Notulen bestuursvergadering OV- OBS De Vogels
Datum:
9 december 2014
Locatie:
Schoolgebouw De Vogels
Tijd:
19.30u
Aanwezig:
Kim Ancion (voorzitter), Jeroen van der Meulen (penningmeester/secretaris), Naomi van der Meij , Brenda Schalkwijk, Sophie van der Hooft, Kristel Bakel (leerkracht), Maartje Zondervan (leerkracht).
Afgemeld:
Christine Robben
1.
Vaststelling agenda. Geen additionele punten.
2.
Geen vragen of opmerkingen over de notulen van de vergadering van 28 oktober 2014 Actiepunten: Handboek OV is af en wordt voor review gemaild naar Kim. Samenwerking met MR: er is een mail gestuurd naar de MR door Christine. Tot aan vergadering van 9 december nog geen reactie ontvangen. Wel is bekend wanneer de eerst volgende MR vergadering zal zijn. Te weten 12 februari 2015. Kim en Christine zullen aansluiten. AP allen: doorsturen gewenste te bespreken onderwerpen voor MR naar Kim en Christine voor 1 februari. Draaiboeken zijn compleet. AP kim: draaiboeken op Onedrive zetten. De moestuinbakken op het kleuterplein worden voortaan door Francine van SKO onder handen genomen. De inkomsten voor het oudpapier wordt niet optimaal mogelijk benut. Dit komt omdat de oud papierbak niet structureel iedere dag, de hele dag buiten wordt gezet. AP Kim: bespreken Harriët wie hier verantwoordelijk voor is of indien geen verantwoordelijke deze aangewezen kan worden. Het streetdancelokaal is nog steeds vies. AP Kim: structurele oplossing met Harriët bespreken. Nav actiepunt over de leerlingenlijst voor de ouderbijdrage is er het volgende besloten over het moment van versturen: leerlingen die i nstromen tot 1 januari gaan mee met de grote mailing in sept/ okt. Leerlingen die na 1 januari instromen krijgen de brief mee tijdens het intakegesprek.
3.
Evaluatie van de activiteiten van afgelopen periode: Ouderavond: Besloten dat voor het koffiezetten tijdens de ouderavonden de OV voortaan de eerste ronde klaarzet en daarna niet meer de hele avond aanwezig is. AP Kim: bespreken Harriët Sinterklaas: Het Sint feest was weer een groot succes. Feedback van de leerli ngen, leraren en ouders was zeer positief. Ook de Sint en zijn 2 pieten waren weer erg enthousiast. Punten ter verbetering zijn: -
De binnenkomst van de Sint kan iets feestelijker, nu stonden de Sint en zijn Pieten er opeens. Volgend jaar wellicht de pieten vooruit sturen en de kinderen liedjes laten zingen. De begroting van Sint feest kwam niet helemaal uit. AP Jeroen: volgende vergadering review Draaiboek van de Sint updaten met details van Sintfeest van 2014 zodat Sint feest gemakkelijker gekopieerd kan worden. AP Sophie: updaten draaiboek Sint.
4.
Financiën ouderbijdrage: Rond 65% heeft begin december reeds betaald. Zeer goed resultaat gezien het late versturen van de brieven. AP Jeroen: bekijken mogelijkheid versturen van een algemene mail met verzoek tot betalen ipv individuele uitgeprinte brieven (voor schooljaar 2015/2016).
5.
Schoolse zaken Versierbeleid: op verzoek van de schooldirectie cq brandweer is er nav het opvolgen van brandveiligheidsregels eea aangepast tav het versierbeleid in de school. Zo wordt er voor Sint en Kerst enkel versiert in de centrale hal beneden en boven en worden versieringen enkel langs de wanden opgehangen. Daarnaast wordt er zoveel mogelijk gebruikt gemaakt van geïmpregneerde versiering. Dit alles om de (brand)veiligheid te waarborgen. AP Kim: evalueren/ feedback vragen Sint en Kerst versiering in vergadering met Harriët. Vervanging Maartje en Kristel in OV tijdens hun verlof: besloten dat vervanging niet nodig is. Schoolse zaken zullen door Kim in het reguliere overleg met Harriët na iedere OV bestuursvergadering worden besproken. Vliko: zie oud papier bij actiepunten Taken verdelen: Sophie schrijft na iedere activiteit een stukje voor de VV. AP Sophie: bespreken met Xandra wanneer de VV’s uitgestuurd worden in 2015 en wanneer de tekst uiterlijk aangeleverd dient te worden. Kim blijft verantwoordelijk voor kaartjes, cadeautjes etc. bij bijzondere gebeurtenissen.
