikut telah tercapai, dan Engineer atau yang diberi wewenang akan memeriksa dan menyetujui pekerjaan sebelum Kontraktor menutup pekerjaan tersebut.
132
a.
Pengukuran (Setting out)
b.
Ketinggian Permukaan (setelah pembersihan dan pengupasan)
c.
Pile tests
d.
Penggalian pondasi jembatan
e.
Pembesian dan pemasangan acuan/cetakan sebelum pembetonan
f.
Permukaan subgrade
g.
Permukaan lapis pondasi B yang telah dipadatkan
h.
Permukaan lapis pondasi A yang telah dipadatkan, termasuk proof rolling, impact hammer atau tes lain yang diminta Engineer.
i.
Penyiapan lapisan permukaan aspal lama untuk pelapisan ulang
j.
Setiap lapisan aspal
k.
Struktur gorong – gorong dan drainase
l.
Saluran subgrade, saluran pembuang dan timbunan permeable (tidak kedap air)
m. Bangunan utilitas bawah tanah Engineer dapat mengusulkan kegiatan – kegiatan lain yang perlu diperiksa sebagai titik tunggu. Untuk setiap titik tunggu, Engineer dan Kontraktor akan menyetujui prosedur, waktu dan tempat untuk memberikan perintah inspeksi 8.4.3.
Jaminan Mutu oleh Engineer Di dalam EINRIP, Team Leader Konsultan Supervisi Regional akan bertanggungjawab terhadap jaminan mutu untuk seluruh pekerjaan. Chief Supervision Engineers (CSE) akan bertanggungjawab untuk sejumlah kontrak pekerjaan, dengan pelimpahan wewenang secara tertulis oleh Engineer. Mereka akan mengarahkan dan mensupervisi Tim Supervisi Lapangan untuk masing – masing kontrak. Team Leader RSC akan menyiapkan dan melaksanakan Rencana Jaminan Mutu yang akan mengidentifikasi tindakan – tindakan untuk menjamin hasil yang konsisten menurut standar supervisi untuk seluruh kontrak dan FST. Rencana ini akan dilaksanakan di lapangan oleh CSE, di bawah pengawasan Team Leader mengikut prosedur yang akan diuraikan dalam rencana QA. PMSC akan memonitor, dan melaporkan pelaksanaan dan keefektifan rencana QA.
8.4.4.
Audit Teknik dan Keuangan AusAID akan langsung menugaskan konsultan untuk melaksanakan audit Teknis dan Keuangan selama pelaksanaan pekerjaan untuk memeriksa kualitas dan keefektifan pelaksanaan, termasuk aspek - aspek lingkungan. Konsultan Audit Teknis dan Finansial (TFAC) akan memberikan laporan kepada AusAID dan Ditjen Bina Marga. Kementerian PU kemudian akan memberikan sanksi kepada Kontraktor berdasarkan laporan hasil audit. AusAID memiliki hak untuk menahan atau membatalkan pembayaran dari pinjaman berkaitan dengan sub-proyek tertentu yang tidak melakukan tindakan memadai untuk menghindari hasil pekerjaan berkualitas rendah. Audit akan dijadwalkan berlangsung pada masa pelaksanaan sehingga hasilnya dapat memperbaiki sisa pekerjaan, dan hasil audit teknik harus dipertimbangkan oleh yang mengevaluasi masing-masing paket kontrak pada saat serah terima. Semua Laporan Audit akan digunakan bersama oleh auditor – auditor lain (Inspektorat Jenderal, Kementerian PU, BPKP, dsb) untuk mengurangi jumlah pengujian selama audit yang dapat mengganggu pekerjaan dan mengurangi duplikasi tes - tes tersebut. Obyek, metode tes dan jadwal audit akan ditentukan dalam Kerangka Acuan Kerja TFAC, setelah dibahas dengan Ditjen Bina Marga. Peralatan, personil dan biaya operasional akan disediakan oleh TFAC. TFAC harus diberikan akses bebas ke semua bagian pekerjaan, dan ke fasilitas – fasilitas kontraktor dan konsultan untuk melaksanakan investigasinya. Untuk memenuhi tujuan ini, Direktur Bina Program
133
akan menginformasikan kepada Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II dan III, dan kantor Balai/Balai Besar terkait mengenai kunjungan audit TFAC dan usulan jadwal audit. 8.4.5.
Prosedur Tanggapan atas Audit Teknis dan Keuangan Laporan konsultan audit Teknis dan Keuangan diharapkan agar mengidentifikasi kekurangan dan ketidaksesuaian pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor Pekerjaan Sipil; kekurangan prosedur dan pelaksanaan kontraktor yang dapat menimbulkan masalah, dan kekurangan dalam kinerja fungsi supervisi oleh RSC. Sangatlah penting agar semua kegagalan tersebut diidentifikasi secara jelas dan segera diperbaiki sehingga kualitas akhir pekerjaan tidak terganggu. Untuk memastikan agar temuan proses TFAC bermanfaat bagi kualitas konstruksi dan standar supervisi, sangatlah penting agar prosedur Tanggapan Audit resmi dipertahankan untuk menjamin bahwa semua pihak segera melakukan tindakan yang diperlukan. PPK untuk setiap paket akan bertanggungjawab memastikan bahwa semua tindakan perbaikan dan penyesuaian terhadap temuan audit dilaksanakan seluruhnya dan diselesaikan tepat waktu. Prosedur Tanggapan hasil audit terdiri atas kegiatan – kegiatan utama berikut: 1. Rapat Penutupan Audit (Audit Close Meeting) – verifikasi/saran awal terhadap draft Temuan Audit kepada PPK, RSC, Kontraktor 2. Penyiapan dan distribusi Laporan Audit ke semua pihak 3. Rapat Tanggapan Hasil Audit (Audit Response Meeting) – PPK mengadakan pertemuan dengan RSC danKontraktoruntuk mereview tindakan perbaikan dan jadwal waktu perbaikan 4. Pelaksanaan, Pemantauan, dan Pelaporan Tindakan Perbaikan – RSC danKontraktormelakukan tindakan perbaikan yang diperlukan, dan dipantau oleh PPK. RSC memberikan laporan hasil penyelesaian yang memuaskan terhadap tanggapan, dan PPK melaporkan kesimpulannya kepada Ditjen Bina Marga 5. Ditjen Bina Marga memberikan tanggapan formal kepada AusAID.
1. Rapat Penutupan Audit Rapat Penutupan Audit akan diselenggarakan di setiap lapangan di mana audit telah berlangsung. Rapat akan diadakan pada akhir audit ketika tim masih berada di lapangan. Rapat Penutupan Audit akan dipimpin oleh PPK, dan tim TFAC akan menyampaikan draft temuan hasil audit ke semua pihak (PPK, RSC, dan Kontraktor) untuk memastikan bahwa semua pihak:
Memeriksa/ verifikasi temuan audit ke PPK, RSC, dan kontraktor
Memberi saran terhadap temuan audit dan alasan/dasar temuan
Diberi kesempatan untuk membetulkan kemungkinan salah interpretasi atau kesalahpahaman auditor, dan/atau mengemukakan ketidaksetujuan terhadap kesimpulan Auditor
Dapat memberikan kontribusi tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki isu – isu yang diidentifikasi dalam Audit.
Lembar Audit yang disampaikan dalam rapat ini akan ditandatangani oleh PPK, RSC dan Kontraktor, sebagai pengakuan terhadap temuan audit.
2. Penyiapan/Distribusi Laporan Audit TFAC Auditor akan menyiapkan dan menyampaikan Laporan final Audit TFAC kepada AusAID, yang kemudian akan menyampaikannya secara resmi kepada Ditjen Bina Marga melalui Direktur Bina Program. Direktor Bina Program akan menyampaikan laporan audit kepada Ditjen Bina Marga, Inspektorat Jenderal PU, Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II/III, Kepala Balai, Kepala Satker, PPK, RSC, dan Kontraktor. Lembar Audit yang disampaikan dalam Rapat Penutupan Audit akan dilampirkan dalam Laporan final Audit TFAC. Setiap temuan dalam Lembar Audit akan dijelaskan secara rinci dan disusun menjadi sebuah daftar temuan audit.
134
Daftar temuan audit sebagaimana dicantumkan dalam Laporan Audit TFAC, akan menjadi dasar penanganan tindak lanjut temuan audit TFAC dan laporan pemantauan bagi pihak lain, jika diperlukan. 3. Rapat Tanggapan Hasil Audit Setelah Laporan Audit TFAC diterbitkan secara resmi, PPK akan mengadakan Rapat Tanggapan Hasil Audit di lokasi proyek atau kantor PPK, dan rapat akan dipimpin oleh PPK. Rapat ini akan memberikan kesempatan resmi bagi RSC dan Kontraktor untuk meninjau temuan audit, dan juga kesempatan bagi RSC untuk mengkonfirmasikan tindakan perbaikan yang diperlukan dan jadwal pelaksanaan tindakan perbaikan tersebut. Berita Acara Rapat akan mencatat periode waktu yang dialokasikan dan disetujui untuk menyelesaikan tindakan perbaikan. Peran PPK sebagai pemimpin rapat adalah untuk memfasilitasi dan mengawasi diskusi, mencatat keputusan yang diambil RSC, dan memberitahu kepada semua pihak bahwa PPK akan memantau kesesuaian dan ketepatan waktu penyelesaian semua tindakan perbaikan yang diperlukan agar memenuhi temuan hasil audit. 4. Pelaksanaan, Pemantauan dan Pelaporan Tindakan Perbaikan RSC akan mengawasi perbaikan kekurangan, kerusakan atau kesalahan pekerjaan lain yang dilakukan oleh Kontraktor dan pada penyelesaiannya akan menyiapkan Laporan Kesesuaian Audit TFAC (TFAC Audit Compliance Report). Laporan Kesesuaian Audit dari RSC ini akan diterbitkan oleh Chief Supervision Engineer (CSE) kepada PPK dalam rentang waktu yang disetujui saat rapat Tanggapan Hasil Audit. Laporan ini akan mendokumentasikan penyelesaian yang memuaskan atas semua tindakan perbaikan yang dilakukan Kontraktor, dan tindakan yang dilakukan RSC dan Kontraktor untuk memperbaiki praktek dan prosedur kerja yang tidak memuaskan. Salinan semua Perintah Engineer (Engineer’s Instruction), hasil tes dan korespondesi terkait Tanggapan Hasil Audit harus dilampirkan dalam laporan ini. PPK akan memantau kinerja RSC dan Kontraktor dalam kegiatan ini, dan akan memberikan intervensi yang diperlukan untuk memastikan agar semua tindakan perbaikan yang diperlukan berjalan sesuai jadwal yang disepakati. Surat Instruksi dari PPK kepada RSC harus dilampirkan dalam laporan PPK. Setelah PPK sepenuhnya puas bahwa semua tindakan yang diperlukan telah diselesaikan secara memuaskan, PPK memberi laporan kepada Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II/III, Ditjen Bina Marga dengan menyampaikan Laporan Kesesuaian Audit TFAC dari RSC. 5. Tanggapan Ditjen Bina Marga atas Temuan Audit Pada saat menerima Laporan dari PPK, Direktorat Bina Pelaksanaan Jalan Wilayah II/III akan memeriksa kelengkapan Laporan Kesesuaian Audit TFAC dan menandai kepuasannya atas temuan audit TFAC. Direktur Bina Pelaksanaan Jalan Wilayah II/III kemudian akan menyampaikan laporan ini kepada Direktur Bina Program untuk diteruskan kepada AusAID. Direktur Bina Program akan memberikan Laporan Tanggapan atas Hasil Audit kepada AusAID dengan melampirkan salinan Laporan Kesesuaian hasil Audit TFAC. Laporan yang sama juga akan disampaikan kepada Inspektorat Jenderal PU. Jadwal Waktu Tanggapan Audit Sebagaimana dapat dilihat dalam Jadwal Waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini, manajemen waktu yang cermat oleh semua pihak, tetapi khususnya oleh PPK, sangatlah penting untuk memastikan ketepatan penyelesaian semua pekerjaan perbaikan yang diperlukan dalam jangka waktu yang wajar. Kerangka waktu yang diusulkan adalah sebagai berikut: No. 1.
Prosedur/ Proses Rapat Penutupan Audit/ Audit Closing Meeting
Jangka Waktu 1 hari
Kumulatif (hari)
Penanggungjawab Tim TFAC
Hasil Draft Lembar Audit ditandatangani oleh ketiga pihak
135
No.
Prosedur/ Proses
Jangka Waktu
2
AusAID menerima Laporan Final Audit
7 hari
3.
AusAID secara resmi menyampaikan laporan ke Ditjen Bina Marga
3 hari
4.
Direktur Bina Marga mengirim Laporan Audit ke Ditjen Bina Marga, Inspektorat Jenderal PU, dan Direktor Bina Pelaksanaan Jalan Wilayah II/III
5.
Kumulatif (hari)
Penanggungjawab
Hasil
Tim TFAC
-
1
AusAID
Laporan Audit TFAC
3 hari
4
Ditjen Bina Marga (Bipram)
Laporan Audit TFAC dikirim ke PPK
Direktur Bina Pelaksanaan Jalan mengirim Laporan Audit ke Kepala Balai, Balai, Satker, PPK, RSC danKontraktor.
3 hari
7
Dir Bina Pelaksanaan Jalan Wilayah II/III
Laporan Audit TFAC dikirim ke PPK
6.
PPK memberikan salinan Laporan ke RSC, Kontraktor, menyelenggarakan rapat untuk mereview
5 hari
12
PPK
Undangan Rapat Tanggapan Hasil Audit
7.
Rapat Tanggapan Hasil Audit
1 hari
13
PPK
-
8.*
PPK, RSC menyetujui tindakan perbaikan, mengeluarkan instruksi dan jadwal ke Kontraktor dan tim Supervisi Lapangan
3 hari
16
RSC
Instruksi ke Kontraktor
9.
Kontraktor melaksanakan, RSC memantau dan melaporkan penyelesaian pekerjaan ke PPK
21 hari
37
Kontraktor/RSC
-
Tim Supervisi Lapangan melaksanakan dan CSE melapor ke PPK 10.
RSC melaporkan penyesuaianterhadap Audit dan perbaikan
3 hari
40
RSC CSE
Laporan Kesesuaian Audit TFAC dari RSC
11.
PPK mereview dan setelah hasilnya memuaskan, mengirim ke Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II/III, Kantor Pusat Ditjen Bina Marga
2 hari
42
PPK
Laporan PPK tentang kesesuain hasil audit
12.
Direktur Bina Pelaksanaan Wilayah II/III mengirim Audit TFAC ke Direktur Bina Program
2 hari
44
Dir Bina Pelaksanaan Jalan Wilayah II/III
Surat Dir Bina Pelaksanaan dengan Laporan Kesesuain Audit TFAC
13.
Ditjen Bina Marga mengirim secara resmi ke AusAID sebagai tanggapan atas Audit TFAC
3 hari
47
Ditjen Bina Marga (Bipram)
Surat Dir Bina Program dengan Laporan Kesesuaian Audit TFAC
(salinan dikirim ke Inspektoran Jendera)
*Catatan untuk Nomor 8 di atas: Beberapa tindakan perbaikan harus dilaksanakan segera jika berpotensi membahayakansesuai dengan saran temuan hasil audit. Namun, tindakan ini perlu dicatat dan didokumentasikan dengan baik selama proses penyesuaian audit.
136
Mungkin sulit untuk sepenuhnya memperbaiki beberapa temuan audit (masalah proses) dalam jangka waktu pelaporan. Namun kemajuan pekerjaan ini harus dilaporkan dalam jadwalperbaikan dan pemantauan selanjutnya. Penyampaian laporan tidak boleh ditunda dan harus disampaikan dalam waktu 7 minggu sejak Laporan Audit diterima oleh Ditjen Bina Marga (langkah 3). 8.4.6.
PemetaanGPS Seluruh pengukuran, pengujian, audit teknik dsb harus menggunakan alat GPS yang cukup akurat untuk referensi lokasi. Ini akan digunakan untuk menunjukkan dengan tepat koordinat (lintang-bujur). Spesifikasi Umum Ayat 1.4.2.2 (b) menunjukkan ketelitian sampai centimeter. PMSC dan RSC diharapkan menguasai teknologi tersebut dan dengan tampilan peta yang terkait.
8.5. 8.5.1.
ManajemenLayanan Konsultan Manajemen Layanan PMSC Aspek – aspek penting pelaksanaan layanan PMSC mencakup hal – hal berikut: A.
Jaminan Mutu PMSC akan melakukan review atas kinerja RSC, untuk menjamin keefektifan Rencana Jaminan Mutu (Quality Assurance Plan – QAP) yang dilakukan RSC, yang harus sesuai dengan ketentuan jaminan mutu dalam Syarat – Syarat Umum Kontrak, Spesifikasi Umum dan Spesifikasi Khusus, dan harus meliput jenis – jenis tes, frekuensi pengujian, syarat penerimaan dan inspeksi pada “titik tunggu (Hold Points)” (lihat Seksi 8.4.2).
B.
Pelaporan Bulanan Dalam diskusi bersama dengan PMU, Badan Pelaksana dan AusAID, PMSC harus mengembangkan Laporan Kemajuan Proyek bulanan yang memenuhi kebutuhan semua pemangku kepentingan, serta menjamin ketepatan waktu dan keakuratan seluruh laporan.
8.5.2.
Manajemen Layanan RSC Aspek – aspek penting dalam pelaksanaan layanan RSC mencakup hal – hal berikut: A.
Mobilisasi PMU dibantu oleh PMSC akan memberikan penjelasan pra-mobilisasi kepada staff kunci RSC, Chief Supervision Engineers mengenai (i) peranan Engineer menurut FIDIC; (ii) peranan supervisor lapangan; (iii) tanggung jawab kantor pusat; dan (iv) ACAP EINRIP, termasuk ketentuan audit, sanksi, dsb. RSC harus memberikan pelatihan mendalam kepada semua staf proyeknya.
B.
Project Officer Karena luasnya distribusi layanan supervisi di Kawasan Timur Indonesia, perlu dilakukan pengaturan terhadap manajemen RSC sebagai berikut: a.
Direktorat Jalan dan Jembatan untuk Wilayah Timur akan membentuk Satuan Kerja untuk Kontrak RSC. Layanan RSC termasuk pekerjaan di wilayah Metropolitan akan dikelola oleh Satuan Kerja tersebut.
b.
Balai Bina Marga di Makassar akan menyediakan satu orang staf sebagai Project Officer untuk menangani kegiatan – kegiatan yang perlu dilaksanakan di Makassar, termasuk:
c.
Mencatat kegiatan – kegiatan staf konsultan di kantor Makassar
Tugas – tugas lain yang diberikan oleh Wilayah Timur untuk mengelola Satuan Kerja untuk Kontrak RSC.
Satuan Kerja pembangunan untuk masing – masing sub-proyek akan menyediakan satu orang staf sebagai Project Officer untuk menangani kegiatan – kegiatan yang perlu dilaksanakan di setiap lokasi proyek, termasuk:
137
d.
C.
Mencatat kegiatan – kegiatan staf konsultan di kantor sub-proyek
Tugas – tugas lain yang diberikan oleh Wilayah Timur untuk mengelola Satuan Kerja untuk Kontrak RSC.
Biaya layanan Project Officer yang memenuhi criteria Tambahan Biaya Operasional (Incremental Operating Cost) (lihat Seksi 6.1.3) harus terlebih dahulu dianggarkan oleh Satuan Kerja terkait.
Pelaporan Bulanan Laporan Bulanan RSC akan berisi data – data berikut:
D.
a.
Nilai masing – masing kontrak yang disupervisi, nilai setiap adendum kontrak yang telah disetujui, dan perkiraan nilai total tuntutan (klaim) yang belum selesai.
b.
Ringkasan aktual dan rencana kemajuan proyek untuk masing – masing kontrak, dengan representasi kemajuan dalam bentuk grafik selama keseluruhan periode kontrak.
c.
