LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN I TAHUN 2016
KEMUDAHAN AKSES HASIL KERJASAMA BILATERAL MELALUI PORTAL KERJASAMA INTERNASIONAL
DISUSUN OLEH: KUSUMA AYU RUSNASANTI NIP 197704121999112001 BADAN PEMERIKSA KEUANGAN JAKARTA, JULI 2016
KATA PENGANTAR
Dalam rangka pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2016, peserta diklat diwajibkan untuk merancang sebuah inovasi dalam unit kerjanya. Inovasi ini dituangkan dalam sebuah proyek perubahan yang merupakan bagian kewenangan dari peserta diklat. Proyek perubahan yang menjadi tema adalah “Kemudahan Akses Informasi Kerja Sama Bilateral melalui Portal Bilateral.” Ide ini bermula dari banyaknya auditor yang menanyakan hasil laporan kunjungan bilateral yang telah dilaksanakan kepada Kasubbag Kerja Sama Bilateral dan pemegang portofolio kerja sama bilateral. Hasil laporan kerja sama bilateral selama ini disampaikan kepada Sekretaris Jenderal, kemudian diarsipkan oleh Subbag Bilateral, dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Perubahan staf karena mutasi dan penugasan lainnya, menyebabkan akses hasil kerja sama kurang terbuka untuk customers. Hal ini juga menjadi sebab sulitnya ditemukan laporan hasil kegiatan kerja sama terdahulu. Untuk kegiatan yang belum lama dilaksanakan, hasil kerja sama mudah diperoleh. Kondisi ini bisa diatasi bilamana Bagian KSI memiliki data manajemen yang baik sehingga mudah diakses oleh pihak customers. Dalam proyek perubahan ini, peserta diklat mengembangkan manajemen data atau data repository hasil kerjasama bilateral melalui pemanfaatan portal BPK. Segala hasil kegiatan bilateral akan diunggah dalam portal ini sehingga siapapun, customers akan mudah mendapatkan hasil kerja sama bilateral untuk pemanfaatan yang lebih luas dalam capacity building. Proyek ini merupakan tahap awal dari pengembangan data repository di lingkungan Kerja Sama Internasional. Besar harapan kami, data repository ini akan terus berkembang dan dipertahankan di lingkungan Humas dan Kerja Sama Internasional agar dapat dimanfaatkan oleh semua satuan kerja, baik itu AKN, Itama, Ditama Revbang, dan unit pendukung. Tak lupa kami sampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk semua pihak yang mendukung pelaksanaan proyek perubahan ini: 1. Sekretaris Jenderal BPK atas dukungan dan apresiasinya dalam Pengembangan proyek perubahan. 2. Kepala Ditama Revbang atas dukungan dan sarannya atas proyek perubahan. 3. Tortama Keuangan Negara II atas dukungan dan masukannya atas proyek perubahan. 4. Kepala Biro Humas dan Kerja Sama Internasional atas arahan dan masukannya tentang pengembangan data repository. 5. Kepala Biro Teknologi dan Informasi serta tim dalam mendukung Pengembangan desain portal bilateral. 6. Kapusdiklat BPK dan tim penyelenggara Diklat PIM 4 yang telah memfasilitasi dan menyelenggarakan Diklat ini, Coach, Bapak Bramantyo dan Fasilitator Bapak Zaini Arief Budiman dan Bapak Rudi Wahyudi yang senantiasa memberi motivasi kepada Peserta Diklat.
i
7. Kepala Bagian Kerja Sama Internasional selaku Mentor dalam memberikan dukungan dan memberikan masukannya selama pengembangan portal kerja sama bilateral. 8. Rekan-rekan subbag bilateral atas dukungan yang tiada henti dalam perencanaan dan Pengembangan desain portal bilateral serta tekad yang kuat dalam me-maintain portal bilateral.
Peserta Diklat Kepemimpinan IV Kusuma Ayu Rusnasanti
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………………………………………………………………… DAFTAR ISI …………………………………………………………………………… DAFTAR SINGKATAN …………………………………………………………....... DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………………….. BAB 1 PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG …………………………………………………………. B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN …………………… C. RUANG LINGKUP …………………………………………………………… D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN ……………………………….. BAB II DESKRIPSI DAN ANALISA HASIL A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK ………………………………….. B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN ……………………………. 1. TAHAP PERSIAPAN ……………………………………………………. 2. TAHAP DAN HASIL PELAKSANAAN …………………………….… a. SURVEI IDENTIFIKASI PERMASALAHAN………………….... b. PEMBENTUKAN TIM KERJA MELALUI SURAT TUGAS KEPALA BIRO HUMAS DAN KSI DAN NOTA DINAS KARO HUMAS KEPADA KARO TI …………………………………….. c. KOORDINASI DENGAN CUSTOMER DAN KEYPARTNER d. PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI KERJA SAMA BILATERAL DAN LOG DATA HASIL KERJA SAMA …….... e. PEMBUATAN PANDUAN TEKNIS PENGELOLAAN KONTEN PORTAL MELALUI INSTRUKSI KERJA KEPALA BIRO HUMAS DAN KSI ………………………………………….. f. PENGISIAN KONTEN HASIL KERJA SAMA BPK DAN ANAO …………………………………………………………………. g. SOSIALISASI PORTAL KSI KEPADA CUSTOMER …………. h. MONITORING DAN EVALUASI TERHADAP RESPON CUSTOMER ………………………………………………………… C. ANALISA PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER 1. STAKEHOLDER INTERNAL …………………………………………. 2. STAKEHOLDER EKSTERNAL ……………………………………….. 3. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER ………….. 4. KENDALA INTERNAL DAN EKSTERNAL ……………………….. 5. STRATEGI MENGATASI MASALAH ………………………………. 6. CAPAIAN …………………………………………………………………. 7. INSTRUMEN MONITORING YANG DIGUNAKAN …………… BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………………... DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
