NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ZITTING VAN DONDERDAG 21 FEBRUARI 2013

NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

ZITTING VAN DONDERDAG 21 FEBRUARI 2013

Aanvang zitting 17U10 Einde zitting 18U35 Aanwezig Ivan De Clerck, Voorzitter, Brigitta Monbaliu, Ronny Vanden Broecke, Jochem Vincke, Stephanie De Deyne, Georgette Brak, Bo Bentein, Femke Ballegeer, Nadia Cloetens, Norman Schiltz, Kurt Decleer, Raadsleden, Luc Demeulemeester, Secretaris Verontschuldigd

Openbare zitting

Bestuur Algemeen secretariaat - Mededelingen - Varia - Kennisneming De heer voorzitter deelt mede dat de verkiezingen van de OCMW-Raad door de provinciegouverneur werden goedgekeurd. Mevrouw B. Monbaliu vraagt, namens de CD&V fractie, aandacht voor de volgende punten bij de opstelling van het lokaal sociaal beleidsplan. Het is verontrustend vast te stellen dat armoede, ook in onze stad, meer en meer toeneemt ondanks de vele sociale voorzieningen. Vooral eenoudergezinnen en gezinnen met drie of meer kinderen lopen meer risico op armoede. Kinderarmoede is de laatste tien jaar verdubbeld! Bij het opmaken van het sociaal beleidsplan 2013 – 2019 willen we aandacht vragen voor een aantal factoren die gezinnen in een kwetsbare positie brengen. Heel veel alleenstaanden, maar ook gezinnen hebben te kampen met schulden, de dossiers van schuldbemiddeling nemen steeds toe. Daarom vragen we meer structurele initiatieven vanuit OCMW ter ondersteuning van schuldbemiddeling en budgetbeheer, maar ook initiatieven rond schuldpreventie. Op dit vlak kan samengewerkt worden met het onderwijs, jeugddienst, thuiszorgdiensten die de schuldenproblematiek vroegtijdig kunnen opsporen, bespreekbaar maken en aanpakken. Ook aandacht voor die gezinnen die in collectieve schuldenregeling zijn maar waar de schuldbemiddelaar niet verbonden is aan een OCMW; zij vallen veelal uit de boot voor sociale premies of steun van OCMW. Het invoeren van de armoedetoets moet een vaste regel worden. Hierbij wordt systematisch nagegaan of nieuwe regelgeving geen maatschappelijke uitsluiting genereert en armoede creëert ,vooral bij eenoudergezinnen met jonge kinderen.

Onderzoek leert ons dat de schoolresultaten van maatschappelijk kwetsbare kinderen structureel lager liggen dan leerlingen uit kansrijke gezinnen. Daarom ijveren we voor een toegankelijk en betaalbaar onderwijs. De samenwerking tussen de stad , het OCMW, de verschillende scholen en ouders dient geoptimaliseerd te worden: de krachten maar ook de werkingsmiddelen dienen gebundeld te worden. Het positieve nieuws dat er geen besparing komt op OCMW-middelen voor socioculturele en sportieve participatie voor 2013 kunnen we alleen maar toejuichen. Blijvende steun voor flankerend onderwijs (’t Scharnier) is een goeie zaak. ’t Scharnier verzorgt studieondersteuning aan huis bij maatschappelijk kwetsbare gezinnen met kinderen in het gewoon en buitengewoon basisonderwijs, en de eerste graad secundair onderwijs, van de regio Brugge – Blankenberge. Investeren in kinderen loont de moeite ,hoe vroeger je start hoe meer return je krijgt. Om de toegankelijkheid van de dienstverlening voor mensen in armoede te optimaliseren opteren wij voor een éénloketfunctie, een automatische rechtenverkenner en een communicatie( documenten, folders, brieven) in klare, begrijpbare taal Werk hebben is nog steeds een grote voorwaarde om mee te tellen in onze samenleving. Via VDAB worden integrale begeleidingstrajecten opgemaakt voor langdurige werklozen. Een tewerkstelling is niet altijd evident in de reguliere economie daarom pleiten we ervoor dat er voldoende middelen ingezet worden om te investeren in sociaal economische initiatieven op maat van de doelgroep en voldoende betaalbare kinderopvang. Betaalbaar wonen wordt steeds moeilijker door de stijgende huurprijzen en energiekosten. Mensen in armoede moeten ook kunnen deelnemen aan acties zoals groepsaankopen voor energie en dienen hierin begeleid te worden. De huisjesmelkers dienen verder opgespoord en gesanctioneerd te worden. OCMW en de Stad dienen inwoners voldoende te sensibiliseren over de doelstelling Sovekans. Al deze aandachtspunten hebben geen grote impact op het budget maar impliceren een andere aanpak, vertrekkende vanuit de mens die om hulp vraagt. De heer voorzitter verklaart dat een lokaal sociaal beleidsplan niet langer verplicht is. Het beleid zal evenwel een visietekst opmaken. Deze zal in de komende maanden worden voorgelegd. De nota van mevr. B. Monbaliu zal aandachtig bekeken worden. Heel wat zaken hieruit zijn reeds in de visietekst opgenomen. Mevrouw Nadia Cloetens verklaart dat bij de verkiezing voor de diverse mandaten in de vorige zitting er blijkbaar vooraf werd overeengekomen inzake de stemming. De N-VA is niet op de hoogte van de eventuele kandidatuurstellingen. Mevr. N. Cloetens onderstreept dat meer betrokkenheid opportuun zou zijn voor het groepsgevoel binnen de Raad, dit werd ook zo gezegd op de installatievergadering. Het zou beter zijn indien de kandidaten vooraf zouden bekendgemaakt worden. De heer voorzitter verklaart dat er geen probleem is om de kandidaturen vooraf mede te delen. Normaliter worden de kandidaten vanuit de meerderheid naar voor geschoven. Algemeen secretariaat - Notulen - Openbare zitting van 17 januari 2013 - Besluit Stemming

Met eenparigheid van stemmen.

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - Open-school, Centrum voor Basiseducatie BruggeOostende-Westhoek - Algemene vergadering - Aanduiding vertegenwoordiger - Besluit Toelichting

Er dient een vertegenwoordiger van het OCMW te worden aangeduid voor de algemene vergadering van de Open-school. Femke Ballegeer en Brigitte Monbaliu stellen zich kandidaat. Er vindt een geheime stemming plaats, waaraan elf leden deelnemen en waarvoor ieder lid één stembiljet ontvangt. De stembus bevat elf stembiljetten, de stemopneming geeft volgende uitslag:

 

Regelgeving

Femke Ballegeer (10 stemmen); Brigitte Monbaliu (1 stem).

Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Besluit

Femke Ballegeer, raadslid, wordt aangeduid als vertegenwoordiger van het OCMW voor de algemene vergadering van Open-school, Centrum voor Basiseducatie Brugge-Oostende-Westhoek. De duur van het mandaat stemt overeen met dit van de OCMW raadsleden.

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - TMVW - Aanvullende Diensten - Directiecomité Aanduiding vertegenwoordiger - Besluit Toelichting

Er dient een vertegenwoordiger te worden verkozen om te zetelen in het Directiecomité Aanvullende Diensten. Er vindt een geheime stemming plaats, waaraan alle elf leden deelnemen en waarvoor ieder lid één stembiljet ontvangt. De stembus bevat elf stembiljetten, de stemopneming geeft volgende uitslag: 

Regelgeving

Ivan De Clerck (11 stemmen).


Besluit

Ivan De Clerck, voorzitter OCMW-Raad, wordt aangeduid als vertegenwoordiger van het OCMW om te zetelen in het Directiecomité Aanvullende Diensten. De duur van het mandaat stemt overeen met deze van de OCMW raadsleden.

Bijlagen

Bijlage 1 – Brief TMVW

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - VVSG - Directiecomité van de afdeling OCMW’s Aanduiding afgevaardigde - Besluit Toelichting

De OCMW Raad kan een kandidatuur voordragen voor het Directiecomité van de afdeling OCMW’s van de VVSG. Er vindt een geheime stemming plaats, waaraan alle elf leden deelnemen en waarvoor ieder lid één stembiljet ontvangt. De stembus bevat elf stembiljetten, de stemopneming geeft volgende uitslag: 

Regelgeving

Ivan De Clerck (11 stemmen).


Besluit

Ivan De Clerck, voorzitter OCMW-Raad, wordt voorgedragen als kandidaat voor het Directiecomité van de afdeling OCMW’s van de VVSG.

Bijlagen

Bijlage 1 – Brief VVSG

Raad voor Maatschappelijk Welzijn - TMVW - Aanvullende Diensten - Algemene vergadering - Aanduiding vertegenwoordiger - Besluit Toelichting

Er dient een vertegenwoordiger te worden verkozen om te zetelen in de Algemene Vergadering. Er vindt een geheime stemming plaats, waaraan alle elf leden deelnemen en waarvoor ieder lid één stembiljet ontvangt. De stembus bevat elf stembiljetten, de stemopneming geeft volgende uitslag: 

Jochem Vincke (11 stemmen).

Er dient een plaatsvervanger te worden verkozen om te zetelen in de Algemene Vergadering. Er vindt een geheime stemming plaats, waaraan alle elf leden deelnemen en waarvoor ieder lid één stembiljet ontvangt. De stembus bevat elf stembiljetten, de stemopneming geeft volgende uitslag: 

Regelgeving

Femke Ballegeer (11 stemmen).


Besluit

Jochem Vincke, raadslid, wordt aangeduid als vertegenwoordiger van het OCMW om te zetelen in de Algemene Vergadering. Femke Ballegeer, raadslid, wordt aangeduid als plaatsvervanger van het OCMW om te zetelen in de Algemene Vergadering. De duur van het mandaat stemt overeen met deze van de OCMW raadsleden.

Bijlagen

Bijlage 1 – Brief TMVW

Sociale dienst - Overeenkomst advocaat inzake schuldbemiddeling - Toewijzing - Besluit Toelichting

De huidige overeenkomst met advocate Daphné Dumery loopt ten einde op 31 maart 2013. Bijgevolg werd er een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmakinguitgeschreven.

Derdegegevens

Ingekomen kandidatuurstelling: 

Financiële informatie

Advocate Nadia Decock, Koning Albert I-laan 84, 8370 Blankenberge.

Alle advocaten binnen Blankenberge werden aangeschreven. Er is een vaste vergoeding voorzien van € 3 200 per jaar.

Regelgeving

De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Stemming


Besluit

Deze opdracht wordt gegund bij onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking. De opdracht wordt toegewezen aan advocate Nadia Decock conform haar kandidatuurstelling dd. 30 januari 2013.

Ingesloten bijlagen

Bijlage 1 – Overeenkomst inzake schuldbemiddeling

Bijlagen

Bijlage 1 – Kandidatuurstelling Nadia Decock Overeenkomst inzake schuldbemiddeling

tussen: Het openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Blankenberge, vertegenwoordigd door Ivan De Clerck, Voorzitter en Luc Demeulemeester, Secretaris, verder eerste partij genoemd, enerzijds; en advocate Nadia Decock verder tweede partij genoemd, anderzijds; wordt volgende overeenkomst gesloten 1. In het kader van het decreet van 24.07.1996 houdende erkenning van instellingen voor schuldbemiddeling in de Vlaamse Gemeenschap komen partijen overeen dat zij onderling zullen samenwerken voor deze aangelegenheid. 2. De tweede partij zal juridisch advies verlenen en prestaties verrichten in de aangelegenheden betreffende de wetgeving inzake schuldbemiddeling, consumentenkrediet en aanverwante materies. 3. De tweede partij overlegt in het administratief centrum van het OCMW met de sociale dienst (maximum 2 uur per 14 dagen). Daarnaast kunnen de maatschappelijk werkers ten alle tijde per mail, brief, fax of telefonisch beroep doen op tweede partij betreffende bovenvermelde materie. 4. Indien een dossier of vraag wordt overgemaakt aan tweede partij zal deze onverwijld het dossier behandelen en eerste partij op de hoogte brengen van elk nieuw gegeven en van de evolutie van het dossier. 5. Wat de collectieve schuldenregeling betreft geldt het volgende: - de verzoekschriften worden door de diensten van het OCMW opgesteld. Tweede partij legt deze verzoekschriften neer op de griffie. Deze documenten worden onverwijld door tweede partij afgehaald in het administratief centrum van het OCMW, na kennisgeving via mail, brief, fax of telefonisch. - de minnelijke aanzuiveringsregeling en bijhorende documenten worden door eerste partij opgesteld en door tweede partij nagezien en neergelegd ter griffie.

