NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Hotel Breukelen te Breukelen 10 juni 2008 Aanwezig
:
De heer M. Westhuis De heer W. Mul De heer T. Bijleveld Mevrouw A. de Rooij Mevrouw J. Knight Mevrouw C. Harie
MWe WMu TBi ARo JKn CHa
Afwezig
:
De heer G. Bekkers
GBe
1. 2.
Opening MWe opent om 21.05 uur de vergadering. Notulen vergadering 28 april jl. Pagina 1 geen bijzonderheden De notulen voor SAB is agendeert voor deze vergadering. ARo heeft problemen met het operationeel krijgen van de Skype telefoon. MWe geeft aan dat via de Frequent Asked Questions optie op de Skype website het probleem opgelost kan worden. Het enige wat dan nog rest is het toevoegen van de overige bestuursleden. Frits Witt heeft aangegeven dat hij geen input kan leveren voor de Fecma nieuwsbrief. MWe wil weten wie het wel gaat doen. TBi stelt voor om een bestaand artikel uit de Credit Manager aan te leveren. De deadline voor het aanleveren van input is 1 juli 2008. TBi geeft aan dat hij voor het verstrijken van de deadline een artikel mailt TBi aan Pascale van SBB. CHa heeft nog geen afstemming gehad met GBe inzake de Afas trainingen. Zij zal dat CHa alsnog oppakken. Pagina 2 In de toelichting ‘Bestuursfuncties” ontbreekt op de 1e regel een spatie. Inmiddels is Alet Veldhuis als kandidaat voorgesteld. Omdat zij ondanks de toezegging voor deze vergadering niet is uitgenodigd gaat CHa haar benaderen om te informeren en uit te nodigen voor de volgende bestuursvergadering. Pagina 3 CHa gaat uitzoeken of Hans van Diest lid is van de vereniging. Als dat niet het geval is gaat MWe hem daarvoor benaderen. CHa heeft zich nog niet voldoende georiënteerd met betrekking tot de Credit Expo gadgets. Zij zal hier zeker nog op terug komen.
CHa
CHa CHa
MWe heeft met de VCMB afgesproken dat zij in de ochtend en in de middag ruimte krijgen om sessies voor studenten te organiseren. Edwin Merk is de contact persoon vanuit de VCMB. De sessies worden door de VCMB zelf ingevuld. Eveliene de Jager zal namens de VVCM een sessie invullen met als onderwerp de software special. Het invullen en plannen van de overige sessies wordt opgepakt door de commissie leden activiteiten.
1
De voortgang inzake het Next Level contract ligt bij GBe. Volgens Serge v Groningen kunnen we dit jaar aangaan op basis van de huidige afspraken. Zodra GBe GBe/JKn terug is zal dit punt verder opgepakt worden. Pagina 4 Barbara vd Waerden, hierna te noemen BWa, is op verzoek van JKn aan het oriënteren wat de mogelijkheden en kosten zijn om een stagiaire in te huren. MWe geeft aan dat als het secretariaat werkzaamheden zelf kan invullen we niet hoeven uit te wijken naar een stagiaire. CHa zal de werkplanning bewaken
3.
4.
Pagina 5 Alle genoemde acties zijn uitgezet. JKn geeft aan dat zij de opmerking mist over het sneller aanleveren van de notulen. Notulen ALV 29 mei 2008 De concept notulen liggen nog bij TBi en GBe. TBi/GBe CHa gaat na terugkoppeling van het dagelijks bestuur, de concept notulen distribueren CHa naar de overige bestuursleden. Verslag FECMA en NACM Fecma ARo heeft een samenvatting gemaakt van de vergadering. De Fecma wil meer over de historie van de leden weergeven op de website. ARo gaat proberen zoveel mogelijk informatie te verzamelen om aan te dragen. ARo Een aantal officiële stukken, noodzakelijk voor de vergadering, zijn niet aangeleverd bij ARo, TBi & GBe. Ook MWe en CHa hebben deze stukken niet ontvangen. MWe stelt voor dat de correspondentie wordt verzonden aan alle bestuursleden en het secretariaat. ARo zal bij Pascale vragen of de verzendlijst uitgebreid kan worden.
