NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Hotel Breukelen te Breukelen 16 november 2009 Aanwezig:
1. 2.
De heer M. Westhuis De heer T. Bijleveld Mevrouw A. Veldhuis De heer W. Mul De heer H. Reitsma Mevrouw A. van der Werff Mevrouw J. Knight Mevrouw I. Kocsis Mevrouw L. de Wit
MWe - voorzitter TBi AVe WMu HRe AWe JKn IKo - notulist LWi
Opening MWe opent om 19.10 uur de vergadering. Notulen vergadering 5 oktober 2009 Pagina 1 Aanpassen datum van de vorige vergadering. Casema heeft om onbekende reden een bedrag van € 4.000,- op de rekening van de VVCM gestort. Aanhouden.
AVe
Vesting accountants heeft een offerte uitgebracht voor een beoordelingsverklaring 2009. Er zullen offertes bij andere accountants (BDO, Flynth) worden opgevraagd in 2010. Aanhouden.
AVe
Het Accountantsadvies over relatie tussen SAB en VVCM is door Ave ontvangen. Ave zal het stuk doorsturen naar TBi en MWe.
AVe
Het activeren van Adwords wordt uitgevoerd nadat de website volledig is ingericht. Om de vindbaarheid te vergroten is het van belang dat de Meta descriptions op de website ingevuld worden. Dit zal circa 14 dagen in beslag nemen. WMu en HRe informeert het bestuur over de kosten. De Tender voor de CCP opleiding zal voor einde van het jaar worden uitgeschreven. Aanhouden. In overleg met de heer Bart van der Kwast en AFAS zijn er aanpassingen verricht in Profit waardoor er nu inzichtelijk is op welke leergang de kosten en baten betrekking hebben. Het programma is volledig ingericht voor financiële rapportages. Aanhouden.
WMu/HRe WMu/HRe
AVe
Het voorstel van de FCIB voor VVCM-leden blijft ongewijzigd; het eerste jaar krijgen VVCM-leden een contributiekorting van 50%. Dit zal worden geformaliseerd. De deal wordt in de volgende editie van de Credit Manager TBi vermeld. Opm. FCIB zendt nieuwe leden als welkom een uitgebreide introductiemap. Een dergelijke presentatie zou ook iets voor de VVCM kunnen zijn. Aanhouden. JKn
MWe en AWe hebben het NACM-congress bezocht. Inhoud van het congres was goed, opkomst was door de crisis matig. MWe zal rond kerst contact opnemen met de NACM om bezien of er in het kader van het lustrum iets voor MWe VVCM-leden valt te regelen. OnGuard heeft aangegeven te willen sponsoren met de Lustrumreis. Dit is afhankelijk van het aantal aanmeldingen. Aanhouden. Pagina 2 Naar aanleiding van het overleg met Robert Half stuurt de vertegenwoordiger mevrouw S. van Eck, een document toe. De enquête zal kritisch worden bekeken en eventueel worden aangepast door GBe en Jan Willem Rikkers. Het Lustrumcie. is wel belangrijk dat de te verkrijgen informatie vergelijkbaar is met de uitkomsten uit de vorige enquete. Dat geeft immers de meeste informatie. CHa heeft geen verzekeringspolissen kunnen vinden. AVe is ook geen rekeningen van verzekeringsmaatschappijen tegengekomen. Er is door GBe indertijd wel een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Navragen bij GBe. Verzekeringspakket zal worden bekeken. Tevens dient er een nieuwe bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering te worden afgesloten voor het SAB. Aanhouden Notulen Algemene Ledenvergadering ligt ter goedkeuring bij MWe. Deze dient gecontroleerd te worden zodat het gepubliceerd kan worden op de website. MWe kijkt de notulen van de ALV spoedig na en stuurt zijn reactie naar het secretariaat. Voortgang Next Level Contract: 5% van de omzet is voor de VVCM. Serge heeft aangegeven dat de resultaten tegenvallen en dat hij daar over wil praten gezien de provisie afspraak. Van belang is dan wel dat Serge / Next Level volledige openheid van zaken geeft.. Het bestuur dient zich hierover te gaan beraden en tevens het contract opnieuw te bekijken.
AVe
MWe
DB
De reactie op het incassoadvies is ingediend. De partijen hebben ook afzonderlijk gereageerd. Pagina 3 Telefoonkosten nakijken voor eventuele reductie. Aanhouden Huishoudelijk reglement, statuten dienen toegevoegd te worden bij aanvraag lidmaatschap via internet en tevens een accordering. Dit dient gekoppeld te worden aan het leden (klanten)dossier. Aanhouden Er wordt gekeken voor een mogelijkheid voor een heisessie bij Bierens. MWe komt terug met een datum.
AVe
TBi
MWe
Het bestuur streeft ernaar om in januari een stagiair aan te nemen. De instituten Bestuur ROC, Ecabo en Hogeschool Utrecht kunnen hiervoor benaderd worden. Er wordt ook een beroep gedaan op de heer J. Gieskens. Een CE-richting is niet vereist. Het mag ook een student zijn die affiniteit heeft met software.