6. Tweede partij zal de dienst schuldbemiddeling vertegenwoordigen voor alle juridische instanties in dossiers betreffende schuldbemiddeling en consumentenkrediet. 7. De eerste partij zal aan de tweede partij een jaarlijkse vergoeding van €3200 betalen. Deze vergoeding omvat zowel het ereloon als de kosten, met uitzondering van de verplaatsingskosten buiten het gerechtelijk arrondissement Brugge en de gerechtskosten. Het ereloon wordt driemaandelijks uitbetaald, een eerste maal op 1 april 2013. Het ereloon wordt jaarlijks aangepast aan de index der consumptieprijzen op vraag van de tweede partij. 8. Deze overeenkomst is geldig voor een periode van 3 jaar. Binnen deze periode kan elke partij de overeenkomst beëindigen met inachtname van een opzegtermijn van 3 maanden, dewelke ingaat de eerste dag van de maand volgend op het aangetekend schrijven. De overeenkomst wordt eveneens beëindigd bij het einde van de erkenning van de dienst schuldbemiddeling. 9. Ingeval van opzegging door één der partijen, dienen de nog lopende zaken volledig afgehandeld te worden. 10. Tweemaal per jaar wordt de samenwerking besproken met de betrokken diensten. 11. Deze overeenkomst treedt in voege op 1 april 2013.

Opgemaakt in 2 exemplaren te Blankenberge op 21 februari 2013. Elke partij verklaart één exemplaar ontvangen te hebben.

De eerste partij,

De tweede partij,

De Secretaris,

De Voorzitter,

Advocate,

Luc Demeulemeester

Ivan De Clerck

Nadia Decock

Sociale dienst - Overeenkomst advocaat voor de belangen van het OCMW in het algemeen Toewijzing - Besluit Toelichting

De huidige overeenkomst met advocaat Guido Pyck loopt ten einde op 31 maart 2013. Bijgevolg werd er een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking uitgeschreven. Het lijkt aangewezen advocaat Johan Decancq aan te stellen, gezien de opdracht betreffende de schuldbemiddeling reeds werd toegewezen aan advocate Nadia Decock en in de vorige periode aan advocaat Guido Pyck, die deze opdracht reeds uitvoerde.

Derdegegevens

Ingekomen kandidatuurstellingen:   


Advocate Nadia Decock, Koning Albert I-laan 84, 8370 Blankenberge; Advocaat Guido Pyck, Koning Albert I-laan 40 A, 8370 Blankenberge; Advocaat Johan Decancq, Koninginlaan 31, 8370 Blankenberge.

Alle advocaten binnen Blankenberge werden aangeschreven. Per procedure per aanleg voor de rechtbank is er een vaste vergoeding voorzien van € 750.

Regelgeving

De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Stemming


Besluit

Deze opdracht wordt gegund bij onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking. De opdracht wordt toegewezen aan advocaat Johan Decancq conform zijn kandidatuurstelling dd. 21 januari 2013.

Ingesloten bijlagen

Bijlage 1 – Overeenkomst inzake de belangen van het OCMW in het algemeen

Bijlagen

Bijlage 1 – Kandidatuurstelling Nadia Decock Bijlage 2 – Kandidatuurstelling Guido Pyck Bijlage 3 – Kandidatuurstelling Johan Decancq

OVEREENKOMST VOOR DE BELANGEN VAN HET OCMW IN HET ALGEMEEN tussen: Het openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Blankenberge, vertegenwoordigd door Ivan De Clerck, Voorzitter en Luc Demeulemeester, Secretaris, verder eerste partij genoemd, enerzijds; en advocaat, Johan Decancq, verder tweede partij genoemd, anderzijds; wordt volgende overeenkomst gesloten 1. De tweede partij aanvaardt op te treden als advocaat van de eerste partij en in deze hoedanigheid de rechtsgedingen waarbij de eerste partij, hetzij als eiser, hetzij als verweerder, betrokken is voor alle Belgische rechtsinstanties te behandelen. 2. De tweede partij zal, telkens de eerste partij erom verzoekt, aan deze laatste zijn volledige bijstand verlenen door het geven van juridische adviezen en het behandelen van de voorgelegde dossiers. 3. Indien een dossier wordt overgemaakt aan tweede partij zal deze onverwijld het dossier behandelen en eerste partij op de hoogte houden van het verloop van het dossier. 4. De eerste partij behoudt zich het recht voor, telkens wanneer zij dit nuttig of wenselijk acht een andere of bijkomende advocaat-raadgever aan te stellen om haar belangen te verdedigen zonder hiertoe het advies te moeten inwinnen of het akkoord te bekomen van de tweede partij. 5. Per procedure, per aanleg voor de Arbeidsrechtbank of het Arbeidshof wordt in kader van volgende wetgeving:   

de Wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door OCMW’s; de Wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie; de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende het OCMW,

een vergoeding betaald van €750. Deze vergoedingen omvatten zowel het ereloon als de kosten, met uitzondering van de verplaatsingskosten buiten het gerechtelijk arrondissement Brugge en de gerechtskosten. De tweede partij heeft recht op de rechtsplegingsvergoeding die aan de eerste partij wordt toegekend. Het ereloon wordt driemaandelijks uitbetaald, een eerste maal op 1 april 2013. Het ereloon wordt jaarlijks aangepast aan de index der consumptieprijzen op vraag van de tweede partij. 6. Tweemaal per jaar wordt de samenwerking besproken met de betrokken diensten. 7. Deze overeenkomst is geldig voor een periode van 3 jaar. Binnen deze periode kan elke partij de overeenkomst beëindigen met inachtname van een opzegtermijn van 3 maanden, dewelke ingaat de eerste dag van de maand volgend op het aangetekend schrijven. 8. Ingeval van opzegging door een der partijen, dienen de nog lopende zaken volledig afgehandeld te worden. 9. Deze overeenkomst treedt in voege op 1 april 2013.

Opgemaakt in 2 exemplaren te Blankenberge op 21 februari 2013 . Elke partij verklaart één exemplaar ontvangen te hebben.

De eerste partij,

De tweede partij,

De Secretaris,

De Voorzitter,

Advocaat,

Luc Demeulemeester

Ivan De Clerck

Johan Decancq

Algemene administratie Algemeen secretariaat - Automatisering tijdsregistratie, uurroosterplanning en tijdsinterpretatie - Bestek - Besluit Toelichting

Het OCMW wil de motivatie, tevredenheid en retentie van het personeel verhogen via gerichte personeelszorg. Hiervoor wordt er een voorzien in een softwarepakket die de automatisering van tijdsregistratie mogelijk maakt. Een systeem van uurroosterplanning en tijdsinterpretatie zorgt voor een ondersteuning bij het inplannen van het personeel in het woonzorgcentrum De Strandjutter.


Het voorziene investeringsbudget voor investeringsproject 1/2012 ‘Prikkloksysteem’ bedraagt € 70 000,00. Er werd nog niks opgenomen.

Regelgeving

De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten. Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn.

Stemming


Besluit

Het bestek ‘automatisering tijdsregistratie, uurroosterplanning en tijdsinterpretatie’ wordt goedgekeurd .

Ingesloten bijlagen

Bijlage 1 – Bestek automatisering tijdsregistratie, uurroosterplanning en tijdsinterpretatie Bijlage 2 – Inschrijvingsformulier onderdeel Functionele karakteristieken Bijlage 3 – Inschrijvingsformulier onderdeel Technische karakteristieken Bijlage 4 – Inschrijvingsformulier onderdeel Diensten

Bijlagen

Bijlage 1 – Beschrijvend gedeelte informatica infrastructuur OCMW Bijlage 1a – Overzicht bekabeling Bijlage 1b – Overzicht datacommunicatie Bijlage 1c – Badges (Technische omschrijving) Bijlage 2 – Overzicht scenario demo’s

OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN BLANKENBERGE

BESTEK 2013-1 voor een opdracht voor aanneming van diensten: AUTOMATISERING TIJDSREGISTRATIE, UURROOSTERPLANNING EN TIJDSINTERPRETATIE

Gunningswijze: met diensten

Onderhandelingsprocedure bekendmaking voor

Plaats indiening offerte:

OCMW Blankenberge Jordaenslaan 34 8370 Blankenberge

Uiterste datum indiening offerte:

19 maart 2013 om 11u30

10

Inhoudsopgave I. ALGEMENE BEPALINGEN ............................................................................................. 11 I.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ........................................................................................ 11 I.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT..................................................................... 11 I.3 GUNNINGSWIJZE ........................................................................................................ 12 I.4 SELECTIECRITERIA ..................................................................................................... 13 I.5 INDIENING OFFERTES ................................................................................................. 13 I.6 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN ..................................................................... 14 I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ............................................................................. 15 I.8 WIJZE VAN PRIJSBEPALING .......................................................................................... 16 I.9 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN HET OCMW BLANKENBERGE ............................................ 16 I.10 TAALGEBRUIK .......................................................................................................... 16 II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ........................................................................ 16 II.1 PRIJSVASTSTELLING .................................................................................................. 16 II.2 VERGISSINGEN EN LEEMTEN ....................................................................................... 17 II.3 GUNNINGSCRITERIA .................................................................................................. 17 II.4 GESTANDDOENINGSTERMIJN ...................................................................................... 17 II.5 VRIJE VARIANTEN ...................................................................................................... 17 II.6 KEUZE VAN OFFERTE .................................................................................................. 17 II.7 BETALINGSTERMIJN ................................................................................................... 18 II.8 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING ........................................................................ 18 II.9 BORGTOCHT ............................................................................................................. 18 II.10 PRIJSHERZIENINGEN ............................................................................................... 18 II.11 LOOPTIJD ............................................................................................................... 19 II.12 WAARBORGTERMIJN ................................................................................................ 19 II.13 VOORLOPIGE OPLEVERING ........................................................................................ 19 II.14 DEFINITIEVE OPLEVERING ........................................................................................ 19 II.15 RECHTSVORDERINGEN ............................................................................................. 19 II.16 DIENSTVERLENINGSPLAATS...................................................................................... 19 II.17 BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE UITVOERING ............................................................... 20 III. FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN .......................................................... 20

11

ALGEMENE BEPALINGEN I.1 AANBESTEDENDE OVERHEID Het opdrachtgevend bestuur is OCMW Blankenberge, Jordaenslaan 34, 8370 Blankenberge. Alle bijkomende inlichtingen betreffende de huidige opdracht kunnen bekomen worden bij Hilde Van Renterghem, bestuurssecretaris en leidend ambtenaar in dit dossier, tel. 050 43 12 23, fax 050 43 12 10, e-mail [email protected].

I.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van de Wet van 24 december 1993. Voorwerp van de opdracht is “Automatisering uurroosterplanning, tijdsregistratie en tijdsinterpretatie”. Het OCMW van Blankenberge wil zijn tijds- en verlofadministratie volledig automatiseren. Verschillende diensten op diverse locaties (zie hieronder) moeten in de toekomst kunnen prikken via een prikklok, virtueel, telefoon of op een andere wijze. Alle medewerkers moeten hun verlof elektronisch kunnen aanvragen. Het centraal beheer dient bij de personeelsdienst te zitten, op elke locatie moet er ook minstens één verantwoordelijke zijn die voor die locatie planner is. Het OCMW Blankenberge wenst een overeenkomst af te sluiten met een leverancier met het oog op de aanschaf, implementatie, opleiding, en onderhoud van een applicatie voor uurroosterplanning, tijdsregistratie en tijdsinterpretatie voor de medewerkers in  Administratief centrum De Bezaan (35)  Kinderdagverblijf ’t Schelpje (35)  Buitenschools opvanginitiatief ’t Loavertje (10)  Dienstencentrum De Bollaard (10)  Werkwinkel (5)  Woonzorgcentrum De Strandjutter (120)  Serviceflats De Thuishaven (1)  Dagverzorgingscentrum De Vierboete (5) Eveneens dient een link voorzien met de huidige (Infohos) en toekomstige applicatie voor loonadministratie. De applicatie voor loonadministratie op zich maakt geen deel uit van het voorwerp van de opdracht. Eveneens dient een link voorzien met de huidige (Winkind – firma Marius) en toekomstige applicatie voor registratie kinderopvang. De applicatie voor registratie kinderopvang op zich maakt geen deel uit van het voorwerp van de opdracht. De inschrijver duidt aan op welke wijze de datatransfer (export-import) tussen de vermelde programma’s (Infohos, Winkind) tot stand komt. Voor deze opdracht wordt een onderhoudscontract afgesloten voor een vaste duur van vijf jaar met de mogelijkheid van een stilzwijgende jaarlijkse verlenging. Toekomstige aanpassingen van dienstroosters, uitbreiding van diensten en aanpassingen aan de software ingevolge wijzigingen in de wetgeving en linken met nieuwe softwaretoepassingen dienen voorzien te worden. Het onderhoudscontract loopt vanaf de beëindiging van de voorziene opleidingen. De opleidingen worden pas gegeven vanaf het moment dat het programma volledig operationeel is. Het leveren, het plaatsen en het indienststellen van de nodige hardware (o.a. De lezers, badges, controllers, bekabeling, …) maken deel uit van deze opdracht. Indien de oplossing bestaat uit bepaalde licenties aangevuld met licenties van een andere specifieke software, moet de leverancier zich garant stellen voor de aanwezigheid van een goed werkende interface tussen beide. (Desgevallend kan hem volgens de voorwaarden van onderhavig bestek gevraagd worden deze interface te realiseren.)

