Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Surat Masuk

DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Samarinda No. 26 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 3. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 17 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda

KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memahami tentang proses Penanganan Surat Masuk 2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Surat Masuk 3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Surat Masuk

KETERKAITAN

PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Data-data pendukung 2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor

PERINGATAN 1. Keterlambatan Distribusi menyebabkan terlambatnya informasi 2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib yang mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu

PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Surat Masuk 2. Buku Agenda 3. Kartu Kendali Hal : 1 / 34

No

Kegiatan

1

JFU mengecek jenis surat masuk dari instansi /masyarakat (Lengkap, Tertutup, Rahasia) JFU Menentukan kode Klasifikasi, Indeks dan memilah Surat (Penting/Tidak Penting) JFU Memverifikasi surat dan mengisi keterangan pada lembar disposisi

2

3

4

5

6

7

8

JFU Menyampaikan surat kepada Sekretaris kemudian di paraf dan diteruskan kepada kepala badan kepala badan membuat disposisi sesuai bidang yang di tunjukan dan diberikan kembali kepada JFU JFU Menerima Surat yang telah di disposisi dan memberikan kode unit pengolah sesuai disposisi, nomor urut, kartu kendali, mencatat dalam lembar pengantar Kasubbag memverifikasi berkas surat masuk, jika tidak sesuai maka dikemabalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke JFU JFU mengarsip dan menyampaikan Surat sesuai dengan disposisi dan Surat diterima unit pengolah

JFU

Pelaksana Kasub Sekretaris bag

Tidak

Kepala Badan

Kelengkapan

Mutu Baku Waktu

Berkas Surat masuk

5 menit

Surat masuk

Berkas Surat masuk

5 Menit

Kode Klasifikasi , Jenis Surat

Berkas Surat masuk,Lembar disposisi Berkas Surat masuk,Lembar disposisi Berkas Surat masuk,Lembar disposisi Berkas Surat masuk,Lembar disposisi

2 menit

Penyaluran Surat

5 menit

5 menit

Lembar Disposisi dan Tanda Terima dan paraf Sekretaris Disposisi Surat

5 menit

Kode Pengarsipan Surat

Berkas Surat 15 Menit masuk,Lembar disposisi Ya

Output

Surat masuk

10 Menit

Verifikasi Surat

Arsip surat masuk

Hal : 2 / 34

Kete rangan




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Surat Keluar

DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Samarinda No. 26 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 3. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 17Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda KETERKAITAN

KUALIFIKASI PELAKSANA 4. Memahami tentang proses Penanganan Surat Keluar 5. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Surat Keluar 6. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Surat Keluar

PERINGATAN 1. Keterlambatan Distribusi menyebabkan terlambatnya informasi 2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib yang mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu

PENCATATAN DAN PENDATAAN 4. Surat Keluar 5. Buku Agenda


Hal : 3 / 34

No

Kegiatan

1

JFU membuat surat keluar sesuai dengan jenis surat yang di mintakan, dan menyerahkan ke kasub.bag Kasub.bag memverifikasi berkas surat keluar, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke Sekretaris Sekretaris memverifikasi berkas surat keluar, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar paraf dan diserahkan ke kepala badan Kepala Badan memverifikasi berkas surat keluar, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar ditandatangani dan diserahkan ke JFU JFU memberikan nomor surat sesuai dengan jenis surat tersebut

2

3

4

4

5

JFU mengarsip surat keluar dan mendistribusikan ke SKPD yang terkait.

