Mission Statement IO-Festival is een evenement dat vermaakt, verrast en verbaast. Het is een begrip en synoniem voor gezelligheid. Voor IO’ers en door IO’ers; allemaal verschillend en toch gelijk.
Visie IO-Festival is een compositie die je beleeft: Je kan het ruiken, voelen, horen, zien en proeven. Het terrein is het doek, de rest is verf. Samen vormen ze een interactief kunstwerk dat vermaakt, verrast en verbaast. Het is de diversiteit die boeit, de hele avond lang. Diversiteit in mensen en diversiteit in beleving. Muziek, kunst en cultuur wisselen elkaar af, zodat ieder moment uniek en bijzonder is. IO-Festival is een speeltuin, waar iedereen mag komen spelen en je zelf kan bepalen wat je wilt doen. Samen of alleen, heftig of rustig, er is voor ieder wat wils. Samen ben je thuis en toch ergens anders. Maar waar je ook bent; verwachtingen worden overtroffen, herinneringen worden geboren. Het is tijd voor gezelligheid!
Format Beleving Het beleven van het festival staat centraal. Beleving draait om zowel interactie tussen bezoekers onderling als interactie tussen bezoekers en het aanbod van het festival. IO-Festival staat voor de beleving van gezelligheid, kwaliteit en diversiteit en dat is de verwachting die gecreëerd en waargemaakt moet worden. Door deze verwachting niet alleen waar te maken, maar ook te overtreffen kan verrassing en verbazing worden bereikt. Iets doen wat bezoekers niet verwachten kan zowel positief als negatief uitpakken. Wees daar dus voorzichtig mee. Gezelligheid ontstaat door het informeel samenzijn van bezoekers met hun medestudenten. Doordat de faculteit wordt gebruikt als festivalterrein ontstaat er een locatie met zowel het veilige gevoel van een bekende omgeving als de verrassing van een onherkenbare omgeving. Deze dynamiek is een van sterke punten van IO-Festival en zorgt voor een goede basis voor gezelligheid. Kwaliteit draait om de details van het evenement. Voor programmering geldt dat bekendheid geen garantie is voor kwaliteit. Het belangrijkste is dat de act ondersteunend is voor het creëren van een positieve beleving van de bezoeker. Het programma moet aansluiten bij de behoefte van de bezoeker, zoals beschreven in de mindsets. Daarnaast draait kwaliteit ook om de (technische) inrichting. Bezoekers zien wellicht niet bewust de details in afgewerkte decors, aankleding of lichtshow, maar het is de samenhang van alle elementen die één sterke postieve indruk achterlaten. Dit betekent dus dat het festival één geheel moet worden, met de huisstijl als rode draad door alle elementen.
Diversiteit Diversiteit betekent een breed aanbod op ieder moment van de avond. Door het aanbod te synchroniseren met de vraag, is er op ieder moment iets te beleven. Hiervoor zijn vier mindsets gedefinieerd. Bezoekers kunnen afwisselen tussen deze mindsets gedurende het festival. Door in
kaart te brengen hoe de verhouding van deze mindsets in bezoekers gedurende de avond verloopt, kan de programmering zo worden opgezet dat het aanbod klopt bij de vraag. Een breed aanbod betekent zowel actieve als passieve performances. Actieve performances zijn dynamische vormen van entertainment die actief proberen de bezoeker te vermaken. Voorbeelden zijn muziekoptredens, cabaret, (straat)theater en andere acts (bijv. tissue acts). Passieve performances zijn vormen van entertainment waarbij de bezoeker zichzelf vermaakt, met behulp van een specifiek medium. Voorbeelden hiervan zijn exposities, films, kunst of (computer)spelletjes.
Praktische zaken Samenwerken IO-Festival heeft een complexe organisatie. Daarom moet er binnen de commissie een duidelijke taakverdeling zijn. Commissieleden kunnen zich niet overal mee bezig houden en moeten er op vertrouwen dat hun commissiegenoten hun taken goed uitvoeren. De vergaderingen zijn er om elkaar op te hoogte te houden van ontwikkelingen binnen elkaars afdelingen. Nu en dan zijn er onderwerpen die bij meerdere onderdelen horen. In zo’n geval zal er, buiten de centrale vergaderingen om, met de betreffende commissieleden moeten worden afgesproken om dergelijke zaken te bespreken. Een voorbeeld van een dergelijk onderwerp zijn de technische riders, maar hierover later meer. De organisatie heeft ook te maken met vele commissies die de ondersteunen op het gebied van grafische vormgeving, inrichting en audio-visuele media. Het is fijn om zoveel mankracht tot je beschikking te hebben, maar dit kan de organisatie ook log en traag maken. In het geval van grote groepen mensen die allemaal tevreden willen zijn over iets specifieks, kan dit eindeloze discussies opleveren. Daarom zullen de verschillende partijen zich laten vertegenwoordigen door een klein aantal mensen, die spreken namens hun respectievelijke partijen. Dit maakt het overleg makkelijker en sneller. Daarnaast zal er gebruik gemaakt kunnen worden van de mogelijkheid om samen met leden van andere commissies dingen te maken. Het werkt een stuk sneller om samen aan iets te werken en direct te kunnen overleggen, dan steeds ideëen en voorbeelden naar elkaar te sturen, waar de ander dan weer op moet reageren. Wanneer de mensen die samenwerken goed op de hoogte zijn van de eisen en wensen van de anderen, kan hier een resultaat uitkomen waar iedereen tevreden mee is.