Tanggal – tanggal penting kontrak, membandingkan tanggal aktual dan rencana.
d.
Parameter fisik yang penting untuk kontrak, membandingkan aktual dan rencana.
e.
Jumlah Pembayaran Sementara yang disetujui Engineer, yang telah disesuaikan untuk Uang Muka, Uang yang ditahan, dsb, berikut tanggal persetujuannya.
f.
Ringkasan data pembayaran dan salinan lembar SPM, SP2D-LS RK dan SP2D-LS RM yang disampaikan setiap bulan oleh Satuan Kerja kepada RSC (lihat Seksi 9.6.2.4).
g.
Narasi untuk masing – masing kontrak sampai dengan 200 kata, termasuk peristiwa – peristiwa penting, penjelasan atas perubahan kontrak, masalah penjadwalan dan mutu, jika ada.
Kewajiban Kontraktual RSC dipekerjakan berdasarkan kontrak dengan Ditjen Bina Marga yang memasukkan ketentuan bahwa kewajiban konsultan terhadap klien terbatas pada “kealpaan besar/ gross negligence atau kesalahan yang disengaja/ willful misconduct” sampai sebesar nilai kontrak konsultan. Konsultan juga harus mempunyai asuransi pihak ketiga dan asuransi kewajiban professional, di samping yang lainnya.
138
Gambar 8-10 Urutan Umum Kegiatan – Kegiatan Kontrak Pekerjaan dan Kegiatan ESS yang berkaitan 1. Periode Pra-Kontrak 1.1 Penyaringan 1.2 Konsultasi 1.3 Studi Detail 1.4 Menyelesaikan Pembebasan Tanah 1.5 Integrasi ESS dengan Desain Penanggungjawab ESS PPC, DBM, BAPPEDA, BAPEDALDA
2. Periode Pra-Pekerjaan 3. Periode Pekerjaan Fisik 2.1 Penerapan Prosedur & Studi 3.1 Memantau Pelaksanaan Persyaratan Pengelolaan Lingkungan Lingkungan dan Sosial 3.2 Memantau Pelaksanaan Kesepakatan Aspek Sosial 2.2 Review Rencana Kontraktor 3.3 Evaluasi Hasil Pemantauan & Konsultasi 2.3 Diseminasi Informasi kepada Publik 3.4 Dokumentasi Kegiatan dalam Laporan Bulanan 2.4 Konsultasi Penanggungjawab ESS DBM, RSC
4. Periode Pasca Pekerjaan 4.1 Evaluasi Kesesuaian 4.2 Dokumentasi Hasil
Penanggungjawab ESS DBM/RSC, Kontraktor, BAPEDALDA, PMSC
Penanggungjawab ESS RSC, PMSC, BAPEDALDA, DBM
Periode Konstruksi Periode Mobilisasi
Kontrak ditutup
<21 hari
4.2 Pengembalian Jaminan Pelaksanaan
365 hari
14.9 Pembayaran Uang yang ditahan (Retention) (Paruh Kedua)
9.1 Tes atas Penyelesaian Pekerjaan
Uang Muka
Pengaturan Keuangan Pemilik
4.2 Penerbitan Jaminan Pelaksanaan
Periode Kontrak
10.1 Penerbitan Sertifikat Serah Terima
<28 hari
Periode Pemeliharaan
11.9 Penerbitan Sertifikat Pelaksanaan Pekerjaan
Serah Terima
8.1 Tanggal Mulai Pekerjaan
1.6 Perjanjian Kontrak
Penerbitan Surat Penunjukan/ LoA
Pemasukan Penawaran
Tanggal awal
Penerbitan Dokumen Lelang
139
28 hari
8.2 Waktu Penyelesaian Pekerjaan
8.7 Keterlambatan Atribut untuk Kontraktor
14.9 Pembayaran Uang yang ditahan (Retention) (Paruh Pertama)
URUTAN UMUM KEGIATAN – KEGIATAN POKOK SELAMA KONTRAK PEKERJAAN berdasarkan Dokumen Lelang Standar
BAB. 9 9.1
MANAJEMEN KEUANGAN
Peraturan – Peraturan Terkait di Bidang Pengelolaan Keuangan Pinjaman/Hibah Luar Negeri Pedoman pengelolaan Keuangan di dalam EINRIP merujuk pada: 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
12. 13. 14.
15.
16.
17. 18.
19.
Undang - undang No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara. Undang-Undang Ni. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. Project Loan Agreement between Commonwealth of Australia and Republic of Indonesia on “An Agreement for Concessional Loan Financing of National Road and Bridge Improvement Works under the EINRIP”, 7 September 2007 and Disbursement Letter on the Financing No. AIPRDL002, EINRIP, Additional Instructions: Disbursement”, 6 December 2007. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 2011tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri dan Penerimaan Hibah. Peraturan Menteri Keuangan No. 151/PMK.05/2011 tentang Tata Cara Penarikan Pinjaman Dan/Atau Hibah Luar Negeri. Peraturan Menteri Keuangan No. 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Peraturan Menteri Keuangan No. 97/PMK.06/2007 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara. Peraturan Menteri Keuangan No. 120/PMK-06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara. Peraturan Menteri Keuangan No.171/PMK.05/2007 tentang Sistem Akuntasi Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. Keputusan Menteri Keuangan No. 35/KMK.07/2003 tentang Perencanaan, Pelaksanaan/Penatausahaan, dan Pemantauan Penerusan Pinjaman Luar Negeri Pemerintah kepada Daerah sebagaimana telah diubah menjadi Keputusan Menteri Keuangan No. 357/KMK.07/2003. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.02/PRT/M/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Penyusunan Laporan Keuangan di Lingkungan Pekerjaan Umum. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.06/PRT/M/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penarikan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri di Lingkungan Pekerjaan Umum. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 08/PRT/M/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Cara Pemungutan dan Pelaporan Pajak-pajak dalam Pelaksanaan APBN di Lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-28/PB/2012 tentang Petunjuk Tata Cara Pengelolaan Rekening PengeJuaran Pada Bank Indonesia dalam Rangka Pengeluaran Negara Untuk Pembayaran Utang Luar Negeri, Utang Dalam Negeri dan Pengeluaran Negara Lainnya dalam Valuta Asing. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. PER-56/PB/2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembebanan Dana Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri Melalui Mekanisme Rekening Khusus. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. Per-51/PB/2008 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. PER-57/PB/2010 tentang Tata Cara Penerbitan Surat Perintah Membayar dan Surat Perintah Pencairan Dana, sebagaimana telah diubah menjadi Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. PER-41/PB/2011 dan No. PER88/PB/2011. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 13/PB/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyaluran dan Pencairan Dana Pinjaman Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP) AIPRD-L002, selanjutnya diubah menjadi Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 42/PB/2011 tentang Perubahan atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 13/PB/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyaluran dan Pencairan Dana Pinjaman Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP) AIPRD-L002 dan Surat Direktur Jenderal Penbedaharaan No S-2045/PB/2013 tentang Perpanjangan Closing Date Loan Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP) AIPRD L-002.
141
9.2 9.1.1.
Rencana Pendanaan EINRIP Jumlah Pinjaman dan Porsi Pembiayaan EINRIP Sesuai dengan Loan Agreement awal (September 2007), AusAID akan membiayai proyek EINRIP senilai AUD 300 juta yang dibutuhkan untuk lima kategori pembiayaan, dan closing date tanggal 1 Juni 2011. Amandemen (perubahan) Perjanjian Pinjaman telah dilakukan dua kali yaitu pada tahun 2011 dan 2013, tetapi jumlah pinjaman dan porsi pembiayaan tidak berubah. Perubahan hanya dilakukan pada alokasi per kategori (kecuali IOC) dan tanggal loan closing date. Tabel 9-1 menunjukkan alokasi per kategori pada Loan Agreementawal dan setelah amandemen (2011 dan 2013). Tabel 9-1 Kategori Pembiayaan dan Persentase Pinjaman EINRIP AIPRD-L002 Kode Kategori 1
2
3
4
5
Deskripsi Pekerjaan Sipil pada Bagian 1 Proyek Barang a. Bagian 1 (iv) Proyek b. Bagian 2 (iv) Proyek Tambahan Biaya Operasional (IOC) pada Bagian Part 2 (v) Proyek Layanan Konsultan a. Bagian 2 (i) Proyek b. Bagian 2 (ii) Proyek c. Bagian 2 (iii) Proyek Biaya Tak Terduga Total
Porsi Pengeluaran(dalam AUD) Original Amandemen-1 Amandemen-2 (2007) (2011) (2013) 229,700,000 267,993,778 263,493,778
9,900,000 300,000 700,000
5,006,222
5,006,222
700,000
700,000
6,300,000 17,000,000 1,200,000 34,900,000
26,300,000
30,800,000
0
0
300,000,000
300,000,000
300,000,000
Keterangan 89% Pinjaman
89% Pinjaman 89% Pinjaman 89% Pinjaman
100% Pinjaman 100% Pinjaman 100% Pinjaman 100% Pinjaman
Keterangan : Kategori 1 (Pekerjaan Sipil/ Civil Works) adalah kategori untuk membiayai pekerjaan sipil (Jalan) Kategori 2 (Barang/ Goods) adalah kategori untuk membiayai pengadaan peralatan Kategori3 (Tambahan Biaya Operasional/ Incremental Operation Costs) adalah kategori untuk membiayai biaya-biaya lainnya untuk keperluan PMU Kategori 4 (Dukungan Pelaksanaan/Implementation Support) adalah kategori untuk membiayai pengeluaran penyediaan layanan konsultasi (PAS, RSC dan PMSC) Kategori 5 (Biaya Tak Terduga/ Unallocated) adalah kategori untuk membiayai pengeluaran kontingensi fisik dan kontigensi harga. Pada Amendemen No. 1 (2011) telah dillakukan realokasi biaya kategori ini sehingga jumlahnya adalah 0. 9.2.2
Porsi Pendanaan Pendamping (Pemerintah Indonesia) Dalam EINRIP Project Loan Agreement mencantumkan kontribusi (porsi) Pemerintah Indonesiaberjumlah A$ 30 juta (atau ekuivalen dalam rupiah), yang nilainya dapat diperbaharui sesuaidengan peraturan perpajakan di Indonesia. Disamping itu, Pemerintah Indonesia juga harus menyediakan dana untuk membiayai pengeluaran lainnya untuk kegiatan yang bererkaitan dengan proyek. Kegiatan pembebasan tanah dan pelatihan merupakan kegiatan penting dalam proyek EINRIP yang akan didanai sepenuhnya oleh Pemerintah Indonesia. Biaya untuk pengadaan tanah termasuk pemukiman kembali diperkirakan dalam Seksi 3.3.5, dan biaya untuk Pelatihan dan Lokakarya diperkirakan dalam Seksi 2.3.2. Jenis-jenis biaya yang dapat dibiayai dari kategori Tambahan Biaya Operasional (Incremental Operation Costs/IOC) adalah biaya perjalanan dinas dan uang harian untuk perjalanan pejabat Pemerintah dan PMU sehubungan kegiatan EINRIP, komunikasi, consumables, pengeoperasian dan pemeliharaan web, iklan pengadaan, pencetakan dan publikasi informasi proyek,sewa fasilitas pelatihan dan jasa-jasa terkait.
142
Adapun biaya-biaya yang tidak termasuk dalam kategori IOC meliputi: a.
Belanja Pegawai (Gaji, honor dan tunjangan-tunjangan rutin) semua pejabat Pemerintah Indonesia, termasuk staf PMU.
b.
Belanja Modal/Pemeliharaan Kantor dan Belanja Barang yang tidak dapat ditetapkan sebagai kegiatan dalam proyek, seperti pembangunan, pemeliharaan, dan utilitas kantor Pemerintah dimana para pejabat tersebut bekerja untuk EINRIP.
c.
Asuransi untuk para pejabatPemerintah Indonesia, bangunan dan peralatan.
Dengan mengacu pada porsi pembiayaan, dan biaya kegiatan-kegiatan lainnya yang harus dibiayai Pemerintah Indonesia, alokasi dana pinjaman dan pendamping berdasarkan Project Loan Agreement awal (tahun 2007) dapat dilihat pada per kategori dapat dilihat pada Tabel 9-1. Dan dengan adanya amandemen Project Loan agreement dimana alokasi pinjaman per kategori berubah, maka perubahan alokasi dana pinjaman dan pendamping per kategori dapat dilihat pada Tabel 9-2. Tabel 9-2 Rencana Awal Pendanaan Proyek (2007)
Kategori
Kelompok Biaya
GOA (A$ juta.)
Pemerintah Indonesia (A$ juta.)
Fisik *)
% Porsi
Fisik
PPN
% Porsi
229.7
89%
28.6
2.9
11%
28.6
2.9
Total A$ juta
1. Pekerjaan Sipil Jalan Nasional
NR
Sub Total
229.7
261.2 261.2
2. Barang Rangka Baja Jembatan
BT
9.9
89%
1.2
0.1
11%
11.3
Peralatan
EQ
0.3
89%
0.0
0.0
11%
0.3
1.3
0.1
0.1
0.0
0.1
0.0
Sub Total
10.2
11.6
3. Tambahan Biaya Operasional PMU
OC
Sub Total 4.
89%
0.7
11%
0.8 0.8
Layanan Konsultan Project Management Support
PM
6.3
100%
0.0
0.0
0%
6.3
Regional Supervision
RS
17.0
100%
0.0
0.0
0%
17.0
Procurement Advisory Services
PA
1.2
100%
0.0
0.0
0%
0.0
0.0
Sub Total 5.
0.7
24.5
1.2 24.5
Biaya Tak Terduga Kontingensi Fisik
11.5
100%
0.0
0.0
0%
11.5
Kontingensi Harga
23.4
100%
0.0
0.0
0%
23.4
Sub Total
34.9
0.0
0.0
34.9
300.0
30.0
3.0
333.0
TOTAL PINJAMAN – BIAYA TERKAIT Pembebasan Tanah
LA
0.0
0%
26.1
2.6
100%
28.7
Pelatihan dan Lokakarya
TW
0.0
0%
1.0
0.1
100%
1.1
0.0
27.1
2.7
29.8
300.0
57.1
5.7
362.8
TOTAL 100% RI
BIAYA PEMERINTAH
TOTAL BIAYA PROYEK
Catatan: *) Tidak termasuk PPN (PPN untuk loan tidak dipungut)
143
144
Tabel 9-3 Rencana Pendanaan Proyek (Amandemen Pinjaman 2011 dan 2013) Amandemen No. 1 (2011) Kelompok Biaya
Kategori
1.
Pemerintah Indonesia (A$ juta)
Total
GOA (A$ juta.)
Pemerintah Indonesia (A$ juta)
Total
Fisik *)
% Porsi
Fisik
PPN
% Porsi
A$ juta
Fisik *)
% Porsi
Fisik
PPN
% Porsi
A$ juta
267.99
89%
33.12
3.31
11%
304.42
263.5
89%
32.6
3.26
11%
299.3
33.12
3.31
304.42
263.5
32.6
3.26
Pekerjaan Sipil
Jalan Nasional
NR Sub Total
2.
GOA (A$ juta.)
Amandemen No. 2 (2013)
267.99
299.3
Barang
Rangka Baja Jembatan
BT
5.01
89%
0.62
0.06
11%
5.69
5.01
89%
0.62
0.06
11%
5.69
Peralatan
EQ
0
89%
0
0
-
0
0
89%
0
0
-
0
0.62
0.06
5.69
5.01
0.62
0.06
0.1
0.0
0.8
0.7
0.1
0.0
0.1
0.0
0.8
0.7
0.1
0.0
0.0
0.0
26.3
30.8
0.0
0.0
0.0
0.0
26.3
30.8
0.0
0.0
Sub Total 3.
5.01
Tambahan Biaya Operasional
PMU
OC Sub Total
4.
5.69
0.7
89%
0.7
11%
89%
11%
0.8 0.8
Layanan Konsultan
Alokasi gabungan tiga konsultan Cs
26.3
100%
0%
100%
0%
30.8
(PMSC, PAS dan RSC) Sub Total 5.
26.3
30.8
Biaya Tak Terduga
Kontingensi Fisik
0.0
100%
0.0
0.0
0%
0.0
0.0
100%
0.0
0.0
0%
0.0
Kontingensi Harga
0.0
100%
0.0
0.0
0%
0.0
0.0
100%
0.0
0.0
0%
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
300.0
33.84
3.4
337.2
300.0
33.33
3.3
336.6
Sub Total TOTAL PINJAMAN-BIAYA TERKAIT Pembebasan Tanah
LA
0.0
0%
26.1
2.6
100%
28.7
0.0
0%
26.1
2.6
100%
28.7
Pelatihan dan Lokakarya
TW
0.0
0%
1.0
0.1
100%
1.1
0.0
0%
1.0
0.1
100%
1.1
0.0
27.1
2.7
29.8
0.0
27.1
2.7
29.8
300.0
60.94
6.1
367.0
300.0
60.94
6.1
367.0
TOTAL 100% BIAYA PEMERINTAH RI TOTAL BIAYA PROYEK
9.3 9.3.1
Tata Cara Pencairan Dana Loan EINRIP AIPRD-L002 Prinsip Dasar Penarikan Pinjaman/Hibah Prinsip dasar penarikan/pencairan dana dari pinjaman/hibah adalah sebagai berikut: 1. Penarikan pinjaman/hibah luar negeri dilaksanakan melalui mekanisme APBN. 2. Realisasi penarikan jumlah atau sebagian jumlah pinjaman/hibah luar negeri dilakukan sesuai dengan alokasi anggaran sebagaimana ditetapkan dalam DIPA. 3. Jika jumlah penarikan pinjaman/hibah luar negeri melebihi alokasi anggaran dalam DIPA, maka PA/KPA dapat mengajukan usulan revisi DIPA sesuai ketentuan yang berlaku.
9.3.2
Tata Cara Penarikan Loan EINRIP AIPRD-L002 (Rekening Khusus) Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 151/PMK.05/2011 Tentang Tata Cara Penarikan Pinjaman Dan/Atau Hibah Luar Negeri,penarikan pinjaman/hibah luar negeri dapat dilaksanakan melalui mekanisme : Transfer ke Rekening Kas Umum (R-KUN), Pembayaran Langsung (PL), Rekening Khusus (Reksus), Pembukaan Letter of Credit (L/C), Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (PP).
Untuk loan EINRIP AIPRD-L002, cara penarikan dilakukan melalui mekanisme Rekening Khusus dengan tahapan sebagai berikut : Tahap Pengisian Initial Deposit Rekening Khusus EINRIP 1.
Pada tahap awal, Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU) c.q. Direktorat Pinjaman dan Hibah (DPH) menyampaikan copy Project Loan Agreement antara AusAID dan Pemerintah Indonesia kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara.
2.
DJPU c.q. DPH menyampaikan surat keterangan effectiveness date atas loan EINRIP kepada Ditjen Bina Marga (Executing Agency), DJPU c.q. Direktorat Evaluasi, Akuntansi, dan Setelmen (DEAS); dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPB) c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara.(PKN)
3.
EA menyampaikan kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan permintaan pembukaan Reksus, permintaan pengisian initial deposit, permintaan penerbitan petunjuk pelaksanaan tata cara pencairan dana EINRIP dan surat pernyataan kesiapan pelaksanaan kegiatan.
4.
DJPB melakukan pembukaan Reksus pada Bank Indonesia (Nomor Reksus loan EINRIP : 6010023111980). Setelah Reksus dibuka, DJPB mengajukan surat (Cover Letter) permintaan pengisian initial deposit kepada AusAID; dan menerbitkan petunjuk pelaksanaan tata cara pencairan PHLN.
5.
