Nový personální a mzdový systém Masarykovy univerzity Jana Kohoutková, ÚVT MU
Oracle. Z tohoto rozhodnutí pˇ rímo plynula nutnost nahradit dosavadní personálnˇ e-mzdový systém novým systémem – novým po stránce databázového i programového ˇ rešení. Následovalo rozhodnutí „koupit, nikoli vyvíjet“, tedy nepokraˇ covat již ve vývoji vlastními silami, ale poˇ rídit systém od externího dodavatele. D˚ uvodem pro toto rozhodnutí bylo, že aplikaˇ cní oblast personalistiky a mezd je do znaˇ cné míry typizovaná, má pevné místo na softwarovém trhu, dodavatelé dávají záruky odborného zázemí a sledování vývoje v této oblasti (jak uživatelských požadavk˚ u tak souvisejících pˇ redpis˚ u a legislativy) a MU musí pˇ rednostnˇ e soustˇ redit své vývojové kapacity do tˇ ech aplikaˇ cních oblastí, kde je vlastní vývoj nahraditelný tˇ ežko nebo v˚ ubec. Na podzim se na MU prezentovala ˇ rada potenciálních externích dodavatel˚ u, zástupci MU navštívili nˇ eˇ probˇ kolik univerzit na r˚ uzných místech CR, ehl rozsáhlý sbˇ er a analýza požadavk˚ u a vše vyústilo v zadávací dokumentaci pro výbˇ erové ˇ rízení na Personální a mzdový systém v rámci IRIS MU (zkrácenˇ e PaMS).
Pˇ red necelým rokem jsme na stránkách Zpravodaje psali o spolupráci mezi ekonomickoúˇ cetním informaˇ cním systémem Magion a ekonomicko-správním intranetem Inet MU (viz [1]) a na závˇ er jsme poznamenali, že od ledna 2007 budou na MU uvedeny do provozu také moduly pro personalistiku a mzdy IS Magion a že o tom ve Zpravodaji rádi poreferujeme. Mˇ esíce se jako obvykle pˇ rekulily rychleji, než by si úˇ castníci dˇ ení pˇ ráli, a personálnˇ e-mzdové moduly IS Magion již Masarykovˇ e univerzitˇ e spoˇ cítaly dvojí mzdy. Je tedy ˇ cas dodržet slovo a podat slíbený referát.
1 Éra informixová Celouniverzitní databáze personálnˇ e-mzdových dat a systémy pro jejich správu a zpracování se na MU vyvíjejí od roku 1994.1 V roce 1994 bylo do provozu uvedeno centrální zpracování mezd, v roce 1998 byla do centrální databáze a správy pˇ renesena personální administrativa (tzv. Jednotný systém personalistiky – JSP). Databází byl Informix, zvolený po peˇ clivém zvažování na základˇ e srovnávacích studií, viz [2]. Programy pro správu a zpracování dat byly napsány nad Informixem v jazyce 4GL a uživatelé s nimi pracovali pˇ res alfanumerický terminál (v režimu terminál– server). V roce 1999 systém zakotvil na serveru bombur (spolu s databází a programy ekonomického IS Magion, provozovaného na MU od roku 1998) a pod tímto jménem jej také znali uživatelé. Programy zpracování mezd a JSP byly kompletnˇ e vytvoˇ reny na MU, ve spolupráci ÚVT a personálních útvar˚ u. Za první desetiletí provozu prošel systém ˇ radou obmˇ en a rozšíˇ rení, stále však na stejných technologických principech, tedy Informix a 4GL.
