NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Ten kantore van Imation te Schiphol - Rijk 27 april 2004 Aanwezig:
Afwezig:
De heer M. Westhuis – voorzitter De heer G. Bekkers – penningmeester Mevrouw C. van Eggelen – secretaris De heer T. Bijleveld De heer W. Mul De heer G. Kampman Pascale Jongejans – notuliste De heer J.P. Klaver
1.
Opening Mannes Westhuis is later en heeft aan Wim Mul, de gastheer van vanmiddag, gevraagd de vergadering alvast te starten. Wim heet iedereen dan ook van harte welkom en opent de bestuursvergadering om 16.00 uur. Gert Jan Kampman zal om 18.00 uur de vergadering verlaten in verband met zijn vliegreis naar Parijs.
2.
Notulen bestuursvergadering 11 maart 2004 Er zijn geen opmerkingen op de notulen. De actiepunten worden doorgelopen. De opleidingscommissie heeft formeel gereageerd op de brief van de cursisten. De complete openstaande debiteurenlijst gaat volgende week naar Tom Cortvriend. Pascale en Gerard zullen op 3 of 4 mei de lijst doorlopen. De blauwdruk “Visie op de CCM opleiding” is klaar en wordt binnenkort door de opleidingscommissie in een speciaal ingelast overleg besproken. De vraag van Wim is of er tijd genoeg is om een voorstel richting bestuur te maken en dit in de ALV van juni a.s. voor te leggen aan de leden. De tijd wordt hiervoor te kort gevonden. Jan Adriaanse is om tactische redenen nog niet benaderd voor het voorzitterschap van de opleidingscommissie. Wordt aangehouden. Diploma-uitreiking bij Atradius op 1 juli: hierover krijgt Gerard uiterlijk volgende week uitsluitsel. De datum is nog niet definitief bepaald. Leden werven leden notitie is nog niet gemaakt. Tom heeft geen verdere aanvullingen gehad naar aanleiding van de opgemaakte leden werving notitie. Dit punt wordt verder opgepakt door Carola/Tom/Mannes. Mannes heeft offerte van DMDR inzake het versturen van de folders VVCM die over zijn. Hij zal deze uitwerken en rondsturen ter beoordeling. Carola zal bij Robert Half (RH) navraag doen hoeveel folders VVCM zij kunnen gebruiken. Het secretariaat zal deze dan versturen. De opzet PSV die Jan Pieter rondgestuurd zou hebben heeft niemand ontvangen. Graag nog een keer versturen (bij het schrijven van deze notulen waren ze reeds verstuurd). Bedankbrief Erik en Derk is in concept klaar. Dianne Goes is nog niet benaderd. Vanwege de ziekte van Geert de Vries is het hele plan omtrent de uitwisseling tussen redactie en website in de wacht gezet. Nu het er naar uitziet dat Geert voor lange tijd uit de running is, zal een andere oplossing gezocht moeten worden. Gert Jan en Tom pakken dit samen verder op in overleg met Pieter Postmus.
1
Er zijn geen reacties ontvangen op de tarievenlijst advertenties. Het secretariaat zal deze in het vervolg hanteren. De eerste betaalde link op de website is verkocht (voor € 500,00). Het aantal vacatures op de site valt nog steeds wat tegen. Er waren er twee via RH geplaatst, deze zijn nu vervuld, maar staan er wel nog op. Facturen hiertoe zijn in april verstuurd. Gert Jan zal concept maken om in de CM te plaatsen om meer aandacht voor het adverteren via de website te vragen. Het jaarverslag secretariaat is definitief. De aanpassing op het huishoudelijk reglement inzake het gebruik van adressen idem. Beiden zullen in de ALV van 9 juni gepresenteerd worden. Gerard heeft nog geen aanvulling op het huishoudelijk reglement gemaakt inzake het opzeggen van het lidmaatschap (dat is pas geldig als de opzegging door het secretariaat is bevestigd). Gerard zal deze zsm opmaken, zodat deze bekend is bij het bestuur voordat de ALV plaatsvindt. Het is niet mogelijk om op het forum van de website het volume te beperken. 3.