PPHLN (AusAID) mengisi (transfer) dana Initial Deposit ke RK di BI dan Perdirjen Perbendaharaan tentang petunjuk pelaksanaan tata cara pencairan disampaikan ke KPPN (Tata cara pencairan laon EINRIP mengacu pada Perdirjen Perbendaharaan No. PER-13/PB/2008 sebagaimana telah diubah dengan Perdirjen Perbendahaan No. PER-42/PB/2011 dan Surat Perubahan Perdirjen No. S2045/PB/2013 tgl 18 Maret 2013). Pengisian Initial Deposit ini bersifat revolving.
Tahap Pembebanan Rekening Khusus dan Pengisian Reksus/Penggantian Dana Talangan 1.
Rekanan (Kontraktor/Supplier/Konsultan) dan Bendahara Pengeluaran Satker mengajukan tagihan (invoice) ke Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA) dengan dilampiri dokumendokumen yang dipersyaratkan diantaranya Ringkasan Kontrak, BA Hasil Pemeriksanaan Pekerjaan (IPC), Faktur Pajak yang dilampiri SSP, Jaminan Bank, dll.
145
2.
PA/KPA mengajukan SPM-Reksus kepada KPPNdengan dilampiri dokumen-dokumen yang dipersyaratkan (penjelasan lebih rinci tentang pengajuan SPM dapat dilihat pada Seksi 9.5.3).
3.
KPPN menerbitkan SP2D-Reksus dalam 3 (tiga) rangkap yang disampaikan kepada BO I/Bank Indonesia/Bank (lembar pertama), PA/KPA (lembar kedua), dan lembar ketiga sebagai Arsip. Sesuai dengan Perdirjen Perbendaharaan No. PER-56/PB/2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembebanan Dana PHLN Melalui Mekanisme Rekening Khusus, pembebanan atas penerbitan SP2D-Reksus pada rekening pengeluaran KPPN dan KPPN Khusus menurut mata uang adalah sebagai berikut:
Terhadap SPM-LS Reksus dalam mata uang Rupiah, KPPN dan KPPN Khusus menerbitkan SP2D-LS Reksus atas beban Rekening Pengeluaran KPPN pada BO I.
Terhadap SPM-GUP Reksus, KPPN dan KPPN Khusus menerbitkan SP2D-GUP Reksus sebesar jumlah yang dibayarkan atas beban Rekening Pengeluaran KPPN pada BO I.
Terhadap SPM-GUP Nihil Reksus, KPPN dan KPPN Khusus menerbitkan SP2D-GUP Nihil Reksus untuk selanjutnya dibukukan sesuai ketentuan yang berlaku.
Terhadap SPM LS Reksus dalam mata uang USD atau mata uang Eksotik (Exotic Currency), KPPN Khusus menerbitkan SP2D Reksus dalam mata uang berkenaan atas beban Rekening Pengeluaran BI dalam Valuta USD yaitu "Rekening Pengeluaran KPPN Khusus Jakarta VI Dalam Valuta USD".
Terhadap SPM LS Reksus dalam mata uang Yen, KPPN Khusus menerbitkan SP2D Reksus dalam mata uang berkenaan atas beban Rekening Pengeluaran BI dalam Valuta Yen yaitu "Rekening Pengeluaran KPPN Khusus Jakarta VI Dalam Valuta Yen".
Terhadap SPM LS Reksus dalam mata uang Euro, KPPN Khusus menerbitkan SP2D Reksus dalam mata uang berkenaan atas beban Rekening Pengeluaran BI dalam Valuta Euro yaitu "Rekening Pengeluaran KPPN Khusus Jakarta VI Dalam Valuta Euro".
Terhadap SPM LS Reksus dalam mata uang asing selain Rupiah, USD atau mata uang eksotik, EURO dan Yen maka KPPN Khusus menerbitkan SP2D Reksus dalam mata uang berkenaan atas beban Rekening Pengeluaran BI dalam Rupiah yaitu "Rekening Pengeluaran KPPN Khusus Jakarta VI Dalam Rupiah".
Adapun penggunaan kurs masing-masing mata uang disesuaikan dengan peraturan akuntansi dan pelaporan keuangan rekening pengeluaran Bank Indonesia adalah sebagai berikut :
146
Untuk Valuta Asing selain USD, Yen, Euro dan Mata Uang Eksotik yang dibebankan pada Rekening Pengeluaran BI Dalam Rupiah dicatat dengan menggunakan kurs jual.
Valuta USD, EURO, Yen dan Mata Uang Eksotik yang dibebankan pada Rekening Pengeluaran BI Dalam Valuta USD dicatat dengan menggunakan kurs tengah Bank Indonesia.
4.
BO I akan mentransfer dana sesuai dengan SP2D-Reksus kepada rekening rekanan/bendahara pengeluaran satker.
5.
KPPN menerbitkan dan menyampaikan Surat Perintah Pembebanan SP2D (SPB-SP2D) dan Daftar SPB yang dilampiri copy SP2D-Reksus kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara.
6.
PA/KPA menyampaikan laporan keuangan (FMR) yang dilampiri dengan copy SPM dan copy SP2D-Reksus kepada EA sebagai bahan penyusunan Aplikasi Penarikan Dana (APD) Reksus.
7.
Berdasarkan Daftar SPB dari KPPN, Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara menerbitkan dan menyampaikan Daftar SPD dan WPR kepada Bank Indonesia atau Bank.
8.
Bank Indonesia atau Bank melakukan pembebanan pada Reksus untuk dikreditkan pada Rekening Penerimaan PHLN dalam rangka Reksus atau sesuai dengan perintah yang tercantum dalam Daftar SPD dan WPR untuk selanjutnya dipindahbukukan ke R-KUN. Bank Indonesia akan membebankan akan kepada Rekening Dana Talangan apabila Reksus tidak mencukupi.
9.
Bank Indonesia atau Bank menerbitkan dan menyampaikan Advis Debet Kredit (ADK) beserta Laporan Rekening Koran Reksus/Rekening Dana Talangan kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara.
10. DJPB c.q. PKN menyampaikan copy Rekening Koran Reksus/Rekening Dana Talangan kepada EA untuk digunakan sebagai dokumen pendukung penyusunan SPP APD-Reksus. 11. EA melakukan verifikasi terhadap data Reksus dan mengajukan SPP Aplikasi Penarikan Dana Reksus (APD-Reksus) yang dilampiri Financial Monitoring Report (FMR) dan dokumen pendukung lainnya yang dipersyaratkan dalam Project Loan Agreement kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara. Penjelasan FMR dapat dilihat pada seksi 9.6. 12. EA dan DJPB c.q. PKN melakukan rekonsiliasi data atas belanja yang membebani Reksus dan Rekening Dana Talangan. 13. DJPB c.q. PKN mengajukan APD-Reksus kepada Pemberi PHLN dengan melampirkan dokumen pendukung sebagaimana dipersyaratkan dalam Project Loan Agreement, dengan tembusan kepada Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang c.q. Direktorat Evaluasi, Akuntansi, dan Setelmen dan Bank Indonesia atau Bank. 14. Pemberi PHLN (AusAID) melakukan pengujian terhadap APD-Reksus yang diajukan oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara.. 15. Pemberi PHLN (AusAID) mentransfer dana (eligible) PHLN ke Reksus di Bank Indonesia atau Rekening Dana Talangan, dan sebagai pemberitahuan akan menerbitkan dan menyampaikan NoD kepada Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang c.q. Direktorat Evaluasi, Akuntansi, dan Setelmen. Dalam hal terdapat NoD yang diterima K/L dari AusAID sebagaimana ketentuan yang dipersyaratkan Project Loan Agreement, PA/KPA menyampaikan NoD yang diterimanya kepada Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang c.q. Direktorat Evaluasi, Akuntansi, dan Setelmen. 16. DJPB c.q. PKN melakukan verifikasi atas backlog ineligible. Backlog ineligible yang disebabkan oleh PHLN berstatus closing date/closing account dan/atau pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan ketentuan dalam Project Loan Agreement, diselesaikan sesuai peraturan perundangundangan. Mekanisme pembebanan dan pengisian Reksus/Penggantian Dana Talangan dapat dilihat pada Gambar berikut ini :
147
148 Gambar 9-1 Mekanisme Pemebebanan dan Pengisian Reksus/Penggantian Dana Talangan
Surat Pengantar
PPHLN (AusAID)
Tdk Layak
Status
Pengujian
14b
Layak
14
14a
WA Tranfer
FRM
EA
15 WA
Verifikasi
(Ditjen Binamarga)
8a Saldo Reksus
KPBI 7
15b
cukup
Tidak cukup
11
Pembebanan Reksus Rek Koran BI
Pembebanan Rek.Talangan 8b
Saldo Reksus 13
9
15a
Dit. PKN
SP2D
BOI
3a
Tranfer Dana
Rek Koren BI
Rekonsiliasi
5
4
3 SP2D
SPM
KPPN
2
PA/KPA
SPB SP2D
3b Dok
SPM
6
SP2D
1
Rekanan/ Bendahara
Dok Faktur
No.Rekening
16
Surat Penganta r
12
SPD WPR
Debet RKUN Kredet Reksus
Pengisian Reksus 10
SPB SP2D
Penggantian talangan
FMR SATKER
SP2D SPM DLL
WA
Verifikasi
Apabila dalam penarikan PHLN terdapat pengadaan barang/jasa yang mewajibkan pembukaan L/C, tata cara penarikan dilakukan sebagai berikut: 1.
PA/KPA mengajukan SPP Pembukaan L/C sebesar sebagian/ seluruh nilai KPBJ atau yang ditentukan dalam Project Loan Agreement kepada KPPN dengan melampirkan dokumen yang dipersyaratkan.
2.
KPPN menerbitkan SP Pembukaan L/C dan menyampaikan kepadaPA/KPA, Bank Indonesia atau Bank danDirektorat Jendeal Bea dan Cukai.
3.
PA/KPA memberitahukan kepada rekanan atau kuasa rekanan untuk membuka L/C di Bank Indonesia atau Bank, yang besarnya tidak melebihi nilai SP Pembukaan L/C.
4.
Rekanan atau kuasa rekanan membuka L/C dengan melampirkan copy KPBJ, dokumen Perjanjian PHLN, daftar barang/jasa yang akan diimpor (master list) yang telah disetujui oleh PA/KPA dan dokumen yang dipersyaratkan oleh Bank Indonesia atau Bank.
5.
Bank Indonesia atau Bank membuka L/C pada bank koresponden yang besarnya tidak melebihi nilai SP Pembukaan L/C dan menyampaikan surat pemberitahuan pembukaan L/C yang dilampiri copy dokumen pembukaan L/C kepada rekanan atau kuasa rekanan PA/KPA; dan KPPN.
6.
KPPN melakukan pencatatan pada kartu pengawasan Reksus L/C.
7.
Bank Indonesia atau Bank menerbitkan dokumen/pemberitahuan tertulis atas realisasi L/C dan menyampaikan kepada rekanan atau kuasa rekanan, KPPN, dan PA/KPA.
8.
PA/KPA mengajukan SPM-Reksus kepada KPPN dengan melampirkan dokumen yang dipersyaratkan.
9.
Dalam rangka penerbitan SP2D-Reksus, KPPN melakukan pengujian atas dokumen/pemberitahuan tertulis dan SPM-Reksus dan lampiran dokumen yang dipersyaratkan.
10. KPPN menerbitkan SP2D-Reksus atas beban Rekening Pengeluaran BI atau Bank atau rekening yang ditunjuk dalam SP2D untuk keuntungan supplier/beneficiary dalam 3 (tiga) rangkap dan menyampaikan SP2D Reksus yaitu lembar pertama kepada Bank Indonesia atau Bank, lembar kedua kepada PA/KPA dan lembar ketiga untuk arsip. 11. Bank Indonesia atau Bank melakukan pembayaran kepada supplier/beneficiary dengan membebankan pada Rekening Pengeluaran di Bank Indonesia/Bank atau rekening yang ditunjuk dalam SP2D-Reksus. 12. Bank Indonesia atau Bank menerbitkan dan menyampaikan Nodis atau dokumen yang dipersamakan kepada KPPN, PA/KPA, dan rekanan atau kuasa rekanan. 13. Atas pembebanan pada Rekening Pengeluaran di Bank Indonesia atau Bank atau rekening yang ditunjuk dalam SP2D-Reksus, Bank Indonesia atau Bank menerbitkan dan menyampaikan Advis Debet Kredit beserta Laporan Rekening Koran kepada KPPN. 14. PA/KPA menyampaikan copy SPM dan copy SP2D-Reksus lembar kedua kepada EA sebagai dokumen pendukung dalam penyusunan APD-Reksus atas pelaksanaan Reksus-L/C. 15. Atas penerbitan SP2D-Reksus, KPPN menerbitkan SPB SP2D dan Daftar SPB dan menyampaikan SPB SP2D dan Daftar SPB, dengan lampiran copy SP2D-Reksus kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara. 16. Berdasarkan Daftar SPB dari KPPN, DJPB c.q. PKN menerbitkan Daftar SPD dan WPR; dan menyampaikan Daftar SPD dan WPR kepada Bank Indonesia atau Bank. 17. Berdasarkan Daftar SPD dan WPR, Bank Indonesia atau Bank melakukan pembebanan pada Reksus untuk dikreditkan pada Rekening Penerimaan PHLN dalam rangka Reksus; dan dipindahbukukan ke R-KUN. 18. Setelah menerima Daftar SPD dan WPR, Bank Indonesia menerbitkan Advis Debet Kredit beserta Laporan Rekening Koran Reksus atau Rekening Dana Talangan harian dan mingguan sebanyak 1
149
(satu) rangkap; dan menyampaikan Advis Debet Kredit beserta Laporan Rekening Koran Reksus atau Rekening Dana Talangan kepada Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara. 19. Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Pengelolaan Kas Negara menyampaikan copy Rekening Koran Reksus atau Rekening Dana Talangan kepada EA sebagai dokumen pendukung penyusunan SPP APDReksus. 20. Untuk pengisian kembali Reksus, EA mengajukan SPP APD-Reksus dengan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan dalam Perjanjian PHLN kepada DJPB c.q. PKN. 21. Berdasarkan SPP APD-Reksus, DJPB c.q. PKN mengajukan APD-Reksus kepada Pemberi PHLN dengan melampirkan dokumen yang dipersyaratkan dalam Project Loan Agreement. 9.4 9.4.1
Perhitungan Porsi Pembayaran dalam Kontrak Loan EINRIP AIPRD L-002 Perhitungan Porsi Pembayaran dalam Kontrak a. Porsi Pembayaran Porsi pembayaran atas kontrak yang seluruhnya atau sebagian dibiayai oleh loan EINRIP diperhitungkan terhadap nilai kontrak netto (tidak termasuk PPN) sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh pemberi pinjaman. b. Nilai Kontrak Untuk memudahkan perhitungan pembayaran berdasarkan porsi pembebanan yang telah ditetapkan oleh Pemberi Pinjaman (AusAID), perlu diketahui format penulisan nilai kontrak di dalam dokumen yang berkaitan dengan pembayaran seperti kontrak dan berita acara pembayaran. c. Struktur Nilai Kontrak Nilai Kontrak = Nilai Fisik + Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Standar Penulisan Nilai Kontrak adalah sebagai berikut: 1.
URAIAN Nilai Kontrak (110%)
Mata Uang ................
Mata Uang .................
Terdiri dari :
2.
a.
Nilai Fisik (100%)
................
.................
b.
PPN (10%)
................
.................
................
.................
Nilai Fisik (100%) Terdiri dari :
3.
a.
Porsi PHLN (89%)
................
.................
b.
Porsi Pendamping (11%)
................
.................
Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
................
.................
Terdiri dari:
9.4.2
a.
Porsi PHLN (tidak dipungut) (10% x 89% /2.a)
................
.................
b.
Porsi Pendamping (dipungut) (10% x 11% /2.b)
................
.................
Persentase Porsi Pembebanan dalam Pembayaran Porsi untuk pinjaman EINRIP dihitung dari nilai kontrak netto sebagaimana ketentuan yang berlaku. Berdasarkan porsi pembayaran yang dijelaskan dalam Project Loan Agreement, Porsi AusAID 89%
150
dan Pemerintah Indonesia 11%, kecuali pembayaran Consultant Services/Implemetantion Support yaitu AusAID 100%. Contoh perhitungan porsi pembebanan pembayaran adalah sebagai berikut: 1)
2)
Contoh Untuk kontrak dengan porsi pinjaman AusAID (GoA), sebesar 89% (untuk kategori Pekerjaan Sipil, Barang, dan IOC) 1. Nilai Kontrak (110%) Terdiri dari: a. Nilai Fisik (100%) b. PPN (10%) 2. Nilai Fisik (100%) Terdiri dari: a. Porsi AusAID/GoA (89% x Rp. 10.000.000) b. Porsi Pendamping (11% x Rp. 10.000.000) 3. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Terdiri dari: a. Porsi AusAID/GoA (10% x Rp. 8.900.000)
Rp.
11.000.000
Rp. Rp. Rp.
10.000.000 1.000.000 10.000.000
Rp. Rp. Rp.
8.900.000 1.100.000 1.000.000
1. Nilai Kontrak
Rp.
Rp.
890.000 (Tidak dipungut) b. Porsi Pendamping (10% x Rp. 1.100.000) Rp. 110.000 (Dipungut) Contoh Untuk kontrak dengan porsi pinjaman AusAID (GoA), 100% (kontrak pada kategori Pendukung Pelaksana/ Layanan Konsultan)
Terdiri dari: a. Nilai Fisik Rp. b. PPN 10% Rp. 2. Nilai Fisik Rp. Terdiri dari: a. Porsi AusAID/GoA (100% x Rp. 10.000.000) Rp. b. Porsi Pendamping (0% x Rp. 10.000.000) Rp. 3. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) (10% x Rp. 10.000.000) Terdiri dari: a. Porsi AusAID(10% x Rp. 10.000.000) Rp. b. Porsi Pendamping (10% x Rp. 0)
9.4.3.
Rp.
11.000.000
10.000.000 1.000.000 10.000.000 10.000.000 0 Rp. 1.000.000 1.000.000 (Tidak dipungut) 0
Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Porsi Pembiayaan/Pembayaran 1.
Porsi AusAID merupakan angka maksimum yang harus dijadikan pedoman sebagaimana ketentuan dalam Project Loan Agreement. Apabila pembayaran yang dilakukan melebihi porsi AusAID (Overclaimed) maka Pemerintah Indonesia (GOI) harus mengembalikan (refund) sejumlah overclaimed tersebut ke AusAID atau ke rekening khusus yang bersangkutan.
2.
Pembayaran untuk setiap termin, baik untuk uang muka maupun kemajuan pekerjaan harus dibebankan secara proporsional kepada masing-masing sumber dana (loan dan pendamping) sesuai kategori dan komponen untuk masing-masing mata uang dalam kontrak. KPPN tidak diperkenankan mendahulukan pembebanan porsi AusAID pada termin awal dan membayar termin berikutnya dari porsi GOI (atau sebaliknya). Demikian pula, tidak diperbolehkan membebankan seluruh pembayaran valuta asing ke porsi AusAID dan seluruh pembayaran rupiah ke porsi GOI. Pembayaran kontrak valuta asing juga harus dibebankan kepada dana loan dan dana pendampingnya secara proporsional, sehingga baik dana loan maupun dana pendamping menanggung akibat kenaikan/penurunan nilai valuta asing (valas). Demikian pula pembayaran PPN diperhitungkan pada setiap termin pembayaran termasuk pada saat pembayaran uang muka.
151
3.
9.5 9.5.1
Pembayaran beban loan harus dilakukan sesuai dengan mata uang kontrak yang bersangkutan, kontrak dalam mata uang Rupiah dibayar dalam Rupiah melalui KPPN setempat, sedangkan kontrak dalam mata uang asing harus dibayar dalam mata uang asing bersangkutan melalui KPPN Khusus Jakarta VI dan tidak dapat diekuivalenkan ke dalam Rupiah untuk diajukan pembayarannya kepada KPPN. Sedangkan pembayaran kontrak mata uang asing beban dana pendamping dapat diekuivalenkan ke dalam Rupiah dengan kurs pada saat pembayaran dan diajukan kepada KPPN setempat.