12

I.3 GUNNINGSWIJZE Overeenkomstig artikel 17, § 3, 4° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) van de wet van 24 december 1993, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De gunningsprocedure Na het indienen van de prijsofferte worden de weerhouden inschrijvers gevraagd om in de lokalen van het OCMW BLANKENBERGE een aantal functionele en technische mogelijkheden, gevraagd in het bestek, te demonstreren (voorziene duur demonstratie: maximum twee uur plus nabespreking). De demo’s vinden plaats op 25 en 26 maart 2013. De inschrijvers dienen de nodige schikkingen te treffen (installaties, personeel, …) om binnen de demo-omgeving de gevraagde scenario’s te realiseren en te demonstreren. De kosten voor de realisatie en demonstratie van de demo-scenario’s zijn volledig ten laste van de inschrijver. De gevraagde scenario’s worden nader omschreven in bijlage 2: overzicht scenario demo. Over de demonstratie kunnen telefonisch vragen gesteld worden aan mevrouw Sophie Van Walleghem (tel: 050 43 12 24, e-mail: [email protected]), verantwoordelijke personeelsdienst. Bij de eindbeoordeling van de offertes heeft OCMW Blankenberge nog de mogelijkheid om, in functie van de aangeboden oplossingen, bijkomend te onderhandelen op een wijze gelijkwaardig voor alle betrokken inschrijvers. Op voorwaarde dat de keuze door de bevoegde overheid wordt goedgekeurd, zal door OCMW Blankenberge met de gekozen leverancier een onderhoudscontract worden afgesloten. Er dient te worden vermeld dat dit contract OCMW Blankenberge alleen bindt aan de maatschappij die de inschrijving doet. Geen enkel ander contract zal worden ondertekend met een onderaannemer of medecontractant.

13

I.4 SELECTIECRITERIA Volgende bescheiden, monsters, vergunningen, certificaten en inlichtingen moeten, op straffe van nietigheid van de inschrijving, bij de offerte worden gevoegd: 

     

Referentielijst met de voornaamste referenties en een lijst met gelijkaardige diensten (zowel tijdsregistratie, kloksystemen, ESS als uurroosterplanning binnen de zorgsector), afgesloten of lopende door de inschrijver en dit tijdens de laatste drie jaar van organisaties met minstens 50 personeelsleden. Voor elk desbetreffende referentie moet worden aangegeven: het bedrag van het contract, de datum van sluiting contract, het aantal implementatiedagen van het project, de organisatie waarvoor zij waren bestemd, een contactpersoon met contactgegevens (email en telefoonnummer), gevolgd door een korte beschrijving maximum vijf regels van de aangeboden dienstverlening. Het OCMW behoudt zich het recht om referenties te benaderen zónder voorafgaand overleg met de inschrijver. De automatisering van uurroosterplanning, tijdsregistratie en tijdsinterpretatie maken deel uit van hetzelfde softwarepakket. De inschrijver geeft een overzicht van de loonmotoren waarmee deze in het verleden automatische koppelingen heeft gerealiseerd. De laatst goedgekeurde balans met exploitatieresultaat van de onderneming. Voorstelling en organigram van de onderneming. Een verklaring van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de inschrijver dat de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren. Statuten of attest waaruit de volmacht van de ondergetekende blijkt.

I.5 INDIENING OFFERTES Het voeren van de procedure houdt geen verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. Het OCMW Blankenberge kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Het bestuur behoudt zich het recht de opdracht gefaseerd toe te wijzen:  FASE 1 aankoop tijdsregistratiesysteem (inclusief lezers, badges, controllers, bekabeling, …).  FASE 2 aankoop programma roostering. De offerte wordt geschoven in een “definitief gesloten omslag” waarop staat vermeld: ‘bestek automatisering tijdsregistratie, uurroosterplanning en tijdsinterpretatie’. Deze wordt uiterlijk afgegeven op 19 maart 2013 om 11u30. Bij inzending per post, als aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding “offerte automatisering tijdsregistratie, uurroosterplanning en tijdsinterpretatie” en verzonden uiterlijk 15 maart 2013. De offerte en de samenvattende meetstaat worden in 8 exemplaren (één origineel, 7 kopieën) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het lastenboek volgens bijgevoegd model. Alle andere documenten en bijlagen, bij de originele inschrijving gevoegd, worden door de gevolmachtigde geparafeerd. De offerte moet tevens digitaal worden bezorgd (PDF-formaat) tav. [email protected]. De offertes moeten worden toegestuurd naar of ingediend op volgend adres: OCMW Blankenberge, tav. Mevrouw Hilde Van Renterghem, Jordaenslaan Blankenberge.

34

te

8370

Er is geen publieke opening van de offertes. Voor inlichtingen over de algemene bepalingen en de eventuele bijzondere bepalingen kan u zich richten tot: Hilde Van Renterghem Bestuurssecretaris OCMW Blankenberge

14 Jordaenslaan 34 8370 Blankenberge Tel: 050 43 12 23 [email protected]

I.6 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:  Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;  KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;  KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden;  Wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 incl. aanpassing 12 januari 2007;  Wet van 30 maart 1976 (BS 1 april 1976) betreffende de economische herstelmaatregelen;  alle wettelijke bepalingen die betrekking hebben op eender welk product dat in de inventarislijst voorkomt, alsook de wettelijke voorschriften inzake de eetwarenwetgeving, geldig op de datum van de bekendmaking van de opdracht;  alle latere wijzigingen en aanvullingen op voornoemde wetten en besluiten, geldig op de datum van de bekendmaking van de opdracht;  Wet van 8 juli 1976 (BS 5 augustus 1976) betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Alle wijzigingen op voormelde besluiten geldig op datum van bekendmaking en de hiernavolgende aanvullingen.

15

I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE1

2

De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld. In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver zijn rsz- en btw-attest niet bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 69 van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Verplichte bijlagen Naast het inschrijvingsformulier moeten de volgende bijlagen bij de offerte worden gevoegd, de volgorde van de bijlagen moet worden gerespecteerd: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Een beschrijving van de voorgestelde programmatuur; Een beschrijving van het voorgestelde onderhoud; Een beschrijving van het voorgestelde projectmanagement; Een overzicht van de documentatie en handleidingen die beschikbaar is; De ingevulde bijlagen bij het bestek (bijlage 2, 4 en 5). De prijstabellen, zoals ze zijn opgenomen in dit bestek; alle prijzen en informatie met betrekking tot die prijzen dienen in deze bijlage te worden opgenomen; als blijkt dat een van de tabellen onvolledig is, dan mag de inschrijver die aanvullen; Een voorstel tot onderhoudscontract.

Facultatieve bijlagen Indien nodig, voegt de geïnteresseerde inschrijver de volgende bijlagen bij zijn offerte: een attest van de eventuele onderaannemers waarin zij voldoende garanties bieden inzake leverings- en uitvoeringstermijnen, directe ondersteuning en de duur van de contracten met de inschrijver, evenals een bijkomende waarborg van de kant van de fabrikant in geval van moeilijkheden of faillissement van de inschrijver (voortzetting van de levering in afzonderlijke stukken, van onderhoud, van ondersteuning, …). 1

Elke wijziging in de gegevens waarop de erkenningen betrekking hebben dienen aan het OCMW bij een ter post aangetekende brief meegedeeld te worden. Bij een eventuele overname van de firma door een ander exploitant, moet deze laatste uiterlijk tien werkdagen voor deze overname het OCMW. hiervan op dezelfde wijze verwittigen. De overnemer dient eveneens in het bezit te zijn van de voornoemde erkenningen en hiervan een identiek attest af te leveren. Indien de inschrijving ingediend wordt door een ‘verdeler’ van de voorgestelde producten, dient deze een identiek document te kunnen voorleggen, afgeleverd aan de firma waarvan hij de voorgestelde producten afneemt. De aanbestedende overheid kan van de kandidaten of van de inschrijvers de voorlegging eisen van het bewijs van hun inschrijvi ng in het beroeps- of handelsregister overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar ze gevestigd zijn. 2

Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, §5.

16

De inschrijvers mogen alle andere documenten of inlichtingen die zij nuttig achten bij hun offerte voegen.

I.8 WIJZE VAN PRIJSBEPALING Voor uw aanbod dient u een vaste prijs te formuleren voor de volledige periode voorzien in het bestek, waarbij rekening gehouden wordt met alle bijkomende kosten, die de prestatie kunnen bezwaren, zoals bepaald in de wetgeving op de overheidsopdrachten. In de door u vermelde netto prijzen, zijnde de eenheidsprijzen, mag de BTW niet begrepen zijn. Deze wordt afzonderlijk op de offerte vermeld, samen met de aanslagvoet. Door het indienen van zijn offerte veronderstelt het bestuur dat de inschrijver dit bestek heeft gelezen en erkent de inschrijver zich onvoorwaardelijk te zullen schikken naar deze bepalingen.

I.9 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN HET OCMW BLANKENBERGE Indien de dienstverlener de overeenkomst niet uitvoert overeenkomstig de in het bestek gestelde bepalingen of de termijnen niet respecteert, zal dit door het OCMW Blankenberge in een procesverbaal vastgesteld worden. Hiervan wordt een afschrift per aangetekende brief naar de dienstverlener gezonden. Dit procesverbaal geldt als ingebrekestelling. De dienstverlener moet zonder verwijl zijn tekortkomingen herstellen. Hij kan per aangetekende brief gericht aan het OCMW Blankenberge binnen de vijftien dagen volgend op de postdatum van het toezenden van het afschrift van het proces-verbaal, zijn verweermiddelen doen gelden. Niet antwoorden binnen de gestelde termijn, geldt als erkenning van de vastgestelde feiten. Wanneer tekortkomingen vanwege de dienstverlener worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één van de maatregelen, bepaald in art. 20, § 4 tot 9 en art. 75 van de bijlage bij het KB van 26/9/1996 (algemene aannemingsvoorwaarden).

I.10 TAALGEBRUIK Alle externe medewerkers moeten een grondige kennis hebben van het Nederlands zodat ze in staat zijn een in die taal opgestelde tekst behoorlijk te begrijpen en een gesprek in die taal te volgen over de technische materie die het voorwerp van hun opdracht vormt.

ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN A.

KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE

B.

DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN

I.11 PRIJSVASTSTELLING De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarvan de prijzen vastgesteld worden volgens de verschillende wijzen bepaald in de leden 2 tot 4 van artikel 86 van het KB van 8 januari 1996.

17

I.12 VERGISSINGEN EN LEEMTEN Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.

I.13 GUNNINGSCRITERIA Het bestuur kiest bij toepassing van artikel 16 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten de regelmatige offerte die haar het voordeligst lijkt met inachtneming van de volgende gunningcriteria in volgorde van afnemend belang: 1

Functionaliteit van het tijdsregistratie-, personeelsplanning- en toegangscontrolesysteem.

2

Gebruiksvriendelijkheid tijdsregistratie-, personeelsplanning- en toegangscontrolesysteem.

3

Prijs.

4

Kwaliteit implementatievoorstel en algemene projectaanpak.

5

Integratie tussen tijdsregistratie-, personeelsplanning- en toegangscontrolesysteem.

6

Onderhoudscontract voorwaarden en interventiesnelheid.

Op basis van de afweging van al deze criteria zal de opdracht gegund worden aan de voordeligste inschrijver.

I.14 GESTANDDOENINGSTERMIJN De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt:  Voor de 1ste fase 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes.  Voor de 2de fase 240 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

I.15 VRIJE VARIANTEN Iedere inschrijver mag per opdracht maar één offerte indienen. Die offerte mag verschillende varianten bevatten.

I.16 KEUZE VAN OFFERTE Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van

18 verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.

I.17 BETALINGSTERMIJN De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 50 kalenderdagen vanaf de keuring van de schuldvordering. Voor alle programmatuur en implementatie wordt 100 % van de aankoopprijs gefactureerd bij de voorlopige oplevering. Het OCMW Blankenberge behoudt zich het recht voor enkel dat deel te betalen van de programmatuur waarvan zij de normale werking heeft vastgesteld. Het onderhoud wordt jaarlijks gefactureerd en gaat in 1 jaar na oplevering. Een periodieke vergoeding die voor het eerst moet worden betaald, zal bij de eerste facturering worden berekend voor de periode die begint op de dag waarop de vergoeding voor het eerst verschuldigd is en die eindigt op de dag die de eerstvolgende trimestriële termijn voorafgaat. De facturering gebeurt samen met de facturering voor de eerste trimestriële termijn. Enkel de effectief geleverde prestaties mogen worden gefactureerd.3 Op de factuur moet steeds het nummer van de bestelbon en van de prestatiebon, alsook de specificatie van de prestatie vermeld worden. Zoniet zal de factuur geweigerd worden.

