BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSDIKLAT BPK RI
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN DIKLAT PIM III ANGKATAN I TAHUN 2015
PENINGKATAN PELAYANAN DALAM MEMPERLANCAR KEGIATAN YANG BERKAITAN DENGAN PEMERIKSAAN MELALUI INTEGRASI DATABASE ENTITAS PEMERIKSAAN (DEP) YANG LENGKAP, MUTAKHIR DAN MUDAH DIAKSES
Project Leader : Aris Asmono, SE., Ak Mentor : Eldy Mustafa, S.H., M.H. Coach : NurendroAdi Kusumo, SE., MM, CAAE, Ak, CA
JAKARTA TAHUN 2015
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah banyak melimpahkan Rahmad-Nya kepada penyusun untuk dapat menyelesaikan laporan akhir Diklat kepemimpinan Tingkat III dengan judul, “Peningkatan pelayanan dalam memperlancar kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan melalui integrasi Database Entitas Pemeriksaan (DEP) yang lengkap, mutakhir dan mudah diakses” Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas dalam Diklat kepemimpinan Tingkat III yang dilaksanakan oleh Pusdiklat BPK. Dalam menyusun laporan ini, penyusun telah mendapat bantuan dari banyak pihak. Oleh sebab itu sudah selayaknyalah penyusun menyampaikan terima kasih kepada Bapak Eldy Mustafa, SH, MH selaku mentor dan Kepala Perwakilan BPK Perwakilan NTB yang selalu memberikan fasilitas kemudahan, dukungan, bimbingan dan arahan kepada penyusun. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Nurendro Adi Kusumo, SE, MM, CAAF, Ak, CA selaku coach yang selalu memberikan bimbingan dan arahannya selama menjalankan proyek perubahan. Tidak lupa juga kami sampaikan kepada Sdr. Muhamad R. Setyadji selaku Tim LO IT Perwakilan NTB, Sdr. Iwa Kartiwa Karpi selaku pemegang Dosir Induk kota Mataram, seluruh pejabat Struktural di BPK Perwakilan NTB, para Pemeriksa di BPK Perwakilan NTB, Staf Subag Hukum, Staf Subag Humas dan TU, para pejabat keuangan di wilayah Nusa Tenggara Barat dan LO IT masing-masing entitas serta semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Kami berharap semoga dengan berakhirnya Diklat PIM III dan disusunnya laporan ini bisa memberikan tambahan nilai dan manfaat bagi penyusun sendiri khususnya dan bagi pembaca nantinya, serta bermanfaat bagi institusi BPK. Harapan kami semoga proyek ini dapat terus berjalan dan tidak berhenti, oleh karena itu perlu adanya konsistensi dalam melaksanakan perubahan. Kami menyadari bahwa proyek perubahan yang kami laksanakan belumlah mencapai hasil yang diharapkan, oleh karena itu kami siap menerima saran dan masukan demi perbaikan perubahan yang dilaksanakan.
Project Leader
i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................................................. Daftar Isi .......................................................................................................... Daftar Lampiran .............................................................................................. BAB I :
Halaman i ii iii
PENDAHULUAN ....................................................................... a. Latar Belakang ...................................................................... b. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan ................................ c. Ruang Lingkup ...................................................................... d. Standar/Kriteria Pemeriksaan ................................................ DISKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ..... a. Diskripsi Pelaksanaan Proyek ............................................... b. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan ........................................ 1) Tahap Persiapan ............................................................... 2) Tahap dan Hasil Pelaksanaan .......................................... c. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ............................ 1) Stakeholder Internal ........................................................ 2) Stakeholder Eksternal ..................................................... 3) Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder ....................... 4) Kendala Internal dan Eksternal ....................................... 5) Strategi Mengatasi Masalah ............................................ 6) Capaian ............................................................................ 7) Instrumen Monitoring yang Digunakan ...........................
1 1 1 2 2 3 3 4 4 6 7 7 8 8 9 10 10 10
BAB III : KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... Lampiran .......................................................................................................
