Notulen bestuursvergadering OV- OBS De Vogels
Datum:
28 oktober 2014
Locatie:
Schoolgebouw De Vogels
Tijd:
19.30u
Aanwezig:
Kim Ancion (voorzitter), Jeroen van der Meulen (penningmeester/secretaris), Naomi van der Meij , Sophie van der Hooft,
Afgemeld:
Brenda Schalkwijk, Christine Robben, Kristel Bakel (leerkracht), Maartje Zondervan (leerkracht).
1.
Vaststelling agenda. Geen additionele punten.
2.
Notulen ALV en reguliere actiepunten. Geen vragen of opmerkingen over de notulen van de ALV. Actiepunten regulier overleg: Samenwerking met MR: Besproken wat er voor nu belangrijk wordt gevonden in de aansluiting met de MR. In eerste instantie zullen we ons richten op de notulen en het bijwonen van vergaderingen. Opzet van voorstel is dat dit wederzijds is. AP Kim: mail naar MR sturen met bovenstaand voorstel. Draaiboeken zijn op Joppendag na compleet. AP Kim: mail naar Brenda met verzoek deze aan te leveren Sint feest is eerstvolgende grote evenement. AP Kim: doorsturen draaiboek naar Sophie Regulier overleg schooldirectie: Een eerste structurele overleg tussen de OV (Kim en Christine) en de schooldirectie heeft plaatsgevonden. Zowel school als de OV is zeer positief over deze structurele manier van elkaar treffen om lopende en/ of actuele zaken aan te kaarten en te bespreken. Afspraak gemaakt dat iedere vrijdag na een bestuursoverleg dit overleg zal plaatsvinden. Eerstvolgende overleg is vrijdag 31 oktober. De Sligropas moet worden vervangen en op naam van Kim komen. AP Kim Ontbreken leerlingenlijst. Er is tot op heden nog geen leerlingenlijst door school aangeleverd waardoor de brieven voor de vrijwillige ouderbijdrage nog niet zijn verstuurd. Verschillende ouders hebben via de OV de vraag gesteld waar de brieven blijven. School werkt met een nieuw systeem van waaruit er nog geen digitale lijst gedraaid lijkt te kunnen worden. Het is de OV aangelegen om de brieven zsm te versturen aangezien er uitgaven voor grote activiteiten moeten worden gedaan terwijl
er nog geen financiële middelen van dit schooljaar zijn binnengekomen vanuit de vrijwillige ouderbijdrage. Daarnaast wil de OV een mogelijk aanstaande klachtenstroom voor zijn. Indien noodzakelijk zal de OV de school vragen op een andere manier dan via het nieuwe systeem de leerlingenlijsten te sturen. Eea zal vrijdag 31 oktober met de schooldirectie worden besproken. AP Kim: vrijdag 31 oktober bespreken met schooldirectie wanneer systeemprobleem is opgelost zodat leerlinglijsten zsm aangeleverd kunnen worden aan penningmeester. Indien niet op korte termijn mogelijk dan de school vragen voor een andere oplossing zorg te dragen. Daarnaast bespreken hoe en welke communicatie er naar de ouders kan gaan ivm de vertraging.
3.
Evaluatie van de activiteiten van afgelopen periode: ALV: Een prettig verlopen overleg waarbij de OV door de afwezigheid van ouders vlot door de te bespreken punten kon lopen. Daarnaast heeft het volledige bestuur kennis kunnen maken met de nieuwe kascommissie; is de werkwijze besproken en is de kascommissie tijdens het overleg officieel benoemd. Koffieochtend: verschillende ouders hadden zich via de inschrijfformulieren bij de klassen aangemeld. Zowel nieuwe ouders op school van groepen 1 en 2 als nieuwe ouders van instromers in de hogere groepen als “bestaande ouders” waren aanwezig. Nadat de voorzitter Kim wat algemene zaken over de OV had verteld ontstond er een levendig gesprek tussen de ouders onderling tijdens de verdere kennismakingsronde. Door de diversiteit aan aanwezige ouders over de verschillende groepen binnen school (zowel onder als bovenbouw) kwamen veel voor de school, leerlingen en ouders interessante onderwerpen aan bod. De persoonlijke manier van kennismaken en het grote informatieve karakter maakten deze koffieochtend wederom tot een succes. Lerarenlunch: met dank aan bestuurslid Brenda stond er woensdag 15 oktober een geweldige lunch voor alle leraren en OV leden klaar. Een prima gelegenheid voor de leraren en ov leden om eens met elkaar bij te praten.
4.
Brieven ouderbijdrage. Zie voor status als hierboven beschreven. De inhoud van de brieven zal voor dit schooljaar worden aangepast. AP Jeroen maakt hiervoor een opzet
5.
