NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Motel de Witte Bergen te Eemnes 24 augustus 2004 Aanwezig:
Afwezig:
De heer M. Westhuis – voorzitter Mevrouw C. van Eggelen – secretaris De heer W. Mul De heer J.P. Klaver De heer T. Bijleveld Pascale Jongejans – notuliste De heer G. Kampman De heer G. Bekkers – penningmeester
1.
Opening Mannes Westhuis opent om 16.55 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
2.
Notulen bestuursvergadering 6 juli 2004 De notulen worden goedgekeurd. Wat de actiepunten betreft blijven alle punten van Gertjan staan. Jan Pieter heeft inmiddels met Derk en Erik gesproken en hun persoonlijk bedankt, een brief is niet meer nodig. De OvO voor de docenten zijn klaar. Wim zal in overleg met Carla een datum prikken in verband met het ondertekenen van de contracten door Mannes en Carola. Gerard zal na zijn vakantie een datum prikken om samen met Mannes een gesprek te hebben met Bart van der Kwast. Gerard zal na zijn vakantie de bestuursaansprakelijkheidsverzekering verder oppakken.
3.
CCP en overige opleidingszaken Wim doet verslag van hetgeen er inzake de CCP opleiding allemaal gedaan is de afgelopen weken. De vaart zit er goed in en de opleidingscommissie vordert gestaag. De offerte van Talanton is binnen. De opleiding gaat 80 contacturen duren. Het is de bedoeling om in het eerste kwartaal van 2005 van start te gaan. Vakken: commerciële vaardigheden, Algemene economie, bedrijfseconomie (inclusief wiskunde en statistiek), boekhouden, credit management. De kosten voor het “maken” van de opleiding (het schrijven van het studiemateriaal) zijn begroot op € 20.000 - € 25.000. E-learning is er ook in opgenomen en zal een tijdsbesparing in gaan houden van zo’n 20 tot 25%. Voor overige kosten zijn inschattingen gemaakt. Totaal verwacht Wim een investering te moeten doen van € 30.000 tot € 35.000, hetgeen wel inhoud dat er een vraag ligt om budgetvergroting. Wim heeft rekening gehouden met afschrijving in drie jaar. Dan zouden er per jaar minimaal 15 cursisten mee moeten doen die tussen de € 1.500 - € 1.600 cursusgeld gaan betalen. De algemene mening is dat dit bedrag laag is. Voorstel is om toch rond de € 2.250 te gaan positioneren. Om aandacht aan de opleiding te geven stelt Wim voor om ons eigen magazine te gebruiken en de website. Jean Gieskens heeft goede contacten bij Kluwer en via hem zal geprobeerd redactioneel aandacht te krijgen in een aantal relevante bladen. Op het Credit Management Symposium van 23 september zal middels posters op de stand en “flyer” aandacht gevraagd worden. Er wordt vooralsnog besloten om zoveel mogelijk in eigen beheer te doen. Het doel is om minimaal 15 cursisten binnen te halen en te starten.
1
Er staan flink wat actiepunten om uit te voeren. Het meeste werk ligt bij Talanton. Deze kunnen eind september opleveren. Jan Pieter stelt de vraag of er marktonderzoek gedaan is. Wim geeft aan dat er geen specifiek marktonderzoek gedaan is, maar dat de CCP eigenlijk ontstaan is uit het feit dat in de afgelopen twee jaar er veel mensen zijn afgewezen voor de CCM opleiding in verband met een te lage of niet relevante opleiding op credit management gebied. Deze zouden eerst een CCP opleiding kunnen doen. Er zijn nu ongeveer 10 potentiële kandidaten uit deze afschrijvingen. In de Credit Manager nummer 3 is ruimte gereserveerd om een wervende tekst te schrijven voor de CCP opleiding. Wim geeft ook nog aan dat mocht het niet gaan lukken om een klas met 15 studenten vol te krijgen de diverse onderdelen zeer goed gebruikt kunnen worden voor een of tweedaagse cursussen/workshops. Er is ook nog gesproken over differentiatie in honoraria van de docenten. Voor het bestaande docentenkorps (waarvan men voor het grootste gedeelte gebruik wil gaan maken) kan dat niet. Voor “nieuwe” docenten zou dat wel overwogen kunnen worden, rekening houdend met het niveau van de docent. Andere opleidingszaken: Rien heeft voorgesteld om Ed van der Nol als voorzitter van de opleidingscommissie te benoemen. Hij heeft al bij Ed gepeild of hij daar interesse in heeft en deze is erg enthousiast. Vanwege Ed’s gezondheid is het wel zaak dit goed te monitoren. Voorstel is om Ed eerst een paar maanden met Rien mee te laten draaien. Het verdient ook voorkeur om de opleidingscommissie verder uit te breiden en nieuwe commissieleden te werven. Wim wil ook graag het standpunt van het bestuur weten inzake het feit dat een aantal commissieleden ook doceren aan de CCM opleiding (en straks misschien aan de CCP opleiding). Het bestuur is van mening dat als dit niet meer dan 1 a 2 avonden behelst dit geen probleem mag vormen. Wel waarschuwt zij om te waken voor het hellend vlak en dat de groep niet als totaliteit een belang creëert. Tevens roept Wim alle bestuursleden op om suggesties aan te dragen inzake geschikte docenten. 4.
