Financiële Verslag Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering 2014-2015 Auteur: Ruud Moers Abstract Geacht lid van Never Less, in dit verslag kunt u zien hoe de vereniging E.H.V. Never Less er op financieel gebied op dit moment voor staat. Om het te kunnen volgen, doet u er verstandig aan de begroting voor het jaar 2014-2015 voor u te pakken. Hieronder zullen alle financiële zaken rond de activiteiten die na de wisseling algemene ledenvergadering hebben plaats gevonden en de posten die sindsdien sterk gewijzigd zijn zo helder mogelijk worden uitgewerkt.
1
Uitgaven en opbrengsten per activiteit De volgende activiteiten zullen aan bod komen.
Ledenweekend Hockeyfeest Captainsetentjes Oudbesturendiner Erasmus Sportfeest (staat onder overige activiteiten) Gala
Ledenweekend Kosten Opbrengsten Leden Volledig 77 x á €50 Leden Nacht 5 x á €25 Leden Nacht + Activiteit 6 x á €30 Vriend Nacht 2 x á €27,50 Te laat afgemeld 2 x á €30,00
€3850,00 €125,00 €180,00 €55,00 €60,00
Overnachtingskosten Boodschappen Busje + Benzine Activiteit Schoonmaakkosten Feestartikelen Flessen Schrobbeler Activiteit Brandblusser Benzinekosten extra auto
€2472,50 €1274,33 €282,01 €640,00 €200,00 €8,12 €25,00 €90,00 €40,00
Subtotaal
€4270.00
Totaal
€4270.00
Subtotaal Resultaat Totaal
€5031,96 -€761,96 €4270,00
De tabel hierboven spreekt over het algemeen voor zich. Zaken die opvallen zijn dat vrienden van Never Less een ander bedrag hebben betaald dan leden, wat niet meer dan logisch lijkt door het feit dat ze jaarlijks minder afdragen aan de vereniging dan de leden. Deelnemers die zich door omstandigheden te laat hebben afgemeld hebben voor het toernooi hebben uiteindelijk niet de gehele bijdrage van vijftig euro betaald, vanwege het feit dat Never Less niet alle kosten heeft hoeven maken voor deze leden. Een punt dat aan de kostenkant opvalt is de brandblusser ter waarde van negentig euro. Er is namelijk bij de controle van de eigenaar van de kampeerboerderij een brandblusser zonder beveiliging naar voren gekomen, hierdoor is er een extra kostenpost ontstaan voor het ledenweekend van negentig euro. We hebben als bestuur de daders proberen op te sporen, maar konden helaas niet genoeg bewijzen vinden om één of meerdere daders aan te wijzen. Als we kijken naar het totaalplaatje zien we dat er ongeveer negen euro per deelnemer door de vereniging is bijgelegd.
2
Hockeyfeest Opbrengsten Kaartjes
146 x á €5
€730,00
Subtotaal
€730,00
Totaal
€730,00
Kosten Munten 107 x á €2,00 Prijs Best Verkleed 2 x á €14,00
€214,00 €28,00
Subtotaal Resultaat Totaal
€242,00 €488,00 €730,00
Het eerste hockeyfeest van dit jaar was financieel gezien een succes. Het aantal munten dat door Never Less is gekocht, is zoals u kunt zien lager dan het aantal kaartjes dat we hebben verkocht, dit komt omdat we ervoor hebben gekozen om alleen aan de leden die zich vooraf hadden ingeschreven een muntje te geven. Hierdoor hebben leden een extra prikkel om zich vooraf in te schrijven wat helpt om beter het aantal gasten in te schatten, hierdoor zou eventueel nog voor het feest op ingespeeld kunnen worden. Wij zijn van plan om hetzelfde idee toe te passen bij het volgende hockeyfeest. De opbrengsten van 488 euro liggen iets boven de verwachtingen van die aan het begin van het jaar. Voor het tweede hockeyfeest verwachten we een lagere opkomst en vandaar dus ook lager kosten.
Captainsetentje Opbrengsten Bijdrage Captain
34 x á €10
Kosten Captainsetentje Oktober Captainsetentje Maart
€340,00
Subtotaal
€340,00
Totaal
€340,00
Subtotaal Resultaat Totaal
€225,00 €250,00 €475,00 -€135,00 €340,00
Voor beide captainsetentjes is het de Commissaris PR & Activiteiten gelukt om een deal te sluiten met eetcafé de Dijk. Voor tien euro kreeg iedere deelnemer een hoofd- en nagerecht en een drankje. Never Less gaf iedere teamcaptain twee extra drankjes. Sommige teams gaven op liever met twee leden hun team te komen vertegenwoordigen, voor deze semicaptains gold dat ze de twee drankjes moesten delen, dit om te ervoor te zorgen dat het beschikbare geld vanuit Never Less eerlijk verdeeld werd over de teams. Het tweede etentje pakte duurder uit, omdat iedere deelnemer toen wel al zijn drankjes heeft genuttigd in tegenstelling tot het eerste teamcaptainsetentje. In het totaal is er €4,36 per team per captainsetentje bijgelegd, hierbij tellen we ieder bestuurslid als één team mee.
