Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering 7 maart 2014 5
10
Aanwezig: Ludo Bolling, Clémence Fonville, Stijn Foppen, Fleur Gommers, Frances van Tilborg (Bestuur), Marloes Hoobroeckx, Diederik Ingen Housz, Stan Loontjens, Roselies Piersma (Beleids Advies Commissie), Florian Maas, Thomas Rümke, Daan de Vries (Kas Commissie), Bart van Baal, Kristan van Baal, Sabine van den Berg, Marijke van Dijk, Vera van Gerwen, Jan Jaap Loos, Ruud Moers, Vincent van Moorselaar, Carlijn Poelstra, Annet Vliegenthart, Robbert-‐Jan Wanna Afwezig: Julia van Heukelom (Beleids Advies Commissie) Veel Voorkomende Afkortingen ALV BAC BALV HALV KasCo MOL Never Less WALV BHF
15
20
25
30
35
Algemene Ledenvergadering Beleids Advies Commissie Bijzondere Algemene Ledenvergadering Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering Kascommissie More or Less, de wekelijkse nieuwsbrief Erasmus Hockey Vereniging Never Less Wisselings Algemene Ledenvergadering Bredaasch Hockey Festival
1. Opening Dhr. Bolling opent de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering om 20.04 uur. 2. Mededelingen Dhr. Bolling vraagt of iedereen zich heeft ingeschreven op de intekenlijst. Er liggen documenten op de tafel naast de deur deze kunnen de aanwezigen gebruiken. Dhr. Loos heeft een opmerking over het bier, het bestuur krijgt een compliment voor het regelen van A merk bier, maar vraagt zich af of het bier wel koud blijft. Mej. Gommers geeft aan dat het bier in de koelkast mag worden gezet om het koud te houden. Dhr. Bolling geeft aan dat de frituur vanavond door Dhr. Loos verzorgd zal worden. En of iedereen zorgvuldig met het pand wil omgaan. Dhr. Loos vindt dat het bestuur de bestuursopdracht goed heeft uitgevoerd. De outfits zijn mooi. 3. Vaststellen agenda Dhr. Bolling wil punt 9 (geld bijdrage van bestuur aan activiteiten) graag van agenda schrappen. Het standpunt van de vereniging is hier over duidelijk en daarom hoeft het bestuur het op de HALV niet nog een keer te bespreken. Dhr. De Vries wil dit punt graag als nog kort bespreken. Mej. Piersma wil verslag van de BAC na het verslag van het bestuur doen. Dhr. De Vries wil het KasCo verslag na het verslag van de penningmeester doen, zo kunnen ze meteen reageren op wat er vlak voor gezegd wordt.
1
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
Dhr. Rümke wil deze verandering, het verslag van de KasCo na het verslag van de penningmeester, graag bij alle andere ALV’s zo houden. Mej. Piersma vindt het mooier om de KasCo niet na het verslag van de penningmeester aan het woord te laten. 4. Goedkeuren notulen WALV (15-‐10-‐2013) Mej. Piersma zou graag een verslag willen van de actiepunten die het bestuur heeft gekregen na de WALV. Of alle punten zijn uitgevoerd en hoe het uitvoeren is verlopen. Dhr. Bolling leest de actiepunten voor en legt per punt uit wat ze inhouden en hoe het bestuur ze heeft uitgevoerd. Actiepunten WALV • Lijst actiepunten binnen 2 weken na ALV naar BAC • Mej. Vliegenthart schriftelijke beantwoording geven op haar ingezonden brief • KasCo moet stukje in sturen voor site. • Teamcaptains meer informeren en vragen of zij hun team willen aanspreken over het naartoe gaan naar de activiteiten: Er is een aparte Facebookgroep aangemaakt voor de teamcaptains waarin zij worden aangespoord dit te doen. Het bestuur gaat regelmatig naar de teamcaptains toe op de hockeyavonden om ze te vragen hoe het gaat binnen het team en om ze op de hoogte te brengen van de activiteiten. Daarnaast is er ook het teamcaptainsetentje wat de band tussen het bestuur en de teamcaptains versterkt. • Gala naar externe locatie waar je kan eten en feesten. • De rode lantaarn voor het team dat laatste wordt moet weer komen. • Overige materialen ook behandelen in het verslag van de commissaris Hockey technische zaken. • Bestuursopdrachten. • Betere vormgeving aan publiciteit van Never Less: Het prikbord bij Erasmus Sport is weer geupdate en er zijn flyers op verschillende plekken gelegd. In de privé Facebookgroep wordt regelmatig gepost en ook de Never Less pagina wordt goed bijgehouden. • Bart en oud-‐bestuursleden gaan pagina Wikipedia maken: Het is meerdere keren geprobeerd om een Never Less pagina te maken op Wikipedia. Helaas wordt deze elke keer weer verwijderd omdat de pagina niet als relevant voor de site wordt beschouwd. • Scheidsrechters beter laten worden, regels beter communiceren en het leuker maken voor scheidsrechters: Er is dit jaar twee keer een scheidsrechtercursus geweest om de regels beter te kunnen communiceren. Ook is er wekelijks in de MOL een nieuwe hockeyregel te lezen. • Meer teams inschrijven voor toernooi. • Never Less truien dit jaar, Jan-‐Jaap wil hierbij helpen. • Percentage MOL gelezen presenteren bij BALV en HALV. Mej. Piersma vindt het actiepunt over de pionnen niet terug in het verslag, daar wil ze het graag later over hebben. Dhr. Loos wil graag weten naar welk hockeytoernooi Never Less dit jaar gaat. Dhr. Bolling geeft aan dat we dit jaar naar Het Blauwe Ballen toernooi in Tilburg zullen gaan. Het BHF toernooi zal dit jaar niet lukken omdat het samenvalt met tentamens van Bedrijfskunde en Economie. Het Blauwe Ballen Toernooi is een week
2
90
95
100
105
110
115
120
125
130
eerder dan het BHF toernooi. Het MOL verslag is tijdens de BALV aan de orde geweest, dit zal dus gedurende de HALV niet herhaald worden. Wel zal Mej. Fonville kort bespreken wat momenteel het lees percentage van de MOL is. Om 20.15 zijn de notulen van de WALV goedgekeurd. 5. Goedkeuren notulen BALV (11-‐12-‐2013) Dhr. Ingen Housz geeft aan dat dhr. den Uijl niet op de aanwezigheidslijst staat. Dhr. Den Uijl is van de lijst gehaald aangezien hij geen lid meer is van Never Less. Omdat hij geen lid meer is van Never Less, is het niet nodig om hem als aanwezige op te geven bij de ALV van Never Less. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of de punten van Dhr. Den Uijl dan ook zijn geschrapt. Het idee van de aanwezigheidslijst is dat de hele naam van de personen die spreken gedurende de ALV wordt gegeven. De naam van Dhr. Den Uijl zal als aanwezige worden vermeld met er achter tussen haakjes “geen lid”. Mej. Piersma verwijst naar regel 133 in de BALV notulen en vraagt zich af of de vrouwelijke opinie van haar niet geldt. Waarschijnlijk is er bedoeld geweest dat de vrouwelijke opinie van het bestuur op dat moment niet gold. Om 20.48 zijn de notulen van de BALV goedgekeurd. 6. Verslag Bestuur 2013-‐2014 tot dusver a. Voorzitter Verslag Dhr. Bolling Waarde leden van Never Less, Ontzettend fijn dat u naar deze Algemene Ledenvergadering gekomen bent. Dit wordt door mij zeker gewaardeerd. Ik zal u vanavond verslag uit brengen over het afgelopen halve verenigingsjaar vanuit mijn functie. Het verenigingsjaar waarin we nu zitten begon turbulent, met het wegvallen van mejuffrouw Dolmans als beoogd secretaris. Inmiddels is dit wegvallen helemaal opgevangen door mejuffrouw Fonville, die haar taken ondertussen op een goede wijze uitvoert. Ondertussen maakt zij volledig deel uit van ons bestuur, niet alleen officieel sinds de bijzondere algemene ledenvergadering van 11 december, maar ook gevoelsmatig heeft zij haar plek binnen het bestuur zeker gevonden. Daarnaast heb ik aan het begin van dit jaar een aantal doelen gesteld. De eerste daarvan is het structureel faciliteren van groei van de vereniging. Dit is zo moeilijk als het klinkt. Waar de mogelijkheden op het veld zeker voldoende te noemen zijn, blijkt extra zaalruimte een lastige. Voor dit jaar was er niets meer te realiseren, maar ook voor volgend jaar is dit lastig. Het volgende doel was ledenbinding. Dit is al jaren een lastig punt. En hoe meer doorstroming de vereniging heeft, hoe lastiger dit is. Dit jaar hebben we te maken met een percentage van boven de 50% aan nieuwe leden. Dit is een zo groot deel van de vereniging dat de bindende factor die zogenaamd ‘gebonden’ leden hebben verwaterd. Wij hebben als bestuur geprobeerd door actief te promoten voor de verenigingsactiviteiten zoveel mogelijk mensen op een ‘niet teamgebonden’ activiteit te laten komen. Hoeveel leden we uiteindelijk binden zal natuurlijk pas deze zomer blijken.
3
135
140
145
150
155
160
165
170
175
180
Dan als laatste doel had ik nog opgesteld de contacten met Erasmus Sport te verbeteren en hen te houden aan hun credo. Dat laatste en dat eerste blijken lastig samen te gaan. Communicatie bij Erasmus Sport blijkt voor hun een bijzonder lage prioriteit te hebben. Later deze vergadering zullen we hier dieper op in gaan. Wij doen in ieder geval ons best hun aan hun credo te houden: groei voor hun sportverenigingen te faciliteren. Dan wil ik als laatste nog even de BAC, de beleidsadviescommissie vernoemen in mijn verslag. Het lijkt een jaarlijks terugkerend probleem te zijn dat het bestuur de BAC als een vervelend orgaan binnen de vereniging ziet. De BAC heeft daarvoor een aantal kleine veranderingen ondergaan. Echter hebben we de laatste vergaderingen met hen weer als zeer negatief ervaren, waardoor mijn motivatie en enthousiasme voor de vereniging ondertussen tot een dieptepunt gedaald zijn. Hierover heb ik in het begin van deze week contact gehad met de voorzitter van de BAC, maar over het resultaat zijn wij als bestuur ontevreden. Vergis u niet, wij willen graag advies, heel graag zelfs, maar het gaat ons om de onnodig negatieve toonzetting. Toch wil ik niet negatief eindigen, want dat past niet bij mij en al zeker niet bij onze vereniging. Ik heb er vertrouwen in dat wij als bestuur allemaal het beste voor hebben met de vereniging en dat dat tot goede resultaten gaat leiden. Ik heb ook de hoop dat ik door het gesprek met u vanavond mijn motivatie weer zal hervinden en het is daarom dat ik u nogmaals wil bedanken voor uw aanwezigheid. Uw voorzitter, Ludo Bolling
Dhr. Loos vraagt hoe de ledenbinding tot dusver is volgens de voorzitter. Dhr. Bolling ziet het aansturen van promotie als zijn taak. Dhr. Rümke vraagt of niet team gebonden activiteiten ook niet team gebonden worden bezocht of gedaan. Dhr. Bolling vindt dat dit per team verschilt, maar de drempel bij deze activiteiten ligt laag en dus kunnen leden van verschillende teams elkaar mengen. De ALV heeft een vraag over de relatie tussen het bestuur en de BAC. Op het moment van het telefoongesprek stond Dhr. Bolling zeker nog open voor advies, alleen per mail werd dit niet bevestigd, wat het bestuur jammer vond. Het bestuur staat zeker nog open voor advies van de BAC maar er moet eerst nog het een en ander besproken worden voordat er verder zal worden vergaderd. De gehele BAC is hiervan op de hoogte en Mej. Piersma heeft met Dhr. Bolling hierover gesproken. Dhr. De Vries denkt dat het misschien komt doordat het bestuur de evaluaties verkeerd heeft geïnterpreteerd. Omdat evaluaties van evenementen op details worden geëvalueerd wat niet zeer nuttig is. Kritiek is nuttig en daar staat het bestuur voor open alleen men moet naar de toekomst kijken bij het evalueren, momenteel wordt er te veel tijd gestoken in activiteiten die al zijn geweest. Dhr. De Vries zou het mooi vinden als het contact wordt hersteld. Dhr. Bolling vindt dat het op dit moment vanuit de BAC moet komen. Dhr. Ingen Housz geeft aan dat de communicatie aan het begin van het jaar goed is verlopen. De BAC moet wel zijn mening kunnen blijven geven alleen het zou wellicht anders verwoord kunnen worden. De BAC is in ieder geval op zoek naar een andere
4
185
190
195
200
205
210
215
220
225
230
manier van aanpakken. Mej. Piersma geeft aan dat hier maandag over is gebeld en dat dinsdag de BAC hier over heeft vergaderd en hierna is er meteen een mail naar het bestuur gestuurd. Zij vindt het jammer dat het bestuur niet eerder heeft laten weten dat de evaluatie negatief ervaren was en dat dit pas op de ALV duidelijk wordt. Dhr. Bolling vindt dat het via de telefoon al duidelijk was besproken en nu wilt het bestuur het graag met de ALV bespreken. Mej. Piersma vindt het raar dat er niet met haar valt te praten, dit is blijkbaar eerder zo gezegd door Dhr. Bolling. Dhr. Rümke vindt dat de daadwerkelijke problemen niet heel duidelijk zijn dus het is lastig om er nu een goed oordeel over te kunnen hebben. Dhr. Bolling wilt het er niet nu heel erg graag over hebben maar wil het hebben over het feit dat het bestuur het graag over de toekomst wil hebben gedurende vergaderingen met de BAC. Hierover wil het bestuur input vanuit de ALV. Dhr. Loos vindt dat het bestuur als nog met de BAC rond de tafel moet gaan zitten om het uit te praten en eventueel met een tussenpersoon als eventuele bemiddelaar. Dhr. De Vries stelt voor om een keer te gaan zitten met de BAC, KasCo en het bestuur, want momenteel zit het niet helemaal lekker en we willen graag naar de toekomst kunnen kijken. De communicatie van de afgelopen maanden stond op een laag pitje. Het gala is een leuke avond geworden alleen alles voor het gala is in een redelijk korte tijd besloten. De BAC heeft geen advies kunnen geven omdat de meeste punten voor het feest al waren vastgelegd. Volgens de ALV is actiepunt 1 dat gedurende de WALV is besproken is niet correct geïnterpreteerd. Dhr. Bolling begrijpt het punt van de ALV en wil hier graag verder op in gaan gedurende het verslag van Mej. Gommers. Daarnaast vindt hij het prima om een keer met alle organen van de vereniging rond een tafel te gaan zitten. Mej. Piersma denkt dat de communicatie tussen het bestuur en de BAC stroef is geworden sinds het gala. Dit bespreken vindt Mej. Piersma een goed punt, maar wil dit graag binnen een korte tijd in plannen. Dhr. Loos geeft aan dat het contact met Erasmus Sport redelijk stroef verloopt, en vraagt zich af hoe het bestuur dat in de tweede helft van het jaar een boost wil geven. Het credo van Erasmus Sport is de groei voor hun sportverenigingen te faciliteren. Dhr. De Vries vraagt zich af hoe de relatie is met Erasmus Sport en staat het bestuur nog open voor advies. Dhr. Bolling vindt dit een lastig punt en is er wat dat betreft niet erg hoopvol in. Er zijn een paar punten die tot ergernis leiden; zaalruimte gebruik en het meerdere malen eerder worden weggestuurd terwijl de zaal tot 12 uur is gehuurd. Als er vooraf werd gemaild naar Erasmus Sport dat we er die avond weer zouden zijn en dat we tot 12 uur de zalen zouden gebruiken dan verliep alles meestal vlekkeloos, werd er niet gemaild dan ging het weer mis. Daarnaast was de ledenlijst bij de balie nooit actueel, hier hebben we meerdere keren over moeten mailen voordat het eindelijk helemaal in orde was. Dhr. Loos vraagt zich af of Erasmus Sport vertegenwoordigd wordt door mensen zoals achter de balie. Het contact is met de directeur van Erasmus Sport, Jon de Ruijter, en er is contact met Gaby Dijkstra over de agenda (zaalruimte) en de ledenlijst. Hierboven staat de Bestuur Stichting, daar zou het bestuur eventueel contact mee kunnen zoeken. Dhr. Loos stelt voor dat het bestuur contact zoekt met besturen van andere sportverenigingen. b. Secretaris
