BAHAN AJAR DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT I MERANCANG PROYEK PERUBAHAN
Pendahuluan Dalam manajemen kepegawaian,pejabat struktural eselon I memainkan peranan yang menentukan dalam menangani isu-isu strategis nasional yang memerlukan penanganan lintas kementrian,lembaga atau wilayah. Disamping itu telah menjadi tugas pejabat struktural eselon I untuk meningkatkan kinerja sektor atau wilayah yang dipimpinnya melalui penetapan visi atau arah kebijakan sektor atau wilayah yang tepat. Tugas ini menuntutnya memiliki kemampuan yang tinggi dalam memimpin pejabat struktural dan pejabat fungsional dibawahnya termasuk stakeholder lainnya agar dapat lebih termotivasi dalam mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya pembangunan untuk mewujudkan visi sector atau wilayah yang telah ditetapkannya, termasuk mewujudkan sinergis antar kementrian dan lembaga dalam menangani berbagai isu nasional strategis. Untuk dapat membentuk sosok pejabat struktural eselon I dengan kompetensi tersebut diatas,penyelenggaraan diklatpim tingkat I tidaklah cukup hanya membekali para peserta dengan kompetensi yang dibutuhkan seorang pemimpin visioner tetapi diperlukan penyelenggaraan diklatpim tingkat I yang inovatif yang memungkinkan peserta mampu menerapkan kompetensi yang telah dimilikinya. Dalam penyelenggaran Diklatpim Tingkat I seperti ini,peserta dituntut untuk menunjukan kinerjanya dalam merancang suatu perubahannyang terkait dengan arah kebijakan sector,wilayah dan isu strategis nasional, dan selanjutnya memimpin perubahan tersebut hingga menimbulkan hasil yang signifikan. Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat I merupakan diklat yang diperlukan dalam pembentukan kompetensi PNS untuk jabatan struktural eselon I. Diklat ini dilaksanakan sebagai mandat dari Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Tujuan Diklat Kepemimpinan sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 adalah: 1. Meningkatkan pengetahuan, keahlian,ketrampilan dan sikap arif dan bijaksana untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara professional dengan dilandasi kepribadian, etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi; 2. Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa; 3. Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan,pengayoman,dan pemberdayaan masyarakat; 4. Menciptakan kesamaan visi dan pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik. Adapun sasaran Diklatpim Tingkat I adalah terwujudnya PNS yang memililki kompetensi yang sesuai persyaratan jabatan struktural eselon I Kompetensi yang akan dibangun pada Diklatpim Tingkat I adalah kompetensi kepemimpinan visioner yaitu kemampuan berkolaborasi dengan stakeholder strategis untuk menangani untuk menangani isu nasional strategis, dan memimpin peningkatan kinerja instansinya melalui penetapan visi atau arah kebijakan yang tepat, yang diindikasikan dengan kemampuan: 1. Menjadi tauladan bagi bawahan dan stakeholder dalam integritas, nasionalisme,standar etika publik,nilai-nilai, norma, moralitas dan tanggung jawab sesuai peraturan perundang-undangan;
1
2. Melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola tugastugas organisasi kearah pencapaian tujuan pembangunan nasional dan visi instansinya; 3. Melakukan inovasi sesuai bidang tugasnya guna penetapan arah kebijakan yang lebih efektif dan efisien; 4. Mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya manusia organisasinya dalam pencapaian arah kebijakan. Pada bulan September tahun 2013 telah diselenggarakan Diklatpim Tingkat I Angkatan XXVII dengan pola baru berdasarkan Peraturan Kepala LAN Nomor 10 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat I. Dalam Diklat ini peserta tidak hanya melakukan pembelajaran dikampus (on Campus) , tetapi juga diinstansi masing-masing peserta dalam rangka penyiapan dan penerapan proyek perubahan, yaitu pada tahapan Breakthrough I dan Breakthrough II ( off campus ). Struktur Kurikulum Diklat Kepemimpinan Tingkat I. Kurikulum Diklat Kepemimpinan Tingkat I memuat kegiatan yang dapat dibagi menjadi 5 (lima) tahapan yaitu: Tahap I (On campus ); pada tahap ini merupakan tahapan Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi. Kegiatan pembelajaran dilakukan dikampus yang akan membahas: intergritas dan wawasan kebangsaan, pembekalan isu stratejik,dan diagnostic reading. Kegiatan