I.18 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING4

I.19 BORGTOCHT De inrichter vraagt geen borgtocht.

I.20 PRIJSHERZIENINGEN Prijs van de leveringen en de implementatie Er wordt geen enkele prijsverhoging toegestaan met betrekking tot de levering van programmatuur en de implementatie. Prijs van het onderhoud Het bedrag van de prestaties kan jaarlijks worden herzien door toepassing van de volgende formule:

3

4 1. 2. 3.

4.

De factuur in enkelvoud moet “voor waar en echt” verklaard worden. De BTW moet afzonderlijk vermeld worden. Er worden geen voorschotten toegestaan. Betaling De betaling zal slechts gebeuren nadat de opdracht volledig conform dit bestek is uitgevoerd. De betaling zal door de ontvanger van het OCMW Blankenberge verricht worden binnen de 50 dagen nadat de levering definitief aanvaard werd en hij in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur met afzonderlijke vermelding van BTW, alsmede van de andere vereiste bescheiden.

Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit: de technische en administratieve opvolging van de werken, leveringen of diensten tot en met de oplevering; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

19 P = P0 . ( 0,2 + 0,8 . X / X0 ) waarin: P : het herziene bedrag is van de prestaties; P0 : de basisprijs is van de prestaties zoals vermeld in de offerte; X : de index gebaseerd op de uurloonkost van het nationale referentiesalaris (sociale lasten inbegrepen), gepubliceerd door AGORIA, geldig in de maand die aan de herziening voorafgaat; X0 : de index gebaseerd op de uurloonkost van het nationale referentiesalaris (sociale lasten inbegrepen), gepubliceerd door AGORIA, van toepassing 10 kalenderdagen voor de datum die is vastgesteld voor het indienen van de offertes. De prijs zal voor het eerst worden herzien ten vroegste twee jaar na ondertekening van het contract, op 1 januari. De verdere herzieningen zullen jaarlijks gebeuren, telkens op 1 januari. Daarvoor zal de aannemer tijdig de nodige bewijsstukken voor de herziening aan het OCMW Blankenberge overmaken. Indien de inschrijver in zijn offerte geen melding maakt van een prijsherziening betekent dit dat hij hiervan definitief afziet.

I.21 LOOPTIJD Het stappenplan betreffende de implementatie wordt binnen de maand na toewijzing in overleg met de inschrijver opgesteld.

I.22 WAARBORGTERMIJN De waarborgtermijn voor deze diensten bedraagt 12 kalendermaanden. De waarborgtermijn begint vanaf de dag van de voorlopige oplevering.

I.23 VOORLOPIGE OPLEVERING Binnen de 15 kalenderdagen na het nazicht van de diensten, wordt naargelang het geval een proces-verbaal opgesteld van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering.

I.24 DEFINITIEVE OPLEVERING De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn; ze gebeurt stilzwijgend wanneer de diensten gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten hebben gegeven. Wanneer de diensten tijdens de waarborgtermijn aanleiding hebben gegeven tot klachten, wordt er binnen de 15 kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van de waarborgtermijn een procesverbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

I.25 RECHTSVORDERINGEN5

I.26 DIENSTVERLENINGSPLAATS De opdracht gebeurt in naam van het OCMW Blankenberge, Jordaenslaan 34, 8370 Blankenberge. Voor iedere prestatie maakt de dienstverlener een prestatiebon in tweevoud op, 5

Voor alles wat verband houdt met deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of de uitvoering van dit bestek en de daarmee samenhangende overeenkomsten, zal beslecht worden door de rechtbank van het arrondissement van de opdrachtgever. In geval van tegenspraak tussen het contract en onderhavige bestek, heeft dit laatste voorrang.

20 Bij elke prestatie moet de prestatiebon ter ondertekening voor ontvangst voorgelegd worden.

I.27 BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE UITVOERING Als de levering drie maand na de datum die volgens het opgestelde stappenplan was bepaald voor de uitvoering ervan nog niet is gebeurd en als de leverancier ondertussen geen verlenging van de leveringstermijn heeft bekomen, behoudt het OCMW Blankenberge zich het recht voor de overeenkomst op te zeggen. Indien ten gevolge van een duidelijke fout van de leverancier het pakket niet operationeel is volgens het opgestelde stappenplan wordt van rechtswege een dwangsom van 5% van de totale offerteprijs per maand vertraging voorzien.

FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN  

Beschrijvend gedeelte van de informatica infrastructuur: zie bijlage 1. Scenario van de demo: zie bijlage 2.

21 INSCHRIJVINGSFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “AUTOMATISERING TIJDSREGISTRATIE, UURROOSTERPLANNING EN TIJDSINTERPRETATIE” Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Belangrijk: dit inschrijvingsformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Onderstaande documenten dienen volledig ingevuld en ondertekend te worden. Ze maken integraal deel uit van het inschrijvingsformulier.   

Functionele karakteristieken Technische karakteristieken Diensten

Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT:

22 tegen de som van: (in cijfers, exclusief btw) ............................................................................................................ (in letters, exclusief btw) .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ... Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ............................................................................................ De ............................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het KB van 8 januari 1996).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

23

FASE 1 “AUTOMATISERING TIJDSREGISTRATIE EN TIJDSINTERPRETATIE”

Nr.

Beschrijving

Type Eenh.

Prijs van de leveringen: De opdracht zoals hierboven beschreven dient volledig vervat te zitten in de inschrijvingsprijs (exclusief optionele posten). De opmaak van de handleiding, het geven van de nodige opleiding, de helpdesk, … dient dus inbegrepen te zijn. De inschrijver dient evenwel verplicht prijs op te geven voor de optionele posten.

VH 1a

Software licentiekost gebruikers De   

beheerders,

planners

en

software licentiekost dient gebaseerd te zijn op 5 beheerders 20 planners 250 gebruikers

Hierin zijn niet inbegrepen de prikkingen in functie van het facturatiepakket kinderopvang Winkind.

stuk

EHP. cijfers Hoev. btw

in excl. Eenheidsprijs in letters excl. Totaal btw btw

excl.

24

Nr. 1b

2

Beschrijving Software licentiekost prikkingen ouders in functie van het facturatiepakket kinderopvang Winkind De software licentiekost dient gebaseerd te zijn op  150 kinderen (één of meer badges per kind beschikbaar)  Meetcode: globale prijs Extra licentierechten In het geval van uitbreiding dienen volgende extra kosten opgegeven te worden: 2.1 extra planner (optioneel) Meetcode: vermoedelijke hoeveelheid -

3

2.2 extra gebruiker (optioneel)

Meetcode: vermoedelijke hoeveelheid Implementatie 3.1 Algemene implementatie De inschrijver geeft een prijs per uur op. Eventuele verplaatsingskosten worden niet afzonderlijk vergoed. Eventueel latere uitbreidingen (upgrades) dienen volgens deze uurtarieven (al dan niet geïndexeerd) te worden aangerekend. Meetcode: vermoedelijke hoeveelheid -

3.2 Koppeling infohos De inschrijver geeft een globale prijs op voor de koppeling van het systeem met het loonpakket Infohos en geeft op hoeveel uren hij hiervoor voorziet. De gepresteerde uren kunnen niet afzonderlijk via 3.1 gefactureerd worden.

Type Eenh.



excl.

25

Nr.

Beschrijving Meetcode: globale prijs -

3.2 Koppeling Winkind (firma Marius) De inschrijver geeft een globale prijs op voor de koppeling van het systeem met het registratiepakket kinderopvang Winkind en geeft op hoeveel uren hij hiervoor voorziet. De gepresteerde uren kunnen niet afzonderlijk via 3.1 gefactureerd worden. Meetcode: globale prijs

-

3.3 Koppeling ander loonpakket (optioneel) De inschrijver geeft een globale prijs op voor de koppeling van het systeem met een ander loonpakket en geeft op hoeveel uren hij hiervoor voorziet. De gepresteerde uren kunnen niet afzonderlijk via 3.1 gefactureerd worden. Meetcode: globale prijs

-

3.4 Koppeling tijdsregistratie met planningsen prestatieverwerkingssysteem De inschrijver geeft een globale prijs op voor de koppeling van beide systemen en geeft op hoeveel uren hij hiervoor voorziet. De gepresteerde uren kunnen niet afzonderlijk via art. 3.1 gefactureerd worden. Meetcode: globale prijs

Type Eenh.



excl.

26

Nr. 4

Beschrijving Hardware -

4.1 badges De inschrijver dient hier prijs op te geven voor 250 badges. Meetcode: globale prijs

-

4.2 badges (optioneel) De inschrijver dient hier prijs op te geven voor 10 extra badges. Meetcode: globale prijs

-

4.3 Prikklokken De inschrijver dient voor zijn eigen voorstel een prijs op te geven voor het aantal te voorziene prikklokken. Meetcode: globale prijs

5

4.4 bekabeling Onderhoudscontract Het onderhoudscontract wordt afgesloten voor een periode van 5 jaar, onbeperkt verlengbaar met één jaar. Voor de vergelijking zullen we rekening houden met de prijs van het onderhoud voor 5 jaar. -

5.1 Onderhoud software Meetcode: vermoedelijke hoeveelheid

-

5.2 Onderhoud hardware (lezers, controllers, badges, enz)

Type Eenh.



excl.

27

Nr.

Beschrijving

Type Eenh.



excl.

Meetcode: vermoedelijke hoeveelheid

6

Prijs van het projectmanagement

GP

7

Prijs voor de opleidingen in het OCMW Blankenberge VH

stuk werkdag

Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te

..........................................

de

......................................................

Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:

Functie:

......................................................

28

FASE 2 “AUTOMATISERING UURROOSTERPLANNING EN TIJDSINTERPRETATIE”

Nr. 1

Beschrijving Prijs van de leveringen:

Type Eenh. VH stuk



excl.

Uurroosterplanning en tijdsinterpretatie woonzorgcentrum De Strandjutter (drie afdelingen) Optioneel Uurroosterplanning en tijdsinterpretatie per bijkomende entiteit (aantal: 5)

2

Prijs van het onderhoud

VH

stuk

3

Prijs van het projectmanagement

GP

stuk

5

Prijs voor de opleidingen in het OCMW Blankenberge VH

werkdag

Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier.

29

Te

..........................................

de

......................................................


Functie:

......................................................

30

Inschrijvingsformulier - onderdeel Functionele karakteristieken Gelieve per functionaliteit aan te kruisen of dit van toepassing is of niet. U kan per functionalteit een toelichting formuleren

Elementaire functionaliteiten Organisatiebeheer

Affectatie Personeelsadministratie

Bepaling van de organisatiestructuur (ifv organisatiebeheer, workflowtoepassing, budget en uurroosterplanning) Registratie van organisatorische eenheden (directie, diensten, afdelingen, verdiepingen,…) Manuele registratie van de organisatorische en administratieve elementen Koppelen van organisatorische eenheden en posities aan kostenplaatsen Mogelijkheid om de organisatorische gegevens vanuit de toepassing voor personeelsadministratie interfacen naar de applicatie voor uurroosterplanning en tijdsbeheer Het is mogelijk om de medewerker te affecteren aan de organisatie op de verschillende niveaus van organisatorische entiteiten Registratie van medewerkergegevens en kenmerken voor volgende populaties: vastbenoemden, contractuelen, studenten, stagiairs, schoolstagiairs, medewerkers tewerkgesteld onder art. 60 OCMW-wet,externe (interims/stage) Medewerkers kunnen worden beheerd middels een unieke sleutel. Overal in het systeem waar medewerkers geselecteerd kunnen worden, is dit mogelijk door een zoekopdracht op de unieke sleutel en/of naam. Overal in het systeem waar gegevens van medewerkers worden gepresenteerd kan de unieke sleutel en de naam worden gepresenteerd. Het is mogelijk het uniek werknemersnummer van een medewerker vast te leggen. Het is mogelijk om overal in het systeem waar medewerkers geselecteerd kunnen worden, dit te doen middels het uniek werknemersnummer. Een verkeerd ingevoerde medewerker kan verwijderd/ hersteld worden. Een medewerker kan tegelijkertijd meerdere contracten (statutair, contractueel) hebben binnen 1 of meerdere organisatieonderde(e)l(en) maar met hetzelfde werknemersnummer Kunnen er verschillende rekenregels toegepast worden? Van een in dienst tredende medewerker kan worden vastgelegd wanneer zijn eerste werkdag is gepland. De applicatie kan een notificatie geven op het moment dat de proeftijd van een medewerker bijna ten einde is. Er kunnen verschillende contactgegevens van de medewerkers vastgelegd worden Registratie van hoedanigheid tewerkstelling (dienstverband, datum indienst,…)