JFU

Pelaksana Kasub Sekretaris bag

Kepala Badan

Kelengkapan

Mutu Baku Waktu

Output

Berkas Surat keluar

20 menit

Konsep Surat keluar

Berkas Surat keluar

20 Menit

Surat Keluar

Berkas Surat keluar

20 menit

Surat Keluar

Berkas Surat keluar

20 menit

Surat Keluar

Berkas Surat keluar

5 menit

Surat Keluar

Berkas Surat keluar

10 menit

Arsip Surat keluar

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Hal : 4 / 34

Kete rangan




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Pembuatan Surat ijin Cuti

DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda 2. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1976

KUALIFIKASI PELAKSANA 7. Memahami tentang proses Pembuatan Surat ijin Cuti 8. Memiliki kemampuan dalam Pembuatan Surat ijin Cuti 9. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Pembuatan Surat ijin Cuti

KETERKAITAN


PERINGATAN 1. Pembuatan dan pengurusan surat ijin cuti agar dapat tepat waktu 2. Pengadministrasian surat yang tidak tertib akan mengakibatkan informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu

PENCATATAN DAN PENDATAAN 6. Surat Ijin cuti 7. Buku Pengajuan Cuti

Hal : 5 / 34

No

Kegiatan

1

Pemohon membuat surat Pengajuan Ijin Cuti kepada JFU

2

JFU Memeriksa kesesuaian waktu cuti , kelengkapan berkas dan menghitung jumlah cuti yang bisa diambil JFU membuat surat cuti yang kemudian di berikan kepada kasubbag

3

JFU

Pelaksana Kasubbag Sekretaris

Tidak

4

5

kasubbag memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di paraf kemudian dilanjutkan ke Sekretaris Sekretaris menandatangani Surat pengantar cuti yang akan dilanjutkan ke BKD.

Ya

Kepala Badan

Mutu Baku Kelengkapan Waktu Buku Tanda 5 Menit terima

Output Usul Cuti

Berkas Cuti

15 Menit

Konsep Cuti

Data pegawai (PNS) Berkas Cuti

30 Menit

konsep cuti

15 menit

Konsep Cuti

Berkas Cuti

5 Menit

Konsep Cuti Surat Pengantar Cuti Arsip dan tanda terima Surat Pengantar Cuti

6

Kepala Badan menandatangani Surat pengantar surat Cuti dan dikembalikan ke JFU

Berkas Cuti

15 menit

7

JFU mengarsip surat cuti dan mengirim Surat Pengantar Cuti Ke BKD.

Berkas Cuti

20 Menit

Hal : 6 / 34

Kete rangan




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Permintaan Makan Minum Kegiatan Rapat atau Tamu

DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda

KUALIFIKASI PELAKSANA 10.Memahami tentang proses penanganan permintaan makan minum kegiatan rapat atau tamu 11.Memiliki kemampuan dalam penanganan permintaan makan minum kegiatan rapat atau tamu 12.Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Permintaan Makan Minum Kegiatan Rapat atau Tamu

KETERKAITAN


PERINGATAN 8. Pengajuan Kebutuhan Harus Sesuai Dengan apa yang Dibutuhkan 9. Laporan Penggunaan Harus Dilaporkan ke Bagian Umum

PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Surat Pengajuan 2. Surat Pengantar 3. Laporan Hal : 7 / 34

No

Kegiatan

1

JFU memberikan pengajuan kepada bagian umum untuk keperluan kebutuhan Bagian umum merekap semua kebutuhan sesuai dengan pengajuan dan memberikan rekapan ke kasubbag Kasubbag memverifikasi berkas pengajuan, jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke Sekretaris untuk diparaf Sekretaris memberi paraf pada surat pengajuan dan dikembalikan ke bagian umum Bagian umum berkoordinasi dengan JFU yang memberikan pengajuan Bagian umum menyiapakan sesuai kebutuhan yang tertuang dalam surat pengajuan JFU membuat laporan pertanggung jawabang

2

3

4

5

6

7

JFU

Pelaksana Bagian Kasubbag Umum

Sekretaris

Kelengkapan

Mutu Baku Waktu

Berkas, Dokumen

30 menit

Berkas, Dokumen

30 Menit

Berkas, Dokumen

15 Menit

Berkas, Dokumen

10 Menit

Berkas, Dokumen

5 Menit

Berkas, Dokumen

5 Menit

Berkas, Dokumen

2 Jam

Output

Kete rangan

Surat Pengajuan

Tidak

Ya

Laporan

Hal : 8 / 34




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

DASAR HUKUM 1. Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah no 38 tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 17 tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah KETERKAITAN 1. SOP Perbaikan Sarana dan Prasarana