V roce 2005 dále pokraˇ covala migrace Informixu na Oracle (v lednu databáze univerzitní telefonie, v ˇ cervenci ekonomická databáze IS Magion2 a následnˇ e databáze Clearingu MU) a pˇ redevším kroky k novému PaMS. Výbˇ erové ˇ rízení se uskuteˇ cnilo v dubnu a kvˇ etnu. Sice rozˇ radilo uchazeˇ ce na silnˇ ejší a slabší (technickými požadavky, požadavky na zkušenost s rutinním provozem v prostˇ redí vysoké školy, atestaˇ cními požadavky), avšak nikdo z trojice, která nakonec podala nabídky,3 nesplnil všechny požadavky zadání. Soutˇ ež tedy skonˇ cila bez urˇ cení vítˇ eze, ale pˇ rinesla MU vˇ etší míru poznání, že volba dodavatele nového PaMS znaˇ cnˇ e ovlivní vývoj informaˇ cní podpory v dalších oblastech – pˇ redevším ekonomické, manažerských nadstavbách, nebo chystané spisové službˇ e – a že si MU musí ujasnit (s potˇ rebným výhledem do budoucna), jaké požadavky chce klást na spolupráci PaMS s okolními systémy. Napˇ ríklad vazby mezi PaMS
V dubnu 2004 se MU rozhodla pˇ revést centrální personálnˇ e-mzdovou a ekonomickou databázi z platformy Informix na perspektivnˇ ejší
2 Programy IS Magion byly z bomburu odsunuty již o rok dˇ ríve, a sice na terminálové servery (verze ve 4GL byla nahrazena grafickým klientem, napsaným v PowerBuilderu). 3 Magion System, a.s. nabídl EIS Magion, Elanor spol. s r.o. nabídl IS Elanor Global, VARIAS CZ, a.s. nabídl mySAP ERP.
1
Pˇ red tímto datem (od roku 1986) bylo elektronické ˇ zpracování mezd MU ˇ rešeno typovým projektem CVUT na technologii indexsekvenˇ cních soubor˚ u v programovacím jazyce Cobol.
1
3 Plány, cíle a realita v roce 2006
a ekonomickým systémem (EIS) mohou být pomˇ ernˇ e volné, jak tomu bylo doposud na bomburu, ale také mohou být velmi úzké, mají-li zajišt’ovat transparenci dat a identické výstupy ze strany PaMS i EIS, zohledˇ nující i zpˇ etné pˇ reˇ poˇ cty event. opravy v úˇ ctování mezd. Cím užší mají být vazby, tím vˇ etší výhodou až nutností je spoleˇ cné jádro tˇ echto systém˚ u.
Prvním krokem ˇ rešení projektu byla revize analýzy informaˇ cních potˇ reb a požadavk˚ u MU provedené pro výbˇ erové ˇ rízení 2005 ve svˇ etle jeho pr˚ ubˇ ehu a výsledk˚ u. Revize probˇ ehla v lednu 2006 a potvrdila požadavek budovat co nejužší vazby mezi personálnˇ e-mzdovým a ekonomickým IS. Jinými slovy, potvrdila rozhodnutí orientovat se na jednoho spoleˇ cného dodavatele tˇ echto systém˚ u. Na tomto základˇ e oslovila MU spoleˇ cnost Magion System, a. s., jakožto jediného dodavatele ekonomického IS provozovaného na MU, výzvou k rozšíˇ rení stávající dodávky ekonomických modul˚ u o moduly PaM. Následnˇ e, 15. bˇ rezna 2006, spolu obˇ e strany podepsaly smlouvu o dílo na dodávku modul˚ u PaM, rozdˇ elenou do etap Analýza a návrh ˇ rešení, Realizace, Pilotní provoz, Pˇ ríprava rutinního provozu a Rutinní provoz se zvýšenou podporou tak, aby plný rutinní provoz systému zajistil zpracování mezd MU od ledna 2007.