5
235
240
245
250
255
260
265
270
275
280
Verslag Mej. Fonville Never Less telt op dit moment 229 leden, dit jaar zijn er tot nu toe 135 inschrijvingen en 80 uitschrijvingen. Het percentage leden dat de MOL leest ligt gemiddeld op de 68.7%. Dhr. Rümke wil weten hoe de percentage gemeten wordt, want het openen van een mail betekent niet meteen dat de mail ook gelezen wordt. Dhr. Van Workum had gedurende de BALV met Mej. Fonville afgesproken dat als hij een minimum aantal fouten in de MOL zouden ontdekken dan zou Mej. Fonville ook meedoen aan de bestuursopdracht die gedurende de WALV was afgesproken met bestuur. Toen was Mej. Fonville nog niet geïnstalleerd, dus gold de opdracht nog niet voor haar. Dhr. Van Moorselaar vraagt zich af of hier actief op is ingegaan. Mej. Fonville geeft aan dat zij afgelopen week een mail van Mej. Piersma en Dhr. Van Workum heeft gehad. Dhr. De Vries wil graag weten hoe het komt dat Mej. Fonville er later bij het bestuur is gekomen. Dhr. Bolling wil hier maar kort op ingaan want dit is al gedurende de BALV besproken. Dhr. Loos vraagt zich af wat Mej. Fonville aan de staat van haar das gaat doen, wellicht een klein bezoek aan de stomerij brengen? Voor de WALV zal de das er goed uit zien dat belooft Mej. Fonville. Mej. Vliegenthart stelt voor om de MOL toch weer op zondag te versturen in plaats van vrijdag. Mej. Fonville geeft aan dat ook dit gedurende de BALV al is besproken en dat aangezien het lees-‐percentage nog steeds hoger ligt dan vorig jaar. De MOL zal dus nog steeds elke vrijdag worden verstuurd. Mej. Vliegenthart vraagt zich af of dit ook wordt terug gezien in een hoger aantal aanmeldingen voor de verschillende activiteiten van Never Less. Dhr. Bolling geeft aan dat ook dit al gedurende de BALV is besproken. Dhr. Rümke zou hier graag de cijfers van willen zien. c. Commissaris pr & Activiteiten Verslag Mej. Gommers Het ledenweekend was een heel geslaagd weekend. De locatie was groot en mooi en de feesten waren erg leuk. Het hockeyfeest was in de Witte Aap. Er was een erg grote opkomst waardoor de leuke locatie wat aan de kleine kant was. Iedereen was goed verkleed. Het gala was wat anders dan andere jaren, onder andere omdat de ALV tijdens de WALV had geadviseerd alles op één locatie te houden, het diner en het feest. Hierdoor zijn we opzoek gegaan naar één locatie. Helaas was het bijna nergens mogelijk om met een groep van boven de 100 man te dineren en te feesten op één locatie. Van de locaties die er waren boden de meesten een walking dinner aan of hadden ze absurd hoge prijzen. Uiteindelijk heeft het bestuur voor Club BED als locatie gekozen omdat zij nog redelijk waren in hun prijzen en het mogelijk was om het diner en het feest op één locatie te houden. Wij vonden het een erg leuk idee om een walking dinner te houden, zo kon je tijdens het eten met meerdere mensen praten. In plaats van dat je alleen contact hebt met de vijf personen die bij jou zitten aan tafel. Wel zal ik aan mijn opvolger volgend jaar meegeven het gala niet weer bij Club BED te houden en in plaats daarvan weer twee locaties te zoeken. Eén voor
6
285
290
295
300
305
310
315
320
325
330
het diner en één voor het feest. Om zo een betere deal te kunnen regelen en dus minder uit te geven aan het gala. Helaas is Villa Kakelbont dicht gegaan dit jaar. De nieuwjaarsborrel is dit jaar in Apartt gehouden en wij vonden dit een groot succes. Ook zijn we heel erg tevreden over de nieuwe borrellocatie café Divoza. Qua sponsoren is er aan het begin van het jaar te weinig tijd ingestoken. Wel hebben we een vervanging voor Masq gevonden, JaWa sport. Daarnaast lopen er momenteel onderhandelingen met Integrand. Verder heb ik door het jaar heen al veel mails gestuurd maar zijn er tot nu toe geen bedrijven geïnteresseerd. De komende tijd wil ik dit gaan intensiveren door bedrijven ook te bellen en langs te gaan. Dhr. De Vries vindt het goed dat Mej. Gommers zo bezig is met de sponsoring ondanks de vele negatieve reacties. Ook is het goed dat er aan het volgende bestuur wordt geadviseerd om het gala weer op twee locaties te houden. De interpretatie van het diner en het feest onder één dak was niet helemaal goed. Er werd eigenlijk bedoeld een catering in te huren en na het diner de tafels aan de kant te kunnen zetten en dan daar het feest te houden. Dit zou waarschijnlijk een goedkope oplossing zijn, want de deal met Club BED was zeer prijzig. De bijdrage van de leden was aan de hoge kant en de vereniging moest zelf ook veel bijleggen. Het feit dat de vereniging moest opdraaien voor de flessen prosecco vindt de KasCo niet goed en ze vinden ook dat Club BED had kunnen bijdrage aan het extra drankje. Dhr. Bolling begrijpt wat de KasCo vindt, maar het probleem was dat de verschillende opties niet veel voordeliger waren. In eerste instantie had de vereniging een deal bij het NRC Café, dit was helaas een mondelinge deal die anderhalve week later is afgezegd. Hierdoor is het bestuur in tijd nood gekomen. Het houden van het diner en het feest op één locatie was onze houvast. Deze is verkeerd geïnterpreteerd en waarschijnlijk is er ook te veel gefocust op het houden van het gala op één locatie. Dhr. De Vries vindt dat het bestuur had moeten overwegen om het dan maar misschien toch op twee locaties te houden. Een goede locatie vinden was lastig en al helemaal voor een redelijke prijs, die de vereniging ook kan betalen. Mej. Gommers is het eens met Dhr. De Vries en geeft aan het bestuur van volgend jaar aan te moedigen om het op twee locaties te houden. Daarnaast was het onderhandelen met Club BED erg moeilijk. Dhr. De Vries hoopt dat dit een leerpuntje is en dat het bestuur verder in het jaar beter over de kosten zal nadenken. Dhr. Loos vraagt zich af of de avond er precies zo uit zag zoals het bestuur het in gedachten had. Het walking dinner heeft volgens het bestuur niet aan de verwachtingen voldaan. Mej. Gommers: ‘Club BED heeft ons niet ingelicht over het feest dat er beneden gehouden zou worden, hier was het bestuur pas van op de hoogte nadat de BAC dit had gemaild. In eerste instantie is het niet verlopen zoals het bestuur het in gedachte had.’ Dhr. Loos vraagt zich af of het bestuur Club BED met dit soort redenen niet nog meer onder druk had kunnen zetten. Dhr. Bolling: ‘ we zijn nog naar Club BED gegaan om het hier over te hebben. Toen wij het hier over wilden hebben, hebben ze er geen gehoor aan gegeven en aangezien we al een aanbetaling hadden gedaan, stonden we minder sterk in onze schoenen. Als deze nog niet was gedaan hadden we er misschien wat uit kunnen halen.’ Dhr. De Vries vindt dat de bijdrage wel aan de hoge kant was. Dhr. Bolling vindt dit ook, het bestuur had dit anders aan moeten pakken. Dhr. De Vries wil graag weten hoe dit
7
335
340
345
350
355
360
365
370
375
proces binnen het bestuur verliep. Het bestuur dacht eigenlijk dat er geen andere optie was. Het is dan lastiger om goed te onderhandelen. Mej. Piersma geeft aan dat de kosten erg omhoog zijn geschoten door in plaats van zeven drankjes, acht gratis drankjes te geven per kaartje. Het bestuur kreeg juist kritiek dat de leden veel moesten betalen maar er zo weinig voor terug kregen. Vandaar dat het bestuur er een extra drankje bij heeft gedaan. Dhr. Van Moorselaar voegt hier aan toe dat de leden indirect dus eigenlijk wel voor dat extra drankje betalen. Mej. Piersma vindt dit ook geen goede oplossing. Dhr. Bolling weet niet wat hij hier over kan zeggen. Dhr. Loos merkt op dat het aantal bezoekers dit jaar bij het gala redelijk gelijk is met het aantal bezoekers van vorig jaar. Dhr. Rümke geeft aan niet naar het eten te zijn geweest maar wel naar het feest dus hij is niet meegeteld. Dhr. De Vries vindt dat het gala anders had moeten lopen. Het extra drankje en de flessen prosecco daar draait de vereniging steeds voor op. Dhr. De Vries wil graag dat het bestuur wat meer besef van geld krijgt voor de rest van het jaar. Elke euro die wordt uitgegeven moet een goede bestemming hebben. Er moet over worden nagedacht. Dhr. Bolling vindt dat er een beeld wordt geschetst alsof het bestuur te veel uitgeeft, dit klopt niet. Het aantal aanmeldingen voor het gala was laag dus om meer aanmeldingen te krijgen, hebben we het idee met de flessen prosecco gekregen. Daarnaast was het potje voor het gala nog niet op, dus was het voor ons ook nog mogelijk om dit te doen. Dhr. De Vries legt uit dat je moet kijken naar het bedrag dat wordt ingelegd voor het aantal leden dat naar de activiteit komt. Komen er minder leden dan verwacht dan moet dat gat dus naar beneden worden gebracht. Het beschikbare geld wordt dus minder als er minder leden komen. Dhr. Bolling snapt dat dit voor de financiën heel fijn is maar in de praktijk is het een ander verhaal. Want het lage aantal inschrijvingen wilde het bestuur graag omhoog brengen. Het aanbieden van de flessen prosecco heeft effect gehad en de vereniging heeft uiteindelijk niet extra hoeven te betalen. Dat minimum was niet voor niets zeer hoog geplaatst maar de opmerking van Dhr. De Vries is wel goed en het bestuur snapt zijn punt. Mej. Piersma vindt dat het vertrouwen in het eigen bestuur wel wat hoger mag. Veel leden komen naar alle activiteiten en dat is erg mooi. Ook zonder de drie flessen prosecco hadden we alsnog een groot aantal leden naar het gala gekregen. Dhr. Bolling bedankt Mej. Piersma voor het compliment. Dhr. Ingen Housz vindt ook dat het geld er makkelijk uit gaat, en er is veel geld uitgegeven voor het gala. Als er daadwerkelijk 150 mensen naar het gala waren gekomen dan waren de kosten erg hoog geweest. Zoveel geld voor één avondje is wel erg veel. Dhr. Loos geeft aan dat het gala bij de kern activiteiten van de vereniging hoort, er vindt veel ledenbinding plaats. Veel meer dan gedurende de maandelijkse borrels. Mej. Piersma vindt dat het gala nu wel erg veel besproken is en vraagt of de ALV hier verder op in wil gaan gedurende het financieel verslag. Dhr. Bolling: ‘We maken even de punten van Mej. Gommers af.’ Dhr. Loos heeft een tip voor het komend bestuur, als het ledenweekend weer in een bossige omgeving is, graag dan een sleepwagen ter beschikking stellen. Het hockeyfeest in de Witte Aap was volgens Dhr. Loos wat aan de kleine kant, en hij voelde zich in zijn outfit niet helemaal op zijn plaats. Mej. Gommers geeft aan dat we juist deze keer voor een bar hadden gekozen die niet bij Sfeerhoreca hoort. Daarnaast was er voor een kleinere locatie gekozen omdat bij het vorige feest de ruimte veels te
8
380
385
390
395
400
405
410
415
420
425
groot was. Het bestuur vond de Witte Aap een erg leuke locatie en omdat iedereen verkleed was, was je in je outfit in principe op je plaats. Dhr. Moers vraagt het bestuur of ze het niet meer op een borrel dan op een hockeyfeest vonden lijken. Dhr. Bolling vindt dat dit aan je oren ligt. Dhr. Loos vond dat de muziek niet heel hard stond, want je kon nog op een redelijk normale toon met elkaar praten. Mej. Gommers neemt dit mee voor het volgende hockeyfeest. Dhr. Loos vraagt zich af of de borrellocatie Café Divoza blijft. Dit blijft inderdaad de borrellocatie. Want Villa Kakelbont wordt veranderd in iets nieuws wat niet geschikt zal zijn als borrellocatie voor Never Less. Tevens blijft het bestuur liever op dezelfde locatie de rest van het jaar en de prijzen zijn ook zeer goed. Never Less zit niet gebonden aan Café Divoza voor volgend jaar, daar zal het beoogd bestuur dan over moeten beslissen. Dhr. Loos vindt dat we bij Café Divoza limonadeglaasjes als bierglas krijgen. Bij Villa Kakelbont kregen we een vaasje. En de huisgenoot van Dhr. Loos heeft betere prijzen bij Café Divoza. Mej. Gommers legt uit dat dit komt omdat B&R bijlegt bij hun borrels en dat ze twee keer in de maand komen borrelen met een grote groep. Dhr. Loos vindt als nog dat er een groot verschil is tussen wat zij betalen en wat wij betalen. Dhr. Bolling vindt van niet, zij komen vaker met een grotere groep en een grotere bijdrage daar kan het bestuur niks aan doen dat zij lagere prijzen krijgen. Dhr. Loos vindt verder ook dat het is alsof je in een restaurant staat te borrelen. Dhr. Wanna vindt het een top locatie. Je kunt er goed borrelen, er is ruimte genoeg, er is een tuin en de prijs van €1.80 is redelijk goed. Als er voor wordt gezorgd dat de groep die maandelijks komt borrelen een grote groep is steeds dan kun je zeker wat proberen aan die prijs te doen. Mej. Piersma vindt ook dat het een hartstikke goede borrel is, de borrelsfeer is top en je kunt er goed babbelen. Dhr. Bolling geeft aan dat er zeer waarschijnlijk ruimte is voor onderhandeling, dus dat willen we zeker proberen. Dhr. Loos weet dat Villa Kakelbont ons sponsorde en vraagt zich af of Café Divoza dat ook doet. Krijgt de vereniging van Café Divoza wat of krijgen we nog een deel van het geld dat Villa Kakelbont ons qua sponsoring verschuldigd is nog ooit te zien. Mej. Gommers legt uit dat Villa Kakelbont ons niks meer zal geven, ze hebben zichzelf failliet verklaard. Met Café Divoza is er ook over sponsoring gepraat. Voor nu zit er nog niks in maar de borrels zullen elke keer worden geëvalueerd en misschien krijgen we hier nog wat extra voor terug. Zo is het nu al zeker dat er gedurende elke borrel bittergarnituur zal zijn. De vergadering wordt om 21.22 geschorst en om 21.32 heropend. d. Commissaris Hockey Technische Zaken Verslag Dhr. Foppen Voor u ligt het halfjaarlijkse verslag over de Hockey Technische Zaken binnen onze vereniging. In dit verslag krijgt u een inzicht in de actuele ballenstand tot dusver, de bezoekers van onze website en andere dingen die in het belang kunnen zijn wat hockey betreft. Mochten zaken niet duidelijk zijn of heeft u vragen of opmerkingen? Dan hoor ik dit graag van u en doe ik mijn best deze zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden.