Aankruisen indien van toepassing

Toelichting

31

Registratie van Werktijdgegevens (cyclus (regelmatig/niet-regelmatig), arbeidsstelsel, deeltijdse arbeid, melding van dagen niet werken wegens deeltijdse arbeid,…) Registratie van specifieke vereisten (kwalificaties vb, verpleging,...) ifv uurroosterplanning Registratie van medische gegevens: geneeskundige diensten, iemand moet dagdienst doen wegens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid, onttrekking van bediening (bepaalde prestaties wegens preventieve tijdelijke opschorting bvb) Gegevens kunnen via een workflowtoepassing door de medewerkers zelf worden geraadpleegd, en mits autorisatie gewijzigd en ter goedkeuring worden voorgesteld aan de personeelsdienst Na het doorvoeren van de wijziging door de werknemer kan de personeelsdienst middels workflow geïnformeerd worden over de wijziging. Hoe wordt omgegaan met wijzigingen aan de gegevens in InfoHos na een eerste upload, worden deze nog meegenomen en worden de extra gegevens (die specifiek beheerd worden in het TRP) van deze medewerkers dan niet overschreven. Employee Self Service en workflow Tijdsbeheer

Beheren tijdsgegevens

Vastleggen verlofsaldi Berekenen verlofsaldi Berekenen verlofsaldi

Berekenen verlofsaldi Herberekenen verlofsaldi Overdracht verlofsaldo Verlofsaldi

Het is mogelijk om de wijzing pas actueel te maken na goedkeuring van de personeelsdienst De betrokken personen kunnen geïnformeerd worden via een workflow email nadat de wijziging is uitgevoerd. Importeren van alle relevante gegevens vanuit de applicatie voor personeelsadministratie en loonberekening in de applicatie voor uurroosterplanning en tijdsbeheer (medewerkers en hun kenmerken, organisatorische eenheden en kenmerken en langdurige afwezigheden) In principe worden alle relevante basisgegevens voor uurroosterplanning en tijdsbeheer uit de applicatie voor personeelsadministratie aangeleverd. In de applicatie voor uurroosterplanning en tijdsbeheer worden bijkomende specifieke gegevens onderhouden en gegenereerd (vb. uurroosters, jaarlijkse kalender, organisatorische gegevens ifv workflow). Het is mogelijk verschillende soorten tellers voor aan- en afwezigheden van medewerkers in het systeem vast te leggen. Er kunnen per medewerker tegelijkertijd verschillende toegekende verlofrechten (bvb. ziekte verlof, jaarlijks verlof, compensatiedagen,...) worden geregistreerd. De applicatie kan alle verschillende soorten tellers van medewerkers automatisch berekenen op basis van de nieuwe en oude rechtspositieregeling, op basis van het onderscheid statutair en contractueel statuut van het personeelslid en de in de applicatie beheerde gegevens van de medewerker. Bij nieuwe medewerkers kan het systeem de verschillende soorten tellers automatisch berekenen op basis van de nieuwe rechtspositieregeling en basisgegevens van medewerkers Het is mogelijk in het systeem de verschillende soorten tellers automatisch te herberekenen als een wijziging aan het werkrooster, mutatie of een ander gegeven dit vereist. Tellers kunnen naar het volgende jaar overgedragen worden. De verschillende soorten quota's hebben geldigheidsdata en een geldige opnameperiode. De verschillende soorten quota's kunnen manueel worden aangepast.

32

Overzicht verlofsaldi

Uurroosterplanning

Bepaling reglementaire omkadering en plaatselijke gebruiken

Het systeem kan via een scherm het overzicht van de tellers tonen. De applicatie voorziet een automatische vermindering/verhoging van de tellers bij opname van een respectievelijk verlof of presteren van uitzondelijke prestaties. De applicatie voorziet een logica van prioriteit van opname (bvb eerst overuren opnemen, dan compensatieverlof, dan verlof,…) Deze logica kan in de applicatie worden geconfigureerd. Bepaling van in te plannen activiteiten / afwezigheden Registratie op efficiënte en werkbare manier van de te leveren prestaties Registratie van kenmerken van te leveren prestaties (niet limitatieve lijst): - Identificatienummer - Type prestatie (werk, vorming,…) - Categorie (vroege, late, nacht,…) - begin- en einduur van de prestatie - begin en einduur van de onderbrekingen - link met organisatorische eenheid waar prestatie moet ingepland - aantal keren dat prestatie moet ingepland voor een organisatorische eenheid - link met kwalificaties, competenties die voor prestatie vereist zijn - algemene activiteit (omschrijving van de prestatie) - gelinkte toelagen (optioneel) - vrije velden Manuele registratie van deze prestaties en de kenmerken Registratie van in te plannen afwezigheden Registratie van kenmerken van in te plannen afwezigheden (bvb afwezig maar beschikbaar, afwezig en niet beschikbaar, of langere periodes) Registratie van deze afwezigheden en de kenmerken via interface vanuit applicatie personeelsdienst(voor langdurige afwezigheden) Manuele registratie van de afwezigheden en de kenmerken Voor prestaties, afwezigheden en speciale prestaties en hun kenmerken kan historiek worden opgebouwd indien zich wijzigingen in de reglementering voordoen Registreren van alle regels en gebruiken (regels kunnen beschouwd worden als relaties tussen alle elementen die relevant zijn voor de planning, bvb bepaalde combinaties van prestaties kunnen niet voorkomen in bepaalde tijdspanne, geen vroege prestatie na nachtprestatie,...)

33

Registreren van de kenmerken van die regels en gebruiken: - prioriteit tov elkaar - mate van overrulebaarheid - waarschuwingen en foutmeldingen bij bepaalde regels - Geldigheidsperiodes - ...

Planning van de uurroosters

Linken van regels aan de andere functionele objecten uit de applicatie (bvb. Regel linken aan organisatorische eenheid, meer concreet, regel is geldig voor hele organisatie of enkel een bepaald WZC,…) Regels kunnen onderhouden worden door sleutelgebruiker. Optimale planning van resources en de kenmerken (tellers) voorstellen voor de te leveren prestaties rekening houdende reglementering en plaatselijke gebruiken - Ingave van keuzemogelijkheden - Meer prioriteit voor bepaalde regels Flexibel prioriteit kunnen geven aan specifieke regels Simulaties van planningen kunnen draaien Aanpassen van de planningsperiode Resultaat kunnen bewaren in verschillende versies Suggesties kunnen ingeven waarmee de applicatie rekening moet houden (ook bij oplossen van inconsistenties) Systeem moet door meerdere gebruikers tegelijk toegankelijk zijn voor planning uit te voeren of wijzigingen te doen Hoofdplanner moet toegang tot het systeem kunnen blokkeren op verschillende planningsniveau's Kwaliteitscontrole moet uitgevoerd kunnen worden op scherm Kwaliteitscontrole moet uitgevoerd kunnen worden via rapportering Alle overtredingen op regels moeten worden gemeld Alle overtredingen op regels moeten kunnen worden overstemd Resultaat van een planningsronde moet manueel kunnen gewijzigd worden tot op laagste niveau Bij het oplossen van inconsistenties moet het systeem een te selecteren deel van de planning kunnen vastleggen en gefocust op zoek gaan naar oplossingen Bij oplossen van inconsistenties suggereert systeem meest optimale oplossing Bij het oplossen van inconsistenties geeft de applicatie automatisch contactgegevens van mogelijke vervangers Historiek van wijzigingen moet bewaard houden met indicatie van datum en uur van wijzigingen. Geconsolideerde planning moet met speciale indicatie worden bewaard Elektronisch visualiseren van de planning aan de planner Elektronisch visualiseren van de planning aan de medewerkers Op papier visualiseren van de planning aan de planner Op papier visualiseren van de planning aan de medewerkers

34

Alle wijzigingen moeten kunnen bewaard met datum en uur van wijziging Verschillende prestaties kunnen op een dag worden gepland: bvb halve dag werk, namiddag vorming Hoofdplanner kan planningsfase tijdelijk afsluiten voor wijzigingen Registreren van afwijkingen op de planning in plus en in min · Kunnen planningen bv een week op voorhand vastgeklikt worden, waarbij dan de wijzigingen hierop

expliciet worden bijhouden. Wijzigingen moeten kunnen worden afgetoetst aan wie deze aanvraagt, indien werkgever, dan moet automatisch een toeslagverrekening kunnen gebeuren (te configureren) Verschillende mogelijkheden van plannen moet mogelijk zijn, te bepalen per afdeling, ondersteund met controles · Je kan commentaar toevoegen in de planning · In hoeverre kan de gebruiker zelf zijn planbord aanpassen (kleuren - volgorde of aangeven welke tellers ). Zijn hierbij meerdere vast te leggen varianten mogelijk ? Blijft de standaard steeds beschikbaar ? · In hoeverre kunnen er extra velden / gegevens / opmerkingen met betrekking tot de medewerkers beschikbaar gemaakt worden in het scherm waarin gepland wordt ter ondersteuning van de planner? (bv niet te plannen op wo middag - telefoonnummers) · Kunnen voorkeuren of "dislikes" opgegeven worden per medewerker en hoeverre is dit beschikbaar in het scherm van de planningen? · In hoeverre is het uitlenen van medewerkers van één dienst naar een andere gebruiksvriendelijk (oa zonder deze persoon van dienst te moeten veranderen) ondersteund ? Is deze persoon dan zichtbaar op het planbord bij de 2 diensten en wie / welke verantwoordelijke krijgt dan de anomalieën te zien / te verwerken ? ·

Hoe makkelijk kan een mobiele equipe beheerd worden ? · Worden tellers automatisch bijgewerkt bij het plannen zodoende dat de impact van planning op oa het saldo tewerkstelling. · Kunnen planningen makkelijk van de ene medewerker naar de andere gekopieerd worden · Opgeven van behoeften o In hoeverre kunnen behoeften per afdeling per kwalificatie en per dag(deel) bepaald worden ? (bv aftoetsing CATT schaal). o Kunnen deze behoeften ook makkelijk bv uit excel opgeladen worden ? · Zijn er verschillende versies van planningen mogelijk, waarbij men kan (proef)plannen zonder impact te hebben naar de reële planning. Eens proefplanning ok, kan deze dan makkelijk doorgeduwd worden naar de reële planning ? · Kunnen bepaalde tellers afgeschermd worden voor de planners en dus enkel beschikbaar gemaakt worden voor de personeelsdienst ? ·

35

Indien een medewerker meerdere contracten heeft, hoe gebeurt dan de planning? Kan een medewerker met maar één contract toch in verschillende groepen ifv planing worden meegenomen? Is dit per contract of gebeuren er / kunnen er ook controles / tellingen gebeuren op het niveau van de medewerker over zijn contracten heen? · Is in het planbord aangevraagd maar nog niet goedgekeurd verlof duidelijk te onderscheiden van reeds goedgekeurd verlof. Kan een planner vanuit dit scherm het verlof goedkeuren? · Indien bij de planning een behoefte voor een dagdeel voor een bepaalde kwalificatie niet is afgedekt, in hoeverre ondersteunt het systeem de gebruiker in het weergeven van een voorstel? Is dit configureerbaar? ·

Aanvragen verlof Employee Self Service en workflow verlofaanvraag

Het systeem kan meerdere types verlof (jaarlijks verlof, omstandigheidsverlof, uitzonderlijk verlof, ziekteverlof,...) ondersteunen. De medewerker kan via ESS zijn verlof aanvragen. Hij kan hierbij het type verlof, het begin van het verlof, het einde van het verlof en het aantal op te nemen dagen/uren aangeven. Administratie en Payroll en de planner worden via een email workflow op de hoogte gesteld.

Workflow Employee Self Service verlofaanvraag

De workflow kan verschillen afhankelijk van het type verlof dat wordt aangevraagd. Het is mogelijk een verlof zowel in uren als in dagen aan te vragen.