2 Rozvojový projekt 2006 Pouˇ cení z výbˇ erového ˇ rízení 2005 šlo ruku v ruce se skuteˇ cností, že stávající personálnˇ e-mzdový systém je opˇ et o rok starší a blíže k hranici životnosti a jeho inovaci nelze odkládat. S touto myšlenkou byl na podzim 2005 podán rozvojový projekt MU na rok 2006 nazvaný „Rozvoj datové a aplikaˇ cní infrastruktury MU“, v nˇ emž jednu ze tˇ rí ˇ cástí pˇ redstavoval „Rozvoj informaˇ cního systému MU“. Cílem bylo: – na základˇ e analýzy informaˇ cních požadavk˚ u a potˇ reb vybrat externího dodavatele základního SW podporujícího ˇ rízení MU v oblastech personálnˇ e-mzdové, ekonomické a v manažerských nadstavbách, – v první etapˇ e implementace vybraného SW zavést základní moduly pro personalistiku a mzdy tak, aby jejich reálný provoz mohl být zahájen k 1.1.2007, vˇ cetnˇ e jejich provázání s dalšími informaˇ cními systémy MU.
Následovala druhá ˇ cást analytických prací, tentokrát již ve spolupráci MU se smluvním dodavatelem. Za základ bylo vzato tzv. „standardní ˇ rešení“ PaM Magion a k tomuto byly navrženy úpravy a rozšíˇ rení, v mnoha smˇ erech velmi zásadní, dle požadavk˚ u a specifikací MU (na návrzích spolupracovali zástupci – v pˇ revážné míˇ re zástupkynˇ e – RMU, souˇ cástí MU a ÚVT). Výsledkem byl 450stránkový dokument, podrobnˇ e popisující ˇ rešení a cílové funkce systému. V kvˇ etnu byl dokument obhájen interní oponenturou a akceptován ˇ rídícím výborem projektu a bez odklad˚ u zaˇ caly implementaˇ cní práce a na nˇ e navazující testování, školení a integraˇ cní práce.
ˇ ešení bylo navrženo ve ˇ R ctyˇ rech na sebe navazujících etapách: [1] 1. analýza požadavk˚ u MU na informaˇ cní podporu v personálnˇ e-mzdové a ekonomické oblasti v souvislosti s dalšími informaˇ cními subsystémy MU (do 31. 3.); 2. výbˇ er externího dodavatele základního SW pro pokrytí tˇ echto oblastí (do 30. 6.); 3. poˇ rízení informaˇ cního subsystému pro personalistiku a mzdy a implementace jeho základních modul˚ u (do 31. 12.); 4. návrh a základní nastavení rozhraní v˚ uˇ ci souvisejícím informaˇ cním subsystém˚ um MU (do 31. 12.).
V pr˚ ubˇ ehu ˇ cervna–ˇ ríjna 2006 byly implementovány a funkˇ cnˇ e otestovány jednotlivé moduly PaM systému, pokrývající všechny oblasti správy aˇ rízení lidských zdroj˚ u, tj. správu kmene osob (neboli centrální evidenci osob), evidenci organizaˇ cní struktury, systemizaci pracovních míst, evidenci pracovních, ˇ rídících a akademických funkcí, personální evidenci zamˇ estnanc˚ u, zpracování mezd, podporu vzdˇ elávání a BOZP, správu výbˇ erových ˇ rízení, evidenci ˇ clenství v radách a komisích a samozˇ rejmˇ e správu systému.
Projekt úspˇ ešnˇ e prošel hodnotícím ˇ rízením, byla mu udˇ elena finanˇ cní dotace a p˚ ulstovka ˇ rešitel˚ u z celé MU si vykasala rukávy.
V listopadu 2006 byla funkˇ cnost modul˚ u úspˇ ešnˇ e provˇ eˇ rena 1mˇ esíˇ cním pilotním provo2
zem, bˇ ežícím duplicitnˇ e s rutinním provozem stávajícího systému v plném rozsahu pˇ eti souˇ cástí MU (RMU, tˇ rí fakult – lékaˇ rské, informatiky a sportovních studií – a SKM). Pilotní provoz byl uzavˇ ren duplicitním zpracováním mezd za listopad ve stávajícím systému a novˇ e vyvíjeném PaM Magion a jejich vzájemným odsouhlasením, opˇ et v plném rozsahu duplicitního zpracování.
