NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Hotel Van der Valk te Breukelen 20 november 2007 Aanwezig:
De heer M. Westhuis De heer G. Bekkers De heer W. Mul De heer T. Bijleveld Mevrouw A. de Rooij Mevrouw C. Harie
Afwezig met kennisgeving: Mevrouw E. ter Linden 1.
2.
MWe GBe WMu TBi ARo CHa ELi
Opening MWe opent om 19.20 uur de vergadering. ELi heeft zich afgemeld, tevens met de mededeling dat ze haar bestuursfunctie ter beschikking stelt. Haar reden van opzeggen heeft met diverse factoren te maken zowel prive als zakelijke. CHA stuurt haar een bedank boeket. CHa Notulen vergadering 9 oktober jl. MWe heeft contact gehad met Serge van Groningen (SvG) inzake de facturatie Credit Expo 2005. Omdat de VVCM en SvG destijds de gemaakte afspraken niet hebben vast gelegd is het nu lastig te achterhalen wat de exacte cijfers zijn. MWe is overeengekomen dat SvG een bedrag van € 2.000,00 gaat betalen. GBe verzorgt de financiële afwikkeling. GBe verzorgt een credit nota en de aanvullende nota. De overige kosten worden geboekt op “Kosten Credit Expo”. Nog niet iedereen heeft de Skype software geïnstalleerd, hierbij het verzoek om dat alsnog te doen.
Allen
CHa heeft de notulen van de ALV ontvangen van GBe, deze moet nog publiceren. CHa pakt dit deze week op.
CHa
MWe heeft nog geen reactie gekregen vanuit Sjoerd v Dijk, inzake de incasso kosten mbt contributie betaling. GBe heeft concept notulen gemaakt voor SAB. Hij doet het verzoek aan de overige bestuursleden deze te bekijken en binnen een week te reageren. GBe mailt de notulen aan de overige bestuursleden.
GBe
CHA heeft op 16 oktober jl. de Bis offerte verzonden aan het DB. In overleg met WMu is besloten om een order te plaatsen voor optie 1 uit de Bis offerte. CHa gaat het regelen met Bis. CHa MWe wil weten wat de aanschaf kosten zijn van de bestaande situatie. Aan de hand van de kosten zal het overnamen bedrag bepaald worden. CHa communiceert de kosten aan MWe. CHa Op dinsdag 6 november jl. is de consultant van Afas in Maarssen geweest voor de inrichting van het financiële deel. Achteraf blijken de consultant en Bart vd Kwast een aantal zaken niet goed te hebben opgepakt. Omdat GBe de coördinator is van de inrichting mbt het financiële deel, gaat hij contact opnemen met AFAS om een vervolg afspraak te plannen. Voor de inrichting van het opleidingsdeel heeft WMu een aantal verzoeken. WMu mailtje deze WMu verzoeken aan GBE.
1
Het is de bedoeling om bij het merkenbureau in Den Haag te zoeken naar een reeds gemaakte registratie door de VVCM. CHA heeft dit niet goed begrepen en gaat het alsnog oppakken. GBe heeft een arbeidscontract gemaakt voor Monique Rottier. Inmiddels is deze door alle betrokkenen getekend en goed gekeurd. MWe wil toch nog proberen de enquête in 2007 door te voeren. Qua opzet is het deels rond. Het is de bedoeling om het de resultaten tijdens de ALV te presenteren. CHa gaat het asap ingang zetten.
CHa
De sollicitatie commissie is nog niet geheel rond. Indien Jan Adriaanse niet kan zou ARo als vervanger willen optreden. Vanuit de opleidingscommissie zijn er kandidaten beschikbaar om zitting te nemen in de sollicitatie commissie. Met Jan Vis afgesproken dat hij zich kosteloos inzet voor de sollicitatie procedure cq. commissie. MWe heeft Joan Knight benaderd als bestuurskandidaat. Zij laat op korte termijn weten of zij als kandidaat bestuurslid beschikbaar is. Omdat MWe en GBe over ongeveer 1,5 jaar moeten aftreden is het van belang dat we tijdig, op zoek gaan naar een geschikte vervangers. Met name voor de functie van penningmeester is het zaak dat wij tijdig starten met overdracht. MWe vindt dat de VVCM zich dient aan te sluiten bij de NEN. In het kader van de uitstraling is het zeker van belang dat we betrokken blijven. Eventuele extra kosten moeten binnen het DB besproken worden. MWe wil van Jean Gieskens een verslag ontvangen met betrekking tot de ontwikkelingen van de NEN. De inhoud van het verslag zal als informatie voor de leden van de VVCM dienen. MWe benadert Jean Gieskens over het aanleveren van een dergelijk verslag. 3.
