Notulen vergadering Ouderraad

Notulen vergadering Ouderraad www.demeander-delfgauw.nl e-mail: [email protected]

Maandag 01-02-2016 Aanwezig: Anneke van der Blom, Linda Reeven (vervangt Albertine), Petra Mooring, Henk Jonkers, Kitty de Kraa-van Andel, Henri van Avezaath, Winny v.d. Stap, Annemarèl Langeveld, Nathasja Croon, Ingrid Middelkoop, Janet Buzing, Anatascha Visser, Floor Mans. Afwezig: Vlasia Sourafi, Meilan Rietveld, Sylvia Ruevekamp, Albertine Plomp 1. Opening en mededelingen. Petra opent de vergadering om 20.32 uur. Er zijn een aantal afmeldingen. 2. Notulen 30-11-2015 De notulen worden doorgenomen en goedgekeurd. Kitty zorgt dat ze op de website komen. Opmerkingen naar aanleiding van de notulen: - De actielijst wordt doorgenomen. Bijna alles is afgerond. Alleen Floor moet nog op de site komen als OR-lid. Zij stuurt een digitale foto naar Kitty. Kitty zorgt dat die bij Joni komt, voor op de site. - Verder zou er een banner besteld worden voor bij sporttoernooien of andere activiteiten. Sylvia zou dit doen. We vragen na of dit gebeurd is. - Een enquête voor de ouderavond is gemaakt door Petra en Nathasja. Deze wordt nog besproken. 3. Communicatie en taakverdeling We praten over de communicatie over een lustrumactiviteit via mail, waarbij we over en weer en met het team in de afgelopen periode op een onprettige manier hebben gecommuniceerd. Dit heeft onderlinge irritatie gegeven en was soms ook kwetsend voor mensen uit het team. Petra en Linda lichten toe waarom dit absoluut niet wenselijk is. Eén OR-lid biedt haar excuses aan. We maken de volgende afspraken: a. Belangrijke vragen van het team aan de OR worden gemaild aan het ‘dagelijks bestuur’ (Petra, Kitty, Henri). Zij bespreken het eerst onderling en daarna in de vergadering om er beslissingen over te kunnen nemen. Beslissen doen we samen op grond van meningen, die we in de vergadering met elkaar delen en dus niet via mail. Mail is voor zakelijke dingen. b. Mail alleen aan diegene die ook met een onderwerp te maken hebben. Naar aanleiding van dit punt spreken we ook over de taakverdeling in de OR. Dit jaar zijn er veel nieuwe mensen in de OR gekomen. Dit maakt dat niet iedereen precies weet hoe terugkomende activiteiten georganiseerd worden. Ook weten we niet precies van elkaar, wie op welke tijdstippen/dagen inzetbaar is voor werk. Met name in de kerstperiode heeft dit irritatie opgeleverd. We hadden met elkaar onvoldoende duidelijk afgesproken welke taken er waren te verdelen en wie de coördinatie had. De draaiboeken die we in het verleden hebben gemaakt, kunnen een leidraad zijn. We moeten één en ander dan wel goed doornemen op de vergaderingen. Dan weten we precies wie waarvoor verantwoordelijk is, wie inzetbaar is tijdens de activiteit zelf en wat we eventueel anders willen aanpakken dan in voorgaande jaren. In het verlengde hiervan geeft Kitty aan dat het ook belangrijk is dat langzamerhand de taken van Secretaris en Voorzitter overgenomen gaan worden. Volgend jaar zitten de dochters van Kitty en Petra in groep 8. Henks zoon zit nu al in groep 8. In de komende twee jaar komen er dus nog meer wisselingen in de OR. Misschien is het slim om de taken van voorzitter en 1