docházkového systému (konec mˇ esíce se nezadržitelnˇ e blížil), samozˇ rejmostí bylo okamžité pˇ ripojení stravovacího systému, který pro sv˚ uj provoz vyžaduje aktuální data PaM (kdo je ˇ ci není v daném dni na MU v aktivním pracovním pomˇ eru). Svˇ etu byla veˇ rejnˇ e publikovatelná data z databáze PaM Magion zpˇ rístupnˇ ena v únoru – a sice ˇ císelník pracovišt’, základní osobní data (jména, pˇ ríjmení, tituly), údaje o pracovních pomˇ erech (pracovní funkce a zaˇ razení na pracovištˇ e podle kmenových úvazk˚ u resp. zdroj˚ u financování) a údaje o výbˇ erových ˇ rízeních. Práce na napojení www.muni.cz dostaly pˇ rednost pˇ red intranetovými aplikacemi, aby veˇ rejná tvᡠr MU byla aktualizována v nejkratším možném ˇ case.
Prosinec 2006 byl (snad jen s výjimkou Štˇ edrého veˇ cera) vˇ enován jednak pˇ rípravˇ e pˇ rechodu od pilotního do rutinního provozu a dále implementaci integraˇ cních rozhraní na okolní systémy. V prvé ˇ radˇ e se jednalo o integraci PaM Magion s ekonomickými moduly IS Magion a s elektronickým docházkovým systémem MU, které jsou pro provoz PaM Magion nezbytné. Další integraˇ cní rozhraní byla budována na Inet MU, veˇ rejnou internetovou prezentaci, dále studijní informaˇ cní systém IS MU, stravovací systémem Kredit a další subsystémy informaˇ cní infrastruktury MU.
V pr˚ ubˇ ehu února a bˇ rezna byly dále ˇ rešeny návaznosti na ekonomický systém, zejména tzv. „rozpouštˇ ení“ náhrad za dovolenou, zaúˇ ctování mezd na zakázky a tvorba a úˇ ctování sociálního fondu. Ruku v ruce šly návaznosti na IS MU, tj. poskytování dat o organizaˇ cní struktuˇ re (ˇ císelníku pracovišt’), osobách a jejich pracovních pomˇ erech, a rovnˇ ež vytvoˇ rení rozhraní pro integraci kmene osob v PaM Magion s evidencí osob ve studijním systému. Obdobnˇ e byly postupnˇ e napojeny další systémy (systém Celouniverzitní poˇ cítaˇ cové studovny, geografické aplikace aj.). Propojení PaM Magion s Inetem si necháme do další kapitoly.
4 Události do bˇ rezna 2007 Zaˇ cátkem ledna 2007 byly naposledy spoˇ cítány mzdy MU v informixovém prostˇ redí. Ve ˇ ctvrtek 11. ledna byly zakonzervovány veškeré vazby informixové databáze na okolní systémy a odstartoval proces migrace dat z Informixu do databáze PaM Magion. Proces zahrnoval rozšíˇ rení a úpravy datových struktur a aplikací dosud provozovaného EIS Magion, konverzi dat z informixovské databáze (byla provedena vˇ cetnˇ e historie), nastavení a vyladˇ ení parametr˚ u PaM Magion a komplexní sadu kontrol. V pátek v pravé poledne byl pˇ rerušen provoz EIS Magion.4 Migrace byla dokonˇ cena a provˇ eˇ rena bˇ ehem víkendu a v pondˇ elí 15.1. byly ekonomické moduly IS Magion opˇ et uvolnˇ eny do rutinního provozu. Kontroly dat PaM, nastavení ˇ císelník˚ u a nastavení pˇ rístupových práv uživatel˚ um pokraˇ covaly ještˇ e v následujících dnech a 22. 1. byl systém uveden do plnˇ e rutinního provozu na všech souˇ cástech MU. Bezprostˇ rednˇ e následovalo napojení
Poˇ cátkem února byly v PaM Magion zpracovány mzdy za leden 2007 a tím nový systém definitivnˇ e zakotvil v informaˇ cní infrastruktuˇ re MU. Zpracování mezd zatím probíhá pod dohledem dodavatele. Podmínkou pro úspˇ ešné splnˇ ení smlouvy z 15. 3. 2006 je bezproblémový provoz systému po dobu dvou mˇ esíc˚ u a dvojí úspˇ ešnˇ e zpracování mezd samostatnˇ eˇ rízené z MU. Tato št’astná teˇ cka se oˇ cekává v kvˇ etnu letošního roku. Se zprovoznˇ ením nového PaMS MU je svázán konec tˇ rináctileté historie Informixu na MU a konec tˇ ríleté historie jeho postupného pˇ revodu na Oracle. V létˇ e 2006 byla pˇ renesena provozní databáze Celouniverzitní poˇ cítaˇ cové studovny, v listopadu databáze fotografií osob a identifikaˇ cních pr˚ ukaz˚ u MU (viz také [3]), nu a nakonec v lednu 2007 personálnˇ e-mzdová databáze.