Evaluatie Credit Expo 2007 Vanuit verschillende hoeken hebben we goede reacties ontvangen. Men heeft de Credit Expo 2007 ten opzichte van de Credit Expo 2006 als positief ervaren. De workshops zijn redelijk goed bezocht. De locatie is heel goed bevallen. De parkeer gelegenheid, de verzorging van de lunch en de borrel waren de enige slechte geluiden. Verder was iedereen zeer tevreden. De opzet was goed, waardoor een goede sfeer gecreëerd werd. De VVCM heeft 12 nieuwe leden mogen inschrijven. De Credit Expo heeft dit jaar 1100 bezoekers gehad inclusief exposanten. Dit aantal is discutabel. Het vermoeden is dat niet iedereen is gescand op de eerste dag. De facturatie van het diner is nog niet helemaal rond. CHA pakt dit asap opzet. Diner is goed ontvangen.
4.
CHa
Voor 2008 zal een andere locatie gekozen worden, omdat de EXPO XXI niet meer beschikbaar is. De RAI in Amsterdam en de jaarbeurs in Utrecht zijn mogelijke opties mits we genoeg exposanten kunnen krijgen. Samenwerking Jaarcongres 2008 Het voorstel van SvG is rond gestuurd. MWe heeft aangegeven dat de spinoff voor de VVCM beter zou moeten. Zoals dit jaar heeft het bestuur gratis toegang inclusief een tafel voor het diner. Het congres vindt plaats op woensdag 19 maart 2008. MWe gaat het bevestigingen aan SvG inclusief MWe deelname CHa.
2
5.
Financiën - cijfers tot en met oktober 2007 Begroting 2008 GBe heeft per mail de begroting aan alle bestuursleden gezonden. Het aantal leden staat nu op 970. GBe stelt voor om de contributie voor 2008 te verhogen met 2%. Dit voorstel wordt door het bestuur geaccepteerd. GBe wil weten of en vooral hoe de kosten verdeeld moeten worden over de verschillende portefeuilles? Omdat niet elke commissie evenredig een beroep doet op het secretariaat en de locatie is het wellicht handig een sleutel verdeling te maken op basis van de uren. Uren doorbelasting is de beste oplossing. De opleidingscommissie, maakt op dit moment, het meeste gebruik van de locatie in Maarssen. GBe geeft een toelichting op de begroting. Baten Geen bijzonderheden Lasten Uit de post ‘diverse’ wordt een bedrag van 2.000,00 euro overgezet naar de post ‘Internet’. GBe mailt de aangepaste begroting aan alle aanwezigen.
GBe
Status acties Bart v/d Kwast Alle boekingen zijn bijgewerkt. Gezien het verloop van de vorige afspraak met Afas dient Bart vd Kwast aanwezig te zijn bij de volgende afspraak. Inrichting AFAS Mede door afwezigheid van GBe zijn een aantal zaken niet goed opgepakt door Bart vd Kwast en de consultant van Afas. GBe gaat een vervolg afspraak maken waar alle partijen weer bij aanwezig zullen zijn.
6.
GBe
CHa geeft aan dat het niet verstandig is Bart vd Kwast als vertegenwoordiger van de VVCM op te laten treden bij derde partijen. Met name bij de inrichting van het financiële pakket is het van belang dat GBe aanwezig is in plaats van Bart vd Kwast namens GBe. Het bestuur is het hiermee eens. ALV 13 december 2007 Locatie Op basis van de ontvangen offertes is de keuze gevallen op het KNVB Hotel, sport & Zalenaccommodatie te Zeist. CHa gaat het per omgaande bevestigen en regelen. Het programma zal een half dagdeel in beslag nemen. We starten om ongeveer 15.00 uur met de algemenen ledenvergadering. Na het officiële gedeelte hebben we te gast Prof. drs. Aarnoud Agricola, hij is hoogleraar parapsychologie & programmamanager bij STIO. Hij gaat vertellen over de kracht van het denken en de intuïtie. We beëindigen de middag met een borrel die begint om 17.30 uur. Na de borrel gaat het bestuur nog ergens dineren. CHa regelt een locatie. In overleg met de bestuursleden is een agenda samengesteld. CHa gaat deze samen met de overige stukken publiceren op de website.