De bestuursleden kunnen binnen hun portefeuille nagaan wat ze verwachten van het CRM systeem. JKn merkt op dat de revisiedatum alleen bij de adresgegevens gemeld wordt. Voor alle overige zaken zou dit bij een opmerkingenveld genoteerd kunnen worden. Dit wordt ingevoerd nadat de stagiair de mogelijkheden is nagegaan. AVe zal voordat de stagiair begint de handleiding van Profit doornemen.
3.
Een opmerking aan het secretariaat: de notulen dienen tijdig bij de bestuursleden aangeleverd te worden. Evaluatie Credit Expo 2009 Locatie In het contract van Next Level met de RAI staat dat de Credit Expo nog 1 maal in het RAI gehouden dient te worden. Euretco in Houten is een aanbeveling voor volgend jaar. Parkeerbeleid Een aantal bezoekers hebben rechtsomkeert gemaakt vanwege de afstand van het parkeerterrein bij Het Kasteel en de beurs. De combinatie regen/afstand was voor veel mensen te veel van het goede. Een centrale ligging en de beschikbaarheid van parkeerplaatsen is een aandachtspunt voor volgend jaar. Standopbouw Volgend jaar wordt iemand ingehuurd voor het verplaatsen van het beursmateriaal van de VVCM naar de beurslocatie. Tevens worden de spullen vervoerd in een busje. Op de dag van de beurs dienen de exposanten, conform de handleiding, in de gelegenheid worden gesteld om materiaal te vervoeren naar de stand. Dit betekent dat er voor de deur gelost moet kunnen worden. Stand Een open stand is uitnodigender en de plek was goed. De stand werd druk bezocht en de bezetting was goed. Echter werd van de flight simulater weinig gebruik gemaakt in tegenstelling tot wat er verwacht werd. De flight simulator was wel een publiekstrekker. Promotiemateriaal Volgend jaar zouden de bezoekers bij de registratie een Keykoord van de VVCM als medeorganisator moeten ontvangen. Het promotiemateriaal dient volgend jaar tijdig besteld te worden. Dit geldt ook voor het bestellen van de inrichting van de stand. Een en ander staat nu vastgelegd in het draaiboek. Sessies De sessies werden goed bezocht. Gezien de aanloop zouden de sessies later mogen beginnen en iets eerder op mogen houden. In de zaal dient een laptop van de VVCM aanwezig te zijn met daarop de presentaties van de sprekers geplaatst, aangezien de beschikbare laptop mankementen vertoonde. Vooraf kan alvast toestemming worden gevraagd voor de plaatsing van de presentatie op de site nadat de beurs heeft plaatsgevonden. Catering
AVe Secr.
Het muntjessysteem is onhandig en de klanten moesten lang wachten. Inschrijvingen bezoekers Inschrijvingen voor leden waren goed. Helaas waren er wederom veel toeleveranciers en was de incassobranche overduidelijk aanwezig. Serge heeft dit jaar een aanzet gedaan om het bezoekersbeleid te verbeteren. Volgend jaar dient het wederom naar te worden gekeken. Serge heeft een lijst rondgestuurd van 213 personen die aangegeven hebben interesse in de VVCM te hebben. Het is onbekend of deze bezoekers naast lidmaatschap ook interesse hebben in één van de opleidingen. WMu maakt de match met het ledenbestand. Hieruit wordt een splitsing gemaakt van niet-leden en bestaande leden. LWi mailt het ledenbestand toe. JKn mailt bestand toe van de heer S. van Groningen.
WMu LWi JKn
De bestaande leden worden benaderd voor de opleidingen na een check of zij deze niet reeds hebben gedaan. De niet-leden worden allereerst benaderd voor een lidmaatschap en aansluitend de opleidingen.
Secr.
De personen die op de lijst vermeld staan worden verdeeld over de Allen bestuursleden en het secretariaat. De personen worden telefonisch benaderd. Het secretariaat houdt de regie van het hoofdbestand en bewaakt de opvolging. De beurskorting van 5% wordt onder de aandacht gebracht. Het lidmaatschap gaat in januari 2010 in. Deze actie dient binnen 2-3 weken afgerond te zijn.
4.
Overig Bestellen visitekaartjes voor HRe. Voorbereiding ALV december 2009 AVe geeft aan dat het van belang is om een klas vol te krijgen van de CCP opleiding in januari. In de begroting is AVe uitgegaan van een break-even scenario. Indien de CCP opleiding in januari 2010 niet doorgaat, raakt dit meteen de financiële situatie van de vereniging. MWe stelt ook voor om het budget bestuurskosten in 2010 te beperken tot 20.000. HRe geeft aan 1 Fte nodig te hebben voor acquisitie om de doelstelling voor een volle klas te kunnen behalen. Het bestuur heeft besloten om de acquisitie te categoriseren als hoogste prioriteit. De volgende acties worden uitgevoerd om ruimte te krijgen voor acquisitie: De vergadering van de Haagse commissie van 1 december a.s. wordt door MWe geannuleerd en de activiteiten rondom deze commissie worden stilgelegd. De invulling van het programma van de nieuwjaarsbijeenkomst worden uitgevoerd door AWe en MWe. IKo neemt contact op met ABN AMRO voor werving van kandidaten voor de opleiding. Straetus B.V heeft een vraag neergelegd voor een korting voor een lidmaatschap van 12 leden. Bestuur staat hier sceptisch tegenover, maar het wordt aangehouden.