2
ALV 9 juni 2004 Mannes Westhuis neemt de voorzitterstaak op zich en bedankt Wim. Carola zal morgen met Jan Pieter bellen inzake de stand van zaken met betrekking tot de sprekers. Dit moet nu dringend geregeld worden. Het programma ziet er als volgt uit: 13.30 uur: ontvangst 14.00 uur: start ALV 15.00 uur: pauze 15.30 uur: debat 17.00 uur: borrel 18.30 uur: sluiting Voor het debat zijn een aantal sprekers al uitgenodigd. Dat zijn Van Eersel, Lakeman, Udink en Zweens. Het debat zal gaan over het functioneren van de faillissementswet en de rol van de curatoren daarin. Voor sponsoren zijn er presentatietafels beschikbaar ad € 500,00 per tafel of de mogelijkheid om voor hetzelfde bedrag een optrekwand neer te zetten. Deze kunnen (volgens Carola) in de zaal zelf geplaatst worden. Zij gaat een dezer dagen nog even bij het Vechthuis in Utrecht langs om dit te checken. Het secretariaat zal samen met Carola ook een briefje opstellen om sponsoren te benaderen en dit een paar dagen later telefonisch opvolgen. De agenda van de ALV ziet er als volgt uit: 1. Opening 2. Jaarverslag 2003 secretaris 3. Financieel jaarverslag 2003, verslag van de kascommissie, winstbestemming en benoeming van kascommissie voor dit jaar. (Gerard stelt voor om de kascommissie het advies uit te laten brengen dat de kascommissie de controle doet of de uitgaven passen binnen het vastgestelde beleid en dat de accountant de juistheid van de cijfers controleert en de rechtmatigheid van de uitgaven. De aanwezigen zijn het daarmee eens.) 4. Voorstel wijziging huishoudelijk reglement - gebruiken van ledenadressen door leden - opzeggingen - kascommissie voorstel (Gerard zal de teksten hiervan achter elkaar zetten en deze vooraf nog een keer aan het bestuur voorleggen.)
5. 6.
Rondvraag Sluiting
Tijdens zijn inleiding/opening zal Mannes de blauwdruk inzake de visie op de CCMopleiding toelichten en aangeven dat de opleidingscommissie hiermee aan de slag gaat en de ALV hiervan op de hoogte zal houden. Tijdens de rondvraag zal Mannes de heer Jan Smit naar voren halen om hem te bedanken voor o.a. zijn bijdrage aan de opleiding. Hij heeft n.a.v. het toesturen van de overeenkomst van opdracht bedankt voor zijn rol als gastdocent. Pascale nodigt de kascommissie, bestaande uit de heren De Gier en Van Drunen uit ten kantore van Van der Kwast op 11 of op 12 mei. Gerard deelt het financiële jaarverslag rond en licht dit toe. In het voorlopig resultaat is de vrijval voorzieningen van € 10.000 niet meegenomen. De regio- en ledenactiviteiten zijn hoger uitgekomen dan begroot. De reserve van € 6.397 zou je hiervoor aan kunnen spreken en ook zijn er sponsorgelden (o.a. bij overige baten) gegenereerd naar aanleiding van deze bijeenkomsten die niet ten gunste van de regio- en ledenactiviteiten geboekt zijn. In de vergadering van december vorig jaar is dit ter sprake gebracht en verantwoordt. Aan Gerard wordt verzocht om tijdig het te presenteren verhaal aan alle bestuursleden voor te leggen zodat er een eenduidig en helder verhaal naar voren wordt gebracht. 4.