KUALIFIKASI PELAKSANA 13. Memahami tentang pemeliharaan sarana prasarana 14. Memiliki kemampuan dalam pemeliharaan sarana prasarana 15. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait

PERINGATAN 1. Sarana dan prasarana yang dipelihara meliputi : - Sarana : gedung, toilet, ruang rapat, musholla, dll - Prasarana : AC, mesin fotocopy, komputer, server, dan peralatan IT lainnya, kendaraan, dll 2. Pemeliharaan / perawatan yang dilakukan dapat dikerjakan oleh pihak ketiga (rekanan) melalui proses lelang atau penunjukan langsung

PENCATATAN DAN PENDATAAN 10. Daftar Peralatan yang di rawat 11. Jadwal Perawatan 12. Daftar Periksa 13. Kartu Historis Peralatan 14. Laporan Kerusakan


Hal : 9 / 34


Mutu Baku Kelengkapan Waktu

No

Kegiatan

1

Membuat daftar sarana dan prasarna yang dirawat sesuai kondisi yang ada

Daftar sarpras

2 Hari

2

Menyampaikan daftar sarana dan prasarana yang dirawat ke Kasubbag. Jika ada revisi maka di perbaiki. Kegiatan pemeliharaan sarana prasarana yang perlu dilakukan oleh pihak ketiga, dapat diajukan sesuai RKA. Membuat jadwal perawatan sarana prasarana dan ajukan ke Kasubbag untuk diperiksa Kasubbag memeriksa jadwal perawatan sarana prasarana. Jika ada revisi, maka diperbaiki Menyampaikan jadwal perawatan sarana prasarana ke Sekretaris untuk diparaf. Jika ada revisi maka di perbaiki Menyampaikan jadwal perawatan sarana prasarana ke Kepala Badan untuk ditandatangani. Jika ada revisi maka di perbaiki dan kembali ke Kasubbag

Daftar sarpras

1 Hari

Daftar sapras yg dirawat Draft Jadwal perawatan

1 jam

Draft Jadwal

10 menit

Persetujuan

Draft Jadwal perawatan

20menit

Jadwal perawatan


20 meniti

Jadwal perawatan

3

4

5

6

JFU

Kepala Badan

Tidak

Output

Keterangan

Daftar sarpras yang dirawat Daftar sarpras yang dirawat

Ya

Tidak

Tidak Ya

Tidak Ya

Hal : 10 / 34

No

Kegiatan

7

Kasubbag menginstruksikan JFU untuk melaksanakan dan memantau pelaksanaan perawatan / pemeliharaan sarana dan prasarana Mengisi kartu historis peralatan berkaitan dengan perawatan dan perbaikan yang dilakukan dengan diketahui oleh user Mengarsip semua laporan pemeliharaan / perawatan sarana dan prasarana

8

9

JFU


Kepala Badan

Mutu Baku Kelengkapan Waktu Jadwal perawatan

Sesuai jadwal

Kartu Historis Peralatan

2 jam

Data perawatan

1 jam

Output

Keterangan

Pelaksanaan Pekerjaan

Arsip laporan

Hal : 11 / 34




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Perbaikan Sarana dan Prasarana

DASAR HUKUM 3. Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah no 38 tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah no 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 17 tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah

KUALIFIKASI PELAKSANA 16. Memahami tentang penanganan perbaikan sarana prasarana 17. Memiliki kemampuan dalam penanganan perbaikan sarana prasarana 18. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait

KETERKAITAN


PERINGATAN 3. Sarana dan prasarana yang dipelihara meliputi : - Sarana : gedung, toilet, ruang rapat, musholla - Prasarana : AC, komputer, mesin fotocopy, server, dll 4. Perbaikan yang dilakukan dapat dikerjakan oleh pihak ketiga (rekanan) melalui proses lelang atau penunjukan langsung