Penyiapan dan Pelaksanaan Anggaran Tahunan (DIPA) Siklus Pelaksanaan APBN Sesuai dengan Undang – Undang No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan Undang – Undang No. 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara pada suatu tahun anggaran dimulai dengan penyusunan dan pengesahan dokumen pelaksanaan anggaran. Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang selanjutnya disebut sebagai Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), disusun oleh Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA) berdasarkan Rencana Kerja Anggaran – Kementerian/Lembaga (RKA-KL) yang telah disetujui oleh DPR dan Peraturan Presiden mengenai Rincian Anggaran Belanja pemerintah pusat. Siklus pelaksanaan APBN dalam satu tahun anggaran adalah sebagai berikut :
Januari-April (Pagu Indikatif) Januari-April merupakan tahap penyusunan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) sebagai acuan dalam penyusunan RAPBN dan merupakan rentang waktu bagi Pemerintah untuk menyusun dan menetapkan Pagu Indikatif. Pagu Indikatif K/L ditetapkan dengan Surat Edaran Bersama (SEB) antara Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas dengan Menteri Keuangan. Dari Pagu tersebut kemudian dituangkan ke dalam aplikasi RKA-KL.
Mei-Agustus (Pagu Sementara) Periode ini merupakan rentang waktu bagi Pemerintah dalam menyusun dan menelaah RKA-KL Pagu Sementara K/L serta menyiapkan RUU APBN. Pemerintah akan menyesuaikan pagu indikatif dengan perkiraan kemampuan fiskal sesuai asumsi makro dan kebijakan fiskal untuk menjadi pagu sementara, yang selanjutnya didistribusikan ke seluruh K/L melalui Surat Edaran Menteri Keuangan. Berdasarkan SE Pagu Sementara tersebut, K/L menyusun RKA-KL Pagu Sementara, dan kemudian menyampaikannya ke Kementerian Keuangan c.q. Direktorat Jenderal Anggaran. K/L segera menyesuaikan RKA-KL berdasarkan Pagu Sementara tersebut, dan segera menyusun data pendukung yang dibutuhkan. Pada periode ini dilakukan penelaahan terhadap RKA-KL Pagu sementara antara lain :
Kesesuaian Pagu dalam RKA-KL; Kesesuaian antara output masing-masing kegiatan dengan sasaran Program; Ketepatan Volume kegiatan; Kesesuaian Standar Biaya dalam RKA-KL dengan SBU dan SBK. Ketepatan penggunaan akun belanja berdasarkan BAS (Bagan Akun Standar) Kelengkapan data pendukung untuk masing-masing kegiatan; Kesesuaian antara kegiatan dengan data pendukung yang dilampirkan.
RKA-KL tersebut selanjutnya dihimpun dan menjadi dasar penyusunan Nota Keuangan (NK) dan RAPBN beserta RUU-nya dan selanjutnya disampaikan Presiden kepada DPR di depan Sidang Paripurna Luar Biasa DPR.
September-Desember (Pagu Definitif) September-Desembermerupakan rentang waktu bagi Pemerintah untuk membahas RUU APBN menjadi UU APBN (Pagu Definitif) dan menyusun KEPRES tentang Rincian APBN serta
152
menerbitkan dokumen pelaksanaan Anggaran (DIPA). Pemerintah dan DPR membahas NK dan RAPBN beserta RUU-nya, untuk disahkan menjadi UU APBN (Pagu Definitif). Setelah UU APBN ditetapkan, Pemerintah menyusun Rincian Anggaran Belanja K/L. Rincian Anggaran Belanja K/L tersebut ditetapkan dengan Peraturan Presiden, dan akan menjadi lampiran yang tidak terpisahkan dari UU APBN. 9.5.2
Proses Bisnis Penyusunan dan Pengesahan DIPA DIPA adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang disusun oleh PA/KPA. DIPA disahkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan atau Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan. DIPA berlaku untuk satu tahun anggaran dan memuat informasi satuan– satuan terukur yang berfungsi sebagai dasar pelaksanaan kegiatan dan perumusan anggaran. Selain itu, DIPA dapat dimanfaatkan sebagai alat pengendali, laporan pelaksanaan, pengawasan dan sekaligus perangkat akuntansi pemerintah. Batas pagu dalam DIPA adalah nila pengeluaran tertinggi yang tidak boleh dilampaui dan pelaksanaannya harus dapat dipertanggungjawabkan. Penyusunan Konsep DIPA harus memperhatikan standar dalam Bagan Akun Standar untuk memastikan bahwa Rencana Kerja telah dibuat sesuai dengan standar kode dan uraian yang diatur dalam ketentuan tentang akuntansi pemerintahan. Proses bisnis penyusunan dan pengesahan DIPA merupakan sebuah proses yang dilaksanakan setelah disahkannya Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) melalui terbitnya Surat Pengesahan RKA-K/L (SP-RKA-K/L) dari Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) Kementerian Keuangan setelah sebelumnya dilakukan penelaahan terhadap RKA yang disusun oleh Kementerian/Lembaga. Berikut ini proses yang dilakukan dalam penyusunan dan pengesahan DIPA : Gambar 9-2 Proses Bisnis Penyusunan DIPA
DJBN
K/L/SATKER
DJA
KANWIL
PUSAT
UU APBN
1
2
RKAKL
Penelahaan 3 4a
SP RKAKL
SATKER PUSAT
5a
DIPA +ADK
SP RKAKL
Data SP RKAKL Provinsi
7a
7b
4b
SP RKAKL
4c
6a
Pengesahan
Pengesahan
5b 8a
SATKER DAERAH
DIPA +ADK
8b
DIPA
DIPA
6b
153
Keterangan : 1-2) DJAmeneliti kesesuaian antara RKA-KL hasil pembahasan Kementerian Negara/Lembaga dan dengan Pagu Definitif untuk mengakomodir perubahan-perubahan yang ditetapkan dalam UU APBN. 3) Jika tidak ada perubahan atas RKA-K/L maka Kementerian Keuangan mengesahkan Dokumen RKAK/L dengan mengeluarkan SP RKA-K/L. 4) SP-RKA-K/L disampaikan oleh DJA kepada Kementerian/Lembaga dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPBN) yg berisi data Keppres mengenai rincian APBN dari Direktorat Jenderal Anggaran bersamaan dengan up-load Arsip Data Komputer RKA ke server bersama DJA-DJPBN sehingga DJPBN dapat men-download ADK tersebut sebagai bahan validasi data. 5) DJPBN wajib menyampaikan Daftar Nominatif Anggaran (DNA) kepada Kantor Wilayah (Kanwil) DJPBN yang berisi nama-nama satker dan alokasi anggarannya dalam wilayah kerja provinsi Kanwil. 6-7) Validasi DIPA a. Proses validasi DIPA dilakukan untuk DIPA Satker Kantor Pusat yang berlokasi di DKI Jakarta, DIPA Satker Kantor Perwakilan/Atase di Luar Negeri; b. Petugas Direktorat Pelaksanaan Anggaran menerima DIPA dan Arsip Data Komputer (ADK) Satker, selanjutnya melakukan validasi dengan: Mencocokkan DIPA dengan ADK Satker; Mencocokkan ADK dengan data Keppres mengenai rincian APBN yang terdapat dalam database Aplikasi DIPA 2011; Jika kode validasi sama, akan diterbitkan SP DIPA; Jika kode validasi tidak sama, DIPA dan ADK dikembalikan kepada Satker K/L untuk diperbaiki. DIPA dilengkapi Generate Code (12 digit) yang bersifat random (acak) dan akan berubah apabila isi DIPA dan/atau ADK berubah. Generate Code tersebut terletak pada sudut kiri bawah DIPA, Contoh : 2589 3258 5169 8) Pengesahan DIPA Apabila validasi data ADK DIPA Satker cocok dengan data Keppres maka akan segera diterbitkan Surat Pengesahan DIPA (SP DIPA). Pengesahan DIPA dilakukan oleh : a. Direktur Jenderal Perbendaharaan a.n. Menteri Keuangan, untuk Satker Kantor Pusat yang berlokasi di DKI Jakarta, dan DIPA Bagian Anggaran Bendahara Umum Negara (BA BUN) b. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan a.n. Menteri Keuangan, untuk Satker Vertikal/Unit Pelaksana Teknis termasuk Satker Kantor Pusat di luar DKI Jakarta dan satker pusat yang ada di daerah, DIPA Dekonsentrasi, DIPA Tugas Pembantuan, dan DIPA Urusan Bersama. 9.5.3
Pelaksanaan DIPA 1. Pejabat Perbendaharaan Terhadap DIPA yang disahkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan/ Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Menteri/ Pimpinan Lembaga selaku Pengguna Anggaran menunjuk pejabat Kuasa Pengguna Anggaran sebagai Satuan Kerja di lingkungan instansi yang bersangkutan dengan menerbitkan Surat Keputusan. Pejabat Perbendaharaan terdiri dari Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Penandatangan SPM (Pejabat yang bertanggung jawab memeriksa invoice dan menandatangani SPM) dan Bendahara (Pejabat yang bertanggung jawab menangani pembayaran). a. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Kuasa Pengguna Anggaran adalah pejabat yang ditunjuk dan ditetapkan oleh Pengguna Anggaran untuk melaksanakan program dan kegiatan, dan diberi wewenang untuk menggunakan anggaran dalam DIPA. Tugas dan wewenang KPA meliputi : a) b)
154
Menyusun DIPA Menetapkan PPK untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja Negara;
c) d) e) f) g) h)
Menetapkan PPSPM untuk melakukan pengujian tagihan dan perintah pembayaran atas beban anggaran belanja Negara; Menetapkan panitia/pejabat yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan dan pengelola anggaran/keuangan; Menetapkan rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana; Memberikan supervisi dan konsultasi dalam pelaksanaan kegiatan dan penarikan dana; Mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dan anggaran; dan Menyusun laporan keuangan dan kinerja atas pelaksanaan anggaran sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Tanggung Jawab KPA meliputi : a) b) c) d) e)
f) g)
Mengesahkan rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana; Merumuskan standar operasional agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah; Menyusun sistem pengawasan dan pengendalian agar proses penyelesaian tagihan atas beban APBN dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; Melakukan pengawasan agar pelaksanaan kegiatan dan pengadaan barang/jasa sesuai dengan keluaran (output) yang ditetapkan dalam DIPA; Melakukan monitoring dan evaluasi agar pembuatan perjanjian/kontrak pengadaan barang/jasa dan pembayaran atas beban APBN sesuai dengan keluaran (output) yang ditetapkan dalam DIPA serta rencana yang telah ditetapkan; Merumuskan kebijakan agar pembayaran atas beban APBN sesuai dengan keluaran (output) yang ditetapkan dalam DIPA; dan Melakukan pengawasan, monitoring, dan evaluasi atas pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran dalam rangka penyusunan laporan keuangan.
b. Pejabat Pembuat Komitmen(PPK) Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang melaksanakan kewenangan PA/KPA untuk mengambil keputusan dan/atau tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran atas beban APBN. Tugas dan tanggung jawab PPK meliputi : a) Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana berdasarkan DIPA; Menyusun jadwal waktu pelaksanaan kegiatan termasuk rencana penarikan dananya; Menyusun perhitungan kebutuhan UP/TUP sebagai dasar pembuatan SPP-UP/TUP Mengusulkan revisi POK/DIPA kepada KPA b) Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa c) Membuat, menandatanganidan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa (masalah kontrak dijelaskan dalam seksi 8.3) d) Melaksanakan kegiatan swakelola e) Memberitahukan kepada Kuasa BUN atas perjanjian/ kontrak yang dilakukannya f) Mengendalikan pelaksanaan perjanjian/kontrak; g) Menguji dan menandatangani surat bukti mengenai hak tagih kepada negara h) Menguji kebenaran materiil dan keabsahan surat-surat bukti mengenai hak tagih kepada negara; dan/atau i) Membuat dan menandatangani SPP j) Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian kegiatan kepada KPA meliputi pelaksanaan dan Penyelesaian kegiatan dan penyelesaian tagihan kepada negara k) Menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada KPA dengan Berita Acara Penyerahan l) Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
155
m) Melaksanakan tugas dan wewenang lainnya yang berkaitan dengan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa; Memastikan telah terpenuhinya kewajiban pembayaran kepada negara oleh pihak yang mempunyai hak tagih kepada negara; Mengajukan permintaan pembayaran atas tagihan berdasarkan prestasi kegiatan (prestasi pekerjaan dijelaskan dalam seksi 8.3.3); Memastikan ketepatan jangka waktu penyelesaian tagihan kepada negara; dan Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada penyedia barang/jasa (dijelaskan dalam seksi 8.3.2) c. Pejabat Penandatangan SPM (PPSPM) Pejabat Penandatangan SPM adalah pejabat yang ditunjuk dan ditetapkan oleh PA/KPA untuk melaksanakan verifikasi atas permintaan pembayaran tagihan kepada Negara, dan selanjutnya menerbitkan SPM atas beban DIPA terkait. Tugas dan wewenang PPSPM : 1)
2) 3) 4)
5) 6) 7)
Menguji kebenaran SPP beserta dokumen pendukung; • kelengkapan dokumen pendukung SPP • kesesuaian penanda tangan SPP dengan spesimen tanda tangan PPK • kebenaran pengisian format SPP • kesesuaian kode BAS pada SPP dengan DIPA/POK/Rencana Kerja Anggaran Satker • ketersediaan pagu sesuai BAS pada SPP dengan DIPA/POK/Rencana Kerja Anggaran Satker; • kebenaran formal dokumen/surat keputusan yang menjadi persyaratan/kelengkapan pembayaran belanja pegawai • kebenaran formal dokumen/surat bukti yang menjadi persyaratan/kelengkapan sehubungan dengan pengadaan barang/jasa • kebenaran pihak yang berhak menerima pembayaran pada SPP sehubungan dengan perjanjian/kontrak/surat keputusan • kebenaran perhitungan tagihan serta kewajiban di bidang perpajakan dari pihak yang mempunyai hak tagih; • kepastian telah terpenuhinya kewajiban pembayaran kepada negara oleh pihak yang mempunyai hak tagih kepada negara; dan • kesesuaian prestasi pekerjaan dengan ketentuan pembayaran dalam perjanjian/kontrak Menolak dan mengembalikan SPP, apabila SPP tidak memenuhi persyaratan untuk dibayarkan; Membebankan tagihan pada mata anggaran yang telah disediakan; Menerbitkan SPM; • mencatat pagu, realisasi belanja, sisa pagu, dana UP/TUP, dan sisa dana UP/TUP pada kartu pengawasan DIPA • menandatangani SPM; dan • memasukkan Personal Identification Number (PIN) PPSPM sebagai tanda tangan elektronik pada ADK SPM Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih; Melaporkan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran kepada KPA; dan Melaksanakan tugas dan wewenang lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran.
d. Bendahara Bendahara adalah pejabat yang ditunjuk dan ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas :
156
1) Menerima, menyimpan, menatausahakan, dan membukukan uang/surat berharga dalam pengelolaannya 2) Melakukan pengujian dan pembayaran berdasarkan perintah PPK 3) Meneliti kelengkapan perintah pembayaran yang diterbitkan oleh PPK yaitu: pemeriksaan kebenaran atas hak tagih, meliputi: pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran, nilai tagihan yang harus dibayar, jadwal waktu pembayaran, dan menguji ketersediaan dana yang bersangkutan. pemeriksaan kesesuaian pencapaian keluaran antara spesifikasi teknis yang disebutkan dalam penerimaan barang/jasa dan spesifikasi teknis yang disebutkan dalam dokumen perjanjian/kontrak; dan pemeriksaan dan pengujian ketepatan penggunaan kode mata anggaran pengeluaran (akun 6 digit). 4) Menolak perintah pembayaran apabila tidak memenuhi persyaratan untuk dibayarkan 5) Melakukan pemotongan/pemungutan penerimaan negara dari pembayaran yang dilakukannya 6) Menyetorkan pemotongan/pemungutan kewajiban kepada negara ke kas negara 7) Mengelola rekening tempat penyimpanan UP 8) Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kepada Kepala KPPN selaku kuasa BUN 2. Penyusunan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam DIPA setelah pengesahan DIPA oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan/Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan, PA/KPA menerbitkan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) yang merupakan penjabaran lebih lanjut dari DIPA. 3. Revisi DIPA Dalam hal diperlukannya perubahan DIPA, PA/KPA dapat melakukan revisi DIPA untuk selanjutnya diajukan pengesahannya kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan/Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Tata cara penyelesaian dan pengesahan revisi DIPA diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan tentang Tata Cara Perubahan Rincian Anggaran Belanja Pemerintah Pusat dan Perubahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran. 9.5.4
Hal – hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyusunan DIPA Loan EINRIP a. Angka Netto atau Bruto Angka alokasi DIPA untuk pinjaman EINRIP (No Register : 21594001) harus merupakan angka Netto atauatau angka DIPA tidak termasuk pajak yang terkait dengan pengeluarannya seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan pajak lainnya sesuai ketentuan perpajakan. DIPA Pendamping harus merupakan angka Bruto atauangka DIPA termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Hal ini disebabkan oleh peraturan yang menyebutkan bahwa PPN tidak ditagihkan dalam pinjaman apapun. b. Sumber Dana Angka yang tercantum dalam DIPA harus secara jelas menunjukkan sumber dananya yaitu sumber APBN Rupiah Murni (untuk dana pendamping) atau sumber Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN). Hal ini penting untuk diketahui karena hal tersebut berkaitan dengan adanya hal-hal khusus dalam pelaksananaannya dan dana pendamping RM. c. Tata Cara Pengadaan Pencantuman angka – angka anggaran dalam DIPA sangat dipengaruhi oleh cara pelaksanaan anggaran yang akan dilakukan melalui pengadaan barang/jasa. Pencantuman angka – angka dalam DIPA yang akan dilaksanakan akan berbeda dengan angka – angka yang akan dilakukan secara swakelola atau dengan cara pemborongan.
157
d. Pembebanan Pengeluaran Pengeluaran akan dinyatakan memenuhi syarat apabila pembebanannya ke dalam alokasi pembiayaan tertentu sesuai dengan klasifikasi anggarannya. Meskipun demikian, dalam hal pengeluaran sebagian atau seluruhnya dibiayai oleh PHLN (Pinjaman) maka perlu diperhatikan pula porsi yang dibebankan pada APBN Rupiah Murni atau anggaran lainnya. Kategori pinjaman tidak akan disebutkan dalam DIPA tetapi dalam Naskah Perjanjian Luar Negerinya (NPLN) sehingga perlu perhatian khusus saat membuat komitmen. e. Cara Pembayaran Pengeluaran Dalam hal pengeluaran yang dibebankan pada APBN, pembayarannya dilakukan melalui tata cara Pembayaran Langsung (LS) dan/atau pembayaran tunai melalui Uang Persediaan (UP) yang tersedia di dalam kas bendahara pengeluaran. Cara pembayaran pengeluaran yang dibebankan pada PHLN rekening khusus, umumnya sama dengan tata cara pembayaran dalam APBN Rupiah Murni hanya dimungkinkan untuk meminta pembayaran dalam bentuk mata uang asing dan/atau membuka letter of credit (LC). f.