11 11
BAB II :
ii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kebutuhan database entitas saat ini merupakan suatu kebutuhan bagi stakeholder (anggota BPK, tortama, staf ahli, DPR, DPD, APH) dan customer (pemeriksa). Seringkali stakeholder dan customer membutuhkan data yang cepat dan terkini. Namun demikian, terkadang kita tidak bisa memenuhi permintaan dari stakeholder dan customer tersebut karena keterbatasan data, misalnya data belum tersedia, tidak lengkap atau belum di-update. Di sisi lain, database biasanya dipegang oleh para pemegang Dosir Induk Wilayah (DIW) yang tidak selalu berada di tempat. Untuk memenuhi data yang dibutuhkan tersebut seringkali harus menghubungi satu-satu kepada pemegang DIW atau kalau datanya tidak ada bahkan harus menghubungi kepada entitas. Proses pemenuhan data yang demikian jelas membutuhkan waktu yang lama. Untuk memenuhi kebutuhan database yang lengkap dan mutakhir perlu adanya dukungan dan kerjasama dari beberapa pihak yang terkait, antara lain para pemeriksa, entitas, Bagian Hukum, Bagian Umum &Teknologi Informasi (TI), serta Bagian Humas & TU Setkalan. Kondisi yang ada di Perwakilan NTB menjunjukkan bahwa database belum dikelola secara optimal. Pemegang data entitas pemeriksaan belum mendokumentasikan secara terstruktur data-data yang dibutuhkan. Keberadaan data mungkin ada, tetapi ketika belum disusun dengan baik maka kemudahan dan kecepatan untuk memanfaatkan menjadi terganggu. Selain itu data yang ada di Sub bagian-Sub bagian yang saling terkait belum terintegrasi dengan baik. Misalnya bagian hukum yang menangani masalah hukum dan perundang-undangan belum terjalin koordinasi dengan baik dengan pemeriksa dalam mendukung kriteria atau peraturan-peraturan yang mendukung pemeriksaan. Data e-audit di Bagian Umum dan TI belum terkoordinasi dengan baik dengan pemeriksa dalam mendukung pemeriksaan. Update database pemantauan tindak lanjut belum sepenuhnya dilakukan secara kontinue berdasarkan data yang masuk sesuai dengan PMP sehingga perkembangan data tindak lanjut hanya diketahui selama enam bulan sekali, meskipun sebagian data sebenarnya telah dikirimkan oleh entitas. Akibatnya perkembangan tindak lanjut tidak update setiap saat dan usaha yang dilakukan entitas mengirimkan tindak lanjut menjadi mubazir. Mengingat salah satu tugas pokok Sub Auditorat adalah melakukan pemutakhiran data entitas maka dengan melihat kondisi seperti diuraikan di atas maka perlu suatu perubahan dalam pengelolaan database entitas melaui integrasi database entitas yang lengkap dan mutakhir serta mudah diakses. B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan Tujuan dari proyek perubahan ini dikelompokkan dalam tiga kelompok yaitu tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dengan uraian sebagai berikut: 1. Tujuan jangka pendek yaitu tersusunnya format database yang bisa menampung informasi yang dibutuhkan secara lengkap dan mutakhir pada satu entitas pemeriksaan yaitu Kota Mataram dalam jangka waktu 60 hari 2. Tujuan jangka menengah yaitu terpenuhinya informasi yang lengkap dan mutakhir yang diupdate secara terus menerus yang dibutuhkan setiap saat oleh
1
stakeholder pada lima entitas pemeriksaan di Subaud NTB II yaitu Kota Mataram, Kab. Sumbawa, Kota Bima, Kab. Bima dan Kab. Dompu selama satu tahun ke depan dan peningkatan kenyamanan dalam pekerjaan Sub Auditorat. 3. Tujuan jangka panjang yaitu timbulnya kesadaran dari pemegang Data Entitas Pemeriksa (DEP) tentang arti pentingnya DEP sehingga pemeriksa dengan kesadaran sendiri selalu melengkapi dan memutakhirkan data entitas pemeriksaan untuk mempermudah dan memperlancar pemeriksaan dan sebagian tugas pokok Sub Auditorat C. Ruang Lingkup Ruang lingkup proyek perubahan meliputi kegiatan utama yang akan dilaksanakan yaitu klasifikasi database entitas, desain format kerangka database, input dan update database serta pemanfaatan database dalam memperlancar tugas pokok dan fungsi Sub Auditorat D. Standar/Kriteria Pemeriksaan Sesuai dengan tujuan proyek perubahan ini maka tingkat keberhasilan dapat diukur dari beberapa hal yaitu: 1. Dalam jangka pendek, keberhasilan dapat diukur jika telah tersusun format kerangka database yang bisa menampung informasi yang dibutuhkan (lengkap) dan adanya pemutakhiran Data Entitas Pemeriksa (DEP) oleh pemegang DEP pada satu entitas pemeriksaan yaitu Kota Mataram dalam jangka waktu 60 hari. 2. Dalam jangka menengah, keberhasilan dapat diukur dari database yang disediakan telah terisi lengkap dan mutakhir yang di-update secara terus menerus pada lima entitas pemeriksaan di Subaud NTB II yaitu Kota Mataram, Kab. Sumbawa, Kota Bima, Kab. Bima dan Kab. Dompu selama satu tahun ke depan dan adanya peningkatan kenyamanan dalam pekerjaan Sub Auditorat. 3. Dalam jangka panjang, keberhasilan dapat diukur dari adanya peningkatan kesadaran dari pemegang Data Entitas Pemeriksa (DEP) yang memahami arti pentingnya DEP sehingga pemeriksa dengan kesadaran sendiri selalu melengkapi dan memutakhirkan data entitas pemeriksaan untuk memudahkan tugas pokoknya dalam pemeriksaan dan adanya kemudahan yang dirasakan oleh stakeholder ketika membutuhkan informasi yang cepat.
2
BAB II DISKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK A. Diskripsi Pelaksanaan Proyek Sesuai dengan Keputusan BPK No. 3/K/I-XIII.2/7/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, tugas Sub Auditorat Perwakilan adalah : a. merumuskan rencana kegiatan b. mengusulkan tim pemeriksa c. melakukan pemerolehan keyakinan mutu hasil pemeriksaan d. mengompilasi hasil pemantauan penyelesaian kerugian negara e. menyusun bahan penjelasan kepada pemerintah daerah dan DPRD tentang hasil pemeriksaan f. megevaluasi kegiatan pemeriksaan yang dilaksanakan oleh pemeriksa BPK, pemeriksa yang bekerja untuk dan atas nama BPK dan akuntan publik berdasarkan ketentuan peraturan perundangan g. mengompilasi dan mengevaluasi hasil pemeriksaan h. melakukan pembahasan tindak lanjut hasil pemeriksaan dengan aparat pengawasan internal pada entitas terperiksa i. memantau pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan j. menyiapkan bahan perumusan pendapat BPK yang akan disampaikan kepada pemangku kepentingan k. melakukan pemutakhiran data pada aplikasi SMP dan DEP l. menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja BPK perwakilan NTB Dari sekian banyak tugas yang diberikan kepada Sub Auditorat, maka pemimpin perubahan mengambil tema terkait Database Entitas Pemeriksaan (DEP) dengan judul “ Peningkatan pelayanan dalam memperlancar kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan melalui integrasi Database Entitas Pemeriksaan (DEP) yang lengkap, mutakhir dan mudah diakses”. Pemilihan judul ini dipilih dalam proyek perubahan dengan pertimbangan pengelolaan database di perwakilan belum optimal. Pemegang DEP belum mendokumentasikan secara terstruktur data-data yang dibutuhkan. Selain itu data-data yang ada di Sub Bagian-Sub Bagian yang saling terkait belum terintegrasi dengan baik. Dengan demikian maka keberadaan database yang ada belum lengkap dan mutakhir sehingga menghambat untuk memperoleh data yang mudah dan cepat. Harapan ke depan dengan adanya proyek perubahan ini adalah tersedianya database yang lengkap dan mutakhir sehingga akan memberikan nilai perubahan antara lain: a. memberikan informasi terkini kepada pemeriksa yang akan melakukan pemeriksaan secara mudah dan cepat. b. memudahkan perwakilan dalam memberikan penjelasan kepada pihak yang membutuhkan informasi secara cepat dan mudah, baik pihak intern (permintaan dari pusat ) maupun pihak ekstern/stakeholder (pihak entitas, DPRD, DPD, APH).