Stakeholders Naast alle commissies zal er ook samengewerkt moeten worden met partijen als beveiliging, brandweer, gemeente en natuurlijk gebouwbeheer. Ook zij zijn allemaal stakeholders in het project waar rekening mee gehouden zal moeten houden. Aan het begin van het project moet er op een rijtje worden gezet welke eisen alle stakeholders hebben voor het festival. Vervolgens wordt er bepaald welke eisen prioriteit hebben en welke eisen conflicteren. Conflicten worden opgeslost door de betreffende stakeholders bij elkaar te zetten en samen te bepalen welke eis belangrijker is. Het plan dat uiteindelijk wordt opgesteld voor het festival dient acceptabel te zijn voor alle stakeholders. Een belangrijke opmerking hierbij is dat er soms gevochten moet worden voor een bepaald doel. Daarom dient iedere keuze die gemaakt wordt een geldige onderbouwing te hebben. “Omdat het
kan”, of “dat vind ik / vinden wij gewoon leuk” zijn geen geldige onderbouwingen. Wanneer een geldige en sterke argumentatie wordt gegeven waarom specifieke dingen op een specifieke manier gedaan zouden moeten worden, zullen partijen die het hier niet mee eens zijn met een minstens zo sterke argumentatie moeten komen. Meningen van stakeholders dienen niet zomaar te worden geaccepteerd; een goede en geldige onderbouwing mag van hen worden geëist. Indien zij dit niet doen, dan kan er naar de mensen die boven hen in de organisatie staan gegaan worden. Laat hen weten dat de persoon/personen in kwestie geen goede of geldige onderbouwing geven van hun agumenten. Dit dient uiteraard in overleg met het bestuur van de studievereniging te gaan. Als men zich professioneel gedraagd, dan pas mag er professionaliteit geëist worden van de andere partijen. Als een partij afspraken niet nakomt of slecht onderbouwde argumenten gebruikt, dan er moeilijk geëist worden van andere partijen om dit wel te doen. Hetzelfde geldt overigens ook voor planningen. Zoals ze bij de repro zo mooi kunnen zeggen: “Slechte planning van jouw kant hoeft nog geen stress aan onze kant te betekenen!”
Kwaliteit Tijdens de organisatie zullen veel details uitgewerkt moeten gaan worden voor aankleding, inrichting programmering, planning en nog heel veel andere zaken. De sleutel tot succes is voorbereiding! Er mogen geen onduidelijkheden zijn over details en er mag nooit vanuit worden gegaan dat iets wel goedkomt. Improviseren is pas bedoeld voor als iets onverwacht anders loopt dan gepland. Voordat er wordt begonnen met klussen moet het duidelijk zijn hoe het object in elkaar zit, hoe het gebouwd moet worden en hoe het geplaatst moet worden. Er dus gewoon een goed technisch tekeningen pakket zijn, zodat er geen onduidelijkheden meer bestaan en iedereen weet wat wie welke taken heeft. Op het moment dat er wordt opgebouwd is geen tijd om bijvoorbeeld nog uit te werken hoe je iets gaat ophangen. Voor de programmering geldt dit ook. Voordat er contracten worden opgestuurd of getekend, moeten o.a. de technische riders worden doorgenomen met de TOC. Zij kunnen dan aangeven of er extra kosten nodig zijn voor specifieke apparatuur die voor de act nodig is. Daarnaast moet er bedacht worden of een bepaalde act wel goed tot zijn recht komt op de plaats die aanvankelijk is bedacht. Sommige acts hebben bijvoorbeeld geen uitbundige lichtshow nodig, terwijl anderen hier juist van afhankelijk zijn. Dit zal vooraf moeten worden overlegd met de ontwerpers van de podia. Het geld kan maar één keer uitgegeven worden, dus zal het zo goed mogelijk moeten worden besteed.