pembelajaran akan berlangsung selama 3-4 sesi/hari (kecuali hari sabtu hanya 2 sesi). Pembelajaran tahap I ini diarahkan pada pendalaman pola pikir dan wawasan kebangsaan dalam rangka menentukan area dari arah kebijakan organisasi yang akan mengalami perubahan.. Tahap II Taking ownership (Breakthrough I). Tahap pembelajaran ini mengarahkan peserta untuk membangun organizational learning atau kesadaran dan pembelajaran bersama akan pentingnya mereformasi area dari arah kebijakan organisasi yang bermasalah. Peserta diarahkan untuk mengkomunikasikan permasalahan organisasi tersebut kepada stakeholdernya dan mendapat persetujuan untuk mereformasinya,terutama dari atasan langsungnya. Pada tahap ini, peserta juga diminta mengumpulkan data yang relevan dengan area dari arah kebijakan dan isu strategis nasional untuk memasuki tahap pembelajaran selanjutnya. Tahap III Merancang Proyek Perubahan dan Membangun Tim; Tahap pembelajaran ini membekali peserta dengan pengetahuan membuat rancangan perubahan yang komprehensif menuju kondisi ideal arah kebijakan organisasi yang dicita citakan termasuk rancangan untuk menangani isu strategis nasional. Disamping itu peserta juga dibekali dengan kemampuan mengidentifikasi stakeholder yang terkait dengan rancangan perubahannya, kemudian dibekali dengan berbagai teknik membangun tim yang efektif untuk mewujudkan perubahan tersebut. Tahap ini diakhiri dengan penyajian Proyek Perubahan oleh masing masing peserta untuk mengkomunikasikan proyeknya dihadapan stake holder strategis guna mendapatkan masukan dan dukungan untuk implementasi proyek selanjutnya. Untuk penanganan isu strategis nasional, secara kolaboratif peserta merumuskan policy brief dan dipresentasikan didepan pemerintah. Tahap IV Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II) ; tahap ini mengarahkan peserta untuk menerapkan dan menguji kapasitas kepemimpinannya. Dalam tahap ini, peserta kembali ketempat kerjanya dan memimpin implementasi Proyek Perubahan yang telah dibuatnya.
2
Tahap V Evaluasi; tahap pembelajaran ini merupakan tahap berbagi pengetahunan dan pengalaman dalam memimpin implementasi Proyek Perubahan Organisasi. Kegiatan berbagi pengetahuan dilaksanakan dalam bentuk seminar implementasi Proyek Perubahan. Hanya peserta yang berhasil mengimplementasikan Proyek Perubahan yang dinyatakan telah memiliki kompetensi kepemimpinan visioner dan dinyatakan lulus Diklatpim .Sedangkan yang tidak berhasil, diberi sertifikat mengikuti Diklatpim Tingkat I Deskripsi Mata Diklat Merancang Proyek Perubahan. Sesuai dengan struktur kurikulum Diklatpim Tingkat I Mata diklat Merancang Proyek Perubahan masuk dalam tahap III pembelajaran. Mata diklat ini terdiri dari 4 (empat) kegiatan pembelajaran yaitu: kegiatan penjelasan proyek perubahan;kegiatan merancang proyek perubahan; kegiatan seminar rancangan proyek perubahan dan kegiatan pembekalan implementasi proyek perubahan. Dalam kegiatan pembelajaran penjelasan Proyek Perubahan, para peserta dibekali dengan kemampuan mengidentifikasi akar permasalahan dari arah kebijakan yang ada di instansi peserta melalui hasil pembelajaran berbagai teknik dan strategi dalam mengidentifikasikan permasalahan antara lain hasil pembelajaran diagnostic reading yang telah diterima pada tahap I. Selain itu peserta dibekali pengetahuan atau gambaran secara menyeluruh mengenai area dan ruang lingkup arah kebijakan yang akan dilakukan perubahannya serta beberapa tips untuk perumusan proyek perubahan.Selain itu mengingat bahwa pemberian materi penjelasan proyek perubahan diberikan sebelum breakthrough I maka diberikan juga penjelasan tentang apa yang harus dilakukan para peserta selama breakthrough I di instansinya. Hasil belajar yang diharapkan adalah bahwa peserta mampu mengidentifikasikan permasalahan pokok dari arah kebijakan yang perlu direformasi dan merumuskan area dan ruang lingkup arah kebijakan yang akan diusulkan perubahannya. Indikator hasil pembelajaran adalah setelah mengikuti pembelajaran ini peserta mampu mengidentifikasikan permasalahan arah kebijakan di instansinya dan mengidentifikasikan area dan ruang lingkup usulan proyek perubahan. Materi pokok penjelasan proyek perubahan adalah review diagnose permasalahan, penjelasan area dan ruang lingkup arah kebijakan dan beberapa tips penyusunan usulan proyek perubahan serta penjelasan apa yang perlu dilakukan selama masa