Voorbereiding “Heidesessie” Tom, Mannes en Pascale hebben voorafgaand aan de bestuursvergadering overleg gehad over de inrichting van deze dag. Als aanzet hiertoe heeft Pascale een notitie geschreven. Na 15 september volgt een uitgewerkte agenda, maar nu kan alvast aangegeven worden dat de ochtend besteed wordt aan het bepalen van een missie, visie en doelstellingen, waarna in de middag verder gesproken zal worden over activiteiten en organisatie. Dit alles zal plaatsvinden op woensdag 13 oktober 2004.
5.
Lustrum Carola krijgt het woord. Op 6 september is er overleg met de lustrumcommissie. In dat overleg zullen de sponsorpakketten bepaald worden en de dagindeling. Het secretariaat is op dit moment bezig met het maken van een lijst met bestaande en potentiële sponsoren. Deze zullen allemaal een brief ontvangen met daarin uitleg over de pakketten. Zo’n pakket kan bijvoorbeeld bestaan uit het geven van een actieve workshop, waarbij de zaalhuur dan voor rekening komt van de sponsor.
2
Carola heeft onderzoek gedaan naar het gebruik van stemkastjes. Voor 100 stuks betaal je € 2.500. Omdat de kastjes maar een half uurtje gebruikt worden is dat een erg dure aangelegenheid. Carola zal naar een andere oplossing zoeken. Zij verwacht in de volgende bestuursvergadering een draaiboek klaar te hebben. De brief die Mannes heeft geschreven om een aantal evenementen aan te kondigen aan de sponsors komt onder dit punt ook aan bod. Er wordt gediscussieerd op welk tijdstip en in welke volgorde deze brieven verstuurd moeten gaan worden. Er wordt besloten dat Mannes zijn brief ombouwt tot korte aankondiging waarbij twee bijlagen zijn gevoegd, waarin in de ene uitgebreid aandacht voor de sponsorpakketten voor het lustrum en in de andere bijlage VVCM goes west wordt toegelicht. Het middag/avond seminar wat voor maart 2005 gepland staat en het wellicht tweedaagse evenement in de Rai in het najaar 2005 zal hij in de brief kort aanhalen. Hij zal deze brief voorleggen aan Carola en zij zal deze na haar goedkeuring doorsturen naar het secretariaat voor versturing aan de sponsoren. 6.
Regio activiteiten Op 30 september is de bijeenkomst in het PSV stadion. Het is Jan Pieter’s bedoeling om voorafgaand aan deze bijeenkomst de regiocoördinatoren bij elkaar te roepen voor een overleg. Pascale geeft aan dat er op ook nog een bijeenkomst aangekondigd staat voor 21 oktober in de Rai Amsterdam. Jan Pieter zal bij Mirjam Geerlofs checken of deze doorgaat.
7.
3e Nationaal Credit Management Symposium Deze is gepland op 23 september a.s. De VVCM heeft hier een stand. Deze wordt gedeeld met Robert Half. Eveline zal aanwezig zijn namens het secretariaat. Zij zal ook aan Mannes terugkoppelen wie er van het bestuur en de commissies aanwezig zullen zijn op dit symposium. Op de stand zal met name de CCP onder de aandacht gebracht worden. Jan Vis levert in de eerste week van september een aantal steekwoorden aan. Carla zal hiermee naar PXL gaan. PXL maakt wervende tekst op 1 A-4 en wervende poster (low budget). Deze zullen door Mannes en Carola beoordeeld worden.
8.
Ledenwerving Het CFO magazine heeft geen nieuwe leden opgeleverd. Het effect op de naamsbekendheid is niet te meten. De bijsluiter in de laatste Credit Manager 3 nieuwe leden. Stof ter discussie voor de “heidesessie”.
9.