Ledenwerving Mannes voelt veel voor een mailing zoals eerder in de vergadering al aangehaald. We moeten meer uit onze schulp kruipen. Carola is benaderd door Smit & Honig met het verzoek of zij folders, Credit managers etc. uit mogen delen tijdens de trainingen die zij in den lande doen. Zij zal dit verder coördineren. Mannes doet voorstel via e-mail inzake het versturen van een mailing. Pascale zal alle bestuursleden de VVCM folder toesturen. Het idee is om het lid dat de meeste leden heeft geworven tijdens het lustrum in 2005 in het zonnetje te zetten. Waarmee zal vooralsnog wat vaag gehouden worden (kan weekend Center Parcs zijn, maar meegaan op reis naar een CM-congres in de USA behoord ook tot de mogelijkheden).
5.
VCMO Mannes heeft met Wout van Drunen gesproken over certificering van bedrijven op credit management gebied. Men moet dit zien als iets soortgelijks als het incassokeurmerk. Het plan is om een aparte vereniging op te richten waarbinnen alle toeleveranciers voor Credit Management zich kunnen bundelen. Mannes noemt incassobureaus, detacheringbureaus, handelsinformatiebureaus etc. Er zijn in feite 3 opties: 1. Deze vereniging onder de VVCM-vlag oprichten. 2. Er actief in meegaan, maar niet onder VVCM-vlag. 3. Ons er niet aan koppelen, maar wel in goede verstandhouding mee samenwerken. De vraag is hoe de VVCM een mogelijke vereniging als de VCMO ziet. De oprichtingsvergadering is gepland op 26 mei. Mannes is gevraagd om uit zijn functie als directeur Credit Force er in deel te nemen. Hij heeft hiervoor bedankt.
3
Carola heeft bezwaar tegen de naam en dat delen de aanwezigen. VCMO lijkt erg veel op VVCM. Zij zal morgen gelijk met de Kamer van Koophandel bellen of dit mag. Iedereen is het ermee een dat een erkenningsregeling een goed initiatief is, echter moeilijk voor elkaar te krijgen als men het zo breed ziet. De doelstellingen die Wout van Drunen heeft aangegeven zijn o.a.: - Aantonen vakbekwaamheid - Uitdragen daarvan - Samenwerking met VVCM, o.a. op gebied van onderwijs etc. - Professionalisering. De algemene mening is dat deze vereniging geen toegevoegde waarde heeft voor de VVCM. Afhankelijk van het onderzoek dat Carola zal instellen naar het gebruik van de naam VCMO zal gereageerd worden door Mannes naar Wout van Drunen. Indien de naam inderdaad niet gebruikt mag worden zal Wout hiervan in kennis worden gesteld. Sowieso zal de VVCM aan hem meedelen niet actief mee te zullen werken aan de nieuw op te zetten vereniging. Mocht de naam wel gebruikt mogen worden zal in de brief in ieder geval aangegeven worden dat wij niet gelukkig zijn met de naamkeuze. 6.
