Verslag Algemene Ledenvergadering
Datum
27 juni 2014
Aanwezig
28 leden
Afgemeld
Rene van Riet, Rob Verhagen, Marco v.d. Velde,Willem Straatman, Eelco Bekker en Suzanne Smits
Notulen
Leone de Lange
1. Opening De voorzitter van de vereniging Mark Poulis (MP), opent de vergadering om 20.10 uur en heet iedereen van harte welkom. 2. Vaststellen agenda De aanwezigen gaan akkoord met de agenda zoals deze wordt getoond. Er zijn geen opmerkingen of aanvullingen. 3. Ingekomen stukken en mededelingen MP vraagt of er op- of aanmerkingen zijn op de notulen van 31 januari jl. ? Er zijn geen op- of aanmerkingen. MP noemt de leden die zich hebben afgemeld. Van het bestuur zijn Rene van Riet en Suzanne Smits, beiden met kennisgeving, afwezig. 4. Algemene ontwikkelingen binnen de vereniging Danny Verhoef : stelt zich voor, is actief in het bestuur sinds februari jl. Hij zal een overzicht geven van de algemene ontwikkelingen binnen de vereniging, kijkend naar dat wat in de ALV van 31 januari jl. besproken is. Hierbij wordt het doel van deze vergadering duidelijk, te weten: Wat zouden we doen? Wat hebben we gedaan? Wat gaan we doen? Verandering faciliteiten rondom 1e elftal Afgesproken was dat er een betere balans faciliteiten en middelen moest komen. Jeugd vs senioren. Prestatiegericht vs recreatief gericht. In de afgelopen jaren was een disbalans ontstaan. Dit is verder uitgewerkt. Voorbeeld is dat de lagere jeugdelftallen beter worden ondersteund door een team van trainers en begeleiders. Elk lid telt! Verandering vrijwilligersbeleid en Aanpak organisatie Clubhuis en barbezetting Het huidig beleid, € 25,= per spelend lid dan wel 5 uren vrijwilligerswerk per seizoen, voldoet niet. Dit geldt voor zowel het administratieve gedeelte als het feit dat er veel te weinig aanmeldingen zijn. Gevolgen zijn er op vele werkzaamheden maar met name de clubhuisbezetting is onvoldoende. Geen bezetting betekent het missen van inkomsten!
1
In de afgelopen maanden een stappenplan gemaakt hoe dit verbeterd kan worden. Een vrijwilligerscoördinator is noodzakelijk, tools via de website voor vrijwilligers (agenda, planningsmogelijkheden), de communicatie club naar leden verbeteren, ideeën die geopperd zijn verder uitwerken. Een voorbeeld is het indelen van elftallen op bepaalde dagen en binnen het elftal zelf 2 a 3 vrijwilligers regelen. Vraag: zou je vrijwilligerswerk niet moeten verplichten? Wil iemand geen bijv. 5 uur vrijwilligerswerk doen, dan kun je geen lid worden. Dit gaat bij een club in Culemborg prima. Vraag: Zou een enquête een oplossing zijn? Dit lijkt een goed plan. Vraag: bij het inschrijven van nieuwe leden konden mensen invullen wat zij als beroep deden e.d. en dat is blijkbaar niet geborgd. Persoonlijke benadering is belangrijk en heeft vaak het beste resultaat. Het bestuur wil een mogelijke wijziging in het vrijwilligersbeleid voorstellen op de volgende ALV. Onderzoek mogelijkheden extra inkomsten In de afgelopen maanden is gestart met het genereren van extra inkomsten op verschillende manieren; andere activiteiten voor de jeugd, toernooien (o.a. internationaal D toernooi), plaatsen kledingcontainer en een pennenactie. De opbrengst wordt gebruikt