ALV 18-10-2007
Aanwezig: Yvonne van Silfhout (voorzitter), Diederik Weve, Luuk Somers, Annet van de Ven, Elly Bom, Remco Stevens, Kees Roos, Jet Mol, Frans Hamelink, Rob van Ooijen (later tijdens de vergadering), Jeroen de Joode , Wim van Blijswijk, Ton Opdam, Monique Boudrie, Mario Cosman, Bastiaan Korving, Fleur Remmerswaal, Jeroen Veenstra, Diede Labots, Harke Heida, Alwin Zegers en Gerwin van der Panne (notulist), Met kennisgeving afwezig: Coen de Vos, Ingrid Stant, Ingrid Schoots, Sander Kaspers, Marjolein Kuiper en Marcel Bakker. 1
Opening Om 20.00 uur in de vergaderzaal van sporthal Houtrust. De voorzitter heet iedereen van harte welkom.
1a
Vaststelling agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld
1b
Mededelingen Er zijn geen mededelingen
1c
Ingekomen stukken Er is een brief van de kascommissie d.d. 15 oktober 2007 binnengekomen. Dit stuk wordt behandeld onder punt 4a.
2
Goedkeuring verslag ALV d.d. 24 mei 2007 Het verslag van de ALV gehouden op 24 mei 2007 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. De nieuwe procedures lidmaatschap en contributiebetaling zijn in werking getreden en het resultaat (de inning van de contributiegelden) is voorlopig goed. Op korte termijn zal via de website de vertrouwenscommissie aan de vereniging voorgesteld worden.
3
Jaarverslag 2006-2007 De ALV complimenteert het bestuur voor het jaarverslag. De voorzitter meldt dat door de grotere bezetting van het bestuur en kader er meer aandacht voor het jaarverslag kan zijn en dat vertaald zich in dit jaarverslag. Monique Boudrie vraagt zich af wat het bestuur met de statistieken omtrent ledenaantallen doet. Elly Bom antwoord dat er in dit jaarverslag nog geen analyse is gemaakt van de statistieken. Deze worden wel meegenomen in de discussie welke koers Kalinko in de toekomst zal gaan volgen en welke keuzes daarin gemaakt worden welke vormen van volleybal er aangeboden worden. (Zie jaarplan bestuur algemene zaken, punt 6d) Bijvoorbeeld: is er sprake van een trend in het groeiend aantal recreanten? Wat heeft dat voor gevolgen voor het aanbod van flexibelere vormen in het volleybal? Het bestuur wil met een nieuw beleidsplan voor de TC komen. Vacatures binnen de TC zijn moeilijk op te vullen en dit komt mede door de taakverdeling. Het bestuur zal dit beleid samen met de TC opstellen en bespreken met een aantal leden. Het is de ambitie om dit beleidsplan in de voorjaars ALV in te brengen. De vaste zaalcoordinator geeft rust tijdens competitiedagen. Annet van de Ven vraagt zich af of er 1/5
ALV 18-10-2007 ballen zijn voor teams die geen eigen ballen hebben. Luuk Somers geeft aan dat dit het geval is. Het betreft de trainingsballen uit de korf. Ton Opdam vraagt zich af of ruilen van zaaldiensten ook via de site kenbaar gemaakt kan worden. Luuk Somers geeft aan dat ruilen (als team) altijd kan, maar dat dat wel doorgegeven moet worden aan het wedstrijdsecretariaat. De organisatie competitiezaken zit goed in elkaar en het is een goed team wat wel lerende is. De PR commissie is weer opgestart. Het beleid komt tijdens punt 6c aan de orde. Er is een enquête geweest om e.e.a. te kunnen presenteren naar mogelijke sponsoren. Annet van de Ven vraagt zich af of deze ook naar verenigingsleden gegaan is. Dit is volgens Yvonne van Silfhout het geval. Er is een nieuwe commissie opgericht: algemene zaken. Deze commissie wordt onder punt 6d behandeld. 4
Financieel verslag 2006-2007 Diederik Weve licht het financieel verslag toe. Totaal resultaat 2006-2007 is 6.297 euro. Een financieel risico is dat slechts 1 persoon (Rob van Ooijen) met de Haagse sporttuin en zaalinhuur volledig verantwoordelijk is voor het financieel resultaat. Bastiaan Korving vraagt zich af waarom er weinig bekend gemaakt wordt over de Haagse sporttuin en de benodigde trainers. Yvonne van Silfhout geeft aan dat dit ook voor Kalinko relatief nieuw was, maar wel erg goed loopt. Het bestuur zal hier meer ruchtbaarheid aan geven. Enkele trainers hebben hun vergoeding aan de vereniging gegeven met een bepaald doel. Dit bedrag moet ook op korte termijn uitgegeven worden. Wellicht worden via de website leden gevraagd waar dit aan uitgegeven kan worden. Vorig seizoen zijn er geen Kalinkokoppen uitgegeven en dus ook geen kosten gemaakt. Het bestuur geeft aan dat ze dit jaar er wel zullen komen. Onder de post vereniging