3
Oudbesturendiner Opbrengsten Bijdrage Captain
29 x á €29,50
€796,50
Subtotaal
€796,50
Totaal
€796,50
Kosten Rekening Divoza
€863,40
Subtotaal Resultaat Totaal
€863,40 -€68,90 €796,50
Bij het oudbesturendiner dat plaatsvond in januari heeft Never Less in het totaal €68,90 bijgelegd. Dit komt neer op plusminus €2,40 per (oud-)bestuurder wat min of meer gelijk staat aan een drankje. Wij voelden ons als Never Less toch enigszins verplicht om een kleine bijdrage te leveren aan deze activiteit gezien de deelnemers in het verleden de vereniging een zekere dienst hebben geleverd. Daarentegen voegt een oudbesturenactiviteit niet veel toe voor de huidige leden, toch een grote bijdrage van de leden van Never Less eisen, zou zeer ongepast zijn. Vandaar dat we hebben besloten voor een polderoplossing te gaan om het welkomstrondje op kosten van de vereniging te doen. Erasmus Sportfeest Opbrengsten Voorverkoop Leden 39 x á €5 Verdeling losse verkoop
€195,00 €15,40
Subtotaal
€210,40
Totaal
€210,40
Kosten Bijdrage per kaartje
Subtotaal Resultaat Totaal
39 x á €1
€39,00
€39,00 €171,40 €210,40
De opbrengsten voor het Erasmus Sportfeest zijn helaas lager uit gevallen dan begroot op de begroting van de algemene ledenvergadering in oktober. Begin dit hockey verwachtten we dat het feest dit jaar grootser zou worden aangepakt, dit leidde tot het vermoeden dat het aantal kaartjes dat Never Less zou gaan verkopen voor het sportfeest zou stijgen. Helaas bleek dit niet het geval. Daarnaast mocht Never Less dit jaar slechts vier euro per verkocht kaartje zelf houden in tegenstelling tot de gehele vijf euro vorig jaar. De verdeling onder alle sportverenigingen van de opbrengsten van de losse verkoop heeft deels de tegenvaller opgevangen.
4
Gala Opbrengsten Diner Staal Feest Pappegay Combinatie
1 x á €32,50 7 x á €32,50 107 x á €50,-
Kosten Diner Staal 108 x á €32,50 Pappegay Drankenarrangement 113 x á €23,00 Pappegay zaalhuur Pappegay beveiliging DJ Pappegay Kosten Fotograaf Kosten aankleding
€32,50 €227,50 €5350,00
Subtotaal
€5610,00
Totaal
€5610,00
Subtotaal Resultaat Totaal
€3510,00 €2599,00 €350,00 €400,00 €630,00 €150,00 €53,62 €7692,62 -€2082,62 €5610,00
Het subtotaal en resultaat in de bovenstaande tabel wijken af van het bedrag dat staat in de begroting bij gerealiseerd. De reden hiervoor is dat zowel de vereniging als de lustrumcommissie heeft bijgelegd aan het gala. Voor de vereniging geldt dat ze €830,16 heeft bijgedragen aan het gala en de lustrumcommissie op haar beurt €1252,47. Het bedrag aan de kostenkant in de begroting; € 6.440,15 is af te leiden van het totaal in de bovenstaande tabel; € 5610,00 plus de bijdrage van de vereniging.
Overige posten die de moeite waard zijn Contributie Alle contributie van de leden die vanaf het begin van het jaar lid zijn, zijn geïncasseerd. Daarnaast is ook al geld ontvangen van een aantal halfjaarlijkse leden. We hebben dit jaar twee verschillende tarieven gerekend voor halfjaarlijkse leden; €35,- voor leden die in de zaal en het tweede buitenseizoen meespelen/mee hebben gespeeld en €30,- voor leden die alleen het tweede buitenseizoen meedraaien. Het geld voor de sportpassen is allemaal ontvangen en betaald aan Erasmus Sport: 223 keer €80,-, oftewel €17840,-. Het aangepaste bedrag voor de contributie ten behoeve van de vereniging is als volgt tot stand gekomen. We zijn dit jaar gestart met 241 leden, in de zaal zijn daar 4 leden bijgekomen en toen we weer naar buiten gingen nogmaals 8. Verwacht wordt dat er nog wel 2 nieuwe leden zich zullen melden. Om de rekensom voor de contributie af te ronden: . Eerstejaarssubsidie De eerstejaarssubsidie bestaat zoals u wellicht al zou verwachten uit subsidie voor eerstejaars. Per lid dat eerstejaarsstudent is aan het Erasmus krijgt Never Less €34,- vanuit de Erasmus universiteit. Dit jaar had Never Less 50 eerstejaarsstudenten, vandaar dat we uitgekeerd hebben gekregen.