iii
i iii iv v 1 3 3 4 5 5 5 6 7
8 10 12
15 15 18 26 31 31 31 31 32 32 32 34 35
DAFTAR SINGKATAN 1. BPK – Badan Pemeriksa Keuangan 2. INTOSAI – International Organization of Supreme Audit Insitutions 3. ASOSAI – Asia Organization of Supreme Audit Institutions 4. ASEANSAI – ASEAN Supreme Audit Institutions 5. MoU – Memorandum of Understanding 6. KSI – Kerja Sama Internasional 7. IAA – INTOSAI, ASOSAI, dan ASEANSAI
iv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Jadwal Kegiatan Proyek Perubahan dan Laporan Mingguan Lampiran 2 Notulen pertemuan dengan Kepala Biro Humas dan KSI, 25 April 2016 Lampiran 3 Kuesioner Identifikasi Permasalahan Lampiran 4 Hasil Jawaban Responden Lampiran 5 Nota Dinas Kepala Biro Humas dan KSI No.566/ND/X.2/04/2016 Lampiran 6 Disposisi Kepala Biro TI Lampiran 7 Surat Tugas Kepala Biro Humas dan KSI No.379 – 380/ST/05/2016 Lampiran 8 Notulen Koordinasi dengan Kepala Biro TI Lampiran 9 Rancangan Menu-menu dalam portal Lampiran 10 Menu-menu Portal dalam bentuk navigasi kiri Lampiran 11 Nota Dinas Kepala Biro Humas dan KSI No.712/ND/X.2/05/2016 Lampiran 12 Email Finalisasi Instruksi Kerja Lampiran 13 Instruksi Kerja Telah Disetujui oleh Direktorat Litbang Lampiran 14 Leaflet Sosialisasi Portal Lampiran 15 Masukan Customer dalam Leaflet Sosialisasi Lampiran 16 Notulen Pertemuan Karo Humas dan KSI dengan Coach Lampiran 17 Bukti Dukungan Lampiran 18 Hasil Kuesioner Evaluasi Capaian
v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Keputusan BPK Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, Subbagian Kerja Sama Bilateral mempunyai tugas melaksanakan hubungan dan kerja sama internasional secara bilateral dengan: a. badan pemeriksa negara lain; b. organisasi asosiasi badan pemeriksa negara lain selain INTOSAI, ASOSAI, dan ASEANSAI; dan c. lembaga internasional lainnya termasuk perwakilannya di Indonesia, dalam rangka meningkatkan peran BPK secara internasional. Sebagai gambaran, sampai dengan 2016, subbag kerjasama bilateral BPK memiliki kerjasama dalam bentuk perikatan Memorandum of Understanding dengan 19 Badan Pemeriksa negara lain. Dalam menjalankan tugasnya, kepala subbag bilateral membagi 19 portofolio kerjasama tersebut kepada 4 orang staf. Pihak terkait yang terlibat dalam implementasi kerja sama bilateral tersebut adalah AKN, Biro Teknologi dan Informasi, Direktorat Penelitian dan Pengembangan, dan Inspektorat Utama. Berdasarkan laporan tahunan kerja sama bilateral 2014 dan 2015, keaktifan kerjasama ini beragam. Kerjasama bilateral yang memiliki implementasi di tahun 2014 sebanyak 9 kerjasama dengan jumlah kegiatan sebanyak 32. Sedangkan di tahun 2015, kerjasama yang memiliki implementasi sebanyak 11 dengan jumlah kegiatan sebanyak 25.
Chart Title 46
50 40
31
30 20 10
31
7
4
32
25 21 18 18 19 15 16 1713 14 14 12 8
Implementation MoU/ RoU
0
Grafik perkembangan jumlah kerja sama bilateral dan kegiatan implementasi kerja sama bilateral BPK RI dengan SAI negara lain (2006 – 2015)
Kembali kepada tugas dan fungsi Bagian Kerjasama Internasional, kegiatan bilateral ini memerlukan manajemen data hasil implementasi yang baik agar terdokumentasi dengan baik dan customers dapat memanfaatkan hasil kerjasama BPK dengan negara lain sebagai benchmark untuk tujuan peningkatan kapasitas pemeriksaan dan kelembagaan di BPK dan meningkatkan peran BPK di dunia internasional. Customers disini adalah pihak-pihak di internal BPK
1
yang menerima hasil dari kerjasama bilateral, antara lain AKN, Litbang, Itama, dan Biro Humas dan KSI. Selama ini data hasil kunjungan disampaikan ke Sekretaris Jenderal dan Subbag Bilateral menyimpan arsip laporan tersebut dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Perubahan staf karena mutasi dan penugasan lainnya, menyebabkan akses hasil kerjasama kurang terbuka untuk customers. Bilamana pihak di luar subbag bilateral ingin mendapatkan laporan tersebut, harus menghubungi staf subbag bilateral untuk mendapatkan copynya. Untuk kegiatan yang belum lama dilaksanakan, hasil kerjasama mudah diperoleh. Hal ini juga menjadi sebab sulitnya ditemukan laporan hasil kegiatan kerjasama terdahulu. Kondisi ini bisa diatasi bilamana Bagian Kerja Sama Internasional (KSI) memiliki data manajemen yang baik sehingga mudah diakses oleh pihak customers. Identifikasi masalah awal dilakukan pada tahapan penentuan area perubahan. Survei awal ini dilakukan pada Bagian KSI terhadap Mentor, Peers, dan 6 orang Staf Subbag Bilateral. Hasil survey menjelaskan bahwa manajemen data mendapatkan porsi paling banyak dalam permasalahan yang dihadapi oleh KSI.