breakthrough I termasuk peranan coach dan mentor. Dalam kegiatan pembelajaran merancang proyek perubahan para peserta dibekali dengan kemampuan menuangkan hasil pembelajaran yang diperoleh sebelumnya kedalam proyek perubahan secara mandiri dengan format kertas kerja yang ditentukan. Setelah mengikuti pembelajaran ini , peserta diharapkan mampu menuangkan kompetensinya dalam mengubah arah kebijakan organisasinya kedalam Proyek Perubahan. Adapun indikator hasil belajar,diharapkan peserta mampu menjelaskan area dan cakupan perubahan arah kebijakan yang akan dilakukan dan mampu menuangkan dalam format proyek perubahan yang telah ditentukan. Materi pokok pembelajaran ini adalah penjelasan format proyek perubahan,dan pembimbingan penulisan kertas kerja. Kegiatan pembelajaran selanjutnya adalah seminar rancangan proyek perubahan. Dalam kegiatan pembelajaran ini para peserta difasilitasi untuk mempresentasikan rancangan proyek perubahannya didepan narasumber , mentor dan coach guna mendapatkan masukan dan saran perbaikan. Pada kesempatan ini juga dilakukan pengecekan tentang status apakah usulan proyek perubahan tersebut telah disetujui oleh atasannya termasuk dukungan pendanaannya. Hasil pembelajaran yang diharapkan adalah agar para peserta mampu mempresentasikan usulan proyek perubahannya serta mampu mempengaruhi para audiencenya untuk memberikan masukan dan saran perbaikan serta memberikan persetujuannya untuk
3
bisa dilanjutkan pelaksanaannya. Materi pokok dalam pembelajaran ini adalah fasilitasi kegiatan presentasi proyek perubahan dan pemberian saran dan masukan. Kegiatan pembelajaran terakhir dalam mata diklat Merancang Proyek Perubahan adalah Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan. Kegiatan pembelajaran ini dilaksanakan sebelum peserta masuk pada kegiatan breakthrough II dimana para peserta kembali ke instansinya untuk melaksanakan hasil rancangan proyek perubahannya. Kegiatan pembelajaran ini membekali para peserta dengan kemampuan menerapkan rancangan proyek perubahan di instansi tempat kerjanya. Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu mengelola pelaksanaan proyek perubahan dan mengantisipasi kendala yang muncul serta dapat menyusun strategi mengatasi kendala pelaksanaan proyek perubahan. Materi pokok pembekalan implementasi proyek perubahan adalah penjelasan tentang peranan coach, peranan mentor dan hubungan kerjanya selama masa breakthrough II. Selain itu materi pokok yang diberikan adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola proyek perubahan termasuk kendala serta teknik penyusunan strategi mengatasi kendala. Mekanisme Pembelajaran Mata Diklat Merancang Proyek Perubahan Pembelajaran Merancang Proyek Perubahan dilaksanakan di kampus (on campus) dan di instansi peserta. Pembelajaran di kampus diselenggarakan untuk mendapatkan pembekalan dan diskusi antar peserta dan pembelajaran di instansi peserta (of campus) untuk merancang dan melaksanakan proyek perubahannya. Dalam pembelajaran Merancang Proyek Perubahan, terdapat 3 (tiga) pihak yang berperan / terlibat yaitu adanya coach, mentor dan peserta sendiri. Tugas coach dalam diklat ini adalah melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap breakthrough I dan breakthrough II melalui tatap muka dengan penjadwalan tertentu, dan melalui media teknologi informasi; melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama masa breakthrough; melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama masa breakthrough. Tugas Mentor dalam diklat ini adalah memberikan bimbingan dan saran pada saat breakthrough I dan II yaitu pada saat peserta merancang dan melaksanakan proyek perubahan; tugas mentor yang lain adalah memberikan persetujuan dan dukungan terhadap usulan rancangan Proyek Perubahan dan memfasilitasi pelaksanaan proyek perubahan. Komunikasi antara peserta dan mentor dapat diatur bersama bisa melalui pertemuan tatap muka dan bisa juga melalui media teknologi informasi. Hasil setiap pertemuan konsultasi baik dengan coach maupun dengan mentor diharapkan dapat dilaporkan progresnya kepada penyelenggara diklat. Laporan pada saat breakthrough I dan II dapat dilakukan sesuai pedoman yang diterbitkan oleh penyelenggara (pengalaman diklat yang lalu setiap satu minggu). Pembekalan pembelajaran di kampus (on campus) dan pelaksanaan coaching pada saat of campus sebaiknya dilaksanakan oleh satu tim