MERANCANG PROYEK PERUBAHAN DIKLAT PIM IV DRS SISWANTA JAKA PURNAMA, Apt, MKes
BADAN DIKLAT PROPINSI JAWA TENGAH
MERANCANG PROYEK PERUBAHAN Deskripsi Singkat • Mata Diklat ini memfasilitasi peserta untuk menuangkan hasil belajar yang telah diperoleh ke dalam Proyek Perubahan. • Mata Diklat disajikan dengan metode penulisan kertas kerja yang bersifat mandiri. • Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya menyusun Proyek Perubahan. •
MERANCANG PROYEK PERUBAHAN Hasil Belajar • Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menuangkan kompetensi dalam mengubah strategi kebijakan organisasinya ke dalam Proyek Perubahan. • KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN
Proyek perubahan Indikator Hasil Belajar • Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat : 1) Menjelaskan area dan cakupan dari strategi kebijakan organisasi; 2) Menyusun Proyek Perubahan.
.
Proyek perubahan Materi pokok untuk mata Diklat ini adalah : 1) Pembimbingan Kertas Kerja; 2) Penulisan Kertas Kerja. .
MERANCANG PROYEK PERUBAHAN Pengalaman Belajar • Untuk menghasilkan Proyek Perubahan, peserta melalui serangkaian pengalaman belajar, yaitu membaca modul Proyek Perubahan, mensintesakan materi-materi Diklat, mendapatkan bimbingan, sampai pada menulis kertas kerja secara mandiri. • Di penghujung pembelajaran, peserta menunjukkan kompetensinya melalui Kertas Kerja Proyek Perubahan.
KOMPETENSI PEJABAT ESELON IV Mampu mengdiagnose permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan. Mampu melaksanakan kegiatan dengan metode tertentu dan sumber daya yang tersedia. Mampu menggunakan peluang untuk menciptakan terobosan guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan. Mampu melaksanakan networking dengan stakeholder terkait pelaksanaan kegiatan
AREA DAN CAKUPAN DARI STRATEGI KEBIJAKAN ORGANISASI
HIRARKI PROYEK PERUBAHAN 1. Perubahan pada tingkat Arah Kebijakan (Diklatpim I ). 2. Perubahan pada tingkat Strategi Kebijakan (Diklatpim II). 3. Perubahan pada tingkat Program (Diklatpim III). 4. Perubahan pada tingkat Kegiatan (Diklatpim IV)
AREA PERUBAHAN, HASIL YANG DIHARAPKAN, DAN TUJUAN REFORMASI BIROKRASI (RB) AREA PERUBAHAN
HASIL YANG DIHARAPKAN
1
Manajemen Perubahan (Mind Set & Culture Set)
Terbangunnya perubahan pola pikir, budaya kerja, komitmen, partisipasi, & perubahan perilaku yang diinginkan
2
Penataan Peraturan Per-UU-an
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif
3
Penataan & Penguatan Organisasi
4
Penataan Tatalaksana
5
Penataan SDM aparatur
Organisasi yang tepat ukuran dan tepat fungsi (right size & right function) Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
6
Penguatan Pengawasan
7
Penguatan Akuntabilitas Kinerja
8
Peningkatan Kualitas Pelayanan publik
Peningkatan efektivitas Pengawasan Intern Pemerintah Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi Meningkatnya kualitas pelayanan publik , serta pelayanan birokrasi yang makin murah, cepat, mudah dan baik
TUJUAN RB 1. Pemerintah yang Bersih dan Bebas KKN 2. Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Pemerintahan 3. Peningkatan Kualitas Pengambilan Kebijakan 4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik INDIKATOR KEBERHASIL AN
BIDANG ORGANISASI
BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA
AREA / FIELD PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
BIDANG TATA KERJA DAN TATA LAKSANA
BIDANG PROGRAM
AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL 1. Bidang Organisasi : Kebijakan Penataan Struktur Organisasi, Rightsizing Organisasi, Downsizing Organisasi, Budaya kerja Organisasi, dll. 2. Bidang Sumber daya Manusia : Kebijakan terkait Carrier Path, remunerasi, reward and punishment, placement, dll. 3. Bidang tata kerja dan tata laksana ::Kebijakan terkait Tata persuratan, Pengadaan Barang dan Jasa (eprocurement), tata laksana monitoring (e-monitoring), tata kearsipan, Pelaporan dll. 4. Bidang Program : Kebijakan terkait Pembiayaan (Budgeting), Penelitian, Pendidikan dan Latihan dll.
GRAND DESIGN REFORMASI BIROKRASI 2010-2025 (PerPres no. 81 th 2010) Reformasi birokrasi perlu menata ulang proses birokrasi dari tingkat (level) tertinggi hingga terendah dan • melakukan terobosan baru (innovation breakthrough), • berfikir di luar kebiasaan / rutinitas yang ada (out of the box thinking), • perubahan paradigma (a new paradigm shift), • dan dengan upaya luar biasa (business not as usual).
