MVO/MILIEUCHARTER PROVINCIE ANTWERPEN Informatiebrochure Cyclus 2013 - 2014
1
1. SITUERING Het hebben van een goed product of dienst is een goede vertrekbasis maar is niet langer een garantie voor het voortbestaan van een bedrijf. Klanten, leveranciers, werknemers, omwonenden, overheid, banken e.a. -alle belanghebbenden (stakeholders)- stellen steeds meer eisen aan het bedrijfsleven. Meer en meer bepalen kwaliteits-, veiligheids- en milieunormen samen met de maatschappelijke aanvaarding de mate waarin een bedrijf kan verkopen, aankopen, aanwerven, lenen, groeien, etc… Een bedrijf dat zijn continuïteit wenst te verzekeren is genoodzaakt om deze ontwikkelingen op de voet te volgen en snel aan te passen. In de praktijk stellen we echter vast dat bedrijven met een gestructureerd kwaliteits-, veiligheids-, milieu- en sociaal beleid, beter gekend als een beleid van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), eerder uitzonderlijk zijn. Vooral kmo's hebben op dit vlak nog een lange weg af te leggen! Vaak is de wil wel aanwezig maar is er een gebrek aan financiële middelen en expertise om deze MVO-thema’s Milieu-MensMaatschappij gestructureerd en ten gronde aan te pakken. Het project ‘MVO/Milieucharter provincie Antwerpen’ geeft hierop een antwoord en wil een impuls geven aan kleine en middelgrote bedrijven en organisaties om hun bestaande MVO/Milieusituatie te verbeteren.
2
2. CONCEPT Het MVO/Milieucharter wil in de eerste plaats het pro-actief MVO/Milieubeleid van de deelnemers onderstrepen. Een pro-actief MVO/Milieubeleid leidt tot:
beter inzicht in de economische, ecologische en sociale prestaties van het bedrijf beperking van de milieubelasting economische voordelen door preventie verbeterde MVO/Milieucommunicatie met alle belanghebbende partijen: klanten, leveranciers, overheden, banken, en verzekeraars, werknemers, omwonenden en omgeving.
MVO/Milieucharter provincie Antwerpen spoort bedrijven aan om met betrekking tot het Milieucharter minstens 3 milieugerelateerde acties te plannen en uit te voeren binnen een systematisch kader. Met betrekking tot het MVO-charter betekent dit dat extra aan de bovenvermelde 3 milieugerelateerde acties nog eens minstens 2 mensgerichte acties en minstens 1 maatschappelijk gerelateerde actie dient gepland en uitgevoerd te worden binnen een systematisch kader. Deze vernoemde acties zijn concrete maatregelen die verder gaan dan wat wettelijk of in de vergunning(en) is opgelegd. Bedrijven kunnen kiezen voor het Milieucharter of voor een MVO-charter. Bedrijven die wensen in te tekenen op het MVO-charter moeten reeds in het bezit zijn van een milieuchartercertificaat om toegelaten te kunnen worden tot het MVO-charter en dienen sowieso een MVO-scan (naar keuze) uit te voeren. Schematische voorstelling:
MILIEU
PLANET (ISO 14001)
3 ACTIEPUNTEN
MENS
PEOPLE (ISO 9001, OHSAS 18001, EFQM,…)
2 ACTIEPUNTEN
MAATSCHAPPIJ
PROSPERITY (ISO 26000)
1 ACTIEPUNT
MVO-CHARTER
MVO-CHARTER
MILIEUCHARTER
MVO-CHARTER
3
2.1. Historiek van het MVO/Milieucharter Om bedrijven te stimuleren en te steunen bij de invoering van een strategisch milieubeleid, heeft de Vlaamse Regering in ’98 het Milieucharter opgericht. Sindsdien werd het project over gans Vlaanderen georganiseerd onder het PREventie STImulerend project “Presti 4”. Ook de provincie Antwerpen volgde eind 1999. Medio 2005 besliste de Vlaamse Regering na jaren, om het succesrijke Presti 4programma als subsidieprogramma stop te zetten VOKA-Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen, de initiatiefnemers van het Milieucharter voor de provincie Antwerpen, betreurden deze beslissing. Immers de spiraal van continue verbetering die jaren geleden opstartte bij vele ondernemingen uit de provincie behoeft een blijvende ondersteuning. Ook het Provinciebestuur, die het Milieucharter van nabij volgde door hun aanwezigheid in de evaluatiecommissie, wilde dit project verder zetten omdat zij milieuvriendelijk ondernemen wil stimuleren en promoten. Vanaf het Milieucharter cyclus 2006-2007 bundelden het Provinciebestuur van Antwerpen en de Voka – Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen opnieuw hun krachten. Zij bliezen het project na jaren Vlaamse overheidssteun nieuw leven in. Met dit nieuwe initiatief rond maatschappelijk verantwoord ondernemen willen we het charter verder laten aansluiten bij de nieuwe ontwikkelingen binnen het bedrijfsleven en de maatschappij. Daarom kan het vernieuwde MVO/Milieucharter 2013-2014 opnieuw rekenen op de enthousiaste en welwillende steun van de provincie Antwerpen.