PENCATATAN DAN PENDATAAN 15. Laporan Kerusakan

Hal : 12 / 34

No

Kegiatan

1

Menerima laporan kerusakan sara na dan prasarana dari user atau pe tugas yang melakukan aktifitas pemeliharaan Menindaklanjuti laporan kerusak an dengan pengecekan kondisi dil apangan Menyampaikan ke Kasubbag untuk dapat diproses perbaikan lebih lanjut Melakukan analisa apakah di perbaiki secara internal atau menggun akan pihak ke 3

2

3

4

JFU

Pelaksana Kasubbag

Tidak

Sekretaris

Mutu Baku Kelengkapan Waktu Draft Jadwal 2 Hari perawatan

Output

Laporan Kerusakan

1 Hari

Daftar Jadwal

10 menit


1 Hari

Draft Jad wal pera watan

Keter angan


Ya

5

Seketaris menerima laporan dan hasil analisa kasubag untuk perbaikan oleh pihak ke 3 maka melalui proses pengadaan perbaikan (Lihat SOP Pengadaan Barang/Jasa)


1 Hari

Jadwal p erawatan

6

Pelaksanaan perbaikan sesuai jenis kerusakan yang terjadi hingga selesai kemudian JFU Melakukan pemeriksaan hasil pe kerjaan (Lihat SOP Pemeriksaan dan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang / Jasa)

Surat Perintah Kerja

Sesuai jadwal

Berita Acara Pemeriksaan

SOP Penga daan Bara ng/Jasa

Hal : 13 / 34

No

Kegiatan

JFU

Pelaksana Kasubbag Rumah Tangga

Kabag Umum


7

Mengarsip semua laporan dan data perbaikan sarana dan prasarana

Laporan dan Dokumen

10 Menit

8

Mengisi kartu historis peralatan berkaitan dengan perawatan dan perbaikan yang dilakukan dengan diketahui oleh user

Kartu Historis Peralatan

2 jam

9

Mengarsip semua laporan pemeli haraan sarana dan prasarana

Data perawatan

1 jam

Output

Keterangan

arsip

Arsip laporan

Hal : 14 / 34


PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU


Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Mutasi Barang Inventaris

DASAR HUKUM 4. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 5. Perwali Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sarana dan Prasarana Kerja

KUALIFIKASI PELAKSANA 19. Memahami tentang penanganan administrasi barang inventaris 20. Memiliki kemampuan dalam pengoperasian SImda Barang 21. Memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dengan semua pihak terkait

KETERKAITAN 2. SOP Penanganan Surat Masuk 3. SOP Pemeliharaan Barang Sapras


PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Ketidaktelitian dalam penyusunan usulan mutasi barang inventaris 16. Daftar budget menyebabkan ketidaksesuaian anatar usulan dengan kondisi yang ada 17. Kartu Inventaris 18. Simda Barang

Hal : 15 / 34

No

Kegiatan

1

JFU /Pengurus Barang menyusun daftar barang inventaris yang akan mutasi Kasubbag memcermati dan mengoreksi daftar barang yang akan dimutasikan sesuai dengan peruntukannya Sekretaris dan Kepala Badan memeriksa usulan mutasi barang inventarisasi jika setuju ditanda tangani, jika tidak sesuai maka dikembalikan untuk diperbaiki JFU/Pengurus Barang menerima usulan mutasi barang inventaris dan menyiapkan pencatatan dalam kartu dan nomor inventarisasi JFU/Pengurus Barang menyiapkan berita acara mutasi barang untuk diserahkan kepada Bagian terkait JFU/Pengurus Barang membuat laporan mutasi barang dan menginput dalam SIMDA Barang Kasubbag mencermati dan memeriksa laporan mutasi barang inventarisasi dan menyampaikan kepada Sekretaris Sekretaris dan Kepala Badan memcermati dan memeriksa laporan, jika sesuai ditandatangani, jik tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki dan memerintahkan JFU untuk menyampaikan