9
430
435
440
445
450
455
460
465
470
475
Stijn Foppen Commissaris Hockey Technische Zaken 2013-‐2014 Materiaal Ballenstand Tijdens de laatste Algemene Leden Vergadering is gebleken dat de actuele ballenstand destijds 261 ballen betrof. De huidige actuele ballenstand is 258. Dit is een lichte daling in vergelijking met 5 maanden geleden maar het zal geen verschil maken tijdens de trainingen. Fluitjes Onze vereniging is sinds deze week in het bezit van vier handfluitjes. Deze zijn tijdens de open avond uitvoerig getest. Deze hebben wij aangeschaft na de tip van Dhr. de Vries. De reden voor het aanschaffen is het verbeteren van de hygiëne binnen onze vereniging. Wij hadden als bestuur onze twijfels of deze buiten op het veld goed hoorbaar zijn. Nadat we ze afgelopen maandag getest hebben zijn we van mening dat de fluitjes te weinig geluid produceren om op het veld te kunnen gebruiken. We zullen hierover op de eerste competitie dag naar de mening van onze leden vragen. Als de handfluitjes niet bruikbaar worden bevonden voor op het veld, is het uiteraard geen weggegooid geld. De handfluitjes kunnen heel goed gebruikt worden tijdens de zaalcompetitie. Sticks Na de open avonden in september hebben wij met de "overgebleven" grips van vorig jaar 30 sticks van nieuwe grips voorzien. Verder hebben wij afgelopen maand voor een voordelige prijs 12 nieuwe kunststof sticks gekocht. Nu deze nieuwe sticks in het bezit van Never Less zijn hebben wij een aantal ernstig beschadigde houten sticks weggegooi. De competities Veldcompetitie Wij hebben tijdens de najaarscompetitie het, door het vorige bestuur ingevoerde, sportiviteitklassement voortgezet. Wij zullen deze tijdens de voorjaarscompetitie ook weer bijhouden. Tijdens de najaarscompetitie konden niet alle teams elke maandag 3 wedstrijden spelen. Dit zal tijdens de voorjaarscompetitie wel gebeuren. Hierdoor zijn de wedstrijden wel om pas om 23.10 klaar maar wij, als bestuur, denken dat de leden dat er wel voor over zullen hebben. We maken dit jaar weer, naast veld 5 en 6, gebruik van veld 4 op Leonidas, omdat onze vereniging nog verder is gegroeid hebben wij dit veld nog harder nodig. We zijn mede hiervoor met de directeur van Erasmus Sport om de tafel gaan zitten. Daarmee hebben we kunnen regelen dat het volledige bedrag voor de veldhuur van veld 4 door Erasmus Sport betaald wordt. Zaalcompetitie Dit jaar hadden we weer een zeer beperkte hoeveelheid zaaluren. Aangezien we onze leden niet voor twee wedstrijden en lange wachttijden naar het sportgebouw willen laten komen hebben we het dit jaar anders aangepakt. We hebben de competitie in twee poules verdeeld. Dit werd bepaald naar aanleiding van de eindstand van de najaarscompetitie. Halverwege de competitie konden er twee teams promoveren/degraderen, zodat je tijdens de zaalcompetitie toch tegen de meeste teams van de vereniging kon spelen. We hebben
10
480
485
490
495
500
505
510
515
520
525
geen sportiviteitsklassement bijgehouden tijdens de zaalcompetitie, omdat er twee competities waren. De website Host Sinds december is Never Less van host veranderd voor de website. We zaten eerst bij mijndomein. Zij zijn heel goedkoop maar wij waren niet te spreken over de stabiliteit. Er zitten bij mijndomein heel veel sites op een server. Sommige van deze websites hadden hun beveiliging niet op orde. Als hun site dan werd gehackt dan ging onze website ook uit de lucht. Dit is in een halfjaar tijd twee keer gebeurd. Een keer was aan het begin van het jaar, wanneer de site belangrijk is voor inschrijvingen. We hebben daarom besloten om over te stappen naar LetUsLook. Zij leveren buiten het hosten ook services. Zij zorgen er dus voor dat onze website altijd in de lucht is en ik kan bij hun terecht met vragen. Statistieken Doordat we van host zijn veranderd hebben wij alleen de statistieken van de afgelopen twee maanden. Bezoekers Het aantal unieke bezoekers in januari en februari is veel hoger dan in 2013. Toen bezochten respectievelijk 184 en 288 unieke bezoekers de site van Never Less. Uiteraard komen de meeste bezoekers van onze website uit Nederland. Verrassend is dat Groot-‐Brittannië op de tweede plaats staat. De reden hiervoor is waarschijnlijk dat Dhr. Kock mijn adres hoopte te vinden op onze site zodat hij zijn bestuurscadeau naar mij kon sturen. Deze is waarschijnlijk nog steeds verdwaald. Dhr. Loos huldigt Dhr. Foppen voor het hoge aantal unieke bezoekers, of ligt het aan de host die misschien anders telt. Dhr. Foppen weet niet hoe het aantal unieke bezoekers wordt geteld. Dhr. Loos vraagt zich af waarom de statistieken er van oktober, november en december 2013 niet zijn. Daar kan Dhr. Foppen niet bij, nu worden ze beter bijgehouden. Dhr. Wanna vindt dat de handfluitjes moeten worden afgeschaft. Dhr. De Vries vindt het juist mooi dat ze zijn aangeschaft, het idee is erg goed want we zijn met veel leden die zes fluitjes met elkaar moeten delen. Ziektes kunnen snel worden doorgegeven. Dhr. Wanna kan de handfluitjes amper horen op het veld. Dhr. De Vries weet zelf niet hoe hard ze klinken, maar de handfluitjes zijn voor in de zaal zeker een goede oplossing. Het bestuur heeft in totaal vier handfluitjes aangeschaft zodat ze sowieso in de zaal gebruikt kunnen worden. Dhr. Ingen Housz stelt voor om ieder nieuw lid een fluitje te geven. Mej. Van Tilborg wil graag weten wat er gebeurt als je je fluitje vergeet. Dhr. Ingen Housz zegt dat je dan een smerig fluitje moet gebruiken. Dhr. Bolling vindt dit zeker een punt om over na te denken. Om nu gelijk een besluit daar over te maken is wat te overhaast, maar het bestuur neemt dit punt mee. Dhr. Wanna vindt dat de vereniging ieder team zes fluitjes moet geven, de teamcaptains worden dan verantwoordelijk voor de fluitjes van het eigen team. Mej. Piersma vindt dit niet een hele goede oplossing omdat niet iedere teamcaptain er iedere hockeyavond bij is. Dhr. Rümke wilt dat dit als actiepunt wordt meegenomen.
11
530
535
540
545
550
555
560
565
570
575
Dhr. Van Moorselaar merkt op dat er bij het gala er een heel probleem van werd gemaakt dat er een extra biertje werd bekostigd, wat ongeveer op 200 euro neer kwam. En nu smijt de vereniging weer 200 euro zomaar over de bank voor een fluitje. Dhr. Ingen Housz vindt het fluitje een goede investering. Dhr. Van Moorselaar heeft op het moment nog geen betere oplossing maar denkt dat er vast nog wel mogelijkheden voor zullen zijn. Mej. Piersma geeft aan dat de leden ook op hun vingers kunnen fluiten. Dat is hygiënisch, efficiënt en goedkoop. Dhr. De Vries vindt dat je 200 euro voor een biertje gedurende een gala niet kunt vergelijken met 200 euro voor fluitjes die een verbetering zijn voor de hygiëne van de vereniging. Dhr. Loos is blij met de aanschaf van de nieuwe sticks. Dhr. Loontjens vindt dat de hesjes niet zo fris zijn. Dhr. Rümke vraagt zich af of de hesjes worden gewassen. Mej. Gommers heeft de hesjes voor de zaalcompetitie elke week gewassen. Dhr. Loos heeft een vraag over de sportiviteitscompetitie en de stand van de najaarscompetitie. De Top 9 is binnen een range van 12 punten gebleven en is dus eigenlijk verwaarloosbaar. De sportiviteitscompetitie in zijn huidige vorm werkt niet, Dhr. Loos vindt hem redelijk subjectief. De Nummer 1 heeft in de allerlaatste wedstrijden het verschil kunnen maken om eerste te worden. De competitie zou meerdere richtlijnen moeten krijgen en/of een andere vorm. Dhr. Foppen geeft aan dat de competitie altijd subjectief zal blijven aangezien je om een mening vraagt. Dhr. Loos zou graag betere richtlijnen zien en wellicht een andere vorm geven aan de sportiviteitscompetitie. Dhr. Bolling geeft aan dat ook al is het verschil tussen de teams klein, iedereen denkt wel na over hun sportiviteit op het veld en het halen van de prijs is dus niet ondenkbaar, aangezien je op het allerlaatste moment als nog als nummer 1 kunt eindigen. Dhr. Foppen voegt hier aan toe dat het uiteindelijk draait om de sportiviteit. Mej. Piersma geeft aan dat het punt niet is dat de teams qua punten zo dicht bij elkaar liggen maar dat de sportiviteit omhoog moet worden gebracht. Het verschil tussen de sportiviteit in voorgaande jaren is aanzienlijk maar moet nog steeds omhoog. Dhr. Van Moorselaar vindt dat het kleine verschil tussen de teams onderdeel is van sport, je kunt winnen in de 100ste seconde van een wedstrijd. Dhr. Loos vindt dat het systeem verkeerd is, alle teams zijn ongeveer even sportief over de gehele competitie. Het is een lastig punt want het blijft een subjectief onderwerp. Dhr. Moers wil graag weten hoe Dhr. Loos punten geeft aan de teams na het fluiten. Dhr. Loos doet dit volgens eigen inzicht. Dhr. Bolling voegt hier aan toe dat iedereen een keer moet fluiten en ook steeds een ander team. Gedurende de zaalcompetitie is er geen sportiviteitscompetitie geweest omdat daar niet ieder lid zou kunnen fluiten. Uiteindelijk kom je als nog redelijk objectief uit met de beoordeling. Dhr. Moers voegt hier aan toe dat bijna niemand negens uitdeelt als de wedstrijd goed verliep. De leden zijn dan meer geneigd om een zeven te geven. Dhr. Loos vindt dat het bestuur richtlijnen zou moeten geven om zo aan te geven wanneer een negen gepast is en wanneer een zeven. Mej. Vliegenthart vindt dat iedereen redelijk gelijk heeft. Zij ervaart zelf dat beginners aan haar vragen wat voor cijfer ze zouden moeten geven en dus eigenlijk geen idee hebben van welk cijfer bij de wedstrijd zou moeten horen. Dus het is een goed idee om richtlijnen te geven aan de leden zodat ze weten waar ze op moeten letten en hoe ze een score aan de wedstrijd moeten geven.
12
580
585
590
595
600
605
610
615
620
Deze richtlijnen zouden in de MOL kunnen worden vermeld, aan de teamcaptains kunnen worden doorgegeven en op Facebook geplaats worden. De richtlijnen zijn vooral voor nieuwe leden belangrijk. Dhr. Bolling vindt dit een goed idee. Dhr. De Vries vindt de invoering van een sportklassement goed en zou een verbetering kunnen zijn. De mogelijke oplossing zou een 5 punt of 4 punt schaal kunnen zijn, zodat het verschil tussen een goede en slechte wedstrijd beter zichtbaar wordt. De punten zullen dichter bij elkaar liggen maar zodra een goede wedstrijd wordt gefloten zal die er ook echt uit springen. Mej. Vliegenthart vindt dat het bestuur het zou moeten uitproberen om te kijken hoe het gaat en halverwege het seizoen analyseert of het helpt. Dhr. De Vries vindt het misschien ook een idee om maar 2 cijfers te geven, een goed of een slecht cijfer, of cijfers voor verschillende onderdelen. Dhr. Bolling vindt dat het klassement niet te ingewikkeld moet worden gemaakt. Mej. Hoobroeckx denkt dat de scheidsrechters dan misschien wel beter gaan opletten. Maar Dhr. Bolling denkt dat er dan veel onrust zal ontstaan, omdat alles moet worden bijgehouden. Tevens is het ok niet praktisch om uit te voeren. Dhr. Moers vraagt zich af of het team dat als laatste eindigt in het klassement daar ook op wordt aangesproken. Dhr. Bolling geeft aan dat het bestuur dat niet heeft gedaan, we nemen aan dat de teams hier wel op kunnen anticiperen. Het bestuur spreekt wel de leden aan als er incidenten plaatsvinden. Dhr. Van Moorselaar vindt sowieso dat er geen sprake is van ernstige onsportiviteit. Dhr. Loos is met zijn team nog niet aangesproken door de tuchtcommissie. Dhr. Foppen geeft aan dat het bestuur gaat evalueren of de sportiviteitscompetitie een andere vorm zou kunnen krijgen en de mening van de ALV zal hierin worden meegenomen. Mej. Piersma mist de grafiek van de ballenstand in het verslag. Deze zal Dhr. Foppen er bij de WALV bij inzetten. De speeltijden van de voorjaarscompetitie zullen lopen van kwart voor negen tot kwart over elf. Iedereen kan dan precies 3 wedstrijden spelen en na de training is er dan even rust voordat de wedstrijden beginnen. Leonidas is hierover ingelicht, dat we langer doorgaan. Het contact met Leonidas is goed. e. Penningmeester Verslag Mej. Van Tilborg Beste leden, Dit is het halfjaarlijks financieel verslag van Erasmus Hockey Vereniging Never Less, in dit verslag kunt u de financiële resultaten van 1 augustus 2013 tot en met 28 februari 2014 zien. Een aantal uitgaven en opbrengsten zullen extra toegelicht worden. Activiteiten De activiteiten die ik zal toelichten zijn: 1. Eurekaweek 2. Ledenweekend 3. Hockeyfeest 4. Overige Activiteiten 5. Gala
13
625
630
635
640
645
650
655
660
665
670
Eurekaweek De kosten van de Eurekaweek dit jaar waren €837.85. De kosten bevatten de flyers, stickers, een 2de zending van flyers en materialen. Er was €837.85 begroot voor de Eurekaweek en dat is ook gerealiseerd. Ledenweekend In totaal waren er56 leden aanwezig gedurende het hele ledenweekend en 15 leden voor de helft van het weekend. Er was €4300 begroot voor het weekend en er is in totaal €3980.21 uitgegeven. Hockeyfeest Voor de twee hockeyfeesten is er in totaal €200 begroot. Dit is aangepast naar €352. Tot nu toe is er al €52 gerealiseerd. Het bedrag is aangepast naar €352 omdat voor het volgende hockeyfeest €2.50 per lid zal worden betaald en we verwachten 120 leden op het tweede hockeyfeest. Dit zal dan een bedrag van €300 opleveren. Overige activiteiten De overige activiteiten van dit jaar zijn het sportfeest en twee teamcaptainsetentjes. Het sportfeest heeft €175 opgeleverd. In totaal waren de overige activiteiten op €750 begroot, dit is aangepast naar €800 euro. De opbrengsten van deze post is €455 en de subtotale kosten zijn €426.20. Door het sportfeest heeft Never Less wat geld over voor deze post. Gala In totaal waren er 108 leden aanwezig op het gala. De totale opbrengsten van het gala zijn €4050 en de totale kosten zijn uiteindelijk €5123 geweest. Voor het gala was €4000 begroot en dit is aangepast naar €5123. De eerstejaarssubsidie is dit jaar zeer hoog. We hebben dit jaar 60 eerstejaars. De andere subsidie waar we nog voor in aanmerking komen is de subsidie voor de hockeyclinic, deze zal aankomende week aangevraagd worden en we hopen op een bedrag van tenminste €500.-‐ Toelichting: Opbrengsten Contributie: de contributie is veel hoger dan vorig jaar, dit komt door de sportkaarten die inbegrepen zitten bij de contributie. (van €7.205,50 naar €21.872,00) Veld huur: de veld huur staat niet meer op de begroting, dit wordt rechtstreeks betaald door Erasmus sport. Kosten Trainerskosten: de kosten van de trainers zijn dit jaar lager omdat de hockeyclinic hier niet bij zit, hier is een aparte post voor. Materiaalkosten: Er zijn 12 sticks en 4 handfluitjes aangeschaft voor €310, hier krijgen wij nog een factuur van, vandaar dat het bij aangepast staat en niet bij gerealiseerd. Opbrengsten en kosten: Never Less trui: de truien zijn al besteld maar nog niet betaald door Never Less en door de leden.