Aspek Perpajakan Dasar hukum perpajakan atas proyek pemerintah yang dibiayai dengan dana pinjaman/hibah luar negeri adalah:
Undang – undang No. 6 tahun 1983 tentangKetentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan dan telah direvisi dengan Undang – undang No. 16 tahun 2000. Undang - undang No. 7 tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan dan telah direvisi dengan Undang – Undang No. 17 tahun 2000 Undang – undang No. 18 tahun 2000 tentang Perubahan Kedua atas Undang – undang No. 8 tahun 1983 mengenai PPN & PPn BM. Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 1995 perihal Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan (BM/BMT), Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan dalam rangka Pelaksanaan Proyek Pemerintah yang Dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar Negeri sebagaimna telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2001; Keputusan Menteri Keuangan Ri Nomor : 239 /KMK.01/1996 perihal Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 1995 tentang Bea Masuk Tambahan (BM/BMT), Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan dalam rangka Pelaksanaan Proyek Pemerintah yang Dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar Negeri sebagaimna telah diubah dengan Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor 486/KMK.04/2000; Surat Edaran Jenderal Pajak Nomor SE -19/PJ.53/1996 tanggal 4 Juni 1996 perihal Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Pnjualan atas Barang Mewah dalam rangka Pelaksanaan Proyek Pemerintah yang dibiayai dengan Hibah/Dana Pinjaman Luar negeri. Surat Edaran Bersama DJA, DJP dan DJBC Nomor SE-64/A/71/0596; SE-32/PJ/1996; SE-19/BC/1996 tanggal 13 Mei 1996 perihal pedoman Pelaksanaan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 239/KMK.01/1996 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 42 tahun 1995 tentang Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, PPN, dan PPnBM dan PPh dalam rangka pelaksanaan proyek pemerintah yang dibiayai dengan hibah atau dana pinjaman luar negeri.
Di dalam proses penarikan/pencairan dana baik dari APBN Rupiah Murni atau APBN PHLN, dan di dalam penyusunan kontrak atau SPK perlu diperhatikan perhitungan pajak dan penyediaannya dalam kontrak/SPK. Peraturan di bidang perpajakan khususnya perpajakan atas kontrak/SPK yang didanai dari PHLN akan diperhatikan oleh Kasatker sebagai pengguna anggaran dalam badan pelaksana. Aspek perpajakan yang perlu diperhatikan adalah: a. Pajak yang terkait pembayaran, yaitu Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penjualan Barang Mewah (PPnBM), Bea Masuk/Bea Masuk Tambahan (BM/BMT) dan Pajak Penghasilan (PPh). b. Secara umum, PPN, PPnBM dan BM/BMT merupakan unsur biaya di dalam kontrak sehingga menjadi beban pengguna barang/jasa. Biaya untuk PPN, PPnBM dan BM/BMT harus disediakan dananya di dalam DIPA. Sebaliknya, PPh bukam merupakan komponen biaya dalam kontrak sehingga menjadi beban penyedia barang/jasa. c. Untuk pembayaran/penarikan dana dari kontrak yang seluruhnya atau sebagian dibiayai dari PHLN, PPh tidak dipungut.
158
9.5.5
Mekanisme Pembayaran Beban APBN Pada saat ini, cara penarikan/pencairan dana yang bersumber dari APBN mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan No. No. 190/PMK.05/2012 tanggal 29 November 2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan APBN. Dalam pencairan dana pengeluaran negara dikenal 2 mekanisme pembayaran, yaitu mekanisme pembayaran langsung kepada pihak ketiga (LS) dan melalui Uang Persediaan (UP). Mekanisme LS menyalurkan pencairan dana dari Bendahara Umum Negara (BUN) kepada pihak ketiga sebagai penerima hak tagih kepada negara atas prestasi/kemajuan pekerjaan yang telah diselesaikan dari pemberi pekerjaan (Kementerian/satuan kerja (satker)). Mekanisme UP yaitu melakukan pembayaran kepada penerima hak tagih melalui bendahara pengeluaran masing-masing satker. Dalam hal penggunaan mekanisme UP, bendahara pengeluran terlebih dahulu mengajukan permintaan uang muka kerja (UP) kepada Kuasa BUN (KPPN).
9.5.5.1
Mekanisme Pembayaran Langsung (LS) Non Belanja Pegawai Sesuai dengan kategori dan persyaratan pinjaman EINRIP maka tidak terdapat pembayaranpembayaran untuk akun belanja pegawai. Pembayaran hanya dilakukan untuk non belanja pegawai meliputi belanja modal jalan dan jembatan (Civil Works), belanja jasa konsultan (PAS, RSC dan PMSC) dan belanja barang (untuk operasional PMU). Pembayaran langsung adalah pembayaran yang dilakukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) kepada yang berhak berdasarkan SPM-LS yang diterbitkan oleh KPA sesuai dengan bukti pengeluaran yang sah. Pembayaran atas beban APBN tidak boleh dilakukan sebelum barang/jasa diterima, pembayaran menggunakan mekanisme LS (selain pembayaran gaji) menuntut prestasi terlebih dahulu kemudian dilakukan pembayaran Oleh KPPN selaku Kuasa BUN. Karena itu diharapkan seluruh pencairan dana dalam rangka pengeluaran negara dilakukan melalui mekanisme pembayaran ini. Dengan demikian pembayaran atas hak tagih kepada negara dipastikan langsung diterima oleh penerima hak yang telah menyelesaikan pekerjaannya. Pembayaran langsung kepada yang berhak umumnya didahului dengan tahapan sebagai berikut: a.
Pembuatan Komitmen / Perikatan Pejabat Pembuat Komitment (PPK) melaksanakan rencana kerja yang ditetapkan dalam DIPA dengan melakukan proses pengadaan barang/jasa sampai dengan ditandatanganinya kontrak pengadaan barang/jasa dengan pihak ketiga. Untuk mengetahui tingkat penyelesaian kontrak barang/jasa oleh pihak ketiga, harus dilakukan pemeriksaan terhadap tingkat kemajuan proyek yang ditunjuk oleh PPK. Hasil pemeriksaan tersebut dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan yang dilengkapi dengan pernyataan kesaksian atas prestasi kerja yang telah diselesaikan.
b.
Pengajuan Tagihan dari Penerima Hak (Bendahara/Kontraktor/Konsultan) Penerima hak mengajukan tagihan (invoice) kepada negara atas komitmen berdasarkan buktibukti yang sah untuk memperoleh pembayaran (Kuitansi, Daftar Hadir, IPC, Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan,dll). Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan kontraktor teridiri dari tagihan uang muka dan tagihan untuk pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan (tagihan pembayaran pekerjaan dalam Interim Payment Certificate/IPC). Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan konsultan terdiri dari dua jenis, yaitu Tagihan Uang Muka dan Tagihan untuk Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan. Tagihan atas hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari tagihan langsung personil (Remuneration), dan tagihan non personil serta kegiatan lainnya yang terdiri dari duty travel, office equipment, office operational, rental expenses, reporting, training dll.
c.
Pembuatan Surat Permintaan PembayaranLangsung (SPP LS) Berdasarkan Berita Acara Hasil Pemeriksaan Penyelesaian Pekerjaan, pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan menyampaikan SPP kepada Pejabat Pembuat Surat Perintah Membayar (PPSPM). SPP dilengkapi dengan: 1) 2)
Dokumen kontrak/SPK (Surat Perjanjian Kontrak), Kuitansi tagihan yang disetujui oleh PPK
159
3)
4) 5) 6) 7) 8) 9) d.
Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan yang berisi identitas pekerjaan, nomor dan tanggal kontrak, lokasi pekerjaan, nilai kontrak, nomor dan tanggal DIPA, tahap penyelesaian pekerjaan, dan rekomendasi pembayaran hak/tagihan atas penyelesaian pekerjaan. Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan. Berita Acara Pembayaran Faktur pajak yang dilampiri dengan SPP Jaminan Bank (untuk uang muka dan/atau uang yang ditahan). Dokumen lain yang dipersyaratkan dalam kontrak yang sebagian/seluruhnya bersumber dari PHLN. Ringkasan kontrak yang dibuat sesuai dengan ketentuan.
Pembuatan Surat Perintah Membayar Langsung(SPMLS) Pejabat yang berwenang menerbitkan SPM (PPSPM) melakukan pengujian/pemeriksaan atas SPP berikut lampirannya untuk mengetahui: a) b)
Keabsahan dokumen lampiran Ketersediaan pagu anggaran yang tersedia pada Mata Anggaran Keluaran (MAK) yang sesuai dalam DIPA. c) Kesesuaian hasil pekerjaan dengan rencana kerja dalam DIPA. d) Kebenaran hak tagihdari pihak ketiga (menyangkut nama yang berhak menerima pembayaran, nilai tagihan, ketepatan atas jadwal waktu pembayaran untuk memastikan bahwa tagihan belum kadaluarsa) e) Pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator kinerja yang tercantum di dalam DIPA atau spesifikasi teknis di dalam kontrak. Apabila SPP berikut dokumen lampirannya dinyatakan memenuhi syarat, oleh pejabat yang berwenang menguji/menerbitkan SPM LS menyampaikannya kepada kantor KPPN yang ditunjuk. SPM LS tersebut dilampiri dokumen berikut: a) b) c)
d) e)
Resume Kontrak/ SPK atau daftar nominatif perjalanan dinas. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB). Faktur Pajak disertai SPP yang telah ditandatangani oleh pejabat penandatangan SPM dan wajib pajak (termasuk pajak yang tidak dipungut/ditanggung pemerintah untuk beban PHLN). Lampiran SPP asli disimpan oleh KPA/Pembuat SPM Jaminan Bank (untuk uang muka dan/atau uang yang ditahan) Peraturan Dirjen Perbendaharaan (dan perubahannya) mengenai tata cara pencairan dana loan. Khusus untuk SPM LS dalam rangka pembayaran jaminan uang muka atas perjanjian/kontrak, dilampiri juga dengan :
Asli Surat Jaminan Uang Muka; Asli Surat Kuasa Bermaterai cukup dari PPK kepada Kepala KPPN untuk mencairkan jaminan; dan Asli konfirmasi tertulis dari pimpinan bank atau perusahaan penerbit Jaminan Uang Muka. Khusus untuk penyampain SPM-LS atas beban PHLN, juga dilampiri dengan Faktur Pajak
Hal yang perlu diperhatikan terkait petunjuk penyusunan SPM atau input data pada program aplikasi SPM yang bersumber dari loan EINRIP adalah : i.
Sumber Dana :
ii. iii.
160
Pinjaman Luar Negeri yaitu untuk pembayaran yang dananya berasal dari AusAID. Jumlah yang dibayar harus sesuai porsi yaitu 89% dari total tagihan (nilai fisik). Rupiah Murni Pendamping yaitu untuk dana pendamping yang berasal dari Pemerintah Indonesia. Jumlah yang dibayar adalah 11% dari nilai fisik ditambah PPN 10%.
Cara Penarikan (CP) : Rekening Khusus. Nomor Register Pinjaman : 21594001
Gambar 9-3 Mekanisme Penerbitan SPM Non Belanja Pegawai
PANITIA/ PEJABAT PENGADAAN
2
1
PENERIMAAN HAK/ REKANAN
5
KPA/PPK
3
PPSM
4
BENDAHARA PENGELUARAN
6
7
KPPN
9
BANK OPERASINAL
BANK TUJUAN 8
Keterangan : 1) Penerima Hak/Rekanan menyerahkan barang dan/atau mengajukan kuitansi atau tagihan yang dilengkapi dokumen pendukung yang syah Kepada Pejabat/Panitia Pengadaan. 2) Pejabat/Panitia Pengadaan menyampaikan kuitansi dan/atau Berita Acara Serah Terima Barang/Pemeriksaan Pekerjaan kepada KPA/PPK. 3) PPK/KPA menyetujui pembayaran melalui Berita Acara Serah Terima Barang/ Pembayaran. 4) Bendahara membuat dan menyampaikan SPP kepada KPA/PPK. 5) PPK/KPA menyampaikan SPP kepada PPSPM 6) PPSPM menguji SPP dan menerbitkan SPM dan menyampaikan kepada KPPN (lembar kesatu dan kedua) 7) KPPN menguji SPM dan menerbitkan SP2D kepada: · Bank Operasional (lembar kesatu) · KPA/PPK (lembar kedua) 8) Bank Operasional memindahbukukan ke rekening penerima pada bank tujuan. 9) Bank Operasional memberitahukan adanya pemindahbukuan penerimaan kepada Pihak ketiga/rekanan. e.
Pembayaranoleh KPPN. KPPN setelah menerima SPMLS dari KPA, KPPN melakukan pengujian substansi dan pengujian formal atas SPM LS beserta lampirannya. Apabila SPM LS tersebut dinyatakan memenuhi syarat, maka KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kepada Bank Operasional terkait untuk memindahbukukan dari rekening KPPN ke Rekening Rekanan/Rekening Bendahara. SPM LS yang tidak memenuhi syarat akan dikembalikan kepada pembuat SPM. KPPN tidak dapat menerima SPM dan tidak dapat menerbitkan SP2D apabila satuan kerja belum menyampaikan data perjanjian/kontrak beserta ADK (Arsip Data Komputer) untuk pembayaran melalui SPM-LS kepada penyedia barang/jasa
161
9.5.5.2
Pembayaran melalui Uang Persediaan (UP) – Untuk Kategori IOC 1.
Uang Persediaan Uang Persediaan (UP) merupakan uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang bersifat daur ulang (revolving) diberikan kepada Bendahara Pengeluaran hanya untuk membiayai kelancaran kegiatan operasional kantor sehari-hari yang tidak dapat dilakukan melalui pembayaran langsung (LS).Adapun prosedur untuk memperoleh UP adalah sebagai berikut: a. UP digunakan untuk keperluan membiayai kegiatan operasional sehari-hari Satker dan membiayai pengeluaran yang tidak dapat dilakukan melalui mekanismePembayaran LS. b. UP merupakan uang muka kerja dari Kuasa BUN kepada Bendahara Pengeluaran yang dapat dimintakan penggantiannya (revolving). c. Pembayaran dengan UP yang dapat dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran/BPP kepada 1 (satu) penerima/ penyedia barang/jasa paling banyak sebesar Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) kecuali untuk pembayaran honorarium dan perjalanan dinas. d. Pada setiap akhir hari kerja, uang tunai yang berasal dari UP yang ada pada Kas Bendahara Pengeluaran/BPP paling banyak sebesar Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). e. UP dapat diberikan untuk pengeluaran-pengeluaran:
Belanja Barang
Belanja Modal
Belanja Lain-lain.
f.
Bendahara Pengeluaran melakukan penggantian (revolving) UP yang telah digunakan sepanjang dana yang dapat dibayarkan dengan UP masih tersedia dalam DIPA. g. Penggantian UP dilakukan apabila UP telah dipergunakan paling sedikit 50% (lima puluh persen). h. Setiap BPP mengajukan penggantian UP melalui Bendahara Pengeluaran, apabila UP yang dikelolanya telah dipergunakan paling sedikit 50% (lima puluh persen). Pengeluaran EINRIP yang dapat dibayarkan melalui mekanisme Uang Persediaan yaitu untuk kategori IOC. Pemberian UP diberikan paling banyak: a. Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP sampai dengan Rp. 900.000.000 (sembilan ratus juta rupiah); b. Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP diatas Rp. 900.000.000 (sembilan ratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus juta rupiah); c. Rp.200.000.000 (dua ratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP diatas Rp. 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus juta rupiah) sampai dengan Rp.6.000.000.000 (enam miliar rupiah); atau d. Rp.500.000.000 (lima ratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP diatas Rp. 6.000.000.000 (enam miliar rupiah). Pengajuan UP harus dilampiri : a. Surat Pernyataan UP (sesuai dengan Lampiran Peraturan Menteri Keuangan No. PMK 190/2012) b. Copy Berita Acara Rekonsiliasi Desember sebelum tahun berjalan; c. Copy LPJ Bendahara Desember sebelum tahun berjalan; d. Copy Surat Konfirmasi DIPA tahun Anggaran yang sedang berjalan. 2.
Tambahan Uang Persediaan (TUP)
162
KPA dapat mengajukan permintaan TUP untuk kebutuhan melebihi waktu 1 (satu) bulan dengan pertimbangan kegiatan yang akan dilaksanakan memerlukan waktu melebihi 1 (satu) bulan. TUP harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 1 (satu) bulan dan dapat dilakukan secara bertahap.
3.
Sisa TUP yang tidak habis digunakan harus disetor ke Kas Negara paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah batas waktu pengajuan pertanggungjawaban TUP. (SPM-PTUP)
Ganti Uang Persediaan (GUP) PPK menerbitkan SPP-GUP untuk pengisian kembali UP. Penerbitan SPP-GUP dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagai berikut: Daftar Rincian Permintaan Pembayaran; Bukti pengeluaran; SSP yang telah dikonfirmasi KPPN; dan faktur pajak (jika ada) Sisa dana dalam DIPA yang dapat dilakukan pembayaran dengan UP minimal sama dengan nilai UP yang dikelola oleh Bendahara Pengeluaran.Berita Acara Pembayaran (BAP) Salah satu persyaratan pembayaran adalah Berita Acara Pembayaran (BAP) yang ditandatangani oleh kedua belah pihak yang menandatangani kontrak. Berita Acara Pembayaran (BAP) mengandung beberapa informasi penting yang berkaitan dengan pembayaran atas beban PHLN atau beban pendampingnya. Informasi yang tertuang dalam Berita Acara Pembayaran terdiri dari: a. Data Umum 1. No dan tanggal dokumen pelaksanaan anggaran. 2. Nilai, tanggal, dan nomor kontrak (termasuk adendum) 3. Uraian pekerjaan yang dimintakan pembayaran 4. Nomor PHLN. 5. Nomor Persetujuan PPHLN (No Objection Letter). 6. Kode dan uraian kategori 7. Porsi Pembebanan PHLN. 8. Pembayaran uang muka yang telah dilakukan 9. Pembayaran angsuran yang telah dilakukan. b. Data Permintaan Pembayaran. 1. Nilai pekerjaan sampai dengan BAP yang diajukan (Net). 2. Nilai pekerjaan sampai dengan BAP yang lalu (Net). 3. Nilai pekerjaan yang diminta dalam BAP (Net). 4. Potongan – potongan terdiri dari: Uang retensi/jaminan. Pengembalian uang muka. 5. Pembayaran fisik dalam BAP yang diajukan (net). 6. PPN dari nilai fisik dalam BAP yang diajukan. 7. Pembayaran BAP yang diminta (brutto). 8. Rincian sumber pembiayaan: Fisik porsi PHLN. Fisik porsi Pendukung. PPN porsi PHLN yang “tidak dipungut” PPN porsi pendamping yang “dipungut” c. Rekapitulasi pembayaran kontrak. Data ini mengandung informasi tentang: 1. Nilai kontrak (termasuk adendum). 2. Pembayaran sampai dengan BAP yang lalu. 3. Pembayaran yang diminta dalam BAP. 4. Pembayaran sampai dengan permintaan pembayaran dalam BAP. 5. Sisa kontrak 6. Nomor Rekening Bank dan pihak yang menerima pembayaran 7. Tanda tangan semua pihak.
163
9.6 9.6.1
Laporan Pemantauan Keuangan Pinjaman EINRIP AIPRD L-002 (Financial Monitoring Report) Dasar Laporan Pemantauan Keuangan (FMR) EINRIP AIPRD-L002 Penyusunan laporan keuangan EINRIP harus mengacu pada ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
Perjanjian Pinjaman Proyek antara Pemerintah Australia (Commonwealth of Australia)dan Pemerintah Indonesian pada “An Agreement for Concessional Loan Financing of National Road and Bridge Improvement Works under the EINRIP”, 7 September 2007. Disbursement Letter (Surat Pencairan Dana) untuk pembiayaan EINRIP No. AIPRD-L002, Additional Instructions: Disbursement”, tanggal 6 Desember 2007 Petunjuk Pelaksanaan Pencairan Dana untuk Pembiayaan Proyek dengan Pinjaman AIPRD, 1 September 2006. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 13/PB/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyaluran dan Pencairan Dana Pinjaman Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP) AIPRD-L002 dan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 42/PB/2011 tentang Perubahan atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No. 13/PB/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyaluran dan Pencairan Dana Pinjaman Eastern Indonesia National Road Improvement Project (EINRIP) AIPRD-L002
Sesuai ketentuan-ketentuan diatas, Pemerintah Indonesia (Direktorat Jenderan Bina Marga sebagai badan pelaksana pinjaman EINRIP yang didanai AusAID) harus menyiapkan laporan keuangan dalam bentuk Financial Monitoring Report/ FMR)dengan format yang disetujui oleh AusAID, yang memadai dan mencerminkan kegiatan, sumber dana dan pengeluaran dalam pelaksanaan kegiatan EINRIP. Financial Monitoring Report (FMR) adalah laporan keuangan yang memiliki ciri: a. b. c. d.
