Notulen 10 november 2011, ouderraad Aanwezig: Sander, André, Chris, Annamarie, Bernard, Ellen Afgemeld: Jeroen, Karin -
-
-
-
Inventariseren rondvraag; o Enquete schoolgruiten; Op basis van overwegend positieve reacties van ouders komt projectgroep tot het volgende voorgenomen besluit: viermaal per week fruit meenemen naar school, onder, midden en bovenbouw doen mee. Aanmelden bij de organisatie van schoolgruiten, want school commiteert zich daarmee aan dit initiatief. Streven per 1 januari 2012 te starten. Voorgenomen besluit wordt aan MR (512) en directie (Carla, 2-12) voorgelegd ter goedkeuring. o Denktank: weer kinderdenktank opzetten voor een nader te bepalen thema, leuk voor bevorderen creativiteit en initiatief, voorleggen aan directie. Ingekomen stukken; o Diverse formulieren Schoenmaatjes (enkele zaken overhandigd aan Annamarie, rest in postbak ouderraad) o Cursussen per e-mail, wanneer relevant doorgestuurd naar Carla van W. Goedkeuring notulen vorig overleg; o Geen op- of aanmerkingen: notulen goedgekeurd Terugkoppeling overleg Carla; o Overleg geweest op 3 oktober. Kort gesproken over schoenmaatjes. Octopus verkeersvoorzieningen liggen in handen van MR, ouderraad wordt gevraagd om mee te denken en te participeren in het communicatietraject. Op de website van het Octopus traject is compleet stappenplan te vinden. Ouderavond agenda doorgesproken. o Volgende overlegmomenten: 18 november (André+Ellen), 9 februari, vrijdag 13 april, 14 mei, 9 juli. Evaluatie activititeiten afgelopen periode (inclusief ouderavond); o Ouderavond wat is blijven hangen: gruitenavond, goed bezocht, discussie over schoolreisje, tijdsindeling onmogelijk aan te houden door te laat aangeleverde en te lange presentaties. Geen uitnodiging vooraf uitgegaan naar alle ouders met functie die om 7 uur bij elkaar zouden komen. Voor volgend jaar wordt door André draaiboek opgesteld, waarin tijdigheid aanleveren presentaties belangrijk thema is en strak aanhouden van tijd, zodat er voldoende gelegenheid is voor vragen en discussie. o Koffie-ochtend voor nieuwe ouders, waar Annamarie bij was. Vier ouders langsgeweest, waavan twee niet bij Montessori. Weliswaar nog klein
-
-
maar wel leuke vorm van promotie, Carla van W. heeft veel aandacht hieraan gegeven en de ouders rondgeleid. Suggestie: voor volgende koffie-ochtend promotie via de lokale weekbladen. o Klussendag: niet doorgegaan, inventarisatielijst klussen begin oktober verstrekt, na herfstvakantie bleek lijst te weinig gevuld om daar een dag voor te organiseren. Ondertussen waren ouders al opgeroepen om mee te doen. Leerpunten: klussenlijst eerder laten inventariseren (was nu ongeveer maand van tevoren overhandigd aan school), eerder lijst(en) beoordelen voorafgaand aan oproep aan ouders, meerdere lijsten neerhangen, waar ook ouders klussen kunnen aanmelden? Met team zal worden besproken hoe inventarisatie in toekomst beter kan worden opgezet en draaiboek daarop aanpassen. Afspraken communicatie per e-mail vanuit ouderraad (aanleveren, bcc verzending, wanneer prive-mail adres in mail vermelden); o Akkoord voor e-mail protocol zoals besproken in de vergadering dwz: Iedere ouder of teamlid kan een concept opstellen en per mail versturen naar ouderraad e-mail. Secretaris checkt op leesbaarheid, selecteert uit de inventarisatielijst de juiste e-mail adressen. Gevoelige onderwerpen worden eerst beoordeeld door minimaal een tweede lid van het dagelijks bestuur en ter advies voorgelegd aan directie. Mail wordt verstuurd AAN ouderraad en BCC naar alle aangeschrevenen. Secretaris zorgt ook voor doorzending mailing naar directie, ter informatie (tenzij directie andere wensen hierover heeft) Afspraken bijhouden inventarisatielijst (waar opgeslagen, wie beheert, hoe wijzigingen aanleveren); o Discussie over hoe wijzigingen in leerlingenbestand worden bijgehouden. Voorstel is om met secretariaat (Marjon) af te spreken om maandelijks mutaties aan ouderraad door te geven, zodat inventarisatielijst is bij te werken (bellen en mailen Bernard); o Sander heeft database opbouw gemaakt, die we vanaf nu kunnen gebruiken. Moet nog wel uitgepuzzeld worden hoe we dit bereikbaar maken en hoe e.e.a. beveiligd moet worden. Voorlopig beheer verbeterde excellijst door secretaris, de anderen geven wijzigingen door (bijv. opgekomen deelnemers aan een activiteit) o In geval meegegeven formulieren niet worden ingevuld of leeg retour komen wordt er van uitgegaan dat de betreffende ouders geen tijd of belangstelling hebben. o Gezien effectiviteit van vergaring dit jaar ook volgend jaar via de teamleden inventarisatieformulier op papier geven aan de ouders.
