PANDUAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TK. IV
BALAI DIKLAT KEPEMIMPINAN MAGELANG 2015
2 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Diklat kepemimpinan merupakan pendidikan dan pelatihan yang dirancang bagi pejabat pemerintah untuk membentuk dan mengembangkan mereka menjadi pemimpin perubahan. Kompetensi sebagai pemimpin perubahan akan terbentuk melalui praktik langsung di lapangan. Bentuk praktik langsung dalam diklatpim ini adalah dengan melaksanakan proyek perubahan di kantornya. Pelaksanaan proyek perubahan dimulai dengan menyusun Rancangan Proyek Perubahan. Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada peserta untuk menganalisis permasalahan atau peluang yang terkait dengan tugas dan fungsi masing-masing dan mencari solusinya. Panduan penyusunan Rancangan Proyek Perubahan ini dimaksudkan untuk mempermudah dan memperjelas peserta tentang proses penyusunan dan alur pikir penulisan Rancangan Proyek Perubahan. Dengan panduan ini kami mengharapkan agar proyek perubahan yang dihasilkan akan bermanfaat dan memenuhi harapan berbagai pihak yang berkepentingan. B. Hasil Belajar dan Indikator Hasil belajar Merancang proyek perubahan memberikan kesempatan sekaligus menantang peserta diklat untuk menuangkan hasil belajar yang telah diperoleh selama pembelajaran di kelas. 1.
Hasil belajar Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menuangkan kompetensi dalam
26 Rancangan Proyek Perubahan ............................................................................... ....................................................................................... .............................................................................................
OLEH: ................................................... NPP............................................
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV (DIKLATPIM TINGKAT IV) ANGKATAN KE-.....
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN MAGELANG 2015
3
2.
mengubah pengelolaan kegiatan organisasinya ke dalam proyek perubahan. Indikator Hasil Belajar Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat: a. Menjelaskan area dan cakupan pengelolaan kegiatan organisasi. b. Menetapkan fokus perubahan. c. Menyusun rancangan proyek perubahan.
C. Pengertian Proyek Perubahan Proyek perubahan merupakan inti dari diklatpim. Proyek Perubahan ini dipakai sebagai wahana pembuktian penerapan kompetensi kepemimpinan peserta diklatpim. Proyek Perubahan, selanjutnya disingkat PP, merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach (pembimbing) dan mentor (atasan peserta diklat) serta teamwork yang ada di instansinya. Kegiatan pembelajaran meliputi: 1. Mendiagnosa kebutuhan perubahan organisasi menggunakan alat yang dipilih. 2. Mengidentifikasi seluruh stakeholder yang akan dilibatkan dan terpengaruh dengan PP. 3. Mengkomunikasikan permasalahan dan kebutuhan perubahan dengan stakeholder. 4. Merancang perubahan dan membangun tim. 5. Melaksanakan proyek perubahan. 6. Menyajikan hasil pelaksanaan proyek perubahan dalam seminar kepemimpinan. Melalui tahapan pembelajaran di atas, peserta diharapkan mampu menghasilkan suatu PP yang baik. Suatu PP yang baik apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
4
25
Perubahan yang dilakukan merupakan gagasan yang orisinil (baru). Peserta diharapkan menemukan gagasan baru dalam PP yang akan dilaksanakan. Perubahan yang dilakukan bermanfaat bagi stakeholder (pengguna). PP yang disusun dan dilaksanakan peserta diharapkan mampu memberikan manfaat tidak hanya bagi organisasi peserta tetapi juga mampu memberikan manfaat bagi stakeholder. Keterkaitan antara perubahan dengan hasil yang diharapkan tergambar dengan jelas. Kriteria PP yang baik berikutnya adalah apabila terdapat keterkaitan yang jelas antara perubahan yang akan dilaksanakan dengan hasil yang akan dicapai. Tahapan perubahan tergambar dengan jelas. PP harus dapat menggambarkan dengan jelas tahapan-tahapan (milestone) yang akan dilalui. Semua stakeholder baik yang pro maupun kontra terhadap perubahan tergambar dengan jelas. PP harus menggambarkan semua stakeholder yang terkait.
Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan merupakan tugas individual dalam Diklatpim Tingkat IV. Peserta Diklatpim Tingkat IV melakukan diagnostic reading terhadap permasalahan di kantor masing-masing untuk mengidentifikasi kebutuhan perubahan organisasi. Setelah melalui serangkaian bimbingan maka peserta perlu menyusun Rancangan Proyek Perubahan yang diseminarkan dan menjadi panduan melaksanakan perubahan di kantor masingmasing sebagai laboratorium kepemimpinan. Hasil dari pelaksanaan Rancangan Proyek Perubahan tersebut dituangkan dalam Laporan Proyek Perubahan. Panduan ini telah memberikan gambaran yang diharapkan mampu dimanfaatkan oleh peserta sebagai alat bantu menyusun Rancangan Proyek Perubahan. Selamat menjadi Pemimpin Perubahan di Kementerian Keuangan.
D. Manfaat Proyek Perubahan PP merupakan wadah untuk membuktikan kompetensi kepemimpinan dari peserta diklatpim yang mencakup ketajaman diagnostic reading, kreativitas dan inovasi, pembentukan tim efektif, networking, koordinasi dan kolaborasi, problem solving and decision making, time management, mitigasi risiko, dan kemampuan persuasi serta presentasi. Dengan PP tersebut, peserta akan menemukan jalan yang tepat untuk melibatkan diri dan mempengaruhi serta melibatkan stakeholder dalam melakukan perubahan dan peningkatan kinerja organisasi.
24 b.
2.
………………. 1) …………… a) …………. (1) ………….. (a) ……….. ………………….
5 BAB II PROSES PENYUSUNAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Bab II Panduan Penyusunan Rancangan PP berisi penjelasan mengenai urutan kegiatan selama PP. Urutan kegiatan selama PP tersebut adalah penjelasan proyek perubahan, taking ownership (breakthrough 1), bimbingan merancang PP, penyusunan rancangan PP, seminar presentasi PP, laboratorium kepemimpinan (breakthrough 2), seminar laboratorium kepemimpinan, dan evaluasi kepemimpinan. Uraian masing-masing kegiatan tersebut akan dijelaskan di bawah ini. A. Penjelasan PP Penjelasan PP merupakan sesi untuk menjelaskan proses dalam PP. Penjelasan PP meliputi materi PP dan mekanisme pelaksanaan PP. Untuk memudahkan dalam proses coaching, kelas dibagi dalam beberapa kelompok. Rata-rata jumlah kelompok 3-4 kelompok tergantung dari jumlah peserta keseluruhan. Pembagian kelompok dilakukan oleh pihak penyelenggara diklat. Setiap kelompok terdiri dari 8 – 10 orang dan didampingi oleh seorang coach yang bertugas memberikan arahan dan konsultasi kepada peserta.
BAB V PENUTUP
B. Taking Ownership (Breakthrough 1) Penyusunan Rancangan PP dimulai dengan mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di kantor masingmasing peserta. Tahap taking ownership ini dilakukan oleh peserta dengan cara kembali ke kantornya. Selama di kantor tersebut, peserta akan mengidentifikasi permasalahan yang akan diangkat dalam PP dan mengkomunikasikan kepada stakeholder. Selanjutnya, peserta diklat meminta persetujuan
6 kepada mentor untuk topik (permasalahan) yang akan diangkat dalam PP. C. Bimbingan Merancang PP Bimbingan Merancang PP dilakukan secara berkelompok. Setiap kelompok akan dibimbing oleh seorang coach. Bimbingan yang terjadwal dilakukan sebanyak 18 jam pelatihan yang dibagi dalam tiga sesi dengan alokasi waktu 1 jam pelatihan sebelum taking ownership (setelah Penjelasan PP), 8 jam pelatihan sebelum Bencmarking, dan 9 jam pelatihan setelah Bencmarking. Di luar jadwal yang telah terstruktur, konsultasi dapat dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan antara peserta dengan coach. Bimbingan yang tidak terstruktur dapat dilakukan terbatas di lingkungan kampus, kecuali di asrama.
23 dst Disetujui oleh Peserta,
Coach,
Nama Peserta NPP
Nama Coach NIP Coach
Penguji,
D. Penyusunan Rancangan PP Kegiatan pada tahap ini adalah para peserta menulis dan menyusun rancangan PP secara individual. Penulisan PP didasarkan pada hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap pembimbingan.
Nama Penguji NIP Penguji
E. Seminar Presentasi PP Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri. Mekanisme seminar rancangan PP dapat dilihat pada Panduan Seminar Rancangan PP. F.
Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough 2) Tahap ini adalah tahapan implementasi PP yang telah diseminarkan pada tahap sebelumnya. Implementasi PP dilakukan di kantor masing-masing peserta. Pada tahap ini, para peserta mengimplementasikan rencana-rencana yang telah dibuat sebelumnya. Para peserta harus mampu
J.