RUANG LINGKUP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN 1. Mendiagnosa situasi problematik tugas organisasi 2. Apa tantangan yang memerlukan penyesuaian atau perubahan. 3. Apa yang diinginkan untuk melakukan perubahan 4. Apa permasalahan yang terjadi untuk memenuhi gap antara yang diinginkan dengan kondisi existing organisasi. 5. Apa saja pilihan terobosan / inovasinya. 6. Pilih judul Proyek Perubahan yang dapat mencerminkan tujuan dan ruang lingkup Proyek Perubahan
RUANG LINGKUP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN 7. Bagaimana Peta Stakeholder terkait 8. Bagaimana Strategi pelaksanaannya. 9. Siapa saja Tim Kerjanya dan bagaimana mekanisme kerjanya 10.Apa saja kira-kira kendala pelaksanaannya 11.Rencana Kerja pelaksanaan Proyek Perubahan.
MEMILIH TOPIK SPESIFIK
HOT
PROYEK PERUBAHAN
TRANSFOR MASI
RELE VAN
MULAI DENGAN TANTANGAN YANG JELAS UNTUK MENCAPAI GAMBARAN IDEAL YANG DIINGINKAN
TETAPKAN APA UKURAN KEBERHASILANNYA TETAPKAN FOKUS PROYEK (BE SPECIFIFC)
PERJELAS SASARAN YANG AKAN DICAPAI
MENYUSUN PROYEK PERUBAHAN
PERANAN AGENDA PROYEK PERUBAHAN 1. MUARA DR SEMUA AGENDA PEMBELAJARAN 2. AKTUALISASI DARI: 1. PROSES PEMBELAJARAN 2. GAGASAN / RANCANGAN PERUBAHAN 3. KOMPETENSI KEPEMIMPINAN PESERTA (SESUAI SCOPING)
3. JANTUNGNYA DIKLATPIM (MENENTUKAN KOMPETEN / TIDAK KOMPETEN PESERTA)
GAGASAN AWAL
PENJELASAN PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN • Diagnose masalah & alternatif Terapi. • Desain awal Projek.(Penulisan Proposal) • Pilih Konselor & identifikasi . • Identifikasi Stakeholder (calon Timwork)
Projek Perubahan Instansional terpilih (feasibel&implementable, scope dan content jelas)
PENULISAN rancangan Proyek Perubahan Instansi
PRESENTASI • Atasan/konselor • Stakeholder • Coach
SEMINAR Proyek Perubahan Instansi
Pelaksanaan projek Perubahan Instansi dan Konsultasi
Perbaikan dan Evaluasi
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN 1. Setelah mendapatkan penjelasan Proyek Perubahan, melakukan diagnosa situasi problematika pada tugas organisasi . 2. Berfikir sistem untuk mencari gagasan alternatif terapi termasuk kejelasan tujuan dan manfaat. 3. Membuka wawasan dengan Benchmarking 4. Memilih Mentor dan Konsultasi gagasan penulisan 5. Memilih judul membuat desain awal Proyek (proposal) 6. Diskusi dengan Coach tentang proposal Proyek Perubahan
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN 7. Perbaikan proposal Proyek Perubahan dan persetujuan Mentor 8. Presentasi Proposal Proyek Perubahan pada Pra Seminar di depan Narasumber, Mentor dan Coach 9. Penulisan Rancangan Proyek Perubahan dengan bimbingan Coach dan Mentor 10.Identifikasi Stakeholders dan pembentukan TimWork 11.Setelah mendapatkan pembekalan Implementasi Proyek, memimpin pelaksanaan Proyek Perubahan pada tahap Laboratorium Kepemimpinan 12.Presentasi pada Seminar Proyek Perubahan.
MEKANISME KERJA • Perkenalan dengan Coach dan menyusun Desain awal Rencana Kerja Bersama. • Melakukan Diagnose organisasi untuk menemukan permasalahan yang memerlukan perubahan. • Memilih Mentor yang cocok dan meminta advise untuk memilih alternatip Terobosan / Inovasi yang Feasibel dan Implementabel dengan waktu yang tersedia. • Membuat Proposal Proyek dengan bimbingan Coach dan advise dan persetujuan Mentor. • Mengidentifikasi dan memetakan pengaruh Stakeholders terkait. • Presentasi Proposal Proyek kepada Nara sumber, coach dan mentor pada saat praseminar untuk mendapatkan masukan.
MEKANISME KERJA ( LANJUTAN ) • Setelah ada masukan, disusun Rancangan Proyek Perubahan yang mencakup : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
RENCANA AKSI DAN RENCANA KERJA BERSAMA STAKEHOLDER RENCANA BIAYA. PEMBENTUKAN TIMWORK ,ORGANISASI PELAKSANAAN DAN PEMBAGIAN TUGAS . IDENTIFIKASI KENDALA DAN STRATEGI PENANGANAN KENDALA. IDENTIFIKASI FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN. SISTIM MONITORING DAN PELAPORAN.