-
-
-
☼
o Willen verzoek maken naar de klassenouders om op klasniveau georganiseerde activiteiten met deelnemende ouders terug te koppelen naar ouderraad, zodat aan eind van jaar ook waardering is terug te koppelen naar de ouders. Afspraken meelopen/overdragen activiteitencommissie (tijdige start hiervan belangrijk) o Dit punt over de kerstvakantie heen tillen o Gedachtes, één of meer ouderraadleden betrekken bij een activiteit, of Annamarie als mentor. Andere optie is ouders die actieve rol willen vervullen te koppelen aan teamlid, waarmee rol van ouderraad van organiserend verschuift naar coördinerend. Financiële zaken; o Oproep voor ouderbijdrage is verspreid, 17 % is inmiddels binnen o Techniektorens: indien sponsor meedoet voor € 1000, hebben we ruim € 4000 binnen en komen torens binnen bereiken. Fondsmeter wordt door man van Ellen in elkaar gezet. o Kascommissie heeft verslag van vorig jaar goedgekeurd. o Plan om geld binnen te halen voor torens met veiling op de kerstmarkt van kerstspullen. Status acties (zie lijsten hieronder); Rondvraag; Voor volgende vergadering op agenda zetten: o genoemde activiteiten ouderavond en bijzonderheden/activiteiten die ouders op inventarisatielijst vermeld hebben gezamenlijk bespreken en kijken wat we nog dit jaar of anders volgend jaar op de agenda kunnen zetten Volgende datum (27-1-2012 bij Annamarie) en afsluiting Doorlopende Actielijst ouderraad vergaderingen
No.
Actie
Door wie
Wanneer
Gereed
8
Organiseren training dammen op school (afhankelijk resultaat actie 7)
Jeroen
1-11-2011
gereed
14
Initieel contact leggen met Espeq en ROC voor klussen op school. Er wordt voor Carla een lijst van mogelijke contactpersonen opgesteld.
André
1-8-2011
André belt op 23-9 ivm noodzakelijke begeleiding (levert de school die)
16
Draaiboek Schoenmaatjes opstellen, samen met Nicolette. September wordt startmaand.
Annamarie
1-11-2011
16-18 november inleveren in HHW 17
Draaiboek klussendagen opstellen, reactie op concept
Sander samen met Chris
1-11-2011
26
Alle leden naar ouderraad e-mail adres foto + kort stukje sturen
Allen
30-6-2011
Nog Sander en Karin
28
Overdrachtsprotocol voorzitter afronden
André
15-11-2011
Loopt
30
Draaiboek avondvierdaagse opstellen
Annamarie
31-12-2011
33
Kennismakingsavond tussen ouderraad en team aan begin schooljaar organiseren (ouderavond om 19u)
Ouderraad => Carla
1-9-2011
Actie vanuit school (zie verder)
34
Ouderraad kalender vergelijken met website en correcties doorgeven aan webredactie
Bernard
15-10-2011
gereed
35
Lijst laatste klussendag toesturen naar Sander, Chris en André
Bernard
1-10-2011
gereed
36
Voor ouderavond poster maken + presentatie
André
29-9-2011
gereed
37
Enqueteformulier voor ouderavond laten uitdraaien
Bernard
29-9-2011
gereed
38
Poster maken voor klussendag 29 oktober
Annamarie
29-9-2011
nvt
39
Sander elastieken meenemen voor schoenendozen actie (als dit mag)
Sander
14-11-2011
gereed
40
Verbeterpunten voorbereiding klussendag uit overleg met Carla verwerken in draaiboek
André
15-12-2011
41
Met secretariaat school afspreken dat maandelijks mutaties in leerlingenbestand worden doorgegeven
Bernard
1-12-2011
☼
Doorlopende Actielijst overleg schoolleiding
No.
Actie
Door wie
Wanneer
Gereed
2
Aangedragen issues rond ouderparticipatie binnen team bespreken
Carla
1-7
gereed
3
Kennismakingsmoment actieve oudergeledingen en team organiseren (ouderavond om 19u)
Carla
15-9
gereed
4
Suggesties voor enquete participatiebereidheid ouders
OR
15-9
gereed
5
In peiling houden wanneer inspraakronde bestemmingsplan rondom Montessori start => verzoek aan MR dit te bewaken
André
1-10
gereed
8
Plannen halinrichting aan ouders beschikbaar stellen. Marcelle Overbeek gekoppeld aan Elma voor ideevorming => denktank kinderen?
Carla
1-11
10
Brieven opstellen fondsenwerving
André + Bernard
1-11
11
Avond voorbereiden van denktank activiteiten, daarvoor ouders uitnodigen die hebben aangegeven mee te denken of activiteiten op inventarisatielijst, datum prikken
André + Carla
18-11
12
Verzamelen klussen evalueren en verbeteringen afspreken
André + Carla
18-11
13
Met Carla e-mail protocol ouderraad bespreken
André
18-11
♫
Besluitenlijst
No.
Besluiten
Voor wie
Wanneer
1
Actie a la schoenmaatjes overdragen naar ouderraad, in plaats van naar school
VZ
6-1-2011
2
Elke vergadering gedetailleerd financieel overzicht bespreken met de leden
Penningmeester
19-5-2011
3
Kalender website leidend
Allen
22-9-2011