6.
Komende activiteiten: Kerst: planning en uitvoering in handen van Naomi en Brenda. Geen bijzonderheden, voorbereidingen verlopen naar wens. Joppendag: planning en uitvoering in handen van Brenda en Kim. Vanuit school zijn Jan Willem en Anja aanspreekpunt. Gewenst thema is Jambo Afrika. AP Kim: voorleggen voorstel thema aan Harriët. (Inmiddels bekend dat thema is goedgekeurd). AP Jeroen: check budget, bespreken volgende vergadering.
Rondvraag: Brenda: het is opgevallen dat het dak onder het kleuterplein lekt. AP Kim: bespreken Harriët.
Volgende bestuursvergadering is maandag 26 januari om 19.30 bij Naomi
Actiepuntenlijst
Onderwerp
Wie
Status/ Deadline
Doorsturen handboek OV voor review naar Kim
Sophie
Open/ volgende vergadering
Banden OV en medezeggenschapsraad nog niet
Kim
Open/ volgende vergadering
Doorsturen onderwerpen voor MR naar Christine en Kim voor 1 februari
Allen
Open
Draaiboeken op Onedrive zetten
Kim
Open
Bespreken Harriet verantwoordelijke voor oud papierbak zodat deze beter ingezet kan worden
Kim
Open
Het lokaal tbv streetdance activiteit Brede School is voor aanvang les nog steeds vies. Bespreken Harriet wie zorg kan dragen voor tijdige schoonmaak
Kim
Open
Tijdens ouderavonden zal OV niet meer gehele avond aanwezig zijn voor koffiezetten. Bespreken met Harriet.
Kim
Open
Review budget Sintfeest 2014
Jeroen
Open/ volgende vergadering
Update draaiboek Sinterklaas
Sophie
Open
Bekijken versturen algemene mail tbv ouderbijdrage ipv individuele brieven
Jeroen
Open
In vergadering Harriet feedback vragen Sint en
Kim
Open
Check budget Joppendag
Jeroen
Open/ volgende vergadering
Dak onder kleuterplein lekt. Bespreken met
Kim
Open
Brenda
Done
Maartje/ Kristel
Done
bepaald meenemen naar volgende vergadering.
Kerstversiering nav nieuwe versierbeleid
Harriet -
Draaiboeken compleet maken: o Joppendag- Brenda
Gebruik van rest bar zomerpleinfeest door leerkrachten van te voren melden bij OV
Doorsturen draaiboek Sinterklaas naar Sophie
Kim
Done
Maartje
Done
Maartje
Done
Vragen of Jolanda lokaal voor Streetdance les van Rockschool kan aanvegen voorafgaand aan de lessen op woensdag
Kristel
Done
Vervanging bankpas, aanpassen naam op
Jeroen
Done
Inventarisatie onderwerpen voor MR
Brenda/ Sophie
Open
Navraag versturen leerlingenlijsten tbv kunnen versturen van de brieven voor de vrijwillige ouderbijdrage en schoolreis . Jeroen stuurt mail en Kim bespreekt met schooldirectie 31/10
Jeroen/Kim
Done
Mail naar MR met voorstel voor samenwerking
Kim
Done
Opleveren draaiboek Joppendag
Brenda
Done
Sligro pas vervangen en op naam Kim zetten
Kim
Done
Nieuwe opzet brieven ouderbijdrage
Jeroen
Done
Maatschappelijke Pieten discussie bespreken
Kim
Done
Maken inventarisatie wie de komende 2 maanden met welke activiteit kan komen helpen (ouderavond, versieren, weghalen versiering, kerstviering).
Kim
Done
Maken nieuwe afspraak Sint commissie school
Sophie
Done
Sophie
Done
zodat Sophie planning kan gaan voorbereiden Checken met school wat er structureel met de moestuin en bakken op het kl euterplein gaat worden gedaan Bespreken met Jan Willem hoe oud papier proces verloopt. Feedback mee terug in vergadering voor evt. aanpassingen
bankpassen
met schooldirectie
om open eindjes af te stemmen Maken overzicht openstaande taken Sintviering op basis van draaiboek
Besluitenlijst Leerlingen die instromen tot 1 januari gaan mee met de grote mailing in sept/ okt. Leerlingen die na 1 januari instromen krijgen de brief mee tijdens het intakegesprek Geen vervanging nodig voor Kristel en Maartje tijdens verlof. Schoolse zaken zullen door Kim met Harriet worden opgenomen Sophie schrijft na iedere activiteit een stukje voor de VV
Kalender voor januari, februari 2015 Onderwerp
Datum
Joppendag
Vrijdag 13 februari