Opleidingen Er is op 17 maart jl. een docentenoverleg geweest welk matig bezocht is door de docenten. Al met al was het wel een goede bijeenkomst. Carla zal een korte inventarisatie maken van de reden van afmelding van deze bijeenkomst. Wim zal daarna, eventueel na het hebben nagebeld van de afwezigen, een voorstel maken hoe dit aan te pakken in de toekomst. Op 7 april jl. heeft de opleidingscommissie overleg gehad. Hierin is onder andere de cursist R. Danser besproken. Deze heeft het herexamen niet af kunnen leggen vanwege een geplande vakantie. Conform de geldende reglementen zou hij volgend leerjaar examen mogen doen, tegen vergoeding. In een brief heeft de opleidingscommissie hem dit medegedeeld. Hij heeft hier bezwaar tegen aangetekend bij het bestuur. Het bestuur is echter unaniem van mening dat de reglementen gehandhaafd moeten worden en Wim zal de heer Danser schriftelijk van de afwijzing op de hoogte brengen. Deze brief zal hij nog even ter goedkeuring aan de bestuursleden laten lezen. Deze actie op zo kort mogelijke termijn uitvoeren. Mannes geeft even aan dat Wim niet op zijn reactie moet wachten, omdat hij op vakantie is. Voorafgaand aan dit overleg heeft Wim, samen met Jan Adriaanse, Gertjan en Pascale van gedachten gewisseld over de mogelijkheden van de elektronische leeromgeving. Er is nu duidelijk wat de mogelijkheden zijn en dit zal verder door de opleidingscommissie in samenwerking met Gertjan worden opgepakt. Freek Brouwer wordt aangesproken op de kwaliteit van het college. Er zijn een paar aanpassingen aangebracht in het lesprogramma naar aanleiding van de evaluaties. Het Curriculum, geschreven door Jan Vis en Jan Adriaanse wordt in een apart overleg besproken. Tijdens het college dat Wim onlangs gaf heeft hij een aantal zaken geëvalueerd. Hier is onder andere uitgekomen: De cursisten zijn over het algemeen positief over de kerndocenten (Kral, Klein, Vis en Vinkeles Melchers).
4
-
Men is kritisch en zou graag meer tijd besteed zien aan Algemene leveringsvoorwaarden, Internationaal zakendoen en bepalen van kredietwaardigheid. PowerPoint presentaties worden gewaardeerd. Bij de examenstof worden nog wel onderdelen gemist (met name de onderdelen die door de gastdocenten worden gegeven). Scriptiebegeleiding is gewenst (vandaar dat het college over de praktijkopdracht naar voren is geschoven). Samenwerking met secretariaat is voldoende al komt informatie vaak wat laat. Men kon hier overigens geen voorbeelden bij noemen.
Wim heeft contact gehad met de heer Nienhuis van Ecabo. Zij sturen o.a. de ROC’s aan en een vraag van hun was wat de toelatingseisen waren van de CCM opleiding, zodat afstemming over eind- en begintermen gemaakt kunnen worden, om een goede aansluiting te laten plaatsvinden. Dit contact warmhouden. Mannes vraagt nog even of het Curriculum ook nog naar het curatorium gaat. Na overleg wordt besloten dit wel alvast toe te sturen met de vermelding dat de opleidingscommissie een advies naar het bestuur zal uitbrengen hieromtrent en dat na bespreking in het bestuur dit terug zal worden gekoppeld naar het curatorium. Wim maakt begeleidend briefje. 7.
Magazine/website Over twee weken vergadert het webteam weer. Er zijn een paar kleine aanpassingen doorgevoerd op de website, zoals o.a. de plaats van de vacatures. Het gemiddeld bezoek per werkdag is ongeveer 60. Dat is een goede score. Mannes vraagt of Gertjan in het overleg mee wil nemen of het mogelijk is om een soort van intranet te bouwen waarbij de bestuursleden op een makkelijke manier met elkaar kunnen communiceren en documenten kunnen versturen/inzien etc. Gertjan geeft aan dat hij dit verzoek mee zal nemen in zijn plan voor de elektronische leeromgeving, waarbij het een geen belemmering hoeft te vormen voor het ander. Tom geeft aan dat de redactie van mening is dat niet het gehele magazine op de website geplaatst hoeft te worden. Zij zouden liever zien dat er een aantal items geselecteerd worden voor de website. Dan kan dit ook als een trigger gaan werken en eventueel helpen bij de leden- en/of abonneewerving. Gertjan zal kijken of hij het aantal hits op dit onderdeel van de website kan achterhalen. Tom en Gertjan zullen een voorstel maken. Gertjan verlaat de vergadering en Tom krijgt het woord inzake het magazine. De redactie is erg betrokken bij het magazine. Zij hebben in de afgelopen weken offertes van drukkerijen behandeld en uiteindelijk de kosten met 45% gereduceerd bij de huidige drukker. Een vraag vanuit de redactie was of er een reiskostenvergoeding wordt betaald. In principe is dat niet gebruikelijk binnen de VVCM, omdat hetgeen men voor de vereniging doet op vrijwillige basis geschiedt. Het bestuur gaat er een beetje van uit dat de kilometers die men voor de VVCM rijdt met een auto van de zaak worden gereden en niet privé. Is dat wel zo dan kan er een uitzondering gemaakt worden. Aan de andere kant wordt er niet moeilijk gedaan over declaraties van parkeerkosten, een hapje eten etc. Wil men per se een vergoeding kan men zich beroepen op de hardheidsclausule.