voor de betere begeleiding van alle jeugdelftallen. Dit is ten dele gelukt. Met name de pennenactie heeft tot nog toe veel te weinig opgebracht. Slechts 60 van de 500 leden hebben dit opgepakt. B. van Zetten oppert een schrijven bij de faktuur te voegen, zodat de oproep zeker meer mensen bereikt. Updaten beleid, statuten en huishoudelijk reglement In de afgelopen maanden is gewerkt aan het bepalen van het beleid vanuit de missie en visie van de club: waar staat Theole voor en hoe gaan we dit realiseren. (zie specificatie agendapunt 5) Formuleren van de missie en visie van de club Danny Verhoef legt de missie en visie uit en waar deze zich onderscheid ten opzichte van de andere (Tielse) verenigingen. Theole is een opleidingsclub met een balans tussen aandacht voor recreatie en prestatieteams. Vrijwilligers moeten het naar hun zin hebben, worden gewaardeerd. Theole is een verenigiging voor iedereen met een gezamenlijk verenigingsgevoel. De communicatie is open en er wordt geluisterd naar alle leden, vrijwilligers en donateurs. De nieuwe missie wordt gevormd door vier onderdelen. Voetbalkarakter Iedereen voetbalt op eigen niveau, maar wel prestatiegericht. Theole is een opleidingsclub met ene balans tussen aandacht voor recreaties en prestatieteams. Vrijwilligers Vrijwilligers bij Theole hebben het naar hun zin. Ze worden gewaardeerd en er wordt aandacht aan hen geschonken. Cultuur Theole is een leuke verenigiging voor iedereen. Er is een gezellige sfeer met een gezamenlijk verenigingsgevoel. Communicatie Theole kent voor niemand geheimen. We zijn transparant, we communiceren heel open en luisteren goed naar alle leden, vrijwilligers en donateurs.
2
Reacties op de uitleg van de missie en visie:
Vraag: waarin verschilt de nieuwe missie en visie van de vorige? In het afgelopen jaar is het niveau wel degelijk gedaald, maar waarin zit nu het verschil? We zijn van oudsher een opleidingsclub, dan hoeven we niet te veranderen. Antwoord: de aanpak zelf is verschillend, zoals eerder opgesomd. Dit komt deels in de begroting terug. Vraag: zorgen over de daling van het niveau waar Theole in terecht is gekomen en is bang dat goede spelers zullen vertrekken. MP begrijpt de zorg, geeft aan dat in het afgelopen jaar teveel borden omhoog gehouden moesten worden waaronder ook bij de Technische commissie. Het technisch beleid is wel ontwikkeld maar bleek regelmatig onbemand, waarbij kennis verloren ging. Theole 1 bleek niet te handhaven op niveau, spelers vertrokken en nieuwe moesten worden aangetrokken. Meerdere elftallen degradeerden. Op technisch niveau hebben we te maken met een enorme aderlating. We moeten dus alle zeilen bijzetten om de inhaalslag te maken. MP wil voor de komende vergadering het technisch beleid zeker ook als specifiek punt op de vergadering zetten. Op de opmerking dat dit zeker vijf maanden te laat is geeft MP aan hij dit een te gemakkelijke conclusie vindt. Er zijn meerdere oorzaken, er kwam een groot probleem bij. Vraag: klopt het dat de spelers van het eerste elftal geen contributie betaalden? MP: na overleg is besloten dat dit niet geïnd is, als pleister op de wonde voor het niet uitbetalen van de vergoedingen.