14
675
680
685
690
695
700
705
710
715
720
Opmerkingen: Er is nog maar 1 lid die de contributie moeten betalen. Dhr. Loos ziet dat de truien 300 euro aan opbrengsten zullen brengen, de vereniging zal dus 150 euro moeten bijleggen. Mej. Van Tilborg legt uit dat het aan de kosten van het aantal truien dat er wordt besteld ligt, voor nu hebben nog maar weinig leden de trui besteld. Dhr. Loos vraagt zich af waarom de vereniging niet sowieso 25 truien besteld en die dan in een webshop aanbieden als ze nog niet verkocht zijn. Dhr. De vries geeft aan dat dat lastig is, want de kosten worden nu gemaakt en je weet niet welke mater er dan nog zouden moeten worden besteld. En er is niet echt behoefte aan een trui blijkbaar. Mej. Vliegenthart vindt het gek dat de truien zo duur zijn en dat er zo weinig van zijn besteld. Mej. Van Tilborg vindt wel dat er goed promoot is voor de trui. Veel oud-‐leden hoefde de trui niet want ze hebben er al één. Het hele bestuur behalve Dhr. Foppen heeft een trui besteld. Mej. Vliegenthart verbaast zich er over dat er maar 35 leden naar het sportfeest waren. Er waren in totaal 41 leden aanwezig maar er hebben er tot nu toe nog maar 35 leden betaald. Voor de sponsoring hebben we van Interim Resources twee keer 150 euro ontvangen. Beide bedragen vallen onder het bestuursjaar van 2013-‐2014. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of Interim Resources volgend jaar ook weer zo sponsort. Dat is nog niet bevestigd. Dhr. Ribberink is wel op de mailinglijst van de Vrienden van Never Less gezet waardoor het contact met hem beter is. Dit was vorig jaar namelijk zeer verwaarloosd. Mej. Van Tilborg voegt hier aan toe dat Dhr. Ribberink zich nog niet van de mailinglijst heeft afgehaald en de mailtjes dus waarschijnlijk waardeert. Twee leden zijn van de aardbodem verdwenen en het is dus verstandig alleen leden op te geven voor een sportkaart als ze op het teamvormingsetentje aanwezig zijn. Dhr. Ingen Housz vindt dat de vereniging een incassobureau moet inschakelen, de kosten zijn namelijk voor de niet-‐betalende. Mej. Van Tilborg wilt dit wel doen maar het lid is onbereikbaar dus het heeft waarschijnlijk geen nut. De kosten van de trainers zijn hoger. Dit komt doordat de kosten van HockeyFactory erbij zijn gekomen. HockeyFactory is niet opgezegd door het vorige bestuur, dus die hebben we als nog moeten betalen zonder er echt gebruik van te maken. Dhr. Ingen Housz wil weten of HockeyFactory inmiddels wel is opgezegd. Volgens Dhr. Foppen is de site is nu nog wel actief, maar het wachtwoord is niet bekend bij de voorgangers van het bestuur. Dhr. Ingen Housz zegt dat hij het wachtwoord wel weet. Dhr. De Vries wil dat HockeyFactory leeg wordt gehaald. Alle informatie moet in een Dropbox worden gezet en dan aan de trainers worden doorgegeven. Mej. Van Tilborg geeft aan dat de kosten voor het hockeymateriaal nog niet is betaald. Bij het tweede hockeyfeest van dit jaar zal er een drankje gratis worden aangeboden aan de leden die hun kaartje van te voren kopen. Dhr. De Vries vindt dit een goed idee en wil dat het bestuur een goede en leuke deal van probeert te maken. De kosten voor de hockeyclinic zat eerst bij de trainingskosten maar daar is nu een aparte post voor aangemaakt. Dhr. Loontjes vraagt zich af hoe het zit met de subsidie voor de hockeyclinic. Mej. Van Tilborg weet nog niet het precieze bedrag en er is maar één soort subsidie waar de vereniging aanspraak op kan maken. Verder hoeft er nog maar één lid contributie te betalen. Dhr. Ingen Housz wil graag weten hoe het met de voorzieningen gaat, de balans van de spaarrekening. Mej. Van Tilborg zal deze aan het einde van het
15
725
730
735
740
745
750
755
760
765
770
jaar geven. Dhr. De Vries vindt het wel belangrijk dat er ook bij de HALV een balans wordt toegevoegd. Dhr. Ingen Housz vraagt waar de lang lopende schuld is, die zou namelijk na vijf jaar vrij moeten komen volgens de wet. Mej. Van Tilborg legt uit dat deze niet op de begroting staat omdat het geen inkomst is, maar hij zal wel op de balans komen. Dhr. De Vries geeft aan dat het nog niet duidelijk is wat er met de opbrengsten zal worden gedaan, het is dus beter om deze eerst binnen te laten komen en dan pas te bedenken wat er mee gedaan zal worden. Er staat namelijk nergens dat het in één jaar moet worden uitgegeven. Dhr. Ingen Housz geeft wel aan dat er op de balans staat dat we er kosten voor maken. Het is dus wel handig als er een beslissing wordt gemaakt over wat er met dit geld gaat gebeuren. Dhr. Bolling vindt dat het bestuur nu niet kan beslissen over wat het volgende bestuur daadwerkelijk gaat doen met het geld dat nu nog niet binnen is. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af wat we er dan aan hebben aan die post. Mej. Van Tilborg vindt dat we nu alvast kunnen kijken naar waar het bedrag heen zou kunnen gaan. Mej. Van Tilborg geeft aan dat er nog redelijk wat dingen moeten worden geïncasseerd. Dhr. Ingen Housz wil weten of het bestuur veel moeite heeft gehad met het incasseren. Mej. Van Tilborg vond het nieuwe systeem wel even wennen maar op zich valt het allemaal reuze mee. Dhr. Loos komt met het voorstel om per jaar een klein bedrag in een potje te doen om over een x aantal jaren een nieuwe batch dassen te kunnen kopen. Dit bedrag zal dan rond de 600 euro zijn. Dhr. De Vries vindt dit een goed punt. Bijvoorbeeld dat elk bestuur ieder jaar 100 euro in een potje doet. Dhr. Loontjens wil weten waarom de post ‘Bezoek Antwerpen’ nog op de begroting staat. Dit komt doordat het bestuur nog wel het idee had om een uitwisseling te doen, maar vanuit Antwerpen komt er amper gehoor en ze reageren altijd heel erg laat. Mej. Vliegenthart weet dat Antwerpen niet makkelijk te bereiken is maar de vereniging zou kunnen proberen contact op te nemen met Eindhoven, Utrecht of Tilburg. De vergadering wordt om 22.39 geschorst en om 22.48 heropend.
7. Verslag Kascommissie tot dusver Beste leden, Hierbij presenteert de Kascommissie haar halfjaarlijkse overzicht. In dit overzicht komt aan bod: 1. Het eten bij de penningmeester. 2. Evaluatie van het eerste afgelopen half jaar, van kennismaking tot controle. 3. Omgaan met geld. Zoals de traditie het omschrijft wordt er eerst een kijkje in de keuken van penningmeester genomen, alvorens de feitelijke halfjaarlijkse controle begint. Dit keer bestond de delicatesse uit een soort bladerdeeg met allemaal lekkernijen zoals, kaas, tomaat, salami en nog veel meer. Jawel dames en heren het waren pizza’s. Ze smolten werkelijk weg in
16
775
780
785
790
795
800
805
810
815
onze mond. Nadat onze buikjes eindelijk gunstig gezind waren begonnen we met de controle. Om een beeld te krijgen van het contact tussen de Penningmeester en de KasCo zullen we het afgelopen half jaar doorlopen. Allereerst is de Penningmeester ingewerkt door de penningmeester van afgelopen jaar (J.M. van Heemst) en zijn de digitale bestanden aan haar overgedragen. Na de WALV heeft de heer J.M. van Heemst vervolgens ook alle mappen en papieren en dergelijke aan F. Van Tilborg overgedragen. Het eerste echte contact en overleg tussen de nieuwe Penningmeester en de KasCo heeft plaatsgevonden in aanloop van de WALV bij het opstellen van de begroting voor dit jaar. Vervolgens is er gedurende de daarop volgende weken regelmatig contact via mail, whatsapp en/of op de hockeyavonden zelf geweest in het geval er vragen of onduidelijkheden waren waar de Penningmeester mee zat. Dit contact is naar onze mening goed verlopen en we hadden het idee dat we wat financiële kwesties betreft goed op de hoogte waren. Het belangrijkste contact tussen de Penningmeester en de KasCo is het maandelijkse financiële overzicht dat de Penningmeester opstuurt en waar de KasCo vervolgens opmerkingen en tips bij kan geven. In eerste instantie was er onzekerheid omtrent het boekhoudprogramma Davilex. Erasmus Sport betaalde voorheen namelijk het service contract, maar heeft dit afgelopen jaar opgezegd. Daarom heeft de Penningmeester in eerste instantie de kosten en opbrengsten per activiteit bijgehouden in Excel en hiervan hebben we vanaf december regelmatig updates over ontvangen. In februari zijn we meerdere keren bijeengekomen om Davilex bij te werken. Na wat opstartproblemen, zoals we dit elk jaar ervaren, is het gelukt om de boekhouding ook in Davilex bij te werken. Bij de controle voor de HALV is gebleken dat de financiën correct zijn bijgewerkt en het kwam ook overeen met de financien die in eerste instantie zijn bijgehouden in Excel. Daarnaast is de boekhouding gecontroleerd door steekproefsgewijs de map met bonnen en facturen door te nemen. Deze map is goed geordend en bij de controle is gebleken dat de map volledig en correct is bijgehouden. Onze complimenten hiervoor. We zijn er zelfs achter gekomen dat de Penningmeester €1,95 teveel gestort heeft. Daarnaast onze complimenten voor het herstellen van het contact met sponsor Interim Resources, het van Erasmus sport verkrijgen van de extra financiele middelen om het extra veld te kunnen huren en de debiteurenadministratie is goed bijgehouden. Zo goed als alles is goed verlopen, alleen rondom het gala kwamen er toch een paar zaken aan het licht waarvan we graag eerder op de hoogte waren gesteld. We vinden het namelijk verontrustend hoe er bijvoorbeeld bij het gala met geld is omgegaan. Ondanks dat het gala een zeer geslaagde avond was, vonden we het gala te prijzig. Niet alleen was de bijdrage van de leden aanzienlijk, daarnaast is er door de vereniging ook nog eens veel geld op bijgelegd. Dit is zonde, omdat dit geld op vele andere manieren gebruikt had kunnen worden, zoals het idee aan het begin van het jaar dat er extra geld wordt bijgelegd op de borrels. Daarnaast is het idee van een extra drankje of het krijgen van flessen prosecco als veel mensen uit je team zich inschrijven leuk en een goede manier om te proberen meer leden naar het gala te laten komen, maar zeker als er al veel geld op een activiteit wordt bijgelegd dan is dat iets teveel van het goede. Als de deal met club Bed gesloten was dat zij het extra drankje zouden betalen of de flessen zouden leveren dan was dit natuurlijk geen probleem geweest. Daarnaast is ook voor een persoon het gala door de vereniging betaald in ruil voor het maken van foto’s tijdens het gala. Dit is in principe ook een leuk idee, alleen moeten dit soort beloningen niet te ver doorschieten.