Promotie De promotie van IO-Festival draait om activeren en informeren. Om bezoekers te prikkelen, zal een eerste poster worden gebruikt om aan te kondigen dat IO-Festival er weer aankomt. Deze poster bevat niets anders dan: IO-Festival, datum en website. Dit moet potentiele bezoekers activeren om de website op te zoeken en zichzelf beter te informeren over wat het festival inhoud. Een tweede poster zal meer details bevatten over locatie, tijd en line-up, maar heeft nog steeds als primaire functie het prikkelen en activeren van potentiele bezoekers. Digitaal zal de website (en potentieel facebook) worden gebruikt om meer details over het festival vrij te geven. De line-up wordt stap voor stap bekend gemaakt, waarbij elke aankondiging van een
nieuwe act gepaard gaat met een audio-visuele ondersteuning. Een voorbeeld is een filmpje/audiofragment van de muziek van een band die komt optreden. Ook zullen details over kaartprijzen, locatie, openingstijden en huisregels worden gepresenteerd. Een consequentie van het gebruik van een aankondigingsposter is dat de website al eerder gelanceerd zal moeten worden, al hoeft deze op dat moment nog niet alle details te bevatten.
Planning Aangezien de organisatie van IO-Festival is uitgespreid over een lange tijd, is een goede planning belangrijk. Hierin komen de verschillende van te voren vastgestelde deadlines van de commissie (zoals go/no-go’s, publicatiedeadlines en start kaartverkoop), maar ook die van ondersteunende commissies. Iedereen moet weten wanneer belangrijke deadlines zijn, zodat er samen naartoe gewerkt kan worden. Onder planning valt ook het draaiboek. Een draaiboek is, net als alle andere planningen, dynamisch en zo moet er ook mee worden omgegaan. Het gaat voornamelijk om het zo optimaal inzetten van de mogelijkheden die je hebt om te zorgen dat alle taken worden voltooid. Hoe beter de voorbereiding in het voortraject naar het evenement, des te specifieker en preciezer het draaiboek kan worden. In andere woorden: het draaiboek gaat over resource management. De juiste personen op de juiste plaats, op het juiste moment met de juiste spullen en de juiste taken!
Thema Het thema van het festival zal een groot deel van de uitstraling gaan bepalen. Het thema vormt het verbindende element tussen de verschillende facetten van het festival, zoals de decoratie en publicaties. Alles wat de bezoeker ziet van het festival zal in het thema moeten worden gepast. Door een goed doorgevoerde thematisering neemt ook de waargenomen kwaliteit van het festival toe! Bedenk dat het thema past bij wat IO-Festival is; gezelligheid, diversiteit, beleving, etc. Het thema mag dit dus niet tegenspreken. De manier waarop het thema zijn weg vindt in de verschillende elementen is door de huisstijl. De huisstijl zal het thema moeten gaan uitbeelden. De boodschap die het thema moet uitdragen moet daarom helder en duidelijk zijn. Daarbij dient de huisstijl goed aan te sluiten bij het thema. Daarnaast wekt een thema ook verwachtingen op; het niet nakomen van deze verwachting wekt teleurstelling op en moet dus voorkomen worden. Hoewel er voor een aantal publicaties, zoals de posters, een vaste lay-out komt is er nog voldoende ruimte om de huisstijl hierin terug te laten komen. IO-Festival als concept dient echter voorop te staan in de promotie, het thema is secundair. Het is IO-Festival dat mensen moet trekken en niet het thema.
Financieel Omdat er veel geld in IO Festival omgaat is het belangrijk om een goede planning te hebben waarmee realistische schattingen van de kosten en inkomsten gemaakt kunnen worden. Een belangrijk punt hierbij is om een aantal vaste waardes te hebben waar de vrije invulling van de commissie omheen gebouwd kan worden. Als vastligt wat de kaart- en bierprijs is en vroeg in het proces een budget voor licht/geluid en programmering vastgesteld wordt kunnen bijvoorbeeld promotie en aankleding vrij ingevuld worden.
Het budget voor licht/geluid en programmering in, op de drankinkoop na, de grootste uitgavenpost in de begroting. Deze zijn echter sterk met elkaar verbonden. Grote acts hebben over het algemeen hogere eisen aan de aanwezige installaties, wat resulteerd in hogere kosten. Wanneer deze posten worden begroot moet er een duidelijk plan zijn m.b.t. het soort acts die er geboekt moeten worden en de te verwachten extra kosten voor techniek. Een dergelijk plan dient dus te worden opgesteld door de technische inrichting, bands & acts en de TOC.Sponsoring is een belangrijk deel van de inkomsten; meestal zo’n 20% van de totale begroting. Door het groot aantal producten die elk voor een relatief lage prijs verkocht worden dient in de eerste fase van de organisatie veel tijd in acquisitie van sponsoring gestoken te worden. De bijbehorende Go/No-Go dient voor het maken van grote uitgaven (zoals publicaties) te liggen.