5
Pieter Postmus heeft een brief geschreven inzake het hebben van een separaat budget. Het bestuur vindt dit te ver gaan. De redactie kan uiteraard wel een volledig inzicht krijgen in inkomsten en uitgaven inzake de Credit Manager. De redactie moet fungeren als een bottom up voeding voor de jaarlijkse begroting. Laat de plannen maar zien! 8.
Regio’s Maandag 3 mei is er een regiobijeenkomst waar Robert Half nauw bij betrokken is. Zij hebben gevraagd of zij informatiepakketten mee mogen geven aan de deelnemers. Hier is uiteraard geen bezwaar tegen. Jan Pieter zou de PSV opzet hebben gemaild, maar geen van de aanwezigen heeft deze ontvangen. Verzoek aan Jan Pieter is om deze nogmaals te versturen (bij het schrijven van deze notulen zijn ze inmiddels verstuurd). De keycords die voor het CredIT 2004 congres zijn gemaakt mogen tijdens de bijeenkomst van 3 mei gewoon gebruikt worden. Er zijn er nog voldoende. Datzelfde geldt voor de ALV in juni etc.
9.
CredIT 2004 Het congres is erg goed ontvangen door zowel bezoekers als sponsors. Er waren alleen wat “negatieve” geluiden n.a.v. de presentaties van S&vG en van EDR. De kosten en batenanalyse zal zo snel mogelijk gemaakt worden, maar Mannes schat in dat er geld overblijft. Hij zal zelf, via de VVCM, projectmanagementcharges in rekening brengen. Wat overblijft zal verdeeld en teruggestort worden naar de sponsoren. Tevens zal er ook nog een leuke evaluatie georganiseerd worden op niet al te lange termijn. EDR heeft inmiddels in een brief, die rondgedeeld wordt, een voorstel gedaan voor toekomstig congres. Deze brief zal in een volgende vergadering behandeld worden.
10.
Lustrum De lustrumcommissie komt morgen weer bij elkaar. De offerte van Speulderbos is binnen en komt neer op € 21.000 voor 350 personen. Daar zit ook het diner al bij in. De algemene reactie van het bestuur is dat dit bedrag redelijk is. De commissie is van plan om sponsorpakketten samen te stellen in verschillende uitvoeringen. Ook kijken ze nog even naar een feestelijke afsluiting van het daggedeelte. De bedoeling is om de dag een educatief karakter te geven met een feestelijk sausje. Over de hoofdonderwerpen zijn ze nog in discussie. Basel II wordt genoemd, waarbij de reactie vanuit het bestuur is dat dit een lastig onderwerp is omdat het voor velen een “ver van mijn bed show” is. Met Robert Half is men in contact over de enquête en of dit misschien in een quizvorm te gieten is en in hoeverre de enquête van 2000 meegenomen kan worden. Al met al moet het een dynamische dag worden. Carola wil de locatie graag definitief maken met in achtneming van de optietermijn en vraagt hiertoe toestemming van het bestuur. Het bestuur gaat in principe akkoord en geeft aan dat wel even de optietermijn in de gaten moet worden gehouden. De definitieve dagindeling zal in september/oktober bekend moeten zijn, zodat vanaf die datum met de werving van de sponsoren begonnen kan worden. De datum staat in ieder geval vast: 26 mei 2005. Gerard checkt voor alle zekerheid nog even of er dan geen NACM meeting staat gepland.