2.2. Verloop van de Milieucharter cyclus 2013 - 2014 2.2.1. Beoordeling van een kandidaat-bedrijf a) Criteria voor deelname Het MVO/Milieucharterproject staat open voor alle bedrijven en organisaties, profit en non-profit, uit de provincie Antwerpen. Op vlak van economische activiteit, omvang van tewerkstelling of juridische structuur zijn er geen vereisten. Bedrijven kunnen met meerdere locaties deelnemen via meervoudige inschrijvingen. De eerste voorwaarde tot kandidaatstelling is dat het bedrijf duidelijk omschreven kan worden en de deelnemende locatie onder “één stolp” kan geplaatst worden, ten tweede over de nodige vergunningen beschikt en ten derde voldoet aan de milieureglementering en vergunningsvoorwaarden voor wat deelname aan het Milieucharter betreft, en voldoet aan milieu-, veiligheids-, en sociale reglementeringen en vergunningsvoorwaarden terzake voor wat een deelname aan het MVO-charter betreft. Dit wordt getoetst aan de hand van een initiële milieu-audit als instapvoorwaarde. Bijkomende voorwaarde voor instap in het MVO-charter: uitvoeren van een MVO-scan naar keuze. b) Uitvoeren van een gesubsidiëerd kader
initiële
milieu-audit:
De
toelating
tot
het
4
De milieuconsulenten van Voka-Kamer van Koophandel Kempen en Mechelen auditeren het kandidaat-bedrijf naar het naleven en nakomen van de wettelijke verplichtingen inzake milieu en milieuvergunningen, veiligheid en sociale verplichtingen en lichten waar nodig deze verplichtingen toe. Het auditeren gebeurt op de locatie van het kandidaat-bedrijf zelf door de consulent en neemt ongeveer een halve dag in beslag. Voor een vlot verloop van de audit zal aan het bedrijf in kwestie gevraagd worden een aantal documenten klaar te leggen of op voorhand over te maken (zoals vergunningen, verplichte kwartaal- en jaarverslagen, analyseresultaten, PV’s e.d.). Na het auditbezoek stelt de consulent hierover een rapport met vastgestelde nietconformiteiten (= aandachtspunten) samen. Deze “initiële audit” wordt herhaald om de 3 jaar, vervolgens bij een 4°, 7°, …. deelname (indien men geen enkele cyclus overslaat) en is vergelijkbaar met de toegepaste frequentie bij hercertificatie-audits in de context van ISO. Er mag echter nooit meer dan 3 jaar tussen twee audits zitten. c) Voorleggen van het auditrapport Het auditrapport wordt vervolgens door de consulent besproken tijdens een vergadering met de evaluatiecommissie. De evaluatiecommissie beslist op basis van de haalbaarheid om binnen het lopende actiejaar de niet-conformiteit(en) te regulariseren, of het kandidaat-bedrijf al dan niet kan toegelaten worden tot het MVO/Milieucharterproject. De samenstelling van deze commissie vindt u verder in deze bundel toegelicht. Om voor een MVO/Milieuchartercertificaat in aanmerking te komen, dienen de aandachtspunten (= wettelijke niet-conformiteiten) bij voorrang aangepakt en ten laatste tegen 31 december 2013 gerealiseerd te worden. De consulenten van Voka – Kamer van Koophandel Kempen en Mechelen kunnen de bedrijven ondersteunen bij het uitvoeren van de aandachtspunten. De MVO/Milieucharter organisaties en alle leden van de evaluatiecommissie garanderen dat de gegeven informatie steeds vertrouwelijk behandeld wordt . d) Uitwerken van een actieplan: De weg naar een Continue Verbetering Dit zich jaarlijks herhalend proces heeft als objectief een continue verbetering van de milieu-, gezondheids, veiligheids-, sociale en economische prestaties van de organisatie na te streven. Om de deelnemers te begeleiden bij de opmaak van een bedrijfsspecifiek (thema, tijd en geld) realistisch actieplan met actiepunten relevant voor het bedrijf, zal door een expert een sterkte-zwakte analyse uitgevoerd worden bij de bedrijven. De uitvoering van een sterkte-zwakte analyse neemt ongeveer een halve dag in beslag. Het verdient verder aanbeveling om bij de uitvoering van deze sterkte-zwakte-analyse de aanwezigheid te voorzien van een directievertegenwoordiger. Bij instap in het MVO-
5
charter dient er ook op voorhand door het bedrijf een MVO-scan naar keuze uitgevoerd te worden. Elk(e) gekozen thema/domein/prestatie-indicator geeft aanleiding tot een mogelijke concrete invulling van een actiepunt binnen het MVO/Milieucharter op voorwaarde dat het principe van Deming’s cirkel (PDC²A = plan, do, check, control, act) in zijn geheel wordt toegepast op het concrete actiepunt en resulteert binnen een traject van continue verbetering in een waarneembaar resultaat. Na het bezoek stelt de expert een jaaractieplan voor - bestaande uit minstens 3 milieu-actiepunten voor wat het Milieucharter betreft en hier extra aan toegevoegd minstens 2 actiepunten voor mens en minstens 1 actiepunt voor maatschappij voor wat het MVO-charter betreft - en legt dit, na goedkeuring door het deelnemende bedrijf, voor aan de evaluatiecommissie. De acties kunnen onderdeel uitmaken van zowel de korte als de lange termijnplanning (Doelstellingen) zodat MVO/Milieuzorg binnen het bedrijf stap voor stap wordt uitgebouwd. De actiepunten moeten niet spectaculair zijn of met zware investeringen gepaard gaan. Eenvoudige brongerichte maatregelen , proces optimalisatie, verbeterende initiatieven omtrent de bedrijfsstructuur, doelgroep gerichte opleidingssessies, verbeterde communicatie, dialoog en overleg, toepassen van meer evenwichtige verhoudingen, verhogen van het bewustzijn rond bepaalde thema’s, ... zijn allemaal mogelijke actiepunten. Hiervoor verwijzen we naar de thema’s in Bijlage 2: Thema’s en MVO/Milieu-actiepunten. De indiener van het actieplan dient bovendien volgende zaken voor ogen te houden: Aangezien het kandidaat-bedrijf in orde moet zijn met de wetgeving (zie punt a)), mogen de voorgestelde acties in het actieplan niet opgelegd zijn in de vergunning. Actiepunten rond MVO en Milieu dienen in het charter immers per definitie verder te gaan dan de wetgeving. Elk actiepunt dient per definitie voor het bedrijf een relevantie te hebben binnen de uitgevoerde sterkte-zwakte-analyse. De focus moet in eerste instantie steeds op de prioritaire risico’s liggen. Om het milieu-effect van de gerealiseerde acties te kunnen bepalen, moeten de resultaten meetbaar of aan te tonen zijn. Voor elke actie wordt een meetbaar of aantoonbaar streefdoel (Taakstelling) voorop gesteld. Ieder actiepunt zal gefaseerd worden voorgesteld in het jaaractieplan. Dit maakt het mogelijk voor het bedrijf om tussentijds in de uitvoering van het actiepunt een onderbouwde negatieve besluitvorming op te nemen in het charter, zodat niet wordt overgegaan tot de realisatie van de volgende fase, maar die wel aanleiding geeft tot het aanvaarden van dit actiepunt. Het niet doorgaan met de volgende fase van het actiepunt dient omstandig te worden gedocumenteerd voor de eindbeoordeling. Niet of half gerealiseerde (of grootschalig gefaseerde) actiepunten kunnen doorgeschoven worden naar een eventuele volgende cyclus. Actiepunten die het gevolg zijn van vrijwillige deelname aan convenanten zijn eveneens geldig.