17
820
825
830
835
840
845
850
855
860
865
Daarom zijn we vervolgens vrij snel om tafel gegaan met de penningmeester en de KasCo om dit soort taferelen gedurende de rest van het jaar te voorkomen en hebben we afgesproken dat wanneer er twijfel is over een bepaalde uitgave dat de KasCo hierover wordt ingelicht om eventueel advies te geven. Het is namelijk erg belangrijk dat er goed wordt nagedacht over elke euro die wordt uitgegeven, omdat de Penningmeester hierover verantwoording af moet leggen. Ondanks de opbouwende kritiek met betrekking tot het omgaan met geld voornamelijk bij het gala zijn we tevreden over de gang van zaken van het afgelopen half jaar en we hebben er het volste vertrouwen in dat het komende half jaar ook goed zal verlopen. Met vriendelijke, doch smakelijke groet, De kascommissie 2013-‐2014, Daan, Thomas, Florian en Timo Dhr. Ingen Housz mist een fundamenteel punt en dat is of de penningmeester kan koken. Dhr. De Vries kan hier geen oordeel over geven want ze hebben die avond pizza’s besteld. De KasCo hoopt voorafgaand aan de WALV te kunnen genieten van een maaltijd bij Mej. Van Tilborg. Mej. Gommers zegt dat de KasCo een leuke foto op de site van Never Less mag plaatsen. Mej. Piersma wil graag dat de KasCo de historie van lekker eten met de penningmeester verteltt. Dhr. De Vries legt uit dat het over het algemeen de bedoeling is dat voorafgaand aan de controle er lekker wordt gekookt door de penningmeester, voorheen was dit meestal biefstuk (Tip!). Dhr. Ingen Housz voegt hier aan toe dat het drankspel van de KasCo is geclaimd door Dhr. De Ruijter. Dhr. De Vries heeft over het drankspel gehoord maar het nog nooit gespeeld dus dat zal Dhr. De Ruijter een keer moeten uitleggen. Dhr. Ingen Housz wil graag weten hoe de communicatie tussen de penningmeester en de KasCo verloopt. Dhr. Rümke legt uit dat dit verschillend is. Mej. Van Tilborg geeft aan dat dringende vragen door de hele KasCo worden beantwoord. Dhr. Loontjens wil weten of er verschillende specialiteiten zijn binnen de KasCo. Dhr. Maas legt uit dat de som meer is dan de aparte delen. Dhr. De Vries geeft aan dat Dhr. Maas en Dhr. Rümke meer over de algemene kennis beschikken en dat Dhr. De Vries de kennis over Davilex beschikt. Mej. Vliegenthart wil weten hoe het is om een vrouw in te mogen werken. Dhr. De Vries was niet degene die Mej. Van Tilborg mocht inwerken maar qua contact en omgang is er geen verschil tussen een vrouw of een man. Dhr. Rümke voegt toe dat de communicatie dit jaar moderner is geworden. Veel wordt via Whatsapp besproken. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of KasCo samen uitjes organiseren. Dhr. De Vries vraagt of hij insmeren met olie en dan worstelen bedoelt. Dhr. Ingen Housz heeft het meer over gezellig burgerlijk eten. Dhr. De Vries geeft aan dat er de laatste tijd wel meer contact is dan aan het begin en het is de bedoeling dat de KasCo binnenkort gaat afspreken. Ze gaan dan met z’n allen bowlen en spareribs eten. Dhr. Ingen Housz zou hier graag een verslag van willen krijgen. Dhr. Loontjens vraagt zich af of de KasCo ook contact heeft met het gehele bestuur. Dhr. De Vries vindt dat een goede vraag, het contact is voornamelijk met de penningmeester maar het zou wel een keer goed zijn om met het gehele bestuur af te spreken.
18
870
875
880
885
890
895
900
905
910
915
Mej. Van Tilborg voegt toe dat het mailen altijd vanuit de bestuursmail gebeurt, dus de bestuursleden zijn wel op de hoogte van wat er gecommuniceerd wordt met de KasCo. Dhr. Loontjens wil graag weten wat de rest van het bestuur vindt. Mej. Gommers geeft aan dat gedurende de vergaderingen Mej. Van Tilborg aan het bestuur vertelt wat er met de KasCo is besproken. Dhr. De Vries vraagt zich af of het nodig is om met het bestuur af te spreken. Dhr. Bolling vindt niet dat het nu als nodig wordt ervaren, omdat het redelijk goed loopt maar zodra dit wel nodig zou zijn, zou het wel prettig zijn dat het ook mogelijk is. Dhr. Maas geeft aan dat de KasCo graag met het geld dat Never Less ontvangt via de Vrienden van Never Less een laptop zou willen aanschaffen voor de vereniging. Zo kan op deze laptop Davilex worden geïnstalleerd, kan er mee worden genotuleerd en zou de bestandsoverdracht beter verlopen. Alles zou dan namelijk op 1 laptop staan. Zo’n laptop zou al voor 350-‐400 euro kunnen worden aangeschaft. Dhr. Loontjens wil graag weten hoe vaak Davilex verandert. Momenteel is Davilex bijna onveranderd. Het overzetten van Davilex van de ene op de andere laptop is veel gedoe dit komt vooral door de licentie. Volgens Dhr. Rümke loop je niet veel data mis want alles is centraal. Mej. Gommers voegt er aan toe dat Davilex niet op een MacBook werkt. Dhr. Loos geeft wel aan dat als de laptop kapot gaat dan is alles weg. Er zal dus wel een back up moeten worden gemaakt één keer in de zoveel tijd. Mej. Van Tilborg vindt dat er dus ook een externe harde schijf zou moeten worden aangeschaft. Dhr. Maas stelt voor om alles in de Cloud op te slaan, want als de harde schijf crasht dan heb je weer hetzelfde probleem. Dhr. De Vries geeft aan dat Davilex automatisch back ups maakt. Dhr. Ingen Housz wil graag weten wanneer de laptop zal worden aangeschaft. Dat maakt niet veel uit wanneer deze wordt aangeschaft, als het maar voor de WALV is, want dan kan alles er al meteen op worden gezet voor de WALV en dan is er minder hectiek na de WALV. Dhr. Ingen Housz vindt dat er dus een voorziening voor de laptop moet worden gemaakt. Dhr. De Vries legt uit dat de voorziening Vriend van Never Less hiervoor zal worden gebruikt. Dhr. Moers wil graag weten waarom deze voorziening hiervoor wordt gebruikt. Dhr. De Vries legt uit dat deze voorziening een potje van geld is waar de vereniging geen standaard activiteiten mee mag financieren. Dus dit betekent dat Never Less geen voorziening heeft voor het financieren van een laptop maar Vriend van Never Less wel. Mej. Piersma voegt hier aan toe dat het ook met de Vrienden van Never Less is afgesproken dat hun geld naar dit soort dingen toe kan. Dhr. Moers wil graag de hoogte van het bedrag weten. Dhr. Maas zegt dat je voor 350 euro al een goede laptop kunt kopen met genoeg geheugen. Dhr. Rümke vindt dat voor meer geld een laptop kopen niet veel nut heeft. Dhr. Van Moorselaar vraagt zich af of er al is nagedacht over de bescherming van de laptop, bijvoorbeeld een hoes. Er zal een hoes worden aangeschaft. Dhr. De Vries geeft aan dat de laptop niet voor zware bestanden zal worden gebruikt maar voor wat hij moet doen, Davilex en notuleren en dergelijke zal de laptop prima werken. Dhr. Bolling wil graag een stemming houden. Mej. Vliegenthart wil weten of de stemming voor de aanschaf van de laptop is of voor wanneer de laptop gekocht moet worden en voor welk bedrag. Dhr. Bolling wil een stemming voor wel of geen laptop en voor een bepaald bedrag. De laptop zal er voor de WALV moeten zijn. Dhr. Loos stelt voor om een maximum bedrag van 500 euro te geven voor de aanschaf van de laptop inclusief hoes en muis. Dhr. Bolling geeft aan dat een laptop voor 500 euro inclusief muis en hoes dit jaar kan worden aangeschaft, de voorziening is er.
19
920
925
930
935
940
945
950
955
960
De stemming is maximum 500 euro voor een laptop inclusief muis en hoes of helemaal geen laptop Dhr. Van Moorselaar zou graag willen weten of er nog andere ideeën zijn voor wat er met de voorziening van de Vrienden van Never Less zou kunnen worden gedaan. Dhr. Bolling wil graag nu de stemming houden. Optie 1: een richtprijs van 400 euro voor de laptop met een maximum van 500 euro inclusief de hoes en de muis Optie 2: geen laptop Om 23.25 is unaniem besloten voor optie 1: 15 stemmen voor Mej. Piersma zou graag willen dat er drie soorten Never Less stickers op de laptop worden geplakt zodat het een echte Never Less computer wordt. Mej. Hoobroeckx stelt voor de stickers er gedurende de WALV op te plakken. Mej. Vliegenthart wil graag dat er besloten wordt wat er precies met de laptop wordt gedaan. Welke programma’s er op mogen en dergelijke. Mej. Piersma vindt dat het bestuur dit zelf wel kan bedenken. Mej. Vliegenthart vindt dat één keer per maand alles up to date moet worden gebracht en er een back up moet worden gemaakt. 8. Verslag Beleids Advies Commissie tot dusver Beste ALV, beste bestuur, Bij deze willen wij, de heer Loontjens, mejuffrouw Hoobroeckx, de heer Ingen Housz, mejuffrouw Van Heukelom en mejuffrouw Piersma, graag ons halfjaarlijkse verslag presenteren. We zullen eerst uiteenzetten hoe wij als BAC hebben gefunctioneerd om vervolgens in te gaan over de prestaties van het bestuur van afgelopen halfjaar. De heer Loontjens, mejuffrouw Hoobroeckx, de heer Ingen Housz en mejuffrouw Piersma zaten vorig jaar ook al in de Beleids Advies Commissie. Mejuffrouw Van Heukelom is er dit jaar bij gekomen en dat is goed bevallen. De kennis van de heer Ingen Housz en mejuffrouw Piersma is handig omdat zij beide in het bestuur hebben gezeten. De andere leden van de Beleids Advies Commissie zijn actief binnen Never Less en kunnen de onbegrijpelijkheid van leden goed verwoorden. Allen willen we graag helpen het beste van onze mooie studenten hockeyvereniging te maken! De keuze om weer met 5 leden in de Beleids Advies Commissie te zitten bevalt ons ook dit jaar goed. Ieder heeft zijn of haar eigen mening. Voor elke vergadering met het bestuur zitten we bij elkaar en bespreken we de aangekondigde agenda. Daarbij denken wij ook na over andere onderwerpen die wij graag met het bestuur willen bespreken. Met het bestuur bespreken we de afgelopen activiteiten en periodes, hebben we het over de samenwerking onderling, vragen we naar de relatie met Stichting Erasmus Sport, kijken we vooruit naar de komende activiteiten. En nu hebben we het bijvoorbeeld over leden die mogelijk volgend jaar in het bestuur van EHV Never Less willen plaatsnemen. Naast deze vergaderingen hebben we als Beleids Advies Commissieleden ook veel contact met elkaar op de hockey, de activiteiten, maar ook daarbuiten. We zijn niet gebonden om alleen over het beleid van EHV Never Less na te denken op de vaste momenten, maar juist altijd! Zo geven wij ook geregeld ongevraagd advies, maar vraagt het bestuur ook regelmatig advies buiten de vergaderingen om. Om een zo duidelijk mogelijk advies te geven, spreken we eerst als Beleids Advies Commissieleden met elkaar om een eenduidig advies aan het bestuur te kunnen geven.
20
965
970
975
980
985
990
995
1000
1005
1010
Sinds dit seizoen staat er onder elke MOL een zin over ons, dat leden altijd met ons contact op kunnen nemen. Enkele keren hebben wij ook van leden een mail ontvangen over dingen die zij graag anders zouden willen zien. Naast deze mails worden we ook regelmatig op de hockey en bij activiteiten aangesproken over hoe dingen nu precies in elkaar zitten en wat wij als Beleids Advies Commissieleden doen, naast het zijn van lid van EHV Never Less. Hier geven wij graag antwoord op en proberen een zo open mogelijk houding aan te nemen. Vanuit vorig jaar hebben we als Beleids Advies Commissie een aantal leerpunten meegenomen om het functioneren van de Beleids Advies Commissie zo veel mogelijk te vergroten. Bij de vergaderingen is elke keer een ander lid degene die het woord namens de Beleids Advies Commissie voert. Daarbij vullen we elkaar ook nog aan, mocht de woordvoerder iets vergeten. Mejuffrouw Piersma is weliswaar de voorzitter, maar die voert meestal niet het woord tijdens de vergaderingen met het bestuur. Zij functioneert vooral als contactpersoon naar het bestuur toe, neemt initiatieven om bij elkaar te komen, en kaart onderwerpen aan. Maar zeker ook de andere Beleids Advies Commissieleden doen dit. We hebben vanaf het begin van het jaar aangegeven graag het bestuur te willen helpen, mochten ze extra handen nodig hebben. Zo hebben we kunnen helpen bij de openavonden met fluiten, maar ook zijn we opzoek gegaan naar een activiteit voor het ledenweekend. Mejuffrouw Dolmans heeft zich op de dag van de Wisselings Algemene ledenvergadering terug getrokken uit het beoogd bestuur. Een zware, maar achteraf goede beslissing geweest. Mejuffrouw Dolmans had niet genoeg uren in de week om alles tot in de puntjes te kunnen regelen voor zowel haar studie als een functie in het Never Less bestuur. We zijn blij dat mejuffrouw FonVille zich de rest van het seizoen zich wil inzetten voor de functie van secretaris binnen het Never Less bestuur. In de periode waarin het nog niet duidelijk was wie de vijfde persoon binnen het bestuur zou zijn, hebben we het bestuur zo veel als mogelijk (en gevraagd) bij gestaan. Never Less is dit seizoen weer gegroeid, is moois en een bevestiging dat Never Less een super toffe vereniging is. Deze groei is iets moois, maar brengt af en toe ook organisatorisch uitdagingen met zich mee. Zo wordt er ook dit jaar weer gebruik gemaakt van een derde veld van Leonidas, werd er gezocht naar een grote locatie voor het ledenweekend, en zijn er 10 teams gevormd waar ieder lid heerlijk kan hockeyen. Oer het Ledenweekend zijn wij lovend, de locatie was top, het enthousiasmeren van leden ging super, en de sfeer op het weekend was om niet te vergeten! Daarna kwam het hockeyfeest, wij vonden het goed dat het bestuur ook buiten de locaties van Sfeerhoreca heeft gekeken. Echter, de locatie bleef te klein te zijn voor het aantal leden dat graag naar dit mooie hockeyfeest wilden. De muziek was goed, maar verzoeknummertjes werden helaas niet gedraaid. Na het hockeyfeest kwam het gala. Het bestuur heeft dit jaar geprobeerd om op één locatie zowel het diner als het feest te regelen. Dit is wel gelukt, maar wij zijn niet te spreken op de wijze waarop. Het gala is één van de hoogtepunten van het jaar, maar de locatie was voor een staand diner te groot, het eten was slecht en de tijd tussen de hapjes duurden te lang, de prijs was te hoog voor wat de leden kregen, het feest was geen Never Less feest en de hele gala stemming ontbrak. Wel was er voor het gala, net zoals bij andere activiteiten goed gepromoot onder de leden om te komen. Dan de maandelijkse Never Less borrels. Never Less heeft een leuke anderhalf jaar bij de Villa Kakelbont geborreld, maar is helaas opzoek moeten gaan naar een nieuwe locatie voor de maandelijkse borrels omdat de Villa Kakelbont is gesloten. We zijn erg blij met de nieuwe maandelijkse borrellocatie, en als er altijd zoveel leden komen zoals de laatste keer, dan kan het niet anders dat elke op een-‐na-‐laatste donderdag van de maand een