Identifikasi Masalah 6
Perencanaan kegiatan
5 Data Management
4 3
Prosedur pelaksanaan kegiatan
2
Monitoring Kegiatan
1 Lain-lain
0
Grafik Identifikasi Masalah Berangkat dari kondisi diatas, permasalahan yang dihadapi oleh Subbag bilateral adalah manajemen data hasil kerjasama yang berisi seluruh kegiatan yang pernah dilakukan dalam bentuk yang sederhana dan mudah diakses oleh seluruh pegawai BPK sehingga kerja sama bilateral dapat memberikan manfaat yang optimal. Hasil diskusi dengan Kepala Biro Teknologi dan Informasi, permasalahan ini dapat diselesaikan dengan memanfaatkan Portal KSI. Data manajemen ini bila tidak dikelola dengan baik dan mudah diakses oleh pihak customers, data kerja sama bilateral ini dapat hilang dan penentuan topik maka manfaat dan tujuan kerjasama bilateral (peningkatan kapasitas pemeriksaan) tidak akan tercapai dan fungsi Bagian KSI dalam meningkatkan peran BPK secara internasional belum optimal. Permasalahan tersebut akan menjadi tema dalam proyek perubahan ini dalam topik “Kemudahan Akses Hasil Kerjasama Bilateral melalui Portal KSI”. Dalam proyek ini, diharapkan dengan tersedianya informasi hasil kerjasama
2
bilateral, customer dapat mudah mengaksesnya dan bermanfaat, baik untuk perencanaan di internal bagian KSI dan benchmark terkini bagi pemeriksa AKN dan Litbang. B. Tujuan Proyek Perubahan 1. Tujuan Jangka Pendek (s.d Juni 2016) a. Penyusunan arsitektur informasi kerjasama bilateral sebagai klasifikasi penyimpanan data seluruh kegiatan implementasi kerjasama dengan ANAO yang pernah dilakukan selama periode 2011 - 2016 dalam bentuk yang dapat diakses oleh seluruh pegawai KSI, AKN, dan Litbang. b. Log data topik-topik kerjasama bilateral BPK dan ANAO yang pernah dilaksanakan tersedia di Portal KSI untuk membantu subbag bilateral dalam perencanaan. c. Ketersediaan data dan informasi hasil kerjasama antara BPK dan ANAO periode 2011 – 2016 melalui Portal KSI untuk customer. 2. Tujuan Jangka Menengah (dalam waktu satu tahun) a. Tersedianya data dan informasi yang memuat hasil kerjasama bilateral atas 19 portofolio, baik informasi umum, datasheet yang paling mutakhir, laporan kegiatan, dan materi kegiatan. b. Tersedianya data dan informasi kerjasama dalam rangka menyusun rencana kegiatan untuk tahun berikutnya. 3. Tujuan Jangka Panjang (dalam waktu dua tahun) a. Pemanfaatan informasi oleh Biro Humas dan KSI untuk monitoring dan evaluasi kegiatan. b. Tersedianya data dan informasi hasil kerjasama internasional di Biro Humas dan KSI dan berkontribusi bagi pengembangan knowledge management di BPK. C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan Proyek perubahan ini akan melibatkan customers internal, yaitu staf subbag bilateral, Counterpart di AKN II dan Litbang. Pemilihan AKN II dan Litbang sebagai piloting proyek ini karena dua unit kerja itulah yang paling banyak terlibat dalam implementasi kerjasama bilateral pada tahun 2016. Dari 19 kerjasama bilateral BPK dengan badan pemeriksa negara lain, proyek ini akan fokus pada kerjasama dengan Australian National Audit Office (ANAO) saja. Hal ini dikarenakan keterbatasan waktu perancangan proyek selama 60 hari dan kerjasama BPK dan ANAO adalah kerjasama bilateral yang paling aktif dari keseluruhan implementasi bilateral atau mencakup sekitar 50%. Namun, 18 kerjasama lainnya akan menjadi target penyelesaian jangka menengah.
Dalam tahap laboratory ini kegiatan utama meliputi: 1. Koordinasi dan diskusi dengan customers tentang penyusunan arsitektur informasi kerjasama bilateral sebagai klasifikasi penyimpanan data seluruh kegiatan implementasi kerja sama dengan ANAO yang pernah dilakukan selama periode 2011 - 2016 dalam bentuk yang dapat diakses oleh seluruh
3
pegawai KSI, AKN, dan Litbang. Hal ini sangat diperlukan untuk mendapatkan kesepakatan, informasi-informasi apa saja yang diperlukan dan disajikan dalam portal KSI. 2. Menyusun Log data topik-topik kerjasama bilateral BPK dan ANAO yang pernah dilaksanakan dan menyusun database sesuai dengan arsitektur informasi. 3. Ketersediaan data dan informasi hasil kerjasama antara BPK dan ANAO periode 2011 – 2016 melalui Portal KSI untuk customer. D. Standar/Kriteria Keberhasilan Ukuran keberhasilan proyek ini adalah 1. Tersedianya informasi kerjasama bilateral dalam Portal KSI. 2. Customer mendapatkan informasi yang akurat dan lengkap dari hasil kerjasama bilateral sehingga customer merasakan manfaatnya dan dapat diterapkan dan sebagai benchmark dalam pemeriksaan.
4
BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek Selama ini Biro Humas dan Kerja Sama Internasional, khususnya Bagian Kerja Sama Internasional (KSI) belum memiliki data repository atau manajemen data yang menyimpan seluruh hasil kerja sama internasional yang dapat diakses oleh pegawai BPK. Customers seringkali menanyakan kepada staf bilateral tentang laporan hasil kegiatan bilateral, baik yang diadakan di dalam Negeri, maupun di luar Negeri. Isu tentang pentingnya data repository ini telah lama disampaikan oleh Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro Humas dan KSI dalam berbagai kesempatan. Melalui proyek perubahan ini, subbag bilateral mengembangkan prototype data repository dalam portal kerjasama internasional, khususnya kerja sama BPK dengan ANAO sebagai pilot project jangka pendek. Segala data publik yang ada dalam portal ini dapat diakses oleh pegawai BPK di mana saja dan kapan saja. Diharapkan dengan adanya informasi hasil kerja sama bilateral melalui portal ini, customers dapat mudah mengaksesnya dan bermanfaat, baik untuk perencanaan di internal bagian KSI dan benchmark terkini bagi pemeriksa AKN dan Litbang. B.
Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan 1. Tahap Persiapan Tahap persiapan dimulai saat penyusunan formulir kesepakatan area perubahan. Pada tahap ini telah dilakukan identifikasi kebutuhan customer terhadap kerja sama internasional. Identifikasi masalah pada Bagian KSI dilakukan terhadap Mentor, Peers, dan 6 orang Staf Subbag Bilateral. Hasil survey menjelaskan bahwa manajemen data mendapatkan porsi paling banyak dalam permasalahan yang dihadapi oleh KSI.