e) Voorleggen van het actieplan
6
Het actieplan wordt besproken tijdens de vergadering met de evaluatiecommissie. De beoordeling van het actieplan gebeurt tevens door de evaluatiecommissie. De commissie beslist of de actiepunten verder gaan dan wettelijk verplicht én relevant zijn voor het bedrijf in kwestie. De commissie zal daarbij met het volgende rekening houden:
Er zijn 10 basisthema’s (zie Bijlage 2: Thema’s en MVO/Milieu-actiepunten) waarop acties kunnen uitgevoerd worden. De evaluatiecommissie verwacht dat het kandidaat-bedrijf acties uitvoert in die domeinen waar ze het meeste milieuhinder veroorzaakt of MVO-relevantie te winnen heeft. De “dikte” van het dossier is geen criterium, we beogen immers kwaliteit eerder dan kwantiteit. Het bekomen van het MVO/milieucertificaat is niet afhankelijk van het aantal ingezette mensen of middelen. We gaan er wel vanuit dat een groot bedrijf zwaardere inspanningen kan leveren dan een KMO. Indien de kandidaatdeelnemer in het recente verleden belangrijke financiële inspanningen geleverd heeft, kunnen kleine bijkomende inspanningen ook in aanmerking komen voor het behalen van het MVO/Milieucertificaat. Het is vooral belangrijk dat het voornemen om vooruitgang te boeken onder het motto van “continu verbeteren” duidelijk in het bedrijf aanwezig is.
Indien de commissie een actiepunt niet aanvaardt, dan zal de expert opnieuw contact opnemen met het deelnemend bedrijf om een nieuw of aangepast actiepunt in te dienen. Keurt de commissie het dossier goed, dan kan de Intentieverklaring tot deelname aan het MVO/Milieucharter ondertekend worden. 2.2.2. Ondertekening van de Intentieverklaring Pas op het ogenblik dat de evaluatiecommissie het licht op groen zet en het kandidaat-bedrijf de Intentieverklaring ondertekent, wordt de naam van het bedrijf openbaar gemaakt. Door het ondertekenen van de Intentieverklaring verbindt het bedrijf zich ertoe om: Milieu-charter: Minstens 3 van de goedgekeurde milieuactiepunten binnen de vooropgestelde uitvoeringstermijn in praktijk te brengen; Alle vastgestelde aandachtspunten in het auditrapport in orde te brengen tegen 31 december 2013; De maatregelen die genomen werden ter realisatie van de diverse actiepunten en de geboekte resultaten te rapporteren aan de evaluatiecommissie; Niet enkel te streven naar end-of-pipe oplossingen, maar de ganse productieketen (ontwerp, productieproces, verpakking, vervoer,…) te beschouwen voor verbetering; Uiteindelijk op termijn te streven naar de invoering van een managementsysteem rond milieuzorg (al dan niet gecertificeerd), wat de duurzaamheid en de positie van een onderneming enkel ten goede kan komen;
7
Een ruimere toepassing van deze principes en doelstellingen te bevorderen door, waar mogelijk, ervaringen hieromtrent uit te wisselen met andere bedrijven die de Intentieverklaring ondertekenen of willen ondertekenen.
MVO-charter: Minstens 3 van de goedgekeurde actiepunten rond het thema milieu, minstens 2 van de goedgekeurde actiepunten rond het thema mans en minstens 1 actiepunt rond het thema maatschappij binnen de vooropgestelde uitvoeringstermijn in praktijk te brengen; Alle vastgestelde aandachtspunten in het auditrapport in orde te brengen tegen 31 december 2013; De maatregelen die genomen werden ter realisatie van de diverse actiepunten en de geboekte resultaten te rapporteren aan de evaluatiecommissie; Niet enkel te streven naar end-of-pipe oplossingen, maar de ganse productieketen (ontwerp, productieproces, verpakking, vervoer,…) en tevens het organisatiemodel, inclusief alle betrokkenen (organisatie, opleiding, communicatie, dialoog, …) te beschouwen voor verbetering; Uiteindelijk op termijn te streven naar de invoering van een managementsysteem rond MVO-zorg (al dan niet gecertificeerd), wat de duurzaamheid en de maatschappelijke positie van een onderneming enkel ten goede kan komen; Een ruimere toepassing van deze principes en doelstellingen te bevorderen door, waar mogelijk, ervaringen hieromtrent uit te wisselen met andere bedrijven die de Intentieverklaring ondertekenen of willen ondertekenen. Na de ondertekening is het aan de kandidaat-deelnemer om over te gaan tot de uitvoering van het actieplan en desgevallend ook de aandachtspunten. 2.2.3. Begeleiding door de experts Tijdens de uitvoeringsperiode van het Milieucharter, kunnen de deelnemers -indien gewenst- altijd terecht bij de milieuconsulenten van Voka-Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen voor individuele ondersteuning of extra begeleiding. Hiervoor zullen de desbetreffende experts een aparte offerte opmaken. Zowel in Mechelen als in de Kempen brengen we de deelnemers 2-maal samen voor kennisoverdracht en ervaringsuitwisseling. In de Kempen bestaat er verder het systeem van de “Peters”. Zij brengen de deelnemende bedrijven, indien gewenst, een bezoek om de aandachtspunten, actiepunten en eventuele knelpunten individueel te bespreken en de deelnemers extra te begeleiden en ondersteunen. ! Deze ervaringsuitwisselingsmomenten komen in aanmerking voor de 30 uren verplichte bijscholing voor de milieucoördinator ! Na afloop van de sessies ontvangen de deelnemers hiertoe een getuigschrift.