Aanpassen van de organisatiestructuur Stabilisatie huidige sponsorgroep: Op dit moment is de sponsorbijdrage stabiel. Ook hierbij vraagt de communicatie aandacht; de relatie met de sponsoren moet verstevigd worden. Daar moet goed beleid op gemaakt worden. MP geeft wel aan dat de sponsoren in het verleden zijn aangesproken om financiële gaten te dichten. Daar moeten we enorm dankbaar voor zijn, maar de vraag aan hen moet wel als eindig beschouwd worden. Sponsorbijdragen moeten vanaf het nieuwe seizoen niet nodig zijn on tekorten op te heffen. De administratie is inmiddels op orde, bijgewerkt en de verschillen in grootboekrekeningen getraceerd. Het verlies van dit seizoen (13/14) wordt geheel in de boekhouding van dit seizoen opgenomen. De correctieboekingen zijn uitgevoerd. Daardoor kunnen we goed van start in het komende seizoen. Beleid bij toernooien; financieel beleid wordt aangepast zodat zaken die in het verleden fout zijn gegaan te verbeteren. Ten allen tijde moet hier een goede financiele situatie aan ten grondslag liggen. Dit is een van de speerpunten voor de komende maanden. Een gevolg van de definitie van de vernieuwde missie en visie is een aanpassing in de organisatiestructuur. Theole is hierbij geadviseerd door Pieter van Noord van de Sesam (senioren in de samenleving) academie. Pieter stelt zich voor en geeft uitleg: Hij heeft vanaf afgelopen januari meegekeken bij Theole, was aanwezig bij de ALV van januari jl. (toen 125 leden aanwezig) toen de vereniging diep in de problemen zat. Vanaf die tijd is gekeken naar de oplossingen, in eerste instantie op financieel gebied. De 4 missie onderdelen zijn vanuit gesprekken uit die tijd voortgekomen. Degradatie is zeer vervelend maar geen drama. Belangrijk is dat je weet wat het karakter is van je vereniging en hoe je weer terug kan komen. 3
Hij trof statuten aan en huishoudelijk reglement, in zeer beperkte vorm. Taken en verantwoordelijkheden waren niet te vinden. Maar met 700 leden en een begroting van ca. 200.000 is een andere organisatie nodig. Hoeveel klussen zijn er en hoe moet dit vertaald worden . Weinig mensen: doen heel veel, veel mensen doen heel weinig of niets. Risico is nu dat het bestuur zo kwetsbaar is dat bestuursleden afhaken, ze kunnen het niet alleen. In de huidige organisatie komen teveel beslissingen bij het hoofdbestuur uit. Huidige situatie: onder het hoofdbestuur vallen 12 commissies, waarbij verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden niet altijd duidelijk zijn of niet genomen kunnen/willen worden. In de nieuwe organisatie bestaat een dagelijks bestuur uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. Daaronder valt het hoofdbestuur, dat in totaal bestaat uit 7 bestuursleden. Weer daaronder komen 10 commissies. De bestuursleden vertegenwoordigen de jeugdcommissie, seniorencommissie en technische commissie en de communicatie, dan heb je eigenlijk al een totaalbeeld van vertegenwoordigers die in het bestuur verantwoordelijkheid dragen. Een klein aantal commissies, zoals het TIB, hoeven niet perse in het bestuur vertegenwoordigd te zijn, vanwege het duidelijk uitvoerend karakter. Verantwoordelijkheden ben beslissingsbevoegdheden moeten duidelijk bepaald zijn. Overwogen wordt om de financiële commissie uit te besteden bij een professioneel financieel bureau. 