5
Teampolo's Zoals afgesproken op de halfjaarlijkse ledenvergadering van 2013-2014 is er dit jaar geen bijdrage gevraagd voor de teampolo. De €21,23 komt voort uit het feit dat een lid zich bij het teamvormingsetentje had ingeschreven in een team, maar later alsnog heeft uitgeschreven bij Never Less. Als resultaat hiervan is er toch een teampolo voor haar besteld, gelukkig was ze wel zo sportief om deze te vergoeden en hebben we als onder een gemoedelijke sfeer afscheid van elkaar kunnen nemen. Sponsorinkomsten De verwachte sponsorkosten zijn naar boven bijgesteld als u kunt zien. Dit komt doordat onze maandelijkse borrellocatie Divoza heeft toegezegd dit jaar Never Less ter hoogte van €400,- te sponsoren. Vrienden van Never Less Helaas hebben bij de afgelopen mailronde een aantal Vrienden van Never Less hun donatie stopgezet, waardoor het bedrag naar beneden is bijgesteld naar €300,-. Bijzondere Baten Het bedrag dat u vindt in de "Aangepast" kolom van €8,- komt door het vrijvallen van de chipknip. Aangezien het geld niet dit jaar op de chipknip is gestort, is het wellicht correcter dit bedrag direct aan het eigen vermogen toe te voegen. Daarentegen gaat het om een dusdanig laag bedrag, waardoor de manier zoals het momenteel te boeken staat ook zeer aantrekkelijk wordt. In overleg met de Kasco is voor de tweede optie gekozen. Het zal u waarschijnlijk zijn opgevallen dat er in de kolom "gerealiseerd" een bedrag van €88,- staat. Bij het controleren of alle contributie was geïnd, werd er een overschot van €80,gevonden. De conclusie tot nu toe; er is voor één sportpas te veel geïncasseerd. Het vermoeden gaat dat draait om oud-lid dat in eerste instantie lid had willen blijven, waardoor we een sportpas hebben aangevraagd. Competitiekosten Het budget voor de competitiekosten is met €50,- verlaagd, omdat de prijzen voor de eerste twee seizoenen lager zijn uitgevallen. Graag zou ik het op de algemene ledenvergadering willen hebben over de hoogte van de prijzen van de prijzen. De budgetten voor de eerste drie teams waren als volgt bij het eerste buitenseizoen: Eerste team Tweede team Derde team -
€54,00 €34,00 €22,00
De andere teams moesten het doen met prijzen onder de vijf euro. Indien we per persoon kijken, valt het daarentegen best wel mee. Ervan uitgaande dat een team uit zeventien 6
persoon heeft een lid uit het eerste team €3,20 gekregen als prijs en laten we de prijzen per persoon voor de teams buiten de top drie afronden naar nul. Een vraag die bij de vergadering met de Kascommissie is ontstaan of u dit als algemene ledenvergadering een buitenproportionele verdeling, omdat Never Less een recreatieve vereniging is. Dit puntje zou ik graag kort willen bediscussiëren op de algemene ledenvergadering. Bestuurskleding De kosten voor de bestuurskleding zijn ruim €100,- lager uitgevallen dan begroot door de contacten van de huidige Secretaris met Jawa Sport. Presentje einde seizoen Aangezien er door wijzigingen in de begroting een positief resultaat onder de streep was ontstaan, is er besloten om het budget voor het eindejaarspresentje te verhogen met €250,-. Deels omdat het geld daardoor direct terug naar de leden stroomt, maar ook omdat de laatste jaren is gebleken dat het eindejaarspresentje uiterst handig promotiemateriaal is tijdens Eurekaweken en dus altijd een verstandige investering lijkt. Maandelijkse borrel Zoals u wellicht heeft opgemerkt tijdens de borrels zelf, is het budget sinds februari opgeschroefd van €150,- naar €200,-. Dit vanwege de simpele redenen dat er nu eenmaal meer ruimte beschikbaar is gekomen binnen de begroting en dat door de borrel aantrekkelijker te maken, we meer leden hier naartoe hopen te trekken. Dotatie oninbaar Gezien het feit dat alle sportpassen reeds geïncasseerd zijn, lijkt het onlogisch om alsnog een bedrag te doteren aan de voorziening oninbaar die al haast op €500,- staat. Erasmus Sport was dit jaar zeer flexibel in het bijwerken van de ledenlijst, waardoor te veel sportpassen bestellen haast onmogelijk werd. Het plan is om voor komend jaar dezelfde regelingen als dit jaar met Erasmus Sport af te spreken in verband met de bestelling van de sportpassen.
7