2.2.4. Evaluatie van de bereikte resultaten
8
a) Indienen van het verslag Na het verstrijken van het actiejaar (eind maart 2014) bezorgt het bedrijf een beknopt verslag aan de organisatoren. Hiertoe zal door de milieudienst van Voka-Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen een “standaard formaat document” voor het verslag bezorgd worden aan de bedrijven in de loop van de maand februari 2013. Het verslag bevat een korte beschrijving van de geleverde inspanningen en de bereikte resultaten m.b.t. de actiepunten en desgevallend de aandachtspunten. Dit verslag dient ingevuld terug bezorgd te worden bij de milieudienst ten laatste op 31/03/2014. b) Beoordelen van het verslag Om een onafhankelijke en deskundige evaluatie t.o.v. het certificaat te garanderen, zal een ad random samengestelde delegatie van de evaluatiecommissie in de loop van de maanden april en mei 2014 een audit-bezoek aan het bedrijf brengen. Hiertoe wordt door de consulenten van Voka – Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen een afspraak gemaakt met de bedrijven. Tijdens dit bezoek worden de realisaties besproken en de behaalde resultaten geëvalueerd. Bij voortschrijdende deelname aan het charter zal tevens steekproefgewijs het aanhouden van vorige gerealiseerde acties getoetst worden. De delegatie zal op het einde van dit audit-bezoek verslaggeving doen over haar bevindingen, inclusief haar voorlopige besluitvorming omtrent conformiteit voor het toekennen van het Charter. Het dossier wordt vervolgens overgemaakt aan de evaluatiecommissie voor definitieve besluitvorming omtrent conformiteit voor uitreiking van het Charter. c) Toekennen van het Milieuchartercertificaat en het Milieulogo De consulenten van Voka – Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen maken een verslag op van de eindaudit. De voltallige evaluatiecommissie bespreekt vervolgens het verslag van de eindaudit, evalueert de gerealiseerde inspanningen en doet een uitspraak over het al dan niet toekennen van het Milieucertificaat of MVO-certificaat. Indien het bedrijf niet genomineerd wordt, zullen wij contact opnemen om de situatie te bespreken. Het bedrijf kan dan kiezen voor doorschuiving naar de volgende cyclus, zodat een jaar later opnieuw een evaluatieverslag kan ingediend worden met een beschrijving van de aanvullende inspanningen en de bereikte resultaten. Indien het bedrijf wel genomineerd wordt, dan ontvangt zij een uitnodiging voor een academische zitting waarbij het certificaat en het logo officieel overhandigd zullen worden. Daarenboven kunnen KMO’s genieten van een subsidiebonus van 5% bij hun aanvraag voor ecologiepremie binnen het jaar na datum van uitreiking van het certificaat (zie ook punt d). d) Best Practice Fiche
9
Bedrijven die deelnemen aan het MVO/Milieucharter kunnen een subsidiebonus ontvangen wanneer zij een ecologiepremie aanvragen. Een ecologiepremie is een financiële tegemoetkoming aan ondernemingen die ecologie-investeringen zullen realiseren in het Vlaamse Gewest (zie ook http://ewbl-publicatie.vlaanderen.be/ ). Onder ecologie-investeringen worden milieu-investeringen en investeringen op energiegebied verstaan. De ecologiepremie wordt toegekend in de vorm van een subsidie. Het bedrag van de ecologiepremie wordt bepaald door drie zaken: 1. de ecoklasse waartoe een technologie behoort op basis van zijn ecologiegetal; 2. de grootte van de onderneming; 3. de subsidiebonus. Bedrijven die een geldig certificaat van het MVO/Milieucharter kunnen voorleggen bij de aanvraag van een ecologiepremie, krijgen dus een subsidiebonus. Eén van de voorwaarden om een "geldig" certificaat te hebben, is dat Voka-Kamer van Koophandel Kempen en Mechelen een Best Practice Fiche per laureaat aan het Agentschap Ondernemen overmaakt. Deze fiches kunnen door het Agentschap Ondernemen op de eigen website gezet worden of ter beschikking gesteld worden van OVAM voor opname in de voorbeeldendatabank. Na de eindaudit bezorgt het bedrijf een korte beschrijving van één uitgewerkt actiepunt door het bedrijf zelf gekozen, aan de organisatoren. Hiertoe zal door de milieudienst van Voka-Kamers van Koophandel Kempen en Mechelen een “standaard formaat fiche document” bezorgd worden aan de bedrijven na de audit. De fiche (1 pagina) bevat een korte omschrijving van het actiepunt en een korte bespreking van het economisch, milieu en sociaal voordeel. Deze fiche dient ingevuld terug bezorgd te worden bij de milieudienst ten laatste op 30/06/2014.
2.3. De evaluatiecommissie De ganse procedure voor het toekennen van het MVO/Milieucertificaat staat onder toezicht van een onafhankelijke Evaluatiecommissie. Deze commissie stelt zich NIET op als inspectiedienst maar vertrekt vanuit een constructieve benadering. Alles wat binnen deze commissie wordt behandeld, blijft strikt vertrouwelijk en valt onder de garantie van geheimhouding! De evaluatiecommissie is samengesteld uit vertegenwoordigers van de overheid, werkgeversorganisaties, het bedrijfsleven en experten:
LNE, afdeling milieuvergunningen (Voorzitter Evaluatieommissie) OVAM AO Serr/Resoc VMM Provincie Antwerpen, dienst milieu en natuurbehoud VOKA-Kamer van Koophandel Kempen VOKA-Kamer van Koophandel Mechelen Externe deskundigen
Tevens zitten ook de begeleidende MVO/Milieuconsulenten in de Evaluatiecommissie:
10
De coördinatie en het secretariaat berusten bij VOKA-Kamer van Koophandel Kempen.
3.