Laporanyang disusun per triwulan yaitu Januari-Maret; April-Juni; Juli-September; dan OktoberDesember. Laporan yang menggunakan format yang telah disetujui oleh Pemberi Pinjaman (AusAID). Laporanharus disampaikan kepada AusAID paling lambat 30 hari setelah akhir triwulan yang bersangkutan. Laporan Pendukung Pengisian Rekening Khusus Pengisian Rekening Khusus dilakukan setiap 3 bulan pada waktu yang sama dengan penyampaian FMR kepada AusAID dengan jumlah pengisian sesuai perkiraan penyerapan dana (forecast) selama 6 bulan ke depan.
Pemerintah Indonesia memiliki tugas : 1) 2)
3) 4)
9.6.2 9.6.2.1
Financial Monitoring Report (FMR) Prinsip Dasar FMR 1.
2.
164
Memelihara laporan dan catatan transaksi keuangan dalam kaitannya dengan butir a), laporan dan catatan terpisah yang mencerminkan pengeluaran yang bersangkutan. Menyimpan semua dokumen (kontrak, surat perintah kerja/pesanan, rekening, kuitansi dan dokumen lain) yang membuktikan pengeluaran bersangkutan sampai sekurang – kurangnya satu tahun setelah AusAID menerima laporan audit untuk tahun anggaran di mana penarikan dana terakhir dibuat. Membiarkan perwakilan AusAID untuk menguji laporan tersebut. Menjamin agar laporan dan catatan tersebut disertakan dalam audit tahunan seperti disebutkan dalam butir (2) dan laporan audit tersebut berisi opini – opini terpisah dari auditor mengenai apakah statement of expenditure (SOE) atau laporan yang memenuhi jadwal 1 perjanjian pinjaman yang dikirimkan selama tahun anggaran dapat dipercaya untuk mendukung penarikan dana terkait.
FMR adalah laporan keuangan yang berguna untuk memonitor informasi-informasi penting : Apakah sumber dan penggunaan dana telah benar? Apakah pelaksanaan proyek sudah sesuai dengan perencanaan? Apakah anggaran biaya proyek tidak melebihi anggaran dalam perjanjian pinjaman? FMR merupakan alat monitoring kemajuan fisik dan proses pengadaan, untuk menjamin konsistensi antara kemajuan fisik dan keuangan.
3.
9.6.2.2
FMR merupakan alat monitoringketerkaitan antara pengeluaran proyek dengan kemajuan fisik, sehingga pengelolaan keuangan dapat berjalan sesuai dengan kemajuan fisik yang dicapai di lapangan.
Keterkaitan FMR dengan Penarikan Dana/ Pengisian Rekening Khusus Hal pokok keterkaitan antara FMR dan Penarikan/Pengisian Dana Reksus adalah sebagai berikut:
9.6.2.3
FMR menginformasikan dana loan yang telah membebani Reksus dengan status eligible, backlog dan backlog ineligible. Perkiraan penyerapan dana (Project Cash Forecast) selama 6 bulan yang menjadi acuan dalam proses pengisian (replenishment) rekening khusus. Kelebihan perhitungan Project Cash Forecast akan mengakibatkan kurang efektifnya dana dalam rekening khusus (idle money). Kerendahan perhitungan project cash forecast akan mengakibatkan saldo rekening khusus tidak cukup/kosong sehingga SP2D-Reksus akan dibebankan ke Rekening Antara Bank Indonesia, dan harus melalui mekanisme penggantian dana talangan (reimbursement).
Bentuk dan Muatan FMR Bentuk dan muatan Financial Monitoring Report adalah sebagai berikut : 1)
2) 3) 9.6.2.4
Sumber dana dan penggunaan dana selama periode yang dilaporkan, yang menunjukkan penyediaan dana pinjaman secara terpisah dan juga menjelaskan perbedaan antara realisasi dan rencana penggunaan dana tersebut. Kemajuan fisik secara kumulatif untuk periode yang dilaporkan, dan menjelaskan perbedaan antara realisasi dengan perencanaannya di dalam pelaksanaan proyek. Status pengadaan dilaporkan pada akhir periode yang dilaporkan.
Jenis Formulir FMR FMR terdiri dari beberapa formulir yang harus disiapkan oleh PMU dan Badan Pelaksana sebagai berikut: a. Formulir FMR 1. Laporan Keuangan • • • • • • •
Form 1-A : Sumber Dana dan Penggunaan Dana Form 1-B : Penggunaan Dana Kumulatif berdasarkan Kegiatan Proyek Form 1-B1 : Penggunaan Dana Proyek berdasarkan Kategori Form 1-C : Project Cash Forecast Form 1-D : Pernyataan Kegiatan Rekening Khusus Form 1-E : Status Pengeluaran dan Penarikan Dana Pinjaman Form 1-F : Lembar Ringkasan Pembayaran
2. Laporan Kemajuan Proyek • Form 2 : SatuanKeluaran Kegiatan Proyek 3. Manajemen Pengadaan • • • • •
Form 3-A : Pemantauan Proses Pengadaan untuk Pekerjaan & Barang Form 3-B : Pemantauan Proses Pengadaan untuk Jasa Konsultan Form 3-C : Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Pekerjaan & Barang Form 3-D : Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Jasa Konsultan Form 3-E : Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Tambahan Biaya Operasional
b. Formulir yang dibuat oleh Satker 1. Laporan Keuangan: • • • •
Form 1-A Form 1-B Form 1-B1 Form 1-C
: : : :
Sumber Dana dan Penggunaan Dana Penggunaan Dana Kumulatif berdasarkan Kegiatan Proyek Penggunaan Dana Proyek berdasarkan Kategori Project Cash Forecast
165
• Form 1-F
: Lembar Ringkasan Pembayaran
2. Laporan Kemajuan Fisik Proyek: • Form 2
: Satuan Keluaran Kegiatan Proyek
3. Laporan Manajemen Pengadaan: • Form 3-C : Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Pekerjaan & Barang (untuk Satker Pekerjaan) • Form 3-D : Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Jasa Konsultan (untuk Satker Jasa Konsultan) Dengan mempertimbangkan batas waktu penyampaian FMR ke AusAID adalah 30 hari, Satker diharapkan untuk menyampaikan laporan FMRnya kepada PMU/PMSC sekurang – kurangnya 15 hari setelah akhir triwulan yang berlaku, dan menyampaikan 1 (satu) salinan FMR tersebut ke RSC. c. Formulir yang dibuat oleh PMU/PMSC 1. Laporan Keuangan: • • • • • • •
Form 1-A Form 1-B Form 1-B1 Form 1-C Form 1-D Form 1-E Form 1-F
: : : : : : :
Sumber Dana dan Penggunaan Dana Penggunaan Dana Kumulatif berdasarkan Kegiatan Proyek Penggunaan Dana Proyek berdasarkan Kategori Project Cash Forecast Pernyataan Kegiatan Rekening Khusus Status Pengeluaran dan Penarikan Dana Pinjaman Lembar Ringkasan Pembayaran
2. Laporan Kemajuan Proyek • Form 2
: SatuanKeluaran Kegiatan Proyek
3. Laporan Manajemen Pengadaan • • • • •
Form 3-A Form 3-B Form 3-C Form 3-D Form 3-E
: : : : :
Pemantauan Proses Pengadaan untuk Pekerjaan & Barang Pemantauan Proses Pengadaan untuk Jasa Konsultan Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Pekerjaan & Barang Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Jasa Konsultan Laporan Pembelanjaan Kontrak untuk Tambahan Biaya Operasional
9.6.2.5 Backlog FMR menginformasikan pembayaran-pembayaran yang dikategorikan backlog. Backlog adalah pengeluaran SP2D yang telah membebanai reksus atau rekening sementara tapi belum diajukan pertanggungjawabannya kepada lender (AusAID) yang disebabkan tidak memenuhi syarat sebagaimana ketentuan pembayaran dalam Project Loan Agreement dan Disbursement Letter serta Dokumen Kontrak. Backlog dalam rekening khusus EINRIP diakibatkan antara lain : 1. SP2D yang tercatat dalam Reksus tapi SP2D dari Satker belum diterima. 2. Nilai SP2D-Reksus tidak sama dengan dengan yang tercatat dalam Reksus (nilai SP2D ≠ nilai Rekening Khusus). 3. SP2D dengan porsi pembayaran yang tidak sesuai dengan ketentuan: o Civil Works, Goods dan IOC : AusAID 89% dan Pemerintah Indonesia 11%); o Implementation Support (Consultant Services) : AusAID 100% dan Pemerintah Indonesia 0%; 4. SP2D sudah diterbitkan tapi belum memperoleh NOL dari AusAID sebagaimana disyaratkan dalam Kontrak. 5. Nilai SP2D untuk pembayaran eksalasi yang mengakibatkan jumlah total pembayaran melebihi nilai kontrak. Hal ini disebabkan belum memperoleh NOL dari AusAID atas perubahan kontrak (VO). 6. SP2D untuk pembayaran retensi yang belum diterbitkan Taking Over Certificate.
166
7.
SP2D untuk Rupiah Murni Pendamping (RMP) tapi tercatat dalam Reksus (akibat dari kesalahan Satker dalam memproses SPM). SP2D yang tercatat dalam Reksus tapi bukan pembayaran paket-paket EINRIP.
8.
Apabila terdapat SP2D yang dikategorikan Backlog Ineligible, maka dapat diselesaikan dengan : o
EA dapat menunjukan dokumen yang mendukung bahwa pengeluaran SP2D tersebut dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjadi pengeluaran eligible; Pemerintah Indonesia (GOI) harus mengembalikan (refund) ke AusAID atau ke rekening khusus yang bersangkutan. Pemerintah Indonesia mengisi deposit dalam reksus sejumlah pengeluaran ineligible tersebut.
o o 9.6.2.6
Instansi Terkait yang akan Memerlukan FMR Instansi yg memerlukan FMR antara lain :
9.6.3
AusAID sebagai pemberi pinjaman; Direktorat Jenderal Bina Marga sebagai Badan Pelaksana; Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Departemen Keuangan sebagai peminjam; BPKP, Inspektorat Jenderal Pekerjaan Umum sebagai auditor; dan Satuan Kerja (Satker) sebagai Pengguna Anggaran.
Financial Management Information System (FMIS) Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan - Financial Management Information System(FMIS) EINRIP adalah program aplikasi yang dibuat oleh Project Management Unit (PMU) yang berfungsi untukmempercepat proses pengolahan data secara akurat, mempermudah proses perencanaan, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan keuangan (FMR) dan menjamin keamanan file. Berkaitan dengan penyusunan FMR, FMIS dapat memberikan manfaat antara lain :
Memudahkan dalam menghitung perkiraan kebutuhan dana (cash forecast) Memudahkan dalam mencocokan atau rekonsiliasi data rekening khusus. Memudahkan dalam menyusun laporan keuangan (FMR). Memudahkan dalam memantau dan mengevaluasi proses pelelangan, pembayaran, dan kemajuan fisik.
Secara umum, proses (alir) FMIS ditunjukan pada gambar dibawah ini : Gambar 9-4 Proses (alir) FMIS
SATKER
SPM/SP2D, Contract, Cash Forecast
Kementerian Keuangan
Reksus
FMIS
FMR
PMU/ Binamarga
Physical Progress
PMSC/RSC
Satker yaitu pihak yang mengelola data kontrak, pembayaran dan perkiraan anggaran/kebutuhan dana Kementerian Keuangan (Dir. PKN) yaitu pihak yang mengelola data Reksus (Special Account)
167
PMSC/RSC yaitu pihak yang mengelola data rencana dan kemajuan fisik PMU yaitu pihak yang mengevaluasi data dan laporan satker dan mengelola laporan (FMR) konsolidasi
Program FMIS yang ada saat ini terdiri dari dua model, pertama spesifikasi untuk PMU sebagai pengelola ditingkat pusat (admin) dan kedua spesifikasi untuk satker sebagai pelaksana kegiatan (user). Untuk memahami tata cara pengoperasian FMIS telah disediakan User Manua), baik spesifikasi untuk PMU maupun Satker. 9.6.3.1
Proses Pengoperasian Program FMIS Proses FMIS oleh satker dimulai dari pengisian data, pengecekan/validasi data, pencetakan laporan dan pengiriman data, baik hard copy maupun soft copy melalui email ke PMU. Sedangkan proses oleh PMU dimulai dengan men-download file yang dikirim satker, memvalidasi data, pencocokan data satker dengan reksus dan pencetakan data. Untuk lebih jelasnya, proses pengoperasian FMIS ditunjukan pada gambar dibawah ini.
168
Gambar 9-5 Diagram Alir Pengoperasian FMIS
SATKER
PMU
Mulai
Mengumpulkan Data
Periksa Data
[email protected] atau [email protected]
Konfirmasi dan koreksi
Benar ?
Mamasukan/ Pmetahiran
Buat Perkiraan Kas
Unduh lampiran dari email
Impor file
Data Rek. Khusus
Masukan Data Rek. Khusus
Benar ?
Ekspor Data
Buat FMR Satker Form 1A,1B,1C, 1F,2,3A dan 3C
FMR Satker Form 1A,1B,1C, 1F,2,3A dan 3C
Rekonsiliasi
Buat FMR Konsolidasi
FMR Konsolidasi
Selesai
Proses Pengelolaan FMIS oleh Satker meliputi : a. Mengumpulkan data SPM & SP2D, progress fisik, kontrak & addendum b. Mengecek dan memvalidasi data, termasuk data periode c. Masukan Data meliputi data kontrak atau addendum, SPM & SP2D, progress fisik, dan cash forecast. Bila terjadi koreksi data dari PMU harus melakukan update data. d. Melakukan Ekspor Data (file .db menjadi .txt) meliputi data kontrak/addendum, SPM & SP2D, progress fisik dan cash forecast. Export data dilakukan minimal satu kali dalam sebulan walaupun tidak terdapat penambahan atau pun perubahan data. Ekspor data terakhir untuk satu bulan harus dilakukan pada akhir bulan e. Mencetak laporan (FMR SATKER) dalam bentuk print out dan file PDF (Form 1A, 1B, 1C,1F, 2,3A dan 3C) f. Mengirim hasil ekspor data, FMR format PDF (print out) serta hasil scan data SPM, SP2D, BA Pembayaran dan IPC/MC ke Pusat/PMU melalui e-mail ([email protected] atau [email protected]) dalam bentuk filecompress (Winrar). Pengiriman data dalam setiap bulan minimal dilakukan satu kali walaupun tidak ada data tambahan, tanggal akhir
169
pengiriman dalam setiap bulannya pada awal bulan (tgl 1-5). Jika setelah tanggal tersebut terdapat perbaikan data maka dikirim kembali hasil perbaikannya. Proses pengelolaan FMIS oleh PMU meliputi : a. Mengunduh (down Load) file yang dikirim dari Satker-satker dari e-mail ([email protected] [email protected]) b. Mengimpor data-data dari SATKER (Kontrak, SPM/SP2D, progress fisik dan cash forecast) ke dalam database FMIS c. Melakukan pengecekan dan validasi data pada masing-masing paket dan memberikan informasi/konfirmasi untuk segera memperbaiki/mengirim file export melalui email ke SATKER apabila terdapat kesalahan data atau belum mengirimkan file export d. Mengumpulkan data dan menginput data Special Account, melakukan validasi data SP2D dari satker. e. Rekonsiliasi data SP2D dengan Special Account f. Membuat FMR Konsolidasi Untuk lebih jelasnya dapat dibaca petunjuk manualnya 9.6.3.2
Jenis dan Sumber Data Data yang dibutuhkan antara lain Data Pengadaan (Procurement), Data Kontrak dan Addendum Kontrak, Data Pembayaran(SPM, SP2D, BA Pembayaran, Pajak dan IPC/MC, Data Rencana dan Kemajuan Fisik, Data Rekening Khusus BI dan Rencana Penyerapan 3-6 bulanan Tabel berikut ini menunjukan jenis dan sumber data yang dibutuhkan dalam pengelolaan FMIS : Tabel 9-4 Kategori Pembiayaan dan Persentase Pinjaman EINRIP AIPRD-L002 No.
Sumber Data
Keterkaitan dengan FMIS/FMR
1
Data Pengadaan (Procurement)
PMU/PAS/Satker
Untuk pengisian menu ‘Procurement Process’ dan tercatat dalam Form 3A dan 3B.
2
Data Kontrak dan Addendum Kontrak
PMU/Satker
Untuk pengisian menu ‘Procurement Process’ dan tercatat dalam Form 1F, 2 dan 3C/3D
3
Data Pembayaran(SPM, SP2D, BA Pembayaran, Pajak dan rekap IPC)
Satker
Untuk pengisian menu ‘Payment’ dan tercatat pada form 1A, 1B, 1B-1, 1F, 2, 3C/3D/3E
4
Data Rencana dan Kemajuan Fisik
RSC/Satker
Untuk pengisian menu ‘Plan/Progress’ fisik dan tercatat pada form 2
Data Rekening Khusus BI
Dit. Pengelolaan Kas Negara (PKN) Kementerian Keuangan
Untuk pengisian menu ‘BI Statement’ dan tercatat pada form 1B-1, 1D, 1E, 1F, 3C/3D/3E. Data ini hanya untuk PMU dan diinput pada FMIS PMU (Pusat),
6
Rencana Penyerapan 3-6 bulanan
Satker/RSC
Untuk pengisian menu ‘Cash Forecast’ dan tercatat dalam form 1A dan 1C
7
DIPA
Satker/PAN
Untuk pengisian menu DIPA dan tercatat dalam form DIPA
8
Data Kategori dan Alokasi Loan
PMU
Untuk pengisian menu Project Cost and Financing dan tercatat dalam form 1E
5
170
Jenis Data
9.6.3.3
Tugas dan Tanggung Jawab Jawab Pengelola FMIS PMU Tugas dan tanggung jawab PMU meliputi : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Memberikan pelatihan FMIS pada satker Melakukan validasi dan verifikasi data yang diterima dari satker Mengumpulkan data Pengisian data Reksus BI dari Dit. PKNKementerian Keuangan Rekonsiliasidata Reksus dan SP2D yang dikirim oleh satker Mengevaluasi perkiraan cash forecast Menerima laporan FMR satker dan menyiapkan FMR Konsolidasi Melakukan backup data setiap akhir kwartal laporan FMR Melakukan impor data dari data ekspor yang dikirim oleh satker Mengevaluasi dan update (jika dibutuhkan) program FMIS Monitoring program FMIS agar dapat digunakan dengan baik oleh satker.
Satuan Kerja (Satker) a. b. c. d. e. f. g. h. 9.6.3.4
Tugas dan tanggung jawab Satker meliputi : Mengumpulkan data – data pengadaan,kontrak, fisik dan data pembayaran Melakukan verifikasi data. Memasukkan dan membetulkan data, jika ada masalah menghubungi PMU/PMSC. Mencetak laporan FMR satker Mengirimkan FMR ke pusat/PMU Mengirimkan Ekspor file, Transmisi ekspor file melalui e-mail ke pusat/PMU
Pelatihan Program FMIS. Pelatihan program FMIS (Satker) bertujuan agar para satker EINRIP memahami manajemen keuangan EINRIP dan cara pengoperasian program FMIS. Setelah mampu mengoperasikan program FMIS, para satker harus mengirim laporan keuangan (FMR) ke PMU dan pihak-pihak terkait lainnya sebagaimana ketentuan tentang pelaporan keuangan secara berkala. Materi pelatihan FMIS antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pemahaman Pengelolaan Keuangan EINRIP Penginstalan program aplikasi FMIS, Penyusunan rencana pengunaan angaran Masukan data fisik dan pembayaran Masukan data pembayaran Pencetakan dan pengiriman laporan
Syarat peserta pelatihan FMIS adalah para staf satker/PPK yang turut serta dalam pengeloalaan dan pelaporan keuangan.