21
1015
1020
1025
1030
1035
1040
1045
1050
1055
1060
hoogtepuntje wordt in de agenda van Never Less leden. Het bestuur heeft het euvel van de sluiting van de Villa Kakelbont goed opgepakt! Over het algemeen zijn wij als Beleids Advies Commissie van mening dat het bestuur goed functioneert. Er wordt iedere week gehockeyd, de meeste activiteiten worden goed georganiseerd, er zijn ontzettend leuke leden bij Never Less gekomen en de sfeer binnen de vereniging is goed. Wat alleen nog wel wat beter kan is het mengen van het bestuur tussen de leden van de vereniging, het bestuur moet toch wat hebben om nog te verbeteren! Veel plezier nog met de komende maanden, en we hopen jullie nog regelmatig van goed advies te kunnen voorzien! Groetjes de Beleids Advies Commissie Dhr. Bolling is erg blij met het verslag en stemt hem positief. Als het zo wordt geïnterpreteerd is het bestuur toch een heel eind gekomen. En heeft het bestuur het anders opgevat in eerste instantie. Mej. Gommers vertelt dat zij na de afgelopen BAC vergadering alles zeer negatief begon te zien en dit verslag maakt haar gelukkig positiever. Dit zijn adviezen in plaats van afkraken en daar is Mej. Gommers heel blij mee. Dhr. Loontjens voegt toe dat evaluatie belangrijk is en dat soms door de BAC daar te veel aandacht aan wordt gegeven. De BAC heeft als doel de vereniging beter te laten functioneren. Dhr. Ingen Housz voegt toe dat het de intentie van de BAC is om het bestuur goed aan te sturen en het bestuur heeft ook verbeterpunten dat moeten ze ook niet vergeten. De verbeterpunten moeten wel genoemd worden alleen de BAC is er van op de hoogte dat het op een andere manier moet vanaf nu. Over het algemeen is de BAC wel positief over het bestuur van dit jaar. Mej. Gommers is het hier mee eens maar vindt dat vaak zelfs over de positieve dingen weer negatieve dingen worden gezegd. Dhr. Ingen Housz herhaalt dat de BAC alsnog positief is over het bestuur. Mej. Vliegenthart wil graag weten wat er precies gebeurd is. Dhr. Bolling wil dat niet nu bespreken, maar Dhr. Loos vindt dat het te laat is en dat het even verwoord moet worden. Mej. Piersma geeft een korte samenvatting. Aan het begin van het jaar is het heel goed gegaan tussen de BAC en het bestuur, daarna is het minder geworden. De adviezen die de BAC gaf zijn verkeerd geïnterpreteerd door het bestuur. Hierdoor is er bij elke vergadering lang ingegaan op verbeterpunten waardoor de grote lijnen uit het oog zijn verdwenen en waarna de communicatie is verslechterd. De BAC is er om adviezen te geven en verbeterpunten positief te verwoorden Dhr. Bolling voegt hier aan toe dat er een te zware nadruk werd gelegd op de evaluaties van bijvoorbeeld activiteiten. En ziet graag dat dit wordt omgedraaid, momenteel is 75% negatieve evaluatie en 25% positief advies voor de toekomst. De vereniging moet vooruit en naar de toekomst kijken en daarom moeten die percentages omgedraaid worden. Met het verslag is de BAC wel het bestuur tegemoet gekomen. Dhr. Rümke merkt op dat het verslag van de voorzitter en het verslag van de BAC er verschillend zijn. ‘Als er alleen gemierenneukt wordt dan zijn de grote dieren gewoon goed’. Dhr. Maas heeft veel gehoord over evalueren maar wil graag weten hoeveel de BAC bij beslissingen wordt betrokken. Dhr. Bolling geeft toe dat de BAC er niet altijd genoeg bij betrokken is geweest. Mej. Gommers zegt wel dat er altijd is aangegeven waar het bestuur mee bezig was, maar soms had het bestuur ook last van tijdnood en dan kon het overleggen niet altijd. Vraagt het bestuur advies aan de BAC of legt het voorstellen voor vraagt Dhr. Moers zich af. Dhr. Ingen Housz geeft aan dat de BAC er is voor advies. Voor het ledenweekend heeft
22
1065
1070
1075
1080
1085
1090
1095
1100
1105
1110
de BAC advies gegeven over het mogelijke aantal leden, de afstand van de locatie en dergelijke. Hierna ging het bestuur opzoek naar de locatie en die werden dan voorgesteld aan de BAC om te laten zien wat het bestuur heeft gevonden en wat de BAC er van vindt. Mej. Van Tilborg voegt hier aan toe dat de BAC de activiteit voor gedurende het ledenweekend heeft gevonden. Mej. Vliegenthart wil weten hoe representatief het voor de vereniging is als er 3 op de 5 leden naar de BAC zijn gekomen voor verbeterpunten en/of vragen die uit hetzelfde hockeyteam komen. Mej. Piersma reageert hier op dat de BAC gaat afspreken met de teamcaptains om een beter beeld te krijgen over wat zich afspeelt binnen de vereniging en binnen de teams. Mej. Hoobroeckx merkt zelf ook op dat de BAC verspreid zit over drie teams. Daarom is het wel een goed idee om naar de teamcaptains te stappen, zij weten wel hoe hun team in elkaar zit en die informatie is nuttig voor de BAC voor het geven van advies. Mej. Vliegenthart stelt voor om in de toekomst een gevarieerdere BAC te vormen. Het bestuur had de BAC al eerder moeten aansporen om naar de teamcaptains te gaan om een beter beeld te krijgen. Dit idee is pas deze week besloten. Mej. Piersma vindt inderdaad dat de diversiteit binnen de BAC niet heel groot is dit jaar. Dhr. Ingen Housz, Dhr. Loontjens en zij wilden graag bij elkaar in het team en in de BAC. Daarom hebben ze besloten om een lid er bij te nemen die niet bij hun in team zit. Dhr. Rümke vindt dat het niet heel handig is dat deze drie die elkaar goed kennen samen in de BAC zitten. Mej. Van Tilborg voegt hier aan toe dat iedereen uit het bestuur elk in een ander team zit. Mej. Vliegenthart vraagt zich af of het percentage leden dat de BAC aanspreekt groter is dan vorig jaar. Mej. Piersma weet dit niet precies maar er komen wel veel leden uit andere teams naar de BAC toe. Dhr. Rümke wil weten met wat voor vragen ze naar de BAC komen. Ze vragen hoe het bestuur is gekozen, hoe bepaalde dingen binnen Never Less worden geregeld, hoe het de afgelopen jaren is gegaan en dat ze bepaalde dingen in hun team merken en zich afvragen hoe ze daar wat mee kunnen doen. Het zijn zowel incidentiele vragen en algemene vragen. De vergadering wordt om 23.55 geschorst en om 00.09 heropend. 9. Toegankelijkheid ALV voor niet-‐leden Dhr. Bolling legt uit dat dit punt door Mej. Piersma is aangevraagd gedurende de BALV. Mej. Piersma krijgt het woord. Mej. Piersma heeft onderzoek gedaan naar het feit of niet-‐leden toegang hebben tot de ALV, hierover is niks te lezen in het wetboek. Er zijn wel rechtelijke uitspraken over gedaan en daar komt uit naar voren dat er op een ALV moet worden besloten of niet-‐ leden aanwezig mogen zijn. En de niet-‐leden moeten in het bezit zijn van een uitnodiging die zij van het bestuur zelf hebben ontvangen. Mej. Piersma is hier zelf op tegen dat niet-‐leden naar een ALV van Never Less mogen komen. Mej. Hoobroeckx wil weten of er hier een stemming over wordt gehouden. Mej. Piersma wil graag dat Never Less een besluit neemt over de ALV wat betreft de aanwezigheid van niet-‐leden. Dhr. Ingen Housz vindt dat ereleden wel aanwezig mogen zijn bij de ALV en niet-‐leden niet. Dhr. Moers wil graag wat duidelijkheid. Stel Dhr. Moers neemt een oud-‐lid mee die het veel beter weet dan hij zelf. Dhr. Ingen Housz zegt dat het oud-‐lid niet meer op de hoogte
23
1115
1120
1125
1130
1135
1140
1145
1150
1155
is van de actuele dingen en een oud-‐lid kan altijd een brief in sturen om een aantal punten te bespreken. Dhr. Loontjens vindt het wel interessant als oud-‐leden ook nog hun woord kunnen doen maar dan moeten ze wel door het bestuur worden uitgenodigd. Dhr. Loos vindt ook dat oud-‐leden op uitnodiging als nog aanwezig mogen zijn bij de ALV. Mej. Piersma vindt wel dat een niet-‐lid zelf of via het bestuur moet specificeren via bijvoorbeeld een mededeling waarom deze aanwezig moet zijn bij de ALV. En het bestuur moet dit ook zelf kunnen specificeren. Ook vindt Mej. Piersma dat als een oud-‐ lid zegt dat hij/zij meer kennis heeft en dus moet komen geen geldige reden is. Het oud-‐ lid moet kunnen aangeven aan het bestuur en de aanwezigen waarom hij/zij een toegevoegde waarde is voor de ALV en het bestuur moet dit goedkeuren. Dhr. Rümke vindt dan wel dat het bestuur zelf kan kiezen of het tijdens de ALV nog een aanvulling heeft wat het oud-‐lid/niet-‐lid zegt. Daarbij vindt Dhr. Loontjens dat niet-‐leden dan wel op kosten van Never Less mogen eten en drinken. Mej. Vliegenthart vindt dat er voor elke ALV een uitnodiging moet worden verstuurd en dat er niet alleen via Facebook een bericht komt over de locatie, ook via mail. Dhr. Bolling snapt dit punt maar het was lastig om een locatie te vinden en gelukkig is het net op het laatste moment als nog gelukt en daarom is de locatie alleen via Facebook verstuurd. Uiteindelijk heeft iedereen het wel kunnen vinden. Dhr. De Vries wil voortaan ook graag een mail want hij heeft het ook via via gehoord. Dhr. Bolling heeft gevraagd of iemand er op tegen was om op de ALV ook niet-‐leden te laten komen. Niemand is er op tegen mits zij door het bestuur zelf worden uitgenodigd en een uitnodiging ontvangen. En kunnen uitleggen wat voor een toevoeging ze aan de ALV zijn. 10. Eventuele invoering zesde bestuurslid Dhr. Bolling legt uit dat de functie commissaris activiteiten en PR de drukste functie is. De vereniging is veel sponsoren verloren de laatste jaren. Mej. Gommers veel bezig was met de activiteiten en dus niet genoeg tijd had om ook goed bezig te zijn met de sponsoring. Dit schoot er dus bij in. Het bestuur heeft het idee een commissaris PR aan te stellen die zich bezig houdt met de sponsoring, Facebook bijhouden, de promotie van feesten en activiteiten doet en de commissaris activiteiten gedurende piek momenten ondersteunt. Volgens het bestuur kan zo’n extra commissaris PR geld opleveren. Dhr. Loontjens vindt dat het opvangen van piek momenten met een extra commissaris nog meer overleg betekent en dus meer tijd in beslag neemt en het dus nog drukker maakt. Dhr. Loos weet nog niet of hij positief of negatief is tegenover dit voorstel. Voor hem wordt de commissaris PR chef acquisitie en het slaafje van de commissaris activiteiten. Het klinkt als een onbelangrijke functie. De ervaring van Dhr. Loos van afgelopen jaren heeft hem geleerd dat het lastig is om vijf bestuursleden te vinden dus zes bestuursleden zal al helemaal lastig worden. Dhr. Bolling is het hiermee eens en geeft aan dat er alleen een zesde bestuurslid zal worden aangewezen als er voor de functie een competent iemand is gevonden. Dhr. De Vries vindt dat piekmomenten door de rest van het bestuur moeten worden opgevangen. Het feit dat de sponsoring minder is, heeft vooral ook te maken met de economische crisis waardoor bedrijven terughoudender zijn. Dhr. Bolling vindt dat
24
1160
1165
1170
1175
1180
1185
1190
1195
1200
1205
daarom juist er nog meer tijd en energie in moet worden gestoken om in deze moeilijke tijden alsnog sponsoren te vinden. Daar had Mej. Gommers nu gewoon geen tijd voor. Dhr. De Vries is het er wel mee eens dat een extra bestuurslid Never Less geld zal opleveren, maar het is heel moeilijk om sponsoren te vinden en we weten niet of alle uren die er in zouden worden gestoken ook daadwerkelijk sponsoring zouden opleveren. Het is voor de persoon zelf wel lastig om je in je eentje een jaar lang te richten op acquisitie. De rol van de commissaris PR is niet alleen acquisitie, ook nog de Facebook en de promotie van de activiteiten benadrukt Dhr. Bolling. Dhr. Ingen Housz vindt dat het experimenteren met een extra bestuurslid misschien wel een goed idee is. Mej. Piersma wil graag weten waar PR voor staat binnen Never Less voor de ALV en voor het bestuur. Dhr. Loontjens zegt dat PR staat voor Public Relations, Mej. Hoobroeckx zegt dat PR staat voor Publieke Relaties, Mej. Piersma zegt dat PR stat voor Promotie en Redactie. Dhr. Rümke vraagt zich af of het probleem binnen de bestuursportefeuille ligt, en of er dingen kunnen worden verschoven. Dhr. Bolling geeft aan dat er niet geschoven kan worden de functies, deze zijn namelijk redelijk goed bij elkaar gevoegd. Dhr. Rümke stelt voor dat de secretaris de commissaris activiteiten en PR ook zou kunnen ondersteunen. Dhr. Bolling vindt dat niet de lichtste functies, dan zou het de functie van Dhr. Foppen moeten worden. Dhr. Moers stelt voor de bestuurstaak in tweeën te splitsen. Dus dat twee personen dezelfde taak doen. Mej. Vliegenthart vindt dat er een feestcommissie moet worden opgezet. Dhr. Bolling is het hier niet mee eens want dat zou weer teveel tijd in beslag nemen, daar moet je namelijk dan ook weer mee afspreken. Een 6de lid scheelt in tijd en daarom ziet het bestuur dit als een betere oplossing. Dhr. Rümke wil weten hoe ver dit is uitgezocht binnen de statuten. Mej. Van Tilborg legt uit dat in de statuten staat dat het bestuur uit minimaal drie bestuursleden moet bestaan: een penningmeester, een voorzitter en een secretaris. Verder kun je het zelf aanvullen. Dhr. Bolling wil graag het voorstel in stemming brengen. Optie 1: zesde bestuurslid als pilot voor volgend jaar, mits er een kwalitatief en component persoon voor de functie wordt gevonden. Na dat jaar wordt de nieuwe vorm geëvalueerd en op de HALV of het jaar daarna wordt er besloten of het 6de bestuurslid blijft of niet. (6 stemmen) Optie 2: Een feest of activiteiten commissie aanstellen (5 stemmen) Optie 3: Niks veranderen (5 stemmen) Blanco (1 stem) Om 00.34 is optie 1 aangenomen en zal er volgend jaar een 6de bestuurslid worden toegevoegd aan het bestuur. 11. Bijdrage bestuur aan activiteiten Dhr. De Vries heeft begrepen dat er onduidelijkheid is over de bijdrage van het bestuur aan de activiteiten. En dit wil hij graag wat duidelijker maken. Het bestuur is zelf lid en omdat leden voor bepaalde activiteiten moeten betalen betekent dit dat het bestuur dat zelf ook moet. Mej. Piersma voegt hier aan toe dat het bestuur verplicht is naar de