zijn er vlaggen en banners gekocht. Deze zullen bij de volgende ALV getoond worden. De post verenigingskosten kan transparanter worden weergegeven. In de volgende begroting en jaarrekening zal dit helderder zichtbaar zijn. Jeroen Veenstra vraagt zich af wat het verhaal is achter het eigen risico dat betaald is voor het busje van het jeugdkamp. Yvonne van Silfhout geeft aan dat er tijdens het kamp een ongelukje was en daardoor moest er 600 euro eigen risico betaald worden. Dit is deels uit de begroting en reserves jeugdkamp gehaald en een klein gedeelte uit de begroting jeugd. Echter door andere plussen en een reserve van het jeugdkamp is het totaal van de jeugd binnen de begroting gebleven. Jeroen Veenstra vraagt zich wat er bedoeld wordt met dat de kosten per verliezend team van het recreantentoernooi 0,83 euro was. Diederik Weve geeft aan dat de totale kosten van het toernooi (inschrijfgeld vanaf getrokken) 10 euro zijn (met 12 verliezende teams). Jeroen Veenstra vraagt zich hoeveel trainers er te weinig zijn en wat globaal de vergoedingen zijn. Yvonne van Silfhout geeft aan dat we 1 trainer te kort hebben en de vergoeding is afhankelijk van ervaring en diploma’s. De vergoedingen gaan aan de hand van een vergoedingen model. Het bestuur is echter wel bezig het vergoedingsmodel aan te passen. Ton Opdam stelt een bonusregeling voor. Vanuit de zaal komt de suggestie om deze niet op basis van geld, maar wellicht op basis van een presentje uit te keren.
4a
Verslag kascommissie Het verslag van kascommissie wordt uitgedeeld. Er is helaas niemand van de kascommissie
2/5
ALV 18-10-2007 aanwezig. Diederik Weve licht e.e.a. toe. Ton Opdam vraagt zich af of de aanbeveling worden overgenomen. Diederik Weve geeft aan dat aanbeveling 1 (EV niet verder laten stijgen) en 2(reservering ook besteden) overgenomen worden. Aanbeveling 3 gaat over de reservering cursussen. Deze zijn echter voor een gedeelte wel uitgegeven, echter overlappen 2 seizoenen en wordt financieel in het volgend seizoen afgehandeld. Aanbeveling 4 (aanschaffen boekhoudprogramma) wordt bekeken of dit noodzakelijk is voor de nieuwe penningmeester. De ALV keurt de boekhouding voor het seizoen 2006-2007 goed. 4b
Verkiezing kascommissie Rob van Ooijen mag niet meer in de kascommissie vanwege zijn functie in het bestuur. Katja Eshuis heeft aangegeven niet meer in de kascommissie zitting te willen nemen. Diederik Weve wil in de kascommissie plaatsnemen. De ALV is hiermee akkoord. De vacature voor de laatste plaats in de kascommissie wordt op de website gezet.
5
Bestuursverkiezing en afscheid bestuursleden Diederik Weve en Wim van Blijswijk nemen afscheid als bestuurslid. Beide heren worden van harte bedankt voor hun inzet voor de vereniging. Jeroen de Joode zal de plek van Diederik Weve als penningmeester overnemen. De ALV keurt de wisselingen goed. De voorzitter wil twee leden van de vereniging in het bijzonder bedanken voor hun inzet. Wim van Blijswijk en Harke Heida hebben voor een zeer lange tijd zich ingezet voor de vereniging. Voor deze verdiensten wil het bestuur beide heren tot erelid benoemen. Wim van Blijswijk en Harke Heida geven aan dit lidmaatschap niet te willen accepteren, want zij vinden hun werkzaamheden voor de vereniging niet van bijzondere aard.
6
Beleid 2007-2008
6a
Vriendenteams In het beleidsplan is weergegeven onder welke voorwaarden een vriendenteam binnen Kalinko mogelijk is. Op dit moment hebben H3, D2 en D5 zich aangemeld. Ton Opdam vraagt zich af of H4 zijn status aparte behoud. De voorzitter geeft aan dat dit niet nodig is, want er is slechts een mutatie met de afspraak naar H4 toe, namelijk dat ze bij het promoveren naar de 1e klasse hun resultaat mogelijk niet mogen gebruiken. Promotie tot en met de 2e klasse is dus wel altijd toegestaan voor vriendenteams. Ton Opdam vraagt of punt 3 helderder verwoord kan worden. Bestuur zal dit aanpassen. Monique Boudrie zou graag zien dat het uitgangspunt dat alle teams leuk zijn en dat een vriendenteam incidenteel zou moeten zijn. De ALV is akkoord met het beleidsplan en het plan zal na 1 jaar geëvalueerd worden. Monique Boudrie vraagt zich af of er een maximaal aantal vriendenteams vastgesteld moet worden. Het bestuur kan omwille van het karakter van de vereniging altijd vriendenteams weigeren. Deze mogelijkheid zal in de evaluatie worden meegenomen.