PRAKTISCH EN TIMING
Bedrijven die geïnteresseerd zijn om aan dit project deel te nemen, dienen het inschrijvingsformulier uit bijlage 4 vóór 31 december 2011 over te maken aan VokaKamer van Koophandel Kempen tav Brenda Boons of aan Voka – Kamer van Koophandel Mechelen tav Eric Kessels. De uitvoering van het ingediende actieplan start officieel met de ondertekening van het Milieucharter in maart 2013 en loopt tot eind maart 2014. De uiteindelijke uitreiking van het MVO/Milieuchartercertificaat en het MVO/Milieulogo gebeurt tijdens een officiële zitting en is gepland in mei/juni 2014. Dankzij de steun van het Provinciebestuur van Antwerpen is het mogelijk om de bijdrage van de bedrijven te beperken tot: Milieu-charter: 950 euro (excl. BTW) voor bedrijven tot 50 werknemers; 1.500 euro (excl. BTW) voor bedrijven met werknemers tussen 50 en 250; 2.250 euro (excl. BTW) voor bedrijven met werknemers tussen 250 en 500; 3.000 euro (exl. BTW) voor bedrijven met meer dan 500 werknemers. MVO-charter: 1.200 euro (excl. BTW) voor bedrijven tot 50 werknemers; 1.875 euro (excl. BTW) voor bedrijven met werknemers tussen 50 en 250; 2.800 euro (excl. BTW) voor bedrijven met werknemers tussen 250 en 500; 3.750 euro (exl. BTW) voor bedrijven met meer dan 500 werknemers. Hierin zijn inbegrepen: een individueel bedrijfsbezoek in het kader van de initiële audit (wetgeving); een individueel bedrijfsbezoek in het kader van het uitwerken van het jaaractieplan; deelname en PR-activiteiten in het kader van de ondertekening van de intentieverklaring; een individueel bedrijfsbezoek in het kader van de evaluatie van de behaalde resultaten; ervaringsuitwisselingsmomenten; deelname en PR-activiteiten in het kader van de officiële uitreiking van het MVO/Milieucharter; een door de Vlaamse overheid erkend chartercertificaat (inzetbaar in het kader van subsidie- en premiedossiers) en beschermd logo. Niet inbegrepen: Individuele begeleiding en extra individuele bedrijfsbezoeken door de consulenten. Indien gewenst kan uiteraard extra beroep gedaan worden op de expertise van de consulenten tegen een aparte kostprijs. De desbetreffende consulent zal -op vraag van het bedrijf- hiervoor een gepaste offerte opmaken. Meer info?
11
Voka - Kamer van Koophandel Kempen Brenda Boons Kleinhoefstraat 9 2440 Geel Tel: 014 56 30 30 Fax: 014 59 31 00 E-mail:
[email protected] Voka – Kamer van Koophandel Mechelen Eric Kessels O.L. Vrouwestraat 85 2800 Mechelen Tel: 015 45 10 20 Fax: 015 45 10 21 E-mail:
[email protected]
BIJLAGEN 1. Schematische voorstelling project 2. Thema’s Milieucharter 3. Getuigenissen Laureaat-bedrijven 4. Inschrijvingsformulier interesse Milieucharter cyclus 2013-2014
12
SCHEMATISCHE VOORSTELLING PROJECT
Tegen 24/12/2012
Januari-Februari 2013
Indienen inschrijvingsformulier
Voorbereidende nul-audit door consulent
Februari 2013
Februari-Maart 2013 2013
E.C.
NOK
Bedrijf engageert zich om ten laatste tegen 31/12/2013 in orde te zijn
Uitwerken jaaractieplan onder begeleiding van consulent
Februari-Maart 2013
E.C.
NOK
Bedrijf herschrijft actieplan
Maart 2013 ONTBIJTSESSIE
Ondertekening Intentieverklaring en start actiejaar
Tegen 31/12/2013
Status aandachtspunten schriftelijk bevestigen aan VOKA-KVK
Tussentijdse ervaringsuitwisselingen
Tussentijdse ervaringsuitwisselingen
Tegen 31/03/2014
Indienen eindverslag gerealiseerde actie- en aandachtspunten
April - Mei 2014
Delegatiebezoek ter plaatse
Mei 2014
Mei/Juni 2014 ACADEMISCHE ZITTING
E.C.
NOK
Bedrijf stuurt in extremis bij met verduidelijking of herkanst, indien mogelijk volgende cyclus
Uitreiking MVO/ Milieuchartercertificaat en logo
E.C. = evaluatiecommissie
13
THEMA’S MVO/MILIEUCHARTER
1. THEMA 1: BEHOORLIJK BESTUUR EN CORPORATE GOVERNANCE Milieu/Duurzaamheid/MVO integreren in de uitbouw van het beheer van de organisatie, de bedrijfsinfrastructuur, het investerings- en aankoopbeleid, de proces- en productontwikkeling ter verbetering van de kwaliteit van de organisatie met respect voor minimale hinder en impact, eerlijke handelspraktijken en wetgeving, verbruikersaangelegenheden en maatschappelijke betrokkenheden.
2. THEMA 2: PLANNING EN ASPECTENANALYSES EN PROGRAMMA’S CONTINUE VERBETERING Planning van Eco- en MVO-efficiëntie d.m.v. stakeholder-, MVO-, arbo- en milieu-aspectenanalyses, definiëren van doelstellingen en prestatieindicatoren en zorgprogramma’s.
3. THEMA 3: MENSVRIENDELIJK EN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN Mensvriendelijk en maatschappelijk verantwoord ondernemen met oog voor en respect van de kwaliteit van de arbeid, de veiligheid en het welzijn van de werknemers en een gelijke kansen- en doelgroepenbeleid met respect voor diversiteit, gelijkheid en positieve integratie. De werknemers positief stimuleren en motiveren en tevens mogelijkheden bieden voor opleiding en loopbaanontwikkeling. Respecteren van de fundamentele mensenrechten. 4. THEMA 4: COMMUNICATIE EN DIALOOG Het voeren van een open interne en externe communicatie, transparantie en dialoog met alle stakeholders.
5. THEMA 5: KLIMAATVERANDERING EN ENERGIE Realisatie van verbeteracties m.b.t. CO2-neutraliteit, emissies en uitstoot en rationeel energieverbruik.
6. THEMA 6: KETENBEHEER EN CRADLE TO CRADLE Realisatie van verbeteracties m.b.t. ketenbeheer van de bedrijvigheden, sluiten van materiaalstromen, cradle to cradle, procesoptimalisaties, rationeel grondstoffen- en waterverbruik, Eco-design, duurzame productontwikkeling.
14
7. THEMA 7: KWALITEIT VAN DE DIRECTE LEEFOMGEVING Omgevingshinder en uitstoot minimaliseren m.b.t. de aspecten: lucht, geur, afvalwater, afval, geluid, trillingen, bodem en grondwater, chemische stoffen, straling, licht, zicht, biodiversiteit.
8. THEMA 8: DUURZAME MOBILITEIT Realisatie van verbeteracties m.b.t. duurzame mobiliteit, mobiliteitsplannen, logistiek netwerk, transportsoort en –type, keuze bedrijfslocaties, portfolio producten en diensten, eco-driving.
9. THEMA 9: RISICOBEHEERSING Risicobeheersing en noodprocedures uitwerken en beproeven om de impact op mens en milieu te beperken.