25
1210
1215
1220
1225
1230
1235
1240
1245
1250
1255
activiteiten te gaan. Je kunt als bestuur niet zeggen dat je een activiteit overslaat want als bestuurder ben je een commitment aangegaan naar de vereniging toe. Daarbij krijg je ook de bestuursbeurs waar je die activiteiten eventueel mee kunt vergoeden. De vergadering wordt om 00.42 geschorst en om 00.53 heropend. Dhr. Loos wil graag een punt van orde meegeven. Er is namelijk een cruciale fout gemaakt. In totaal zijn er 16 stemmen voor een optie uitgebracht. De optie met de meeste stemmen heeft gewonnen (Optie 1), terwijl er 10 stemmen tegen die optie zijn. Dus er moet opnieuw gestemd worden. Eerst of er wel of geen 6de bestuurslid bij komt en daarna pas of er wel of geen feest commissie moet komen. Dhr. Bolling geeft aan dat deze fout een kwestie van interpretatie van de democratie is. Dhr. Loos geeft aan dat maar een derde voor het 6de bestuurslid is en dus kan het niet algemeen worden aangenomen. Er moet worden gestemd om te weten of de leden wel of geen verandering willen en dan wat voor een verandering. Dhr. Loos voegt hier aan toe dat een eventuele verandering een commissie is. Mej. Van Tilborg stelt dus voor om te stemmen voor een 6de bestuurslid ja of nee. Dhr. Bolling komt met een nieuwe stemming en verwerpt daarmee het vorige besluit dat over dit onderwerp is genomen. Het voorstel is om een 6de bestuurslid toe te voegen aan bestuur van volgend jaar. Optie 1: een 6de bestuurslid (7 stemmen) Optie 2: tegen een 6de bestuurslid (7 stemmen) Blanco (1 stem) Om 01.02 is er geen meerderheid voor één van de opties. Dhr. Rümke vindt dat het vaag is waarom er een 6de bestuurslid bij zou moeten komen, er is nog niet genoeg over nagedacht. Dhr. Bolling is het hier niet mee eens. De voordelen en nadelen zijn besproken en reële cijfers kunnen er in dit geval niet echt worden gegeven. De functie commissaris activiteiten en PR is als een zeer drukke functie ervaren dit jaar. Dhr. Loos wil het stemmen staken en doorgaan naar het vaststellen van de contributie. Dhr. Moers wil weten wat er gebeurt met het voorstel van een feestcommissie voor volgend jaar. Mej. Gommers vindt het niet handig als er een commissie bijkomt. Kost nog meer tijd uiteindelijk. Dhr. Bolling wil alsnog een stemming houden met als advies om tegen de feestcommissie te stemmen. Optie 1: voor de feestcommissie (1 stem) Optie 2: tegen de feestcommissie (11 stemmen) Blanco (1 stem) Om 01.05 wordt optie 1 aangenomen en zal er dus geen feestcommissie komen. 12. Vaststellen van de contributie voor seizoen 2014-‐2015 Er zijn twee voorstellen gedaan door Erasmus Sport. Hieronder zijn deze te lezen. Voorstel regeling Erasmus Sport Never Less 2014-‐2015
26
1260
1265
1270
1275
1280
1285
1290
1295
1300
Na een eerste conceptvoorstel van Erasmus Sport, is dit het voorstel van E.H.V. Never Less. Dit voorstel bestaat ook uit twee opties. Uitgangspunten -‐ Gelijke veldhuur plus huur 3de hockeyveld -‐ Kijkend naar 2013-‐2014 geen buitensporige veranderingen van tarieven voor gelijke diensten -‐ Vooruitzicht op een nieuwe verhoging van tarief voor sportkaart in 2015-‐2016 -‐ Meer uren in de zaal dan in 2013-‐2014, zoals voorgaande jaren beloofd door ES bij aanhoudende groei -‐ Ledenaantal Never Less: 250 Optie 1 Erasmus Sport rekent, net als bij alle verenigingen, een vast tarief door voor de sportkaart. Hierbij inbegrepen zijn alle faciliteiten die ES ter beschikking stelt en hierbij kunnen alle leden van Never Less een basis sportkaart afhalen (geldig tot en met augustus 2015) aan de balie. Hierbij zit geen fitnesstoeslag. Huidige tarief sportkaart voor Never Less: €47 Voorstel berekening aan Never Less bij wijze van overgang: €65 Indien voor deze optie wordt gekozen dienen we de procedure met ledenlijsten in een aparte meeting goed door te spreken met Gaby vanwege onder andere de volgende punten die duidelijk vastgelegd moeten worden: -‐ Dit geldt voor alle leden en allen dienen in het bezit te zijn van een verenigingspas voor een jaar. Geen uitzonderingen, ES zal niet onderhandelen met leden en ook niet later terugbetalen. -‐ Dat wij een factuur sturen op basis van ledenlijst, en dat die mensen een sportkaart kunnen krijgen. Dus leden niet rechtstreeks laten kopen bij ES en ALS leden reeds een pas hebben; aangeven op de ledenlijst. (meenemen in hun eigen promotie) -‐ Leden zijn zelf verantwoordelijk aan te tonen al bij een andere vereniging lid te zijn. Dit moet reeds zijn aangegeven op de ledenlijst en anders uiterlijk voor 1 december 2014. -‐ Disputen over-‐, of aanpassingen van de sportkaartenfactuur dienen voor 15 december 2014 te zijn opgelost. Optie 2: Erasmus Sport rekent een vergoeding door aan Never Less welke is gebaseerd op de kosten die Erasmus Sport maakt ten behoeve van Never Less. Vooralsnog zou deze vergoeding op basis van bovenstaande uitgangspunten zijn: € 30.00 per lid. De volgende zaken zijn meegenomen in de kosten voor Erasmus Sport: -‐ Veldhuur bij Leonidas voor 3 velden -‐ Minimaal 6 uur zaalcapaciteit per week in de winterperiode (december t/m februari) -‐ € 625 marketing ondersteuning/Eurekaweek
27
1305
1310
1315
1320
1325
1330
1335
1340
1345
1350
In dit bedrag zit geen sportkaart begrepen voor alle leden, deze kunnen de leden van Never Less zelf aanschaffen, maar zij zijn hier niet toe verplicht. Voor leden van Never Less zou het volgende speciale tarief gelden voor de sportkaart(zonder fitness): € 110 per jaar. Erasmus Sport heeft vorig jaar een ontzettende grote fout gemaakt voor de sportkaart en de diensten die zij ons verlenen. Ze willen daarom dit jaar van 47 euro e naar 95 euro gaan. Dit is een zeer onredelijke verhoging. De tweede optie houdt in dat de vereniging 37 euro per lid aan Erasmus Sport betaalt en dat de leden er dan geen sportkaart bij krijgen. De leden hebben slechts toegang tot de zalen tijdens de zaalcompetitie en Erasmus Sport betaalt nog wel de veldhuur bij Leonidas. Beide voorstellen vindt het bestuur niet erg goed. Er is veel mailcontact geweest met Erasmus Sport hierover en het bestuur heeft een tegen voorstel gedaan. Dit tegen voorstel hield in 65 euro zou er per lid aan Erasmus Sport worden betaald. De leden krijgen voor deze prijs de sportkaart. Erasmus Sport betaalt het derde veld en zou de vereniging meer zaalruimte geven. Erasmus Sport stelt voor dit voor 80 euro per lid te doen. De tweede optie van het bestuur was om 30 euro per lid te betalen exclusief de sportkaart. Volgens Dhr. Ruijter, directeur van Erasmus Sport, is dit alleen echt geen optie en dus onmogelijk, het moet minstens 37 euro zijn per lid. Dhr. Maas wil graag weten wat Never Less voor een prijs betaalt en welk deel de leden betalen. Dhr. Ingen Housz wil graag een stemming houden over wat Never Less nog gaat inhouden, want de 80 euro is nog zeker niet het eind bedrag. Mej. Van Tilborg legt uit dat de contributie dit jaar 52 euro was. Het leden aantal groeit en het aantal leden bij activiteiten ook. De variabelen die de vereniging heeft zijn de teampolo’s. Dhr. De Vries vindt het belangrijk om te kijken of de vereniging akkoord gaat met de deal voor 80 euro alles inclusief of voor de deal van 37 euro per lid. Dhr. Rümke is niet tevreden over de twee opties en wil graag weten hoe andere sportverenigingen hier tegenover staan. Dhr. Bolling heeft binnenkort een vergadering met de voorzitters van andere sportverenigingen en zal dan zeker dit punt ter sprake brengen. Wel is het zo dat andere sportverenigingen er geen enkel belang bij hebben hoe veel of weinig Never Less betaalt. Skadi heeft het niet als positief ervaren dat Never Less minder betaalt voor dezelfde diensten. Dhr. Bolling verwacht dus niet veel van de sportverenigingen. Dhr. Loos legt uit dat er de afgelopen jaren een all-‐in prijs is vastgesteld met Never Less omdat de vereniging al jaren lang een netto betaler is aan Erasmus Sport. Skadi krijgt veel meer van Erasmus Sport en eigenlijk financiert Never Less dit voor een groot deel. Hierdoor kwam het dus dat Never Less zo’n gunstige deal heeft getroffen. Het is oneerlijk dat Erasmus Sport nu ‘fuck Never Less’ zegt en terug gaat naar de oude regeling. Dhr. Moers zegt dat het all-‐in tarief zeker goed is bevallen maar voor 80 euro heb je alsnog een goede deal. De stijging in vergelijking met vorig jaar is erg groot dat zeker, maar alsnog is het niet heel veel geld. Dhr. De Vries geeft aan dat ook alle leden verplicht een sportkaart moeten hebben anders krijgt de vereniging een rekening voor alle leden die geen sportkaart hebben. Afgelopen jaar was het 47 euro voor een sportkaart wat zeer voordelig was. Niet-‐leden moesten toen 109 euro betalen. Dus als nog is 80 euro voor een sportkaart zeer laag en is het dus toch nog een redelijke optie. Dhr. Bolling vindt wel dat de stijging van 47 euro naar 95 euro naar uiteindelijk 80 euro overdreven hoog is. Dhr. De Vries snapt dit wel
28
1355
1360
1365
1370
1375
1380
1385
1390
1395
maar het jaar ervoor kostte een sportkaart 99 euro. Dhr. Bolling vindt alsnog dat je zo’n stijging niet over maar één jaar kunt doen. Dhr. Maas vindt dat de tweede optie al helemaal niet voordelig is, dan moet je namelijk 115 euro extra betalen voor een sportkaart. Dhr. Bolling geeft wel aan dat als je lid wordt je niet per se een sportkaart hoeft te kopen. Dhr. De Vries merkt op dat optie twee bijna een opzegging van samenwerking met Erasmus Sport inhoudt. Mej. Van Tilborg legt uit dat het bestuur heeft gekeken naar de optie om alles zelf te gaan betalen en dit is uiteindelijk niet voordelig voor de vereniging. Mej. Piersma voegt hier aan toe dat de statuten dan ook moeten worden gewijzigd. Dhr. De Vries concludeert dat optie 2 gelijk staat met de opzegging van samenwerking met Erasmus Sport en dit is niet voordelig voor de vereniging dus eigenlijk moet er wel voor optie 1 worden gekozen. Dhr. Bolling wil graag de twee opties in stemming brengen. Mej. Piersma wil eerst nog graag weten hoe het met de zes uur zaalhuur precies zit. Dhr. Foppen legt uit dat Never Less twee zalen van 20 uur tot 23 uur zal willen huren. Als de vereniging akkoord gaat met optie 1 dan wilt Erasmus Sport dit nog wel goed met ons bespreken. Erasmus Sport wil dus wel met de vereniging samenwerken om zalen beschikbaar te stellen. Het zal moeilijk zijn om dit ook echt zo voor elkaar te krijgen maar het bestuur gaat het in ieder geval wel proberen. Dhr. Bolling brengt de twee opties in stemming De bijdrage die Never Less aan Erasmus Sport gaat voorstellen. Optie 1: 80 euro per lid inclusief sportkaart (15 stemmen) optie 2: 37 euro per lid exclusief sportkaart (0 stemmen Om 01.17 is unaniem besloten voor optie 1: 15 stemmen voor. Vaststelling van de contributie Mej. Van Tilborg heeft dit jaar de contributie van 52 euro als een goed bedrag ervaren. De totale contributie zal dan 132.50 bedragen, dit is inclusief de team polo. Dhr. Foppen vraagt zich af of het wel relevant is om de team polo door Never Less te laten betalen. Mej. Piersma vindt dat er maximaal 80 euro wordt betaalt als bijdrage aan Never Less. Dhr. Ingen Housz zegt dat Never Less verplicht is de team polo aan te schaffen. Dhr. Foppen vindt dit raar want bij andere verenigingen is het vanzelfsprekend dat je zelf je team polo aanschaft. Dhr. Ingen Housz legt uit dat het bij Never Less niet helemaal hetzelfde verhaal is. Je moet namelijk ieder jaar een nieuwe team polo aanschaffen terwijl bij andere verenigingen koop je één keer de polo en gaat deze lang mee. Een goede prijs zou 125 euro zijn voor de totale contributie. Dhr. Loos wil graag weten hoe de contributie vorige jaar is besloten. Vorig jaar is besloten 43.50 euro voor de contributie plus 9 euro zodat Never Less zou kunnen flyeren zodat de vereniging niet te veel leden zou krijgen die alleen maar lid zouden worden vanwege de goedkope sportkaart. De premie ging vorig jaar naar de team polo, die is nu niet meer nodig en dus kan de premie er vanaf. Dhr. Moers vindt dat de team polo bij de contributie moet worden inbegrepen want uiteindelijk moet iedereen als nog een team polo aanschaffen. Mej. Van Tilborg is het hier mee eens. Dhr. Bolling vindt het wel lastig om de mensen om een hele homp geld te vragen. Ook is het moeilijker om dan met het flyeren nieuwe leden aan te trekken. Iets ‘gratis’ krijgen is fijn maar dit moet niet ten kosten gaan van nieuwe leden. De totale contributie gaat
29
1400
1405
1410
1415
1420
1425
1430
1435
1440
1445