9.7
Pelaporan dan Akuntabilitas dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2010 di mana garis besarnya diberikan dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 171/PMK.05/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Laporan Keuangan Pemerintah Pusat sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan No. 233/PMK.05/2011, penyiapan laporan keuangan harus mengacu pada Sistem Akuntansi Instansi (SAI). Sistem Akuntansi Instansi terdiri dari: 1. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) 2. Sistem Informasi Manajemen Akuntasi dan Barang Milik Negara - Management Information System and Government Owned Items Accounting(SIMAK-BMN) Untuk menjalankan Sistem Akuntansi ini, Kementerian Negara/Lembaga harus membentuk unit akuntansi yang terdiri dari:
171
1. 2. 3. 4.
Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (UAKPA) Unit Akuntansi Pendukung Pengguna Anggaran Wilayah (UAPPA-W) Unit Akuntansi Pendukung Pengguna Anggaran Eselon 1 (UAPPA-E1) Unit Akuntansi Pengguna Anggara (UAPA)
Untuk menjalankan sistem informasi manajemen akuntansi dan barang milik negara (SIMAK-BMN), Kementerian Negara/Lembaga harus membentuk unit akuntansi yang terdiri dari: 1. 2. 3. 4.
Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) Unit Akuntansi Pendukung Pengguna Barang Wilayah (UAPPB-W) Unit Akuntansi Pendukung Pengguna Barang Eselon 1 (UAPPB-E1) Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB)
Setiap Satuan Kerja/SNVT harus membentuk:
Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (UAKPA) Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB)
Laporan Keuangan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban atas pengelolaan keuangan pemerintah selama satu periode. Laporan keuangan meliputi: 1. 2. 3.
Laporan Realisasi Anggaran (LRA) yaitu laporan yang menjelaskan realisasi penerimaan, pengeluaran dan keuangan selama satu periode. Neraca merupakan laporan yang memberikan informasi keadaan keuangan pemerintah seperti asset, hutang dan ekuitas dana pada tanggal tertentu. Catatan Laporan Keuangan (CaLK) merupakan bagian terpisah dari laporan keuangan yang menyampaikan informasi tentang penjelasan laporan keuangan yang terbuka bagi umum.
Kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh UAKPA
No. 1 2 3 4 5 6 7 8
Kegiatan Pencatatan dokumen sumber: DIPA/SPM/SP2D/dsb. Mencetak register transaksi harian Menerima ADK BMN dari UAKPB dan menyampaikan data transaksi yang berlaku Mencetak dan melakukan verifikasi pada buku besar Mencetak LRA, mengirimkannya bersama ADK ke KPPN Rekonsiliasi dengan KPPN, membuat BAR, memperbaiki laporan jika perlu. Mencetak Neraca dan LRA, mengirimkannya bersama ADK ke UAPPA-W/UAPPA-E1 Menyusun CaLK dan SOR, mengirimkannya bersama LK ke UAPPA-W/UAPPA-E1
Kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh UAKPB
No. 1 2 3 4 5 6
Kegiatan Pencatatan dokumen sumber : SPM & SP2D, SP3, BAST, dsb Menyampaikan laporan BMN ke UAKPA Rekonsiliasi dengan fungsionaris UAKPA UAKPB melakukan pencocokan laporan BMN terhadap laporan keuangan Mencetak neraca dan LBMN, mengirimkannya bersama ADK ke UAPPB-W/UAPPB-E1 Menyusun CRB dan catatan atas barang milik negara dan SOR, mengirimkannya bersama LK ke UAPPB-W/UAPPB-E1
Hal – hal yang perlu dipertimbangkan dalam Pelaporan Sistem Akuntansi Instansi: Semua hal perlu dipertimbangkan, apakah pekerjaan yang dilaksanakan merupakan kontrak satu tahun atau beberapa tahun. Apabila merupakan kontrak satu tahun (satu periode/selesai dalam waktu satu tahun), pencatatan BMN dalam SIMAK-BMN dilaksanakan pada saat penyelesaian pekerjaan sehingga langsung merupakan asset definitive. Dalam hal kontrak beberapa tahun, pencatatan BMN dalam SIMAK BMN meliputi:
172
-
Pembayaran Uang Muka merupakan awal pencatatan tersebut sebagai Konstruksi Dalam Pekerjaan (KDP). Nilai KDP akan bertambah setiap ada pembayaran sertifikat bulanan – Monthly Certificate (MC) yang dicatat pada transaksi perkembangan KDP. Apabila suatu paket telah dibayar 100% dan PHO (Serah Terima Pekerjaan) telah dilakukan, maka total pembayaran kontrak/pekerjaan harus menjadi nilai barang milik negara sesuai dengan jenis aset (jalan/jembatan/bangunan, dsb) yang dicatat melalui Transaksi Penyelesaian Pembangunan.
Pengadaan Kendaraan: Kontrak – kontrak pekerjaan fisik maupun jasa konsultansi tidak mencantumkan pengadaan peralatan dan mesin (kendaraan dinas, dsb) karena pengadaan peralatan dan mesin tersebut memiliki kemungkinan tidak tercatat dalam Aset Peralatan dan Mesin BMN, tetapi akan dimasukkan ke dalam catatan aset jalan, irigasi dan jaringan pada kontrak pengadaan fisik atau aset berwujud (intangible) pada jasa konsultansi. Hal ini tidak sejalan dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 2006 dan Peraturan Menteri Keuangan No. 171/PMK.06/2007. Untuk mendukung kegiatan inventarisasi, Kepala Satker/PPK harus melakukan pemeliharaan dan keamanan dokumen BM/KN dan keamanan barang, baik secara fisik maupun administrasi termasuk opini sertifikat tanah. Hasil pekerjaan yang didanai dengan pinjaman EINRIP, harus menyerahkan inventarisasi barang dan As Built Drawing Jalan/Jembatan ke kantor Leger Jalan Ditjen Bina Marga. Untuk proyek – proyek yang melibatkan Jalan Nasional dan melakukan pembebasan tanah, sertifikat tanah yang asli harus diberikan kepada Sekretariat Ditjen Bina Marga dan proyek/paket yang sudah selesai harus diserahterimakan kepada Ditjen Bina Marga. 9.8
Auditing Perjanjian pinjaman mensyaratkan agar Pemerintah Indonesia harus mempunyai laporan keuangan yang diaudit oleh Auditor Independen dan diterima oleh AusAID, sesuai dengan peraturan di dalam Seksi 4.09 (b) Syarat – Syarat Umum AIPRD. Setiap audit dari laporan keuangan harus mencakup periode satu tahun kalender (Januari – Desember), dan kemudian untuk audit pertama harus meliputi periode antara tanggal perjanjian berlaku efektif sampai 31 Desember 2008. Laporan keuangan yang telah diaudit untuk periode ini harus disampaikan ke AusAID paling lambat 6 bulan setelah periode ini berakhir Audit-audit yang akan dilaksanakan dalam EINRIP adalah sebagai berikut: • • • •
Audit Laporan Keuangan Konsolidasi dilakukan oleh BPKP (Bidang Pengawasan Instasi Pemerintah Bidang Perekonomian) Audit Teknis oleh Inspektorat Jenderal Pekerjaan Umum Audit/Evaluasi Rencana Tindakan Anti Korupsi (Anti Corruption ActionPlan)oleh BPKP (Bidan Investigasi) Audit Teknis dan Finansial Independen (TFAC) oleh konsultan audit teknis dan finansial dibawah pengelolaan AusAID.
Kontraktor akan diaudit menurut syarat-syarat dalam kontrak. Audit oleh auditor independen disebutkan dalam Lampiran 14 (Mengingatkan Peserta Lelang untuk Pekerjaan Sipil). Menurut Undang-Undang Republik Indonesia, semua instansi pemerintah secara potensial tunduk pada audit oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yaitu auditor eksternal yang bertanggungjawab untuk semua badan usaha milik negara, instansi tingkat pusat dan daerah. Sesuai Petunjuk penarikan dana untuk proyek yang didanai dengan Program Pinjaman AIPRD, Paragraf 4.5 tentang “Kegagalan dalam memberikan Pernyataan Audit Keuangan”. Jika Pemerintah Republik Indonesia tidak dapat memberikan salah satu Pernyataan Audit Keuangan yang dipersyaratkan menurut dan dalam periode waktu yang ditentukan dalam Perjanjian Pinjaman Proyek, maka Commonwealth dapat atas pertimbangannya sendiri memutuskan untuk tidak menerima aplikasi penarikan dana yang didukung oleh Laporan Ringkasan, meskipun jika laporan tersebut disertai dengan catatan-catatan.
173
Gambar 9-6 Mekanisme Audit Keuangan EINRIP
2
SATKER
PMU DOK Lain
FMR
Dok Lain
FMR
1
BPKP PERWAKILAN
3
Laporan Audit BPKP PWK
BPKP PUSAT
5
4
Laporan Audit Konsolidasi
AusAID Ditjen. Binamarga Kemenkeu
9.9
Penyimpanan Dokumen Proyek (Filing System) Semua dokumen proyek seperti dokumen pelelangan, kontrak, pembayaran, pelaksanaan, dan dokumen lainnya terkait proyek harus disimpan dengan rapi dan aman selama jangka waktu 5 (lima) tahun sejak masa berakhirnya kontrak. Selama jangka waktu tersebut, Kepala Dinas, Pengguna Anggaran, PPK dan PMU harus dapat memperlihatkan dokumen tersebut apabila sewaktu – waktu ada pemeriksaan. Apabila proyek/satuan kerja dilikuidasi, semua dokumen proyek tersebut akan diserahkan kepada atasan langsung yang bersangkutan.
174
BAB. 10 RINGKASAN PELAPORAN Bab ini merangkum pertanggungjawaban pelaporan yang dikelompokkan oleh lembaga yang menerbitkan laporan. Ketentuan – ketentuan pelaporan yang paling utama adalah Upaya Perlindungan Sosial dan Lingkungan, maka ketentuan – ketentuan ini diuraikan dalamSeksi 10.1. Spesifikasi pelaporan mencakup: a. frekuensi (bulanan, triwulan, atau terkait peristiwa); b. lembaga yang bertanggungjawab (laporan dikelompokkan pada Seksi 10.2 untuk masing – masing badan); c. lembaga yang dikirimi laporan (dikelompokkan pada Seksi 10.3 untuk masing – masing lembaga); d. topik (dengan rujukan silang pada rincian pelaporan yang terkait dalam PMM ini); e. Format (apakah teks bebas atau format baku, ditentukan untuk dokumen tertentu)
10.1. 10.1.1.
Pelaporan Upaya Perlindungan Sosial dan Lingkungan Pembebasan Tanahdan Pemukiman Kembali Terdapat tujuh jenis laporan untuk Pembebasan Tanah dan Pemukiman Kembali yang diperlukan oleh ESS: a.
Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) atau Simplified LARAP;
b.
Studi Tracer;
c.
Laporan Pemantauan Kompensasi;
d.
Laporan Kemajuan LARAP;
e.
Laporan Pemantauan Internal dan Evaluasi LARAP;
f.
Laporan Pemantauan Eksternal dan Evaluasi LARAP;
g.
Masukan untuk Laporan Proyek Triwulanan: Status Pelaksanaan LARAP.
Spesifikasi untuk masing – masing laporan adalah sebagai berikut: A.
B.
Frekuensi: a.
Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) atau Simplified LARAP – Satu dokumen disiapkan selama persiapan proyek sebelum pengadaan tanah.
b.
Studi Tracer – Satu dokumen disiapkan hanya jika pengadaan tanah dan/atau pemukiman telah berlangsung selama 2 tahun sebelum penandatanganan pinjaman EINRIP.
c.
Laporan Pemantauan Kompensasi – Bulanan, selama proses pembebasan tanah.
d.
Laporan Kemajuan LARAP – Bulanan, selama proses pembebasan tanah.
e.
Laporan Pemantauan Internal dan Evaluasi LARAP – Bulanan, selama proses pembebasan tanah.
f.
Laporan Pemantauan Eksternal dan Evaluasi LARAP – 3 Laporan: pada saat pengadaan tanah di mulai, pada saat pembebasan tanah selesai/awal pelaksanaan pekerjaan, saat pelaksanaan pekerjaan selesai: untuk 15% dari kontrak – kontrak yang dipilih.
g.
Masukan untuk Laporan Proyek Triwulan: Status Pelaksanaan LARAP – Triwulan.
Lembaga yang Bertanggungjawab: a.
Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) or Simplified LARAP – PPC atau sub-konsultan atas nama Kabupaten atau Kota yang sesuai dan berkonsultasi dengan Ditjen Bina Marga.
b.
Studi Tracer – PPC atas nama Kabupaten atau Kota yang sesuai, dan berkonsultansi dengan Ditjen Bina Marga.
175
C.
D.
E.
176
c.
Laporan Pemantauan Kompensasi – PMU atau wakil yang ditunjuk di lapangan.
d.
Laporan Kemajuan LARAP – Panitia Pengadaan Tanah (Land Acquisition Committee/ LAC) dari Kabupaten yang bertanggungjawab.
e.
Laporan Pemantauan Internal dan Evaluasi LARAP – Tim Pemantauan Internal yang terdiri dari wakil – wakil Pemerintah Daerah, WTP/KTP (Warga Terkena Proyek/Kepala Keluarga Terkena Proyek), LSM/Universitas.
f.
Laporan Pemantauan Eksternal dan Evaluasi LARAP – Konsultan Independen yang terpisah, LSM dan Universitas/Lembaga Peneliti.
g.
Masukan untuk Laporan Proyek Triwulan: Satus Pelaksanaan LARAP – PMU.
Lembaga yang Dikirimi Laporan: a.
Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) or Simplified LARAP – semua lembaga.
b.
Studi Tracer – semua lembaga.
c.
Laporan Pemantauan Kompensasi – semua lembaga.
d.
Laporan Kemajuan LARAP – semua lembaga.
e.
Laporan Pemantauan Internal dan Evaluasi LARAP – semua lembaga.
f.
Laporan Pemantauan Eksternal dan Evaluasi LARAP – semua lembaga.
g.
Masukan untuk Laporan Proyek Triwulan: Satus Pelaksanaan LARAP – semua lembaga.
Topik: a.
Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) or Simplified LARAP – seperti dijelaskan dalam ESS paragraph 4.4.
b.
Studi Tracer – seperti dijelaskan dalam ESS paragraph 4.5.
c.
Laporan Pemantauan Kompensasi – kemajuan penyerahan paket kompensasi kepada masing - masing warga/kepala keluarga yang terkena proyek.
d.
Laporan Kemajuan LARAP – kemajuan umum pengadaan tanah, konsultasi dengan WTP/KTP dan ringkasan pembayaran kompensasi.
e.
Laporan Pemantauan Internal dan Evaluasi LARAP – seperti dijelaskan dalam ESS paragraf 8.1.
f.
Laporan Pemantauan Eksternal dan Evaluasi LARAP – proses pemantauan eksternal yang independen, kompensasi yang dibayarkan, tanggung jawab lembaga, prosedur adanya keluhan, dsb.
g.
Masukan untuk Laporan Proyek Triwulan: Satus Pelaksanaan LARAP – Status pelaksanaan LARAP.
Format: a.
Land Acquisition and Resettlement Action Plan (LARAP) or Simplified LARAP – format baku sesuai dengan ESS paragraph 4.4.
b.
Studi Tracer – ditentukan oleh PPC pada saat studi Tracer diperlukan.
c.
Laporan Pemantauan Kompensasi – Pendahuluan diikuti dengan format baku: ditentukan oleh PPC.
d.
Laporan Kemajuan LARAP – Pendahuluan diikuti dengan format baku: ditentukan oleh PPC.
e.
Laporan Pemantauan Internal dan Evaluasi LARAP – Pendahuluan diikuti dengan format baku mencakup subyek yang dirujuk pada butir d di atas.
f.
Laporan Pemantauan Eksternal dan Evaluasi LARAP – ditentukan PPC.
g.
10.1.2.
Masukan untuk Laporan Proyek Triwulan: Satus Pelaksanaan LARAP – format baku ditentukan oleh PPC.
Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan Ada dua jenis laporan usaha perlindungan lingkungan yang diperlukan ESS: a.
AMDAL (Analisa Mengenai Dampak Lingkungan): Penilaian Dampak Lingkungan.
b.
UKL/UPL (Upaya Pengelolaan Lingkungan/Upaya pemantauan dan mitigasi lingkungan.
Pemantauan
Lingkungan:Rencana
Spesifikasi untuk masing – masing laporan adalah sebagai berikut: A.
B.
C.
D.
E.
10.2.
Frekuensi: a.
AMDAL: satu laporan disiapkan dan diserahkan selama persiapan proyek.
b.
UKL/UPL: satu laporan disiapkan dan diserahkan selama persiapan proyek.
Lembaga yang Bertanggungjawab: a.
AMDAL: PPC atau sub-konsultan yang ditunjuk atas nama Kabupaten/Kota yang sesuai dan berkonsultasi dengan Ditjen Bina Marga.
b.
UKL/UPL: PPC atas nama Kabupaten atau Kota yang sesuai dan berkonsultasi dengan Ditjen Bina Marga.
Lembaga yang Dikirimi Laporan: a.
AMDAL: semua lembaga.
b.
UKL/UPL: semua lembaga.
Topik: a.
AMDAL: seperti ditentukan dalam Peraturan Menteri Lingkungan No. 11 tahun 2006.
b.
UKL/UPL: seperti ditentukan dalam Peraturan Menteri Lingkungan 11 tahun 2006.
Format: a.
AMDAL: seperti ditentukan dalam Peraturan Menteri Lingkungan No. 11 tahun 2006.
b.
UKL/UPL: seperti ditentukan dalam Peraturan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 17 tahun 2003 (UKL/UPL).
Pelaporan oleh Masing – Masing Lembaga Seksi ini tidak termasuk pelaporan upaya perlindungan lingkungan dan sosial yang dijelaskan dalam Seksi 10.1, maupun pelaporan rutin menurut peraturan pemerintah.
10.2.1.
Project Management Unit a.
Lokakarya Peluncuran Proyek: PMU akan mengundang kontraktor dan pemangku kepentingan lainnya untuk menghadiri Lokakarya Peluncuran Proyek (Seksi 4.2.5).
b.
Pejabat Inti: PMU akan memberitahu kepada AusAID secara tertulis tentang nama – nama pejabat inti setelah menerima informasi dari masing – masing Kepala Satker Pembangunan (Seksi 2.3.1).
c.
Pelelangan:PMU akan meneruskan Rencana Pelelangan Awal dan setiap pemutakhiran rencana kepada AusAID untuk memperoleh persetujuan. PMU akan mengirim Rencana Pelelangan yang telah disetujui ke masing – masing Satker yang ditunjuk untuk mengelola komponen EINRIP (Seksi 4.1.3).
177
10.2.2.
10.2.3.
178
d.
Berlakunya Pinjaman secara Efektif harus dinyatakan oleh AusAID sebelum penetapan pemenang lelang. PMU akan mengirim salinan pernyataan Berlakunya Pinjaman secara Efektif ke semua Satuan Kerja secepatnya setelah pernyataan diterima (Seksi 3.1.3).
e.
Pengendalian Anggaran Internal: PMU akan melaporkan kekurangan dan kelebihan anggaran dalam Laporan Kemajuan Proyek Bulanan (Monthly Project Progress Reports).
f.