2

3

4

5

7 8

9

Pengurus Barang/JFU


Tidak

Ya

Tidak

Ya

Kepala Badan

BPKAD


Output

Daftar KIB

1 hari

Daftar Mutasi Barang

30 menit

Daftar rencana mutasi barang

20 menit

Daftar mutasi final

Daftar mutasi

10 menit

BA Mutasi Barang

Daftar mutasi dan dokumen

1 Jam

Tanda Terima

BA Tanda terima mutasi Konsep Laporan

30 menit 15 menit

Konsep Laporan Disposisi

Laporan

5 menit

Laporan Final dan disposisi

Keterangan

Daftar Usulan Disposi

Hal : 16 / 34

10

11

kepada BPKAD dan Bagian terkait BPKAD menerima laporan yang ditandatangani

telah

Laporan

1 jam

JFU/Pengurus Barang mengarsipkan laporan mutasi barang inventaris

Laporan

5 menit

Tanda terima dan arsip arsip

Hal : 17 / 34




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Pengelolaan Barang Inventaris Gudang

DASAR HUKUM 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Teknis Barang Milik Daerah 6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 7. Perwali Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sarana dan Prasarana Kerja


KETERKAITAN 4. SOP Penanganan Surat Masuk 5. SOP Pemeliharaan Baran Sapras


PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Ketidaktelitian dalam penataan administrasi barang inventarisasi di gudang 19. Kartu Inventaris Setda menyebabkan ketidaksesuaian anatar barangmasuk dan keluar di 20. Simda Barang Gudang Setda Hal : 18 / 34

Penerimaan Barang Inventarisasi

JFU/Benda harawan Barang

No

Kegiatan

1

JFU/Bendaharawan Barang menerima barang inventarisasi/atk dengan memeriksa tanda terima barang sesuai dengan jumlah,jenis barang, klasifikasi barang, nilai rupiah dll sesuai dengan ketentuan Kasubbag menerima laporan barang inventaris/atk masuk dengan memeriksa sesuai data barang masuk

2

3

4

5

6

Sekretaris memeriksa laporan barang inventarisasi/atk jika setuju ditanda tangani, jika tidak sesuai maka dikemabalikan untuk diperbaiki JFU/Bendaharawan Barang mengentry inventarisasi barang/atk dalam simda barang sesuai dengan ketentuan JFU/Bendaharawan Barang menyusun/menata inventarisasi barang sesuai dengan catalog gudang JFU/Bendaharawan inventarisasi barang

Barang

mengarsip

Pelaksana Kasubbag

Sekretaris

Kelengkapan

Mutu Baku Waktu

Output

SPK Barang

2 jam

Tanda Terima

Daftar Barang Masuk

30 menit

Laporan

Laporan barang

20 menit

Daftar Barang Masuk

Data barang

10 menit

Data Barang

2 Jam

Barang masuk di SIMDA Barang Tersimpan

Dokumen Data Barang

15 menit

Keterangan

Tidak Ya

Arsip barang

Hal : 19 / 34

Pengeluaran Inventarisasi Barang/ATK

JFU/Benda harawan Barang


Penerima Barang


Output

No

Kegiatan

1

JFU/Bendaharawan Barang menerima surat perintah pengeluaran barang dari Kepala Bagian Umum untuk ditindak lanjuti

Surat Perintah

15 menit

2

JFU/Bendaharawan Barang memeriksa surat perintah pengeluaran barang untuk disesuaikan dengan persediaan barang

Surat /Dokumen

30 menit

Rencana Terima Barang

3

JFU membuat surat penyerahan barang/tanda terima dengan mencatat jumlah dan jenis barang dll sesuai dengan klasifikasi barang Penerima barang menerima barang dan memeriksa kondisi barang