10. THEMA 10: INDICATORENMANAGEMENT EN DIRECTIEBEOORDELING Meten en opvolgen van de beleidsmatig gedefinieerde economische, sociale en milieuprestaties a.h.v. relevante prestatie-indicatoren of meetinstrumenten en hiervoor de gepaste procedures uitwerken en toepassen, inclusief het beproeven voor preventieve en corrigerende maatregelen bij afwijkingen, met directiebeoordeling en terugkoppeling naar een nieuwe jaaractieplanning.
15
GETUIGENISSEN LAUREAAT-BEDRIJVEN Laureaat-bedrijven getuigen dat door deelname aan Milieucharter een positieve druk ontstaat om eindelijk die projecten te realiseren die reeds langer in de pijplijn zaten. Ook de initiële audit bij het begin van een cyclus en de ervaringsuitwisselingen met de andere deelnemers tijdens het actiejaar, worden als een meerwaarde van het project naar voor geschoven. De audit op het einde van een cyclus, door een delegatie van de evaluatiecommissie, is belangrijk voor de bedrijven omdat op die manier de geleverde inspanningen naar waarde kunnen beoordeeld worden. Daarenboven geeft de aanwezigheid en de inzet van de overheidsdiensten binnen de evaluatiecommissie een positief signaal naar de bedrijven. Twijfelt u nog aan het nut van MVO/Milieucharter voor uw onderneming, laat u dan overtuigen door enkele deelnemers uit de vorige cycli van het Milieucharter:
Logistiek dienstverlener Havi Logistics
‘Wanneer wij onze kosten-baten-analyse maken, kunnen we echt geen reden bedenken om niet deel te nemen.’ Voor Havi Logistics in Olen was deelnemen aan het milieucharter een logische stap. ‘Milieu is belangrijk in de filosofie van ons bedrijf’, zegt Yves Hanssens. ‘Er moet ook voor de volgende generaties nog een gezonde leefomgeving zijn. Aandacht voor het milieu is bij Havi Logistics dan ook niet nieuw. We zijn ons als bedrijf altijd al bewust geweest van onze voorbeeldfunctie, maar deelnemen aan het milieucharter geeft alles een meer dwingend karakter. Je zet een aantal doelstellingen op papier en verbind je ertoe als organisatie om die ook te behalen binnen vast opgelegde termijnen. Bij Havi Logistics is investeren in milieuvriendelijke maatregelen dus geen nieuw gegeven. ‘We hebben dat altijd gedaan’, vertelt Hanssens. ‘In 1998, bij de bouw van het distributiecentrum, kozen we al voor een koelsysteem dat gebruik maakt van water in plaats van de traditionele luchtkoeling. Koelen met water heeft als grote voordeel dat de warmte, die vrijkomt aan de condensors van de koelinstallatie, niet verloren gaat en nuttig kan worden aangewend. Het opgewarmde water gebruiken we niet enkel voor onze warmwaterbehoefte, maar ook om de gebouwen te verwarmen.’ Ook ging het bedrijf toen al resoluut voor een koelinstallatie op basis van ammoniak, alhoewel het goedkopere – maar meer vervuilende freon – nog toegestaan was. En het bedrijf zet die milieuvriendelijke investeringen ook verder in de toekomst. ‘In het kader van het milieucharter zijn we nu aan het becijferen welk systeem voor alternatieve energie voor ons bedrijf de beste keuze is’, ligt Hanssens toe. ‘We verbruiken zeer veel energie (3 Megawatt per jaar, het verbruik van een paar honderd gezinnen), de juiste keuze maken is dus enorm belangrijk. Een eerste studie toonde al aan dat zonne-energie voor ons bedrijf geen goede optie is. Aangezien het in ons land nog altijd meer waait dan dat de zon schijnt, spitsen we onze aandacht nu toe op windenergie. Maar een eigen windmolenpark op ons industrieterrein vergt heel wat onderzoek, die dossiers hebben tijd nodig.’ Overlegmomenten Toch plukken we nu al de vruchten van onze deelname aan het milieucharter’, vertelt Hanssens. ‘Een aantal kleinere projecten zitten wel al op kruissnelheid. Zo hebben we ons papierverbruik serieus kunnen terugdringen door het digitaliseren van heel wat processen. De boekhouding is hier bijvoorbeeld volledig digitaal. Het elektriciteitsverbruik is teruggedrongen door verlichting enkel te laten branden in ruimtes waar die noodzakelijk is. Op het vlak van bewustzijn bij het personeel is een stap gezet.’ En de ideeën blijven komen. ‘Een deel van de
16
mogelijke verbeterpunten bedenken we zelf’, zegt Hanssens. ‘Ook de auditoren dragen nieuwe mogelijke actiepunten aan.. Een andere bron voor inspiratie zijn de overlegmomenten tussen de verschillende deelnemers aan het milieucharter. Je kan ongelooflijk veel van elkaar opsteken, je moet niet zelf opnieuw het wiel nog een keertje uitvinden. Wanneer wij wat betreft het milieucharter onze kosten-baten-analyse maken, kunnen we echt geen reden bedenken waarom we niet zouden deelnemen.’