fasilitator (widyaiswara) yang terdiri minimum 3 orang.Hal tersebut tergantung ukuran jumlah peserta dalam satu kelas. Semakin banyak jumlah peserta dalam satu kelas semakin besar tim fasilitatornya karena anggota tim fasilitator tersebut sekaligus menjadi anggota tim coaching. Agar kualitas pelaksanaan coaching dapat lebih terjamin, maka setiap fasilitator dapat ditugasi memberikan coaching maksimum kepada 4 (empat) peserta Area dan Ruang Lingkup Proyek Perubahan Diklatpim Tingkat I Sesuai dengan tujuan diklatpim tingkat I yaitu menyiapkan kompetensi peserta diklat yang sesuai dengan persyaratan jabatan eselon I maka area dan ruang lingkup proyek perubahan diarahkan pada perubahan / reformasi arah kebijakan organisasi. Area dan ruang lingkup arah kebijakan organisasi ini sangat tergantung pada kewenangan yang ada pada tugas dan fungsi organisasi unit
4
eselon I tersebut. Dari segi hirarki kebijakan,ruang lingkup arah kebijakan organisasi tersebut bisa merupakan kebijakan tingkat nasional atau kebijakan tingkat propinsi mengingat jabatan eselon I didaerah hanya ada di propinsi. Area arah kebijakan organisasi bisa merupakan kebijakan pembangunan sektor,atau kebijakan pembangunan wilayah yang meliputi kebijakan dibidang perencanaan dan pemrograman; kebijakan dibidang pembiayaan dan penganggaran, kebijakan dibidang sumberdaya manusia,kebijakan di bidang pelayanan dan kebijakan di bidang tata cara dan tata laksana termasuk kebijakan yang berkaitan dengan akuntabilitas. Mengingat bahwa proyek perubahan yang akan dibuat pada diklatpim tingkat I ini pada tataran arah kebijakan yang mana dampak dari perubahan tersebut akan berpengaruh atau menyangkut kepentingan berbagai pihak baik diluar organisasi maupun didalam organisasi maka didalam penyusunan rancangannya perlu diindikasikan siapa saja yang akan terkena dampak untuk dijadikan stakeholder agar dapat ikut memberikan masukan dalam perancangan dan pelaksanaan proyek perubahan ini.Mengingat pula bahwa diklatpim ini untuk eselon I maka perubahan arah kebijakan yang diusulkan harus setingkat dengan kewenangan tugas unit kerja eselon I, hal ini dapat diukur dari kompleksitas permasalahan kebijakan yang diusulkan, dan luas dampak kebijakannya.Diharapkan para peserta diklat didalam memilih dan mengusulkan proyek perubahannya telah memperhatikan hal –hal tersebut diatas. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih usulan proyek perubahan adalah bahwa proyek tersebut memang mencoba membuat terobosan arah kebijakan baru untuk meningkatkan kinerja dari sisi efektifitas dan efisiensi. Proyek perubahan yang diusulkan sebaiknya bukan kebijakan yang memang sedang berjalan atau menghidupkan kembali gagasan lama yang belum dilaksanakan karena berbagai hambatan. Perubahan kebijakan yang diusulkan adalah terobosan kebijakan untuk mengobati eksisting permasalahan organisasi yang masih ada yang ditemukan dari hasil dari diagnose masalah. Format Usulan Proyek Perubahan Diklatpim Tingkat I Pada tahap II pembelajaran diklatpim yaitu pada tahap taking ownership (breakthrough I) para peserta diharapkan dapat menyusun usulan proyek perubahan dimana judul beserta gambaran ruang lingkupnya telah mendapat persetujuan dari mentornya. Penyampaian usulan proyek perubahan diharapkan telah mengikuti format tertentu seperti yang diarahkan oleh para fasilitator. Format usulan proyek perubahan setidaknya mencakup beberapa komponen seperti sebagai berikut: 1. Identitas proyek yang berisikan: nama proyek; deskripsi atau gambaran singkat proyek perubahan;sponsor yaitu atasan yang menjadi pengarah dan pendukung proyek tersebut;nama penanggung jawab proyek;sumber daya tim termasuk legimitasinya. 2. Latar belakang proyek yang berisikan alasan utama atau permasalahan yang membuat kenapa proyek tersebut perlu dilaksanakan. Apa permasalahan yang dihadapi yang menjadi fokus proyek tersebut. 3. Tujuan proyek yang berisikan perubahan apa yang ingin dicapai baik dalam jangka panjang atau jangka pendek (sasaran antara) yaitu pada saat sampai berakhirnya Diklatpim ini 4. Manfaat proyek perubahan yang berisikan apa manfaat proyek ini bagi organisasi,terutama kaitannya dengan peningkatan kinerja,efektifitas dan efisiensi pelayanan dalam rangka reformasi birokrasi. 5. Ruang lingkup yang berisikan kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut harus sejalan dengan tujuan proyeknya.