4
Jakkoli informováni se znaˇ cným pˇ redstihem a opakovanˇ e, nechali se nˇ ekteˇ rí uživatelé jmenovitˇ e telefonicky žádat, aby svou práci pˇ rerušili. Inu, nejsou vždy všichni za všechny. . .
3
Server bombur je od ledna v režimu archivního provozu, s nímž se poˇ cítá ještˇ e do konce letoš5 ního roku. Poté budou data pˇ rekopírována na Oracle a pˇ rípadné ojedinˇ elé pˇ rístupy k nim budou nadále zprostˇ redkovávat nikoli již programy napsané v Informix 4GL, ale databázové dotazy a skripty napsané pˇ rímo nad Oracle.
a pohledy), pˇ ripravuje se však jeho rozšíˇ rení do podoby API typu webových služeb, aby bylo možno vyvážet z IS Magion i složitˇ eji pˇ redzpracovaná data. Rozhraní slouží pˇ redevším Inetu, ale jsou pˇ res nˇ e pˇ redávána data PaM i všem dalším spolupracujícím systém˚ um MU. Nadstavby nad PaM Magion v Inetu MU jsou umístˇ eny v podmenu Personalistika a jedná se o pˇ rehledy a) osobních dat, b) pracovních pomˇ er˚ u, c) mzdových údaj˚ u, a dále komponenty používané napˇ ríˇ c celým Inetem, pˇ redevším vyhledávání osob a evidence tzv. „aktivních osob“, tedy aktuálních zamˇ estnanc˚ u, student˚ u a pracovník˚ u na dohody. Pˇ rehledy osobních dat a údaj˚ u o pracovních pomˇ erech jsou již v Inetu zveˇ rejnˇ eny a více se o nich doˇ ctete v dnešních Tipech z Inetu. Mzdové pˇ rehledy se v Inetu objeví poˇ cátkem dubna.
5 Plány a cíle 2007 aneb Jak mají spolupracovat PaM Magion a Inet S dalšími výhledy do letošního roku se m˚ užeme spoleˇ cnˇ e vrátit tam, odkud ˇ clánek vyšel, tedy ke spolupráci modul˚ u PaM Magion a Inetu. Podobnˇ e jako u ekonomických modul˚ u IS Magion platí i pro moduly PaM, že poskytují informaˇ cní podporu uživatel˚ um na úrovni rektorátu a souˇ cástí MU (vedení a odborným pracovník˚ um univerzity a jednotlivých souˇ cástí, s pˇ rístupy k dat˚ um celé univerzity resp. souˇ cásti), zatímco dalším úrovním uživatel˚ u poskytuje pˇ rístup k personálnˇ e-mzdovým dat˚ um jednak Inet (vedoucím a sekretariát˚ um jednotlivých pracovišt’ a jednotlivým osobám z MU – zamˇ estnanc˚ um, student˚ um a dalším spolupracovník˚ um) a dále www.muni.cz (svˇ etu). Uživatel˚ u na úrovni RMU a souˇ cástí je pˇ ribližnˇ e pˇ et desítek (výhledovˇ e do jednoho sta), na úrovni pracovišt’ a jednotlivc˚ u pˇ ribližnˇ e 3,5 tisíce osob (témˇ eˇ r 80 % zamˇ estnanc˚ u), uživatel˚ u „ze svˇ eta“ více než 14,5 tisíce r˚ uzných IP adres týdnˇ e.