3
B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan 1. Tahap Persiapan Tahap persiapan merupakan tahapan yang direncanakan akan dilaksanakan pada tahap pelaksanaan yaitu masa laboratorium kepemimpinan. Tahapan ini telah diseminarkan pada pelaksanaan seminar I yaitu seminar tentang proposal proyek perubahan dengan pentahapan sebagai berikut: Waktu No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Aktivitas kunci
1
Maret 2 3 4
I
II
III
IV
5
April 6 7 8
9
10
Mei 11 12
13
14
Juni 15 16
17
I
II
V
I
II
IV
I
II
IV
III
IV
III
III
Kick off meeting Koordinasi dengan customer dan key partner Membentuk tim kerja Klasifikasi data base Membuat format kerangka DB Membuat instruksi kerja Uji coba data base Sosialisasi pemanfaatan DB Update data base Evaluasi
Adapun penjelasan atas sepuluh tahapan yang direncanakan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Kick off meeting Kegiatan pada tahap ini direncanakan berbentuk sosialisasi atau pertemuan langsung dengan key partner berupa penjelasan tentang pengenalan proyek perubahan yang akan dilakukan kepada customer dan key partner. Pada tahap ini pemimpin perubahan menyampaikan tujuan dan alasan memilih topik yang diusulkan untuk dilakukan perubahan, sekaligus meminta masukan terkait rencana yang akan dilaksanakan di dalam proyek perubahan. b. Koordinasi dengan customer dan key partner Bentuk kegiatan pada tahap ini direncanakan berupa pertemuan langsung seperti diskusi/rapat dan komunikasi lewat telepon/milis/WA dengan customer dan key partner. Kegiatan direncanakan sepanjang pelaksanaan proyek. Hal ini karena selama pelaksanaan proyek berlangsung senantiasa memerlukan koordinasi dengan customer dan key partner. Adapun customer dan key partner dimaksud antara lain 1) Subag Hukum Subag Hukum merupakan pihak terkait yang nantinya mensuplai data-data terkait permasalahan hukum/peraturan 2) Subag Umum Subag Umum merupakan pihak yang terkait dengan memfasilitasi peralatan komputer dan informasi Teknologi (IT) meliputi Instal program dan data-data e-audit 3) Subag TU dan Humas
4
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Subag TU dan Humas merupakan pihak penghubung antara pemeriksa dengan pihak lain terkait dengan kebutuhan data oleh pihak eksternal, dan memberikan informasi-informasi aktual dari media. 4) Pemeriksa Pemeriksa merupakan pihak yang melaksanakan input data dalam e-drive dan penyedia data-data yang dibutuhkan oleh pihak ekternal maupun untuk kepentingan pemeriksa sendiri dalam pemeriksaan 5) Entitas Pihak entitas merupakan pihak yang menyediakan data entitas yang dibutuhkan pemeriksa untuk dimasukkan dalam e-drive. Membentuk tim kerja Kegiatan pada tahap ini direncanakan merancang susunan tim dan uraian tugas tim kerja utnuk diusulkan kepada Kepala Perwakilan dalam bentuk Surat Keputusan Kepala Perwakilan. Tim kerja direncanakan dengan melibatkan para pemeriksa pemegang Dosir Induk Wilayah (DIW) masing2 entitas, Subag Hukum, Subag, Humas dan Tata Usaha Perwakilan serta Subag Umum (LO TI). Pada tahap ini juga direncanakan adanya sosialisasi tim kerja setelah susunan tim ditetapkan oleh Kepala Perwakilan. Klasifikasi database Bentuk kegiatan pada tahap ini direncanakan berupa kegiatan mengklasifikasi/ mengelompokkan database yang akan ditampilkan dalam E-Drive berdasarkan jenis data. Membuat format kerangka database Kegiatan pada tahap ini adalah membuat format kerangka database yang akan ditampilkan dalam E-Drive. Format kerangka ini direncanakan berisi data di tingkat perwakilan, data di tingkat Sub Auditorat dan data di tingkat pemegang DIW (entitas). Membuat instruksi kerja Kegiatan pada tahap ini direncanakan membuat bentuk instruksi kerja yang akan dijadikan pedoman oleh penginput database dalam memasukkan data dalam E-Drive, meliputi cara membuka, menutup dan memutakhirkan data dalam aplikasi E-Drive serta periode pemutakhiran. Uji coba database Kegiatan yang direncanakan pada tahap ini adalah melakukan instal aplikasi E-Drive, input database khususnya yang menjadi sampel yaitu database Kota Mataram. Update database Kegitatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan pemutakhiran database sesuai kondisi terkini. Sosialisasi Pemanfaatan Database Kegiatan sosialisasi ini direncanakan dilakukan kepada pemeriksa pemegang DIW sehingga tidak hanya sebatas Kota Mataram yang memanfaatkan tetapi seluruh Perwakilan NTB sehingga tidak berhenti sebatas untuk memenuhi kewajiban Diklat.