ARo
TBi heeft melding gemaakt van het opleidingen traject tussen België, Duitsland en Nederland. Frankrijk heeft aangeven dat zij na het inzien van het format wellicht willen aansluiten. Jan Schneider wil een conferentie in Maastricht organiseren over de impact van de ontwikkelingen binnen de EU, zowel economisch als juridisch, op het Credit Management in met name de Fecma landen. Binnen dit kader zijn genoeg geschikte onderwerpen aan te halen. Doelstelling is een Fecma congres waarbij België, Duitsland en Nederland qua organisatie de meeste input zullen moeten leveren. CM guide met juridische onderwerpen zal vanuit Engeland worden geïnitieerd. ARo geeft in het kort de planning van de volgende Fecma vergaderingen. Daarbij stelt zij voor om in het voorjaar van 2010 de Fecma vergadering naar Nederland te halen en te combineren met het lustrum. ARo dient een “ Request for Change” in bij ARo Pascale van SBB. RFC is nodig omdat conform de huidige planning de vergadering van 2010, in Engeland zal plaatsvinden. ARo geeft aan dat Philip King iedereen gaat uitnodigen via mail voor Linked in. NACM CHa gaat een artikel schrijven over het NACM congres, voor de volgende CM 3e uitgave.
CHa
WMu vond het congres vakinhoudelijke goed maar miste de integratie met alle overige aspecten. In Europa lopen wij blijkbaar voor als het gaat om de ontwikkelingen rondom integratie binnen CM. Indrukwekkend is wel de wijze waarop men omgaat met de award uitreikingen voor hun opleidingen. MWe deelt in grote lijnen de mening van WMu. Hij hoopt dat het één en ander inspiratie oplevert ten
2
5.
6.
behoeve van de interactie van de VVCM met haar leden. Financiële zaken Stand van zaken debiteuren / aanpak trage betalers GBe is voorlopig even uit de running. Alle jaarverslagen zijn klaar. SAB is afgesloten en 2008 is geopend. Op het secretariaat is een plan van aanpak gemaakt voor de debiteuren. Als het goed is zijn we eind juni bijgewerkt qua trage betalers. CHa coördineert dit. TBi wil weten of de credit en debet facturen zijn opgepakt met betrekking tot Boom en van Ketel. CHa bevestigd dit. MWe wil ten behoeve van de correcte afronding van CHa onder andere de openstaande debiteuren een afspraak maken met Bart vd Kwast. Secretariaat Voortgang bezetting BWa is begonnen op 9 mei jl. De bezetting op kantoor is nu compleet. CHa geeft een toelichting van de huidige situatie. Taak verdeling ziet er als volgt uit dat Lydia de Wit, hierna te noemen LWi, zal zich meer gaan oriënteren aan de oppervlakte zoals het onderhouden van alle in en uitgaande correspondentie en communicatie, contacten met cursisten, docenten, adverteerders enz. BWa zal de meer inhoudelijke kant van de operatie oppakken, met name de opleidingen. Het ondersteunen van de verschillende commissies, met name opleidingen en leden activiteiten geniet veel aandacht. In een wekelijkse meeting worden alle lopende zaken onderling besproken. Een aantal projecten heeft CHa persoonlijk toegewezen zodat er duidelijkheid ontstaat wie welke taken heeft. MWe geeft aan dat het van belang is dat het secretariaat op korte termijn de operatie gaat ontstijgen. Er moet meer interactie ontstaan tussen het secretariaat met bestuur en de overige commissies waar we kwaliteitslagen kunnen gaan maken bijv. in het verder structureren en uitbouwen van de opleidingen. Het één en ander moet zich vertalen naar meer leden en meer sponsorinkomsten. Notulen samenstellen SAB Momenteel zijn er gaan dringende actie punten. De betalingen worden verricht door MWe in afwachting van terugkeer van de penningmeester. Dan zullen ook de jaarstukken van de SAB worden afgerond. Status ledenbestand en segmentering De segmentatie lijst is deels bijgewerkt qua actieve leden. Weergaven van de historie, welk lid heeft zich voor welke bijeenkomst opgegeven, ontbreekt