Surat /dokumen

1 jam

Surat /Dokumen

1 jam

Tanda terima dan arsip Tanda terima

Surat /dokumen

1 jam

4

5

JFU mencatat barang keluar dalam SIMDA Barang dan mengarsipkan dokumen

Tidak

Ya

Keterangan

arsip

Hal : 20 / 34




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Pengusulan dan Penghapusan Barang Inventaris

DASAR HUKUM 8. Peraturan Daerah Kota Samarinda Nomor 09 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda 9. Peraturan Daerah Kota Samarinda Nomor 50 tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Walikota Samarinda Nomor 09 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Samarinda 10. Perwali Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sarana dan Prasarana Kerja


KETERKAITAN 6. Manual Mutu 7. SOP Penanganan Surat Masuk 8. SOP Pemeliharaan Baran Sapras


PERINGATAN 5. Pengusulan dan penghapusan barang inventaris ini jika tidak dibuat tidak dapat penggantian barang inventaris baru

PENCATATAN DAN PENDATAAN 21. Daftar budget 22. Kartu Inventaris Hal : 21 / 34

Hal : 22 / 34

Pengurus Barang/ JFU

No

Kegiatan

1

JFU / Pengurus Barang menerima laporan permintaan penghapusan barang inventaris dan melaporkan ke Kasubbag untuk ditindak lanjuti Kasubbag menerima laporan dan dianalisa sebagai bahan tindak lanjut dan memerintahkan Pengurus Barang/JFU untuk pencatatan penghapusan barang JFU/pengurus barang mencermati dan mengoreksi daftar usulan/daftar barang rusak untuk membuat daftar pengusulan dan penghapusan barang inventarisasi Kasubbag memeriksa daftar usulan penghapusan barang, jika sesuia dengan ketentuan diparaf, jika revisi/perbaikan maka dikembalikan Sekretaris memeriksa daftar usulan penghapusan barang, jika sesuai dengan ketentuan ditandatangani, jika revisi/perbaikan maka dikembalikan Kepala Badan memeriksa daftar usulan penghapusan barang, jika sesuai dengan ketentuan ditandatangani JFU/Peggurus barang mengirim daftar penghapusan barang ke BPKAD

2

3

4

5

6

7

8

JFU/Pengurus Barang mengarsip penghapusan barang inventarisasi

usulan


Kepala Badan


Output

Surat Permintaan

15 menit

Disposisi

DPA/Daftar Kebutuhan

5 menit

Disposi

Surat permintaan

1 hari

Daftar Usulan

Konsep Daftar Usulan

10 menit

Daftar usulan diparaf

Daftar Usulan

10 menit

Usulan Final

Daftar Usulan

10 menit

Usulan Final

Surat Pengantar daftar usulan Surat Pengantar dan

20 menit

Tanda Terima

5 menit

arsip

Keterangan

Tidak

Ya Tidak

Ya

Hal : 23 / 34

daftar Usulan

Hal : 24 / 34




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Pelaporan Absensi Eletronik

DASAR HUKUM 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 2. Peraturan Walikota Nomor 21 Tahun 2015 tentang perubahan kedua atas Peraturan Walikota Samarinda Nomor 9 Tahun 2014 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Samarinda.

KUALIFIKASI PELAKSANA 28.Memahami tentang proses Pelaporan Absensi 29.Memiliki kemampuan Komputerisasi dan Finger Print

KETERKAITAN

PERALATAN / PERLENGKAPAN 19. Data-data pendukung 20. Komputer / printer Alat Tulis Kantor

PERINGATAN 23. Tidak tertibnya administrasi Kepangkatan akan mengakibatkan tertundanya hak pegawai

PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Print out Absensi

Hal : 25 / 34

Pelaksana

Mutu Baku

Kete rangan

No

Kegiatan

1

JFU mengambil data bulanan absensi print out pada mesin finger

Finger Print

5 Menit

Print Out Absensi

2

JFU menyerahkan hasil print out ke Kasubbag untuk meminta VErifikasi dan melaksanakan kompilasi data JFU menyerahan hasil verifikasi lengkap dengan data fisik pendukung untuk diparaf sekretaris, jika lengkap dilaksanakan kompilasi data, jika kurang dikembalikan Kepala Badan mengesahkan laporan print out finger print lengkap dengan data pendukung

Data pegawai (PNS)

30 Menit

Print Out Absensi

Data Kompilasi

120 Menit

Hasil Validasi

Data Kompilasi

20 Menit

Pengesahan print out

Data Kompilasi dan Tanda Terima)

5 menit

Arsip dan tanda Terima

3

4

5

JFU mengirimkan data hasil kompilasi dan mengirimkan kepada Badan Kepegawaian Daerah

JFU

Kasubbag

Sekretaris

Tidak

Kepala Badan

BKD

Kelengkapan

Waktu

Output

Ya

Hal : 26 / 34



BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat

DASAR HUKUM 3. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 4. Peraturan Pemerintah No.12 Tahun 2002 tentang perubahan Peraturan Pemerintah No.99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil.

KUALIFIKASI PELAKSANA 30.Memahami tentang proses Pembuatan Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat 31.Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat 32.Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat

KETERKAITAN


PERINGATAN 24. Tidak tertibnya administrasi Kepangkatan akan mengakibatkan tertundanya hak pegawai

PENCATATAN DAN PENDATAAN 2. Surat Kenaikan Pangkat

Hal : 27 / 34

Pelaksana No

Kegiatan

1

JFU memeriksa penjagaaan pegawai akan kenaikan pangkat

2

JFU Membuat surat pemberitahuan mengenai pegawai yang akan naik pangkat

3

4

5

6

7

Kasubbag memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan, jika benar surat diparaf kemudian dilanjutkan ke kabag Sekretaris memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di tandatangani kemudian dilanjutkan ke kepala Badan Kepala Badan memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di tandatangani kemudian dilanjutkan JFU (SOP Surat Keluar) JFU menerima berkas kekurangan kenaikan pangkat mengirim Surat Pemberitahuan kepada pegawai yang akan naik pangkat pengantar beserta Berkas kenaikan pangkat ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda JFU membuat dan mengirim Surat Pengantar lengkap dengan berkas KENPA ke BKD dan meminta tanda terima

JFU

Kasubbag

Mutu Baku

Sekretaris

Kepala Badan

Tidak Ya

Kelengkapan

Waktu

Kete rangan Output

Buku Penjagaan Kenpa Data pegawai (PNS)

5 Menit

Pegawai akan KENPA

10 Menit

Surat

Data pegawai (PNS)

15 Menit

Surat

Data pegawai (PNS)

15 menit

Surat

Data pegawai (PNS)

15 menit

Surat

Surat dan Kelengkapan KENPA

10Menit

Surat Kenaikan pangkat

Dokumen Kenpa

10 Menit

Tanda terima

Tidak

Ya

Hal : 28 / 34




Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala

DASAR HUKUM 5. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 6. Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri sipil

KUALIFIKASI PELAKSANA 33.Memahami tentang proses Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala 34.Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala 35.Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala

KETERKAITAN


PERINGATAN 25.Tertundanya Penerbitan Kenaikan Gaji Berkala PNS mengakibatkan tertundanya hak-hak Kenaikan Gaji Berkala PNS

PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Berkas Kenaikan gaji berkala 2. Penjagaaan KGB

Hal : 29 / 34

No

Kegiatan

1

JFU memeriksa buku penjagaan pegawai diusulkan untuk Kenaikan Gaji Berkala (KGB) JFU Meneliti / mengecek berkas usulan sesuai syarat-syarat kenaikan gaji berkala JFU Membuat Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala dan dilanjutkan ke kasubbag Kasubbag memverifikasi berkas Surat Usulan jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka dilanjutkan ke Sekretaris Sekretaris memverifikasi berkas surat usulan jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka diparaf dan diserahkan ke Kepala Badan Kepala Badan memverifikasi berkas surat usulan jika tidak sesuai maka dikembalikan, jika sudah benar maka ditanda tangani dan diserahkan ke JFU JFU Mengirim Surat pengantar kenaikan gaji berkala kepada BKD untuk diproses. JFU mengarsip surat pengantar