Identifikasi Masalah 6
Perencanaan kegiatan
5 Data Management
4 3
Prosedur pelaksanaan kegiatan
2
Monitoring Kegiatan
1 Lain-lain
0
Grafik Identifikasi Masalah
5
Berangkat dari kondisi diatas, permasalahan yang dihadapi oleh Subbag bilateral adalah manajemen data hasil kerjasama yang berisi seluruh kegiatan yang pernah dilakukan dalam bentuk yang sederhana dan mudah diakses oleh seluruh pegawai BPK sehingga kerja sama bilateral dapat memberikan manfaat yang optimal. Hasil diskusi dengan Kepala Biro Teknologi dan Informasi, permasalahan ini dapat diselesaikan dengan memanfaatkan Portal KSI. Setelah selesai penentuan area perubahan, disusunlah proposal rancangan proyek perubahan yang telah dipaparkan dalam Seminar 1. Dalam proposal ini dijabarkan tahapan proyek perubahan sebagai berikut: Tahap Utama Waktu Installment: a. Survei identifikasi permasalahan Minggu ke-4 April 2016 b. Pembentukan Tim kerja melalui Surat Tugas Minggu ke-4 April dan Kepala Biro Humas dan KSI dan Nota Dinas Minggu 1 Mei 2016 Karo Humas dan KSI kepada Karo TI c. Koordinasi dengan Customers dan Minggu ke-4 sampai Keypartners untuk penjelasan rencana proyek Minggu ke-2 Mei 2016 perubahan d. Perancangan arsitektur informasi kerjasama Minggu ke-1 sampai bilateral dengan Biro TI Minggu ke-2 Mei 2016 Adoption : a. Pembuatan panduan teknis pengisian content Minggu ke-2 sampai subbag bilateral dalam portal melalui Instruksi Minggu ke-4 Mei 2016 Kerja Kepala Biro b. Pengisian konten hasil kerjasama BPK dengan Minggu ke-2 Mei ANAO ke dalam portal KSI dengan Biro TI sampai Minggu ke-1 Juni 2016 c. Sosialisasi Portal KSI kepada customers Minggu ke-1 sampai Minggu ke-2 Juni 2016 d. Monitoring dan evaluasi terhadap respon dan Selama bulan Juni 2016 feedback customers. e. Penyusunan Laporan Proyek Perubahan Minggu ke-5 Juni 2016 Tahapan diatas selanjutnya dilaksanakan dalam tahap laboratory mulai 25 April 2016 – 15 Juli 2016. 2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan Hasil pelaksanaan proyek perubahan ini merupakan hasil dari tahapan jangka pendek, yaitu: a. Penyusunan arsitektur informasi kerjasama bilateral sebagai klasifikasi penyimpanan data seluruh kegiatan implementasi kerjasama dengan ANAO yang pernah dilakukan selama periode 2011 - 2016 dalam bentuk yang dapat diakses oleh seluruh pegawai KSI, AKN, dan Litbang.
6
b. Log data topik-topik kerjasama bilateral BPK dan ANAO yang pernah dilaksanakan tersedia di Portal KSI untuk membantu subbag bilateral dalam perencanaan. c. Ketersediaan data dan informasi hasil kerjasama antara BPK dan ANAO periode 2011 – 2016 melalui Portal KSI untuk customer. Pelaksanaan proyek tersebut dimulai pada saat peserta diklat kembali ke unit kerja Biro Humas dan KSI pada tanggal 25 April 2016 sampai dengan 15 Juli 2016, jadwal dan laporan mingguan pelaksanaan proyek perubahan pada Lampiran 1. Peserta diklat melaporkan progress proposal proyek perubahan kepada Kepala Biro Humas dan KSI pada 25 April 2016, yang direkam dalam notulen, Lampiran 2. Selanjutnya perjalanan proyek perubahan berdasarkan tahap persiapan diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Survey identifikasi permasalahan Survei identifikasi permasalahan ini merupakan pendalaman dari kebutuhan customer yang telah dilakukan pada awal penentuan area proyek perubahan. Survei ini dilakukan dengan mendatangi customers dan keyparter dan juga melalui email, sebagai berikut.
7
Identifikasi kebutuhan ini dilakukan terhadap keypartner dan customers dengan menjawab kuesioner, Lampiran 3. Hasil dari identifikasi kebutuhan ini menjelaskan bahwa: 1) Responden menganggap bahwa hasil kerjasama internasional bermanfaat bagi unit kerja yang bersangkutan (91%). 2) Informasi-informasi yang diperlukan bagi responden adalah: a) Informasi umum; b) Datasheet kerja sama;
8
c) Laporan hasil kegiatan (seminar/ workshop/ training/ kunjungan); d) Materi pertemuan. Tabulasi hasil survey sebagai berikut: No. 1. 2.
3.
Pertanyaan Apakah kegiatan tersebut bermanfaat bagi unit kerja Bapak/Ibu? Bilamana informasi hasil kerja sama tersedia di Portal BPK, apakah hal ini bermanfaat buat Bapak/Ibu dan unit kerja? Apakah informasi kerja sama bilateral berikut ini diperlukan dan bermanfaat untuk unit kerja Bapak/Ibu? a. Informasi Umum b. Datasheet Kerja Sama Bilateral
Jawaban Responden Tidak Tidak Bermanfaat Bermanfaat Menjawab 91,67% 0,00% 8,33% 100,00%
0,00%
0,00%
100,00% 91,67%
0,00% 8,33%
0,00% 0,00%
c.
Laporan Hasil Kegiatan (seminar/workshop/training/kunjungan)
100,00%
0,00%
0,00%
d.