Employee Self Service attest Employee Self Service

De medewerker kan via het scherm in ESS te weten komen of hij een attest moet afleveren bij een bepaald verlof, het systeem kan links voorzien naar deze attesten zodat de werknemer ze kan downloaden. De medewerker kan via het scherm in ESS te weten komen of het saldo voor een bepaalde verlofaanvraag nog toereikend is. De medewerker kan op elk moment in ESS de status van zijn verlofaanvraag opvragen. De hiërarchische meerdere/planner kan via MSS de verlofaanvraag in het systeem goedkeuren . Voor verloven waarbij een goedkeuring noodzakelijk is, kan de hiërarchische meerdere/planner het verlof via MSS goedkeuren. Bij afwezigheid van de goedkeurder (ziekte/verlof) moet de mogelijkheid bestaan om een out off ofice in te stellen en iemand anders aan te duiden die mag goedkeuren. Voor verloven waarbij een saldo van toepassing is, kan het systeem dit bij aanvraag automatisch actualiseren. Het systeem kan mogelijke problemen signaleren i.v.m. overlappingen van verschillende verlofaanvragen of i.v.m. een te hoge werklast als gevolg van een te groot aantal mensen die tegelijk verlof nemen in een organisatorische eenheid. Bij een verlofaanvraag met wijziging aan het werkrooster kan de hiërarchische meerdere/personeelsdienst via een email workflow de betrokkene diensten op de hoogte brengen Een wijziging aan het werkrooster kan door het systeem geregistreerd worden

Employee Self Service Manager Self Service Manager Self Service Manager Self Service Actualiseren saldi Afstemmen verlofaanvragen Workflow Registreren wijziging werkrooster

36

Wijziging contract

Documenten Workflow Rapportage Employee Self Service Actualiseren saldi Overschrijding saldo Management Self Service Registreren afwezigheid door ziekte

Bij registratie van een nieuw tewerkstellingsequivalent worden automatisch de verschillende saldi berekend. De ingegeven afwezigheden die vallen na de wijzigingsdatum moeten behouden blijven en de planner krijgt direct inzage in het saldo verlof Een afwezigheidsaanvraag wordt voor uurroosterplanning als een inconsistentie gezien. Namelijk planning wordt uitgerold zonder rekening te houden met verlof. Voor verlof te kunnen nemen moet bijgewerkt worden. Bij een verlofaanvraag kunnen door de medewerker suggesties meegegeven worden van personen die kunnen overnemen. Het systeem kan standaard documenten met betrekking tot de wijziging aan het werkrooster genereren (besluit, contractswijziging, etc.). Het systeem kan een standaard bevestigingsbrief /workflow genereren dat de wijziging in het werkrooster is goedgekeurd. Het systeem kan een overzichtsrapport genereren waarin voor een bepaalde entiteit te zien is wie wanneer welk verlof heeft. Via ESS kan de werknemer de nodige formulieren downloaden om het ziekteverlof te kunnen aangeven. Bij melding van de ziekte moet het ziekteverlofsaldo automatisch geactualiseerd kunnen worden in het systeem. De saldo-overschrijding kan door het systeem worden opgeslagen voor het berekenen van het ziekteverlofsaldo voor het komende jaar. De hiërarchische meerdere registreert via MSS de ziektemelding in het systeem. Het is mogelijk de vermoedelijke begin- en einddatum voor de afwezigheid wegens ziekte in het systeem te registreren.

Registreren afwezigheid door ziekte

Het is mogelijk te registreren of er een doktersattest voor de afwezigheid wegens ziekte is binnengekomen of niet.


Het systeem kan een historiek bijhouden van de afwezigheden wegens ziekte.


Het is mogelijk in het systeem een periode vast te leggen waarin een werknemer spontane controles moet ondergaan.

Workflow

De betrokken diensten (ziektedienst, adminstratie en payroll, planner) kunnen van alle ziektemeldingen op de hoogte worden gesteld via een workflow email. Een ziekte wordt voor uurroosterplanning als een inconsistentie gezien waardoor voor de te leveren prestatie een vervanging moet gezocht Bij ziekte kunnen door de applicatie suggesties meegegeven worden van personen die kunnen overnemen.

37

Rapportage/statistieken

Employee Self Service

Beslissen over uitbetaling Beslissen over uitbetaling Maaltijdcheques Berekenen verlofsaldo Tijdsinterpretatie Interface

Het systeem moet een overzichtsrapport kunnen genereren waarin voor de volledige organisatie of een deel ervan te zien is wie op een bepaalde dag afwezig is wegens ziekte (cfr ziekteverzuimprocedure) Het systeem moet toelaten om voor verschillende populaties een verschillend principe van tijdsregistratie aan te houden (positieve en negatieve). In het kader van de positieve tijdsregistratie voor een beperkte populatie met glijdende werktijden wordt een suggestie verwacht van de leverancier over welke alternatieven bestaan. Voor de tijdsregistratie laat het systeem toe om regularisaties van inconsistenties via ESS te registreren en aan te vragen. Het systeem moet rapporten kunnen genereren met een overzicht van de verschillende afwezigheden (zowel apart als geclusterd) en dit zowel in nominatieve cijfers als procentueel, en dit per organisatorische entiteit. Het systeem moet rapporten kunnen genereren met een overzicht van de verschillende soorten prestaties en dit per organisatietorische entiteit (weekend, nacht, zaterdagen Het systeem moet overzichten kunnen geven van de overrulingen die werden gebeurd van de opgestelde regels. er dienen overzichten kunnen worden gegeven van de gewerkte prestaties, zowel uitgedrukt in uren als in voltijds equivalenten, en dit per orgnisatorische entiteit, en de evoluties hiervan in de tijd. Er is een mogelijkheid om op een gebruiksvriendelijke wijze centraal standaard rapporten aan te maken en deze dan al dan niet ter beschikking te stellen van de eindgebruikers. De medewerker kan via ESS onregelmatige en buitengewone prestaties melden in de applicatie Deze onregelmatige en buitengewone prestaties worden via workflow ter goedkeuring voorgelegd aan de planner en/of diensthoofd. Het systeem moet toelaten om regels te parametriseren om te bepalen hoe onregelmatige en buitengewone prestaties dienen verwerkt te worden (in compensatie of uitbetaling). Het systeem moet toelaten dat in sommige gevallen van deze regels afgeweken kan worden en het manueel in het systeem ingevoerd wordt. Het systeem moet toelaten om automatisch een link te leggen naar het loonpakket voor de berekening van de maaltijdcheques Het systeem kan voor een werknemer een compensatieverlofsaldo berekenen. Het systeem moet toelaten om regels te parametriseren om automatisch te kunnen berekenen hoe geregistreerde prestaties dienen geïnterpreteerd en verwerkt te worden De resultaten van de interpretatie moeten kunnen geëxporteerd worden naar INFOHOS

Te .......................................... op ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:

38

Inschrijvingsformulier - Onderdeel Diensten Diensten Aanpak en projectmanagement implementatie oplossing Hoeveel dagen zijn er nodig om een systeem technisch op te zetten op een centrale server ? Hoeveel dagen zijn er (naar schatting) nodig om de omgeving voor het OCMW Blankenberge te configureren? Beschrijf het globale implementatietraject voor het opleveren van deze oplossing. Welke input (resources, dependencies, etc.) is gewenst van het OCMW Blankenberge? Heeft het pakket een eigen implementatiemethodologie (betreffende de technische installatie, de configuratie & parametrisatie, package consultancy, in productie stelling, training)? Zo ja, geef een beschrijving.

Welke projectorganisatie beveelt de leverancier aan voor de invoering van zijn oplossing?

Consultancy Geef in uw offerte een beschrijving van de voorgestelde consultancy

Opleiding Hoeveel en welke opleiding is voorzien en wat is de aanpak? Wordt het materiaal voorzien tijdens de opleiding? Onder welke vorm is cursusdocumentatie beschikbaar? Omschrijf in uw offerte elke noodzakelijke opleiding Bestaat er een opleiding om de systeem administrator te vormen? (Inclusief de monitoring, tuning, backup).

Maintenance : Onderhoud Wat dekt het maintenance contract ? (soorten onderhoud)

Maintenance : Support en organisatie van de support Wat dekt het maintenance contract ? de garantie van een bepaalde antwoordtijd voor deze gevallen (licht de termijn toe) ? de garantie van een bepaalde interventie- (resolutie- ) tijd voor deze gevallen (licht de termijn toe) ?

Aantal personen die de technische support van het product verzekeren Voor welke type vragen kan het OCMW Blankenberge terecht bij deze supportdiensten?

Te .......................................... op ...................................................... Functie: ......................................................


39 Inschrijvingsformulier: Technisch karakteristieken









Algemene vragen  Beantwoordt de voorgestelde oplossing volledig binnen de informatica-infrastructuur voorgesteld door het OCMW Blankenberge (zie Beschrijvend gedeelte informaticainfrastructuur) Voorgestelde technische architectuur & performantie  Detailleer in bijlage de voorgestelde technische architectuur voor een initiële setup (100 users gebruikers) en voor een uitbreiding ervan ( 20 gebruikers) ). Geef zowel een grafische conceptuele voorstelling van de verschillende componenten als de technische specificaties die voor elk van deze componenten aangeraden worden in functie van algemeen door u voorgestelde belastingsparameters. Application server  Beantwoordt de voorgestelde oplossing volledig aan de standaarden voorgesteld door het OCMW Blankenberge op niveau van de servers ? (zie Bijlage 3 )  Welke zijn de nodige minimale hardware vereisten voor het functioneren van de servers (minimal requirements), rekening houdend met de standaarden inzake infrastructuur van het OCMW Blankenberge o Bandbreedte? o Diskcapaciteit? o Windows serverversie? o Sql-serverversie? o Geheugen? o CPU? o VMWare-ondersteunend? o Citrix-ondersteunend?  Welke zijn het aantal gesupporteerde clients op de voorgestelde serverconfiguratie ? Database & gegevensbeheer  Sluit de voorgestelde oplossing volledig aan de standaarden voorgesteld door het OCMW Blankenberge op niveau van de database? (Microsoft SQL Server 2008)  De database server is gescheiden van de client en wenselijk ook van een application servers (multi-tier architectuur). Teneinde te vermijden dat Window-servers onnodig worden toegevoegd aan de bestaande infrastructuur, worden meerdere databases geëxploiteerd op één en dezelfde server. De

40









kandidaat dient dus te weten dat zijn voorgestelde applicatie of software niet noodzakelijk alleen zal draaien op de (database-) server Netwerk  Beantwoordt de voorgestelde oplossing volledig aan de standaarden voorgesteld door het OCMW Blankenberge op niveau van de netwerkspecificaties ? (Zie bijlage 3) Werkposten  Beantwoordt de voorgestelde oplossing volledig aan de standaarden voorgesteld door het OCMW Blankenberge op niveau van de werkposten ? (zie Bijlage) Schaalbaarheid, evolutiemogelijkheden en modulariteit  Is de oplossing schaalbaar in die zin dat het aantal gebruikers, het volume verwerkte gegevens en het aantal functionaliteiten of modules kunnen toenemen zonder verandering van het concept van de architectuur.  Kan de oplossing technisch het hoofd bieden aan een significante verhoging van de volumes: o van de gebruikers? o van de inhoud? Security & tracing  Levert het product toegang tot een unieke repository, die enkel toegankelijk is voor de legitieme gebruikers ?  Bestaat er een autorisatie- en autentificatiesysteem dat van toepassing is tot op het laagste (object)niveau, met inbegrip van lees- en schrijfrechten : o sommige gebruikers kunnen gegevens consulteren, andere kunnen gegevens aanmaken en/of bijwerken o de toegang tot specifieke gegevens/schermen (bv.: confidentiële gegevens) kan beperkt worden  Is de toegang tot het product eveneens beveiligd op het niveau van: o de functionele domeinen (in functie van de bevoegdheid van de gebruiker kan de toegang tot gegevens beperkt worden tot bepaalde soorten gegevens/functionaliteiten en/of bepaalde populaties ) ? o de administratie van het pakket ?  Beantwoordt de voorgestelde oplossing aan het antivirus systeem gebruikt door het OCMW Blankenberge ?  Kan het opvragen van bepaalde rapporten beperkt worden tot bepaalde gebruikers?  Bestaat de mogelijkheid om tracings en audits te doen op:

41

o o 







de gegevens: wat is gewijzigd, wanneer, door wie, met welke functie, met historiek ? de toewijzingen (wie heeft toegang tot welke gegevens, functies, schermen,… en met welke rechten)?

Interfacing  Is het pakket te interfacen met het pakket loonadministratie Infohos, het pakket registratie kinderopvang (Winkind en Reinaert), en zo ja met welke technologie? (de inschrijver vermeldt om welke pakketten het hier gaat)  Welke formaten worden ondersteund voor import en export van gegevens (XML, XLS, CSV, …)?  Worden bij import foutieve records gelogd ?  Is na abnormale beëindiging van een interfacing een recovery van de data mogelijk (roll back) ?  Worden de resultaten van de import weggeschreven in een logbestand?  Is er een logging voorzien voor alle interfaces? Technische Documentatie  Is er een IT (technische) documentatie set beschikbaar met betrekking tot het pakket, tools, interfacing-componenten,...?  Is de technische documentatie beschikbaar  Is er een voldoende uitgebreide Nederlandse handleiding ter beschikking Klokken  Master data dient geïntegreerd te zijn vanuit het tijdsregistratie  Kan bepaald worden wie aan welke klok mag prikken  Naast tikkingen, kan er ook bepaalde input meegegeven worden: dienstreis, fietsvergoeding, … ?  Kan saldoconsultatie op de klok gebeuren ?  Waar kan men nagaan (in het tijdsregistratiepakket) op welke klok men geprikt heeft  Hoe wordt omgegaan met verlies van de connectie met de server ? Hoeveel buffering van gegevens (master data & prikkingen)? Badges  Ondersteunt het pakket de technologie van het huidig toegangscontrolesysteem (zie bijlage 1 C)?