Sistematika Penomoran Sistem penomoran dalam Perubahan adalah sebagai berikut: 1.
Identitas Proyek a. ……………….
Rancangan
Proyek
22
I.
Lembar Daftar Revisi Setelah melakukan seminar Presentasi Proyek Perubahan, peserta harus memperbaiki rancangannya disesuaikan dengan revisi atas masukan penguji, coach, mentor atau peserta diklat lainnya. Penulisan daftar revisi adalah sebagai berikut:
DAFTAR REVISI No 1 2 3
Halaman Lama Baru
Tertulis
Revisi
7 memobilisasi sumber daya yang ada di organisasi untuk mendukung dan memperlancar tercapainya tujuan PP.
G. Seminar Laboratorium Kepemimpinan Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri. Mekanisme seminar pelaksanaan PP dapat dilihat pada Panduan Seminar Laboratorium Kepemimpinan.
8 BAB III SISTEMATIKA PENYAJIAN RANCANGAN PP Bab III Panduan Penyusunan Rancangan PP menjelaskan sistematika dalam menyajikan Rancangan PP. Penjelasan meliputi dua subbab yaitu Sistematika Penyajian Rancangan PP dan Penjelasan. Masing-masing subbab tersebut dijelaskan sebagai berikut. A. Sistematika Penyajian Rancangan PP Sistematika Penyajian Rancangan PP adalah sebagai berikut: Halaman Judul (cover) Kata Pengantar Daftar Isi 1. Identitas Proyek 2. Latar Belakang 3. Tujuan 4. Manfaat 5. Permasalahan dan Ruang Lingkup 6. Analisis Permasalahan dan Solusi 7. Output Kunci 8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan 9. Tata Kelola Proyek 10. Anggaran 11. Identifikasi Stakeholder 12. Identifikasi Potensi Masalah 13. Risiko 14. Kriteria Keberhasilan 15. Faktor Kunci Keberhasilan 16. Persetujuan
21 3.
4. 5.
Semua kutipan harus disebutkan nama penulis, tahun penerbitan, diberi tanda titik dua serta diberi nomor halaman yang dikutip. Nama penulis, tahun terbit dan halaman ditulis diantara tanda kurung. Apabila penulis terdiri dari dua orang maka semua nama penulis disebutkan. Sedangkan apabila jumlah penulis lebih dari dua orang maka cukup dituliskan nama penulis pertama ditambah dengan dkk. atau et.al.
G. Catatan Kaki atau Footnote Catatan kaki atau footnote merupakan keterangan tambahan mengenai istilah atau ungkapan yang tercantum dalam naskah. Bentuk catatan kaki dapat juga rujukan yang bukan kepada buku seperti wawancara, keterangan atau pidato di televisi atau sejenisnya. Penulisan catatan kaki menggunakan angka arab secara berurut pada akhir kalimat bagian atas dan ditempatkan dibawah halaman dengan dibatasi sebuah garis. Ukuran huruf untuk catatan kaki adalah 10. Contoh : (Reformasi Birokrasi, Pidato Menteri Keuangan1).
H. Lampiran Lampiran Rancangan Proyek Perubahan ditempatkan sesudah daftar pustaka berisi: 1. Foto-foto kegiatan proyek perubahan. 2. Foto-foto bukti fisik proyek perubahan. 3. Nota dinas, surat, surat keputusan, surat tugas, undangan, notulen rapat, daftar hadir, dan lain-lain. 4. Dokumen pendukung lainnya. Penulisan lampiran diurutkan dan diberi nomor urut.
20
4.
Paragraf atau alinea baru diketik dengan ketentuan berjarak delapan ketukan menjorok ke dalam terhitung dari sisi kiri kalimat judul bab, sub bab atau sub sub bab Daftar Pustaka Penyusunan daftar pustaka diurutkan menurut abjad latin dengan menyebutkan secara jelas nama pengarang, tahun penerbitan, judul buku (termasuk jurnal maupun dokumen lainnya) dicetak miring, penerbit, kota penerbitan. Khusus untuk peraturan perundang-undangan ditulis terpisah dan ditulis sesuai hierarki perundangundangannya. Contoh : Supriyanto, Yohanes. 2014. Motivasi di Dunia Kerja. Andi Offset: Yogyakarta. Weimer, David. 2011. Policy Analysis. Pearson Education. Inc.: Tokyo Peraturan: Undang-Undang Dasar 1945 Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
E. Nomor Halaman Penomoran halaman menggunakan angka arab dan ditulis di sebelah kanan atas halaman. F. 1.
2.