Materi Pertemuan
100,00%
0,00%
0,00%
Hasil survey tersebut akan memperkuat konten dari data repository dalam portal kerja sama bilateral. Hasil jawaban responden pada Lampiran 4. b. Pembentukan tim kerja melalui surat tugas Kepala Biro Humas dan KSI dan Nota Dinas Karo Humas dan KSI kepada Karo TI. Sebagai tindak lanjut dari laporan peserta diklat kepada Kepala Biro Humas dan KSI, maka dibuatlah Nota Dinas Kepala Biro Humas dan KSI kepada Kepala Biro TI No. 566/ND/X.2/04/2016 perihal permohonan fasilitasi rancangan proyek perubahan kemudahan akses hasil kerja sama bilateral melalui portal KSI. Nota dinas pada Lampiran 5. Kepala Biro TI memberikan dukungan atas proyek ini melalui disposisi kepada Kepala Bagian (Pak Novis) agar proyek perubahan ini dibantu dan diarahkan pada pemanfaatan yang sudah ada. Disposisi Lampiran 6. Selanjutnya dilakukan pembentukan tim kerja melalui Surat Tugas Kepala Biro Humas dan KSI N0. 379 dan 380/ST/05/2016, Lampiran 7. Dengan surat tugas ini, tim subbag bilateral mulai melakukan diskusi intens dengan Staf Biro TI, Soes Hari Putra, yang ditunjuk dalam pengembangan proyek ini.
9
c. Koordinasi dengan Customers dan Keypartner untuk penjelasan rencana proyek perubahan. Selain melalui identifikasi permasalahan dengan survey, komunikasi dengan customers dan keypartner juga dilakukan untuk menjelaskan rencana proyek perubahan dan meminta dukungan. Koordinasi ini dilakukan melalui diskusi informal dengan keypartner: 1) Kepala Biro TI, Kepala Bagian Pengembangan Sistem Informasi BPK, Novis Pramantyabudi, , Kasubagian Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan, Desi Alex Lestari di Ruang Kepala Biro TI pada 26 April 2016. Tujuan dari diskusi ini adalah untuk meminta dukungan dari Keypartner. Notulen pada Lampiran 8.
Koordinasi dengan Kepala Biro TI dan Tim, 26 April 2016 2) Kasi Litbang Pemeriksaan Keuangan pada 2 Mei 2016 untuk menjelaskan rencana proyek perubahan dan dukungan melalui pengisian kuesioner. Hasil kuesioner pada Lampiran 4. 3) Kepala Sub Auditorat II.B.1, dukungan diperoleh pada 13 Mei 2016 melalui balasan email atas kuesioner identifikasi permasalahan atas proyek perubahan.
10
Koordinasi dengan Customers dilakukan dengan: 1) Kepala Auditorat VA dan VB,
Koordinasi dengan Customer Kepala Auditorat VA dan VB
11
2) Kepala Direktorat Evaluasi dan Pelaporan Pemeriksaan. Koordinasi dengan customers juga dilakukan dengan Kepala Direktorat EPP, Juska M. E. Sjam. Bu Juska telah 7 tahun berkiprah di Biro Humas dan KSI dan sangat paham dengan perkembangan kerja sama internasional. Diskusi dengan Bu Juska memperkaya rencana Pengembangan data repository. Output dari diskusi ini adalah pengisian kuesioner oleh Bu Juska.
Koordinasi dengan Customer Kadit EPP, 27 April 2016
d. Perancangan arsitektur informasi kerjasama bilateral dengan Biro TI dan Log Data Hasil Kerja Sama Kegiatan ini diawali dengan diskusi awal dengan Kasubagian Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan Staf Biro TI, Soes Putra pada 28 April 2016.
Diskusi ini membahas tentang rancangan arsitektur informasi kerja sama bilateral yang akan disajikan dalam Portal KSI. Dalam diskusi 12
ini disepakati bahwa Subbag Bilateral akan menyampaikan kepada Biro TI menu-menu apa saja yang akan dimasukkan dalam arsitektur informasi Portal KSI. Selanjutnya, pada 29 April 2016, Staf Bilateral, Melinda berkomunikasi via email dengan Soes Putra untuk menyampaikan rancangan menu-menu dalam Portal, Rancangan menu-menu pada Lampiran 9.
Kegiatan berikutnya dalam tahapan ini adalah Workshop dengan Biro TI untuk Pengembangan Portal dan asistensi teknis dalam mengunggah konten portal. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 3 dan 4 Mei 2016 dengan Surat Tugas Kepala Biro Humas dan KSI.
13
Setelah workshop ini, subbag bilateral mulai melakukan modifikasi desain portal untuk menampung segala hasil informasi kerja sama sesuai dengan hasil survey, yaitu tentang informasi umum kerja sama, datasheet, laporan dan materi. Tahap ini dilanjutkan dengan komunikasi via email antara Staf Bilateral Melinda, dengan Staf Biro TI, Soes Putra, dalam rangka finalisasi menu-menu dalam portal dalam bentuk navigasi kiri, Lampiran 10.
Sedangkan log data kerja sama BPK dengan ANAO dibagi berdasarkan jenis pemeriksaan, yaitu Financial Audit, Performance Audit, Quality Assurance, dan Others.
14
Gambar Laman Portal dengan navigasi kiri
e. Pembuatan panduan teknis pengelolaan konten subbag bilateral dalam portal KSI melalui Instruksi Kerja Kepala Biro Humas dan KSI. Tahap ini dilaksanakan pada minggu ke-3 Mei sampai dengan 1 Juni 2016 dengan disetujuinya Instruksi Kerja oleh Kepala Direktorat Litbang, dengan Nomor IK-3.0/X.2/2016. Instruksi Kerja dibuat dengan tujuan untuk memberi kepastian keberlangsungan proyek perubahan ini. Pihak yang bertugas untuk mengumpulkan data dan mengunggah ke portal ditetapkan dalam IK ini. Konsep IK disusun pada tanggal 20 Mei 2016, melalui Nota Dinas Kepala Biro Humas dan KSI No.712/ND/X.2/05/2016 kepada Direktorat Litbang, pada Lampiran 11. Proses finalisasi IK ini dengan memobilisasi staf Subbagian Bilateral dengan staf Seksi Litbang Sistem dan Prosedur, melalui email, Lampiran 12. Selanjutnya pada tanggal 1 Juni 2016, IK tersebut telah disetujui dan dinomori oleh Direktorat Litbang melalui ND No.502/ND/XIII.3/6/2016, Lampiran 13. f.