Schoolse zaken Ingekomen mail: Zowel via de directie als direct bij de OV is er een aanmelding voor deelname aan de OV binnengekomen. Vanuit de voorzitter is er communicatie geweest met betreffende ouder over welke rol een bestuurslid binnen de OV van OBS De Vogels vervuld. De OV is altijd op zoek naar helpende handen. De interesse wordt zeer op prijs gesteld. Nav ingekomen mail en invulling viering Sint feest: OBS De Vogels en de OV volgen de maatschappelijke discussie rondom het Sintfeest en de Pieten. Een gepaste viering binnen deze discussie waarbij rekening gehouden wordt met de verschillende meningen is hetgeen nagestreefd wordt. AP Kim: invulling maatschappelijke Pieten discussie bespreken met schooldirectie om uniforme denkwijze te krijgen en zo het Sinterklaas voor een ieder een feest te maken.
6.
Komende activiteiten: Ouderavonden: Deze staan ingepland voor donderdag 27 november en dinsdag 2 december. De OV zal deze avonden koffie en thee schenken voor de ouders. AP Kim: maken inventarisatie wie wanneer kan komen helpen (2 per avond) Sinterklaas: Kim en Sophie pakken de actiepunten rondom dit feest met de rest van de Sintcommissie op. Er zijn nog veel openstaande eindjes als het gaat om de invulling van de rol van Sinterklaas en zijn Pieten op de dag zelf. Alle praktische zaken zoals het aanschaffen van de cadeaus, de aanschaf van het strooigoed, de versiering, de traktaties etc zijn reeds verdeeld of worden zsm opgepakt. AP Sophie: overleg plannen met Sintcommissie leden vanuit school op openstaande eindjes rondom de aanwezigheid van de Sint op school af te stemmen. AP Sophie: op basis van draaiboek maken overzicht van (openstaande) taken Versieren/ opruimen/ inpakken rondom Sint en Kerst; AP Kim: maken inventarisatie wie wanneer kan helpen. Kerstviering 18 december: Tot op heden is de kerstcommissie vanuit de OV nog niet ingevuld. AP Kim: vragen om vrijwilliger, bij uitblijven zal Kim een bestuurslid vragen deze taak op zich te nemen.
Volgende bestuursvergadering inclusief leerkrachten is dinsdag 9 december om 19.30 uur
Actiepuntenlijst
Onderwerp
Wie
Status/ Deadline
Maken opzet handboek OV
Sophie
Open/ volgende vergadering
Banden OV en medezeggenschapsraad nog niet bepaald meenemen naar volgende vergadering
Kim
Open/ volgende vergadering
Brenda
Open/ volgende vergadering
Gebruik van rest bar zomerpleinfeest door leerkrachten van te voren melden bij OV
Maartje/ Kristel
Open/ volgende vergadering
Doorsturen draaiboek Sinterklaas naar Sophie zodat Sophie planning kan gaan voorbereiden
Kim
Open/ zsm
Checken met school wat er structureel met de moestuin en bakken op het kleuterplein gaat worden gedaan
Maartje
Open/ volgende vergadering
Bespreken met Jan Willem hoe oud papier proces verloopt. Feedback mee terug in vergadering voor evt. aanpassingen
Maartje
Open/ voor volgende vergadering
Vragen of Jolanda lokaal voor Streetdance les van Rockschool kan aanvegen voorafgaand aan de lessen op woensdag
Kristel
Open/ zsm
Vervanging bankpas, aanpassen naam op bankpassen
Jeroen
Open
Inventarisatie onderwerpen voor MR
Brenda/ Sophie
Open
Navraag versturen leerlingenlijsten tbv kunnen versturen van de brieven voor de vrijwillige ouderbijdrage en schoolreis. Jeroen stuurt mail en Kim bespreekt met schooldirectie 31/10
Jeroen/Kim
Open
Mail naar MR met voorstel voor samenwerking
Kim
Open
Opleveren draaiboek Joppendag
Brenda
Open
Sligro pas vervangen en op naam Kim zetten
Kim
Open
Nieuwe opzet brieven ouderbijdrage
Jeroen
Open
-
Draaiboeken compleet maken: o Joppendag- Brenda
Maatschappelijke Pieten discussie bespreken met schooldirectie
Kim
Open
Maken inventarisatie wie de komende 2 maanden met welke activiteit kan komen helpen (ouderavond, versieren, weghalen versiering, kerstviering).
Kim
Open/ zsm
Maken nieuwe afspraak Sint commissie school om open eindjes af te stemmen
Sophie
Open/ zsm
Maken overzicht openstaande taken Sintviering op basis van draaiboek
Sophie
Open/ zsm
Besluitenlijst Notulen worden voortaan door Sophie gemaakt Bedrag voor Sint cadeaus kunnen naar max 1,50 Kopieercode voor de OV is 0909
Kalender voor okt en nov en dec 2014 Onderwerp
Datum
OV etentje
Vrij 7 november
Schoen zetten
Dag nog niet definitief
Sint versieren
21 vrijdag november
Ouderavonden
27 november en 2 december
Sinterklaas
Vrij 5 december
Sint opruimen
Maandag 8 december
Kerst versieren
Woensdag 10 december
Kerst opruimen
Vrijdag 19 december