2

3

4

5

6

7

8

JFU


Kepala Badan

Tidak Ya

Tidak

Kelengkapan Buku Penjagaan

Mutu Baku Waktu 5 menit

Output Pegawai yg KGB

Berkas kenaikan gaji berkala Data pegawai (PNS)

15 Menit

Pegawai yg KGB

15 menit

Rancangan Keputusan KGB

Data pegawai (PNS)

5 menit

Rancangan Keputusan KGB

Data pegawai (PNS)

5 menit

Keputusan KGB

Data pegawai (PNS)

5 menit

Keputusan KGB

Data pegawai (PNS)

10 menit

Surat

5 menit

Tanda Terima penerimaan berkas Arsip KGB dan

Kete rangan

Ya

Tidak

Ya

Tidak Ya

Hal : 30 / 34

dan mengrimkan berkas kenaikan gaji berkala

Kenaikan gaji berkala

Tanda Terima

Hal : 31 / 34


PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Judul SOP

Kepala Badan

Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD)

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran 36.Memahami tentang proses Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Fungsi dan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Badan Perencanaan Perjalanan Dinas (SPD) Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda. 37.Memiliki kemampuan dalam Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat 2. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perubahan Perjalanan Dinas (SPD) kedua atas Peraturan walikota Samarinda Nomor 03 Tahun 2011 tentang 38.Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait Pembuatan Pedoman pelaksanaan Perjalanan Dinas bagi Pejabat/Pegawai Negeri sipil dan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 3. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 31 Tahun 2013 tentang Perubahan atas peraturan Menteri keuangan Nomor 37 Tahun 2012 tentang Standar biaya Tahun anggaran 2013. 4. Peraturan Direktur Jendral Perbendaharaan Nomor 22 Tahun 2013 tentang Ketentuan Lebih lanjut pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara dan Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap. KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN 25. Data-data pendukung 26. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN Hal : 32 / 34

26. Apabila tidak diterbitkan ST dan SPPD , Perjalanan dinas tidak dapat dilaksanakan

1. Telahan Staf Pelaksana

No

Kegiatan

1

JFU menerima disposisi/telahan staf yang telah disetujui kepala badan tentang adanya pegawai yang akan dinas keluar atau akan diperintahkan tugas. JFU membuat surat perintah tugas/ surat perjalanan dinas sesuai disposisi dari kepala badan Kasubbag memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan, jika benar surat diparaf kemudian dilanjutkan ke Sekretaris Sekretaris memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di paraf kemudian diteruskan ke Kepala Badan Kepala Badan memeriksa jika ada revisi maka dikembalikan,jika benar surat di tanda tangani kemudian dilanjutkan JFU untuk diteruskan ke pegawa yang bersangkutan JFU mengarsip berkas surat perjalanan dinas dan memberikan ke pegawai yang ditujukan

2

3

4

5

6

JFU

Kasubbag

Mutu Baku

Sekretaris

Kepala Badan

Kelengkapan

Waktu

Kete rangan Output

Surat dan lembar disposisi/ Telahan Staf

5 Menit

Perintah Tugas

Berkas/ SPT/SPD

10 Menit

ST/SPD

Berkas SPT/SPD

15 Menit

ST/SPD

Berkas SPT/SPD

15 menit

ST/SPD

Berkas SPT/SPD

15 menit

ST/SPD

Surat Perjalan dinas

10 menit

Arsip Surat Perjalan dinas

Tidak

Tidak

Ya Tidak

Ya

Hal : 33 / 34

Hal : 34 / 34

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU KOTA SAMARINDA

Recommend Documents