5. Toelichting op gewijzigde Staturen en huishoudelijk regent Herman Ursinus geeft uitleg hoe dit tot stand is gekomen en geeft aan dat dit is gelukt met name door de bijdragen van Rene van Riet, Jan Hevel en Pieter van Noord in de vorm van een tijdelijke commissie.. Uitgangspunt: wat willen we vastleggen, wat zegt dat over de vereniging? Besloten is om de statuten te moderniseren (taalgebruik en valuta) en een deel vast te leggen in separate documenten zoals het gedragscode reglement. De statuten zijn grotendeels aangepast aan de voorbeelden die de KNVB aanreikt, met daarbij Theole specifieke zaken. Herman Ursinus geeft uitleg over de specifieke artikelen en licht de wijzigingen toe. Van de 28 stemgerechtigde aanwezigen gaan 25 akkoord, 3 onthouden zich van stemming. Formeel moet 2/3 van de aanwezigen akkoord gaan, dus dit is ruim voldoende om de vernieuwde statuten te bekrachtigen. Vraag van uit de uitleg: is de wijziging m.b.t. stemrecht van de ouders wettelijk wel geoorloofd? Antw. Dit is inderdaad nieuw in de statuten: vertegenwoordigen van je kind kon altijd al, maar het stemrecht hebben bij relevante zaken is nieuw in de statuten. Dit kan echter alleen als die persoon een geregistreerd vrijwilliger is. Dit is trouwens eveneens een wettelijke bepaling (dus niet alleen door Theole bepaald). De statuten zijn in hoofdstukken opgedeeld, zodat bij eventuele wijzigingen dit gemakkelijker aangepast kan worden doordat iet het gehele huishoudelijke reglement ter stemming hoeft te worden gebracht. Voorstel is om o.a. de regels m.b.t. contributiebetaling , tuchtreglement, kledingreglement ook op de website van Theole te plaatsen om duidelijk te zijn naar de leden.. De aanwezigen gaan akkoord met de voortzetting van deze opzet. Opmerking: is het een idee een soort handboek te maken en te geven bij elk nieuw lid? Dit is reeds aangekaart door Natasja Raassens en opgepakt. Het betreft dan een informatieboekje die een nieuw lid ontvangt. 4
6. Toelichting wijziging vrijwilligersbijdrage Pieter van Noord heeft geadviseerd een lijst te maken met kerntaken van de vereniging en van daaruit te gaan zoeken naar vrijwilligers. Tools als een agenda op de website e.d. en andere acties genoemd in punt 4, moeten verder uitgewerkt worden, zodat tijdens de volgende ALV een plan gepresenteerd kan worden voor een definitieve wijziging op de vrijwilligersbijdrage 7. Toelichting op aanstaande contributieverhoging Het bestuur stelt voor een verhoging door te voeren van 2 euro per lid. Dit is het gevolg van een contributieverhoging door KNVB. Niet verhogen van de contributie zou een extra kostenpost met zich meebrengen voor Theole. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. 8. Toelichting op de clubbegroting Zowel de planmatige als werkelijke cijfers bleken eerder niet juist en zijn nu realistisch, terughoudend opgenomen. Vergoedingen dit bedrag is vergelijkbaar met het vorige seizoen. Reden hiervan is dat fiscaal gezien dit in het verleden niet juist is gebeurd. Alle vergoedingen boven de 1.500,= moeten worden verloond, d.w.z. bovenop de 1.500,= komen dus extra toeslagen bij die aan de fiscus betaald moet worden. De vergoedingen aan de spelers zijn dus duidelijk minder maar de kosten voor Theole net zo hoog. Verlies als gevolg van fraude Nog steeds is niet helemaal inzichtelijk om hoeveel het precies gaat maar dit hele bedrag wordt verwerkt in het resultaat van dit seizoen. In september zal een balans opgemaakt worden waaruit blijkt hoeveel de fraude werkelijk heeft bedragen. Huisvestingskosten opgenomen.
in de afgelopen jaren bleek dit te laag ingeschat, nu realistisch
Afschrijvingen iets omhoog vanwege aanschaffingen in de afgelopen jaren waarvan eerder geen afschrijving was opgenomen. Bureaukosten worden heeft de voorkeur.
aandachtspunt is portokosten. Wat online gecommuniceerd kan
Accommodatie
hoger gezien uitgestelde huurkosten (na overleg eerder dit jaar).
Wedstrijdkosten sponsoren hebben aangegeven geen extra kosten te willen betalen zoals eerder gedaan werd. Daardoor moeten kosten uit middelen worden aangewend. Overige wedstrijdkosten
dit is inclusief een alternatief voor de spelersvergoedingen.