Kutipan Kutipan sebanyak sampai dengan tiga baris diketik dengan jarak dua spasi dan digabung ke dalam paragraph. Kutipan yang lebih dari tiga baris diketik dengan jarak satu spasi dan semuanya menjorok ke dalam sebanyak delapan ketukan dari baris di atasnya.
9
B. Penjelasan Penjelasan masing-masing poin pada Subbab A di atas adalah sebagai berikut. Halaman Judul Judul merupakan suatu hal yang sangat penting. Untuk membuat judul peserta perlu memperhatikan beberapa hal penting berikut: 1. Judul mengacu pada output akhir. Contoh: apabila peserta menggunakan alat analisis fishbone diagram, judul mengacu pada kepala ikan. 2. Apabila solusi atas permasalahan hanya satu atau dua, judul dapat mengacu ke solusi dan output akhirnya. Contoh: Membuat ... dalam rangka .... 3. Judul dibuat dengan kalimat yang menarik perhatian pembaca. 4. Judul harus mewakili isinya. 5. Harus terdapat lokus. Contoh halaman judul dapat dilihat pada lampiran panduan ini.
Kata Pengantar Peserta menuliskan kata pengantar yang memuat pengantar dari peserta mengenai pemilihan area perubahan pada rancangan PP, judul rancangan PP, ucapan terima kasih, dan harapan peserta.
Daftar Isi Daftar isi memuat uraian dan pencantuman halaman dimulai dari halaman judul sampai dengan persetujuan.
1. Identitas Proyek
10
19
Pada bagian ini, peserta menjelaskan identitas PP yang akan dilaksanakan. Identitas PP memuat hal-hal sebagai berikut: Nama Usulan PP yang akan dilaksanakan (identik dengan judul PP) Deskripsi Gambaran singkat mengenai PP Sponsor Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung PP. Sebutkan nama dan jabatan. Project Penanggung jawab PP (peserta diklat). Leader Sebutkan nama dan jabatan. Sumber Sumber dukungan Penjelasan Daya Tim dan legitimasi bagi singkat sumber tim untuk dukungan menjalankan PP
Halaman judul berisi uraian judul, logo Kementerian Keuangan, nama dan NPP peserta Diklatpim Tingkat IV, nama diklat, nomor angkatan diklat, instansi penyelenggara diklat, lokasi dan tahun penyelenggaraan diklat. Jenis huruf untuk judul adalah Arial ukuran 18 dan untuk tulisan lain selain judul adalah Arial ukuran 14 dengan jarak dua spasi. Contoh cover terlampir.
2. Latar Belakang Pada bagian ini, peserta menjelaskan latar belakang perlunya PP. Penjelasan berangkat dari kondisi yang ideal atau normatif yang akan dicapai oleh organisasi. Kondisi ideal tersebut kemudian dihubungkan dengan permasalahan yang dihadapi. Berdasarkan kenyataan ini, maka layaklah hal tersebut diangkat menjadi topik dalam PP. 3. Tujuan Pada bagian ini, peserta menjelaskan tujuan PP. Tujuan meliputi tujuan jangka panjang (lebih dari satu tahun), jangka menengah (satu tahun), dan jangka pendek (sampai berakhirnya Diklatpim Tingkat IV). Penulisan tujuan cukup untuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang saja. Tujuan jangka pendek merupakan
C. Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar Semua huruf pada Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar diketik dengan ukuran 12. Khusus judul diketik dengan huruf kapital, dicetak tebal tanpa garis bawah dan tanpa titik. Nomor halaman untuk bagian ini menggunakan angka romawi kecil (I,ii, iii dan seterusnya) serta merupakan nomor halaman yang terpisah dari halaman isi.
D. Isi Rancangan Proyek Perubahan Isi proyek perubahan dimulai dari Identitas Proyek sampai dengan Persetujuan serta ditambah dengan Daftar Pustaka dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Bagian Penulisan judul bagian adalah diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri dengan titik serta dicetak tebal. 2. Sub Bagian Apabila dipandang perlu, peserta dapat menuliskan sub bagian yang dicetak tidak ditebalkan dan hanya huruf kapital di awal kalimat. 3. Paragraf atau alinea
18
11 pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan jangka panjang.