5
j. Evaluasi Kegiatan evaluasi merupakan kegiatan untuk melakukan evaluasi terhadap proyek yang dijalankan yang tujuannya untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan serta perbaikan proyek ke depan. 2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan Tahap dan hasil pelaksanaan menjelaskan kegiatan yang telah dilaksanakan dan hasil dokumentasi a. Kick off meeting Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah sosialisasi tatap muka langsung dengan para key partner yaitu Bagian Hukum, bagian Humas dan Tata Usaha, Bagian Umum dan TI serta para pemeriksa. Bukti dokumentasi antara lain berupa surat undangan, daftar hadir, foto dan risalah rapat, serta surat dukungan didokumentasikan pada lampiran 1. b. Koordinasi dengan customer dan key partner Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini antara lain pertemuan langsung dengan entitas termasuk dengan tim TI entitas, pertemuan dengan tim TI BPK, komunikasi dengan Bagian Hukum, komunikasi dengan Bagian Humas dan Tu, Komunikasi dengan para pemeriksa melalui telepon, group milis dan email. Bukti dokumentasi antara lain berupa surat undangan, daftar hadir, foto, dan risalah rapat didokumentasikan pada lampiran 2. c. Membentuk tim kerja Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah rancangan susunan tim dan uraian tugas tim kerja yang diusulkan kepada Kepala Perwakilan dan dikonsultasikan kepada Bagian Hukum Perwakilan. Kegiatan lainnya adalah melakukan sosialisasi tim kerja melalui group milis
[email protected]. Bukti dokumentasi berupa nota dinas usulan tim kerja dan SK tim Kerja yang ditetapkan oeleh Kepala Perwakilan serta pengumuman lewat group milis
[email protected] didokumentasikan pada lampiran 3. d. Klasifikasi database Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah mengklasifikasikan/mengelompokkan database menurut jenis dokumen. Bukti dokumentasi berupa dokumen klasifikasi database didokumentasikan pada lampiran 4. e. Membuat format kerangka database Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah membuat format kerangka database yang ditampilkan dalam E-Drive. Format kerangka database terdiri dari data di tingkat perwakilan, data di tingkat Sub Auditorat dan data di tingkat pemegang DIW (entitas). Bukti dokumentasi berupa dokumen format kerangka database didokumentasikan pada lampiran 5. f. Membuat instruksi kerja Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah membuat instruksi kerja yang dijadikan pedoman oleh penginput database dalam memasukkan data dalam E-Drive, meliputi cara membuka, menutup dan memutakhirkan
6
g.
h.
i.
j.
data dalam aplikasi E-Drive serta periode pemutakhiran. Instruksi kerja ini telah ditetapkan oleh Kepala Perwakilan sebagai lampiran tim kerja. Bukti dokumentasi berupa persetujuan Instruksi Dinas yang merupakan lampiran SK Tim Kerja yang ditetapkan Kepala Perwakilan didokumentasikan pada lampiran 6. Uji coba database Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah melakukan instal aplikasi E-Drive, input database yang menjadi sampel yaitu database Kota Mataram dan pemberian akses kepada pegawai sesuai dengan lampiran SK Pemutakhiran database. Bukti dokumentasi berupa hasil tampilan database dalam E-Drive didokumentasikan pada lampiran 7. Update database Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah kegiatan menginput database sesuai kondisi terkini pada Kota Mataram dan empat entitas lainnya di wilayah Sub Auditorat NTB II yaitu Kabupaten Sumbawa, Kota Bima, Kabupaten Bima dan Kabupaten Dompu empat entitas lainnya. Bukti dokumentasi berupa hasil tampilan database dalam E-Drive pada entitas selain Kota Mataram didokumentasikan pada lampiran 8. Sosialisasi Pemanfaatan Database Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah sosialisasi pemanfaatan kepada pemeriksa khususnya pemegang DIW pada seluruh entitas di Perwakilan NTB. Bukti dokumentasi antara lain berupa surat undangan, daftar hadir dan foto didokumentasikan pada lampiran 9. Evaluasi Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahap ini adalah melakukan evaluasi terhadap proyek yang dijalankan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan serta perbaikan proyek ke depan. Bukti dokumentasi antara lain berupa dokumen evaluasi, print out hasil komunikasi permasalahan yang dihadapi selama pelaksanaan proyek antara pemimpin perubahan dengan Tim IT didokumentasikan pada lampiran 10.