Beschutte werkplaats Amival
‘De sociale-economie heeft een voorbeeldfunctie’ Ook voor beschutte werkplaats Amival is de deelname aan het milieucharter bijna een vanzelfsprekendheid. ‘We zijn altijd al een bedrijf geweest met oog voor het milieu, maar de start van een groot verbouwingsproject vijf jaar geleden was toch een ijkpunt’, vertelt directeur Jan Boeckx. ‘We wilden toen met onze milieumaatregelen verder gaan dan het wettelijke minimum’, legt Boeckx uit. ‘Zo hebben we bijvoorbeeld in samenwerking met de milieudienst van de stad Turnhout een uniek rioleringssysteem ontwikkeld. We verwerken het regenwater dat op onze daken valt, het regenwater dat op onze verhardingen (zoals de parking) valt en ons proceswater op drie verschillende manieren. Ook hebben we toen onze energiestromen in kaart gebracht. Hoogrendement verwarmingsketels zijn in gebruik genomen en overal, ook op de daken, kwam extra isolatie. Ingrepen die zowel goed zijn voor het milieu, als goed voor de portemonnee. Deelnemen aan het milieucharter van Voka en de provincie was eigenlijk de volgende logische stap.’ Knokken Bij Amival wil het management graag verder kijken dan alleen maar het economische niveau. ‘De drie P’s (Planet, People, Profit), betekenen echt iets in dit bedrijf’, legt Boeckx uit. ‘Onze riolering kost heel wat meer dan dat ze op korte termijn kan opleveren. Dat zijn keuzes die we heel bewust maken. Ik ben er ook van overtuigd dat de sociale-economie een voorbeeldfunctie heeft wanneer het aankomt op omgaan met de drie P’s. Maar begrijp me niet verkeerd, we zijn een echt bedrijf. Een bedrijf dat, net als alle andere bedrijven, moet knokken om het hoofd boven water te houden. Dus welke maatregel we ook besluiten te nemen, altijd zal ook de economische consequentie in overweging genomen worden. Het is niet de bedoeling dat we onszelf uit de markt gaan prijzen. Beschutte werkplaatsen worden sowieso al zwaar getroffen door de crisis. We doen veel aanvullende taken voor andere bedrijven, taken waarop nu vaak bespaard wordt. Voor ons wil dat zeggen dat we met een economische werkloosheid van 20% geconfronteerd worden. Toch is het belangrijk om ook wanneer de omstandigheden moeilijker zijn, aandacht te blijven hebben voor het milieu.’ Sensibiliseren En net daarom is het milieucharter volgens Boeckx zo een nuttig hulpmiddel voor bedrijven. ‘De kracht van het charter is dat lang niet alles om geld draait’, zegt Boeckx. ‘Natuurlijk moet je investeringen willen doen, maar daarnaast zijn er zoveel kleine ingrepen die kosteloos milieuwinst opleveren. Kleine dingen zoals de deur dichtdoen zodat de warmte niet ontsnapt of de kraan dichtdraaien. Binnen ons bedrijf is het daarom belangrijk om de 460 werknemers te sensibiliseren, zij moeten mee zijn. Want ik als bedrijfsleider kan het wel belangrijk vinden dat de werknemers milieubewust produceren, uiteindelijk zijn het de werknemers zelf die de inspanning moeten willen doen. En ook hier zijn wij niet anders dan een gewoon bedrijf: de ene werknemer zal meer interesse tonen dan de andere. Maar stap voor stap gaan we vooruit, met aandacht voor de toekomst en de generaties die na ons komen.’
17
Gemeente Merksplas
‘Het charter is voor ons meer een middel dan een doel op zich’ Dat het milieucharter openstaat voor meer organisaties dan alleen de klassieke bedrijven bewijst de gemeente Merksplas. Als eerste gemeente besloten ze dit jaar om in het proces in te stappen. ‘Met onze twee eigen energiebedrijven, die ervoor zorgen dat we 98% groene stroom gebruiken, zijn we een gemeente die al langer rekening houdt met de impact van onze acties op het milieu’, zegt burgemeester Frank Wilrycx. ‘De aankoop van ons nieuwe gemeentemagazijn vonden we het ideale moment om nog een tandje bij te steken en ons te engageren voor het milieucharter. Vooral voor de werking van onze technische diensten heeft dit flink wat positieve gevolgen.’ Een gemeente is ook een soort bedrijf, alleen is het bedrijfsterrein gigantisch in vergelijking met een klassiek bedrijf. ‘Het grondgebied van de gemeente Merksplas is 4450 hectare groot en er wonen 8300 inwoners’, vertelt de burgemeester. ‘Daarom is een van onze voornaamste doelstellingen ook het sensibiliseren van onze inwoners en van het gemeentepersoneel. Het charter is voor ons dan ook meer een middel dan een doel op zich. We willen proberen om zoveel mogelijk inwoners mee te krijgen in ons verhaal. Dit doen we door verschillende acties op poten te zetten. Zo werken we veel rond recycleren, composteren en zwerfvuil. Ook is er veel aandacht voor mobiliteit en proberen we zoveel mogelijk inwoners aan het fietsen te krijgen. Daarnaast besteden we tijdens gemeentelijke activiteiten extra aandacht aan de milieuaspecten, bijvoorbeeld door altijd te zorgen voor gescheiden afvalophaling.’ Stokpaardje Naast de sensibiliseringsacties nam de gemeente heel wat kleine maatregelen. ‘Door onze grote oppervlakte en het grote aantal gemeentelijke gebouwen zorgen deze kleine maatregelen toch voor een stevig resultaat’, legt milieubeambte Karen Sterkens uit. ‘Zo poetsen we bijvoorbeeld overal in de gemeente met ecologische producten. Ook energie is een stokpaardje, al de gebouwen van de gemeente zijn uitgerust met energiebesparende systemen. Op het gemeentelijk stort hebben we een installatie in gebruik genomen die het biogas, dat vroeger gewoon afgefakkeld werd, omzet in groene stroom. Toch weer goed om een paar honderd gezinnen van stroom te voorzien. Met verschillende van die kleine ingrepen besparen we op jaarbasis heel wat geld.’ En echt einddoel heeft Merksplas niet gesteld. ‘We willen vooral het goede voorbeeld geven’, besluit de burgemeester. ‘Aan onze inwoners, maar ook aan de bedrijven op ons grondgebied en aan onze buurgemeenten. We hopen echt dat velen ons voorbeeld zullen volgen, we kunnen het iedereen alleen maar aanraden.’