Persetujuan Ketentuan persetujuan atas Rancangan PP adalah sebagai berikut: Rancangan PP harus disetujui oleh mentor, coach, dan penguji. Sebelum meminta persetujuan dari ketiga pihak di atas, Rancangan PP yang telah diseminarkan harus dilakukan perbaikan terlebih dahulu apabila pada saat Seminar Presentasi PP tersebut terdapat masukan baik dari mentor maupun dari penguji. Batas waktu persetujuan dari penguji dan coach adalah satu hari setelah Seminar Presentasi PP. Batas waktu persetujuan dari Mentor adalah dua minggu setelah Seminar Presentasi PP.
4. Manfaat Pada bagian ini, peserta menjelaskan manfaat PP. Manfaat PP dihubungkan dengan program reformasi birokrasi (kelembagaan), perbaikan kinerja kebijakan, dan perbaikan kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.
5. Permasalahan dan Ruang Lingkup Pada bagian ini, peserta menjelaskan permasalahan yang terjadi dan ruang lingkupnya. Penyusunan PP dimulai dari peserta mengidentifikasi permasalahan yang ada di kantornya. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan. Peserta wajib menggunakan teknik dalam identifikasi permasalahan yang telah dipelajari dalam mata diklat diagnostic reading. Selanjutnya, peserta menentukan pembatasan ruang lingkup atas permasalahan yang ada. Pembatasan ruang lingkup dilakukan untuk mengerucutkan permasalahan pada satu topik tertentu atau satu lokus tertentu.
6. Analisis Permasalahan dan Solusi Pada bagian ini, peserta melakukan analisis lebih lanjut atas hasil identifikasi permasalahan yang telah dikemukakan pada Bagian 5. Analisis permasalahan dilakukan untuk mencari faktor-faktor yang berkaitan dengan permasalahan. Peserta wajib mencantumkan
BAB IV FORMAT PENULISAN A. Ketentuan Umum 1. Kertas yang digunakan adalah kertas A4 berat minimal 70 gram. 2. Pengetikan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11. 3. Jarak pengetikan adalah 2 spasi. 4. Jarak pada setiap halaman di sisi kiri 4 cm, sisi kanan 3 cm, sisi atas 3 cm dan sisi bawah 3 cm. 5. Penulisan judul, bab, sub bab, sub sub bab tidak menggunakan garis bawah dan tanpa titik. 6. Pengetikan menggunakan rata kiri dan kanan (justify alignment). B. Halaman Judul (Cover)
12 (menggambarkan) hasil analisis dengan alat analisis yang telah digunakan pada Bagian 5. Langkah selanjutnya setelah analisis permasalahan adalah mencari alternatif solusi atas permasalahan yang terjadi. Alternatif solusi dikembangkan dengan memperhatikan aspek kreativitas dan inovasi. Peserta juga dapat melakukan adaptasi dari hasil selama benchmarking. Alternatif solusi yang dipilih adalah yang paling memberikan pengaruh terbesar terhadap pemecahan dari permasalahan yang ada. Berdasarkan langkah-langkah ini nantinya peserta akan mendapatkan beberapa alternatif solusi atas permasalahan yang terjadi di kantornya.
7. Output Kunci Pada bagian ini, peserta menjelaskan output kunci dari PP yang akan dijalankan. Output ini merupakan hasil yang akan dicapai dari solusi yang telah dikembangkan pada Bagian 6. Penjelasan output dapat disajikan sebagai berikut: Nama Deskripsi Sebutkan output kunci Penjelasan singkat output yang akan dihasilkan dari antara dan output akhir PP. Output kunci meliputi yang hendak dihasilkan output antara dan output dalam PP. akhir. Output antara adalah output yang akan dicapai dalam jangka pendek atau setelah berakhirnya diklatpim (setelah breakthrough 2), sedangkan output akhir adalah output yang akan
17 menghambat pelaksanaan PP.
keberhasilan pencapaian tujuan PP sesuai target waktu yang telah ditetapkan
14. Kriteria Keberhasilan Pada bagian ini, peserta menjelaskan kriteria keberhasilan dalam pelaksanaan PP. Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan PP harus dapat diukur. Ukuran keberhasilan tersebut harus dapat dikuantitatifkan. Ukuran kuantitatif misalnya: persentase capaian, capaian norma waktu, jumlah uang, dsb.