secretaris volgend jaar al door iemand anders te laten doen. Kitty wil graag volgend jaar nog in de OR blijven, maar haar taak als secretaris overdragen. Voor Petra (voorzitter) geldt hetzelfde. We sluiten dit hele agendapunt af. Iedereen heeft kunnen zeggen wat hij of zij graag wilde. Iedereen is het erover eens dat ouderraad en team moeten samenwerken voor onze kinderen. Samen leuke en zinnige dingen oppakken! 4. Evaluatie afgelopen activiteiten: Sint, Kerst, avondwandeling Petra geeft aan dat het in verband met de tijd, slim is om dit agendapunt alleen kort te behandelen. Er worden een aantal punten genoemd:  Floor: het meedraaien met het Sinterklaasfeest was een leuke manier om gelijk helemaal mee te doen met de OR.  Anneke/Linda: dank voor al jullie hulp, de wensenboom was een succes.  Henri: heb ik alle bonnetjes van Sinterklaas? Waarschijnlijk wel?  Henri: ik mis een bon van de kerstboom in de gang. Annemarèl vermoedt dat Louis dat vergeten is. Ze weet niet precies wat de boom gekost heeft. Ze geeft aan dat het Louis wel gezegd heeft dat het impregneren het duurst is. Idee Nathasja: een houten boom, die inklapbaar is. De meesten vinden dit een goede, maar minder leuke oplossing. We spreken nog over kerstversieringen. Dit gaan we op de begroting van volgend jaar zetten. Er zijn wel een aantal mooie cadeautjes gemaakt, die als decoratie zowel bij Sint als Kerst konden worden neergezet. Winny vraagt zich af of het mogelijk is dat de kluscommissie ook projectmatige klussen op kan pakken en bv. herbruikbare decoraties kan maken (vb. open haard).  De avondwandeling was heel leuk. Het weer was wederom niet fantastisch, maar het feestbuffet was rijk gevuld. Henri: leuk en goed georganiseerd! Kitty: fijn dat nu heel duidelijk was afgesproken wie welke taak had. 5. Planning komende activiteiten 5.1. Carnaval (5-2-2016) Vrijdag a.s. 5 februari wordt in het kader van het lustrum een carnavals-disco georganiseerd. Oorspronkelijk zou prins carnaval dan langskomen (is een vader van school), maar uiteindelijk zat zijn programma zo vol, dat het alleen maar om 9.00 uur zou kunnen. Dat kan niet. Nu heeft prins carnaval besloten om in zijn pauze met een dweilorkest langs te komen. Jammer genoeg dus niet voor alle kinderen, maar het wordt wel de leukste overblijf van het jaar! Coördinator overblijf en overblijfmedewerkers zijn op de hoogte. ’s Middags tussen half 2 en half 3 volgt dan nog een carnavals-disco voor alle kinderen. Alle kinderen die dat willen, mogen verkleed komen. Er wordt in twee groepen gehost. Janet/Floor/Annemarel zorgen dat het speellokaal versierd wordt. De trap wordt afgezet i.v.m. gevaarlijke situaties bij polonaise. Kitty helpt met het klaarzetten van limonade/chocolademelk. 5.2. Klusavond (3-3-2016) Henk legt uit hoe de klusavonden geregeld zijn. Janet en Sylvia gaan dit uiteindelijk van hem overnemen. De eerste klusavond is op 3 maart gepland. Contactpersoon van school is Iris (groep 7a). - 1 week van te voren stuurt Henk de ouders die zich via het bolletjesformulier hebben opgegeven een mail (mailadressen via Gaby). Hij herhaalt dit nog een keer een paar

2


-

-

dagen van te voren. Meestal komen er weinig reactie maar gemiddeld komen er ca. 20 klussers. Met Iris maakt hij een afspraak over de “klussenlijst”. Iris inventariseert één en ander en probeert zo nauwkeurig te omschrijven hoe breed, hoe smal, hoe hoog, welk materiaal, waar etc. iets moet komen. Soms spreken Henk en Iris nog op school af om één en ander door te nemen. Op grond van dit overleg haalt Henk spullen bij de bouwmarkt. Op de avond zelf worden de klussen verdeeld en gedaan en wordt er afgesloten met een drankje.

5.3. Ouders voor kinderen (17-3-2016) De organisatie is in gang gezet. Op de avond zelf zijn ouders nodig om foto’s uit te delen, eventueel jassen aan te pakken. Dit kunnen we de volgende vergadering afspreken. Uit de OR doen Annemarèl, Anatascha en Kitty mee. Leuk is dat er dit jaar veel nieuwe ouders meedoen. 5.4. Projectweek (30-3-2016) Het thema van de projectweek is feest. Het team zou het heel leuk vinden als de ouderraad zou kunnen bijdragen aan het inhuren van een orkestworkshop. Er komt dan een groep die alle kinderen overdag workshops geeft op muziekgebied, wat aan het einde van de dag uitmondt in een grote voorstelling. Vergelijkbaar met een circusschool dus, maar dan op muziekgebied. Het past ook goed bij het thema feest. De workshop kost 3300 euro. Voor de projectweek is nu 800 euro gebudgetteerd. Dat kan de OR in ieder geval bijdragen. Dit is echter nog lang niet voldoende. Linda heeft fonds 1818 aangeschreven, maar het is onwaarschijnlijk dat dat fonds het aanvult tot 3300. We discussiëren over andere mogelijkheden. Oorspronkelijk was de lustrumcommissie van plan om voor alle kinderen een lustrumcadeautje te kopen. Nathasja heeft daarvoor een heleboel uitgezocht en offertes aangevraagd. Ze heeft deze ook rondgemaild. Veel OR-leden hebben aangegeven dat een “postmanbag” het leukst is. Dat zou ca. 1000 euro kosten. De discussie wordt nu echter anders. Veel OR-leden vragen zich af of je dat geld niet beter in de workshop kan stoppen. Na stemming besluiten we om af te zien van het lustrumcadeautje (met dank aan Nathasja voor al haar uitzoekwerk) en nog eens 1000 euro bij te dragen aan het realiseren van de workshopdag (totaal 1800 euro). Er wordt wel opgemerkt dat het jammer is dat het team niet eerder bij de lustrumcommissie is gekomen met dit idee. Aan het begin van het jaar zijn er al veel plannen besproken. De lustrumcommissie zal bekijken of er vanuit het lustrum-activiteitenbudget eventueel nog een bedrag kan worden vrijgemaakt, maar daarover willen ze even goed nadenken. Linda zal met het team overleggen, hoe op andere manieren geld kan worden ingezameld. Vb. een sponsorloop. 5.5. Sport De eerste toernooien komen eraan. Het begint met meisjesvoetbal. In maart/april zijn de voorrondes. Op 12/2 sluit de inschrijving. Per school mogen 2 teams inschrijven. Anatascha regelt dit. Op een later tijdstip zal ze aangeven welke hulp er eventueel nodig is van andere ouders. Na het meisjesvoetbal volgt snel het jongensvoetbal en het korfbal. 3