C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder 1. Stakeholder Internal Stakeholder internal dalam pelaksanaan proyek perubahan ini meliputi Kepala Perwakilan, Kepala Sub Auditorat NTB I, Kepala Sekretariat Perwakilan, Kepala Subag Umum & TI dan LO TI Perwakilan NTB, Kepala Subag Hukum dan staf, Kepala Subag Humas & Tata Usaha dan staf, dan para pemeriksa di NTB. Peran dan pengaruh stkeholder internal ini besar sekali dalam mendukung kesuksesan pelaksanaan proyek perubahan yang dilaksanakan. Pertama sekali tentunya Kepala Perwakilan BPK Perwakilan NTB, dalam hal ini sangat berbengaruh terlaksananya proyek perubahan ini. Sebagai mentor Kepala Perwakilan senantiasa selalu memberikan arahan dan bimbingan serta selalu memantau selama pelaksanaan proyek berjalan sehingga proyek dapat berjalan dengan baik. Selain itu, Kepala Perwakilan juga menetapkan Surat Keputusan tentang Tim Kerja dan Instruksi Kerja yang dijadikan pedoman pelaksanaan
7
proyek baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Kepala perwakilan juga memberikan keleluasaan waktu untuk mengatur jadwal antara tugas diklat dengan tugas pemeriksaan dan tugas kedinasan lainnya. Kepala Perwakilan mendukung membuat undangan dan pertemuan dengan stakeholder eksternal (entitas pemeriksaan) dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan. Kedua adalah Kepala Auditorat NTB I dan Kepala Sekretariat Perwakilan yang mengijinkan dan mendorong stafnya untuk membantu pemimpin perubahan dalam melaksanakan proyek perubahan. Ketiga, para pejabat struktural eselon IV di Perwakilan NTB yang terkait dengan proyek perubahan ini yaitu Kepala Subag Umum & TI, Kepala Subag Hukum dan Kepala Subag Humas & Tata Usaha. Kepala Subag Umum & TI dan pejabat LO TI Perwakilan yang selalu siap mendampingi setiap proses tahapan aplikasi E-Drive, memberikan sosialisasi kepada pihak entitas dan pemeriksa, membantu mencarikan solusi pemecahan masalah yang terkait dengan aplikasi E-Drive. Kepala Subag Hukum dan staf membantu penyediaan data terkait hukum untuk diinput dalam database serta membantu dalam penyusunan Tim Kerja. Kepala Subag Humas & Tata Usaha dan staf selalu membantu dalam penyediaan informasi dan data-data lainnya yang diperlukan. Para pemeriksa sebagai pemegang Dosir Induk Wilayah melakukan input data dalam aplikasi E-drive diantara kesibukannya melakukan pemeriksaan dan menyelesaikan laporan. 2. Stakeholder Eksternal Peran stakeholder eksternal terutama pihak entitas sangat berperan dalam menyuplai database. Peran pihak lain secara tidak langsung yaitu Tortama dan Staf Ahli BUMD yang meminta data-data pemeriksaan. Hal ini juga mendukung karena secara tidak langsung membantu pemegang DIW untuk mengupdate data. 3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Struktur Organisasi dalam proyek perubahan adalah sebagai berikut: Eldy Mustafa (Mentor) Nurendro AK (Coach) Aris Asmono (Project leader)
Pemeriksa, Entitas, Kasetlan, Kasub Aud NTB I, Kasubag Umum & TI, Kasubag Humas & TU (Key partner)
8
Peran dari masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi proyek perubahan adalah sebagai berikut: No. Struktur 1. Mentor
2.
3.
4.
Diskripsi peran yang dilakukan Memberikan persetujuan proyek perubahan yang akan dilaksanakan Mengarahkan project leader dalam melaksanakan proyek perubahan Coach Memberikan bimbingan dan masukan/saran atas proyek perubahan yang akan dilaksanakan dan selama proses pelaksanaan Project Leader Memimpin proyek perubahan, membuat perencanaan, membentuk tim kerja, mengoordinasikan dengan key partner, mendokumentasikan semua kegiatan, dan memastikan proyek perubahan berjalan dan dapat dimanfaatkan Key Partners Memberikan dukungan dan masukan kepada project leader tenttang pelaksanaan proyek perubahan Dukungan koordinasi dengan pemeriksa yang posisi Kasubaud sekarang sedang melaksanakan pemeriksaan Kasetlan Mendukung untuk mongoordinasikan dengan kasubag hukum, Kasubag Humas & TI serta Kasubag terkait Kasubag Hukum Mendukung terkait data hukum, peraturan perundangan dan kriteria pemeriksaan Kasubag Umum Mendukung peragkat TI serta terkait dengan dan TI pelaksanaan e-audit Kasubag Humas Mendukung terlibat penyediakan informasi dari dan TU media Entitas Mendukung dalam menyediakan data-data yang dibutuhkan
Peran dan pengaruh stkeholder sangat mempengaruhi kesuksesan pelaksanaan proyek perubahan. Kunci utama dalam melaksanakan proyek perubahan adalah pola menjalin hubungan komunikasi dengan para stakeholder. Pemimpin perubahan selalu berusaha untuk menjalin pola komunikasi yang baik terutama berusaha agar tidak ada gap/kesenjangan antara pemimpin perubahan dengan para stakeholder. Selain itu, pemimpin perubahan juga menjelaskan bahwa proyek ini bukan semata-mata untuk kepentingan pendidikan tetapi untuk kepentingan institusi yang lebih luas di masa mendatang. 4. Kendala Internal dan Eksternal Beberapa kendala muncul selama pelaksanaan proyek perubahan yaitu kendala internal dan kendala eksternal. Kendala Internal antara lain lebih kepada pengaturan jadwal waktu yang bergesekan dengan kegiatan pokok pemeriksaan yang memang harus lebih