CHa
CHa CHa
3
Voor -
1 december moeten deze stukken op de site staan. Verslag secretariaat Notulen vorige vergadering begroting 2008 benoeming eventuele nieuwe bestuursleden
De gekozen datum van de ALV, 13 december 2007, komt niet goed gelegen qua agenda invulling van MWe. Als MWe niet op tijd is zal TBi hem vervangen. Bestuurslid Michiel de bakker wordt als kandidaat kascommissie voorgedragen. Joan Knight is door MWe benaderd en zal van de week bij haar terug komen. MWe probeert haar op korte termijn te spreken. 7.
MWe
Bijzonderheden diverse portefeuilles Opleidingen GBe vindt dat de brochures voor opleidingen professioneler moeten worden. MWe kent een organisatie die deze dienst online kan verzorgen. MWe stuurt de link rond binnen bestuur. CHa gaat na of het qua kosten een optie is.
MWe CHa
CCP start in januari 2008 zit nagenoeg vol. We hebben vooralsnog 17 kandidaten en een aantal die nog moeten bevestigen. Huidige status qua reacties op de vacature ter vervanging van Jan Vis is dat we drie potentiële kandidaten hebben. - Drs. J. ter Hoeve - Drs. J. Gieskens - Drs. E. Wiebes WMu gaat ook Jan Pasmooij nog benaderen.
WMu
Jean Gieskens is een goede kandidaat echter we moeten kritisch kijken naar de continuïteit en de spreiding qua risico verantwoordelijkheden binnen onze opleidingen. Jean Gieskens heeft op dit moment een behoorlijk prominente rol. Echter uitgangspunt is dat we uiteindelijk gaan voor de beste kandidaat. In december zal de sollicitatie commissie bij elkaar komen om een geschikte kandidaat aan te wijzen en daarbij een knoop door te hakken. Inmiddels is er goed profiel opgemaakt, op basis daarvan zal de keuze gemaakt kunnen worden. Voor algemene uitbreiding cq. vervanging zijn een aantal goede kandidaten naar voren gekomen. Naar aanleiding van een gesprek tussen Ed van de Nol en Jan Vis is besloten om nog een keer om de tafel te zitten met betrekking tot de verdere inzet van Jan Vis binnen de opleidingen. Wellicht dat we naar een constructie kunnen dat Jan Vis voor een paar college avonden per jaar nog ingezet kan worden. Donderdag 22 november a.s. is de PE sessie Basel II. Niet leden worden op een wachtlijst geplaatst met de vermelding dat deelname uitsluitend tegen een hoger tarief mogelijk is. CHa is er voorstander van om intern een standaard regel cq. afspraak te maken met betrekking tot omgaan met gast sprekers die introducés mee willen nemen.
4
CHa stelt voor dat betaalde gast sprekers alleen introducés mogen meenemen tegen betaling en gast sprekers die kosteloos voor de vereniging optreden 1 of 2 introducés kosteloos mogen meenemen. Magazine/Website Saskia van Oirschot is bezig met een onderzoek naar software aanbieders in de huidige markt. Eveline de Jager heeft aangegeven daar ondersteuning in aan te willen bieden. Bij de eerst volgende redactie vergadering zal Eveline de Jager uitgenodigd worden. CHa gaat de foto van MWe aanpassen op de website. TBi heeft besloten de advertentie tarieven voor 2008 niet te verhogen.
CHa
Ledenactiviteiten/planning 2008/Nieuwjaarsbijeenkomst ARo krijgt van het bestuur de portefeuille leden activiteiten toegewezen. Zij kan haar eigen commissie gaan opstarten en voor 2008 planningen gaan maken. De eerste bijeenkomst in 2008 zal zijn de nieuwjaarsbijeenkomst. De nieuwjaarbijeenkomst is bedoeld voor alle commissieleden om het jaar weer goed van start te gaan. De gekozen datum is donderdag 24 januari 2008.
8.