Pengisian konten hasil kerja sama BPK dengan ANAO ke dalam portal dengan Biro TI Pengisian konten hasil kerjasama ini memakan waktu yang cukup lama. Hal ini karena kesibukan subbagian bilateral dan juga staf Biro TI. Kegiatan ini dimulai dari minggu ke-2 Mei, sampai dengan Juni 2016. Progres portal secara bertahap sebagai berikut:
15
1) 16 Mei 2016
2) 19 Mei 2016
Navigasi kiri telah disempurnakan oleh Staf Biro TI.
16
3) 24 Mei 2016
Halaman depan informasi umum kerja sama BPK dengan ANAO berisi tentang latar belakang kerja sama, tujuan, manfaat, serta capaian kerja sama.
Log data kerja sama BPK dengan ANAO telah dibagi berdasarkan jenis pemeriksaan.
17
4) 25 Mei 2016 Penyampaian progress proyek perubahan juga dilaporkan ke Karo Humas dan KSI.
5) 30 Mei 2016 Komunikasi dan mobilisasi antara staf bilateral dan biro TI terus berlanjut atas progress portal kerja sama bilateral untuk update arsitektur informasi portal dan konten portal.
g. Sosialisasi Portal KSI kepada customers Sosialisasi dilakukan dengan berbagai media: 1) Forum Community of Practice Pemeriksaan Kinerja, 30 Mei 2016.
18
Dalam forum ini, untuk pertama kalinya portal ini diperkenalkan kepada customers, mulai dari agenda, term of reference, materi dan laporan CoP dalam menu implementasi terkini. Menu ini merupakan Pengembangan dari proyek perubahan ini, yang merupakan masukan dari Mentor dan Kepala Biro Humas dan KSI, agar kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan dapat diakses dalam portal.
19
Laman Portal ditayangkan dalam CoP.
2) Pemanfaatan whatsapps Media whatsapp sangat efektif digunakan untuk sarana sosialisasi. Dengan media ini, kita dapat mengirimkan link portal atas update kegiatan yang baru saja dilaksanakan.
3) Pertemuan dengan Kepala Ditama Revbang, 7 Juni 2016. Sosialisasi dengan Kepala Ditama Revbang dilakukan bersama Mentor dan diawali dengan menjelaskan proyek perubahan dengan menggunakan media leaflet untuk menjelaskan manajemen data kerjasama internasional. Proyek ini pada
20
dasarnya ingin menjadikan implicit information menjadi extrinsic knowledge. Leaflet pada Lampiran 14.
Proyek ini mendapat dukungan dari Kepala Ditama Revbang dan memberikan komentar, saran dan harapan sebagai berikut: a) Banyak orang internal yang belum mengetahui hasil kegiatan bilateral, termasuk updatenya. b) Kegiatan ini sejalan dengan renstra BPK yang melandaskan pada IT driven. c) Dengan portal ini, data tidak hilang dan menghindari replikasi kegiatan, serta merupakan langkah untuk memitigasi bila personel pindah dan merupakan bagian dari knowledge sharing system. d) Perlu ditambahkan update kegiatan untuk orang-orang tertentu pada implementasi yang sedang berjalan. e) Kedepan perlu tindak lanjut kegiatan yang perlu link dengan SISDM. 4) Pertemuan dengan Tortama KN II, pada 7 Juni 2016. Sosialisasi dan dukungan dari Tortama KN II dilakukan dengan Mentor dan dimulai dengan penjelasan Leaflet Manajemen Data Kerja Sama Internasional, Lampiran 14. Proyek perubahan ini mendapatkan dukungan dari Tortama II dan juga masukan sebagai berikut: a) Proyek ini bagus dan semua kegiatan internasional harus ada data yang di”keep”. b) Perlu ada fasilitas search engine untuk mencari laporan kerja sama. c) Harapan dalam proyek ini adalah menjadi sarana untuk membantu mencari informasi kerja sama lebih cepat.
21
5) Sosialisasi kepada Kasubaud IIB.2 pada 8 Juni 2016. Sebagai salah satu counterpart inti dalam kerja sama bilateral, sosialisasi juga dilakukan kepada Kepala Sub Auditorat IIB.2. Masukan atas proyek ini adalah: a) Informasi kerja sama bisa diakses oleh seluruh auditor sehingga bermanfaat untuk semua. b) Setelah portal jadi, harus diupdate. c) Penyebaran informasi ini dioptimalkan melalui sosialisasi via email.
22
6) Sosialisasi dengan Kepala Pusdiklat BPK, 9 Juni 2016. Masukan secara konseptual diperoleh dari Kapusdiklat BPK pada waktu penyampaian proyek ini. Kegiatan ini merupakan langkah identifikasi dalam bentuk manajemen data kerja sama internasional dan learning proses untuk selanjutnya menghasilkan metodologi untuk pegawai. Selain itu, hal ini juga merupakan platform bahwa Biro Humas dan KSI bisa menjadi bagian system informasi dengan pola kolaborasi sesuai Renstra BPK untuk peningkatan kualitas dan manfaat audit, sehingga system ini menjadi informasi yang berharga dan memberikan manfaat kepada seluruh pegawai.
Masukan customers pada leaflet, Lampiran 15.
7) Sosialisasi kepada Customers dan Keypartner melalui email, 15 – 16 Juni 2016.
23
24
8) Sosialisasi dan dukungan dari Sekretaris Jenderal pada 16 Juni 2016. Dukungan juga diperoleh dari Sekretaris Jenderal melalui Sosialisasi via email. Kegiatan ini merupakan Bagian dari knowledge management di BPK melalui pengelolaan data repository.
9) Pertemuan dengan Kepala Biro Humas dan KSI, 17 Juni 2016 Dalam pesannya, Kepala Biro Humas dan KSI menjelaskan bahwa kerja sama internasional meliputi kerja sama dengan organisasi internasional, bilateral, maupun multilateral. Harus dipastikan bahwa informasi kerja sama internasional itu menjadi pengetahuan bagi berbagai pihak, termasuk dalam pengambilan keputusan.