9
diutamakan. Selain itu juga masalah ketersediaan data-data yang belum lengkap yang selama ini masih tercecer tersimpan di berbagai tempat. Sementara kendala eksternal lebih kepada kesiapan pihak eksternal untuk mensuplai data-data yang dibutuhkan. Selain itu juga terkait dengan layanan teknologi informasi yang tidak mudah untuk segera diatasi dan butuh keahlian khusus. 5. Strategi Mengatasi Masalah Dalam pelaksanaan proyek perubahan pasti mengalami masalah, namun demikian semua masalah dapat diselesaikan dengan baik. Strategi untuk mengatasi semua permasalahan antara lain dengan membangun pola komunikasi yang baik dengan para stakeholder. Selain itu juga perencanaan tahapan yang matang dan pengaturan waktu pelaksanaan. Namun demikian masih ada beberapa permasalahan yang mungkin memang tidak dapat diselesaikan dalam jangka pandek karena di luar kemampuan. Kondisi ini akan selalu dikomunikasikan dan dicarikan solusinya karena memang proyek ini dilaksanakan untuk jangka panjang dan berkesinambungan. 6. Capaian Sesuai dengan kriteria keberhasilan, maka capaian pelaksanaan proyek perubahan ini telah sesuai dengan target jangka pendek yang ditetapkan selama 60 hari pelaksanaan yaitu tersedianya database yang lengkap dan mutakhir pada entitas Kota Mataram, meskipun masih terdapat kekurangsempurnaan. Ukuran capaian ini antara lain berdasarkan hasil akhir database Kota Mataram yang telah diinput, diupdate dan mudah diakses seperti dapat dilihat pada lampiran 8. Selain itu, kriteria keberhasilan juga dapat dilihat dari adanya dukungan dari para stakeholder serta berdasarkan survey diperoleh hasil adanya peningkatan pandangan stakeholder dari sebelum ada proyek perubahan database dengan EDrive dengan setelah ada proyek perubahan yaitu dari sisi kelengkapan data, kemutakhiran data, kemudahan akses dan kepuasan stakeholder serta manfaat. Rekapitulasi hasil survey dapat dilihat pada lampiran 10a. 7. Instrumen Monitoring yang Digunakan Dalam rangka menjaga agar proyek perubahan tetap berjalan secara berkelanjutan untuk jangka panjang, maka salah satu instrumen yang kami buat adalah melalui Surat Keputusan Tim Kerja dan Instruksi Kerja. Penetapan pegawai untuk menginput database tertuang dalam SK Tim Kerja melalui Keputusan Kepala Perwakilan yang berlaku selama setahun ke depan dan setiap tahun direncanakan untuk dibuat surat keputusan yang baru dengan menyesuaikan personil yang ada. Selain itu juga melalui Instruksi Kerja yang mewajibkan setiap pemegang DIW untuk selalu mengupdate e-drive setiap bulan atau setiap ada perubahan data. Kelengkapan update database di masing-masing DIW kami masukkan sebagai catatan dalam Instruksi Kerja sebagai bagian dari penilaian prestasi kerja pegawai di akhir tahun.
10
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil evaluasi terhadap proyek perubahan ini, maka proyek perubahan dengan judul “Peningkatan pelayanan dalam memperlancar kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan melalui integrasi Database Entitas Pemeriksaan (DEP) yang lengkap, mutakhir dan mudah diakses” ini dapat dikatakan cukup berhasil dan dapat dilaksanakan dengan baik berkat kerjasama antara pemimpin perubahan dengan para stakeholder serta ditentukan oleh perencanaan yang matang. Pemilihan proyek yang mengangkat permasalahan database ini tidak semata-mata untuk memenuhi tugas diklat tetapi dipilih karena memilikai manfaat dan nilai tambah bagi kepentingan pemimpin perubahan dan harapannya tentunya bagi institusi BPK khususnya BPK Perwakilan Nusa Tenggara Barat. Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini masih banyak hal yang perlu diperbaiki. Kekurangsempurnaan dalam sebuah pekerjaan merupakan suatu hal yang wajar, namun demikian karena tujuan proyek ini jangka panjang maka kekurangsempurnaan akan terus diperbaiki di waktu mendatang tentunya dengan komitmen yang kuat dari pemimpin perubahan dan dukungan para stakeholder. B. Saran Proyek ini akan semakin bermanfaat jika dapat berjalan secara kontinue dan berkelanjutan. Untuk menjaga kesinambungan berjalannya proyek ini maka kami menyarankan agar: 1. Keputusan Kepala Perwakilan tentang pembentukan Tim Pemutakhiran Database dijalankan dengan baik. 2. Perlunya evaluasi secara kontinue untuk pelaksanaan pemutakhiran database, baik dari dukungan formal (revisi SK) jika terdapat pegawai yang mutasi atau ada hal yang sudah tidak sesuai maupun dari sisi implementasinya.