5
6. Out put kunci yang berisikan nama dan penjelasan out put yang diharapkan dapat dihasilkan dari proyek perubahan tersebut baik hasil keluaran jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek. 7. Pentahapan (milestone) yaitu urutan capaian capaian yang sangat penting pada periode tertentu (minggu, bulan, tahun) yang harus diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Mile stone dalam hal ini berbeda dengan schedule karena milestone tidak terbatas hanya membuat rencana waktu kerja tetapi ada target yang perlu diselesaikan artinya mengandung menejemen sumberdaya yang diperlukan. 8. Tata kelola proyek yang berisikan gambaran struktur tim yang akan terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan termasuk penjelasan masingmasing peran dari para anggota tim. 9. Anggaran berisikan estimasi jumlah anggaran setiap kegiatan yang dibutuhkan termasuk penjelasan peruntukan hasil yang diharapkan. 10. Identifikasi Stakeholder yang berisikan identifikasi setiap individu/instansi yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatiif yang bisa menjadi sumber penghambat. Stakehoider bisa berasal dari internal organisasi maupun dari eksternal organisasi. 11. Identifikasi potensi masalah yang berisikan penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target atau tujuan proyek perubahan . 12. Resiko yaitu deskripsi penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan. 13. Kriteria keberhasilan yaitu deskripsi tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus terukur secara nyata misalnya dengan prosentase capaian,norma waktu,uang dll. 14. Faktor kunci keberhasilan (Key Succes factor) yaitu deskripsi tentang faktor faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam Mata Diklat Merancang Proyek Perubahan. Langkah–langkah yang perlu dilakukan dalam memberikan penjelasan kepada peserta diklat yaitu sebagai berikut: Perlu diberikan penjelasan tentang posisi mata diklat merancang proyek perubahan pada keseluruhan pembelajaran diklatpim. Peserta diajak untuk membayangkan apa kira-kira yang menjadi sirtuasi problematik dilingkungan instansinya. Peserta diberikan penjelasan apa bedanya masalah dan gejala (syntoms) Peserta diajak untuk berfikir secara sistem dalam mencari pokok permasalaan yang ada di instansinya. Mana gejala yang sifatnya sesaat yang merupakan dampak masalah dan mana yang menjadi pokok masalah. Siapa saja yang terkena dampak. Peserta juga diajak untuk mengembangkan wawasan jenis-jenis kewenangan apa saja yang menjadi tanggung jawab seorang eselon I baik dipusat maupun didaerah. Dari masalah pokok yang ada, peserta diajak mengembangkan pemikiran apa kira-kira terobosan yang ingin dilakukan,apa manfaat yang ingin dicapai melalui terobosan tersebut.Secara lebih rinci dipikirkan skope dan ruang
6
lingkup terobosan perubahan untuk menjadi dasar merumuskan judul proyek perubahan. Instrumen yang dipakai dalam analisis bisa memakai professional judgment atau metode teknis yang lain. Dalam penyajian usulan proyek perubahan format penyajiannya dibebaskan namun komponen isinya minimal mengikuti penjelasan tersebut diatas. Peserta juga diberikan penjelasn tentang pentingnya membuat jadwal coaching dan jadwal konseling dengan coach dan mentornya masingmasing.Komunikasi dengan mentor dan para coach sangat penting dalam merancang dan melaksanakan proyek perubahan.
7