25
10) Sosialisasi melalui running text laman Portal BPK
h. Monitoring dan evaluasi terhadap respon customers Merupakan Bagian dari monitoring dan evaluasi adalah pertemuan antara Kepala Biro Humas dan KSI, Coach dan Staf Bilateral, pada 1 Juni 2016.
Tujuan pertemuan ini adalah mendiskusikan tentang progress proyek Pengembangan portal kerja sama bilateral dan masukan terkait tahapan sosialisasi portal. Dalam pertemuan ini disimpulkan bahwa: 1) Tantangan terbesar dari kerjasama internasional ini adalah bagaimana menjadikan informasi yang sifatnya implicit ini
26
menjadi sebuah eksplisit knowledge, sehingga manfaatnya bisa dirasakan lebih luas, untuk auditor, penunjang dan pendukung. 2) Progress proyek ini sudah sesuai dengan jadwal dan tinggal memantau pelaksanaan sosialisasi dan monitoring evaluasi. 3) Untuk sosialisasi dapat dilakukan dengan diskusi kecil atau diskusi informal dengan pengguna inti, melalui pendekatan informal. 4) Untuk monitoring dan evaluasi, dapat dilakukan selama diskusi dengan pengguna, dapatkan masukan dari pengguna. Notulen pertemuan ini pada Lampiran 16. Dari tahapan sosialisasi, diperoleh berbagai masukan: 1) Fasilitas pencarian data. Hal ini telah ditambahkan dalam fitur portal.
2) Update atas kegiatan yang sedang berjalan serta fasilitas pushmail kepada yang bersangkutan. Dalam laman bilateral telah tersedia menu implementasi terkini yang merupakan kegiatan yang sedang berjalan.
27
Fasilitas pushmail:
28
3) Hits counter sebagai evaluasi pemanfaatan portal.
4) Feedback dari responden Feedback dari responden juga merupakan sarana untuk evaluasi dari kegiatan ini agar tidak tumpang tindih dan saling bersinergi.
Feedback dari Bapak Dian Primartanto.
Feedback juga diperoleh dari keypartner, Pak Pranoto dan Customer Pak Yusuf John atas progress proyek ini:
29
Feedback dari Bapak M. Yusuf John, 21 Juni 2016.
i.
Penyusunan laporan Proyek Perubahan Target penyusunan laporan sedikit tertunda dikarenakan liburan Idul Fitri. Laporan ini disusun minggu ke-4 Juni dan dilanjutkan pada minggu ke-2 Juli 2016.
30
C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder 1. Stakeholder Internal Stakeholder internal disini meliputi Kepala Biro Humas dan KSI, Kepala Bagian Kerja Sama Internasional, dan Staf Subbagian Bilateral. Kepala Biro Humas dan KSI sebagai pengarah proyek perubahan ini, Kepala Bagian KSI sebagai mentor dan Staf Subbag Bilateral sebagai tim yang membantu perancangan arsitektur informasi dan upload konten hasil kerja sama. Dalam pengembangan selanjutnya, ditunjuk satu orang staf bilateral yang bertanggung jawab dalam komunikasi dengan Biro TI dan bertugas mengunggah data hasil kerja sama dalam Portal. 2. Stakeholder Eksternal Yang merupakan stakeholder eksternal disini adalah a. Sekretaris Jenderal, Kaditama Revbang, Tortama KN II, Kapusdiklat, Kepala Auditorat V A dan VB, Kepala Direktorat EPP sebagai pihak yang memberi dukungan atas pengembangan proyek perubahan ini. b. Kepala Biro TI dan tim, sebagai partner inti dalam pengembangan proyek ini. c. Kasubag IAA dan Kasubag Multilateral, sebagai peer yang berperan dalam partner diskusi tahap perencanaan dan responden dalam survei. d. Kepala Sub Auditorat II B1 dan Kasi Litbang Pemeriksaan Keuangan 1 sebagai keypartner proyek ini mengingat implementasi kerja sama bilateral banyak melibatkan AKN II dan Litbang. 3.
Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Peran stakeholders diatas terlihat dalam pentahapan proyek perubahan ini. Keberhasilan dari proyek ini tidak lepas dari peran dan partisipasi stakeholders. Peran dan pengaruh tiap-tiap tahap tergambar sebagai berikut: a. Survei Identifikasi Permasalahan melibatkan Mentor, Keypartners, Customers, Kepala Subbagian IAA dan Multilateral, dan Staf Subbag Bilateral, melalui pengisian kuesioner. b. Pembentukan Tim Kerja melalui Surat Tugas Kepala Biro Humas dan KSI dan Nota Dinas Karo Humas dan KSI kepada Karo TI. Dukungan Kepala Biro Humas dan KSI sangat tinggi dalam mendukung proyek perubahan ini. c. Koordinasi dengan Customers dan Keypartners melibatkan berbagai pihak, yaitu Kepala Sub Auditorat II B1, Kepala Sub Auditorat II B2, Kasi Litbang Pemeriksaan Keuangan 1, Kepala Auditorat VA dan VB, Kepala Direktorat EPP. Dukungan ini diberikan dalam bentuk partisipasi pengisian kuesioner dan masukan terhadap konten portal. d. Pembuatan panduan teknis pengelolaan konten portal subbag bilateral melalui Instruksi Kerja Kepala Biro. Dalam tahap ini stakeholder yang terlibat adalah Direktorat Litbang. Komunikasi dalam pembuatan IK ini adalah melalui nota dinas dan email.
31
e. Pengisian konten hasil kerja sama BPK dengan ANAO ke dalam portal. Mobilisasi dengan stakeholder Biro TI sangat intens dalam tahap ini, baik melalui email, workshop, dan diskusi informal. f. Sosialisasi portal kepada customer dilakukan kepada Sekretaris Jenderal, Kepala Ditama Revbang, Tortama KN II, dan email kepada Customers lainnya. Sosialisasi ini melalui saluran tatap muka dan email. g. Monitoring dan evaluasi terhadap respon customer melibatkan pihak-pihak yang terlibat dalam sosialisasi. Media yang digunakan adalah pertemuan informal dan feedback dari sosialisasi.