Secr.
MWe AWe, MWe IKo
Begroting wordt inclusief de CCP opleiding gepresenteerd.
5.
6.
Tijdens de Algemene Ledenvergadering wordt gezocht naar een reservelid voor de kascommissie. Nieuwjaarsbijeenkomst Op 21 januari 2010 vindt de nieuwjaarsbijeenkomst plaats. MWe, MWe en AWe dragen zorg voor de invulling van het programma. AWe De volgende ideeën zijn tijdens de vergadering gelanceerd: snowworld, karten, volleybal. Vervolg afstemming werkzaamheden secretariaat - bestuur De bestuursleden dienen alert te zijn op de vrije dagen van het secretariaat. Het secretariaat is bereikbaar op het zakelijk telefoonnummer en niet op hun privénummers. Het secretariaat dient alert te zijn op deadlines. MWe stuurt een format actielijst toe om inzicht te kunnen krijgen in de werkzaamheden van het secretariaat.
MWe
De VVCM dient zo spoedig mogelijk een stagiaire aan te nemen. Het bestuur vindt op dit moment de huidige setting er veelbelovend uitzien. Het secretariaat dient haar back-up te definiëren en te bepalen in hoeverre de taken overgenomen (kunnen) worden. Het secretariaat dient te werken vanuit de secretariaat e-mailbox. De bestuursleden worden geacht e-mails te sturen naar de secretariaat e-mailbox.
7.
Invoeren telefoonboom bij de leergangen. De docenten de lijst met telefoonnummers verstrekken van de cursisten.
Secr.
Navragen Elf Provinciën voor het opendoen van de deur beneden in de hal indien een docent verlaat is.
Secr.
Bijzonderheden portefeuilles Opleidingen Het jaarplan wordt aankomende woensdag besproken tijdens de commissievergadering. Daarna wordt het plan rond gemaild naar de bestuursleden voor reactie. De RCM businesscase wordt verder uitgewerkt. Belangrijke focus is nu de persoonlijke verkoop. AVe levert per kwartaal cijfers aan. Jaap van der Plas zal de begroting op zich nemen en in een draaitabel verwerken. Het secretariaat plant afspraken in met de 3 toekomstige rechtendocent(en) Financiën geen bijzonderheden
AVe IKo
Redactie Aanstaande vrijdag vindt de commissievergadering plaats voor de Software Guide 2010. Dinsdag a.s wordt met 4Net de laatste zaken besproken. Op verzoek van Jean Gieskens wordt het Credit management knowlegde base ingevoerd. Tom schrijft een stuk over de Fecma meeting in Dublin voor het magazine. Het bestuur en secretariaat dienen alert te zijn op het discussieforum voor verpakte advertenties. Dit geldt ook voor LinkedIn. Er kan een verwijzing gemaakt worden naar VVCM-site. Discussies op LinkedIn dienen maximaal 2 maanden te blijven staan. Haagse commissie De komende vergadering wordt geannuleerd door MWe. De reactie op het wetsvoorstel wordt op de VVCM site gepubliceerd.
8.
Ledenactiviteiten De commissie is compleet. De volgende personen zijn toegetreden: Silvano Orivini, Robin Vieveen en Marcel Molengraaf. Roy van Dalsum is tevens een optie en zal nog nader worden benaderd door AWe. Op 10 december a.s. komt de commissie bij elkaar. Het Lustrumcommissie moet nog met 1 persoon aangevuld worden aangezien AVe wegens tijdgebrek puur voor de financiën inspringt en niet voor andere taken. In het uiterste geval kan een persoon vanuit commissie ledenactiviteiten toetreden. WVTTK De urenverantwoording voor het VCMB dient nog ingevoerd te worden. TBi zal het VCMB informeren. Er dient een basisovereenkomst opgesteld te worden. MWe neemt dit voor zijn rekening. Er zijn geen reacties binnengekomen op de gepubliceerde profielen voor bestuursleden.
9.
Tradewiss wil waarschijnlijk iets inbrengen bij de FCIB. Sluiting MWe sluit om 22.10 uur de vergadering en dankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid. De volgende bestuursvergadering wordt gepland op maandag 11 januari 2010 in Breukelen. Diner: 17.00 u. Start vergadering: 19.00 uur. Tom is dan Vice-voorzitter. Hij zal op 4 januari 2010 met het secretariaat de agenda opstellen.
TBi
MWe
TBi