Kantoor Liekens
‘Investeringen zijn relatief klein in vergelijking met de besparing die je kan realiseren’ Voor de onafhankelijke verzekeringsmakelaar Kantoor Liekens is de deelname aan het milieucharter ook een nieuwe ervaring. ‘Ook wij zijn pas ingestapt en beseffen dat we nog een hele weg voor de boeg hebben’, zegt bestuurder Paul Liekens. ‘Het leuke is wel dat we nu nog voortdurend bijleren. Elke samenkomst met de deelnemende bedrijven levert ons nieuwe ideeën en inzichten op. We betrekken ook al onze werknemers, het puntje milieu is intussen een vast agendapunt op elke vergadering en we merken dat er regelmatig voorstellen van onze medewerkers komen.’ Als niet-productiebedrijf is het voor Kantoor Liekens wel moeilijker om echt ingrijpende maatregelen te treffen. ‘Natuurlijk kunnen wij ook op ons energieverbruik letten, maar dat gaat ons nooit zoveel winst opleveren als een productiebedrijf dat bijvoorbeeld op windenergie kan overschakelen’, vertelt Liekens. ‘Ons voornaamste actiepunt is op dit ogenblik ons papierverbruik. Jaarlijks gaan hier bijvoorbeeld 15.000 nieuwsbrieven buiten, los van de duizenden gewone mailings die we versturen. Bedoeling is om op termijn zoveel mogelijk op digitale communicatie over te schakelen, hiervoor hebben we intussen een softwarepakket
18
aangekocht. Ook printen we enorm veel. We verbruiken meer dan 300.000 blanco bladzijden papier per jaar, wat dan hoofdzakelijk voor intern gebruik is. Want voor de externe communicatie gebruiken we papier met een briefhoofd. Ook deze papierstroom willen we fors gaan beperken door veel meer met digitale documenten te gaan werken. Een overschakeling die we niet alleen technisch moeten maken, maar ook in ons hoofd. Want de hardnekkige gewoonte van steeds een papier in je hand te hebben, leer je niet af op een-twee-drie.’ Eco-driving Op een tweede actiepunt zijn ze bij Kantoor Liekens echt wel fier. ‘We hebben besloten om werk te maken van een milieuvriendelijke manier van rijden en proberen dat ook over te brengen op de klanten die hier een autoverzekering afsluiten’, legt Liekens uit. ‘Iedereen binnen het bedrijf die met een bedrijfswagen rijdt, wordt gevolgd door een extern bedrijf. Zij analyseren ons brandstofverbruik en onze rijstijl. Ook krijgen we een opleiding in eco-driving. Opnieuw een manier om ecologie te koppelen aan economie. Want we steken niet weg dat het milieuverhaal ook een financieel verhaal is. En dat is het voordeel voor een dienstenbedrijf als het onze wanneer het deelneemt aan het milieucharter. Onze investeringen zijn relatief klein in vergelijking met de besparing die we kunnen bereiken.’
Specialty Polymers Antwerp Manuel De Tey, Engineering / IT Manager en SHEQ We hebben al sinds 1997 een milieuzorgsysteem ISO 14001 en hebben problemen met bedrijfsblindheid en gewenning. Het is zeer positief om starters aan het werk te zien. Wat aangenaam is, is meegezogen te worden in hun enthousiasme. Ook het delen van de eigen ervaring is best leuk. Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen (Dierenpark Planckendael) Guy Claes, Operationeel directeur Milieucharter… doen ! Planckendael genereert als elk ander bedrijf afval, verbruikt water en energie en heeft daardoor uiteraard een niet te onderschatten impact op het milieu. Vanuit de visie van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en vanuit de belangrijke educatieve rol die Planckendael speelt op vlak van natuurbehoud, werd een verregaand intern milieuzorgsysteem geïmplementeerd dat voortdurend in ontwikkeling is. In dit systeem besteedt Planckendael systematisch aandacht aan het gebruik van duurzame materialen en grondstoffen, het verwerken van (mest)afval, zuinig energie- en waterverbruik, milieueducatie, wetgeving, … De rol van de medewerkers en hun betrokkenheid is hierin enorm belangrijk. Zij worden op regelmatige basis geïnformeerd over het milieubeleid en worden uitgenodigd om proactief deel te nemen door gefundeerde opmerkingen en concrete suggesties te geven via de energie- en waterambassadeurs (medewerkers uit alle departementen). Milieuzorg in Planckendael staat rechtstreeks in verband met de productwaarde. Zonder de nodige belangstelling voor de impact van onze bedrijfsactiviteiten op het milieu, kunnen wij niet op een geloofwaardige manier aan natuur- en milieueducatie doen. Planckendael probeert de bedrijfsvoering op het vlak van milieubeheer voortdurend te verbeteren en neemt daarom jaarlijks, en dit al van in het begin van het initiatief deel aan het Milieucharter (oorspronkelijk het Presti 4 programma genoemd). Het zal dus nu voor de 10de maal zijn dat Planckendael zal deelnemen. Het Milieucharter is het perfecte instrument om de genomen maatregelen en acties op gebied van milieumanagement en de kwaliteit ervan daadwerkelijk en objectief te meten en evalueren.
19
ODTH Veerle De Wael, organisatieverantwoordelijke Deelname aan het Milieucharter was voor ODTH een ideale opportuniteit om op een gestructureerde wijze stil te staan bij ons milieubeleid, bij de problemen, maar vooral ook bij de opportuniteiten die er nog waren op milieugebied. De analyse, het advies, de opvolging en de deadline door het charterteam maakten dat de te nemen acties echte ‘targets’ werden. Het behalen van de target is een mooie stimulans en beloning waar alle medewerkers terecht fier op zijn, en welke concreet aantoont dat ons bedrijf ook echt duurzaam wil ondernemen. Geen doel op zich, maar mooi meegenomen waren de ‘extra punten’ bij het verkrijgen van een groei- of ecologiepremie door het kunnen aantonen van deelname aan het Milieucharter.
20
MVO/MILIEUCHARTER PROVINCIE ANTWERPEN Inschrijvingsformulier Milieucharter cyclus 2013 -2014 Bedrijf: ............................................................................................................ Btw-nr.: ........................................................................................................... Aantal werknemers: ………………………………………………………………………………………. Contactpersoon: .............................................................................................. Functie: ………………………………………………………………………………………………………… Adres: ............................................................................................................. Tel.: ............................................................................................................... Fax: ................................................................................................................ E-mail: ............................................................................................................
Wenst deel te nemen aan het Milieucharterproject cyclus 2013 – 2014 Wenst deel te nemen aan het MVOcharterproject cyclus 2013 – 2014 Ik ben geïnteresseerd en wens een persoonlijke afspraak voor meer toelichting Datum:
Handtekening:
Gelieve dit inschrijvingsformulier vóór 24/12/2012 terug te bezorgen aan: Voka - Kamer van Koophandel Kempen Brenda Boons Kleinhoefstraat 9 2440 Geel Fax: 014/59.31.00 E-mail:
[email protected] Voka – Kamer van Koophandel Mechelen Eric Kessels O.L. Vrouwestraat 85 2800 Mechelen Tel: 015 45 10 20 Fax: 015 45 10 21 E-mail:
[email protected]
21