Persona’s Op IO-Festival komt een variëteit aan bezoekers af met verschillende behoeften, die zij tijdens de avond willen vervullen. Dit diagram probeert op basis van deze behoeften verschillende gemoedstoestanden te definieren. Het model dat hieruit voortkomt is dynamisch; bezoekers kunnen tussen de verschillende gemoedstoestanden wisselen gedurende de avond. Het is belangrijk dat voor elke gemoedstoestand iets te doen is op een festival. De horizontale as geeft de behoefte tot interactie met ofwel de omgeving of andere bezoekers weer. Bezoekers aan de ‘mensen’ kant gaan opzoek naar een ervaring die zij kunnen delen; samen feesten op herkenbare muziek, samen een workshop volgen of gewoon staan kletsen. Deze mensen laten hun plezier afhangen van de kwaliteit van hun sociale interactie. Aan de ‘omgeving’ kant hebben bezoekers meer behoefte aan ervaringen die zij individueel kunnen invullen. Denk hierbij aan mensen die in hun eentje rustig alle informatiebordjes bij een expositie lezen, achterin de zaal naar een bandje van hun favoriete genre luisteren of gewoon even willen uitblazen zonder interactie met andere mensen om hen heen. Zij stellen ook meer eisen aan de kwaliteit van het aanbod van het festival, omdat dit hun belangrijkste middel voor plezier is. De verticale as geeft de behoefte tot opwinding weer. Lage opwinding betekent dat mensen behoefte hebben aan rust en activiteiten met een lage intensiteit. Dit kan worden gezien als loungen of kletsen, maar ook als het bekijken van exposities, films of cabaret/theater. Het belangrijkste is om te onthouden dat participatie aan dergelijk activiteiten weinig energie kost. Aan de andere kant is hoge opwinding precies het tegenovergestelde. Hier vinden we mensen die willen springen en dansen op goede muziek en niet weglopen van een fysieke activiteit zoals een potje touwtrekken of erotisch pottenbakken. De resulterende vlakken in het diagram geven vier verschillende gemoedstoestanden weer, die gebaseerd zijn op de extremen op de assen. Uiteraard zijn er in werkelijkheid natuurlijk veel meer nuances dan in dit diagram weergegeven. Echter, het implementeren van al deze nuances zou het model te gecompliceerd maken om mee te werken. Hieronder zijn de vier verschillende gemoedstoestanden beschreven.
Zelfstandige (Omgeving – Hoge opwinding) Deze bezoekers hebben behoefte aan iets waar zijn individueel alle energie in kwijt kunnen. Dit zijn mensen die volledig opgaan in de muziek en alles om zich heen vergeten, maar alleen als de muziek precies aansluit bij hun persoonlijke voorkeur. Daarbij moet de omgeving dit ook toestaan; Mensen moeten zich afgesloten kunnen voelen en niet het gevoel hebben op te vallen. Deze mensen hebben specifieke, doch gevarieerde, eisen m.b.t. de programmering. Iedereen heeft immers een eigen smaak.
Feestbeest (Mensen – Hoge opwinding) Gezellig met vrienden in een grote groep feesten of deelnemen aan activiteiten Zolang deze persoon in een groep bekenden is met leuke muziek of activiteiten heeft deze bezoeker het prima naar z’n zin. Een koud biertje erbij helpt altijd en deze mensen zijn ook niet te beroerd om elkaar een rondje te geven. Deze mensen hebben weinig eisen m.b.t. zowel de programmering als de inrichting van het festival. Zolang ze samen iets kunnen doen zijn ze tevreden! Dit kan dus niet alleen door muziek, maar ook met activiteiten als touwtrekken, airhockey, lasergamen etc.
Toeschouwer (Omgeving – Lage opwinding) Deze bezoekers willen individueel van het programma genieten. Zij willen rondlopen en verrast worden door theateroptredens, interactieve installaties en exposities, maar ook achterin de zaal van een rustig bandje genieten. Deze bezoekers hebben geen behoefte aan participatie, maar willen liever vermaakt worden door anderen. Zij hebben hoge eisen m.b.t. de inrichting van het festival en zullen goed afgewerkte details kunnen waarderen.
Socializer (Mensen – Lage opwinding) Met grote groepen rondzwerven over het terrein, bijpraten onder het genot van een biertje en samen van de omgeving genieten. Even samen bijkomen van al het heftige gefeest, of even bijpraten over alle verschillende dingen die ze gezien hebben. Wat er precies om hen heen gebeurt is minder belangrijk, zij zijn toch bezig met elkaar. Mochten ze uitgepraat zijn over wat ze al hebben gezien, kan er natuurlijk ook nog iets om hen heen zijn om over te praten. Installaties en exposities kunnen prima middelen zijn om mensen met elkaar in contact te brengen.