nog. CHa heeft alle deelnemers lijsten vanaf november 2006 kunnen achterhalen. CHa gaat op korter CHa termijn alle lijsten invoeren in Afas. Het enige vraagstuk hoe deze informatie te verwerken in de segmentatie lijst. Wellicht dat we een teller aan de achterkant van het pakket kunnen laten inbouwen door Afas. Nadat alle lijsten zijn ingevoerd in Afas zal op basis van een afsprak met JKn, binnen twee weken, een advies gedaan worden richting het bestuur. Na het invoeren van de deelnemers lijsten zal CHa in overleg met JKn een afspraak plannen. CHa Planning komende maanden Het genereren van nieuwe leden en cursisten staat hoog op de agenda voor de komende periode. JKn wil weten of we adverteren? MWe geeft aan dat gebleken is dat de toegevoegde waarde niet aanwezig is. WMu geeft aan dat er een opdracht ligt bij CHa wat de kosten en mogelijkheden zijn om bij Google.nl boven aan de lijst zichtbaar zijn. CHa moet dit nog uitzoeken.
CHa
3
7.
Leden activiteiten Planning 2e helft 2008 ARo bespreekt in het kort de planning qua activiteiten voor 2e helft 2008. 3 juli Salary guide debat door Robert Half & VVCM 8 juli Meet & Learn bij Alec Burlington door ARo & Silvano Orvini 5 sept. Bijeenkomst Libaers & Berquin in Antwerpen. De IvKM en VfCM worden betroken bij de organisatie. 19 sept. VVCM golfdag - ARo gaat Willem Legebeke bellen om de sponsoring van de shirts in gang te zetten en deels in handen te krijgen. Als MWe niet aanwezig is kan TBi hem kunnen vervangen. okt. Internationaal Credit Management bij Atradius 19 nov. Credit Expo 2008 10 dec. Algemene Ledenvergadering
ARo ARo
Wellicht dat er in oktober nog een Meet & Learn georganiseerd gaat worden. Deze planning is afhankelijk van de datum van de bijeenkomst Internationaal Credit Management. CHa gaat, op verzoek van JKn, het overzicht “jaarplanning” bijwerken en opnieuw distribueren aan alle bestuursleden.
CHa
Opkomst ledenactiviteiten aanmeldingen waren 16 leden en 13 zouden er komen, uiteindelijk zijn er 4 komen opdagen. Henk Noot en Yvonne Bakker hebben aangegeven dat zij zich adhoc willen inzetten voor leden activiteiten. De overige aanwezigen Suzanne vd Horst en Henk Kox hebben aangegeven dat ze willen toetreden tot de commissie. Internationaal Credit Management Suzanne vd Horst en Henk Kox gaan samen de bijeenkomst Internationaal Credit Management bij Atradius organiseren. Omdat de routering qua de communicatie nu niet goed verloopt gaat ARo contact opnemen met Suzanne vd Horst om dit goed met haar door te nemen. JKn is benadert door Suzanne vd Host om te spreken op de bijeenkomst. JKn heeft aangegeven dat zij om diverse redenen niet zal spreken.
ARo
Credit Expo Om het programma en de sessie van de Credit Expo in te richten wil de commissie en denktank gaan samenstellen. Leden die zich hadden opgegeven voor de leden bijeenkomst, maar die niet konden komen, gaan we opnieuw benaderen. De aanwezigen hebben diverse ideeën aangedragen. De auteur van het boek “Hoe wordt ik een rat?” is wellicht een optie om een presentatie te geven. MWe stelt voor om dan een variant als bijvoorbeeld “Hoe om te gaan met een rattige debiteur?” als sessie onderwerp aan te houden. Wellicht dat we theater groepen kunnen benaderen om een sessie te laten verzorgen en dan wellicht ook op de avond tijdens het diner. Om de kosten niet te laten oplopen kunnen we een theatergroep van de theater school uitnodigingen. JKn haalt aan dat zijn ooit theater groep vanuit een theaterschool heeft zien optreden en dat zag er professioneel uit. Destijds waren zijn ingehuurd door Mirjam Geerlofs. JKn gaat navragen bij Mirjam Geerlofs hoe deze theater groep te benaderen is. De kreet “Hart voor het vak” kan goed als thema terugkomen tijdens de sessie en het diner. Het is van belang dat we workshops / sessies inhoudelijk goed invullen.