11.
Rondvraag
6
Gerard: Hij heeft van twee docenten reacties ontvangen op de overeenkomsten van opdracht. Van Peter Vos als volgt: Auteursrechten laten bij opdrachtnemer. Daarmee is men niet akkoord. Het is gemaakt in opdracht van de vereniging, dus eigendom van de vereniging. Declaraties binnen 1 maand: Peter Vos stelt voor om hier binnen redelijke termijn van te maken. Hiermee is het bestuur het niet eens. 1 maand is alleszins redelijk, dus blijft zo staan. Overeenkomst van vaststelling. Peter Vos geeft aan dat de VAR verklaring dit eigenlijk moet coveren. Wim stelt voor om de VAR verklaring verplicht te stellen voor de docenten die geen zelfstandig ondernemer zijn. Jean Gieskens heeft hier goede informatie over en heeft Wim beloofd de handleiding hiertoe te maken. Wim coördineert dit. Van de docent Hylke Vinkeles Melchers heeft Gerard een heel verhaal ontvangen waarbij van een aantal punten niet goed te begrijpen is wat hij precies bedoeld. De punten worden kort doorgelopen en de algemene indruk van het bestuur is dat hier geen essentiële zaken in staan. Gerard stelt voor om samen met Rien van Poelgeest een antwoord te schrijven aan deze docent. Wim: Tijdens CredIT 2004 heeft hij van een aantal bezoekers signalen opgepikt dat er veel interesse is om een dergelijk congres te organiseren in combinatie met incassobureaus. Mannes zal dit meenemen. 12.
7
Sluiting De voorzitter sluit om 19.00 uur de vergadering. De volgende vergadering zal nagenoeg alleen gewijd zijn aan de ALV van 9 juni en wordt gehouden op dinsdag 25 mei in Motel de Witte Bergen, start om 16.00 uur.
ACTIEPUNTENLIJST NAV BESTUURSVERGADERING 27 april 2004 ACTIE PUNT
DOOR WIE
Overleg secretariaat (geen spoed) Openstaande debiteurenlijst vanaf 2002 doorlopen en doorsturen naar Tom Cortvriend ter incasso Diplomauitreiking: sponsor en locatie bekend uiterlijk in week van 5 mei Plan leden werven leden maken Voorstel maken mailing ledenwerfactie Bedankbrief Derk en Erik Dianne Goes benaderen Opleverdoelen en budget maken inzake samenwerking website – magazing Navraag doen bij RH inzake flyers Concept voor CM ivm aandacht voor vacatures Hh reglement aanvullen inzake opzeggingen lidmaatschap Vechthuis checken Briefje voor sponsoren inzake ALV Kascommissie bij elkaar roepen en advies laten uitbrengen Teksten/presentatie ALV vooraf voorleggen aan bestuur VVCM folder rondsturen aan bestuur KvK check naam VCMO Reactie naar Wout van Drunen inzake VCMO Inventarisatie afmeldingen docentenoverleg en voorstel Schriftelijke reactie naar R. Danser. Zsm voorleggen aan bestuur en reactie van bestuur naar Wim Curatorium curriculum toesturen met kort briefje Intranet via website Magazine plaatsing op website, aantal hits Kosten – baten analyse en evaluatie CredIT Handleiding VARverklaring
Secr/Carola/Mannes Gerard en Pascale
Reactie aan 2 docenten inzake overeenkomst van opdracht
8
Gerard Jan Pieter Mannes Jan Pieter Jan Pieter Gertjan en Tom Carola Gertjan Gerard Carola Carola/secretariaat Gerard Gerard Pascale Carola Mannes Wim/carla Wim/allen Wim Gertjan Gertjan en Tom Mannes Wim ism Jean Gieskens Gerard/Rien