Revisi Desain. PMU akan mengajukan revisi yang signifikan (melampaui 10% perubahan biaya secara kumulatif dari desain awal yang disetujui) ke AusAID untuk memperoleh persetujuan (Seksi 3.4.3).
g.
Jadwal Pelaksanaan Proyek.Selama pelaksanaan, jadwal ini akan dimutakhirkan setiap enam bulan oleh PMU (Seksi 1.4).
h.
Pelatihan: PMU akan memantau dan melaporkan pelatihan terkait EINRIP dalam Laporan Kemajuan Proyek (Seksi 2.3.2).
i.
Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report): PMU akan menyerahkan Laporan Kemajuan Proyek (PPR) setiap bulannya ke AusAID.
j.
Financial Monitoring Report: PMU akan menyerahkan Financial Monitoring Report (FMR) setiap triwulan ke AusAID, Ditjen Bina Marga (Badan Pelaksana) dan Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Kepala Satuan Kerja a.
Penyebaran Informasi Proyek: Setiap saat Papan Pengumuman dimutakhirkan, Satker harus memberitahu kepada Balai dan PMU mengenai rincian informasi yang dipasang pada Papan Pengumuman (Seksi).
b.
Pejabat Inti: Setiap permulaan tahun dan setiap saat terjadi perubahan personil, masing – masing Kepala Satker Pembangunan harus memberitahu kepada PMU secara tertulis tentang nama – nama dari pejabat inti tersebut (Seksi2.3.1).
c.
Laporan Keuangan:Masing – masing Satker harus menyerahkan Financial Monitoring Report (FMR) triwulan ke PMU paling lambat 15 hari setelah periode triwulan terkait berakhir dan memberikan salinan FMR tersebut ke RSC (Seksi 9.6.2).
d.
Sistem Akuntansi Instansi (SAI) : Masing – masing Satker harus menyerahkan laporan pengelolaan keuangan pemerintah meliputi Laporan Realisasi Anggaran, Neraca dan Catatan Laporan Keuangan (CaLK) ke Direktorat Jenderal Bina Marga (Seksi 9.7).
e.
Catatan Penerbitan Pembayaran:Masing – masing Satker harus menyerahkan daftar SPM-RK yang diterbitkan setiap bulan kepada PMU termasuk kode biaya EINRIP dan memberikan salinannya kepada RSC (Seksi 9.4.2.4).
Pejabat Pembuat Komitmen a.
Pengendalian Kemajuan Keuangan: Laporan kemajuan harus disiapkan oleh PPK pada akhir setiap bulan berdasarkan catatan kontrak, dan dikirim ke PMU sebelum tanggal 15 bulan berikutnya, disertai dengan penjelasan untuk semua perbedaan signifikan antara kemajuan fisik dan keuangan.
b.
Adendum pada Kontrak – kontrak yang Sedang Berjalan: Nilai aktual adendum pada kontrak – kontrak yang sedang berjalan diperlukan untuk mengetahui Biaya Pinjaman sampai Selesai. Untuk tujuan ini, masing – masing PPK harus memberitahukan kepada PMU atas semua adendum yang telah ditandatangani.
c.
Penyelesaian Pelelangan: Di akhir setiap pemeriksaan pelelangan, Panitia Lelang harus menyiapkan laporan ke Balai dan PMU. Laporan ini memuat kegiatan dan pengalaman yang berhubungan dengan semi e-procurement, dan salinan laporan ini harus dikirimkan ke PUSDATA (Seksi 5.3.6).
10.2.4.
10.2.5.
10.3.
Bendahara a.
Pengendalian Internal Pembayaran:Bendahara harus mencocokkan dokumen – dokumen pembayaran (SPM and SP2D) setiap bulan, dan bekerjasama dengan KPPN dalam mencocokkan Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dengan Laporan Aliran Kas (LAK) (Seksi 9.7).
b.
Laporan Kemajuan Keuangan:Satker akan menyediakan bagi konsultan supervisi (RSC) salinan data pembayaran setiap bulan, sehingga memudahkan RSC untuk memelihara catatan kemajuan keuangan seperti disebutkan dalam Kerangka Acuan Kerja RSC (Seksi 9.6.2.4).
Ketua Panitia Pelelangan a.
Pembukaan Penawaran:Panitia Lelang akan mengirim satu salinan Dokumen Lelang yang disegel ke PMU dalam waktu 24 jam setelah batas waktu pemasukan penawaran (Seksi 5.2.5)
b.
Catatan Pembukaan Penawaran:Pada saat yang sama, Panitia Lelang harus mengirim salinan Formulir 4 yang lengkap (Catatan Pembukaan Penawaran) ke setiap Peserta Lelang (Seksi 5.2.5)
Ringkasan Informasi yang Diterima Masing – masing Lembaga Seksi ini tidak mencakup pelaporan Upaya Perlindungan Lingkungan dan Sosial yang dijelaskan pada Seksi 10.1.
10.3.1.
Project Management Unit a.
Diseminasi Informasi Proyek: Setiap saat Papan Pengumuman dimutakhirkan, Satker harus memberitahu PMU tentang rincian informasi yang dipasang pada Papan Pengumuman (Seksi 2.6.2).
b.
Permohonan Informasi: P2JJ Propinsi atau Balai harus mengirim setiap permohonan informasi dari publik secara tertulis kepada PMU, dan PMU harus mencatat semua permohonan tersebut dan membalasnya dalam waktu satu minggu setelah menerima setiap permohonan (Seksi 2.6.2).
c.
Pejabat Inti: Setiap permulaan tahun dan setiap saat terjadi perubahan personil, masing – masing Kepala Satker Pembangunan harus memberitahu kepada PMU secara tertulis tentang nama – nama dari pejabat inti tersebut (Seksi 2.3.1).
d.
Pembukaan Penawaran:Panitia Lelang harus mengirim satu salinan Dokumen Lelang yang disegel ke PMU dalam waktu 24 jam setelah batas waktu pemasukan penawaran (Seksi 5.2.5)
e.
Penyelesaian Pelelangan: Di akhir setiap pemeriksaan pelelangan, Panitia Lelang harus memberikan laporan kepada PMU/Balai (Seksi 5.3.6).
f.
Catatan Rekening Khusus (Pernyataan BI):Direktorat Jenderal Perbendaharaan harus memberikan salinan rekening khusus kepada PMU (Seksi 9.6.3).
g.
Financial Monitoring Report:Masing - masing Satker harus memberikan Financial Monitoring Report (FMR) setiap triwulan dan catatan pembayaran setiap bulannya melalui internet (Seksi 9.6.3.3).
h.
Catatan Penerbitan Pembayaran:Masing – masing Satker harus memberikan daftar SPM-RK yang telah diterbitkan setiap bulan kepada PMU, termasuk kode biaya EINRIP (Seksi 9.6.3.3).
i.
Pengendalian Kemajuan Keuangan:Laporan Kemajuan harus disiapkan oleh PPK pada akhir setiap bulan berdasarkan catatan kontrak, dan dikirim ke PMU paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya disertai dengan penjelasan untuk semua perubahan signifikan antara kemajuan fisik dan keuangan.
j.
Audit Independen: AusAID akan memberitahu PMU atas semua jadwal audit yang akan dilakukan dengan pemberitahuan terlebih dahulu selambat-lambatnya 14 hari. AusAID juga akan memberitahu nama – nama para auditor ke PMU (Seksi 10.4.4).
179
10.3.2.
10.3.3.
Balai a.
Diseminasi Informasi Proyek: Setiap saat Papan Pengumuman dimutakhirkan, Satker harus memberitahu Balai tentang rincian informasi yang dipasang pada Papan Pengumuman (Seksi 2.6.2).
b.
Penyelesaian Pelelangan: Di akhir setiap pemeriksaan pelelangan, Panitia Lelang harus memberikan laporan kepada PMU/Balai (Seksi 5.3.6)
Kepala Satuan Kerja a.
10.4.
Peraturan Keuangan:Masing – masing Satker akan memeriksa website Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Kementerian Keuangan di http://www.perbendaharaan.go.id/ setiap bulannya, untuk mengetahui peraturan tata cara keuangan terbaru.
Pemantauan Tindakan Pengelolaan Sebagai tambahan atas pelaporan khusus oleh badan pelaksana, serangkaian tindakan pengelolaan umum harus dipantau oleh PMU.
10.4.1.
Pemantauan atas Tinjauan AusAID Tinjauan yang tepat waktu oleh AusAID adalah penting bagi ketepatan pengelolaan proyek secara keseluruhan. PMU akan menyimpan catatan dari tanggal semua surat tentang penyampaian material kepada AusAID untuk peninjauan dan persetujuan, serta tanggal jawabannya. Catatan tentang material yang dikirim untuk ditinjau harus mencakup daftar semua lampiran dan sumber – sumbernya.
10.4.2.
Pemantauan Komunikasi Proyek Komunikasi antara lembaga – lembaga juga akan dipantau oleh PMU untuk menghindari keterlambatan atau kesalahpahaman, dan untuk menentukan penyebabnya.
10.4.3.
Pemantauan dan Evaluasi Manfaat Bab 5 dari PIP [26]menguraikan secara terpisah tentang program Pemantauan dan Evaluasi independen yang dukungan dananya disediakan oleh AusAID, dan dimaksudkan untuk menetapkan sejauh mana EINRIP mendukung perkembangan ekonomi dan sosial di Wilayah Indonesia Timur (dijelaskan dalam Seksi 2.5.2). Konsultan yang menyediakan jasanya akan menentukan jadwal dan metode survey, dan akan memberitahu pejabat setempat sebelum survey jalan atau survey sosial dilaksanakan. Selain memberikan akses ke lokasi sub-proyek dan informasi, tidak ada dukungan tambahan lain yang diberikan oleh Pejabat proyek.
10.4.4.
Pemantauan Kegiatan yang Didanai dengan Hibah AusAID hanya bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan yang didanai oleh hibah yang terkait dengan EINRIP. Hibah tidak dicatat dalam anggaran Pemerintah Indonesia sehingga tidak disertakan dalam lingkup pengelolaan keuangan oleh PMU atau Kementerian Keuangan. Meskipun demikian, kegiatan Audit memerlukan koordinasi dengan badan pelaksana proyek sehingga PMU harus menyadari kegiatan – kegiatan ini. Untuk tujuan ini, AusAID akan memberitahu PMU mengenai semua jadwal audit dengan pemberitahuan terlebih dahulu selambat – lambatnya 14 hari sebelumnya. AusAID juga akan memberitahukan nama – nama para auditor kepada PMU.
180
DAFTAR NAMA DAN LEMBAGA a.
Pemrakarsa
Direktorat Bina Program, Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum b.
Editor
September 2011 – Project Management Support Consultant (PMSC) September 2008 – Project Preparation Consultant (PPC) – EINRIP c.
Tim Pembahas
Berdasarkan Surat Keputusan Direktur Bina Program, Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum No. 1055A/KPTS/Bp-08/2007, tanggal 28 September 2007. No. 1
Kegiatan Procurement a. Consultant
b. Civil Works/Goods
2
Implementation a. Consultant
b. Civil Works/Goods
Nama Ir. Herman Darmansyah, MT Ir. Beni Fariati HMR, MT Ir. Solo Riyadi Limbong Ir. Prihartono, MSc Ir. Rahman Arief Dienaputra,MEng Ir. Hari Suko Setiono, MEngSc DR.Ir. Didik Rudjito, MSc Rien Marlia, ST, MT Siti Zulaeka, ST Ir. Ch. Kornel MTS, MEngSc Ir. Deded P. Sjamsudin, MEngSc Ir. Haryono Ir. M. Hatta Latief, MEngSc Ir. Riel J. Mantik, MEngSc Ir. Agustinus Silalahi, MT Didik Hardiono, ST. MT Said Arbi, ST
Ir. Herman Darmansjah, MT Ir. Beni Fariati HMR, MT Ir. Solo Riyadi Limbong Ir. Prihartono, MSc Ir. Rachman Arief Dienaputra, MEng Ir. Hari Suko Setiono, MEngSc DR.Ir. Didik Rudjito, MSc Rien Marlia, ST, MT Siti Zulaeka, ST Ir. Ch. Kornel MTS, MEngSc Ir. Deded P. Sjamsudin, MEngSc Ir. Haryono Ir. M. Hatta Latief, MEngSc
181
No.
Kegiatan
Nama Ir. Riel J. Mantik, MEngSc Ir. Agustinus Silalahi, MT Didik Hardiono, ST, MT Said Arbi, ST
d.
3
Environmental
Ir. Jani Agustin, MSc Ir. Nurmala Simanjuntak, MEngSc
4
ACAP
Ir. Iqbal Pane Ir. Youla M. Wawolangi Ir. Slamet Wiyono, Dipl.HE Ir. Ambardy Effendi
5
Web Site EINRIP
Ir. Kms. M. Nur Asikin, MT Ir. Hario Kuncoro, MEngSc Suci Rosilawati, S. Kom Yohanes Richwanto, ST
6
Finance
Puja Samedi, BE., SE., CES Ir. Sundayani Djuwitaningsih, MM
7
Training
Ir. Bambang A.A. Nusrihardono Noeryanto, MEngSc
Tim Pembahasan Revisi September 2011 No.
182
Kegiatan
Nama
1
Procurement
Ir. Triss Prasidhawaty S., MSc Harun Al-Rasyid Suharjanto, ST, MM June Mendoza Haryanto Citro Oktaviano Dewo SP, ST Zakki Warasaka
2
Implementation
Dr. Ir. Jawali Marbun, M.Sc Ir. Muktar Napitupulu, MSc, MIHT Efrizal Effendi Ir. T. Anshar, SE, CES Tony Obdam Abid Kazmi Fahmi Cahyono (AusAID) Teguh Wijoyono (AusAID)
3
Finance
Ir. Sundayani Djuwitaningsih, MM Drs. Judiono Deni Susilawan Ida Dewayanti (AusAID)
Daftar Pustaka Item yang diberi nomor … dirujuk dengan nomor […] dalam teks.
1.
"Surat Keputusan Ditjen Bina Marga No. 29/KPTS/Db/2008 tentang PMU untuk EINRIP" 2008.
2.
"Peraturan Menteri PU No. 37/PRT/M/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Bidang Pekerjaan Umum Yang Merupakan Kewenangan Pemerintah Dan Dilaksanakan Sendiri Tahun 2007 (Minister of Public Works Regulation No. 37/PRT/M/2006 on Guidelines for Implementation of Self-Managed Activities in 2007)". 2006.
3.
"Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah" (Presidential Regulation No.8 of 2006 being the Fourth Amendment to Presidential Decree No. 80 of 2003 on Procurement of Government Goods/Services)". 2006.
4.
"Project Loan Agreement", 7 September 2007.
5.
"Partnership Loan Agreement", 27 June 2006.
6.
"Guidelines for Implementation of Environmental and Social Safeguards for EINRIP" (in preparation) 2007.
7.
"Keputusan Menteri Lingkungan Hidup No. 11 Tahun 2006 tentang ?" 2006.
8.
"Peraturan Menteri Permukiman dan Pembangunan Wilayah No. 17 tahun 2003 tentang ?" 2003.
9.
"Standard Bidding Documents for Civil Works under EINRIP". 2007.
10.
"Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah (Government Regulation No. 20 of 2004 on Government Work Plans". 2004.
11.
"Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (Government Regulation No. 21 of 2004 on Preparation of Work Plans and Budgets for Ministries and Institutions". 2004.
12.
"Peraturan Menteri Keuangan Nomor 55/PMK.02/2006 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga Tahun 2007 (Minister of Finance Regulation 55/PMK.02/2006 on Guidelines for Preparation and Review of Work Plans and Budgets for Ministries/Institutions for 2007)". 2006.
13.
"Peraturan Menteri Keuangan Nomor 102/PMK.06/2006 tentang Petunjuk Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Revisi DIPA Tahun Anggaran 2007 (Minister of Finance Regulation No. 102/PMK.06/2006 on Guidelines for Preparation, Review, Authorisation and Revision of DIPA for 2007)". 2006.
14.
"Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor Per-66/PB/2005 Tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara (Regulation of the Director General of Treasury Per-66/PB/2005 on GOI Payment Mechanism)". 2005.
183
15.
"Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan APBN (Minister of Finance Regulation No. 134/PMK.06/2005 on GOI Payment Guidelines)". 2005.
16.
"UU Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan sebagaimana telah diubah terakhir dengan UU Nomor 28 Tahun 2007 (Law No. 6/1983 re Tax Administration as revised latest in Law No. 28/2007)". 1983.
17.
"UU Nomor 7 Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana telah diubah terakhir dengan UU Nomor 17 Tahun 2000 (Law No. 7/1983 on Income Taxes as revised latest in Law No. 17/2000)". 1983.
18.
"UU Nomor 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah sebagaimana telah diubah terakhir dengan UU Nomor 18 Tahun 2000 (Law No. 8/1983 on Value Added Tax and Luxury Tax as revised latest in Law No. 18/2000)" 1983.
19.
"Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2001 tentang Perubahan Terakhir dari PP Nomor 42 Tahun 1995 perihal Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan dalam rangka Pelaksanaan Satuan Kerja yang dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar Negeri (Government Regulation No. 25/2001 re Revision of GR No. 42/1995 re Import Duty, VAT and Luxury Tax related to Work Units funded by Foreign Loan/Grant)". 2001.
20.
"Keputusan Menteri Keuangan Rl Nomor 486/KMK.04/2000 tentang Perubahan atas Keputusan Menteri Keuangan Rl Nomor 239/KMK.01/1996 perihal Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 1995 tentang Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan dalam rangka Pelaksanaan Satuan Kerja yang dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar Negeri (Minister of Finance Decree No. 486/KMK.04/2000 re Revision of KepMen No. 239/KMK.01/1996 re Import Duty, VAT and Luxury Tax relating to Work Units funded by Foreign Loan/Grant)". 2000.
21.
"Keputusan Menteri Keuangan No. 547/KMK.04/2000 Jo No.548/KMK.04/2000 tentang Penunjukkan Bendaharawan Pemerintah dll untuk Memungut Menyetor dan Melaporkan PPN/PPnBM (Minister of Finance Decree No. 547/KMK.04/2000 Jo. No.548/KMK.04/2000 re Appointment of Treasurers to Collect, Deposit and Report VAT and Luxury Tax)". 2000.
22.
"Petunjuk Pelaksanaan Tata Cara Pemungutan dan Pelaporan Pajak-Pajak dalam Pelaksanaan APBN di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum (Guide to Administration of the Collection and Reporting of Taxes for GOI Budgets in the Department of Public Works)". 2006.
23.
"Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-526/PJ/2000 tentang Pelaksanaan Keputusan Menteri Keuangan Rl Nomor 239/KMK.01/1996 perihal Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 1995 tentang Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan dalam rangka Pelaksanaan Satuan Kerja yang dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar Negeri sebagaimana telah diubah terakhir dengan Keputusan Menteri Keuangan Rl Nomor 486/KMK.04/2000 (Decree of Director General of Taxes No. KEP-526/PJ/2000 re KepMenKeu No. 239/KMK.01/1996 re GR
184
42/1995 re Import Duty, VAT, Luxury Tax and Income Tax related to Work Units funded by Foreign Loan/Grant as amended by KepMenKeu No. 486/KMK.04/2000)". 2000. 24.
"Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-19/PJ.53/1996 perihal Pajak Pertambahan Nilai dan pajak Penjualan atas Barang Mewah dalam rangka Pelaksanaan Satuan Kerja yang dibiayai dengan Hibah/Dana Pinjaman Luar Negeri (Circular of Director General of Taxes No. SE-19/PJ.53/1996 re VAT/Luxury Tax related to Work Units funded by Foreign Loan/Grant)". 1996.
25.
"Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 310/KPTS/M/2002 tentang Pedoman Pemeriksaan Keuangan (Decree of Minister of Settlements and Regional Infrastructure No. 310/KPTS/M/2002 re Guidelines for Auditing)". 2002.
26.
"Project Implementation Plan, Version 12, 18 June 2007". 2007.
185