6b
Zaaldienstbeleid De ALV is akkoord met het beleidsplan.
3/5
ALV 18-10-2007 6c
6d
Sponsorbeleid De sponsorcommissie is eerst nagegaan waar het bij vorige initiatieven verkeerd is gegaan. Uitgangspunten van deze commissie is dat afspraken helder op papier komen en dat er met name gezocht wordt in de eigen netwerk. Heden hebben LCS en A1 al aangegeven voor dit seizoen te sponsoren. Het sponsorbeleid wordt door de ALV goedgekeurd. Voorstel nieuwe commissie algemene zaken Elly Bom licht het Jaarplan "Kalinko Bestuur Algemene Zaken (BAZ) 2007-2008" toe. Het bestuur algemene zaken (Rob van Ooijen en Elly Bom) is zowel met een aantal praktische zaken bezig (alle zaken die niet onder TC, wedstrijdsecretariaat of PR vallen) als met beleidsontwikkeling. T.a.v. beleidsontwikkeling: welke koers zal Kalinko in de toekomst gaan varen, welke keuzes gaan we maken in het enorme aanbod van en vraag naar verschillende volleybalvormen. Het bestuur algemene zaken zal visie ontwikkeling samen met de leden, bijvoorbeeld in een denktank? De materiaalbeheerder stopt er aan het einde van het seizoen mee. Als er interesse is dan hoort het bestuur dat graag. Het gaat niet alleen om hulp bij de zaalinhuur, maar dat de kennis bij meer dan één persoon ligt. De zin vervangen door: De kennis en vaardigheden m.b.t. het scherp inhuren van de zaal ligt bij één persoon in de vereniging, Rob van Ooijen. Er wordt een 2e persoon gezocht die met Rob zich bezig houdt met zaalinhuur zodat kennis bij 2 mensen komt te liggen. Volgens Ton Opdam is juist bij een activiteit als het vaderkamp geen bemoeienis van het bestuur nodig. Elly Bom geeft aan dat het bestuur zich vanzelfsprekend niet met dit instituut gaat bemoeien, maar wil aan de vereniging aangeven dat wanneer er vragen zijn, ze bij deze persoon terecht kan (die weet wie de contactpersoon vaderkamp is) Het bestuur algemene zaken gaat de mogelijkheden bekijken om (weer) een feestactiviteitencommissie op te zetten.
6e
Begroting 2007-2008 Jeroen de Joode licht de begroting van 2007-2008 toe (is al aan de orde gekomen in de voorjaars ALV). Monique Boudrie vraagt zich af of er niet te veel beachnetten komen. Dit is volgens Jeroen de Joode niet het geval. Er is geld gereserveerd om indien nodig 2 netten aan te schaffen, waarvan 1 als vervanging. Ton Opdam merkt op dat de begroting conservatief is. Jeroen de Joode geeft aan dat dit bewust gedaan is vanwege enkele contributiewijzigingen waarvan nog niet duidelijk is wat de uitwerkingen zijn. Het bestuur gaat overwegen om extra geld vrij te maken voor een eventueel zomerseizoen (beachvolleybal). Dit wordt voor dit seizoen nog niet gedaan. De begroting 2007-2008 wordt door de ALV goedgekeurd.
7
Rondvraag Annet van de Ven zou graag drankjes voor uit fluiters willen. Luuk Somers geeft aan dat dit al het geval is. Bonnen worden aan de scoreformulieren vastgeniet. Mario Cosman vraagt zich af wie verantwoordelijk is voor Kalinkokoppen, i.v.m. advertenties. Dat
4/5
ALV 18-10-2007 is Remco Stevens. Annet van de Ven vraagt zich af waarom Kalinko niet in het Ooievaarsboekje staan. Dit hoort wel het geval te zijn. Het bestuur zal dit nagaan. Annet van de Ven stelt dat Houtrust slecht toegankelijk is voor minder validen. Het bestuur zal dit meenemen in een gesprek met de gemeente. Rob van Ooijen wordt bedankt voor zijn werkzaamheden voor de Haagse Sporttuin. 8
Sluiting 22.10 uur.
5/5