• Memimpin Pelaksanaan Proyek Perubahan selama tahap Laboratorium dengan Menyusun Jadwal Pertemuan dengan Coach, Mentor dan Stake Holder dalam memimpin pelaksanaan Proyek terutama dalam menghadapi kendala yang ada. • Presentasi hasil Pengalaman memimpin proyek perubahan pada Seminar Laboratorium Kepemimpinan.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL • JUDUL : – Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan. • LATAR BELAKANG : – Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi • PERMASALAHAN (di ambil dari hasil Diagnose): – Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. – Masalah inti yang menjadi perhatian utama. – Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN)
• PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN: – Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang diinginkan. – Menjelaskan Area, Isi dan Lingkup Proyek Perubahan. – Menjelaskan keuntungan dan kerugian. – Menjelaskan Kendala yang akan terjadi. – Menjelaskan Strategi Pelaksanaan.
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL (LANJUTAN)
• STAKE HOLDER : – Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. – Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. – Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder.
• RENCANA AKSI: – Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan – Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan. – Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan – Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. – Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
• PENUTUP.
RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER) • Dokumen Proyek Perubahan yang menjadi acuan sekaligus kontrak kinerja dengan atasan dan coach mengenai hasil dan langkah langkah serta sumber daya yang digunakan.
RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER) IDENTITAS PROYEK Nama
Nama proyek perubahan yang akan dilakukan
Deskripsi
Gambaran singkat mengenai proyek perubahan
Sponsor
Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan
Project Leader
Penanggung jawab proyek perubahan
Sumber daya tim
Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan
• Penjelasan singkat • Penjelasan singkat • Penjelasan singkat
2.0 LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM) Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari yang kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.
3.0 TUJUAN Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (3 minggu/sampai berakhirnya Diklatpim). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka menengah.
4.0 MANFAAT Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.
5.0 RUANG LINGKUP Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03
6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) Nama Deskripsi Nama output kunci Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek yang akan dihasilkan.Output perubahan berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka menengah,
7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES) No TAHAP UTAMA • Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough 2 • Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang
Waktu Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)
8.0 TATA KELOLA PROYEK STRUKTUR
Deskripsi (Penjelasan peran masing masing dalam penyelenggaraan proye perubahan) • Sponsor .........
Gambarkan struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek • Project leader....... perubahan • Pokja ...... Contoh :
• Coach ...........
Contoh Struktur Tim Steering Committee
Project Leadership Team
Consultant Team
Secretariat Working Team
SubTeam
SubTeam
SubTeam
9.0 ANGGARAN JUMLAH Deskripsi Estimasi jumlah Penjelasan peruntukan anggaran yang dibutuhkan Estimasi jumlah Penjelasan peruntukan anggaran yang dibutuhkan
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER NO Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.
11 PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK) NO
Deskripsi
1
Penjelasan tugas dan kewenangan masing-masing anggota tim kerja
2
Penjelasan masa berlaku tim kerja serta etika dan mekaisme tim kerja
12 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH No Deskripsi 1
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
2
Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang ditetapkan Penjelasan strategi mengatasi kendala / masalah (plan 12)
3
13. KRITERIA DAN FKK Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur, misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb. Penjelasan tentang faktor-faktor yang menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.
14 . DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan. Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiaan. Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim 15. PERSETUJUAN Project Sponsor: Atasan peserta
(tandatangan) Tanggal : (tempat tanggal dan tahun)
BEBERAPA TIPS (sebagai bahan arahan coach) •
Proposal Proyek agar dipilih hasil diagnosa isu Organisasi yang masih uptodate dan menjadi prioritas utama dalam program kerja organisasi . • Proposal proyek sebaiknya mengajukan beberapa alternatif terobosan / inovasi untuk dipilih bersama dengan para Stakeholder. • Terobosan / inovasi yang dipilih sebaiknya masih dalam program yang masih berjalan sehingga terdapat anggaran pelaksanaannya. • Sebaiknya berfikir komprehensif mempertimbangkan betul kapasitas dukungan sumber daya dan keterbatasan waktu dalam pelaksanaan perubahan (faktor feasibelity dan implementable).
BEBERAPA TIPS • TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan: 1. 2. 3. 4. 5.
Punya KOMITMENT yang kuat. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI para STAKEHOLDER. 6. Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan baik.
Thank You For Your Attentive and Active Participation
BAHAN TAYANG SEMINAR PROPER • • • • • • • • •
1. JUDUL 2. LATAR BELAKANG 3. TUJUAN 4.MANFAAT 5.RUANG LINGKUP 6 MILESTONE 7.TATA KELOLA PROYEK 8.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF 9. DAFTAR RENCANA KEGIATAN