Het is van belang dat we op korte termijn een programma vaststellen zodat de uitnodiging verzonden kan worden. Een aantal opties voor het programma; - koken - bowlen - paintball - snowworld CHa gaat uitzoeken wat de kosten zijn en zal bij het DB en ARo CHa terugkomen. Het is gebruikelijk om alle commissieleden een geschenk te geven. CHa gaat opzoek naar een geschikt cadeau en de datum CHa communiceren. Secretariaat Donderdag 22 november a.s. zitten de DB’s van de VVCM en de VCMB bij elkaar om te praten over de inzet van ons secretariaat, tegen betaling inzake secretariële ondersteuning voor de VCMB. De enige ontbrekende factor is dat de VCMB wil dat haar secretariaat ook zorgt voor de bemensing van stands op beurzen enz. Wij zouden dat via externen kunnen inrichting, waarbij de kosten doorbelast moeten worden. Bij de meeting zullen aanwezig zijn MWe en TBi. Met name de ontwikkelingen zullen besproken worden zoals het bedrijven lidmaatschap ten opzichte van het persoonlijke lidmaatschap, mogelijke integratie van commissies. DB heeft een mailtje ontvangen van Monique Rottier met daarin haar ongenoegen over de praktische invulling van opvang van docenten. Het voorstel is om de klasse oudste een sleutel te geven, als back-up. Het secretariaat zal dan als laatste middel ingezet worden om bij te springen.
5
CHa haalt aan dat het betalingsverkeer niet goed verloopt. De betaalrun wordt niet meer vanuit Bart vd Kwast verzorgt maar vanuit Maarssen. Gebleken is dat het uiteindelijk betalen via de bank in sommige gevallen 4 weken blijft liggen. Ter controle op het betalingsproces wordt een procedure, in overleg met de penningmeester, overlegd. Na verzenden van de betaalrun, neemt Monique Rottier of CHa contact op met GBe of alles in goed orde is ontvangen. Na uiterlijk 3 dagen geeft GBe een terugkoppeling per mail dat er betaald is. Als na een week de betalingen niet zijn verricht, doet CHa daar melding van aan het DB. Binnen het financiële deel van AFAS is het mogelijk om bedragen automatische te incasseren. GBe gaat het inregelen.
GBe
CHa heeft een brief ontvangen van de heren Flierman. Wegens overlijden wil men de factuur van het CM diner niet betalen ad. 25,00 euro pp. CHa heeft hier gemengde gevoelens over onder andere gezien de hoogte van het bedrag. Besloten wordt om de heer Flierman een mailtje sturen met de mededeling dat hij niet hoeft te betalen en dat we hem condoleren met het overlijden. 9.
WVTTK GBe; welke acties gaan we nemen om een derde persoon aan te nemen? MWe heeft weer wat cv’s doorgestuurd aan CHA. Zij gaat afspraken maken zoals de vorige keer. DB wordt hierbij uitgenodigd. MWe; Fecma begroting was niet geheel conform werkelijke situatie. Bleek intern een foutje te zijn. In de begroting was een post die niet acceptabel was. De VfCM wil een internationaal congres organiseren in samenwerking met IvKM en de VVCM. Jan Schneider-Maessen heeft goede contacten met ING Nederland. Hij heeft aangegeven dat hij naar een sponsor bedrag wil van rond 100.000,00 euro. De locatie is nog niet bekend, gezien de mogelijke sponsor zou Amsterdam een optie zijn, echter München is ook mogelijk het voordeel is dat daar een internationaal vliegveld is. Nederland is zeker voorstander van een dergelijk congres. We moeten starten met een werkgroepje op te stellen die internationale onderwerpen gaan bedenken, als voorbeeld heeft MWe de FCIB in China aangehaald. Het is niet de bedoeling dat de ALV van de VVCM of Fecma councilmeeting worden gecombineerd met het congres. Het NACM congress 2008 zal plaatsvinden in week 21 tegelijkertijd met de FECMA meeting in Kopenhagen.
ARo en GBe zullen de Fecma meeting in Parijs bijwonen op vrijdag 23 november a.s. De progress report is niet verstuurd. CHa het progress report samenstellen en deze aan GBe en Valérie mailen. 10. Sluiting
CHa
De vergadering wordt om 23.10 uur gesloten. De volgende vergadering wordt gepland op dinsdag 15 januari 2008 te Maarssen. De vergadering zal starten om 16.00 uur.
6