11
DAFTAR PUSTAKA
1. Panduan Penyelenggaraan Diklat PIM III Angkatan I, Pusdiklat BPK RI, 2015 2. Panduan Proyek Perubahan Diklat PIM, Pusdiklat BPK RI, 2015
12
Lampiran 4 KLASIFIKASI DATABASE BPK PROVINSI NTB 1. Rekap database di tingkat perwakilan Rekapitulasi database di tingkat Perwakilan dikelompokkan dalam sembilan kelompok berdasarkan kebutuhan data yang selama ini sering dibutuhkan atau diminta oleh BPK Pusat yaitu : 01 Pejabat daerah 02 Data Keuangan 03 Dana Perimbangan 04 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran 05 Laporan Keuangan 06 Opini 07 Hibah Daerah 08 Tindak Lanjut 09 Kerugian Daerah Rekapitulasi data di tingkat Perwakilan direncanakan ditangani oleh Subag Humas dan Tata Usaha Perwakilan 2. Rekap database di tingkat Sub Auditorat Rekapitulasi kelompok database di tingkat Sub Auditorat sama dengan rekapitulasi database di tingkat Perwakilan yang dikelompokkan dalam sembilan kelompok berdasarkan kebutuhan data yang selama ini sering dibutuhkan atau diminta oleh BPK Pusat yaitu : 01 Pejabat daerah 02 Data Keuangan 03 Dana Perimbangan 04 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran 05 Laporan Keuangan 06 Opini 07 Hibah Daerah 08 Tindak Lanjut 09 Kerugian Daerah Rekapitulasi data di tingkat Sub Auditorat direncanakan ditangani oleh slah satu pemeriksa di masing-masing Sub Auditorat yang ditunjuk. 3. Pengelompokkan Data di tingkat entitas terdiri dari sepuluh kelompok data sebagai berikut: 01. Profil entitas 02. Data keuangan 03. Data BUMD 04. Data Kerugian Daerah 05. Pemantauan Tindak Lanjut 06. Data Terkait Hukum 07. Isu strategis 08. Data E audit 09. Data Pemeriksaan 10. Data Lainnya
1
Dari kelompok database di tiap-tiap entitas ini kemudian dirinci lagi berdasarkan jenis data yang bisa masuk dalam kelompok data dimaksud. Selain itu juga dirinci berdasarkan waktu data diperoleh seperti data bulanan antara lain untuk data tindak lanjut, database e-audit dan isu strategis. Data di tingkat entitas ditangani oleh pemegang Dosir Induk Wilayah (DIW) yang sudah ditetapkan oleh Kepala Perwakilan.
2
BPK RILampiran 5
STRUKTUR DATABASE BPK PERWAKILAN PROVINSI NTB Program Data Base Perwakilan Provinsi NTB 01 Rekap Database Perwakilan 11 entitas Lima Tahun Terakhir 01.1 Pejabat Daerah 01.2 Data Keuangan 01.3 Dana Perimbangan 01.4 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran 01.5 Laporan Keuangan 01.6 Opini 01.7 Hibah Daerah 01.8 Tindak Lanjut 01.8.1 Januari 01.8.2 Pebruari 01.8.3 Maret 01.8.4 April 01.8.5 Mei 01.8.6 Juni 01.8.7 Juli 01.8.8 Agustus 01.8.9 September 01.8.10 Oktober 01.8.11 November 01.8.12 Desember 01.9 Kerugian daerah 01.9.1 Januari 01.9.2 Pebruari 01.9.3 Maret 01.9.4 April 01.9.5 Mei 01.9.6 Juni 01.9.7 Juli 01.9.8 Agustus 01.9.9 September 01.9.10 Oktober 01.9.11 November 01.9.12 Desember
1
02
Sub Aud NTB I 02.1 Rekap Database Sub Aud NTB I 02.1.1 Pejabat Daerah 02.1.2 Data Keuangan 02.1.3 Dana Perimbangan 02.1.4 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran 02.1.5 Laporan Keuangan 02.1.6 Opini 02.1.7 Hibah Daerah 02.1.8 Tindak Lanjut 02.1.8.1 Januari 02.1.8.2 Pebruari 02.1.8.3 Maret 02.1.8.4 April 02.1.8.5 Mei 02.1.8.6 Juni 02.1.8.7 Juli 02.1.8.8 Agustus 02.1.8.9 September 02.1.8.10 Oktober 02.1.8.11 November 02.1.8.12 Desember 02.1.9 Kerugian daerah 02.1.9.1 Januari 02.1.9.2 Pebruari 02.1.9.3 Maret 02.1.9.4 April 02.1.9.5 Mei 02.1.9.6 Juni 02.1.9.7 Juli 02.1.9.8 Agustus 02.1.9.9 September 02.1.9.10 Oktober 02.1.9.11 November 02.1.9.12 Desember 02.2 Provinsi 02.3 Kabupaten Lombok Tengah 02.4 Kabupaten Lombok Barat 02.5 Kabupaten Lombok Timur 02.6 kabupaten Lombok Utara 02.7 Kabupaten Sumbawa Barat 02.7.1 Profil entitas 02.7.2 Data Keuangan 02.7.3 Data BUMD 02.7.4 Data Kerugian Daerah 02.7.4.1 Januari 02.7.4.2 Pebruari 02.7.4.3 Maret 02.7.4.4 April 02.7.4.5 Mei 2
02.7.5
02.7.6 02.7.7
02.7.8
02.7.9 02.7.10