Via Judith van Peij is het verzoek binnen gekomen of de OR ook het schoolhockey wil oppakken. Dion/team regelen dit niet, maar in andere jaren hebben ouders dit opgepakt. Judith is eventueel bereid om het voor de klas van Niels op te pakken, maar het zou leuker zijn als meer klassen zouden kunnen meedoen. Anatascha wil dit ook wel regelen. Petra stuurt de mail van Judith door. Sporttenues Helaas is er iets fout gegaan met het aanschaffen van extra sporttenues. Er is nu een overschot aan kleine shirtjes/broekjes en een tekort aan grotere maten. Hoe gaan we dit oplossen. - geld dat over is van andere posten inzetten? - interen op het vermogen; moet wel goed uit te leggen zijn aan de kascommissie? We besluiten om dit toch te doen. Sportdag Winny vraagt zich af of de OR nog iets moet doen voor de sportdag (Koningsdag). Kitty zal dit met Dion overleggen. In principe is het de bedoeling dat we met een grote sportdag mee gaan doen, die voor alle scholen wordt geregeld vanuit de gemeente. Mogelijk dat we als ouderraad iets kunnen betekenen in het regelen van vervoer van en naar Oliveo. 6. Financiën - Er zijn nieuwe luizentassen gekocht. Iets over de begroting. Er is binnen het team afgesproken, dat kinderen niet meer zo maar een nieuwe luizenzak krijgen. Via de nieuwsbrief zijn de ouders daarover geïnformeerd. Voor 10 euro is eventueel een nieuwe luizenzak aan te schaffen. Ouders wordt gevraagd om zoveel mogelijk de luizenzakken eerst te repareren. - Sint en Kerst: zijn er nog bonnen? - Er is een tweede herinnering per brief meegegeven. Ongeveer 75 % van de ouders heeft betaald. Nog 99 gezinnen moeten betalen. Henri wil nog graag één herinnering sturen. Daarna zal Linda ouders uitnodigen voor een gesprek. - Denk aan de aanschaf van boeken voor de kinderen! 7. Mededelingen uit het team Geen. 8. Nieuwsbrief Ideeën voor de komende nieuwsbrief: - Stukje over de avondwandeling. 9. Nieuwe ideeën We proberen de “lustrum”-ideeën uit te voeren. 10.Wandelgangen Janet: wat zijn de afspraken rondom Facebook. Van de avondwandeling zijn er foto’s via een facebooklink doorgestuurd. Misschien is dit geen goed voorbeeld. Linda geeft aan dat er inderdaad afspraken zijn. Ze staan niet goed in de schoolgids. Ze zal hierover nadenken. Flloor geeft aan dat de site mogelijk af te schermen is met inlogcodes voor ouders. Linda neemt dit mee. 4


Winny: in de wandelgangen is al gemopperd over de hoogte van de aanschaf van een tweede luizenzak. Op één van de andere scholen schijnen de zakken maar 1 euro te kosten. 11.Rondvraag Winny: geen vraag maar een opmerking. Complimenten aan Linda en team over de gang van zaken en de communicatie rondom het overlijden van Sem. 12. Petra sluit de vergadering om 22.20 uur. .

Volgende vergadering: Maandag 7 maart 2016 om 20.30 uur. !

Agendapunten voor een volgende vergadering:  Thema-vond: ja of nee, wat wil de achterban, welk thema Nieuwe ideeënlijst Een Meander-app, zodat ouders via een smart Phone, snel de site van de school kunnen bezoeken. Een feest alleen voor ouders; bijvoorbeeld aansluitend aan een muziekavond etc. Op school? In het sportcafé? Voor en door ouders, geen kinderen, geen verantwoordelijkheid voor leerkrachten. Lustrumactiviteit; met de hele school een musical instuderen en opvoeren in één dag. Www.detoneelmakerij.nl Een schoolreis in het lustrumjaar Binnen de projectweek een filmavond organiseren met educatieve films. Effectiever, maar minder frequent vergaderen. Actielijst Wat? Wie? Afgerond? Contactperso(o)n(en) thema-avond Wie wil? We gaan hier een agendapunt van Op een volgende vergadering bespreken wat maken. we willen met thema-avonden. Smoelenboek foto’s aanleveren Floor Overleg Dion over sportdag Kitty Banner Sylvia Bloemetje ouders Sem Petra Doorsturen mail schoolhockey naar Petra Anatascha Oppakken organisatie schoolhockey Anatascha

5

Notulen vergadering Ouderraad

Recommend Documents