Magazine Tom heeft 4 augstus jl. een gesprek gehad met Pieter Postmus. Geert de Vries gaat redactioneel weer meedoen vanaf nummer 4 en de redactie is uitgebreid met 1 dame. Er is in de redactie gesproken over de lay-out. Tom heeft aangegeven dit graag te willen koppelen met de lijn die het bestuur daarin uitzet. Ook heeft hij Pieter gevraagd om de deadlines voor een heel jaar vast te leggen. Het algemene gevoel bij de redactie is dat het blad meer vakinhoudelijk moet worden. Het voorstel is om de pagina’s verenigingsnieuws op de website te plaatsen en in het magazine 1 pagina aandacht aan de vereniging te besteden. Ook stelt men voor om niet meer het hele blad op de website te plaatsen maar uitsluitend de inhoudsopgave. Hierover volgt discussie. De mening van het bestuur is om het blad er wel in zijn geheel op te plaatsen maar dan wel echter de ledenservice (dus alleen toegankelijk voor leden). Motivatie: soms zoek je wel eens een oud artikel maar heb
3
je de nummers niet meer in je bezit, dan is het makkelijk om via internet dit artikel op te zoeken. Nummer 3 staat voor publicatie op 8 oktober en nummer 4 op 17 december. Tom stuurt de notulen van de bestuursvergadering door naar Pieter. Hierover ontstaat discussie, omdat er in de notulen veel zaken staan die niet relevant zijn voor de redactie. Er wordt besloten dat Tom de notulen voordat hij ze doorstuurt naar Pieter eerst censureert. Als Pieter bepaalde zaken belangrijk vindt om aan de leden te melden dan zal hij daarvoor eerst toestemming aan Tom vragen. Tom zal tevens aan Pieter om geheimhouding vragen inzake de bestuursnotulen. 10. 11. 12.
Voorlopige cijfers Spreken voor zich. Bij deze de vraag aan Gerard om voor het 3e kwartaal een update te geven. FCIB Mannes gaat inzake de twee voorstellen nog verder in conclaaf. Wordt vervolgd. Wvttk en rondvraag Notitie effectief vergaderen. Carola maakt sjabloon voor de bestuursleden. Deze zullen twee weken voorafgaand aan elke bestuursvergadering een verslag doen van de zaken die spelen of gespeeld hebben in de afgelopen periode. Deze update via het secretariaat laten verspreiden. Verder is de notitie duidelijk en gaan we conform deze aan de slag. Pascale is nog steeds met de Incasso bezig. Is een erg zure appel, maar wel belangrijk om daar nu goed doorheen te bijten, zodat het volgend jaar wat sneller en soepeler kan verlopen. Zij zal bij Bart van der Kwast een aantal data opvragen inzake de bespreking met Mannes en Gerard.
13.
4
Sluiting Mannes sluit om 19.00 uur de vergadering. De volgende vergadering wordt gepland voor maandag 27 september 2004 om 16.00 uur in Motel de Witte Bergen te Eemnes.
ACTIEPUNTENLIJST NAV BESTUURSVERGADERING 6 juli 2004 Datum
ACTIE PUNT
DOOR WIE
April 04 April 04
Jan Pieter Gertjan en Tom
April 04 April 04 April 04 April 04 Juli 04 Juli 04
Dianne Goes benaderen Opleverdoelen en budget maken inzake samenwerking website – magazine Concept voor CM ivm aandacht voor vacatures Intranet via website Magazine plaatsing op website, aantal hits OvO datum ondertekenen prikken FCIB lidmaatschap verder bespreken. Gesprek met Bart van der Kwast
Juli 04 Juli 04 Aug 04 Aug 04 Aug 04
Heidag aankleden Bestuursaansprakelijkheidsverzekering Draaiboek lustrum Check 21 oktober bij Mirjam Nat Symposium, diversen
Aug 04 Aug 04 Aug 04 Aug 04
Censuur notulen en geheimhouding Pieter Update cijfers Sjabloon effectief vergaderen CCP werving
Aug 04
Brief t.b.v. sponsoren
Volgende vergadering Invulling ALV Restyling logo etc.
5
Gertjan Gertjan Gertjan en Tom Wim Mannes Gerard en Mannes Mannes en Tom Gerard Carola en Gerard Jan Pieter Mannes, Carola, Eveline Tom Gerard Carola Wim, Secretariaat, Mannes en Carola Mannes
EINDDATUM
Okt 04 Sept 04 Sept 04 Sept 04 Sept 04 Sept 04 Sept 04 Okt 04 Sept 04 Sept 04
Sept 04