4.
Kendala Internal dan Eksternal Tahap laboratory ini dilaksanakan pada tahap pelaporan Laporan Keuangan Pemerintahan Pusat (LKPP). Keypartner masih disibukkan dengan pelaporan LKPP. Selain itu dengan selesainya pemeriksaan LKPP, kebutuhan auditor akan benchmarking semakin sedikit. Selain itu, tahap laboratory ini bertepatan dengan bulan puasa. Kegiatan bilateral banyak yang seharusnya dilaksanakan pada bulan Mei Juni, banyak yang ditunda dikarenakan kesibukan Badan Pemeriksa counterpart. Selain itu, kesibukan rutin di subbag bilateral juga merupakan tantangan tersendiri, khususnya alokasi waktu dalam pengembangan proyek perubahan ini. Kendala ini telah dilaporkan dalam laporan mingguan.
5.
Strategi Mengatasi Kendala Untuk mengatasi tantangan internal, ditunjuk satu orang staf bilateral yang bertugas untuk komunikasi dengan Soes Putra, Staf Biro TI, dalam pengembangan portal bilateral. Strategi lain untuk mengatasi tantangan eksternal, mengoptimalkan kegiatan yang dilaksanakan pada bulan Mei, yaitu focus group discussion, Community of Practice Pemeriksaan Kinerja dengan narasumber Senior Advisor ANAO. Dengan media ini, subbag bilateral mengoptimalkan media ini untuk mensosialisasikan portal bilateral. Portal bilateral ini bukan hanya menyajikan dan merekam informasi yang telah dilaksanakan, namun proyek perubahan ini juga berhasil menyajikan informasi pelaksanaan kerjasama yang sedang berlangsung.
6.
Capaian Capaian dalam proyek perubahan ini sebagai berikut: a. Telah tersedia Portal KSI, dhi. Bilateral yang menyajikan informasi tentang hasil kerja sama BPK dengan ANAO mulai tahun 2009 sampai dengan tahun 2016. Melebih target dari semula sejak 2011.
32
Sebelum proyek perubahan
Setelah proyek perubahan Dalam menu-menu portal juga telah menyajikan area kerja sama berdasarkan jenis pemeriksaan, yang akan membantu Subbagian Bilateral dalam melakukan perencanaan atas topik-topik kegiatan berikutnya. b. Customer mendapatkan informasi yang akurat dan lengkap dari hasil kerjasama bilateral sehingga customer merasakan manfaatnya dan dapat diterapkan dan sebagai benchmark dalam pemeriksaan. Respon ini diperoleh selama sosialisasi dan penyebaran kuesioner melalui whatsapp. Berdasarkan hasil sosialisasi, customers menyatakan dukungan atas proyek ini dan proyek perubahan ini merupakan sarana untuk mencapai rentra BPK, serta bagian dari knowledge management di BPK. Dukungan, apresiasi, maupun masukan diperoleh dari Sekretaris Jenderal, Kaditama Revbang, Tortama II, Kapusdiklat, Bapak Dian
33
Primartanto, Bapak Hasby Ashidiqi, dan Bapak M. Yusuf John serta customer lainnya, Lampiran 17. Selain itu, dari hasil kuesioner diperoleh hasil bahwa responden menyatakan informasi yang tersedia dalam portal lengkap dan akurat. Hasil kuesioner Lampiran 18. c. Capain diluar target adalah 1) Informasi kerja sama BPK dengan JAN Malaysia telah diunggah dalam Portal, yaitu Informasi Umum, Datasheet dan MoU. 2) Tersedianya menu implementasi terkini yang menyajikan kegiatan yang sedang berlangsung dan juga fasilitas pushmail untuk pihak yang terkait atas updates kegiatan yang sedang berlangsung.
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan Penetapan Instruksi Kerja Kepala Biro Humas dan KSI merupakan salah satu sarana monitoring untuk memastikan keberlangsungan proyek perubahan ini. Dalam IK telah ditetapkan bahwa pemegang portofolio melakukan update berita, informasi umum, datasheet kerja sama dan laporan kegiatan, sedangkan Admin yang akan mengunggah ke dalam portal. Selain itu, hits counter juga merupakan salah satu sarana monitoring. Dengan adanya informasi yang baru, kecenderungan customer membuka portal meningkat.
34
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN Proyek perubahan ini merupakan sarana bagi peserta diklat untuk memiliki kepekaan yang tinggi terhadap permasalahan yang timbul di lingkungan kerjanya. Tahapan laboratory ini merupakan sarana bagi peserta diklat untuk menampung ide-ide kreatif dalam menghadapi kebutuhan perubahan sebagai alternative solusi permasalahan organisasi. Dalam diklat PIM ini, peserta diklat dilatih untuk menghadirkan tindakan nyata yang inovatif dalam menglola perubahan dan kebutuhan di satuan kerja. Tantangan ini telah dijawab oleh peserta diklat dengan menghadirkan portal bilateral sebagai sarana bagi pegawai BPK untuk mengetahui dan mengikuti perkembangan kegiatan kerja sama internasional. Melalui proyek perubahan ini, Humas dan KSI telah berperan sebagai knowledge management untuk mendukung pencapaian renstra BPK. Peserta diklat berharap bahwa dukungan terus dari berbagai pihak, terutama Staf Bilateral dalam menjaga kesinambungan dan mempertahankan portal bilateral ini agar manfaat hasil kerja sama dapat dirasakan lebih luar.
35
Daftar Pustaka Keputusan BPK Nomor 3/K/I‐XIII.2/7/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan. http://www.ilmuperpustakaan.ga/2014/11/pengertian‐repository‐dan‐ jenis.html?m=1. Laporan Tahunan Kerja Sama Bilateral Tahun 2014 dan 2015. The Journey, Pusdiklat BPK. Membangun Kompetensi PemimpinPerubahan, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV, 2016 https://statistikakomputasi.wordpress.com/2010/03/18/sekilas‐tentang‐technology‐ acceptance‐model‐tam/