42

Te .......................................... op ...................................................... Functie: ......................................................


43

Financiën Financiële dienst - Vervroegde terugbetaling leasings Belfius 141 en 155 - Besluit Toelichting

Bij de opmaak van het budget 2013, werd met de stadsontvanger afgesproken om de leasings 141 en 155 van het O.C.M.W.-Blankenberge in de loop van maart 2013 vervroegd terug te betalen. Het stadsbestuur was bereid om deze vervroegde terugbetaling te financieren via een investeringssubsidie. Hiervoor werd een bedrag ingeschreven van 918 304,63 euro. Voor de wederbeleggingsvergoeding werden de nodige kredieten ingeschreven in het exploitatiebudget.

Derdegegevens

Belfius Bank, Pachecolaan 44, 1000 Brussel


Leasingcontract 141, destijds afgesloten voor de uitbreiding rustoord (60 bedden), met een uitstaand saldo op 4/3/2013 van 458.997,22 euro Leasingcontract 155, destijds afgesloten voor de bouw van het administratief centrum, met een uitstaand saldo op 4/3/2013 van 459.307,41 euro

Regelgeving


Stemming


Besluit

De openstaande saldi van leasingcontracten 141 en 155 van lenernummer 090-4304600-81 (458.997,22 euro en 459.307,41 euro) worden aan Belfius Bank vervroegd terugbetaald. De wederbeleggingsvergoeding wordt betaald conform de contractuele voorwaarden.

Bijlagen

Bijlage 1 – Raadsbeslissing 20 januari 2005: vervroegde herziening leningen nrs. 111, 141, 155 en 158 Bijlage 2 – Aflossingstabel leasing 141 Bijlage 3 – Aflossingstabel leasing 155

Financiële dienst - Betaalbaarstelling investeringsfactuur - Alpha Center NV (Xerox) 201300060 dd. 30 januari 2013 - Besluit Toelichting

De investeringsfactuur is in overeenstemming is met de beslissing van de raad dd. 13 december 2012.

Derdegegevens

Alpha Center N.V. (Xerox), Kortrijksesteenweg 144, 9830 Sint-Martens-Latem.


€ 6.655,00.

44 Regelgeving


Stemming


Besluit

De investeringsfactuur 201300060 dd. 30 januari 2013 ten bedrage van € 6.655,00 (incl. BTW) opgemaakt door Alpha Center N.V. wordt goedgekeurd en betaalbaar gesteld.

Bijlagen

Bijlage 1 – Investeringsfactuur 201300060 dd. 30 januari 2013 voor een bedrag van € 6.655,00 (incl. BTW)

Personeel Personeelsdienst - Wijziging Rechtspositieregeling i.v.m. dienstvrijstelling bloed -en plasma - Besluit Toelichting

Er is de rechtspositieregeling van het OCMW personeel zoals deze tot op heden werd gewijzigd en aangevuld. Artikel 36 omtrent de dienstvrijstelling voor bloed, plasma of bloedplaatjes in het besluit van de Vlaamse regering dd. 23 november 2012 wijzigt artikel 215 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Deze wijziging dient opgenomen te worden in de rechtspositieregeling van het OCMW personeel.

Regelgeving

Het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 tot wijziging van diverse bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Stemming


Besluit

De raadsbeslissing dd. 7 juli 2011, houdende de vaststelling van de rechtspositieregeling van het personeel, wordt als volgt gewijzigd: Artikel 297 , deel I van de Rechtspositieregeling en Artikel 589 , deel II van de Rechtspositieregeling: Het personeelslid krijgt, maximaal 10 keer per jaar, dienstvrijstelling op de dag waarop het bloed, plasma of bloedplaatjes geeft. De dienstvrijstelling

45 geldt voor de tijd die nodig is voor de gift, waarin inbegrepen de tijd die naargelang het geval nodig is voor de verplaatsing naar en van het afnamecentrum.

Ouderenzorg Woonzorgcentrum De Strandjutter - Samenwerkingsovereenkomst - Centrum Geestelijke Gezondheidszorg Prisma - Project Ouderenzorg - Besluit Toelichting

Een samenwerking met het Centrum voor Geestelijke Gezondheidszorg Prisma in het project ouderzorg is een meerwaarde voor onze dienstverlening om het psychosociaal functioneren van bewoners te verbeteren.

Derdegegevens

Centrum Geestelijke Gezondheidszorg Prisma Astridlaan 35 8370 Blankenberge Tel 050 41 84 22 Contact: Jessica Degelaen


De coaching door CGG Prisma is gratis.

Regelgeving


Stemming


Besluit

Er wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten met het Centrum voor Geestelijke Gezondheidszorg Prisma met ingang van 01 maart 2013. De overeenkomst geldt voor één jaar.

Ingesloten bijlagen

Bijlage 1 – Samenwerkingsovereenkomst

Bijlagen

Bijlage 1 – Folder Project ouderenzorg

46

cgg prisma vzw I.28 centrum geestelijke gezondheidszorg locatie blankenberge – cgg oostkust astridlaan 35 8370 blankenberge tel 050-41 84 22 ◦ fax 050 42 68 43 e-mail : [email protected]

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

WZC ………………………………………………… en de heer Marc Berkers, directeur en algemeen coördinator van CGG Prisma VZW, Astridlaan 35, 8370 Blankenberge, komen hierbij het volgende overeen: 1. CGG Prisma, locatie Blankenberge, biedt aan Woon- en Zorgcentrum ………………………………… te ………………………………………………… professionele ondersteuning aan in het kader van de psychiatrische, psychologische en psychosociale problemen die zich voordoen bij bewoners. Problemen van familieleden van bewoners komen daarvoor eveneens in aanmerking, doch enkel voor zover deze problemen een duidelijke invloed hebben op de psychische conditie van de bewoner. 2. Deze professionele ondersteuning bestaat in de eerste plaats uit een regelmatige coaching en adviesverlening van de teams van verzorgenden en verplegenden door CGG Prisma. Deze teamcoaching wordt in de aanvangsfase omwille van de haalbaarheid voor CGG Prisma vzw beperkt tot maximum twee bijeenkomsten van maximum 2 uur per maand. 3. Deze teamcoaching kan gerealiseerd worden door aanwezigheid van de verantwoordelijke medewerker van CGG Prisma tijdens bestaand zorgoverleg op regelmatige tijdstippen. Over de frequentie alsook over welke afdelingen en vergaderingen betrokken worden, kan overlegd worden. Eventueel kan er vooral met de hoofdverpleegkundige worden gewerkt, die de adviezen doorgeeft aan het team. Een tweede optie is dat de coaching op aanvraag door het woon- en zorgcentrum gebeurt, wanneer het verzorgend team specifieke vragen heeft of moeilijkheden ondervindt. De coaching gebeurt door de verantwoordelijke medewerker van CGG Prisma, die zich echter ook kan laten bijstaan door andere gespecialiseerde medewerkers van CGG Prisma of nog andere deskundigen. 4. Eerder uitzonderlijk kan ook een individuele coaching voor een medewerker van WZC … geregeld worden. Ook een dergelijke coaching wordt aangevraagd via de algemeen directeur of de hoofverpleegkundigen en moet duidelijk te maken hebben met de aanpak van de verzorgende of verplegende bij de psychische problematiek van de bewoner. 5. De coaching door CGG Prisma is gratis. 6. CGG Prisma kan op vraag van WZC … of van de bewoner zelf (of zijn familie), ook de rechtstreekse behandeling of begeleiding van de problematiek van een bewoner op zich nemen. Dergelijke vragen naar behandeling en begeleiding van de bewoner zelf gebeuren volgens de gebruikelijke handelingsprocedures van CGG Prisma. Binnen deze handelingsprocedures is ook

47

behandeling of begeleiding “aan huis” mogelijk. Voor deze interventies worden de gebruikelijke financiële vergoeding gevraagd. 7. CGG Prisma kan via de verantwoordelijke medewerker ook helpen bij het zoeken naar de nodige deskundigen voor de thematische vorming van de personeelsleden van WZC … rond de aanpak van psychiatrische, psychologische en psychosociale problemen van de bewoners. 8. Dit samenwerkingsakkoord gaat in op …………………….. en geldt voor één jaar. Na evaluatie en mogelijke bijsturing kan dit akkoord vanaf …………………… verlengd worden, binnen de grenzen van de (financiële) mogelijkheden die de overheid aan CGG Prisma met dit doel zal verstrekken.

Voor WZC

voor CGG Prisma vzw

…………………………………… Algemeen directeur

Marc Berkers Directeur – algemeen coördinator

Maatschappelijke dienstverlening Sociaal Huis - Taxicheques - Wijziging reglement - Besluit Toelichting

In het kader van een efficiënt en doelmatig overheidsbeleid is het aangewezen om een evenwichtig en verantwoord financieel en sociaal beleid te voeren. Het terugschroeven van het aantal taxicheques van 20 naar 10 voor personen die 60 jaar of ouder zijn (categorie 1) is in dit verband een maatschappelijk te verantwoorden corrigerende maatregel.

Regelgeving


Stemming


Besluit

Artikel 1 Taxicheques worden toegekend aan personen die 60 jaar of ouder zijn op voorwaarde dat: -

-

-

zij ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van Blankenberge en er in de laatste 6 jaar vóór de toekenning van de sociale teruggave ten minste 3 jaar ingeschreven waren; het totaal jaarlijks belastbaar brutobedrag van het gezin van de aanvrager niet hoger is dan 17 000,00 euro (vermeerderd met 3 000,00 euro per gezinslid); het totaal niet-geïndexeerd kadastraal inkomen niet hoger is dan 1 000,00 euro;

48 Taxicheques worden toegekend aan personen met een handicap op voorwaarde dat: -

-

-

-

zij ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van Blankenberge en er in de laatste 6 jaar vóór de toekenning van de sociale teruggave ten minste 3 jaar ingeschreven waren; zij tot en met de leeftijd van 21 jaar beschikken over een attest van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid met minstens 4 punten voor de 1e pijler of minstens 6 punten voor de 3 pijlers samen of na de leeftijd van 21 jaar over een attest van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid beschikken waaruit blijkt dat de zelfredzaamheid met minstens 9 punten is verminderd; het totaal bruto-belastbaar jaarinkomen van het gezin van de aanvrager niet hoger is dan 30 000,00 euro (plus 6 000,00 euro per gezinslid dat bij de aanvrager is gedomicilieerd); het totaal niet-geïndexeerd kadastraal inkomen niet hoger is dan 2 000,00 euro;

Per gezin wordt het jaarlijks aantal cheques beperkt tot 40 (8 boekjes). Artikel 2 Taxicheques worden eveneens toegekend aan hen die 60 jaar of ouder zijn, maar die enkel voldoen aan de verblijfsvoorwaarde vermeld in artikel 3. Per gezin wordt het jaarlijks aantal cheques beperkt tot 10 (2 boekjes). Artikel 3 Het bedrag per cheque bedraagt 7,00 euro. Zij worden eigenhandig aan de begunstigde bezorgd tegen de prijs van 5,00 euro. De taxi-exploitanten staan een korting toe van 1,00 euro op de door het OCMW verstrekte taxicheques. Artikel 4 De taxicheques kunnen het ganse jaar aangevraagd worden in het stadhuis aan de balie van het Sociaal huis. Artikel 5 De aanvraag met toevoeging van de nodige bewijsstukken dient ondertekend te worden door de aanvrager of de door hem gevolmachtigde. Die bewijsstukken zijn het meest recente aanslagbiljet van de Federale Overheidsdienst Financiën (algemene administratie van de fiscaliteit), een uittreksel uit het bevolkings – of vreemdelingenregister en een attest van invaliditeit uitgereikt door de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Vanaf 15 december kunnen deze cheques aangevraagd worden voor het volgende jaar. Artikel 6 Op iedere taxicheque staan de naam en het adres van de begunstigde. De begunstigde kiest vrij de taximaatschappij uit de lijst van de door het OCMW erkende taximaatschappijen. Artikel 7 De taxicheques moeten gebruikt worden tijdens het jaar van uitgifte en, op straffe van nietigheid, vóór 15 januari van het jaar na uitgifte ter betaling voorgelegd worden. De taxicheques zijn geldig tot en met 31 december van het jaar van uitgifte. Artikel 8 Niet-gebruikte taxicheques kunnen niet ingewisseld worden. Artikel 9 De verplaatsingskosten worden gedekt door het nodige aantal cheques. Het