02.7.4.6 Juni 02.7.4.7 Juli 02.7.4.8 Agustus 02.7.4.9 September 02.7.4.10 Oktober 02.7.4.11 November 02.7.4.12 Desember Pemantauan Tindak Lanjut 02.7.5.1 Januari 02.7.5.2 Pebruari 02.7.5.3 Maret 02.7.5.4 April 02.7.5.5 Mei 02.7.5.6 Juni 02.7.5.7 Juli 02.7.5.8 Agustus 02.7.5.9 September 02.7.5.10 Oktober 02.7.5.11 November 02.7.5.12 Desember Data Terkait Hukum Isu Strategis 02.7.7.1 Januari 02.7.7.2 Pebruari 02.7.7.3 Maret 02.7.7.4 April 02.7.7.5 Mei 02.7.7.6 Juni 02.7.7.7 Juli 02.7.7.8 Agustus 02.7.7.9 September 02.7.7.10 Oktober 02.7.7.11 November 02.7.7.12 Desember Data E-Audit 02.7.8.1 Januari 02.7.8.2 Pebruari 02.7.8.3 Maret 02.7.8.4 April 02.7.8.5 Mei 02.7.8.6 Juni 02.7.8.7 Juli 02.7.8.8 Agustus 02.7.8.9 September 02.7.8.10 Oktober 02.7.8.11 November 02.7.8.12 Desember Data Pemeriksaan Data Lainnya
3
03
Sub Aud NTB II 03.1 Rekap Database Sub Aud NTB II 03.1.1 Pejabat Daerah 03.1.2 Data Keuangan 03.1.3 Dana Perimbangan 03.1.4 Kemiskinan-Kemakmuran-Pengangguran 03.1.5 Laporan Keuangan 03.1.6 Opini 03.1.7 Hibah Daerah 03.1.8 Tindak Lanjut 03.1.8.1 Januari 03.1.8.2 Pebruari 03.1.8.3 Maret 03.1.8.4 April 03.1.8.5 Mei 03.1.8.6 Juni 03.1.8.7 Juli 03.1.8.8 Agustus 03.1.8.9 September 03.1.8.10 Oktober 03.1.8.11 November 03.1.8.12 Desember 03.1.9 Kerugian daerah 03.1.9.1 Januari 03.1.9.2 Pebruari 03.1.9.3 Maret 03.1.9.4 April 03.1.9.5 Mei 03.1.9.6 Juni 03.1.9.7 Juli 03.1.9.8 Agustus 03.1.9.9 September 03.1.9.10 Oktober 03.1.9.11 November 03.1.9.12 Desember 03.2 Kota Mataram 03.3 Kabupaten Sumbawa 03.4 Kota Bima 03.5 Kabupaten Bima 03.6 Kabupaten Dompu 03.6.1 Profil entitas 03.6.2 Data Keuangan 03.6.3 Data BUMD 03.6.4 Data Kerugian Daerah 03.6.4.1 Januari 03.6.4.2 Pebruari 03.6.4.3 Maret 03.6.4.4 April 03.6.4.5 Mei 03.6.4.6 Juni 4
03.6.5
03.6.6 03.6.7
03.6.8
03.6.9 03.6.10
03.6.4.7 Juli 03.6.4.8 Agustus 03.6.4.9 September 03.6.4.10 Oktober 03.6.4.11 November 03.6.4.12 Desember Pemantauan Tindak Lanjut 03.6.5.1 Januari 03.6.5.2 Pebruari 03.6.5.3 Maret 03.6.5.4 April 03.6.5.5 Mei 03.6.5.6 Juni 03.6.5.7 Juli 03.6.5.8 Agustus 03.6.5.9 September 03.6.5.10 Oktober 03.6.5.11 November 03.6.5.12 Desember Data Terkait Hukum Isu Strategis 03.6.7.1 Januari 03.6.7.2 Pebruari 03.6.7.3 Maret 03.6.7.4 April 03.6.7.5 Mei 03.6.7.6 Juni 03.6.7.7 Juli 03.6.7.8 Agustus 03.6.7.9 September 03.6.7.10 Oktober 03.6.7.11 November 03.6.7.12 Desember Data E-Audit 03.6.8.1 Januari 03.6.8.2 Pebruari 03.6.8.3 Maret 03.6.8.4 April 03.6.8.5 Mei 03.6.8.6 Juni 03.6.8.7 Juli 03.6.8.8 Agustus 03.6.8.9 September 03.6.8.10 Oktober 03.6.8.11 November 03.6.8.12 Desember Data Pemeriksaan Data Lainnya
5
Lampiran 7 Uji Coba Database Tampilan Hasil E-Drive : Aris Asmono
Tampilan Edrive : Database BPK Provinsi NTB
Tampilan E-Drive Database BPK Provinsi NTB Terbagi Dalam Tiga Kelompok Besar 1. Rekap Perwakilan 2. NTB I 3. NTB II
1
Tampilan E-Drive Database NTB I Terbagi Dalam Tujuh Kelompok 1. Rekap Sub Auditorat NTB I 2. Provinsi NTB 3. Kabupaten Lombok Tengah 4. Kabupaten Lombok Barat 5. Kabupaten Lombok Timur 6. Kabupaten Lombok Utara 7. Kabupaten Sumbawa Barat
Tampilan E-Drive Database NTB II Terbagi Dalam Enam Kelompok 1. Rekap Sub Auditorat NTB II 2. Kota Mataram 3. Kabupaten Sumbawa 4. Kabupaten Bima 5. Kota Bima 6. Kabupaten Dompu
2
Tampilan E-Drive Database NTB II Detail Rekap Sub Auditorat NTB II
Tampilan Edrive Database NTB II Detail Rekap Kota Mataram dan Masing-Masing Entitas
Tampilan E-Drive Database NTB II Detail Profil Entitas Kota Mataram dan Masing-Masing Entitas
3
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat Perwakilan (Percobaan : Aris Asmono dan LO IT Perwakilan M. Rifki Setyadji)
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat NTB I (Percobaan : Aris Asmono, LO IT Perwakilan M. Rifki S, Kasubaud NTB I dan KTS NTB I)
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat NTB II (Percobaan : Aris Asmono, LO IT Perwakilan M. Rifki S dan KTS NTB I)
4
Pejabat Yang Bisa Mengangakses di Tingkat Entitas (Percobaan : Aris Asmono, LO IT Perwakilan M. Rifki S, Kasubaud NTB II, KTS NTB I dan Pemegang DIW) Pejabat Yang Bisa Mengakses Data Kota Mataram
Pejabat Yang Bisa Mengakses Data Kabupaten Sumbawa
5
Pejabat Yang Bisa Mengangakses Data Kota Bima
Pejabat Yang Bisa Mengangakses Data Kabupaten Bima
Pejabat Yang Bisa Mengangakses Data Kabupaten Dompu
6