JKn
4
Bij NACM is het concept om de Wii in op de stand in te zetten ontstaan. De Wii is een leuk concept en trekt publiek. Om het Wii concept, inrichting van de stand en een aantal andere zaken op te tuigen moeten we op korte termijn een planning gaan maken. De inrichting van de stand en invulling van de sessies moet uiterlijk 1 augustus 2008 bekend zijn. JKn wil weten wat we gaan doen om actief leden te werven. Het is zaak dat onze brochures en folder materiaal goed en up to date is. WMu geeft aan dat we nu bezig zijn met het ontwikkelen van een professionele folder die goed aansluit op de bestaande brochure. CHa/ARo /JKn gaan een afspraak maken om het een en ander in te gaan vullen en in te richten. CHa gaat een afspraak plannen. CHa De heer JB Swart heeft aangegeven zich aan te sluiten bij de commissie ledenactiviteiten. ARo vraag toestemming van het bestuur om hem toe te laten treden tot de commissie. Het bestuur geeft aan geen bezwaar te maken, Jan Bob Swart zou een goede aanvulling voor de commissie zijn. ARo geeft aan dat het regelmatig voorkomt dat leden zich opgeven voor een bijeenkomsten maar niet komen opdagen. Zij vindt dat bij bijeenkomsten waar kosten aan verbonden zijn, de vereniging ook een boete moet opleggen aan die leden. Binnen het bestuur zijn de meningen verdeelt over hoe hiermee om te gaan. Iedereen is het er wel over eens dat we als vereniging beter kunnen anticiperen op dit probleem. De vraag is, of en vooral hoe, we pro actief kunnen handelen. Het secretariaat gaat in kaart brengen welke leden regelmatig wegblijven. MWe stelt voor dat secretariaat een start noties maakt waarin de problematiek goed in kaart wordt gebracht. Dit punt opnemen in de volgende agenda zodat het bestuur een gefundeerd plan kan bepalen voor de 2e helft van het jaar. CHa gaat een start notitie maken, waarbij problematiek & restricties zijn opgenomen. CHa JKn geeft aan dat op de uitnodigingen vaak de vermelding van de dag ontbreekt. CHa gaat hier beter opletten. ARo stelt voor om de badges die gebruikt worden bij bijeenkomsten weer in te leveren, bij vertrek. Het bestuur gaat akkoord met het voorstel. ARo wil voor nieuwe leden andere badges hanteren dan voor bestaande of leden die al heel lang lid zijn, bijvoorbeeld ander kleuren of stickers. Dit heeft te maken met het makkelijke herkennen van nieuwe leden zodat ze ook eerder aangesproken kunnen worden. Het herstructureren van dit soort dingen moet voorbereid worden. Vanuit het secretariaat zal met een voorstel komen, in overleg met ARo, om dit soort zaken te gaan herstructureren. Congres werkkapitaal Lydia de Wit heeft dit opgepakt. CHa wil een afspraak maken ARo en JKn om het verder op te pakken. 8.
Opleidingen Inschrijvingen WMu geeft aan dat we voor de CCP ongeveer 8 en de CCM ongeveer 6 deelnemers hebben. Uit ervaringen van het verleden is gebleken dat de meeste inschrijvingen rond augustus binnen komen. De verwachting is dat we na de uitgave van de credit manager meer aanvragen gaan ontvangen .
5
Planning 2e helft 2008 De aandacht zal net name uitgaan naar de operationele invulling van de opleidingen. WMu gaat samen met CHa en Jean Gieskens om de tafel om inhoudelijk de taken te verdelen.