Kantinekosten Andere leverancier met veel betere condities, daarnaast een voordeel van schatting 5.000. Dit is inclusief de inkoopkosten van Beach. Claim B. de Looze dit betreft de vermeende overboekingen (door B. de Looze aangegeven). Hier loopt nog een rechtzaak. MP geeft uitleg over de huidige stand van zaken. Omdat de uitkomst niet bekend is moet dit bedrag wel worden opgenomen. MP vraagt goedkeuring van de begroting. De aanwezigen gaan akkoord, met complimenten hiervoor. MP: we hebben op een paar posten na, inmiddels het verlies kunnen verwerken na de ontstane schade. Dan hebben we in het volgend seizoen een bijna normale financiële situatie.
5
9. Verkiezing bestuursleden Aftredend zijn Jos Visee en Herman Ursinus. Zij worden bedankt voor alle inzet. Nieuwe bestuursleden worden voorgedragen. Franck Augustin en Rick van Dee. De leden gaan akkoord met deze wijziging. Franck en Rick zullen vanaf september deelnemen in een rol in de nieuwe organisatiestructuur. 10. Rondvraag Vraag: Beach : valt dit ook onder de statuten van Theole? Antw. MP: Ja, de beach is een officiële commissie van Theole. Kosten en baten worden in de boekhouding verwerkt . Er lopen nog gesprekken over de positie van de Beach binnen het organisatiemodel. Vraag: is Theole nog gesprekspartner met “FC Tiel”?. Antw. MP : er ligt op dit moment geen plan dit te realiseren. Eerder heeft de stichting Top Sport Tiel bij Gemeente gesuggereerd het voetbal inTiel op een hoger plan te willen brengen. Gesprek met alle clubs heeft plaatsgevonden. Gebleken is dat verschil in niveaus en het starten van een nieuwe club behoorlijke consequenties geeft en is er uiteindelijk geen plan gestart, dus geen voortgang. Als er in de toekomst verdere plannen zijn ontwikkeling, staat Theole open voor gesprekken. Vraag: onbegrijpelijk dat een jeugdtrainer die dreigementen heeft geuit, hier hoofdtrainer wordt. Antw. Het bestuur heeft dit laten beoordelen door de KNVB. Er zijn een aantal gesprekken met de trainer gevoerd. De straf door Theole aangegeven is ingelost en ook die van de KNVB. Als daarna uitgesproken wordt dat het vertrouwen er is, dan kunnen we verder. Vastgelegd is wel dat bij een volgende misstand het einde verhaal is voor de trainer bij Theole. Vraag: waarom geen vrouwenvoetbal meer? Antw. MP: is ontstaan door de onverstandige actie van het bestuur van enige jaren geleden, daardoor heeft Theole de boot gemist. Er is nog steeds . een enorme aversie door de toenmalige voetbalsters. Dit komt dus op korte termijn niet goed. Geprobeerd wordt wel bij de huidige meisjes een begin te maken. Is op dit moment een bijna onbegonnen actie. Vraag: 1e elftal na weigering om te spelen in de crisis ; is hier door het bestuur nooit over gesproken in de trant van ”niet spelen, je hoeft niet meer te komen”. Antw MP; is wel over gesproken binnen het bestuur; kijkend naar de consequenties voor de andere elftallen is gemeld naar de betrokken spelers dat gedrag zeer teleurstellend was en ze niet meer hoefde te rekenen op steun. Het belang van andere elftallen was te groot, zij zouden teveel benadeeld worden. Echter, de betrokken spelers werden zich ervan bewust dat de actie averechts werkte. Daardoor ontstond een splitsing bij het 1e elftal. Hierop is door het bestuur geanticipeerd hierop en gekeken hoeveel gemotiveerde spelers behouden konden worden. Vraag: betrokkenheid van de selectie elftallen in het clubhuis wordt gemist. Kunnen wedstrijden niet eerder beginnen, bijv. 14.00 uur. Blijven de mensen misschien wat langer hangen. MP is bang dat dit niet te wijzigen is. 11. Sluiting. MP bedankt alle aanwezigen. Alle suggesties zullen worden bsproken om in september concreet in gesprek te kunnen gaan.
6