Samostatný díl nadstavby nad PaM Magion pˇ redstavuje napojení systému SUPO, viz [4]. Jedná se o evidenci souhlas˚ u zamˇ estnanc˚ u s provádˇ ením pˇ revod˚ uˇ cástí mezd na jejich úˇ cet v SUPO, pˇ rebírání pˇ ríkaz˚ u k pˇ revod˚ um ˇ cástí mezd ze SUPO do PaM Magion, provádˇ ení tˇ echto pˇ ríkaz˚ u pˇ ri zpracování mezd a vracení potˇ rebných dat a informací do SUPO. Tato ˇ cást nadstavby je v plánu na letošní letní prázdniny.
6 Podˇ ekování Na závˇ er mi dovolte využít pˇ ríležitosti a podˇ ekovat lidem, o jejichž práci právˇ e dopsané ˇ rádky mluví – v prvé ˇ radˇ e generaci tv˚ urc˚ u a provozovatel˚ u PaMS MU v prostˇ redí Informix 4GL a v dalším sledu všem spoluˇ rešitel˚ um rozvojového projektu.
Do nasazení modul˚ u PaM probíhala spolupráce mezi IS Magion a Inetem pouze na úrovni surových dat, uložených v relaˇ cních datových strukturách. Aplikace Inetu ˇ cetly data pˇ rímo z databáze Magionu, a také do ní pˇ rímo zapisovaly, „povolení“ ˇ ctení a zápisu byla dána pouze neformálními dohodami mezi firmou Magion a vývojovým týmem Inetu. Do projektu PaMS MU byla proto zaˇ clenˇ ena také implementace tzv. integraˇ cního rozhraní, garantujícího poskytování vybraných dat z databáze PaM Magion ve vzájemnˇ e dohodnuté a dokumentované podobˇ e, s cílem odstínit Inet od pˇ rípadných zmˇ en vnitˇ rních datových struktur PaM Magion. Rozhraní je zatím implementováno databázovými objekty (tabulkami
Z úctyhodné ˇ rady jmen, která nemohu všechna uvést (a ani bych se nechtˇ ela pokoušet, vˇ edoma si rizika, že nˇ ekteré m˚ uže vyklouznout), vybírám konkrétnˇ e dvˇ e: pány Dr. Jaroslava Šmardu a Dr. Petra Píska. Oba vystupují v obou skupinách a pˇ redstavují kontinuitu znalostí a zkušeností, nasbíraných za dlouhé roky provozu informixového systému, v novém PaM Magion. Jejich podíl na analýze a návrhu rozšíˇ rení a úprav PaM Magion byl stˇ ežejní, a pˇ rístup k pˇ redávání vlastních znalostí dalším pokraˇ covatel˚ um nemohu nazvat jinak než noblesním. Jardo a Petˇ re, upˇ rímnˇ e dˇ ekuji.
5 Archiv je potˇ rebný zejména kv˚ uli pˇ rístupu k historickým personálnˇ e-mzdovým dat˚ um, která nebylo možné nebo úˇ celné pˇ renést do PaM Magion.
4
Literatura [1] J. Kohoutková. Jak spolupracují Magion a Inet. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2006, roˇ c. XVI, ˇ c. 5, s. 5-10. [2] M. Benešovský. Výbˇ er databázového systému pro MU (1). Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 12120901, 1992, roˇ c. II, ˇ c. 3, s. 9-11. [3] Z. Machaˇ c. Fotografování osob a výroba identifikaˇ cních karet na MU. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2007, roˇ c. XVII, ˇ c. 3, s. 1215. [4] A. Jurtíková, J. Ocelka, J. Staudek. Clearing MU - zúˇ ctovací systém pro bezhotovostní uhrazování poskytovaných služeb. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2005, roˇ c. XVI, ˇ c. 1, s. 11-13.
5