WMu & CHa
Uitkomst bespreking Opleidingscommissie en bestuur Als toekomstige activiteit is het belang van onderzoek, op hoger niveau voor credit management, onderschreven. Het doel is om een onderzoeksinstituut op te richten die onderzoek verricht op hoger abstract niveau, universitair als wetenschappelijk die lijden tot nieuwe inzichten en kennis die, zowel strategisch als tactisch van belang kunnen zij voor het vak. Dit is noodzakelijk om de voortrekkersrol die de VVCM had in het verleden terug te krijgen. Het idee is om tot een soort roadmap te komen voor het opzetten van een onderzoeksinstituut. De uitgezeten acties zijn; Jan Adriaanse gaat na wat de kosten zijn om een leerstoel in te richten. Waarmee je een deeltijd hoogleraar voor bijvoorbeeld 1 dag in de week inkoopt. Er moet een lijst samengesteld worden van partijen die mogelijk geïnteresseerd zijn om te investeren cq. te sponsoren om tot een onderzoeksinstituut te komen. CHa maakt in overleg met WMu een template. De template zal vanuit het secretariaat gedistribueerd worden aan de commissie leden en het bestuur.
WMu & CHa
CHa gaat na wat de subsidie mogelijkheden zijn voor onderzoek & ontwikkeling.
CHa
De planning is om medio september met alle betrokken partijen om de tafel te zitten om na te gaan of een instituut opgericht kan worden. Jan Adriaanse en Ed vd Nol gaan een presentatie voorbereiden in samenwerking met WMu.
WMu
TBi geeft aan deze ontwikkeling niet alleen ten goede komt van de opleidingen en de permanente educatie maar ook kan leiden tot publicaties en status verhoging van de VVCM. De VCMB zal een goede rol kunnen spelen in de uiteindelijke structuur. MWe geeft nogmaals aan waarom hij spreek over een cash cow als hij praat over de opleidingen. Het standpunt van het DB blijft dat bij de oprichting van een stichting altijd een afvaardiging van het VVCM bestuur is opgenomen. Dit laatste is niet doorgenomen met de commissie leden. De voortgang en visie ontwikkeling zijn op dit moment van belang. Voor de vacature “ Docent Recht” is in de 2e uitgaven van de Credit Manager een advertentie opgenomen. Vooralsnog hebben we 4 kandidaten die mogelijke in aanmerking willen komen. CHa gaat volgende week contact met ze opnemen. De eerste gesprekken zullen begin juli gepland worden.
CHa
Bespreking hoe de organisatie naar de toekomst te borgen (toename activiteiten, 3e opleiding, PE sessies en op langere termijn de opvolging van Wim) MWe doet het verzoek aan het bestuur om na te gaan denken over de opvolging van WMu als bestuurlid. Wellicht is het handig om een raadscommissie op te tuigen waar oud gediende zitting in nemen.
6
9.
Magazine / website Bijzonderheden TBi kondigt de uitgaven van de software special aan. Deze special zal later dit jaar gepubliceerd worden. In overleg met Geert de Vries en Pieter Postmus is besloten om een keer een afspraak te plannen met Ludo Theunissen van de IvKM om hun te ondersteuning qua publiciteit. De commissie heeft afscheid genomen van Ad Standaar als commissielid.
Actualisering website TBi gaat op korte termijn een afspraak plannen met Bert Batenburg om het een en TBi ander in gang te zetten. Het is de bedoeling om diverse partijen te benaderen om een start te maken voor de opzet van de nieuwe website. Met namen de database achter de website moet aansluiten op interne administratie. 10. Rondvraag / WVTTK ARo wil weten wanneer zij de notulen kan verwachten. CHa geeft aan dat ze deze week naar MWe gaan ter controle. 11. Sluiting De volgende vergadering wordt gepland op donderdag 24 juli 2008 om 17.00 uur te Breukelen eerst eten en daarna vergaderen. De vergadering wordt om 23.50 uur gesloten.
7