49 verschil wordt door de taxi-exploitant aan belanghebbende terugbetaald. De taxi-exploitant heeft het recht de identiteit van de begunstigde te controleren. Artikel 10 Het gebruik van de taxicheques is strikt persoonlijk. De begunstigde mag zich nochtans door een andere persoon laten vergezellen. Artikel 11 De begunstigde beslist zelf over het doel van zijn verplaatsing. Artikel 12 Alleen de begunstigde is aansprakelijk voor de gevolgen van misbruik van de taxicheques. Artikel 13 De OCMW-raad of de door hem aangeduide ambtenaar wordt gemachtigd de juistheid van de verstrekte gegevens te controleren en de niet-voorziene gevallen te beslechten. Het heeft daarenboven het recht aanvullende inlichtingen of bewijsstukken te vragen indien de voorgelegde documenten niet zouden volstaan tot staving van het recht op taxicheques. Artikel 14 Wie taxicheques verkrijgt op basis van valse verklaringen of documenten wordt voor het lopende en de twee daaropvolgende kalenderjaren van deze tegemoetkoming uitgesloten. Artikel 15 Het gewijzigd reglement treedt in werking vanaf 01 maart 2013. De heer Norman Schiltz vraagt waarom de taxicheques voor de 60 plussers niet volledig geschrapt worden. De heer voorzitter antwoordt dat deze categorie inderdaad vaak kapitaalkrachtig is, doch ervoor gekozen is het systeem niet volledig af te schaffen, doch terug te schroeven. Mevr. B. Monbaliu verklaart ook voorstander te zijn om enkel de doelgroep te bereiken. Omtrent de vraag aangaande jongerencheques verklaart de heer voorzitter dat jongeren blijkbaar enkel geïnteresseerd zijn in taxicheques voor bijvoorbeeld bioscoopbezoek in Brugge. In de praktijk is dit niet zo makkelijk te realiseren omdat dan Brugse taxichauffeurs zouden moeten betrokken worden bij het project. Mogelijks kan er gebruik gemaakt worden van de socioculturele participatie. Suggesties hieromtrent vanuit de Raad zijn welkom. Hoe dan ook moet het project ten goede komen aan de doelgroep van het OCMW. Sociaal Huis - Onderwijscheques - Wijziging reglement - Besluit Toelichting

Het is opportuun om de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een premie hoger onderwijs aan te passen overeenkomstig de huidige evolutie op het vlak van onderwijs. Het behalen van bepaalde diploma’s kan, gezien het aantal studiejaren, door de student niet gerealiseerd worden tot en met de leeftijd van 25 jaar. Om diverse redenen stellen we eveneens vast dat sommigen hun studie hoger onderwijs later dan de voorziene leeftijdscategorie aanvatten waardoor zij ook niet in de mogelijkheid zijn hun diploma te behalen tot en met de leeftijd van 25 jaar. Om die reden is het aangewezen de leeftijdsgrens voorzien in het reglement te supprimeren.

Regelgeving


50 Stemming


Besluit

Artikel 1 Deze tegemoetkoming wordt toegekend: -

voor het kleuter- tot en met het secundair onderwijs: aan de ouder bij wie het schoolgaande kind gedomicilieerd is; voor het hoger onderwijs: aan de student;

op voorwaarde dat: -

-

-

zij ingeschreven zijn in het bevolkingsregister van Blankenberge en er in de laatste 6 jaar vóór de toekenning ervan ten minste 3 jaar ingeschreven waren; het totaal jaarlijks belastbaar brutobedrag van het gezin van de aanvrager niet hoger is dan 17 000,00 euro (vermeerderd met 3 000,00 euro per gezinslid); het totaal niet-geïndexeerd kadastraal inkomen niet hoger is dan 1 000,00 euro

Artikel 2 Per kind worden per schooljaar voor het kleuteronderwijs 4 cheques, voor het lager onderwijs 6 cheques, voor de eerste graad van het secundair onderwijs 10 cheques en voor de tweede en derde graad van het secundair onderwijs 12 cheques uitgereikt. Studenten hoger onderwijs en Tweedekansonderwijs ontvangen per schooljaar een tegemoetkoming van 250,00 euro. Studenten hoger onderwijs ontvangen deze premie tot zij 1 einddiploma behalen. Deelnemers Tweedekansonderwijs ontvangen deze premie tot zij 1 diploma secundair onderwijs behalen en dit ongeacht de leeftijd. Bissers kunnen van deze premie genieten op voorwaarde dat ze ingeschreven waren voor de examens van het voorgaande schooljaar. Wie in het hoger onderwijs ongeacht de studierichting een jaar trist of meer, ontvangt voor dat jaar/die jaren geen premie. Artikel 3 De waarde van elke cheque bedraagt 10,00 euro. De cheques worden bij de aanvraag aan de begunstigde bezorgd tegen contante betaling van 2,00 euro per cheque. Voor de student hoger onderwijs en deelnemer Tweedekansonderwijs wordt het bedrag van de tegemoetkoming binnen de maand na de aanvraag overgeschreven op diens rekening. Artikel 4 Op iedere onderwijscheque staat de naam van de leerling. Het gebruik van deze cheques is strikt persoonsgebonden. Artikel 5 Wie deze onderwijscheques of deze tegemoetkoming oneigenlijk verkrijgt of gebruikt, wordt voor het lopende kalenderjaar van het recht op deze sociale tegemoetkoming uitgesloten. Artikel 6 De onderwijscheques en de tegemoetkoming voor de student hoger onderwijs kunnen tussen 1 juni en 31 augustus voor het komende schooljaar en tussen 1 september en 30 mei van het lopende schooljaar aangevraagd worden in het stadhuis aan de balie van het Sociaal Huis. Ze gelden voor dat ganse

51 schooljaar. De tegemoetkoming voor de deelnemer Tweedekansonderwijs kan tussen 1 juni van het huidige jaar en 31 mei van het volgende jaar aangevraagd worden in het stadhuis aan de balie van het Sociaal Huis. Ze gelden voor de periode van 1 juli van het huidige jaar tot 30 juni van het volgende jaar. Artikel 7 De aanvraag met toevoeging van de nodige bewijsstukken dient ondertekend te worden door de aanvrager of de door hem gevolmachtigde. Die bewijsstukken zijn het meest recente aanslagbiljet van de Federale Overheidsdienst Financiën (algemene administratie van de fiscaliteit), een uittreksel uit het bevolkings – of vreemdelingenregister en een inschrijvingsbewijs van de onderwijsinstelling, voor het hoger onderwijs met vermelding van het studiejaar waarvoor men ingeschreven is. Om in aanmerking te komen voor de tegemoetkoming moeten studenten hoger onderwijs die een jaar bissen, een inschrijvingsbewijs voor de examens van het vorige schooljaar voorleggen. Artikel 8 De onderwijscheques moeten gebruikt worden tijdens het schooljaar van uitgifte en, op straffe van nietigheid, vóór 1 augustus van het lopende schooljaar door de onderwijsinstelling aan het OCMW ter uitbetaling voorgelegd worden. Binnen de 2 maanden na voorlegging worden de onderwijsinstellingen vergoed. Artikel 9 Niet-gebruikte cheques kunnen niet ingewisseld worden. Artikel 10 Indien de begunstigde van de tegemoetkoming voor de student hoger onderwijs of deelnemer Tweedekansonderwijs openstaande schulden aan het OCMW Blankenberge en/of aan het stadsbestuur Blankenberge heeft, wordt deze premie uitbetaald na verrekening ervan met deze openstaande schuld. Artikel 11 De OCMW-raad of de door hem aangeduide ambtenaar wordt gemachtigd de juistheid van de verstrekte gegevens te controleren en de niet-voorziene gevallen te beslechten. Het heeft daarenboven het recht aanvullende inlichtingen of bewijsstukken te vragen indien de voorgelegde documenten niet zouden volstaan tot staving van het recht op de onderwijscheques of de tegemoetkoming voor studenten hoger onderwijs. Artikel 12 Wie onderwijscheques verkrijgt op basis van valse verklaringen of documenten wordt voor het lopende en de twee daaropvolgende schooljaren van deze tegemoetkoming uitgesloten. Wie een tegemoetkoming voor de student hoger onderwijs of de deelnemer Tweedekansonderwijs verkrijgt op basis van valse verklaringen of documenten wordt voor het lopende en de twee daaropvolgende schooljaren uitgesloten van het recht op deze premie. Indien deze premie reeds is uitbetaald, wordt deze teruggevorderd. Artikel 13 Het gewijzigd reglement treedt in werking vanaf 01 maart 2013.

52 Sociaal Huis - Gratis huisvuilniszakken - Aanpassing reglement - Besluit Toelichting

In het kader van een efficiënt en doelmatig overheidsbeleid is het aangewezen om een evenwichtig en verantwoord financieel en sociaal beleid te voeren. Het terugschroeven van het aantal gratis huisvuilniszakken als volgt is in dit verband een maatschappelijk te verantwoorden corrigerende maatregel: Voor gezinnen: 40 grote of 60 kleine huisvuilniszakken + 20 PMD-zakken i.p.v. 60 grote of 80 kleine huisvuilniszakken + 20 PMD-zakken; Voor alleenstaanden: 40 kleine huisvuilniszakken + 20 PMD-zakken i.p.v. 60 grote of 80 kleine huisvuilniszakken + 20 PMD-zakken; Voor alle categorieën samen is het totaal aantal zakken begrensd tot 80 grote of 120 kleine huisvuilniszakken per gezin en per jaar i.p.v. tot 100 grote of 140 kleine huisvuilniszakken per gezin en per jaar.

Regelgeving


Stemming

10 stemmen voor (Ivan De Clerck, Ronny Vanden Broecke, Jochem Vincke, Stephanie De Deyne, Georgette Brak, Bo Bentein, Femke Ballegeer, Nadia Cloetens, Norman Schiltz, Kurt Decleer). 1 stem tegen (Brigitta Monbaliu)

Besluit

Artikel 1 De gratis huisvuilniszakken worden toegekend aan gezinnen en alleenstaanden op voorwaarde dat: -

-

-

de aanvrager ingeschreven is in het bevolkingsregister van Blankenberge en er in de laatste 6 jaar vóór de toekenning van de premie ten minste 3 jaar ingeschreven was; het totaal bruto-belastbaar jaarinkomen van het gezin van de aanvrager niet hoger is dan 17 000,00 euro (vermeerderd met 3 000,00 euro per gezinslid) en dit van de alleenstaande niet hoger is dan 15 000,00 euro; het totaal niet-geïndexeerd kadastraal inkomen niet hoger is dan 1 000,00 euro.

Artikel 2 Het aantal gratis huisvuilniszakken bedraagt voor: -

gezinnen: 40 grote of 60 kleine huisvuilniszakken + 20 PMD-zakken; alleenstaanden: 40 kleine huisvuilniszakken + 20 PMD-zakken.

Artikel 3 40 grote of 60 kleine huisvuilniszakken worden gegeven aan volgende personen, waarbij van artikel 1 enkel de verblijfsvoorwaarde geldt voor: -

-

mensen die lijden aan incontinentie, nierdialysepatiënten en stomapatiënten (bij de eerste aanvraag te bewijzen door een doktersattest daterend uit het jaar van aanvraag); ouders van kinderen: de ouders hebben per kind tot de leeftijd van 3 jaar per levensjaar 1 maal recht op gratis huisvuilniszakken.

Deze huisvuilniszakken zijn enkel cumuleerbaar met de huisvuilniszakken vermeld in artikel 2, indien men voldoet aan alle voorwaarden vermeld in artikel 1. Artikel 4 Het totaal aantal is begrensd tot 80 grote of 120 kleine huisvuilniszakken per

53 gezin. Artikel 5 De gratis huisvuilniszakken kunnen het ganse jaar door aangevraagd worden in het stadhuis aan de balie van het Sociaal Huis: Artikel 6 De aanvraag met toevoeging van de nodige bewijsstukken dient ondertekend te worden door de aanvrager of de door hem gevolmachtigde. Die bewijsstukken zijn het meest recente aanslagbiljet van de Federale Overheidsdienst Financiën (algemene administratie van de fiscaliteit), een uittreksel uit het bevolkings – of vreemdelingenregister en eventueel een attest van de dokter. Artikel 7 De OCMW-raad of de door hem aangeduide ambtenaar wordt gemachtigd de juistheid van de verstrekte gegevens te controleren en de niet-voorziene gevallen te beslechten. Het heeft daarenboven het recht aanvullende inlichtingen of bewijsstukken te vragen indien de voorgelegde documenten niet zouden volstaan tot staving van het recht op huisvuilniszakken. Artikel 8 Wie gratis huisvuilniszakken verkrijgt op basis van valse verklaringen of documenten wordt voor het lopende en de twee daaropvolgende kalenderjaren van deze tegemoetkoming uitgesloten. Artikel 9 Het gewijzigd reglement treedt in werking vanaf 01 maart 2013. Mevrouw B. Monbaliu is de mening toegedaan dat ook gezinnen met kinderen ouder dan 3 jaar de gratis huisvuilniszakken moeten kunnen bekomen. Zij keurt dan ook het voorstel inzake huisvuilniszakken niet goed.

De secretaris

Luc Demeulemeester

De voorzitter

Ivan De Clerck

NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ZITTING VAN DONDERDAG 21 FEBRUARI 2013

Recommend Documents