uiteindelijk flink omhoog. Mej. Van Dijk herhaalt dat het kopen van een team polo verplicht is, dus het geld zal uiteindelijk moeten worden uitgegeven. Dhr. Bolling snapt dit maar het is dan een kleiner bedrag wat je later bij betaalt, dit wordt meestal als minder erg ervaren. Mej. Van Dijk is benieuwd of er een optie is om er van af te wijken, om dan maar geen team polo te kopen. Iedereen zegt dat dit niet kan, het gaat sowieso maar om een tientje. Mej. Gommers geeft aan dat als je drie keer komt je echt geen 130 euro contributie gaat betalen. Dhr. Ingen Housz vertelt dat voorheen de polo door ieder team zelf werd geregeld en niet door het bestuur. Het is nu alleen wel goedkoper om het bestuur het te laten regelen. Daarnaast was er ook het probleem dat als je een polo voor iemand regelde en die persoon kwam dan niet meer dan werd dit een kostenpost. Er moest ook twee keer geïncasseerd worden, voor de contributie en de team polo. Dit leverde veel drama op en daarom zou de vereniging met een nieuw systeem komen. Dhr. Bolling stelt voor dat het bestuur de team polo via een gereduceerd tarief regelt en dat elk lid apart weer voor de polo betaalt. Het is namelijk belangrijk om de contributie zo laag mogelijk te houden Dhr. Ingen Housz wil een totale contributie van 125 euro inclusief team polo. Dhr. Loos vindt 125 euro exclusief polo ook goed. Mej. Van Gerwen vindt 125 euro een mooi rond bedrag en dan betaalt ieder lid later nog 7 euro extra voor de team polo. Mej. Piersma vindt dat een hoger bedrag de leden echt niet zal afschikken en zij vindt het ook niet heel erg goed als er veel meer leden bij komen. Dus Mej. Piersma is voor een hogere contributie, die inclusief de polo is. Het bedrag dat ieder lid voor de team polo zal moeten betalen bedraagt 7.50 euro. Dhr. De Vries wil graag weten hoeveel contributie er zal worden betaald en of dit inclusief of exclusief de team polo is. Een voorstel is om voor het teamvormingsetentje ieder lid 10 euro te laten betalen. Hierdoor hoeft Never Less niks meer bij te leggen voor het teamvormingsetentje en kan de vereniging met het geld de polo’s aanschaffen. Dit is makkelijker om de leden alsnog voor de polo te laten betalen zonder dat ze dit echt door hebben. Bijna iedereen gaat naar het teamvormingsetentje. Dan wordt de gehele contributie 123.50 euro. Dhr. Rümke wil graag weten in hoeverre het bedrag van de contributie invloed heeft op het aantal inschrijvingen van nieuwe leden tijdens de Eurekaweek. Dit weet men niet. Dhr. Moers vindt het erg lullig om het geld voor de polo te innen. Dhr. Loos legt uit dat dit niet met het voorstel van Dhr. De Vries wordt bedoeld. Het geld voor de polo’s wordt uit een ander potje gehaald, uit het potje van het teamvormingsetentje. Leden betalen dan 10 euro in plaats van 5 euro en het extra geld dat Never Less dan overhoudt, omdat ze dan niet hoeven bij te betalen voor het teamvormingsetentje kan worden gebruikt om de polo’s te vergoeden. Dhr. Bolling wil graag de opties in stemming brengen. Optie 1: 125 euro contributie betalen, 10 euro voor het teamvormingsetentje betalen waardoor het kostendekkend is en de polo’s voor de leden worden door de vereniging aangeschaft en betaald. (15 stemmen) Optie 2: Tegen optie 1 (0 stemmen) Blanco Om 01.55 is unaniem besloten voor optie 1: 15 stemmen voor. 13. Voorlopige presentatie bestuursopdracht
30
1450
1455
1460
1465
1470
1475
1480
1485
1490
1495
Dhr. Bolling neemt de bestuursopdrachten door. Allereerst de tweeledige bestuursopdracht, deze hield in het leuker maken voor de scheidsrechters en de kwaliteit van de scheidsrechters omhoog brengen. Het leuker maken voor de scheidsrechters blijft lastig wel is het zo dat door het verbeteren van de kwaliteit gaan de scheidsrechters het leuker vinden. Daarom is er dit jaar een scheidsrechters training geweest en er komt er nog eentje dit jaar. Ook is er een hockeyregel toegevoegd aan de MOL waardoor de regels wel steeds worden herhaald. Een andere opdracht was het promoten van de vereniging. Er is geprobeerd om een Wikipedia pagina aan te maken, maar deze is vanwege bepaalde redenen verwijderd. Het bestuur zal nogmaals proberen het artikel zo aan te passen dat het op Wikipedia mag blijven. Daarnaast is het bord van Never Less bij Erasmus Sport vol gehangen met flyers, posters en foto’s van de vereniging en zijn leden. De Facebookpagina is dit jaar intensief gebruikt voor de promotie van de vereniging en activiteiten. Ook is er een Facebookgroep waar de leden up to date worden gehouden. Dhr. Rümke wil weten wat de plannen voor de rest van het jaar zijn. Dhr. Bolling geeft aan dat de Wikipedia pagina zal worden bijgewerkt en er komt een tweede scheidsrechtercursus. Dhr. Loos vraagt zich af wat het bestuur nou uiteindelijk heeft gedaan. De Facebook gebruiken is redelijk algemeen. Scheidsrechtercursus en de hockeyregel in de MOL zijn toevoegingen. Maar dit zijn geen significante verbeteringen of aanpassingen. Dhr. De Vries geeft aan dat het prikbord in het sportgebouw er goed uit ziet en dus een echte verbetering is. Mej. Gommers geeft ook aan dat de social media zeer verwaarloosd was en dat is nu goed opgepakt, wat dus een verbetering is voor de vereniging. Dhr. Bolling voegt hier aan toe dat de dingen die er al waren nu optimaal in gebruik zijn. Dhr. Loos zou het als nog leuk vinden als het bestuur met iets van noviteit komt. Echt iets nieuws. Dhr. Bolling gaat de uitdaging graag aan. Mej. Van Dijk meldt dat er drie hockeyverenigingen in Rotterdam zijn en dat er bij Victoria geen flyers liggen van Never Less. Dhr. Rümke vindt dat het bestuur al verbeterd heeft wat er verwaarloosd was. Dhr. De Vries vindt het een goed idee om flyers bij verschillende hbo instelling neer te leggen. Mej. Van Dijk geeft aan dat zij vaak fluit en dat het probleem niet altijd bij de scheidsrechter zelf ligt maar soms ook bij de spelers. Zij wil graag weten hoe aan de leden wordt uitgelegd hoe zij met scheidsrechters om moeten gaan. Dhr. Bolling vindt dit een lastig punt om te bewerkstelligen hoe dat precies moet. Maar leden moeten weten hoe ze met anderen om moeten gaan en het sportiviteitsklassement is een extra hulpmiddel hierbij. Dhr. De Vries vindt dat het ook de taak is van de teamcaptains om teamgenootjes aan te spreken over hun gedrag naar bijvoorbeeld de scheidsrechter. Dhr. Bolling voegt hier aan toe dat het bestuur ook persoonlijk naar een lid toe gaat als er echt iets aan de hand is en leden onder elkaar zeggen er ook wat van. De vergadering wordt om 02.03 geschorst en om 02.17 heropend. 14. W.V.T.T.K. De lichten worden uitgedaan. En Dhr. Loos is aan het woord. ‘Onze vereniging draait om sfeer, gezelligheid naast het hockey dat we spelen. Deze kaarsen staan hier niet voor niks op tafel. We hebben op de WALV besloten om het KARL model te laten gaan. Maar wat is eigenlijk het KARL model. Het model is bedacht door Dhr. Kluun. Het zijn de kernwaarden waar het bestuur altijd over na zou moeten denken.’ Dhr. Loos zou graag het KARL model terug op de agenda willen. Het zijn vier pijlers waar het bestuur
31
1500
1505
1510
1515
1520
1525
1530
1535
1540
1545
omdraait en het bestuur moet dit daarom altijd in gedachten houden. Het is altijd goed om er even bij stil te staan. Dhr. Bolling laat weten dat het KARL model niet is afgeschaft tijdens de WALV. Het KARL model was voorheen een apart punt op de agenda, maar de punten die tijdens dit punt worden behandeld worden ook al bij de andere punten behandeld tijdens de vergadering. Het KARL model is dus geen apart punt meer op de agenda maar moet ten alle tijden aanwezig zijn. Dat gebeurt en dat is ook vandaag weer gebeurd. Het moet terug komen in de vergadering maar niet als een apart punt. Mej. Poelstra geeft aan dat het KARL model is ingevoerd toen zij bestuur werd en ze vindt het dus wel belangrijk om het toch nog even apart te noemen zodat ook de nieuwe leden begrijpen waar de aandacht op ligt binnen onze vereniging. Ook al is het maar herhaling of een kleine toevoeging. Dhr. Bolling vindt dat de punten van het KARL model als belangrijk worden ervaren en het dus overbodig is om ze alsnog apart te noemen. Mej. Poelstra vindt van wel, want zij heeft vanavond de kaarsen niet kunnen zien vanwege het felle licht. Dhr. Bolling vindt ook dat het de volgende keer wat minder fel licht mag zijn. Dhr. Rümke vindt dat de punten van het KARL model kunnen verdwijnen over een aantal jaren als ze niet steeds herhaald worden of standaard terug moeten komen. Dhr. Loos begrijpt natuurlijk dat dit jaar het wel gaat onthouden omdat het in de notulen staat en dit jaar is weggehaald van de agenda maar over een paar jaar zal het veel minder bekend zijn. Dhr. Bolling begrijpt het punt, en vindt ook dat het wel zal moeten worden genoemd. Dhr. Rümke vindt dat het in het voorzitters boek moet voorkomen. Maar Dhr. Loos vindt juist dat het voor de leden beschikbaar moet zijn, zij moeten hier op terug kunnen komen. Dhr. Ingen Housz geeft aan dat het voor nieuwe leden niet echt duidelijk is waarom die kaarsen branden en waarom ze die kleur zijn. Het vastleggen van het KARL model in een document heeft geen nut want dat wordt toch niet gelezen. Het is volgens Mej. Poelstra belangrijk om dat model tijdens een ALV kort te bespreken zodat alle leden er van op de hoogte zijn. Dhr. Bolling weet niet wat hij er van vindt. Mej. Van Gerwen vindt het belangrijk dat het aan het begin van een ALV wordt genoemd omdat zij niet weet waarom die kaarsen branden. Als het niet ter sprake was gebracht had zij er niks van af geweten. Mej. Gommers stelt voor om het kort aan het begin van iedere ALV te noemen en dan aan geven wanneer de verschillende punten van het KARL model zullen worden besproken gedurende de vergadering. Dhr. Bolling wil dit graag in stemming brengen. Optie 1: Het KARL model wordt teruggebracht in de vorm dat alle facetten er van vermeld worden en waar deze dan terug zullen komen in de vergadering en de kaarsen zullen kort worden vernoemd aan het begin van de vergadering. (12 stemmen) Optie 2 : Het KARL model komt niet terug. (1 stem) Blanco Om 02.43 wordt optie 1 aangenomen en zal het KARL model worden teruggebracht in de vorm dat alle facetten er van vermeld worden. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af hoe het bestuur de opkomst ten opzichte van de de BALV, toen met een opkomst van 7 leden, heeft verbeterd. Dhr. Bolling legt uit dat niemand is gedwongen om te komen en ook niemand is tegen gehouden. En er is een Facebook event aangemaakt voor de HALV. Er is dus niet per se meer gedaan dan voor de BALV.
32
1550
1555
1560
1565
1570
1575
1580
1585
1590
1595
Mej. Van Dijk wil graag weten of de teamcaptains zijn aangesproken over de HALV gedurende het teamcaptainsetentje. Dit is alleen niet gebeurd. Voor de volgende ALV zou het bestuur de teamcaptains op de hoogte kunnen brengen van de ALV zodat zij hun team kunnen aansporen om te komen. Dhr. De Vries geeft aan dat er een team polo is aangeschaft voor iemand die alleen Vriend van Never Less was, dit kon eigenlijk niet. Want een Vriend van Never Less heeft geen recht om elke keer mee te spelen en mag ook geen polo hebben. Dhr. Bolling legt uit dat dit inderdaad verkeerd is gelopen. Dit komt doordat deze persoon mbo doet en in verband met een stage slechts een aantal keren aanwezig zou kunnen zijn. Hij kon geen sportkaart aanvragen en dus officieel ook geen lid worden. Als nog had hij geen team polo mogen ontvangen. Nu is het de vraag of mbo studenten wel of geen lid mogen worden van Never Less. Dit is afgelopen jaren wel af en toe gebeurd maar er is geen duidelijkheid over. Dhr. Loos vindt dat Never Less niet zichtbaar moet en kan promoten naar mbo’ers. Erasmus Sport biedt namelijk aalleen hockey aan hbo en wo, maar mbo’ers kunnen wel lid worden. Als Vriend van Never Less kun je maximaal maar vijf keer mee hockeyen. Een Vriend van Never Less komt alleen als hij/zij een keer zin heeft om te hockeyen en calculeert dus niet in dat hij/zij maar zo vaak mee kan hockeyen en dan dus maar Vriend van Never Less wordt. Dhr. Ingen Housz vindt dat iedereen die een sportkaart kan aanschaffen lid mag worden van Never Less. Dhr. De Vries wil graag weten hoe we met dit soort situaties in de toekomst om zullen gaan. Dhr. Loos geeft aan dat in de statuten staat dat gewone leden in het bezit zijn van een sportkaart van Erasmus Sport. Mej. Fonville heeft op de site van Erasmus Sport opgezocht dat er niet vermeld wordt dat je als mbo’er een sportkaart kunt kopen. Mej. Gommers geeft aan dat de informatie die we aan Erasmus Sport moeten geven we niet hoeven te bewijzen wat voor een student het is. Mej. Van Dijk vindt dat de vereniging niet mag sjoemelen met een grijs gebied. Dhr. Loos vindt dat het bestuur voor eens en voor altijd moet navragen of mbo’ers mee mogen sporten of niet. Dhr. De Vries is het hier mee eens. Dus alleen als Erasmus Sport een sportkaart aan mbo’ers vertrekt dan mogen mbo’ers worden toegevoegd aan de ledenlijst. Het bestuur zal het gaan navragen bij Erasmus Sport. Als Erasmus Sport nee zegt, ze krijgen geen sportkaart, dan mogen mbo’ers geen lid worden. Het bestuur moet het zo brengen dat het een incidentiele actie is, dus als het zou mogen. Dhr. Bolling vindt dat als Erasmus Sport ze weert dan moet Never Less dat ook doen. Mej. Poelstra wil weten hoe het met de voosboom zit en of er nog een fysiek boompje is. Het bestuur weet niet of er nog een fysiek boompje is maar met de voosboom gaat het in ieder geval prima. Dhr. De Vries wil graag weten met betrekking tot de WALV wie er bij de volgende WALV aanwezig zal zijn. Dhr. Foppen, Mej. Van Tilborg zullen er sowieso bij aanwezig zijn. Bij Dhr. Bolling hangt het van zijn tentamens af, zelfde geldt voor Mej. Gommers. En bij Mej. Fonville hangt het van de locatie van haar stage af. In het extreme geval zullen Dhr. Foppen en Mej. Van Tilborg aanwezig zijn. Dhr. Foppen is de vice voorzitter en de beoogd secretaris zou de gehele avond kunnen notuleren. Dit zal alleen wel goed moeten worden gekeurd door de ALV. Dhr. Bolling stelt voor om anders de WALV in augustus in te plannen. Dhr. Loos wijst Dhr. Bolling erop dat dit niet kan, in het Huishoudelijk Regelement en de statuten staat dat de WALV pas kan plaatsvinden na de open avonden. De WALV zal met Datumprikker.nl worden gepland zodat er kan worden gekeken naar de beschikbaarheid van iedereen. En anders zal er moeten worden geskyped.
33
1600
1605
1610
1615
15. Rondvraag Dhr. Van Moorselaar vindt dat Dhr. Van Baal nog een vraag moet stellen. Mej. Poelstra is al vijf jaar lid bij Never Less en voelt zich oud. Zij zou daarom graag willen weten hoe oud de bestuursleden zijn. Dhr. Foppen is bijna 21, Mej. Van Tilborg is 20, Dhr. Bolling is 19, Mej. Fonville is 19 en Mej. Gommers is 18. Hoe heeft het bestuur bijgedragen aan de voosboom Dhr. Foppen heeft één keer bijgedragen aan de voosboom, Mej. Van Tilborg drie keer, Dhr. Bolling zes keer, Mej. Fonville één keer en Mej. Gommers twee keer. Dhr. Ingen Housz heeft een vraag voor Mej. Gommers, of zij Dhr. Bolling, hier heeft zij een relatie mee, liever als een kakellende kip heeft of als een kip zonder kop. Mej. Gommers heeft hem liever als een kakellende kip want als hij een kip zonder kop is dan komt Dhr. Bolling met nog meer mensen op de voosboom. 16. Sluiting Het Never Less lied wordt om 03.02 door Dhr. Bolling ingezet. Om 03.03 is het lied afgelopen. Dhr. Bolling sluit HALV van 7 maart 2014 om 03.04 uur.
34