15. Faktor Kunci Keberhasilan Pada bagian ini, peserta menjelaskan faktor-faktor kunci keberhasilan dalam pelaksanaan PP. Faktor-faktor tersebut dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan PP secara tepat sasaran dan tepat waktu.
16. Persetujuan Persetujuan atas Rancangan PP terdiri dari tiga pihak yaitu penguji, mentor dan coach. Project sponsor: Coach Nama dan tanda tangan Nama dan tanda tangan Tempat dan Tanggal Tempat dan Tanggal Persetujuan Persetujuan Penguji Nama dan tanda tangan Tempat dan Tanggal
16
13
11. Identifikasi Stakeholder Pada bagian ini, peserta menjelaskan mengenai identifikasi stakeholder. Stakeholder meliputi instansi/ individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap hasil akhir dari PP. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung PP atau bersifat negatif yang berarti menjadi sumber penghambat pelaksanaan PP. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau stakeholder eksternal yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh di luar instansi peserta. Peserta harus menjelaskan apa peran dan kepentingan (interest) stakeholder atas PP.
12. Identifikasi Potensi Masalah Pada bagian ini, peserta menjelaskan mengenai identifikasi potensi masalah. Penjelasan identifikasi potensi masalah disajikan sebagai berikut: Nomor Deskripsi Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan PP
13. Risiko Pada bagian ini, peserta menjelaskan risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan PP. Selanjutnya peserta melakukan antisipasi (mitigasi) atas risiko tersebut. Penjelasan risiko dan mitigasinya disajikan sebagai berikut: Nomor Risiko Mitigasi Risiko Penjelasan tentang Penjelasan tentang risiko atas kendala langkah antisipasi atas yang dapat kendala dalam rangka
dicapai dalam jangka panjang (satu tahun atau lebih).
Contoh output kunci dapat dilihat pada tabel berikut: Nama Deskripsi Output antara penyusunan Panduan penyusunan Panduan profil organisasi profil organisasi merupakan panduan yang akan digunakan untuk menyusun profil organisasi Output akhir Profil organisasi Profil organisasi merupakan suatu gambaran organisasi yang isinya informasi tentang organisasi yang dapat digunakan oleh para pembaca.
8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan Pentahapan Utama Pada bagian ini, peserta menjelaskan pentahapan utama (milestone) dalam pelaksanaan PP. Pentahapan utama dalam PP dapat disajikan sebagai berikut: Tahap Utama Waktu
14 Tahapan dalam PP merupakan capaian sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya PP secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan jangka panjang
Target pelaksanaan (minggu, tahun)
15
waktu
1 Pembuatan Panduan Penyusunan Profil Organisasi
bulan,
Contoh penyajian tahapan utama dapat dilihat pada tabel berikut: Tahap Utama Waktu Tahapan Jangka Pendek Pembuatan Panduan Minggu 4 Bulan Penyusunan Profil Organisasi April 2015
2 dst
9. Tata Kelola Proyek Pada bagian ini, peserta menjelaskan tata kelola proyek. Tata kelola proyek merupakan struktur yang digunakan dalam PP meliputi sponsor, project leader, dan anggota tim. Penjelasan dapat disajikan sebagai berikut: Struktur Deskripsi Gambarkan struktur tim/ Penjelasan peran masingorang yang terlibat dalam masing dalam penyelenggaraan PP. penyelenggaraan PP. Sponsor Project Leader Anggota Tim
10. Anggaran Pada bagian ini, peserta menjelaskan sumber anggaran dan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan PP. Penjelasan anggaran dapat disajikan sebagai berikut: Jumlah Deskripsi Estimasi jumlah anggaran Penjelasan peruntukan yang dibutuhkan
Tahapan Jangka Panjang Penyusunan Profil Organisasi Minggu 2 Bulan Desember 2015 Penjadwalan Setelah menentukan tahap utama (milesstone) dalam PP, peserta merinci kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk setiap tahap utama. Selanjutnya peserta menyajikan kegiatan tersebut dalam bentuk penjadwalan (time schedule). Penjadwalan meliputi langkah-langkah kegiatan dari masing-masing tahap utama disertai rencana waktu pelaksanaannya. Contoh format penjadwalan adalah sebagai berikut: No
Tahap Utama
Kegiatan
Minggu 1 Minggu 2 dst Bulan ... Bulan ...
Pembentukan Tim Penyusun Panduan Inventarisasi hal-hal yang akan dimasukkan dalam panduan Perumusan langkahlangkah pembuatan panduan dst
